dukumentasi iso 9001-2008

7/17/2019 Dukumentasi ISO 9001-2008

http://slidepdf.com/reader/full/dukumentasi-iso-9001-2008 1/40

Disusun oleh : TIM ISO Edisi :B No Modul : 01/ ISO /DM/2012

Tanggal : Oktober 2012 Status Reisi : 0 !ala"an : 0 dari 40 !ala"an

BAHAN AJAR

DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN

MUTUISO 9001 : 2008

Disampaikan pada:

Dikla !"mand#an !"n$#s#nanD%k#m"n M## ISO SMK

!USAT !EN&EMBAN&AN DAN !ENBERDA'AAN!ENDIDIK DAN TENA&A KE!ENDIDIKAN SENI DAN

BUDA'A

TAHUN

2012



KATA !EN&ANTAR

Direktorat Pembinaan SMK terus berupaya untuk meningkatkan kinerja

Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) dengan berbagai macam program dan

kegiatan semenjak beberapa tahun terakhir. Salah satu program yang

dikembangkan adalah pendampingan penyusunan dokumen mutu SMM SNI

IS !""#$%""&. Dalam rangka kerjasama dengan Direktorat Pembinaan SMK

dalam penyusunan dan persiapan penerapan sistem manajemen mutu SNI

IS !""#'%""& PPPPK Seni dan *udaya mengembangkan beberapa bahan

ajar yang digunakan sebagai acuan dalam pelaksanaan pendampingan.

*ahan ajar (D%k#m"nasi Sis"m Mana)"m"n M## SNI ISO

9001:2008* berisi mengenai pengertian dokumen dokumen mutu

identi+kasi dokumen mutu dan pengendalian dokumen mutu IS !""#$%""&

dan I,- %$%"" serta dilengkapi dengan langkah'langkah penerapannya.

Diharapkan dengan adanya bahan ajar ini semua pihak yang

berkepentingan dapat berpartisipasi secara optimal dan pelaksanaan

pelatihan bisa berlangsung lancar sesuai dengan sasaran yang ingin

dicapai.

/ogyakarta #% ktober %"#%

Kepala PPPPK Seni dan *udaya

Drs. Sardi M.Pd

NIP #!01"1"#!&0"2#""#





DA+TAR ISI

Hal

KataPengantar ...........................................................................................

#

Da3tar

Isi ....................................................................................................

%

Da3tar

abel... ............................................................................................ .

2

4losarium ............................................................................................

.......

1

*-* I. Pendahuluan ........................................................................

......

5

-. Pengertian

Dokumen...............................................................

*. Persyaratan dokumentasi IS

!""#$%""&..................................

5

*-* II. Identi+kasi Dokumen

Mutu...........................................................

&

-. 6raian

Materi........................................ .................................

*. 7embar

Kerja .........................................................................

&

%"

*-* III. Pengendalian Dokumen dan

8ekaman ..........................................

%2

-. 6raian

Materi .........................................................................

*. 7embar

Kerja ........................................................................

%2

22





DA+TAR TABE,

abel %.# $ -cuan yang digunakan

abel %.% $ -nalisis Kebutuhan Instruksi Kerja

abel %.2 $ 9enis dokumen yang terdapat pada unit 3ungsional





&,OSARIUM

• R"kaman adala- d%k#m"n yang menyatakan hasil yang dicapai atau

memberi bukti pelaksanaan kegiatan• M## adala- derajat yang dicapai oleh ka.ak".isik yang inheren

dalam memenuhi p".s$a.aan

• !".s$a.aan adala- kebutuhan atau harapan yang dinyatakanbiasanya tersirat atau :ajib K "p#asan p"lan//an adala- persepsipelanggan tentang derajat telah dipenuhinya p".s$a.aan pelanggan

• K%mp""n adala- kemampuan yang dapat ditunjukkan untukmenerapkan pengetahuan dan keterampilan

• Sis"m adala- kumpulan unsur'unsur yang saling terkait atau interaksi

• Sis"m mana)"m"n adala- sis"m untuk menetapkan kebijakan dansasaran serta untuk mencapai sasaran itu

• Sis"m mana)"m"n m## adala- sis"m mana)"m"n untukmengarahkan dan mengendalikan %./anisasi dalam hal m##

• K"i)akan m## adala- maksud dan arahan secara menyeluruhsebuah %./anisasi yang terkait dengan m## seperti yang dinyatakansecara resmi oleh pimpinan puncak

• Sasa.an m## adala- sesuatu yang dicari atau dituju berkaitandengan m## mana)"m"n

• !impinan p#nak adala- orang atau kelompok orang yangmengarahkan dan mengendalikan %./anisasi pada tingkat tertinggi

• !"."nanaan m## adala- bagian dari mana)"m"n m## yangdi3okuskan ke penetapan sasa.an m## dan merincikan p.%s"s

operasional dan sumber daya terkait yang diperlukan untuk memenuhisasaran mutu• !".aikan ".k"sinam#n/an adala- kegiatan berulang untuk

meningkatkan kemampuan memenuhi persyaratan• P"lan//an adala- %./anisasi atau orang yang menerima p.%d#k

• !"mas%k adala- %./anisasi atau orang yang menyediakan p.%d#k

• !i-ak ".k"p"nin/an adala- orang atau kelompok yang memilikikepentingan pada kinerja atau keberhasilan o./anisasi

• !.%s"s adala- kumpulan kegiatan saling terkait atau berinteraksi yangmengubah masukan menjadi keluaran

• !.%d#k adala- hasil suatu p.%s"s

• !.%s"d#. adala- cara tertentu untuk melaksanakan suatu kegiatanatau proses

• Mamp# "l#s#. adala- kemampuan untuk menelusur ri:ayat aplikasiatau lokasi sesuatu yang sedang dipertimbangkan

• K"s"s#aian %n3%.mi$4 adala- dipenuhinya suatu p".s$a.aan

• K"idaks"s#aian adala- tidak dipenuhinya suatu p".s$a.aan

• 5aa adala- tidak dipenuhinya suatu p".s$a.aan berkaitan denganpemakaian yang dimaksudkan atau ditentukan

• Tindakan p"n"/a-an adala- tindakan untuk menghilangkanpenyebab k"idaks"s#aian yang potensial atau situasi potensial lainyang tidak dikehendaki





• Tindakan k%."ki3 tindakan menghilangkan penyebabk"idaks"s#aian yang ditemukan atau situasi yang tidak dikehendaki.

• K%."ksi adala- tindakan menghilangkan k"idaks"s#aian yang

ditemukan• !".aikan adala- tindakan pada p.%d#k yang tidak sesuai untuk

menjadikannya sesuai dengan pemakaian yang dimaksudkan• K%ns"si adala- i;in memakai atau melepas p.%d#k yang tidak

memenuhi p".s$a.aan (2.#.%) yang ditentukan• Man#al !"d%man4 m## adala- d%k#m"n (2..%) yang merincikan

sis"m mana)"m"n





TUJUAN !EMBE,AJARAN

16 T#)#an !"m"la)a.an Um#m

Peserta dapat mengidenti+kasi jenis dokumen dan rekaman yang

dibutuhkan di sekolah dan mengendalikan dokumen dan rekaman

sehingga mampu telusur .

