sistem pengurusan fasiliti berpusat (espfb) jkrjpak.jkr.gov.my/document/files/dokumen/seminar/spfsa...

BAHAGIAN PERUNDINGAN PENGURUSAN ASET©

PEMBELAJARAN DARIPADA TEKNOLOGI

SISTEM PENGURUSAN FASILITIBERPUSAT (eSPFB) JKR

SEMINAR PENGURUSAN FASILITIJABATAN KERJA RAYA 2017UTM SEMARAK, KUALA LUMPUR18 JULAI 2017


KANDUNGAN

Latar Belakang

Lesson Learnt

eSPFB JKR

Rumusan

1.

2.

3.

4.


Objektif Pembentangan

1) Berkongsi pengalaman dalam pengurusan dan pelaksanaanaplikasi CMMS dalam kontrak – kontrak Pengurusan Fasiliti /Penyenggaraan Komprehensif di bawah seliaan JKR; dan

2) Menjelaskan kepentingan CMMS sebagai alat bantu (tool)dalam kontrak – kontrak Pengurusan Fasiliti/ PenyenggaraanKomprehensif semasa di bawah seliaan JKR

PENGENALAN

1


Apa Itu CMMS?

Computerized Maintenance Management System (CMMS) adalah merupakan satuaplikasi alat bantu (tool) bagi membolehkan kerja-kerja pengurusan senggaraansesuatu fasiliti menjadi lebih mudah, sistematik dan berkesan. Ini termasuklah aktiviti-aktiviti seperti berikut:

a) Penjanaan arahan kerja, prioritization, dan penjejakan maklumat aset &komponen;

b) Penjejakan sejarah berkaitan semua arahan kerja;c) Penjejakan aktiviti penyelenggaraan berjadual dan tidak berjadual;d) Penyimpanan rekod dokumentasi teknikal atau prosedur penyelenggaraan;e) Pengesanan bahan dan kos buruh; danf) Penjanaan laporan (dinamik /statik) dan analisis berkaitan aktiviti-aktiviti

penyenggaraan.

PENGENALAN

2


Spesifikasi CMMS (1 atau 2 muka surat) terdahulu

PENGENALAN

3


KANDUNGAN

Latar Belakang

Lesson Learnt

eSPFB JKR

Rumusan

1.

2.

3.

4.


1. LATAR BELAKANG

1) Pelbagaijenama CMMS

6) KeselamatanData Kerajaan

Isu CMMSdi JKR

(Pra 2015)

Isu CMMSdi JKR

(Pra 2015)

2) Spesifikasi &Modul yang

tidak seragam

3) Kos tidakkonsisten

4) InfrastrukturServer CMMSbertaburan

- RM 10K – 2 Juta- Purata RM 132K

Archibus, Cworks,TOMs, Axicom dll

- tidak jelas- Di mana?

- Tidak berpusat- Infra ICT tiada

5) Pemilikan data& Aplikasi tidak

jelas

ISU CMMS DI JKR (PRA 2015)

4


Bil Tajuk Kontrak No Rujukan Kontrak Nama Kontraktor Kos CMMS

JKR Selangor (1 tapak) RM 32kJKR BSFB (3 tapak) RM 335k

JKR KL (4 tapak) RM 518kJKR Putrajaya (23 tapak) - RM 3,170,398.00

16Kontrak Pengurusan Fasiliti Bagi Menara Seri Wilayah,Kementerian Wilayah Persekutuan & Kesejahteraan Bandar, Presint 2, Putrajaya

JKR/PERS/WPP/20/2011 ZNSolution Builders Sdn Bhd RM2,416,378.00

24 Pengurusan Fasiliti Secara Komprehensif di KLN JKR/PERS/WPP/12/2011 Sahahril Holdings Sdn Bhd RM10,800.00

Ringkasan Analisis Kos (2014) melibatkan 31 kontrak FM di JKR

Sumber : SENARAI KOS CMMS BAGI PROJEK SEDANG BERJALAN (11 JUN 2014 (ruj.(43)dlm.JKR/SKS(PKS)/010.030/1/3/4 bertarikh 12 Mei 2014.)

