6

BAB II

BAHAN RUJUKAN

2.1 Sistem Informasi Akuntansi

Dalam mencapai tujuan perusahaan, sistem informasi akuntansi

berperan penting dalam membantu menyediakan informasi yang berguna

untuk berbagai tingkatan, khususnya pengendalian pembelian barang.

Sistem informasi akuntansi berperan penting juga dalam mengkoordinasikan

berbagai subsistem dalam perusahaan, sehingga memungkinkan pihak

manajemen untuk menjalankan fungsi-fungsinya secara optimal.

Sebelum membahas lebih lanjut mengenai sistem informasi akuntansi,

lebih dahulu dibahas mengenai pengertian sistem, informasi, akuntansi,

sistem informasi, dan sistem akuntansi yang menjadi landasan bagi

pengertian sistem informasi akuntansi.

2.1.1 Pengertian Sistem

Beberapa definisi sistem dikemukakan oleh para ahli antara

lain menurut Mulyadi (2001:2) definisi sistem adalah:

“Sistem merupakan suatu jaringan prosedur yang dibuat

menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan

pokok perusahaan.”

Zaki Baridwan (2000:2) memberikan definisi tentang sistem

sebagai berikut:

“Sistem adalah suatu entity (kesatuan) yang terdiri dari

bagian yang saling berhubungan (subsistem) yang

bertujuan untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu.”

Dan menurut George H. Bodnar (2006:3) menjelaskan arti dari

sistem adalah:

“Sistem merupakan sekumpulan sumber daya yang saling

terkait untuk mencapai suatu tujuan.”

7

Dari definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa suatu sistem

adalah serangkaian unsur, prosedur-prosedur, atau komponen-

komponen yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya dan

bertujuan untuk melaksanakan kegiatan serta mencapai tujuan

perusahaan.

2.1.2 Pengertian Informasi

Suatu informasi mempunyai peranan yang sangat penting di

dalam suatu organisasi, informasi dapat sangat berguna bagi pihak

manajemen selaku pihak internal untuk mengambil suatu keputusan.

Ada beberapa pengertian informasi yang dikemukakan oleh para

ahli.

Menurut Barry E. Cushing memberikan definisi informasi yang

dikutip oleh La Midjan dan Azhar Susanto (2001:28) adalah:

“Informasi merupakan keluaran (output), dari suatu

pengolahan data (sistem informasi) yang telah diorganisir

dan berguna bagi yang menerimanya.”

Menurut Marshall Romney dan Paul Steinbart (2001:13)

memberikan definisi tentang informasi sebagai berikut:

“Informasi adalah data yang telah diatur dan diproses

sehingga menjadi lebih berarti.”

Sedangkan menurut George H. Bodnar (2006:3) menjelaskan

arti dari informasi adalah:

“Informasi adalah suatu data yang diorganisasi yang dapat

mendukung ketepatan pengambilan keputusan.”

Jadi, secara umum informasi adalah data yang sudah diolah

menjadi suatu bentuk lain yang lebih berguna yaitu pengetahuan atau

keterangan yang ditujukan bagi penerima dalam pengambilan

keputusan, baik masa sekarang atau yang akan datang. Informasi

juga sangat dibutuhkan untuk pihak manajemen selaku pihak internal

untuk mengambil suatu keputusan yang tepat.

8

2.1.3 Pengertian Akuntansi

Akuntansi merupakan bahasa bisnis. Setiap perusahaan

menerapkannya sebagai alat komunikasi. Secara klasik akuntansi

merupakan proses pencatatan (recording), pengelompokan

(classifying), perangkuman (summarizing), dan pelaporan

(reporting) dari transaksi-transaksi perusahaan. Untuk lebih jelas,

berikut adalah pengertian akuntansi menurut beberapa ahli:

Menurut Warren, Reeve, dan Fess (2005:10) menjelaskan arti

dari akuntansi adalah:

“Secara umum, Akuntansi dapat didefinisikan sebagai sistem informasi yang menghasilkan laporan kepada pihak-pihak yang berkepentingan mengenai aktivitas ekonomi dan kondisi perusahaan.” Sedangkan menurut George H. Bodnar (2006:3) menjelaskan

arti dari akuntansi adalah:

“Akuntansi adalah suatu sistem informasi, mengidentifikasi, mengumpulkan, memproses dan mengomunikasikan informasi ekonomi mengenai suatu entitas ke berbagai kelompok orang.” Dari definisi-definisi di atas dapat disimpulkan bahwa

akuntansi adalah suatu proses mencatat, mengidentifikasi,

meringkas, mengolah dan menyajikan data, transaksi serta kejadian

yang berhubungan dengan keuangan sehingga dapat digunakan oleh

orang yang menggunakannya yang mudah dimengerti untuk

pengambilan suatu keputusan serta tujuan lainnya.

