amalan persekitaran berkualiti (amalan 5s)harapan saya, agar warga pejabat pendaftar bersatu-padu...

AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI (AMALAN 5S)PEJABAT PENDAFTAR

GARIS PANDUAN

I S I K A N D U N G A N

KATA-KATA ALUAN Mukasurat

PendaftarPengerusi Jawatankuasa 5S

iii

BAHAGIAN SATU: MENGENALI AMALAN 5S1.0 Tujuan2.0 Latar Belakang3.0 Memahami Konsep Amalan 5S4.0 Kunci Kejayaan Amalan 5S5.0 Penutup

111

1011

BAHAGIAN DUA: HALATUJU AMALAN 5S1.0 Tujuan2.0 Latar Belakang3.0 Hala Tuju Amalan 5S Pejabat Pendaftar4.0 Penutup

12121214

BAHAGIAN TIGA: LANGKAH-LANGKAH PELAKSANAAN AMALAN 5S1.0 Tujuan 2.0 Latar Belakang3.0 Pelaksanaan Amalan 5S di Pejabat Pendaftar UTM4.0 Langkah-Langkah Pelaksanaan Amalan 5S

4.1 Langkah 1 – Pembentukan Jawatankuasa Induk 5S4.2 Langkah 2 – Mewujudkan Zon 5S4.3 Langkah 3 – Latihan 5S4.4 Langkah 4 – Pelancaran 5S4.5 Langkah 5 – Pelaksanaan Amalan 5S

5.0 Penutup

15151517

26

BAHAGIAN EMPAT: STANDARD TINDAKAN PELAKSANAAN AMALAN 5S DI PEJABAT PENDAFTAR - KEBERSIHAN, KEKEMASAN DAN KESELAMATAN

1.0 Tujuan2.0 Latar Belakang3.0 Tindakan Pelaksanaan Amalan 5S

3.1 Keperluan Utama Pelaksanaan3.2 Ruang Pejabat 3.3 Ruang Kerja/Bilik Pegawai3.4 Bahagian Pengeluaran

27272727283133

3.5 Stor3.6 Tempat Umum3.7 Keupayaan Sumber Manusia3.8 Keselamatan Persekitaran

4.0 Penutup

3435373838

BAHAGIAN LIMA: PELAKSANAAN AUDIT DALAMAN AMALAN 5S1.0 Tujuan 2.0 Latar Belakang 3.0 Tatacara Audit Dalaman4.0 Penutup

Sekalung Penghargaan

39393940

S E N A R A I R A J A H

1. Tindakan Menyisih Barang/Dokumen/Peralatan 2. Tindakan Menyusun Barang/Dokumen/Peralatan 3. Tindakan Melaksanakan Amalan SAPU 4. Tindakan Melaksanakan Amalan SERAGAM 5. Langkah-langkah Pelaksanaan Amalan 5S 6. Struktur Jawatankuasa Induk Amalan 5S, Pejabat Pendaftar 7. Cara Amalan SISIH di Tempat Kerja 8. Tag Merah 9. Cara Amalan SUSUN di Tempat Kerja

3 5 6 7

16 18 22 22 23

S E N A R A I J A D U A L

1. Istilah 5S dalam Bahasa Jepun, Bahasa Inggeris dan Bahasa Melayu 22. Kesan Nyata Pelaksanaan SISIH 33. Kesan Nyata Pelaksanaan SUSUN 44. Kesan Nyata Pelaksanaan SAPU 55. Kesan Nyata Pelaksanaan SERAGAM 66. Kesan Nyata Pelaksanaan SENTIASA AMAL 77. Hasil Jangkaan Pelaksanaan 5S 88. Kaedah “Plan-Do-Check-Action” (PDCA) 15

Assalamualaikum Wrt. Wbt.,

Syabas dan tahniah diucapkan kepada Ahli Jawatankuasa 5S Pejabat Pendaftar dalam usaha menghasilkan Garis Panduan Amalan Persekitaran Berkualiti (Amalan 5S) yang bertujuan untuk menggariskan standard Amalan Persekitaran Berkualiti yang berkesan. Garis panduan ini akan menjadi rujukan oleh semua staf Pejabat Pendaftar dalam melaksanakan amalan 5S di tempat kerja masing-masing. Ia juga diharap dapat menjadi pemangkin kepada budaya kerja berkualiti dan medan transformasi UTM bagi meningkatkan kualiti penyampaian perkhidmatan kepada semua pihak.

5S menekankan aspek ‘KAIZEN’ iaitu penambahbaikan berterusan dalam persekitaran kerja yang berkualiti. Bagi menyokong kepada ‘KAI’ Universiti, Pejabat Pendaftar memperkasakan budaya 5S sebagai medium untuk mencapai matlamat memajukan pembangunan modal insan serta menyuburkan budaya inovasi & kreativiti. Ia bagi melengkapi semarak budaya kualiti yang menitikberatkan aspek produktiviti, di samping meningkatkan tahap kepuasan pelanggan dalaman, luaran serta pihak-pihak yang berkepentingan. Penghayatan budaya 5S juga mampu menyuburkan ‘DNA’ institusi melalui pencapaian ‘KAI’ yang tersirat.

Dengan kejayaan Anugerah Kualiti Perkhidmatan 2011 yang diraih sempena dengan Majlis Citra Karisma 2012, Pejabat Pendaftar maju selangkah lagi dengan memberi penekanan kepada pembudayaan 5S ke arah memantapkan lagi persekitaran pekerjaan yang kondusif dan sistematik. Saya percaya, melalui penghayatan budaya 5S yang betul, akan membantu staf mengurus sumber-sumber yang ada dengan cara yang lebih efisien dan efektif, meminimakan sebarang pembaziran sumber dan menyumbang kepada pencapaian objektif organisasi ‘lean’.

Harapan saya, agar warga Pejabat Pendaftar bersatu-padu dalam membentuk sinergi, menformulasi strategi dan berusaha demi merealisasikan matlamat melahirkan budaya kerja yang lebih berkualiti dan berimpak tinggi. Jadikanlah 5S sebagai budaya kerja seharian kita bagi mencerminkan kualiti perkhidmatan Pejabat Pendaftar yang cemerlang.

Sekali lagi, setinggi-tinggi ucapan tahniah & penghargaan kepada mereka yang terlibat di dalam penghasilan terbitan Garispanduan ini dan semua warga Pejabat Pendaftar yang telah menyumbang kepada kejayaan serta kecemerlangan Pejabat Pendaftar khususnya dan UTM amnya.

WAN MOHD ZAWAWI BIN WAN ABD RAHMANPendaftarUniversiti Teknologi Malaysia

KATA-KATA ALUAN PENDAFTAR

i

Assalamualaikum Wrt. Wbt.,

Alhamdulillah, Garis panduan Amalan Persekitaran Berkualiti (Amalan 5S) Pejabat Pendaftar telah berjaya dihasilkan sebagai rujukan kepada semua staf Pejabat Pendaftar untuk melaksanakan Amalan 5S. Usaha ini adalah sebahagian dari usaha Pejabat Pendaftar untuk menjadikan kualiti sebagai budaya kerja dalam organisasi.

Amalan 5S adalah satu program menyeluruh KAIZEN yang melibatkan semua staf dalam organisasi. Ini adalah satu pendekatan yang berkesan untuk memotivasikan staf, meningkatkan produktiviti dan persekitaran pekerjaan. Kelebihan dalam melaksanakan amalan 5S di tempat kerja di antaranya adalah tempat kerja lebih bersih dan tersusun, pejabat menjadi tempat kerja yang selesa dan selamat, penghasilan kerja lebih mudah dilihat oleh pelanggan dalaman dan luaran serta boleh meningkatkan kreativiti dan inovasi di tempat kerja. Selain daripada itu, tahap disiplin staf akan meningkat dan semua pihak akan berasa bangga serta seronok dengan persekitaran yang lebih kondusif.

Akhir kata, saya ingin merakamkan sekalung penghargaan dan ucapan terima kasih kepada semua ahli jawatakuasa 5S yang telah bertungkus lumus serta menggembleng tenaga dan buah fikiran untuk menghasilkan garis panduan ini. Tahniah diucapkan. Harapan saya agar garis panduan ini akan dapat dimanfaatkan sepenuhnya dan amalan persekitaran berkualiti (amalan 5S) akan menjadi nadi kepada budaya kerja berkualiti Pejabat Pendaftar.

HAJI HASSAN BIN HUSINPengerusi Jawatankuasa 5S Pejabat PendaftarUniversiti Teknologi Malaysia

KATA-KATA ALUAN PENGERUSI JAWATANKUASA 5S

ii

AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI (AMALAN 5S)PEJABAT PENDAFTAR

GARIS PANDUAN

1

Inovatif Kondusif Lestari

BAHAGIAN SATU: MENGENALI AMALAN 5S

1.0 TUJUAN

1.1 Memberi pemahaman tentang Amalan 5S.

2.0 LATAR BELAKANG

2.1 Konsep Amalan 5S mula diperkenal kepada syarikat-syarikat di negara Jepun pada awal tahun 1980an. Amalan 5S ialah kaedah atau alat pengurusan yang boleh mewujudkan persekitaran di tempat kerja berkualiti yang selesa, kemas dan selamat di dalam organisasi dan menentukan kepatuhan kepada piawaian serta dapat memupuk usaha penambahbaikan yang berterusan.

2.2 Di Malaysia, konsep Amalan 5S mula diperkenalkan pada pertengahan tahun 1980an dan telah dipraktikkan dalam sektor swasta terutama syarikat-syarikat multi-nasional. Kini banyak agensi-agensi Perkhidmatan Awam mengamalkan Amalan 5S malah ada di kalangannya telah mendapat pengiktirafan menerusi persijilan daripada Perbadanan Produktiviti Malaysia (MPC).

3.0 MEMAHAMI KONSEP AMALAN 5S

3.1 Amalan 5S

3.1.1 Amalan 5S merupakan alat pengurusan persekitaran berkualiti yang dipelopori oleh Jepun dengan penumpuan kepada lima (5) langkah tindakan pelaksanaan yang bermula dengan huruf awalan ‘S’ yang bermatlamatkan pengurusan amalan kebersihan yang bersistematik. Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu dan Shitsuke adalah perkataan Jepun yang diringkaskan menjadi 5S. Dalam Bahasa Melayu memberi maksud Sisih, Susun, Sapu, Seragam dan Sentiasa Amal.

3.1.2 Amalan 5S merupakan teknik yang paling berkesan bagi mewujudkan budaya peningkatan secara berterusan atau dikenali sebagai ‘Kaizen’ dalam Bahasa Jepun. Kaizen adalah cara pembaikan dilakukan secara sedikit demi sedikit tetapi berterusan terutama dalam aktiviti yang berorientasikan manusia dan proses. Bagi menjayakannya, penyertaan dan komitmen yang tinggi diperlukan daripada semua peringkat staf dalam organisasi.

2


BAHASA JEPUN BAHASA INGGERIS BAHASA MELAYU MAKSUD CONTOH

Seiri Sort Sisih Menyisih barang-barang yang tidak

perlu: Mengasingkan dan melupuskan

barang-barang yang tidak diperlukan di

tempat kerja secara sistematik.

