Pengenalan

Komunikasi bertulis ialah kegiatan merakamkan idea dan pendapat dalam

bentuk lambang-lambang tulisan untuk dibaca atau digunakan pada masa akan

datang. Kegiatan seperti ini boleh dilakukan secara spontan atau dibuat dalam

bentuk yang dirancang. Berbanding dengan komunikasi lisan yang lebih mudah dan

ringkas, komunikasi bertulis melibatkan beberapa faktor. Selain isi yang hendak

dibicarakan, komunikasi ini juga melibatkan kriteria tertentu seperti pemilihan kata

yang sesuai, laras bahasa, gaya persembahan, bentuk penyampaian, format dan

pengolahan yang menarik.

Bahasa merupakan aspek penting dalam komunikasi bertulis. Penulis perlu

menggunakan bahasa dalam berbagai-bagai cara mengikut jenis teks dan konteks

yang sesuai serta tidak melakukan sebarang kesalahan yang akan mencacatkan

teks atau majlis yang berkaitan. Penulis harus menjaga diri supaya sentiasa dapat

mematuhi sistem bahasa, laras dan format yang ditetapkan. Pengolahan teks yang

sempurna perlu mempunyai kesepaduan, kesinambungan, ketertiban dan pertalian;

baik dari segi bahasa mahupun pemerengganan. Justeru, hal ini dapat membantu

penulis memberikan gambaran yang lebih jelas dan menggerakkan daya fikir serta

kefahaman pembaca atau khalayak dengan lebih baik.

Fakta yang sempurna mempunyai nilai kesahan dan kebolehpercayaan yang

tinggi. Pandangan dan pendapat yang berasaskan prinsip, falsafah, ideologi dan

teori tertentu juga merupakan sumber yang dapat digunakan sebagai fakta. Perkara

yang penting ialah fakta itu jelas, bermutu, dapat dibuktikan, logik dan disampaikan

secara mudah dan penuh bertanggungjawab.

Definisi dan Konsep Komunikasi

Perkataan komunikasi berasal daripada bahasa Latin communiatus yang

bereri berkongsi sesuatu. Daripada pengertian ini jelas menunjukkan bahawa ada

perkongsian untuk mewujudkan satu presefahaman dalam komunikasi. Komunikasi

merupakan proses pengiriman maklumat, pemikiran, sikap, atau emosi daripada

seseorang dengan menggunakan simbol-simbol seperti yang dikemukakan oleh

Theodorson & Theodorson (1969).

Pengertian konsep komunikasi daripada perspektif pentebaran amat mudah

dan dangkalpentebaran amat mudah dan dangkal kerana tidak memberikan

pertimbangan kepada penilaian si penerima dan lebih bersifat sehala. Definisi yang

lebih menumpu kepada komunikasi yang berkesan memberikan penekanan kepada

perkongsian makna dan maklum balas. Daripada pelbagai definisi yang diberikan,

jelas menunjukkan bahawa komunikasi ialah satu pemindahan maklumat, idea, dan

emosi oleh penyampai kepada penerima melalui pelbagai saluran dengan tujuan

mencapai persamaan makna.

Komunikasi yang tidak berkesan membawa banyak masalah dalam

masyarakat. Gejala keruntuhan institusi rumah tangga, kadar kegagalan

penguasaan 3M yang tinggi dalam kalangan murid dan pelbagai masalah lagi sedikit

sebanyak dapat ditangani sekiranya komunikasi berkesan sentiasa tercapai.

Bentuk komunikasi

Pandangan dari tokoh-tokoh terkemuka mengenai komunikasi ;

Kesantunan berbahasa

Kesantunan, dalam konteks yang lebih luas, tidak merujuk kepada

kesantunan berbahasa semata-mata tetapi juga merujuk kepada aspek nonverval

seperti tingkah laku, mimik muka,dan nada suara. Dalam hal ini, Lakoff (1975)

mendefinisikan kesantunan sebagai perlakuan yang mengurangkan pergeseran

dalam sesuatu interaksi. Fraser dan Nolan (1981) pula menyatakan bahawa

kesantunan berlaku apabila kontrak perbualan digunakan oleh penutur dan

pendengar bagi mengekalkan hubungan yang harmoni dalam komunikasi. Selain itu,

kesantunan dianggap sebagai usaha mengurangkan Tindakan Ancaman Muka

(TAM) dalam perbualan terhadap pendengar (Brown dan Levinson, 1987).

Kesantunan bahasa bererti kesopanan dan kehalusan dalam menggunakan

bahasa ketika berkomunikasi sama ada melalui lisan atau tulisan kepada orang yang

dihormati, orang yang setaraf dengan kita atau orang yang lebih rendah

kedudukannya daripada kita (Amat Juhari Moin, 1972).

Sebarang bentuk komunikasi seperti memo, surat kiriman, syarahan,laporan

yang tidak menggunakan bahasa yang sesuai dan kena pada tempatnya

menggambarkan sikap tidak menghormati perasaan orang yang

menerimanya.Kesilapan yang kerap berlaku terutama penggunaan panggilan nama

peribadi atau kata ganti nama dalam situasi komunikasi formal.

Dalam konteks kesantunan berbahasa pula, Asmah Hj. Omar (2000)

mengaitkannya dengan penggunaan bahasa sehari-hari yang tidak menimbulkan

kegusaran, kemarahan dan rasa tersinggung daripada pihak pendengar. Keadaan

yang demikian akan menimbulkan suasana hubungan yang harmoni antara penutur

dan pendengar.

