bab 7- stok

Bab 7 - Penyelenggaraan Stok

67 │PANDUAN PENGURUSAN & KESELAMATAN MAKMAL SAINS

BAB 7

PENYELENGGARAAN STOK

Penyelenggaraan stok merupakan salah satu ciri penting dalam pengurusan makmal. Sehubungan dengan itu penyediaan daftar stok peralatan dan bahan sains perlu mempunyai butiran yang lengkap dan sistematik bagi tujuan:

memudahkan penyemakan.

menyelaras cara merekod.

mengesan dan mengawal pergerakan.

memudahkan perancangan perolehan.

mengemaskinikan rekod peralatan yang pecah, rosak atau hilang.

Sehubungan itu semua peralatan dan bahan sains yang diterima atau dikeluarkan hendaklah didaftar dan direkodkan berdasarkan Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan seperti yang terkandung dalam Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007 dengan menggunakan borang yang berikut:

Daftar Harta Modal (KEW.PA-2)

Daftar Inventori (KEW.PA-3)

Senarai Daftar Harta Modal (KEW.PA-4)

Senarai Daftar Inventori (KEW.PA-5)

Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori (KEW.PA-6)

Senarai Aset (KEW.PA-7) dan Tatacara Pengurusan Stor Kerajaan berdasarkan Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5/2009 yang melibatkan pengunaan borang yang berikut:

Kad Petak (KEW.PS-4)

Borang Permohonan Stok (KEW.PS-11) 7.1 Definisi Istilah

Stok - barang-barang belum guna dan perlu disimpan untuk tujuan operasi atau penyelenggaraan termasuk bekalan pejabat, ubat-ubatan, alat ganti dan sebagainya.

Stor Unit - stor yang menyimpan dan membekal barang-barang untuk

keperluan jangka pendek atau diguna terus bagi tujuan operasi


PANDUAN PENGURUSAN & KESELAMATAN MAKMAL SAINS│ 68

dan penyelenggaraan kepada pelanggan akhir termasuk Makmal Sains.

7.2 Pelabelan Aset

7.2.1 Semua aset hendaklah diberi tanda pengenalan dengan cara melabel, mengecat, emboss bagi menunjukkan tanda Hak Kerajaan Malaysia (HKM) dan nama Kementerian/ Jabatan berkenaan di tempat yang mudah dilihat dan sesuai pada aset berkenaan.

7.2.2 Setiap aset hendaklah ditanda dengan nombor siri pendaftaran. Panduan

menyediakan nombor siri pendaftaran mengikut susunan seperti di bawah:

i. Kod Kementerian =

Berasaskan sistem fail yang dikeluarkan oleh Unit Permodenan Tadbiran dan Perancangan (MAMPU)

ii. Kod Jabatan/Bahagian

iii. Kod Kumpulan Aset sama ada: Harta Modal Inventori

= =

(H) (I)

iv. Tahun Pembelian

v. Nombor Siri = Diwujudkan secara berturutan

7.2.3 Contoh pelabelan Harta Modal dan Inventori di sesebuah sekolah adalah seperti berikut:

Harta Modal : KPM/SMKT A153/H/09/01 Inventori : KPM/SMKT A153/I/09/01-12

Petunjuk:

KPM - Kementerian Pelajaran Malaysi SMKT - SMK Tambun A153 - A = Negeri Perak, 153 = Kod Sekolah Harian H - Harta Modal I - nventori 09 - Tahun Pembelian 01 - Nombor Siri 01-12 - Nombor Siri 1 hingga 12

7.3 Daftar Harta Modal (KEW. PA-2, KEW. PA-4)

Harta Modal ialah Aset Alih yang harga perolehan asalnya bernilai RM1000.00 dan ke atas setiap satu seperti peralatan/ kelengkapan ICT/ telekomunikasi/ penyiaran/ perubatan, peralatan pejabat/ makmal/ bengkel/ dapur/ sukan atau yang memerlukan penyelenggaraan berjadual tanpa mengira harga perolehan asal.

