bab ii bahan rujukan 2.1 sistem akuntansi 2.1.1 pengertian
TRANSCRIPT
BAB II
BAHAN RUJUKAN
2.1 Sistem Akuntansi
Setiap organisasi atau perusahaan memilki permasalahan dalam mengelola
usahanya, oleh karena itu dibutuhkan suatu sistem akuntansi yang mengatur segala
sesuatunya agar permasalahan yang dihadapi dapat segera terselesaikan tanpa
mempengaruhi aktivitas usaha. Dibawah ini akan diuraikan beberapa pengertian
mengenai sistem akuntansi secara lengkap :
2.1.1 Pengertian Sistem Menurut George H,Bodnar dan William S.Hopwood (2006;1) dalam bukunya
yang berjudul “Sistem Informasi Akuntansi” mengemukakan sebagai berikut :
“Sistem adalah suatu kerangka kerja terpadu yang mempunyai satu sasaran atau lebih.” Menurut Joseph W. Wilkinson (1993;3) mengemukakan sebagai berikut :
“Sistem adalah kumpulan sumber daya yang berhubungan untuk mencapai tujuan tertentu.” Menurut Marshall B.Romney dan Paul John Steinbart (2004;2) adalah :
“Sistem adalah rangkaian dua atau lebih komponen-komponen yang saling berhubungan, yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan.”
Menurut Mulyadi (2001;5) adalah :
“Sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan.”
Menurut Leon Youssef yang dikutip oleh La Midjan dan Azhar Susanto
(2001;34) menyatakan :
“Suatu Sistem dapat didefinisikan sebagai suatu sekumpulan dari bagian-bagian yang bekerja dan saling berhubungan dalam suatu kerangka kerja yang dibangun untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan semula.” Menurut Cecil Gillespie yang dikutip oleh La Midjan dan Azhar Susanto
(2001;34) menjelaskan sebagai berikut :
“Sistem adalah suatu jaringan prosedur yang saling berhubungan satu sama lainnya yang dikembangkan berdasarkan satu skema tertentu yang terintegrasi untuk melaksanakan sebagian besar aktivitas perusahaan.”
Dari pengertian diatas dapat dijelaskan bahwa sistem adalah jaringan atau
rangkaian prosedur yang saling berhubungan satu sama lain yang dibangun untuk
mencapai tujuan yang telah ditetapkan .
2.1.2 Pengertian Informasi
Menurut Krismiaji (2002;15) adalah :
“Informasi adalah data yang telah diorganisasi, dan telah memiliki kegunaan dan manfaat.”
Karateristik informasi :
1. Relevan
Informasi harus mempunyai manfaat bagi penerima karena informasi
untuk tiap-tiap orang atau bagian yang berbeda.
2. Dapat Dipercaya
Bebas dari kesalahan atau bias dan secara akurat menggambarkan
kejadian atau aktivitas organisasi.
3. Lengkap
Tidak menghilangkan data penting yang dibutuhkan oleh para pemakai.
4. Tepat Waktu
Disajikan pada saat yang tepat untuk mempengaruhi proses pembuatan
keputusan.
5. Mudah Dipahami
Disajikan dalam format yang mudah untuk dimengerti.
6. Dapat Diuji Kebenarannya
Memungkinkan dua orang yang kompeten untuk menghasilkan informasi
yang sama secara independen.
Sedangkan menurut Barry E. Cushing yang dikutip oleh La Midjan dan Azhar
Susanto (2001;28) informasi adalah :
“Informasi diartikan sebagai keluaran (output), dari suatu pengolahan data (sistem informasi) yang telah diorganisir dan berguna bagi orang yang menerima.” Sedangkan menurut Joseph W. Wilkinson (1993;3) informasi adalah :
“Informasi terdiri dari data yang telah ditransformasi dan dibuat lebih bernilai melalui pemrosesan.”
Jadi dapat disimpulkan informasi adalah data yang telah ditransformasi atau
diubah menjadi lebih bernilai dan berguna bagi yang menerima.
2.1.3 Pengertian Akuntansi Menurut Mulyadi (1993;4) pengertian akuntansi adalah :
“Suatu kegiatan usaha menyediakan data kuantitatif terutama yang mempunyai sifat keuangan, dan kesatuan usaha ekonomi yang dapat digunakan dalam pengambilan keputusan-keputusan ekonomi untuk memilih alternatif-alternatif dan suatu keadaan.”
Dalam buku A Statement of Basic Accounting Theory (ASOBAT), yang
dikutip oleh Sofyan Syafri Harahap (2004;4) akuntansi diartikan :
“Proses mengidentifikasi, mengukur, dan menyampaikan informasi ekonomi sebagai bahan informasi dalam hal mempertimbangkan berbagai alternatif dalam mengambil kesimpulan oleh para pemakainya.”
Sedangkan menurut Komite istilah American Institute of Certified Accounting
(AICPA) mendefinisikan akuntansi sebagai berikut :
“Akuntansi adalah seni pencatatan, penggolongan, dan pengikhtisaran dengan cara tertentu dan dalam ukuran moneter, transaksi, dan kejadian-kejadian yang umumnya bersifat keuangan dan termasuk menafsirkan hasilnya.”
Dapat disimpulkan melalui beberapa pengertian diatas, bahwa akuntansi
adalah seni mencatat, menggolongkan dan mengikhtisarkan data kuantitatif yang
mempunyai sifat keuangan dalam ukuran moneter, transaksi, dan kejadian-kejadian
yang umumnya bersifat keuangan dan termasuk menafsirkan hasilnya.
2.1.4 Pengertian Sistem Informasi Menurut James A. Hall (2001;7) mengemukakan bahwa :
“Sistem informasi adalah rangkaian prosedur formal dimana data dikumpulkan diproses menjadi informasi, dan didistribusikan kepada para pemakai.”
Menurut Romney yang dikutip oleh Krismiaji (2002;16) adalah :
“Sistem informasi adalah cara-cara yang diorganisasi untuk mengumpulkan , memasukkan , mengolah , menyimpan data, dan cara-cara yang diorganisasi untuk menyimpan, mengelola mengendalikan, mengorganisasikan bisnis.”
Menurut John F. Nash dan Martin B. Robert yang dikutip oleh La Midjan dan
Azhar Susanto (2001;29) adalah :
“Sistem informasi merupakan kombinasi dari manusia, fasilitas atau alat, teknologi, media, prosedur, dan pengendalian yang dimaksudkan untuk menata jaringan komunikasi yang penting, mengolah transaksi-transaksi tertentu yang rutin, membantu manajemen dan pemakai intern dan ekstern serta menyediakan informasi sebagai dasar pengambilan keputusan yang tepat.”
Sedangkan menurut Joseph W. Wilkinson (1993;4) sistem informasi adalah :
“Sistem informasi karenanya adalah suatu kerangka-kerangka dengan mana sumber daya (manusia,komputer) dikoordinasikan untuk mengubah masukan (data) menjadi keluaran (informasi), guna mencapai sasaran-sasaran perusahaan.”
Jadi dapat disimpulkan sistem informasi adalah kombinasi dari seluruh
sumber daya yang ada yang dimaksudkan untuk menata jaringan komunikasi yang
nantinya akan menghasilkan informasi sebagai dasar pengambilan keputusan guna
mencapai tujuan perusahaan.
2.1.5 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Sistem Informasi Akuntansi merupakan bagian yang terpenting bagi
manajemen didalam memperoleh informasi akuntansi yang tepat terutama mengenai
data keuangan dari suatu perusahaan, sehingga data tersebut dapat digunakan oleh
pihak intern dan ekstern.
Terdapat banyak pengertian sistem akuntansi, yang dikemukakan oleh para
ahli di bawah ini disajikan beberapa pendapat mengenai pengertian sistem akuntansi :
Pengertian Sistem Akuntansi menurut Howard F. Settler yang dikutip Zaki
Baridwan (2000;4) adalah :
“Sistem akuntansi adalah formulir, catatan-catatan, prosedur-prosedur, dan alat-alat yang digunakan untuk mengolah data mengenai usaha suatu kesatuan ekonomis dengan tujuan untuk menghasilkan umpan balik dalam bentuk laporan-laporan yang diperlukan oleh manajemen untuk mengawasi usahanya, dan bagi pihak-pihak lain yang berkepentingan seperti pemegang, kreditur, dan lembaga-lembaga pemerintah untuk menilai hasil operasi.”