26 T#)#an !"m"la)a.an k-#s#s

a. Peserta dapat mengidenti+kasi dokumen dan rekaman yang

dibutuhkanb. Peserta dapat mengendalikan dokumen dan rekaman sehingga

mampu telusur





BAB I!ENDAHU,UAN

A6 !"n/".ian

Dua tujuan yang paling penting dalam re<isi dari seri IS !""" standar

adalah$

a) untuk mengembangkan satu set standar yang disederhanakan akan

berlaku untuk organisasi kecil maupun menengah dan besar

b) dokumentasi yang diperlukan menjadi lebih rele<an dengan hasil

yang diinginkan dari kegiatan proses organisasi.

IS !""#$%""& memungkinkan =eksibilitas organisasi dalam memilih

cara untuk mendokumentasikan sistem manajemen sistem mutu (>MS).

?al ini memungkinkan setiap organisasi untuk mengembangkan jumlah

minimum dari dokumentasi yang diperlukan dalam rangka untuk

menunjukkan perencanaan operasi pengendalian proses dan

implementasi dan perbaikan berkesinambungan dari sistem manajemen

mutu yang e3ekti3.

?al ini menekankan bah:a IS !""# me:ajibkan (dan selalu diperlukan)

suatu @sistem manajemen mutu terdokumentasi@ dan bukan @sistem

dokumen@.

-pa yang dimaksud dengan @dokumen@A

' De+nisi dan re3erensi

*erikut ini adalah beberapa tujuan utama dari dokumentasi organisasi

terlepas dari apakah sudah diterapkan atau belum menerapkan SMM

secara 3ormal 3ormal$

a) Komunikasi In3ormasi

Sebagai alat untuk transmisi in3ormasi dan komunikasi. 9enis danluasnya dokumentasi akan tergantung pada si3at produk organisasi

dan proses tingkat 3ormalitas sistem komunikasi dan tingkat

keterampilan komunikasi dalam organisasi dan budaya organisasi.

b) *ukti kesesuaian

Penyediaan bukti bah:a apa yang direncanakan sebenarnya telah

dilakukan.

c) *erbagi pengetahuan





6ntuk menyebarkan dan mengarsipkan pengalaman organisasi.

Sebuah contoh akan menjadi spesi+kasi teknis yang dapat digunakan

sebagai dasar untuk desain dan pengembangan produk baru.Da3tar istilah yang umum digunakan berkaitan dengan dokumentasi

disajikan dalam 7ampiran - (diambil dari IS !"""$%""0). Konsep tidak

mandiri satu dengan lainnya dan suatu analisis tentang hubungan antar

konsep dalam bidang sistem manajemen mutu dan pengaturan

hubungan tersebut ke dalam sistem konsep adalah prasyarat bagi

ketaatasasan kosakata. -nalisis seperti itu dipakai dalam

pengembangan kosakata yang dirincikan dalam dokumen ini.

?arus ditekankan bah:a sesuai dengan klausul IS !""#$%""&

persyaratan Dokumentasi klausal 1.% dokumen dapat dalam bentuk atau

jenis media dan de+nisi @dokumen@ dalam IS !"""$%""0 klausul 2..%

memberikan contoh'contoh berikut$

− kertas

# Magnetic

# disc elektronik atau optik computer

# 3oto

# master sample

B. !".s$a.aan D%k#m"nasi ISO 9001:2008

Persyaratan SNI IS !""#$%""& klausul 1.# Persyaratan umum

mensyaratkan organisasi untuk @menetapkan mendokumentasikan

menerapkan dan memelihara sistem manajemen mutu dan terus'

menerus memperbaiki kee3ekti3annya sesuai dengan persyaratan

Standar Internasional

Klausul 1.%.# 6mum menjelaskan bah:a manajemen mutu dokumentasi

meliputi$

a) pernyataan terdokumentasi dari kebijakan mutu dan sasaran mutuB

b) sebuah manual mutu





c) prosedur terdokumentasi yang disyaratkan oleh Standar Internasional

d) dokumen yang diperlukan oleh organisasi untuk memastikan

e3ekti3itas perencanaan operasi dan pengendalian proses dane) rekaman yang disyaratkan oleh Standar Internasional.

5aaan : Klausul 1.% membuat jelas bah:a standar khusus yang

memerlukan @prosedur terdokumentasi@ prosedur harus ditetapkan

didokumentasikan diimplementasikan dan dipelihara. ?al ini juga

menekankan bah:a tingkat dokumentasi SMM mungkin berbeda dari

satu organisasi yang lain karena$

− ukuran organisasi dan jenis kegiatan

− kompleksitas proses dan interaksinya dan

− kompetensi personil.

Semua dokumen yang merupakan bagian dari sistem manajemen mutu

harus dikendalikan sesuai dengan pasal 1.%.2 dari IS !""#$%""& atau

untuk kasus tertentu dalam bentuk rekamanCcatatan sesuai pasal 1.%.1.





BAB II IDENTI+IKASI JENIS7JENIS DOKUMEN

T#)#an : !eserta pelatihan mampu mengidenti+kasi jenis'jenis dokumenyang dibutuhkan di sekolah

A6 U.aian Ma".i

Sistem Manajemen Mutu IS !""#$ %""& merupakan Sistem manajemen

yang terstandar internasional dan bersi3at umum artinya SMM !""#$ %""&

dapat diimplementasikan diberbagai organisasi dengan ruang lingkup

kegiatan yang berbeda'beda. Implementasi SMM IS !""# di bidang

pendidikan telah dipresepsikan bersama secara internasional oleh

International Workshop Agreement ( IWA ) dalam Quality management

systems —Guidelines for the application of ISO 9!"# in education

dengan $eference num%er IWA #"#&(') Dari re3erence tersebut dapat

diidenti+kasi jenis'jenis dokumen yang diperlukan dalam bidang pendidikan

secara lebih detail.

Disamping itu terdapat beberapa 6ndang'undang dan Peraturan

Pemerintah8epublik Indonesia terkait dengan pendidikan yang harus diacu

diantaranya$

abel %.# $ -cuan yang digunakan

N%

Undan/7#ndan/!".a#.an Isi "nan/

# 6ndang'undang 8epublikIndonesiaNomor %" ahun %""2

Sistem Pendidikan Nasional

% 6ndang'undang 8epublikIndonesia Nomor #1 tahun%""0

entang 4uru dan Dosen

2 PP No. #! tahun %""0 Standar Nasional Pendikan2 Peraturan Menteri Pendidikan

Nasional Nomor %& ahun %"#" entang Penugasan 4uru sebagaiKepala sekolahC madrasah

Setiap sekolah akan membutuhkan dokumen yang berbeda'beda sesuai

dengan perbedaan ruang lingkup kegiatannya dan 3okus dari masing'





masing kegiatan. Khusus untuk Sekolah Menengah Kejuruan ( SMK )

perbedaan Program Keahlian akan menyebabkan perbedaan Dokumentasi.