Dalam masyarakat Melayu, kesantunan bukan sahaja merujuk kepada latar

sosio budaya msayarakatnya yang berpegang pada adapt resam, malah diperkukuh

oleh pegangan Islam yang dianuti. Hal ini tergambar dalam perbilangan adat yang

berbunyi:

“Adat bersendikan hukum, hukum bersendikan kitab Allah”.

Jadi, konsep kesantunan tidak lengkap jika perbincangannya terbatas kepada aspek

berbahasa dan perlakuan semata-mata, jika tidak dikaitkan dengan konsep

keihklasan. Seseorang itu boleh menuturkan kata-kata yang indah atau

menunjukkan tingkah laku yang sopan dalam sesuatu situasi, tetapi perlakuan

tersebut belum pasti menggambarkan keihklasannya. Manusia boleh bertopeng

dengan pelbagai wajah untuk mencapai hasratnya, sedangkan hakikatnya tiada

sesiapa yang tahu. 

Nilai dan Kesantunan dalam Masyarakat Melayu

Nilai merujuk kepada sesuatu yang kompleks tetapi berpola dan berprinsip

yang memberikan arahan dan menjadi petunjuk kepada perlakuan dan pemiikiran

manusia dalam mengatasi masalah (Kluckhon dan Strodtbeck (1961). Nilai menjadi

ukuran dan pegangan tentang baik buruk atau cantik hodoh sesuatu perlakuan

berasaskan kelaziman atau kebiasaan dalam sesuatu masyarakat (Wan Abdul

Kadir, 2000). Misalnya, kita berasa janggal apabila mendengar suami isteri

mengungkapkan kata panggilan “aku” dan “kamu” dalam perbualan mereka.

Perlakuan yang demikian dianggap tidak santun.

Jadi, nilai dan kesantunan mempunyai pertalian yang sangat erat. Seseorang

itu dianggap tidak sopan dan tidak mengamalkan nilai yang baik apabila bercakap

menggunakan bahasa yang kasar atau tidak tahu meletakkan dirinya dalam sesuatu

majlis. Ketidaksopanan dan kerendahan nilai perlakuan dapat digambarkan dalam

ungkapan berikut:

Ketika orang diam

Aku bersorak

Ketika orang duduk aku berdiri

Ketika orang memberi

Aku meminta

Ketika orang bekerja

Aku terlena

Ketika orang dipuncak

Aku masih merangkak.

Selain itu, nilai berbahasa juga dititkberatkan oleh orang Melayu. Maka

wujudlah bentuk bahasa yang dikelaskan sebagai bahasa halus, bahasa kesat,

bahasa kasar, bahasa biadab dan seumpamanya. Oleh itu, seseorang itu perlu

memahami dengan siapa ia berkata, sebab ia berkata, dan dalam situasi apa dia

berkata. Sesunguhnya, orang yang santun ialah orang yang tahu meletakkan dirinya

dalam keadaan tertentu.

Kesantunan Bahasa dalam Pengajaran dan Pembelajaran Komsas

Insan yang seimbang daripada segi intelek, emosi, rohani dan jasmani seperti

yang dihasratkan dalam Falsafah Pendidikan Kebangsaan dipercayai akan dapat

dilahirkan melalui pendidikan bahasa dan kesusasteraan. Menyedari hakikiat ini,

maka Kementerian Pelajaran Malaysia (Kementerian Pendidikan Malaysia pada

waktu itu) mewajibkan semua pelajar sekolah menengah mempelajari

kesusasteraan yang diserapkan melalui mata pelajaran Bahasa Melayu dengan

nama Komponen Sastera dalam Bahasa Melayu (Komsas). Pembelajaran Komsas

bermula pada tahun 2000 untuk pelajar tingkatan 1 dan 4, manakala pada tahun

2001 semua pelajar sekolah menengah daripada tingkatan 1 hingga tingkatan 5

diajarkan Komsas.

Sukatan Pelajaran Bahasa Melayu Sekolah Menengah (Kementerian

Pendidikan Malaysia, 2002), menyatakan objektifnya dengan jelas. Antara

objektifnya adalah untuk melahirkan pelajar yang dapat:

· melibatkan diri dalam interaksi sosial melaui perbualan, perbincangan, dan

penulisan untuk menjalin serta mengeratkan hubungan, dan berurus untuk

mendapatkan barangan dan perkhidmatan;

· menghayati dan mengamalkan nilai murni, sikap positif, semangat patriotik, dan

perasaan cinta akan negara.

Keupayaan pelajar berinteraksi dengan baik sama ada secara lisan atau

bertulis memperlihatkan aspek kesantunan berbahasa mereka. Pelajar harus faham

dan sedar akan kedudukan diri mereka apabila berkomunikasi dengan pihak lain.

Mereka juga perlu sedar akan tujuan, masa, tempat, dan dengan siapa mereka

berkomunikasi. Hal ini akan terjelma melalui aktiviti-aktiviti kebahasaan seperti yang

digariskan dalam Sukatan Pelajaran Bahasa Melayu Sekolah Menengah. Sebagai

contoh, beberapa kemahiran berbahasa dalam Huraian Sukatan Pelajaran Bahasa

Melayu Tingkatan Satu menyarankan aktiviti-aktiviti yang menjurus kepada

kesantunan berbahasa. Antaranya termasuklah:

1.1 Aras 1 (i) : Berbual dengan keluarga menggunakan sebutan, intonasi, kata dan

ungkapan yang sesuai dan mengemukakan idea yang relevan dengan topik.

