garis panduan pelaksanaan ekosistem kondusif...

Disediakan Oleh: JAWATANKUASA PELAKSANA EKSA (5S)

GARIS PANDUAN PELAKSANAAN GARIS PANDUAN PELAKSANAAN EKOSISTEM KONDUSIF EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) SEKTOR AWAM (EKSA) PEJABAT KEWANGAN PEJABAT KEWANGAN

DAN PERBENDAHARAAN DAN PERBENDAHARAAN NEGERI PAHANGNEGERI PAHANG

GARIS PANDUAN PELAKSANAAN GARIS PANDUAN PELAKSANAAN EKOSISTEM KONDUSIF EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) SEKTOR AWAM (EKSA) PEJABAT KEWANGAN PEJABAT KEWANGAN

DAN PERBENDAHARAAN DAN PERBENDAHARAAN NEGERI PAHANGNEGERI PAHANG

1 | 69

Garis Panduan Pelaksanaan EKSA

Pejabat Kewangan & Perbendaharaan

Negeri Pahang

KANDUNGAN MUKA SURAT

1. TUJUAN 5

2. LATAR BELAKANG 5

3. KONSEP (5S) 5

4. PENJENAMAAN SEMULA EKSA 6

5. PRINSIP 5S 8

5.1 SISIH 8

5.2 SUSUN 8

5.3 SAPU 9

5.4 SERAGAM 9

5.5 SENTIASA AMAL 9

6. PELAKSANAAN EKSA 10

6.1 VISI 10

6.2 MISI 10

6.3 POLISI 10

6.4 OBJEKTIF 10

6.5 LOGO 11

6.6 MOTO 11

6.7 PENUBUHAN JAWATANKUASA & PERANAN 12

6.8 PEWUJUDAN ZON 17

6.9 KEPERLUAN ZON 20

6.10 KEPERLUAN SUDUT EKSA 22

6.11 KEPERLUAN FAIL 24

6.12 KRITERIA AUDIT 25


1. TUJUAN 5

2. LATAR BELAKANG 5

3. KONSEP (5S) 5

4. PENJENAMAAN SEMULA EKSA 6

5. PRINSIP 5S 8

5.1 SISIH 8

5.2 SUSUN 8

5.3 SAPU 9

5.4 SERAGAM 9

5.5 SENTIASA AMAL 9

6. PELAKSANAAN EKSA 10

6.1 VISI 10

6.2 MISI 10

6.3 POLISI 10

6.4 OBJEKTIF 10

6.5 LOGO 11

6.6 MOTO 11

6.7 PENUBUHAN JAWATANKUASA & PERANAN 12

6.8 PEWUJUDAN ZON 17

6.9 KEPERLUAN ZON 20

6.10 KEPERLUAN SUDUT EKSA 22

6.11 KEPERLUAN FAIL 24

6.12 KRITERIA AUDIT 25

2 | 69



Negeri Pahang

3 | 69


7.1 KOMPONEN A-KEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN 31

7.2 KOMPONEN B- RUANG TEMPAT/KERJA 33

7.2.1 PERALATAN PEJABAT 33

7.2.2 BILIK/RUANG PENYIMPANAN FAIL 34

7.2.3 HIASAN DALAMAN 37

7.2.4 TANDA ARAH/PETUNJUK/PERINGATAN 38

7.2.5 RUANG KERJA TERPERINGKAT 38

7.2.6 RUANG KAUNTER 38

7.2.7 BILIK HELPDESK/CALL CENTRE 39

7.2.8 LANTAI 39

7.2.9 DINDING / PARTITION PEGAWAI 40

7.2.10 SILING 40

7.2.11 LAMPU DAN SOKET 43

7.2.12 MEJA 44

7.2.13 LACI 44

7.2.14 KERUSI 46

7.2.15 PETI SEJUK 46

7.2.16 KOMPUTER DAN PECETAK 46

7.2.17 PELABELAN DAN PEMAKIRAN (PARKING LOT) 47

7.3 KOMPONEN C- TEMPAT UMUM

7.3.1 BILIK MESYUARAT/ BILIK PERBINCANGAN 48

7.3.2 SURAU/BILIK SOLAT 49

7.3.3 PANTRI 51

7.3.4 TANDAS 52

7.3.5 KAUNTER KHIDMAT PELANGGAN/ 54RUANG MENUNGGU

7.3.6 LOBI UTAMA/RUANG HADAPAN 55

7.3.7 LALUAN UTAMA/LALUAN AWAM 56


7.1 KOMPONEN A-KEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN 31

7.2 KOMPONEN B- RUANG TEMPAT/KERJA 33

7.2.1 PERALATAN PEJABAT 33

7.2.2 BILIK/RUANG PENYIMPANAN FAIL 34

7.2.3 HIASAN DALAMAN 37

7.2.4 TANDA ARAH/PETUNJUK/PERINGATAN 38

7.2.5 RUANG KERJA TERPERINGKAT 38

7.2.6 RUANG KAUNTER 38

7.2.7 BILIK HELPDESK/CALL CENTRE 39

7.2.8 LANTAI 39

7.2.9 DINDING / PARTITION PEGAWAI 40

7.2.10 SILING 40

7.2.11 LAMPU DAN SOKET 43

7.2.12 MEJA 44

7.2.13 LACI 44

7.2.14 KERUSI 46

7.2.15 PETI SEJUK 46

7.2.16 KOMPUTER DAN PECETAK 46

7.2.17 PELABELAN DAN PEMAKIRAN (PARKING LOT) 47

7.3 KOMPONEN C- TEMPAT UMUM

7.3.1 BILIK MESYUARAT/ BILIK PERBINCANGAN 48

7.3.2 SURAU/BILIK SOLAT 49

7.3.3 PANTRI 51

7.3.4 TANDAS 52

7.3.5 KAUNTER KHIDMAT PELANGGAN/ 54RUANG MENUNGGU

7.3.6 LOBI UTAMA/RUANG HADAPAN 55

7.3.7 LALUAN UTAMA/LALUAN AWAM 56



Negeri Pahang


7.4 KOMPONEN D-KESELAMATAN PERSEKITARAN 56

7.5 KOMPONEN E-KAWASAN PERSEKITARAN

7.5.1 PAPAN TANDA JABATAN/PAPAM TANDA ARAH 58

7.5.2 MEDIA/PAMERAN 58

7.6 KOMPONEN F-TEMPAT KHUSUS

7.6.1 BILIK PEGAWAI 58

7.6.2 BAHAGIAN PENGELUARAN 59

7.6.2.1 BILIK PERCETAKAN 59

7.6.2.2 MESIN DAN PERALATAN 59

7.6.3 STOR/TEMPAT PENYIMPANAN 61

8. KEUPAYAAN SUMBER MANUSIA 65

9. PENUTUP 65


7.4 KOMPONEN D-KESELAMATAN PERSEKITARAN 56

7.5 KOMPONEN E-KAWASAN PERSEKITARAN

7.5.1 PAPAN TANDA JABATAN/PAPAM TANDA ARAH 58

7.5.2 MEDIA/PAMERAN 58

7.6 KOMPONEN F-TEMPAT KHUSUS

7.6.1 BILIK PEGAWAI 58

7.6.2 BAHAGIAN PENGELUARAN 59

7.6.2.1 BILIK PERCETAKAN 59

7.6.2.2 MESIN DAN PERALATAN 59

7.6.3 STOR/TEMPAT PENYIMPANAN 61

8. KEUPAYAAN SUMBER MANUSIA 65

9. PENUTUP 65

4 | 69



Negeri Pahang

1. TUJUAN

Tujuan garis panduan ini disediakan bagi memberi panduan kepada warga Pejabat

Kewangan & Perbendaharaan Negeri Pahang dalam mengamalkan Ekosistem Kondusif

Sektor Awam (EKSA) agar persekitaran kerja bersih, kemas dan kondusif dapat

dihasilkan. Garis panduan ini berfungsi sebagai bahan rujukan bagi piawaian tindakan

kebersihan, kekemasan dan keselamatan secara minima sahaja. Pelaksanaan adalah

tertakluk kepada kesesuaian di peringkat zon.

2. LATAR BELAKANG

EKSA telah diamalkan di sektor kerajaan dan swasta untuk mewujudkan persekitaran

tempat kerja yang kondusif dalam masa yang sama, imej korporat dapat dikekalkan.

Amalan ini dapat mewujudkan persekitaran kerja yang berkualiti secara sistematik dan

praktikal selain daripada berupaya mengurangkan pembaziran dari segi masa dan ruang.

Secara langsung, kos operasi dapat dijimatkan.

3. KONSEP 5S

5S pula merupakan istilah asal dalam Bahasa Jepun, yang jika diterjemahkan ke Bahasa

Melayu dan Bahasa Inggeris akan membawa maksud seperti yang dinyatakan di dalam

jadual di bawah:

BAHASA

JEPUN

BAHASA

MALAYSIA

BAHASA

INGGERISMAKSUD CONTOH

Seiri Sisih Sort

Menyisih barang-barang yangtidak perlu: Mengasingkan dan melupuskan barang-barang yang tidak diperlukan di tempatkerja secara sistematik.

Membuang sampah

Seiton Susun Set In OrderKekemasan: Menyusun secara kemas dan sistematik, barang

Berupaya mendapatkan dokumendalamTempoh 30saat.

1 | 69



Negeri Pahang

BAHASA

JEPUN

BAHASA

MALAYSIA

BAHASA

INGGERISMAKSUD CONTOH

yang diperlukan supaya mudahdiambil dan dikembalikan di tempat asal selepasdigunakan.

Seiso Sapu Shine

Pembersihan: Membersihkan dan memeriksa tempat kerja secara terperinci supaya tiada debu atau kotoran di atas lantai, peralatan dan persekitaran tempat kerja.

Tanggung jawab harian untuk pembersihan ruang dan peralatan kerja individu.

Seiketsu Seragam Standardise

Keseragaman: Mewujudkanpiawaian amalan terbaik di tempat kerja dan memastikan piawaian tersebut dipatuhi di samping memastikan tempat kerja itu bersih dan teratur sepanjang masa.

Tempat penyimpanan peralatan dan dokumen yang jelas.

Shitsuke Sentiasa Amal Sustain

Disiplin: Melatih pekerja untukmengamal 5S secara berterusan supaya menjadi tabiat dan budaya kerja organisasi dalammerealisasikan EKSA (5S)

Lakukan amalan 5S secara harian.

4. PENJENAMAAN SEMULA EKSA (EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM)4.1 EKSA, singkatan kepada Ekosistem Kondusif Sektor Awam telah diperkenalkan

bagi penjenamaan semula 5S (Rujuk Surat Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam

Bil 1 Tahun 2014: Ekosistem Kondusif Sektor Awam). Justeru dalam garispanduan ini,

nama EKSA akan digunakan bagi menggantikan nama 5S.