Namun demikian terdapat dokumen'dokumen pokok yang sama yang harusdimiliki secara minimal. Sesuai dengan pasal 1.% dalam IS !""# $%""&

persyaratan dokumentasi secara umum adalah sebagai berikut (1.%.#)

a6 D%k#m"n M##

Dokumen mutu adalah dokumen yang diperlukan oleh sekolah berkaitan

dengan seluruh kegiatan yang ada di sekolah. Dokumen mutu berisi

identitas sekolah ruang lingkup kegiatan kebijakan mutu sasaran mutu

dan proses'proses yang ada di sekolah mulai dari proses yang besar

menengah sampai proses'proses yang terkecil. Seluruh proses tersebut

dikemas dari ruang lingkup yang paling besar sampai ruang lingkup

paling kecil secara bertingkat dan sistimatis. Setiap satuan proses

kegiatan dengan pendekatan PD- ( lan* +o* ,ek* Action ) perencanaan

pelaksanaan pemantauan penilaian dan pengukuran serta perbaikan



!asal 6261Dokumentasi sistim manajemen mutu harus mencakup $

a. Pernyataan terdokumentasi dari kebijakan mutu dan sasaran mutub. Pedoman mutuc. Prosedur terdokumentasi dan rekaman yang dipersyaratkan oleh Standar

International ini dand. Dokumen termasuk rekaman yang ditentukan oleh organisasi untuk

memastikan kee3ekti3an perencanaan pengoperasian dan pengendalianproses'proses.

---N # *ila dijumpai istilah Eprosedur yang didokumentasikanF di dalamStandard International ini ini berarti bah:a prosedur ditetapkandidokumentasikan diterapkan dan dipeliharaB Suatu dokumen bisa digunakanuntuk menja:ab persyaratan untuk satu atau lebih prosedur. Persyaratan untuksuatu prosedur yang terdokumentasi bisa dicakup oleh satu atau lebih dokumen.

---N % ingkat dari dokumentasi sistim manajemen mutu dapat berbedadalam satu organisasi dengan organisasi yang lain.

a. 6kuran dari organisasi dan jenis dari kegiatanb. Kompleksitas proses'proses dan interaksi'interaksinya danc. Kompetensi personil.

---N 2 Dokumentasi dapat dilakukan dalam bentuk atau jenis mediumapapun.



berkelanjutan. Standar IS !""#$ %""& secara khusus mengelompokkan

Dokumen mutu secara bertingkat sebagai berikut$

#) Dokumen tingkat I $ Pedoman Mutu%) Dokumen tingkat II $ Prosedur Mutu2) Dokumen tingkat III $ Instruksi Kerja1) Dokumen tingkat IG $ Dokumen pendukung C rekaman

146 D%k#m"n M## Tin/ka I : !"d%man M##

B".dasa.kan kla#sal 6262 p"d%man m## ".di.i da.i :

a. kebijakan mutu

b. sasaan mutu

c. bisnis proses (uraian interaksi antar proses)

d. lingkup persyaratan yang diterapkan

e. persyaratan yang dikecualikan

3. pernyataan persyaratan'persyaratan

g. Prosedur mutu

246 D%k#m"n Tin/ka II : !.%s"d#. M##

Prosedur Mutu sering juga disebut Prosedur perasional Standar ( PS).

Prosedur Mutu merupakan dokumen tingkat II turunan dari dokumentingkat I yang merupakan keseluruhan proses. ?al tersebut tergambar

dalam Proses *isnis.

9enis'jenis Dokumen prosedur mutu yang dipersyaratkan dan :ajib

harus ada meliputi 5 prosedur yaitu $

• Prosedur pengendalian dokumen (1.%.2)

• Prosedur pengendalian rekaman (1.%.1)

• Prosedur audit internal (&.%.%.)

• Pengendalian Produk tidak sesuai ( &.2)



6262 !"d%man M##rganisasi itu harus menetapkan dan memelihara pedoman mutuyang mencakup $a. 7ingkup sistim manajemen mutu termasuk rincian dan

pertimbangan serta pengecualiannya (lihat #%)b. Prosedur terdokumentasi yang ditetapkan untuk sistim

manajemen mutu atau acuannya danc. 6raian interaksi antara proses'proses dari sistim manajemen mutu.



• Prosedur indakan koreksi (&.0.%.)

• Prosedur tindakan pencegahan (&.0.2 )

Pada standar IS !""#$%""" dari keenam prosedur :ajib tersebut tidak

boleh ada penggabungan namun pada standar IS !""#$ %""& tiga

prosedur boleh digabungkan. Ketiga prosedur yang boleh digabung

adalah Prosedur Pengendalian Produk tidak sesuai Prosedur indakan

koreksi dan Prosedur indakan pencegahan.

Disamping Prosedur Mutu yang di:ajibkan oleh standar IS !""#$%""&

tersebut sekolah perlu menganalisis kebutuhan Prosedur Mutu yang

lain khususnya yang berkaitan dengan bisnis utama ( the main

%usines ).

4 D%k#m"n Tin/ka III : Ins.#ksi K".)a

Instruksi Kerja adalah Dokumen tingkat III merupakan dokumen turunan

dari Pedoman Mutu dan Prosedur Mutu. Instruksi kerja menguraikan

bagaimana langkah'langkah satu proses dalam suatu prosedur

dilakukan. 9adi Instruksi kerja bersi3at lebih sederhana dari prosedur

mutu ruang lingkup lebih sempit dan hanya satu jalur tidak bercabang.

Pasal .0.#.b dan 1.% SMM IS !""# $ %""& menyatakan$ keadaanterkendali produksi dan penyediaan jasa harus mencakup tersedianyainstruksi kerja bila diperlukan. -danya instruksi kerja akan lebihmemberi kepastian terlaksananya proses'proses di sekolah secarakonsisten terpantau dan terukur.

J"nismaam Ins.#ksi K".)a

9enis'jenis instruksi kerja $an/ dibutuhkan sekolah dapat diidenti+kasi

melalui unit'unit 3ungsional yang ada di organisasi sekolah (melalui

tupoksi unit 3ungsional tersebut). arget proses yang dirancang dapat

mengacu pada & Standar Pendidikan Nasional Indonesia.

olok ukur dip".l#kan atau tidaknya Instruksi kerja adalah bila

ketiadaan Instruksi Kerja itu dapat berakibat merugikan bagi mutu.

ermasuk dalam kategori Eketiadaannya berakibat merugikan bagi

mutuF adalah operasi kritis inspeksi yang tidak sederhana proses yang

terdiri dari urutan banyak langkah sehingga sulit diingat'ingat atau bila

instruksi kerja tersebut dapat memudahkan pelaksanaan operasi yang





harus dilakukan. 9enis'jenis Instruksi kerja /ang dibutuhkan sekolah

diantaranya dapat dilihat pada tabel kebutuhan Instruksi kerja berikut$

Ta"l 262 : Analisis K"##-an Ins.#ksi K".)a

N% Uni +#n/si%nal T#/as !%k%k dan +#n/si Ins.#ksi K".)a# Kepala Sekolah H

,MM• Menetapkan Kebijakan

• Menetapkan prosespelaksanaan kebijakan

• Memantau danmenge<aluasipelaksanaan kebijakandan

• Mengukur dan menilai

hasil pelaksanaankebijakan

• IK 8apat injauanManajemen

5aaan:!"d%man M## dan!.%s"d#. m## s"a.ak"s"l#.#an dia;a-k"ndali K"palaS"k%la- dan <MM

% *idang Kurikulum • MengembangkanKurikulum

• Merencanakan danmelaksanakan K*M

• Melakukan e<aluasihasil belajar

• Melaksanakan remidiasi

• Melaksanakan ujikompetensi danserti+kasi

• IK PengembanganKurikulum

• IK Kegiatan *elajarMengajar

• IK <aluasi dan8emediasi

• IK 6ji Kompetensi danSerti+kasi

2 *idang SaranaPrasasana•

Menyiapkan sarana( merencanakan danmengadakan ).

