BAB 1 DOKUMEN PERNIAGAAN

NUR FATIHAH BINTI TAJUDIN

Merupakan slh stu dokumen yg t’libat dlm p’niagaan & m’rupakan dokumen pertama yang akan dikeluarkan oleh pembeli.

Srt tny dikirim olh pembeli penjual adlh utk b’tny sama ada penjual sgp m’jual brg2 yg dikehendaki beserta syrt2 jualan & m’minta sbthrga brg2 yg hndk dbeli.

APA ITU SRT TNY?

1. Jns brg y dikehendaki2. Hrga brgn3. Syrt p’byrn4. Syrt serahan5. Syrt & trkh serahan6. % diskaun niaga & tunai yg blh d’perolhi

Kandungan srt tny

Sbg m’bls srt tny, p’jual akn m’nyediakan srt jwpn kpd pembeli.

B’sma2 srt jwpn p’jual akn m’ngirim sbthrga, snarai hrga atau risalah / katalog utk rujukan p’beli

Srt jwpn

1. Nama & almt syrkt p’beli2. Nama & almt syrkt p’jual3. Tarikh4. Pgln hormat5. Perkara6. Isi kandungan (tujuan surat ditulis)7. ‘Salutation’ – Yang Benar8. Tandatangan, nama & pangkat

Format srt tny / jwpn

Ialah senarai b’cetak yg m’nyatakn hrga brg2 yg dikehendaki olh p’beli shj

Maklumat2 yg t’dpt dlm sbthrga:1.No. rujukan2.Keterangan mengenai brg23.Hrga brg24.Kuantiti brg25.Masa & syrt serahan brg26.Syrt p’byrn7.Sah utk tempoh yg tlh d’ttpkn

sebutharga

1. Serahan sedia – brg2 yg dpt dihtr kpd p’beli sebaik shj pesanan diterima

2. Serahan segera – brg2 dpt dihtr kpd p’beli dlm tmpoh 2-3 hr slps pesanan dterima

3. Serahan hadapan – brg2 akn diserahkn pd suatu trkh yg akn dtg

Masa & syarat serahan brg2

1. C.O.D (byr wak2 trima) p’beli dikehendaki m’jelaskn byrn sebaik shjbrg2 dtrima

2. C.W.O (tunai wak2 pesanan)Sewak2 m’buat pesanan, byrn mestilah dikepilkan bersama

3. Tunai segera / byrn segerap’beli dikehendaki m’jlskn byrn dlm tempoh masa bbrp hri slps brgn disrhkn jadi ini m’blhkn p’beli m’meriksa brg2 sblm m’buat byrn

Syrt p’byrn

4. Tunai bersih / byrn bersih jumlah yg ditunjukkan dlm invois adlh

jumlah yg mesti dibyr olh p’beli stlh dikrgkn semua potongan & elaun

Biasanya tempoh utk m’buat byrn jg d’nyatakn. Cthnya: tunai bersih 10 hri

bermksud byrn mest dbuat dlm tempoh 10

hri

Syrt p’byrn

Contoh sbthrgaSyarikat Omega Sdn Bhd

89, Jln Pudu58100, K.Lumpur

Tel: 03-11223344 Faks: 03-44332211

No. sebutharga : 217

KepadaAlpha Ent s/bNo.4, Jln Asoka28400, MentakabPahang Darul Makmur

9 Ogos 2009

Utk penerimaan 10 hariSerahan: sedia dgn ang. dibayarDiskaun niaga: 10%Syarat: 5% 7 hari , 2% 30 hari

No. rujukan

Jenama Mutu Kuantiti Harga/unit (RM)

Jumlah (RM)

M 20 Mar B 1 dozen 10

Jumlah XOXO

Item yg biasa t’kandung dlm pesanan:1. Jenis brgn2. No rujukan3. Kuantiti4. Hrga brgn5. Syrt byrn6. Syrt serahan Kne de 2 copy

Srt pesanan /srt pesanan belian

Rujukan & bukti

Pembekal

Contoh surat pesanan Kedai Buku XYZ………………………………………………

Kepada : Tuan Pengurus No. Pesanan: 0010 Kedai Buku ABC 20/08/2009 ……………………… ………………………

Tuan, PESANAN BELIAN……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

2.

