*

PENULISAN LAPORAN

Mohd Syazwan Bin Mohd Zamri

Mohd Rafai Bin Hassan

*

FUNGSI LAPORAN

MENYAMPAIKAN MAKLUMAT TENTANG (GIVE INFORMATION)

Sejarah dan/atau latar belakang sesuatu perkara, isu, projek

Proses, keadaan sesuatu perkara, isu, projek

Bahan rekod untuk rujukan akan datang

*

...sambung...

MEMBUAT KESIMPULAN

Proses sesuatu perkara, projek

Menjelaskan sebab dan akibatnya (kejayaan atau kegagalan sesuatu perkara, projek)

Penemuan/Hasil sesuatu perkara, kajian

*

...sambung...

MEMBERI IDEA/PERAKUAN (PUT FOWARD IDEAS/RECOMMENDATION) Membuat penilaian tentang tahap pencapaian/ kegagalan sesuatu perkara, projek

Memberi idea untuk menyelesaikan sesuatu masalah

mengemukakan cadangan khusus untuk menyelesaikan sesuatu masalah

*

KUALITI LAPORAN

Kualiti sesuatu laporan boleh dilihat melalui

prinsip 5C+1P:-

BETUL/TEPAT (CORRECT/ACCURATE)

Data, fakta dan maklumat yang betul, tepat dan accountable (stand by your statement, e.g. on figures and facts)

Gunakan data semasa

Data terdahulu boleh dijadikan/digunakan sebagai perbandingan

*

PADAT (CONCISE)

Tulis seberapa ringkas yang boleh

Ringkas tetapi padat, mencakupi semua perkara yang perlu

*

LENGKAP (COMPLETE/COMPREHENSIVE)

Mempunyai data, fakta dan maklumat yang lengkap

Lampiran yang perlu, disertakan

Ada sinopsis/ringkasan, jika melebihi 6 muka (berpandukan Panduan Penyediaan Kertas JM)

Menyatakan bahan-bahan rujukan

*

JELAS(CLEAR)

Huraian yang jelas

Menggunakan bahasa yang mudah difahami

Mengikut urutan logik (logical sequence)

Susun atur yang baik dan menarik (layout)

Ilustrasi yang menarik dan pelbagai

*

Penggunaan Bahasa

Bahasa Malaysia, bila perlu terjemahan Bahasa Inggeris disertakan.Mengguna ejaan baru.Istilah teknikal atau perkataan yang mungkin menimbulkan kekeliruan hendaklah dijelaskan sewajarnya

Penjelasan dalam kurungan, atau

Nota kaki, atau

Lampiran penjelasan istilah, dan

Perkataan Bahasa Inggeris dicondongkan (italic).

*

MEYAKINKAN(CONVINCING)

Matlamat utama kertas untuk mendapat sokongan/pertimbangan.

Oleh itu semua asas/sebab/hujah (argument) perlu meyakinkan.

*

BERSOPAN (POLITE)

Menggunakan gaya bahasa dan penulisan yang bersesuaian, tidak keras.

*

PERSEDIAAN

Perlu tahu 5W+1S:

Kenapa laporan ini perlu dibuat (Why?)Apa tujuan/objektif laporan (What?)Jangka masa (When?)Pihak yang meminta laporan dibuat (Who?)Untuk siapa, siapa sasaran/pembaca (Whom?)Skop/lingkungan (Scope?)

*

STRUKTUR UMUM

Tidak terdapat struktur khusus (no set structure).

Umumnya laporan yang baik patut mempunyai corak susunan (pattern) berikut :

Rumusan

Cadangan/Syor/Perakuan

Lampiran

Bibliography

Glossary

Illustration

Acknowledgement

Index

Muka tajuk / (Title page)AluanRingkasan/abstrakJadual KandunganPengenalan (introduction)IsiRujukanNota kaki

*

JENIS LAPORAN

Dalam perkhidmatan Kerajaan terhadap pelbagai jenis laporan, antaranya:-

Laporan Minit MesyuaratLaporan BeritaLaporan PemeriksaanLaporan PenyiasatanLaporan KajianLaporan LawatanLaporan TahunanLaporan Kejadian/PeristiwaLaporan AktivitiLaporan Klinikal, dll

*

LAPORAN BERITA

Pengenalan

Tubuh/Isi

Penutup

Prinsip penulisan berita : 5W + 1H

What (apa): apa yang berlaku

Where (di mana): di mana berlaku

When (bila): bila ia berlaku

Who (siapa): siapa terlibat

Why (kenapa): kenapa berlaku

How (bagaimana): bagaimana berlaku

*

LAPORAN LAWATAN

Tajuk lawatanTujuan dan skop laporanHuraian lawatan, tempat, bila, tempohItineri lawatanDapatan, maklumat hasil lawatanUlasan keseluruhan kejayaan / kegagalan lawatanKesimpulan/rumusanSyor/Cadangan/Perakuan Lampiran

*

LAPORAN TAHUNAN

Tujuan Latar belakang organisasiFungsi dan perananBidang tugas dan tanggungjawabAktiviti utamaLaporan lengkap aktiviti berdasarkan bidang tugas.Perancangan program aktiviti awal tahun.

Pelaksanaan aktiviti sepanjang tahun, bahagian / unit

Sasaran dan pencapaian

Masalah dan kekangan

Implikasi kos dan sumber

Penilaian pencapaianPengurusan dan pentadbiranSumbanganKesimpulan/RumusanSyor

*

SEKIAN, TERIMA KASIH, WASSALAM.