bhg 1 pengurusan am pejabat

8/14/2019 Bhg 1 Pengurusan Am Pejabat

1/45

PEKELILINGPEKELILINGPERKHIDMATANPERKHIDMATAN

BILANGAN 5 TAHUN 2007BILANGAN 5 TAHUN 2007

PANDUAN PENGURUSANPANDUAN PENGURUSAN

PEJABATPEJABAT

Unit Komunikasi Korporat

Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia

Putrajaya

Mei 2007


2/45

Bahagian 1:

Pengurusan Am Pejabat

Menjelaskan tanggungjawab Ketua Jabatandalam pengurusan pejabat yang meliputipenyemakan fungsi jabatan, penilaian aktivitidan senarai tugas, kebersihan dan keselamatanruang pejabat.

Peruntukan baru dalam Bahagian ini adalahpenekanan kepada pematuhan undang-undang, kemudahan komunikasi danprogram kebajikan.


3/45

Pengurusan Am PejabatPengurusan Am Pejabat

Peranan KerajaanPeranan Kerajaan Tanggungjawab Ketua JabatanTanggungjawab Ketua Jabatan Menyemak Semula FungsiMenyemak Semula Fungsi

JabatanJabatan Menilai Semula Aktiviti JabatanMenilai Semula Aktiviti Jabatan

Undang-undang Dan PeraturanUndang-undang Dan Peraturan Senarai TugasSenarai Tugas Kemudahan KomunikasiKemudahan Komunikasi Perhimpunan BulananPerhimpunan Bulanan Ruang PejabatRuang Pejabat

Kebersihan PejabatKebersihan Pejabat Pencegahan KebakaranPencegahan Kebakaran Khidmat NasihatKhidmat Nasihat Penyelarasan dan PemantauanPenyelarasan dan Pemantauan Program KebajikanProgram Kebajikan


4/45

Peranan Kerajaan

Kerajaan bertanggungjawab membangunkan negarauntuk kepentingan dan kesejahteraan rakyat. Untukmencapai hasrat yang dimaksudkan, Kerajaan telahmenubuhkan pelbagai jabatan dan agensi yang

dipertanggungjawabkan untuk melaksana dasar danrancangan dengan cekap dan berkesan.

Semasa melaksanakan tanggungjawab tersebut, usahaberterusan sentiasa dilakukan bagi mengoptimumkanpenggunaan segala sumber yang ada bagi mencegahpembaziran dan penyalahgunaannya dan pada masayang sama para pelanggan, iaitu orang ramai, mendapatperkhidmatan yang terbaik.


5/45


6/45

Tanggungjawab Ketua Jabatan

Selaras dengan hasrat yang dinyatakan di atas, setiapKetua Jabatan hendaklah mentadbir agensi masing-masing dengan cekap dan berkesan dengan memberikantumpuan dan keutamaan khususnya kepada aspek yangberikut:

menyedia dan mempamerkan Visi, Misi, Objektif, Fungsi, SloganQ, Piagam Pelanggan dan carta organisasi peringkat jabatan,bahagian, cawangan dan seterusnya sehingga ke peringkatstruktur organisasi yang lebih rendah, mengikut kesesuaian;

memastikan semua pegawai memahami dan menghayati Visi, Misi,Objektif, Fungsi, Slogan Q, Piagam Pelanggan Jabatan dantanggungjawab pegawai terutama kepada mereka yang baruditempatkan di jabatan itu;


7/45


8/45


menyediakan Sasaran Kerja Tahunan (SKT) jabatandan memastikan setiap pegawai mempunyai SKTmasing-masing;

memaklumkan kepada semua pegawai mengenaikepentingan pematuhan kepada peraturan-peraturanberkaitan dengan pengurusan sumber manusia (sepertiurusan perkhidmatan, tatatertib dan kemajuan kerjaya),pengurusan kewangan dan peraturan-peraturan lain

yang berkuat kuasa dari semasa ke semasa;


9/45


mengutamakan penggunaan teknologi maklumat dankomunikasi (ICT) di dalam pengurusan pejabat;

menggalakkan perhubungan yang sihat di antara pegawaidan menyediakan suasana bekerja yang harmonis;

menggunakan aplikasi psikologi dalam pengurusan sumbermanusia jabatan;

menyedia dan melaksanakan program kualiti jabatan; dan

mewujud dan memperkukuhkan mekanisme kerjasamaantara sektor awam dan swasta.