Melupuskan peralatan

yang rosak mengikut

prosedur yang

ditetapkan.

Seiton Set in Order Susun Kekemasan: Menyusun barang-

barang/dokumen yang diperlukan

secara kemas dan sistematik supaya

mudah diambil dan dikembalikan ke

tempat asal selepas digunakan.

Mencapai dokumen

dalam tempoh 30 saat.

Seiso Shine Sapu Pembersihan: Membersihkan dan

memeriksa tempat kerja secara

terperinci supaya tiada debu atau

kotoran di atas lantai, peralatan dan

persekitaran tempat kerja.

Tanggungjawab harian

untuk pembersihan

ruang dan peralatan

kerja individu.

Seiketsu Standardise Seragam Keseragaman: Mewujudkan piawaian

amalan terbaik di tempat kerja dan

memastikan piawaian tersebut dipatuhi

di samping memastikan tempat kerja

itu bersih dan teratur sepanjang masa.

Tempat penyimpanan

peralatan dan

dokumen yang jelas.

Shitsuke Sustain Sentiasa Amal Disiplin: Melatih staf untuk mengamal

sistem Amalan 5S secara berterusan

supaya menjadi tabiat dan budaya kerja

organisasi.

Lakukan Amalan 5S

secara konsisten.

3.1.3 Amalan 5S adalah asas peningkatan kualiti dan produktiviti yang berkesan kerana:

a) Mewujudkan persekitaran tempat kerja yang berkualiti dan produktif.b) Hasil kebersihan, kekemasan dan keselamatan yang nyata.c) Lebih banyak idea kreatif dan inovatif diketengahkan oleh staf untuk penyelesaian masalah dan penambahbaikan.d) Semua staf akan lebih berdisiplin dan beretika untuk menghasilkan prestasi kerja yang lebih baik.e) Operasi di tempat kerja lebih senang, pantas dan selamat.f) Membina budaya kerja dan nilai bersama yang cemerlang.g) Menjadi kebanggaan semua staf dan meningkatkan imej organisasi.

3.1.4 5S merupakan istilah asal dalam Bahasa Jepun, yang jika diterjemahkan ke Bahasa Melayu dan Bahasa Inggeris akan membawa maksud seperti yang dinyatakan di dalam Jadual 1.

Jadual 1: Istilah asal dalam Bahasa Jepun

3


Pengasingan Tindakan

Barang/dokumen yang tiada nilai dan

senang dibuang Lupus dengan segera

Dihapuskan/dijual mengikut prosedur

Barang/dokumen yang ada nilai dan senang dibuang

Barang/dokumen tiada nilai tapi kos pelupusan tinggi

Lupus dengan menggunakan

kaedah/kos yang paling rendah

Barang/dokumen yang tidak diperlukan

3.2 PRINSIP AMALAN 5S

3.2.1 Sisih (Seiri): Menyisih dan melupuskan (membuang) barang yang tidak perlu di tempat kerja.

Sisih merupakan satu proses kerja mengasing barangan yang diperlukan dan tidak diperlukan daripada sekumpulan barangan di tempat kerja. Proses pengasingan ini membantu dalam menentukan barangan yang diperlukan pada masa sekarang atau masa hadapan dan perlu disimpan di tempat penyimpanan yang ditetapkan. Kesan nyata dalam pelaksanaan sisih ditunjukkan dalam Jadual 2. Barangan yang tidak diperlukan akan dilupuskan seperti dalam Rajah 1.

Kuantitatif Kualitatif

Penjimatan ruang

Kawalan stok dan produk yang cekap

Masa pencarian yang pantas

Tempat kerja lebih selamat

Suasana kerja lebih selesa

Mudah mengesan tempat/

alat/bahan rosak lebih awal

Jadual 2 : Kesan Nyata Pelaksanaan SISIH

Rajah 1: Tindakan Menyisih Barang/Dokumen/Peralatan

4


3.2.2 Susun (Seiton): Menyusun dan menyimpan barang dengan kemas, mudah diambil dan disimpan semula ditempatnya.

Menyusun dan melabel dilakukan setelah kesemua barangan yang tidak perlu diasingkan. Kesan nyata dalam pelaksanaan susun ditunjukkan dalam Jadual 3. Susunan barangan dilakukan mengikut kumpulan yang sama seperti dalam Rajah 2. Tujuan utama menyusun ialah:

a) Menjimatkan penggunaan ruang.b) Penyimpanan barangan lebih kemas dan teratur.c) Memudahkan proses mengesan dan mendapatkan barangan pada masa akan datang.

Jadual 3 : Kesan Nyata Pelaksanaan SUSUN


Kawalan stok dan produk yang

cekap

Masa pencarian yang pantas

Proses kerja lebih pantas

Mengelak kesilapan dan kesalahan

Kadar kehilangan peralatan rendah

Suasana kerja lebih selesa

Mendidik staf berdisiplin positif

Menjana idea kreatif di kalangan

staf

Moral tinggi di kalangan staf

Selamat di tempat kerja

Kaedah FIFO (First In First Out)

mudah dilaksanakan

5


Rajah 2: Tindakan Menyusun Barang/Dokumen/Peralatan

3.2.3 Sapu (Seiso): Mencuci atau membersih tempat kerja dengan rapi supaya tiada habuk, kotoran di atas lantai, mesin, peralatan dan persekitaran tempat kerja.

Persekitaran yang bersih diperlukan oleh semua peringkat staf untuk merasa selesa dan ceria apabila bekerja. Selain meningkatkan kecekapan kerja, menyapu juga boleh mempertingkatkan tahap keselamatan di tempat kerja dan peralatan yang digunakan. Tujuan menyapu untuk menghilangkan habuk atau kekotoran yang melekat di lantai, mesin di tempat kerja atau barang-barang yang telah disisih dan disusun. Satu senarai semak hendaklah diletakkan untuk menjadi panduan kepada staf tentang apa yang harus dilakukan pada masa akan datang dalam aktiviti ini. Kesan nyata dalam pelaksanaan sapu ditunjukkan dalam Jadual 4.


Kos kerosakan peralatan rendah Kualiti produk bertambah Masa membersih lebih pantas

Suasana kerja lebih selesa dan

ceria Staf terus menjana idea kreatif Moral staf tinggi Selamat di tempat kerja

Jadual 4: Kesan Nyata Pelaksaan SAPU

Kelompok barang/dokumen Tindakan yang perlu

Barang/dokumen selalu digunakan

Susun dekat dengan tempat kerja dan

cepat dicapai

Letakkan di tempat yang dikhaskan bagi

barang/dokumen yang jarang

digunakan/jarang dirujuk

Barang/dokumen jarang digunakan semasa urusan

harian

Barang/dokumen tidak digunakan semasa urusan

harian tetapi perlu dirujuk dan mesti

disimpan

Letakkan di tempat yang dikhaskan bagi

barang/dokumen yang dirujuk secara

bermusim

Barang/dokumen diperlukan

6


Rajah 3: Tindakan Melaksanakan Amalan SAPU

3.2.4 Seragam (Seiketsu): Mematuhi piawaian persekitaran berkualiti di tempat kerja bagi memastikannya bersih dan teratur sepanjang masa.

Seragam hanya dapat dilakukan setelah aktiviti sisih, susun, dan sapu telah disempurnakan. Seragam atau mengekalkan kebersihan tempat kerja pada tahap asal adalah penting supaya segala usaha yang dilakukan dalam tiga aktiviti terdahulu tidak menjadi sia-sia. Aktiviti yang dilakukan sendiri oleh setiap staf akan menyemai sifat kekitaan dan cintakan kebersihan di tempat kerja. Panduan diperlukan untuk dipatuhi oleh staf bagi menjamin kualiti dan piawaian yang telah ditentukan. Antaranya ialah Standard Operation Procedure (SOP), Work Instruction (WI), Guidebook, Carta Alir (Process Flow), gambar atau contoh fizikal dan Sistem Visual yang jelas. Kesan nyata dalam pelaksanaan seragam ditunjukkan dalam Jadual 5. Tindakan melaksanakan amalan seragam adalah seperti dalam Rajah 4.

Jadual 5: Kesan Nyata Pelaksanaan SERAGAM


Kos selenggara rendah Kos overhead rendah Kecekapan proses meningkat Kuantiti pengeluaran meningkat Rungutan pelanggan rendah Produktiviti staf meningkat

Mendidik staf berdisiplin positif Staf terus menjana idea kreatif Kemahiran staf meningkat Staf setia kepada organisasi Imej organisasi meningkat

Aktiviti

Kenalpasti ruang, peralatan dan tempat

kerja yang kotor

Tindakan membersihkan

kekotoran BERSIH

Proses Hasil

7


Rajah 4: Tindakan Melaksanakan Amalan SERAGAM

3.2.5 Sentiasa Amalkan (Shitsuke): Melatih staf berdisiplin untuk mengamalkan sistem Amalan 5S secara berterusan supaya menjadi tabiat dan budaya kerja berkualiti dalam organisasi.

Budaya kerja cemerlang dapat dibangunkan dengan mematuhi panduan dan piawaian yang telah ditentukan. Setiap staf perlu faham, patuh, berusaha dan mengamalkan penjagaan kebersihan organisasi serta tempat kerja. Amalan kebersihan ini dapat disemai dalam diri individu dengan memberi tunjuk ajar menerusi program latihan secara berkala. Kesan nyata dalam pelaksanaan sentiasa amal ditunjukkan dalam Jadual 6.


Kos pengeluaran rendah Produktiviti staf meningkat Kualiti produk/perkhidmatan

meningkat Memperolehi Sijil 5S Kemalangan sifar di tempat kerja

Staf lebih kreatif dan inovatif Kemahiran staf meningkat Staf setia kepada organisasi Budaya kerja berpasukan yang

tinggi

Jadual 6: Kesan Nyata Pelaksanaan SENTIASA AMAL

MENYUSUN

SERAGAM MENGGUNAKAN SKEMA WARNA

SISTEM NOMBOR/RUJUKAN

MELABEL

8


3.3 Faedah Melaksanakan Amalan 5S

Terdapat pelbagai faedah dalam melaksanakan amalan 5S dan di antaranya :

a) Persekitaran tempat kerja menjadi lebih bersih, kemas dan tersusun rapi; Persekitaran tempat kerja menjadi lebih selamat.

b) Staf berpeluang menjana idea yang bernas dan kreatif untuk mencapai persekitaran tempat kerja yang bersih dan kondusif.

c) Proses pencarian menjadi lebih mudah dan pantas dalam melaksanakan kerja.

d) Kesilapan kerja dapat dielakkan.e) Sebarang masalah dan kecacatan dapat dikesan semasa proses

pengeluaran/pemberian perkhidmatan.f) Mewujudkan kaedah-kaedah dan piawaian kerja yang jelas.g) Mengoptimumkan penggunaan ruang kerja dengan pengurusan

persekitaran yang berkualiti, cekap dan berkesan.h) Kawalan stok/inventori yang lebih berkesan.i) Pengurusan kos yang lebih berkesan.j) Rungutan pelanggan dapat dikurangkan terhadap penyampaian

perkhidmatan.k) Memudahkan urusan penyelenggaraan.l) Meningkatkan semangat kerja berpasukan.