Menurut George H. Bodnar yang dikutip oleh Amir Abadi Jusuf (2000;1)
adalah :
“Sistem informasi akuntansi adalah kumpulan sumber daya seperti manusia dan peralatan, yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi.”
Menurut Barry E.Cushing yang dikutip oleh La Midjan dan Azhar Susanto
(2001;30) adalah :
“Sistem informasi akuntansi merupakan seperangkat sumber daya manusia dan modal dalam suatu organisasi yang dibangun untuk menyajikan informasi keuangan yang diperoleh dari pengumpulan dan pemrosesan data keuangan.”
Sedangkan menurut Mulyadi (2001;3) definisi sistem akuntansi adalah :
“Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasikan sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan.”
Dari pengertian diatas dapat dijelaskan bahwa sistem akuntansi adalah
organisasi formulir, catatan-catatan, dan prosedur-prosedur yang dikoordinasikan
untuk memperoleh informasi dalam rangka pengelolaan perusahaan, diantaranya
untuk keperluan dan pelaporan kepada pihak yang berkepentingan.
2.1.6 Unsur-Unsur Sistem Informasi Akuntansi Menurut Mulyadi unsur-unsur sistem informasi akuntansi adalah sebagai
berikut:
1. Formulir
Formulir merupakan dokumen yang merekam terjadinya transaksi.
Formulir sering disebut dengan istilah dokumen, karena dengan formulir
ini peristiwa yang terjadi dalan organisasi direkam (didokumentasikan) di
atas secarik kertas. Formulir sering disebut juga media, karena formulir
merupakan media untuk mencatat peristiwa yang terjadi dalam organisasi
ke dalam catatan. Dengan formulir ini, data yang bersangkutan dengan
transaksi direkam pertama kalinya sebagai dasar pencatatan dalam catatan.
Contoh: faktur penjualan, bukti kas keluar,dan cek.
2. Jurnal
Jurnal merupkan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk
mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan dan data
lainnya. Seperti telah disebutkan di atas,sumber informasi pencatatan
dalam jurnal ini adalah formulir. Dalam jurnal ini data keuangan untuk
pertama kali diklasifikasikan menurut penggolongan yang sesuai dengan
informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan. Dalam jurnal ini
pula terdapat kegiatan peringkasan data, yang hasil peringkasannya
(berapa jumlah rupiah transaksi tertentu) kemudian diposting ke rekening
yang bersangkutan dalam buku besar. Contoh jurnal adalah jurnal
penerimaan kas, jurnal pembelian, jurnal penjualan dan jurnal umum.
3. Buku Besar
Buku besar (general ledger) terdiri dari rekening-rekening yang digunakan
untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam
jurnal. Rekening-rekening dalam buku besar disediakan sesuai dengan
unsur-unsur informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan.
Rekening buku besar ini disatu pihak dapat dipandang sebagai wadah
untuk menggolongkan data keuangan, dipihak lain dapat dipandang pula
sebagai sumber informasi keuangan untuk penyajian laporan keuangan.
4. Buku Pembantu
Jika data keuangan yang digolongkan dalam buku besar diperlukan
rinciannya lebih lanjut, dapat dibentuk buku pembantu (subsidiary
ledger). Buku pembantu ini terdiri dari rekening-rekening pembantu yang
merinci data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam
buku besar.
5. Laporan
Hasil akhir proses akuntansi adalah pelaporan keuangan yang dapat
berupa neraca, laporan rugi laba, laporan perubahan laba ditahan, laporan
harga pokok produksi, laporan biaya pemasaran, laporan harga pkok
penjualan, daftar umur piutang, daftar utang yang akan dibayar, daftar
saldo persediaan yang lambat penjualannya. Laporan berisi informasi
yang merupakan keluaran sistem akuntansi. Laporan dapat berbentuk hasil
cetak komputer dan tayangan pada layar monitor komputer.
Sedangkan menurut Krismiaji (2002;16) komponen sistem informasi
akuntansi :
1. Tujuan. Setiap sistem informasi dirancang untuk mencapai satu atau lebih
tujuan yang memberikan arah bagi sistem tersebut secara keseluruhan.
2. Input. Data harus dikumpulkan dan dimasukkan sebagai input dalam
sistem sebagian besar input berupa data transaksi.
3. Output. Informasi yang dihasilkan oleh sebuah sistem disebut output.
Output dalam sebuah sistem yang dimasukkan kembali dalam sistem
sebagai input disebut dengan umpan balik (feed back). Output sebuah
sistem informasi akuntansi biasanya berupa laporan keuangan dan laporan
internal seperti daftar umur piutang, anggaran dan proyeksi arus kas.
4. Penyimpan Data. Data sering disimpan untuk dipakai lagi dimasa
mendatang. Data yang tersimpan ini harus diperbaharui (updated) untuk
menjaga keterkinian data.
5. Pemroses. Data harus diproses untuk menghasilkan informasi dengan
menggunakan komponen proses. Saat ini sebagian besar perusahaan
mengolah datanya dengan menggunakan komputer, agar dapat dihasilkan
informasi yang cepat dan akurat.
6. Intruksi dan Prosedur. Sistem informasi tidak dapat memproses data untuk
menghasilkan informasi tanpa intruksi dan prosedur rinci perangkat lunak
(program). Komputer dibuat untuk mengintruksikan komputer melakukan
pengolahan data. Intruksi dan prosedur untuk pemakai komputer biasanya
dirangkum dalam sebuah buku yang biasanya disebut buku pedoman
prosedur.
7. Pemakai. Orang yang berinteraksi dengan sistem dan menggunakan
informasi yang dihasilkan oleh sistem disebut dengan pemakai. Dalam
perusahaan pengertian pemakai termasuk didalamnya adalah karyawan
yang melaksanakan dan mencatat transaksi dan karyawan yang mengelola
dan mengendalikan sistem.
8. Pengamanan dan Pengawasan. Informasi yang dihasilkan oleh sebuah
sistem informasi harus akurat, bebas dari berbagai kesalahan dan
terlindung dari akses secara tidak sah. Untuk mencapai kualitas normal
semacam itu, maka sistem pengaman dan pengawasan harus dibuat dan
melekat pada sistem.
2.1.7 Tujuan Pengembangan Sistem Akuntansi Menurut Mulyadi (2001;20) tujuan pengembangan sistem akuntansi adalah
sebagai berikut :
1. Untuk Menyediakan Informasi bagi Pengelolaan Kegiatan Usaha Baru.
Kebutuhan pengembangan sistem akuntansi jika perusahaaan baru
didirikan atau suatu perusahaan menciptakan usaha baru yang berbeda
dengan usaha yang telah dijalankan selama ini.
2. Untuk Memperbaiki Informasi yang Dihasilkan oleh Sistem yang Sudah
Ada.
Adakalanya sistem yang berlaku tidak dapat memenuhi kebutuhan
manajemen, baik dalam hal mutu, ketepatan penyajian maupun struktur
informasi yang terdapat dalam laporan. Hal ini kemungkinan disebabkan
oleh perkembangan usaha perusahaan , sehingga menurut sistem akuntansi
untuk dapat menghasilkan laporan dengan mutu informasi yang lebih baik
dan tepat penyajiannya, dengan struktur informasi yang sesuai dengan
tuntutan kebutuhan manajemen.
3. Untuk Memperbaiki Pengendalian Akuntansi dan Pengecekan Intern.
Akuntansi merupakan alat pertanggungjawaban kekayaan suatu
organisasi. Pengembangan sistem akuntansi sering kali ditujukan untuk
memperbaiki perlindungan terhadap kekayaan organisasi sehingga
pertanggungjawaban terhadap penggunaan kekayaan organisasi dapat
dilaksanakan dengan baik. Pengembangan sistem akuntansi juga dapat
ditujukan untuk memperbaiki pengecekan intern agar informasi yang
dihasilkan oleh sistem tersebut dapat dipercaya.