2.1.4 Pengertian Sistem Informasi

Menurut John F. Nash/Martin B. Robert yang dikutip oleh La

Midjan dan Azhar Susanto (2001:29) definisi sistem informasi

adalah sebagai berikut:

“Sistem informasi merupakan kombinasi dari manusia, fasilitas atau alat, teknologi, media, prosedur, dan pengendalian yang dimaksudkan untuk menata jaringan komunikasi yang penting, mengolah transaksi-transaksi tertentu yang rutin, membantu manajemen dan pemakai

9

intern dan ekstern serta menyediakan informasi sebagai dasar pengambilan keputusan.” Dari pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa sistem

informasi merupakan suatu cara yang telah dibuat oleh perusahaan

dengan menggunakan sumber daya pendukung seperti manusia dan

komputer untuk memproses data menjadi informasi yang berguna

bagi penggunanya.

2.1.5 Pengertian Sistem Akuntansi

Menurut J.W. Neuner dalam bukunya Accounting System,

Installation Methods and Procedure yang dikutip oleh La Midjan

dan Azhar Susanto (2001:34) definisi sistem akuntansi adalah

sebagai berikut:

“Sistem Akuntansi adalah organisasi dari formulir-formulir, catatan-catatan, dan laporan-laporan yang terkoordinir untuk mempermudah mengelola perusahaan dengan menentukan informasi dasar tertentu yang diperlukan.” Menurut Mulyadi (2001:3), definisi sistem akuntansi adalah

sebagai berikut:

“Sistem akuntansi adalah organisasi, formulir atau catatan dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan.” Dari pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa sistem

akuntansi merupakan suatu sekumpulan bagian-bagian yang bekerja

dan saling berhubungan dalam suatu kerangka kerja yang

mempermudah mengelola perusahaan dan dibangun untuk mencapai

tujuan.

2.1.6 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi

Pengertian sistem informasi akuntansi Menurut Barry E.

Cushing yang dikutip oleh La Midjan dan Azhar Susanto (2001:30)

adalah sebagai berikut:

10

“Sistem informasi akuntansi merupakan seperangkat sumber manusia dan modal dalam suatu organisasi, yang dibangun untuk menyajikan informasi keuangan yang diperoleh dari pengumpulan dan pemrosesan data keuangan.”

Pengertian sistem informasi akuntansi menurut Nugroho

Widjajanto (2001:4) adalah sebagai berikut:

“Sistem informasi akuntansi adalah susunan berbagai formulir catatan, peralatan, termasuk komputer dan perlengkapannya serta alat komunikasi, tenaga pelaksananya, dan laporan yang terkoordinasikan secara erat yang didesain untuk mentransformasikan data keuangan menjadi informasi yang dibutuhkan manajemen.” Pengertian sistem informasi akuntansi menurut Krismiaji

(2002:4) adalah sebagai berikut:

“Sistem informasi akuntansi adalah sebuah sistem yang memproses data dan transaksi guna menghasilkan informasi yang bermanfaat untuk merencanakan, mengendalikan, dan mengoperasikan bisnis.” Dari pengertian-pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa

sistem informasi akuntansi merupakan suatu sistem pengolahan data

akuntansi yang terdiri dari koordinasi manusia, alat dan metode

berinteraksi dalam suatu wadah organisasi yang terstruktur untuk

menghasilkan informasi akuntansi keuangan dan informasi akuntansi

manajemen yang terstruktur.

2.1.7 Tujuan Sistem Informasi Akuntansi

Menurut La Midjan dan Azhar Susanto (2001:37) tujuan sistem

informasi akuntansi adalah sebagai berikut:

“ 1. Untuk meningkatkan kualitas informasi. 2. Untuk meningkatkan kualitas internal cek atau sistem

pengendalian intern. 3. Untuk dapat menekan biaya-biaya tata usaha.”

Dari tujuan diatas dapat di jelaskan sebagai berikut:

1. Untuk meningkatkan kualitas informasi.

Yaitu informasi yang tetap guna (relevance), lengkap, terpercaya,

dan tepat waktu. Dengan kata lain sistem informasi akuntansi

11

harus dengan cepat dan tepat dapat memberikan informasi yang

diperlukan secara lengkap.

2. Untuk meningkatkan kualitas internal cek atau sistem

pengendalian intern.

Yaitu sistem pengendalian yang diperlukan agar dapat

mengamankan kekayaan perusahaan. Ini berarti bahwa sistem

akuntansi disusun harus juga mengandung kegiatan sistem

pengendalian intern (internal check).