• Memelihara danmemperbaiki

• Mengelola lingkungan

•

IK PengadaanCpembelian• IK Pemeliharaan dan

perbaikan• IK Pemeliharaan

7ingkungan

1 *idangKesis:aan

• Penerimaan sis:a baru

• Pembinaan sis:a

• Jtra kurikuler

• IK Penerimaan Sis:a*aru

• IK Penanganan Sis:a*ermasalah

• IK Penanganan sis:a

berprestasi• IK ktra kurikuler

0 *idang ?umas?KI

• ?ubungan masyarakatH ?KI

• Pembelajaran di Industri

• Pemasaran amatan

• Penelusuran amatan

• IK ?ubunganKerjasama

• IK Pembelajaran diIndustri

• IK Pemasaran amatan

• IK Penelusuran amatan

5 ata 6saha • Kepega:aian

• Persuratan

• IK PengembanganSDM





N% Uni +#n/si%nal T#/as !%k%k dan +#n/si Ins.#ksi K".)a

• Keuangan

• Pengelolaan data ( Data

base )

• IK Surat Masuk

• IK Surat Keluar

•

IK *ea sis:a

Program Keahlian • Pelaksanaanpembelajaran di sekolah

• PelaksanaanPembelajaran di Industri

• Pelaksanaan6jiKompetensi

• Pelaksanaan Pembinaansis:a

• PengelolaanlabCbangkelCkebun

praktek• Sesuai Program

Keahliannya

• Seluruh C sebagianbesar Instruksi kerjayang ada akanmengikat ProgramKeahlian.

• Disamping ituterdapat instruksikerja khusus yangbersi3at lokal

=4 D%k#m"n Tin/ka I> : R"kaman dan d%k#m"n

p"nd#k#n/

+%.m#li.

ormulir merupakan lembar isian yang diperlukan untuk merekam data'

dataCin3ormasi hasil dari suatu proses untuk mendukung instruksi kerja

atau prosedur.

*entuk dan jumlah dari 3ormulir sangat tergantung kebutuhan

institusiCorganisasi. rganisasi dapat merumuskan dan

mengembangkan sendiri bentuk 3ormulir sesuai dengan kebutuhannya.

6ntuk Membedakan proses yang memerlukan Instruksi kerja dan proses

yang hanya memerlukan 3ormulir. Proses'proses yang sederhana sering

dilakukan orang sehingga mudah dilakukan oleh siapa saja tanpa

keka:atiran timbulnya <ariasi hasil maka tidak diperlukan Instruksi

Kerja hanya diperlukan 3ormulir. Namun sebaliknya jika proses tersebut

potensial menimbulkan <ariasi hasil yang berdampak pada

membahayakan keselamatan (kualitas produk orang alat ataupun

lingkungan) maka mutlak memerlukan Instruksi Kerja.

Semua proses memerlukan pencatatan sehingga memerlukan 3ormulir.

9enis 3ormulir dapat dibedakan menjadi dua yaitu 3ormulir yang

merupakan lampiranCbagian dari Prosedur mutu atau instruksi kerja dan

3ormulir bebasCbukan lampiran dari Prosedur Mutu atau Instruksi Kerja.





6D%k#m"n ,#a.Dokumen luar adalah dokumen yang berasal dari luar organisasi skolah

tetapi bersi3at mengikat. Dokumen luar harus terdokumentasi di sekolah

karena menjadi acuan :ajib pada setiap proses yang terkait dengan

ketentuan'ketentuan yang terdapat dalam dokumen tersebut. ontoh'

contoh dokumen luar seperti undang'undang peraturan pemerintah

keputusan menteri peraturan daerah petunjuk pelaksanaan dan petunjuk

teknis yang terkait dengan pendidikan.

Dokumen luar setiap saat harus terkontrol kemutakhirannya untukmenghindari kesalahan dalam penggunaan sebagai acuan.

6 D%k#m"n O./anisasi

Dokumen organisasi adalah dokumen'dikumen yang terkait dengan

pengelolaan organisasi sekolah. Dokumen organisasi sekolah biasanya telah

tercantum dalam Pedoman Mutu ( identitas sekolah ) kecuali pada unit'unit

bagian yang ada di sekolah. Dokumen yang termasuk dalam kelompok

dokumen ini diantaranya Struktur organisasi 6raian ugas Sasaran mutu

unit kerja Program Kerja dokumen ketenagaan.

d6D%k#m"n K".)a

Dokumen kerja adalah dokumen tambahan yang dibutuhkan dalam

operasional proses'proses di sekolah. 6ntuk menentukan dokumen

tambahan apa yang dibutuhkan standar yang baru ini menekankan suatu

@pendekatan proses@ dan @pendekatan sistem@yang terdokumentasi untuk

mengelola SMM. Sekolah harus mengidenti+kasi dan mendokumentasikanproses l%kal ( hanya mengikat # unit ) yang @dibutuhkan@ dan p.%s"s

sis"m yang meliputi keterkaitan kegiatan antar unitCbagian dan

interaksinya.Dokumen kerja yang dibutuhkan sekolah dapat diidenti+kasi melalui

proses'proses yang harus ada di sekolah sesusai ketentuan'ketentuan yang

:ajib diacu seperti 6ndang'undang nomor... tahun....tentang & standar

Pendidikan Nasional Indonesia. 9enis'jenis dokumen yang dibutuhkan dapat

dikelompokkan sesuai 3ungsional dari unitCbagian yang ada di sekolah. 9enis'





jenis dokumen yang ada pada masing'masing unit 3ungsional diantaranya

dapat dilihat pada tabel berikut.

abel %.2$ 9enis dokumen yang terdapat pada unit 3ungsional

No 6nit 3ungsional Dokumen

# Kepala Sekolah PerencanaanCProgramGalidasi danPenetapan Pemantauan dan e<aluasi

8apat injauan Manajemen

% 6nit ata 6saha Dokumen Ketatausahaan

Kepega:aianCKetenagaan Keuangan

Persuratan asilitas dan Kesis:aan

(Data base )

# 6nit Kurikulum Dokumen kurikulum pembelajaran

bahan ajar e<aluasi hasil belajar

e<aluasi proses uji kompetensiserti+kasi dan guru.

% 6nit Kesis:aan Dokumen Penerimaan sis:a baru

Pembinaan sis:a *PC*K Kegiatan

eJtrakurikuler

2 6nit Sarana Dokumen 3asilitas ( In<entarisasi

Pembelian MH8 Pemakaian ) dan

7ingkungan belajar

1 6nit ?umas Dokumen Praktek kerja industri?ubungan industri Penelusuran dan

Pemasaran amatan

0 Program Keahlian Dokumen perasional K*M di sekolah

Praktek industri asilitas dan

7ingkungan Kesis:aan sesuai Program

Keahliannya.

Dokumen KerjaCDokumen ambahan jenisnya tergantung pada masing'

masing sekolah satu sekolah dengan sekolah lain kadang terdapat sedikit





perbedaan.

"6 R"3"."nsi

8e3erensi adalah dokumen yang dibutuhkan organisasi untuk

mendukung kelancaran operasional dan tidak bersi3at mengikat. 8e3erensi

dapat berbagai bentuk seperti buku majalah jurnal dan terbitan'terbitan

lain bahkan hasil'hasil penelitian dan tulisan yang belum diterbitkan.

