buku penerangan ms iso 9001:2008 - mbi.gov.my · pengenalan iso 9001:2008 adalah satu standard...

Buku Penerangan MS ISO 9001:2008


Sekapur Sirih Seulas Pinang oleh

Yang Berbahagia Datuk Bandar Ipoh

Di kesempatan ini terlebih dahulu saya mengucapkan syabas dan tahniah kepada pihak urusetia di atas inisiatif menerbitkan buku penerangan MS ISO 9001:2008 ini bagi kegunaan serta rujukan

anggota Majlis Bandaraya Ipoh.

Pihak Pengurusan Majlis sentiasa memberikan sokongan dan pengiktirafan kepada pegawai dan anggota Majlis yang terlibat di

dalam memberikan sumbangan serta kerjasama ke arah penghasilan dokumen Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) serta pematuhannya yang jelas memberikan impak positif terhadap Majlis dalam melaksanakan

tanggungjawabhakiki dengan lebih teratur dan sistematik.

Dengan terbitnya buku penerangan ini, sedikit sebanyak memberi maklumat-maklumat berhubung pelaksanaan MS ISO 9001:2008 di

MBI sertapersiapan MBI ke arah persijilan MS ISO 9001:2008.

Semoga Majlis Bandaraya Ipoh sentiasa ke hadapan setanding dengan Pihak Berkuasa Tempatan lain di Malaysia di dalam

mempertingkatkan kualiti sistem penyampaian kepadawarga kotanya.

(i)


PRAKATA

Alhamdulillah, syukur ke hadrat Illahi kerana dengan limpah dan kurnia-Nya Buku

Penerangan MS ISO 9001:2008 telah berjaya diterbitkan di Majlis Bandaraya Ipoh.

Penerbitan buku ini bertepatan dengan usaha Pengurusan Tertinggi Majlis untuk

menerapkan budaya kerja yang sistematik dan berdisiplin di kalangan anggota Majlis.

Anggota Majlis perlu memainkan peranan penting dalam pembentukan budaya kerja

berprestasi tinggi sebagaimana yang dihasratkan oleh kempimpinan Negara. Peranan

ini juga selaras dengan usaha-usaha kerajaan bagi melahirkan modal insan yang

kompeten, dedikasi, bermotivasi dan dinamik.

Buku ini merupakan himpunan maklumat-maklumat asas yang komprehensif mengenai

Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) MS ISO 9001:2008 di Majlis Bandaraya Ipoh yang

terdiri daripada Manual Kualiti Majlis, Prosedur Kualiti Majlis dan Prosedur Kualiti

Jabatan. Secara umumnya, kandungan himpunan maklumat-maklumat ini adalah untuk

memberi pendedahan kepada para anggota Majlis Bandaraya Ipoh mengenai

dokumentasi SPK yang telah diwujudkan di Majlis Bandaraya Ipoh.

Diharapkan Buku Penerangan MS ISO 9001:2008 ini dapat menjadi rujukan dan

panduan kepada semua pihak terutamanya anggota Majlis Bandaraya Ipoh.

Seterusnya usaha ini dapat membantu meningkatkan lagi budaya kerja kelas pertama

dalam melahirkan penyampaian perkhidmatan yang berkualiti dan unggul.

(ii)


KANDUNGAN

Mukasurat

Sekapur Sirih Seulas Pinang Oleh Yang Berbahagia Datuk Bandar (i) Prakata……………………………………………………………………....... (ii) Jawatankuasa Kerja MS ISO 9001:2008………………………………… 1 Jawatankuasa Audit Dalam MS ISO 9001:2008………………………... 2 Halatuju MBI (Visi, Misi dan Fungsi)……………………………………. 4 Dasar Kualiti…………………………………………………………………. 5 Skop Pengurusan Kualiti (SPK)………………………………………….. 6 Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) MS ISO 9001:2008……………….. 7 Hirarki Dokumentasi SPK…………………………………………………. 8 Dokumentasi MS ISO………………………………………………………. 9 Manual Kualiti Majlis……………………………………………………….. 10 Proses Utama MS ISO9001:2008 Senarai Prosedur Kualiti Majlis………………………………………….. 14 Senarai Prosedur Kualiti Jabatan……………………………………….. 15 Objektif Kualiti Majlis……………………………………………………… 20 Objektif Kualiti Jabatan…………………………………………………… 22 Tanggungjawab Bersama Di Kalangan Anggota MBI………………. 23

(iii)


JAWATANKUASA KERJA MS ISO 9001:2008

PENASIHAT

DATO’ HAJI ROSHIDI BIN HAJI HASHIM DATUK BANDAR IPOH

PENGURUS KUALITI

DATO’ HAJI ABDUL RAHIM BIN MD. ARIFF SETIAUSAHA BANDARAYA

PENOLONG PENGURUS KUALITI (I)

TN. HAJI IR. BADRUL HISHAM BIN KAMARUDDIN TIMBALAN SETIAUSAHA BANDARAYA (OPERASI)

PENOLONG PENGURUS KUALITI (II)

TN. HAJI AZIZUDDIN BIN HAJI ALIAS TIMBALAN SETIAUSAHA BANDARAYA (TEKNIKAL)

PENOLONG PENGURUS KUALITI (III)

PN. HAJJAH SAIDATUL AKMA BINTI JAMALUDIN TIMBALAN SETIAUSAHA BANDARAYA (PENGURUSAN)

PEGAWAI KUALITI

TN. HJ. MUSA BIN DUN PENGARAH KORPORAT BANDARAYA

PENOLONG PEGAWAI KUALITI

CIK SALMAH BINTI IBRAHIM PENOLONG PENGARAH KORPORAT (KUALITI)

KETUA JURUAUDIT

EN. ARIF BIN ZAINUDDIN PENOLONG PENGARAH KEJURUTERAAN BANDARAYA (ELEKTRIKAL)

TIMBALAN KETUA JURUAUDIT

PN. FARIDAH BINTI SULAIMAN KETUA PENOLONG PENGARAH KHIDMAT PENGURUSAN

(TEKNOLOGI MAKLUMAT)

PENGAWAL DOKUMEN TN. HAJI MOHD AMIN BIN HAJI SULAIMAN

PN. NORISMAWATI BINTI ISMAIL

-1-


JAWATANKUASA AUDIT DALAM

1. En. Arif bin MohdZainudin - Ketua Juruaudit

2. Pn. Faridah binti Sulaiman - Timb.Ketua

Juruaudit

3. Cik Salmah binti Ibrahim - Ahli 4. En. MohdSyahrir bin Zakaria - Ahli 5. En. Burhanuddin bin Maamor - Ahli 6. En. Azhari Effendy bin Abdul Rahim - Ahli 7. En. Abdul Rasef bin Abdul Rani - Ahli 8. Pn. Kasturi a/p Murugiah - Ahli 9. Tn. Haji Mohd Amin bin Haji Sulaiman - Ahli

