sistem pengurusan kontrak (spk) 1....
TRANSCRIPT
SISTEM PENGURUSAN KONTRAK (SPK)
1. PENGENALAN
Jabatan Pendaftaran Negara (JPN) merupakan agensi kerajaan yang
bertanggungjawab dalam menguruskan maklumat warganegara, penduduk tetap dan
sementara yang ada di Mlaysia dari lahir sehingga meninggal dunia.
Bagi memastikan maklumat penduduk Malaysia sentiasa terpelihara di samping
mendaftarkankelahiran, kematian, warganegara dan lain-lain lagi seperti keperluan
bangunan, peralatan, perkhidmatan dan sebagainya perlu disediakan dan diuruskan
dengan baik bagi memastikan kesinambungan merakyatkan pentadbiran dan
pembangunan berterusan.
Pengurusan kontrak-kontrak perolehan, perkhidmatan, sewaan dan
penyelenggaraan diperlukan untuk keselesaan rakyat apabila berurusan dan untuk
memastikan tiada masalah kelewatan urusniaga dengan mana-mana cawangan JPN.
Sistem Pengurusan Kontrak (SPK) dibangunkan sepenuhnya secara dalaman oleh
Bahagian Pengurusan Teknologi Maklumat dan Komunikasi (BTM) bagi membantu
pengurusan kontrak di Bahagian Kewangan dan Pembangunan (BKW) Ibu Pejabat dan
Ibu Negeri.
Sistem ini telah dilaksanakan di Semenanjung Malaysia (Fasa 1) pada 16
Disember 2013. Pengguna yang terlibat adalah terdiri daripada pegawai dan kakitangan
daripada Unit Perolehan dan Unit Pembangunan BKW, Ibu Pejabat JPN dan Unit
Pentadbiran Bahagian di JPN Ibu Negeri. Sistem SPK ini dibangunkan berasaskan web
serta mudah dicapai menerusi intranet JPN. Sistem ini juga dibangunkan dengan
rekabentuk yang mesra pengguna dengan ciri-ciri keselamatan yang khusus.
Paparan Sistem Pengurusan Kontrak
2. TUJUAN PROJEK INOVASI
i. Untuk memastikan bahawa tiada kelewatan urusniaga dengan mana-
mana cawangan JPN seluruh Malaysia dan dengan adanya sistem ini,
pengurusan kontrak-kontrak akan diuruskan dengan lebih sistematik dan
lancar.
ii. Untuk memastikan bahawa maklumat sesuatu kontrak itu dapat
dikemaksini dengan segera. Justeru itu, masa dan tenaga akan dapat
dijimatkan.
3. PROSES PELAKSANAAN INOVASI
i. Inovasi sistem serahan ini dibuat secara In-House dimana ia telah
dibangunkan oleh pegawai-pegawai dari Bahagian Teknologi Maklumat
dan Komunikasi JPN seramai 6 orang.
ii. Sistem berkenaan telah dibangunkan dengan menggunakan gabungan
teknologi pengaturcaraan terkini iaitu kombinasi Bahasa pengaturcaraan
PHP, Skrip JQuery dan Skrip Cascading Style Sheets (CSS) yang
membantu dalam aspek-aspek yang berikut:
Mengurangkan beban server dari segi data query ke pangkalan
data dan meningkatkan server response.
Memperkemaskan susun atur dan paparan skrin menerusi fungsi-
fungsi seperti datepicker (memaparkan kalendar), blind effect,
autocomplete dan skrip pengeesahan kata laluan.
SPK telah memenuhi ciri-ciri keselamatan berdasarkan Security
Posture Assesment (SPA) Jabatan Pendaftaran Negara (JPN).
3.1 PROSES SEBELUM DAN SELEPAS
3.1.1 SEBELUM PROJEK
i. Masalah-masalah yang dihadapi yang melibatkan pelanggan (JPN
Bahagian dan JPN Negeri)
Kelewatan JPN Negeri mendapat status terkini kontrak dari JPN Ibu
Pejabat
Kesukaran JPN Negeri dan Bahagian memantau kontrak-kontrak yang
hamper tamat kontrak serta telah tamat kontrak kerana proses
pemantauan dilaksanakan secara manual
Pelaporan status kontrak lambat dan sukar disediakan
ii. Masalah-masalah yang melibatkan kakitangan (BKW Ibu Pejabat JPN)
3.1.2 SELEPAS PROJEK
i. Sistem ini telah membantu pihak BKW dalam perkara-perkara berikut:
Kakitangan yang terhad dalam mengurus kontrak yang sangat banyak
Penyimpanan maklumat kontrak tidak berpusat dan dalam pelbagai format
Pencarian fail mengambil masa yang lama
Kelewatan mengesan tarikh tamat tempoh kontrak
Tiada kesinambungan kerja : Pertukaran kakitangan di mana kakitangan
baru hanya mengetahui maklumat kontrak semasa sahaja.