1.1 Aras 1(ii): Memperkenalkan diri kepada seseorang dan memperkenalkan

seseorang kepada ahli yang lain dengan mesra dan santun.

1.1 Aras 1(iii): Memahami dan menentukan gelaran atau panggilan yang sesuai bagi

seseorang.

Untuk merealisasikan pencapaian objektif ini, pemilihan bahan pengajaran

adalah penting. Guru harus bijak memanipulasikan bahan pengajaran yang ada,

khususnya teks Komsas. Dalam teks Komsas banyak terdapat unsur nilai dan

kesantunan berbahasa. Jadi pengajaran dan pembelajaran Komsas harus

bersepadu dengan pengajaran kemahiran bahasa yang lain seperti mendengar dan

bertutur, memabaca dan memahami, dan menulis.

Sebagai contoh, marilah kita sama-sama meneliti petikan yang berikut ini:

“Belajarlah nak bersungguh-sungguh. Kita tidak ada harta. Pelajaranlah harta

buatmu, nak.” Begitu kata-kata ibunya membujuk dia ke sekolah.

“Kau dah pulang Ramli? Bukalah kasut itu. Letakkan baik-baik di tempat letak kasut.

Eh, masih bersih kasut kau tu! Anak yang baik macam tulah,” kata ibunya di muka

pintu.

Ramli melihat susuk tubuh ibunya penuh penderitaan, akan tetapi wajahnya amat

manis, dengan senyuman terukir di bibirnya. Betapa ibunya berusaha benar

menyembunyikan penderitaan itu disebalik senyumannya. Dia tahu bahawa ibunya

bertanggugjawab terhadap dirinya dan adik-adiknya juga.

Dia meletakkan kasutnya dengan baik di atas tempat letak kasut yang diperbuat

daripada tong. Tempat itu dibuat oleh ibunya sendiri. Kasut adik-adik dan ibunya

teratur rapi. Ternyata ibunya amat mementingkan kebersihan dan kesempurnaan.

“Emak! Esok Hari Guru di sekolah Ramli. Ramli ingin hadiahkan sesuatu kepada

Cikgu Fatimah. Dia baik kat Ramli.”

Ibunya mengangguk-angguk. Akan tetapi tergambar kemuraman di wajahnya. Nasi

yang disuapnya dikunyah perlahan-lahan. Dia tahu ibunya sedang memikirkan

harapannya itu.

Dia menoleh ke arah adik-adiknya yang sedang makan dengan penuh selera. Rizal,

adiknya yang tengah, berulang-ulang kali mengangkat pinggan nasinya untuk

melihat kiranya ada nasi yang bertaburan di atas lantai.

“Rizal nak nasi lagi?” tanya Ramli.

“Tak nak, bang. Ijai dah kenyang,” jawab adiknya membahasakan Ijai sebagai nama

timang-timangan.

(Dipetik dan disesuaikan daripada Sehijau Warna Daun, hlm 52-54)

Berdasarkan petikan di atas, kita dapat meneliti kesantunan dalam dua bentuk

perlakuan, iaitu perlakuan bahasa dan bukan perlakuan bahasa.

(a) Perlakuan bahasa

(i) Memberikan kata nasihat dalam bentuk pujukan

“Belajarlah nak bersungguh-sungguh. Kita tidak ada harta. Pelajaranlah harta

buatmu, nak.”

(ii) Kata-kata pujian

“…Eh, masih bersih kasut kau tu! Anak yang baik macam tulah,”

(iii) Kata panggilan yang sesuai

“Rizal nak nasi lagi?” tanya Ramli.

“Tak nak, bang. Ijai dah kenyang,” jawab adiknya membahasakan Ijai sebagai nama

timang-timangan.

(b) Bukan perlakuan bahasa

(i) Empati

Ramli melihat susuk tubuh ibunya penuh penderitaan.

(ii) Air muka/ raut wajah

…wajahnya amat manis, dengan senyuman terukir di bibirnya. Betapa ibunya

berusaha benar menyembunyikan penderitaan itu di sebalik senyumannya.

(iii) Menujukkan sikap bertanggungjawab

Rizal, adiknya yang tengah, berulang-ulang kali mengangkat pinggan nasinya untuk

melihat kiranya ada nasi yang bertaburan di atas lantai.

Berdasarkan contoh petikan di atas, guru wajar memberikan penekanan

kepada aspek kesantunan dengan menonjolkan aspek-aspek kesantunan yang

terdapat dalam petikan. Hal ini perlu diterapkan secara menarik dan berkesan, dan

bukan “dipaksakan”. Untuk mencapai matlamat ini, guru perlu mempelbagaikan

kaedah dan teknik pengajaran dan pembelajaran supaya pelajar belajar kesantunan

bukan dengan kata-kata, tetapi dengan rasa.

Kesantunan perlu dipupuk dan disemaikan terhadap pelajar dari semasa ke

semasa. Prosesnya sangat panjang dan tidak ada jalankan pintas. Oleh itu, sebagai

guru, kita perlu memperkukuh iltizam setiap masa untuk memantapkan pengajaran

dan pembelajaran kita secara menarik, berkesan dan bermakna. Sebagai renungan,

telitilah kalimat ini:

Santunkah kita

Apabila berbicara mendabik dada

Apabila bercakap bohong belaka

Apabila diberi secebis kuasa tersalah guna

Apabila mengajar kepalang ajar

Apabila berjanji dimungkiri

Ada akal tidak berfikir

Ada Ilmu tanpa amal

Santunkah kita

Kita mencintai yang dicipta melupai Pencipta

Kita mencintai kehidupan melupai kematian

Kita mencintai kekayaan melupai perhitungan.