4. Untuk Mengurangi Biaya Klerikal dalam Penyelenggaraan Catatan
Akuntansi.
Pengembangan akuntansi sering kali ditujukan untuk menghemat biaya.
Informasi merupakan barang ekonomi untuk memperolehnya diperlukan
pengorbanan sumber ekonomi lain. Oleh karena itu dalam menghasilkan
informasi perlu dipertimbangkan besarnya manfaat yang diperoleh dengan
pengorbanan yang dilakukan. Jika pengorbanan untuk memperoleh
informasi keuangan diperhitungkan lebih besar dibanding dengan manfaat
yang diperoleh, sistem yang sudah ada perlu dirancang kembali untuk
mengurangi pengorbanan sumber daya bagi penyediaan informasi
tersebut.
2.1.8 Peran Sistem Informasi Akuntansi Sistem informasi akuntansi suatu organisasi memainkan peranan penting
dalam membantu organisasi mengadopsi dan mempertahankan posisi strategis guna
mencapai kesesuaian yang baik antar aktivitas membutuhkan pengumpulan data tiap
aktivitas. Hal lain yang juga sama pentingnya adalah sistem informasi harus
mengumpulkan dan mengintegrasi baik data keuangan, maupun data non keuangan
dari aktivitas-aktivitas organisasi.
Aren, Alvin A, dan James K. Loebbec (1994;291) mengemukakan kegunaan
sistem akuntansi sebagai berikut :
“Bahwa kegunaan sistem akuntansi adalah untuk mengidentifikasi, menggabungkan, mengklasifikasikan, menganalisis, mencatat, dan melaporkan transaksi satu satuan usaha, dan untuk menyelenggarakan pertanggung jawabkan serta kewajiban yang bersangkutan dengan transaksi tersebut.”
2.2 Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Sistem informasi akuntansi penjualan membahas secara khusus aspek-aspek
yang menyangkut aktivitas yang berkenaan dengan penjualan baik secara tunai
maupun penjualan secara kredit sampai dengan tersusunnya informasi akuntansi atas
transaksi-transaksi aktivitas penjualan tersebut. Dalam prosedur penjualan diperlukan
suatu sistem informasi akuntansi penjualan yang baik untuk menunjang kelancaran
setiap kegiatan penjualan yang dilakukan oleh perusahaan.
2.2.1 Pengertian Penjualan Menurut Moekijat dalam bukunya “Kamus Marketing” yaitu :
“Penjualan adalah suatu kegiatan yang ditujukan untuk mencari pembeli mempengaruhi dan memberi petunjuk agar pembeli dapat menyesuaikan kebutuhannya dengan produk yang ditawarkan serta mengadakan perjanjian mengenai harga yang menguntungkan bagi kedua belah pihak.”
Sedangkan menurut Basu Swasta (1993;7) adalah :
“Menjual adalah ilmu dan seni yang mempengaruhi pribadi yang dilakukan oleh penjual untuk mengajak orang lain agar bersedia membeli barang atau jasa yang ditawarkan.”
Jadi, dapat disimpulkan penjualan atau menjual adalah suatu kegiatan yang
ditujukan untuk mencari pembeli dan mempengaruhi serta memberi petunjuk
untuk bersedia membeli barang atau jasa yang ditawarkan sesuai dengan
kebutuhan serta mengadakan perjanjian mengenai harga yang menguntungkan
kedua belah pihak.
2.2.2 Prosedur Penjualan Di bawah ini akan dijelaskan mengenai prosedur atas penjualan secara tunai :
1. Prosedur Order Penjualan
Dalam prosedur ini, fungsi penjualan mencatat dari pembeli dan membuat
faktur penjualan baik tunai maupun kredit untuk memungkinkan pembeli
melakukan pembayaran harga barang ke fungsi kas dan untuk
memungkinkan fungsi gudang dan fungsi pengiriman menyiapkan barang
yang akan diserahkan kepada pembeli.
2. Prosedur Penerimaan Kas
Dalam prosedur ini fungsi kas menerima pembayaran kepada pembeli
untuk memungkinkan pembeli tersebut melakukan pengambilan barang
yang dibelinya dari fungsi kredit.
3. Prosedur Penyerahan Barang
Dalam prosedur ini fungsi pengiriman menyerahkan barang kepada
pembeli.
4. Prosedur Pencatatan Penjualan Tunai
Dalam prosedur ini fungsi akuntansi melakukan pencatatan transaksi
penjualan tunai dalam jurnal penjualan dan jurnal penerimaan kas
disamping itu fungsi akuntansi juga mencatat berkurangnya persediaan
barang yang dijual dalam kartu persediaan.
5. Prosedur Penyetoran Kas ke Bank
Struktur pengendalian intern terhadap kas mengharuskan penyetoran
dengan segera ke Bank. Semua kas yang diterima pada suatu hari dalam
prosedur ini, fungsi kas menyetorkan kas yang diterima dari penjualan
tunai ke Bank dalam jumlah penuh.
6. Prosedur Pencatatan Penerimaan Kas
Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat penerimaan kas dalan
jurnal penerimaan kas berdasarkan bukti setoran Bank yang diterima dari
Bank melalui fungsi kas.
7. Prosedur Pencatatan Harga Pokok Penjualan
Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi membuat rekapitulasi harga pokok
penjualan berdasarkan data yang dicatat dalam kartu persediaan.
Berdasarkan rekapitulasi harga produk penjualan ini, fungsi akuntansi
membuat bukti memorial sebagai dokumen sumber untuk harga pokok
penjualan dalam jurnal umum.
2.2.3 Pengertian Sistem Akuntansi Penjualan Menurut La Midjan dan Azhar Susanto (2001;72) adalah :
“Sistem akuntansi penjualan adalah kerangka kerja dari sumber daya manusia, alat, metode, dan kesemuanya itu dikoordinasikan untuk mengolah data penjualan menjadi informasi penjualan yang berguna bagi pihak-pihak yang membutuhkan.”
2.2.4 Unsur-Unsur Sistem Akuntansi Penjualan Di bawah ini merupakan unsur-unsur sistem akuntansi penjualan secara kredit
adalah sebagai berikut :
1. Fungsi yang terkait dengan sistem penjualan kredit.
2. Dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan kredit
3. Desain dokumen penjualan.
4. Catatan akuntansi yang digunakan dalam penjualan kredit.
5. Jaringan prosedur yang membentuk sistem.
6. Laporan manajemen.
2.2.5 Sistem Penjualan Kredit
Penjualan kredit dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mengirimkan
barang sesuai order yang diterima oleh pembeli dan untuk jangka waktu tertentu
perusahaan mempunyai tagihan kepada pembeli. Untuk menghindari tidak
tertagihnya piutang, setiap penjualan kredit yang pertama kepada seorang pembeli
selalu didahului dengan analisis terhadap dapat atau tidaknya pembeli tersebut diberi
kredit.
1. Fungsi Yang Terkait dengan Sistem Penjualan Kredit
A. Fungsi Penjualan
Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk
menerima surat order dari pembeli, mengedit order dari pelanggan
untuk menambahkan informasi yang belum ada pada surat order
tersebut, meminta otorisasi kredit, menentukan tanggal pengiriman
dan dari gudang mana barangkan dikirim, dan mengisi surat order
pengiriman.
B. Fungsi Kredit
Fungsi ini berada dibawah fungsi keuangan yang dalam transaksi
penjualan kredit, bertanggung jawab untuk meneliti status kredit
pelanggan dan memberikan otorisasi pemberian kredit kepada
pelanggan.
C. Fungsi Gudang
Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk
menyimpan barang dan menyiapkan barang yang dipesan oleh
pelanggan serta menyerahkan barang ke fungsi pengiriman.
D. Fungsi Pengiriman
Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab
menyerahkan barang atas dasar surat order pengiriman yang
diterimanya dari fungsi penjualan. Fungsi ini bertanggung jawab untuk
menjamin bahwa tidak ada barang yang keluar dari perusahaan tanpa
otorisasi dari yang berwenang.
