SISTEM PENGURUSAN KONTRAK (SPK)

1. PENGENALAN

Jabatan Pendaftaran Negara (JPN) merupakan agensi kerajaan yang

bertanggungjawab dalam menguruskan maklumat warganegara, penduduk tetap dan

sementara yang ada di Mlaysia dari lahir sehingga meninggal dunia.

Bagi memastikan maklumat penduduk Malaysia sentiasa terpelihara di samping

mendaftarkankelahiran, kematian, warganegara dan lain-lain lagi seperti keperluan

bangunan, peralatan, perkhidmatan dan sebagainya perlu disediakan dan diuruskan

dengan baik bagi memastikan kesinambungan merakyatkan pentadbiran dan

pembangunan berterusan.

Pengurusan kontrak-kontrak perolehan, perkhidmatan, sewaan dan

penyelenggaraan diperlukan untuk keselesaan rakyat apabila berurusan dan untuk

memastikan tiada masalah kelewatan urusniaga dengan mana-mana cawangan JPN.

Sistem Pengurusan Kontrak (SPK) dibangunkan sepenuhnya secara dalaman oleh

Bahagian Pengurusan Teknologi Maklumat dan Komunikasi (BTM) bagi membantu

pengurusan kontrak di Bahagian Kewangan dan Pembangunan (BKW) Ibu Pejabat dan

Ibu Negeri.

Sistem ini telah dilaksanakan di Semenanjung Malaysia (Fasa 1) pada 16

Disember 2013. Pengguna yang terlibat adalah terdiri daripada pegawai dan kakitangan

daripada Unit Perolehan dan Unit Pembangunan BKW, Ibu Pejabat JPN dan Unit

Pentadbiran Bahagian di JPN Ibu Negeri. Sistem SPK ini dibangunkan berasaskan web

serta mudah dicapai menerusi intranet JPN. Sistem ini juga dibangunkan dengan

rekabentuk yang mesra pengguna dengan ciri-ciri keselamatan yang khusus.

Paparan Sistem Pengurusan Kontrak

2. TUJUAN PROJEK INOVASI

i. Untuk memastikan bahawa tiada kelewatan urusniaga dengan mana-

mana cawangan JPN seluruh Malaysia dan dengan adanya sistem ini,

pengurusan kontrak-kontrak akan diuruskan dengan lebih sistematik dan

lancar.

ii. Untuk memastikan bahawa maklumat sesuatu kontrak itu dapat

dikemaksini dengan segera. Justeru itu, masa dan tenaga akan dapat

dijimatkan.

3. PROSES PELAKSANAAN INOVASI

i. Inovasi sistem serahan ini dibuat secara In-House dimana ia telah

dibangunkan oleh pegawai-pegawai dari Bahagian Teknologi Maklumat

dan Komunikasi JPN seramai 6 orang.

ii. Sistem berkenaan telah dibangunkan dengan menggunakan gabungan

teknologi pengaturcaraan terkini iaitu kombinasi Bahasa pengaturcaraan

PHP, Skrip JQuery dan Skrip Cascading Style Sheets (CSS) yang

membantu dalam aspek-aspek yang berikut:

Mengurangkan beban server dari segi data query ke pangkalan

data dan meningkatkan server response.

Memperkemaskan susun atur dan paparan skrin menerusi fungsi-

fungsi seperti datepicker (memaparkan kalendar), blind effect,

autocomplete dan skrip pengeesahan kata laluan.

SPK telah memenuhi ciri-ciri keselamatan berdasarkan Security

Posture Assesment (SPA) Jabatan Pendaftaran Negara (JPN).

3.1 PROSES SEBELUM DAN SELEPAS

3.1.1 SEBELUM PROJEK

i. Masalah-masalah yang dihadapi yang melibatkan pelanggan (JPN

Bahagian dan JPN Negeri)

Kelewatan JPN Negeri mendapat status terkini kontrak dari JPN Ibu

Pejabat

Kesukaran JPN Negeri dan Bahagian memantau kontrak-kontrak yang

hamper tamat kontrak serta telah tamat kontrak kerana proses

pemantauan dilaksanakan secara manual

Pelaporan status kontrak lambat dan sukar disediakan

ii. Masalah-masalah yang melibatkan kakitangan (BKW Ibu Pejabat JPN)

3.1.2 SELEPAS PROJEK

i. Sistem ini telah membantu pihak BKW dalam perkara-perkara berikut:

Kakitangan yang terhad dalam mengurus kontrak yang sangat banyak

Penyimpanan maklumat kontrak tidak berpusat dan dalam pelbagai format

Pencarian fail mengambil masa yang lama

Kelewatan mengesan tarikh tamat tempoh kontrak

Tiada kesinambungan kerja : Pertukaran kakitangan di mana kakitangan

baru hanya mengetahui maklumat kontrak semasa sahaja.

