amalan berkualiti smvsb

AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI (QE) 5SBERKUALITI (QE) - 5S

Transformation . Innovation . PartnershipTransformation . Innovation . Partnership

LangkahLangkah--LangkahLangkahLangkahLangkah LangkahLangkahPELAKSANAAN PELAKSANAAN

5S5S

SKOP PERLAKSANAANSKOP PERLAKSANAAN

Komitmen

Dokumentasi • Fail Peringkat J/kuasa/PerlaksanaanJ/kuasa/Perlaksanaan• Fail Peringkat Bhg./Zon

Amalan Praktikal • Kawasan Pejabat• Operasi

• Tempat SimpananK A• Kawasan Awam

• Persekitaran

Penyediaan Dokumentasi /Dokumentasi /

Keperluan Utama 5S

44

DOKUMENTASI 5S DOKUMENTASI 5S

Koordinator memastikan 4 fail utama perlu ada dan sentiasa Koordinator memastikan 4 fail utama perlu ada dan sentiasa

DOKUMENTASI 5S DOKUMENTASI 5S

dikemaskini:dikemaskini:

Fail IndukFail Induk

F il J/K P iF il J/K P i Fail J/K PromosiFail J/K Promosi

Fail J/K AuditFail J/K Audit

Fail J/K LatihanFail J/K LatihanFail J/K LatihanFail J/K Latihan

Fail Perlaksanaan 5S oleh Cawangan/BahagianFail Perlaksanaan 5S oleh Cawangan/Bahagian

Tidak perlu ada Tidak perlu ada duplicationduplication dalam setiap fail. Perlu nyata nota kecil dalam setiap fail. Perlu nyata nota kecil untuk mengetahui kedudukan dokumen terbabit. Melainkan jarak untuk mengetahui kedudukan dokumen terbabit. Melainkan jarak sesuatu bahagian / cawangan agak jauh maka boleh membuat salinan sesuatu bahagian / cawangan agak jauh maka boleh membuat salinan dokumen yang diperlukan.dokumen yang diperlukan.y g py g p

SebaikSebaik‐‐baiknya menggunakan fail keras (hard cover)baiknya menggunakan fail keras (hard cover)

55

Fail IndukFail IndukFail IndukFail Induk Meliputi perjalanan permulaan 5S di JabatanMeliputi perjalanan permulaan 5S di Jabatanp p j p 5 Jp p j p 5 J Segala dokumen awal perlaksanaan 5S disimpanSegala dokumen awal perlaksanaan 5S disimpan

Surat perlantikanSurat perlantikan Menagement reviewMenagement reviewMenagement reviewMenagement review

Aktiviti penyelarasan di antara 3 J/KAktiviti penyelarasan di antara 3 J/K Disaran menggunakan fail keras (Hard Cover file)Disaran menggunakan fail keras (Hard Cover file) Wajib mempunyai perancangan keseluruhan yang terkiniWajib mempunyai perancangan keseluruhan yang terkini Wajib mempunyai perancangan keseluruhan yang terkiniWajib mempunyai perancangan keseluruhan yang terkini Mempunyai Struktur yang jelas, Polisi, Objektif dan Strategi Mempunyai Struktur yang jelas, Polisi, Objektif dan Strategi

Pelaksanaan 5SPelaksanaan 5S Minit mesyuarat juga perlu disimpan Minit mesyuarat juga perlu disimpan Minit mesyuarat juga perlu disimpan. Minit mesyuarat juga perlu disimpan. Pastikan segala dokumen yang memerlukan tandatangan, perlu Pastikan segala dokumen yang memerlukan tandatangan, perlu

ditandatangani.ditandatangani. Anggap fail ini akan dirujuk oleh Ketua Jabatan Anggap fail ini akan dirujuk oleh Ketua Jabatan Anggap fail ini akan dirujuk oleh Ketua Jabatan Anggap fail ini akan dirujuk oleh Ketua Jabatan Mendokumenkan surat perlantikan Fasilitator, Ketua Zon, Pengerusi Mendokumenkan surat perlantikan Fasilitator, Ketua Zon, Pengerusi

J/K Promosi, Audit dan Latihan.J/K Promosi, Audit dan Latihan.

