11

KONTRAK

PENGURUSAN FASILITI

CAW. SENGGARA FASILITI BANGUNAN

JABATAN KERJA RAYA

Ir. AZIZUL BIN ARIFFIN

AMALAN PENYELIAAN &

PENGURUSAN PRESTASI DALAM

PENGENALAN

AMALAN PENGURUSAN PRESTASI DALAM PENGURUSAN FASILITI

KAJIAN KES – AMALAN SEDIA ADA DI BANGUNAN SULTAN

ISKANDAR (BSI), JOHOR BAHRU

RUMUSAN

WAY FORWARD

Kandungan Pembentangan

2

CIQ - JB

2007

PROJEK

PERINTIS JKR

(Reka & Bina)

2008

2009

JKR HQ

KKR

JPM

GARIS MASA

2010-2016

PUTRAJAYA

IST. NEGARA

PUTRAJAYA

BLOK G

MAHKAMAH

KUANTAN

I-KPKT

BKT TINGGI

MENARA

LPP

PUSAT DATAJPJ

PUSAT LATIHAN

JPM

JB SENTRAL

TERMINAL BERSEPADU

SELATAN

EvolusiKontrak

Pengurusan Fasiliti

3

4

PENGENALAN

• Aset Bangunan merupakan aset korporat terbesar selepas kakitangandan ianya salah satu kos operasi yang tinggi

• Kaedah yang digunakan untuk pengurusan kemudahan ini berbeza-beza mengikut saiz dan kategori bangunan• Dalaman

• Separa Dalaman

• Penyumberan Luar

• Tujuan Pengurusan Fasiliti adalah untuk membolehkan organisasimencapai objektif operasi

• Pengurus Fasiliti adalah pemain utama dalam pencapaian prestasiorganisasi

• Terdapat potensi nilai tambah penyampaian perkhidmatan melaluipeningkatan produktiviti tenaga kerja yang berpuas hati dan selesa, dengan pengawalan kos melalui pengurusan yang cekap terhadapfasiliti

KAITAN STRATEGI KORPORAT & PENGURUSAN FASILITI

VISI

MISI

OBJEKTIF & DASAR KORPORAT

INISIATIF & STRATEGI

PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN KEPADA PELANGGAN

PPA ditetapkan untuk setiap

bisnes teras organisasi

PSPA ditetapkan untuk setiap

bisnes teras organisasi

Bolehkah Fasiliti setara dengan

Arah Tuju Organisasi

Adakah Fasiliti bersesuaian

dengan Aspirasi Organisasi

Nota :-PSPA : Pelan Strategik Pengurusan

Aset

PPA : Pelan Pengurusan Aset

PI : Performance Indicator

KPI : Key Performance Indicator 5

Sasaran PI, KPI &

Outcome Berperingkat

Skop, Arah Tuju & Keperluan

Sumber

Arah Tuju Organisasi

Aspirasi Organisasi

STATISTIK FASILITI KERAJAAN DIURUS DENGAN

KONTRAK FM DISELIA OLEH CSFB

Bil Nama Kontrak

1 Kontrak Pengurusan Fasiliti Bangunan Sultan Iskandar Bukit Chagar, Johor Bahru, Johor DarulTakzim

2 Kontrak Pengurusan Fasiliti Bangunan Sultan Iskandar (Kerja-Kerja Pakar), Bukit Chagar, Johor Bahru, Johor Darul Takzim

3 Kontrak Pengurusan Fasiliti Bangunan JB Sentral Di Bukit Chagar, Johor Bahru, Johor DarulTakzim

4 Kontrak Pengurusan Fasiliti Istana Negara Jalan Duta, Wilayah Persekutuan Kuala Lumpur

5 Kontrak Pengurusan Fasiliti Secara Komprehensif Di Menara Kerja Raya Blok G Ibu Pejabat JKR Malaysia, Jalan Sultan Salahuddin Kuala Lumpur

6 Kontrak Pengurusan Fasilti Secara Komprehensif Di Kompleks Kementerian Kerja Raya , JalanSultan Salahuddin, WPKL

7 Kontrak Pengurusan Fasiliti Secara Komprehensif Di Kompleks Ibu Pejabat JKR Malaysia JalanSultan Salahuddin

6

AMALAN TERBAIK PENGURUSAN PERTASI DALAM

PENGURUSAN FASILITI

7

Measurement is the first step that leads to control and eventually to improvement.