10. Pn. Norismawati binti Ismail - Ahli

11. Pn. June binti A.C Din - Ahli

12. Pn. Maizan binti Mohamad - Ahli

13. Tn. Haji Isahak bin Haji Hashim - Ahli

14. En. Norazhar bin Ibrahim - Ahli

15. En. Mohamad Kushairi bin Nordin - Ahli

16. En. Mohamad Zabidi Azizi bin Abu Kassim - Ahli

17. En. Ahmad Marzuki bin Abdul Aziz - Ahli

18. Pn. Norsiha binti Ahmad Dzhrabi - Ahli

-2-


JAWATANKUASA AUDIT DALAM 19. En. Shahrunniza bin Abdul Hadi - Ahli 20. Cik Hanita binti Huzir - Ahli

21. En. Roslay bin Abdul Rahman - Ahli

22. En. M. Raman a/l Maran - Ahli

23. En. MohdSukhaile bin Mustafa - Ahli 24. Pn. Halimahtu Sa’adiah binti Adnan - Ahli

25. En. Mazalan bin MohdNor - Ahli 26. En. Abdul Razak bin Hussin - Ahli 27. Pn. Hamidah binti Abu Bakar - Ahli 28. En. Mat Dasa bin Mat Salleh - Ahli

-3-


HALA TUJU MAJLIS BANDARAYA IPOH

VISI

Ipoh bandar raya sejahtera, dinamik dan maju.

MISI

Membina bandar raya yang kondusif bagi pembangunan ekonomi, sosio budaya dan pembangunan modal insan.

FUNGSI MBI

1. Perancangan dan kawalan pembangunan;

2. Kawalan bangunan, iklan dan papan tanda;

3. Perkhidmatan pungutan sampah dan kawalan kebersihan

bandaraya;

4. Pelesenan dan kawalan perniagaan / penjajaan;

5. Pembinaan dan penyelenggaraan jalan-jalan;

6. Pengurusan lalulintas;

7. Penyediaan kemudahan awam;

8. Memperbaiki dan menaikkan taraf kampung-kampung

baru/tradisi/ tersusun dengan penyediaan kemudahan-

kemudahan asas.

-4-


DASAR KUALITI

MBI komited ke arah memberikan perkhidmatan yang

cekap, cepat, berkesan dan mesra. MBI juga komited

dalam melaksanakan penambahbaikan secara berterusan

dalam proses-proses kerja dengan cara menyediakan

sistem penyampaian perkhidmatan yang efektif ke arah

memperkasakan perkhidmatan bandaraya yang berkualiti

dengan mengamalkan dan memartabatkan Sistem

Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2008. MBI juga sentiasa

berusaha melahirkan sebuah bandaraya sejahtera,

dinamik, maju dan kondusif sebagai pemangkin

pembangunan ekonomi, sosio budaya dan pembangunan

modal insan di Bandaraya Ipoh.

-5-


SKOP SISTEM PENGURUSAN KUALITI

Penyediaan perkhidmatan perbandaran merangkumi

kawalan pembangunan, pelesenan, kejuruteraan,

penilaian dan pengurusan harta, sitaan, kesihatan

persekitaran, lanskap, khidmat pengurusan, perkhidmatan

komuniti, pengurusan kewangan, pengurusan projek,

pesuruhjaya bangunan, perundangan, penguatkuasaan

dan pentadbiran.

-6-


SISTEM PENGURUSAN KUALITI (SPK) MS ISO 9001:2008

1. PENGENALAN

ISO 9001:2008 adalah satu standard bertulis yang menetap dan

menerangkan elemen keperluan asas yang perlu ada dalam Sistem

Pengurusan Kualiti bagi memastikan perkhidmatan yang diberikan

oleh sesebuah organisasi dapat memenuhi kehendak pelanggan.

ISOadalah nama singkatan kepada International Organization for

Standardization.

2. PELAKSANAAN 2.1. “SAY WHAT YOU DO”

Mendokumenkan prosedur pelaksanaan proses kerja yang memberi kesan kepada kualiti produk atau perkhidmatan.

2.2. “DO WHAT YOU SAY”

Melaksanakan aktiviti kerja sebagaimana dinyatakan dalam prosedur.

2.3. “RECORD WHAT IS DONE”

Selenggara rekod aktiviti sebagai bukti pematuhan kepada apa yang didokumenkan.

2.4. “IMPROVE, BASED ON RESULTS”

Perbandingan antara apa yang sebenarnya dilakukan dengan apa yang dirancangkan. Maklumat tersebut boleh membantu sebarang kekurangan kepada sistem kualiti.

-7-


HIRARKI DOKUMENTASI SPK

1. MANUAL KUALITI

Ianya menerangkan Sistem Pengurusan Kualiti secara umum dan

menjelaskan Dasar Kualiti MBI. Manual Kualiti ini juga merujuk

kepada setiap klausa piawaian MS ISO 9001:2008.

2. PROSEDUR KUALITI MAJLIS & JABATAN

Prosedur-prosedur memberi penerangan cara melaksanakan aktiviti

dalam setiap fungsi utama dan tindakan yang diambil untuk

mencapai Dasar Kualiti MBI. Carta aliran disediakan bagi

menjelaskan proses pelaksanaan operasi.

3. GARIS PANDUAN, SENARAI SEMAKAN DAN ARAHAN KERJA

Menjelaskan secara terperinci bagi melaksanakan aktiviti dalam

prosedur yang berkaitan dan merupakan dokumen kualitiyang

menyokong dokumen Prosedur Kualiti tertentu. Arahan Kerja akan

diwujudkan apabila perlu.

4. REKOD KUALITI DAN DOKUMEN SOKONGAN

Dokumen/data yang menyokong pelaksanaan Sistem Pengurusan

Kualiti seperti Surat Pekeliling, Arahan Perbendaharaan dan Rekod

Kualiti termasuk borang-borang.

-8-


DOKUMENTASI MS ISO

1. MANUAL KUALITI MAJLIS (MKM)

2. PROSEDUR KUALITI MAJLIS (PKM) 18 Prosedur

3. PROSEDUR KUALITI JABATAN (PKJ)

(70 PROSEDUR)

Jabatan Khidmat Pengurusan 7 Prosedur

Jabatan Kewangan 7 Prosedur

Jabatan Penilaian & Pengurusan Harta 5 Prosedur

Jabatan Landskap & Rekreasi 3 Prosedur

Jabatan Bangunan 3 Prosedur

Jabatan Kejuruteraan 7 Prosedur

Jabatan Perancang Bandar 5 Prosedur

Jabatan Kesihatan Persekitaran 8 Prosedur

Jabatan Pelesenan & Penguatkuasaan 7 Prosedur

Jabatan Hal Ehwal Komuniti 8 Prosedur

Pejabat Undang-Undang 2 Prosedur

Pejabat Audit Dalam 1 Prosedur

Bahagian Pusat Setempat 3 Prosedur

Bahagian Pesuruhjaya Bangunan 2 Prosedur

Pejabat Korporat 2 Prosedur

88 Prosedur

-9-


MANUAL KUALITI MAJLIS (MKM)

