8 :KEWANGAN PUSAT SUMBER SEKOLAH

Kewangan Pusat Sumber Sekolah perlu diurus secara kemaskini dan sistematik untuk memastikan urusan pentadbiran dan pengurusan PSS berjalan dengan sempurna dan segala rancangan serta aktiviti dapat dilaksanakan sebaik mungkin. Penyelaras PSS perlu mengetahui sumber serta kedudukan kewangan PSS dan memahami prosedur penggunaan kewangan PSS.

8.1 :PUNCA KEWANGAN

Setiap PSs mempunyai sumber kewangan daripada pelbagai punca yang boleh digunakan untuk menjalankan rancangan dan aktiviti tahunan. Antara sumber kewangan PSS ialah :

8.1.1 Peruntukan daripada Kementerian Pendidikan.

Mengikut surat Pekeliling Kewangan Bilangan 2 Tahun 1998 bertarikh 14 Disember 1998 ( KP 1573 / 17 / Jld 11 ), jenis Bantuan Per Kapita dan Maksud Perbelanjaan adalah seperti berikut:

~ Bantuan PerpustakaanKumpulan sasar bagi bantuan Perpustakaan ialah sekolah dan pelajar-pelajar. Bantuan tersebut boleh digunakan bagi tujuan :

a. Untuk membeli buku, edisi Kementerian Pendidikan, buletin pendidikan, akhbar, majalah, bahan-bahan rujukan, kad katalog, poket buku, slip tarikh serta alat membaikpulih dan jilid buku.

b. Untuk membeli peralatan dan bahan untuk ditempatkan di dalam perpustakaan tersebut.

~ Bantuan Pusat Sumber PendidikanKumpulan sasar bagi Bantuan Pusat Sumber Pendidikan ialah Pusat Sumber Sekolah dan pelajar-pelajar. Bantuan ini boleh digunakan untuk tujuan menyenggara dan membeli alat pandang dengar serta alat-alat lain yang dapat membantu dalam proses pengajaran dan pembelajaran.

8.1.2 Wang Suwa

~ Yuran MuridYuran pelajar bagi tujuan ini ditentukan tidak melebihi daripada yang telah ditetapkan oleh Jabatan Pendidikan Negeri ( RM 3.00 setahun bagi seorang pelajar ).

~ Derma atau sumbangan daripada orang perseorangan atau kumpulan ( PIBG, Yayasan, Institusi dan sebagainya).

Wang suwa boleh digunakan untuk keperluan pelajar-pelajar bagi tujuan membeli bahan-bahan bacaan, bahan rujuakn, bahan bantu pembelajaran, perabot, peralatan untuk pengajaran dan pembelajaran serta tujuan acara-acara berkaitan dengan pengajaran dan pembelajaran.

8.1.3 Sumber-sumber Tambahan

Pihak sekolah dan Pusat Sumber Sekolah boleh mengusahakan punca kewangan tambahan bagi meningkatkan sumber kewangan PSS. Sumber kewangan tambahan yang diusahakan melalui aktivti-aktiviti ini boleh digunakan bagi tujuan-tujuan khusus taupun projek-projek khas seperti membuat pengubahsuaian PSS, projek naik taraf bilik-bilik, mewujudkan unit-unit tambahan dan menjalankan aktiviti-aktiviti tambahan. Cadangan bagi mendapatkan punca kewangan tambahan, antaranya ialah:

~ Mengadakan Hari Kantin, Hari Usahawan atau Hari Berniaga.

~ Aktiviti berterusan, contohnya jualan majalah, surat khabar atau buku-buku.

~ Mengadakan jogathon dan aktiviti seumpamanya.

~ Aktiviti bermusim, seperti jualan kad ucapan sempena hari-hari perayaan, seperti hari guru, Hari Raya dan lain-lain.

~ Aktiviti bekerja dan mendapat upah.

~ Aktiviti daripada siaran Radio sekolah.

~ Aktiviti menyewakan bahan atau peralatan.

8.2 ANGGARAN PERBELANJAAN

Adalah penting bagi guru Pusat Sumber menyediakan Anggaran Tahunan Pusat Sumber. Anggaran ini boleh dirancang bersama-sama Ahli Jawatan-Kuasa Pusat Sumber Sekolah dan disahkan oleh Guru Besar.

