bab 7- stok.pdf

8/14/2019 BAB 7- Stok.pdf

1/17

Bab 7 - Penyelenggaraan Stok

67 PANDUAN PENGURUSAN & KESELAMATAN MAKMAL SAINS

BAB 7

PENYELENGGARAAN STOK

Penyelenggaraan stok merupakan salah satu ciri penting dalam pengurusanmakmal. Sehubungan dengan itu penyediaan daftar stok peralatan dan bahan sains perlumempunyai butiran yang lengkap dan sistematik bagi tujuan:

memudahkan penyemakan.

menyelaras cara merekod.

mengesan dan mengawal pergerakan.

memudahkan perancangan perolehan.

mengemaskinikan rekod peralatan yang pecah, rosak atau hilang.

Sehubungan itu semua peralatan dan bahan sains yang diterima atau dikeluarkanhendaklah didaftar dan direkodkan berdasarkan Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaanseperti yang terkandung dalam Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007 denganmenggunakan borang yang berikut:

Daftar Harta Modal (KEW.PA-2)

Daftar Inventori (KEW.PA-3)

Senarai Daftar Harta Modal (KEW.PA-4)

Senarai Daftar Inventori (KEW.PA-5)

Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori (KEW.PA-6)

Senarai Aset (KEW.PA-7)

dan Tatacara Pengurusan Stor Kerajaan berdasarkan Pekeliling Perbendaharaan Bil .5/2009 yang melibatkan pengunaan borang yang berikut:

Kad Petak (KEW.PS-4)

Borang Permohonan Stok (KEW.PS-11)

7.1 Definisi Istilah

Stok - barang-barang belum guna dan perlu disimpan untuk tujuanoperasi atau penyelenggaraan termasuk bekalan pejabat, ubat-ubatan, alat ganti dan sebagainya.

Stor Unit - stor yang menyimpan dan membekal barang-barang untukkeperluan jangka pendek atau diguna terus bagi tujuan operasi


2/17


PANDUAN PENGURUSAN & KESELAMATAN MAKMAL SAINS 68

dan penyelenggaraan kepada pelanggan akhir termasuk MakmalSains.

7.2 Pelabelan Aset

7.2.1 Semua aset hendaklah diberi tanda pengenalan dengan cara melabel,mengecat, emboss bagi menunjukkan tanda Hak Kerajaan Malaysia (HKM)dan nama Kementerian/ Jabatan berkenaan di tempat yang mudah dilihatdan sesuai pada aset berkenaan.

7.2.2 Setiap aset hendaklah ditanda dengan nombor siri pendaftaran. Panduanmenyediakan nombor siri pendaftaran mengikut susunan seperti di bawah:

i. Kod Kementerian

=

Berasaskan sistem fail yangdikeluarkan oleh Unit PermodenanTadbiran dan Perancangan(MAMPU)

ii. Kod Jabatan/Bahagian

iii. Kod Kumpulan Aset sama ada:Harta ModalInventori

==

(H)(I)

iv. Tahun Pembelianv. Nombor Siri = Diwujudkan secara berturutan

7.2.3 Contoh pelabelan Harta Modal dan Inventori di sesebuah sekolah adalahseperti berikut:

Harta Modal : KPM/SMKT A153/H/09/01Inventori : KPM/SMKT A153/I/09/01-12

Petunjuk:

KPM - Kementerian Pelajaran MalaysiSMKT - SMK Tambun

A153 - A = Negeri Perak, 153 = Kod Sekolah HarianH - Harta ModalI - nventori

09 - Tahun Pembelian

01 - Nombor Siri01-12 - Nombor Siri 1 hingga 12

7.3 Daftar Harta Modal (KEW. PA-2, KEW. PA-4)

Harta Modal ialah Aset Alih yang harga perolehan asalnya bernilai RM1000.00 danke atas setiap satu seperti peralatan/ kelengkapan ICT/ telekomunikasi/ penyiaran/perubatan, peralatan pejabat/ makmal/ bengkel/ dapur/ sukan atau yang memerlukanpenyelenggaraan berjadual tanpa mengira harga perolehan asal.