Jumlah keseluruhan : RM 4,055,398.00

Purata Kos CMMS setiap kontrak : RM 130,819.00

Jumlah Tapak (Kontrak FM) : 31

Perbezaan Kos yangketara & spesifikasiberbeza

Jumlah kontrak &kos mengikut PejS.O.

1. LATAR BELAKANG

5

ISU CMMS DI JKR (PRA 2015)

BAHAGIAN PERUNDINGAN PENGURUSAN ASET© 6

1. LATAR BELAKANGTindakan Penyelesaian – Melalui Spesifikasi


•

7

1. LATAR BELAKANGTindakan Penyelesaian – Melalui Spesifikasi


1. LATAR BELAKANGTindakan Penyelesaian – Melalui Aplikasi

PangkalanData

19


1. LATAR BELAKANGTindakan Penyelesaian – Melalui Aplikasi


1. LATAR BELAKANG

1) KaedahPengumpulan

Data

6) Tiada AnalisisData & Unjuran

Isu CMMSdi JKR

(Selepas 2015)

Isu CMMSdi JKR

(Selepas 2015)

2) Penyelarasanamalan FMdi tapak

3) TempohGo-Live

4) PemahamanProses Kerja

- Work Trade- Work Type- KPI/APD

SKATA / PeDATA

- tidak jelas- Di mana?

- PPM- WR/WO

5) Pemantauandan kawalan

menggunakanCMMS

ISU CMMS DI JKR (SELEPAS 2015)

9


1) Kaedah Pengumpulan Dataa) Data dikumpul terlalu lama dan tidak berstruktur (CMMS go-live lambat)

b) Adakah mematuhi Sistem Kod Aset Tak Alih Kerajaan (SKATA)? – PekelilingAm Bil 3 2012 & SAKPKR Bil 17/2012

c) Adakah sepertimana Garis Panduan Pengumpulan Data Pelabelan Aset TakAlih (PeDATA) ? SAKPKR Bil 8/ 2017 (dahulu)/ SAKPKR Bil 24/2012

d) Tindakan Urusetia

i. Template Pendaftaran DPA & DAK Ruang; danii. Template Pendaftaran DAK Komponen

1. LATAR BELAKANG

10



2) Penyelarasan amalan FM di tapaka) Masih terdapat kepelbagaian amalan yang tidak seragam berpunca daripada

pemahaman terhadap kontrak atau mengikut amalan terdahulu kontrakb) Tindakan Urusetia

i. Kawalan dilaksanakan oleh Urusetia eSPFB

1. LATAR BELAKANG

11



3) Tempoh Go-Livea) Tempoh yang diambil (go-live) terlalu lama menyebabkan pelakanaan arahan

kerja dan pemantauan secara manual.

b) Tindakan Urusetia

i. Carta Alir Pelaksanaan CMMS/ eSPFB JKR

1. LATAR BELAKANG

• Lengkap DPA &

DAK Ruang

dalam mySPATA

• Lengkap DPA &

DAK Ruang

dalam mySPATA

1) Daftar

mySPATA

•Muat turun DPA &

DAK Ruang (excell)

•Masuk dalam

template SPFB

•Muat turun DPA &

DAK Ruang (excell)

•Masuk dalam

template SPFB

2) Muat Turun

mySPATA •Kumpul data

komponen ikut DAK

Ruang

•Lengkapkan

template SPFB

•Kumpul data

komponen ikut DAK

Ruang

•Lengkapkan

template SPFB3) Daftar

Komponen

(Template)

•Muat naik data

template eSPFB ke

dalam eSPFB JKR

•Muat naik data

template eSPFB ke

dalam eSPFB JKR

4) Muat Naik ke

dalam eSPFB •Laksana eSPFB ikut

keperluan kontrak

•Aduan eSPFB (web)

boleh digunapakai

•Laksana eSPFB ikut

keperluan kontrak

•Aduan eSPFB (web)

boleh digunapakai

5) Penggunaan

eSPFB

12



4) Pemahaman Proses Kerjaa) Penyelarasan pemahaman antara proses kerja/ keperluan kontrak dan amalan

semasa.b) Antaranya ialah Proses Kerja Aduan.

a) Bilakah masa bagi Permintaan Kerja/ Arahan Kerja bermula?b) Apa kaitannya dengan KPI/ APD?