Pengelolaan dokumen re3erensi bisa dalam dua bentuk di kelola dalam

perpustakaan dan diluar perpustakaan. Dokumen re3erensi yang dikelola di

perpustakaan menggunakan system yang telah baku sedangkan yangdikelola diluar perpustakaan akan mengikuti prosedur pengendalian

dokumen yang ditetapkan.

36 R"kaman

8ekaman adalah bukti'bukti administrati<e dari suatu kegiaatan dari

perencanaan pelaksanaan pemantauan penilaian dan pengukuran serta

perbaikan dari proses kegiatan. Menurut pasal 1.%.#.d IS !""#$ %""&

rekaman termasuk juga dokumen khusus hasil dari suatu kegiatan.

Kekhususan dari rekaman bah:a rekaman tidak mengalami re<isi dan

mempunyai kurun :aktu penyimpanan yang ditetapkan organisasi untuk

dapat menjamin mampu telusur terkait dengan kegiatannya.8ekaman merupakan sumber data yang diperlukan untuk melakukan

perbaikan berkelanjutan (Program remediasi indakan koreksi dan indakan

pencegahan). leh sebab itu data'data rekaman harus diolah dianalisis dan

disajikan sedemikian rupa sehingga memudahkan tindakan selanjutnya.

?asil pengolahan data harus didokumentasikan dan dikendalikan secara

baik.



Pasal 4.2.1

d$ Doku"en% ter"asuk reka"an% &ang ditentukan oleh organisasi untuk"e"astikan kee'ekti'an (eren)anaan% (engo(erasian dan (engendalian(roses#(roses$



T#/as disk#si k"l%mp%k

Kelompok 6nit 3ungsional

Kelompok # Kepala Sekolah C,MMKelompok % ata 6sahaKelompok 2 KurikulumKelompok 1 Kesis:aanKelompok 0 Sarana PrasaranaKelompok 5 Kesis:aanKelompok Program Keahlian





,"ma. !.ak"k :

Id"ni?kasi J"nis D%k#m"n Uni K".)a

Nama #ni k".)a:666666666666666666

NO

J"nis k"/iaan Id"ni?kasi D%k#m"nasiD%k#m"n R"kaman





56 ,"ma. E@al#asi

S%al E@al#asi

#. 9elaskan apa yang dimaksud dokumen A%. 9elaskan apa yang dimaksut dengan Dokumen mutu menurut standar

IS !""#$ %""& dan sebutkan tercantum pada pasal berapaA2. Sebutkan 9enis'jenis dokumen yang termasuk dalam Dokumen mutu L1. 9elaskan secara herarkhis kedudukan dan 3ungsi dokumen'dokumen

yang termasuk dalam dokumen mutu L0. Sistem Manajemen Mutu IS !""#$%""& menggunakan pendekatan

proses. 9elaskan secara singkat proses'proses yang memerlukan

Prosedur mutu Instruksi kerja dan ormulir L5. Disamping dokumen mutu sebutkan dokumen'dokumen pendukung

yang dibutuhkan oleh sekolah L. 8ekaman merupakan salahsatu dokumen pendukung. -pa yang disebut

dengan rekaman A&. 9elaskan 3ungsi dan man3aat dari rekaman A!. Kelengkapan rekaman dalam suatu proses merupakan tuntutan standar

IS !""#$ %""&. 9elaskan bagaimana memastikan lengkap tidaknya

rekaman dalam satu proses yang dijalankan L#". 8ekaman merupakan sumber data. Menurut standar IS !""#$ %""&

pasal &.1 apa yang harus dilakukan dalam mengelola rekaman L

A6 ,"ma. E@al#asi

S%al E@al#asi





#. Pedoman mutu merupakan salahsatu dokumen

bagian dari Dokumen mutu dan menduduki herarkhi tertinggi. 9elaskan

secara singkat isi dari Pedoman Mutu L%. Kebijakan mutu dan sasaran mutu merupakan

kebijakan tertinggi sekolah. 9elaskan hal'hal yang harus diperhatikan

dalam menyusun Kebijakan mutu sekolah dan2. 9elaskan hal'hal yang harus diperhatikan dalam

menyusun Sasaran mutu sekolah.1. Proses bisnis sekolah merupakan gambaran

secara total system proses yang dilakukan di sekolah. 9elaskan unsur'

unsur pokok yang harus tercantum dalam Proses bisnis sekolah.

0. Prosedur mutu merupakan gambaran proses'proses tingkat II sebutkan seluruh prosedur mutu yang diperlukan oleh

sekolah L5. 9elaskan secara singkat hal'hal yang perlu

diperhatikan dalam penyusunan Prosedur mutu L. 9elaskan secara singkat bagaimana langkah'

langkah untuk menganalisis kebutuhan Instruksi kerja di sekolah L&. 9elaskan secara singkat hal'hal yang perlu

diperhatikan dalam penyusunan Instruksi kerja L!. ormulir merupakan ujud rancangan dari

rekaman proses yang dijalankan. 9elaskan langkah'langkah dalam

menganalisis kebutuhan 3ormulir setiap prosesL#". ormulir merupakan dokumen tingkat IG.

9elaskan jenis'jenis proses seperti apa yang hanya membutuhkan

3ormulir saja L

Pembelajaran 2.

BAB III !EN&ENDA,IAN DOKUMEN DAN REKAMAN





T#)#an : peserta pelatihan mampu mengendaliakan dokumen dan

rekaman di sekolah sehingga mampu telusur

A6 U.aian Ma".i

K etersediaan dokumen yang sesuai lengkap dan benar di sekolah

merupakan syarat mutlak dalam penjaminan mutu. Disamping itu suatu

yang tak kalah pentingnya adalah proses penyediaan yang cepat dan tepat

setiap saat dokumen diperlukan. Dua hal tersebut merupakan tujuan yang

akan dicapai dalam pengendalian dokumen. Dalam standar IS !""#$ %""&

pengendalian dokumen diatur dalam pasal 1.%.2.

Pengendalian Dokumen dikelola oleh petugas Pengendali dokumen

(Document control). Petugas pengendali dokumen mengelola seluruh

dokumen yang masih berlaku di masing'masing unit kerja dan secara

tersistem dikontrol oleh ,akil manajemen mutu (,MM). Sistem

pengendalian dokumen diatur dengan prosedur terdokumentasi yang



6266 !"n/"ndalian D%k#m"nDokumen yang dipersyaratkan oleh sistim manajemen mutu harusdikendalikan. 8ekaman adalah dokumen jenis khusus dan harus dikendalikanmenurut persyaratan'persyaratan dalam pasal 1.%.1.Prosedur terdokumentasi harus ditetapkan untuk menentapkan pengendalianyang diperlukan

a. 6ntuk menyetujui kecukupan dokkumen sebelum diterbitkan

b. 6ntuk meninjau ulang dan pemutakhiran sebagaimana yang diperlukandan penyetujuan ulang dokumenc. 6ntuk memastikan bah:a perubahan'perubahan dan status re<isi yang

ada pada dokumen dikenalid. 6ntuk memastikan bah:a dokumen <ersi yang rele<an bisa tersedia

pada tempat yang disediakan.e. 6ntuk memastikan bah:a dokumen mudah dibaca dan mudah dikenali3. 6ntuk memastikan bah:a dokumen yang berasal dari luar ditentukan

oleh organisasi untuk keperluan perencanaan dan pengoperasian SMMdikenali dan distribusinya dikendalikan dan

g. 6ntuk mencegah penggunaan yang tak sengaja dari dokumenkadaluarsa dan untuk menerapkan identi+kasi yang sesuai jika disimpan

untuk keperluan tertentu.



ditetapkan oleh sekolah. ?al'hal yang mendapat perhatian dalam

pengendalian dokumen adalah sebagai berikut$

•

*agaimana dokumen disyahkan sebelum dikeluarkan• *agaimana dokumen dikaji diperbaiki dan disetujui kembali

• *agaimana status perubahan dan re<isi dijelaskan

• *agaimana menyediakan <ersi yang benar

• *agaimana dokumen dibuat menjadi jelas dan dapat diidenti+kasi

• *agaimana dokumen eksternal diidenti+kasi dan dikenali

• *agaimana dokumen yang sudah usang dan kadaluarsa dapat

diidenti+kasi dan dikendalikan.

