87413944 contoh sistem fail di sekolah

PENGURUSAN REKODPENGURUSAN REKODDAN FAILDAN FAIL

SMK. ELOPURA 2,SMK. ELOPURA 2,

SANDAKAN,SANDAKAN,

SABAHSABAH

SEJARAH SEKOLAHSEJARAH SEKOLAH

Bangunan asal SMK. Elopura 2, Sandakan telah mula dibina pada tahun 2000 dan siap dibina sepenuhnya pada tahun 2002. Bangunan sekolah ini telahdigunakan secara rasminya pada 01.01.2003. Namun demikian pihak sekolahtelah berbincang dengan pihak kontraktor untuk menggunakan bangunantersebut bermula 28.09.2002.

SMK. Elopura 2, Sandakan telah mula beroperasi pada 01 Januari 2002. Pada mula pembukaannya, SMK. Elopura 2 telah menumpang sementara waktu

di SK. Mawar, Jalan Sibuga, Sandakan. (Januari 2002 – Oktober 2002)

JAWATANKUASA PELAKSANAJAWATANKUASA PELAKSANANOOR HAMIZAM SHAH BIN MD. NORDIN

PenasihatPengetua

UMI KALTHUM BINTI MOKHSINPengerusi I

Penolong Kanan Kurikulum

ROSANER BINTI SAMANSetiausaha

Ketua Pembantu Tadbir

AJKFAUZIAH BT NUJUM

NUR AZLINA AMAI ABDULLAHFAUZAH BT MOHD YUNUS

RAZMAN BIN ABD RAOPANITA BT OMAR MAYAZULAZLAN BIN SIDEK

DG. NORHAYATI PG ABDULLAHMARIANI BT KANDARI

SARIMAH BT HAZAHARIMOHD SARLEZAN BIN KEFFLEE

NOORMAH BT PANNUHPengerusi II

Penolong Kanan HEM

PRISLEY KALANGPengerusi III

Penolong Kanan KOKUM

UMI KALTHUM BINTI MOKHSINPengerusi I

Penolong Kanan Kurikulum

Adakah Sistem Fail Anda Logik?Adakah Sistem Fail Anda Logik? Adakah Sistem Fail Anda Praktikal?Adakah Sistem Fail Anda Praktikal? Adakah Sistem Fail Anda Mudah?Adakah Sistem Fail Anda Mudah? Adakah Sistem Fail Anda Berfungsi?Adakah Sistem Fail Anda Berfungsi? Adakah Sistem Fail Anda Berkait Rapat Dengan Adakah Sistem Fail Anda Berkait Rapat Dengan

Jadual Pemisahan Rekod?Jadual Pemisahan Rekod? Adakah Sistem Fail Anda Fleksibel?Adakah Sistem Fail Anda Fleksibel? Adakah Sistem Fail Anda Mempunyai Standard?Adakah Sistem Fail Anda Mempunyai Standard?

RENUNGKAN……

RAMUANRAMUAN

1.1. KomitedKomited

2.2. KerjasamaKerjasama

3.3. IlmuIlmu

4.4. BerterusanBerterusan

OBJEKTIFOBJEKTIFPENGURUSAN REKOD DAN FAILPENGURUSAN REKOD DAN FAIL

Memperbaiki kualiti pengurusan rekod dan fail agar lebih Memperbaiki kualiti pengurusan rekod dan fail agar lebih kemas dan sistematik.kemas dan sistematik.

Melaksanakan penyeragaman kod fail seperti yang Melaksanakan penyeragaman kod fail seperti yang dikehendaki oleh Arkib Negara.dikehendaki oleh Arkib Negara.

Penerimaan dan penghantaran dokumen kerajaan dapat Penerimaan dan penghantaran dokumen kerajaan dapat direkodkan dengan teratur.direkodkan dengan teratur.

Rekod mudah dicari apabila diperlukan.Rekod mudah dicari apabila diperlukan. Tindakan segera terhadap arahan kerajaan/ Ketua Jabatan Tindakan segera terhadap arahan kerajaan/ Ketua Jabatan

dapat dilakukan dengan adanya pengurusan rekod fail yang dapat dilakukan dengan adanya pengurusan rekod fail yang sistematik.sistematik.

RASIONAL PENGURUSAN REKOD DAN FAILRASIONAL PENGURUSAN REKOD DAN FAIL ( (KELEMAHAN JIKA FAIL TIDAK DIURUS DENGAN BETUL)KELEMAHAN JIKA FAIL TIDAK DIURUS DENGAN BETUL)

KESELAMATANKESELAMATAN

Orang AwamOrang Awam Pencuri maklumatPencuri maklumat Musuh-Musuh NegaraMusuh-Musuh Negara

Bencana AlamBencana Alam BanjirBanjir HujanHujan Cahaya PanasCahaya Panas KebakaranKebakaran

KeperluanKeperluan Penyimpanan Rekod TerpusatPenyimpanan Rekod Terpusat Memudahkan PencarianMemudahkan Pencarian Memudahkan PenyelenggaraanMemudahkan Penyelenggaraan Penjimatan RuangPenjimatan Ruang

KENAPA REKOD PERLU DI JAGA?KENAPA REKOD PERLU DI JAGA? Bahan BuktiBahan Bukti Bahan SejarahBahan Sejarah Bahan Penyelidikan / RujukanBahan Penyelidikan / Rujukan

SIAPAKAKAH MUSUH REKOD?SIAPAKAKAH MUSUH REKOD?Faktor FizikalFaktor Fizikal Tempat SimpananTempat Simpanan Cahaya, Suhu dan KelembapanCahaya, Suhu dan Kelembapan Habuk / Bencana AlamHabuk / Bencana AlamFaktor BiologikalFaktor Biologikal Binatang/SeranggaBinatang/Serangga Kulat/CendawanKulat/CendawanFaktor KimiawiFaktor Kimiawi Rekod diwujudkan mempunyai bahan kimiaRekod diwujudkan mempunyai bahan kimia Pencemaran Alam SekitarPencemaran Alam SekitarFaktor ManusiaFaktor Manusia Manusia Tidak Perihatin Tentang Penjaga Manusia Tidak Perihatin Tentang Penjaga

