Bidang 8: KEPIMPINAN, GOVERNANS DAN PENTADBIRAN

9.1 Governans

Maklumat Berkenaan Standard Asas

1.1.1 Tunjukkan bagaimana dasar dan amalan jabatan adalah konsisten dengan tujuan menyeluruh Pemberi Pendidikan Tinggi.

Misi, Visi dan Objektif Program dan Pusat adalah selari dengan kehendak Pemberi Pendidikan Tertinggi .

1.1.2 Huraikan struktur dan fungsi governan, dan komponen utama proses pencapaian keputusan dalam jabatan serta hubungan di antara mereka. Bagaimanakah hubungan ini dihebahkan kepada semua pihak yang terlibat? Apakah kesan perhubungan-perhubungan ini ke atas program?

Kedekanan

Kedekanan berfungsi sebagai pusat pengurusan fakulti. Ia diketuai oleh Dekan dan dibantu oleh tiga Timbalan Dekan. Kedekanan bertindak sebagai penggerak dan penyelaras kepada keseluruhan aktiviti fakulti untuk mencapai wawasan dan matlamatnya. Untuk itu kedekanan akan menumpukan perhatian kepada aspek keperintahan berikut:

i. Merancang dan mengoperasikan pelan strategi fakulti sesuai dengan perkembangan ilmu sains sosial, perkembangan negara, dan keperluan kline fakulti seperti pembuat dasar, majikan dan bakal pelajar.

ii. Mewujudkan jaringan kerjasama antara fakulti lain di dalam dan juga diluar kampus.

iii. Menjalin hubungan kerjasama dengan organisasi penyelidikan, pertubuhan serantau dan antarabangsa yang akan memberi faedah bersama kepada fakulti.

iv. Memantau perlaksanaan dan kualiti program akademik yang dikendalikan oleh Pusat Pengajian.

v. Merancang dan menjana kewangan fakulti untuk tujuan pengurusan, dan juga pembangunan sumber manusia.

Pusat Pengajian

Pusat Pengajian bertindak sebagai pelaksana program akademik fakulti. Ia diketuai oleh seorang Pengerusi Pusat Pengajian yang bertanggungjawab kepada Dekan. Dengan itu pusat pengajian akan menumpukan perhatian kepada aspek keperintahan berikut:

i. Membina dan memajukan ilmu melalui kegiatan akademik seperti penyelidikan, persidangan, wacana, dan penerbitan.

ii. Merancang, menawar dan memantau program pengajian (prasiswazah dan siswazah) agar sentiasa sesuai dan berdaya saing.

iii. Merangsang dan memajukan kerjaya ahli akademik melalui konsep malim sarjana dan amalan budaya kerja keserakanan.

iv. Merancang dan menyelenggara prasarana yang mencukupi untuk

1

melaksanakan program pengajian, penyelidikan dan penerbitan dengan lancar dan berkesan.

v. Mengurus pengagihan pelajar ke program pengajian dan membuat keputusan tentang pengkhususan pengajian pelajar.

Program Pengajian

Program Pengajian bertindak sebagai penyampai ilmu kepada pelajar untuk menghasilkan graduan dalam bidang-bidang ilmu tertentu. Pengijazahan pelajar adalah dikaitkan secara langsung dengan program pengajiannya. Program Pengajian diketuai oleh Ketua Program. Beliau bertanggungjawab terus kepada Pengerusi Pusat Pengajian. Program Pengajian menumpukan perhatian kepada aspek keperintahan berikut:

i. Melaksanakan dan memantau penawaran serta penilaian kursus-kursus dalam sesuatu

program pengajian supaya berjalan dengan lancar.ii. Menyelaras penawaran program di dalam dan juga di luar kampus.iii. Memantau prestasi pelajar dan menyediakan khidmat kaunseling akademik kepada

pelajar.iv. Memantau prestasi tenaga akademik dalam pengendalian program pengajian.

1.1.3 Nyatakan jenis dan kekerapan mesyuarat sepanjang tahun akademik yang lepas.

Rujuk Lampiran 8.1.3 – Jenis dan tarikh mesyuarat Fakulti 2010-2011.

1.1.4 Kemukakan bukti bahawa lembaga jabatan merupakan badan yang berkesan dalam membuat dasar dan mempunyai autonomi yang mencukupi.

Rujuk Lampiran 8.1.4 - Tarikh Mesyuarat Program dan Pengurusan Pusat.

1.1.5 Huraikan seluas mana autonomi dan tanggungjawab yang dipersetujui oleh Pemberi Pendidikan Tinggi dan kampus-kampus atau rakan universitinya untuk memastikan integrasi yang berfungsi dan kualiti pendidikan.