Harus diingat bahawa kesantunan merangkumi dua bentuk hubungan, iaitu

hubungan yang baik antara manusia dengan manusia dan hubungan yang baik

antara manusia dengan Pencipta. Keupayaan kita memelihara hubungan yang baik

antara manusia dengan manusia semata-mata tidak bermakna kita telah

mengamalkan kesantunan jika tidak disertai oleh amalan hubungan yang baik antara

kita dengan Pencipta. 

Kesantunan Dalam Komunikasi

Kesantunan bahasa bererti kesopanan dan kehalusan dalam menggunakan

bahasa ketika berkomunikasi sama ada melalui lisan atau tulisan kepada orang yang

dihormati, orang yang setaraf dengan kita atau orang yang lebih rendah

kedudukannya daripada kita (Amat Juhari Moin, 1972).

Sebarang bentuk komunikasi seperti memo, surat kiriman, syarahan,laporan

yang tidak menggunakan bahasa yang sesuai dan kena pada tempatnya

menggambarkan sikap tidak menghormati perasaan orang yang menerimanya.

Kesilapan yang kerap berlaku terutama penggunaan panggilan nama peribadi

atau kata ganti nama dalam situasi komunikasi formal.

Kesantunan Berbahasa

1.

Cara sapaan lisan/bertulis menurut bahasa Melayu dengan

sopan santun supaya tidak dianggap sebagai biadab atau tidak

berbudi bahasa.

2.Kehalusan budi bahasa dalam memakai atau menggunakan

bahasa atau kesopanan ketika menggunakan bahasa.

3.Dalam kesantunan berbahasa, bahasa Melayu mempunyai

sistem sapaan dan panggilan yang tersendiri.

4. Sistem sapaan dan panggilan ini melibatkan penggabungan

gelaran, rujukan hormat dan ganti nama.

5.  Kesantunan berbahasa mempunyai ciri-ciri yang tertentu.

Penggunaan kosa kata dan ganti nama diberi perhatian khusus

agar sesuai dengan kedudukan, pangkat, umur, dan keakraban

hubungan.

6. Bahasa halus mengikut Asmah Haji Omar ``disamakan dengan

pendidikan yang penuh dengan adab tata tertib.''

7.  Kesantunan berbahasa juga dikaitkan dengan penggunaan

bahasa halus, termasuk di dalamnya ialah laras bahasa istana.

Antara ungkapan berkenaan ialah patik, tuanku, berangkat,

bersiram, bersemayam, junjung kasih, bercemar duli dan

sebagainya.

8.  Kata dan ungkapan bertatasusila banyak digunakan dalam

keadaan biasa. Pemilihan kata dan ungkapan cuma bergantung

kepada kedudukan, pangkat, umur dan keakraban hubungan.

9, Lihat contoh berikut:

Pak

Digunakan untuk orang lelaki

yangs ama sebaya dengan

ayah kendiri.

Mak

Digunaka utnuk orang

perempuan yang kira-kira

sebaya dengan emak kendiri

Tok

Digunakan untuk orang lelaki

atau prempuan yang kira-kira

sebaya dengan datuk atau

nenek kendiri.

Abang

Digunakan untuk orang lelaki

yang tidak setua ayah kendiri

dan juga tidak semua kendiri.

Kakak

Digunakan untuk orang

perempuan yang tidak setua

emak kendiri dan juga tidak

semuda kendiri.

Adik

Digunakan untuk orang lelaki

atau permepuan yang lebih

muda daripada kendiri.

 

10.Gelaran Pak atau Mak ketika berkomunikasi ditambah dengan

Cik, menjadi Mak Cik atau Pak Cik

11. Jenama kekeluargaan terbahagi kepada:

i. Jenama kekeluargaan pertalian darah (Pak Long, Mak Long,

Pak Ngah, Mak Ngah, Pak Lang, Mak Lang, Pak Njang, Mak

Njang, Pak Cik, Mak Cik, Pak Su, Mak Su.

Gabungan nama kekeluargaan asas (Abang (bang) dan Kak

dengan jenama kekeluargaan pertalian darah hanya terbatas

kepada Long, Ngah dan Cik seperti Bang Long, Kak Long, Bang

Ngah, Kak Ngah, Bang Cik dan Kak Cik.

ii. Jenama kekeluargaan ikatan perkahwinan

Diwakili oleh kata menantu, mentua dan ipar. (Pak Mentua, Mak

Mentua dan Tok Mentua). Ipar digunakan untuk merujuk kepada

ahli-ahli dalam keluarga suami atau isteri selain menantu

danmentua. Contoh: abang ipar, kak ipar, adik ipar mak long ipar,

mak ngah ipar dan sebagainya.

12. Gelaran Pergaulan Bebas

Biasanya Cik digunakan untuk perempuan yang belum

berkahwin, manakala Encik untuk lelaki sahaja.

 

13. Gelaran Pergaulan Tak Bersahaja (Formal)

Tuan - digunakan untuk lelaki yang lebih tinggi pangkatnya

daripada kendiri, dan orang lelaki bergelar Haji, Doktor, Profesor

dan Syed.