RekodRekod


FAIL HILANG / TIDAK DAPAT DIKESANFAIL HILANG / TIDAK DAPAT DIKESAN

Guna fail sementara (sampul kecil)Guna fail sementara (sampul kecil) Maksima 3 bulan sahaja boleh tunggu, jika tidak dapat dikesan buka jilid Maksima 3 bulan sahaja boleh tunggu, jika tidak dapat dikesan buka jilid

baru.baru. Semak / tanya pemegang terakhir.Semak / tanya pemegang terakhir. Semak kad / catatan/ doket pergerakan Semak kad / catatan/ doket pergerakan Selongkar / siasatSelongkar / siasat


PENGGUNA TIDAK MELALUI REGISTRIPENGGUNA TIDAK MELALUI REGISTRI

Pergerakan mesti melalui registri.Pergerakan mesti melalui registri. Pergerakan fail kepada pegawai lain direkodkan.Pergerakan fail kepada pegawai lain direkodkan. Memaklumkan kepada registriMemaklumkan kepada registri Menggunakan borang transaksi.Menggunakan borang transaksi.


SEBAB FAIL HILANG / TIDAK DAPAT DIKESANSEBAB FAIL HILANG / TIDAK DAPAT DIKESAN

FAIL TIDAK HILANG MELAINKANFAIL TIDAK HILANG MELAINKAN Niat Tidak BaikNiat Tidak Baik BerkepentinganBerkepentingan SalahlakuSalahlaku Unsur jenayahUnsur jenayah

FAIL TIDAK DAPAT DIKESANFAIL TIDAK DAPAT DIKESAN Kelemahan manusiaKelemahan manusia Kurang patuh prosedurKurang patuh prosedur Tiada arahan / Peraturan standardTiada arahan / Peraturan standard Kurang kawalanKurang kawalan LupaLupa

STRATEGI PELAKSANAANSTRATEGI PELAKSANAAN

Taklimat kepada semua AKSTaklimat kepada semua AKS

Tindakan : Tindakan :

PPD/PPPD/PengetuaPPD/PPPD/Pengetua Pelaksanaan pengurusan rekod dan fail di peringkat sekolahPelaksanaan pengurusan rekod dan fail di peringkat sekolah

Tindakan :Tindakan :

KPT & Semua PTKPT & Semua PT Pemantauan.Pemantauan.

Tindakan :Tindakan :

Pengetua/PK 1Pengetua/PK 1

JADUAL TINDAKANJADUAL TINDAKAN

TarikhTarikh PerkaraPerkara TindakanTindakan

Febuari 2007Febuari 2007 Taklimat kepada semua AKSTaklimat kepada semua AKS PPG/PPPG/PengetuaPPG/PPPG/Pengetua

Mac 2007Mac 2007 Pelaksanaan Pengurusan Rekod dan Fail Pelaksanaan Pengurusan Rekod dan Fail di Peringkat Sekolahdi Peringkat Sekolah

Semua AKSSemua AKS

Jun 2007Jun 2007 Pemantauan 1Pemantauan 1 PPG/PPPG/PengetuaPPG/PPPG/Pengetua

Sept 2007Sept 2007 Pembinaan Bilik Fail BaruPembinaan Bilik Fail Baru PengetuaPengetua

Oktober 2007Oktober 2007 Proses pemindahan ke bilik fail baruProses pemindahan ke bilik fail baru Semua AKSSemua AKS

Oktober 2007Oktober 2007 PemantauanPemantauan PPG/PengetuaPPG/Pengetua

SUMBER KEWANGANSUMBER KEWANGAN

WANG KERAJAAN WANG KERAJAAN

1. LPBT1. LPBT

2. PEMBAIKAN KECIL2. PEMBAIKAN KECIL

PROSES KERJAPROSES KERJA

BILBIL PERKARAPERKARA TARIKH/TARIKH/

TEMPOHTEMPOH

TINDAKANTINDAKAN CATATANCATATAN

1.1. Menubuhkan Jawatankuasa Menubuhkan Jawatankuasa Pengurusan Rekod dan Fail Pengurusan Rekod dan Fail peringkat sekolahperingkat sekolah

FEBUARI 07FEBUARI 07 PENGETUAPENGETUA

2.2. Taklimat Pengurusan Rekod dan Taklimat Pengurusan Rekod dan Fail kepada semua stafFail kepada semua staf

FEBUARI 07FEBUARI 07 PPG/PPPG/PPG/PPPG/

PENGETUAPENGETUA

3.3. Menentukan Kod Fail yang sesuai Menentukan Kod Fail yang sesuai digunakan oleh sekolahdigunakan oleh sekolah

FEBUARI 07FEBUARI 07 PENGETUA/PTPENGETUA/PT

4.4. Menentukan Tempat Penyimpanan Menentukan Tempat Penyimpanan FailFail


5.5. Menentukan bilangan fail yang Menentukan bilangan fail yang perlu dibeliperlu dibeli


6.6. Membuat pembelian failMembuat pembelian fail FEBUARI 07FEBUARI 07 PENGETUA/PTPENGETUA/PT

7.7. Menentukan pengelasan fail Menentukan pengelasan fail FEBUARI 07FEBUARI 07 PENGETUA/PTPENGETUA/PT

8.8. Menulis tajuk dan kod fail di Menulis tajuk dan kod fail di kulit failkulit fail

MAC/MAC/APRIL/MEI APRIL/MEI 0707

AKSAKS

9.9. Melengkapkan kandungan failMelengkapkan kandungan fail-Kertas minitKertas minit-Borang tindakan kerjaBorang tindakan kerja-Surat yang bercop terima, Surat yang bercop terima, kandung dan minit surat.kandung dan minit surat.