1.0 PENGENALAN KEPADA MANUAL KUALITI

1.1 Pengenalan

1.2 Tujuan

1.3 Kandungan Manual Kualiti

1.4 PengedarandanKawalan Manual Kualiti

1.5 PenyelarasanPindaan

2.0 SEJARAH DAN LATAR BELAKANG MBI

2.1 Perundangan

2.1.1 Akta Perundangan

2.1.2 Undang-Undang Kecil

2.2 Kawasan Pentadbiran

2.3 Visi dan Misi

2.4 Fungsi MBI

2.5 Sistem Pentadbiran

2.6 Pelanggan

2.7 Fungsi Perkhidmatan Utama Mengikut Jabatan

3.0 SISTEM PENGURUSAN KUALITI (SPK) MBI

3.1 Skop Strategi Pelaksanaan

3.2 Pengecualian (Exclusion) Pelaksanaan MS ISO 9001:2008

3.3 Penerangan Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)

4.0 KEPERLUAN AM SISTEM PENGURUSAN KUALITI

4.1 Keperluan Dokumentasi

4.1.1 Am

4.1.2 Manual Kualiti

4.1.3 Kawalan Dokumen

4.1.4 Kawalan Rekod

-10-


5.0 TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN

5.1 Komitmen Pihak Pengurusan

5.2 Fokus Kepada Pelanggan

5.3 Dasar Kualiti MBI

5.4 Perancangan

5.4.1 Objektif Kualiti

5.4.2 Perancangan Sistem Pengurusan Kualiti

5.5 Tanggungjawab, Kuasa dan Komunikasi

5.5.1 Tanggungjawab dan Kuasa

5.5.2 Wakil Pengurusan

5.5.2.1 Pengurusan Kualiti

5.5.2.2 Penolong Pengurus Kualiti

5.5.2.3 Pegawai Kualiti

5.5.2.4 Penolong Pegawai Kualiti

5.5.2.5 Pemilik Dokumen

5.5.2.6 Pemegang Dokumen

5.5.2.7 Pengawal Dokumen

5.5.2.8 Penolong Pengawal Dokumen

5.5.3 Komunikasi Dalaman

5.6 Kajian Semula Pengurusan (KSP)

5.6.1 Am

5.6.2 Input Kajian Semula

5.6.3 Output Kajian Semula

6.0 PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

6.1 Penyediaan Sumber

6.2 Sumber Manusia

6.2.1 Am

6.2.2 Kemahiran, Kesedaran dan Latihan

6.3 Infrastruktur

6.4 Persekitaran Kerja

-11-


7.0 PROSES PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN

7.1 Perancangan Penyampaian Perkhidmatan

7.2 Proses-Proses Yang Berkaitan Dengan Pelanggan

7.2.1 Mengenalpasti Keperluan Perkhidmatan

7.2.2 Semakan Keperluan Perkhidmatan Yang Diberi

7.2.3 Komunikasi Dengan Pelanggan

7.3 Rekabentuk dan Pembangunan Proses

7.3.1 Perancangan Rekabentuk & Pembangunan

7.3.2 Input Rekabentuk dan Pembangunan

7.3.3 Output Rekabentuk dan Pembangunan

7.3.4 Semakan Rekabentuk dan Pembangunan

7.3.5 Verifikasi Rekabentuk dan Pembangunan

7.3.6 Validasi Rekabentuk dan Pembangunan

7.3.7 Kawalan Terhadap Pindaan Rekabentuk dan Pembangunan

7.4 Perolehan

7.4.1 Proses Perolehan

7.4.2 Maklumat Perolehan

7.4.3 Verifikasi Terhadap Perolehan

7.5 Proses Penyediaan Pemberian Perkhidmatan

7.5.1 Kawalan Ke Atas Proses Penyediaan Pemberian Perkhidmatan

7.5.2 Validasi Proses Penyediaan Perkhidmatan Kepada Pelanggan

7.5.3 Identifikasi dan Kemudahankesanan

7.5.4 Harta Milik Pelanggan

7.5.5 Pemuliharaan

7.6 Kawalan Ke Atas Peralatan Pengukuran dan Pemantauan

-12-


8.0 PENGUKURAN, ANALISIS DAN PENAMBAHBAIKAN

8.1 Am

8.2 Pemantauan dan Pengukuran

8.2.1 Kepuasan Hati Pelanggan

8.2.2 Audit Dalaman

8.2.3 Pemantauan dan Proses Pengukuran

8.2.4 Pemantauan dan Pengukuran Produk

8.3 Kawalan Ketidakpatuhan Perkhidmatan

8.4 Analisis Data

8.5 Penambahbaikan

8.5.1 Penambahbaikan Yang Berterusan

8.5.2 Tindakan Pembetulan

8.5.3 Tindakan Pencegahan

Sumber: Manual Kualiti Majlis & Standard Antarabangsa ISO 9001:2008

-13-


PROSES UTAMA MS ISO 9001:2008

SENARAI PROSEDUR KUALITI MAJLIS (PKM)

BIL NO. RUJUKAN TAJUK PROSEDUR

1. MBI/PKM/01 Prosedur Kawalan Dokumen

2. MBI/PKM/02 Prosedur Audit Dalaman

3. MBI/PKM/03 Prosedur Tindakan Pembaikan dan Pembetulan

4. MBI/PKM/04 Prosedur Tindakan Pencegahan

5. MBI/PKM/05 Prosedur Penambahbaikan Berterusan

6. MBI/PKM/06 Prosedur Kawalan Rekod

7. MBI/PKM/07 Prosedur Analisa Data

8. MBI/PKM/08 Prosedur Kajian Semula Pengurusan

9. MBI/PKM/09 Prosedur Pemantauan dan Pengukuhan Objektif Kualiti

10. MBI/PKM/10 Prosedur Pemantauan Persepsi Pelanggan

11. MBI/PKM/11 Prosedur Penilaian Prestasi Kontraktor Kerja dan Pembekal Baru

12. MBI/PKM/12 Prosedur Penilaian Semula Pembekal dan Kontraktor Sediada

13. MBI/PKM/13 Prosedur Audit Pembekal/Kontraktor

14. MBI/PKM/14 Prosedur Pemantauan Persekitaran Kerja

15. MBI/PKM/15 Prosedur Penentukuran

16. MBI/PKM/16 Prosedur Pengurusan Stor

17. MBI/PKM/17 Prosedur Penyelenggaraan Berkala MBI

18. MBI/PKM/18 Prosedur Rekabentuk

-14-



SENARAI PROSEDUR KUALITI JABATAN (PKJ)

