modul sks2084 1.0 bhg 2

SIJIL SISTEM

KOMPUTER DAN SOKONGAN

SKS 2084 : PENGURUSAN PANGKALAN DATA

DISEDIAKAN OLEH: PN ZURANI BINTI BUANG (KKS) PN WIDA YANTI BINTI MOHAMED ZEN UMAR (KKJS)

1.0 PENGENALAN KEPADA PANGKALAN DATA ( BHG 2)


Memahami persekitaran perisian pangkalan data · Mengenalpasti antaramuka grafik pengguna (GUI) perisian pangkalan data · Menggunakan Ribbon · Menggunakan Navigation Pane · Membuka pangkalan data · Menutup pangkalan data · Menggunakan database Help

Menggunakan kategori template pangkalan data Membangunkan pangkalan data

2

1.0 PENGENALAN KEPADA PANGKALAN DATA (BHG 2)


Memahami persekitaran perisian pangkalan data

3

Antaramuka grafik

pengguna (GUI)

Menggunakan Ribbon

Menggunakan Navigation

Pane

Membuka pangkalan

data

Menutup pangkalan

data

Menggunakan database Help



• Apabila anda telah memutuskan bahawa pangkalan data Access akan membantu anda menyimpan dan menguruskan data anda, anda perlu mengetahui tentang bahagian sebuah pangkalan data , bagaimana untuk mula menggunakan Access , dan bagaimana untuk mengemudikan tingkap Access.

• Dalam modul ini, anda akan diseediakan dengan satu tinjauan asas Access , termasuk bahagian sebuah pangkalan data dan tugas umum di mana anda boleh menggunakan sebuah pangkalan data.

4

Mengenalpasti antaramuka grafik pengguna (GUI) perisian pangkalan data


Pangkalan data dalam kehidupan kita

Fikirkan kesemua maklumat yang kita temui setiap hari mungkin dikelola oleh sebuah pangkalan data. Misalnya, jika anda pergi membeli-belah di satu pasar raya untuk sebuah alat pembakar roti, menyimpan inventori produk ialah maklumat yang perlu disimpan di mana-mana, bersama dengan harga setiap hasil keluaran. Bila anda membuat satu pembelian, keperluan-keperluan kedai mampu menyimpan maklumat jualan dan menentukan jumlah penjualan setiap hari dan bagaimana untuk mengesan pengurangan dalam inventori. Sebuah pangkalan data boleh menyimpan maklumat ini , dan juga membenarkan kedai dengan cepat menentukan berapa Jenama X pembakar roti dalam inventori tanpa memerlukan untuk mengira inventori di rak. 5

Memahami persekitaran perisian pangkalan data Mengenalpasti antaramuka grafik pengguna (GUI) perisian pangkalan data


Semua maklumat ini boleh diurus oleh sebuah pangkalan data dan ia akan lebih mudah dan lebih cekap untuk digunakan.

Pangkalan data mempunyai satu impak besar dalam hampir setiap bidang kehidupan kita.

6



• Fikirkan apa yang berlaku disekitar anda dalam situasi harian dan adakah mungkin ada sebuah pangkalan data di tempat kerja?

• Kedai runcit: Di dalam sebuah kedai runcit terdapat banyak barang. Barangan mesti dipesan, dihantar dan disimpan di dalam distor. Kedai perlu membayar barangan tersebut. Kemudian, apabila seorang pelanggan membeli barangan, mesin daftar tunai akan memaparkan harga , dan pelanggan membayar produk tersebut. Di mana pangkalan data tersebut disimpan?

7




• Restoran: Dari mana makanan datang? Bagaimanakah ia membuat pengurusan pesanan semula produk? Bagaimana bil dibayar?

Lampu isyarat: Siapakah yang mengawal lampu supaya menjadi merah , kuning atau hijau?

Sebenarnya pangkalan data sentiasa menstruktur kehidupan kita. Pangkalan data diwujudkan menggunakan program seperti Microsoft Office Access 2007, di mana ia merupakan satu hubungan pangkalan data .

8




9




• Ms Access??? • Ia merupakan satu komponen

perisian pangkalan data yang diintegrasi bersama Ms Office.

• Ia mempunyai pelbagai versi sejak dibangunkan.

