1

PANDUAN

AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI (AMALAN 5S)

KOLEJ KOMUNITI KEPALA BATAS

EDISI 01/2013

Diluluskan oleh:

……………………………… (ABD. LATIF BIN AHMAD)

Pengerusi Jawatankuasa Induk Amalan 5S

Kolej Komuniti Kepala Batas

Tarikh: 04 APRIL 2013

2

PANDUAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI (AMALAN 5S) KOLEJ KOMUNITI KEPALA BATAS

1.0 TUJUAN Panduan ini akan digunakan sebagai piawaian rasmi bagi pelaksanaan Amalan 5S di Kolej Komuniti Kepala Batas yang memberi keutamaan terhadap elemen selesa, bersih, kemas dan selamat. Amalan 5S merupakan teknik yang paling berkesan bagi mewujudkan budaya peningkatan secara berterusan (Kaizen). ‘Kaizen’ secara ringkasnya ialah satu kaedah penambahbaikan yang dilakukan secara berperingkat (sedikit demi sedikit) tetapi berterusan terutama dalam aktiviti yang berorientasikan manusia dan proses kerja. ‘5S’ merupakan singkatan istilah Bahasa Jepun iaitu SEIRI, SEITON, SEISO, SEIKETSU dan SHITSUKE yang bermaksud SISIH (Sort), SUSUN (Set in order), SAPU (Shine), SERAGAM (Standardise) dan SENTIASA AMAL (Sustain).

Jadual di bawah menerangkan maksud 5S secara ringkas. Bahasa Melayu Bahasa Jepun Maksud

Sisih Seiri Mengasingkan bahan yang diperlukan dengan yang tidak diperlukan serta melupuskan bahan yang tidak perlu di tempat kerja secara sistematik

Susun Seiton Menyusun dan menyimpan barang dengan kemas, mudah diambil dan disimpan semula ditempatnya

Sapu Seiso Membersih dan memeriksa tempat kerja secara rapi termasuk juga aktiviti penyelenggaraan

Seragam Seiketsu Menyeragam dan memelihara kebersihan dan penyusunan sepanjang masa serta mengamalkan sistem Seiri-Seiton-Seiso dengan berkesan

Sentiasa Amal Shitsuke Berdisiplin dan melatih pekerja untuk mengamalkan budaya 5S secara berterusan supaya mematuhi peraturan dan berbudaya kualiti organisasi.

3

2.0 PELAKSANAAN AMALAN 5S DI KOLEJ KOMUNITI KEPALA BATAS

2.1 POLISI “Kolej Komuniti Kepala Batas komited melaksanakan Amalan 5S secara berpasukan, berterusan, berinovatif dan sistematik bagi mewujudkan persekitaran tempat kerja yang bersih, kemas, tersusun, selesa dan selamat”.

2.2 OBJEKTIF

Mewujudkan persekitaran tempat kerja yang bersih, kemas, tersusun, selesa dan selamat seiring dengan keperluan dalam perkhidmatan.

Meningkatkan motivasi serta memupuk semangat kerja berpasukan.

Meningkatkan imej korporat Kolej Komuniti Kepala Batas.

Memastikan Amalan 5S dilaksana secara berterusan.

2.3 SLOGAN “Warga Komited Persekitaran Kondusif”

2.4 LOGO

4

2.5 SKOP PENSIJILAN

Kawasan yang dimohon untuk pensijilan pada tahun 2013 ialah Bangunan Blok

A Kolej Komuniti Kepala Batas yang melibatkan 3 Zon (Zon Sinergi, Zon

Alamanda dan Zon Inspirasi).

Manakala Bangunan Blok B (Zon Cartesian), Blok C (Zon Le Corbusier) dan Blok D (Zon Das Auto) akan dimohon untuk pensijilan pada tahun 2014.

5

2.6 KEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN AMALAN 5S Perkara-perkara berikut perlulah diberi perhatian (merujuk kriteria audit) iaitu: i. Polisi 5S ii. Carta organisasi iii. Sudut 5S iv. Nama kumpulan dan sudut 5S untuk kumpulan v. Jadual perancangan perlaksanaan vi. Rekod aktiviti kumpulan 5S vii. Disiplin/sikap pekerja viii. Program latihan untuk pekerja ix. Aktiviti promosi x. Galakan dan penghargaan yang diberi kepada pekerja xi. Penilaian keberkesanan xii. Kajian semula oleh pengurusan

3.0 PENYERAGAMAN AMALAN 5S

3.1 RUANG PEJABAT

Fokus 5S ialah terhadap keadaan/persekitaran:

Lantai

Peralatan pejabat

Susun atur peralatan pejabat

Susunan fail

Hiasan dalaman

Tanda arah/petunjuk/peringatan

Bilik fail

Ruang kaunter/telefonis.