10/45


11/45

Menyemak Semula Fungsi

Jabatan

Dari semasa ke semasa KetuaJabatan hendaklah menyemak fungsi

jabatan supaya fungsi itu kemas kinidan selaras dengan objektif Kerajaan.

Jika fungsi ini tidak lagi selaras denganobjektif Kerajaan maka fungsi ituhendaklah diubah suai.


12/45

Menilai Semula Aktiviti Jabatan

Dari semasa ke semasa Ketua Jabatan

hendaklah menilai semula aktiviti jabatan

supaya:

(a) aktiviti yang tidak lagi perlu atau tidak sesuai

dihapuskan; dan

(b) setiap langkah atau tindakan penting yang akan

diambil membantu mencapai matlamat Kerajaan.


13/45

Undang-undang Dan Peraturan

Undang-undang dan peraturan yang berkaitandengan fungsi jabatan hendaklah dimaklumkandan difahami oleh setiap pegawai.

Ketua Jabatan hendaklah sentiasa mengkaji danmengambil tindakan bagi mengemas kiniundang-undang dan peraturan yang berkaitan

supaya sentiasa relevan dengan perkembangansemasa dan boleh meningkatkan penyampaianperkhidmatan dengan lebih berkesan.


14/45

Senarai Tugas

Ketua Jabatan bertanggungjawab menyediakan senaraitugas setiap pegawai di agensinya. Senarai tugas inihendaklah menunjukkan dengan jelas hubung kaitantara pegawai dengan penyelianya, dengan pegawaibawahan serta rakan sejawat dalam organisasi yangsama.

Senarai tugas hendaklah sentiasa diteliti dan dikemaskini oleh pegawai penyelia melalui perbincangan denganpegawai terutama sekiranya berlaku:

(a) pertukaran dasar Kerajaan atau objektif jabatan; (b) penstrukturan semula organisasi; (c) pengurangan atau penambahan fungsi jabatan; (d) pengurangan atau penambahan jumlah kakitangan; atau (e) perubahan dalam sistem atau cara bekerja.


15/45

Kemudahan Komunikasi

Kemudahan komunikasi adalah penting sebagaimekanisme perhubungan untuk memudahkan urusanpentadbiran Kerajaan.

Kini terdapat pelbagai jenis alat komunikasi yang boleh

digunakan oleh Jabatan Kerajaan, antaranyatermasuklah:

(a) Perkhidmatan Pos; (b) Telegram;

(c) Telefon dan telefon bimbit; (d) Faksimili; (e) Persidangan video; (f) Kaedah komunikasi manual; dan (g) Kemudahan komunikasi lain.


16/45


Alat komunikasi yang disediakan oleh Kerajaanadalah untuk memudahkan pegawai melaksanakantugas dengan cekap dan berkesan.

Oleh itu ianya hendaklah digunakan denganberhemah dan dihadkan kepada urusan rasmisahaja.

Penggunaan untuk urusan peribadi tidak digalakkan.

Sekiranya digunakan, kosnya hendaklah ditanggungoleh pegawai.


17/45


Perkhidmatan PosPerkhidmatan Pos

Jabatan dikehendaki membayar semua perkhidmatanbagi penghantaran surat dan bungkusan.

Bayaran boleh dibuat melalui cara-cara berikut:

(a) pembelian setem secara tunai atau pesanan tempatan;

(b) menggunakan Mesin Franking;

(c) kemudahan pos jelas;

(d) kemudahan pembayaran secara atas talian (online);dan (e) sistem bayaran lain yang ditetapkan.


18/45


19/45


Penghantaran surat dan bungkusan melalui posberdaftar hendaklah dibuat apabila bukti penghantarandan penerimaan diperlukan. Penghantarannya hanyadibenarkan dalam keadaan berikut:

(a) dikehendaki mengikut peraturan keselamatan;

(b) bukti penghantaran dan penerimaan diperlukan dari segiundang-undang; dan

(c) barang yang berharga atau mempunyai nilai kewangan.

Hanya penghantaran surat dan bungkusan yang perludisegerakan sahaja boleh dihantar melalui perkhidmatankurier.