Semua Harta Modal hendaklah direkod menggunakan borang KEW.PA-2 Daftar Harta Modal (Bahagian A) dan borang KEW.PA-2 Daftar Harta Modal Butir-Butir



Penambahan, Pengantian dan Naiktaraf (Bahagian B), dan seterusnya dikemaskini menggunakan borang KEW.PA-4. Senarai Daftar Harta Modal. Rajah 7.1 dan Jadual 7.1 menunjukkan carta alir dan proses pendaftaran aset alih kerajaan. Contoh pengisian borang KEW. PA-2 dan KEW.PA-4 boleh dirujuk pada muka surat 7, 8 dan 9.

7.4 Daftar Inventori (KEW. PA-3, KEW. PA-5)

Inventori ialah Aset Alih yang harga perolehan asalnya kurang daripada RM1000.00 dan tidak memerlukan penyelenggaraan berjadual seperti peralatan/kelengkapan ICT/ Telekomunikasi/ Penyiaran/ Perubatan/ Pejabat/Makmal/ Bengkel/ Dapur/ Sukan atau merupakan perabot, hamparan, hiasan, langsir dan pinggan mangkuk tanpa mengira harga perolehan asal.

Semua Inventori hendaklah direkod menggunakan borang KEW.PA-3 Daftar Inventori dan seterusnya sentiasa dikemaskini menggunakan borang KEW.PA-5 Senarai Daftar Inventori seperti contoh di muka surat 10 dan 11.

7.5 Daftar Stok Bekalan Pejabat (KEW. PS-4 dan KEW. PS-11)

Semua bekalan pejabat dikategorikan sebagai barangan gunahabis samada ianya barang luak atau pun barang tak luak. Ini termasuklah alat tulis serta kelengkapan pejabat tak luak yang rendah nilainya dan tidak ekonomi untuk dikesan penempatannya secara satu persatu. Contoh barangan luak ialah bahan kimia, kartrij gas, kertas litmus, alat tulis dan lain-lain. Contoh barang tak luak dan kelengkapan pejabat tak luak adalah tabung uji, selindar bersenggat, botol spesimen, gunting, pembaris, pen drive, gunting dan lain-lain.

Semua stok yang diterima hendaklah direkodkan dengan menggunakan pen dakwat merah dan pengeluaran direkodkan dengan pen dakwat hitam atau biru di Kad Kawalan Stok (Stor Pusat dan Stor Utama sahaja) dan Kad Petak KEW.PS-4 (Stor Pusat dan Stor Utama dan Stor Unit). Satu Kad Kawalan Stok dan Kad Petak digunakan untuk merekod satu item stok dengan menggunakan nombor kad yang berturutan.

Semua kad perlu dikemaskini setiap kali transaksi penerimaan dan pengeluaran berlaku. Kad-kad ini boleh dicetak sendiri dengan menggunakan warna putih untuk Kad Kawalan Stok, warna hijau untuk Kad Petak dan warna merah jambu untuk stok bertarikh luput.

Bagi tujuan permohonan stok, semua pesanan kepada Stor Unit hendaklah menggunakan Borang KEW.PS-11 Permohonan Stok dalam dua salinan dengan salah satu daripadanya diserahkan kepada Stor Unit untuk diproses.

Carta alir pengurusan Daftar Stok Bekalan Pejabat dan contoh pengisian borang KEW. PS-4 dan KEW.PS-11 boleh dirujuk di muka surat 14, 15, 16.



7.6 Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori (KEW. PA-6)

Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori bertujuan untuk merekod sebarang pergerakan Harta Modal atau Inventori sama ada melalui pinjaman mahupun penempatan secara sementara.

Daftar ini disediakan dalam bentuk buku Daftar Pergerakan Harta Modal/ Inventori KEW.PA-6 (Rujuk contoh di muka surat 12).

7.7 Senarai Aset di Lokasi (KEW. PA-7)

7.7.1. Senarai aset mengikut lokasi aset itu ditempatkan hendaklah disediakan oleh pegawai aset menggunakan KEW.PA-7 dalam dua salinan (rujuk muka surat 13).

7.7.2. Satu salinan senarai tersebut hendaklah disimpan oleh pegawai aset

manakala satu salinan lagi disimpan oleh pegawai yang bertanggungjawab.

