modul sks2084 1.0 bhg 3

SIJIL SISTEM

KOMPUTER DAN SOKONGAN

SKS 2084 : PENGURUSAN PANGKALAN DATA

DISEDIAKAN OLEH: PN ZURANI BINTI BUANG (KKS) PN WIDA YANTI BINTI MOHAMED ZEN UMAR (KKJS)

1.0 PENGENALAN KEPADA PANGKALAN DATA (BHG 3)


· Jadual (Table)

o Menggunakan objek database Wizard

o Menggunakan objek database Properties

· Query



· Borang (Form)



2


· Laporan (Report)



· Macro



Memahami Carta Alir (flowchart)

o Mengenali symbol carta alir seperti : mula/tamat, proses, pilihan

input/output dan dokumen

Pengenalan kepada objek di dalam pangkalan data


Praktikal:

Membina carta alir sistem pangkalan data

3




4

Jadual(Table )

Query Borang (Form)

Laporan (Report)

Macro

Memahami Carta Alir

(flowchart)



Jadual (Table)

Dalam versi terdahulu Access, menggunakan Jadual Wizard untuk mewujudkan jadual dengan cepat dengan contoh jadual dan medan. Tetapi pada Microsoft Office Access 2007, tiada lagi Jadual Wizard disediakan.

Penyelesaian

Untuk mewujudkan jadual di Access 2007, Access telah menyediakan templat jadual dan medan. Templat jadual ialah satu jadual kosong yang kita boleh gunakan terus atau mengubah suai bagi memenuhi keperluan kita.

Templat Access 2007 termasuk jadual yang berikut, direka bentuk sesuaidengan Windows SharePoint Services 3.0:

5



Jadual (Table)

• Contacts : Jadual yang digunakan adalah untuk menguruskan maklumat hubungan perniagaan, termasuk alamat-alamat e-mel, Jaringan halaman URLs , dan lampiran, seperti satu kontrak perkhidmatan dan sekeping gambar.

• Tasks : Jadual yang digunakan untuk menjejaki tugas, termasuk medan untuk lampiran. • Issues : Jadual yang digunakan untuk menjejaki isu, termasuk medan untuk lampiran dan medan Memo. • Events : Jadual yang digunakan untuk menguruskan acara, termasuk medan Memo dan medan lampiran. • Assets : Jadual yang digunakan untuk aset-aset pengurusan perniagaan, termasuk mata wang untuk

menentukan susut nilai aset. Selepas kita mewujudkan jadual dengan menggunakan templat , kita mungkin ingin menambah medan dengan menggunakan templat medan. Templat medan ialah medan yang kita boleh takrifkan dengan menambahnya di mana-mana jadual dalam pandangan Datasheet.

6



Jadual (Table)

Tinjauan

Setiap medan di dalam jadual mempunyai properties. Properties ini mentakrifkan sifat dan tingkah laku medan tersebut. Properties paling penting untuk sebuah medan ialah jenis datanya.

Jenis data sebuah medan menentukan apakah jenis data yang ia

boleh menyimpan. Misalnya, sebuah medan jenis datanya ialah Text boleh menyimpan data yang terdiri daripada salah satu bentuk teks (a-z) atau angka, tetapi sebuah medan yang jenis datanya ialah Nombor boleh menyimpan hanya data berangka sahaja. Jenis data sebuah medan menentukan banyak sifat-sifat penting yang lain, seperti:

Bagaimana kita boleh guna medan dalam ungkapan tertentu. Saiz maksimum satu nilai medan. Sama ada medan boleh diindeks. Yang mana format boleh digunakan dengan medan. Bila kita mewujudkan medan baru di pandangan Design, kita menentukan jenis data dan, properties lainnya.

7



Jadual (Table)

• Bila kita mewujudkan sebuah medan di pandangan Datasheet, jenis data medan telah ditakrifkan untuk kita.

• Jika kita mewujudkan medan di Datasheet dengan menggunakan templat medan atau dengan menggunakan medan sedia ada dari satu lagi jadual, jenis data telah pun ditetapkan dalam templat atau di jadual yang lain.

• Jika kita mewujudkan medan dengan memasukkan data di pandangan Datasheet, Microsoft Office Access akan menetapkan satu jenis data kepada medan berdasarkan nilai yang anda memasukkan.

• Jika kita memasukkan nilai yang jenis datanya berbeza di medan, Access boleh meminta kita anda membuat satu keputusan tentang jenis data. Kita boleh mengubah jenis data dan Formatnya, Indexed, dan Required medan di pandangan Datasheet.

• Mewujudkan medan dengan memasukkan data di satu lajur kosong. Menyesuaikan jenis data dan properties medan lain dengan menggunakan tab Datasheet di Ribbon.