3.4 Hasil Yang Dijangka Dari Amalan 5S

Jadual 7: Hasil Jangkaan Pelaksanaan Amalan 5S

BIL SENARAI HASIL YANG DIJANGKA CATATAN 1. Penjimatan Kos

Penjimatan penggunaan inventori Menghalang kerosakan ke atas inventori / aset Menghalang salah letak peralatan dan perkakasan Mempercepatkan proses pencarian dan pengesanan

dalam sesuatu urusan kerja

2. Meningkatkan kecekapan penggunaan sumber

Mengoptimumkan penggunaan kawasan/tempat kerja Meminima masa pencarian peralatan dan pembaziran

bahan mentah/proses Mempermudahkan kawalan dan penyelenggaraan

9


3.5 Tindakan Yang Bukan Amalan 5S

Antara tindakan yang bukan ciri Amalan 5S adalah seperti berikut:

a) Memberi latihan pengemasan.b) Menyalahkan orang lain sekiranya berlaku sebarang kecacatan.c) Memaksa staf bekerja.d) Memaksa staf bekerja dengan lebih tekun dan pantas.e) Dibuat pada bulan-bulan atau tahun-tahun tertentu (bermusim) sebagai contoh dilaksanakan dalam bulan kualiti atau pertandingan sahaja.

BIL SENARAI HASIL YANG DIJANGKA CATATAN 3. Meningkatkan kecekapan dan

keberkesanan penyelenggaraan

Mengekalkan dan meningkatkan keupayaan jangka hayat mesin, peralatan dan kemudahan-kemudahan yang digunapakai

Mengekalkan dan meningkatkan keupayaan beroperasi mesin, peralatan dan kemudahan-kemudahan

Mengurangkan pembaziran dan kadar kerosakan mesin, peralatan dan kemudahan-kemudahan

4. Jaminan kualiti

Meningkatkan kualiti dan produktiviti barangan/perkhidmatan

Meningkatkan keupayaan melaksanakan kerja dengan lebih pantas dan selamat

Memastikan penyampaian produk/perkhidmatan cekap dan berkesan

5. Meningkatkan keselamatan di

persekitaran tempat kerja Menghapuskan keadaan yang merbahaya Meningkatkan tahap kesihatan di tempat kerja Menghapuskan keadaan yang boleh mendatangkan

kecederaan dan kemalangan Mengelakkan berlakunya kesilapan dan kecuaian Pematuhan kepada peraturan-peraturan

6. Meningkatkan motivasi staf

Perhubungan yang baik antara staf Membentuk disiplin yang tinggi Membentuk semangat kerjasama dan kerja berpasukan Memupuk nilai-nilai murni dari kalangan staf Meningkatkan rasa sayang pada tempat kerja

10


4.0 KUNCI KEJAYAAN AMALAN 5S

4.1 Sokongan dan Komitmen Berterusan dari Pengurusan Atasan

Sokongan dan komitmen pihak pengurusan atasan dapat mewujudkan suasana yang menyemarakkan pelaksanaan Amalan 5S selain mampu memberi kesan yang berpanjangan. Pihak pengurusan atasan akan memberikan hala tuju dan keputusan-keputusan untuk memastikan Amalan 5S dapat dilaksanakan dalam organisasi dengan baik oleh stafnya.

4.2 Membentuk Prasarana yang Berkesan

Sediakan prasarana yang bersesuaian. Menjadi kepentingan untuk mengenal pasti terlebih dahulu aspek atau ruang yang bersesuaian untuk dilaksanakan Amalan 5S dalam organisasi. Tindakan yang bersistematik adalah perlu dengan mewujudkan beberapa jawatankuasa bagi pelaksanaan Amalan 5S dan terma rujukan yang jelas.

4.3 Mengadakan Sistem Komunikasi yang Berkesan

Sediakan dan lancarkan sistem atau kaedah komunikasi yang sesuai. Ini penting bagi memberikan penerangan akan keperluan, kepentingan dan kebaikan 5S di organisasi kepada staf lain. Untuk itu, beberapa kaedah boleh digunakan misalnya:

a) Melalui mesyuarat.b) Menggunakan intranet seperti portal, blog atau laman web

organisasi.c) Informasi di papan kenyataan.d) Poster dan risalah.e) Surat berita dalaman (Newsletter).

4.4 Melatih Semua Peringkat Staf untuk Mengamalkan Amalan 5S

Mengadakan latihan kepada kumpulan-kumpulan yang terlibat dalam Amalan 5S dan staf lain di dalam organisasi. Perlu dirancang latihan asas Amalan 5S kepada setiap staf. Ini bagi membolehkan seluruh staf organisasi tahu apa peranan yang harus mereka laksanakan dalam Amalan 5S.

4.5 Penandaarasan Amalan Terbaik

Wujudkan dan kongsikan amalan terbaik (best practices). Antaranya mengadakan lawatan ke syarikat-syarikat atau agensi-agensi yang menjadi model Amalan 5S untuk penambahbaikan yang berterusan. Sediakan dan gunakan pangkalan data berkaitan amalan-amalan yang terbaik dan mesti dikongsikan dengan staf yang lain.

11


4.6 Pelan Pelaksanaan Amalan 5S – Kitaran P-D-C-A

Sediakan pelan pelaksanaan Amalan 5S yang menyeluruh dengan merangka pendekatan yang sistematik dengan menggunakan Kitaran P-D-C-A (Rancang (Plan) - Laksana (Do) - Periksa (Check) - Tindakan (Action)). Sentiasa menilai dan membuat pengubahsuaian. Dalam pelaksanaan Amalan 5S, setiap masalah yang dihadapi harus dijadikan teladan dan daripadanya mesti dilakukan penambahbaikan. Ubahsuai atau pilih pendekatan dan kaedah pelaksanaan bagi memastikan Amalan 5S di organisasi lebih berkesan.

4.7 Mengamalkan Penilaian Prestasi dan Sistem Ganjaran

Audit Dalaman Amalan 5S dalam organisasi adalah kaedah terbaik membuat penilaian prestasi Amalan 5S. Penilaian ini boleh disusuli dengan sistem ganjaran yang menawarkan ganjaran pada setiap pasukan yang berjaya dalam pelbagai kategori yang dianjurkan.

5.0 PENUTUP

5.1 Konsep Amalan 5S mudah difahami oleh setiap staf kerana perkara ini hanya memerlukan pengetahuan konvensional dan disiplin serta komitmen yang tinggi. Amalan ini juga boleh dilaksanakan di semua organisasi kerana Amalan 5S dapat memupuk semangat kerja berpasukan, mewujudkan persekitaran yang produktif dan dapat meningkatkan rasa tanggungjawab serta sayang kepada organisasi.

5.2 Komitmen yang berterusan daripada pihak pengurusan serta penglibatan semua warga menjadi tunjang kepada kejayaan pelaksanaan Amalan 5S.

12


BAHAGIAN DUA:HALA TUJU AMALAN 5S PEJABAT PENDAFTAR,

UNIVERSITI TEKNOLOGI MALAYSIA

1.0 TUJUAN

1.1 Memberi pemahaman tentang hala tuju Amalan 5S di Pejabat Pendaftar, Universiti Teknologi Malaysia (UTM).

2.0 LATAR BELAKANG

2.1 Pejabat Pendaftar mempraktikkan Amalan 5S bagi mewujudkan modal insan yang berupaya mempamerkan kecekapan dan keberkesanan dalam aspek pengurusan persekitaran kerja yang berkualiti. Keupayaan ini akan memaparkan identiti korporat Pejabat Pendaftar untuk:

a) Merangsang persekitaran kerja yang bersih, kemas dan selamat untuk keberkesanan operasi.b) Penjimatan masa, kos dan tenaga.c) Mewujudkan semangat kerja berpasukan dalam organisasi.

2.2 Amalan 5S merupakan salah satu bentuk pelaburan jangka panjang untuk memastikan Pejabat Pendaftar sentiasa bersedia menghadapi cabaran persekitaran dan keperluan pelanggan. Ini akan menjadikan Pejabat Pendaftar sebagai organisasi contoh kepada Pusat Tanggungjawab (PTJ) yang lain di Universiti.

2.3 Pejabat Pendaftar terdiri daripada 5 bahagian utama iaitu Bahagian Pengurusan Modal Insan (HCM), Bahagian Pengurusan Akademik (BPA), Bahagian Pembangunan Modal Insan (HCD), Bahagian Pengurusan Organisasi (BPO) dan Bahagian Keselamatan (BK).

3.0 HALA TUJU AMALAN 5S PEJABAT PENDAFTAR

3.1 Polisi “Pejabat Pendaftar komited dalam mewujudkan persekitaran kerja yang

kondusif melalui pelaksanaan Amalan 5S yang kreatif dan inovatif bagi meningkatkan produktiviti dan kepuasan pelanggan”

3.2 Moto Inovatif. Kondusif. Lestari

13


3.3 Logo

Keterangan logo 5S:Ungu - AspirasiMerah - KesungguhanHijau - Lestari Oren - Ceria Biru - Harmoni Bulatan - Kesepakatan Ekor 5 - Melebihi Jangkauan Kerawang - Kreativiti dalam pelaksanaan

3.4 Objektif

Memastikan pengurusan Amalan 5S yang cekap dan berkesan bagi mencapai ciri-ciri kualiti di tempat kerja seperti berikut:

a) Menggalakkan budaya kerja yang kreatif & inovatif.b) Memupuk semangat ukhwah bagi membentuk sinergi di kalangan

warga Pejabat Pendaftar dari pelbagai peringkat.c) Meningkatkan mutu perkhidmatan kerja melalui penerapan budaya

kaizen /inovasi.d) Mewujudkan persekitaran kerja yang selamat, selesa, bersih dan

sistematik setiap masa.e) Memartabatkan perkhidmatan berkualiti dan mesra pelanggan

sejajar dengan objektif Pejabat Pendaftar

14


3.5 Pendekatan Pelaksanaan Amalan 5S di Pejabat Pendaftar mengfokuskan kepada perkara berikut:

a) Komitmen pengurusan yang jitu dan konsisten meliputi penglibatan dalam merancang, melaksana, memantau dan mengkaji semula pelaksanaan Amalan 5S dari semasa ke semasa bagi mewujudkan suasana kerja yang berkualiti dan produktif.

b) Mempelbagaikan program kesedaran dan pendedahan mengenai pelaksanaan Sistem Amalan 5S menerusi latihan yang berjadual.

c) Keseragaman dan ruang kerja yang kondusif, selamat dan ceria memerlukan penglibatan staf Pejabat Pendaftar yang konsisten. Pendekatan PDCA digunakan bagi memastikan keberkesanan pelaksanaan pengamalan 5S.

3.6 Ciri-ciri keutamaan amalan 5S yang dijadikan sebagai garis panduan adalah seperti berikut.

a) Beridentitikan imej korporat yang mempamerkan persekitaran berkualiti iaitu kondusif dan selamat untuk keselesaan pelanggan.

b) Perkongsian sumber (masa, tenaga, kewangan dan idea).c) Mengamalkan semangat kerja berpasukan dan komitmen tinggi di

kalangan staf.d) Kreatif dan inovatif dalam menggunakan sumber sedia ada.