16 !"n/"ndalian !"n".ian D%k#m"n

Penerbitan dokumen dimulai dari analisis kebutuhan dokumen.

Dilanjutkan dengan penyusunan dra3 dokumen<eri+kasi dra3 dokumen

editing dra3 dokumen dan pengesahan dokumen.

a6 Id"ni?kasi d%k#m"n $an/ di".ikan

Setiap dokumen yang diterbitkan diberi nomor identi+kasi. 6ntuk

dokumen mutu nomor identi+kasi diambil dari nomor pasal Standar IS

!""#$ %""& yang berhubungan dengan dokumen tersebut. ontoh

identi+kasi dokumen sebagai berikut$

SMK !UTRA NUSANTARADisusun $ /uni -smaraNomor $ 6262disi $ -

!EDOMAN MUTU

8e<isi $ "

*erlaku sejak $ #! Nop%"#%?alaman

$ %0 dari 1"?alaman

erdas dan erampil

6 ,"ma. @".i?kasi dan p"n/"sa-an





Dokumen yang diterbitkan diberi lembar pemeriksaan dan

pengesahan. ontoh lembar pemeriksaan dan pengesahan seperti berikut.

NAMA JABATANTANDA

TAN&ANTAN&&A,

DIP8IKS- /uni -smara ,MM

DIS-?K-N ?adi:ijayaKP-7- SMK

P68-N6S-N-8-

26 !"n/"ndalian R"@isi dan p"na.ikan d%k#m"n

Dokumen harus selalu dijaga kesesuaiannya dengan perkembangan .

leh sebab itu diperlukan proses pemutakhiran. 8e<isi dan edisi terbitan

dokumen diberi kode re<isi dokumen diberi kode angka (#%2......) edisi

terbitan dokumen diberi kode dengan huru3 capital ( -*..). *agian

dokumen yang mengalami re<isi dan tanggalnya dicatat dalam 3olmulir

Status 8e<isi.

STATUS RE>ISI

N%R"@i

si

N%6Halama

n

Ba/ian S# Ba/ian$an/ Di."@isi

Dis"#)#iOl"-

Tan//al

!"n/"ndaliD%k#m"n





Dokumen yang statusnya idak ".lak# la/i"la- dia.ik dan

diganti dengan dokumen hasil re<isi atau edisi terbaru diberi tanda

capCstempel F Dal#;a.saF ber:arna merah .

6 !"n/"ndalian 5%p$ D%k#m"n

rganisasi sekolah harus mengendalikan penggandaanCcopy dokumen

milik sekolah. ?al ini diperlukan agar tidak terjadi kesalahan dalam

penggunaan dokumen. Sekolah perlu mengidenti+kasi dokumen'dokumenyang boleh dicopy secara bebas (copy takterkendali ) dan dokumen'

dokumen yang dicopy secara terkendali. Pengendalian copy dokumen

dengan memberi penandaan pada copy dokumennya.

a6 5%p$ T".k"ndali

opy Dokumen yang status dan distribusinya dik"ndalikan oleh

organisasi diberi tanda capCstempel F 5%p$ T".k"ndaliF ber:arna hijau .

Distribusi copy terkendali dikendalikan dengan da3tar distribusi.

D--8 C DIS8I*6SI P/ DK6MNN%

J"nisD%k

N%m%.D%k

Uni!"n".im

a

N%m%.

5%p$

Tan//alDis.i#

si

!"n".ima

!a.a3

Mengetahui Pengendali Dok.,MM Per:akilan 6nit Kerja

( ..) ( )



SMK P68- N6S-N-8-

P/ 8KND-7I

NomorCanggal $.C

D-76,-8S-



opy Dokumen yang berstatus copy terkendali akan ditarik kembali

oleh organisasi dan diganti dengan yang baru jika dokumen masternyamengalami re<isi atau telah terbit edisi terbaru.

6 5%p$ Tak T".k"ndali

opy Dokumen yang status dan distribusinya idak dik"ndalikan oleh

organisasi Sekolah diberi tanda capCstempel F 5%p$ Tak T".k"ndaliF

ber:arna merah .

6 !"n/"ndalian R"kamanRekaman adalah bukti obyekti3 dari pemenuhan dari suatu

persyaratan. Sebagai contoh @rekaman@ meliputi 3ormulir yang telah diisi

atau minta dalam suatu rapat. 8ekaman yang dibuat harus jelas segera

dan dapat diidenti+kasi serta dapat dibuka kembali (mampu telusur)

metode identi+kasi penyimpanan pemanggilan kembali :aktu

penyimpanan dan disposisi dijelaskan dalam prosedur rekaman yang

diperlukan. 8ekaman secara khusus diperlukan oleh standar SMM IS

!""#$%""& adalah meliputi hal'hal berikut ini$

Sesuai dengan pasal 1.%.1 tentang Pengendalian rekaman. 8ekaman

harus ditetapkan dan dipelihara untuk memberikan bukti kesesuain pada

persyaratan dan operasi e3ekti3 dari sistem manajemen mutunya. 8ekaman

harus tetap mudah dapat dibaca siap ditunjukkan dan diambil. ?arus

ditetapkan prosedur terdokumentasi untuk menetapkan kendali yang



626 !"n/"ndalian R"kaman8ekaman yang ditetapkan untuk menyediakan bukti terhadap kesesuaianpada persyaratan'persyaratan dan kee3ekti3an pengoperasian SistemManajemen mutu harus dikendalikan.rganisasi harus menetapkan suatu prosedur terdokumentasi untukmenggambarkan pengendalian yang diperlukan untuk identi+kasipenyimpanan perlindungan perolehan kembali masa simpan danpemusnahan rekaman..8ekaman harus da at dibaca bisa diidenti+kasi dan da at di eroleh

P/ -K 8KND-7I



diperlukan untuk identi+kasi penyimpanan perlindungan pengambilan

masa simpan dan penghapusan rekaman.

8ekaman mutu harus ditetapkan dan dipelihara untuk memberikanbukti kesesuaian pada persyaratan dan operasi e3ekti3 dari sistem

manajemen mutunya. 8ekaman mutu harus tetap mudah dapat dibaca siap

ditunjukkan dan diambil. ?arus ditetapkan prosedur terdokumentasi untuk

menetapkan kendali yang diperlukan untuk identi+kasi penyimpanan

perlindungan pengambilan masa simpan dan penghapusan rekaman.

Masa simpan C retensi rekaman ditetapkan oleh sekolah untuk

mencegah terjadinya penghapusan rekaman yang tak terkendali. 8ekaman

diklasi+kasi sesuai kaitan pekerjaan dan kepentingannya kemudian

ditentukan umur simpanya.