Encik, Cik - boleh digunakan untuk orang lelaki yag lebih tinggi

pangkatnya, daripada kendiri seperti Encik Ahmad atau Cik

Ahmad.

Puan - untuk perempuan sahaja yang pangkatnya lebih tinggi

daripada kendiri, dan perempuan yang mempunyai gelaran

Doktor, Profesor dan sebagainya.

Saudara - digunakan untuk orang lelaki atau perempuan yang

seumur dengankendiri atau lebih muda, dan hubungannya belum

rapat dewngan kendiri atau digunakan dalam rujukan kepada

ahli-ahli dalam mesyuarat,perbahasan dan sebagainya.

Saudari - digunakan untuk perempuan sahaja dalam konteks

yang sama dengan penggunaan gelaran saudara.

Tetuan - hanya digunakan dalam surat rasmi yang ditujukan

kepada para pemilik atau pentadbir syarikat perniagaan

(termausk syarikat guaman) seperti: Tetuan Syarikat Sinaran

Sdn. Bhd.)

 

14.  Gelaran Warisan

Contoh Raja (Perak, Selangor), Pangeran, Pangeran Anak,

Pangeran Muda (Brunei Darussalam) Tengku (Kelantan, Pahang,

Kedah, Terengganu).

Gelaran keturunan orang-orang

besar; Megat dan Puteri (Perak), Nik (Kelantan), Wan (Kelantan,

Terengganu),Abang (Sarawak); Datu (Sabah), Awangku,

Pangeran dan Dayangku (Brunei Darussalam), Tan (di Kedah)

dan Tun (Terengganu)

Gelaran warisan kepada keturunan Nabi Muhammad s.a.w.

seperti syed atau sayid bagi lelaki dan Syarifah bagi perempuan.

Sesetengah pihak mengatakan bahawa gelaran Syarif,

Syekh dan Siti juga tergolong ke dalam gelaran jenis ini.

Gelaran warisan daripada keturunan yang berasal dari luar

Malaysia seperti Raden (Jawa), Daeng (Bugis), Sidi,

Sutan(Minangkabau), Teuku dan Teungku (Aceh).

 

15. Gelaran Kurniaan, Tun, Toh Puan, Puan Sri, Datuk (Datuk Seri,

Datuk Paduka, Datuk Setia), Datuk (Satuk Patingi, Datuk Amar),

Datin Paduka (gelaran yang dikurniakan oleh kerajaan negeri

Selangor), Toh Puan (isteri kepada datuk di Terengganu)

Pendeta Za'aba (gelaran kurniaan yahng diberikan oleh

pertubuhan seperti Kongres Bahasa Melayu Ketiga (1956).

Gelaran Bapa Kemerdekaan kepada Tunku Abdul Rahman Putra

Al-Haj.

16. Gabungan Gelaran

(a) kekeluargaan + keagamaan. - Pak Haji

(b) Pergaulan Tak Bersahaja (kecuali saudara) + Keagamaan. -

Tuan Haji

(c) Kekeluargaan + warisan (hanya Ungku, Engku, Wan, Nik) -

Pak Ungku, Mak Ungku, Mak Wan, Pak Nik.

(d) Pergaulan Tak Bersahaja + Keagamaan + Warisan (hanya

Nik). Contoh: Tuan Haji Nik

(e) Warisan (Kecuali Nik) + Keagamaan. - Raja Haji

(f) Kurniaan Kerajaan + Akademik/Ikhtisas + Warisan +

Keagamaan. - Tan Sri Prof. Raja Haji Osman

 

17. Rujukan Hormat

Orang Yang Disapa Rujukan Hormat

Yang di-Pertuan Agong dan

Raja Permaisuri Agong

Kebawah Duli Yang Maha Mulia

Seri Paduka Baginda

Sultan, Raja, Sultanah, Tengku

Ampuan, Raja PermaisuriDuli Yang Maha Mulia

Balu Raja Yang Maha Mulia

Raja Muda atau Tengku

Mahkota

Duli Yang Teramat Mulia atau

Yang Teramat Mulia

Kerabat Diraja Karib Yang Amat Mulia

Bergelar warisan Yang Mulia

Perdana Menteri, Timbalan

Perdana Menteri, Menteri

Besar, Ketua Menteri

Yang Amat Berhormat

Menteri, Ahli Parlimen, Ahli

Dewan Undangan Negeri (wakil

rakyat)

Yang Berhormat

Wakil Rakyat yang mempunyai

gelaran Tengku atau RajaYang Berhormat Mulia

Tun, Toh Puan Yang Amat Berbahagia

Yang mempunyai gelaran

kurniaan kerajaan (selain Tun

dan Toh Puan) atau/dan

gelaran ikhtisas yang formal

Yang Berbahagia

Ketua Hakim Negara Yang Amat Arif

Ketua Polis Negara Yang Amat Setia

Hakim, Kadi Yang Arif

Mufti dan pemimpin Islam Sahibul Samahah

Ketua jabatan tanpa gelaran Yang Berusaha

BAHASA merupakan suatu elemen yang penting dalam kehidupan. Manusia

menggunakan bahasa sebagai medium untuk berkomunikasi, sama ada secara

langsung atau bertulis.

Penggunaan bahasa dalam komunikasi seharian bukan kecil fungsinya.

Penggunaan bahasa yang tepat dan benar memberikan makna mendalam dan

struktur yang kukuh dalam menyampaikan sesuatu maksud.

Untuk bercakap mengenai kebenaran, tidak semestinya dalam nada yang

keras dan kasar. Ia boleh disampaikan dengan nada yang lembut, tetapi tegas dan

berprinsip.