66

FAIL INDUKFAIL INDUKl1. Polisi 5S

2. Carta Organisasi3. Carta Perbatuan4. Pelan Lokasi5. Surat Lantikan6. Memo7. Minit Mesyuarat8. Laporan Lawatan / Audit Dalaman9. Gambar Sebelum dan progress10. Perbelanjaan

KEPERLUAN DOKUMENTASI

Carta J/kuasa & KumpulanCarta J/kuasa & KumpulanPelan Induk

Staffing and HumanFungsi TugasStaffing and Human Resources Planning

Fungsi Tugas & Tanggungjawab

DokumentasiPolisi QE & Objektif

Semakan

Rekod Minit

Sudut QE

Rekod Minit& KAIZEN

Aktiviti Keseragaman

F il P iF il P iFail PromosiFail Promosi Pengerusi J/K Promosi bertanggungjawab untuk Pengerusi J/K Promosi bertanggungjawab untuk e ge us J/ o os be ta ggu gjawab u tue ge us J/ o os be ta ggu gjawab u tumengemaskini fail inimengemaskini fail ini

Boleh melantik ahliBoleh melantik ahli‐‐ahli mengikut keperluan J/K Promosiahli mengikut keperluan J/K PromosiM kk t kt J/K P i M kk t kt J/K P i Memasukkan struktur J/K Promosi Memasukkan struktur J/K Promosi

Menyatakan perancangan dengan terperinci tentang Menyatakan perancangan dengan terperinci tentang perlaksanaan promosi yang bakal dilaksanakanperlaksanaan promosi yang bakal dilaksanakanp p y gp p y g

Perancangan perlu di ‘review’ sekiranya ada perubahanPerancangan perlu di ‘review’ sekiranya ada perubahan Memasukkan dokumen berkaitan dengan aktiviti promosiMemasukkan dokumen berkaitan dengan aktiviti promosiM kk i i b k i h l i M kk i i b k i h l i Memasukkan minit mesyuarat berkaitan hal promosi Memasukkan minit mesyuarat berkaitan hal promosi

Setiap dokumen yang perlu tandatangan perlu Setiap dokumen yang perlu tandatangan perlu ditandatanganiditandatanganiditandatanganiditandatangani

Memasukkan salinan bahan promosi seperti Bulletin, Memasukkan salinan bahan promosi seperti Bulletin, kertas edaran, dsbnya. kertas edaran, dsbnya.

FAIL PROMOSIFAIL PROMOSI

1. Polisi 5S2 Carta Organisasi2. Carta Organisasi3. Carta Perbatuan

S t L tik4. Surat Lantikan5. Minit Mesyuarat6 Akti iti P i6. Aktiviti Promosi7. Perbelanjaan

F il A ditF il A ditFail AuditFail Audit Pengerusi J/K Audit bertanggungjawab untuk mengemaskini fail iniPengerusi J/K Audit bertanggungjawab untuk mengemaskini fail ini Boleh melantik ahliBoleh melantik ahli ahli mengikut keperluan J/K Auditahli mengikut keperluan J/K Audit Boleh melantik ahliBoleh melantik ahli‐‐ahli mengikut keperluan J/K Auditahli mengikut keperluan J/K Audit Pengerusi bertanggungjawab menyenarai bilangan auditor yang diperlukan Pengerusi bertanggungjawab menyenarai bilangan auditor yang diperlukan

dan mencadangkan nama Auditor kepada Ketua Jabatan. dan mencadangkan nama Auditor kepada Ketua Jabatan. Ketua Jabatan yang melantik auditor agar tidak timbul rasa kurang senang Ketua Jabatan yang melantik auditor agar tidak timbul rasa kurang senang J y g g g gJ y g g g g

kakitangan lain.kakitangan lain. Perlantikan mestilah bersurat. Perlantikan mestilah bersurat. Memasukkan struktur J/K AuditMemasukkan struktur J/K Audit

k d l k dk d l k d Menyatakan perancangan dengan terperinci tentang perlaksanaan audit yang Menyatakan perancangan dengan terperinci tentang perlaksanaan audit yang bakal dilaksanakanbakal dilaksanakan

Pengerusi audit perlu membuat rumusan audit berdasar maklumbalas auditor Pengerusi audit perlu membuat rumusan audit berdasar maklumbalas auditor dan jumlah sticker SISIH, SUSUN, SAPU atau SERAGAM yang telah dan jumlah sticker SISIH, SUSUN, SAPU atau SERAGAM yang telah dan jumlah sticker SISIH, SUSUN, SAPU atau SERAGAM yang telah dan jumlah sticker SISIH, SUSUN, SAPU atau SERAGAM yang telah dikeluarkan.dikeluarkan.