8



Jadual (Table)

Terdapat sepuluh jenis data berbeza di Access:

9


Jenis Data Keterangan

Teks Dapat menyimpan data dalam bentuk teks, angka dan character . Maksimum character yang boleh disimpan adalah 255.

Attachment Fail seperti gambar digital. Pelbagai fail boleh disertakan setiap rekod. Jenis data ini tidak boleh didapati di versi-versi terdahulu Access.

AutoNumber Numbers yang dijana secara automatik untuk setiap rekod.

Currency Nilai matawang

Date / Time Tarikh dan masa.

Hyperlink Hyperlinks seperti alamat-alamat e-mel.

Memo Teks yang panjang. Biasanya medan Memo digunakan bagi penerangan produk

Number Nilai nombor seperti jarak. Mencatat bahawa terdapat jenis data berasingan untuk mata wang.

OLE Object OLE ole (Objek OLE: Satu objek menyokong protokol OLE untuk pautan dan benaman objek. Objek OLE dari pelayan OLE (misalnya, gambar Windows Paint atau lembaran kerja Microsoft Excel) boleh disambungkan atau ditanam dalam medan, membentuk, atau melaporkan.), seperti dokumen-dokumen Word. Text Short, nilai-nilai abjad angka, seperti satu nama keluarga atau satu alamat jalan.

Ya / No Boolean.


Jadual (Table)

• Medan-medan Lookup

Kita boleh menyediakan jenis data kepada Lookup Wizard. Menggunakan Lookup Wizard, akan membantu kita mewujudkan medan Lookup. Medan Lookup mempamerkan sama ada satu senarai harga yang didapatkan kembali dari satu jadual atau query, atau ia mempamerkan satu set nilai statik yang telah kita tentukan .

Di Lookup Wizard, kita boleh memasukkan sama ada satu senarai harga statik atau menentukan satu sumber bagi nilai yang kita mahu dapatkan semula, seperti medan di jadual. Jenis data medan Lookup ialah sama ada Text atau Nombor, bergantung pada pilihan yang kita membuat di wizard.

Medan-medan Lookup mempunyai satu set tambahan ciri-ciri medan , yang terletak di tab Lookup di tingkap Field Properties.

10



Jadual (Table)

• Field properties Selepas kita mewujudkan medan dan

menyediakan jenis datanya, kita boleh menyediakan ciri-ciri tambahan medan tersebut.

Jenis data medan boleh menentukan properties yang lain. Misalnya, kita boleh mengawal saiz medan Text dengan menetapkan Field Sizenya.

Untuk medan Number dan Currency, properties Field Size sangat penting, kerana ia menentukan julat nilai medan. Misalnya, satu digit medan Nombor boleh menyimpan hanya integer meliputi 0 hingga 255. Properties Field Size juga menentukan berapa ruang cakera masing-masing bagi medan Nombor. Bergantung pada saiz medan, nombor boleh bermula dengan 1, 2, 4, 8, 12, atau 16 bait. 11



Jadual (Table)

12


Jenis data di perhubungan dan menyertai Hubungan jadual ialah satu penyatuan yang dibina antara medan sepunya (ruangan) di dua jadual.

Satu perhubungan boleh jadi:

a. satu dengan satu: Sebuah penyatuan antara dua jadual di mana nilai kunci primer setiap rekod di jadual utama surat-menyurat kepada nilai di medan sepadan atau medan satu , dan hanya satu, merekodkan dalam jadual yang berkaitan.)

b. satu dengan banyak: Sebuah penyatuan antara dua jadual di mana nilai kunci primer setiap rekod di jadual utama kepada nilai di medan sepadan atau medan banyak rekod rekod di jadual yang berkaitan.)

c. banyak-dengan-banyak: Sebuah peryatuan antara dua jadual di mana satu rekodset dalam mana-mana jadual boleh berkaitan tentang banyak rekod rekod di jadual yang lain. Untuk mewujudkan satu, mewujudkan jadual ketiga dan menambah kunci primer menahan dari dua jadual yang lain ke jadual ini.).

Satu hubungan ialah operasi SQL yang menggabungkan data daripada dua sumber ke dalam satu rekod di recordset query (recordset: Nama kolektif diberikan kepada jadual, dynaset , dan snapshot type Recordset membantah, iaitu set rekod yang berkelakuan sebagai objek.)


Query

13

Menggunakan objek database Wizard

Query adalah satu objek yang akan memaparkan data atau rekod yang tertentu / yang diperlukan sahaja dari satu jadual atau lebih. Access akan membenarkan satu paparan baru menerusi paparan, pemilihan, pemindaan, analisis data dan sebagainya dalam satu jadual atau lebih. Query juga membolehkan kita melihat atau mendapatkan maklumat yang disimpan tanpa melihat keseluruhan rekod. Query wizard boleh digunakan bagi membina query yang akan mencapai data dari medan tertentu di dalam satu atau lebih jadual. Ia juga boleh digunakan bagi mengira jumlah rekod-rekod yang berkaitan.