Membuat perancangan atau tindakan selanjutnya bagi kontrak-kontrak
Mengesan kelewatan penyediaan kontrak dengan lebih cepat kerana
semua maklumat kontrak disimpan secara atas talian, berpusat dan
sistematik
Mengesan pegawai yang bertanggungjawab ke atas penyediaan kontrak-
kontrak di JPN kerana setiap maklumat pegawai yang terlibat turut
disimpan di dalam sistem ini.
Membuat perancangan awal dalam penyediaan dan peruntukan
kewangan bagi kontrak-kontrak JPN yang akan tamat tempoh menerusi
pemantauan berpusat di dalam sistem. Ini seterusnya dapat mengelakkan
terdapat kontrak ynag telah tamat tempoh tetapi lewat dibuat perlanjutan
kontrak atau kontrak baru.
4. IMPAK INOVASI
i. ELEMEN INOVATIF/KREATIVITI
Mewujudkan satu sistem yang bukan sahaja boleh digunakan di Bahagian
Kewangan JPN Ibu Pejabat malah dapat diperluaskan penggunaanya ke
seluruh JPN lain yang turut terlibat dalam proses pengurusan kontrak ini.
Perkhidmatan petugas akan menjadi lebih efisyen dan sistematik serta
dapat meningkatkan produktiviti Jabatan.
Pendekatan pengurusan kontrak secara atas talian dan berpusat
menggunakan sistem ini membolehkan perancangan kontrak dan unjuran
kewangan yang lebih efisyen, efektif dan sistematik dapat di laksanakan.
ii. ELEMEN KEBERKESANAN
Peningkatan tahap kepuasan hati pengguna kerana sistem ini adalah
mesra pengguna dan mudah digunakan. Ia berorientasikan web di mana
ia memudahkan pengguna mengakses sistem melalui mana-mana
pelayar internet.
Selain itu, sistem ini juga mempunyai fungsi laporan yang interaktif di
mana ia membantu perancangan dan penyediaan kontrak pada masa
akan datang. Ia juga turut memberi informasi secara interaktif dan
berkesan.
iii. ELEMEN SIGNIFIKAN
Dengan pelaksanaan SPK, carian status hanya mengambil masa kurang
dari 10 saat berbanding dengan pengurusan kontrak sebelum inovasi
yang boleh mengambil masa 10 – hingga 30 minit. Dengan penjimatan
masa seperti ini, kakitangan dapat menumpukan lebih masa untuk
melakukan tugasan lain di BKW seperti penyediaan baucer bayaran dan
pengemaskinian rekod-rekod kewangan.
Pengurangan kos operasi :
Dengan pelaksanaan inovasi ini, sistem ini telah menyumbang kepada
penjimatan kos keseluruhan melibatkan pembangunan sistem,
penyelenggaraan dan operasi sebanyak RM 749,000.00.
:
iv. ELEMEN RELEVAN
SPK membentuk kitaran budaya kerja yang efisyen yang merentasi
semua kategori personel jabatan dari seluruh Malaysia berpaksikan
kepada penyampaian ynag unggul, cemerlang dan efisyen.
Sistem ini menyokong dan menyumbang kepada kriteria pematuhan
prosedur kerja MS ISO 9001:2008 – Penyewaan Ruang Pejabat (Baru)
dan MS ISO 9001:2008 – Penyediaan Penyewaan Ruang Pejabat
(Lanjutan).
Sistem ini menjadi hak milik JPN sepenuhnya kerana dibangunkan secara
In-House, bebas di selenggara dan ditambah baik tanpa kos.
5. PENGIKTIRAFAN DITERIMA
Diiktiraf sebagai pemenang Tempat Kedua bagi Anugerah Inovasi Jabatan
Pendaftaran Negara Tahun 2015.
6. GAMBAR-GAMBAR
Paparan pergerakan kontrak Jabatan Pendaftaran Negara Unit Perolehan
Paparan pergerakan kontrak Jabatan Pendaftaran Negara Unit Pembangunan
Penyimpanan fail-fail kontrak
Skrin senarai status permohonan bagi Ibu Pejabat & Ibu Negeri
Skrin laporan rumusan status permohonan penyediaan kontrak SPK
Disediakan oleh:
Nama Pegawai/ Unit Terlibat : Nur Haryani binti Abd Latiff (Unit Kualiti)
Tel: 03-88807712
Emel: [email protected]