PENGAJIAN PERNIAGAAN PENGGAL 2

4.1 PROSES MEMBUAT KEPUTUSAN

4.1Proses membuat keputusan [MINGGU 14 8 WAKTU]4.1.1Jenis keputusan(a)mentakrifkan maksud pembuatan keputusan;

MAKSUD KEPUTUSAN

Keputusan merujuk kepada pilihan yang dibuat melalui pelbagai alternatif yang sedia ada. Pilihan merupakan suatu fungsi kepada objektif si pembuat keputusan tadi, maka dalam penilaian alternatif untuk dipilih, si pembuat juga berminat untuk mengetahui akibat daripada tindakan, ekoran daripada pilihan yang dibuatnya. Pilihan juga melibatkan elemen ketakpastian.

MAKSUD PEMBUATAN KEPUTUSAN

Definisi membuat keputusan dibahagikan kepada 2 iaitu yang pertamanya yang dinyatakan oleh:

1. Massie dimana setiap tindakan yang diambil secara sedar dari pelbagai alternatif dengan tujuan mencapai hasil yang diharapkan. Apa yang dapat kita simpulkan dari kenyataan Massie adalah kita perlu berfikir secara rasional dan mencari informasi terlebih dahulu sebelum membuat keputusan supaya keputusan yang kita harapkan berhasil dan sesungguhnya keputusan itu adalah yang terbaik.

2. Definisi yang kedua pula dari Koontz & Dannel iaitu aktiviti pemilihan dari pelbagai alternatif dan merupakan nadi dalam perancangan. Kita perlulah membuat perancangan dengan menyediakan pelbagai alternatif untuk dipilih sebelum membuat sesuatu keputusan. Pembuatan keputusan ialah proses penyelesaian masalah dengan memilih satu jalan atau tindakan antara beberapa alternatif.

Proses ini merupakan satu merupakan proses asas dalam pengurusan.(b)menjelaskan jenis keputusan merangkumi keputusan rutin dan tak rutin;

JENIS KEPUTUSAN1. KEPUTUSAN RUTIN

Keputusan rutin ialah keputusan yang bergantung kepada polisi/peraturan/prosedur dalam organisasi

Digunakan untuk masalah berstruktur seperti pesanan inventori ketika paras inventori jatuh

Dianggar 90% keputusan dalam organisasi bersifat rutin dan berlaku di peringkat bawah organisasi2. KEPUTUSAN TAK RUTIN

Keputusan tak rutin pula melibatkan perantaraan antara keputusan yang dirancang dan tidak dirancang. Keputusan yang diambil mestilah diberi pertimbangan tentang kepentingan dan kesesuaiannya

Merujuk kepada penemuan/pengenalpastian/penentuan masalah yang tidak berstruktur

Perlu alternatif penyelesaian yang unik dan kreatif

Melibatkan kumpulan profesional yang memiliki pengalaman/kemahiran/ pengetahuan yang cukup luas

Untuk membangunkan sesuatu yang tidak dijangka

Mengurangkan kesan buruk kepada organisasi

Contoh perubahan dasar kerajaan berkaitan sektor industri tertentu maka keputusan adaptif perlu dibuat untuk sesuaikan dengan situasi

4.1.2Proses pembuatan keputusan(c)menjelaskan langkah-langkah dalam proses pembuatan keputusan rasional iaitu mengenal pasti masalah, mengutip data, menganalisis data, menjana alternatif, menilai alternatif, dan memilih alternatif.

PROSES PEMBUATAN KEPUTUSAN RASIONAL

Proses Membuat Keputusan merupakan proses yang paling penting untuk kesempurnaan dalam bidang pengurusan untuk semua organisasi. Proses membuat keputusan bukan hanya wujud dalam bidang pengurusan tetapi juga dihadapi oleh setiap individu, baik keputusan tentang diri sendiri, keluarga, di rumah dan di tempat kerja. Kadang-kala kehidupan kita boleh dirasakan terdiri daripada beribu-ribu keputusan, baik kecil mahupun yang besar.

Antara langkah-langkah yang terlibat dalam proses membuat keputusan yag rasional ialah:

1. MENGENAL PASTI MASALAH

Melibatkan proses mengenalpasti keperluan, situasi & masalah

Ia merupakan langkah pertama dalam membuat sesuatu keputusan. Keperluan ini selalunya dalam bentuk masalah atau peluang. Pengurus sedar tentang kewujudan masalah dengan memerhati persekitaran, mentafsir keadaan yang berlaku dan mengaitkan keadaan dengan masalah

Dalam memilih sesuatu masalah dan peluang, kita bolehlah menggunakan kriteria berikut:

1. Kawalan- Sejauh manakah kita boleh mengawal masalah tersebut dan penyelesaiannya?

2. Kepentingan- Darjah kepentingan masalah tersebut.

3. Kerumitan- Bagaimanakah rumitnya untuk mencari penyelesaian.

4. Masa- Jangka masa yang akan didapati daripada menyelesaikan masalah tersebut.

5. Sumber- Sumber-sumber yang diperlukan.

Mengenalpasti masalah yang betul adalah penting kerana mengenalpastikan masalah yang salah akan mempengaruhi proses membuat keputusan yang selanjutnya.