-15-

BIL NO. RUJUKAN TAJUK PROSEDUR JABATAN

1. MBI/PK/JKP/01 Prosedur Pengambilan Anggota

KHIDMAT PENGURUSAN

2. MBI/PK/JKP/02 Prosedur Latihan

3. MBI/PK/JKP/03 Prosedur Kenaikan Pangkat Anggota Majlis

4. MBI/PK/JKP/04 Prosedur Pertukaran Anggota

5. MBI/PK/JKP/05 Prosedur Pengendalian Mesyuarat Majlis

6. MBI/PK/JKP/06 Prosedur Penyelenggaraan Kerosakan Peralatan Pejabat dan Bangunan

7. MBI/PK/JKP/07 Prosedur Penyelenggaraan Kerosakan ICT

8. MBI/PK/PWB/01 Prosedur Pembayaran Kepada Pembekal/Kontraktor

KEWANGAN

9. MBI/PK/PWB/02 Prosedur Penyediaan Belanjawan Majlis

10. MBI/PK/PWB/03 Prosedur Penerimaan Bayaran Di Kaunter

11. MBI/PK/PWB/04 Prosedur Perolehan Secara Pembelian Terus

12. MBI/PK/PWB/05 Prosedur Perolehan Secara Sebutharga/Tender

13. MBI/PK/PWB/06 Prosedur Pengeluaran Bil Cukai Taksiran

14. MBI/PK/PWB/07 Prosedur Pengurusan Aset Alih Majlis

15. MBI/PK/PNB/01 Prosedur Penilaian Kadaran

PENILAIAN

16. MBI/PK/PNB/02 Prosedur Pengendalian Bantahan Nilai Tahunan

17. MBI/PK/PNB/03 Prosedur Permohonan Penyewaan Premis Majlis

18. MBI/PK/PNB/04 Prosedur Penerimaan Aduan Kerosakan Premis Majlis

19. MBI/PK/PNB/05 Prosedur Penyitaan Premis





20. MBI/PK/PLB/01 Prosedur Permohonan Kelulusan Pelan Landskap

LANDSKAP & REKREASI

21. MBI/PK/PLB/02 Prosedur Kawalan Inventori Pokok Teduhan

22. MBI/PK/PLB/03 Prosedur Pengurusan Tapak Semaian

23. MBI/PK/PBB/01 Prosedur Permohonan Kelulusan Pelan Bangunan

BANGUNAN 24. MBI/PK/PBB/02 Prosedur Penerimaan Sijil Pematuhan

dan Kesiapan (CCC)