3.7 Kunci utama kejayaan pelaksanaan Amalan 5S di Pejabat Pendaftar adalah seperti berikut:

a) Komitmen yang berterusan daripada pihak pengurusan.b) Penglibatan yang berterusan oleh staf Pejabat Pendaftar. c) Pelaksanaan aktiviti dan amalan 5S secara berterusan berdasarkan

kepada Kitaran PDCA.

4. 0 PENUTUP

Secara keseluruhan, kecekapan dan keberkesanan dalam pengurusan persekitaran berkualiti (amalan 5S) menjadikan Pejabat Pendaftar sebuah organisasi yang kondusif, selamat dan dapat memupuk semangat berpasukan.

15


BAHAGIAN TIGA: LANGKAH-LANGKAH PELAKSANAAN AMALAN 5S DI PEJABAT PENDAFTAR UTM

1.0 TUJUAN

1.1 Tujuan Bahagian Tiga ini ialah untuk memberi panduan terhadap langkah-langkah 5S (Sisih, Susun, Sapu, Seragam, dan Sentiasa Amal) yang dapat membantu warga Pejabat Pendaftar UTM untuk pelaksanaan Amalan 5S dengan lebih mudah dan berkesan.

2.0 LATAR BELAKANG

2.1 Panduan pelaksanaan Amalan 5S ini mengandungi langkah-langkah 5S iaitu Sisih, Susun, Sapu, Seragam dan Sentiasa Amal yang membantu staf Pejabat Pendaftar UTM untuk memahami dan melaksanakan konsep 5S dengan lebih terancang, mudah dan berkesan.

2.2 Panduan langkah-langkah Amalan 5S ini sebagai bahan rujukan kepada semua peringkat organisasi di Pejabat Pendaftar UTM untuk mewujudkan persekitaran yang berkualiti di Pejabat Pendaftar UTM, di samping menentukan kepatuhan kepada piawaian yang ditetapkan serta dapat memupuk usaha penambahbaikan di persekitaran tempat kerja secara berterusan.

3.0 PELAKSANAAN AMALAN 5S DI PEJABAT PENDAFTAR UTM

3.1 Model Pelaksanaan Amalan 5S Pejabat Pendaftar berasaskan kepada Kaedah “Plan-Do-Check-Action” (PDCA) seperti takrifan di Jadual 8.

Jadual 8: Kaedah “Plan-Do-Check-Action” (PDCA)

KAEDAH TAKRIFAN Plan (Rancang) Mewujudkan polisi, objektif, sumber dan merancang aktiviti

persekitaran berkualiti selaras dengan keperluan

standard/piawaian serta keperluan organisasi Do (Laksana) Melaksanakan aktiviti seperti yang dirancang iaitu penerapan

amalan 5S (Sisih, Susun, Sapu, Seragam dan Sentiasa Amal) Check (Semakan, Periksa &

Nilai) Memeriksa dan menilai keberkesanan aktiviti dengan

mengambil kira pencapaian perancangan dan keperluan

standard/piawaian Action (Tindakan) Mengambil tindakan berterusan bagi menambahbaik prestasi

aktiviti persekitaran berkualiti

16


Kaedah PDCA diperkukuhkan lagi dengan penambahbaikan berterusan seperti dalam Rajah 5.

3.2 Pada amnya pelaksanaan Amalan 5S boleh dilakukan melalui pendekatan “Plan-Do-Check-Action” (P-D-C-A)

3.2.1 PLAN (Rancang)a) Menubuhkan Jawatankuasa Induk 5S;b) Membentuk struktur pelaksana Amalan 5S;c) Menggariskan pelan tindakan pelaksanaan Amalan 5S.d) Memberikan pendedahan kepada pihak pengurusan 5S

3.2.2 DO (Laksana)(a) Sisih (Seiri) Mengenalpasti dan mengasingkan barang-barang yang tidak perlu

di kawasan kerja.

(b) Susun (Seiton) Menjelaskan apa-apa yang perlu disusun dan tentukan kaedah

penyusunan.

(c) Sapu (Seiso) (i) Mengenalpasti dari mana datangnya kekotoran. (ii) Mengenalpasti punca-punca berlakunya kekotoran.

(iii) Mengambil tindakan menghapuskan kekotoran dan punca-punca yang menyebabkannya.

• Tindakan Pembetulan dan Penambahbaikan. • Pensijilan / Pengiktirafan • Konvensyen di peringkat Kebangsaan • Gunakan Sudut 5S untuk kemaskini perkembangan & prestasi Amalan 5S di Pejabat.

ACTION / TINDAKAN • Tubuhkan Jawatankuasa • Pecahkan kawasan mengikut zon/seksyen dan lantik Ketua • Tentukan objektif dan polisi. • Sediakan Pelan Tindakan • Adakan Pelancaran di peringkat PTJ • Program kesedaran atau latihan atau lawatan

PLAN / PERANCANGAN

• Laksanakan Amalan 5S • Sisih • Susun • Sapu • Seragam ( Person in charge, procedures, standards, maintenance etc ).

DO / PELAKSANAAN • Audit Dalam • Benchmarking. • Menilai sejauh mana amalan dilaksanakan, keberkesanannya dan pematuhan pada prosedur atau standard yang ditetapkan.

CHECK / PEMANTAUAN / PENILAIAN

Pelaksanaan Amalan 5S

Rajah 5: Langkah-Langkah Pelaksanaan Amalan 5S

17


(d) Seragam (Seiketsu)(i) Mewujudkan rasa tanggungjawab terhadap persekitaran dan

peralatan.(ii) Menerima pakai amalan terbaik yang telah diseragamkan.

(e) Sentiasa amal (Shitsuke)(i) Memastikan setiap warga Pejabat Pendaftar UTM memahami,

mematuhi dan mengamalkan peraturan.(ii) Mengekalkan keadaan yang baik dengan usaha penambahbaikan

berterusan.

3.2.3 CHECK (Semak)(a) Melaksanakan Audit Dalaman 5S.(b) Melakukan penandaarasan dengan jabatan dan organisasi lain untuk

penambahbaikan berterusan.(c) Memastikan peraturan Amalan 5S dipatuhi.

3.2.4 ACTION (Tindakan)(a) Membudayakan Amalan 5S di tempat kerja.(b) Membuat perbandingan pencapaian sebenar dengan sasaran secara berkala.(c) Memberikan pengiktirafan/penghargaan terhadap usaha staf.(d) Menyemak semula kitaran Plan-Do-Check-Action.(e) Memperolehi pensijilan Amalan 5S.

4.0 LANGKAH-LANGKAH PELAKSANAAN AMALAN 5S

4.1 Langkah 1 – Pembentukan Jawatankuasa Induk 5S

4.1.1 Objektif:(a) Melaksanakan program penambahbaikan secara berterusan.(b) Untuk meningkatkan penyertaan semua peringkat staf dan mewujudkan

budaya penambahbaikan berterusan serta semangat kerja berkumpulan ke arah mencapai prestasi cemerlang.

4.1.2 Struktur Pelaksanaan Amalan 5S(a) Tanggungjawab pelaksanaan amalan 5S hendaklah menyeluruh dan setiap

ahli hendaklah menjalankan peranan masing-masing.(b) Pengerusi Jawatankuasa Induk bertanggungjawab untuk memastikan

pelaksanaan Amalan 5S dijalankan sebaiknya.(c) Peranan ahli Jawatankuasa Induk Pejabat Pendaftar UTM perlu dijelaskan

untuk kelancaran pelaksanaan tanggungjawab tersebut.(d) Struktur dan tanggungjawab bagi pelaksanaan Amalan 5S Pejabat Pendaftar

UTM adalah seperti dalam Rajah 6.

18


Wakil Zon HCM

Wakil Zon HCD

Wakil Zon BPA

Wakil Zon BPO

Wakil Zon BK

JK Tugas-Tugas

Khas

JK Latihan

JK Promosi

JK Audit

Penaung

Pengerusi

Setiausaha

4.1.3 Tanggungjawab Jawatankuasa Induk Pejabat Pendaftar adalah seperti berikut:

4.1.3.1 Jawatankuasa Induk

(a) Menentukan hala tuju dan matlamat pelaksanaan Amalan Persekitaran Berkualiti (5S).

(b) Merancang dan membentuk pelan tindakan pelaksanaan Amalan 5S.(c) Membangun dan mengesahkan objektif dan polisi 5S Pejabat Pendaftar.(d) Mengesahkan Logo dan Motto 5S Pejabat Pendaftar.(e) Merancang, menentukan dan mengesahkan belanjawan dan sumber

kewangan.(f) Menetapkan peraturan serta garis panduan pelaksanaan Amalan 5S.(g) Menyelaras aktiviti-aktiviti jawatankuasa kecil.(h) Merancang dan melaksanakan sistem penghargaan/ganjaran/

pengiktirafan.(i) Memantau atau menilai kemajuan pelaksanaan aktiviti Amalan 5S.(j) Mengawasi kemajuan program dengan pembentukan standard yang

sesuai berkaitan sistem 5S yang perlu diwujudkan.(k) Merancang dan mengatur program ke arah membangunkan budaya

kerja yang lebih sistematik, bersih dan selamat.(l) Memantau dan menilai aktiviti penambahbaikan yang dijalankan oleh

setiap zon.(m) Memastikan pelaksanaan 5S di setiap zon menjadi amalan berterusan.(n) Mengurus dan menyelaras usaha pensijilan 5S. (o) Menyedia, mengemaskini, menyelaras dan menyelenggara Sudut 5S

Pejabat Pendaftar.

Rajah 6: Struktur Jawatankuasa Induk Amalan 5S, Pejabat Pendaftar

19


4.1.3.2 Jawatankuasa Audit

(a) Merangka dan menyediakan pelan perancangan pelaksanaan Audit Dalaman 5S bagi Pejabat Pendaftar (carta perbatuan).

(b) Menyediakan skala pemarkahan audit yang sesuai.(c) Menyedia dan mengemaskini Borang Penilaian Audit Dalaman 5S Pejabat

Pendaftar.(d) Menguruskan keperluan audit yang sewajarnya.(e) Memantau tindakan susulan hasil penemuan audit yang dibuat oleh para

Juruaudit Dalaman.(f) Menyimpan dan menyelenggara rekod audit.(g) Mengenalpasti calon Juruaudit Dalaman yang bertauliah dan menguruskan

pelantikan mereka.(h) Menyimpan dan mengemaskini rekod Kelayakan Juruaudit Dalaman 5S (Sijil/

Pengesahan Kehadiran).(i) Menyelenggara, mengemaskini dan menyimpan Fail Audit Dalaman 5S

Pejabat Pendaftar.(j) Menyediakan ringkasan audit/rumusan/analisa/laporan penilaian Audit

Dalaman 5S untuk dilaporkan ke Jawatankuasa Induk 5S Pejabat Pendaftar.

4.1.3.3 Jawatankuasa Latihan

(a) Menyediakan perancangan/cadangan latihan/kursus/seminar/lawatan kerja yang berkaitan dengan Amalan Persekitaran Berkualiti (5S) (carta perbatuan).

(b) Mengenalpasti keperluan latihan berkaitan 5S untuk ahli jawatankuasa, juruaudit, ketua-ketua zon dan semua staf Pejabat Pendaftar.