• Setiap kali versi yang baru ia disertakan dengan pelbagai kelebihan berbanding versi sebelumnya.

• Ia merupakan perisian pangkalan data bagi kumpulan kecil atau desktop database package .

10




• Pengguna Ms Access sepatutnya telah memahami @ mempunyai asas pengetahuan mengenai struktur perisian pangkalan data berfungsi.

• Ms Access terdiri daripada database objects ( koleksi table, queries, forms, reports, pages, macro). Ia biasa digunakan untuk menyelenggara dan mengurus data.

11




Kelebihan Ms Access i. Ia mudah untuk diintegrasikan

ke dalam perisian lain MS Office yang lain

ii. Terdapat banyak add-ons @ third party software

iii. Boleh digunakan oleh pelbagai aras peringkat kemahiran pengguna ( pengguna baru hingga pengguna aras tinggi)

12




13


Kekangan

Saiz maksima table 2GB

Jumlah table dalam query 32

Jumlah medan dalam table 255

Jumlah medan bagi indeks 10

Saiz maksimum form/report 22”

Aksara bagi memo 65,535

Pengguna serentak

* Antara kekangan pengguna MS Access


Tingkap Access Sebelum kita boleh mula menggunakan sebuah pangkalan data, kita perlu membiasakan diri dengan tingkap Access.

14



• Reben Seperti perisian lain di set Microsoft Office 2007, Access 2007 mempunyai sistem Ribbon yang digunakan untuk mengemudikan pangkalan data. Ribbon disusun menjadi tab. Setiap tab mengandungi kumpulan perintah yang diguna untuk melakukan tugas di Access.

15



• Misalnya, di tab Home, kita akan melihat bahawa terdapat kumpulan Font yang mengandungi perintah fon seperti jenis fon, saiz, warna , dan penjajaran. Melainkan kita menggunakan jalan pintas papan kekunci untuk semuanya, maka reben tidak perlu digunakan.

• Ribbon ialah bagaimana kita membuat kerja di Access.

16



Bar peralatan Laluan Pantas Sebaik sahaja kita biasa dengan Access, kita dapati bahawa terdapat perintah yang sering kita gunakan daripada perintah yang lain.

Untuk menggunakan perintah-perintah ini dengan lebih mudah, kita boleh menambah perintah kepada bar peralatan Quick Access. Biasanya, bar peralatan akan kelihatan di atas Ribbon di sebelah kiri tingkap Access termasuk Save, Undo , dan perintah-perintah Redo.

17



• Butang Microsoft Office Butang Microsoft Office terletak di sudut atas kiri tingkap Access. Ia termasuk pilihan menu utama seperti New, Save , dan Print. Dari menu ini, kita juga dapat mengubah Access Options.

18



Anak Tingkap Navigasi (Navigation Pane) Kawalan utama pangkalan data Access ialah Navigation Pane. Ia menunjukkan kepada kita apa yang pangkalan data boleh lakukan dan maklumat yang boleh dicapai. Kita boleh memilih untuk menutup Navigation Pane semasa menyiapkan tugas tertentu di dalam Ms Access.

19




20

Ia adalah sistem yang digunakan untuk mengemudikan pangkalan data. Reben asas yang disediakan secara lalai: - Home - Create - External Data - Database Tools Di setiap reben terdapat kumpulan-kumplan yang mengandungi butang-butang arahan.

Menggunakan Ribbon ( Reben )


21

Tiada cara memadamkan atau menggantikan Ribbon dengan toolbars dan menu-menu dari versi-versi terdahulu Microsoft Office. Bagaimanapun , ia boleh meminimumkan Ribbon menjadikan lebih banyak ruang boleh didapati pada skrin komputer. Meminimumkan Reben 1.Klik Customize Quick Access Toolbar 2.Pada senarai, klik Minimize Ribbon. Pulihkan Reben 1.Klik Customize Quick Access Toolbar 2.Pada senarai, klik Minimize Ribbon. Jalan pintas papan kekunci To meminimumkan atau memulihkan Ribbon, tekan CTRL+F1.




22

Reben Home : Terdapat arahan umum bagi membuat format pangkalan data.