3. Untuk dapat menekan biaya-biaya tata usaha.

Ini berarti bahwa biaya tata usaha untuk sistem akuntansi harus

seefisien mungkin dan harus jauh lebih murah dari manfaat yang

akan diperoleh dari penyusunan sistem akuntansi.

2.1.8 Unsur - unsur Sistem Informasi Akuntansi

Unsur sistem informasi akuntansi menurut Nugroho Widjajanto

(2001:4) adalah sebagai berikut:

“1. Serangkaian formulir yang tercetak 2. Serangkaian buku 3. Serangkaian laporan atau pernyataan (statement) 4. Serangkaian kegiatan klerikal 5. Penggunaan peralatan klerikal ” Adapun penjelasan mengenai unsur sistem informasi akuntansi

diatas adalah sebagai berikut:

1. Serangkaian formulir yang tercetak, seperti faktur, nota

(voucher), cek, dan laporan-laporan, yang digunakan untuk

membangun sistem akuntansi dan administrasi perkantoran,

termasuk berbagai prosedur yang merupakan dasar pembuatan

ayat-ayat akuntansi.

2. Serangkaian buku, baik dalam bentuk fisik berupa kartu-kartu

dan buku-buku dalam pengertian harfiah, maupun dalam bentuk

format yang hanya terbaca oleh mesin. Buku-buku ini meliputi

jurnal (journals, book of original entry) maupun buku besar

(ledger, subsidiary ledger).

12

3. Serangkaian laporan atau pernyataan (statement), seperti

misalnya neraca saldo, abstraksi buku besar, perhitungan laba-

rugi, dan neraca.

4. Serangkaian kegiatan klerikal, termasuk operasi pengolahan data

elektronik, yang harus dilaksanakan untuk mencatat berbagai

informasi akuntansi pada formulir, buku, jurnal, dan buku besar,

serta dalam penyusunan laporan dan surat pernyataan.

5. Penggunaan peralatan klerikal, khususnya komputer, mesin ketik,

sarana komunikasi untuk mentransfer data, yang diperlukan

dalam pelaksanaan sistem.

Sehingga dapat disimpulkan bahwa unsur sistem informasi

akuntansi terdiri dari tiga unsur yaitu input, proses, dan output. Input

merupakan tenaga dimana sistem itu dioperasikan dan merupakan

data atau bahan baku informasi. Output adalah hasil operasi yang

berupa informasi. Dalam pengertian sederhana, output berarti yang

menjadi tujuan, sasaran, atau target pengorganisasian suatu sistem.

Sedangkan proses adalah aktivitas yang mengubah input (data

akuntansi) menjadi output (informasi akuntansi).

Gambar 2.1

Unsur dalam Sistem Informasi Akuntansi

2.2 Sistem Informasi Akuntansi Pembelian

2.2.1 Pengertian Pembelian

Pembelian merupakan salah satu aktivitas utama di perusahaan

selain penjualan. Kegiatan pembelian terdiri dari transaksi pembelian

barang atau jasa secara tunai dan kredit. Pada dasarnya setiap

INPUT

Data

OUTPUT Informasi

PROSES

13

perusahaan tidak lepas dari aktivitas pembelian baik pembelian

barang maupun jasa.

Pengertian pembelian menurut George H. Bodnar (2001:323)

adalah sebagai berikut:

“Pembelian atau Pengadaan barang adalah proses bisnis

dalam memilih sumber daya - sumber daya, pemesanan dan

perolehan barang atau jasa.”

Pembelian dapat diartikan pula sebagai urutan kerja atau

salah satu proses yang berkaitan dengan pengadaan barang. Disini

pembelian merupakan salah satu kegiatan utama untuk mendukung

tersedianya kebutuhan material/jasa yang digunakan dalam kegiatan

operasional perusahaan.

2.2.2 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Pembelian

Pengertian sistem informasi akuntansi menurut Mulyadi

(2001:299) adalah sebagai berukut:

“Sistem informasi akuntansi pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan. Transaksi pembelian dapat digolongkan menjadi dua yaitu pembelian lokal dan impor. Pembelian lokal adalah pembelian dari pemasok dalam negeri, sedangkan pembelian impor adalah pembelian dari pemasok luar negeri.” Sistem informasi akuntansi pembelian dapat diartikan pula

sebagai sistem yang membangun untuk mempermudah pelaksanaan

pembelian dengan mengotomatisasikan atau mengkomputerisasikan

keseluruhan maupun beberapa bagian dari proses pembelian tersebut

disertai dengan pengendalian atau kontrol atas sistem komputerisasi

tersebut.

Dari kutipan diatas dapat disimpulkan bahwa sistem informasi

akuntansi pembelian merupakan serangkaian kegiatan kebutuhan

untuk pembeli dan kebutuhan persediaan fisik yang berhubungan

dengan pemesanan dengan pemasok.