6 | 69



Negeri Pahang

4.2 Tujuan penjenamaan semula:

4.2.1 Menampilkan imej baru

4.2.2 Kekal relevan

4.2.3 Mempunyai identiti tersendiri

4.2.4 Meningkatkan persaingan di kalangan agensi

4.2.5 Memenuhi keperluan semasa

4.3 Objektif bagi penjenamaan semula:

4.3.1 Dapat menampilkan imej korporat

4.3.2 Mewujudkan persekitaran kerja yang kondusif

4.3.3 Melahirkan warga kerja yang lebih kreatif dan inovatif

4.3.4 Mempertingkatkan penjimatan tenaga serta kitar semula (Go Green)

4.4 Faedah melaksanakan EKSA :4.4.1 Mewujudkan persekitaran tempat kerja berkualiti (bersih, kemas dan rapi).

4.4.2 Meningkatkan kecekapan dan keberkesanan pengurusan organisasi.

4.4.3 Mengenalpasti, mengurang dan menghapuskan pembaziran Meningkatkan i

imej agensi sektor awam.

4.4.4 Menjana idea kreatif di kalangan warga agensi.

4.4.5 Meningkatkan semangat kerja berpasukan.

4.4.6 Meningkatkan disiplin warga agensi.

4.4.7 Meningkatkan mutu penyampaian perkhidmatan.

4.4.8 Mewujudkan piawaian kerja yang jelas.

7 | 69



Negeri Pahang

5. PRINSIP 5S

5.1 SisihMemberi tumpuan kepada pengasingan dan pelupusan barang-barang yang tidakdiperlukan di tempat kerja.

Aktiviti sisih melibatkan :

5.1.1 Item yang tiada nilai dan senang dibuang perlu dibuang segera.

5.1.2 Item yang ada nilai tapi tidak digunakan dan tiada kegunaan masaakan datang maka dihapuskan/dijual mengikut prosedur.

5.1.3 Item yang tiada nilai tetapi melibatkan kos pelupusan tinggi, makakaedah /kos yang paling rendah perlu ditentukan.

5.2 Susun

Merujuk kepada prinsip “Setiap barang ada tempatnya dan setiap tempat ada

barangnya”. Penekanan tertumpu kepada kaedah penyusunan yang teratur,

kemas, berkesan dan selamat.

Aktiviti ini melibatkan:

5.2.1 Item disusun dalam aturan First-Expiry-First-Out (Luput Dulu- Keluar Dulu)bagi item yang mempunyai tarikh luput. Jika item tidak mempunyai tarikhluput ATAU item-item yang mempunyai tarikh luput yang sama, makaaturan First-In-First-Out (Masuk Dulu Keluar Dulu) akan digunakan.

5.2.2 Item dilabelkan dengan nama dan nombor indeks.

5.2.3 Item disimpan mengikut kategori.

5.2.4 Item diatur supaya mudah dikesan dan boleh dicapai dalam masa 30 saat.

5.2.5 Semasa bekerja, kedudukan fail aktif dan bahan rujukan semasa adalah diatas meja. Selepas digunakan, ia perlu disimpan kembali ke tempat asal.

8 | 69



Negeri Pahang

5.3 SapuTindakan diambil bagi memastikan ruang tempat kerja dan peralatan di

dalam keadaan bersih dan tidak menjejaskan kualiti peralatan dan kualiti

kerja.


5.3.1 Menetapkan pemilik (ownership) bagi ruang/perkakas dan mesin.

5.3.2 Memastikan proses pembersihan dijalankan mengikut jadual yang telah

ditetapkan.

5.3.3 Merekod dan melaporkan segala kerosakan untuk tindakan

penyelenggaraan.

5.4 Seragam

5.4.1 Piawaian persekitaran berkualiti dipatuhi bagi memastikan tempat

kerja bersih dan teratur sepanjang masa.

5.4.2 Tindakan yang diambil adalah untuk mewujudkan keseragaman

prosedur, susun atur atau format.

5.5 Sentiasa Amal

Tindakan yang diambil adalah mengekalkan semua amalan sisih, susun, sapu

dan seragam serta melakukan penambahbaikan untuk mempertingkatkan

EKSA .


5.5.1 Audit dalaman dilakukan secara berkala.5.5.2 Aktiviti promosi dijalankan secara berterusan.5.5.3 Mewujudkan sistem pengiktirafan dan penghargaan kepada usaha

yang ditunjukkan oleh warga jabatan.

5.5.4 Mengadakan program kesedaran EKSA secara berterusan melalui

latihan.9 | 69



Negeri Pahang

6 PELAKSANAAN EKSA

6.1 Visi

Menjadi agensi yang unggul dalam pengurusan kewangan selaras denganmewujudkan ekosistem yang kondusif di persekitaran kerja.

6.2 Misi

Mengukuhkan sistem budaya kerja yang selamat, bersih, berdisiplin, kemas dan

selesa dengan melaksanakan pengurusan kewangan negeri dengan cekap, telus

dan berkesan untuk mencapai matlamat pembangunan negeri.

6.3 Polisi

EKSA menjadi pemangkin kepada peningkatan kualiti kerja, perkhidmatan, dan

produktiviti melalui persekitaran kerja yang mesra, sihat, bersih, kemas dan

selamat.

6.4 Objektif

6.4.1 Mewujudkan persekitaran kerja yang kondusif dan berkualiti iaitu

selamat, bersih, kemas dan selesa pada setiap masa.

6.4.2 Membantu meningkatkan disiplin diri dan semangat kerja

berpasukan di kalangan warga Pejabat Kewangan & Perbendaharaan

Negeri Pahang.

6.4.3 Merumus , merancang dan melaksanakan dasra-dasar kewangan dan

perbelanjawan bagi mencapai pertumbuhan ekonomi yang pesat dan

pembahagian pendapatan yang lebih seimbang selari dengan dasar

kerajaan.

6.4.4 Mewujudkan budaya kerja yang ceria, efektif dan inovatif.

6.4.5 Meningkatkan kesedaran di kalangan warga kerja terhadap kepentingan

penjimatan tenaga serta kitar semula (Go Green).

10 |69



Negeri Pahang

6.5 Logo

6.6 Moto

“Persekitaran Kondusif Pemangkin Transformasi”

KETERANGAN LOGO

BENTUK DEDAUN MENCERMINKAN KONSEP EKOSISTEM MERUJUK KEPADA INTERAKSIHIDUPAN DENGAN UNSUR-UNSUR YANG MERUPAKAN ASAS KEPADA ALAM DALAMHUBUNGAN YANG SALING BERKAIT RAPAT.

WARNA BIRU MENCERMINKAN WARNA KORPORAT PEJABAT KEWANGAN DANPERBENDAHARAAN NEGERI PAHANG.

WARNA HIJAU MENGGAMBARKAN KEADAAN SEMULAJADI SEPERTI POKOK, HUTAN DANKEHIDUPAN , KESTABILAN DAN KEDAMAIAN SERTA KETULENAN.

LATARBELAKANG LOGO WARNA PUTIH MENCERMINKAN KESUCIAAN YANG MANA PUTIHBERSIFAT RINGAN DAN NEUTRAL.

BENTUK BULATAN MENCERMINKAN PERMUAFAKATAN DI ANTARA KAKITANGAN YANG ERAT.

11 |69



Negeri Pahang

6.7 Penubuhan Jawatankuasa & Peranan

6.7.1 Carta Organisasi

NOOR AINI BT ISMAIL

AJK LATIHAN

SITI MAISARAH BT ROSMAN

AJK PROMOSI

NORHAIDA BT ABDUL SAMAD

AJK AUDIT

NORASIKIN BINTI NORDIN

KETUA ZON RUBY

M. SHUHAIRI BIN A. WAHAB

SETIAUSAHA 2SETIAUSAHA 2

SITI ZANARIAHTUL SAADIAH SITI ZANARIAHTUL SAADIAH BINTI YATIMBINTI YATIM

SETIAUSAHA 1SETIAUSAHA 1

SUHAILA BT. SHAHUDINSUHAILA BT. SHAHUDINFASILITATORFASILITATOR

MUHAMMAD RAHMAT BIN AHMAD TARMIZI

KETUA ZON EMERALD

DATO INDERA HAJI MOHAMAD DATO INDERA HAJI MOHAMAD ROSLAN BIN HARUN ROSLAN BIN HARUN

PENAUNGPENAUNG

DATO’ CHUA BON LINGDATO’ CHUA BON LINGPENGERUSIPENGERUSI

CARTA ORGANISASI EKSA CARTA ORGANISASI EKSA PEJABAT KEWANGAN DAN PERBENDAHARAAN NEGERI PAHANGPEJABAT KEWANGAN DAN PERBENDAHARAAN NEGERI PAHANG

NOR AKILLAH BINTI OSMANNOR AKILLAH BINTI OSMANTIMBALAN PENGERUSITIMBALAN PENGERUSI

12 |69



Negeri Pahang

6.7.2 Peranan Jawatankuasa Pelaksana EKSA

6.7.2.1 Menentukan hala tuju keseluruhan dalam pelaksanaan EKSA

6.7.2.2 Membentuk pelan pelaksanaan.

6.7.2.3 Menentukan belanjawan dan mengenalpasti sumber-sumber

kewangan.

6.7.2.4 Menetapkan polisi, peraturan dan garis panduan selaras dengan

dasar jabatan.

6.7.2.5 Mengenalpasti ahli-ahli jawatankuasa, pemudahcara dan ketua-

ketua.

6.7.2.6 Menetapkan sistem penghargaan dan anugerah.

6.7.2.7 Mengawas dan menilai kemajuan perlaksanaan (dengan bantuan

JK Audit)

6.7.2.8 Memberi galakan untuk penyertaan dalam aktiviti EKSA (dengan

bantuan JK Promosi).

6.7.2.9 Melatih dan membimbing pekerja ke arah pembentukan amalan-

amalan kebersihan (dengan bantuan JK Latihan).

6.7.3 Peranan Pengerusi

6.7.3.1 Menentukan hala tuju keseluruhan pelaksanaan EKSA.

6.7.3.2 Membentuk pelan tindakan pelaksanaan EKSA .

6.7.3.3 Menetapkan dasar, peraturan dan garis panduan EKSA .

6.7.3.4 Menentukan belanjawan serta sumber-sumber kewangan.

6.7.3.5 Melantik Fasilitator, Penyelaras, Sekretariat, Ketua Jawatankuasa

Pemandu (Audit/Promosi/Latihan) dan Ketua Zon.