AKSAKS

10.10. Membuat label bagi Membuat label bagi menentukan kategori fail menentukan kategori fail

Cth: WarnaCth: Warna


AKSAKS

11.11. Penyimpanan fail di bilik fail Penyimpanan fail di bilik fail secara berpusatsecara berpusat

JUN 07JUN 07 AKSAKS

12.12. Pengedaran failPengedaran fail SEMASASEMASA PTPT

13.13. Penutupan failPenutupan fail SEMASASEMASA PTPT

14.14. Pelupusan failPelupusan fail SEMASASEMASA PTPT

CARTA ALIRAN PENGURUSANCARTA ALIRAN PENGURUSANREKOD DAN FAILREKOD DAN FAIL

Mula

Menubuhkan Jawatankuasa PengurusanRekod dan Fail peringkat sekolah

Taklimat Pengurusan Rekod dan FailKepada semua staf

Menentukan Kod Fail yang sesuai Digunakan oleh sekolah

Menentukan Tempat PenyimpananFail

Menentukan bilangan fail yang perlu dibeli

Membuat pembelian fail

Menentukan pengelasan fail

Menulis tajuk dan kod fail di kulit fail

Melengkapkan kandungan fail-Kertas minit

- borang tindakan kerja-Surat yang dicop terima,Kandung dan minit surat

Membuat label bagi menentukan kategori fail

Penyimpanan fail di bilik fail secara berpusat

Pengedaran fail

Penutupan fail

Pelupusan fail

Selesai

SISTEM FAIL YANG DIGUNAKANSISTEM FAIL YANG DIGUNAKAN

Fail boleh dikategorikan kepada fail urusan am (house keeping files) dan Fail boleh dikategorikan kepada fail urusan am (house keeping files) dan fail urusan fungsian (functional files). Fail urusan am mengandungi surat dan fail urusan fungsian (functional files). Fail urusan am mengandungi surat dan dokumen lampiran berkaian dengan hal pentadbiran, bangunan dan harta, dokumen lampiran berkaian dengan hal pentadbiran, bangunan dan harta, kelengkapan dan bekalan, kewangan dan personel. Fail urusan fungsian pula kelengkapan dan bekalan, kewangan dan personel. Fail urusan fungsian pula mengandugi surat dan dokumen lampiran berkaitan dengan fungsi dan aktiviti asas mengandugi surat dan dokumen lampiran berkaitan dengan fungsi dan aktiviti asas jabatan.jabatan.

KOD ASAS JABATANKOD ASAS JABATANSMKE2SMKE2

SS == SekolahSekolahMM == MenengahMenengahKK == KebangsaanKebangsaanEE == ElopuraElopura22 = = Pewujudan Sekolah BaruPewujudan Sekolah Baru

PENGGUNAAN KOD PENGKELASAN PERKARA UMUM KE ATAS PENGGUNAAN KOD PENGKELASAN PERKARA UMUM KE ATAS FAIL-FAIL FAIL-FAIL HOUSEKEEPING DI HOUSEKEEPING DI SMK. ELOPURA 2, SANDAKANSMK. ELOPURA 2, SANDAKAN

KODKOD PENJELASANPENJELASAN

SMKE2. 100SMKE2. 100 == PentadbiranPentadbiran

SMKE2. 200SMKE2. 200 == Bangunan dan HartaBangunan dan Harta

SMKE2. 300SMKE2. 300 == Peralatan dan BekalanPeralatan dan Bekalan

SMKE2. 400SMKE2. 400 == KewanganKewangan

SMKE2. 500SMKE2. 500 == PersonelPersonel

PANDUAN TAJUK-TAJUK DI BAWAH “PERKARA UTAMA” BAGI PANDUAN TAJUK-TAJUK DI BAWAH “PERKARA UTAMA” BAGI KUMPULAN REKOD FUNCTIONAL KUMPULAN REKOD FUNCTIONAL

SMK. ELOPURA 2, SANDAKANSMK. ELOPURA 2, SANDAKAN

Nombor PengkelasanNombor Pengkelasan Perkara UtamaPerkara Utama

SMKE2/600SMKE2/600 == Kurikulum Kurikulum

SMKE2/700SMKE2/700 = = Hal Ehwal MuridHal Ehwal Murid

SMKE2/800SMKE2/800 == Ko-KurikulumKo-Kurikulum

SMKE2/900SMKE2/900 == Bimbingan & KaunselingBimbingan & Kaunseling

SMKE2/1000SMKE2/1000 == ICTICT

TAJUK-TAJUK DI BAWAH “PERKARA UTAMA”TAJUK-TAJUK DI BAWAH “PERKARA UTAMA”BAGI KUMPULAN REKOD BAGI KUMPULAN REKOD HOUSEKEEPING HOUSEKEEPING SIRI 100SIRI 100