Dalam merancang pembelian bahan-bahan Pusat Sumber, pertimbangan mestilah diberikan tentang bahan-bahan yang telah ada di PSS. Dengan itu dapatlah diketahui bahan-bahan yang perlu atau patut ditambah jumlahnya.

Anggaran tahunan bagi Pusat Sumber Sekolah adalah seperti berikut :

1. Anggaran untuk buku-buku:~ Buku Fiksyen 20%~ Buku Bukan Fiksyen 20%~ Buku Rujukan 10% - 50%

2. Anggaran bahan bukan buku:~ Akhbar 20%~ Majalah 10% - 30%

3. Tranparensi , kaset, filem slaid,video serta lain-lain bahan yangberfaedah kepada guru dan murid. - 10%

4. Anggaran bahan Pusat Sumber - 10%

~ Kad Pinjaman~ Kad Buku dan Poket~ Slip Pulangan~ Pita baik pulih buku~ Pen Transparensi~ Sticker untuk label~ Gam dan lain-lain bahan yang diperlukan~ Buku Laporan Aktiviti~ Buku Laporan Pinjaman~ Buku Laporan Penyelaras

Anggaran ini boleh diubah mengikut keperluan murid-murid dan guru-guru dan juga keperluan Pusat Sumber.

8.2.1 PROSES PEMBELIAN

Pembelian barangan yang menggunakan sumber yuran dan wang kerajaan hendaklah direkodkan. Pusat Sumber Sekolah hendaklah mengenal pasti pembelian bagi satu-satu item yang hendak dibeli sama ada perlu dirujuk kepada PTJ atau tidak, dan mesti mengikut peraturan kewangan. Barangan yang hendak dibeli perlu direkod ke dalam daftar stok. Bil atau invois hendaklah direkod dalam daftar bil.

Langkah 1Mesyuarat AJK Induk / AJK Kewangan Sekolah.

Langkah 2Penyelaras Pusat Sumber memastikan peruntukan kewangan dalam buku tunai mencukupi. Penyelaras pusat Sumber juga Perlu mengetahui sumber kewangan yang akan digunakan.

Langkah 3Kelulusan PTJ diperlukan jika pembelian melebihi RM 2 000.00 bagi sekolah menengah dan melebihi RM 1 000.00 bagi sekolah rendah.

Langkah 4Senaraikan jenis pembelian dalam borang pesanan sementara, dan dapatkan kelulusan pentadbir.

Langkah 5Borang pesanan disediakan dalam 3 salinan dan disahkan oleh pentadbir. Hantar 2 salinan kepada pembekal.

Langkah 6Pastikan barangan / bahan yang diterima sama dengan pesanan, semak borang pesanan.

Langkah 7Cop tarikh terima pada bil / invois.

Langkah 8Rekodkan dalam daftar stok / rekod perolehan bahan ( buku / bukan buku ) serta penuhi perakuan penerimaan dalam borang pesanan.

Langkah 9Rekodkan dalam daftar bil. Pastikan daftar bil lengkap dengan nombor invois.

8.2.1.1 CARTA ALIRAN PEMBELIAN

MESYUARAT AJK KEWANGANSEKOLAH

PASTIKAN BAKI PERUNTUKANMENCUKUPI DALAM BUKU TUNAI

SM > 2 000 SR > 1 000 PASTIKAN JENIS / KAEDAH / NILAI

PEMBELIANTIDAK

YASENARAI PEMBELIAN MELALUIBORANG PESANAN SEMENTARA

SEDIAKAN BORANG PESANANTEMPATAN

TERIMAAN / SEMAKAN BORANG

REKOD DAFTAR STOK DAN COP TERIMA BIL / INVOIS

MEREKOD DALAM DAFTAR BIL

MULA

PTJ

8.2.2 PROSES PEMBAYARAN

Pembayaran hendaklah dibuat mengikut peraturan yang betul, supaya tidak menimbulkan masalah dalam urusan pengauditan kewangan sekolah. Pembayaran sebaik-baiknya dibuat dalam tempoh 30 hari dari tarikh penerimaan. Baucer hendaklah dibuat dalam 2 salinan. Penanda tangan cek terdiri daripada pegawai yang diluluskan oleh Jabatan Akauntan Negara.