6.7.3.6 Menetapkan sistem pengiktirafan / penghargaan.

6.7.3.7 Mengawasi dan menilai kemajuan perlaksanaan dengan bantuan

Jawatankuasa Pemandu (Audit, Latihan, Promosi)

13 |69



Negeri Pahang

6.7.3.8 Memantau kemajuan pelaksanaan EKSA melalui contoh amalan terbaik.

6.7.4 Peranan Fasilitator

6.7.4.1 Memberikan pandangan dan nasihat kepada ketua dan ahli

kumpulan mengenai pelaksanaan aktiviti EKSA .

6.7.4.2 Memastikan semua kumpulan mematuhi peraturan dan panduan

yang disediakan.

6.7.4.3 Menjadi perantara untuk menyampaikan maklumat terkini antara

pihak pengurusan dengan kumpulan

6.7.5 Peranan Penyelaras

6.7.5.1 Menjadualkan mesyuarat Jawatankuasa Pelaksana EKSA.

6.7.5.2 Menyelaraskan program EKSA .

6.7.5.3 Melaporkan kemajuan dan status pelaksanaan EKSA.

6.7.5.4 Menyimpan rekod utama dan minit berkaitan pelaksanaan EKSA .

6.7.5.5 Membantu pengurusan aktiviti promosi, latihan dan audit serta

memastikan keseragaman terhadap pelaksanaan EKSA .

6.7.5.6 Menghebahkan maklumat terkini pelaksanaan EKSA dalam

organisasi.

6.7.6 Peranan Setiausaha

6.7.6.1 Menjadi pencatat minit bagi Mesyuarat Jawatankuasa Pelaksana

EKSA.

6.7.6.2 Menyelaraskan Program EKSA Pejabat Kewangan Dan

Perbendaharaan Negeri Pahang.

6.7.6.3 Melaporkan kemajuan dan status pelaksanaan EKSA .

6.7.6.4 Menyimpan dan menguruskan dokumentasi rekod utama serta

minit berkaitan pelaksanaan EKSA.

14 |69



Negeri Pahang

6.7.6.5 Menghebahkan maklumat terkini pelaksanaan EKSA dalam

organisasi

6.7.6.6 Melaporkan kemajuan dan status perbelanjaan serta keperluan

perbelanjaan bagi pelaksanaan EKSA .

6.7.6.7 Membantu pengurusan aktiviti promosi, latihan dan audit serta

memastikan keseragaman terhadap pelaksanaan EKSA.

6.7.6.8 Membantu Penyelaras dalam menentukan pembahagian zon

6.7.7 Peranan Jawatankuasa Audit

6.7.7.1 Menyediakan kriteria senarai semak audit dan garis panduan

pelaksanaanaudit.

6.7.7.2 Merancang dan menentukan kekerapan aktiviti audit dalaman

EKSA .

6.7.7.3 Mencadangkan penambahbaikan terhadap kelemahan-kelemahan

yang dikenalpasti semasa proses audit.

6.7.7.4 Melakukan pemeriksaan dan tindakan susulan jika perlu.

6.7.7.5 Menyediakan laporan dan analisa keputusan audit dalaman EKSA

(5S) kepada Jawatankuasa Pelaksana EKSA.

6.7.7.6 Menyemak kriteria audit dari masa ke semasa mengikut

keperluan.

6.7.8 Peranan Jawatankuasa Promosi

6.7.8.1 Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti promosi EKSA dalam

Carta Gantt Induk.

6.7.8.2 Merancang dan menganjurkan aktiviti / kempen promosi (seperti

pertandingan EKSA :kebersihan, poster, banner dan lain-lain) bagi

memupuk kesedaran dan penyertaan bagi menjayakan

pelaksanaan EKSA .

6.7.8.3 Merancang dan memperuntukkan perbelanjaan bagi memastikan

aktiviti promosi dapat dilaksanakan sebagaimana yang dirancang.

15 |69



Negeri Pahang

6.7.8.4

6.7.8.5

Mencadangkan pengiktirafan / insentif yang bersesuaian kepada

yang layak

Menganalisis keberkesanan aktiviti promosi yang telah

dilaksanakan.

6.7.8.6 Melaporkan status pelaksanaan aktiviti dan tahap kesedaran

terhadap kepentingan EKSA di kalangan warga kerja kepada

Jawatankuasa Pelaksana EKSA.

6.7.9 Peranan Jawatankuasa Latihan

6.7.9.1 Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti latihan bagi memupuk

amalan EKSA kepada semua warga kerja Pejabat Kewangan Dan

Perbendaharaan Negeri Pahang.

6.7.9.2 Mengenal pasti jenis latihan (taklimat/bengkel/lawatan sambil

belajar) yang diperlukan dari masa ke semasa bagi mengukuh

aktiviti EKSA serta amalan peningkatan kualiti yang lain.

(Keperluan latihan yang diperlukan boleh dirujuk kepada hasil

keputusan audit aktiviti EKSA .

6.7.9.3 Menganalisa keberkesanan bagi setiap aktiviti latihan yang

dijalankan

6.7.9.4 Menyelaras dan memastikan setiap warga kerja diberi peluang

untuk menghadiri latihan EKSA secukupnya.

10. Peranan Ketua Zon

1. Bertindak selaku Penyelaras EKSA Peringkat Zon (rujuk pelan

pembahagianzon).

2. Melantik ahli-ahli Jawatankuasa EKSA Peringkat Zon (rujuk

contoh carta organisasi peringkat Zon).

3. Memastikan ahli-ahli JK Pemandu (Latihan / Promosi / Audit)

EKSA Peringkat Zon yang dilantik menyertai dan membantu

aktiviti JK Pelaksana EKSA (Latihan / Promosi / Audit) peringkat

zon secara berjadual.

16 |69



Negeri Pahang

4. Mengadakan mesyuarat pada setiap bulan dengan ahli-ahli kumpulan.

5. Merancang aktiviti kumpulan dan merangkakannya dalam Carta Gantt

Zon, selaras dengan Carta Gantt induk.

6. Memberi maklumbalas mengenai status pelaksanaan EKSA kepada

Jawatankuasa Pelaksana EKSA secara berkala.

7. Mewajibkan penglibatan semua ahli dalam pelaksanaan aktiviti EKSA .

8. Membantu memberikan panduan dan tunjuk ajar kepada warga kerja.

6.8 Pewujudan Zon

1. Tujuan pewujudan Zon EKSA adalah adalah untuk memudahkan

pelaksanaan dan pengawasan aktiviti yang dijalankan.

2. Senarai 2 zon yang terlibat di dalam pelaksanaan EKSA Pejabat Kewangan dan Perbendaharaan Negeri Pahang.

BIL NAMA ZON ARAS

1. ZON EMERALD 3 & 6

2. ZONRUBY 5

17 |69

6.8.3 Pelan lantai zon yang menerangkan pembahagian zon dengan lebih

terperinci adalah seperti berikut:



Negeri Pahang

18 | 69





Negeri Pahang

19 | 69





Negeri Pahang

20 | 69





Negeri Pahang

21 | 69



Negeri Pahang

6.9 Keperluan Zon

1. Jawatankuasa EKSA peringkat Zon perlu dibentuk.

2. Pelantikan ahli Jawatankuasa EKSA peringkat Zon dibuat oleh Ketua Zon

tersebut yang telah dilantik secara rasmi oleh Pegawai Kewangan Negeri selaku

Pengerusi Jawatankuasa Pelaksana EKSA.

3. Contoh Carta Organisasi Jawatankuasa EKSA peringkat Zon :

KHAIRATUL AINI BINTI MANSOR

AJK LATIHAN SHAMSUL KAMAR BIN IKLILAJK PROMOSI

MOHAMAD SUHAIMI BIN ABDUL WAHAB

AJK AUDIT

SOFEA BINTI SAHARUDINSOFEA BINTI SAHARUDINSETIAUSAHA SETIAUSAHA

DATO INDERA HAJI DATO INDERA HAJI MOHAMAD ROSLAN MOHAMAD ROSLAN

PENAUNGPENAUNG

MUHAMMAD RAHMAT BIN AHMAD TARMIZI

KETUA ZONKETUA ZON

CHE ZAINAB BINTI CHE DELAHAJK AUDIT

NOR FARIZAN BIN RAMLI AJK AUDIT

ZON EMERALD

22 |69



Negeri Pahang

WAN FILZAH BINTI WAN OMAR

AJK LATIHAN

WAN NOOR FAZLIN BINTI WAN OMAR

AJK PROMOSI

NIK MUNIRAH BT MUHD NUR

AJK AUDIT

NORMALA BINTI MOHD NORMALA BINTI MOHD NORMALA BINTI MOHD NORMALA BINTI MOHD SABRI SABRI

SETIAUSAHASETIAUSAHA

DATO INDERA HAJI DATO INDERA HAJI MOHAMAD ROSLAN MOHAMAD ROSLAN

PENAUNGPENAUNG

NORASIKIN BINTI NORDIN

KETUA ZONKETUA ZON

BAZLIN BINTI A. RAHIMAJK AUDIT

NORA BINTI MAARISAJK AUDIT

ZON RUBY

23 |69



Negeri Pahang

6.9.4 Jawatankuasa EKSA peringkat Zon berperanan:

6.9.4.1 Membentuk hala tuju dan pelan perancangan di peringkat zon

6.9.4.2 Membentuk jawatankuasa peringkat zon

6.9.4.3 Mengenalpasti zon-zon pelaksanaan EKSA

6.9.4.4 Melaksana aktiviti-aktiviti peringkat zon

6.9.4.5 Memantau pelaksanaan EKSA peringkat zon

6.9.4.6 Memastikan keseragaman pelaksanaan EKSA sepertimana yang

dinyatakan dalam Garispanduan Pelaksanaan EKSA Pejabat

Kewangan & Perbendahraan Negeri Pahang yang terkini

6.9.4.7 Memastikan semua staf dalam zon terlibat sebagai ahli zon.

6.9.4.8 Menyediakan Sudut EKSA Zon di lokasi yang strategik.

6.9.4.9 Menyedia dan sentiasa mengemaskini Fail EKSA peringkat zon.

6.10 Keperluan Sudut EKSA

1. Sudut 5S setiap zon perlu mengandungi perkara-perkara berikut:

1. Nama Zon

2. Polisi ,Objektif, Visi & Misi EKSA

3. Carta Gantt (Catatan: peringkat zon sahaja)

4. Pelan Lantai (Catatan: peringkat zon sahaja)

5. Carta Organisasi Induk (Catatan: peringkat JK Pelaksana sahaja)

6. Carta Organisasi Zon(Catatan: peringkat zon sahaja)

7. Rekod aktiviti (Catatan: Pamerkan gambar sebelum & selepas

pelaksanaan sesuatu aktiviti EKSA di zon tersebut serta

lengkap bertarikh)

24 |69



Negeri Pahang

8. Logo EKSA Pejabat Kewangan & Perbendaharaan Negeri Pahang.

9. Slogan EKSA Pejabat Kewangan Dan Perbendaharaan Negeri Pahang.

10. Informasi berkaitan EKSA (Catatan: untuk tujuan promosi. Informasi

yang dipamer melibatkan makluman / gambar bagi aktiviti seperti

Gotong royong, Anugerah/Penghargaan dan slot Buletin EKSA .