PENTADBIRAN AMPENTADBIRAN AM

PENGKELASANPENGKELASAN PERKARA UTAMAPERKARA UTAMA

SMKE2/100-1SMKE2/100-1 MESYUARAT / JAWATANKUASAMESYUARAT / JAWATANKUASA

SMKE2/100-2SMKE2/100-2 PEKELILING / SURAT PEKELILINGPEKELILING / SURAT PEKELILING

SMKE2/100-3SMKE2/100-3 LAPORAN DAN PERANGKAANLAPORAN DAN PERANGKAAN

SMKE2/100-4SMKE2/100-4 PERAYAANPERAYAAN

SMKE2/100-5SMKE2/100-5 PERSATUAN / PERTUBUHANPERSATUAN / PERTUBUHAN

SMKE2/100-6SMKE2/100-6 ARAHAN / PANDUAN / PERATURANARAHAN / PANDUAN / PERATURAN

SMKE2/100-7SMKE2/100-7 HUBUNGAN AWAM / SERANTAHUBUNGAN AWAM / SERANTA

SMKE2/100-8SMKE2/100-8 PERSIDANGAN / SEMINARPERSIDANGAN / SEMINAR

SMKE2/100-9SMKE2/100-9 LOGO,LAGU,BENDERALOGO,LAGU,BENDERA

SMKE2/100-10SMKE2/100-10 LAWATANLAWATAN

CONTOH


BANGUNAN DAN HARTABANGUNAN DAN HARTA


SMKE2/200-1SMKE2/200-1 BANGUNAN DAN HARTABANGUNAN DAN HARTA

SMKE2/200-2SMKE2/200-2 BANGUNAN – PEROLEHANBANGUNAN – PEROLEHAN

SMKE2/200-3SMKE2/200-3 BANGUNAN – PENYELENGGARAANBANGUNAN – PENYELENGGARAAN

SMKE2/200-4SMKE2/200-4 TANAH – PEROLEHANTANAH – PEROLEHAN

SMKE2/200-5SMKE2/200-5 TANAH - PENYELENGGARAANTANAH - PENYELENGGARAAN

CONTOH


KELENGKAPAN DAN BEKALANKELENGKAPAN DAN BEKALAN


SMKE2/300-1SMKE2/300-1 BEKALAN /PESANAN / PEMBELIANBEKALAN /PESANAN / PEMBELIAN

SMKE2/300-2SMKE2/300-2 INVENTORI / PERKIRAANINVENTORI / PERKIRAAN

SMKE2/300-3SMKE2/300-3 KATALOG / MANUAL / SENARAI HARGAKATALOG / MANUAL / SENARAI HARGA

SMKE2/300-4SMKE2/300-4 KENDERAAN DAN PENYELENGGARAANKENDERAAN DAN PENYELENGGARAAN

SMKE2/300-5SMKE2/300-5 PELUPUSAN PERALATAN / PERABOTPELUPUSAN PERALATAN / PERABOT

SMKE2/300-6SMKE2/300-6 PENYELENGGARAAN DAN PEMBAIKANPENYELENGGARAAN DAN PEMBAIKAN

CONTOH


KEWANGANKEWANGAN


SMKE2/400-1SMKE2/400-1 BELANJAWAN / PERUNTUKANBELANJAWAN / PERUNTUKAN

SMKE2/400-2SMKE2/400-2 GAJI / ELAUNGAJI / ELAUN

SMKE2/400-3SMKE2/400-3 KUMPULAN WANG AMANAHKUMPULAN WANG AMANAH

SMKE2/400-4SMKE2/400-4 BAUCAR BAYARANBAUCAR BAYARAN

SMKE2/400-5SMKE2/400-5 AUDIT / PERTANYAANAUDIT / PERTANYAAN

CONTOH


PERSONELPERSONEL


SMKE2/500-1SMKE2/500-1 FAIL PERIBADIFAIL PERIBADI

SMKE2/500-2SMKE2/500-2 LAPORAN KEMAJUAN KERJALAPORAN KEMAJUAN KERJA

SMKE2/500-3SMKE2/500-3 PERKHIDMATAN / PERSARAANPERKHIDMATAN / PERSARAAN

SMKE2/500-4SMKE2/500-4 ANUGERAH / PENGHORMATANANUGERAH / PENGHORMATAN

SMKE2/500-5SMKE2/500-5 KURSUSKURSUS

SMKE2/500-6SMKE2/500-6 CUTICUTI

SMKE2/500-7SMKE2/500-7 KEMUDAHAN PEGAWAIKEMUDAHAN PEGAWAI

CONTOH

TAJUK-TAJUK DI BAWAH “PERKARA UTAMA”TAJUK-TAJUK DI BAWAH “PERKARA UTAMA”BAGI KUMPULAN REKOD BAGI KUMPULAN REKOD FUNCTIONAL FUNCTIONAL SIRI 600SIRI 600

PENGURUSAN KURIKULUMPENGURUSAN KURIKULUM


SMKE2/600-1SMKE2/600-1 LAPORAN LAWATANLAPORAN LAWATAN

SMKE2/600-2SMKE2/600-2 JADUAL WAKTUJADUAL WAKTU

SMKE2/600-3SMKE2/600-3 KURIKULUMKURIKULUM

SMKE2/600-4SMKE2/600-4 PANITIA MATAPELAJARANPANITIA MATAPELAJARAN

SMKE2/600-5SMKE2/600-5 PEPERIKSAANPEPERIKSAAN

SMKE2/600-6SMKE2/600-6 SUMBER PENDIDIKANSUMBER PENDIDIKAN

CONTOH


HAL EHWAL MURIDHAL EHWAL MURID


SMKE2/700-1SMKE2/700-1 DISIPLINDISIPLIN

SMKE2/700-2SMKE2/700-2 BAHAGIAN PELAJARBAHAGIAN PELAJAR

SMKE2/700-3SMKE2/700-3 BANTUAN DAN BIASISWABANTUAN DAN BIASISWA

SMKE2/700-4SMKE2/700-4 HAL EHWAL MURIDHAL EHWAL MURID

SMKE2/700-5SMKE2/700-5 AKTIVITI LUARAKTIVITI LUAR

SMKE2/700-6SMKE2/700-6 SKIM PINJAMAN BUKU TEKSSKIM PINJAMAN BUKU TEKS

CONTOH


KO-KURIKULUMKO-KURIKULUM


SMKE2/800-1SMKE2/800-1 GERAK KERJA / LAPORANGERAK KERJA / LAPORAN

SMKE2/800-2SMKE2/800-2 PERSATUAN / PERTUBUHAN (BERUNIFORM)PERSATUAN / PERTUBUHAN (BERUNIFORM)

SMKE2/800-3SMKE2/800-3 KELAB AKADEMIKKELAB AKADEMIK

SMKE2/800-4SMKE2/800-4 SUKAN DAN PERMAINANSUKAN DAN PERMAINAN

SMKE2/800-5SMKE2/800-5 SUKANSUKAN

CONTOH

PENGGUNAAN KERTAS MINITPENGGUNAAN KERTAS MINIT

Setiap fail hendaklah dikepilkan dengan Kertas Minit.Setiap fail hendaklah dikepilkan dengan Kertas Minit. Setiap Kertas Minit perlu dicatat Nombor Fail dan Nombor Helaian (muka Setiap Kertas Minit perlu dicatat Nombor Fail dan Nombor Helaian (muka

surat).surat). Kertas Minit yang standard hendaklah digunakan .Kertas Minit yang standard hendaklah digunakan . Kegunaan Kertas Minit:-Kegunaan Kertas Minit:-

Mencatat surat-surat yang diterima dari luar jabatanMencatat surat-surat yang diterima dari luar jabatan Mencatat salinan surat-surat jabatanMencatat salinan surat-surat jabatan Mencatat sebarang nota atau arahan dari seorang pegawai yang mengenai Mencatat sebarang nota atau arahan dari seorang pegawai yang mengenai

sesuatu tindakan yang perlu diambil.sesuatu tindakan yang perlu diambil.