25. MBI/PK/PBB/03 Prosedur Permohonan Permit Sementara Bagi Kerja-Kerja Kecil Binaan

26. MBI/PK/PJB/01 Prosedur Pengurusan Projek

KEJURUTERAAN

27. MBI/PK/PJB/02 Prosedur Kelulusan Pelan Lampu Jalan

28. MBI/PK/PJB/03 Prosedur Kelulusan Pelan Kerja Tanah

29. MBI/PK/PJB/04 Prosedur Kelulusan Pelan Jalan dan Pengaliran

30. MBI/PK/PJB/05 Prosedur Membaiki Kerosakan Kenderaan MBI

31. MBI/PK/PJB/06 Prosedur Penyelenggaraan dan Infrastruktur Awam

32. MBI/PK/PJB/07 Prosedur Penyelenggaraan Kerosakan Bangunan

-16-





33. MBI/PK/PPB/01 Prosedur Kelulusan Permohonan Kebenaran Merancang

PERANCANG

34. MBI/PK/PPB/02 Prosedur Permohonan Kelulusan Pelan Pinta Ukur/Pra Hitungan

35. MBI/PK/PPB/03 Prosedur Permohonan Kelulusan Penamaan Skim

36. MBI/PK/PPB/04 Prosedur Permohonan Kelulusan Penamaan Jalan

37. MBI/PK/PPB/05 Prosedur Permohonan Kelulusan Penomboran Bangunan

38. MBI/PK/PKB/01 Prosedur Siasatan Kes Notifikasi Demam Denggi/ Demam Denggi Berdarah

KESIHATAN PERSEKITARAN

39. MBI/PK/PKB/02 Prosedur Permohonan Baru Sewaan Gerai Pasar Besar

40. MBI/PK/PKB/03 Prosedur Permohonan dan Pengeluaran Lesen Pasar Awam

41. MBI/PK/PKB/04 Prosedur Permohonan Baru Sewaan dan Lesen Gerai Milik Majlis

42. MBI/PK/PKB/05 Prosedur Permohonan Baru Tapak Pasar Malam

43. MBI/PK/PKB/06 Prosedur Pemeriksaan Permohonan Baru Lesen Premis Makanan

44. MBI/PK/PKB/07 Prosedur Pemeriksaan Permohonan Baru Lesen Premis Bukan Makanan

45. MBI/PK/PKB/08 Prosedur Pemantauan Syarat Lesen Premis Makanan

-17-





46. MBI/PK/POB/01 Prosedur Tawaran Mengkompaun

PELESENAN & PENGUATKUASAAN

47. MBI/PK/POB/02 Prosedur Pengeluaran Notis Peringatan Kompaun

48. MBI/PK/POB/03 Prosedur Permohonan Lesen Baru Perniagaan Makanan dan Bukan Makanan

49. MBI/PK/POB/04 Prosedur Permohonan Baru Lesen Papan Iklan

50. MBI/PK/POB/05 Prosedur Pembatalan Lesen Premis Perniagaan Makanan dan Bukan Makanan

51. MBI/PK/POB/06 Prosedur Pembatalan Lesen Papan Iklan

52. MBI/PK/POB/07 Prosedur Pengeluaran Notis Peringatan

53. MBI/PK/PEB/01 Prosedur Menguruskan Permohonan Perkhidmatan Kutipan Sampah Tred/Industri

HAL EHWAL KOMUNITI

54. MBI/PK/PEB/02 Prosedur Kutipan dan Pelupusan Sampah Domestik

55. MBI/PK/POB/03 Prosedur Menguruskan Tempahan Kompleks Sukan

56. MBI/PK/PEB/04 Prosedur Menguruskan Tempahan Dewan Bandaran

57. MBI/PK/PEB/05 Prosedur Menguruskan Tempahan Dataran Bandaraya

58. MBI/PK/PEB/06 Prosedur Menguruskan Tempahan Padang Majlis

59. MBI/PK/PEB/07 Prosedur Menguruskan Tempahan Dewan Komuniti

60. MBI/PK/PEB/08 Prosedur Menguruskan Tempahan Bahan Bacaan

-18-





61. MBI/PK/PUB/01 Prosedur Penyediaan Dokumen Perjanjian

UNDANG-UNDANG

62. MBI/PK/PUB/02 Prosedur Penyediaan Dokumen Saman

63. MBI/PK/PAB/01 Prosedur Pemeriksaan Mengejut Wang Tunai

AUDIT DALAM

64. MBI/PK/OSC/01 Prosedur Penerimaan dan Pengedaran Permohonan Cadangan Pemajuan

PUSAT SETEMPAT

65. MBI/PK/OSC/02 Prosedur Pemantauan dan Penyelarasan Pengeluaran Perakuan

66. MBI/PK/OSC/03 Prosedur Penyelarasan Mesyuarat Jawatankuasa OSC

67. MBI/PK/COB/01 Prosedur Pengeluaran Sijil Badan Pengurusan Bersama (JMB)

PESURUHJAYA BANGUNAN

68. MBI/PK/COB/02 Prosedur Pengurusan Aduan Bangunan Berstrata

69. MBI/PK/PCB/01 Prosedur Pengendalian Aduan

KORPORAT 70. MBI/PK/PCB/02 Prosedur Pengurusan Penerbitan Majlis

Bandaraya Ipoh

Sumber: Prosedur Kualiti Jabatan

-19-


OBJEKTIF KUALITI MAJLIS

1. Semua dokumen akan disemak sekurang-kurangnya dua (2) kali setahun di semua peringkat kepentingan kegunaannya samada di peringkat MBI, Jabatan dan Bahagian masing-masing oleh anggota yang terlibat dan diberi kuasa untuk berbuat demikian. 2. Tindakan pengauditan dalaman hendaklah dijalankan sekurang- kurangnya satu (1) kali setahun bagi mana-mana prosedur yang tidak berisiko dan lebih dari satu (1) kali setahun bagi mana- mana prosedur yang berisiko ke atas prosedur semua Jabatan/Bahagian dan termasuklah prosedur kualiti Majlis. 3. Semakan ke atas pelaksanaan tindakan pembetulan yang telah dikenalpasti dibuat sekurang-kurangnya dua (2) kali setahun atau selepas tiga (3) bulan dari tarikh Mesyuarat Penangguhan Audit Kualiti Dalaman diadakan. 4. Tindakan mengenalpasti, melaksana serta menyemak semula tahap pencapaian langkah pencegahan yang dilaksana dibuat secara menyeluruh sekurang-kurangnya dua (2) kali dalam masa setahun. 5. Tindakan mengenalpasti, melaksana serta menyemak semula tahap pencapaian tindakan penambahbaikan yang dilaksana akan dibuat secara menyeluruh dua (2) kali setahun. 6. Semua rekod akan disemak sekurang-kurangnya dua (2) kali setahun di semua peringkat kepentingan kegunaannya di peringkat MBI, Jabatan dan Bahagian masing-masing oleh anggota yang terlibat dan diberi kuasa berbuat demikian. 7. Data-data yang dikumpul akan sentiasa disemak dan dibuat analisis setiap satu (1) kali setahun. Ianya akan dibentangkan di Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan. 8. Penilaian pengurusan perlu dibuat melalui Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan sekurang-kurangnya satu (1) kali setahun.

-20-


9. Data-data yang dikumpul akan sentiasa disemak dan dibuat analisis setiap dua (2) kali setahun. Ianya akan dibentangkan di Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan. 10. Memastikan input-input persepsi kepuasan pelanggan dari sumber yang berkaitan dibuat analisis dengan konsisten. 11. Penilaian prestasi kontraktor kerja ini dibuat sekurang-kurangnya sekali setahun oleh setiap Jabatan/Bahagian yang terlibat. Laporan perlu disediakan selewat-lewatnya pada bulan Januari tahun berikutnya. 12. Penilaian semula terhadap pembekal/kontraktor sedia ada dibuat sekurang-kurangnya sekali setahun oleh setiap Jabatan/Bahagian terlibat. 13. Pengauditan terhadap semua pembekal/kontraktor Majlis hendaklah dijalankan sekurang-kurangnya sekali setahun. 14. Memastikan suasana dan faktor-faktor persekitaran kerja dilaksanakan mengikut standard yang telah ditetapkan di dalam Borang Parameter Persekitaran Kerja. 15. Semua alat tentukur yang kritikal hendaklah dikalibrasi sekurang- kurangnya satu (1) kali setahun melainkan alat tentukur tersebut diklasifikasikan sebagai “Untuk Kegunaan Indikasi Sahaja”.

-21-


OBJEKTIF KUALITI JABATAN

OBJEKTIF KUALITI JABATAN KHIDMAT PENGURUSAN 1. Bahagian Sumber Manusia a. Memastikan urusan pengambilan anggota-anggota baru bagi satu jawatan yang diiklankan disempurnakan dalam tempoh enam (6) bulan dari tarikh tutup permohonan. b. Memastikan 70% anggota Majlis Bandaraya Ipoh menghadiri sekurang-kurangnya tujuh (7) hari kursus setahun mengikut Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 6 Tahun 2005. c. Memastikan urusan kenaikan pangkat bagi satu jawatan yang diiklankan disempurnakan dalam tempoh dua (2) bulan dari tarikh tutup permohonan. 2. Bahagian Pentadbiran a. Memastikan 98% aduan kerosakan “minor” diselesaikan dalam masa satu (1) hari bekerja. b. Memastikan 65% aduan kerosakan “major” diselesaikan dalam jangka masa minima tujuh (7) hari bekerja. c. Setiap permohonan yang dikemukakan kepada Jawatankuasa Ubahsuai/Kelengkapan Pejabat akan dijawab dalam tempoh 2 minggu daripada tarikh minit mesyuarat disahkan. 3. Bahagian Majlis a. Memastikan minit mesyuarat Jawatankuasa Majlis Bandaraya Ipoh disiapkan dan disahkan oleh Pengerusi Mesyuarat dalam tempoh tujuh (7) hari bekerja.

-22-


4. Bahagian Teknologi Maklumat a. Memastikan minima 90% aduan kerosakan ICT yang diterima sebelum pukul 1 tengahari akan dilayan pada hari yang sama. b. Memastikan minima 80% kerosakan ICT yang tidak melibatkan alat ganti ditangani dan diselesaikan dalam tempoh tiga (3) hari bekerja dari tarikh Borang HelpIT yang lengkap diterima oleh Bahagian Teknologi Maklumat.

OBJEKTIF KUALITI JABATAN KEWANGAN 1. Unit Belanja a. Memastikan cek bayaran dikeluarkan dalam tempoh 7 hari bekerja dari tarikh baucer yang lengkap diterima. b. Memastikan bajet Majlis dikemukakan ke Pihak Berkuasa Negeri sebelum 31 Ogos setiap tahun. 2. Unit Hasil a. Sekurang-kurangnya 90% jumlah pelanggan dapat diberikan perkhidmatan di kaunter dalam tempoh tidak kurang dari 30 minit hingga 1 jam dalam Waktu Puncak (Januari hingga Februari dan Julai hingga Ogos) dan 10 minit hingga 15 minit bagi hari-hari biasa dari waktu pengambilan tiket setiap hari. b. Memastikan tempoh masa memproses bagi setiap bil adalah seperti berikut:- i. Kurang daripada 5 bil – 5 minit ii. Lebih daripada 10 bil – 10 minit c. Memastikan semua hasil kutipan harian dimasukkan ke dalam akaun bank Majlis pada keesokan hari bekerja.