Langkah 1Pastikan invois / bil dan salinan asal L.O diterima balik dan jumlahnya betul.

Langkah 2Penjelasan bil-bil handaklah dipastikan dalam tempoh 30 hari.

Langkah 3Baucer pembayaran hendaklah dibuat dalam 2 salinan.

Langkah 4Dapatkan kelulusan pihak pentadbir sekolah.

Langkah 5Bayaran dibuat dengan cek berpalang dan cop sudah dibayar pada baucer dan semua dokumen, serta dapatkan tandatangan pegawai yang dilantik oleh JPN.

Langkah 6Hantar cek dan salinan baucer kepada pembekal.

Langkah 7Rekodkan pembayaran dalam daftar bil.

Langkah 8Simpan salinan baucer di dalam fail.

TAMAT

8.2.2.1 CARTA ALIRAN PEMBAYARAN

PASTIKAN INVOIS SALINAN ASAL BORANG PESANAN DITERIMA BALIK

PASTIKAN BIL-BIL DIJELASKAN DALAM TEMPOH 30 HARI

SEDIAKAN BAUCER PEMBAYARAN 2 SALINAN

DAPATKAN KELULUSAN GURU BESAR

TULIS CEK DAN COP SUDAH BAYAR PADA BIL / INVOIS DAN DAPATKAN TANDATANGAN PENANDA TANGAN YANG DILULUSKAN.

REKODKAN PEMBAYARAN DALAM BUKU TUNAI

HANTAR CEK DAN SALINAN BAUCER KEPADA PEMBEKAL

REKOD PEMBAYARAN DALAM DAFTAR BIL

FAILKAN BAUCER

MULA

8.3 :LAPORAN KEWANGAN

8.3.1 Anggaran Pendapatan Pusat Sumber Sekolah

BIL PERKARA JUMLAH

1 Bantuan Perpustakaan + baki tahun ………….

2 Bantuan Pusat Sumber Pendidikan + baki tahun ……..

3 Wang Suwa (daripada yuran pelajar )

4 Sumber lain:

4.1 Jualan Kad Keahlian

4.2 Jualan Buku Nilam

4.3 Jualan Akhbar

4.4 Dendaa. buku lewat pulangb. buku hilang

4.5 Derma atau sumbangan

4.6 Aktiviti kewangan Pusat Sumber

* Ikut kutipan semasa* Berdasarkan akaun bertarikh …………………………

Disediakan oleh; Disemak oleh;

………………………………. ………………………………..( ) ( )Penyelaras PSS Pengerusi PSS / GPK 1

Disahkan oleh;

……………………………….( )

TAMAT

Penasihat PSS / Guru BesarTarikh : ……………………..8.3.2 Anggaran Perbelanjaan

ANGGARAN PERBELANJAAN PUSAT SUMBERSEKOLAH KEBANGSAAN SELAYANG UTAMA

TAHUN ………………

BIL BUTIRAN HURAIAN JUMLAH1 Buku Nisbah bil pelajar dengan buku

Contoh : 1 orang pelajar = 3 judul bukuPertambahan buku tahun ……………

1.3 = RM ………..Pembahagian buku :a. Fiksyen = 30%b. Bukan Fiksyen = 70%

JUMLAH

RMRM

2 Majalah Langganan selama setahuna. Dewan Masyarakat 12 x RM 4.50b. Dewan Pelajar 12 x RM 3.50

JUMLAH3 Akhbar Langganan selama 10 bulan ( Jan – Oktober )

a. Berita Harian 5 x 4 x 10 x RM 1.20b. New Straits Times 5 x 4 x 10 x RM 1.00

JUMLAH4 Bahan-bahan

Proses Teknika. Poket Buku 30 paket x RM 3.50b. Slip Tarikh Pulang 20 paket x RM 3.50c. Kad buku 30 paket x RM 3.50d. Label buku 40 paket x RM 3.50e. Loytape 2 kotak x RM 24.00f. Stamp Pad Ink 2 kotak x RM 7.80g. Refill Stamp Pad Ink 2 kotak x RM 5.00h. Gam 5 botol x RM 7.50i. Plastok Pembalut Buku 4 gul x RM 90.00j. Kertas warna 20 pek x RM 2.00

