1

PENULISAN LAPORAN

ZULKIFLI YAHYA

2

DEFINASI LAPORAN

SECARA MUDAH:- SATU PERSEMBAHAN / PENYAMPAIAN MAKLUMAT

(PRESENTATION OF INFORMATION)

SECARA LANJUT:- KOMUNIKASI BERTULIS/(TIDAK BERTULIS) BAGI

MENYAMPAIKAN SESUATU MAKSUD KEPADA PIHAK YANG DI SARANKAN.

DOKUMEN YANG MEMBERI MAKLUMAT, MELAPORKAN PENEMUAN, KEMUKAKAN IDEA DAN KADANGKALA MEMBUAT CADANGAN, SYOR MENGENAI SESUATU PERKARA UNTUK PEMBACA TERTENTU/YANG BERKENAAN

3

FUNGSI LAPORAN

MENYAMPAIKAN MAKLUMAT TENTANG (GIVE INFORMATION) Sejarah dan/atau latar belakang sesuatu

perkara, isu, projek Proses, keadaan sesuatu perkara, isu, projek Bahan rekod untuk rujukan akan datang

4

...sambung...

MEMBUAT KESIMPULAN Proses sesuatu perkara, projek Menjelaskan sebab dan akibatnya (kejayaan atau

kegagalan sesuatu perkara, projek) Penemuan/Hasil sesuatu perkara, kajian

5

...sambung...

MEMBERI IDEA/PERAKUAN (PUT FOWARD IDEAS/RECOMMENDATION) Membuat penilaian tentang tahap pencapaian/

kegagalan sesuatu perkara, projek Memberi idea untuk menyelesaikan sesuatu

masalah mengemukakan cadangan khusus untuk

menyelesaikan sesuatu masalah

6

KATEGORI LAPORAN Secara umumnya terdapat (2)

Bentuk Borang (form report) Laporan kemalangan Laporan berkala (periodic)

Bentuk Terbuka/Panjang (Extended Report) Laporan untuk menyampaikan maklumat (information)

Membuat kesimpulan tentang sesuatu masalah Menyediakan laporan tahunan Menyediakan laporan prestasi (progress report)

Laporan perakuan (recommendation) Laporan kajian Laporan bagi menyelesaikan sesuatu masalah

7

KUALITI LAPORANKualiti sesuatu laporan boleh dilihat melalui

prinsip 5C+1P:-

BETUL/TEPAT (CORRECT/ACCURATE) Data, fakta dan maklumat yang betul, tepat dan

accountable (stand by your statement, e.g. on figures and facts)

Gunakan data semasa Data terdahulu boleh dijadikan/digunakan sebagai

perbandingan

8

PADAT (CONCISE) Tulis seberapa ringkas yang boleh Ringkas tetapi padat, mencakupi semua

perkara yang perlu

9

LENGKAP (COMPLETE/COMPREHENSIVE) Mempunyai data, fakta dan maklumat yang

lengkap Lampiran yang perlu, disertakan Ada sinopsis/ringkasan, jika melebihi 6 muka

(berpandukan Panduan Penyediaan Kertas JM) Menyatakan bahan-bahan rujukan

10

JELAS(CLEAR) Huraian yang jelas Menggunakan bahasa yang mudah difahami Mengikut urutan logik (logical sequence) Susun atur yang baik dan menarik (layout) Ilustrasi yang menarik dan pelbagai

11

Urutan Sequential, dimana fakta/maklumat yang penting

dikemukakan dahulu, diikuti dengan fakta/maklumat lain mengikut tahap kepentingan

Mengikut hierarki (hierachical) dimana penyataan umum diikuti oleh butir-butir/perincian

Perbandingan (comparative) dimana sesuatu idea dibandingkan dengan idea lain. Digunakan bersama dengan mana-mana dua diatas

12

Format/Susun Atur

Berpandukan Arahan untuk kertas Jemaah Menteri Ukuran kertas ialah saiz A4 Jarak (spacing) satu setengah (1.5) Saiz Font yang seragam iaitu Arial saiz 14. Justified

Nombor muka surat Muka surat sebelum isi (body) guna huruf Roman, i.e. i, ii, iii dan

seterusnya. Muka surat isi (body), guna Arabic, i.e. 1- 9 dan seterusnya.

Nombor tajuk, sub tajuk dan para.(amalan kertas Jemaah Menteri)

1. TUJUAN 1.1. 1.1.1 2. LATAR BELAKANG

2.1. 2.1.1.

13

Penggunaan Bahasa Bahasa Malaysia, bila perlu terjemahan Bahasa

Inggeris disertakan. Mengguna ejaan baru. Istilah teknikal atau perkataan yang mungkin

menimbulkan kekeliruan hendaklah dijelaskan sewajarnya

• Penjelasan dalam kurungan, atau• Nota kaki, atau• Lampiran penjelasan istilah, dan• Perkataan Bahasa Inggeris dicondongkan (italic).

14

MEYAKINKAN(CONVINCING) Matlamat utama kertas – untuk mendapat

sokongan/pertimbangan. Oleh itu semua asas/sebab/hujah (argument)

perlu meyakinkan.

15

BERSOPAN (POLITE) Menggunakan gaya bahasa dan penulisan yang

bersesuaian, tidak keras.

16

PERSEDIAAN

Perlu tahu 5W+1S: Kenapa laporan ini perlu dibuat (Why?)

Apa tujuan/objektif laporan (What?)