3.2 RUANG KERJA/ BILIK PEGAWAI

Lantai Memastikan ianya tidak berdebu, tidak basah dan tidak kotor Memastikan tiada barang yang tidak diperlukan.

Meja (di atas meja)

1 tray bertingkat yang dilabelkan,contohnya IN, OUT dan KIV.

Satu sudut bersaiz A4 untuk tapak hiasan (jika perlu) Telefon dan senarai direktori (jika berkaitan) Fail meja/ pekeliling berkaitan Fail-fail aktif Alat tulis di dalam bekas alat tulis (kuantiti yang munasabah) Rubber stamp yang aktif dan dilabelkan bagi memudahkan pencarian.

6

Meja (di bawah/tepi meja) Bakul sampah Ruang untuk meletak sepasang kasut & sepasang selipar (jika perlu) Kabel komputer dan wayar elektrik perlulah dalam keadaan kemas dan

selamat CPU komputer diletakkan di bawah/sisi meja (mengikut kesesuaian).

Laci meja

Pembahagian – laci yang paling bawah dilabelkan PERIBADI

Laci-laci lain yang dikhususkan untuk urusan rasmi/pelbagai perlu

dilabelkan PELBAGAI

Satu laci dikhususkan untuk alat tulis dan dilabelkan

ALAT TULIS. Sediakan petak-petak pembahagi alatan bagi

menjadikannya lebih kemas.

Dinding/partition pegawai Dokumen yang disaran untuk dipamerkan:

o Tanda Nama Penuh &Jawatan o Senarai Aset Alih Kerajaan o Fail meja/pekeliling berkaitan o 1 ruang untuk fakta-fakta rujukan o 1 sudut untuk hiasan.

Kerusi Tersusun rapi ketika tidak digunakan Jaket/ blazer/ selendang (jika ada) hendaklah disangkut dengan kemas

di belakang kerusi Kerusi selamat untuk digunakan, tidak bergoyang, selesa dan bersih.

Komputer dan pencetak Tidak berhabuk dan sedia untuk diguna Komputer ditutup (shut down) sebelum pulang atau jika tidak digunakan. Wallpaper dan screen saver komputer gunasama perlulah

menggambarkan imej korporat.

Sistem penyusunan fail Mematuhi Tatacara Pengurusan Fail Fail berbentuk ring file perlulah dilabelkan bagi memudahkan pencarian

fail Menyusun fail mengikut nombor siri/indeks yang ditetapkan di dalam

kabinet fail Sediakan senarai indeks fail sebagai rujukan Kabinet dilabelkan dengan kemas dan teratur Ring file yang mengandungi fail-fail aktif (selalu digunakan) hendaklah

disusun dengan kemas dan sistematik.

Bilik Pegawai

7

Tiada sebarang dokumen dan fail diletakkan di atas coffee table atau lain-lain tempat yang tidak sepatutnya

Hiasan perlulah kemas dan tidak keterlaluan dari segi kuantiti Susun atur perabot dan bahan-bahan bacaan hendaklah kemas, teratur

dan tiada habuk.

Pelabelan dan pemakiran (Parking Lot) Peralatan/barangan guna sama dan mudah alih hendaklah disediakan

parkir serta dilabelkan bagi memudahkan pengesanannya.

3.3 BAHAGIAN PENGELUARAN

Bilik/ruang Pencetakan/Dokumentasi Pastikan lantai bersih, tidak berdebu dan tiada kecacatan lantai Peralatan berkeadaan baik, berfungsi dan dilabelkan Kertas-kertas yang hendak dilupuskan dimasukkan ke dalam kotak

kitar semula atau di ruang yang bersesuaian Terdapat kawasan barang siap sebelum dimasukkan ke tempat

simpanan atau ke tempat penyediaan kepada pelanggan dan dilabelkan

Carta pandu aliran proses ditunjukkan bagi memudahkan pengguna sesuatu barangan/ perkhidmatan

Penggunaan label yang sesuai seperti label ‘barang siap’, ‘barang dalam proses’, ‘rosak’, ‘pelupusan’ atau berkaitan adalah disarankan bagi memudahkan proses pengesanan barangan.