Penyediaan kursus-kursus program Pelantikan pemeriksa dalam dan luar Penamaan penilai luar Pemilihan kerjasama dengan institusi luar Penganugerahan ijazah

2

Maklumat Berkenaan Standard Tinggi

1.1.6 Huraikan sistem jawatankuasa di jabatan dan bagaimana ia memanfaatkan perundingan dan maklum balas, di samping menimbangkan analisis keperluan pasaran dan unjuran kemampuan mendapatkan pekerjaan dalam proses pembangunan dan penyemakan program.

Carta alir dari mula masuk hingga alam pekerjaan Program-konvo-pekerjaan

1.1.7 Huraikan kedudukan perwakilan dan peranan staf akademik, pelajar dan pihak berkepentingan yang lain dalam pelbagai struktur governans dan jawatankuasa jabatan.

Umumnya terdapat empat jawatankuasa jabatan dibawah program ini, iaitu Jawatankuasa Pengurusan Siswazah, Jawatankuasa Penyelidikan, Jawatankuasa Penaksiran Soalan dan Jawatankuasa Pengajian Siswazah. Bagi setiap jawatankuasa ahli-ahlinya adalah terdiri daripada staf akademik yang dilantik dan diberikan mandat untuk melaksanakan tugas sepertimana dipertanggungjawabkan. Dalam erti kata lain staf akademik bagi program ini mempunyai peranan yang penting dalam setiap jawatankuasa jabatan.

Bagi pelajar dan pihak berkepentingan lain pula seperti Kementerian Pendidikan Tinggi, bakal majikan graduan, rakan industri, penaja pelajar, institusi penyelidikan dan lain-lain pandangan mereka terhadap program turut diambilkira terutamanya dalam usaha penambahbaikan kurikulum program biarpun mereka tidak menjadi ahli bagi mana-mana jawatankuasa jabatan. Dalam erti kata lain kedudukan mereka tetap penting bagi program ini.

8.1 Kepimpinan Akademik Program

Maklumat Berkenaan Standard Asas

1.1.8 Jelaskan proses pelantikan dan jadual tugas pemimpin akademik dalam jabatan. Nyatakan nama, kelayakan dan pengalamannya.

Proses pelantikan Ketua Program;i. Pencalonanii. Isi Borang Kelayakaniii. Jawatankuasa Pemilihan iv. Pelantikan oleh Naib Canselorv. Penerimaan pelantikan

Tugas dan tanggungjawab Ketua Program;i. Mengurus dan memantau pelaksanaan program pengajianii. Mencadangkan kursus-kursus untuk ditawarkan iii. Memantau hal-hal akademik seperti penyelidikan seperti penyediaan soalan

peperiksaan, perjalanan peperiksaan dan laporan keputusan peperiksaan. iv. Mengenal pasti kursus-kursus elektif yang akan ditawarkan kepada pelajar-

3

pelajar di luar program;v. Mempengerusikan Mesyuarat Jawatankuasa Program Pengajian yang

dianggotai oleh tenaga akademik yang terlibat dalam pengendalian sesuatu program pengajian.

vi. Mempengerusikan Mesyuarat Jawatankuasa Penyelaras Markah Peperiksaan program tertentu.

vii. Mengurus hal-hal, logistik pelaksanaan program pengajian (jadual, ruang pensyarah, peperiksaan dan pemarkahan dan sebagainya).

viii. Memantau pencapaian pelajar ke arah pengijazahan.ix. Menyimpan maklumat mengenai program bagi tujuan penilaian / audit

program.

Nama, kelayakan dan pengalaman;Sehingga laporan ini dibuat, program ini diterajui oleh Prof. Madya Dr. Zarina Othman. Beliau telah dilantik sebagai Ketua Program Strategi dan Hubungan Antarabangsa bermula dari tahun 2010 sehingga 2013. Kelayakan akademik tertinggi ialah Ijazah Doktor Falsafah (Ph.D) dalam International Studies dari University of Denver, USA.

Pengalaman – Penyelaras MPAT (2005 hingga 2007)

1.1.9 Huraikan struktur pengurusan program akademik dengan menunjukkan tanggungjawab setiap individu yang terlibat dalam struktur tersebut.

4

1.1.10 Nyatakan tatacara dan kriteria pemilihan, pelantikan dan penilaian kepimpinan akademik dalam program.

i. Pencalonanii. Isi Borang Kelayakaniii. Jawatankuasa Pemilihan iv. Pelantikan oleh Naib Canselorv. Penerimaan pelantikan

1.1.11 Huraikan hubungan antara kepimpinan program dan kepimpinan Pemberi Pendidikan Tinggi dalam hal-hal seperti pengambilan dan latihan, kemasukan pelajar, serta peruntukan sumber dan proses membuat keputusan.