-23-


3. Unit Bekalan dan Perolehan a. Memastikan pelawaan sebutharga dibuka sekurang-kurangnya 7 hari berturut-turut dan tempoh pelawaan tender dibuka sekurang-kurangnya 21 hari berturut-turut. 4. Unit Kawalan Tunggakan a. Memastikan pengeluaran bil-bil cukai taksiran kepada pembayar cukai tidak lewat daripada 15 Julai setiap tahun. 5. Unit Aset a. Memastikan laporan aset Majlis dikemukakan ke Pihak Berkuasa Negeri sebelum 31 Mac tahun berikutnya. OBJEKTIF KUALITI JABATAN KESIHATAN PERSEKITARAN 1. Bahagian Kawalan Vektor a. Proses siasatan dan penyediaan laporan siasatan kes notifikasi demam denggi dihasilkan dalam tempoh 36 jam dari tarikh dan masa penerimaan notifikasi yang lengkap bersama maklumat latarbelakang pesakit. 2. Bahagian Pengurusan Pasar a. Memastikan setiap permohonan lesen/sewa gerai pasar awam milik majlis dikeluarkan surat kelulusan lesen/sewaan dalam tempoh 14 hari bekerja bermula dari tarikh kelulusan diberi. 3. Bahagian Pengurusan Penjaja a. Memastikan setiap permohonan gerai sewaan milik majlis dikeluarkan surat tawaran penyewaan dalam tempoh 21 hari bekerja bermula dari tarikh temuduga terbuka dijalankan.

-24-


4. Unit Keselamatan dan Kualiti Makanan a. Memastikan operasi pemantauan syarat-syarat lesen premis makanan dijalankan sekurang-kurangnya 5 kali sebulan dengan pematuhan 95% daripada jadual operasi kumulatif yang ditetapkan. b. Memastikan sekurang-kurangnya 90% permohonan baru lesen premis makanan setahun diperiksa dan diberi ulasan teknikal dalam tempoh masa 10 hari bekerja untuk lesen premis berisiko dan 5 hari bekerja untuk lesen premis tidak berisiko, sekiranya permohonan lengkap. 5. Unit Kesihatan Am a. Memastikan sekurang-kurangnya 90% permohonan baru lesen premis bukan makanan setahun diperiksa dan diberi ulasan teknikal dalam tempoh masa 10 hari bekerja untuk lesen premis berisiko dan 5 hari bekerja untuk premis tidak berisiko, sekiranya permohonan lengkap. OBJEKTIF KUALITI JABATAN PELESENAN DAN PENGUATKUASAAN 1. Bahagian Pelesenan a. Memastikan setiap permohonan lesen i. Premis perniagaan tidak berisiko yang lengkap dan mematuhi syarat-syarat permohonan diputuskan sama ada lulus atau tolak dalam tempoh 7 hari bekerja dari tarikh ia didaftarkan. ii. Premis perniagaan berisiko yang lengkap dan mematuhi syarat-syarat permohonan diputuskan sama ada lulus atau tolak dalam tempoh 14 hari bekerja dari tarikh ia didaftarkan.

-25-


b. Memastikan setiap permohonan lesen papan iklan yang lengkap dan mematuhi syarat-syarat permohonan diputuskan sama ada lulus atau tolak dalam tempoh 7 hari bekerja dari tarikh ia didaftarkan. c. Memastikan setiap permohonan pembatalan lesen premis perniagaan makanan / bukan makanan mendapat kelulusan dalam tempoh 7 hari bekerja dari tarikh ia didaftarkan. d. Memastikan setiap permohonan pembatalan lesen papan iklan mendapat kelulusan dalam tempoh 7 hari bekerja dari tarikh ia didaftarkan. 2. Bahagian Penguatkuasaan a. Memastikan mana-mana individu atau pelaku mematuhi kehendak-kehendak notis peringatan di dalam tempoh masa yang telah ditetapkan samada secara serta-merta, dalam tempoh tujuh hari atau empat belas hari dari tarikh serahan notis tersebut disampaikan. b. Memastikan tindakan penguatkuasaan diambil dengan cara mengeluarkan tawaran kompaun terhadap setiap kesalahan dan pelanggaran undang-undang serta memastikan bayaran dijelaskan dalam tempoh masa yang ditetapkan. c. Memastikan notis peringatan kompaun disediakan selepas tempoh 14 hari dari tawaran kompaun dikeluarkan dan dijelaskan bayaran.

OBJEKTIF KUALITI JABATAN PENILAIAN & PENGURUSAN HARTA

a. Memastikan bahawa Fail Pembangunan yang diterima dalam setahun dinilai bagi tujuan cukai taksiran dalam tempoh 30 hari selepas tarikh lawat periksa.

-26-


b. Memastikan setiap bantahan yang diterima, diputuskan melalui Mesyuarat Jawatankuasa Bantahan Awam Cukai Taksiran di dalam tempoh 6 bulan daripada tarikh penerimaan surat bantahan. c. Memastikan setiap unit premis yang tidak disewakan dapat disewakan dalam tempoh 14 hari waktu bekerja. d. Memastikan setiap aduan diterima dapat diperiksa dan disalurkan ke Bahagian Kerja dan Bangunan dalam tempoh 5 hari bekerja. e. Memastikan 30% daripada penyewa dapat menjelaskan keseluruhan tunggakan sewa dalam tempoh 14 hari waktu bekerja bermula daripada tarikh sitaan. OBJEKTIF KUALITI JABATAN PERANCANG BANDAR a. Memastikan sekurang-kurangnya 90% dari permohonan Kebenaran Merancang (dokumen dan ulasan yang lengkap) yang diterima setahun dapat dibawa untuk pertimbangan Jawatankuasa Pusat Setempat (OSC) dalam tempoh 20 hari bekerja dari tarikh permohonan lengkap diterima oleh Jabatan. b. Memastikan semua permohonan pelan Pinta Ukur yang lengkap dan mematuhi semua syarat-syarat perancangan diberikan kelulusan dalam tempoh 2 bulan dari tarikh diterima oleh Jabatan. c. Memastikan semua permohonan penamaan skim dan jalan yang diterima dapat dibawa untuk pertimbangan Jawatankuasa Pusat Setempat (OSC) dalam tempoh 20 hari bekerja dari tarikh permohonan lengkap diterima oleh jabatan. d. Memastikan semua permohonan penomboran bangunan dapat diselesaikan dalam tempoh 15 hari bekerja setelah permohonan lengkap diterima oleh Jabatan.

