bhg 6 urusan surat kerajaan

8/14/2019 Bhg 6 Urusan Surat Kerajaan

1/31

PEKELILINGPERKHIDMATANBILANGAN 5 TAHUN 2007PANDUAN PENGURUSAN

PEJABAT

Unit Komunikasi KorporatJabatan Perkhidmatan Awam Malaysia

PutrajayaMei 2007


2/31

Bahagian 6:Urusan Surat Kerajaan

Bahagian ini memperincikancara penyediaan surat rasmikerajaan, kaedah pendaftarandan pengedaran surat sertapengurusan surat terperingkat.


3/31

Urusan Surat Kerajaan

Pendahuluan

Penyediaan Pendaftaran Dan Pengedaran

Pengurusan Surat Terperingkat


4/31

Pendahuluan

Surat merupakan salah satu cara perhubungan yang pentingdi antara agensi Kerajaan dengan agensi Kerajaan yang laindan orang ramai. Surat disediakan bagi tujuan antaranyauntuk menyampai atau mendapatkan maklumat, arahan,keputusan dan idea baru.

Surat yang disediakan oleh agensi Kerajaan merupakan salahsatu dokumen dan rekod rasmi. Surat adalah penting bagimembuktikan wujudnya penyaluran maklumat antara sesamaagensi Kerajaan dan dengan pihak lain.

Setiap surat hendaklah jelas, tepat dan ringkas supaya mesej

dapat disampaikan dengan berkesan. Sesuai denganperkembangan teknologi, surat boleh dihantar melalui mesinfaksimili dan electronic-mail(emel) di samping melalui posdan penghantaran tangan.


5/31


6/31

Penyediaan

Penyediaan surat rasmi Kerajaan hendaklah

mengandungi elemen-elemen berikut:

alamat pengirim;

alamat penerima; nombor rujukan;

tarikh surat;

tajuk surat;

pembukaan dan pengakhiran surat; dan

penomboran perenggan, muka surat dan lampiran.


7/31

Huraian bagi setiap elemen adalah sepertiberikut:-

Alamat Pengirim :

Muka surat pertama hendaklah menggunakan kepalasurat yang mengandungi nama, alamat, nombortelefon dan nombor faksimili agensi pengirim.

Ini akan memudahkan penerima menjawab surat ataumenghubungi agensi pengirim di samping memberi

gambaran bahawa surat berkenaan adalah atasurusan rasmi Kerajaan;


8/31

Alamat Penerima : Alamat penerima di dalamsurat rasmi Kerajaan hendaklah dibuat sepertiberikut:

Agensi Kerajaan Surat kepada sesebuah agensi Kerajaan hendaklah

dialamatkan kepada ketua agensi berkenaanmengikut gelaran rasmi jawatannya, manakala suratyang khusus kepada ketua agensi hendaklahdidahului dengan kata hormat, gelaran kebesaran,

nama, gelaran jawatan dan alamat rasmi agensiberkenaan. Surat yang ditujukan kepada pegawaitertentu hendaklah ditambah di bawah alamat denganperkataan untuk perhatian (u.p. nama pegawaiberkenaan).


9/31

(ii) Orang Ramai / Individu Surat kepada orang ramai atau individu hendaklah dialamatkan

kepada nama dan alamat individu berkenaan. Bagi individu yangmempunyai gelaran kebesaran, kata hormat dan gelaranhendaklah dinyatakan pada namanya.

(iii) Pihak Berkuasa Berkanun / Pertubuhan / Firma

Surat kepada Pihak Berkuasa Berkanun, Pertubuhan atau Firmahendaklah dialamatkan kepada ketua badan, pertubuhan ataufirma berkenaan mengikut gelaran rasmi jawatannya, diikutidengan nama dan alamat rasminya.

(iv) Surat Melalui Peguam Surat kepada orang awam atau firma melalui peguam hendaklah

dialamatkan kepada peguam yang dilantik bagi menguruskanhal ehwal orang awam atau firma berkenaan.


10/31

(c) Permulaan Surat :

Surat yang ditujukan kepada jabatan/agensiKerajaan hendaklah dimulakan dengan Tuanmanakala kepada orang ramai hendaklahdimulakan dengan Tuan atau Puan.

Surat yang khusus kepada Ketua Jabatan/Agensiyang mempunyai gelaran kebesaran hendaklahdidahului dengan kata hormat dan gelarankebesarannya.

Begitu juga bagi surat kepada orang awam yangmempunyai gelaran kebesaran.


11/31

Nombor Rujukan : Surat hendaklah mempunyai nombor rujukan

failnya supaya mudah dikesan untuk tindakanlanjut.

Nombor rujukan ini hendaklah dicatatkan di ruangatas sebelah kanan surat sebagai rujukan kami.