Syarat : Diskaun Niaga 20%Diskaun Tunai 5% 30hari

25% 10hariAngkutan dibayar dengan lori

No. rujukan Butir-butir Kuantiti Harga/unit Serahan

SPM-09 Bimbingan PD SPM – C.K. Loo

100 naskhah RM 10 Sedia

SPM-08 Bimbingan M3 SPM – Ramli M.S

200 naskhah RM 8 Segera

Buku yg mengandungi maklumat tntg brg jualan & gmbr2 yg b’wrna-wrni

Biasanya dicetak dlm kertas yg b’mutu spy gmbr2nya dpt m’narik p’guna utk m’beli brgn

Disenaraikn no. rujukan Pesanan brg2 dpt dilakukn mengikut no. rujukan Hrga brg biasanya x dicetak bg m’ngelakkan

katalog bru dicetak a/b t’dpt p’nmbahan hrga brg

Hrga brg dinyatakan dlm senarai hrga yg b’asingan

Katalog

Sekeping kertas / sehelai kertas yg menunjukkan gmbr beserta penerangan / ilustrasi tntg brg2 yg hndk dijual & hrga p’cetakannya lbh murah

risalah

Helaian kertas yang mengandungi maklumat tentang sesuatu brg yg hndk dijual

penerangan secara ringkas mengenai sesuatu perkhidmatan /produk

Cthnya: batik, alat kosmetik, telekomunikasi

Pamplet

Dokumen yg dikeluarkan olh p’bekal beserta dgn katalog / risalah sebelum sesuatu urusniaga itu dimulakan

Tujuannya ialah utk m’beri rujukan kpd p’beli mengenai keseluruhan produk yg diniagakan beserta dgn hrga pasarannya

Butir-butir yg t’kandung dlmnya:1. No. rujukan2. Nama / butiran produk3. Hrga produk4. Syrt diskaun niaga, diskaun tunai5. Syrt serahan & p’byrn

Senarai hrga

Senarai Harga

Syarikat XYZ

Syarat : Diskaun Niaga 20%

Diskaun Tunai 5% 30 hari

25% 10 hari

Angkutan dibayar dgn lori

No. rujukan Butir-butir Harga/unit

SPM – 09 Bimbingan PD SPM – C.K. Loo

RM 10

SPM – 08 Bimbingan M3 SPM – Ramli M.S

RM 8

Minta rujukan p’niagaan dr bank Kebiasaannya srt jwpn referi x akn

m’nyebut nm p’langgan ats kebaikan b’sma Bg pelanggan yg ign m’buat belian scr

kredit Srt jwpn referi – status kewangan pembeli

Srt kpd referi

Bukti bhw brg2 yg dipesan olh p’beli tlh diserahkan kpdnya. D.O (Delivery Order)

Item yg t’dpt:a) Jenis brgb) Kuatiti brgc) X hrga

Biasanya disimpan dlm 3 copya) Pembekalb) Pelangganc) Final form (penghantar)

Nota serahan

B’fungsi sbg nota serahan a/b brg2 dihtr m’lalui syrkt p’angkutan awm

Butir2 y ada:a) Nama & almt p’belib) Jenis & kuantiti brg yg dihtrc) P’nyataan angkutan dbyr sama ada

ditanggung olh p’jual / ang. dibyr Disediakan dlm 3 copy:a) Pembekalb) Penghantarc) Pembeli

Nota kiriman

M’rupakan dokumen rasmi yg m’nyatakan scr t’perinci tntg hrga & butir2 brg yg dijual scr kt