Hasil Audit perlu di ‘review’ oleh Ketua JabatanHasil Audit perlu di ‘review’ oleh Ketua Jabatan Segala keputusan berkaitan penambahbaikan perlu dimonitor dengan Segala keputusan berkaitan penambahbaikan perlu dimonitor dengan

j k l h di k l h dij k l h di k l h dijangkamasa yang telah diputuskan oleh auditor.jangkamasa yang telah diputuskan oleh auditor. Memasukkan dokumen berkaitan dengan aktiviti auditMemasukkan dokumen berkaitan dengan aktiviti audit Memasukkan minit mesyuarat berkaitan hal audit Memasukkan minit mesyuarat berkaitan hal audit S ti d k l t d t l dit d t iS ti d k l t d t l dit d t i Setiap dokumen yang perlu tandatangan perlu ditandatanganiSetiap dokumen yang perlu tandatangan perlu ditandatangani

FAIL AUDITFAIL AUDIT


S t L tik4. Surat Lantikan5. Minit Mesyuarat6 K it i A dit6. Kriteria Audit7. Laporan Audit Dalaman

Fail LatihanFail LatihanFail LatihanFail Latihan Pengerusi J/K Latihan bertanggungjawab untuk mengemaskini fail iniPengerusi J/K Latihan bertanggungjawab untuk mengemaskini fail ini Boleh melantik ahliBoleh melantik ahli ahli mengikut keperluan J/K Latihanahli mengikut keperluan J/K Latihan Boleh melantik ahliBoleh melantik ahli‐‐ahli mengikut keperluan J/K Latihanahli mengikut keperluan J/K Latihan Pengerusi bertanggungjawab memastikan semua kakitangan mendapat latihan Pengerusi bertanggungjawab memastikan semua kakitangan mendapat latihan

5S yang mencukupi. 5S yang mencukupi. J/K Latihan boleh menilai kefahaman dari masa ke semasa dengan membuat J/K Latihan boleh menilai kefahaman dari masa ke semasa dengan membuat J/ gJ/ g

ujian ringkas.ujian ringkas. Memasukkan struktur J/K LatihanMemasukkan struktur J/K Latihan Menyatakan perancangan dengan terperinci tentang perlaksanaan latihan yang Menyatakan perancangan dengan terperinci tentang perlaksanaan latihan yang

b k l dil k kb k l dil k kbakal dilaksanakanbakal dilaksanakan Memasukkan dokumen berkaitan dengan aktiviti latihanMemasukkan dokumen berkaitan dengan aktiviti latihan Memasukkan minit mesyuarat berkaitan hal latihan Memasukkan minit mesyuarat berkaitan hal latihan Setiap dokumen yang perlu tandatangan perlu ditandatanganiSetiap dokumen yang perlu tandatangan perlu ditandatangani Setiap dokumen yang perlu tandatangan perlu ditandatanganiSetiap dokumen yang perlu tandatangan perlu ditandatangani Latihan tidak semestinya perlu 2 hari berkursus, tetapi dalam bentuk Latihan tidak semestinya perlu 2 hari berkursus, tetapi dalam bentuk

perkongsian maklumat oleh perkongsian maklumat oleh BahagianBahagian yang cemerlang untuk sesi 1 jam.yang cemerlang untuk sesi 1 jam. Pengerusi perlu mengenalpasti Pengerusi perlu mengenalpasti BahagianBahagian mana yang laksana 5S dengan mana yang laksana 5S dengan g p g pg p g p gg y g 5 gy g 5 g

cemerlang dan mengambil amalan terbaik untuk didokumenkan dan diedar cemerlang dan mengambil amalan terbaik untuk didokumenkan dan diedar kepada kepada BahagianBahagian lain.lain.