E. Fungsi Penagihan
Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk
membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan, serta
menyediakan copy faktur bagi kepentingan pencatatan transaksi
penjualan oleh fungsi akuntansi.
F. Fungsi Akuntansi
Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab
mencatat piutang yang timbul dari transaksi penjualan kredit dan
membuat serta mengirimkan pernyataan piutang kepada debitur, serta
membuat laporan penjualan.
2. Desain Dokumen Penjualan
Dalam mendesain suatu dokumen, beberapa prinsip dasar harus
dipertimbangkan yaitu sebagai berikut :
A. Gunakanlah sedikit mungkin kalimat-kalimat, gunakanlah kalimat-
kalimat yang sederhana akan tetapi jelas dan hindari penggunaan
kalimat-kalimat tidak perlu.
B. Pergunakan tembusan kopi, untuk mempermudah pendistribusian data
atau informasi atau intruksi. Penggunaan dokumen yang berangkap
dan menggunakan karbon akan mempermudah menciptakan internal
cek dan korelasi intern, maupun sebagai data bagi akuntan publik
dalam memeriksa perusahaan tersebut.
C. Hindari penggunaan data rangkap. Prinsip yang sangat penting dalam
mendesain suatu dokumen ialah mencegah kemungkinan penggunaan
data atau informasi yang sama untuk dua atau lebih dokumen yang
berfungsi sama.
D. Dokumen harus disusun sesederhana mungkin dan jelas. Penggunaan
dokumen yang sederhana akan mengurangi data maupun informasi
yang tidak perlu dan mudah untuk ditafsirkan.
E. Susunlah sebanyak mungkin dokumen untuk mengumpulkan berbagai
transaksi yang harus dicatat dalam perusahaan untuk memperlancar
kegiatan antara lain proses akuntansi. Di pihak lain penyusunan
dokumen harus dapat digunakan untuk tujuan penyusunan statistik.
F. Untuk tujuan pengamanan, dalam menyusun dokumen gunakan kode-
kode tertentu agar tidak mudah dipalsukan, misalnya untuk kertas
berharga yaitu dokumen deposito berjangka, cek, bilyet giro yang
terdapat di bank.
G. Pergunakan kertas sebaik mungkin. Kalau perlu untuk menghemat
waktu gunakan kertas berkarbon (carbon nize) untuk menciptakan
tembusan.
H. Format dan bentuk dokumen harus baik. Apabila tidak perlu jangan
terlalu besar atau lebar atau terlalu kecil, karena akan mempersulit
pengarsipan (file). Perlu ada batas-batas tertentu untuk pengetikan,
tulis tangan dan lain-lain.
3. Dokumen yang Digunakan dalam Sistem Penjualan Kredit
A. Surat Order Pengiriman dan Tembusannya
Surat order pengiriman merupakan dokumen pokok untuk memproses
penjualan kredit kepada pelanggan. Berbagai tembusan surat order
pengiriman terdiri dari :
1) Surat Order Pengiriman
Dokumen ini merupakan lembar pertama surat order yang
memberikan otorisasi kepada fungsi pengiriman untuk
mengirimkan jenis barang dengan jumlah dan spesifikasi seperti
yang tertera di atas dokumen tersebut.
2) Tembusan Kredit (Credit Copy)
Dokumen ini digunakan untuk memperoleh status kredit pelanggan
dan untuk mendapatkan otorisasi penjualan kredit dari fungsi
kredit.
3) Surat Pengakuan (Acknowledgement Copy)
Dokumen ini dikirimkan oleh fungsi penjualan kepada pelanggan
untuk memberitahu bahwa ordernya telah diterima dan dalam
proses pengiriman.
4) Surat Pengiriman (Bill of Lading)
Tembusan surat muat ini merupakan dokumen yang digunakan
sebagai bukti penyerahan barang dari perusahaan kepada angkutan
umum.
5) Slip Pembungkus (Packing Slip)
Dokumen ini ditempel pada pembungkus barang untuk
memudahkan fungsi penerimaan di perusahaan pelanggan dalam
mengidentifikasi barang yang diterimanya.
B. Faktur Penjualan dan Tembusannya
Faktur penjualan merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar
mencatat timbulnya piutang. Di bawah ini terdapat beberapa contoh
tembusan surat order pengiriman :
1) Faktur Penjualan (Customer’s Copies)
Dokumen ini merupakan lembar pertama yang dikirim oleh fungsi
penagihan kepada pelanggan. Jumlah lembar faktur penjualan yang
dikirim kepada pelanggan adalah tergantung dari permintaan
pelanggan.
2) Tembusan Piutang (Account Receivable Copy)
Dokumen ini merupakan tembusan faktur penjualan yang
dikirimkan fungsi penjualan ke fungsi akuntansi sebagai dasar
untuk mencatat piutang dalam kartu piutang.
3) Tembusan Jurnal Penjualan (Sales Journal Copy)
Dokumen ini merupakan tembusan yang dikirimkan oleh fungsi
penagihan ke fungsi akuntansi sebagai dasar mencatat transaksi
penjualan dalam jurnal penjualan.
4) Tembusan Analisis (Analisis Copy)
Dokumen ini merupakan tembusan yang dikirim oleh fungsi
penagihan ke fungsi akuntansi sebagai dasar untuk menghitung
harga pokok penjualan yang dicatat dalam kartu persediaan, untuk
analisis penjualan, dan untuk komisi wiraniaga.
5) Tembusan Wiraniaga (Salesperson Company)
Dokumen ini dikirim oleh fungsi penagihan kepada wiraniaga
untuk memberitahu bahwa order dari pelanggan lewat di
tangannya telah dipenuhi sehingga memungkinkannya menghitung
komisi penjualan yang menjadi haknya.
C. Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan
Rekapitulasi harga pokok penjualan merupakan dokumen pendukung
yang digunakan menghitung total harga pokok produk yang dijual
selama periode akuntansi tertentu. Data yang dicantumkan dalam
rekapitulasi harga pokok penjualan berasal dari kartu persediaan.
Secara periodik harga pokok produk yang dijual selama jangka waktu
tertentu dihitung dalam rekapitulasi harga pokok penjualan dan
kemudian dibuatkan dokumen sumber berupa bukti memorial untuk
mencatat harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi
tertentu.
D. Bukti Memorial
Bukti memorial merupakan dokumen sumber untuk dasar pencatatan
ke dalam jurnal umum. Dalam sistem penjualan kredit, bukti memorial
merupakan sumber untuk mencatat harga pokok produk yang dijual
dalam periode akuntansi tertentu.
4. Catatan Akuntansi yang Digunakan dalam Penjualan Kredit :
A. Jurnal Penjualan
Catatan akuntansi digunakan untuk mencatat transaksi penjualan baik
secara tunai maupun secara kredit. Jika perusahaan menjual beberapa
macam produk manajemen memerlukan informasi penjualan menurut
jenis produk, dalam jurnal penjualan dapat disediakan kolom-kolom
untuk mencatat penjualan menurut jenis produk tersebut.
B. Kartu Piutang
Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian
mutasi piutang perusahaan kepada tiap-tiap debiturnya.
C. Kartu Persediaan
Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian
mutasi setiap persediaan.
D. Kartu Gudang
Catatan ini diselenggarakan oleh fungsi gudang untuk mencatat mutasi
dan persediaan fisik barang yang disimpan di gudang.
E. Jurnal Umum
Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat harga pokok produk
yang dijual selama periode akuntansi tertentu.
5. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem
A. Prosedur Order Penjualan
Dalam prosedur ini, fungsi penjualan menerima order dari pembeli dan
menambahkan informasi penting pada surat order pembeli. Fungsi
penjualan kemudian membuat surat order pengiriman dan
mengirimkannya kepada berbagai fungsi yang lain untuk
memungkinkan fungsi tersebut memberikan kontribusi dalam
melayani order dari pembeli.
B. Prosedur Persetujuan Kredit
Dalam prosedur ini,fungsi penjualan meminta persetujuan penjualan
kredit kepada pembeli tertentu dari fungsi kredit.