Butir2 yg perlu ada:1. Keterangan brg ursniaga2. No. invois3. No. pesanan4. Syrt serahan / byrn5. Tarikh6. Singkatan

- E & O.E (Error & Omissions Excepted)- K & K diK (Kesilapan dan ketinggalan dikecualikan)

Invois

Ada 2 – biasa - proforma (sementara)

1. Dihtr kpd pembeli sementara menunggu persetujuan drp pembeli utk menerima brg2 yg dihtr kpdnya

2. Digunakan a/b brg2 dihtr kpd p’beli utk dcuba & diuji t’lbh dhlu sblm dbeli

3. Tujuan lainnya digunakan ialah sbg cara yg sopan utk m’minta byrn drp p’beli sblm brg d’htr

4. Ianya di bwh sistem urusniaga uji dhlu sblm beli5. Brg dihtr terus & andainya p’beli b’setuju invois

sbnrnya akn dikeluarkan6. Seandainya brg xjd dibeli, brg akn diplgkn kembali kpd

p’bekal invois t’sebut

Invois

Diskaun niaga Diskaun tunai

1. Diberi atau diterima semasa brg2 dijual/dibeli1. Diberi / diterima semasa byrn dibuat

2. Merupakan potongan drp harga yg disenaraikan dlm sbthrga, senarai hrga atau katalog

2. Ia adalah potongan daripada harga bersih di dlm invois

3. Kadarnya bergantung kepada kuantiti yg dibeli. Contohnya, 20% ke ats brg bg kuantiti yg melebihi 100 unit & 25% bg kuantiti yg melebihi 200 unit

3. Kadarnya berubah mengikut tempoh masa yang diberikan. Contohnya: 8% 10hr, 3% 20hr

4. Tujuan a) Menggalakkan pembeli m’beli dgn bykb) M’bolehkan p’beli m’dpt untung kasarc) Mengelakkan belanja mencetak semula

katalog / senarai harga

4. Tujuana) Menggalakkan pembeli membayar dgn segerab) Mengurangkan hutang lapuk

Perbezaan diskaun niaga & diskaun tunai

Nota debit Nota kredit

1. Digunakan utk membetulkan kesilapan dan ketinggalan di dlm invois

1. Digunakan utk membetulkan kesilapan dan ketinggalan di dlm invois

2. Disediakan oleh pembekal kepada pembeli 2. Dihtr kpd pembeli utk mengurangkan hutangnya

3. Dihantar kepada pembeli untuk menambah hutang

3. Juga dikeluarkan a/b pembeli memulangkan barangan yg rosak, pecah, salah jenis dan sbgnya

4. Akan dikeluarkan apabila pembeli dikenakan byrn pengangkutan

4. Pembeli memulangkan bekas2 kosong yg sdh dikenakan byrn

5. brg2 yg dihantar kepada pembeli dikenakan harga yang lebih rendah

5. Ia adalah utk m’betulkan kesilapan krn pembeli dicaj lbh

6. Pembeli gagal mengembalikan bekas2 kosong yg tidak dikenakan byrn

7. brg2 yg dihantar ttp tdk dicatatkan di dlm invois

Perbezaan nota debit & nota kredit

Contoh nota debit

Kedai Buku XYZ………………………………………………

Kepada : Tuan Pengurus No. Pesanan: 0010 Kedai Buku ABC 20/08/2009 ……………………… ………………………

Akaun Tuan didebitkan dgn perkara berikut:

Butir Jumlah

100 botol syampu di dlm invois bertarikh ________ yg berharga RM 9.50/botol dikenakan byrn terkurang 50sen sebotol(-) Diskaun Niaga 10%

RM 50

RM 5

RINGGIT MALAYSIA: EMPAT PULUH LIMA SAHAJA

RM45

Contoh nota kredit

Kedai Buku XYZ………………………………………………

Kepada : Tuan Pengurus No. Pesanan: 0010 Kedai Buku ABC 20/08/2009 ……………………… ………………………

