kkr exit conference star rating evaluation mampu
TRANSCRIPT
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia
PENEMUAN PENILAIAN SISTEM STAR RATING KE ATAS
KEMENTERIAN KERJA RAYA14 – 17 Julai 2008
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysiams 2
TUJUAN
Untuk melaporkan hasil penilaian berdasarkan Sistem Star Rating ke atas
Kementerian Kerja Raya
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysiams 3
KOMPONEN PENILAIAN SSR
KOMPONEN PENGURUSAN
KOMPONEN PERKHIDMATAN TERAS
KOMPONEN PENGURUSAN PELANGGAN
1
2
3
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysiams 4
KOMPONEN PENILAIAN SSR
KOMPONEN PENGURUSAN1
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysiams 5
A1.1 Pengurusan Strategik
•
Usaha meningkatkan kesedaran terhadap perancangan strategik secara berterusan perlu dipertingkatkan
PENEMUAN CADANGAN PENAMBAHBAIKAN
•
Kementerian telah menggubal PSO (memenuhi 7 ciri-ciri yang digariskan)
•
2004-2008
•
2008-2010 (dijadualkan dilancarkan pada 31 Julai 2008)
•
Telah melaksanakan beberapa program kesedaran mengenai PSO
•
PSO 2004-2008 telah dikaji semula dan hasil digunakan sebagai input PSO 2008-2010
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysiams 6
A1.2 Usaha Mengurangkan Kerenah Birokrasi
•
Penilaian perlu ditumpukan kepada keberkesanan dalam pencapaian outcome
•
Penilaian keberkesanan perlu dibuat secara lebih menyeluruh
PENEMUAN CADANGAN PENAMBAHBAIKAN
•
4 Laporan PPMKB tahun 2007 telah dikemukakan kepada KSN untuk makluman Jemaah Menteri
•
Penilaian terhadap usaha- usaha penambahbaikan yang dilakukan tertumpu pada kepuasan pelanggan
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysiams 7
A1.3 Usaha-usaha Pembudayaan Kualiti
•
Pemenang-pemenang pertandingan dicalonkan ke peringkat kebangsaan dan antarabangsa
•
Pengiktirafan organisasi boleh dipertingkatkan dengan menyertai pertandingan peringkat kebangsaan dan antarabangsa
PENEMUAN CADANGAN PENAMBAHBAIKAN
•
Telah melaksanakan program kualiti secara menyeluruh dan memuaskan•
Pertandingan (KMK, Pengurusan Stor Terbaik, Inovasi Video Korporat Terbaik
•
Hari Kualiti KKR•
Telah menubuhkan Jawatankuasa Pengurusan Kualiti - pengerusi TKSU (O)
•
MS ISO 9001:2000 merangkumi semua perkhidmatan teras
•
MPK dan FM kemas kini•
Kurang mendapat pengiktirafan peringkat kebangsaan
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysiams 8
A1.4 Usaha ke arah mewujudkan hubungan harmoni majikan dan anggota organisasi
•
SSI dilaksanakan secara berkala
•
Perlu sediakan indeks menunjukkan tahap kepuasan pekerja
PENEMUAN CADANGAN PENAMBAHBAIKAN
•
Mesyuarat MBJ dilaksanakan 4 kali dalam tahun 2007
•
Mendapat persijilan daripada JPA
•
Banyak program mewujudkan hubungan harmoni dilaksanakan
•
Kajian Kepuasan Pekerja (SSI) telah dilaksanakan buat kali pertama
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysiams 9
A2.1 Bayaran dalam tempoh 14 hari
PENEMUAN
•
Pencapaian cemerlang dalam pembayaran bil 14 hari dan 7 hari
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysiams 10
A2.2 Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Aset
PENEMUAN
•
JKPA mematuhi jadual mesyuarat
•
Laporan JPKA dan laporan berkaitan dengan aset dikemukakan ke Perbendaharaan mengikut jadual
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysiams 11
A2.3 Pengurusan Aset
PENEMUAN
•
Jawatankuasa Pengurusan Aset Kementerian dan Uit Pengurusan Aset diwujudkan
•
Sistem Pengurusan Aset Berkomputer (SPAB) digunakan bagi menguruskan aset
•
Pegawai-pegawai bagi pengurusan aset dilantik secara rasmi
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysiams 12