Semua Harta Modal hendaklah direkod menggunakan borang KEW.PA-2 DaftarHarta Modal (Bahagian A) dan borang KEW.PA-2 Daftar Harta Modal Butir-Butir


3/17



Penambahan, Pengantian dan Naiktaraf (Bahagian B), dan seterusnya dikemaskinimenggunakan borang KEW.PA-4. Senarai Daftar Harta Modal.Rajah 7.1 dan Jadual 7.1 menunjukkan carta alir dan proses pendaftaran aset alihkerajaan. Contoh pengisian borang KEW. PA-2 dan KEW.PA-4 boleh dirujuk pada

muka surat 7, 8 dan 9.

7.4 Daftar Inventori (KEW. PA-3, KEW. PA-5)

Inventori ialah Aset Alih yang harga perolehan asalnya kurang daripada RM1000.00dan tidak memerlukan penyelenggaraan berjadual seperti peralatan/kelengkapanICT/ Telekomunikasi/ Penyiaran/ Perubatan/ Pejabat/Makmal/ Bengkel/ Dapur/Sukan atau merupakan perabot, hamparan, hiasan, langsir dan pinggan mangkuktanpa mengira harga perolehan asal.

Semua Inventori hendaklah direkod menggunakan borang KEW.PA-3 DaftarInventori dan seterusnya sentiasa dikemaskini menggunakan borang KEW.PA-5Senarai Daftar Inventori seperti contoh di muka surat 10 dan 11.

7.5 Daftar Stok Bekalan Pejabat (KEW. PS-4 dan KEW. PS-11)

Semua bekalan pejabat dikategorikan sebagai barangan gunahabis samada ianyabarang luak atau pun barang tak luak. Ini termasuklah alat tulis serta kelengkapanpejabat tak luak yang rendah nilainya dan tidak ekonomi untuk dikesanpenempatannya secara satu persatu. Contoh barangan luak ialah bahan kimia,kartrij gas, kertas litmus, alat tulis dan lain-lain. Contoh barang tak luak dankelengkapan pejabat tak luak adalah tabung uji, selindar bersenggat, botol spesimen,gunting, pembaris, pen drive, gunting dan lain-lain.

Semua stok yang diterima hendaklah direkodkan dengan menggunakan pen dakwatmerah dan pengeluaran direkodkan dengan pen dakwat hitam atau biru di KadKawalan Stok (Stor Pusat dan Stor Utama sahaja) dan Kad Petak KEW.PS-4 (StorPusat dan Stor Utama dan Stor Unit). Satu Kad Kawalan Stok dan Kad Petakdigunakan untuk merekod satu item stok dengan menggunakan nombor kad yangberturutan.

Semua kad perlu dikemaskini setiap kali transaksi penerimaan dan pengeluaranberlaku. Kad-kad ini boleh dicetak sendiri dengan menggunakan warna putih untuk

Kad Kawalan Stok, warna hijau untuk Kad Petak dan warna merah jambu untuk stokbertarikh luput.

Bagi tujuan permohonan stok, semua pesanan kepada Stor Unit hendaklahmenggunakan Borang KEW.PS-11 Permohonan Stok dalam dua salinan dengansalah satu daripadanya diserahkan kepada Stor Unit untuk diproses.

Carta alir pengurusan Daftar Stok Bekalan Pejabat dan contoh pengisian borangKEW. PS-4 dan KEW.PS-11 boleh dirujuk di muka surat 14, 15, 16.


4/17



7.6 Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori (KEW. PA-6)

Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori bertujuan untuk merekod sebarangpergerakan Harta Modal atau Inventori sama ada melalui pinjaman mahupun

penempatan secara sementara.

Daftar ini disediakan dalam bentuk buku Daftar Pergerakan Harta Modal/ InventoriKEW.PA-6 (Rujuk contoh di muka surat 12).

7.7 Senarai Aset di Lokasi (KEW. PA-7)

7.7.1. Senarai aset mengikut lokasi aset itu ditempatkan hendaklah disediakan olehpegawai aset menggunakan KEW.PA-7 dalam dua salinan (rujuk muka surat13).

7.7.2. Satu salinan senarai tersebut hendaklah disimpan oleh pegawai asetmanakala satu salinan lagi disimpan oleh pegawai yang bertanggungjawab.