Kumpulan Butang Arahan ( Lalai)

View View

Clipboard Paste, Cut, Copy, Format painter

Font Font, Bold, Italic, Underline, Fill/Back Color, Alignment, Gridline

Rich text List Level, Numbering, Bullet

Records Refresh All, New, Save, Delete, Total, Spelling,

Sort & Filter Ascending, Descending, Filter, Selection, Advance Filter Action

Find Find, Replace, Go To, Select




23


Tables Table, Table Tamplates, Share Point List, Table Design

Forms Form, Split Form, Multi Items, Form Design

Reports Report, Labels, Blank Report, Report Wizard, Report Design

Others Macro, Query Wizard, Query Design

Reben Create : Terdapat arahan umum bagi mencipta objek pangkalan data.




24


Tables Table, Table Tamplates, Share Point List, Table Design

Forms Form, Split Form, Multi Items, Form Design

Reports Report, Labels, Blank Report, Report Wizard, Report Design

Others Macro, Query Wizard, Query Design

Reben External Data : Terdapat arahan umum bagi mencipta objek pangkalan data.




25


Macro Visual Basic , Run macro

Show/hide Relationships, Property sheet, Object Dependencies

Analyze Run the Database Documenter, analyze performance.

Move data Microsoft SQL Server, Access Database (Tables only).

Database Tools Run the Linked Table Manager, Manage Access add-ins, Create or edit a Visual Basic for Applications (VBA) module.

Reben Database Tools : Terdapat arahan umum bagi memasukkan arahan pengguna ke dalam objek pangkalan data.




26

Yang mana satu Navigation

Pane???

Menggunakan Navigation Pane



• Membuka dan menutup Navigation Pane:

• Klik Butang Shutter di sebelah kanan Navigation Pane

27

Memahami persekitaran perisian pangkalan data Menggunakan Navigation Pane


• Navigation Pane kelihatan seperti satu kolum apabila ia jatuh.

28



Bahagian-bahagian dalam sebuah pangkalan data Pangkalan data Microsoft Access terbentuk daripada

beberapa komponen termasuk Tables ( Jadual) , Forms (Borang), Queries (pertanyaan) dan Reports (Laporan). Komponen-komponen ini dipanggil objek pangkalan data. Satu atau lebih benda-benda ini ditubuhkan apabila sebuah pangkalan data dicipta , dan kesemua objek kelihatan di Navigation Pane. Untuk membuat pangkalan data lebih mudah mengemudikan, permulaan pengguna-pengguna Access mungkin mahu pesanan semula objek di Navigation Pane.

29



Mengubah Susunan Objek Dalam Navigation Pane

• Klik anak panah drop-down pada Navigation Pane untuk melihat susunan pilihan.

• Pilih satu pilihan menu. Navigation Pane akan menyusun semula berdasarkan pemilihan anda.

• Jika anda masih baru dalam pangkalan data, susun objek dengan masukkan Navigation Pane merupakan idea yang baik.

• Ia akan mengumpulkan jadual, borang, pertanyaan , dan laporan ke dalam kumpulan yang sama ditetingkap.

30



Untuk memperluaskan atau runtuh satu kumpulan:

Klik mana-mana anak panah berganda yang menunjukkan tanda menurun bagi satu kumpulan untuk memaparkan semua objek. Klik mana-mana anak panah berganda yang menunjukkan tanda menaik bagi satu kumpulan dan ia akan menyembunyikan semua objek.

31



Bahagian sebuah pangkalan data Sebuah pangkalan data ialah terbentuk daripada beberapa komponen, atau objek termasuk:

Tables Queries Forms Reports Kita akan melihat setiap objek ini

secara lebih mendalam di kemudian pengajaran, tetapi kita boleh mengakses objek dari Navigation Pane.

32



• Tables ( Jadual )

• Merupakan pangkalan data yang mengandungi maklumat asas yang hendak disimpan. Jadual diwakili oleh satu ikon biru dan putih di Navigation Pane.

33



• Di rajah Customer Info di bawah , terdapat lajur, atau medan, dari maklumat , termasuk Title dan Athour. Setiap baris ialah satu rekod yang mengandungi maklumat khusus kepada medan yang disenaraikan.