(c) Melaksana & menguruskan program latihan Amalan 5S.(d) Menyimpan rekod latihan/kursus/seminar Amalan 5S staf.(e) Menyelenggara, mengemaskini dan menyimpan Fail Jawatankuasa Latihan

5S Pejabat Pendaftar. (f) Mengemukakan laporan perkembangan/pencapaian aktiviti Jawatankuasa

Latihan ke Jawatankuasa Induk 5S Pejabat Pendaftar.

4.1.3.4 Jawatankuasa Promosi

(a) Merangka dan menyediakan pelan perancangan aktiviti Jawatankuasa Promosi bagi menggalakkan dan menyemarakkan lagi budaya Amalan Persekitaran Berkualiti (5S) (carta perbatuan).

(b) Mengurus dan melaksanakan program/aktiviti yang sesuai bagi meningkatkan kesedaran amalan 5S di kalangan staf Pejabat Pendaftar (contohnya: program gotong-royong, kempen, poster, banner, gambar aktiviti 5S, lencana dsb).

20


(c) Menyimpan dan menyelenggara rekod, surat menyurat, dokumen, hebahan dan bahan komunikasi dalaman/luaran dalam fail Jawatankuasa Promosi.

(d) Mengemukakan laporan perkembangan/pencapaian semua yang berkaitan dengan aktiviti Promosi ke Jawatankuasa Induk 5S Pejabat Pendaftar.

4.1.3.5 Jawatankuasa Tugas-Tugas Khas

a) Merangka dan menyediakan perancangan untuk melaksanakan tugas-tugas yang merupakan projek khas amalan 5S

b) Mengurus dan melaksanakan program/aktiviti yang sesuai bagi mengukuhkan pelaksanaan amalan 5S.

4.2 Langkah 2 – Mewujudkan Zon 5S

4.2.1 Tujuannya adalah untuk mewujudkan kawasan yang dipertanggungjawabkan kepada kumpulan serta memudahkan pelaksanaan Amalan 5S.

4.2.2 Jawatankuasa Induk 5S akan menentukan zon-zon yang sesuai. Pembahagian kawasan hendaklah diwujudkan menggunakan pelan lokasi untuk kemudahan rujukan kumpulan 5S.

4.2.3 Antara faktor yang perlu diambil kira dalam pembahagian zon:(a) Susun atur keseluruhan kawasan dan pembahagian kepada zon-zon

hendaklah bersesuaian mengikut fungsi dan saiz organisasi.(b) Zon-zon di Pejabat Pendaftar UTM adalah berdasarkan Bahagian/

Unit di mana yang bersesuaian.

4.2.4 Pejabat Pendaftar UTM Johor Bahru terbahagi kepada 5 bahagian dan kelima-lima bahagian dinamakan seperti di bawah:(a) Bahagian Pengurusan Modal Insan – Zon ASPIRASI(b) Bahagian Pembangunan Modal Insan – Zon SINERGI(c ) Bahagian Pengurusan Organisasi – Zon TRANSFORMASI(d) Bahagian Pengurusan Akademik – Zon INOVASI(e) Bahagian Keselamatan – Zon KREATIVITI

4.3 Langkah 3 - Latihan 5S

4.3.1 Tujuannya adalah untuk menyebarkan metodologi Amalan 5S dan melatih warga organisasi dengan pengetahuan asas pelaksanaan 5S.

21


4.3.2 Latihan yang perlu diikuti bagi meningkatkan kefahaman:(a) Program Kesedaran amalan 5S.(b) Amalan Konsep Pelaksanaan 5S.(c) Audit Dalaman 5S.

4.4 Langkah 4 – Pelancaran 5S

4.4.1 Pelancaran 5S diadakan untuk merasmi dan menyampaikan hasrat pengurusan bagi melaksanakan Amalan 5S dalam Pejabat Pendaftar UTM.

4.4.2 Pihak pengurusan hendaklah terlibat secara langsung serta memberi komitmen dan sokongan padu kepada pelaksanaan Amalan 5S, melalui penetapan sasaran, dasar dan objektif Amalan 5S dan juga menentukan matlamat setiap langkah pelaksanaan. Antara perkara yang perlu diberikan penekanan semasa pelancaran adalah seperti berikut:(a) Polisi 5S.(b) Objektif 5S.(c) Garis Panduan Pelaksanaan Amalan 5S.(d) Zon-zon 5S.(e) Pelan tindakan pelaksanaan Amalan 5S.

4.5 Langkah 5 – Pelaksanaan Amalan 5S

4.5.1 SISIH(a) Mengenalpasti barang-barang yang tidak diperlukan. Sisih dengan

memberikan tumpuan kepada pengasingan dan pembuangan barang-barang yang tidak diperlukan di tempat kerja.

(b) Sila rujuk Rajah 7 untuk tatacara amalan sisih di tempat kerja(c ) Berikut adalah panduan untuk melaksanakan aktiviti sisih secara

berkesan: (i) Mengenalpasti barang-barang yang tidak perlu dengan menggunakan kaedah ‘tag merah’ seperti di Rajah 8. (ii) Menentukan tempat penyimpanan bagi barang yang perlu. (iii) Bagi barang-barang yang hendak dilupuskan, rujuklah kepada Arahan Perkhidmatan dan Arahan Perbendaharaan yang sedang berkuatkuasa.

22


Rajah 7: Cara Amalan SISIH di Tempat Kerja

DASAR TAG MERAH –POLISI PEMBUANGAN ATAU PENYISIHAN

Rajah 8: Tag merah

TAG MERAH (RED TAG)

Tidak Diperlukan dan Dalam Proses Dilupuskan

Cara Amalan SISIH Di Tempat Kerja Mengikut Tatacara Pelupusan Aset/Stor

Yang Mana ???

Stratifikasi Tindakan

Tiada nilai dan senang dilupuskan (tidak memerlukan tatacara pelupusan

aset/inventori)

Ada nilai/tiada nilai (memerlukan

tatacara pelupusan aset / inventori)

Dilupuskan mengikut

prosedur sedia ada

Lupus dengan segera SISIH

Item Tak

Diperlukan

SISIH

Langkah 1 Langkah 2 Langkah 3

23


4.5.2 SUSUN

(a) SUSUN merujuk kepada slogan “setiap barang mempunyai tempatnya dan setiap tempat ada barangnya”. Penekanan tertumpu kepada kaedah penyusunan yang cekap, berkesan dan selamat. Ini akan mewujudkan kerja yang kemas dan produktif.

(b) Selepas melaksanakan sisih (seiri) dengan jayanya, barang yang diperlukan hendaklah disusun mengikut keperluan penggunaan.

(c) Berikut adalah panduan aktiviti SUSUN secara berkesan:(i) First-In-First-Out (FIFO).(ii) Melabelkan dan mengindeks nama dan nombor pada peralatan dan

perkakasan.(iii) Menyimpan barang-barang mengikut kategori.(iv) Memastikan barang disusun dengan ketinggian yang selamat.

(d) Sila rujuk Rajah 9 untuk tatacara susun di tempat kerja.

Bagaimana SUSUN Tempat Kerja

Stratifikasi Tindakan

Item Selalu digunakan

Item Jarang digunakan

Diletakkan jauh dari tempat kerja

Mesti diletak dekat dengan tempat kerja

SUSUN

Untuk Susun

Item tak diguna tapi perlu disimpan

Mesti disimpan berasingan tapi mudah dicari

Rajah 9: Cara Amalan SUSUN di Tempat Kerja

24


Nota :

(1) Contoh item yang selalu digunakan:

(a) Failaktifdiletakkandekatdengantempatkerja:(i) situasisemasabekerja–failberadadiatasmeja.(ii) situasi selepaswaktu kerja – fail disusun semula ke tempat asal

denganmengikuttatacarapengurusanfail.(b) Alat tulisperlusentiasaberadadimejakerjadalamkeadaankemasdan

teratur.(c) FailMejaperlusentiasaberadadiatasmeja.(d) Bahan-bahanrujukanpegawaiuntuktugas(genericdanfunctional).

(2) Contoh item jarang digunakan :

Failseparaaktif(tertaklukkepadanormakerja)disimpanmengikutprosedurpengurusanperingkatfaildalamkeadaankemasdanteraturbagimudahdicapai.

(3) Contoh item yang tidak digunakan :

(i) Failtutup–mengikuttatacarapengurusanfail.(ii) Aset:TatacaraPengurusanAsetAlihuniversiti.

4.5.3 SAPU

(a) SAPU memberikan penekanan kepada penjagaan kebersihan bagi memastikan tempat kerja yang selesa dan selamat untuk peningkatan kualiti kerja dan perkhidmatan.

(b) Pembersihan setiap hari diperlukan untuk memastikan ruang kerja sentiasa kemas dan bersih.

(c ) Kejayaan pelaksanaan SAPU boleh diukur melalui:(i) Produk dan hasil kerja yang berkualiti.(ii) Persekitaran kerja yang selesa dan selamat.(iii) Keadaan persekitaran lebih baik.(iv) Kos penyelenggaraan lebih rendah.(v) Keyakinan pelanggan terhadap kebersihan pejabat.

4.5.4 SERAGAM

(a) SERAGAM merujuk kepada pelaksanaan aktiviti 3S yang pertama secara berterusan. Peringkat ini dapat dilaksanakan dengan cekap melalui pewujudan prosedur dan standard yang sesuai. Selain itu, aktiviti penandaarasan amalan terbaik perlu dilaksanakan ke arah penambahbaikan berterusan.

25


(b) Berikut ialah panduan untuk melaksanakan keseragaman secara cekap:(i) Mewujudkan senarai semak peraturan inventori.(ii) Mengadakan prosedur kerja pembersihan.(iii) Mengadakan jadual penyelenggaraan.(iv) StandardOperatingProcedure(SOP)(v) Etika penggunaan ruang

(c) Kejayaan pelaksanaan penyeragaman diukur melalui:(i) Standard tempat kerja yang lebih baik.(ii) Sistem kawalan visual yang lebih baik.(iii) Peraturan dan piawaian prosedur kerja (SOP).(iv) Perkongsian maklumat mengenai piawaian yang diperlukan.(v) Penambahbaikan dari segi operasi dan aliran kerja.

4.5.5 SENTIASA AMAL

(a) SENTIASA AMAL ialah usaha membudayakan amalan 4S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu) di tempat kerja ke arah penambahbaikan berterusan. SENTIASA AMAL memerlukan komitmen dan penyertaan seluruh warga kerja serta disiplin diri bagi memastikan Amalan 5S dapat dilaksanakan secara berkesan dan cekap.

(b) Berikut ialah panduan untuk mengekalkan Amalan 5S:(i) Meneruskan program kesedaran tentang kepentingan Amalan 5S

dengan mengadakan latihan yang berterusan.(ii) Memastikan audit dalaman amalan 5S dilaksanakan mengikut jadual.(iii) Memastikan aktiviti promosi berterusan.(iv) Mewujudkan sistem pengiktirafan dan penghargaan untuk usaha yang

ditunjukkan oleh staf Pejabat Pendaftar UTM.(v) Mewujudkan sistem pemantauan yang efektif dan sistematik.