C. Prosedur Pengiriman
Dalam prosedur ini, fungsi pengiriman mengirimkan barang kepada
pembeli sesuai informasi yang tercantum dalam surat order
pengiriman yang diterima dari fungsi pengiriman.
D. Prosedur Penagihan
Dalam prosedur ini, fungsi penagihan membuat faktur penjualan dan
mengirimkannya kepada pembeli. Dalam metode tertentu faktur
penjualan dibuat oleh fungsi penjualan sebagai tembusan pada waktu
bagian ini membuat surat order pengiriman.
E. Prosedur Pencatatan Piutang
Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat tembusan faktur
penjualan ke dalam kartu piutang atau dalam metode pencatatan
tertentu mengarsipkan dokumen tembusan menurut abjad yang
berfungsi sebagai catatan piutang.
F. Prosedur Distribusi Penjualan
Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mendistribusikan data penjualan
menurut informasi yang diperlukan oleh manajemen.
G. Prosedur Pencatatan Harga Pokok Penjualan
Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat secara periodik total
harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu.
6. Laporan Manajemen
Perlu didesain informasi yang terus menerus dalam bentuk laporan yaitu :
A. Laporan Perkembangan Harga Atas Barang-Barang Berikut
Perkembangannya Pemasarannya.
Laporan ini berisi informasi pokok mengenai perkembangan/ tren
harga dari berbagai barang yang diperdagangkan berikut
perkembangan dari pemasaran atas barang-barang tersebut.
B. Laporan Analisa Bonafiditas Debitur.
Berisi informasi mengenai kondisi dari masing-masing debitur antara
lain debitur yang sering menunggak, debitur macet dan lain-lain.
Laporan ini berfungsi untuk menyeleksi para debitur yang sehat dan
sebagai dasar kebijakan dalam penjualan kredit. Analisa atas
bonafiditas kreditur dapat dibantu oleh daftar analisa umur piutang.
C. Laporan Rencana Penjualan dan Saluran Pemasaran.
Berisi informasi yang penting mengenai rencana penjualan yang akan
datang. Laporan tersebut dibuat terutama berdasarkan pengalaman dan
hasil penelitian mengenai pasar.
D. Laporan Atas Kontrak-Kontrak Penjualan yang Dibuat Berikut
Pengiriman Barangnya.
Laporan ini memuat informasi kontrak-kontrak penjualan yang telah
dibuat berikut nomor kontrak, nama pembeli, termin, penyerahan
jumlah kontrak, berikut pengiriman barang yang telah dilaksanakan
termasuk sisa kontrak termin yang belum dilaksanakan.
E. Laporan atas Order Penjualan yang Diterima
Berisi informasi mengenai order penjualan yang telah diterima dengan
menyebutkan nomor order, tanggal order, nama pembeli, jenis barang,
berikut banyaknya barang dan tanggal barang harus diserahkan.
Termasuk pula informasi atas order yang telah dipenuhi dan yang
belum dipenuhi pengiriman barangnya dan alasan sebagai
penyebabnya.
2.2.6 Tujuan Penyusunan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Dalam aktivitas penjualan perlu disusun sistem akuntansi, disebabkan
sebagai berikut :
1. Aktivitas penjualan merupakan sumber pendapatan perusahaan. Kurang
dikelolanya aktivitas penjualan dengan baik, secara langsung akan merugikan
perusahaan karena selain sasaran penjualan tidak tercapai juga pendapatan
akan berkurang.
2. Pendapatan dari hasil penjualan merupakan sumber pembiayaan perusahaan
oleh karenanya perlu diamankan.
3. Akibat adanya penjualan akan merubah posisi harta dan menyangkut :
3.1 Timbulnya piutang kalau penjualan secara kredit atau masuknya uang
kontan kalau penjualan secara tunai.
3.2 Kuantitas barang akan berkurang digudang karena penjualan terjadi.
2.2.7 Pengertian Pengendalian Internal Menurut Marshall B. Romney dan Paul J. Steinbart (2004;229)
mengemukakan bahwa :
“Pengendalian internal (internal control) rencana organisasi dan metode bisnis yang dipergunakan untuk menjaga asset, memberikan informasi yang akurat dan andal, mendorong, dan memperbaiki efisiensi jalannya organisasi, serta mendorong kesesuaian dengan kebijakan yang telah ditetapkan.” Sedangkan menurut Mulyadi dalam bukunya “Sistem Akuntansi” (2001;163)
adalah :
“Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode,dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.” Jadi, dapat disimpulkan bahwa pengendalian internal adalah rencana
organisasi dan metode bisnis yang digunakan untuk menjaga kekayaan organisasi,
mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong, dan memperbaiki
efisiensi jalannya organisasi sesuai dengan kebijakan yang telah ditetapkan.
2.2.8 Unsur-Unsur Pengendalian Internal Menurut George H. Bodnar dan William S. Hopwood dalam bukunya
“Sistem Informasi Akuntansi” komponen dari proses kontrol internal yaitu :
1. Lingkungan Kontrol
Lingkungan kontrol adalah efek kumpulan dari beragam faktor pada
pembuatan, penguatan, atau mengurangi efektivitas dari kebijakan dan
prosedur khusus. Dengan kata lain, lingkungan kontrol mengatur keseluruhan
nada dari organisasi dan mempengaruhi kesadaran kontrol dari karyawan.
Faktor yang disertakan dalam lingkungan kontrol adalah sebagai berikut :
A. Nilai integritas dan etika
Potensi pelanggaran etika memberikan kerugian penyingkapan yang
besar untuk perusahaan. Penyingkapan demikian meliputi kemungkinan
denda yang besar atau tuntutan kriminal baik terhadap perusahaan maupun
eksekutifnya. Organisasi harus memiliki kontrol yang cukup untuk
menghalangi tindakan kecurangan, bila hanya melalui pengurangan
godaan dengan ancaman akan ditangkap. Di sisi lain, kontrol yang terlalu
kokoh merintangi tindakan dan keputusan individual, secara artifisial
membatasi respon karyawan terhadap keragaman tugasnya. Akuntabilitas
dan tekanan untuk prestasi bida berbalik. Sistem kontrol kokoh bisa
membuat atau mendorong jenis tindakan bahwa kontrol dirancang untuk
mencegah.
B. Komitmen pada kompetisi
Kompetisi pada karyawan adalah penting untuk fungsi yang tepat dari
suatu proses kontrol internal. Dalam analisis akhir, ini adalah mutu dari
kompetisi karyawan yang memastikan kemampuan untuk menjalankan
proses kontrol. Tidak ada proses kontrol yang bisa berfungsi dengan
memadai tanpa karyawan yang kompeten.
C. Filosofi manajemen dan gaya operasional
Kontrol efektif dalam sebuah organisasi dimulai dengan dan pada
akhirnya berada pada filosofi manajemen. Bila manajemen percaya bahwa
kontrol itu penting, maka mereka akan berusaha agar kebijakan dan
prosedur kontrol yang efektif bisa diimplementasikan. Perilaku sadar
kontrol ini akan dikomunikasikan kepada bawahannya melalui gaya
operasional manajemen. Di sisi lain, bila manajemen hanya memberikan
“omongan saja” atas kebutuhan akan kontrol, sangatlah mungkin bahwa
bawahannya akan merasakan perilaku manajemen yang sebenarnya dan
tujuan kontrol tidak akan dicapai.
D. Perhatian dan arahan yang diberikan oleh dewan direksi dan komitenya
Dewan direksi sebuah organisasi adalah penghubung antara pemegang
saham yang memilki organisasi dan manajemen operasional organisasi.
Pemegang saham melakukan kontrol atas manajemen melaui fungsi dari
dewan direksi dan komitenya. Bila dewan seluruhnya beranggotakan
manajemen, atau bila dewan tidak rutin bertemu, maka kontrol pemegang
saham atas manajemen yang operasional pastilah akan lemah atau tidak
ada. Komite audit haruslah independen dari sebuah manajemen organisasi,
yang tersusun terutama dari anggota luar dewan direksi.