Untuk berbeza pendapat juga tidak semestinya meninggi suara atau

melukakan, tetapi harus dibalas dengan ilmu, fakta dan berbudi bahasa. Oleh itu,

remaja harus berupaya membezakan antara yang baik dan buruk, serta tidak hanya

terikut-ikut sesuatu perkataan atau perbuatan hanya dikatakan untuk mengikut

peredaran zaman.

Bentuk komunikasi bertulis

Memo

Memo merupakan singkatan kepada memorandum, iaitu alat komunikasi bertulis

dalam jabatan sendiri untuk berhubung secara rasmi. Memori juga sejenis surat atau

disebut sebagai surat edaran dalaman atau kegunaan dalaman. Justru, memo ialah

catatan yang disampaikan dalam kalangan kakitangan disesebuah institusi atau

organisasi. Isi kandungan memo ringkas, bentuknya tidak terlalu formal dan

mempunyai catatan ,salinan kepada, contohnaa salinan kepada ketua jabatan.

Memo juga tidak terikat pada sesuatu bentuk tertentu seperti surat rasmi, malahan

ada memo yang tersedia dalam bentuk borang.

Tujuan memo

Memberi maklumat dan fakta

Mencadangkan tindakan yang perlu dilakukan

Menghuraikan sesuatu prosedur atau tindakan

Ciri Memo

Maklumat yang hendak disampaikan hendaklah jelas

Terus kepada maksud

Isi kandungan hendaklah ringkas, tepat dan padat

Memo juga hendaklah lengkap dengan nombor rujukan, tarikh,

perkara, tandatangan dan sebagainya.

Secara umumnya, beberapa ciri tertentu yang terdapat pada

surat rasmi boleh juga diaplikasikan untuk penulisan memo.

Bentuk Memo

Dari segi kaedah penulisannya, tidak terikat dengan sesuatu bentuk yang

tertentu seperti surat rasmi. Memo boleh ditulis dalam bentuk borang dan boleh juga

dalam bentuk surat. Hal ini terpulanglah kepada jabatan masing-masing. Pada

umumnya memo ini boleh dibahagikan kepada dua bentuk, iaitu bentuk borang dan

bentuk terbuka.

Memo Bentuk Borang

Memo jenis ini semua tajuk dan maklumat yang diperlukan telah dicatat dalam

borang. Penulis hanyak perlu, sarna ada mengisi atau menandakan sahaja pada

ruang yang telah disediakan. Di samping itu, disediakan juga ruang kosong untuk

catatan tambahan jika perlu.

Memo Bentuk Terbuka

Terdapat juga memo bentuk terbuka. Memo bentuk ini samalah seperti surat

tetapi ada antara jabatan yang telah membuat reka bentuknya ynag tersendiri bagi

tujuan memudahkan urusan.

Bahasa Memo

Gaya bahasa yang digunakan untuk menulis memo berbeza dengan gaya

penulisan surat rasmi. Memo lebih memberi tumpuan kepada isi yang hendak

disampaikan. Oleh sebab itu, bahasa yang digunakan seharusnya:

• ringkas, padat dan jelas

• Lembut dan berdiplomasi

• Tidak menimbulkan sikap negatif kepada pembaca

• Tidak menimbulkan prasangka.

• Elakkan daripada membuat teguran berbentuk negatif.

Langkah Menulis Memo

Merancang:

• Tujuan penulisan memo tersebut

• Mengenal pasti siapakah sasaran

• Apa yang diharapkan

• Apakah reaksi pembaca apabila membaca memo tersebut

Menulis

• Menepati tujuannya

• Gunakan bahasa yang ringkas, jelas dan lembut

• Satu isi satu perenggan

Menyemak

• Maklumatnya adakah tepat dan betul

• Tidak menuimbulkan sikap negatif pembaca

• Konstruktif

Minit Mesyuarat

Minit mesyuarat merupakan satu rekod bertulis tentang perkara-perkara

yang dibincangkan di dalam sesuatu mesyuarat. Minit mesyuarat penting kerana

akan dijadikan sumber rujukan pada masa hadapan. Semasa mesyuarat di adakan,

segala keputusan yang diambil akan dicatatkan oleh setiausaha, manakala

perbincangan yang meleret-leret tidak akan dicatat dalam minit. Tegasnya, menulis

minit mesyuarat menjadi tugas setiausaha yang dilantik dan beliau juga

bertanggungjawab untuk mengedarkan minit mesyuarat kepada ahli-ahli. Draf minit

mesyuarat yang telah ditulis oleh setiausaha hendaklah diserahkan untuk semakan

Pengerusi dalam masa tiga hari.

Minit mesyuarat sebenar pula biasanya diedarkan kepada ahli yang terlibat

selewat-lewatnya tujuh hari selepas mesyuarat. Mesyuarat dihadiri oleh individu

yang mendapat jemputan sahaja. Jemputan dbuat secara rasmi melalui surat

panggilan mesyuarat. Mesyuarat yang diadakan oleh sesuatu jabatan mempunyai

tujuan tertentu, antaranya:

Bertukar-tukar fikiran antara ahli

Mendapatkan idea-idea baharu

Memberikan dan mendapatkan maklumat daripada pelbagai pihak

Mencari penyelesaian kepada masalah bersama dan mendapatkan persetujuan

untuk bertindak atau melaksanakan sesuatu perkara.