(c) Kejayaan pelaksanaan S kelima ini boleh diukur daripada:(i) Prestasi keputusan audit dalaman 5S yang cemerlang.(ii) Staf Pejabat Pendaftar UTM mematuhi peraturan di tempat kerja.(iii) Wujud disiplin dan semangat kerja berpasukan.(iv) Staf mempunyai daya usaha untuk menambahbaik aktiviti di tempat

kerja.(v) Peningkatan kecekapan dan keberkesanan proses kerja.(vi) Penyertaan dalam konvensyen, pertandingan dan anugerah.

26


5.0 PENUTUP

5.1 Konsep 5S mudah difahami oleh setiap staf kerana perkara ini hanya memerlukan pengetahuan konvensional dan disiplin serta komitmen yang tinggi. Amalan ini boleh dilaksanakan di semua peringkat Pejabat Pendaftar UTM.

5.2 Amalan 5S dapat memupuk semangat kerja berpasukan, disiplin diri dan dapat meningkatkan rasa tanggungjawab serta sayang kepada organisasi.

5.3 Amalan 5S dapat mewujudkan persekitaran kerja yang produktif, bersih dan selamat ke arah sistem penyampaian perkhidmatan bertaraf dunia.

5.4 Komitmen yang berterusan daripada pihak pengurusan serta penglibatan semua staf menjadi tunjang kepada kejayaan pelaksanaan Amalan 5S.

5.5 Amalan 5S perlu dilaksanakan secara berterusan untuk mengekalkan prestasi penyampaian perkhidmatan yang cemerlang.

27


BAHAGIAN EMPATSTANDARD TINDAKAN PELAKSANAAN AMALAN 5S:

KEBERSIHAN, KEKEMASAN DAN KESELAMATAN

1.0 TUJUAN

Tujuan Bahagian Empat ini ialah sebagai garis panduan untuk standard tindakankebersihan, kekemasan dan keselamatan yang boleh dilaksanakan oleh warga PejabatPendaftar, Universiti Teknologi Malaysia dalam pelaksanaan Amalan 5S di PejabatPendaftar.

2.0 LATAR BELAKANG

Imej Korporat dan Lestari yang dilaksanakan melalui Amalan 5S Pejabat Pendaftarialah seperti berikut:

2.1 Persekitaran semua peringkat ruang pejabat pada status sentiasa berada pada tahap yang bersih, kemas dan selamat mengikut standard yang ditetapkan.

2.2 Keseragaman pelabelan:a) tidak keterlaluan dan memudahkan capaian serta bermaklumat;b) bahan yang digunakan adalah yang bersesuaian.c) Lain - lain ketetapan yang diputuskan oleh Jawatankuasa Induk 5S

Pejabat Pendaftar.2.3 Hiasan persekitaran berkonsep sederhana.2.4 Keseragaman warna penandaan.

3.0 TINDAKAN PELAKSANAAN AMALAN 5S

Penekanan terhadap pelaksanaan Amalan 5S ini terbahagi kepada 9 kategori utamayang merangkumi keseluruhan persekitaran tempat kerja di Pejabat Pendaftar iaitu:

a) Keperluan Utama Pelaksanaan.b) Ruang Pejabat.c) Ruang Kerja/Bilik Pegawai.d) Bahagian Pengeluaran.e) Tempat Penyimpanan/Stor.f) Tempat Umum.g) Kawasan Persekitaran Pejabat.h) Keupayaan Sumber Manusia.i) Keselamatan Persekitaran.

3.1 KEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN Sudut 5S Utama perlu mengandungi perkara-perkara berikut:

a) Polisi (Tandatangan ketua dan tarikh)/Objektif/Matlamat Sistem Amalan 5S,b) Carta Organisasi Sistem Amalan 5S.c) Carta Perbatuan/Gantt Chart.

28


d. Pelan Lantai Bahagian.e. Rekod aktiviti sebelum dan selepas pelaksanaan sesuatu aktiviti Amalan 5S

(gambar).f. Info berkaitan Sistem Amalan 5S untuk tujuan promosi.g. Slogan Sistem Amalan 5S.h. Sudut 5S hendaklah berimej korporat dengan hiasan yang tidak keterlaluan.i. Kaedah penyaluran penyampaian:

I. Secara fizikal dengan menggunakan ruang pejabat (seperti dinding/papan kenyataan).

II. Secara maya.

3.2 RUANG PEJABAT

3.2.1 Lantaia) Lantai tidak berdebu, tidak basah dan bersih dari sebarang kekotoran.b) Sampah-sarap tidak bertaburan di atas lantai sama ada di sudut-sudut

atau di bawah peralatan perabot dan perhiasan.c) Lantai tiada berlubang/pecah/rekahan atau sebarang kecacatan yang

berpotensi mengancam keselamatan staf.d) Tiada barang yang tidak diperlukan diletakkan di atas lantai.

3.2.2 Peralatan Pejabata) Peralatan pejabat sentiasa berkeadaan baik dan sentiasa boleh

digunakan dengan selamat.b) Cermin tingkap sentiasa dilap dan tidak berhabuk, manakala yang

pecah segera diganti.c) Peralatan pejabat sentiasa dilap supaya tidak berdebu, bersih dan

disusun supaya kelihatan kemas.d) Peralatan yang rosak perlu dilabelkan dengan jelas dan menyatakan

isu kerosakan serta tarikh penyelenggaraan (pelupusan/baikpulih) dan diasingkan.

e) Pastikan lampu dan plug elektrik sentiasa berfungsi dan dilabelkan mengikut kesesuaian.

3.2.3 Susun Atur Peralatan Perabot Pejabata) Semua perabot dan peralatan pejabat tersusun kemas, berkeadaaan

baik serta tidak mengancam keselamatan dan kesihatan staf.b) Kreativiti menyusun perabot dan peralatan adalah digalakkan supaya

dapat mewujudkan suasana yang lebih selesa dan keceriaan pejabat serta tidak mengancam keselamatan dan kesihatan.

c) Teknik susunan peralatan boleh memendekkan masa memproses sesuatu kerja. Contohnya: Kabinet Fail diletakkan berhampiran dengan workstation pegawai.

29


3.2.4 Susunan Faila) Disusun dengan teratur, mudah diperoleh/disimpan dan bersistem.b) Sistem pengurusan fail yang memudahkan pencarian/pencapaian

dalam satu tempoh masa (contoh 30 saat per fail).

3.2.5 Hiasan Dalamana) Hiasan yang bersesuaian dengan imej jabatan, mudah dan jimat

diselenggarakan serta kedudukannya tidak mengancam keselamatan dan kesihatan staf.

b) Maklumat korporat boleh dipamerkan tetapi tidak keterlaluan dari segi kuantiti dan sentiasa dikemaskini (contoh: carta organisasi, piagam pelanggan, dasar kualiti dsb).

c) Dinding yang kotor akibat kesan tampalan dibersihkan sebaiknya.d) Penggunaan hiasan pokok bunga plastik dan pokok bunga hidup adalah

digalakkan (jika digunakan perlu penyelenggaraan bagi mengelak habuk terperangkap serta kerosakan pada karpet. Penggunaan tidak keterlaluan dari segi kuantiti).

e) Pastikan semua hiasan tidak berdebu, tidak kotor dan sentiasa berada dalam keadaan baik.

f) Susunan hiasan sentiasa kemas, tersusun, menyenangkan pergerakan, dan tidak mengancam keselamatan staf.

3.2.6 Tanda Arah/Petunjuk/Peringatana) Tanda nama Bahagian/Seksyen/Unit yang berkaitan dengan

aktiviti pentadbiran perlu dipamerkan di ruang yang sesuai supaya memudahkan urusan staf.

b) Tanda peringatan yang sesuai diletakkan pada peralatan yang berisiko.c) Tanda nama pegawai perlu diletakkan pada setiap partisyen dan bilik

pegawai.d) Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat yang

strategik serta mudah dilihat oleh pelanggan dalaman dan luaran.

3.2.7 Ruang Kerja Khasa) Ruang kerja khas ini merangkumi Bilik Server, Bilik Kebal, dan Bilik

Operasi.b) Kawasan bilik ini perlu sentiasa kemas, tersusun, bersih, tidak berdebu

dan selesa.c) Sistem pengurusan ruang kerja khas perlu diamalkan dengan

memenuhi ciri-ciri keselamatan pengguna (tatacara yang ditetapkan dalam peraturan keselamatan).

d) Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat yang strategik serta mudah dilihat oleh warga kerja.

e) Bilik berkenaan perlu melantik seorang Pegawai yang bertanggungjawab (pemunya/ownership) bagi menguruskan kebersihan bilik. Nama pegawai dan nombor telefon hendaklah dipamerkan pada pintu masuk bilik berkenaan.

30


3.2.8 Bilik Fail a) Pelan susun atur/pelan lantai bilik fail perlu disediakan dan dipamerkan

di ruang yang strategik.b) Kabinet fail perlu dilabelkan dengan jenis dokumen dan meletakkan

indeks.c) Fail perlu disusun semula di tempat asal selepas digunakan sebelum

tamat waktu bekerja.d) Sistem identifikasi dan kemudahkesanan dokumen/fail dilaksanakan

dengan berkesan.e) Fail-fail terperingkat yang digunakan perlu disimpan di dalam kabinet

berkunci. Senarai fail tidak perlu dilekatkan di luar kabinet.f) Staf dilarang makan, minum dan merokok di dalam bilik fail.g) Senarai nama pegawai-pegawai yang dibenarkan mengendalikan fail

terperingkat perlu dipamerkan untuk perhatian staf lain.h) Tangga dan troli hendaklah diletakkan di tempat yang selamat dan

diparkirkan.i) Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) dilantik bagi

menguruskan kebersihan bilik fail (Nama pegawai dan nombor telefon).

3.2.9 Ruang Kauntera) Memastikan peralatan pejabat dan kemudahan yang disediakan

sentiasa berkeadaan baik dan boleh digunakan dengan selamat.b) Persekitaran kaunter sentiasa dilap supaya tidak berdebu, bersih dan

disusun supaya kelihatan kemas.c) Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat yang

strategik serta mudah dilihat oleh pelanggan.d) Maklumat korporat Pejabat Pendaftar atau bahagian boleh dipamerkan

tetapi tidak keterlaluan dari segi kuantiti dan sentiasa dikemaskini (contoh: carta organisasi, piagam pelanggan, pemberitahuan atau arahan yang perlu disampaikan kepada pelanggan).

e) Sentiasa mengamalkan perkhidmatan yang mesra pelanggan.f) Sekiranya perkhidmatan kaunter melibatkan borang-borang yang

berkaitan, ianya perlulah disusun dengan teratur dan dilabelkan.g) Jadual penggiliran atau kaedah untuk mendapatkan perkhidmatan

disediakan.h) Sofa atau kerusi perlu disediakan di ruang menunggu untuk pelanggan.i) Keperluan utama yang perlu ada di kaunter adalah seperti berikut: i. Telefon ii. Set computer dan capaian Internet iii. Direktori telefon pegawai Pejabat Pendaftar iv. Borang aduan/cadangan/ kepuasan hati pelanggan

31


3.3 RUANG KERJA/BILIK PEGAWAI

3.3.1 Lantaia) Pastikan lantai tidak berdebu, tidak basah dan bersih dari sebarang

kekotoran.b) Tidak terdapat barang yang tidak diperlukan bertaburan di atas lantai

di sekitar ruang kerja.