NotaNota‐‐nota kursus disimpan satu salinan untuk rujukan kakitangannota kursus disimpan satu salinan untuk rujukan kakitangan

1313

FAIL LATIHAN


S t L tik4. Surat Lantikan5. Minit Mesyuarat6 N t L tih (K d t )6. Nota Latihan (Kedatangan)

Fail Fail ZonZon /Kumpulan/KumpulanPerlaksanaanPerlaksanaan 5S 5S CawanganCawangan Meliputi perjalanan permulaan 5S di cawangan / bahagian /zonMeliputi perjalanan permulaan 5S di cawangan / bahagian /zon Meliputi perjalanan permulaan 5S di cawangan / bahagian /zonMeliputi perjalanan permulaan 5S di cawangan / bahagian /zon Segala dokumen awal terbitnya perlaksanaan 5S di zon berkenaanSegala dokumen awal terbitnya perlaksanaan 5S di zon berkenaan

Surat perlantikan ahliSurat perlantikan ahli‐‐ahli oleh ketua zonahli oleh ketua zonDi k f il k (H d C fil )Di k f il k (H d C fil ) Disaran menggunakan fail keras (Hard Cover file)Disaran menggunakan fail keras (Hard Cover file)

Wajib mempunyai perancangan 5S zon yang terkiniWajib mempunyai perancangan 5S zon yang terkini Mempunyai Struktur Zon yang jelas dan menggunakan Polisi, Objektif Mempunyai Struktur Zon yang jelas dan menggunakan Polisi, Objektif

d S i P l k S l h dik l k l h J/K I d kd S i P l k S l h dik l k l h J/K I d kdan Strategi Pelaksanaan 5S yang telah dikeluarkan oleh J/K Indukdan Strategi Pelaksanaan 5S yang telah dikeluarkan oleh J/K Induk Minit mesyuarat juga perlu disimpan. Minit mesyuarat juga perlu disimpan. Pastikan segala dokumen yang memerlukan tandatangan, perlu Pastikan segala dokumen yang memerlukan tandatangan, perlu

di d idi d iditandatangani.ditandatangani. Fail ini menjadi rujukan utama oleh ahli zon Fail ini menjadi rujukan utama oleh ahli zon Fail ini boleh menggabungkan 3 kategori dalam fail iaitu Promosi di Fail ini boleh menggabungkan 3 kategori dalam fail iaitu Promosi di

Z L ih di Z d j A di di Z I i d l h i b i Z L ih di Z d j A di di Z I i d l h i b i Zon, Latihan di Zon dan juga Audit di Zon. Ini adalah persiapan bagi Zon, Latihan di Zon dan juga Audit di Zon. Ini adalah persiapan bagi ahli di zon berkenaan laksana 5S dengan jayanya.ahli di zon berkenaan laksana 5S dengan jayanya.

1515

FAIL ZON / KUMPULANFAIL ZON / KUMPULANFAIL ZON / KUMPULANFAIL ZON / KUMPULAN


P l L k i4. Pelan Lokasi5. Minit Mesyuarat6 L L t / A dit D l6. Laporan Lawatan / Audit Dalaman7. Gambar Sebelum dan progress

P b l j8. Perbelanjaan

SUDUT 5SSUDUT 5S

Sudut 5S : Umum dan Kumpulan.

Mengandungi maklumat berkaitan Amalan 5S.

M kl di d S d l h ki i d i Maklumat di sudut 5S adalah terkini dan sentiasa

dikemaskini.

Disediakan di tempat yang strategik.

Dipantau dengan baik.

Mengandungi maklumat aktiviti 5S Zon / KumpulanMengandungi maklumat aktiviti 5S Zon / Kumpulan

Penggunaan ruang dengan berkesan dan amalkan 5S.

ROADMAP TO 5S IMPLEMENTATION

CONTINUAL CREATIVITY AND INNOVATION

PLAN DO CHECK PLAN DO CHECK ACTACT

PR

Sort

EPAR

Set in order

CONTINUALSELF-ASSESSMENTRATI

Shine

Standardise

CONTINUAL

IMPROVEMENT

SELF ASSESSMENT AND 5S

CERTIFICATION

ON

Standardise

Sustain

PHASE 1 PHASE 2 PHASE 3 PHASE 4

ENABLERS RESULTS

SUDUT 5SSUDUT 5SSUDUT 5SSUDUT 5S

Lokasi – Tempat bersesuaianP l d Perlu ada: Polisi 5S

b Carta Perbatuan Carta Organisasi Gambar progress Laporan Audit Info/maklumat

amalan berkualiti smvsb

Documents