If you can’t measure something, you can’t understand it.

If you can’t understand it, you can’t control it.

If you can’t control it, you can’t improve it.

Apa itu PENGUKURAN?

8

Jonah Lomu once said ;

9

“If you are not keeping score you are only

practising.”

TUJUAN UTAMA PENGURUSAN PRESTASI

• Data untuk penambaikan

• Pematuhan atau “Compliance”

•Maklumat untuk membantu pengurus membuat keputusan yang lebih tepat

• Pematuhan peraturan laporan luaran dan permintaan maklumat

(contoh : BOMBA, ST, JKKP dll.)

10

Key Performance Indicators (KPI’s)

11

• Prestasi kontraktor dari segi kewangan dan bukan kewanganjika dibandingkan dengan Critical Success Factors (CSFs) Pengurusan Fasiliti

• Bertujuan untuk mengurangkan sifat kompleksiti pengukuranprestasi kepada sebilangan kecil penunjuk utama.

• Berupaya untuk mengesan kemajuan dan mendapatkanmaklumat berkaitan dengan peningkatkan prestasi

• Keputusan boleh dibuat dengan lebihcepat dan tepat

• Boleh diselaraskan dengan tujuan dengan tujuan utamaiaitu penyampaian perkhidmatan yang cemerlang

• Boleh dihayati di semua peringkat organisasi

• Berdasarkan data yang boleh diukur tanpa ragu

•Mudah untuk difahami

•Membawa kepada tindakan

KPI mesti memiliki ciri-ciri SMART:

12

• KPI dalam kontrak ditentukan setelah perbincangan danpersetujuan diperolehi daripada pelanggan

• Mekanisme dan jangkaan masa untuk pelaporan, kajiansemula, dan sebagainya dimasukkan dalam dokumen kontrakbersama-sama dengan proses APD

• Kontraktor juga diminta untuk mengemukakan cadangansebelum perjanjian dimuktamadkan

• Pelan Strategik Pengurusan Aset (PSPA) merupakan dasarKementerian/Jabatan/Agensi perlu dijadikan pendekatanyang lebih mantap kerana ia berkait rapat denganperuntukan yang diperolehi

PENETAPAN KPI melalui PSPA

13

Kajian menunjukkan bahawa bilangan terbaikadalah di antara 5 dan 8 KPI yang berkaitandengan kontrak perkhidmatan, disokong denganjumlah yang sesuai Performance Indicator (PI).

Bilangan KPI yang banyak akan

mewujudkan proses kerja yang tersendiri

dan kontraktor akan menghabiskan lebih

banyak masa menguruskan KPI daripada

menguruskan perkhidmatan fasiliti.

Bilangan KPI

14

Critical Success Factors (CSFs)?

15

• Konsep “Success Factor" dibangunkan untuk mengenalpasti

kriteria utama penyampaian perkhidmatan yang akan

memutuskan sama ada ia berjaya atau gagal. Istilah "kritikal"

merujuk kepada peluang kegagalan jika penyampaian

berkaitan gagal mencapai piawaian.

• CSFs ialah unsur kejayaan yang amat penting untuk sesuatu

kontrak perkhidmatan manakala KPIs ialah kriteria

pengukuran prestasi yang menentukan pencapaian CSFs

• Adalah penting untuk mengkaji semula CSFs dan KPI secara

berkala dan mentakrifkan satu proses dalam

dokumen kontrak (syarat-syarat kontrak) supaya ianya

boleh dikaji semula atau dipinda.

CSF, KPI dan PI yang Tipikal

16

Pelaporan KPI yang EFEKTIF

17

Kajian Semula KPI

Apabila kontrak sedang berjalan, terdapat beberapaperkara yang memerlukan KPI dikaji semula :

• Perkhidmatan boleh ditambah atau dikurangkan• Standard dan kualiti boleh berubah sama ada melalui

perjanjian atau melalui penambahbaikan berterusan• Persefahaman antara pelanggan dan kontraktor• Memfokus semula penyampaian perkhidmatan yang lain dan

lebih baik

Untuk memastikan KPI sentiasa relevan dan berkesanadalah penting kontraktor dan pelanggan melaksanakankajian semula KPI secara berkala dan sekiranya perludiselaraskan dengan keperluan keadaan yang baru