Query

14


Ikuti arahan mewujudkan satu query menggunakan Simple Query Wizard di Access 2007: 1 Buka pangkalan data di Microsoft Access 2007. 2 Buka jadual yang sesuai. 3 Klik tab ‘Create’. (Tab ‘Create’ akan muncul.) 4 Dari kumpulan ‘Other’, pilih ikon ‘Query Wizard’ (kotak dialog ‘New Query‘ akan muncul.) 5 Dari senarai wizard, pilih ‘Simple Query Wizard '. 6 Klik ‘OK’.( ' Simple Query ‘ muncul.)


Query

15


7 Dari senarai drop-down ‘Jadual/Queries', pilih jadual yang sesuai. 8 Dari kumpulan ‘Available Fields’ , pilih medan yang sesuai. 9 Klik butang ‘>’. ( Medan yang terpilih muncul di ‘Selected Fields’ ) 10 Klik butang ‘Next’. (‘Detail or Summary’ skrin muncul.)


Query

16


11 Buat pilihan bersesuaian. 12 Klik butang ‘Next’. ( ‘Query Title’ skrin muncul.) 13 Masukkan nama query yang sesuai. 14 Pilih pilihan reka bentuk query yang sesuai. 15 Klik butang ‘Finish’. (Tab pertanyaan muncul di tetingkap pangkalan data.) 16 Klik butang 'Microsoft Office‘ dan klik ‘Save’.


Query

17

Menggunakan objek database properties

Query Properties Untuk melihat semua ciri-ciri queri, di Design View, klik kanan di mana-mana ruang kosong di tetingkap query design , dan kemudian klik Properties pada menu pintas. Di beberapa versi Access, property sheet akan membuka "Field List Properties". Untuk mempamerkan Query Properties, klik kiri di satu ruang kosong di tetingkap query design.


Query

18


Pandangan Query Design Table Pane : memaparkan struktur setiap jadual yang digunakan dalam pembinaan query Design Grid: digunakan bagi menetapkan medan serta kriteria yang akan digunakan dalam pembinaan query

Table Pane

Design Grid


Query

19


Jadual berikut menyenaraikan semua ciri-ciri query dan menerangkan kegunaan setiap satu.

Nama Property Huraian

Description Anda boleh menggunakan huraian ini bagi menyediakan maklumat tentang objek yang terkandung dalam tingkap pangkalam data , jadual masing-masing atau medan query.

Default View Anda boleh menggunakan pandangan lalai untuk menentukan paparan permulaan query

Output All Fields

Anda boleh menggunakan OutputAllFields untuk paparan semua sumber data query dan senarai medan pada satu borang atau laporan. Ini ialah satu cara mudah kepada medan-medan semua paparan tanpa perlu klik Show.

Top Values

Anda boleh menggunakan TopValues untuk mengembalikan satu jumlah rekod tertentu atau peratus rekod bagi memenuhi kriteria yang anda tentukan. Misalnya, anda mungkin ingin pulangan nilai 10 teratas atau 25 peratus teratas dan semua nilai diletak di medan tertentu.


Query

20



Nama Property

Huraian

Unique Values

Anda boleh menggunakan UniqueValues apabila anda mahu mengetepikan rekod yang mengandungi data pendua dalam medan itu dipaparkan dalam Datasheet. Misalnya, jika output satu query termasuk lebih daripada satu medan, gabungan nilai dari semua medan mestilah unik untuk satu rekod tertentu dalam keputusan query.

Unique Records

Anda boleh menggunakan UniqueRecords untuk menentukan sama ada mahu memaparkan rekod-rekod yang unik berdasarkan sumber data dalam medan.


Query

21



Nama Property Huraian

Order By

Anda boleh menggunakan OrderBy untuk menentukan bagaimana anda mahu menyusun rekod pada jadual, borang, laporan dan query

Max Records

Menentukan jumlah rekod maksimum yang akan dikembalikan oleh pangkalan data ODBC kepada pangkalan data Microsoft Access.

Orientation Anda boleh menggunakan Orientation untuk menentukan orientasi pandangan.

Subdatasheet Name

Anda boleh menggunakan SubdatasheetName untuk menentukan jadual atau query yang berhubung sebagai subdatasheet.


Query

22


Nama Property

Huraian

Link Child Fields

Anda boleh menggunakan ciri-ciri LinkChildFields and LinkMasterFields bersama menentukan bagaimana Microsoft Access menghubungkan rekod di borang atau laporan kepada rekod di subborang, sublaporan, atau objek terbenam, seperti carta. Jika ciri-ciri ini disetkan, Microsoft Access akan mengemas kini secara automatik rekod berkaitan di subborang apabila anda menukarnya menjadi satu rekod baru di borang utama.