14

2.2.3 Tujuan Sistem Informasi Akuntansi Pembelian

Tujuan pembelian menurut Nugroho Widjajanto (2001:353)

adalah sebagai berikut:

“Tujuan utama proses pembelian adalah menyediakan

sumber daya yang diperlukan organisasi perusahaan

dengan cara yang efisien dan efektif.”

Tujuan tersebut dapat dirinci lebih lanjut menjadi sebagai

berikut:

a. Melaksanakan pembelian dari rekanan yang andal

b. Membeli barang dengan kualitas yang baik sesuai dengan yang

diinginkan.

c. Memperoleh barang dengan harga yang pantas.

d. Hanya membeli barang yang disetujui (authorized) dan sesuai

dengan tujuan perusahaan.

e. Mengelola barang secara sehat sehingga selalu tersedia

manakala dibutuhkan perusahaan.

f. Hanya menerima barang yang sudah dipesan, dan harus

menerima semua barang yang dipesan.

g. Menerapkan pengendalian barang yang disimpan dan diterima

secara sehat untuk menghindari berbagai kemungkinan yang

merugikan.

Sedangkan menurut La Midjan dan Azhar Susanto (2001:126)

tujuan dari penyusunan sistem akuntansi pembelian adalah sebagai

berikut:

“ 1. Agar dapat mempertahankan kontinuitas usaha perusahaan.

2. Transaksi pembelian akan mengakibatkan perubahan posisi harta dan utang pada suatu perusahaan.

3. Apabila pembelian kurang direncanakan maka akan berakibat pada kekayaan dan hasil usaha perusahaan.”

15

Adapun penjelasan dari tujuan penyusunan sistem akuntansi

pembelian adalah sebagai berikut:

1. Agar dapat mempertahankan kontinuitas usaha perusahaan,

disebabkan pembelian merupakan bagian dari siklus aktivitas

operasi perusahaan.

2. Transaksi pembelian akan mengakibatkan perubahan posisi harta

dan utang pada suatu perusahaan.

Ini berarti adanya pembelian, khususnya pembelian kredit disatu

pihak harta bertambah tetapi dipihak lain hutang pun bertambah.

3. Apabila pembelian kurang direncanakan maka akan berakibat

pada kekayaan dan hasil usaha perusahaan yaitu sebagai berikut:

a. Apabila kuantum barang yang dibeli terlalu banyak dapat

berakibat adanya penumpukan persediaan (idle) yang

mungkin menanggung beban bunga bank kalau dananya

bersumber dari bank. Hal lainnya terlalu banyak persediaan,

menanggung resiko rusak, hilang, susut, beban sewa gudang

dan lain-lain. Jika persediaan terlampau sedikit mengganggu

kontinuitas usaha.

b. Apabila kualitas atas persediaan bahan baku yang dibeli

menyimpang atau kurang, akan mempengaruhi kualitas atas

hasil produksi yang menggunakan bahan baku tersebut.

c. Apabila harga perolehan atas barang terlalu tinggi

dikarenakan adanya pemborosan, manipulasi dan lain-lain,

akan menaikan harga pokok atas barang yang dijual dan

mengakibatkan pula akan sulit bersaing di pasaran.

16

2.2.4 Fungsi yang Terkait

Fungsi yang terkait dalam sistem informasi akuntansi

pembelian menurut Mulyadi (2001:299) adalah:

“a. Fungsi gudang b. Fungsi pembelian c. Fungsi penerimaan d. Fungsi akuntansi” Adapun tanggung jawab dari fungsi-fungsi tersebut adalah

sebagai berikut:

1. Fungsi Gudang

Dalam sistem informasi akuntansi pembelian, fungsi gudang

bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian

sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk

menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan.

2. Fungsi Pembelian

Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh

informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang

dipilih dalam pengadaan barang, dan mengeluarkan order

pembelian kepada pemasok yang dipilih.

3. Fungsi Penerimaan

Dalam sistem informasi akuntansi pembelian, fungsi ini

bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap

jenis, mutu, dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok

guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima

oleh perusahaan. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk

menerima barang dari pembeli yang berasal dari transaksi retur

penjualan.

4. Fungsi Akuntansi

Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian tunai

adalah fungsi pencatat persediaan yang bertanggung jawab

untuk mencatat harga pokok persediaan barang yang dibeli

kedalam kartu persediaan.