Komite audit biasanya dibebankan dengan seluruh tanggung jawab
untuk laporan keuangan organisasi, termasuk pemenuhan dengan
hukuman dan peraturan yang ada. Komite audit menominasikan akuntan
publik, membahas cakupan dan sifat dari audit dengan akuntan publik, dan
mengulas dan mengevaluasikan laporan yang disiapkan oleh akuntan
publik organisasi. Komite audit harus dibebankan dengan menelaah reaksi
manajemen terhadap laporan akuntan publik atas proses kontrol internal
perusahaan. Agar efektif, komite audit harus memelihara komunikasi
dengan fungsi audit internal organisasi seperti juga dengan auditor luar
perusahaan (yaitu akuntan publik).
E. Cara memberikan otoritas dan tanggung jawab
Metode memberikan otoritas dan tanggung jawab di dalam sebuah
organisasi adalah indikatif dari filosofi manajemen dan gaya operasional.
Bila hanya metode verbal atau informasi saja yang ada, kontrol akan
menjadi lemah atau tidak ada.
Sebuah bagan organisasi formal, dokumen tertulis, seringkali
digunakan untuk menunjukkan keseluruhan penugasan otoritas dan
tanggung jawab dalam sebuah organisasi. Bagan organisasi sering disertai
dengan gambaran pekerjaan formal dan pernyataan tentang penugasan
pekerjaan. Memorandum tertulis, manual kebijakan, dan manual prosedur
adalah cara umum lainnya yang digunakan untuk secara formal
memberikan otoritas dan tanggung jawab di dalam sebuah organisasi.
F. Kebijakan dan prosedur sumber daya manusia
Karyawan haruslah kompeten dan harus memiliki kemampuan dan
atau pelatihan yang sepadan dengan kewajiban mereka. Dalam analisis
final karyawan adalah komponen kunci dalam sistem kontrol manapun.
Kualifikasi yang dibuat untuk setiap posisi pekerjaan dalam sebuah
perusahaan harus mencerminkan derajat tanggung jawab yang terkait
dengan posisi itu. Kualifikasi bisa meliputi pengalaman, intelegensia,
karakter, dedikasi, dan kemampuan kepemimpinan. Ikatan kesetiaan
adalah umum bagi karyawan yang secara langsung bertanggung jawab
untuk penanganan aset.
Pemisahan tanggung jawab untuk tugas khusus dalam sebuah
organisasi jelas harus ditujukan oleh manualnya, gambaran pekerjaan, atau
dokumentasi lainnya. Pemisahan kewajiban yang efektif bergantung pada
luasan besar atas perencanaan tepat dan rinci dari semua prosedur dan
penugasan hati-hati dari fungsi kepada beragam orang dalam organisasi.
Penyeliaan adalah pengawasan langsung dari prestasi karyawan oleh
seorang karyawan yang berwenang. Sebagai tambahan memilih dengan
tepat dan melatih karyawan secara memadai, penyeliaan yang tepat
diperlukan untuk menjamin bahwa kewajiban dijalankan seperti yang
ditugaskan. Penyeliaan menjadi sangat penting dalam sebuah perusahaan
kecil atau dalam situasi lain di mana pemisahan kewajiban tidaklah
mungkin.
Rotasi pekerjaan dan cuti yang dipaksakan akan mengijinkan
karyawan untuk memeriksa atau memverifikasi operasi dari karyawan lain
dengan melakukan kewajiban mereka selama satu periode waktu.
Beberapa keuntungan bisa didapatkan dengan teknik ini. Rotasi pekerjaan
seringkali berfungsi pemeriksaan umum atas efisiensi karyawan yang cuti
atau yang telah dirotasi ke pekerjaan lain. Akhirnya, rotasi pekerjaan
memperluas pelatihan dari karyawan secara umum.
Kontrol ganda sangatlah berhubungan dengan penyeliaan langsung
adalah konsep dari kontrol ganda- penugasan dua orang untuk melakukan
tugas pekerjaan yang sama dalan kesatuan. Tujuan dari kontrol ganda
bukanlah pengurangan pekerjaan tetapi kelebihan pekerjaan. Setiap orang
ditugaskan untuk memeriksa pekerjaan yang lainnya secara teratur.
2. Penilaian Risiko
Penilaian risiko adalah proses mengidentifikasi, menganalisis, dan
mengatur risiko yang mempengaruhi tujuan perusahaan. Barangkali langkah
yang paling kritis dalam penilaian risiko adalah mengidentifikasi perubahan
kondisi internal dan eksternal dan tindakan yang terkait yang mungkin
diperlukan. Contoh dari risiko yang relevan kepada proses pelaporan
keuangan meliputi perubahan dalam lingkungan operasional organisasi,
perubahan dalam karyawan, perubahan dalam sistem informasi, teknologi
baru, perubahan industri besar, jalur produk baru, aturan, hukum atau
keputusan akuntansi yang baru.
3. Aktivitas Kontrol
Aktivitas kontrol adalah kebijakan dan prosedur yang dibuat untuk
membantu menjamin bahwa arahan manajemen dijalankan. Ada banyak
aktivitas kontrol potensial yang bisa digunakan oleh organisasi. Ini termasuk
kontrol akunting yang dirancang untuk memberikan jaminan masuk akal
bahwa tujuan kontrol khusus berikut dipenuhi untuk setiap sistem aplikasi
penting dalam organisasi :
- Rencana organisasi melilputi pemisahan kewajiban untuk mengurangi
kesempatan untuk mengijinkan seseorang berada dalam sebuah posisi
baik untuk melakukan atau menutupi kesalahan atau hal tidak biasa
dalam tindakan normal kewajibannya.
- Prosedur meliputi rancangan dan penggunaan dokumen dan catatan
yang memadai untuk membantu menjamin pencatatan transaksi dan
kejadian yang tepat.
- Akses kepada aset hanya diijinkan bila sesuai dengan otorisasi
manajemen. Pemeriksaan dan ulasan independen dibuat atas
akuntabilitas aset dan prestasi.
- Kontrol pemrosesan informasi diterapkan untuk memeriksa otorisasi
yang tepat, akurasi dan kelengkapan dari transaksi individual.
Masing-masing tujuan kontrol khusus ini akan dibahas bergiliran.
Pemisahan kewajiban adalah perlu untuk mengurangi kesempatan
mengijinkan siapapun untuk berada dalam sebuah posisi untuk melakukan dan
menutupi kesalahan atau hal tidak biasa dalam tindakan normal dari
kewajibannya. Pemisahan kewajiban diimplementasikan dengan memberikan
tanggung jawab kepada orang yang berbeda akan mengotorisasi transaksi,
mencatat transaksi, dan memelihara tanggung jawab aset. Untuk mencapai
pemisahan kewajiban, tanggung jawab dari transaksi yang diotorisasikan,
transaksi yang dicatat, dan memelihara tanggung jawab dari aset harus
dilakukan dengan fungsi yang independen.
Dokumen dan catatan yang memadai. Prosedur harus meliputi desain dan
penggunaan dokumen dan catatan yang memadai untuk membantu menjamin
pencatatan yang tepat dari transaksi dan kejadian. Dokumen dan catatan
adalah media fisik yang digunakan untuk menyimpan informasi. Mereka bisa
mengambil banyak bentuk berbeda, yang berkisar dari dokumen kertas biasa
seperti pesanan penjualan dan pesanan pembelian, hingga media penyimpanan
magnetik dan optis seperti pita magnetik dan disk optis.
Akses terbatas kepada aset. Akses kepada aset harus diijinkan hanya bila
sesuai dengan otorisasi manajemen. Ini membutuhkan kontrol dan
perlindungan fisik yang memadai atas akses ke dan penggunaan dari aset dan
catatan, seperti fasilitas yang diamankan dan otorisasi untuk akses ke program
komputer dan arsip data. Telah ada dokumentasi bahwa pencurian fisik dan
penggelapan adalah ancaman besar atas kesanggupan membayar dari
organisasi bisnis. Kontrol fisik diarahkan pada mengurangi kesempatan untuk
pencurian dan penggelapan. Perlindungan atas aset seperti kas, sekuritas, dan
persediaan dicapai dengan supervisi dekat, alat-alat perlindungan fisik, dan
pemisahan kewajiban.