Mesin dan Peralatan Mesin perlulah diletakkan di lokasi yang sesuai, selamat serta tidak

menghalang pergerakan proses kerja Mesin perlulah dalam keadaan bersih, tidak berhabuk, tidak

berminyak, dan tidak berkarat Barang yang tidak berkenaan tidak boleh diletakkan di bahagian atas

atau di bawah mesin Letakkan tanda/poster berhati-hati seperti ‘AWAS’ pada bahagian yang

merbahaya Tanda maklumat pengenalan setiap mesin perlulah dipamerkan

(tertakluk kesesuaian) Mesin yang rosak hendaklah diletakkan berasingan bagi memudahkan

proses penyelenggaraan atau pelupusan Jadual penyelenggaraan mesin perlulah disediakan untuk

memudahkan proses pemantauan mesin.

8

3.4 STOR/ TEMPAT SIMPANAN

Stor (tertakluk tatacara pengurusan stor) Ia perlulah sentiasa bersih,tersusun kemas dan tidak berdebu Terdapat tanda/label bersesuaian bagi tiap-tiap bahan/ komponen

barangan Mempunyai ruang/garis pemisah antara barang yang berlainan jenis Mempunyai sistem rekod yang sistematik Kakitangan tidak dibenarkan makan/minum di dalam stor Pemberitahuan, memo atau arahan umum perlulah dipamerkan di

papan kenyataan Peralatan sokongan seperti tangga dan troli perlulah dalam keadaan

baik.

Simpanan Barang Stor (tertakluk tatacara pengurusan stor) Barang-barang perlulah disusun dengan teratur supaya tidak

menghalang laluan Barang-barang disusun mengikut kaedah pengeluaran secara ‘Masuk

Dulu Keluar Dulu’ (First-In-First-Out) Penggunaan ruang hendaklah mengikut jenis dan ruang Stok yang asalnya berada di dalam bekas, kotak, tin, peti dan

sebagainya hendaklah kekal penyimpanannya dan dilabel untuk mudah dilihat (tertakluk kesesuaian)

Bahan yang rosak hendaklah diasingkan daripada bahan yang masih boleh digunakan

Pengeluaran barang hendaklah diurus oleh petugas yang diberi kuasa sahaja.

Simpanan Barang Toxic (tertakluk tatacara pengurusan stor) Barangan toxic atau berkaitan perlulah disusun dengan kemas

mengikut kawasan/garisan pemisah dan dilabelkan Peralatan sokongan seperti rak/pallet untuk kegunaan simpanan

barangan toxic perlu diguna dengan sebaiknya Barangan yang rosak atau luput jangka hayat perlulah diasing atau

dilupuskan Peralatan yang digunakan untuk kerja-kerja mengangkat atau

menyimpan barangan toxic perlulah berkeadaan baik Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlulah jelas dan diletakkan di

tempat yang strategik.

9

3.5 TEMPAT UMUM

Lobi Utama/ Kaunter Khidmat Pelanggan Peralatan, barang, kerusi dan meja hendaklah disusun kemas dan

tidak berhabuk Peralatan/kemudahan yang disediakan perlulah berkeadaan baik Papan kenyataan perlulah memaparkan maklumat-maklumat rasmi

yang bersesuaian serta dikemaskini Ring file putih hendaklah dilabel dan dikemaskini Laluan umum perlulah sentiasa bersih dan bebas daripada sebarang

peralatan/barang yang menghalang laluan Pasu-pasu bunga diletakkan di tempat yang bersesuaian Bunga hiasan (bunga hidup/hiasan) hendaklah dalam kuantiti yang

munasabah Keperluan utama di kaunter ialah seperti:

o telefon dan direktori telefon setiap staf o komputer, mesin pencetak dan kemudahan Internet o borang aduan/kepuasan pelanggan o maklumat pengambilan pelajar

Borang-borang yang berkaitan perlulah dipamer atau diletakkan dengan kemas menggunakan dokumen tier atau rak archilic

Kaunter dan sofa di ruang menunggu perlulah sentiasa bersih, kemas dan bebas daripada sebarang kekotoran atau bau yang tidak menyenangkan

Alat pemadam api perlulah disediakan mengikut garis panduan yang ditetapkan

Tong sampah diletakkan di lokasi yang bersesuaian Pegawai khidmat pelanggan atau pegawai keselamatan hendaklah

bertugas di kaunter dan mengamalkan layanan mesra pelanggan.