Surat jawapan kepada surat yang diterima

hendaklah juga dicatatkan nombor rujukan failpengirim sebagai rujukan tuan di atas rujukankami;


12/31

Tarikh Surat :

Tarikh surat hendaklah dicatatkan di bahagian atassebelah kanan;

Tajuk Surat : Surat perlu diberikan tajuk (atau perkara) yang dapat

menggambarkan kandungan surat berkenaan.

Setiap surat hendaklah seboleh-bolehnya dihadkankepada satu tajuk (atau perkara) sahaja.

Bagi surat jawapan, tajuk yang sama hendaklahdigunakan.


13/31

Pembuka Kata dan Akhir Surat : Surat boleh dimulakan dengan cara yang difikirkan

sesuai oleh penulis, tetapi setiap surat hendaklahdiakhiri dengan perkataan Saya yang menurutperintah di sudut kiri sebelah bawah surat sebelumtandatangan pegawai yang berkenaan.

Jika pegawai yang menandatangani surat itu bukanKetua Jabatan, pegawai berkenaan hendaklahmenandatanganinya bagi pihak (b.p.) Ketua Jabatan.Nama pegawai itu hendaklah menggunakan huruf

besar di sudut kiri surat di bawah tandatangannya;dan


14/31

Penomboran Perenggan, Muka Surat dan Lampiran : Semua perenggan dalam

surat, kecuali perenggan pertama, hendaklahdinomborkan secara berturutan.

Surat yang mengandungi lebih daripada satu mukasurat, muka surat seterusnya hendaklah juga diberi

nombor yang berturutan.

Lampiran yang disertakan kepada surat hendaklahdinomborkan di bahagian atas sebelah kanan,misalnya Lampiran 1 atau Lampiran A dan nomborlampiran ini mestilah sama dengan nombor yangdirujuk di dalam surat.

Nombor rujukan surat hendaklah dicatitkan dibahagian atas sebelah kiri.


15/31

Surat hendaklah disediakan dalam tiga (3) salinan.Salinan asal dihantar kepada penerima, salinan kedua

dikandungkan dalam fail yang berkenaan dan salinanketiga pula dikandungkan dalam fail timbul (float file).

Jika ada keperluan, salinan tambahan perlu diedarkansebagai salinan kepada (s.k.).

Semasa menyediakan surat, pegawai hendaklahmemperakukan kepada pegawai pengelas untukmenentukan taraf keselamatan surat sama ada terbukaatau terperingkat.

Kod peringkat keselamatan hendaklah dicatatkansebagai sebahagian daripada nombor rujukan fail bagisurat berkenaan.


16/31

Pendaftaran Dan Pengedaran

Surat yang ditujukan khusus kepada Ketua/Timbalan Ketua Jabatanhendaklah diserahkan kepada Pembantu Khas (tanpa dibuka),manakala surat yang dialamatkan kepada Ketua Jabatan dan suratuntuk perhatian pegawai hendaklah diserahkan kepada pegawaiyang bertanggungjawab menguruskan surat jabatan.

Pegawai yang bertanggungjawab menguruskan surat jabatansahaja yang boleh membuka surat dan mendaftarkannya mengikutprosedur yang ditetapkan.

Sebelum sesuatu surat diedarkan untuk diambil tindakan olehKetua/Timbalan Ketua Jabatan atau pegawai lain, tindakan segerahendaklah diambil untuk memasukkan surat ke dalam fail.


17/31

Pendaftaran Dan Pengedaran

Semua surat yang diterima hendaklah diambil tindakan segera. Sekiranyasurat itu memerlukan jawapan segera ia hendaklah dibalas dalam masayang singkat. Sekiranya jawapan segera tidak dapat diberikan, penulis suratitu hendaklah dimaklumkan melalui surat akuan terima yang menyatakanbahawa jawapan yang lengkap akan disusuli dalam satu jangka masa yangdinyatakan.

Pembantu Khas atau pegawai yang bertanggungjawab menguruskan suratjabatan hendaklah memastikan semua surat yang hendak dihantar keluaradalah salinan asal yang lengkap dengan tarikh, nombor rujukan fail,alamat yang betul dan tepat, lampiran (jika ada) dan telah ditandatanganoleh pegawai yang bertanggungjawab. Setiap surat keluar hendaklahdidaftarkan mengikut prosedur yang ditetapkan.

Penghantaran surat boleh dibuat melalui mesin faksimili. Walaupun surattelah dihantar melalui mesin faksimili, surat asal hendaklah disusuli segera.Selain itu penghantaran surat juga boleh dibuat melalui emel. Peraturanpenerimaan dan penghantaran surat melalui mesin faksimili dan emelhendaklah dipatuhi.


18/31

Pengurusan Surat Terperingkat

Pengurusan surat terperingkat

termasuk yang diterima dan yang

dihantar hendaklah dikawal dengan

selamat menerusi pendaftaran rahsiasemasa menerima, memproses,

menyimpan dan menghantar mengikut

Arahan Keselamatan dan peraturanyang berkaitan.