7.7.3. Senarai tersebut juga hendaklah dikemaskini dari semasa ke semasa apabilaterdapat perubahan kuantiti, lokasi atau pegawai bertanggungjawab.

7.8 Kaedah Penyimpanan Kad Daftar

7.8.1. KEW.PA-2 dan KEW.PA-3 hendaklah disimpan dalam fail kulit keras di dalamkabinet berkunci.

7.8.2. Buku KEW.PA-6 hendaklah disimpan di dalam kabinet berkunci dan;

7.8.3. Daftar asal disimpan oleh pegawai aset dan salinan disimpan di lokasi.

7.9 Kaedah Penempatan Kad Petak

7.9.1 Kad Petak hendaklah ditempatkan bersama stok.

7.9.2 Kad Petak bagi stok bahan-bahan kimia, mudah terbakar dan stok yangdisimpan di ruang sejuk beku hendaklah disimpan di tempat yang berasingan.


5/17



CARTA ALIR PENDAFTARAN ASET ALIH KERAJAAN

Terima aset bersama punca maklumat rekod dalam Buku Rekod Penerimaan

Tentukan kumpulan aset

Sediakan Daftar Harta Modal (KEW.PA-2) dan Daftar Inventori (KEW.PA-3)

Kemaskini Senarai Daftar Harta Modal (KEW.PA-4) dan Senarai Daftar Inventori(KEW.PA-5)

Cop pengesahan pendaftaran pada punca maklumat

Labelkan nombor siri pendaftaran pada aset

Tempatkan aset dilokasi

Kemaskini Senarai Aset (KEW.PA-7)

Simpan daftar aset

Rajah 7.1

1

2

5

6

4

8

7

9

3


6/17



PROSES KERJA PENDAFTARAN ASET ALIH KERAJAAN

Langkah Proses Kerja1 Terima aset oleh Kementerian/Jabatan/PTJ bersama-sama dengan punca

maklumat:a. Aset yang dibeli:

i. Pesanan kerajaan.ii. Nota serahan.iii. Invois.iv. Dokumen kontrak.v. Kad jaminan.vi. Manual pengguna.vii. Dokumen lain yang berkaitan.

b. Aset sewa beli:i. Surat ikatan perjanjian.ii. Dokumen lain yang berkaitan.

c. Aset diterima daripada sumber lain:i. Salinan daftar jika diterima secara pindahan.ii. Surat kelulusan menerima hadiah.iii. Salinan sijil lucuthak.

d. Aset yang belum pernah berdaftar:

i. Maklumat di fizikal aset.ii. Sumber lain berkaitan.

2 Tentukan kumpulan aset mengikut:a. Harta modalb. Inventori

3 Sediakan KEW.PA-2 Daftar Harta Modal dan Daftar Inventori KEW.PA-3 olehpegawai Aset di Kementerian/Jabatan/PTJ.

4 Kemaskini Senarai Daftar Harta Modal KEW.PA-4 dan Senarai DaftarInventori KEW.PA-5. Senarai daftar ini hendaklah dikemukakan sepertiberikut:

a. Jika senarai disediakan oleh PTJ, kemukakan kepada Jabatan/IbuPejabat,b. Jika senarai disediakan oleh Jabatan/Ibu Pejabat, kemukakan kepada

kementerian.

5 Cop pengesahan pendaftaran hendaklah dibuat ke atas punca maklumat yangberkaitan bagi aset yang telah didaftarkan.

6 Labelkan nombor siri pendaftaran berserta perkataan Hak Kerajaan Malaysia(HKM) pada aset.

7 Tempatkan aset pada lokasi yang telah ditentukan.

8 Kemaskini Senarai Aset (KEW.PA-7).

9 Simpan daftar aset.

JADUAL 7.1


7/17



KEW.PA-2 ( No. Siri Pendaftaran: KPM/SMKT A153/MS/H/08/01 )

DAFTAR HARTA MODAL

Kementerian/Jabatan : JABATAN PELAJARAN NEGERI PERAK Bahagian : SMK TAMBUN, IPOH.