JUMLAH5 Peralatan Pejabat

dan alat tulisa. Marker pen 2 kotak x RM 8.00b. Masking tape ( 1 ½ in ) 6 gul x RM 6.50c. Binding tape ( 1 in ) 6 gul x RM 7.50d. Dawai kokot

No 3 ( besar ) 10 kotak x RM 2.00No 40 (kecil) 20 kotak x RM 0.60

JUMLAH6 Peralatan

Automasia. Kertas cetak A4 3 rim x RM 9.00b. Disket 2 kotak x RM 18.00c. Catridge Printer Warna 1 unit x RM 90.00d. Catridge Printer Hitam 1 unit x RM 70.00

JUMLAH7 Unit APD /

BBMa. Pen Transparansi A4b. Video Tapec. Pita Kaset

JUMLAH8 Aktiviti PSS a. Mingguan Pusat Sumber

(pameran,hadiah,penghasilan bahan)b. Perkembangan stafc. Lawatan Sambil Belajard. Penghasilan Bahan:

TransperansiBuku SkrapMajalah BerjilidNdeks Keratan Akhbar

e. Sambutan Hari Guruf. Jamuan Tahunang. Sijil dan cenderamata Pembantu PSS

JUMLAH9 Projek Khas a. Keceriaan

b. Laluan Ilmuc. Pameran Puppet

JUMLAH10 Penyelenggaraan

Alatan / Servisa. Komputerb. Televisyenc. Perakam Video

JUMLAH

Disediakan oleh :………………………………( )Bendahari PSS

Disemak oleh:

………………………………. ……………………………….( ) ( )Penyelaras PSS Pengerusi PSS / GPK 1

Disahkan oleh:

……………………………….( )Penasihat PSS / Guru Besar

ANGGARAN PERBELANJAAN PSS TAHUN …………………SEKOLAH KEBANGSAAN SELAYANG UTAMA

PENDAPATAN PERBELANJAAN

PERKARA JUMLAH PERKARA JUMLAH

1. Bantuan Perpustakaan* 100 pertama* 320 x RM 2.00* Baki tahun ……..

2. Bantuan PSP* 100 pertama* 320 x RM 2.00* Baki tahun ……..

3. Wang Suwa* 420 x RM 1.20* Baki tahun ……..

4. Jualan Kad Keahlian

5. Kutipan denda lewat

6. Sumbangan atau derma

7. Kutipan Aktiviti Semasa

Tarikh akaun :

……………………….

JUMLAH JUMLAH

8.4 PROSEDUR KEWANGAN

BORANG PESANAN PEJABATSEKOLAH KEBANGSAAN SELAYANG UTAMA

Guru Besar

………………………………….. Tarikh : ……………….

…………………………………..

( Peruntukan ……………………)

BIL NAMA BAHAN/ BARANGAN

HARGA SEUNIT (RM)

UNIT HARGA( RM )

Nama guru yang memesan Tandatangan

_______________________ ___________________

Permohonan di atas diluluskan / tidak diluluskan daripada peruntuksn ___________.

___________________________ ( GURU BESAR )

Borang Pesanan ASALKpd:

…………………………………… Pesanan No. E 15300…………………………………… Tarikh : ……………………………………………………Sila bekalkan barang / laksanakan kerja yang tersebut dibawah ini selewatnya pada ……………

dan panjangkan bil kepada saya.No. Perihal Banyaknya Harga Satu

RM senJumlahRM sen

123456789101112131415Jumlah : Ringgit ………………………………….. Jumlah RM

dan sen …………………………………INGATAN : Pembayaran tidak akan dibuat jika Borang Pesanan Asal tidak dikembalikan.

Tarikh :…………………… Tandatangan Guru Besar: ………………………..( Cop Rasmi Sekolah)

PERAKUAN MENGENAI MUTU( Hendaklah dipenuhkan oleh pembekal )

Saya memperakui bahawa saya telah membekalkan barang* / telah melaksanakan kerja* yang tersebut di atad mengikut surat saya* / tuan* ……………………………………………………………bertarikh ……………………………

Tarikh : …………………… Tandatangan …………………………………….( Cop Rasmi Pembekal )

PERAKUAN PENERIMASaya memperakui bahawa :1. Barang yang dipesan di atas telah diterima untuk terus digunakan * / disimpan dan dimasuk stok, muka

buku * / nombor kad …………………………………..2. Barang / kerja yang butirkan di atas telah dibekalkan / dilaksanakan dengan memuaskan.