1. LATAR BELAKANG

c) Tindakan Urusetiai. Penyelarasan masa bagi masa (timestamp) bagi aktiviti ini

13

WR

WO

Execution Time (General)

TimeStampTimeStamp

0 minit 30 minit 3 hari



5) Pemantauan dan kawalan menggunakan CMMSa) Modul Utama (Kontraktor) adalah peringkat operasi dan kurang sesuai untuk

tujuan pemantauan JKR (S.O).

b) Terdapat banyak premis diseliakan oleh JKR (S.O) serentak.

c) Tindakan Urusetia

i. Pembangunan modul JKR/Klien dalam eSPFB JKRii. Pembangunan modul KPI/APDiii. Pembangunan modulLaporan dan Pemantauan

1. LATAR BELAKANG

14



6) Tiada Analisis Dataa) Data masih belum lengkap untuk dilaksanakan analisis dan unjuran bagi

membantu/ menyokong keputusan strategik dalam Pengurusan Fasliti/Penyenggaraan Komprehensif.

b) Tindakan Urusetia

i. Menyediakan EIS untukDashboarding yang dinamikatau dan statik

1. LATAR BELAKANG

15



KANDUNGAN

Latar Belakang

Lesson Learnt

eSPFB JKR

Rumusan

1.

2.

3.

4.


KEPERLUAN? KEHENDAK?

CMMS

VS

1) Skop Sebenar CMMS

Teknologi TinggiCanggihMahal

Kandungan KontrakObjektif Utama

Kemahiran Semasa

Apa sebenarnya kemahuan kita? Skop JKR sebagai wakil klien?Sebagai peneraju pengurusan Aset Tak Alih Kerajaan?

IntipatiKontrak

16

2. LESSON LEARNT


Proses Kerja?

2) Integriti Data / Laporan

2. LESSON LEARNT

• Adakah Aplikasi (CMMS) / Proses Kerja bolehdimanupulasi?

• Adalah Aplikasi (CMMS) / Proses Kerjaberintergiti?

Aplikasi

Proses Kerja danAplikasi Selaras

17


3) Kepuasan Pelangggan

2. LESSON LEARNT

• JKR merupakan wakil kepada Pelanggan, namun seringkalimendapat tanggapan yang negatif berkaitan isu penyenggaraan

• Pelbagai pendekatan dibuat, namun pelanggan masih kurangberpuas hati

• Kerap kali pelanggan tidak terima maklumbalas

DekatiPelanggan

18


4) Banyak Kontrak/Premis (Multiple Site)

2. LESSON LEARNT

PangkalanData

• Peningkatan bilangan kontrak PengurusanFasiliti

• Satu cabaran baru pada JKR

• Teknologi diperlukan bagi memudahkanpemantauan di peringkat National, Negeri, Premis / Kontrak

PemantauanBerpusat

19


KANDUNGAN

Latar Belakang

Lesson Learnt

eSPFB JKR

Rumusan

1.

2.

3.

4.


CMMS Pelbagai

(<2012)

SPPF/SPKF

(>2012)

eSPFB JKR

(>2015)

FMS

(future)

3. eSPFB JKRKronologi eSPFB?