20/45


Perkhidmatan TelefonPerkhidmatan Telefon

Ketua Jabatan hendaklah memastikan pemasangan danpenggunaan telefon pejabat, telefon rasmi di rumah dan telefonbimbit mematuhi peraturan yang berkuat kuasa dan memantaupenggunaannya.

Penggunaan Sistem Pesanan Ringkas (SMS), Sistem PesananMultimedia (MMS), kamera digital dan pelbagai sistem lain yangdibekalkan di dalam telefon hendaklah dikawal penggunaannyamengikut peraturan yang ditetapkan dari semasa ke semasa.

Panggilan jauh hendaklah dihadkan kepada perkara yang mustahaksahaja dan memerlukan tindakan segera. Pegawai juga hendaklahmeringkaskan percakapan. Setiap panggilan yang dibuat hendaklahdirekodkan dalam fail (jika perlu) dan sekiranya memerlukantindakan susulan hendaklah diikuti dengan surat.


21/45


22/45


FaksimiliFaksimili

Faksimili mempunyai keupayaan untuk menghantardokumen dalam bentuk rajah, penyata, carta, plan, fotodan lain-lain dalam bentuk asal.

Ia membantu Jabatan mengambil tindakan segera dantepat. Pemasangan, penggunaan dan pengawalanfaksimili hendaklah mematuhi peraturan yangditetapkan.

Ketua Jabatan boleh mengadakan peraturan dalamanbagi mengawal penggunaannya.


23/45


Persidangan VideoPersidangan Video

Persidangan video merupakan satu kaedahtelekomunikasi yang membolehkan individu atau

kumpulan itu berinteraksi dan melihat antara satu samalain walaupun berada di tempat yang berlainan dalamwaktu yang sama.

Ketua Jabatan hendaklah mematuhi peraturan mengenaipenyediaan, penggunaan, penyelenggaraan dankawalan persidangan video yang ditetapkan.


24/45


Kaedah Komunikasi ManualKaedah Komunikasi Manual Ketua Jabatan boleh menggunakan kaedah komunikasi

manual yang lain dan boleh digunakan disebabkan kesukaranperhubungan di tempat menerima serta kaedah tersebutsahaja yang terbaik keberkesanannya. Contohnyakemudahan telegram yang digunakan oleh Kementerian Luar

Negeri bagi perhubungan di beberapa negara.

Kaedah Komunikasi lainKaedah Komunikasi lain Ketua Jabatan juga boleh menggunakan kaedah komunikasi

terbaru yang diperkenalkan selaras dengan perkembanganteknologi maklumat (ICT).


25/45


26/45

Perhimpunan Bulanan

Ketua Jabatan bertanggungjawabmengadakan perhimpunan bulanan diperingkat jabatan masing-masing.

Perhimpunan ini bertujuan untukmembolehkan Ketua Jabatan

menyampaikan amanat dan maklumatsemasa, di samping mengeratkanhubungan di antara warga jabatan.


27/45


28/45

Ruang Pejabat

Ketua Jabatan bertanggungjawabmemastikan ruang pejabat mengikutkeluasan yang telah ditetapkan.

Panduan keluasan bilik pegawai,anggaran ruang kerja dan bilik

gunasama hendaklah dibuatmengikut kesesuaian sesuatujabatan.


29/45

Kebersihan Pejabat

Setiap pegawai perlu memastikan pejabat dankawasan sekitarnya bersih dan kemas denganmengambil tindakan seperti berikut:

mengasingkan bahan yang tidak dikehendaki denganmembuangkan yang tidak diperlukan;

menyusun atur peralatan yang dibekalkan; membersihkan peralatan, tempat bertugas dan

mencegah segala kecacatan terutama selepas

bertugas; dan memelihara kebersihan setiap masa dengan

menyimpan dokumen di tempat yang ditetapkan.


30/45


31/45

Pencegahan Kebakaran

Setiap jabatan hendaklah melantik pegawai atau membentukjawatankuasa yang bertanggungjawab merancang dan mengambillangkah yang sesuai untuk mencegah kebakaran. Antara aspekyang perlu diberi perhatian ialah:

(a) Pelan Tindakan Kebakaran Pelan tindakan kebakaran hendaklah disediakan dan dipamerkan di

setiap tingkat supaya apabila berlaku kebakaran semua wargajabatan dapat mengikuti laluan yang selamat yang telah ditetapkan.