34



• Queries (Pertanyaan)

Satu lagi objek pangkalan data dipanggil query (pertanyaan). Pertanyaan membenarkan kita mendapatkan semula maklumat dari satu atau lebih jadual berdasarkan satu set syarat-syarat pencarian anda mentakrifkan menggunakan medan-medan dalam jadual. Misalnya, jika kita hendak tahu nama buku yang telah dijual di Kuala Lumpur dan Putrajaya, anda boleh mewujudkan satu pertanyaan yang bpleh mendapatkan semula maklumat dari jadual-jadual berganda menentukan jawapan.

35



• Forms (Borang ) Objek pangkalan data ketiga ialah borang.

• Borang ialah alat Access yang pengguna boleh diwujudkan untuk membuat masukan data di pangkalan data dengan lebih mudah. Memasukkan data secara terus ke dalam sebuah jadual mungkin sukar jika terdapat banyak maklumat masuk. Seperti helaian Excel, jadual Access pada dasarnya sebuah skrin mengisi dengan baris-baris kosong di mana seorang pengguna boleh memasuki rekod.

• Borang , bagaimanapun, menyediakan pengguna dengan antara muka yang mudah dibaca di mana mereka boleh memasukkan data di dalam rajah.

• Borang berguna terutamanya untuk pengguna-pengguna Access yang tidak selesa bekerja dengan pangkalan data.

36



• Reports (Laporan) Objek pangkalan data yang akhir ialah laporan. Laporan ialah satu cara berkesan untuk menganalisis dan menunjukkan data menggunakan satu susunatur khusus.

• Teks boleh diformatkan di laporan Access, Ia juga diwujudkan dalam dokumen Word.

37



• Menutup satu objek: Pilih tab untuk objek yang hendak ditutup. (Tab yang ditonjolkan ialah tab aktif). Klik kanan tab , dan pilih Close dari menu.

38



39

Memulakan MS Access MS Access 2007, akan memaparkan tingkap Getting Started. Di bahagian kiri, template categories - ia menyenaraikan kategori di Office Online. Template pangkalan data separa pembangunan memfokuskan satu tugas tertentu yang boleh dimuat turun dan guna segera.


Membuka pangkalan data


Contoh ini memaparkan, templat yang dipilih , dan pilihan templat yang dipamerkan dalam kawasan pusat skrin. Templat ditampilkan termasuk pilihan templat pangkalan data yang tersedia dalam talian, serta templat yang boleh didapati sebagai sebahagian daripada versi tempatan Access.

40

Memahami persekitaran perisian pangkalan data Membuka pangkalan data


Membuka sebuah pangkalan data Kita mempunyai tiga pilihan utama di halaman Getting Started. KIta boleh membuka pangkalan data templat tempatan atau dalam talian, satu pangkalan data sedia ada, atau sebuah pangkalan data kosong * Klik Local Templates di kiri skrin. Pusat skrin akan bertukar mempamerkan ikon untuk templat. * Pilih satu ikon di pusat skrin. Perincian tentang templat pangkalan data akan muncul di sebelah kanan.

41

Templat yang disertakan pada Access:



Di bahagian kiri tingkap Getting Started, kita akan melihat satu senarai kategori untuk templat yang boleh di dapati di Microsoft Office Online.

Kita mesti mempunyai satu hubungan Internet muat turun templat pangkalan data ini.

Perintah Blank Database membenarkan anda mewujudkan sebuah pangkalan data dari permulaan

42



• Membuka satu pangkalan data sedia ada:

Di seksyen Open Recent Database, klik dua kali nama fail pangkalan data yang hendak dibuka. Ia akan muncul di tingkap

• ATAU Klik hubungan More. Satu kotak dialog akan muncul.

43



• Pilih pangkalan data yang hendak dibuka.

• Klik Open. Pangkalan data akan muncul

44



45

Klik ikon perintah Create .



46

Tunggu sehingga pangkalan data baru dan masih kosong terbentuk seperti di rajah sebelah.



Klik pangkalan data yang hendak dibuka. Pilih butang Open untuk membuka pangkalan data tersebut.

47



Pangkalan data akan dipaparkan seperti rajah di sebelah.

48



1. Tekan Butang Office -> pilih menu exit Access

2. Tekan butang X di kanan atas tetingkap Ms Access

49

Memahami persekitaran perisian pangkalan data Menutup pangkalan data


Database Help mengandungi semua arahan yang berkaitan dengan kemudahan bantuan yang disediakan oleh Microsoft Access. Di sini , sebarang keterangan ringkas dan cara menggunakan Microsoft Access boleh diperolehi dengan pantas.