17

2.2.5 Prosedur Pembelian

Menurut Mulyadi (2001:301) jaringan prosedur yang

membentuk sistem informasi akuntansi pembelian adalah sebagai

berikut :

“ a. Prosedur permintaan pembelian b. Prosedur permintaan penawaran harga dan

pemilihan pemasok. c. Prosedur order pembelian. d. Prosedur penerimaan barang. e. Prosedur pencatatan utang. f. Prosedur distribusi pembelian.”

Adapun penjelasan dari jaringan prosedur diatas adalah sebagai

berikut:

a. Prosedur Permintaan Pembelian. Dalam prosedur ini fungsi

gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formulir surat

permintaan pembelian kepada fungsi pembelian. Jika barang

tidak disimpan di gudang, misalnya untuk barang-barang yang

langsung dipakai, fungsi yang memakai barang mengajukan

permintaan pembelian langsung ke fungsi pembelian dengan

menggunakan surat permintaan pembelian.

b. Prosedur Permintaan Penawaran Harga dan Pemilihan Pemasok.

Dalam prosedur ini, fungsi pembelian mengirimkan surat

permintaan penawaran harga kepada para pemasok untuk

memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai

syarat pembelian yang lain, untuk memungkinkan pemilihan

pemasok yang akan ditunjuk sebagai pemasok barang yang

diperlukan oleh perusahaan.

c. Prosedur Order Pembelian. Dalam prosedur ini fungsi pembelian

mengirim surat order pembelian kepada pemasok yang dipilih

dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam

perusahaan (misalnya fungsi penerimaan, fungsi yang meminta

barang, dan fungsi pencatat utang) mengenai order pembelian

yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan.

18

d. Prosedur Penerimaan Barang. Dalam prosedur ini fungsi

penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kuantitas,

dan mutu barang yang diterima dari pemasok, dan kemudian

membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan

penerimaan barang dari pemasok tersebut.

e. Prosedur Pencatatan Utang. Dalam prosedur ini fungsi akuntansi

memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan

pembelian (surat order pembelian, laporan penerimaan barang,

dan faktur dari pemasok) dan menyelenggarakan pencatatan

utang atau mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan utang.

f. Prosedur Distribusi Pembelian. Prosedur ini meliputi distribusi

rekening yang didebit dari transaksi pembelian untuk

kepentingan pembuatan laporan manajemen.

Permintaan penawaran Permintaan harga pembelian (2)

(1) Penawaran harga

(3)

Penyimpanan barang Order pembelian

(6) (4)

Penerimaan barang dari pemasok

(5)

Laporan

penerimaan barang (7) (8)

Penerimaan faktur dari pemasok

Gambar 2.2

Jaringan Prosedur dalam Sistem Akuntansi Pembelian

Fungsi Gudang

Fungsi Penerimaan

Fungsi

Akuntansi

Fungsi

Pembelian

Pemasok

19

2.2.6 Dokumen - dokumen Pembelian

Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem informasi

akuntansi pembelian menurut Mulyadi (2001:303) adalah sebagai

berikut:

“1. Surat permintaan pembelian. 2. Surat permintaan penawaran harga. 3. Surat order pembelian. 4. Laporan penerimaan barang. 5. Surat perubahan order. 6. Bukti kas keluar.”

Adapun penjelasan dari dokumen-dokumen diatas adalah

sebagai berikut:

1. Surat Permintaan Pembelian

Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang

atau fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian

melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutu

seperti yang tersebut dalam surat tersebut. Surat permintaan

pembelian ini biasanya dibuat dua lembar untuk setiap

permintaan, satu lembar untuk fungsi pembelian, dan

tembusannya untuk arsip fungsi yang meminta barang.

2. Surat Permintaan Penawaran Harga

Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi

barang yang pengadaannya tidak bersifat berulangkali terjadi,

yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar.

3. Surat Order Pembelian

Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok

yang telah dipilih. Dokumen ini terdiri dari berbagai tembusan

dengan fungsi sebagai berikut:

a. Surat Order Pembelian. Dokumen ini merupakan lembar

pertama surat order pembelian yang dikirimkan kepada

pemasok sebagai order resmi yang dikeluarkan oleh

perusahaan.

20

b. Tembusan Pengakuan oleh Pemasok. Tembusan surat order

pembelian ini dikirimkan kepada pemasok, dimintakan tanda

tangan dari pemasok tersebut dan dikirim kembali ke

perusahaan sebagai bukti telah diterima dan disetujuinya

order pembelian, serta kesanggupan pemasok memenuhi janji

pengiriman barang seperti dalam dokumen tersebut.

c. Tembusan bagi Unit Peminta Barang. Tembusan ini

dikirimkan kepada fungsi yang meminta pembelian, bahwa

barang yang dimintanya telah dipesan.