Link Master Fields

Anda boleh menggunakan ciri-ciri LinkChildFields dan LinkMasterFields bersama untuk menentukan bagaimana Microsoft Access menghubungkan rekod di borang atau laporan kepada rekod di subborang, sublaporan, atau objek terbenam, seperti carta. Jika ciri-ciri ini disetkan, Microsoft Access akan mengemas kini secara automatik rekod berkaitan di subbentuk apabila anda menukarnya menjadi satu rekod baru di borang utama.


Query

23


Nama Property

Huraian

Subdatasheet Height

Anda boleh guna harta SubdatasheetHeight menentukan atau menentukan ketinggian paparan satu subdatasheet apabila berkembang.

Subdatasheet Expanded

Anda boleh guna harta SubdatasheetExpanded menentukan atau menentukan keadaan diselamatkan semua subdatasheets


Borang (Form)

24


Borang secara amnya adalah merujuk kepada kombinasi objek-objek kawalan seperti kotak input, label, teks, attachment dan sebagainya. Ia digabungkan bersama jadual dan query. Gabungan semua elemen ini akan menghasilkan suatu sistem yang membolehkan pengguna memaparkan dan memasukkan data ke dalam sebuah sistem yang lebih efektif dan mudah digunakan.


Borang (Form)

25


Membina borang dengan menggunakan Form Wizard Access menyediakan beberapa alat untuk membina borang dengan pantas di tab Create, anda boleh membina borang dengan satu klik. Bagaimanapun , jika anda mahu lebih nampak kreatif pada borang yang dibina, anda boleh menggunakan pilihan selain Form Wizard . Dalam Form Wizard , ia akan membiarkan anda mentakrifkan bagaimana data dikumpulkan dan disusun, dan anda juga boleh menggunakan medan lebih daripada satu jadual atau query (asalkan anda menentukan perhubungan antara jadual dan query terlebih dahulu).


Borang (Form)

26


1. Pada tab Create, di kumpulan Forms, klik More Forms , dan kemudian klik Form Wizard .


Borang (Form)

27


2. Ikut arahan di halaman Form Wizard. * Catatan jika anda mahu memasukkan medan dari beberapa jadual-jadual dan queri di form, jangan klik Next atau Finish selepas anda memilih medan dari jadual pertama atau query di halaman pertama Form Wizard. Sebaliknya, ulang langkah memilih jadual atau query, dan kemudian klik mana-mana medan tambahan yang anda mahu untuk dimasukkan ke dalam form. Kemudian klik Next atau Finish akan diteruskan.


Borang (Form)

28


3. Pada halaman terakhir wizard, klik Finish.


Borang (Form)

29


Mencipta Borang Agar Mudah digunakan Kita pelajari terlebih dahulu bagaimana kawalan Combo Box boleh membuat borang lebih mesra pengguna. Dalam akses 2007 , terdapat beberapa cara lain kita boleh mengubah suai borang agar lebih mudah untuk digunakan dan, pada masa yang sama , meningkatkan integriti pangkalan data. Pengajaran ini akan menjelaskan bagaimana untuk menggunakan properties borang untuk menghadkan tindakan pengguna. Ia juga boleh menyembunyikan medan pada satu borang dan menambah butang arahan dalam borang.


Borang (Form)

30


Kita tahu yang borang boleh membantu kita meningkatkan integriti data dengan membataskan apa yang pengguna kita dapat lihat dan bagaimana mereka boleh memasukkan data. Kita juga boleh melihat bagaimana penggunaan drop-down list membolehkan masukan data dengan mudah. Sekarang masanya memikirkan tentang reka bentuk borang-borang kita dari perspektif pengguna borang kita. Mari lihat borang Orders dalam senario kedai buku . Bentuk dasar, yang diwujudkan dengan perintah Form, seperti rajah ini:


Borang (Form)

31


Menyediakan borang properties Access 2007 membenarkan kita menyediakan banyak properties borang. Properties borang Form Properties ) ialah pilihan yang terdapat dalam Design View di Property Sheet, seperti tunjukkan pada rajah ini. Pilihan ini mengawal bagaimana rupabentuk borang, kerja , dan interaksinya dengan pangkalan data.


Borang (Form)

32


Untuk menyediakan properties pada borang, ikut langkah di bawah; Lihat borang di Design View. Pilih perintah Property Sheet dari kumpulan Tools di Ribbon, seperti yang dilihat pada rajah. NOTA: Form Property Sheet juga boleh dicapai dengan mengklik mana-mana ruang di atas borang di Design View dan pilih Properties dari menu. Bila helaian properties dibuka: Pastikan Form dipilih di senarai drop-down Selection type Sediakan properties borang yang diingini.