18

KAJIAN KES

AMALAN SEDIA ADA DI

BANGUNAN SULTAN ISKANDAR

19

BSI

20

Bangunan Sultan Iskandar

PEMILIK ASET :

BAHAGIAN PENGURUSAN HARTANAH

PENGURUS ASET :

JKR MALAYSIA

PENGENDALI ASET :

AMPM & GFM

Bangunan Sultan Iskandar

21

Kerangka Kerja PENGURUSAN PENYENGGARAAN

Facility Performance Management System

MAIN MODULE

DASHBOARD

TOOLS

24

PPM, Routine, Corrective Overall Service Delivery Customer care response Health and safety and statutory

requirements Service requests Reports Provision of information to the

Government

Power Supply Lift Air Conditioning & Temp. Min. 24°C Lighting Water Supply Toilet

Mechanical Asset Electrical Asset Toilet Asset

Total Weightage 60%

Total Weightage 18%

Total Weightage 22%

Key Performance Indicators (KPIs) & Ascertained Performance Deduction (APD) di BSI

Kaedah PENGIRAAN APD

25

Monthly Contract

Value

Divided by Indicator

Weightage

Component Value (CV)

CV divided by

Parameter

Ringgit Equivalent per unit

Parameter/hours unavailability

RMpu Demerits

Multiplied by Demerits

Deduction Value

26

Contoh APD

27

Contoh APD

Contoh Borang

Kajian KepuasanPelanggan

28

BANGUNAN SULTAN ISKANDAR

SETIAP 3 BULAN

CONTOH KEPUTUSAN KAJIAN KEPUASAN PELANGGAN

1

4

7

4.98 pts

Average Points

71.14%

Average in Percentage

The CSS result indicated that AMPM

have achieve average of 4.98 points

(71.14%) above the targeted value i.e

4.00 points (50%).

CSS Result – Aug. 2016

29

JAN-16 FEB-16 MAR-16 APR-16 MAY-16 JUN-16 JUL-16 AUG-16

APD 39,015.41 17,285.49 13,634.05 20,179.33 20,785.35 14,151.71 50,633.26 23,607.24

CSS 71.2% 78.3% 71.1%

0.0%

10.0%

20.0%

30.0%

40.0%

50.0%

60.0%

70.0%

80.0%

90.0%

100.0%

0.00

10,000.00

20,000.00

30,000.00

40,000.00

50,000.00

60,000.00

CSS

(%

)

AP

D (

RM

)

APD vs CSS from January until August 2016

4.98

5.60

4.98

ISU KPI SEDIA ADA

• Keputusan CSS, KPI & APD semasa tidak mengambarkanprestasi sebenar perkhidmatan pengurusan fasiliti

• KPI semasa tercapai tetapi keadaan asset semasa tidakmencapai prestasi yang diharapkan

• KPI perlu dikaji semula mengikut keadaan dan keperluansemasa

• Penetapan KPI perlu berdasarkan penilaian keadaan asetbangunan

31

32

RUMUSAN

• KPI/APD yang dikenakan kepada FM kontraktor bolehmenyebabkan kerja-kerja kontraktor menjadi lebih baik danberkesan

• Pengurusan fasiliti yang baik diperlukan untuk memanjangkanjangka hayat bangunan atau aset dan mengurangkankerosakan (breakdown) yang tidak dijangka dan kesankemerosotan (deterioration)

• Oleh itu, amalan penyeliaan dan pengurusan prestasihendaklah sentiasa dikaji dan dianalisa untuk mencapaikualiti pengurusan fasiliti yang baik. Ini bolehmempertingkatkan kualiti penyampaian kontraktor

WAY FORWARD

33

• Permudahkan lagi capaian aplikasi CMMS- Analisis data untuk penambaikan

- Pemaparan Pematuhan atau “Compliance”

- Maklumat untuk membantu pengurus membuat keputusan yang lebih tepat

- Pelaporan luaran

- Permintaan maklumat yg tipikal

• Kompetensi Kontraktor FM kearah TPPA

• Pemantapan Kontrak FM

• Penilaian semula terhadap KPI dan APD supaya bersesuian dengantahap kritikal aset

• Perbandingan KPI di antara aset Kerajaan, Swasta, Tempatan & Global

• Penambahbaikan pelaporan KPI

• Asset Life Cycle Replacement Cost

• Penarafan Bangunan sebelum permulaan Kontrak FM

SEKIANTERIMA KASIHSekian, Terima Kasih

34