Kelengkapan rekaman tercantum dalam dokumentasi setiap Prosedur

mutu dan Instruksi kerja. 6ntuk menganalisis kelengkapan rekaman dapat di

periksa dengan pendekatan standar IS !""#$ %""& PD- untuk semua

rekaman proses. 8ekaman proses dikelompokkan atas dasar pekerjaannya

agar mudah melakukan penelusuran.

=6 !"n/"ndalian !"n"mpaan D%k#m"n dan R"kaman

Penataan serta penempatan dikumen dan rekaman merupakan kunci

yang tak kalah pentingnya di dalam pengendalian dokumen dan rekaman.

6ntuk menata dokumen dan rekaman sehingga menjamin mampu telusur

diperlukan Es$s"m p"n"mpaan d%k#m"nF dengan perangkat'perangkat

sistemnya. Perangkat'perangkat system yang diperlukan antara lain sebagai

berikut$

a6 K%d" K"ndali

Kode kendali tidak dituliskan pada dokumenC rekaman tetapi dituliskan

pada da3tar dokumenCrekaman pada kolom kode kendali



D / /

+ngka kode doku"en

!uru' kode unit ker*a

+ngka kode kelo"(ok doku"en

!uru' D "en&atakan doku"en



6 K%d" !"n$impanan

6 !"n/"l%mp%kan d%k#m"n

Dokumen dikelompokkan sesuai dengan pekerjaannya untuk masing'

masing unit kerja C 3ungsional selanjutnya diberi kode kendali. Kode

kendali tidak perlu dituliskan pada setiap dokumenCrekaman tetapi

akan dituliskan pada da3tar dokumenCda3tar rekaman dan da3tar induk

dokumenCda3tar induk rekaman. ontoh pengelompokan dokumen$

D%k#m"n m## D 01

• Pedoman mutu D"# C C ""#

• Prosedur D"# C C ""%

• Instruksi kerja D"# C C ""2

• ormulir D"# C C ""1

#) D%k#m"n l#a. D02

Dokumen luar adalah dokumen yang bersi3at mengikat yang berasal

dari luar organisasi

• 6ndang'undang

• 9uknis

• 9uklak



R / /

+ngka kode reka"an

!uru' kode unit ker*a

+ngka kode kelo"(ok reka"an

!uru' R "en&atakan Reka"an

/ /

+ngka No"or Ordner

!uru' ke)il a-z kode rak

!uru' besar A- Z kode al"ari

MT O / /

/ /



%) R"3"."n" D0

8e3erence adalah buku C karya tulis Cpustaka yang diperlukan untukmenambah pengetahuan selain pustaka yang telah tersistem dalam

perpustakaan.

Baaan apa sa)a $an/ #kan milik !".p#sakaan aa# milik

p.iadi

2) D%k#m"n O./anisasi D0

• Struktur organisasi

• 6raian tugas

• Matrik Kompetensi

• Sasaran mutu unit kerja

• -ction plan pencapaian sasaran mutu

• Program kerja

• curiculum <itae1) Kelompok dokumen Pembelajaran di Sekolah

0) Kelompok dokumen Pembelajaran di Industri

5) Kelompok dokumen data SDM

) Kelompok dokumen 6nit Produksi ( eaching actory )

&) Kelompok dokumen Kesis:aan



/ /

/ /

/ /D05

/ /D06

/ /D07

/ /D08

/ /D09



!) Kelompok dokumen M H 8 3asilitas ( labCbengkel C lahan C kolam

dsb )

#") Kelompok dokumen bahan ajar

Pengelompokan rekaman mengikuti cara yang sama dengan

pengelompokan dokumen hanya pada saat menggunakan kode kendali

huru3 D digit pertama diganti dengan huru3 8.

d6 Da3a. D%k#m"n dan da3a. Ind#k D%k#m"n

Da3tar dokumen dan da3tar induk dokumen merupakan salah satu

perangkat pengendalian dokumen yang dibutuhkan untuk

mempermudah penelusuran dokumen. Seluruh dokumen dalam satu

kelompok terda3tar di dalam da3tar dokumen. Sedangkan da3tar induk

dokumen memuat seluruh kelompok dokumen dalam satu unit kerja.

D--8 DK6MN( ontoh )

Uni K".)a : Taa Usa-a K"l%mp%k : D%k#m"n M##

No 96D67DK6MN

Kode empat 47*erlaku

Statusre<isiKendali simpan

#%21

Pedoman MutuProsedurInstruksi KerjaInstruksi Kerja

D"#C6SC""#D"#C6SC""%

D"#C6SC""%D"#C6SC""%

-CaC""#-CaC""#

-CaC""#-CaC""#

1 '5'%"#"1 '5'%"#"

1 '5'%"#"1 '5'%"#"

""""

Mengetahui ..................................,MM Pengendali Dokumen

(.) (..)

DA+TAR INDUK DOKUMEN( ontoh )



/ /D10

/ /D11



Uni K".)a : Taa Usa-aN% K"l%mp%k

D%k#m"nK%d"

K"ndaliT"mpaSimpan

K"

12=C8910

Dokumen mutuDokumen 7uar8e3erensiDokumen rganisasiDokumen PersuratanDokumen Kepega:aianDokumen KeuanganDokumen Kesis:aanDokumen Sarana prasaranaData Pega:ai

D"#C6SC"#'"1D"%C6SC"#'.D"2C6SC"#'.D"1C6SC"#'.D"0C6SC"#'.D"5C6SC"#'.D"C6SC"#'.D"&C6SC"#'.D"!C6SC"#'.D#"C6SC"#'.

-CaC""#

.

.

M"n/"a-#i 6666666666 666666666666666666<MM !"n/"ndali D%k#m"n

64 664

"6 Da3a. R"kaman dan da3a. Ind#k R"kaman

DA+TAR REKAMAN( ontoh )

Uni K".)a : <aka6 K#.ik#l#mK"l%mp%k : R"kaman !"m"la)a.an Ta-#n6666666s"m"s".666666

NoNama

8ekamanMasa

SimpanKode

Kendali

7okasiPenyimpan

anKet

#KalenderPendidikan

2 tahun8"0CK68C""#

*CaC""#

% -genda 8apat 2 tahun8"0CK68C""%

*CaC""#

2 Geri+kasi 8PP 2 tahun8"0CK68C""2

*CaC""#

1KesanggupanMengajar

2 tahun8"0CK68C""1

*CaC""#

dst 6M"n/"a-#i<MM !"n/"ndali R"kamanUni K".)a

64 64

DA+TAR INDUK REKAMAN( ontoh )





Uni K".)a : <aka6 K#.ik#l#m

N%

K"l%mp%k R"kaman

MasaSimpa

n

K%d"k"ndali

,%kasi!"n$impan

anK"

1 O./anisasi

a-#n

8"1CK68C"#'

*CbC"#'"1

2 !"n/6K#.ik#l#m

a-#n

8"0CK68C"#'.

*CbC"0'#"

!"n/6Ba-an a)a.

a-#n

8"5CK68C"#'.

*CcC##'#0

!"m"la)a.an

a-#n

8"CK68C"#'.

*CaC#5'21

= E@al#asi !"m6

a-#n8"&CK68C"#'.

*CaC20'1"

U)i K%mp""nsi S".i?kasi

a-#n

8"!CK68C"#'.