Akaun Tuan dikreditkan dgn perkara berikut:

Butir Jumlah

100 botol syampu di dlm invois bertarikh ________ yg berharga RM 9.50/botol dikenakan byrn terlebih 50sen sebotol(-) Diskaun Niaga 10%

RM 50

RM 5

RINGGIT MALAYSIA: EMPAT PULUH LIMA SAHAJA

RM45

Akan dihantar oleh p’jual pembeli Ringkasan urusniaga yg berlaku antara

penjual dgn pembeli biasanya utk tempoh sebulan

Sbg satu peringatan kpd pembeli utk m’jelaskan hutangnya

Pembeli dpt menyemak & membandingkan catatan dlm bukunya dgn butir pd penyata akaun

Penyata akaun

Akan dkeluarkan a/b pembeli m’buat byrn a/b penjual/p’bekal menerima byrn drp

pembeli, penjual/p’bekal akn m’htr resit kpd p’beli sbg bukti penerimaaan byrn

Biasanya disediakan dlm 2 salinan Asl hntr kpd pembeli manakala salinan

karbon akn disimpan olh pembekal

Resit rasmi

Contoh resit rasmi

Kedai Buku XYZ………………………………………………

No. Resit: ________

Tarikh: 20/08/2009

Diterima daripada: _________________________

Ringgit Malaysia: __________________________

Bayaran untuk: Invois 3221 bertarikh 10 /08/09

RM 1000

Tunai / Cek : CIMB 000111

Semua jenis p’byrn olh phk p’niagaan sama ada scr tunai ataupun cek

Cthnya, m’byr gaji pekerja, sewa bangunan & lain2 p’belanjaan p’niagaan

Mengandungi:1. keterangan byrn2. Amaun byrn-sama ada dibuat scr tunai/cek3. Tandatangan penerima4. Tndatgn pengurus

Baucer pembayaran

Baucer pembayaran

Kedai Buku XYZ………………………………………………

Dibayar kepada : Zairi Zakaria Kerani Am

Ringgit Malaysia : Seribu sahajaDiterima oleh: _______________ Diluluskan oleh: _______________ (820601-11-5116) Pengurus

Tarikh Keterangan Amaun

30/08/09 Bayaran gaji utk bulan Ogos 2009

RM 1,000

Jumlah RM 1,000

1.carriage paid / angkutan dibyrKos pengangkutan telah dicmpurkan ke dlm sbthrga & pembeli x perlu m’byr kos pengangkutan

2. Carriage forward / angkutan hadapanHrga2 brgn yg dinyatakan di dlm sbthrga tdk t’msk kos angkutan. Pembeli perlu m’byr kos angkutan

Syarat bayaran angkutan

3. Free on RailPenjual menanggung belanja angkutan dan pemunggahan sehingga brg2 dimuatkan ke dlm gerabak. Belanja pengangkutan dr stesyen ke tmpt pembeli ditanggung olh pembeli sndri

4. Free on BoardPenjual menanggung belanja angkutan dan pemunggahan sehingga brg2 dimuatkan ke dlm kapal. Tmbg kpl dan insurans ditanggung olh pembeli

5. C.I.F (Cost,Insurance,Fee)Kos insuran tambang bermaksud hrga yg dinyatakan dlm sbthrga t’msk kos brgn, insuran dan tmbg utk mengangkut brg2 itu ke tmpt pembeli

Syarat bayaran angkutan

Syrt Jualan

Syrt Serahan

Syrt masa serahan

1- Sedia2- Segera

3- hadapan

Syrt Byrn Angkutan

1- angktn dibyr

2- angktn hdpn

3- F.O.R4- F.O.B5- C.I.F

Syrt p’byrn

Syrt diskaun

1- Tunai2- Niaga

Syrt byrn

1- C.O.D2- C.W.O3- tunai segera4- tunai bersih