7.7.3. Senarai tersebut juga hendaklah dikemaskini dari semasa ke semasa apabila terdapat perubahan kuantiti, lokasi atau pegawai bertanggungjawab.

7.8 Kaedah Penyimpanan Kad Daftar

7.8.1. KEW.PA-2 dan KEW.PA-3 hendaklah disimpan dalam fail kulit keras di dalam kabinet berkunci.

7.8.2. Buku KEW.PA-6 hendaklah disimpan di dalam kabinet berkunci dan;

7.8.3. Daftar asal disimpan oleh pegawai aset dan salinan disimpan di lokasi.

7.9 Kaedah Penempatan Kad Petak

7.9.1 Kad Petak hendaklah ditempatkan bersama stok. 7.9.2 Kad Petak bagi stok bahan-bahan kimia, mudah terbakar dan stok yang

disimpan di ruang sejuk beku hendaklah disimpan di tempat yang berasingan.



CARTA ALIR PENDAFTARAN ASET ALIH KERAJAAN Terima aset bersama punca maklumat rekod dalam Buku Rekod Penerimaan

Tentukan kumpulan aset

Sediakan Daftar Harta Modal (KEW.PA-2) dan Daftar Inventori (KEW.PA-3)

Kemaskini Senarai Daftar Harta Modal (KEW.PA-4) dan Senarai Daftar Inventori (KEW.PA-5)

Cop pengesahan pendaftaran pada punca maklumat Labelkan nombor siri pendaftaran pada aset Tempatkan aset dilokasi Kemaskini Senarai Aset (KEW.PA-7) Simpan daftar aset

Rajah 7.1

1

2

5

6

4

8

7

9

3



PROSES KERJA PENDAFTARAN ASET ALIH KERAJAAN

Langkah Proses Kerja

1 Terima aset oleh Kementerian/Jabatan/PTJ bersama-sama dengan punca maklumat:

a. Aset yang dibeli:

i. Pesanan kerajaan.

ii. Nota serahan.

iii. Invois.

iv. Dokumen kontrak.

v. Kad jaminan.

vi. Manual pengguna.

vii. Dokumen lain yang berkaitan.

b. Aset sewa beli:

i. Surat ikatan perjanjian.

ii. Dokumen lain yang berkaitan.

c. Aset diterima daripada sumber lain:

i. Salinan daftar jika diterima secara pindahan.

ii. Surat kelulusan menerima hadiah.

iii. Salinan sijil lucuthak.

d. Aset yang belum pernah berdaftar:

i. Maklumat di fizikal aset.

ii. Sumber lain berkaitan.

2 Tentukan kumpulan aset mengikut:

a. Harta modal

b. Inventori

3 Sediakan KEW.PA-2 Daftar Harta Modal dan Daftar Inventori KEW.PA-3 oleh pegawai Aset di Kementerian/Jabatan/PTJ.

4 Kemaskini Senarai Daftar Harta Modal KEW.PA-4 dan Senarai Daftar Inventori KEW.PA-5. Senarai daftar ini hendaklah dikemukakan seperti berikut:

a. Jika senarai disediakan oleh PTJ, kemukakan kepada Jabatan/Ibu Pejabat,

b. Jika senarai disediakan oleh Jabatan/Ibu Pejabat, kemukakan kepada kementerian.

5 Cop pengesahan pendaftaran hendaklah dibuat ke atas punca maklumat yang berkaitan bagi aset yang telah didaftarkan.

6 Labelkan nombor siri pendaftaran berserta perkataan Hak Kerajaan Malaysia (HKM) pada aset.

7 Tempatkan aset pada lokasi yang telah ditentukan.

8 Kemaskini Senarai Aset (KEW.PA-7).

9 Simpan daftar aset.

JADUAL 7.1



KEW.PA-2 ( No. Siri Pendaftaran: KPM/SMKT A153/MS/H/08/01 )

DAFTAR HARTA MODAL

Kementerian/Jabatan : JABATAN PELAJARAN NEGERI PERAK Bahagian : SMK TAMBUN, IPOH.