19/31

PERINGKAT KESELAMATAN

Perkara terperingkat hendaklah diperingkatkan

dengan salah satu daripada peringkat

keselamatan yang berikut:

RAHSIA BESAR

RAHSIA SULIT TERHAD TERBUKA


20/31

RAHSIA BESAR

DEFINISI: Dokumen rasmi, maklumat rasmidan bahan rasmi yang jika didedahkan tanpa

kebenaran akan menyebabkan kerosakan

yang amat besar kepada Malaysia. Dokumenini hendaklah diperingkatkan Rahsia Besar.

RUJUKAN:

Arahan Keselamatan


21/31

CONTOH:


22/31

CONTOH PENGGUNAAN

Kertas-kertas Jemaah Menteri yang sangat penting mengenai dasarutama Kerajaan berkaitan dengan perkara politik atau ekonomi;

Maklumat yang sangat penting mengenai perancangan gerakan dan

penempatan barisan peperangan Angkatan Tentera jika berlakupeperangan;

Surat menyurat dengan kerajaan negara asing mengenai aspekperdagangan dan pertahanan yang sangat penting;

Maklumat lengkap berkenaan dengan pertubuhan-pertubuhanperisikan Malaysia dan kaedah-kaedahnya.


23/31

RAHSIA

DEFINISI: Dokumen rasmi, maklumat rasmidan bahan rasmi yang jika didedahkan tanpakebenaran akan membahayakan keselamatannegara, menyebabkan kerosakan besar

kepada kepentingan dan martabat Malaysiaatau memberi keuntungan besar kepadasesebuah kuasa asing. Dokumen inihendaklah diperingkatkan Rahsia.

RUJUKAN:

Arahan Keselamatan


24/31

CONTOH:


25/31

CONTOH PENGGUNAAN

a) Arahan-arahan penting untuk perwakilan-perwakilan Malaysia yang membuat perundingandengan negara asing;

b) Maklumat-maklumat penting mengenaipemasangan-pemasangan tentera;

c) Maklumat-maklumat penting mengenaipertubuhan-pertubuhan subversif dan kegiatan-

kegiatannya;

d) Surat menyurat antara jabatan mengenaiperkara-perkara dasar yang penting.


26/31

TERHAD

DEFINISI: Dokumen rasmi, maklumat rasmi dan bahanrasmi selain daripada yang diperingkatkan RahsiaBesar, Rahsia atau Sulit tetapi berkehendakkan jugadiberi satu tahap perlindungan keselamatan hendaklah

diperingkatkan Terhad.RUJUKAN: Arahan Keselamatan

CONTOH PENGGUNAAN:

Buku-buku Jabatan bagi maksud arahan; Perintah-perintah dan arahan-arahan biasa Jabatan;

Dokumen-dokumen mengenai bekalan barang-barang dan alatkelengkapan biasa untuk tentera atau polis.


27/31

Sulit

Dokumen rasmi, maklumat rasmi dan bahan rasmi, yangjika didedahkan tanpa kebenaran walaupun tidakmembahayakan keselamatan negara tetapimemudaratkan kepentingan atau

martabat Malaysia ataukegiatan Kerajaan atau

orang perseorangan atau

akan menyebabkan keadaan memalukan atau

kesusahan kepada pentadbiran atau

akan menguntungkan sesebuah kuasa asing

hendaklah diperingkatkan Sulit.


28/31

CONTOH:


29/31

SENARAI PEKELILING, SURAT PEKELILING DAN

PERATURAN YANG BERKUAT KUASA BERKAITAN PANDUAN

PENGURUSAN PEJABAT

Per. 6.3 & 6.4 - Penyediaan SuratSurat Pekeliling Am Bil. 8 Tahun 1980 - Penyeragaman Kepala Surat Kementerian-Kementerian & Jabatan-Jabatan.

Per. 6.6 - Pengkelasan SuratBuku Arahan Keselamatan -Pendaftaran Rahsia (Per. 42 & 43).

Per. 6.12 - Surat Melalui Mesin Faksimili & Emeli. Surat Pekeliling Am Bil. 1 Tahun 1993 - Peraturan Penggunaan Mesin Faksimili Di

Pejabat -Pejabat Kerajaan; danii. PKPA Bil. 1 Tahun 2003- Garis Panduan Mengenai Tatacara Penggunaan Internet

& Emel Elektronik Di Agensi-Agensi Kerajaan.

Per. 6.13 - Pengurusan Surat Terperingkati. Surat Pekeliling Am Bil. 3 Tahun 1981 - Kawalan Rahsia Kerajaan;ii. Buku Arahan Keselamatan- Keselamatan Dokumen (Per. 42-76); daniii. Surat PKPKKM {KPKK(R) 200/55 Klt.7 (21)} Bertarikh 21. 8.1999 - Kawalan

Keselamatan Rahsia Rasmi


30/31

SEMUGA BERJAYA

KURSUS INDUKSI

AADK 2009


31/31

bhg 6 urusan surat kerajaan

Documents