d. Arsip Tanggal Penerimaan. Tembusan surat order pembelian

ini disimpan oleh fungsi pembelian menurut tanggal

penerimaan barang yang diharapkan, sebagai dasar untuk

mengadakan tindakan penyelidikan jika barang tidak datang

pada waktu yang telah ditetapkan.

e. Arsip Pemasok. Tembusan surat order pembelian ini

disimpan oleh fungsi pembelian menurut nama pemasok,

sebagai dasar untuk mencari informasi mengenai pemasok.

f. Tembusan Fungsi Penerimaan. Tembusan surat order

pembelian ini dikirim ke fungsi penerimaan sebagai otorisasi

untuk menerima barang yang jenis, spesifikasi, mutu,

kuantitas, dan pemasoknya seperti yang tercantum dalam

dokumen tersebut.

g. Tembusan Fungsi Akuntansi. Tembusan surat order

pembelian ini dikirim ke fungsi akuntansi sebagai salah satu

dasar untuk mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi

pembelian.

4. Laporan Penerimaan Barang

Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukan

bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis,

spesifikasi, mutu, dan kuantitas seperti yang tercantum dalam

surat order pembelian.

21

5. Surat Perubahan Order

Kadangkala diperlukan perubahan terhadap isi surat order

pembelian yang sebelumnya diterbitkan. Perubahan tersebut

dapat berupa perubahan kuantitas, jadwal penyerahan barang,

spesifikasi, penggantian (substitusi) atau hal lain yang

bersangkutan dengan perubahan desain atau bisnis. Biasanya

perubahan tersebut diberitahukan kepada pemasok secara resmi

dengan menggunakan surat perubahan order pembelian.

6. Bukti Kas Keluar

Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan

transaksi pembelian. Dokumen ini juga berfungsi sebagai

perintah pengeluaran kas untuk pembayaran hutang kepada

pemasok dan yang sekaligus berfungsi sebagai surat

pemberitahuan kepada kreditur mengenai maksud pembayaran

(berfungsi sebagai remittance advice).

2.2.7 Catatan Akuntansi Pembelian

Menurut Nugroho Widjajanto (2001:354) catatan akuntansi

pembelian adalah sebagai berikut:

“ a. Master file persediaan b. Master file utang dagang c. Master file pembelian yang masih terbuka, dan d. Master file riwayat rekanan.” Adapun penjelasan dari master file diatas adalah sebagai

berikut:

1. Master file persediaan

Dalam sistem informasi akuntansi manual, pengolahan master

file persediaan merupakan tanggung jawab Bagian Akuntansi.

Sedangkan dalam sistem informasi akuntansi yang berbasis

pengolahan data elektronik, master file persediaan berada di

bawah tanggung jawab bagian pengolahan data. Dalam sistem

manual, catatan persediaan diselenggarakan dalam kartu-kartu

22

barang yang merekam semua transaksi masuk dan keluarnya

barang dari gudang secara terperinci menurut masing-masing

jenis barang.

Dalam sistem yang lebih canggih, file persediaan bisa memuat

data harga pokok barang yang masuk dan keluar. Semua

penerimaan dicatat dengan harga beli, dan pengeluaran dicatat

dengan menggunakan harga pokok first-in first-out, last-in last-

out, harga pokok rata-rata, atau metode harga pokok lainnya.

Cara demikian lebih praktis diterapkan dengan menggunakan

sistem pengolahan elektronik.

2. Master file utang dagang

Isi master file utang dagang pada umumnya adalah sebagai

berikut:

a. Nomor kode rekanan atau kreditur (control field).

b. Nama dan alamat rekanan

c. Jumlah utang dagang:

Nomor voucher pengeluaran,

Nomor faktur,

Tanggal jatuh tempo

Jumlah atau nilai faktur, dan

Diskon

d. Total saldo utang

3. Master file pembelian yang masih terbuka

Pembelian masih terbuka adalah pesanan pembelian yang

barangnya belum diterima seluruhnya oleh perusahaan. Master

file ini memuat pesanan-pesanan pembelian yang telah dilakukan

oleh perusahaan dan masih dalam proses pengiriman barang.

Dalam sistem manual file ini terdiri dari catatan dokumen

pesanan pembelian, sedangkan dalam sistem pengolahan data

elektronik file ini bisa dikembangkan dalam media disk atau pita

23

magnetik dan setiap record akan memuat data yang sama dengan

yang termuat pada dokumen order pembelian.

4. Master file riwayat rekanan

Master file ini memuat data antara lain sebagai berikut:

a. nama dan alamat rekanan

b. syarat-syarat pengiriman barang yang disepakati dengan

rekanan, termasuk jenis angkutan yang digunakan,

c. catatan mengenai hasil-hasil kesepakatan dan realisasinya

dengan rekanan,

d. penawaran harga yang diminta,

e. pesanan yang diserahkan kepada rekanan bersangkutan,

f. total nilai pesanan yang diserahkan kepada rekanan dalam

tahun berjalan,

g. pengiriman barang terlambat diterima.