(b) Sistem Pencegahan

Menyediakan panduan, tanda arah dan simbol berhubungpencegahan kebakaran yang jelas dan mudah difahami oleh semuapegawai. Panduan pencegahan hendaklah sentiasadikemaskinikan.


32/45

Sistem Kawalan Kebakaran :

API:

Pengesan asap

Pengesan api

Alat pemadam

Gelung Pancutan

Loceng amaranLatihan memadam api

Habislahrekodkita

musnah

TOLONG!!!

API.API


33/45


Pemeriksaan Alat Pemadam Api

Ketua Jabatan hendaklah menentukanbahawa setiap pejabat mempunyai alat

pemadam api yang sesuai dan berfungsi.

Alat tersebut hendaklah diperiksa olehJabatan Bomba dan Penyelamat mengikut

spesifikasi yang ditentukan untuk alatberkenaan atau sekurang-kurangnya sekalisetahun.


34/45


35/45


Latihan KebakaranLatihan Kebakaran

Latihan mencegah kebakaran, penggunaanpemadam api dan tindakan menyelamatkan

diri hendaklah diadakan sekurang-kurangnyasekali setahun.

Ketua Jabatan boleh memohon bantuan

Jabatan Bomba dan Penyelamat untukmemberi khidmat nasihat dan latihan yangdiperlukan.


36/45


Bilik Simpanan Rekod Tahan ApiBilik Simpanan Rekod Tahan Api

Jabatan yang berurusan dengan rekod

penting hendaklah mengadakan biliksimpanan rekod yang tahan api (bilikkebal) atau lain-lain cara penyimpananrekod supaya apabila berlaku

kebakaran, rekod berkenaan tidakakan terhapus.


37/45

Khidmat Nasihat

Ketua Jabatan hendaklah berhubung dengan agensi berikut untukmendapatkan khidmat nasihat berkaitan:

Perundangan: Jabatan Peguam Negara untuk mendapatkannasihat perundangan.

Kewangan: Perbendaharaan Malaysia, Jabatan Akauntan Negaradan Jabatan Audit Negara mengikut mana yang berkenaan. Keselamatan: Pejabat Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan,

Kementerian Keselamatan Dalam Negeri dan Polis Diraja Malaysiamengikut mana yang berkenaan.

Keselamatan ICT: Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan

Pengurusan Malaysia (MAMPU). Personel: Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia. Sistem dan Cara Kerja: Unit Pemodenan Tadbiran dan

Perancangan Pengurusan Malaysia (MAMPU). Pengurusan Rekod Kerajaan: Jabatan Arkib Negara.


38/45

Penyelarasan dan Pemantauan

Ketua Jabatan di peringkat Persekutuan atau Negerihendaklah sentiasa mengekalkan hubungan baik denganagensi di peringkat negeri atau daerah bagi tujuanpenyelarasan dan pemantauan aktiviti.

Aktiviti yang digalakkan adalah seperti bermusyawarah,majlis taklimat, majlis dialog, lawatan dan pemeriksaan.

Di samping itu Ketua Jabatan boleh mengadakanprogram kemasyarakatan, sukan, keagamaan danaktiviti lain yang sesuai.


39/45

Program Kebajikan

Ketua Jabatan digalakkan supaya menganjurkan

program yang sesuai untuk mengeratkan

hubungan sesama warga jabatan, di samping

memelihara kebajikan mereka.

Antara program yang boleh diadakan seperti

hari keluarga, pesta sukan, penubuhan kelab

kebajikan, pusat penjagaan kanak-kanak, majlis

keagamaan, jamuan, ceramah dan lawatan.


40/45

SENARAI PEKELILING, SURAT PEKELILING DAN

PERATURAN YANG BERKUAT KUASA BERKAITAN

PANDUAN PENGURUSAN PEJABAT

Per. 1.1 & 1.2 - Peranan Kerajaan & TanggungjawabKetua Jabatan Pekeliling Am Bil. 2 Tahun 1982 - Organisasi Kementerian-

Kementerian.

Per. 1.2 (a) & (b) - Penyediaan Visi, Misi, Objektif &Piagam Pelanggan Jabatan i. PKPA Bil. 8 Tahun 1991 - Panduan Manual Prosedur Kerja &

Fail Meja; dan

ii. PKPA Bil. 3 Tahun 1993 - Panduan Mengenai PiagamPelanggan.