CIRI-CIRI PENULISAN MINIT CIRI-CIRI PENULISAN MINIT YANG BETUL DAN LENGKAPYANG BETUL DAN LENGKAP

Penulis MinitPenulis MinitLangkah 1 = Catatkan Designation / Nomencelature pegawai dan kakitanganLangkah 1 = Catatkan Designation / Nomencelature pegawai dan kakitangan

Langkah 2 = Tulis nombor rujukan lampiran surat yang hendak dimaklumkan dan dibulatkan Langkah 2 = Tulis nombor rujukan lampiran surat yang hendak dimaklumkan dan dibulatkan nombor tersebut. nombor tersebut.

Langkah 3 = Tuliskan maklumat yang diminta / diarahkan dengan jelas, ringkas dan tepat. Tidak Langkah 3 = Tuliskan maklumat yang diminta / diarahkan dengan jelas, ringkas dan tepat. Tidak digalakkan minit ditulis secara panjang. digalakkan minit ditulis secara panjang.

Langkah 4 = Tuliskan perkataan ‘T.K.’ yang bermakna ‘Terima Kasih’ setelah selesai menulis Langkah 4 = Tuliskan perkataan ‘T.K.’ yang bermakna ‘Terima Kasih’ setelah selesai menulis minit/arahan. minit/arahan.

Langkah 5 = * Turunkan tandatangan ringkas (initial)Langkah 5 = * Turunkan tandatangan ringkas (initial)

= * Catatkan designation / nomencelature penulis minit= * Catatkan designation / nomencelature penulis minit

= * Catatkan tarikh minit tersebut ditulis.= * Catatkan tarikh minit tersebut ditulis.

Langkah 6 = Catat designation / nomenclature penerima minit di kulit fail pada ruang ‘Dihantar Langkah 6 = Catat designation / nomenclature penerima minit di kulit fail pada ruang ‘Dihantar Kepada’ dan catat haribulan pada ruang ‘Tarikh Dihantar’. Kepada’ dan catat haribulan pada ruang ‘Tarikh Dihantar’.

Langkah 7Langkah 7 = Masukkan fail di tray ‘KELUAR’ untuk edaran = Masukkan fail di tray ‘KELUAR’ untuk edaran

CIRI-CIRI PENULISAN MINIT CIRI-CIRI PENULISAN MINIT YANG BETUL DAN LENGKAPYANG BETUL DAN LENGKAP

Pengedar FailPengedar Fail Biasanya fail diedarkan oleh Pembantu Am Rendah / Kerani Fail yang dilantik atau Biasanya fail diedarkan oleh Pembantu Am Rendah / Kerani Fail yang dilantik atau

ditugaskan mengedar / menyimpan fail.ditugaskan mengedar / menyimpan fail. PAR hanya perlu melihat di kulit fail sahaja dengan sendirinya beliau maklum PAR hanya perlu melihat di kulit fail sahaja dengan sendirinya beliau maklum

kepada siapa fail tersebut patut diserahkan.kepada siapa fail tersebut patut diserahkan.

Penerima Minit Penerima Minit

Langkah 1 = Terima, baca dan turunkan tandatangan ringkas (initial) di sebelah kanan Langkah 1 = Terima, baca dan turunkan tandatangan ringkas (initial) di sebelah kanan designation / nomenclature dan catat tarikh dibaca/diterima designation / nomenclature dan catat tarikh dibaca/diterima

arahan/minit arahan/minit tersebut. tersebut.

Langkah 2 = Ambil tindakan terhadap arahan dalam minit berkenaan.Langkah 2 = Ambil tindakan terhadap arahan dalam minit berkenaan.

Langkah 3 = Sila maklumkan semula tindakan yang telah disusuli dengan Langkah 3 = Sila maklumkan semula tindakan yang telah disusuli dengan menggunakan kaedah yang sama. menggunakan kaedah yang sama.

CARTA ALIRAN KAEDAH PENGHANTARAN CARTA ALIRAN KAEDAH PENGHANTARAN DAN PENERIMAAN MINITDAN PENERIMAAN MINIT

Catatkan Singkatan Perjawatan Pegawai / Kakitangan Penerima

Tulis Nombor Rujukan Lampiran Surat Yang Hendak Dimaklumkan

Tuliskan Minit / Perkara Yang Diarahkan / Dimaklumkan

Tuliskan Perkataan ‘T.K.’ (Terima Kasih) setelah selesai tulis minit

I . Turunkan Tandatangan RingkasII . Catatkan Singkatan Perjawatan

III . Catatan Tarikh

Catatkan Singkatan Perjawatan Penerima di Kulit Fail

Masukkan Fail Di Tray “KELUAR”

Fail diedarkan oleh PAR kepada Penerima Minit

I . BacaII . Turunkan Tandatangan Ringkas

III . Catatkan Tarikh Dibaca

Ambil Tindakan Ke Atas Arahan

Maklumkan Kepada Penghantar / Kembalikan Fail Ke Registri

PENGGUNAAN KAD PERGERAKAN FAILPENGGUNAAN KAD PERGERAKAN FAIL

1.1. Setiap fail yang diedarkan kepada pegawai / kakitangan perlu direkodkan Setiap fail yang diedarkan kepada pegawai / kakitangan perlu direkodkan dengan teliti dari segi pergerakannya.dengan teliti dari segi pergerakannya.

2.2. Setiap fail yang diwujudkan perlu mempunyai Kad Pergerakan Fail yang Setiap fail yang diwujudkan perlu mempunyai Kad Pergerakan Fail yang dikepilkan di sebelah dalam kulit fail.dikepilkan di sebelah dalam kulit fail.