A2.4 Tindakan Ke Atas Laporan Audit
PENEMUAN
•
Jawatankuasa Audit dan Petugas Audit diwujudkan bagi memantau teguran audit
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysiams 13
A2.5 Pemeriksaan Mengejut
PENEMUAN
•
Pemeriksaan dijalankan secara berkala dan teratur
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysiams 14
A2.6 Perolehan
PENEMUAN
•
Prestasi cemerlang dalam
•
Perbelanjaan bagi perolehan berbanding peruntukan
•
e-Perolehan
•
Pemeriksaan dijalankan secara berkala
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysiams 15
A2.7 Prestasi Perbelanjaan
PENEMUAN
•
Prestasi cemerlang tahun 2007 melebihi 80% dalam
•
Perbelanjaan mengurus
•
Perbelanjaan pembangunan
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysiams 16
A2.8 Inisiatif Mengurangkan Pembaziran
PENEMUAN
•
Arahan KSU dikeluarkan bagi mengurangkan pembaziran menerusi surat bil (77) KKR (T) PB/P-22/2 Jld. 14 bertarikh 19 Jun 2008
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysiams 17
A3.1 Perancangan Dasar/Strategi Sumber Manusia
PENEMUAN Cadangan Penambahbaikan
•
Pelaksanaan perlu dipantau•
Pelan Strategi Sumber Manusia 2008-2010 baru disediakan dan meliputi warga KKR dan JKR
•
Masih awal untuk melihat keberkesanan pelaksanaan
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysiams 18
A3.2 Pengurusan Panel Pembangunan Sumber Manusia
PENEMUAN Cadangan Penambahbaikan
•
TNA dilaksanakan meliputi semua warga
•
Diadakan 2 kali dalam tahun 2007
•
Aspek yang dibincangkan meliputi latihan dan pengiktirafan.
•
Pengambilan dan penempatan dibincangkan di dalam panel berasingan dan dilaporkan di dalam PPSM
•
TNA dilaksanakan mengikut kaedah yang sistematik
•
Pelaksanaan POL cemerlang•
Sebahagian besar warga mengikuti kursus 7 hari dan lebih (>90%) dengan peruntukan emolumen lebih 9%
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysiams 19
A3.2 Pengurusan Panel Pembangunan Sumber Manusia
PENEMUAN
•
Program mentoring masih di peringkat awal pelaksanaan yang dijangka meliputi semua Bahagian
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysiams 20
A3.3 Pembangunan Kerjaya
PENEMUAN
•
Search Committee telah ditubuhkan
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysiams 21
A3.4 Pengiktirafan dan Penghargaan
PENEMUAN
•
Urus setia di Bahagian Korporat bertanggungjawab memantau dan memperakukan warga untuk penerimaan pingat/bintang
•
Program pengiktirafan meliputi semua warga
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysiams 22
A3.5 Pengurusan Nilai dan Etika
PENEMUAN Cadangan Penambahbaikan
•
Pelaksanaan audit nilai perlu mendapat maklum balas daripada semua warga
•
JKP diwujudkan dan bermesyuarat mematuhi jadual
•
Laporan dikemukakan ke BPR
•
Banyak program kesedaran pencegahan dilaksanakan
•
Audit nilai dilaksanakan
•
Hampir semua warga telah mengisytiharkan harta
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysiams 23
A3.6 Program Kaunseling/Motivasi
PENEMUAN Cadangan Penambahbaikan
•
Aplikasi psikometri lebih sesuai dilaksanakan bagi tujuan pengurusan sumber manusia
•
50 orang pegawai dilantik sebagai rakan pembimbing
••
Banyak program motivasi dilaksanakan secara berterusan
•
Inventori stress diaplikasikan ke atas 80 orang warga
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysiams 24
A3.7 Maklumat Sumber Manusia
PENEMUAN
•
Hampir semua maklumat warga dikemas kini dalam rekod perkhidmatan dan aplikasi HRMIS
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysiams 25
A4.1 Perancangan Sistem Pengurusan, Pemantauan dan Penilaian Projek
PENEMUAN
•
Mekanisme pemantauan projek yang berkesan diwujudkan•