BAHAGIAN A

Kod Nasional 153

Kategori Peralatan Makmal

Sub kategori Microscope

Jenis/Jenama/Model Binocular Microscope /Hitotsu/XP 136

Buatan China Harga Perolehan Asal RM1300.00

Jenis dan No. Enjin Tarikh Diterima 22.04.08

No Casis/Siri pembuat 0752312 No. Pesanan Rasmi Kerajaan

215461

No Pendataran (bagi Kenderaan)

Tempoh Jaminan 1 Tahun

KOMPONEN/AKSESORI: 1. Condensor 10X - 1pc 2. Condensor 40X - 1pc 3. Condensor 100X - 1 Pc 4 Eye Piece 10X - 2 pcs

Nama Pembekal Dan Alamat: Perniagaan Usaha Sama, B44, Lorong Sunway 6, Bandar Baru Sunway, 32040 Ipoh, Perak

………………………… Tandatangan Ketua Jabatan Nama: Jawatan: Tarikh : Cop :

PENEMPATAN

Lokasi Makmal Biologi

Tarikh 22.04.08

Nama Pengawai Che Yusuf

Tandatangan

PEMERIKSAAN

Tarikh 12.01.09

Status Aset Sedang digunakan

Nama Pemeriksa Zakaria Awang

Tandatangan

PELUPUSAN/HAPUS KIRA

Rujukan Kelulusan Tarikh Kaedah Pelupusan Tandatangan



KEW.PA-2 DAFTAR HARTA MODAL

BUTIR-BUTIR PENAMBAHAN, PENGGANTIAN DAN NAIKTARAF

BAHAGIAN B

Bil Tarikh Butiran Tempoh Jaminan

Kos (RM) Nama Dan

Tandatangan

1

12.12.07

Tukar Focus Lamp

1 tahun

270.00

Sapiai Chik



KEW.PA-4

SENARAI DAFTAR HARTA MODAL TAHUN 2008

BIL NO. PENDAFTARAN

NAMA ASET TARIKH PENERIMAAN

KOS PEROLEHAN ASAL (RM)

1

KPM/SMKT 153/MS/ H/08/01

Mikroskop Binocular 22.04.08 1300.00

JUMLAH

1300.00



KEW.PA-3

( No. Siri Pendaftaran: KPM/SMKT A153/MS/I/08/14) DAFTAR INVENTORI

Kementerian/Jabatan : JABATAN PELAJARAN NEGERI PERAK Bahagian : SMK TAMBUN, IPOH, PERAK

Kod Nasional 153

Kategori Peralatan Makmal

Sub kategori Generator

Jenis Audio Signal Generator

Harga Perolehan Asal RM750.00

Kuantiti 1 Tarikh Diterima 10.04.2008

Unit Pengukuran Unit No. Pesanan Rasmi Kerajaan dan Tarikh

215532 23.03.08 Tempoh Jaminan 1 Tahun

Nama Pembekal dan Alamat: Saintifik Silika Sdn.Bhd., Lot 9833, Taman Ipoh Timur, 32040 Ipoh, Perak.

…………….........…………… Tandatangan Ketua Jabatan Nama: Jawatan: Tarikh: Cop:

PENEMPATAN

Kuantiti 1 UNIT

No.Siri Pendaftaran KPM/SMKT A153/MS/I/08/14

Lokasi Makmal Fizik

Tarikh 11.04.08

Nama Pengawai Sulaiman Wahab

Tandatangan

PEMERIKSAAN

Tarikh 12.01.09

Status Aset Sedang digunakan

Nama Pemeriksa Zakaria bin Ali

Tandatangan

PELUPUSAN/HAPUS KIRA

Tarikh Rujukan Kaedah Pelupusan Kuantiti Lokasi Tandatangan



KEW PA-5 SENARAI DAFTAR INVENTORI

TAHUN 2008

BIL NO. PENDAFTARAN

NAMA ASET TARIKH PEROLEHAN

KOS PEROLEHAN ASAL (RM)