1. Kaedah penyaluran penyampaian adalah secara fizikal dengan

menggunakan ruang pejabat (seperti dinding / papan kenyataan) atau

secara maya

2. Tarikh kemaskini Sudut EKSA dan lengkap ditandatangani oleh Pegawai

Kewangan Negeri perlu dipamerkan.

3. Bagi subzon yang berminat mengadakan sudut khas bagi mempamerkan

aktiviti EKSA termasuk gambar sebelum & selepas, gotong royong,

anugerah, maka sudut tersebut perlu dinamakan sebagai Sudut Informasi

EKSA.

25 |69



Negeri Pahang

6.11 Keperluan Fail

1. Dokumentasi pelaksanaan EKSA perlu disediakan di peringkat Pelaksana,

Pemandu (Audit / Promosi / Latihan) dan Zon.

2. Keperluan dalam Fail EKSA adalah seperti berikut:

BILTAJUKBAHAGIAN

(PARTITION)KANDUNGAN

FAIL YANGBERKAITAN

1 PENGENALANPolisi, Objektif dan Garispanduan

EKSA

Fail Induk, Jawatankuasa

(Pemandu) dan Zon

2 CARTA ORGANISASI

Carta Organisasi Induk ,Jawatankuasa (Pemandu) dan

Zon


(Pemandu) dan Zon

3 PELAN LANTAIPelan lantai keseluruhan / zon

masing-masing

Fail Induk dan Zon

sahaja

4 CARTAGANTTCarta Gantt Induk / JK (Pemandu)

/ Zonmasing-masing


(Pemandu) dan Zon

5 MINIT MESYUARATMinit mesyuarat yang disimpanmengikut peringkat jawatankuasa

masing-masing


(Pemandu) dan Zon

6 GAMBAR AKTIVITI

Gambar yang diambilmempamerkan suasana aktiviti

EKSA .Tarikh gambar diambil

perlu dipaparkan bersama


(Pemandu) dan Zon

7GAMBAR SEBELUMDAN SELEPAS

Gambar yangdiambilmempamerkan suasana sebelum

dan selepas pelaksanaan EKSA .

Tarikh gambar diambil perlu

dipaparkanbersama

Fail Induk dan Zon

8 AUDITKriteria dan keputusan audit

(Seperti di bawah)


Audit dan Zon

26 |69



Negeri Pahang

3. Bagi maklumat dokumen tambahan seperti memo,surat, rekod belanjawan,maklumbalas, laporan dan lain-lain yang berkaitan aktiviti EKSA selain dari yangdinyatakan dalam jadual di atas, dokumentasi boleh dibuat dalam fail yang samadengan cara menambahkan satu lagi bahagian / partition dalam Fail EKSA di bawahtajuk „9.LAIN-LAIN’.

4. Alternatif cara mendokumentasikan maklumat tersebut mengguna fail yang berasinganadalah juga dibenarkan. Fail berasingan tersebut perlu dinamakan sebagai FailEKSA -LAIN-LAIN

6.12 Kriteria Audit

1. Kriteria audit adalah merujuk kepada kriteria EKSA terkini yang telah dikeluarkan dan terbahagi kepada dua komponen iaitu Komponen A dan KomponenB.

2. KomponenA:

27 |69



Negeri Pahang

28 |69



Negeri Pahang

6.12.3 Komponen B:

29 |69



Negeri Pahang

30 |69



Negeri Pahang

31 |69



Negeri Pahang

7 TINDAKAN PELAKSANAAN EKSA

Penekanan terhadap pelaksanaan EKSA ini terbahagi kepada 6 komponen utama

merangkumi keseluruhan persekitaran tempat kerja di hospital ini.

Komponen A :Keperluan Utama Pelaksanaan

Komponen B :Ruang Tempat Kerja / Pejabat

Komponen C :TempatUmum

Komponen D :Keselamatan Persekitaran

Komponen E :Kawasan Persekitaran Fasiliti

Komponen F :TempatKhusus

32 |69



Negeri Pahang

1. Komponen A: Keperluan Utama Pelaksanaan

1. Keperluan utama pelaksanaan EKSA (5S) meliputi 20pecahan komponen yang merujuk tanggungjawabjawatankuasa serta skop aktiviti yangdipertanggungjawabkan di bawah jawatankuasa tersebut.

2. Hubungan antara komponen, tanggungjawab dan aktiviti dihuraikan secara ringkas seperti di bawah:

SUB KOMPONEN TANGGUNGJAWAB AKTIVITI

A1 JK Pelaksana Menyediakan Manual atau Garispanduan selaras dengan Polisi EKSA

A2 JK Pelaksana (melaluipenyelaras)

Menyebarkan Manual/ Garispanduan serta Polisi EKSA dan memastikan semua wargakerja memahaminya.

A3 JK Pelaksana (melalui JK Audit)

Memastikan Amalan EKSA dipatuhi dan diimplimentasi oleh semua wargakerja

A4

Sekretariat(JK Pelaksana)

Setiausaha (JK Latihan,Promosi & Audit dan JK Zon)

Memastikan Dokumentasi dalam Fail EKSA disusun dengan teratur dan sentiasa dikemaskini

A5 JK PelaksanaMewujudkan keseragaman pelaksanaan EKSA seperti manual / garispanduan yang dibangunkan oleh hospital

A6 KetuaZon

Menyedia dan memaparkan SUDUT EKSAditempat yang strategik (secara fizikal atau maya) dan mengandungi beberapa perkara yang wajib dipaparkan

A7JK Pelaksana

KetuaZon

Membentuk dan melantik Jawatankuasa EKSA yang terdiri sekurang-kurangnya 3 Jawatankuasa seperti berikut

i. JK Latihanii. JK Promosiiii. JK Audit

A8

JK Pelaksana

JK Latihan,Promosi dan Audit

JK Zon

Merancang dan melaksana program/aktiviti EKSA secara berkala seperti:

i. Menyedia dan kemaskini Carta Ganttii. Menyebar Maklumat Latihan,

Promosi dan Audit 33 |69



Negeri Pahang

iii. Melaksana Program EKSA

A9 JK Pelaksana Penglibatan Pengurusan Atasan sebagai Penaung/Penasihat EKSA

A10 JK Pelaksana Penglibatan Pengurusan Atasan dalam aktiviti EKSA seperti program kesedaran dan lawatan

A11 PenyelarasJK PelaksanaKetua JK LatihanKetua JK Promosi Ketua JK Audit KetuaZon

Membentang dan melaporkan pelaksanaan aktiviti EKSA dalam Mesyuarat Pengurusan JabatanMesyuarat JK Pelaksana EKSA /Mesyuarat lain yang berkaitan

A12 JK Audit Melaksanakan Audit dalaman / pematuhan sama ada oleh JK Audit dalaman atau agensi luar secara berterusan sekurang-kurangnya 2 kali setahun

A13 JK Audit Menyebarkan hasil/laporan Audit dalaman untuk makluman dan tindakan susulan wargakerja Pejabat Kewangan dan Perbendaharaan Negeri Pahang.

A14 JK Audit Mengemukakan laporan penilaian kendiri kepada MAMPU selepas setahun menerima persijilan (hanya untuk persijilan semula)

A15 JK Promosi (Pelaksana) dengan bantuan JK Audit(Pelaksana)

Melaksanakan Program Pengiktirafandi peringkat Jabatan seperti berikut

i. Anugerah Zon terbaikii. Anugerah Bilik terbaikiii. Anugerah Bahagian terbaikiv. Anugerah Workstation terbaikv. Anugerah Tandas terbaikvi. Hasil kreativiti dan inovasi terbaikvii. Anugerah Go Green terbaik

A16 JK Pelaksana dengan bantuanFasilitator

Menerima pengiktirafan dan ditanda aras samaada pada peringkat jabatan, daerah, negeri, kebangsaan atau lain-lain

A17 JK Promosi (Pelaksana) Menyebar dan memaklumkan mengenai program pengiktirafan kepada semua warga hospital

i. Hebahan secara media cetak –Buletin

ii. Hebahan secara media elektronik-infoblast, portal

34 |69



Negeri Pahang

A18 JK Pelaksana JK Zon

Melaksanakan inovasi yang boleh meningkatkan produktiviti dan kualiti kerja anggota

A19JK Zon dan dipantau oleh JK Promosi (Pelaksana)

Melaksanakan program kreativiti dan inovasi Contoh: Kreativiti mengguna bahan terpakai

A20

JK Zon

Sekretariat(JK Pelaksana) Setiausaha (JK Zon)

Melaksanakan program penjimatan tenaga secara menyeluruh seperti contoh berikut

i. Notis / Arahan penjimatan tenagaii. Penggunaan lampu/peralatan elektrik

saveenergyiii. Penetapan suhu optimumiv. Penjimatankertasv. PenjimatanAirvi. Kempen Hijau dan kitar semula

Menyediakan analisis perbelanjaan (penjimatan)

7.2 Komponen B: Ruang Tempat Kerja / Pejabat

7.2.1 Peralatan Pejabat

7.2.1.1 Alat tulis disusun dengan kemas dan selamat di atas meja / tray

dalam laci

7.2.1.2 Peralatan pejabat sentiasa berkeadaan baik, bersih dan sentiasa

boleh digunakan dengan selamat

7.2.1.3 Semua barang yang disimpan dalam ruang tertentu / laci bertanda

atau berlabel

7.2.1.4 Tatacara penggunaan peralatan dipamerkan dengan jelas dan

mudah difahami

7.2.1.5 Arahan / Notis bagi memastikan peralatan disusun kemas dan

dipamerkan di tempatbersesuaian

7.2.1.6 Susun Atur Peralatan Pejabat :

35 |69



Negeri Pahang

7.2.1.6.1 Semua perabot dan peralatan pejabat tersusun kemas,

berkeadaaan baik serta tidak mengancam

keselamatan dan kesihatan pekerja

7.2.1.6.2 Kreativiti menyusun perabot dan peralatan adalah

digalakkan supaya dapat mewujudkan suasana yang

lebih selesa , ceria dan berimej korporat

7.2.1.6.3 Teknik susunan peralatan boleh memendekkan masa

memproses sesuatu kerja. Contohnya: Kabinet fail

diletakkan berhampiran dengan work station pegawai

7.2.2 Bilik / Ruang Penyimpanan Fail

Merujuk kepada Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5 Tahun 2007

(Panduan Pengurusan Pejabat)

7.2.2.1 Pelan Susun Atur / Pelan Lantai Bilik fail perlu disediakan dan

dipamerkan di ruang yang strategik

7.2.2.2 Ruang / Bilik Fail berada dalam keadaan bersih, tidak berdebu

tersusun dan kemas

7.2.2.3 Kabinet fail perlu dilabelkan dengan jenis dokumen dan

meletakkan indeks

7.2.2.4 Susun atur fail

7.2.2.4.1 Senarai Indeks dan nombor fail disediakan

7.2.2.4.2 Setiap fail dan dokumen lengkap berlabel dengan jelas

dan mudah dilihat.