Surau/ Ruang Solat Peralatan/kemudahan perlulah dalam keadaan baik Lantai tidak berdebu, tidak basah dan sentiasa bersih Telekung, kain pelekat dan sejadah hendaklah dilipat, disusun atau

digantung dengan kemas Almari/kabinet/rak/penyidai perlulah disediakan mengikut keperluan Bahan-bahan bacaan/Yassin/Al-Quran hendaklah disusun kemas Penanda arah kiblat dipamerkan di lokasi yang bersesuaian Selipar/kasut hendaklah tersusun rapi Pegawai bertanggungjawab (PIC) perlulah dilantik.

Bilik Mesyuarat/Bilik Perbincangan Lantai bersih, tidak berdebu dan tiada kekotoran Peralatan/kemudahan dalam keadaan baik dan boleh digunakan Peralatan/kemudahan sentiasa bersih, tidak berhabuk dan disusun

kemas ketika tidak digunakan

10

Maklumat berkaitan mesyuarat hendaklah dipamerkan di lokasi yang bersesuaian

Hiasan perlulah berimej korporat White board (papan putih) hendaklah dibersihkan selepas mesyuarat

selesai Pemadam dan marker pen diletakkan di tempat yang disediakan Peralatan elektronik seperti LCD Projektor, mikrofon dan suis ditutup

selepas mesyuarat selesai Pegawai bertanggungjawab (PIC) perlulah dilantik.

Perpustakaan/Pusat Sumber Susunan bahan bacaan perlulah kemas, sistematik serta

menyenangkan pelanggan (mudah dicapai/dicari) mengikut tatacara penyusunan penkatalogan

Tanda arah/maklumat keterangan perlulah mencukupi, informatif dan efektif

Sistem inventori dan penyelenggaraan perlulah dilaksanakan secara sistematik/kemaskini

Khidmat kaunter perlulah berorientasikan pelanggan.

Gerai Makanan Kawasan gerai perlulah sentiasa bersih, kering dan tidak berbau Peralatan dan kemudahan yang digunakan perlulah sentiasa bersih

dan tidak berhabuk Penyediaan makanan kepada pelanggan mengutamakan kriteria

‘bersih’, ‘selamat’ dan ‘sihat’ Sinki basuh tangan perlulah sentiasa bersih, tidak tersumbat dan tiada

sisa makanan.

Pantri

Lantai sentiasa bersih, kering dan tidak berbau

Peralatan, perabot dan perkakas perlulah disusun kemas dan teratur

Pastikan sinki sentiasa bersih, tidak tersumbat dan tiada sisa makanan

Bahan makanan seperti milo, nescafe, gula, susu, teh dan sebagainya hendaklah disimpan di dalam bekas yang bertutup

Bahan makanan yang telah tamat tempoh atau rosak perlulah disisihkan

Pegawai bertanggungjawab (PIC) perlulah dilantik.

Tandas Permukaan lantai perlulah bersih dan kering Permukaan dinding (termasuk dinding tiles dan pintu utama) perlulah

bersih Keadaan siling yang sempurna, tiada kebocoran dan tidak bersawang Semua lampu perlulah berfungsi dengan baik

11

Pintu-pintu tandas berfungsi dengan sempurna (lengkap dengan penyelak) dan kelihatan bersih

Mangkuk tandas perlulah berkeadaan baik dan boleh diguna dengan selamat

Mangkuk tandas perlulah bersih dan lengkap dengan pelapik Flushing system berfungsi dengan sempurna Arahan prosedur penggunaan peralatan di dalam bilik air perlulah

dipamerkan Sinki berkeadaan bersih dan tidak tersumbat Paip air berfungsi dengan sempurna Cermin muka berkeadaan bersih dan kering Senarai semak kerja-kerja pembersihan perlulah dipamerkan Pegawai bertanggungjawab (PIC) perlulah dilantik.

Bilik Gimnasium Peralatan hendaklah disusun dengan kemas dan teratur serta

mengambilkira ciri-ciri keselamatan Selepas menggunakan peralatan senaman, penggunanya hendaklah

membersihkan semula peralatan tersebut Peralatan senaman perlulah diselenggarakan mengikut jadual yang

telah ditetapkan Tidak dibenarkan meletak barang-barang hiasan yang boleh

menimbulkan gangguan dan kecederaan Peti kecemasan perlulah diselia oleh pegawai yang bertugas Pegawai bertanggungjawab (PIC) perlulah dilantik.