1 KPM/SMKT A153/MS/I/08/01-02

Audio Signal Generator 27.03.08 RM1500.00

2 KPM/SMKT A153/MS/I/08/03-04

Bernoulli Tube With Stand

04.04.08 RM360.00

3 KPM/SMKT A153/MS/I/08/05-06

Transformer 10.04.08 RM560.00

4 KPM/SMKT A153/MS/I/08/07-08

Dynamic Trolley 15.04.08 RM900.00

5 JKPM/SMKT A153/MS/I/08/09

Model System Hydrolic 15.04.08 RM150.00

6 KPM/SMKT A153/MS/I/08/10-13

Tool Box Kit 15.04.08 RM740.00

7 KPM/SMKT A153/MS/I/08/14

Audio Signal Generator 10.06.08 RM750.00

8 KPM/SMKT A153/MS/I/08/15

Binocular Microscope 10.06.08 RM950.00

JUMLAH

RM 5955.00



KEW. PA-6 DAFTAR PERGERAKAN HARTA MODAL DAN INVENTORI

Jenis : Microscope Cahaya

Pegawai Pengeluar

C A T A T A N

Jenama dan Model : Labomade,USA,MPS22218

No Siri Pembuat : KN437865

No Siri Pendaftaran: KPM/SMKT A153/MS/H//07/03

B I L

Nama Peminjam

Tarikh

TT

Peminjam

Ketika

Dikeluarkan

Ketika

Dipulangkan

Dikeluar kan

Jangka dipulangkan

TT Tarikh TT Tarikh

1

Mohd Ngah

22.08.07

30.08.07

Ngah

22.08.07

30.08.07

2

Mansor Ali

16.09.07

20.09.07

msor

16.09.07

21.09.07

3

Azizah Mohd

22.03.08

30.03.08

azizah

22.03.08

30.03.08

4

Mansor Ali

16.07.08

12..07.08

msor

06.07.08

11.07.08

Bab 7 Penyelenggaraan Stok


KEW.PA-7 SENARAI ASET ALIH KERAJAAN

BAHAGIAN : SMK TAMBUN, IPOH, PERAK LOKASI : MAKMAL KIMIA

(a) Disediakan oleh : (b) Disahkan oleh : Mohd Kamal Norrias

----------------------------------------- --------------------------------------------------- Tandatangan Tandatangan

Nama : Tn. Hj. Mohd Kamal bin Endut Nama : Nik Norias bt. Megat. Husin Jawatan : Penolong Kanan Pentadbiran Jawatan : Pembantu Makmal

Tarikh : 02.12.2008 Tarikh : 02.12.2008

________________________________________________________________________

Nota:

a. Disediakan oleh Pegawai Aset b. Pegawai yang mengesahkan ialah pegawai yang bertanggungjawab ke atas aset

berkenaan. Contohnya: i. Lokasi bilik Setiausaha Bahagian – disahkan oleh Setiausaha Bahagian. ii. Lokasi bilik mesyuarat – disahkan oleh pegawai yang menguruskan bilik mesyuarat.

c. Dikemaskini apabila terdapat perubahan kuantiti, lokasi atau pegawai bertanggungjawab.

BIL KETERANGAN ASET KUANTITI

1 PH Meter - KPM/SMKT A153 /MS/H/07/01, H/06/01 2 unit

2 Audio Signal Generator – KPM/SMKT A153 /MS/I/07/01-02 2 unit

3 Transformer - KPM/SMKT A153 /MS/I/0704-06 3 unit

4 Drying Rack - KPM/SMKT A153 /MS/I/06/01 1 unit

5 Pelan Laluan Kecemasan Makmal – KPM/SMKT A153 /MS/I/07/03-04

2 unit

6 Komputer Desktop - KPM/SMKT A153 /ICT/H/07/03 1 unit

7 Printer - KPM/SMKT A153 /ICT/I/07/07 1 unit

8 Water Bath Digital – KPM/SMKT A153 /MS/I/06/34 1 unit

9 Meja PT- KPM/SMKT A153 /PRT/I/07/34 1 unit

10 Kerusi PT - KPM/SMKT A153 /PRT/I/07/55 1 unit



CARTA ALIR PENGURUSAN STOK BEKALAN PEJABAT (KEW.PS-4 & KEW.PS-11)

MAKMAL SAINS

Terima peralatan/bahan dari pembekal.

Rekod dalam Buku Rekod Penerimaan Peralatan/Bahan.