-27-


OBJEKTIF KUALITI JABATAN KEJURUTERAAN 1. Bahagian Kerja dan Bangunan a. Memastikan sekurang-kurangnya 60% Arahan Kerja untuk pembaikan bagi aduan kerosakan dan penyelenggaraan bangunan termasuk peralatan mekanikal dan elektrikal milik Majlis dikeluarkan dalam tempoh 14 hari bekerja. 2. Bahagian Infra a. Memastikan sekurang-kurangnya 80% daripada permohonan kerja-kerja tanah yang diterima akan dirujuk untuk pertimbangan Jawatankuasa Pusat Setempat (OSC) dalam tempoh 51 hari bekerja dari tarikh permohonan lengkap diterima oleh Jabatan. b. Memastikan sekurang-kurangnya 80% daripada permohonan Cadangan Pelan Jalan dan Pengaliran yang diterima akan dirujuk untuk pertimbangan Jawatankuasa Pusat Setempat (OSC) dalam tempoh 51 hari bekerja dari tarikh permohonan lengkap diterima oleh Jabatan. c. Memastikan sekurang-kurangnya 90% dari permohonan Pelan Lampu Jalan diterima akan dirujuk untuk pertimbangan Jawatankuasa Pusat Setempat (OSC) dalam tempoh 51 hari bekerja dari tarikh permohonan lengkap diterima oleh Jabatan. d. Memastikan sekurang-kurangnya 60% Arahan Kerja untuk pembaikan bagi aduan kerosakan infrastruktur dikeluarkan dalam tempoh 14 hari bekerja.

-28-


OBJEKTIF KUALITI JABATAN HAL EHWAL KOMUNITI 1. Bahagian Perkhidmatan Bandar a. Memastikan 90% permohonan bulanan bil kutipan sampah tred /industri diproses dan dikeluarkan bil dalam tempoh 7 hari bekerja dari tarikh penerimaan permohonan.

2. Bahagian Komuniti / Unit Tempahan a. Memastikan sekurang-kurangnya 90% daripada permohonan bulanan tempahan dewan diuruskan satu (1) hari sebelum penggunaan.

OBJEKTIF KUALITI JABATAN BANGUNAN

a. Memproses semua permohonan pelan bangunan yang diterima di dalam tempoh yang telah ditetapkan iaitu 37 hari daripada tarikh permohonan tersebut diterima oleh pihak Majlis Bandaraya Ipoh. b. Memastikan sekurang-kurangnya 85% permohonan pelan bangunan yang diterima, disemak dan dibawa ke Mesyuarat Jawatankuasa Pusat Kelulusan Setempat (OSC) untuk pertimbangan kelulusan dalam tempoh satu tahun. c. Memastikan sekurang-kurangnya 95% fail untuk maklumat nilaian harta berserta dengan salinan dokumen berperingkat pembinaan yang lengkap (Sijil Pematuhan dan Kesiapan -CCC) yang diterima dari pihak perunding melalui Unit Pusat Kelulusan Setempat (OSC) dibuka dan dihantar ke Jabatan Penilaian, Majlis Bandaraya Ipoh dalam tempoh 10 hari waktu bekerja. d. Memastikan 95% permohonan permit sementara bagi kerja- kerja kecil yang berkaitan dengan kerja-kerja pembinaan yang diterima dalam tahun-tahun semasa dari permohonan tersebut disemak serta dipertimbangkan untuk kelulusan dalam tempoh 7 hari waktu bekerja dalam satu tahun.

-29-


OBJEKTIF KUALITI JABATAN LANDSKAP a. Permohonan kelulusan pelan landskap hendaklah dilaksanakan dalam tempoh 21 hari bekerja dari tarikh permohonan lengkap diterima. b. Tindakan memasang tag kekal di pokok yang termasuk dalam senarai inventori, dilaksanakan dalam tempoh 30 hari dari tarikh siap inventori bagi sesuatu lokasi. Proses inventori pokok teduhan dilaksanakan dengan kekerapan satu (1) tahun sekali. OBJEKTIF KUALITI PEJABAT UNDANG-UNDANG a. Memastikan 80% penyediaan dokumen perjanjian dilaksanakan dalam tempoh 14 hari bekerja daripada tarikh permohonan lengkap yang diterima daripada Jabatan Pengguna (Jabatan Yang Memohon). b. Memastikan ia dilaksanakan dengan cepat, berkesan, mematuhi peraturan dan memenuhi kehendak-kehendak Jabatan Pengguna dan agensi luar. c. Memastikan kepentingan MBI adalah terpelihara daripada sebarang tuntutan dan tindakan perundangan oleh mana-mana pihak. d. Memastikan penyediaan dokumen saman seperti kertas saman, kertas pertuduhan dan kertas pengaduan ke mahkamah dibuat sekurang-kurangnya 80% daripada jumlah penerimaan fail kes pelbagai jabatan yang lengkap yang dianggarkan sebanyak 20 fail dalam tempoh sebulan.

e. Memastikan proses tindakan untuk menghadapakan Orang Kena Kompaun (OKK), pesalah dan mana-mana individu yang gagal mematuhi undang-undang Majlis ke Mahkamah dibuat dalam keadaan teratur, dalam tempoh masa yang telah ditetapkan, mematuhi peraturan dan memenuhi kehendak Jabatan yang menghantar fail.

-30-


OBJEKTIF KUALITI PEJABAT AUDIT DALAM

a. Memastikan pemeriksaan mengejut wang tunai terhadap Jabatan/Pejabat/Bahagian/Unit yang terlibat dalam kutipan hasil Majlis dilaksanakan sebanyak 2 kali setahun. OBJEKTIF KUALITI BAHAGIAN PUSAT SETEMPAT a. Memastikan semua proses menerima, menyemak, mendaftar dan mengedarkan Permohonan Cadangan Pemajuan (PCP) dapat diselesaikan secara telus, cepat, cekap, teratur dan lengkap pada hari yang sama atau keesokan harinya (2 hari) serta dapat memenuhi kehendak pelanggan. b. Memastikan sekurang-kurangnya 95% bagi semua jenis PCP yang diterima dapat dipantau dan diselaraskan pengeluaran perakuan dan ulasan teknikal dari agensi teknikal dalaman dan luaran diselesaikan dalam tempoh piagam yang ditetapkan untuk disampaikan kepada Orang Utama Yang Mengemukakan (PSP) / Orang Yang Mengemukakan (SP). c. Memastikan sekurang-kurangnya 95% bagi semua jenis PCP yang diterima berjaya dipertimbangkan dengan lebih cepat dan efisien iaitu dalam tempoh 77 hari dan kekerapan penyelarasan Mesyuarat JK OSC dapat dilaksanakan 2 kali sebulan.

OBJEKTIF KUALITI BAHAGIAN PESURUHJAYA BANGUNAN

a. Sijil Badan Pengurusan Bersama (JMB) hendaklah dikeluarkan dalam tempoh empat belas (14) hari bekerja dari tarikh penerimaan permohonan yang lengkap. b. Menyelesaikan minima 70% aduan bulanan berkenaan penyenggaraan dan pengurusan bangunan berstrata dalam tempoh dua puluh satu (21) hari bekerja daripada tarikh penerimaan aduan.