20


Objektif pelaksanaan eSPFB

Centralised Data Centre for CMMS

Hakmilik & keselamatan Data sepenuhnya

Penyelarasan spesifikasi & Harga

Keberkesanan kos

Keberkesanan tempoh system Go-Live

Data analyzing & Forecasting

3. eSPFB JKR

21


Work Request Function

Work Order Function

Preventive Maintenance Function

Asset Management Function

Asset Premise & Location Function

Material/ Spares ManagementFunction

Room/ Space Reservation Function

Waste Management Function

Utility Management Function

Post Construction Defect ManagementFunction (DLP)

Key Performance Indicator Function

Ascertained Performance Deduction(APD) Function

Operation & Management ReportFunction

Drawing Management Function

Cleaning Management Function

Purchasing

EIS

22

3. eSPFB JKR


CMMS yang seragam dan selaras dengan keperluan JKR;

Semua data eSPFB dikawal & ditempatkan di Pusat Data

JKR;

JKR memiliki dan boleh menggunakan sepenuhnya data

eSPFB;

Kemudahan Strategic & Analytical Reporting. Analisis

peringkat mikro & makro(Premis–Daerah–Negeri-Negara)

Aduan Online. Lebih mesra pengguna & berpusat di seluruh

negara.Dilengkapi Aduan Mobile(Android Based Apps)

eSPFB JKR

e

e

23

3. eSPFB JKR


2014 - 20172014 - 2017

Mesy. Halatuju CMMS di JKR oleh CKS (CPAB) pada 11/7/2014 Keputusan:

Mengambil maklum hasil Analisis isu & kos CMMS di JKR

Arahan menyediakan CMMS JKR secara berpusat. Ambilkira CMMS CWorksNetmain sediada.

Arahan supaya BPKS (BPPA) diberikan tanggungjawab menyelaraskan perolehanCMMS dlm Kontrak FM JKR.

Arahan supaya cadangan menyedia dan mewajibkan perolehan tunggal CMMS JKRdibentangkan kepada JTICT JKR.

Kronologi Penting Berkaitan CMMS di JKR

24

3. eSPFB JKR


2014 - 20172014 - 2017

Mesy JTICT /JPICT / MPT JKR memutuskan:

1) Bersetuju terhadap polisi agar JKR hanya menggunapakai satu aplikasi CMMSsahaja (Tunggal) & berpusat

2) Cadangan supaya aplikasi eSPFB JKR sebagai CMMS tunggal tersebut perludipanjangkan kepada MoF bagi tujuan KELULUSAN & Penguatkuasaan dalamkontrak-kontrak FM JKR.

3) Penguatkuasaan sementara boleh dibuat melalui Spesifikasi Teknikal CMMS JKRdalam Tender/kontrak FM JKR. Penggunaan eSPFB dinyatakan dan ditawarkan kepadakontraktor FM secara pilihan.

Kronologi Penting Berkaitan CMMS di JKR

25

3. eSPFB JKR

APLIKASI eSPFB JKR - eAduan

25

3. eSPFB JKR


KANDUNGAN

Latar Belakang

Lesson Learnt

eSPFB JKR

Rumusan

1.

2.

3.

4.


1) CMMS hanyalah alat bantu (tools).a) Perlu jelas dan faham CMMS yang diperlukan.b) Objektif utama untuk memastikan aset kembali beroperasi dan

bukan memantau kontraktor.c) Integriti CMMS bergantung kepada proses kerja yang sistematik dan

jelas.

2) Kepuasan pelanggan adalah keutamaana) CMMS perlu melibatkan kontraktor, pengguna dan JKR

3) CMMS (eSPFB) JKR merupakan satu inisiatif berterusana) CMMS (eSPFB) JKR fasa ini hanya patuh SKATAb) eSPFB akan diselaraskan dengan TPATAc) FMS merupakan satu contoh evolusi seterusnya.

4) CMMS merupakan AM Repository Systema) Trend Analysis penting untuk membantu keputusan strategik yang

tepat berpandukan pangkalan data yang dinamik dan berintegriti.

4. RUMUSAN

27


SEKIAN, TERIMA KASIH

Hubungi Kami:

Urusetia SPFBBahagian Perundingan Pengurusan Aset

Ibu Pejabat JKR Malaysia03 2610-7562

http://spfb.jkr.gov.my

28

sistem pengurusan fasiliti berpusat (espfb) jkrjpak.jkr.gov.my/document/files/dokumen/seminar/spfsa...

Documents