3.3. Tujuan Kad Pergerakan FailTujuan Kad Pergerakan Fail3.1 Mencatat nama peminjam, tarikh fail diserahkan dan tarikh fail 3.1 Mencatat nama peminjam, tarikh fail diserahkan dan tarikh fail dikembalikan.dikembalikan.

4.4. Tanggungjawab Unit Registri :-Tanggungjawab Unit Registri :-4.1 Mencatat nama peminjam fail dan tarikh diserahkan kepada peminjam di 4.1 Mencatat nama peminjam fail dan tarikh diserahkan kepada peminjam di atas Kad Pergerakan Fail.atas Kad Pergerakan Fail.4.2 Mengeluarkan Kad Pergerakan Fail dari fail asal apabila diedarkan kepada 4.2 Mengeluarkan Kad Pergerakan Fail dari fail asal apabila diedarkan kepada peminjam.peminjam.4.3 Memasukkan kembali Kad Pergerakan Fail ke dalam fail asal setelah 4.3 Memasukkan kembali Kad Pergerakan Fail ke dalam fail asal setelah dipulangkan oleh pegawai meminjam dan mencatatkan tarikh diterima pada dipulangkan oleh pegawai meminjam dan mencatatkan tarikh diterima pada ruang ‘ruang ‘Tarikh dikembalikan’Tarikh dikembalikan’

SULITSULIT

Urusan yang berkaitan dengan sesuatu keputusan pentadbiran kerajaan dianggap sulit Urusan yang berkaitan dengan sesuatu keputusan pentadbiran kerajaan dianggap sulit walaupun telah diumumkan oleh Menteri dan maklumat berkenaan disimpan di dalam fail walaupun telah diumumkan oleh Menteri dan maklumat berkenaan disimpan di dalam fail berwarna berwarna hijau mudahijau muda. Di sekolah, urusan berkaitan dengan proses tindakan tatatertib . Di sekolah, urusan berkaitan dengan proses tindakan tatatertib seseorang pegawai / kakitangan adalah dianggap sebagai maklumat sulit. Oleh yang demikian, seseorang pegawai / kakitangan adalah dianggap sebagai maklumat sulit. Oleh yang demikian, perlulah diwujudkan fail jenis ini dan ikutlah tatacara pengendalian fail yang berkelas sulit.perlulah diwujudkan fail jenis ini dan ikutlah tatacara pengendalian fail yang berkelas sulit.

TERHADTERHAD

Biasanya sesebuah jabatan mempunyai fail yang edarannya terhad disebabkan maklumat yang Biasanya sesebuah jabatan mempunyai fail yang edarannya terhad disebabkan maklumat yang terkandung di dalamnya. Maklumat seperti butiran peribadi staf adalah dianggap sebagai terkandung di dalamnya. Maklumat seperti butiran peribadi staf adalah dianggap sebagai maklumat terhad dan fail-fail jenis ini berwarna maklumat terhad dan fail-fail jenis ini berwarna Putih.Putih.

TERBUKATERBUKA

Kebanyakan fail di sesebuah jabatan adalah jenis terbuka, iaitu fail-fail yang berkaitan dengan Kebanyakan fail di sesebuah jabatan adalah jenis terbuka, iaitu fail-fail yang berkaitan dengan pengurusan harian sesebuah jabatan. Fail-fail pentadbiran adalah tergolong dalam kategori ini. pengurusan harian sesebuah jabatan. Fail-fail pentadbiran adalah tergolong dalam kategori ini. Fail berkenaan berwarna Fail berkenaan berwarna PutihPutih

SAMPUL KECILSAMPUL KECILSampul kecil ialah fail sementara diwujudkan berlandaskan fail utamanya. Tujuan Sampul kecil ialah fail sementara diwujudkan berlandaskan fail utamanya. Tujuan diwujudkan sampul kecil adalah untuk memudahkan pegawai-pegawai berkenaan diwujudkan sampul kecil adalah untuk memudahkan pegawai-pegawai berkenaan membawanya keluar untuk mesyuarat dan urusan-urusan lain yang berkaitan, membawanya keluar untuk mesyuarat dan urusan-urusan lain yang berkaitan, terutamanya bagi kelas-kelas fail yang tidak boleh dibawa keluar daripada ibu terutamanya bagi kelas-kelas fail yang tidak boleh dibawa keluar daripada ibu pejabat. Apabila sesuatu urusan itu selesai, hendaklah dimuatkan semula ke dalam pejabat. Apabila sesuatu urusan itu selesai, hendaklah dimuatkan semula ke dalam fail utama mengikut keutamaan. Sampul kecil juga dibuka untuk menyegerakan fail utama mengikut keutamaan. Sampul kecil juga dibuka untuk menyegerakan sesuatu urusan jika fail utama tidak dapat dikesan cepat. Fail ini berkulit nipis dan sesuatu urusan jika fail utama tidak dapat dikesan cepat. Fail ini berkulit nipis dan berwarna berwarna kuning. kuning. Di sekolah tidak digalakkan menggunakan sampul kecil kerana Di sekolah tidak digalakkan menggunakan sampul kecil kerana bilangan fail yang ada boleh diuruskan dengan segera dan dikhuatiri kekerapan bilangan fail yang ada boleh diuruskan dengan segera dan dikhuatiri kekerapan menggunakan sampul kecil akan menjejaskan kelicinan pentadbiran sekolah.menggunakan sampul kecil akan menjejaskan kelicinan pentadbiran sekolah.