-31-


OBJEKTIF KUALITI PEJABAT KORPORAT 1. Bahagian Penerbitan a. Laporan Tahunan Memastikan laporan tahunan diterbitkan bagi tahun semasa selewat-lewatnya dalam bulan Jun tahun berikutnya. b. Berita MBI Memastikan sekurang-kurangnya empat (4) isu Berita MBI diterbitkan dalam setahun, setiap tiga (3) bulan sekali. c. Risalah MBI Memastikan sekurang-kurangnya sepuluh (10) risalah Jabatan diterbitkan dalam tempoh setahun (12 bulan). d. Buletin Q Memastikan sekurang-kurangnya satu (1) isu diterbitkan dalam tempoh setahun. e. Buletin LA 21 Memastikan sekurang-kurangnya satu (1) isu diterbitkan dalam tempoh setahun.

2. Bahagian Perhubungan Awam a. Semua aduan yang diterima perlu dijawab dalam tempoh tujuh (7) hari bekerja. b. Pencapaian keseluruhan tindakan jabatan hendaklah mencapai 70% ke atas dalam tempoh sebulan. c. Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aduan Awam MBI dan Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aduan Ahli Majlis MBI hendaklah dilaksanakan sebulan sekali. d. Statistik dan analisa pencapaian aduan keseluruhan mengikut jabatan, hendaklah dipamerkan setiap enam (6) bulan. Sumber: Prosedur Kualiti Jabatan

-32-


TANGGUNGJAWAB BERSAMA DI KALANGAN ANGGOTA MAJLIS BANDARAYA IPOH

ANGGOTA MAJLIS

Memahami dan melaksana dokumen kualiti ISO 9001 yang telah diedarkan

(manual kualiti, prosedur kualiti, arahan kerja & rekod) secara konsisten

Menjaga dan melindungi dokumen kualiti yang digunapakai dengan baik dan

mengikut keperluan yang telah ditetapkan

Memastikan maklumat direkodkan dengan jelas, lengkap dan mudah difahami

(borang, rekod, laporan, minit dll)

Memastikan penyimpanan dokumen / rekod dilaksana dengan baik dan

mudah untuk dirujuk / carian semula

Sentiasa memberi kerjasama yang baik kepada pengurusan atasan untuk

melaksana, mengekal dan menambahbaik SPK dan kualiti perkhidmatan

Memahami, melaksana dan komited untuk mencapai dasar dan objektif kualiti

yang telah ditetapkan oleh pengurusan atasan

Memahami dan melaksanakan tanggungjawab dan kuasa yang telah

ditetapkan oleh pengurusan atasan

Memastikan anda kompeten untuk melaksanakan tugas yang diamanahkan

Memberi kerjasaman dan komited dalam program latihan yang disediakan

oleh pengurusan atasan

Memberi sumbangan (cadangan / idea / tenaga) untuk meningkatkan kualiti

perkhidmatan

Memastikan peralatan digunakan dengan baik dan sentiasa dalam keadaan

sempurna

Memastikan persekitaran kerja diuruskan dengan baik, termasuk hubungan

dengan rakan kerja dan ketua

Sentiasa komited untuk memenuhi keperluan dan meningkatkan kepuasan

pelanggan secara berterusan

Sentiasa bersedia, konsisten dan memberi kerjasama yang baik semasa

pelaksanaan audit dalaman

Mengenalpasti dan mengawal produk / perkhidmatan yang tidak memenuhi

keperluan

Mengenalpasti dan melaksana aktitiviti peningkatan kualiti dan SPK ISO 9001

(penambahbaikan, tindakan dan pencegahan)

-33-


PENGARAH JABATAN / KETUA BAHAGIAN

Mengenalpasti, menyedia dan memastikan dokumen kualiti (prosedur, arahan

kerja, rekod dll) untuk pelaksanaan ISO 9001 mencukupi

Memastikan dokumen kualiti sentiasa dikemaskini dan boleh dibuat rujukan

pada bila-bila masa

Mengenalpasti dan mengawal dokumen luaran (undang-undang, akta,

garispanduan dll) yang digunakan sebagai rujukan

Menyedia dan menguruskan sistem fail yang berkesan ke atas semua

dokumen dan rekod kualiti (penyimpanan, perlindungan, carian semula dan

pelupusan)

Sentiasa memberi kerjasama yang baik / padu kepada pengurusan atasan

untuk pelaksanaan SPK ISO 9001 dan meningkatkan kepuasan pelanggan

Menyedia, melaksana dan meningkatkan objektif kualiti dalam bahagian / unit

Menentukan tanggungjawab dan kuasa yang jelas kepada anggota dibawah

jagaan

Mewujud dan melaksana komunikasi dalaman yang cekap dan berkesan

dalam bahagian / unit serta dengan bahagian / unit lain

Menyedia laporan / data yang berkaitan untuk kajian semula pengurusan

Memastikan setiap anggota kerja kompeten untuk melaksanakan tugas

Mengenalpasti dan menyedia latihan yang diperlukan oleh anggota kerja

Memastikan infrastruktur disediakan dengan wajar dan melaksanakan

penyelenggaraan

Memastikan persekitaran kerja diuruskan dengan baik untuk memenuhi

keperluan dan meningkatkan kualiti perkhidmatan

Memahami dan melaksana proses penyediaan dan penyampaian

perkhidmatan sebagaimana yang telah ditetapkan oleh Sistem Pengurusan

Kualiti ISO 9001

Memastikan semua proses / aktiviti penyediaan dan penyampaian

perkhidmatan sentiasa dalam keadaan terkawal

Mengukur, memantau dan sentiasa komited untuk meningkatkan tahap

kepuasan pelanggan secara berterusan

Sentiasa bersedia dan memberi kerjasama yang baik semasa pelaksanaan

audit dalaman

Memantau proses dan penyampaian perkhidmatan selaras dengan keperluan

SPK ISO 9001

Merancang dan melaksana aktiviti untuk meningkatkan kecekapan dan

keberkesanan SPK ISO 9001 (penambahbaikan, tindakan pembetulan dan

tindakan pencegahan) -34-


Sistem penyampaian perkhidmatan yang berkualiti adalah penting untuk

pembangunan Negara. Penyampaian perkhidmatan yang cemerlang

adalah hasil daripada budaya kerja yang berdisiplin dan bersistematik yang

diterapkan ke dalam setiap individu. Ia perlu ada pada setiap anggota

Majlis daripada ketua jabatan sehinggalah pegawai bawahan.

Sehubungan dengan itu, komitmen dan usaha berterusan daripada semua

peringkat diperlukan bagi memastikan Majlis Bandaraya Ipoh sentiasa

“Cemerlang, Gemilang dan Terbilang”

Pada kesempatan ini, Pejabat Korporat Bandaraya ingin merakamkan

setinggi-tinggi penghargaan dan ucapan terima kasih tidak terhingga

kepada semua pegawai dan anggota Majlis yang telah menyumbang dan

memberikan kerjasama secara langsung atau tidak langsung dalam

pelaksanaan ke arah pensijlan MS ISO 9001:2008 di Majlis Bandaraya

Ipoh. Semoga penerbitan buku ini dapat memberi manfaat kepada semua

pihak.

PENUTUP

buku penerangan ms iso 9001:2008 - mbi.gov.my · pengenalan iso 9001:2008 adalah satu standard...

Documents