Laluan Utama/ Laluan Awam Lantai perlulah sentiasa bersih Hiasan seperti pokok bunga yang berada di sepanjang laluan perlulah

disusun dengan kemas, bersih dan teratur serta dalam kuantiti yang munasabah

Papan notis yang diletakkan di sepanjang laluan hendaklah sentiasa berkeadaan baik

Pegawai bertanggungjawab (PIC) perlulah memastikan bahan yang dipamerkan adalah bersesuaian dan sentiasa dikemaskini.

Dewan Kuliah Lantai tidak berdebu, tidak basah dan bersih Peralatan/kemudahan seperti meja, kerusi dan papan tulis berkeadaan

baik dan bersih Lampu dan aircond berfungsi dengan baik Tanda arah/keterangan petunjuk yang disediakan adalah mencukupi,

informatif dan efektif Pegawai bertanggungjawab (PIC) perlulah dilantik.

12

3.6 KAWASAN PERSEKITARAN

Papan Tanda/ Papan Tanda Arah/ Petunjuk Ia perlulah berkeadaan baik, bersih dan tidak berdebu Saiznya perlulah sesuai dan mudah difahami Lokasinya perlulah strategik dan mudah dilihat Ia perlulah mengutamakan imej korporat.

Media/Bahan Pameran Bahan media atau bahan pameran yang dipamerkan di papan notis

atau papan kenyataan perlulah dalam keadaan baik dan bersih Bahan-bahan tersebut perlulah sentiasa dikemaskini Pegawai bertanggungjawab (PIC) yang dilantik perlu menyerlahkan

kreativiti masing-masing bagi menceriakan sudut tersebut.

Tanaman Pokok Lanskap dan kawasan persekitaran perlulah bersih, menarik dan

bersesuaian dengan imej Jabatan Pokok-pokok yang ditanam perlulah diselenggara dengan baik.

Pondok Pengawal Pondok pengawal perlulah berkeadaan baik, bersih dan tidak

berhabuk Pengawal keselamatan perlulah mengamalkan perkhidmatan mesra

pelanggan.

3.7 KEUPAYAAN SUMBER MANUSIA

Penampilan diri setiap kakitangan perlulah menarik Setiap kakitangan perlulah memelihara hubungan baik dengan rakan

sejawat Cekap dan mahir dalam melaksanakan tugas.

3.8 KESELAMATAN PERSEKITARAN

Laluan utama tidak dihalang oleh barang-barang atau peralatan yang tidak diperlukan

Pintu rintangan api dan pintu kecemasan hendaklah berkeadaan baik, ditutup dan tidak dihalang

Tanda-tanda amaran keselamatan yang dipamerkan hendaklah jelas (contohnya Dilarang Merokok)

Peralatan keselamatan yang rosak hendaklah dilaporkan kepada pihak bertanggungjawab dan ia perlulah diselenggara dengan segera

13

Prosedur dan latihan fire-drill hendaklah dilaksanakan sebagaimana Arahan Keselamatan

Peruntukan Arahan Keselamatan dipatuhi sepenuhnya. 4.0 PENUTUP

Amalan 5S berupaya memperkukuhkan lagi Sistem Pengurusan Kualiti (berasaskan Standard MS ISO 9001:2008), khususnya dalam memenuhi keperluan klausa Pengurusan Sumber berkaitan Persekitaran Kerja. Pelaksanaan Amalan 5S yang cekap, berkesan dan berterusan akan memberi nilai tambah terhadap imej korporat Kolej Komuniti. Amalan 5S juga berupaya memupuk semangat kerja berpasukan dan tolong-menolong yang dapat mempertingkatkan kualiti dan produktiviti perkhidmatan.

Piawaian tindakan dan penguatkuasaan yang dinyatakan adalah tertakluk kepada

pindaan semasa dengan pertimbangan dan kelulusan daripada Pengerusi Jawatankuasa Amalan 5S Kolej Komuniti Kepala Batas. Adalah diharapkan agar panduan ini dapat membantu merealisasikan pengurusan persekitaran yang berkualiti melalui Amalan 5S dan membudayakannya secara berterusan sehingga menjadi amalan yang berterusan.