2.2.8 Laporan Manajemen

Menurut La Midjan dan Azhar Susanto (2001:141), informasi

dalam bentuk laporan manajemen yang secara terus-menerus

diperlukan oleh pimpinan antara lain:

“ 1. Laporan perkembangan harga atas barang-barang yang penting.

2. Laporan analisa bonafiditas leveransir (vendor). 3. Laporan barang-barang yang dibutuhkan berikut posisi

persediaan. 4. Laporan atas order pembelian yang telah dibuat tetapi

barang belum diterima. 5. Laporan analisa atas kualitas barang yang dibeli. 6. Laporan atas kontrak-kontrak pembelian yang dibuat

berikut penerimaan barang.” Adapun penjelasan dari laporan-laporan diatas adalah sebagai

berikut:

1. Laporan perkembangan harga atas barang-barang yang penting.

Laporan ini memuat berbagai barang atau bahan baku yang

penting dan menentukan berikut harganya.

24

2. Laporan analisa bonafiditas leveransir (vendor).

Berisi laporan mengenai berbagai leveransir (vendor) berikut

kondisi atas bonafiditas, antara lain pernah atau tidak

melaksanakan sebaik-baiknya atas kewajibannya.

3. Laporan barang-barang yang dibutuhkan berikut posisi

persediaan.

Berisi laporan posisi persediaan atas barang-barang yang

diperlukan pada setiap periode dengan menyebutkan jenis, type

dan jumlah barang. Kadang-kadang selain menunjukan saldo,

juga mutasi masuk dan keluar barang.

4. Laporan atas order pembelian yang telah dibuat tetapi barang

belum diterima.

Memuat order pembelian yang telah dibuka dan dikirimkan

kepada leveransir (vendor) tetapi barang belum diterima. Laporan

harus menunjukan tanggal pengiriman order pembelian dan

tanggal barang harus diterima.

5. Laporan analisa atas kualitas barang yang dibeli.

Memuat barang-barang yang dibeli dan diterima berikut hasil

bagian penerimaan atas barang tersebut.

6. Laporan atas kontrak-kontrak pembelian yang dibuat berikut

penerimaan barang.

Berisi laporan kontrak-kontrak pembelian yang telah dibuat

dengan menyebutkan nomor kontrak dan jumlah barang yang

telah diterima.

2.3 Pengendalian Internal

2.3.1 Pengertian Pengendalian Internal

Pengertian pengendalian internal menurut Krismiaji (2002:218)

adalah sebagai berikut:

25

“Rencana organisasi dan metoda yang digunakan untuk menjaga atau melindungi aktiva, menghasilkan informasi yang akurat dan dapat dipercaya, memperbaiki efisiensi, dan untuk mendorong ditaatinya kebijakan manajemen.” Dari pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa

pengendalian internal adalah meliputi organisasi dan semua metode

serta ketentuan-ketentuan yang terkoordinasi dalam suatu perusahaan

yang memberikan jaminan untuk mencapai tujuan khusus organisasi

yaitu mengamankan harta kekayaan, mengecek ketelitian dan

keandalan data akuntansi, meningkatkan efisiensi usaha dan

mendorong dipatuhinya kebijakan pimpinan yang telah ditetapkan.

2.3.2 Tujuan Pengendalian Internal

Tujuan pengendalian internal menurut Mulyadi (2001:164)

adalah:

“1. Menjaga keamanan harta kekayaan milik organisasi. 2. Memeriksa ketepatan dan kebenaran atau keandalan

data akuntansi. 3. Meningkatkan atau mendorong efisiensi operasi

kegiatan. 4. Mendorong ditaatinya kebijaksanaan-kebijaksanaan

manajemen yang telah ditetapkan.”

Pengendalian internal dapat mencegah kerugian atau

pemborosan pengolahan sumber daya perusahaan. Pengendalian

internal dapat menyediakan informasi tentang bagaimana menilai

kinerja perusahaan dan manajemen perusahaan serta menyediakan

informasi yang akan digunakan sebagai pedoman dalam

perencanaan.