Jangka masa (When?)

Pihak yang meminta laporan dibuat (Who?)

Untuk siapa, siapa sasaran/pembaca (Whom?)

Skop/lingkungan (Scope?)

17

KEPERLUAN MENGETAHUI SASARAN/PEMBACA

Untuk menyesuaikan dengan keperluan

Tahap pengetahuan pembaca, pengetahuan teknikal

Pandangannya tentang perkara yang akan dilapor (untuk kuatkan hujah jika bertentangan)

18

STRUKTUR UMUM

Tidak terdapat struktur khusus (no set structure).Umumnya laporan yang baik patut mempunyai corak susunan (pattern) berikut :

Rumusan Cadangan/Syor/Perakuan Lampiran Bibliography Glossary Illustration Acknowledgement Index

Muka tajuk / (Title page) Aluan Ringkasan/abstrak Jadual Kandungan Pengenalan (introduction) Isi Rujukan Nota kaki

19

JENIS LAPORANDalam perkhidmatan Kerajaan terhadap pelbagai jenis laporan, antaranya:-

Laporan Minit Mesyuarat Laporan Berita Laporan Pemeriksaan Laporan Penyiasatan Laporan Kajian Laporan Lawatan Laporan Tahunan Laporan Kejadian/Peristiwa Laporan Aktiviti Laporan Klinikal, dll

20

STRUKTUR UMUM MENGIKUT JENIS

LAPORAN MINIT MESYUARAT: - Tajuk Tarikh Masa Kehadiran Perutusan Pengerusi Mengesahkan minit mesyuarat yang lalu Perkara berbangkit Perbincangan agenda Hal-hal lain Ucapan penggulungan/penangguhan

21

LAPORAN BERITA

● Pengenalan● Tubuh/Isi● Penutup

Prinsip penulisan berita : 5W + 1H What (apa): apa yang berlaku Where (di mana): di mana berlaku When (bila): bila ia berlaku Who (siapa): siapa terlibat Why (kenapa): kenapa berlaku How (bagaimana): bagaimana berlaku

22

LAPORAN PEMERIKSAAN● Pengenalan

Tajuk Pegawai telibat Tarikh pemeriksaan Tujuan / objektif Skop pemeriksaan (masa, bidang / perkara, tempat, pihak

terlibat) Latar belakang Dapatan pemeriksaan

Isu / masalah Sebab akibat

Kesimpulan/rumusan Syor / cadangan / perakuan

23

LAPORAN KAJIAN Tujuan Pengenalan / latar belakang Objektif kajian Skop (masa, bidang, tempat, pihak berkaitan) Kaedah kajian

Rujukan Sampel, dll Tempoh

Perbelajaan Dapatan(findings) Isu Kesimpulan/rumusan Syor/Cadangan Perakuan

24

LAPORAN LAWATAN Tajuk lawatan Tujuan dan skop laporan Huraian lawatan, tempat, bila, tempoh Itineri lawatan Dapatan, maklumat hasil lawatan Ulasan keseluruhan kejayaan / kegagalan lawatan Kesimpulan/rumusan Syor/Cadangan/Perakuan Lampiran

25

LAPORAN TAHUNAN Tujuan Latar belakang organisasi

Fungsi dan peranan Bidang tugas dan tanggungjawab Aktiviti utama

Laporan lengkap aktiviti berdasarkan bidang tugas. Perancangan program aktiviti awal tahun.

● Pelaksanaan aktiviti sepanjang tahun, bahagian / unit● Sasaran dan pencapaian● Masalah dan kekangan● Implikasi kos dan sumber

Penilaian pencapaian Pengurusan dan pentadbiran Sumbangan Kesimpulan/Rumusan Syor

26

LAPORAN JEMAAH MENTERI (JM)

Arahan Setiausaha Jemaah Menteri bertajuk “Panduan Penyediaan Kertas Jemaah Menteri”

- Menyelaraskan struktur / bentuk kertas JM supaya konsisten di kalangan semua Kementerian.

27

Terdapat 2 jenis laporan yang boleh di kemukakan kepada JM.

1. Memorandum Laporan yang mengesyorkan / mencadangkan keputusan

dan mendapat kelulusan Laporan perbincangan YB Menteri dengan Pembesar

Negeri Luar Laporan lawatan rasmi YB Menteri serta rombongan Laporan tahunan Badan Berkanun Apa – apa laporan yang diminta oleh YAB PM atau JM

2. Nota Laporan yang dikemukakan untuk makluman semata-

mata.

…sambung…

28

STURKTUR MEMORANDUM JM

Tujuan Latar belakang Asas – asas pertimbangan (ada tajuk kecil) Implikasi (Kewangan, Keselamatan, Pentadbiran,

Perhubungan Luar dan sebagainya) Kesimpulan Ulasan Kementerian / Organisasi Pusat Syor

29

Bagi Laporan Tahunan dan Penyata Kewangan

Badan Berkanun, Tajuk – tajuknya berbeza sedikit Tujuan Latar belakang Kejayaan Kesan kepada rakyat / kumpulan sasaran Masalah dihadapi Kesimpulan Ulasan Kementerian dan Agensi Pusat Syor

30

STRUKTUR NOTA JM

Tujuan Latar belakangPerkara – perkara yang hendak

dimaklumkan (ada tajuk kecil)Penutup

31

SEKIAN, TERIMA KASIH, SEKIAN, TERIMA KASIH, WASSALAM. WASSALAM.