Borang (Form)

33


Menyembunyikan medan di borang Kita perlu tahu keperluan menyembunyikan medan pada borang. Ia akan membuatkan medan tidak dapat dilihat pada borang apabila dilihat di Form View. Akses 2007 membenarkan kita menyembunyikan medan dengan menetapkan properties Visible di Design View. Di Design View, buka Property Sheet. Ubah properties Visible daripada Yes kepada No .


Borang (Form)

34


Mencipta Kotak Combo Dalam borang Orders ini, kita wujudkan senarai drop-down menggunakan perintah Combo Box. Senarai ini akan membantu pengguna mengenalpasti pelanggan dan buku untuk menggunakan lebih banyak maklumat berguna daripada nombor Customer ID dan Book ID.


Borang (Form)

35


Menyediakan properties bagi medan Ada kalanya kita perlu untuk menyediakan medan properties sendiri. Contoh, di borang Orders ini, kita perlu mewujudkan medan Order Date kepada masukan secara automatik untuk memasukkan tarikh semasa. Dengan cara ini pengguna tidak perlu risau untuk masukan tarikh pada borang tersebut kerana ia telah dilakukan secara automatik.


Borang (Form)

36


Menyediakan medan properties dari borang Untuk menyediakan properties medan dalam borang, di Design View: Klik ruang yang sesuai di borang. Buka Propertiy Sheet Pastikan Field Name muncul di senarai drop-down Selection type. Menyediakan Property medan yang diingini. Di dalam contoh, cuba kita tetapkan medan Order Date kepada auto-fill . Ia akan memasukkan tarikh semasa.


Borang (Form)

37


Menyediakan medan kepada Auto-fill dengan Tarikh Semasa Untuk menyediakan medan Order Date secara automatik tarikh semasa dalam pangkalan data: Buka tab Data di Property Sheet medan.


Borang (Form)

38


Klik butang Expression Builder untuk menetapkan Default Value. Guna butang di Expression Builder untuk masuk pernyataan tarikh semasa.


Borang (Form)

39


Mencipta butang arahan Satu lagi cara untuk membuat borang ialah dengan menambahkan butang arahan pada borang. Butang arahan ialah satu jalan ringkas untuk pengguna borang melakukan aktiviti tertentu. Butang arahan ini dikumpulkan ke dalam kategori tindakan , termasuk: Record Navigation – membenarkan pengguna bergerak antara rekod dalam pangkalan data. Record Operation – membenarkan pengguna melakukan penyimpanan atau mencetak rekod. Form Operation - memberi pengguna keupayaan untuk membuka secara pantas atau menutup borang, mencetak borang semasa , dan tindakan lain. Report Operation -- menawarkan pengguna satu jalan ringkas melakukan perkara-perkara seperti pratonton atau mengemelkan laporan.


Borang (Form)

40


Menambah Butang Arahan pada borang Untuk tambah butang arahan pada borang, ikut langkah ini; Klik ikon Button di kumpulan Controls di Ribbon. Pastikan Use Control Wizards diaktifkan.


Borang (Form)

41


Bila Command Button Wizard dipaparkan: Pilih jenis perintah yang dikehendaki dari senarai Categories. Pilih aktiviti tertentu yang kita kehendaki agar butang arahan akan laksanakan dari senarai Actions. Click Next.


Borang (Form)

42


Pada langkah Wizard seterusnya: Jika kita inginkan teks kelihatan pada butang, pilih Text dan masukkan nama yang sesuai pada butang tersebut. Jika kita ingin gambar kelihatan pada butang, pilih Picture dan klik butang Browse dan cari gambar yang dikehendaki. Click Next.


Borang (Form)

43


Pada langkah Wizard seterusnya: Beri butang satu nama yang bermakna supaya mudah untuk merujuk objek butang tersebut. NOTA: Akses akan memberi butang dengan satu nama lalai. Namakan semula ia dengan nama yang lebih berguna boleh membantu kemudian jika anda mempunyai beberapa butang di satu borang dan ia boleh diubah di properties. Klik Finish.


Laporan (Report )

44

Menggunakan objek database wizard

Laporan merujuk kepada maklumat daripada jadual atau query yang disusun dalam format yang tertentu khususnya bagi tujuan cetakan. Elemen-elemen ungkapan arithmatik , jumlah rekod, label , carta dan sebagainya boleh dimasukkan ke dalam laporan.