7.2.2.4.3 Fail disusun dengan teratur, sistematik, mudahdiperoleh / disimpan dengan teknik susunan yang

berkesan bagi memudahkan carian /capaian dalam

tempoh 30 saat (Contoh: 30 saat untuk setiap fail)

7.2.2.4.4 Fail di dalam kabinet perlu disusun secara berbaring

dengan tetulangnya menghala ke atas dan nombor

36 |69



Negeri Pahang

rujukan menghala ke hadapan dan disusun dengan

kemas dan teratur mengikut turutan nombor siri fail

7.2.2.4.5 Fail perlu disusun semula ke tempat asal selepas

digunakan sebelum tamat waktu bekerja

7.2.2.4.6 Fail-fail terperingkat yang digunakan perlu disimpan di

dalam kabinet besi berpalang. Indeks bagi fail-fail

terperingkat tidak perlu dilekatkan di luar kabinet

7.2.2.5 Format pelabelan fail

7.2.2.5.1 Tetulang fail mengandungi:

1.Nombor fail

2. Logo Pejabat Kewangan & Perbendaharaan Negeri Pahang.

3. Tajuk fail

4. Singkatan nama PKPN, Jabatan / unit

5.. Nombor susunanfail

37 |69



Negeri Pahang

7.2.2.5.2 Muka depan fail mengandungi:

1. Logo PKPN / Jabatan / Unit (jika ada)

2. Tajuk fail

3. Nama Jabatan / Unit

7.2.2.5.3 Penyusunan tulisan (font) dan saiz pada label

mengikut kesesuaian fail

7.2.2.6 Satu sistem kawalan dan pergerakan fail perlu diwujudkan bagi

tujuan pengesanan fail yang sedang digunakan atau fail aktif /

tidak aktif / fail yang perlu ditutup (Contoh : Kad Daftar Pengguna

dan Kad Keluar Masuk Fail)

7.2.2.7 Pekerja dilarang makan, minum dan merokok di dalam bilik fail

7.2.2.8 Tangga, troli dan kerusi hendaklah diletakkan di tempat yang

selamat dan diparkirkan

38 |69



Negeri Pahang

7.2.2.9 Etika dan peraturan penggunaan bilik fail dipaparkan dengan jelas

dan mudah difahami.

7.2.210 Pegawai bertanggungjawab (pemilik /ownership) dilantik bagi

menguruskan kebersihan bilik fail (Nama pegawai dan nombor

untuk dihubungi).

7.2.3 Hiasan Dalaman

7.2.3.1 Hiasan yang bersesuaian dengan imej jabatan, mudah, jimat untuk

diselenggarakan serta kedudukannya tidak mengancam

keselamatan dan kesihatan pekerja

7.2.3.2 Maklumat korporat boleh dipamerkan pada tempat bersesuaian

tetapi tidak keterlaluan dari segi kuantiti dan sentiasa dikemaskini

(Contoh: Carta Organisasi, Piagam Pelanggan, Dasar Kualiti dan

sebagainya)

7.2.3.3 Dinding yang kotor akibat kesan tampalan dibersihkan sebaiknya

7.2.3.4 Penggunaan hiasan pokok bunga plastik dan pokok bunga hidup

tidak digalakkan. Jika digunakan, penyelenggaraan diperlukanbagi mengelak habuk terperangkap dan kerosakan pada karpet

serta kuantiti hiasan yang digunakan tidak keterlaluan.

7.2.3.5 Hiasan seperti lanskap berkonsepkan water features dan akuarium

dalam ruang pejabat tidak digalakkan. Jika masih digunakan,

penyelenggaraan diperlukan bagi memastikan ia berfungsi.

7.2.3.6 Pastikan semua hiasan yang dibuat tidak berdebu, tidak kotor dan

sentiasa berada dalam keadaan baik supaya tidak mencacatkan

pemandangan.

7.2.3.7 Susunan hiasan sentiasa kemas, tersusun, menyenangkan

pergerakan, dan tidak mengancam keselamatan pekerja.

39 |69



Negeri Pahang

7.2.4 Tanda Arah / Petunjuk / Peringatan

7.2.4.1 Tanda peringatan yang sesuai diletakkan pada peralatan yang

berisiko seperti AWAS pada plug yang terdedah dan SILA PADAM

LAMPU SELEPAS DIGUNAKAN pada plug lampu yang terbabit

7.2.4.2 Tanda nama pegawai perlu seragam dan diletakkan pada setiap

partition dan bilik pegawai

7.2.4.3 Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat

yang strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai.

7.2.5 Ruang Kerja Terperingkat

7.2.5.1 Ruang kerja terperingkat ini merangkumi Bilik Server dan

Kawasan Kerja Larangan

7.2.5.2 Kawasan bilik ini perlu sentiasa kemas, tersusun, bersih, tidak

berdebu dan selesa

7.2.5.3 Sistem pengurusan ruang kerja terperingkat perlu diamalkan

dengan memenuhi ciri-ciri keselamatan pengguna (tatacara yang

ditetapkan dalam peraturan keselamatan)

7.2.5.4 Pegawai yang bertanggungjawab (pemilik / ownership) perlu

dilantik bagi menguruskan kebersihan bilik. Nama pegawai dan

nombor untuk dihubungi hendaklah dipamerkan pada pintu masuk

bilik berkenaan

7.2.6 Ruang Kaunter

7.2.6.1 Persekitaran kaunter sentiasa dilap supaya tidak berdebu, bersih

dan disusun supaya kelihatan kemas

7.2.6.2 Kaunter utama mempunyai Sistem Maklumbalas Pelanggan,

Direktori Pelanggan, Borang / Brosur berkaitan dan Bahan Bacaan

untuk pelanggan


yang strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai

40 |69



Negeri Pahang

7.2.6.4 Peralatan pejabat dan kemudahan yang disediakan perlu sentiasa

berkeadaan baik dan boleh digunakan dengan selamat

7.2.6.5 Maklumat korporat boleh dipamerkan tetapi tidak keterlaluan dari

segi kuantiti dan sentiasa dikemaskini (Contoh: Carta Organisasi,

Piagam Pelanggan, pemberitahuan atau arahan yang perlu

disampaikan kepada pelanggan)

7.2.6.6 Sekiranya perkhidmatan kaunter melibatkan borang-borang yang

berkaitan, ianya perlulah disusun dengan teratur dan dilabelkan

7.2.6.7 Sofa atau kerusi perlu disediakan di ruang menunggu untuk

pelanggan.

7.2.6.8 Perkhidmatan yang diberi mempamerkan Konsep Mesra

Pelanggan

7.2.7 Bilik Help Desk / Call Centre

7.2.7.1 Peralatan pejabat dan kemudahan yang disediakan perlu sentiasa

berkeadaan baik dan boleh digunakan dengan selamat


yang strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai

7.2.7.3 Maklumat korporat bahagian boleh dipamerkan tetapi tidak

keterlaluan dari segi kuantiti dan sentiasa dikemaskini (Contoh:

Carta Organisasi, Piagam Pelanggan, pemberitahuan atau arahan

yang perlu disampaikan kepada telefonis)

7.2.8 Lantai

7.2.8.1 Pastikan tong sampah disediakan, lantai selamat dan tidak licin,

tiada kekotoran atau sampah sarap serta tidak berlubang/pecah

ataurosak.

7.2.8.2 Program pemantauan bagi memastikan jadual pembersihan

dipatuhi

41 |69



Negeri Pahang

7.2.8.3 Inisiatif / Tindakan proaktif pembaikan sekiranya berlaku

kerosakan direncanakan dengan segera, jika ada.

7.2.9 Dinding / Partition Pegawai

7.2.9.1 Dinding bersih dari kekotoran dan dalam keadaan baik

7.2.9.2 Hiasan yang disediakan adalah bersesuaian dan mempamerkan

imej korporat

7.2.9.3 Tanda nama penuh dan jawatan perlu dipamerkan di ruang tempat

kerja masing- masing termasuk bilik pegawai

7.2.9.4 Segala dokumen yang dipamerkan hendaklah tersusun kemas dan

teratur

7.2.9.5 Satu sudut mini dibenarkan di partition (optional) untuk hiasan

7.2.9.6 Status pergerakan pegawai (sekiranya perlu) dipamerkan di

hadapanpartition.

7.2.10 Siling

1. Siling berada dalam keadaan yang bersih dan baik

2. Label dan tunjuk arah yang bersesuaian disediakan

3. Sekiranya berlaku kerosakan, inisiatif / tindakan proaktif untuk

pembaikan segera perlu diambil.

7.2.11 Lampu dan soket

1. Pelan lampu / suis dipamerkan dengan dengan jelas dan mudah

difahami

2. Semua lampu perlu bersih, berfungsi dengan baik

3. Semua soket elektrik perlu berfungsi dengan baik

4. Sekiranya berlaku kerosakan, inisiatif / tindakan proaktif untuk

pembaikan segera perlu diambil.

42 |69



Negeri Pahang

7.2.12 Meja

7.2.12.1 Di bahagian atas meja

7.2.12.1.1 Satu (1) tray surat (jika ada) dan dilabelkan

7.2.12.1.2 Satu sudut mini dibenarkan untuk tapak hiasan

(optional)

7.2.12.1.3 Terdapat telefon dan buku direktori (optional)

7.2.12.1.4 Fail-fail aktif / diari / organizer dan peralatan hendaklah

disusun dengan kemas dan teratur pada setiap masa

7.2.12.1.5 Fail disusun mengikut nombor siri / indeks yang

ditetapkan

7.2.12.1.6 Rubber stamp yang aktif dilabelkan dan disenaraikan

(tidak termasuk self-ink rubber stamp)

7.2.12.2 Di bahagian bawah / tepi meja

7.2.12.2.1 Sediakan tempat khas yang bertanda bagi bakul

sampah

7.2.12.2.2 Wayar / kabel (untuk ICT dan elektrik) perlu

dikemaskan dengan menggunakan bahan-bahan yang

sesuai seperti black tape / cable casing

7.2.12.2.3 Kotak kitar semula boleh diwujudkan dan digunakan

secara gunasama

7.2.13 Laci (Meja / Almari)

7.2.13.1 Susunan laci meja adalah seragam dan dilabelkan dengan kemas

7.2.13.2 Sekiranya pegawai dibekalkan dengan meja jenis 3 laci,

penggunaan ruang laci boleh seperti berikut:

7.2.13.3 Laci paling atas dilabelkan “ALAT TULIS” dan dikhaskan

penggunaannya kepada alat-alat tulis dan disusun kemas

mengikut kreativiti pegawai.