Otorisasi membatasi inisiasi dari transaksi atau penampilan dari sebuah
aktivitas kepada individual tertentu. Otorisasi mencegah transaksi dan
aktivitas yang tidak diijinkan atau tidak sah. Otorisasi yang tepat dari
transaksi dan aktivitas diperlukan bila manajemen ingin memperoleh jaminan
yang masuk akal dimana tujuan kontrolnya dicapai.
4. Informasi dan Komunikasi
Informasi mengacu kepada sistem akuntansi organisasi yang terdiri dari
metode dan catatan yang dibuat untuk mengenali, menyusun, menganalisis,
menggolongkan, mencatat, dan melaporkan transaksi organisasi dan untuk
mempertahankan akuntabilitas untuk aset dan pasiva yang berhubungan.
Sistem akuntansi dari sebuah organisasi bisa sederhana atau bisa rumit.
Banyak organisasi yang mempunyai sistem yang mampu untuk memproses
sejumlah jenis transaksi. Sistem informasi dirancang dan dipasang bukan
hanya untuk menghasilkan saldo buku besar dari mana pernyataan keuangan
disiapkan tetapi juga untuk menghasilkan kontrol manajemen dan informasi
operasional. Jadi, sistem akuntansi dan kontrol operasional sangatlah
berdekatan dalam sebuah organisasi.
Komunikasi berhubungan untuk menyediakan sebuah pemahaman jelas
mengenai semua kebijakan dan prosedur yang berhubungan dengan kontrol.
Komunikasi yang baik membutuhkan komunikasi oral yang efektif, manual
prosedur yang memadai, manual kebijakan, dan jenis dokumentasi lainnya.
Komunikasi efektif juga membutuhkan sebuah arus informasi bagian atas
yang memadai dalam organisasi. Informasi demikian digunakan untuk ulasan
prestasi, laporan, eksepsi, dan seterusnya.
5. Pengawasan / Monitoring
Pengawasan melibatkan proses berkelanjutan dari penilaian mutu kontrol
atas waktu dan mengambil tindakan korektif saat dibutuhkan. Mutu kontrol
bisa sebaliknya dipengaruhi dalam berbagai cara, termasuk kurangnya
pemenuhan, mengubah kondisi, atau bahkan kesalahpahaman.
Pengawasan dicapai melalui aktivitas yang terus berjalan, evaluasi
terpisah, atau suatu kombinasi dari keduanya. Aktivitas yang terus berjalan
akan melilputi aktivitas penyeliaan manajemen dan tindakan lain yang bisa
diambil karyawan untuk meyakinkan proses kontrol internal efektif yang terus
berjalan.
Fungsi audit internal adalah umum dalam organisasi besar untuk
mengawasi dan mengevaluasi kontrol dasar berkelanjutan. Jangkauan kontrol
yang diperluas dan pertumbuhan dalam volume transaksi yang terkait dengan
organisasi yang besar adalah faktor dalam timbulnya fungsi audit internal.
Kepercayaan yang meningkat atas data akuntansi yang dibutuhkan dalam
manajemen sebuah organisasi besar, dipasangkan dengan meningkatkan
kemungkinan defalkasi dan catatan akuntansi yang tidak benar
pemeliharaannya dalam organisasi besar, telah membuat kebutuhan untuk
pelaksanaan audit yang berkelanjutan. Tujuan dari fungsi audit internal adalah
untuk melayani manajemen dengan melengkapi manajemen dengan hasil dari
analisis dan penghargaan atas aktivitas dan sistem demikian seperti sistem
informasi organisasi, struktur kontrol internal organisasi, luasnya pemenuhan
kebijakan, prosedur, dan rencana operasional, dan mutu dari penampilan oleh
karyawan perusahaan.
Sedangkan menurut Committee of Sponsoring Organizations (COSO)
pengendalian terdiri dari lima komponen yang saling berhubungan yaitu:
Komponen Deskripsi Lingkungan Pengendalian Inti dari bisnis apapun adalah orang-
orangnya-ciri perorangan, termasuk integritas, nilai-nilai etika, dan kompetensi –serta lingkungan tempat beroperasi. Mereka adalah mesin yang mengendalikan organisasi dan dasar tempat segala hal terletak.
Aktivitas Pengendalian Kebijakan dan prosedur pengendalian harus dibuat dan dilaksanakan untuk membantu memastikan bahwa tindakan yang diidentifikasi oleh pihak manajemen untuk mengatasi risiko pencapaian tujuan organisasi secara efektif dijalankan.
Penilaian Risiko Organisasi harus sadar akan dan berurusan dengan risiko yang dihadapinya. Organisasi harus menempatkan tujuan yang terintegrasi dengan penjualan, produksi, pemasaran, keuangan dan kegiatan lainnya, agar organisasi berorientasi secara harmonis. Organisasi juga harus membuat mekanisme untuk mengidentifikasi, menganalisis, dan mengelola risiko yang terkait.
Informasi dan Komunikasi Disekitar aktivitas pengendalian terdapat sistem informasi dan komunikasi. Mereka memungkinkan orang-orang dalam organisasi, untuk mendapatkan dan bertukar informasi yang dibutuhkan untuk melaksanakan, mengelola,, dan mengendalikan operasinya.
Pengawasan Seluruh proses harus diawasi, dan perubahan dilakukan sesuai dengan kebutuhan. Melalui cara ini, sistem dapat bereaksi secara dinamis, berubah sesuai dengan tuntutan keadaan.
Kontrol Pemrosesan Transaksi Kontrol pemrosesan transaksi adalah prosedur yang dirancang untuk
menjamin bahwa elemen dari proses kontrol internal organisasi diimplementasikan
dalam sistem aplikasi khusus yang dikandung dalam setiap siklus transaksi
organisasi. Kontrol pemrosesan transaksi terdiri dari kontrol umum dan kontrol
aplikasi.Kontrol umum mempengaruhi semua pemrosesan transaksi. Kontrol aplikasi
adalah spesifik untuk aplikasi individual.
A. Kontrol Umum
Kontrol umum adalah mengenai keseluruhan lingkungan pemrosesan
transaksi. Kontrol umum terdiri dari yang berikut :
1. Rencana organisasi pemrosesan data
Pemisahan kewajiban tanggung jawab untuk otorisasi, penjagaan, dan
penyimpanan catatan untuk penanganan dan pemrosesan transaksi harus
dipisahkan.
Pemisahan kewajiban dalam pemrosesan data. Fungsi pemrosesan data harus
dipusatkan. Pemrosesan data komputer tidak boleh memiliki penjagaan ataupun
otoritas atas aset apapun selain aset pemrosesan data. Juga diinginkan untuk
memisahkan fungsi karyawan berikut yang terkait dengan pemrosesan komputer
di dalam departemen pemrosesan data.
- Analisis sistem. Analisis sistem bertanggung jawab atas perkembangan dari
rancangan umum aplikasi sistem komputer. Analisis sistem bekerja dengan
pemakai untuk mendefinisikan persyaratan informasi khusus.
- Programer. Programmer komputer mengembangkan program yang
menghasilkan keluaran komputer. Mereka merancang dan memberi kode
program komputer yang baru dikembangkan berdasarkan spesifikasi yang
diberikan oleh analisis sistem.
- Operator komputer. Operator komputer mengoperasikan peralatan komputer
main frame. Mereka tidak boleh memiliki akses kepada daftar program rinci
untuk memlihara pemisahan fungsi diantara pemograman dan operasional.
- Pustakawan. Fungsi pustakawan memelihara tempat penyimpanan dari
program dan dokumentasi komputer.
- Klerk kontrol data. Klerk kontrol data membuat kontrol atas pekerjaan dan
data masukan untuk pemrosesan. Ini termasuk pertimbangan dari mutu
masukan, kelengkapan pemrosesan, dan sifat masuk akal dari keluaran.
2. Prosedur operasional umum
- Definisi tanggung jawab : gambaran dari tugas untuk setiap fungsi
pekerjaan didalam sebuah sistem pemrosesan transaksi. Titik awal dan akhir
untuk setiap fungsi pekerjaan harus jelas ditunjukkan, seperti juga hubungan
dari fungsi pekerjaan kemasing-masingnya.