Kerja dengan tingkap Help Klik butang Microsoft Office Help Button Atau tekan kunci F1 di papan kekunci untuk membuka Help pada komputer anda.

50

Memahami persekitaran perisian pangkalan data Menggunakan database Help


• Kali pertama anda guna ciri Help di program-program Microsoft Office, tingkap Help dalam talian muncul di satu lokasi lalai dan saiz pada skrin.

• Kita boleh mengubah cara tingkap Help dipamerkan. Selepas itu , apabila kita membuka tingkap Help, ia akan kelihatan sepertimana yang telah kita selenggarakan. Setiap program di Microsoft Office mempunyai tingkap Help berasingan. Ini bermaksud sedemikian apabila anda membuka tingkap Help dari satu program, seperti Microsoft Office Word , dan kemudian pergi satu lagi program, seperti Microsoft Office Outlook , dan terbuka Help, anda tahu dua berasingan tingkap-tingkap Help.

51

Memahami persekitaran perisian pangkalan data Menggunakan database Help


Menggunakan templat untuk mencipta pangkalan data desktop Access

• Jika kita hendak menyusun dan menguruskan data dengan Access tetapi tidak mahu menghabiskan masa mencipta pangkalan data dari awal, cuba gunakan templat pangkalan data desktop.

• Untuk mencipta pangkalan data Access untuk web dengan templat, lihat Mencipta aplikasi Access daripada templat.

52

Menggunakan kategori template pangkalan data

http://office.microsoft.com/ms-my/access-help/redir/HA102840217.aspx?CTT=5&origin=HA102840235









Apakah templat Access? • Templat Access merupakan fail aplikasi

pangkalan data yang telah dicipta dan lengkap yang terdapat dalam perisisan Ms Access. Pangkalan data itu sedia digunakan dan mengandungi semua jadual, borang, laporan, pertanyaan, makro dan perhubungan yang diperlukan untuk memulakan kerja. Oleh sebab templat direka bentuk sebagai penyelesaian pangkalan data menyeluruh yang lengkap, ia menjimatkan masa dan tenaga serta membolehkan kita menggunakan pangkalan data tersebut dengan serta-merta. Selepas mencipta pangkalan data menggunakan templat, kita boleh menyesuaikan pangkalan data untuk lebih memenuhi keperluan kita. Ia kelihatan seperti kita telah membina pangkalan data tersebut dari awal.

53




Memilih templat • Setiap templat direka bentuk supaya

memenuhi keperluan pengurusan data khusus dan kita boleh sama ada menggunakan salah satu templat yang terdapat dalam Access atau mencari dalam talian.

Bermula dengan templat daripada komputer • Pada skrin permulaan Access, klik Carian

yang dicadangkan: pangkalan data Access. • Klik Kategori dalam anak tetingkap

Featuring ke templat yang ditapis mengikut kategori khusus.

• Klik ikon untuk memilih templat dan masukkan Nama Fail.

• Untuk mengubah lokasi fail pangkalan data lalai, klik ikon folder di sebelah Nama Fail > Cipta.

54



Sebelum kita mula menggunakan templat

• Ia bergantung pada templat yang kita gunakan. Mesej seperti ini akan dipaparkan:

Mesej AMARAN KESELAMATAN dalam bar mesej

Jika kita mempercayai sumber templat, .Dialog Log masuk dengan senarai pengguna yang kosongKlik Pengguna Baru dan isikan borang Butiran Pengguna.

• Klik Simpan & Tutup.

55



• Pilih nama pengguna yang anda baru masukkan dan klik Log masuk.

• Halaman Start Klik pautan pada halaman itu untuk mengetahui dengan lebih lanjut tentang pangkalan data, atau klik butang dan tab lain untuk menjelajahi pangkalan data.

• Langkah berikut • Jika anda tidak dapat mencari

pangkalan data yang memenuhi keperluan anda, klik New > Database kosong untuk mencipta pangkalan data baru dari awal.

56


Membangunkan pangkalan data Pengenalan

Langkah pertama dalam mewujudkan sebuah pangkalan data adalah memikirkan tentang mengapa kita perlu membangunkannya… apakah tujuannya?

Sebaik sahaja kita tahu , kita boleh mula mereka bentuk pangkalan data sendiri.