3.3.2 Meja (Di atas Meja)a) Dibenarkan satu sudut mini bersaiz A4 untuk tapak hiasan (optional).b) Terdapat task box, telefon dan buku direktori (optional).c) Dibenarkan fail-fail aktif berada di atas meja pegawai pada satu

tempoh tugasan (mengikut prosedur pengurusan fail terperingkat). Fail-fail tersebut hendaklah disusun dengan kemas dan teratur pada setiap masa.

3.3.3 Meja (Di bawah/Tepi meja)a) Tiada bakul sampah di Bilik Pegawai dan staf. Satu kawasan ruang

kerja hanya satu tong sampah sahaja. b) Sediakan satu (1) ruang khas untuk meletak sepasang kasut dan

sepasang selipar.c) Wayar/kabel (untuk ICT dan elektrik) perlu dikemaskan dengan

menggunakan bahan-bahan yang sesuai seperti black tape/cablecasing.

d) CPU yang ditempatkan di bawah meja atau di sisi meja perlu dialas kecuali lantai yang berkarpet.

3.3.4 Laci MejaPembahagian ruang laci adalah seperti berikut:a) Laci 1 dan 2 alat tulis (optional).b) Laci 3 dan seterusnya adalah urusan peribadi (optional).c) Dalam laci rasmi, hendaklah diwujudkan petak-petak alatan mengikut

kesesuaian bagi mengisi alat tulis.d) Barang-barang peribadi perlu diletakkan di dalam laci peribadi dan

disusun kemas.e) Staf hendaklah patuh kepada laci yang telah dilabel iaitu barang yang

berkaitan dengan urusan rasmi dan barang peribadi tidak boleh bercampur.

3.3.5 Dinding/partisyen stafDokumen yang perlu dipamerkan di ruang tempat kerja masing- masing termasuk bilik pegawai:a) Tanda Nama Penuh.b) Jawatan.c) Senarai Aset Alih Kerajaan (KEW. PA-7).d) Fail tersusun dan dilabelkan.e) Senarai rujukan fail (optional).

32


f) Segala dokumen yang dipamerkan hendaklah tersusun kemas dan teratur

g) Dibenarkan satu sudut mini di partisyen/dinding (optional) tidak melebihi saiz A3 untuk hiasan.

3.3.6 Kerusia) Kerusi tetamu dan kerusi kerja hendaklah tersusun rapi ketika tidak

digunakan.b) Blazer (jika ada) hendaklah disangkut dengan kemas di dalam almari,

sekiranya tiada almari ianya boleh disangkut dengan kemas di belakang kerusi/pintu.

c) Pastikan kerusi berada pada tahap selamat untuk diduduk, tidak bergoyang, selesa dan bersih.

3.3.7 Komputer dan pencetaka) Komputer serta peralatan ICT yang berkaitan hendaklah sentiasa tidak

berhabuk dan sedia untuk diguna.b) Pastikan komputer ditutup sebelum pulang (shut down).c) Wallpaper dan screensaverperlu diseragamkan mengikut ketetapan

pihak pengurusan.

3.3.8 Sistem faila) Mengurus fail dengan mematuhi Tatacara Pengurusan Fail.b) Menyusun fail mengikut nombor siri/indeks yang ditetapkan di dalam

kabinet fail.c) Sediakan senarai indeks fail sebagai rujukan bagi memudahkan capaian

dan boleh ditampal pada partition.d) Kabinet dilabelkan dengan kemas dan teratur.e) Ring file yang mengandungi fail-fail aktif (selalu digunakan) hendaklah

diletakkan dan disusun di meja kerja.

3.3.9 Bilik Pegawaia) Semua perkara yang dinyatakan di atas (untuk workstation) adalah

juga diguna pakai untuk bilik pegawai mengikut kesesuaian.b) Tiada sebarang dokumen dan fail diletakkan di atas sofa, coffeetable

atau lain-lain tempat yang tidak sepatutnya.c) Hiasan perlulah berimej korporat dan tidak keterlaluan dari segi

kuantiti.d) Susun atur perabot dan bahan-bahan bacaan hendaklah kemas dan

teratur dan memastikan tiada habuk yang terperangkap.

3.3.10 Pelabelan dan pemakiran (ParkingLot)a) Setiap peralatan yang digunasama dan mudah alih hendaklah

disediakan parkir yang bersesuaian pada tempat ianya disimpan.b) Setiap parkir hendaklah dilabelkan dengan nama alatan berkenaan.

33


3.4 BAHAGIAN PENGELUARAN

3.4.1 Bilik Pencetakan/Dokumentasia) Pastikan lantai bilik sentiasa bersih, tidak berdebu, tidak terdapat

lubang, rekahan atau sebarang kecacatan lantai. Sekiranya ada, sila pastikan ia dibaiki dengan cepat.

b) Peralatan sentiasa berada dalam keadaan baik, berfungsi dan perlu dilabelkan dengan nama alatan.

c) Peralatan dan bahan kerja perlu disusun dengan teratur dan boleh dilabelkan dengan nama alatan dan disimpan di tempat parkir atau almari yang telah disediakan supaya mudah diperolehi dan disimpan semula.

d) Kertas-kertas yang hendak dilupuskan boleh diletak dalam kotak kitar semula dan tidak dibiarkan bertaburan di atas lantai.

e) Terdapat kawasan barang siap sebelum dimasukkan ke tempat simpanan atau ke tempat penyediaan kepada pelanggan dan dilabelkan.

f) Carta alir proses ditunjukkan bagi sesuatu Barangan/ perkhidmatan. Penggunaan poster/ gambar/ carta alir/ visual boleh meningkatkan produktiviti dan kualiti di tempat kerja.

g) Penggunaan label yang sesuai untuk membezakan aktiviti/ barangan/perkhidmatan (Contoh: label barang siap, barang dalam proses, rosak, pelupusan dan lain-lain).

3.4.2 Mesin dan Peralatana) Mesin diletak di tempat yang sesuai dan selamat serta tidak

menghalang pergerakan proses kerja.b) Sentiasa memastikan mesin dalam keadaan bersih, tidak berhabuk,

berminyak, berkarat dan sebagainya kerana ia boleh memendekkan jangka hayat mesin.

c) Pastikan tiada barang yang diletak di atas atau di bawah mesin terutamanya bahan yang berbentuk cecair.

d) Perlu meletakkan tanda berhati-hati seperti (AWAS) pada bahagian yang merbahaya sebagai peringatan kepada staf lain.

e) Mempunyai tanda maklumat pengenalan bagi setiap mesin mengikut kesesuaian.

f) Mesin yang rosak hendaklah diletakkan berasingan untuk dibaiki atau dilupuskan.

g) Jadual penyelenggaraan mesin perlu disediakan untuk pemantauan mesin.

h) Panduan penggunaan mesin diletakkan di sebelah mesin/peralatan.

34


3.5 STOR

3.5.1 Dalam Stora) Pastikan stor sentiasa bersih, tidak berdebu dan tersusun kemas.b) Terdapat tanda/label/abjad bersesuaian bagi tiap-tiap bahan/

komponen barangan (mengikut tatacara pengurusan stor).c) Mempunyai ruang/garis pemisah antara barang yang berlainan jenis.d) Mempunyai sistem rekod yang sesuai untuk merekod barang tersebut

diambil/dicapai/dicari.e) Tidak terdapat sampah/sisa/bahan tidak diperlukan berada di dalam

stor.f) Staf tidak dibenarkan makan dan minum di dalam stor.g) Menyediakan satu papan notis untuk memaparkan pemberitahuan

atau arahan kepada staf lain.h) Peralatan sokongan pengurusan stor dalam keadaan baik dan berfungsi

(contoh: tangga dan troli).i) Pelan lantai, tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di

tempat yang strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai.

3.5.2 Simpanan Barang Stora) Barang-barang disusun dengan teratur supaya tidak menghalang

kerja-kerja pemunggahan dan laluan staf stor.b) Barang-barang disusun mengikut pengeluaran secara ‘First In First Out’

(FIFO).c) Penggunaan ruang stor hendaklah mengikut jenis dan ruang yang ada

seperti berikut: i. Ruang stor hendaklah dibahagi mengikut kumpulan barang seperti bahan kimia, alat ganti atau makmal dan sebagainya.d) Stok yang asalnya berada di dalam bekas, kotak, tin, peti dan

sebagainya hendaklah kekal penyimpanannya dan hendaklah dilabel untuk mudah dilihat.

e) Setiap bekas hendaklah mengandungi satu jenis stok barang yang sama.

f) Pastikan bahan-bahan yang rosak tidak bercampur dengan bahan yang masih boleh digunakan.

g) Rekod inventori mestilah sentiasa dikemaskini.

3.5.3 Keselamatan dan Kebersihan Stora) Alat pemadam api yang memenuhi kriteria berikut: i. Mempunyai sijil yang masih berkuatkuasa dari pihak Bomba. ii. Prosedur operasi hendaklah diletakkan bersebelahan. iii. Digantung pada bracket yang dipasang di dinding dan berparkir. iv. Lokasi yang strategik dan mudah dicapai.b) Sistem Pencegahan Kebakaran (contoh: watersprinklerdan hose reel).c) Pencahayaan yang mencukupi.d) Emergency Light.

35


3.6 TEMPAT UMUM Ruang Umum/Kaunter/Lobi Utama merupakan ruang yang perlu dititikberatkan

dalam penjagaan kerana ruang ini sentiasa dikunjungi pelanggan. Jadi, perkara berikut perlu sentiasa diamalkan untuk menjamin keselesaan pelanggan:

3.6.1 Lobi Utama/Ruang Tamua) Semua peralatan, barang, kerusi, meja hendaklah disusun kemas,

tidak berhabuk dan teratur.b) Pastikan peralatan/kemudahan yang disediakan dalam keadaan baik

dan boleh digunakan dengan sempurna.c) Boleh memaparkan pelbagai maklumat seperti Maklumat Kualiti,

Maklumat Korporat atau berita-berita yang bersesuaian untuk disampaikan kepada staf dan pelanggan serta perlu sentiasa dikemaskini.

d) Laluan-laluan umum hendaklah kosong dan bebas daripada sebarang peralatan dan barang yang menghalang laluan kecuali alat pemadam api.

e) Pasu-pasu bunga diletakkan di tempat yang bersesuaian.f) Pasu-pasu bunga (bunga hidup/hiasan) TIDAK BOLEH diletakkan di

laluan sepanjang partisyen.g) Pastikan kaunter sentiasa bersih, kemas tersusun dan bebas daripada

sebarang kekotoran dan bau yang tidak menyenangkan.h) Sofa disediakan di ruang menunggu.i) Tanda-tanda keselamatan seperti tanda EXIT, tidak boleh diubah atau

ditampal dengan apa-apa perkara yang melindunginya.j) Alat pemadam api hendaklah dikekalkan di tempatnya.k) Tong sampah hendaklah diletakkan di tempat yang sesuai.l) Pastikan laluan umum sentiasa bersih dan bebas daripada kekotoran

dan bau yang tidak menyenangkan.