43 |69



Negeri Pahang

7.2.13.4 Laci tengah dilabelkan “PERIBADI” dan diguna bagi

menempatkan alatan/ barang peribadi seperti beg tangan,

dompet, telefon bimbit dan lain-lain.

7.2.13.5 Laci bawah dilabelkan “DOKUMEN” dan diguna bagi

menempatkan dokumen-dokumen rasmi seperti diari, planner

dan buku catatan.

7.2.13.6 Sekiranya pegawai dibekalkan dengan meja

jenis 2 laci, penggunaan ruang laci boleh seperti berikut:

1.Laci paling atas dilabelkan ALAT TULIS dan dikhaskan

penggunaannya kepada alat-alat tulis dan disusun kemas mengikut

kreativiti pegawai.

2.Laci kedua dilabelkan PERIBADI dan diguna bagi

menempatkan alatan / barang peribadi seperti beg tangan,

dompet, telefon bimbit dan lain-lain.

7.2.13.7 Perkara di atas tidak diguna pakai untuk keadaan seperti berikut:1.

2

Bilangan laci meja kurang dari 2 atau lebih dari 3,

maka keutamaan penyimpanan ialah kepada peralatan

kegunaan harian pejabat seperti alat tulis (dilabel

sebagai ALAT TULIS), buku catatan dan dokumen

rasmi (dilabel sebagai DOKUMEN).

Meja adalah meja gunasama di bilik tertentu, atas

faktor keselamatan, dibenarkan untuk menggunakan

laci bagi menyimpan barang peribadi dan semua laci

yang ada pada meja tersebut perlu dilabelkan sebagai

PERIBADI3. Barang-barang peribadi seperti beg tangan, payung p

perlu diletakkan di dalam laci/almari ruangan peribadi

atau tempat yang bersesuaian dan disusunkemas

4. Pegawai hendaklah patuh kepada laci yang telah

dilabel iaitu barang yang berkaitan dengan urusan

rasmi dan barang peribadi tidak boleh bercampur.

44 |69



Negeri Pahang

5. Almari pegawai mestilah dipastikan sentiasa berada di dalam

keadaan kemas, tersusun dan bersih

7.2.14 Kerusi

1. Kerusi tetamu dan kerusi kerja hendaklah tersusun rapi ketika

tidak digunakan

2. Kot / selendang boleh disangkut dengan kemas di belakang kerusi

(jika almari tidak disediakan)

3. Pastikan kerusi berada pada tahap selamat untuk diduduk, tidak

bergoyang, selesa dan bersih

7.2.15 Peti Sejuk

1. Peti sejuk adalah berfungsi, bersih dan berada di dalam keadaan

yang baik.

2. Bagi peti sejuk domestik di pantri, item-item yang disimpan berada

dalam keadaan bersih, disusun kemas dan tidak bercampur aduk.

3. Peti sejuk yang menyimpan bekalan ubat / sampel / reagen

mempunyai rekod suhu yang sentiasa dikemaskinikan sepanjang

masa.

4. Senarai aset alih kerajaan (KEW-PA 7) dipaparkan dalam bilik

7.2.16 Komputer dan pencetak

1. Komputer serta peralatan IT yang berkaitan hendaklah sentiasa

tidak berhabuk dan sedia untuk diguna

2. Komputer disusun mengikut kesesuaian pegawai dan mematuhi

ciri-ciri keselamatan contohnya skrin monitor tidak dapat dilihat

secara terus atau membelakangkan pintu masuk

3. Pastikan komputer ditutup sebelum pulang (shut down)

4. Printer dan scanner haruslah tidak berhabuk dan boleh digunakan

45 |69



Negeri Pahang

7.2.16.1 Wallpaper yang digunakan mengandungi polisi dan objektif

manakala screensaver memaparkan Logo EKSA PKPN.

Screensaver ini berfungsi selepas 10 minit komputer tidak

digunakan

Logo / Screensaver EKSA PKPN:

Wallpaper EKSA PKPN:

7.2.17 Pelabelan dan Pemakiran (Parking Lot)

1. Setiap peralatan yang digunasama dan mudah alih sahaja

disediakan lot parkir yang bersesuaian (tidak perlu menggunakan

tape untuk tujuan penanda parkir peralatan)

2. Pelabelan dan lot alatan haruslah seragam mengikut kesesuaian

zon

46 |69



Negeri Pahang

7.3 Komponen C: Tempat Umum

Ruang Umum juga merupakan ruang yang perlu diberi penumpuan dalam

penjagaan kerana ruang ini sentiasa digunakan oleh semua kakitangan termasuk

pelawat.

Ruang umum yang dimaksudkan dan perkara yang perlu diberi penekanan adalah:

7.3.1 Bilik Mesyuarat / BilikPerbincangan

Pastikan Bilik Mesyuarat / Bilik Bincang berada dalam keadaan berikut:

7.3.1.1 Lantai bersih, tidak berdebu dan tiada kekotoran.

7.3.1.2 Peralatan/kemudahan dalam keadaan sempurna dan boleh

digunakan dengan baik.

7.3.1.3 Peralatan/kemudahan sentiasa bersih, tidak berhabuk dan disusun

kemas ketika tidak digunakan.

7.3.1.4 Peralatan mempunyai sistem inventori dan penyelenggaraan

7.3.1.5 Maklumat berkaitan mesyuarat hendaklah dipamerkan di pintu

masuk bilik mesyuarat. Contoh: Penggunaan papan tanda (slot in

board).

7.3.1.6 Hiasan berbentuk korporat boleh menaikkan suasana bilik danperlu ada penyelenggaraan yang berkala (Contoh; gambar,

maklumat pencapaian Kementerian / Bahagian, penyataan kualiti /

hala tuju, piagam pelanggan, program Kementerian / Bahagian

dan lain-lain).

7.3.1.7 White board (papan putih) hendaklah dibersihkan selepas

mesyuarat selesai

7.3.1.8 Pastikan pemadam dan marker pen berwarna merah, biru dan

hitam diletakkan di tempat yang disediakan

9. Jam dinding perlu diletak di tempat yang sesuai

10. Pastikan barang-barang elektronik seperti LCD Projektor, mikrofon

dan power supply ditutup sebelum meninggalkan bilik mesyuarat

47 |69



Negeri Pahang

11. Hidangan makanan berat (Contoh: makanan berkuah) di bilik

mesyuarat / bilik bincang sebolehnya, hendaklah dielakkan.

12. Kerusi dinomborkan dan pelan lantai dipamerkan dengan jelas.

13. Etika penggunaan bilik mesyuarat perlu disediakan dan diletakkan

di lokasi yang bersesuaian

14. Pegawai bertanggungjawab (pemilik/ownership) perlulah dilantik

bagi menguruskan kebersihan bilik mesyuarat/bilik bincang (nama

pegawai dan nombor untuk dihubungi)

7.3.2 Surau / Bilik Solat

Perkara-perkara berikut perlu dilaksanakan untuk menjadikan surau/bilik

solat tempat yang selesa untuk beribadat:

7.3.2.1 Semua peralatan/kemudahan (contoh: kemudahan tempat

berwuduk) perlu berada dalam keadaan sempurna dan boleh


7.3.2.2 Lantai tidak berdebu, tidak basah dan sentiasa bersih untuk

keselesaanramai.

7.3.2.3 Telekung, kain pelekat dan sejadah hendaklah disusun, dilipat

atau digantung dengan kemas.

7.3.2.4 Pintu masuk hendaklah dilabelkan dengan perkataan Surau /

Bilik Solat.

7.3.2.5 Almari/kabinet/rak/penyidai adalah dibenarkan mengikut

keperluan.

7.3.2.6 Buku-buku bacaan agama hendaklah disusun kemas di dalam

almari / kabinet / rak yang disediakan.

7.3.2.7 Penanda arah kiblat hendaklah ditandakan di siling surau/bilik

solat dengan jelas.

7.3.2.8 Selipar/kasut hendaklah tersusun rapi.

Perkara-perkara berikut perlu dilaksanakan untuk menjadikan surau/bilik

solat tempat yang selesa untuk beribadat:

7.3.2.1 Semua peralatan/kemudahan (contoh: kemudahan tempat

berwuduk) perlu berada dalam keadaan sempurna dan boleh


7.3.2.2 Lantai tidak berdebu, tidak basah dan sentiasa bersih untuk

keselesaanramai.

7.3.2.3 Telekung, kain pelekat dan sejadah hendaklah disusun, dilipat

atau digantung dengan kemas.

7.3.2.4 Pintu masuk hendaklah dilabelkan dengan perkataan Surau /

Bilik Solat.

7.3.2.5 Almari/kabinet/rak/penyidai adalah dibenarkan mengikut

keperluan.

7.3.2.6 Buku-buku bacaan agama hendaklah disusun kemas di dalam

almari / kabinet / rak yang disediakan.

7.3.2.7 Penanda arah kiblat hendaklah ditandakan di siling surau/bilik

solat dengan jelas.

7.3.2.8 Selipar/kasut hendaklah tersusun rapi.

48 |69



Negeri Pahang

9. Jadual waktu solat dipamerkan di ruang yang disediakan

10. Cermin muka disediakan untuk kemudahan orang ramai

11. Penggunaan pewangi (air freshener) digalakkan mendapatkan

suasana yang sentiasa segar

12. Jam dinding disediakan untuk panduan

13. Tidur di dalam surau / bilik solat adalah TIDAK dibenarkan. Tanda

amaran larangan dipaparkan di dalam bilik tersebut.

14. Sekiranya ada kemudahan/ peralatan di dalam surau / bilik solat, sistem

inventori dan penyelenggaraan perlu dibuat.

15. Pegawai bertanggungjawab (pemilik/ownership) perlulah dilantik bagi

menguruskan kebersihan surau/bilik solat (nama pegawai dan nombor

telefon).