Dalam hal ini minit mesyuarat merupakan dokumen yang melaporkan

perkara yang berlaku dalam mesyuarat itu, iaitu agenda mesyuarat, catatan

keputusan perbincangan, dan tindakan susulan yang perlu diambil oleh pihak

tertentu berdasarkan persetujuan ahli-ahli yang menyertai mesyuarat.

Jenis Minit Mesyuarat

Berdasarkan kepada keperluan minit mesyuarat dapat dibahagikan kepada kepada

beberapa jenis:

Mesyuarat Jawatankuasa

Biasanya diadakan secara dalaman untuk memberikan maklumat, idea dan

membuat keputusan tentang sesuatau perkara. Mesyuarat ini dihadiri oleh individu

yang menjadi ahli kepada jawatankuasa tersebut.

Mesyuarat Agong

Biasanya diadakan setahun sekali. Dalam mesyuarat ini akan berlaku

perlantikan ahli jawatankuasa yang baharu bagi menggantikan jawatankuasa yang

lama. Segala aktiviti yang dijalankan sepanjang tahun dan kewangan yang telah

dibelanjakan sepanjang tahun tersebut akan dibentangkan untuk makluman ahli.

Mesyuarat ini dihadiri oleh semua ahli yang berdaftar. Sesuatu mesyuarat agung

dikira sah jika kehadiran ahli dua pertiga daripada keseluruhan ahli yang berdaftar.

Dalam mesyuarat agung, setiap ahli yang berdaftar mempunyai hak untuk bersuara,

membuat pengundian atau tidak menyatakan sokongan terhadap sesuatu isu.

Melalui mesyuarat agung, perlembagaan atau peraturan yang telah ditetapkan

dalam organisasi boleh dipinda dengan syarat mendapat persetujuan majoriti ahli.

Mesyuarat Khas

Diadakan khas untuk sesuatu isu, bertujuan untuk mendapatkan kata putus

daripada ahli-ahli dalam satu-satu perkara tertentu sahaja. Mesyuarat Tergempar

Diadakan untuk membuat keputusan segera tentang sesuatu perjara atau isu yang

meruncing. Mesyuarat ini memerlukan keputusan diperoleh dalam masa yang terhad

supaya masalah yang meruncing itu tidak merebak atau tersebar menjadi lebih

teruk.

Mesyuarat Agung Luar Biasa

Diadakan untuk satu-satu tujuan yang khusus sahaja. Mesyuarat ini biasanya

diadakan atas desakan ahli-ahli yang tidak berpuas hati tentang sesuatu perkara.

Mesyuarat ini dikira sah sekiranya kehadiran ahli ialah dua pertiga dan keputusan

yang dibuat mendapat sokongan majoriti ahli. Mesyuarat ini dinamakan mesyuarat

agung luar biasa kerana diadakan di luar tempoh yang sepatutnya bagi sesuatu

mesyuarat agung, dan hanya bertujuan untuk mendapatkan keputusan majority bagi

satu isu sahaja.

Ciri Minit Mesyuarat

Tulen:

Ringkas dan padat.

Tidak direka-reka.

Bukan bentuk laporan.

Kandungannya benar-benar rekod hasil perbincangan dan keputusan bersama

ahli mesyuarat

Lengkap:

Semua maklumat yang penting dan berkaitan disertakan

Boleh memahamkan seseorang yang tidak hadir dalam mesyuarat tersebut.

Tepat

Butir-butir yang dicatatkan adalah tepat dan sama seperti perkara yang di

bincangkan dalam mesyuarat.

Fakta yang dicatat juga perlu menepati hal-hal yang diperkatakan dan bukanlah

pandangan pencatat.

Sahih

Bebas daripada keraguan dari segi isi kandungan dan maklumat-maklumat yang

berkaitan.

Tandatangan pencatat merupakan satu cara menandakan kesahihan minit

mesyuarat.

Boleh dirujuk semula kerana mempunyai catatan tarikh, bilangan, nama dan fakta-

fakta lain.

Berstruktur

Penulisan minit mesyuarat disusun mengikut agenda mesyuarat dan perlu

kelihatan kemas dan teratur.

Setiap perenggan mempunyai tajuk atau subtajuk yang bernombor dan mengikut

urutan.

KOMUNIKASI LISAN

Pidato

Pidato adalah aktiviti pengucapan umum yang penting dalam kehidupan.

Melalui aktiviti ini seseorang akan dilatih untuk berfikiran secara logik, menaakul,

menganalisis dan berhujah dengan baik. Selain itu pidato/syarahan juga dapat

melatih seseorang untuk melahirkan pendapat dengan menggunakan bahasa

yang tepat dan menyampaikannya dengan gaya yang menarik dan meyakinkan.

Definisi pidato

Pengucapan yang dilakukan oleh individu tentang satu tajuk dan berusaha

menjelaskan idea atau pokok persoalan yang dibicarakan untuk mendapat sokongan

serta mempengaruhi pendengar.

Tujuan

1) Memberi penerangan:

menjelaskan tentang sesuatu tajuk dan menghuraikan perkara penting.

2) Memberitahu:

perkara yang baru

3) Memberi keyakinan:

meyakinkan dengan pendiriannya mengenai sesuatu topik

4) Mempengaruhi:

Memberi penekanan dan perhatian

Ciri-ciri penggunaan Bahasa Yang Baik

Pemilihan perkataan yang tepat dan menggunakan bahasa yang gramatis.

Aras bahasa bersesuaian dengan audien.