Laporan (Report )

45


Report Wizard ialah satu cara pantas untuk mewujudkan satu laporan dengan sejumlah medan dan satu susunatur kompleks. Klik tab Create , dan di kumpulan Reports, klik Report Wizard. Lengkapkan wizard tersebut. Pilih salah satu punca data dari Table/Queries. Pilih Medan yang dikehendaki ( Available Fields). Kumpulkan dalam satu pilihan gaya laporan yang dikehendaki. Tetapkan nama laporan dan pilih preview Klik Finish


Laporan (Report )

46


Menetapkan Section and Report Properties Dalam Access 2007 terdapat satu property Sheet untuk setiap seksyen di dalam tetingkap Report di Design View. Kita boleh menetapkan seksyen properties bukan sahaja untuk mengawal bagaimana sekyen itu boleh dilihat tetapi ia juga boleh mengawal samada disimpan bersama-sama kumpulan atau dalam lembaran baru sebelum atau selepas kumpulan. Terdapat juga property sheet untuk keseluruhan laporan


Laporan (Report )

47


Report Properties Jika kita memilih laporan dari senarai Selection Type di tetingkap Property Sheet (atau klik pada tetingkap laporan di hujung kanan Detail section dan klikn butang Property Sheet di kumpulan Tools di tab Design), Access akan memaparkan property bagi laporan tersebut seperti rajah ini.


Laporan (Report )

48


Property Keterangan

Record Source Ia akan memaparkan nama jadual atau query yang menyediakan data untuk laporan. Kita juga boleh memasukkan arahan SQL ke dalam record source.

Caption Ia akan menetapkan teks yang akan dipaparkan pada laporan dalam paparan Report view, Layout view, and Print Preview.

Pop Up Sekiranya kita membuat kepada Yes supaya tetingkap laporan di Report view and Print Preview akan dibuka secara pop-up. Tetingkap pop-up akan kelihatan di paparan utama sekiranya terdapat

tetingkap lain yang dibuka pada masa yang sama. Tetapan lalai adalah No.

Modal Sekiranya membuat tetapan Yes, ia akan menghalang pengguna klik mana-mana tetingkap atau reben ketika laporan dalam paparan Report view atau Print Preview. Tetapan lalai adalah No.

Display On SharePoint Site

Penggunaan property ini adalah untuk memberitahu Access untuk mencipta paparan laporan pangkalan data sekiranya ia di tukarkan kepada Microsoft Windows SharePoint Services (version 3).

Tetapan lalai adalah Follow Table Setting. Pilihan Do Not Display adalah bagi memberitahu Access tidak memaparkan laporan di Windows SharePoint Services Version 3.

Berikut adalah sebahagian keterangan berkaitan pilihan pada property tersebut


Laporan (Report )

49


Property Keterangan

Default View Penggunaan property ini adalah untuk memberitahu Access laporan yang perlu dipaparkan terlebih dahulu. Tetapan lalai adalah Report view, memberitahu Access untuk memaparkan laporan di Report

view apabila pengguna dwi-klik laporan di Navigation Pane .

Allow Report View Tetapan lalai adalah Yes. Ia akan membenarkan kita membuka laporan di Report view dan kita boleh menukar paparan Report view ke paparan lain. Jika kita mengubah tetapan kepada No, Access akan

memadam Report View dari pilihan pengguna di kumpulan View pada reben.

Allow Layout View Tetapan lalai adalah Yes. Ia akan membenarkan kita melihat laporan di Layout view dan pengguna boleh menukar paparan dari Layout view ke paparan lain. Jika kita mengubah tetapan kepada No,

Access akan memadam Layout View dari pilihan pengguna di kumpulan View pada reben.

Picture, Picture Type Untuk pengguna ingin menggunakan bitmap sebagai latarbelakang laporan, pengguna perlu memasukkan laluan penuh dan nama fail dalam Picture property. Jika kita menetapkan Picture Type

property kepada Embedded, Access akan membuat salinan bitmap tadi kepada objek laporan. Sekiranya kita menetapkan sebagai Linked, Access akan menggunakan nama laluan yang disimpan di

Picture property untuk memasukkan bitmap setiap kali laporan dipaparkan. Tetapan lalai adalah (none), dan tetapan lalai bagi Picture Type adalah Embedded.


Laporan (Report )

50


Picture Tiling Jika kitamenetapkan Picture Size Mode kepada Clip atau Zoom dan gambar kita kecil dari saiz mukasurat, kita boleh menetapkan Picture Tiling kepada Yes. Oleh itu Access akan meletakkan

beberapa salinan gambar di seluruh bahagian pada mukasurat tersebut. Tetapan lalai adalah No.

Picture Alignment Jika kita menetapkan Picture Size Mode kepada Clip atau Zoom, kita juga boleh menggunakan Picture Alignment untuk menetapkan gambar di tenag mukasurat atau di salah satu bahagian

mukasurat. Tetapan lalai adalah Center.