BAHAGIAN A

Kod Nasional 153Kategori Peralatan MakmalSub kategori MicroscopeJenis/Jenama/Model Binocular Microscope /Hitotsu/XP 136Buatan China Harga Perolehan Asal RM1300.00Jenis dan No. Enjin Tarikh Diterima 22.04.08

No Casis/Siri pembuat 0752312 No. Pesanan RasmiKerajaan

215461

No Pendataran(bagi Kenderaan)

Tempoh Jaminan 1 Tahun

KOMPONEN/AKSESORI:

1. Condensor 10X - 1pc2. Condensor 40X - 1pc3. Condensor 100X - 1 Pc4 Eye Piece 10X - 2 pcs

Nama PembekalDan Alamat:Perniagaan Usaha Sama,B44, Lorong Sunway 6,Bandar Baru Sunway,32040 Ipoh, Perak

Tandatangan Ketua Jabatan

Nama:Jawatan:Tarikh :Cop :

PENEMPATANLokasi Makmal Biologi

Tarikh 22.04.08Nama Pengawai Che YusufTandatangan

PEMERIKSAANTarikh 12.01.09Status Aset Sedang

digunakanNama Pemeriksa Zakaria AwangTandatangan

PELUPUSAN/HAPUS KIRARujukan Kelulusan Tarikh Kaedah Pelupusan Tandatangan


8/17



KEW.PA-2DAFTAR HARTA MODAL

BUTIR-BUTIR PENAMBAHAN, PENGGANTIAN DAN NAIKTARAF

BAHAGIAN B

Bil Tarikh Butiran TempohJaminan

Kos (RM) NamaDan

Tandatangan

1 12.12.07 Tukar Focus Lamp 1 tahun 270.00 Sapiai Chik


9/17



KEW.PA-4

SENARAI DAFTAR HARTA MODALTAHUN 2008

BIL NO.PENDAFTARAN

NAMA ASET TARIKHPENERIMAAN

KOSPEROLEHAN

ASAL (RM)1 KPM/SMKT 153/MS/

H/08/01Mikroskop Binocular 22.04.08 1300.00

JUMLAH 1300.00


10/17



KEW.PA-3( No. Siri Pendaftaran: KPM/SMKT A153/MS/I/08/14)

DAFTAR INVENTORI

Kementerian/Jabatan : JABATAN PELAJARAN NEGERI PERAKBahagian : SMK TAMBUN, IPOH, PERAK

Kod Nasional 153Kategori Peralatan MakmalSub kategori GeneratorJenis Audio Signal

GeneratorHarga Perolehan Asal RM750.00

Kuantiti 1 Tarikh Diterima 10.04.2008

Unit Pengukuran Unit No. Pesanan Rasmi Kerajaandan Tarikh 21553223.03.08Tempoh Jaminan 1 Tahun

Nama Pembekal dan Alamat:

Saintifik Silika Sdn.Bhd.,Lot 9833, Taman Ipoh Timur,32040 Ipoh, Perak .

......... Tandatangan Ketua Jabatan

Nama:Jawatan:Tarikh:Cop:

PENEMPATANKuantiti 1 UNITNo.Siri Pendaftaran KPM/SMKT

A153/MS/I/08/14Lokasi Makmal FizikTarikh 11.04.08Nama Pengawai Sulaiman WahabTandatangan