Per. 1.2 (c) - Penyediaan Sasaran Kerja Tahunan (SKT) PP Bil. 4 Tahun 2002 - Lampiran A3 Panduan Penyedian SKT.


41/45

Per. 1.2 (g) - Aplikasi Psikologi Dalam PengurusanSumber Manusia PP Bil. 18 Tahun 2005 - Panduan Aplikasi Psikologi Dalam

Pengurusan Sumber Manusia.

Per. 1.2 (h) - Progam Kualiti Jabatan PKPA Bil. 4 Tahun 1991 - Garis Panduan Mengenai Strategi-

Strategi Peningkatan Kualiti Dalam Perkhidmatan Awam.

Per.1.2 (i) - Kerjasama Antara Sektor Kerajaan DenganSwasta PKPA Bil. 9 Tahun 1991 - Panduan Mengenai Pelaksanaan

Dasar Persyarikatan Malaysia.

Per. 1.3 & 1.4 - Semakan Semula Fungsi & AktivitiJabatan PKPA Bil.1 Tahun 2002 - Garis Panduan Semakan Semula

Prosedur & Proses Kerja Di Agensi Kerajaan.


42/45

Per.1.5 - Undang-Undang Dan Peraturan Surat Edaran KSN Bertarikh 24.4.2004 - Usaha-Usaha Meningkatkan

Keberkesanan Sistem Penyampaian Perkhidmatan Kerajaan.

Per. 1.6 - Senarai Tugas PKPA Bil. 8 Tahun 1991 - Panduan Manual Prosedur Kerja & Fail Meja.

Per. 1.9 - Perkhidmatan Pos Surat Pos Malaysia Bhd Bertarikh 21.4.1999 - Pemberhentian

Penggunaan Lampiran A Bagi Jabatan/Agensi Kerajaan.

Per.1.12 - Pemasangan Telefon Pekeliling Perbendaharaan Bil. 12 Tahun 1994 & Bil. 3 Tahun 2001 -

Pemasangan Telefon Pejabat & Telefon Rasmi Rumah & PenggunaanTelefon Bimbit (Handphone).

Per. 1.13 - Penggunaan Telefon Berhemah PKPA Bil. 1 Tahun 1991 - Panduan Meningkatkan Kualiti Layanan

Urusan Melalui Telefon.

Per. 1.14 - Faksimili Surat Pekeliling Am Bil. 1 Tahun 1993 - Peraturan Penggunaan Mesin

Faksimili Di Pejabat-Pejabat Kerajaan.

Per 1 18 Perhimpunan Bulanan


43/45

Per. 1.18 - Perhimpunan Bulanan Pekeliling Am Bil. 2 Tahun 2000 - Perhimpunan Bulanan di Kementerian.

Per. 1.19 - Ruang Pejabat i. Perintah Am 24, 25 & 26 Bab E - Rumah & Bangunan Kerajaan; ii. Surat Pekeliling Am Bil. 4 Tahun 1982 (Termasuk Pindaan) - Permohanan Ruang Pejabat Sama Ada

Dalam Bangunan Gunasama Atau Pun Disewa Dalam Bangunan Swasta;dan

iii. Surat Pekeliling Am Bil. 14 Tahun 1982 - Pelaksanaan Pejabat PelanTerbuka.

Per. 1.20 - Kebersihan Pejabat Surat Pekeliling Am Bil. 8 Tahun 1981 - Kebersihan Dan Keindahan

Kawasan.

Per. 1.23 - Penyelarasan & Pemantauan Surat Pekeliling Am Bil. 5 Tahun 1993 - Peraturan-Peraturan Bagi

Pegawai-Pegawai Persekutuan Yang Berkhidmat Di Jabatan-Jabatan DiBawah Pentadbiran Kerajaan Negeri.

Per. 1.24 - Program Kebajikan PP Bil. 6 Tahun 1989 - Kebajikan Untuk Anggota Perkhidmatan Awam.


44/45

SEMUGA BERJAYASEMUGA BERJAYA

KURSUS INDUKSIKURSUS INDUKSI

AADK 2009AADK 2009


45/45

bhg 1 pengurusan am pejabat

Documents