Tanyakan soalan pada diri seperti:

Apa jenis maklumat yang akan disimpan? Bagaimanakah saya mesti memecahkan maklumat itu, untuk disimpan dalam pangkalan data? Bagaimanakah saya menggunakan data sebaik sahaja ia siap dibangunkan? Contoh dalam pelajaran ini, kita akan anda melalui langkah pangkalan data direka bentuk menggunakan senario kedai buku. Kita akan menentukan tujuan pangkalan data dan merancang jadual dan medan yang perlu untuk pangkalan data mudah kedai buku.

57


• Mereka bentuk sebuah pangalan data Senario kedai buku Ready-2-Read Jalan terbaik akan belajar tentang rekaan sebuah pangkalan data ialah terus kepada proses itu.

• Andaikan kita bekerja untuk kedai buku

Ready-2-Read , dan kita pelu membina sebuah pangkalan data untuk kegunaan kedai. Mari fikirkan apa kita mungkin perlukan dalam pangkalan data. Gambar rajah menunjukkan yang kita mempunyai pelanggan dan menjual buku-buku melalui tempahan, kedua-dua disimpan dan dilakukan secara dalam talian.

• Kedai perlu satu cara untuk mengawasi perkara-perkara ini. k

58

Membangunkan pangkalan data


• Menentukan tujuan pangkalan data Langkah pertama merekabentuk sebuah pangkalan data ialah untuk menentukan tujuan pangkalan data. Apakah yang kita perlukannya lakukan?

Pada Ready-2-Read, pelanggan kita akan membuat pesanan buku. Sekurang-kurangnya, kita mahu pangkalan data kita dapat mengesan buku yang dijual, senarai pelanggan , dan tarikh setiap tempahan.

Tujuan Pangkalan Data Ready-2-Read Pangkalan data ini juga akan dapat memberitahu kita di mana pelanggan kita kerana kita perlu menghantar kepada mereka buku atau kupon yang ditempah. Tambahan pula, kita boleh menggunakannya untuk mengesan jualan kita atau membuat satu senarai buku yang paling laris.

59



• Rancangan jadual-jadual pangkalan data

Sebaik sahaja kita telah menentukan tujuan, kita boleh mula mencambahkan fikiran tentang bagaimana untuk memecahkan maklumat ke dalam pangkalan data kita yang perlu menyimpan data. Ingat kembali bahawa jadual ialah satu koleksi rekod , dan setiap rekod dipecahkan ke dalam medan terkecil bagi maklumat yang dikehendaki. Bermula dengan kita merancang sebuah pangkalan data bagi mengesan pelanggan , buku yang disimpan , dan maklumat tempahan pelanggan, kita perlu satu jadual bagi setiap maklumat ini. Jadual untuk Pangkalan Data Ready-2-Read.

• TIPS: Pastikan jadual pangkalan data kita dapat

digunakan oleh orang lain dengan memberi nama-nama jadual yang mudah fahami.

60



• Perancangan medan bagi jadual Sebaik sahaja kita tahu apa yang diperlu, langkah seterusnya menentukan apa medan bagi di setiap jadual. Ingat bahawa medan ialah bahagian maklumat paling kecil pada rekod. Mari melihat Ready-2-Read sekali lagi. Ada beberapa medan dalam Jadual Customers. Kita akan nyata sekali nama sendiri dan nama keluarga setiap pelanggan. Kita juga perlu satu alamat jika kita perlu menghantar kepada pelanggan. E-mel juga perlu untuk kita menghubungi pelanggan sekiranya terdapat satu isu pada tempahannya.

61



• Kita juga perlu beberapa medan dalam jadual Books. Title dan Athour adalah untuk buku. Kita perlukan satu medan Price untuk setiap buku. Kategori akan membantu kita untuk tahu jenis buku yang dijual.

62



• Jadual Orders mempunyai kurang medan. Kita perlu jadual ini untuk mengesan Customer yang membuat tempahan , Book ialah pesanan pelanggan, dan perintah Date juga perlu diletakkan.

• **Jangan bimbang jika rancangan kita tidak termasuk setiap medan yang mungkin perlu. Access akan membenarkan kita menambah medan pada bila-bila masa.

63


modul sks2084 1.0 bhg 2

Education