PEMERIKSAANTarikh 12.01.09Status Aset Sedang

digunakanNama Pemeriksa Zakaria bin AliTandatangan

PELUPUSAN/HAPUS KIRATarikh Rujukan Kaedah Pelupusan Kuantiti Lokasi Tandatangan


11/17



KEW PA-5SENARAI DAFTAR INVENTORI

TAHUN 2008

BIL NO.PENDAFTARAN

NAMA ASET TARIKHPEROLEHAN

KOSPEROLEHAN

ASAL (RM)1 KPM/SMKT

A153/MS/I/08/01-02 Audio Signal Generator 27.03.08 RM1500.00

2 KPM/SMKT A153/MS/I/08/03-04

Bernoulli Tube WithStand 04.04.08 RM360.00

3 KPM/SMKT A153/MS/I/08/05-06 Transformer 10.04.08 RM560.00

4 KPM/SMKT A153/MS/I/08/07-08 Dynamic Trolley 15.04.08 RM900.00

5 JKPM/SMKT A153/MS/I/08/09 Model System Hydrolic 15.04.08 RM150.00

6 KPM/SMKT A153/MS/I/08/10-13 Tool Box Kit 15.04.08 RM740.00

7 KPM/SMKT A153/MS/I/08/14 Audio Signal Generator 10.06.08 RM750.00

8 KPM/SMKT A153/MS/I/08/15 Binocular Microscope 10.06.08 RM950.00

JUMLAH RM 5955.00


12/17



KEW. PA-6DAFTAR PERGERAKAN HARTA MODAL DAN INVENTORI

Jenis : Microscope CahayaPegawai Pengeluar

CATATAN

Jenama dan Model : Labomade,USA,MPS22218No Siri Pembuat : KN437865No Siri Pendaftaran: KPM/SMKT A153/MS/H//07/03

BIL

NamaPeminjam

TarikhTT

PeminjamKetika

DikeluarkanKetika

Dipulangkan

Dikeluarkan

Jangkadipulangkan TT Tarikh TT Tarikh

1 Mohd Ngah 22.08.07 30.08.07 Ngah 22.08.07 30.08.07

2 Mansor Ali 16.09.07 20.09.07 msor 16.09.07 21.09.07

3 AzizahMohd

22.03.08 30.03.08 azizah 22.03.08 30.03.08

4 Mansor Ali 16.07.08 12..07.08 msor 06.07.08 11.07.08


13/17

Bab 7 Penyelenggaraan Stok


KEW.PA-7SENARAI ASET ALIH KERAJAAN

BAHAGIAN : SMK TAMBUN, IPOH, PERAK

LOKASI : MAKMAL KIMIA

(a) Disediakan oleh : (b) Disahkan oleh :

Mohd Kamal Norrias----------------------------------------- ---------------------------------------------------

Tandatangan Tandatangan

Nama : Tn. Hj. Mohd Kamal bin Endut Nama : Nik Norias bt. Megat. HusinJawatan : Penolong Kanan Pentadbiran Jawatan : Pembantu Makmal

Tarikh : 02.12.2008 Tarikh : 02.12.2008

________________________________________________________________________

Nota:

a. Disediakan oleh Pegawai Asetb. Pegawai yang mengesahkan ialah pegawai yang bertanggungjawab ke atas aset

berkenaan. Contohnya:i. Lokasi bilik Setiausaha Bahagian disahkan oleh Setiausaha Bahagian.

ii. Lokasi bilik mesyuarat disahkan oleh pegawai yang menguruskan bilik mesyuarat.c. Dikemaskini apabila terdapat perubahan kuantiti, lokasi atau pegawai bertanggungjawab.

BIL KETERANGAN ASET KUANTITI

1 PH Meter - KPM/SMKT A153 /MS/H/07/01, H/06/01 2 unit2 Audio Signal Generator KPM/SMKT A153 /MS/I/07/01-02 2 unit3 Transformer - KPM/SMKT A153 /MS/I/0704-06 3 unit4 Drying Rack - KPM/SMKT A153 /MS/I/06/01 1 unit5 Pelan Laluan Kecemasan Makmal KPM/SMKT A153

/MS/I/07/03-042 unit

6 Komputer Desktop - KPM/SMKT A153 /ICT/H/07/03 1 unit

7 Printer - KPM/SMKT A153 /ICT/I/07/07 1 unit8 Water Bath Digital KPM/SMKT A153 /MS/I/06/34 1 unit9 Meja PT- KPM/SMKT A153 /PRT/I/07/34 1 unit

10 Kerusi PT - KPM/SMKT A153 /PRT/I/07/55 1 unit


14/17



CARTA ALIRPENGURUSAN STOK BEKALAN PEJABAT (KEW.PS-4 & KEW.PS-11)

MAKMAL SAINS

Terima peralatan/bahan dari pembekal.

Rekod dalam Buku Rekod Penerimaan Peralatan/Bahan.