Picture Size Mode Jika latarbelakang gambar tidak sama saiz dengan mukasurat, kita boleh mengubah tetapan Picture Size Mode supaya Access boleh mengubah saiz tersebut. Tetapan Clip akan memaparkan gambar

kepada saiz asal. Dan jika saiz mukasurat lebih kecil dari gambar, Access akan menetapkan gambar tersebut di sisi atas dan bawah mukasurat di mana yang sesuai. Tetapan Zoom akan menetapkan

aspek ration dan mengecilkan atau membesarkan gambar mengikut saiz mukasurat. Jika gambar tidak mempunyai dimensi horizontal –tovertical (aspect ratio) sepertimana mukasurat laporan,

Access akan meletakkan gambar ditengah dan ruang hitam di keliling mukasurat. Tetapan Stretch akan membesarkan gambar mengikut saiz mukasurat dan ia mungkin akan menajikan imej pecah

sekiranya ration gambar tidak sama dengan ration mukasurat. Tetapan lalai adalah Clip.


Macro

51


Kita boleh mewujudkan macro (makro: Satu tindakan atau set tindakan yang kita boleh gunakan untuk mengautomatikkan tugas.) untuk menjalankan satu siri khusus tindakan @ actions (tindakan @ actions : Blok pembinaan asas satu makro; satu arahan serba lengkap yang boleh dicampur dengan tindakan lain untuk mengautomatikkan tugas.Ia juga dipanggil sebagai perintah di bahasa-bahasa makro lain.), dan kita boleh mewujudkan kumpulan makro (kumpulan makro: Satu koleksi makro suruhan berkaitan yang disimpan bersama di bawah satu nama makro. Koleksi selalunya dirujuk hanya sebagai satu makro.) untuk menjalankan siri tindakan berkaitan. Di Microsoft Office Access 2007, makro suruhan boleh dimasukkan dalam makro (kadang-kadang dipanggil makro suruhan standalone), atau mereka boleh disertakan di dalam property borang, laporan, atau kawalan-kawalan. Makro suruhan akan menjadi bahagian objek atau mengawal arahan di mana ia dimasukkan. Objek makro dapat dilihat di Navigation Pane, di bawah Macros.


Macro

52


Pembina an Makro Kita akan menggunakan Macro Builder untuk mewujudkan dan mengubah suai Macro Builder . •Buka Macro Builder: Di tab Create, di kumpulan Other, klik Macro. Jika perintah ini tidak ada, klik anak panah di bawah sama ada Module atau butang Class Module , dan kemudian klik Macro. Macro Builder dipamerkan.


Macro

53


Di tingkap Macro Builder, kita akan membina senarai tindakan yang hendak dilaksanakan apabila membuat larian makro. Bila pertama kali membuka Macro Builder, lajur Action, lajur Arguments , dan lajur Comment dipamerkan. • Di bawah Tindakan Arguments, kita masukkan dan sunting argument di sebelah kiri untuk setiap tindakan makro, jika perlu. • Kotak keterangan yang memberi kan kita tindakan penerangan bagi setiap huraian ringkas atau hujah dipamerkan di sebelah kanan. Klik satu hujah tindakan atau tindakan untuk membaca huraian dalam kotak itu.


Macro

54


Mewujudkan makro standalone 1. Di tab Create, di kumpulan Other, klik

Macro. Jika perintah ini tidak ada, klik anak panah di bawah sama ada Module atau butang Class Module , dan kemudian klik Macro. Macro Builder dipamerkan.

2. Tambah satu tindakan bagi makro:

Di Macro Builder, klik sel kosong yang pertama di lajur Action. Taip tindakan yang kita hendak gunakan, atau klik anak panah untuk mempamerkan senarai tindakan-tindakan yang boleh didapati , dan kemudian memilih tindakan yang kita hendak gunakan.


Macro

55

Di bawah Action Arguments (di bahagian bawah Macro Builder), tentukan hujah untuk tindakan, jika perlu. NOTA: Sepertimana kita menetapkan hujah di tingkap Action Arguments, ia akan dipamerkan dalam lajur Arguments di senarai tindakan. Bagaimanapun , lajur Arguments adalah untuk paparan sahaja; kita tidak boleh masuk hujah di lajur itu. Penerangan bagi setiap hujah , di tingkap Action Arguments, klik kotak hujah , dan kemudian baca huraian di kotak berhampiran. Secara pilihan, taip satu komen untuk tindakan di lajur Comment. 3. Untuk tindakan lain bagi makro, pergi kepada satu lagi baris tindakan , dan kemudian ulangi langkah 2.



Macro

56


Anda boleh guna perintah di tab Design Macro Builder mewujudkan, menguji , dan mengujilari makro. Jadual berikut menggambarkan perintah yang boleh didapati di tab Design.


Macro

57


Kumpulan / Group

Arahan / Command

Keterangan

Tools Run Menlaksanakan tindakan yang tersenarai dalam makro. Single Step Membolehkan mod single-step. Bila kita mengujilari makro di mod

ini, setiap tindakan dilaksanakan satu per satu. Selepas setiap tindakan lengkap, kotak dialog Macro Single Step dipamerkan. Klik Step di kotak dialog untuk menggerakkan tindakan yang seterusnya. Klik Stop All Macros untuk menghentikannya dan makro yang lain. Klik Continue untuk keluar dari mod Single-step dan melaksanakan tindakan tanpa berhenti.