Tarikh :……………….. Tandatangan : …………………………Nama : ………………………………..Jawatan : ………………………………

Nota :(a) * Potong mana tidak sesuai.

(b) Borang disediakan dalam 3 salinan – asal dan pendua kepada pembekal (asal disematkan kepada bil ) peniaga simpan disekolah.

(c) Gunakan kertas lain warna bagi tiap-tiap salinan.

NAMA SEKOLAH ………………………………………..ALAMAT : ………………………………………………... TEL: …………………..

JABATAN PENDIDIKAN,NEGERI SELANGOR DARUL EHSAN,JALAN JAMBU BOL 4 / 3E,40604 SHAH ALAM

Ruj. Tuan :Ruj. Kami :

Tarikh :

PERBELANJAAN LEBIH DARIPADA RM 2 000.00 / RM 1 000.00

Saya ingin memohon kelulusan untuk perbelanjaan khas lebih daripada RM 2 000.00 / RM 1 000.00 seperti di bawah :-

(a) Perkakas yang hendak dibeli ………………………………………….

(b) Harga yang dianggarkan ………………………………………………

(c) Perbelanjaan ini akan dibayar dari aktiviti ……………………………dan baki yang belum dipertanggungjawab itu ialah RM ……………..

(d) Sebab-sebab perkara itu mustahak ………………………………………………………………………………………………………………

(e) Disahkan barang / perkakas tersebut tidak terdapat dalam mana-mana kontrak kerajaan( sama ada Kontrak Perbendaharaan / Kontrak Kementerian Pendidikan atau Kontrak Jabatan Pendidikan Negeri Selangor ) dan sebut harga yang dipanggil dari syarikat-syarikat berikut ( tidak kurang daripada 5 syarikat ):-

i). ………………………………………………………………….

ii). ………………………………………………………………….

iii). ………………………………………………………………….

iv). ………………………………………………………………….

v). ………………………………………………………………….

f). Firma-firma tersebut telah memberikan harga-harga seperti berikut:-

i). ……………………………………………………………..

ii). ……………………………………………………………..

iii). ……………………………………………………………..

iv). ……………………………………………………………..

v). ……………………………………………………………..

g). Jawatankuasa sebut harga sekolah telah menerima tawaran berikut dengan sebab :-

i). Syarikat ……………………….. RM ……………………

ii). Sebab-sebab mengapa menerima tawaran di atas :-

…………………………………………………………….

…………………………………………………………….

Tarikh : …………………. ………………………………Guru Besar

Guru Besar

…………………………….

…………………………….

Perbelanjaan di atas diluluskan / tidak diluluskan.

Tarikh : ……………….. ………………………………… b.p. Pengarah Pendidikan N. Selangor Darul Ehsan

BORANG BAUCER BAYARAN

BAHAGIAN A

KEPADA : NO. BAUCER :PERUNTUKAN :

TARIKH BEKALAN BUTIR-BUTIR KHIDMAT / BEKALAN

JUMLAH

NO. INVOIS

Saya sahkan bahawa khidmat / bekalan di atas telah dilaksanakan / diterima dengan betul dan bayaran dikenakan berjumlah Ringgit : ( RM )

TARIKH :…………………………….

GURU BESARNota:

d) Sediakan baucer dalam 2 salinan. Asal simpanan sekolah, pendua salinan penerima ( dilekatkan pada cek ).

e) Gunakan kertas lain warna bagi tiap-tiap salinan.f) * Potong mana yang tidak sesuai.

BAHAGIAN B

Diterima dari Guru Besar ………………. Cek bernombor………………. wang tunai

BUTIR-BUTIR BAYARANNO CEK :TARIKH :

Bernilai (RM ) melalui baucer nombor …………… bertarikh ………………Kerana khidmat / bekalan di atas yang saya bekalkan.

Tarikh : ………………… Tandatangan : ………………………….No.Kad Pengenalan: …………………...