49 |69



Negeri Pahang

7.3.3 Pantri

7.3.3.1 Lantai sentiasa bersih, kering dan tidak berbau7.3.3.2 Pantri hendaklah sentiasa bersih, kemas, tersusun dan bebas

daripada sebarang serangga, makhluk perosak, kekotoran dan

bau yang tidak menyenangkan

7.3.3.3 Penggunaan pewangi udara digalakkan bagi menghindarkan bau

yang tidak menyenangkan

7.3.3.4 Tong sampah disediakan dan ditutup supaya tidak berbau

7.3.3.5 Semua peralatan / perabot dan perkakas disusun kemas dan

teratur setelah digunakan

7.3.3.6 Kabinet / rak dilabelkan dengan nama perkakas di luar pintu

dengan seragam (mengikut kesesuaian/optional)

7.3.3.7 Pinggan mangkuk/cawan/gelas TIDAK diletakkan di atas meja dan

sinki selepas digunakan

7.3.3.8 Pinggan/mangkuk yang masih basah hendaklah dilap dan disusun

dengan teratur di dalam kabinet/rak

7.3.3.9 Kain lap yang kotor dicuci dan disangkut kemas

7.3.3.10 Sinki mesti dalam keadaan bersih, tidak tersumbat dan tiada

sisa makanan.

7.3.3.11 Bahan makanan seperti milo, nescafe, gula, susu, teh dan

sebagainya hendaklah diletakkan dalam bekas bertutup (Contoh

dimasukkan dalam bekas makanan) dan dilabelkan (mengikut

kesesuaian/optional).

7.3.3.12 Pastikan lampu dan pintu ditutup setelah digunakan.

7.3.3.13 Satu sudut informatif disediakan untuk mempamerkan jadual

tugasan, peraturan, pemberitahuan ataupun apa-apa arahan

yang berkaitan.

50 |69



Negeri Pahang

7.3.3.14 Pegawai bertanggungjawab (pemilik/ownership) perlulah dilantik

bagi menguruskan kebersihan pantri (nama pegawai dan nombor

untuk dihubungi)

7.3.4 Tandas

7.3.4.1 Permukaan lantai sentiasa bersih dan kering

7.3.4.2

7.3.4.3

Senarai peralatan/kelengkapan yang perlu ada secukupnya dalam

tandas:

1. Bekas sampah

2. Sanitary bin (untuk bilik air wanita)

3. Alat pengering tangan (hand drayer)

4. Mesin penyembur pewangi

5. Cecair pencuci

6. Kertas tisu

Permukaan dinding keseluruhannya bersih termasuk dinding tiles

dan pintu utama

7.3.4.4 Siling di dalam keadaan yang sempurna, tiada kebocoran dan

tidak bersawang

7.3.4.5 Semua lampu berfungsi dengan baik

7.3.4.6 Pintu-pintu tandas berfungsi dengan sempurna, bersih, lengkap

dengan penyelak dan penyangkut pakaian.

7.3.4.7 Mangkuk tandas berkeadaan sempurna dan boleh digunakan

dengan selamat

7.3.4.8 Mangkuk tandas bersih dan lengkap dengan pelapik serta flushing

system berfungsi dengan sempurna

7.3.4.9 Urinal bowl berkeadaan bersih dan flushing system berfungsi

dengan sempurna

51 |69



Negeri Pahang

7.3.4.10 Sinki berkeadaan bersih, tidak tersumbat dan paip air berfungsi dengan

sempurna.

7.3.4.11 Meja sinki dan cermin muka berkeadaan bersih dan kering.

7.3.4.12 Bekas sabun (soap dispenser) berfungsi dengan sempurna dan sentiasa

ada sabun.

7.3.4.13 Kreativiti untuk menceriakan tandas adalah digalakkan.

7.3.4.14 Persekitaran tandas tidak mengeluarkan bau yang kurang

menyenangkan.

7.3.4.15 Sistem pengudaraan dalam tandas berada dalam keadaan yang baik.

7.3.4.16 Jika tempat mengambil wuduk diturut disediakan, pastikan ianya sentiasa bersih

dan semua paip air berfungsi dengan baik.

7.3.4.17 Senarai semak kerja-kerja penyelenggaraan pembersihan dipaparkan pada pintu

bilik air.

7.3.4.18 Tandatangan Pegawai bertanggungjawab (pemilik/ownership) bagi pengesahan

kerja pembersihan yang telah dilaksanakan, perlu dibuat setiap hari.

7.3.4.19 Pegawai bertanggungjawab (pemilik/ownership) perlulah dilantik bagi

menguruskan kebersihan tandas (nama pegawai dan nombor untuk dihubungi).

52 |69



Negeri Pahang

7.3.5 Kaunter Khidmat Pelanggan / Ruang Menunggu

1. Kaunter khidmat pelanggan sentiasa bersih, kemas dan tersusun

2. Tempat duduk disediakan di ruang menunggu untuk kemudahan

pelanggan/tetamu luar

3. Peralatan/kemudahan/perabot di ruang menunggu disusun dengan

teratur dan berada dalam keadaan baik

4. Ruang menunggu tetamu perlu sentiasa bersih, kemas dan ceria

5. Kemudahan tanda arah/petunjuk dipamerkan dengan jelas di kawasan yang

mudah dilihat

6. Tong sampah yang bersesuaian dan mencukupi disediakan.

7. Kaunter utama perlu menyediakan perkara berikut:

1. Sistem Maklumbalas Pelanggan

2. Direktori Pelanggan

3. Borang-borang / Brosur berkaitan

4. Bahan bacaan untukpelanggan

8. Usaha-usaha delighting the customer seperti mewujudkan persekitaran yang

kondusif dan kemudahan sokongan ada dilaksanakan.

9. Perkhidmatan yang diberi mempamerkan suasana mesra pelanggan.

53 |69



Negeri Pahang

7.3.6 Lobi Utama / Ruang hadapan

1. Persekitaran lobi utama / ruang hadapan sentiasa bersih, kemas

dan ceria.

2. Semua peralatan di lobi utama sentiasa disusun kemas dan

berkeadaanbaik

3. Laluan umum bersih dan tidak dihalang dengan sebarang

halangan seperti barang/peralatan yang boleh mengganggu ruang

laluan.

4. Maklumat seperti pelan strategik/ visi/ misi/ piagam pelanggan dan

maklumat korporat lain sentiasa perlu dikemaskini dan dipaparkan

di tempat yang mudah dilihat

5. Beberapa perkara berikut disediakan di lobi utama:

1. Buku KedatanganPelawat.

2. Direktori Pegawai.

3. Sudut Informasi untuk Pelanggan.

4. Perhiasan yang bersesuaian dengan imej korporat.

54 |69



Negeri Pahang

7.3.7 Laluan Utama/ Laluan Awam

1. Lantai sentiasa berkeadaan baik, bersih dan tiada sisa buangan yang diletak

di sepanjang laluan

2. Hiasan seperti pokok bunga yang berada di sepanjang laluan (jika ada)

disusun dengan kemas, bersih dan teratur supaya tidak menghalang laluan

3. Peralatan yang diletak di laluan utama/umum hendaklah disusun dengan

baik supaya tidak mengganggu laluan perjalanan

4. Papan Notis yang diletakkan di sepanjang laluan hendaklah sentiasa

diselenggara dan dikemaskini maklumatnya

5. Pintu kecemasan tidak dihalang dan sentiasa ditutup

7.4 Komponen D: Keselamatan Persekitaran

7.4.1 Langkah-langkah keselamatan berikut perlu diambil bagi menjamin

suasana kerja yang selamat:

7.4.2

7.4.3

7.4.4

7.4.5

7.4.6

7.4.7

7.4.8

Laluan utama tidak dihalang dengan barang-barang atau peralatan

yang tidak diperlukan (Contoh : pasu bunga, fire extinguisher,

kotak-kotak dan sebagainya)

Pintu rintangan api dan pintu kecemasan hendaklah sentiasa

ditutup dan tidak dihalang

Pendawaian elektrik / telefon / kabel komputer dalam keadaan

kemas, teratur dan tidak berserabut.

Pendawaian tambahan perlu dibuat setelah mendapat kebenaran

Tiada aktiviti memasak dilakukan di mana-mana ruang kecuali

pantriTanda-tanda amaran keselamatan yang dipamerkan hendaklah

jelas (Contoh : Dilarang Merokok, tanda KELUAR dan AWAS)

Tangga laluan kecemasan tidak dihalangi (Contoh : barang-barang

pra pelupusan)

55 |69



Negeri Pahang

7.4.9 Aktiviti merokok TIDAK dibenarkan di persekitaran luaran dan dalaman

Pejabat Kewangan Dan Perbendaharaan Negeri Pahang (Contoh :

pantri, kafeteria, stor, bilik fail, bilik air, ruang tangga, ruang awam dan

sebagainya).

7.4.10 Alat pemadam api mestilah berfungsi, mempunyai jadual

penyelenggaraan, mempunyai tatacara penggunaan, berkeadaan bersih

dan diletakkan ditempat yang susuai dan mudah dicapai.

7.4.11 Sebarang peralatan yang didapati rosak hendaklah dilapor dan

diselenggarakan dengansegera

1. Pelan Tindakan Kecemasan mengandungi:

1. Arahan Keselamatan

2. Latihan Pengungsian Bangunan (Fire-drill)

3. Tanda amaran

4. Pelan Laluan Kecemasan dan tempat berkumpul

5. Peruntukan Arahan Keselamatan dipatuhi sepenuhnya

56 |69



Negeri Pahang

7.5 Papan Tanda Jabatan / PapanTanda Arah / Petunjuk

Papan tanda jabatan, papan tanda arah/ petunjuk hendaklah:7.5.1

1. Diletakkan di lokasi penting seperti bilik admin, bilik ketua

jabatan, tandas, pintu keluar dan bilik mesyuarat.

2. Saiz yang sesuai dan senang difahami,

3. Mudah dilihat oleh orang ramai dan kedudukannya strategik.

4. Berada dalam keadaan baik, tidak berdebu dan sentiasa bersih.

5. Berkonsepkan imej korporatJabatan.

.

.7.5.2 Media / Bahan Pameran

1. Bahan media atau bahan pameran yang dipamerkan di

papan notis atau papan kenyataan di seluruh jabatan/unit

perlu berada dalam keadaan baik, tidak berdebu, bersih dan

perlu sentiasa dikemaskini mengikut keadaan semasa.

2. Penampilan media/bahan pameran yang dipamerkan perlu

berkualiti, berimej korporat, kemas dan teratur.

3. Penghasilan bahan pameran yang kreatif adalah digalakkan

supaya dapat menarik perhatian pelanggan.

7.6.1 Bilik Pegawai

1. Semua perkara yang dinyatakan di atas (untuk

workstation) adalah juga diguna pakai untuk bilik pegawai

mengikut kesesuaian.

2. Tiada sebarang dokumen dan fail diletakkan di atas settee,

coffee table atau lain-lain tempat yang tidak sepatutnya.

3. Hiasan perlulah berimej korporat dan tidak keterlaluan dari

segi kuantiti.