Catat penerimaan dalam Kad Petak (KEW.PS-4).(Dakwat Merah)

Isi borang Permohonan Pengeluaran Stok (KEW.PS-11)2 salinan (pengeluar/pembantu makmal di Lokasi)

Tulis no.permohonan, minta kelulusan Ketua Bidang danrekod no. Kad Petak pada KEW.PS-11

Catat pengeluaran dalam Kad Petak (KEW.PS-4)(Dakwat hitam/biru)

Simpan kad KEW.PS-4 (mengikut jenis & nombor yang berturutan)dan KEW.PS-11 (no. permohonan yang berturutan) dalam fail kulit keras.

Isi kad Petak KEW. PS-4 (pembantu makmal di lokasi.)Sebagai stok makmal.

Simpan Kad Petak KEW.PS-4 dalam fail kulit keras.(Asingkan KEW.PS-4, peralatan dan bahan)(Pembantu Makmal di Lokasi)

TAMAT

1

3

6

7

4

5

9

8

2


15/17



KEW.PS-4No. Kad : 01

KAD PETAK(Tatacara Pengurusan Stor 53)

Kuantiti

Bil Tarikh No.Ruj. BTBatauNo. Ruj. BPPS

Terima Keluar Baki TandatanganPegawai Stor

Baki dibawa kehadapan

1. 22.02.09 215677 20 20

2 23.02.09 0001/09 10 10

3 23.02.09 0003/09 10 -

4 17.03.10 215677 30 305 18.03.10 0003/10 20 10

6 18.03.10 0004/10 10 -

Baki dipindahkan ke hadapan

Nota* Diisi oleh Stor Pusat/ Utama sahaja.BTB Borang Terimaan Barang-Barang (KEW.PS-1)BPPS Borang Pesanan Pengeluaran Stok (KEW.PS-10/KEW.PS-11)

*Ruj. Kawalan Stok :

Hanya untuk kegunaanstor utama

*Nombor Kod :

Hanya untukkegunaan storutama

Perihal Stok : Ammeter 0-3A

Kumpulan Stok : Lokasi Stok : Makmal Sains


16/17



KEW. PS-11

No.Permohonan: 0001/2009

BORANG PERMOHONAN STOK(Tatacara Pengurusan Stor 143)

(Untuk kegunaan di Stor Unit diisi dalam 2 salinan)

Permohonan Pegawai Pelulus

BilPerihal Stok KuantitiDipesan

KuantitiDiluluskan

BakiKuantitiDipesan

Catatan

1 Beaker glass 250ml 10pcs 10pcs

2 Ammeter 0-3A 10 unit 10 unit

3 Test Pen 2 pcs 2 pcs

4 Copper Chloride 1X500g 1X500g

5 Whiteboard Marker 5 btg 5 btg

........................................(Tandatangan Pemohon)

Nama : Sulaiman b.Wahab Jawatan : Pembantu Makmal Ting.1/2Tarikh : 23.02.09

Kelulusan :

Permohonan diluluskan/tidak diluluskan*

..................................................(Tandatangan Pegawai Pelulus)

Nama : Kasmani binti RamliJawatan : Ketua Bidang SainsTarikh : 23.02.09

* Sila potong yang berkenaan

Kemaskini Rekod

Stok telah dikeluarkan dan direkodDi kad Petak No. AK/01, AR,07,AR/16, BK/,22,

AT/3

.............................................(Tandatangan Pegawai Stor)

Nama : Sapiai bin ChikJawatan : Ketua Pembantu Makmal Tarikh : 23.02.09

Perakuan Penerimaan

Disahkan bahawa stok yang diluluskantelah diterima.

........................................(Tandatangan Pemohon)

Nama : Sulaiman bin Wahab Jawatan : Pembantu Makmal Ting 1/2Tarikh : 23.02.09

Sa iai Sulaiman

Sulaiman

Sulaiman

Kasmani


17/17



7.10 Rujukan

7.10.1 Pusat Perkembangan Kurikulum. Kementerian Pendidikan Malaysia. 1999.

Pengurusan dan Keselamatan Makmal Sains Sekolah .

7.10.2 Kementerian Kewangan. 2007. Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan .

7.10.3 Kementerian Kewangan. 2007. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5/2009 .

bab 7- stok.pdf

Documents