*CaC1#'10

666 M"n/"a-#i

<MM !"nan//#n/ )a;a

4 64





B6 ,"ma. K".)a Disk#si

,"ma. k".)a 1 :

!EN&E,OM!OKAN DOKUMEN UNIT KERJAUNIT +UN&SIONA,

T#)#an $ Peserta dapat Mengelompokkan Dokumen di

masing'masing unit kerja

Ala dan a-an $ -lat tulis Kertas lebar 7abtop 7D

,an/ka- K".)a $

Dilakukan pembagian kelompok peserta dikelompokkan menjadi

kelompok setiap kelompok mendapat tugas pengelompokkan dokumen dimasing'masing unit kerja sesuai pembagian tugasnya.

#. 7akukan identi+kasi dokumen unit kerja sesuai dengan tupoksinya

%. Kelompokkan Dokumen unit kerja atas jenis pekerjaan (proses yang

dilakukan)

2. atat dokumen yang telah dikelompokkan ke dalam da3tar dokumen

dan tuliskan kode kendalinya dan kode penempatannya.

1. atat seluruh kelompok dokumen yang ada di unit kerja tersebut ke

dalam da3tar induk dokumen.

0. Presentasikan terhadap kelompok lain

,"ma. !.ak"k :

Kelompok 6nit kerjaCunit 3ungsionalKelompok # Kepala Sekolah C,MMKelompok % ata 6sahaKelompok 2 Kurikulum

Kelompok 1 Kesis:aanKelompok 0 Sarana PrasaranaKelompok 5 Kesis:aanKelompok Program Keahlian





,"ma. k".)a 2 :

!EN&E,OM!OKAN REKAMAN UNIT KERJAUNIT +UN&SIONA,

T#)#an $ Peserta dapat Mengelompokkan rekaman di

masing'masing unit kerja

Ala dan a-an $ -lat tulis Kertas lebar 7abtop 7D

,an/ka- K".)a $

Dilakukan pembagian kelompok peserta dikelompokkan menjadi

kelompok setiap kelompok mendapat tugas pengelompokkan rekaman di

masing'masing unit kerja sesuai pembagian tugasnya.

#. 7akukan identi+kasi rekaman di unit kerja sesuai dengan tupoksinya

%. Kelompokkan rekaman unit kerja atas jenis pekerjaan (proses yang

dilakukan)

2. atat rekaman yang telah dikelompokkan ke dalam da3tar dokumen

dan tuliskan kode kendalinya dan kode penempatannya.

1. atat seluruh kelompok rekaman yang ada di unit kerja tersebut ke

dalam da3tar induk rekaman.

0. Presentasikan terhadap kelompok lain

,"ma. !.ak"k :

Kelompok 6nit kerjaCunit 3ungsionalKelompok # Kepala Sekolah C,MMKelompok % ata 6sahaKelompok 2 KurikulumKelompok 1 Kesis:aanKelompok 0 Sarana Prasarana

Kelompok 5 Kesis:aanKelompok Program Keahlian





56 ,"ma. E@al#asiS%al E@al#asi

#. Pengendalian dokumen dan rekaman merupakan poin yang dianggap

kritis dalam standar SMM IS !""#$%""&. Diatur dalam pasal berapa dan

jelaskan secara singkat maksudnya L%. ujuan pengendalian dokumen dan rekaman adalah mampu telusur.

9elaskan apa yang dimaksud dengan mampu telusur L2. Sebutkan hal apa saja yang dikendalikan dalam pengendalian

dokumen L1. Dalam penerbitan dokumen terdapat hal'hal penting terkait identi+kasi

kebenaran dan keabsahannya. 9elaskan tentang hal'hal dimaksud L0. Salah satu yang dikendalikan dalam pengendalian dokumen adalah

re<isi dokumen. 9elaskan hal'hal yang harus dilakukan dalam re<isi

dokumen L5. Dalam pengendalian dokumen dan rekaman diperlukan perangkat'

perangkat pengendalian. Sebutkan perangkat yang diperlukan dalam

pengendalian dokumen dan rekaman

. Salah satu poin penting dalam pengendalian dokumen dan rekaman

adalah penempatan C penyimpanan dokumen. 9elaskan langkah'langkah

yang dilakukan dalam penempatan C penyimpanan dokumen.&. 6ntuk menjamin mampu telusur dalam pengendalian dokumen dan

rekaman perlu dilakukan pengelompokan dokumen dan rekaman.

9elaskan dasar yang dipakai dalam pengelompokan dokumen dan

rekaman L!. 8ekaman merupakan sumber data yang sangat penting dalam langkah

perbaikan berkelanjutan. -pa yang harus dilakukan oleh sekolah agar

dapat menjamin data'data penting tidak terhapuskan A.#". 9elaskan kaitan antara pengendalian rekaman isi pasal &.1 (tentang

analisis dan pengolahan data) dengan langkah perbaikan berkelanjutan.

R"3"."nsi :

#. -nonim. SNI IS !""#$%""&. *adan Standarisasi Nasional. %""!





%. -nonim. SNI IS !"""$%""0. Pusat Standardisasi dan 9aminan Mutu Nuklir

*adan enaga Nuklir Nasional. Modul Pelatihan. %""5

2. http$CCiso!""#'management'system.blogspot.comC%"#"C"#Cpengertian'iso#".html

1. <er<ie: IS !""#$%""& dan I,- %$%"" Materi Pelatihan *adan

Standarisasi Nasional.

0. Peraturan Pemerintah No. #! ahun %""0 tentang Standar Nasional

Pendidikan

5. :::.iso.orgCtc#5Csc% Document$ ISC #5CS %CN 01182.IS !"""

Introduction and Support Package$ 4uidance on the oncept and 6se o3

the Process -pproach 3or management systems.

. Document$ ISC #5CS %CN &25. Implementation 4uidance 3or IS

!""#$%""&

&. Document$ ISC #5CS %CN 0%08%. 4uidance on the Documentation

8eOuirements o3 IS !""#$%""&

!. -nonim. %""% . rampil Mengaudit. P. P Internasional 9akarta.

#".-gung *udi. S %""%. Pemahaman Persyaratan SMM IS !""#$%"""

Penerapan untuk rganisasi C Institusi Pendidikan GD- ianjur.

##.4aspers; Gincent %""% . IS !""#$%""" -nd ontinual >uality

Impro<ement. P. 4ramedia Pustaka 6tama 9akarta.

#%.Koesalam:ardi ?irman %""2. IS #!"##$%""% (terjemahan). P. P

Internasional 9akarta.

#2.Suardi 8udi %""#. Sistem Manajemen Mutu IS !"""$%"""

Penerapannya 6ntuk Mencapai >M. PPM 9akarta.

#1.,illy Susilo %""2 . -udit Mutu Internal P G8>IS--M- *IN-M4-

9akarta

#0.ahyana /uni -smara %"#". Sistem Manajemen Mutu IS !""#$ %""&

Persyaratan'persyaratan (erjemahan) PPPPK Pertanian ianjur.

#5.-nonim %"". I,- %$%""() >uality management systems ' 4uidelines

3or the application o3 IS !""#$%""" in education 4ene<a

http://iso9001-management-system.blogspot.com/2010/01/pengertian-iso_10.html


http://www.iso.org/tc176/sc2

http://www.iso.org/tc176/sc2



dukumentasi iso 9001-2008

Documents