Membuat perancangan atau tindakan selanjutnya bagi kontrak-kontrak

Mengesan kelewatan penyediaan kontrak dengan lebih cepat kerana

semua maklumat kontrak disimpan secara atas talian, berpusat dan

sistematik

Mengesan pegawai yang bertanggungjawab ke atas penyediaan kontrak-

kontrak di JPN kerana setiap maklumat pegawai yang terlibat turut

disimpan di dalam sistem ini.

Membuat perancangan awal dalam penyediaan dan peruntukan

kewangan bagi kontrak-kontrak JPN yang akan tamat tempoh menerusi

pemantauan berpusat di dalam sistem. Ini seterusnya dapat mengelakkan

terdapat kontrak ynag telah tamat tempoh tetapi lewat dibuat perlanjutan

kontrak atau kontrak baru.

4. IMPAK INOVASI

i. ELEMEN INOVATIF/KREATIVITI

Mewujudkan satu sistem yang bukan sahaja boleh digunakan di Bahagian

Kewangan JPN Ibu Pejabat malah dapat diperluaskan penggunaanya ke

seluruh JPN lain yang turut terlibat dalam proses pengurusan kontrak ini.

Perkhidmatan petugas akan menjadi lebih efisyen dan sistematik serta

dapat meningkatkan produktiviti Jabatan.

Pendekatan pengurusan kontrak secara atas talian dan berpusat

menggunakan sistem ini membolehkan perancangan kontrak dan unjuran

kewangan yang lebih efisyen, efektif dan sistematik dapat di laksanakan.

ii. ELEMEN KEBERKESANAN

Peningkatan tahap kepuasan hati pengguna kerana sistem ini adalah

mesra pengguna dan mudah digunakan. Ia berorientasikan web di mana

ia memudahkan pengguna mengakses sistem melalui mana-mana

pelayar internet.

Selain itu, sistem ini juga mempunyai fungsi laporan yang interaktif di

mana ia membantu perancangan dan penyediaan kontrak pada masa

akan datang. Ia juga turut memberi informasi secara interaktif dan

berkesan.

iii. ELEMEN SIGNIFIKAN

Dengan pelaksanaan SPK, carian status hanya mengambil masa kurang

dari 10 saat berbanding dengan pengurusan kontrak sebelum inovasi

yang boleh mengambil masa 10 – hingga 30 minit. Dengan penjimatan

masa seperti ini, kakitangan dapat menumpukan lebih masa untuk

melakukan tugasan lain di BKW seperti penyediaan baucer bayaran dan

pengemaskinian rekod-rekod kewangan.

Pengurangan kos operasi :

Dengan pelaksanaan inovasi ini, sistem ini telah menyumbang kepada

penjimatan kos keseluruhan melibatkan pembangunan sistem,

penyelenggaraan dan operasi sebanyak RM 749,000.00.

:

iv. ELEMEN RELEVAN

SPK membentuk kitaran budaya kerja yang efisyen yang merentasi

semua kategori personel jabatan dari seluruh Malaysia berpaksikan

kepada penyampaian ynag unggul, cemerlang dan efisyen.

Sistem ini menyokong dan menyumbang kepada kriteria pematuhan

prosedur kerja MS ISO 9001:2008 – Penyewaan Ruang Pejabat (Baru)

dan MS ISO 9001:2008 – Penyediaan Penyewaan Ruang Pejabat

(Lanjutan).

Sistem ini menjadi hak milik JPN sepenuhnya kerana dibangunkan secara

In-House, bebas di selenggara dan ditambah baik tanpa kos.

5. PENGIKTIRAFAN DITERIMA

Diiktiraf sebagai pemenang Tempat Kedua bagi Anugerah Inovasi Jabatan

Pendaftaran Negara Tahun 2015.

6. GAMBAR-GAMBAR

Paparan pergerakan kontrak Jabatan Pendaftaran Negara Unit Perolehan

Paparan pergerakan kontrak Jabatan Pendaftaran Negara Unit Pembangunan

Penyimpanan fail-fail kontrak

Skrin senarai status permohonan bagi Ibu Pejabat & Ibu Negeri

Skrin laporan rumusan status permohonan penyediaan kontrak SPK

Disediakan oleh:

Nama Pegawai/ Unit Terlibat : Nur Haryani binti Abd Latiff (Unit Kualiti)

Tel: 03-88807712

Emel: nurharyani@jpn.gov.my