3.6.2 Bilik Rehat Stafa) Pastikan peralatan/kemudahan yang disediakan dalam keadaan

sempurna dan boleh digunakan dengan baik.b) Bersih, teratur, kemas dan tempat rehat yang menyenangkan.c) Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ ownership) dilantik bagi

menguruskan kebersihan bilik rehat (nama pegawai dan nombor telefon).

3.6.3 Surau/Bilik Solat Perkara-perkara berikut perlu dilaksanakan untuk menjadikan surau/bilik

solat tempat yang selesa untuk beribadat:a) Pastikan semua peralatan/kemudahan dalam keadaan sempurna dan

boleh digunakan dengan baik.b) Sentiasa memastikan lantai tidak berdebu, tidak basah dan sentiasa

bersih untuk keselesaan ramai.c) Telekung, kain pelekat dan sejadah hendaklah disusun, dilipat,

disimpan atau digantung dengan kemas.

36


d) Pintu masuk hendaklah dilabelkan dengan perkataan Surau/Bilik Solat.e) Almari/kabinet/rak/penyidai adalah dibenarkan mengikut keperluan.f) Buku-buku bacaan agama hendaklah disusun kemas di dalam almari/

kabinet/rak yang disediakan.g) Penanda arah kiblat hendaklah ditandakan dan boleh dilihat dengan

jelas.h) Selipar/kasut hendaklah tersusun rapi.i) Cermin muka disediakan untuk kemudahan orang ramai.j) Penggunaan pewangi (air freshner)digalakkan untuk mendapatkan

suasana yang sentiasa segar.k) Jam dinding disediakan untuk panduan.l) Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) perlulah dilantik

bagi menguruskan kebersihan surau/bilik solat (nama pegawai dan nombor telefon).

3.6.4 Bilik Mesyuarat/Bilik PerbincanganPastikan Bilik Mesyuarat/Bilik Perbincangan berada dalam keadaan berikut:a) Sentiasa memastikan lantai bersih, tidak berdebu dan tiada kekotoran.b) Peralatan/kemudahan dalam keadaan baik dan berfungsi.c) White board (papan putih) hendaklah dibersihkan selepas mesyuarat

selesai.d) Pastikan pemadam dan marker pen diletakkan di tempat yang

disediakan.e) Jam dinding perlu diletak di tempat yang sesuai.f) Etika penggunaan bilik mesyuarat disediakan.g) Pastikan barang-barang elektronik seperti LCD Projector, suis dan lain-

lain ditutup sebelum meninggalkan bilik mesyuarat.h) Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) perlulah dilantik

bagi menguruskan kebersihan bilik mesyuarat/bilik perbincangan.

3.6.5 Bilik Latihana) Peralatan/kemudahan bersih dan tidak berhabuk, dalam keadaan

sempurna dan boleh digunakan dengan baik.b) Peralatan mempunyai sistem inventori dan penyelenggaraan.c) Kemudahan tanda arah/keterangan petunjuk yang disediakan

mencukupi, informatif dan efektif.

3.6.6 Pantria) Lantai sentiasa bersih, kering dan tidak berbau.b) Semua peralatan/perabot dan perkakas disusun kemas dan teratur

setelah digunakan.c) Kabinet/almari/rak dilabelkan dengan nama perkakas di luar pintu

dengan seragam (mengikut kesesuaian/optional).

37


d) Tiada pinggan mangkuk/cawan/gelas diletak di atas meja dan sinki selepas digunakan.

e) Kain lap yang kotor dicuci dan disangkut kemas.f) Pastikan sinki bersih, tidak tersumbat dan tiada sisa makanan.g) Bahan makanan seperti milo, nescafe, gula, susu, teh dan sebagainya

hendaklah diletakkan dalam bekas bertutup (contoh: dimasukkan dalam bekas makanan) dan dilabelkan (mengikut kesesuaian/optional).

h) Tong sampah yang disediakan ditutup supaya tidak berbau.i) Pantri hendaklah sentiasa bersih, kemas, tersusun dan bebas daripada

sebarang serangga, makhluk perosak, kekotoran dan bau yang tidak menyenangkan.

j) Penggunaan pewangi udara digalakkan bagi menghindarkan bau yang tidak menyenangkan.

k) Etika penggunaan pantri disediakan.l) Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) perlulah dilantik

bagi menguruskan kebersihan pantri.

3.7 KEUPAYAAN SUMBER MANUSIA

3.7.1 Dari segi penampilan diri dan imej Mempamerkan keperibadian yang tinggi seperti perwatakan ceria,

bersemangat, cara pakaian, dandanan dan fesyen rambut yang normal dan kemas serta kebersihan diri sesuai dengan imej penjawat awam.

3.7.2 Perhubungan dengan rakan sejawat Mempamerkan usaha bersama/ kerja berpasukan seperti gotong royong,

kreativiti, mesyuarat dan sebagainya.

3.7.3 Perhubungan dengan pelanggan Hubungan berorientasikan pelanggan seperti mempamerkan senyuman,

budi bahasa, sopan santun, bertatasusila dan sedia membantu.

3.7.4 Kecekapan dan kemahiran dalam melaksanakan tugas Mempamerkan kecekapan dalam menguruskan tugas seperti kesetiaan

dan komitmen yang tinggi pada tugas, proaktif, mahir dan berpengetahuan dengan tugas hakiki dan berinisiatif.

38


3.8 KESELAMATAN PERSEKITARAN

Langkah-langkah keselamatan berikut perlu diambil bagi menjamin suasana kerja yang selamat:a) Laluan utama tidak dihalang dengan barang-barang atau peralatan

yang tidak diperlukan (contoh: pasu bunga, fireextinguisher, kotak-kotak, barang-barang pra pelupusan dan sebagainya).

b) Pintu rintangan api dan pintu kecemasan hendaklah sentiasa ditutup dan tidak dihalang.

c) Tidak membuat pendawaian tambahan tanpa kebenaran.d) Tiada aktiviti memasak dilakukan di mana-mana ruang kecuali pantri.e) Tanda-tanda amaran keselamatan yang dipamerkan hendaklah jelas

(contoh : Dilarang Merokok, tanda KELUAR dan AWAS).f) Tangga-tangga laluan kecemasan tidak dihalangi (contoh: barang-

barang pra pelupusan).g) Tiada aktiviti merokok di persekitaran luaran dan dalaman Pejabat

Pendaftar (contoh: pantri, kafeteria, stor, bilik fail, bilik air, ruang tangga, ruang awam dan sebagainya).

h) Peralatan-peralatan rosak hendaklah dilapor dan diselenggarakan dengan segera.

i) Peruntukan Arahan Keselamatan dipatuhi sepenuhnya.

4.0 PENUTUP

Standard tindakan dan penguatkuasaan yang dinyatakan tertakluk kepada pindaan dan keperluan dari semasa ke semasa dengan pertimbangan dan kelulusan daripada Pengerusi Jawatankuasa Amalan 5S Pejabat Pendaftar.

39


BAHAGIAN LIMA: PELAKSANAAN AUDIT DALAMAN AMALAN 5S

1.0 TUJUAN

Memberi pemahaman tentang pelaksanaan Audit Dalam Amalan 5S yang digunapakai semasa proses pengauditan dilaksanakan di setiap bahagian Pejabat Pendaftar.

2.0 LATAR BELAKANG

2.1 Audit Dalam Amalan 5S perlu dilaksanakan di semua bahagian Pejabat Pendaftar sebagai penilaian kendiri pelaksanaan Amalan 5S. Audit Dalam ini perlu dijadualkan secara berkala pada ketetapan jangkamasa yang ditetapkan oleh JK audit.

2.2 Pengauditan ini amat diperlukan bagi memastikan setiap bahagian dalam Pejabat Pendaftar mengetahui kekuatan yang ada dan menepati standard yang ditetapkan serta membuat penambahbaikan secara berterusan ke atas pelaksanaan Amalan 5S.

2.3 Program audit hendaklah dirancang dengan mengambilkira status dan kepentingan aktiviti setiap bahagian Pejabat Pendaftar yang akan diaudit dan juga berdasarkan keputusan audit yang lalu.

2.4 Kriteria audit, skop, kekerapan dan kaedah hendaklah ditentukan oleh Jawatankuasa Induk 5S Pejabat Pendaftar.

2.5 Pemilihan juruaudit hendaklah terdiri daripada individu yang kompeten, berpengalaman dan mempunyai Sijil Audit Dalam 5S yang dikeluarkan oleh pihak MPC (MalaysiaProductivityCorporation).

2.6 Setiap bahagian yang diaudit hendaklah memastikan segala teguran dan keputusan hasil audit dibuat penambahbaikan untuk mencegah punca ketidakpatuhan.

2.7 Aktiviti susulan hendaklah merangkumi tindakan pembetulan, tindakan pencegahan dan laporan penambahbaikan direkod dan didokumentasikan.

3.0 TATACARA AUDIT DALAM

3.1 Jawatankuasa Induk Audit 5S Pejabat Pendaftar melantik dan membentuk kumpulan Pasukan Audit Dalam Pejabat Pendaftar.

3.2 Penyediaan pelan perancangan Audit Dalam tahunan.3.3 Pelaksanaan Audit Dalam pada setiap bahagian Pejabat Pendaftar.3.4 Penilaian Audit Dalam dibuat berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan.3.5 Laporan/Pembentangan Audit Dalam kepada setiap bahagian dan

Jawatankuasa Induk 5S Pejabat Pendaftar.

40


3.6 Menjalankan Audit Pemantauan pelaksanaan Amalan 5S di setiap bahagian Pejabat Pendaftar berdasarkan dapatan/teguran Audit Dalam yang telah dilaksanakan.

3.7 Memastikan tindakan pembetulan/tindakan penyelesaian dibuat untuk dimaklumkan kepada Ketua Pasukan Audit. Laporan akan dikemukakan kepada Jawatakuasa Induk 5S Pejabat Pendaftar.

4.0 PENUTUP

Penilaian Audit Dalam akan menggerakkan organisasi untuk meningkatkan kualiti dan keberkesanan secara berterusan terhadap perkhidmatan yang disampaikan kepada pelanggan. Aktiviti Audit Dalam yang terancang dan berterusan dapat membantu warga Pejabat Pendaftar untuk sentiasa bersedia menghadapi Audit 5S bagi mendapatkan atau mengekalkan pengiktirafan pensijilan Amalan 5S.

Sekalung PenghargaanHaji Wan Mohd Zawawi bin Wan Abd Rahman

Pendaftar

Haji Hassan bin HusinTimbalanPendaftarKanan,BahagianPengurusanModalInsan

Hanifah binti AhmadNorazlina binti Md Zaid

Azri bin HohadHazlina binti Stam

Beni Wirdarman bin Yus KelanaHajjah Nor Azlinda binti Abu Bakar

Nor Haslinda binti MahdiRaudah binti Md Auzair

Md Ajis Bin SamanMurni Hariyanti binti MuslimNuril Aini binti Ahmad Tohid

Mohd Faizal bin Hj Abdul JalalAryani Arnida binti IsmailHaminah binti Che LongRatna Aisah binti Sahjaya

dan semua staf Pejabat Pendaftar yang terlibat secaralangsung atau tidak langsung dalam penerbitan garispanduan ini

amalan persekitaran berkualiti (amalan 5s)harapan saya, agar warga pejabat pendaftar bersatu-padu...

Documents