Builder Bila kita memasuki hujah tindakan yang boleh mengandungi pernyataan @ expression (expression: Mana-mana kombinasi pengoperasi mantik atau matematik, tetap,fungsi , dan nama medan, kawalan-kawalan , dan property kepada satu nilai. Ungkapan boleh melakukan pengiraan, memanipulasi karektor, atau data ujian). Klik Builder untuk membuka kotak dialog Expression Builder, yang kita boleh guna untuk membina pernyataan.


Macro

58


Kumpulan / Group

Arahan / Command

Keterangan

Rows Insert Rows Memasukkan satu atau lebih baris tindakan kosong di atas baris yang pilih.

Delete Rows Memadam baris tindakan yang dipilih. Show/Hide Show All Actions Mempamerkan lebih banyak atau tindakan-tindakan makro di

Action senarai drop-down. Untuk mempamerkan satu senarai panjang tindakan makro, klik Show All Actions. Bila senarai panjang tindakan makro dipamerkan, butang Show All Actions juga akan terpapar. Jika kita memilih satu tindakan makro dari senarai panjang tindakan makro ini, maka kita perlu memberikan status pangkalan data eksplisit sebelum kita boleh mengujilari tindakan ini. Untuk menukar dari senarai panjang tindakan makro kepada satu senarai pendek yang mempamerkan hanya tindakan makro yang boleh digunakan dalam sebuah pangkalan data yang belum dipercayai, pastikan butang Show All Actions tidak dipilih.


Macro

59


Kumpulan / Group

Arahan / Command

Keterangan

Show/Hide

Macro Names Papar atau sembunyi lajur Macro Name. Nama-nama makro diperlukan dalam kumpulan-kumpulan makro membezakan makro masing-masing antara satu sama lain, tetapi, nama-nama makro adalah pilihan sendiri.

Conditions Papar atau sembunyi lajur Condition. Kita menggunakan lajur ini untuk memasukkan ungkapan kawalan itu apabila satu tindakan dilaksanakan.

Arguments Papar atau sembunyi lajur Arguments. Lajur ini mempamerkan hujah untuk setiap tindakan makro dan membuatnya lebih mudah dibaca secara keseluruhan. Jika lajur Arguments tidak dipaparkan, kita perlu klik setiap tindakan dan membaca hujah di bawah Action Arguments. Kita tidak boleh masuk hujah di lajur Arguments.



60

Mengenali simbol carta alir seperti : mula/tamat, proses, pilihan


Carta alir adalah diagram yang mewakili algoritma atau proses kerja.

Carta alir sangat membantu dalam pembangunan sesuatu sistem dan menerangkan

sistem kepada pihak lain.

Simbol yang digunakan di dalam carta alir

Setiap simbol akan mewakili situasi yang berlainan seperti input/output dan situasi

membuat keputusan.



61



Simbol Nama Keterangan

Garisan arah

Digunakan sabagaio penunjuk

arah logik dan sambungan antara

simbol

Terminal(Mula / Tamat)

Digunakan untuk menunjukkan

mewakili aktiviti Mula dan Tamat

bagi carta alir.

Input/Output Digunakan untuk menunjukkan

masukan dan keluaran operasi

Proses

Digunakan untuk menunjukkan

operasi aritmatik dan manipulasi

data

Jadual di bawah menerangkan semua simbol yang digunakan dalam carta alir



62



Simbol Nama Keterangan

Keputusan

Digunakan untuk mewakili

operasi di mana terdapat dua

atau tiga alternatif , benar dan

palsu

Sambungan antara mukasurat

Digunakan untuk

menyambung antara garisan

arah

Sambungan Off-page

Digunakan untuk

menyambung antara

mukasurat

Proses pra-takrifan / Fungsi

Digunakan untuk mewakili

kumpulan keterangan bagi

sesuatu proses



63



Contoh:

Carta alir untuk menambah dua nombor yang

dimasukkan oleh pengguna sistem

Mula

Menakrif pembolehubah num1, num2 dan jumlah

Baca num1 dan num2

jumlah = num1 + num2

Papar jumal

Tamat



64



Contoh :

Carta alir untuk mencari nombor yang paling besar antara tiga

nombor yang dimasukkan oleh pengguna

Mula

Menakrif pembolehubah num1, num2 dan num3

Baca num1, num2 dan num3

Cetak num2

Tamat

num1 > num2?

num2> num3? num1 > num3?

Cetak num3

Cetak num1

Tidak

Tidak

Tidak

Ya

Ya

Ya

modul sks2084 1.0 bhg 3

Education