4. Susun atur perabot dan bahan-bahan bacaan hendaklah

kemas dan teratur dan memastikan tiada habuk yang

terperangkap.

1. Semua perkara yang dinyatakan di atas (untuk

workstation) adalah juga diguna pakai untuk bilik pegawai

mengikut kesesuaian.

2. Tiada sebarang dokumen dan fail diletakkan di atas settee,

coffee table atau lain-lain tempat yang tidak sepatutnya.

3. Hiasan perlulah berimej korporat dan tidak keterlaluan dari

segi kuantiti.

4. Susun atur perabot dan bahan-bahan bacaan hendaklah

kemas dan teratur dan memastikan tiada habuk yang

terperangkap.

57 |69



Negeri Pahang

7.6.2 Bahagian Pengeluaran

7.6.2.1 Bilik Percetakan / Dokumentasi

7.6.2.1.1 Pelan lantai yang jelas dan mudah difahami

dipaparkan

7.6.2.1.2 Lantai bilik perlu sentiasa dalam keadaan bersih, tidak

berdebu, tidak terdapat lubang, rekahan atau sebarang

kecacatan lantai

7.6.2.1.3 Peralatan sentiasa berada dalam keadaan baik,

berfungsi dan perlu dilabelkan dengan nama atau

simbol alatan

7.6.2.1.4 Peralatan dan bahan kerja perlu disusun dengan

teratur, dilabelkan dengan nama alatan serta disimpan

di tempat pemakiran atau almari yang telah disediakan

supaya mudah diperolehi dan disimpan semula

7.6.2.1.5 Tatacara penggunaan peralatan dipaparkan dengan

jelas dan mudah difahami

7.6.2.1.6 Penggunaan label yang sesuai untuk membezakanaktiviti/ barangan/perkhidmatan (Contoh: label barang

siap, barang dalam proses, rosak, pelupusan dan lain-

lain)

7.6.2.2 Mesin dan Peralatan

7.6.2.2.1 Mesin diletak di tempat yang sesuai dan selamat serta tidak

menghalang pergerakan proses kerja

7.6.2.2.2 Mesin perlu sentiasa dalam keadaan bersih, tidak

berhabuk, berminyak, berkarat dan sebagainya kerana ia

boleh memendekkan jangka hayat mesin

7.6.2.2.3 Jadual penyelenggaraan mesin perlu disediakan untuk

pemantauanmesin

58 |69



Negeri Pahang

7.6.2.2.4 Tiada barang diletakkan di atas atau di bawah mesin

terutamanya bahan yang berbentuk cecair

7.6.2.2.5 Tanda berhati-hati (Contoh AWAS) perlu diletakkan

pada bahagian yang merbahaya sebagai peringatan

kepada pekerja lain

7.6.2.2.6 Tanda maklumat pengenalan bagi setiap mesin

mengikut kesesuaian perlu ada

7.6.2.2.7 Mesin yang rosak hendaklah diletakkan berasingan

untuk dibaiki atau dilupuskan

7.6.2.2.8 Tanda PENEMPATAN SEMENTARA perlu dipaparkan

berhampiran dengan mesin/peralatan yang rosak

7.6.2.2.9 Senarai Item Rosak juga perlu dipaparkan dandiletakkan berhampiran dengan barang tersebut.

Maklumat seperti tarikh aduan kerosakan, nombor

aduan serta jenis tindakan perlu dinyatakan dalam

senarai tersebut

7.6.2.2.10 Contoh paparan adalah sebagaimana dinyatakan di

bawah:

TANDA PENEMPATAN SEMENTARA:

PENEMPATAN SEMENTARA

59 |69



Negeri Pahang

Format SENARAI ITEM ROSAK:

NO NAMA ITEM TARIKH ADUANKEROSAKAN

TINDAKAN(baiki / lupus) PELAPOR

1

2

3

4

5

6

7.6.3 Stor / Tempat Penyimpanan

Merujuk kepada Pekeliling Perkhidmatan Bil.5 Tahun 2009(TPS)

7.6.3.1 Pintu Stor

Pintu stor hendaklah mempunyai perkara-perkara seperti berikut :

7.6.3.1.1 Pelan lantai stor yang mudah dilihat dengan jelas dan

difahami.

7.6.3.1.2 Borang permohonanstok.

7.6.3.1.3 Tanda amaran DILARANG MASUK dipamerkan

dengan jelas.

7.6.3.1.4 Jadual waktu pengeluaran - dipamerkan di luarstor.

7.6.3.2 Dalam Stor

7.6.3.2.1 Stor sentiasa dalam keadaan bersih, tidak berdebu

dan tersusun kemas.

7.6.3.2.2 Terdapat tanda / label/ abjad bersesuaian bagi tiap-tiap

bahan / komponen barangan (mengikut Tatacara

PengurusanStor).

60 |69



Negeri Pahang

7.6.3.2.3 Sistem rekod inventori disediakan adalah jelas dan

teratur untuk memudahkan barang tersebut diambil /

dicapai / dicari

7.6.3.2.4 Tidak terdapat sampah / sisa / bahan yang tidak

diperlukan, berada di dalam stor

7.6.3.2.4 Peralatan sokongan pengurusan stor dalam keadaan

baik dan berfungsi (contoh: tangga dan troli)

7.6.3.2.5 Daya kreativiti boleh digunakan (tertakluk kepada

peraturan dan garis panduan) dalam pengurusan,

penjagaan dan penyelenggaraan stor tetapi

mengekalkan unsur korporat

7.6.3.2.6 Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan

di tempat yang strategik serta mudah dilihat oleh orang

ramai

7.6.3.2.7 Semua barang / bahan dilabelkan dengan jelas dan

kemas

7.6.3.2.8 Etika penggunaan dan peraturan pengambilan barang

dari stor perlu ada, dipatuhi dan dipaparkan kepada

wargakerja.

7.6.3 Simpanan Barang di Stor

7.6.3.1 Barang-barang disusun dengan teratur supaya tidak

menghalang kerja-kerja pemunggahan dan laluan

kakitangan stor.

7.6.3.2 Barang-barang disusun mengikut pengeluaran secara

Luput Dulu Keluar Dulu / First Expiry First Out(LDKD/FEFO) bagi barang yang mempunyai tarikh

luput. Manakala bagi barang yang tiada tarikh luput

atau barang-barang dengan tarikh luput yang sama.

61 |69



Negeri Pahang

7.6.3.3 Penggunaan ruang stor hendaklah mengikut jenis dan ruang yang

ada seperti berikut:

7.6.3.4 Ruang stor hendaklah dibahagi mengikut kumpulan barang seperti

bahan kimia, alat ganti atau makmal dan sebagainya.

7.6.3.5 Setiap kumpulan barang ditanda menggunakan abjad-abjad atau

nombor atau kedua- duanya sekali.

7.6.3.6 Setiap para melintang diberikan satu huruf dan setiap jalur kotak

diberikan satu nombor. (contoh : liquid paper botol terletak di

Seksyen B, rak Nombor 2, para B dan kotak nombor 2).

7.6.3.7 Stok yang asalnya berada di dalam bekas, kotak, tin, peti dan

sebagainya hendaklah kekal penyimpanannya dan hendaklah

dilabel untuk mudah dilihat.

7.6.3.8 Setiap bekas hendaklah mengandungi satu jenis stok barang yang

sama.

7.6.3.9 Bagi barang-barang yang tercerai hendaklah diletakkan di dalam

bekas yang berukuran bersesuaian dan tidak boleh dibungkus

tetapi hendaklah disusun dengankemas.

7.6.3.10 Pastikan bahan-bahan yang rosak tidak bercampur dengan bahan

yang masih boleh digunakan.

7.6.3.11 Barang-barang berharga dan menarik hendaklah disimpan di

tempat yang selamat dan dikawal oleh pegawai yang

bertanggungjawab.

7.6.3.12 Pengeluaran barang dibuat sendiri oleh pegawai- pegawai yang

diberi kuasa (pemesan/pegawai stor) dengan menggunakan

borang Kew.PS-10 (stor utama) atau Kew.PS-11 (stor

unit/bahagian).

7.6.3.13 Kad petak (bin card) mestilah berada bersama-sama dengan

barang.

7.6.3.14 Penanda aras minima disediakan bagi semua barang di dalam stor

7.6.3.15 Bagi item seperti ubat, reagan dan item yang mempunyai

spesifikasi suhu penyimpanan, suhu peti sejuk mesti direkodkan

dan dikemaskini manakala suhu bilik dipantau sepanjang masa.62 |69

7.6.4 Keselamatan dan Kebersihan Stor

7.6.4.1 Alat pemadam api yang memenuhi kriteria berikut:

1. Mempunyai sijil yang masih berkuatkuasa dari pihak Bomba

2. Prosedur operasi hendaklah diletakkan bersebelahan.

3. Digantung pada bracketyang dipasang di dinding dan berparkir.

7.6.4.2 Sistem Pencegahan Kebakaran (Contoh: System Water

Sprinkler dan Hose Reel).

7.6.4.3 Pencahayaan yang mencukupi.

7.6.4.4 Tanda amaran seperti DILARANG MEROKOK dan MUDAH TERBAKAR dipamerkan dengan jelas.

7.6.4.5 Tangga dan troli hendaklah diletakkan di tempat mudah dicapai dan

berparkir.



Negeri Pahang

63 |69



Negeri Pahang

8. Keupayaan Sumber Manusia

1. Dari segi penampilan diri dan imej

Keperibadian yang tinggi seperti perwatakan ceria, bersemangat, cara berpakaian,

dandanan dan fesyen rambut yang normal dan kemas serta kebersihan diri sesuai

dengan imej penjawat awam dapat dipamerkan

2. Perhubungan dengan rakan sejawat

Usaha bersama / kerja berpasukan seperti gotong-royong, kreativiti, mesyuarat dan

sebagainya, dapat diamalkan

3. Perhubungan dengan pelanggan

Hubungan berorientasikan pelanggan seperti mempamerkan senyuman, budi

bahasa, sopan santun, bertatasusila dan sedia membantu

4. Kecekapan dan kemahiran dalam melaksanakan tugasKecekapan dalam menguruskan tugas seperti kesetiaan dan komitmen yang tinggi

pada tugas, proaktif, mahir dan berpengetahuan dengan tugas hakiki dan berinisiatif

dapat dipamerkan

9 PENUTUP

Dengan adanya garis panduan ini, diharapkan agar ia dapat membantu warga PejabatKewangan Dan Perbendaharaan Negeri Pahang dalam melaksanakan pengurusanpersekitaran yang berkualiti melalui pelaksanaan EKSA dan mengamalkannya secaraberterusan sehingga menjadi suatu budaya yang cemerlang.

64 |69

garis panduan pelaksanaan ekosistem kondusif...

Documents