FAIL TIMBULFAIL TIMBULFail timbul atau ‘subjacket’ mengandungi bahan-bahan atau maklumat yang belum Fail timbul atau ‘subjacket’ mengandungi bahan-bahan atau maklumat yang belum diedarkan kepada pegawai-pegawai. Maklumat yang sudah diambil tindakan diedarkan kepada pegawai-pegawai. Maklumat yang sudah diambil tindakan hendaklah dipindahkan ke dalam fail utama bagi kandungan-kandungan yang hendaklah dipindahkan ke dalam fail utama bagi kandungan-kandungan yang berkenaan. Maklumat-maklumat untuk edaran dalaman juga boleh dibuatkan fail berkenaan. Maklumat-maklumat untuk edaran dalaman juga boleh dibuatkan fail timbul. Fail ini berwarna timbul. Fail ini berwarna putih. putih. Di sekolah, Pengetua / Guru Besar hendaklah Di sekolah, Pengetua / Guru Besar hendaklah mempunyai fail timbul supaya Pengetua / Guru Besar sentiasa dalam pengetahuan mempunyai fail timbul supaya Pengetua / Guru Besar sentiasa dalam pengetahuan mereka surat-surat edaran / pekeliling yang diedarkan kepada guru, pelajar dan ibu mereka surat-surat edaran / pekeliling yang diedarkan kepada guru, pelajar dan ibu bapa. Fail timbul tidak perlu direkodkan dalam indeks fail.bapa. Fail timbul tidak perlu direkodkan dalam indeks fail.

KULIT FAILKULIT FAIL

Arahan Perkhidmatan Bab 4 Para 5 menyebut “ Jabatan-jabatan hendaklah Arahan Perkhidmatan Bab 4 Para 5 menyebut “ Jabatan-jabatan hendaklah menggunakan kulit-kulit fail seperti yang telah direka oleh Arkib Negara”. Kulit menggunakan kulit-kulit fail seperti yang telah direka oleh Arkib Negara”. Kulit fail hendaklah mengandungi maklumat-maklumat berikut:fail hendaklah mengandungi maklumat-maklumat berikut:

1.1. Kulit Hadapan:Kulit Hadapan:i. Nama Organisasii. Nama Organisasiii. Kod Failii. Kod Failiii. Perkaraiii. Perkaraiv. Tarikh Kandungan Pertamaiv. Tarikh Kandungan Pertamav. Tarikh Kandungan Terakhirv. Tarikh Kandungan Terakhirvi. Rekod Pergerakan Failvi. Rekod Pergerakan Failvii. Arahan-arahan Penutupan Failvii. Arahan-arahan Penutupan Fail

a. Tarikh Tutupa. Tarikh Tutupb. Tarikh Kajian Pertama 5 Tahun Selepas Di Tutupb. Tarikh Kajian Pertama 5 Tahun Selepas Di Tutupc. Cadangan Pindaanc. Cadangan Pindaand. Tarikh Kajian Keduad. Tarikh Kajian Kedua

2.2. Kulit Tepi DalamKulit Tepi Dalam

Kulit tepi dalam hendaklah dimuatkan cabutan-cabutan dari Akta Arkib Negara Kulit tepi dalam hendaklah dimuatkan cabutan-cabutan dari Akta Arkib Negara Bil.44/1966 para 8(1), 10(1) dan 12(2).Bil.44/1966 para 8(1), 10(1) dan 12(2).

Kulit fail hendaklah dari bahan kertas yang tebal dan tahan lasak serta boleh Kulit fail hendaklah dari bahan kertas yang tebal dan tahan lasak serta boleh menampung sekurang-kurangnya 100 salinan surat. Jika menggunakan tali fail menampung sekurang-kurangnya 100 salinan surat. Jika menggunakan tali fail (tali hijau), pastikan tali tersebut tahan dan dimasukkan melalui kedua-dua (tali hijau), pastikan tali tersebut tahan dan dimasukkan melalui kedua-dua bahagian fail. Bahagian sebelah kanan untuk surat-surat dan bahagian sebelah bahagian fail. Bahagian sebelah kanan untuk surat-surat dan bahagian sebelah kiri untuk Kertas Minit dan Borang Tindakan Kerja (PKPA Bil.II/1991).kiri untuk Kertas Minit dan Borang Tindakan Kerja (PKPA Bil.II/1991).

Warna Kulit Fail hendaklah selaras dengan pengelasan fail. Umumnya di Warna Kulit Fail hendaklah selaras dengan pengelasan fail. Umumnya di sekolah –sekolah kulit fail adalah berwarna putih kerana fail-fail di sekolah lebih sekolah –sekolah kulit fail adalah berwarna putih kerana fail-fail di sekolah lebih mirip kepada pengelasan terhad dan terbuka. Saiz kulit fail dicadangkan supaya mirip kepada pengelasan terhad dan terbuka. Saiz kulit fail dicadangkan supaya seragam, iaitu 36 cm x 24 cm di muka hadapan dan 36 cm x 35 cm di muka seragam, iaitu 36 cm x 24 cm di muka hadapan dan 36 cm x 35 cm di muka belakang (termasuk 8 cm sebagai belakang (termasuk 8 cm sebagai ‘flap’_‘flap’_

PELUPUSANPELUPUSAN

Fail-fail tidak boleh dilupuskan tanpa kebenaran Pengarah Arkib Negara. Tatacara Fail-fail tidak boleh dilupuskan tanpa kebenaran Pengarah Arkib Negara. Tatacara melupuskan fail hendaklah mematuhi Akta Arkib Negara Bil.44/1966. semua rekod melupuskan fail hendaklah mematuhi Akta Arkib Negara Bil.44/1966. semua rekod yang berusia lebih daripada 20 tahun, hendaklah dipindahkan ke Arkib Negara. yang berusia lebih daripada 20 tahun, hendaklah dipindahkan ke Arkib Negara. Mana-mana rekod yang telah melebihi 5 tahun selepas penutupannya, bolehla Mana-mana rekod yang telah melebihi 5 tahun selepas penutupannya, bolehla dipindahkan ke Arkib Negara dan jika pada pendapat Pengarah Arkib Negara tidak dipindahkan ke Arkib Negara dan jika pada pendapat Pengarah Arkib Negara tidak mempunyai nilai, bolehlah dilupuskan atas kebenaran Pengarah Arkib. mempunyai nilai, bolehlah dilupuskan atas kebenaran Pengarah Arkib.