- Kemampuan karyawan yang bisa diandalkan : karyawan yang melakukan
pemrosesan bisa diandalkan untuk berfungsi dengan cara yang konsisten.
- Pelatihan karyawan : karyawan diberikan instruksi yang jelas dan diuji atas
pemahaman mereka sebelum diberi kewajiban baru.
- Kompetensi karyawan : orang yang ditugaskan untuk memproses dan
menyelia peran dalam sistem pemrosesan transaksi memiliki pengetahuan
teknis yang diperlukan untuk melakukan fungsi mereka.
- Rotasi kewajiban : pekerjaan yang diberikan kepada orang dirotasikan
secara periodik pada waktu yang berjadwal tidak teratur, bila mungkin
untuk fungsi pemrosesan kunci.
- Rancangan formulir : formulir dikonstruksikan untuk bisa menjelaskan
dirinya sendiri, dapat dimengerti dan ringkas untuk mengumpulkan semua
informasi yang dibutuhkan dengan usaha yang minimum.
3. Tampilan kontrol peralatan
- Penyokong dan pemulihan : penyokong terdiri dari peralatan dan prosedur
arsip yang tersedia bila aslinya dihancurkan atau rusak. Pemulihan adalah
kemampuan untuk membuat kembali arsip induk yang digunakan sebelum
arsip dan transaksi.
- Jejak transaksi : ketersediaan sebuah manual atau cara yang bisa dibaca
mesin untuk mencari jejak status dan isi dari catatan transaksi individual
mundur atau maju dan diantara keluaran, pemrosesan, dan sumber.
- Statistik sumber kesalahan : akumulasi dari informasi atas jenis kesalahan
dan awalnya. Ini digunakan untuk menentukan sifat usaha perbaikan yang
dibutuhkan untuk mengurangi jumlah kesalahan.
4. Kontrol akses-data dan peralatan
- Penjagaan yang aman : aset informasi memberikan keamanan yang serupa
dengan aset tidak teraba seperti kas, sekuritas yang bisa dinegosiasikan dan
sebagainya.
- Akses ganda / kontrol ganda : dua tindakan atau kondisi independen yang
simultan dibutuhkan sebelum pemrosesan diijinkan.
B. Kontrol Aplikasi
Kontrol aplikasi adalah khusus untuk aplikasi individual. Kontrol aplikasi
dikategorikan menjadi kontrol masukan, pemrosesan, dan keluaran. Kategori ini
sesuai dengan langkah dasar dalam siklus pemrosesan data.
1. Kontrol Masukan
Kontrol masukan dirancang untuk mencegah atau mendeteksi kesalahan
dalam tahap masukan dari pemrosesan data. Saat komputer digunakan untuk
pemrosesan, tahap masukan melibatkan konversi dari data transaksi kedalam
format yang bisa dibaca mesin. Kontrol masukan yang tipikal meliputi hal
berikut:
- Otorisasi : membatasi inisiasi sebuah transaksi atau penampilan dari
sebuah proses untuk memilih individual.
- Persetujuan : penerimaan dari sebuah transaksi untuk pemrosesan
setelah ini dimulai.
- Masukan terformat : pembuatan spasi otomatis dan perubahan format
dari field data selama masukan data ke sebuah alat pencatat.
- Pengesahan : pemberian tanda dari sebuah formulir atau dokumen
untuk mengarahkan atau melarang pemrosesan selanjutnya.
- Pembatalan : mengenali dokumen transaksi untuk mencegah
penggunaan selanjutnya atau berulang setelah mereka telah melakukan
fungsinya.
2. Kontrol Pemrosesan
Kontrol pemrosesan dirancang untuk memberikan jaminan bahwa pemrosesan
telah terjadi sesuai dengan spesifikasi yang dimaksudkan dan bahwa tidak ada
transaksi yang telah hilang atau dimasukkan dengan tidak benar kedalam arus
pemrosesan. Kontrol pemrosesan tipikal meliputi hal berikut :
- Mekanisasi : konsistensi diberikan oleh pemrosesan mekanis atau
elektronik.
- Standarisasi : prosedur seragam, terstruktur, dan konsisten yang
dikembangkan untuk semua pemrosesan.
- Pengimbangan : sebuah ujian untuk kesetaraan diantara nilai dari dua
kumpulan barang yang ekuivalen atau satu kumpulan barang dan
sebuah total kontrol. Perbedaan apapun menunjukkan kesalahan.
- Pencocokkan : mencocokkan barang dengan barang yang diterima dari
sumber independen untuk mengontrol pemrosesan transaksi.
- Pemrosesan kelebihan : sebuah pengulangan dari pemrosesan dan
perbandingan yang menyertai dari hasil individual untuk kesetaraan.
3. Kontrol Keluaran
Kontrol keluaran dirancang untuk memeriksa bahwa masukan dan
pemrosesan menghasilkan keluaran yang sah dan bahwa keluaran didistribusikan
dengan tepat. Kontrol keluaran tipikal meliputi hal berikut :
- Rekonsiliasi : sebuah identifikasi dan analisis perbedaan antara nilai
yang dikandung dalam dua arsip yang sangat identik atau diantara
sebuah arsip rinci dan sebuah total kontrol. Kesalahan
diidentifikasikan menurut sifat dari hal yang rekonsiliasi bukan
kehadiran perbedaan diantara saldo tersebut.
- Pembuatan umur : identifikasi dari hal yang belum diproses atau yang
dipertahankan dalam arsip menurut tanggal mereka, biasanya tanggal
transaksi. Umur menggolongkan hal menurut beragam kisaran
kewajiban.
- Arsip Tenggang : sebuah total kontrol untuk hal yang menunggu
pemrosesan selanjutnya.
- Audit periodik : verifikasi periodik dari sebuah arsip atau proses untuk
mendeteksi masalah kontrol.
- Laporan selisih : sebuah daftar hal yang telah melanggar suatu kontrol
detektif dan membutuhkan penyelidikan lebih lanjut.
2.2.9 Pengendalian Intern dalam Sistem Akuntansi Penjualan Sistem pengendalian intern yang harus diperhatikan dalam mendesain sistem
akuntansi penjualan ialah :
1. Aktivitas dari fungsi penjualan yang harus dipisahkan dan terdiri dari :
a. Aktivitas penerimaan order (Order procedures).
b. Aktivitas pengeluaran dan pengiriman barang (Shipping procedures).
c. Aktivitas pembuatan faktur (Billing Procedures).
d. Aktivitas pencatatan penjualan (Account receivable procedures).
Fungsi-fungsi tersebut sebaiknya dipisahkan dibeberapa bagian agar dapat
terciptanya pengendalian intern yaitu :
- Fungsi penerimaan order dan fungsi pembuatan faktur berada pada
bagian penjualan .
- Fungsi pengeluaran dan pengiriman barang berada pada bagian
gudang dan ekspedisi.
- Fungsi pencatatan penjualan berada pada bagian akuntansi dan
piutang.
- Fungsi penerimaan uang pada bagian kas.
2. Hanya barang yang telah dipesanlah yang akan dikirim.
3. Penanganan penjualan secara kontan atau kredit harus dilakukan dengan
sebaik-baiknya dan semua penjualan atas dasar kontan atau kredit tersebut
harus segera dicatat secara teliti dan tepat.
4. Semua penyerahan barang melalui penjualan harus terkontrol sehingga
kerugian akibat pencurian dan lain-lain dapat dihindari.
5. Pengembalian atau retur penjualan harus selalu melalui persetujuan dan
berusaha dapat menghindari pencurian, penyelewengan (fraud), dan
kesalahan-kesalahan lainnya.
6. Dalam penjualan kontan harus dipisahkan antara penanganan penjualan
dengan penerimaan uangnya. Pada penjualan kontan yang mutasinya cukup
banyak perlu dibantu cash register.
7. Pembebanan biaya atas penjualan harus selalu terkontrol.
8. Atas penjualan kredit, sebelum dilakukan penjualan haruslah terlebih dahulu
diadakan pengontrolan atas posisi kreditnya, macet atau tidak, atau
pengontrolan atas batas maksimum kredit.