2.3.3 Elemen Pengendalian Internal

Menurut Krismiaji (2002:219) pengendalian internal memiliki

tiga elemen yaitu:

26

“ 1. Lingkungan pengendalian

2. Sistem akuntansi

3. Prosedur pengendalian.”

Adapun penjelasan dari ketiga elemen pengendalian internal

diatas adalah sebagai berikut:

1. Lingkungan pengendalian. Lingkungan pengendalian

menggambarkan efek kolektif dari berbagai faktor pada

penetapan, peningkatan, atau penurunan efektivitas prosedur dan

kebijakan khusus. Faktor-faktor tersebut berupa:

a. Komitmen terhadap integritas dan nilai etika

b. Filosofi dan gaya operasi manajemen

c. Struktur organisasi

d. Komite audit dewan direktur

e. Metoda penetapan wewenang dan tanggung jawab

f. Praktik dan kebijakan sumber daya manusia

g. Berbagai pengaruh eksternal lainnya yang mempengaruhi

kegiatan dan praktik organisasi.

2. Sistem akuntansi. Sistem akuntansi terdiri atas metoda dan

catatan yang ditetapkan untuk mengidentifikasi, merangkai,

menganalisis, menggolongkan, mencatat, dan melaporkan

transaksi-transaksi perusahaan dan untuk memelihara

akuntabilitas aktiva dan kewajiban yang terkait. Sistem akuntansi

yang efektif memberikan dasar yang memadai untuk penetapan

metoda dan catatan yang akan berfungsi sebagai berikut:

a. Mengidentifikasi dan mencatat seluruh transaksi yang sah.

b. Menguraikan secara tepat waktu transaksi bisnis secara rinci

sehingga memungkinkan klasifikasi transaksi secara tepat

untuk pelaporan keuangan.

c. Mengukur nilai transaksi secara tepat sehingga

memungkinkan pencatatan sebesar nilai moneternya dalam

laporan keuangan.

27

d. Menentukan periode waktu terjadinya transaksi sehingga

memungkinkan pencatatan transaksi dalam periode akuntansi

dalam periode akuntansi yang tepat.

e. Menyajikan secara tepat transaksi dan pengungkapan lain

yang terkait dalam laporan keuangan.

3. Prosedur pengendalian. Prosedur pengendalian adalah kebijakan

dan prosedur yang ditambahkan ke lingkungan pengendalian dan

sistem informasi akuntansi yang telah ditetapkan oleh

manajemen untuk memberikan jaminan yang layak bahwa tujuan

khusus organisasi akan dicapai.

Cakupan prosedur pengendalian adalah sebagai berikut:

a. Otorisasi yang tepat terhadap transaksi dan aktivitas.

b. Pemisahan tugas yang mengurangi peluang bagi seseorang

untuk melakukan kesalahan dalam tugas rutinnya, yaitu

dengan menempatkan orang yang berbeda pada fungsi

otorisasi transaksi, pencatatan transaksi, penjagaan aktiva.

c. Perancangan dan penggunaan dokumen dan catatan untuk

membantu menjamin pencatatan transaksi secara tepat.

2.4 Prosedur Pengendalian Pembelian

Menurut George H Bodnar dan William S Hopwood (2006:182)

pengertian prosedur-prosedur pengendalian adalah sebagai berikut:

“Prosedur-prosedur pengendalian merupakan kebijakan dan prosedur-prosedur yang tercakup dalam lingkungan pengendalian dan sistem akuntansi yang harus ditetapkan oleh manajemen untuk memberikan jaminan yang memadai bahwa tujuan tertentu akan dicapai.” Sistem informasi akuntansi yang baik memiliki prosedur

pengendalian yang memadai yang dapat memastikan bahwa informasi yang

dihasilkan akurat dan dapat dipercaya.

Menurut Krismiaji (2002:326), Secara ringkas, aktivitas

pengendalian yang dilaksanakan pada transaksi pembelian dapat dilihat pada

Tabel 2.1.

28

Tabel 2.1

Ringkasan Aktivitas Pengendalian Transaksi Pembelian

Aktivitas Pembelian Barang

Otorisasi Transaksi

• Manajer unit pembelian mengotorisasi,

manajer departemen pembelian menyetujui

Pengamanan terhadap

aktiva dan catatan

• Laporan penerimaan barang dibuat ketika

barang diterima.

• Laporan penerimaan barang bernomor urut

tercetak.

• Kuantitas barang dihitung saat barang

diterima.

• Kuantitas barang dihitung secara independen.

Pemisahan tugas

• Bagian pembelian dan bagian utang dagang.

• Pencatat persediaan dan bagian gudang.

• Bagian penerimaan dan bagian gudang.

Dokumen dan catatan yang

memadai

Permintaan Pembelian

• Dibuat berdasarkan titik dan kuantitas

pemesanan kembali.

• Dimintakan persetujuan untuk pesanan

khusus.

Order Pembelian

• Dibuat atas dasar permintaan pembelian.

• Bernomor urut tercetak.

• Pemasok dipilih dari daftar pemasok yang

disetujui.

• Dilakukan pengecekan terhadap harga dan

termin.