Permohonan melalui Pusat Pengajian Siswazah (PPS) Pemilihan oleh Program, Pusat, Fakulti dan PPS Penawaran surat tawaran dikeluarkan oleh PPS

Maklumat Berkenaan Standard Tinggi

1.1.12 Huraikan bagaimana prestasi pemimpin program dinilai secara berkala.

Melalui SPPU (Sistem Penilaian Pengurusan Universiti).

1.1.13 Tunjukkan bagaimana pemimpin program membina satu persekitaran yang mampu melahirkan inovasi dan kreativiti di jabatan.

Mesyuarat Bengkel dan Retreat Insfrastruktur yang kondusif

8.2 Staf Pentadbiran dan Pengurusan

Maklumat Berkenaan Standard Asas

1.1.14 Huraikan struktur staf pentadbiran yang menyokong program.

Carta Organisasi Fail Meja

5

1.1.15 Jelaskan bagaimana bilangan staf pentadbiran ditentukan mengikut keperluan program dan kegiatan-kegiatan lain. Huraikan proses dan tatacara pengambilan. Nyatakan terma dan syarat perkhidmatan.

Rujuk Pendaftar UKM.

1.1.16 Nyatakan bilangan yang diperlukan dan yang sedia ada, kategori jawatan dan kelayakan minimum staf bukan akademik untuk program ini.

Jadual 8.1. Staf bukan akademik untuk program

Bil. Kategori Jawatan Bilangan Diperlukan

Bilangan Semasa

Kelayakan Minimum

1 N17/ N22 (KUP) 2 2 22

1.1.17 Kemukakan nama, kelayakan akademik, tanggungjawab semasa dan maklumat lain yang berkenaan bagi setiap staf yang membantu dalam program ini.

Jadual 8.2. Nama, kelayakan dan tanggungjawab semasa staf yang membantu program

Bil.

Nama Kelayakan Akademik

Tanggungjawab semasa

1 Lizahwati Chumati SPM Membantu Ketua Program menguruskan program Prasiswazah

2 Ishak Selamat SPM Menguruskan program Siswazah

1.1.18 Nyatakan mekanisme dan tatacara pemantauan dan penilaian prestasi staf, yang bertujuan memastikan pengagihan tugas dan tanggungjawab yang saksama, dan pengagihan ganjaran.

Melalui SPPU, E-Warga Mesyuarat Kakitangan Sokongan peringkat Pusat Perjumpaan Dekan 3 kali setahun

1.1.19 Huraikan proses dan tatacara pengurusan disiplin staf.

Teguran berhemah melalui mesyuarat

6

Peti aduan/cadangan

1.1.20 Nyatakan mekanisme untuk latihan dan kemajuan kerjaya yang terdapat di jabatan.

Latihan berkala melalui E-Spel (Unit Latihan) 42 jam setahun Bengkel anjuran Fakulti Latihan anjuran Persatuan Kakitangan

1.1.21 Huraikan bagaimana jabatan membuat penilaian prestasi secara berkala terhadap staf pentadbiran dan pengurusan program.

Melalui SPPU (setahun sekali).

Maklumat Berkenaan Standard Tinggi

1.1.22 Huraikan rancangan latihan untuk staf pentadbiran dan pengurusan dan tunjukkan bagaimana rancangan latihan ini dapat memenuhi keperluan khusus dan masa depan program.

E-Spel (rancangan latihan).

8.3 Rekod Akademik

Maklumat Berkenaan Standard Asas

1.1.23 Nyatakan dasar berhubung penyimpanan dan pelupusan rekod staf akademik dan pelajar dengan cara yang selamat di peringkat jabatan dan tunjukkan konsistensi dasar ini dengan dasar Pemberi Pendidikan Tinggi.

Bilik Kualiti mengikut piawaian ISO 2001 – penyimpanan fail kursus Stor penyimpanan – rekod dari setiap pensyarah untuk pelupusan (Borang

Pelupusan)

1.1.24 Huraikan bagaimana jabatan memastikan hak peribadi individu dan kerahsiaan rekod. `

Setiausaha Pengerusi bertanggungjawab yang menyimpan dan ada capaian terhadap rekod setiap individu.

7

Maklumat Berkenaan Standard Tinggi

1.1.25 Huraikan dasar jabatan berhubung semakan ke atas keselamatan rekod dan rancangan untuk penambahbaikan.

Rujuk manual peraturan ISO.

8