PENERIMAAN SURAT-SURAT PENERIMAAN SURAT-SURAT RASMI KERAJAANRASMI KERAJAAN

BUKA SURATBUKA SURAT COP TERIMA (COP TERIMA (turunkan tandatangan kecil)turunkan tandatangan kecil) COP MEMO TINDAKANCOP MEMO TINDAKAN DAFTAR SURAT KE DALAM BUKU DAFTAR PENERIMAANDAFTAR SURAT KE DALAM BUKU DAFTAR PENERIMAAN

SURAT (SURAT (pen merah)pen merah) KANDUNGAN SURAT DIDALAM FAILKANDUNGAN SURAT DIDALAM FAIL CATATKAN / MINITKAN BILANGAN KANDUNGAN DISUDUT CATATKAN / MINITKAN BILANGAN KANDUNGAN DISUDUT

KANAN ATAS SURAT DALAM BULATAN (KANAN ATAS SURAT DALAM BULATAN (cop kandungan)cop kandungan) HANTAR SURAT KEPADA KETUA JABATANHANTAR SURAT KEPADA KETUA JABATAN HANTAR SURAT DAN FAIL TERSEBUT KEPADA PEGAWAIHANTAR SURAT DAN FAIL TERSEBUT KEPADA PEGAWAI

YANG BERKENAAN (YANG BERKENAAN (selepas ketua jabatan minitkan surat-sura tersebut maka selepas ketua jabatan minitkan surat-sura tersebut maka bertindaklah mengikut arahan)bertindaklah mengikut arahan)

PEGAWAI YANG BERKENAAN AKAN MENANDATANGANI PEGAWAI YANG BERKENAAN AKAN MENANDATANGANI BUKU REKOD PERGERAKAN FAIL. BUKU REKOD PERGERAKAN FAIL.

Semua anggota adalah bertanggungjawab bagi mempastikan dokumen Semua anggota adalah bertanggungjawab bagi mempastikan dokumen jabatan selamat semasa diedar. Oleh itu memerlukan sikap anggota jabatan selamat semasa diedar. Oleh itu memerlukan sikap anggota

yang bertanggungjawabyang bertanggungjawab..

APA YANG PERLU ADA DALAM PENGURUSANAPA YANG PERLU ADA DALAM PENGURUSANFAIL DAN PENDAFTARAN FAIL DAN PENDAFTARAN

SURAT-SURAT RASMI KERAJAAN?SURAT-SURAT RASMI KERAJAAN?

BUKU DAFTAR FAILBUKU DAFTAR FAIL BUKU REKOD PERGERAKAN FAIL (BUKU REKOD PERGERAKAN FAIL (Kad Pergerakan Fail)Kad Pergerakan Fail) SEDIAKAN KERTAS MINIT (SEDIAKAN KERTAS MINIT (Minitkan semua kandungan yang ada dalam fail)Minitkan semua kandungan yang ada dalam fail) BUKU KOD SISTEM BUKU KOD SISTEM (Kod Sistem)(Kod Sistem) BUKU REKOD SURAT MASUK BUKU REKOD SURAT MASUK (Pen merah)(Pen merah) BUKU REKOD SURAT KELUAR BUKU REKOD SURAT KELUAR (Pen biru / hitam)(Pen biru / hitam) BUKU REKOD PENERIMAAN SURAT MELALUI MESIN FAKSBUKU REKOD PENERIMAAN SURAT MELALUI MESIN FAKS BUKU REKOD PENGHANTARAN SURAT MELALUI MESIN FAKSBUKU REKOD PENGHANTARAN SURAT MELALUI MESIN FAKS BUKU REKOD PENGHANTARAN SURAT SERAHAN TANGANBUKU REKOD PENGHANTARAN SURAT SERAHAN TANGAN

Sistem fail nadi kepada pengurusan harian perlu diberi perhatian dan Sistem fail nadi kepada pengurusan harian perlu diberi perhatian dan diuruskan dengan betul.diuruskan dengan betul.

LAWATAN PPG SANDAKANLAWATAN PPG SANDAKANKE BILIK FAILKE BILIK FAIL

SMK. ELOPURA 2, SANDAKANSMK. ELOPURA 2, SANDAKAN

BILIK FAIL ASALBILIK FAIL ASAL

BILIK FAIL BARUBILIK FAIL BARU

PROSES MENYIAPKANPROSES MENYIAPKANBILIK FAIL BARUBILIK FAIL BARU

PROSES MENYIAPKAN PROSES MENYIAPKAN BILIK FAIL BARUBILIK FAIL BARU

PROSES MENCERIAKANPROSES MENCERIAKANBILIK FAIL BARUBILIK FAIL BARU

BILIL FAIL YANG BARUBILIL FAIL YANG BARU

BILIK FAIL BILIK FAIL SMK. ELOPURA 2, SANDAKANSMK. ELOPURA 2, SANDAKAN

STOR BEKALANSTOR BEKALANSMK. ELOPURA 2, SANDAKANSMK. ELOPURA 2, SANDAKAN

Hasil kerjasama :Hasil kerjasama :

En.Aslie Sahat ( PPG Sandakan)En.Aslie Sahat ( PPG Sandakan)Pengerusi Majlis Kualiti Kebangsaan( KPM)Pengerusi Majlis Kualiti Kebangsaan( KPM)

Juruaudit MS ISO Kebangsaan(KPM)Juruaudit MS ISO Kebangsaan(KPM)

Ketua Juru Audit (JPNS)Ketua Juru Audit (JPNS)

Pengerusi J/Kuasa Pelaksana MS ISO PPG SandakanPengerusi J/Kuasa Pelaksana MS ISO PPG Sandakan

Puan Munah Bt Nasri( Pengetua SMK Batu Sapi,Sandakan)Puan Munah Bt Nasri( Pengetua SMK Batu Sapi,Sandakan)

Juru Audit MS ISO Kebangsaan (KPM)Juru Audit MS ISO Kebangsaan (KPM)

Ketua Audit MS ISO PPG SandakanKetua Audit MS ISO PPG Sandakan

Encik Noor Hamizam Shah Bin Md Nordin(Pengetua SMK Elopura 2 Sandakan)Encik Noor Hamizam Shah Bin Md Nordin(Pengetua SMK Elopura 2 Sandakan)

87413944 contoh sistem fail di sekolah

Documents