Jawatankuasa pemantauan•
Lawatan dan Mesyuarat Tapak•
Mesyuarat Khas•
Lawatan Khas Pengurusan Atasan (Turun Padang)•
Laporan berkala daripada agensi pelaksana•
Pelaksanaan penilaian projek dilaksanakan•
Peratusan projek sakit terlalu kecil•
Penggunaan aplikasi SPP II khususnya dalam pengemaskinian dan latihan amat baik
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysiams 26
A5. PENGURUSAN ICT
PENEMUAN Cadangan Penambahbaikan
•
Kedudukan penarafan Laman Web oleh MDeC boleh ditambah baik
•
Laman Web KKR mempunyai ciri-ciri tambahan seperti Sistem Aduan Melalui SMS, Klip Video / Audio, Capaian Sokongan, Keupayaan Cookies yang dikumpulkan oleh pelayan web dan W3C Disability Acessability
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysiams 27
A5. PENGURUSAN ICT
PENEMUAN Cadangan Penambahbaikan
•
Aplikasi yang dibangunkan boleh diketengahkan untuk tujuan pengiktirafan menerusi pertandingan inovasi, KMK dan sebagainya
•
Pembangunan aplikasi secara in house seperti Sistem Pengurusan Aset Berkomputer (SPAB), Executive Information Sistem (EIS), e-SKWAK
•
Dasar Keselamatan ICT KKR bertarikh 25 Februari 2008 (versi 2.0)
•
SUB Bahagian Teknologi Maklumat (F54) - surat dikemukakan kepada MAMPU bertarikh 25 Mei 2008.
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysiams 28
KOMPONEN PENILAIAN SSR
KOMPONEN PERKHIDMATAN TERAS2
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysiams 29
B. PERKHIDMATAN TERAS
Penggubalan-mengambil kira input daripada stakeholders / pelanggan -memberi fokus kepada isu strategik-Reaktif dan Proaktif
Pelaksanaan Tahap Pencapaian•Mengikut perancangan yang ditetapkan (terdapat 6 projek lewat jadual ) •Menggunakan Road Development Index (RDI: 85%) sebagai KPI
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysiams 30
B. PERKHIDMATAN TERAS
PemantauanSistem pemantauan yang berkesan ─
Komitmen pengurusan yang tinggi (lawatan tapak,
turun padang)
Keberkesanan Program-Bersifat kualitatif (Jalan)-Penubuhan Syarikat Pembekal (e-SKWAK)
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysiams 31
KOMPONEN PENILAIAN SSR
KOMPONEN PENGURUSAN PELANGGAN3
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysiams 32
C. PENGURUSAN PELANGGAN
PENEMUAN
•
Pengurusan Aduan Awam diselaraskan di bawah Unit Perhubungan Awam
•
Aduan dipantau dalam mesyuarat pemantauan aduan diadakan setiap minggu dan dilaporkan dibentangkan dalam Mesyuarat Pagi yang diadakan pada setiap minggu
•
Laporan dikemukakan kepada BPA mengikut jadual dan format yang ditetapkan
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysiams 33
C. PENGURUSAN PELANGGAN
•
Terdapat banyak saluran aduan yang dilaksanakan melalui talian bebas tol, SMS, telefon, surat, e-mail dan e-Aduan
•
Kajian Kepuasan Pelanggan dilaksanakan
•
Usaha promosi menerusi penghebahan menerusi sisipan akhbar, buletin KKR
•
Laporan sehingga Jun 2008, sebanyak 1,463 aduan telah diterima dan 1,413 (96.58%) telah selesai
Cadangan Penambahbaikan
•
Kajian Kepuasan Pelanggan perlu dilaksanakan secara menyeluruh meliputi semua kategori pelanggan dan perkhidmatan teras
PENEMUAN
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysiams 34
BEST PRACTICES
Antara penemuan yang boleh diketengahkan sebagai best practices:
•
Ekspedisi Jalan Persekutuan 2008 dilaksanakan mengikut zon
•
Pegawai latihan setiap Bahagian bertanggungjawab memantau pematuhan 7 hari latihan setiap warga
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysiams 35
Unit Pemodenan Tadbiran Dan Perancangan Pengurusan Malaysia
(MAMPU), JPM
17 Julai 2008
TERIMA KASIHwww.mampu.gov.my