Catat penerimaan dalam Kad Petak (KEW.PS-4). (Dakwat Merah)

Isi borang Permohonan Pengeluaran Stok (KEW.PS-11) 2 salinan (pengeluar/pembantu makmal di Lokasi)

Tulis no.permohonan, minta kelulusan Ketua Bidang dan rekod no. Kad Petak pada KEW.PS-11 Catat pengeluaran dalam Kad Petak (KEW.PS-4) (Dakwat hitam/biru) Simpan kad KEW.PS-4 (mengikut jenis & nombor yang berturutan) dan KEW.PS-11 (no. permohonan yang berturutan) dalam fail kulit keras. Isi kad Petak KEW. PS-4 (pembantu makmal di lokasi.) Sebagai stok makmal.

Simpan Kad Petak KEW.PS-4 dalam fail kulit keras. (Asingkan KEW.PS-4, peralatan dan bahan) (Pembantu Makmal di Lokasi) TAMAT

1

3

6

7

4 4

5 5 5

9

8

2



KEW.PS-4 No. Kad : 01

KAD PETAK (Tatacara Pengurusan Stor 53)

Kuantiti

Bil Tarikh No.Ruj. BTB atau

No. Ruj. BPPS

Terima

Keluar

Baki

Tandatangan Pegawai Stor

Baki dibawa ke hadapan

1. 22.02.09 215677 20 20

2 23.02.09 0001/09

10 10

3 23.02.09 0003/09

10 -

4 17.03.10 215677 30 30

5 18.03.10 0003/10

20 10

6 18.03.10 0004/10

10 -

Baki dipindahkan ke hadapan

Nota * Diisi oleh Stor Pusat/ Utama sahaja. BTB – Borang Terimaan Barang-Barang (KEW.PS-1) BPPS – Borang Pesanan Pengeluaran Stok (KEW.PS-10/KEW.PS-11)

* Ruj. Kawalan Stok :

Hanya untuk kegunaan stor utama

* Nombor Kod :

Hanya untuk kegunaan stor utama

Perihal Stok :

Ammeter 0-3A

Kumpulan Stok :

Lokasi Stok : Makmal Sains



KEW. PS-11

No.Permohonan:0001/2009 BORANG PERMOHONAN STOK

(Tatacara Pengurusan Stor 143) (Untuk kegunaan di Stor Unit – diisi dalam 2 salinan)

Permohonan

Pegawai Pelulus

Bil Perihal Stok

Kuantiti Dipesan

Kuantiti Diluluskan

Baki Kuantiti Dipesan

Catatan

1 Beaker glass 250ml 10pcs 10pcs

2 Ammeter 0-3A 10 unit 10 unit

3 Test Pen 2 pcs 2 pcs

4 Copper Chloride 1X500g 1X500g

5 Whiteboard Marker 5 btg 5 btg

........................................ (Tandatangan Pemohon) Nama : Sulaiman b.Wahab Jawatan : Pembantu Makmal Ting.1/2 Tarikh : 23.02.09

Kelulusan : Permohonan diluluskan/tidak diluluskan* .................................................. (Tandatangan Pegawai Pelulus) Nama : Kasmani binti Ramli Jawatan : Ketua Bidang Sains Tarikh : 23.02.09

* Sila potong yang berkenaan

Kemaskini Rekod Stok telah dikeluarkan dan direkod Di kad Petak No. AK/01, AR,07,AR/16, BK/,22, AT/3 ............................................. (Tandatangan Pegawai Stor) Nama : Sapiai bin Chik Jawatan : Ketua Pembantu Makmal Tarikh : 23.02.09

Perakuan Penerimaan Disahkan bahawa stok yang diluluskan telah diterima. ........................................ (Tandatangan Pemohon) Nama : Sulaiman bin Wahab Jawatan : Pembantu Makmal Ting 1/2 Tarikh : 23.02.09

Sapiai Sulaiman

Sulaiman

Sulaiman

Kasmani



7.10 Rujukan

7.10.1 Pusat Perkembangan Kurikulum. Kementerian Pendidikan Malaysia. 1999. Pengurusan dan Keselamatan Makmal Sains Sekolah.

7.10.2 Kementerian Kewangan. 2007. Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan.

7.10.3 Kementerian Kewangan. 2007. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5/2009.

bab 7- stok

Documents