Unsur-unsur keindahan bahasa diselitkan

seperti pantun,bahasa kiasan, peribahasa dan perumpamaan.

Penggunaan ayat yang mampu mempengaruhi emosi dan menarik

simpati.

Penggunaan laras yang sesuai dengan tajuk dan audien

Penggunaan bahasa yang bertatasusila dan beradab

Gaya Penyampaian

Gerak tangan, mata dan gerak badan hendaklah selaras untuk menekankan fakta.

Jangan kaku dan beraksi berlebihan

Mimik muka hendaklah mengikut penekanan suara, iaitu senyum apabila gembira,

sedih apabila gundah dan marah apabila emosi tinggi.

Pandang tepat ke arah audien untuk mewujudkan eye-contact yang sesuai.

Menyelitkan unsur humor dalam penyampaian dan jangan menunjukkan wajah

yang terlalu serius.

Pakaian hendaklah kemas dan bersesuaian dengan majlis.

Gaya dan Intonasi

Menggunakan nada dan intonasi suara yang pelbagai.

Nada tinggi dan bersemangat apabila hendak menarik perhatian

Nada perlahan sedikit apabila hendak merayu dan meminta simpati.

Nada sederhana tetapi mesra apabila memujuk

Nada propaganda apabila hendak mempengaruhi

Nada tinggi dan suara lantang apabila membakar emosi

Syarahan

Satu bentuk komunikasi sehala

- Disampaikan secara individu

- Menjelaskan perkara-perkara tentan sesuatu tajuk dalam masa yang ditentukan

Definisi

Pengucapan yang disampaikan secara individu kepada khalayak untuk

menjelaskan dan menghuraikan sesuatu topik.

-Mempengaruhi para pendengar supaya bersetuju dengan apa yang disampaikan

Tujuan

Memberi penerangan tentang sesuatu tajuk dan menjelaskan aspek-aspek penting

tentang tajuk tersebut.

Memberi tahu audiens tentang sesuatu perkara baharu seperti perisriwa atau hal

ehwal semasa yang menarik.

Format Syarahan

Pembuka Kata

Bahagian ini menyatakan penghargaan kepada para hadirin dan pihak-pihak

tertentu yang mengundang pemidato untuk menyampaikan syarahan yang

berkenaan.

Isi atau amanat

Bahagian ini merupakan permulaan atau pendahuluan kepada isi syarahan.

Biasanya, takrif atau penjelasan tajuk syarahan perlu diberikan dalam bahagian ini.

Penutup Isi/ amanat

Penutup isi ialah kesimpulan yang dibuat berdasarkan isi yang terdapat

dalam syarahan tadi.

Penutup syarahan

Bahagian ini merupakan bahagian yang terakhir. Dalam bahagian ini

pemidato perlu merakamkan setinggi-tinggi penghargaan kepada pihak penganjur,

melafazkan ribuan ampun dan maaf serta menyampaikan harapan agar syarahan

tadi akan memanfaatkan para hadirin.

Bentuk-bentuk Halangan dalam berkomunikasi

Terdapat pelbagai bentuk halangan dalam berkomunikasi terutama komunikasi lisan.

Dari segi keberkesanan penyampaian sesuatu perkara. Seseorang penyampai harus

memahami apa yang hendak disampaikan. Mengenalpasti siapakah yang akan

mendengar , suasana tempat penyampaian. Sekiranya dalam suasana yang bising

sudah pasti perkara yang hendak disampaikan tidak dapat diterima atau didengar

oleh pendengar. Bukan itu sahaja, seseorang penyampai perlu ada keyakinan dan

kekuatan dalam diri untuk berucap atau menyampaikan sesuatu secara lisan agar

pendengar memahami maksud penyampaiannya.

Seorang pendengar juga perlu peka dengan perkara yang disampaikan. Jika

pendengar tidak tahu atau memahami perkara yang hendak disampaikan, maka

komunikasi yang berlaku tidak akan tercapai.

Refleksi

Secara keseluruhannya, komunikasi adalah satu perkara yang penting dalam

kehidupan seharian kita. Komunikasi yang baik adalah komunikasi yang Berjaya

difahami dan diterima oleh penyampai dan pendengar. Seperti yang kita sedia

maklum bahawa komunikasi ini boleh berlaku secara lisan dan juga bertulis. Dalam

berkomunikasi, kesantunan bahasa adalah salah satu perkara yang penting.

Kesantunan berbahasa perlu ada dalam setiap komunikasi, agar komunikasi itu

berjalan lancer dan mudah difahami. Penyampai dan pendengar dapat memahami

perkara yang hendak disampaikan.

BIBLIOGRAFI

Modul Bahasa Melayu Komunikatif 1 ( WAJ3115) TESL Sekolah Rendah, Institut

Pendidikan Guru, Jun 2011

Modul Bahasa Melayu Komunikatif 11 ( WAJ3116) TESL Sekolah Rendah, Institut

Pendidikan Guru, Jun 2011

www.tutor.com.my/.../kesantunan_berbahasa.htm 

www.dbp.gov.my/klikdbp/klikdbp1apr7.pdf -

ISI KANDUNGAN

1. Pengenalan 1

2. Definisi dan Konsep Komunikasi 2

3. Bentuk komunikasi dan Pandangan tokoh 3

4. Kesantunan berbahasa 4- 9

5. Kesantunan dalam komunikasi 10-15

6. Bentuk komunikasi bertulis 16- 21

7. Komunikasi lisan 22- 25

8. Refleksi 25