Contoh pengenalpastian masalah:

1. Pengarah mengenal pasti kemerosotan jumlah jualan bagi produknya.

2. Pengarah berusaha mengenal pasti punca sebenar kemerosotan tersebut disebabkan oleh perubahan cita rasa pengguna atau kualiti barangan yang tidak menepati kehendak pengguna

2. MENGUTIP DATA

Dalam proses mengutip data, pengurus akan memperolehi maklumat berkaitan masalah dari sumber dalaman dan luaran organisasi bagi tujuan menganalisis setiap maklumat bagi mencari punca masalah.

Maklumat dari sumber luaran seperti keadaan ekonomi, dasar kerajaan, peluang pasaran dan lain-lain.

Dalam proses mengutip data, pengurus perlu mengetahui ketepatan dan keseriusan masalah tersebut

Setiap data dan maklumat yang dikutip itu mestilah boleh dipercayai dan boleh diukur secara kuantitatif/kualitatif.

Contohnya kemerosotan volum jualan adalah disebabkan oleh kualiti barangan yang rendah maka tindakan perlu diambil untuk meningkatkan kualiti barangan tersebut, sehubungan dengan itu segala maklumat berkaitan proses pengeluaran barangan tersebut akan dikutip oleh pengurus untuk membolehkan kajian dan analisa dibuat.

3. MENGANALISIS DATA

Dalam menganalisis sesuatu masalah, kita boleh mengumpulkan semua data dan mempamerkan maklumat yang berkaitan supaya membantu dalam membuat keputusan.

Maklumat serta data yang berkaitan dikutip dan dianalisa untuk mengesahkan masalah sebenar.

Kualiti maklumat perlu dititik beratkan semasa proses menganalisis data.

Skop masalah dapat diperkecilkan dan membolehkan sumber terhad dalam organisasi digunakan

Sumber dalaman melibatkan kuantiti pekerja, kemahiran, peralatan organisasi dan lain-lain.

Contohnya, data berkaitan kemahiran perkeja semasa proses pengeluaran, data berkaitan kualiti bahan mentah yang digunakan, data berkaitan kaedah pengeluaran akan dianalisa oleh pengurus untuk mengenalpasti punca utama kemerosotan dalam kualtiti barangan yang dikeluarkan yang menyebabakan kemerosotan volum jualan barangan tersebut.4. MENJANA ALTERNATIF

Selepas punca masalah dikenal pasti, pengurus akan menyenaraikan semua alternatif penyelesaian masalah berdasarkan maklumat yang diperolehi.

Alternatif-alternatif ini mungkin disumbangkan dan dijana oleh pemikiran yang kreatif, penyelidikan ataupun sumbangan pakar-pakar.

Pengurus perlu mendapatkan pelbagai alternatif yang boleh menyelesaikan masalah tersebut.

Kualiti maklumat akan menentukan kualiti alternatif yang dijana.

Pengurus memperolehi maklumat berkaitan masalah dari sumber dalaman dan luaran organisasi bagi tujuan menganalisis setiap maklumat bagi mencari punca masalah.

Maklumat dari sumber luaran seperti keadaan ekonomi, dasar kerajaan, peluang pasaran dan lain-lain.

Sumber dalaman melibatkan kuantiti pekerja, kemahiran, peralatan organisasi dan lain-lain.

Kita boleh mengembang atau satukan alternatif atau menciptakan alternatif baru. Adalah dicadangkan supaya kita berwaspada dengan alternatif yang tersedia. Juga dicadangkan supaya pertimbangkan dibuat tentang batasan dan peluang dalam membincangkan setiap idea dan juga pertimbangkan alternatif lama kepada masalah yang sama.

Contohnya, bagi masalah kualiti produk yang dihasilkan kurang baik, alternatif yang boleh dijana bagi mengatasi masalah tersebut setelah punca masalah dikenalpasti iaitu masalah bahan mentah yang kurang baik, iaitu:

1. Beli bahan mentah yang lebih berkualiti pada kos yang lebih tinggi.

2. Menukar pembekal bahan mentah yang membekalkan bahan mentah yang tidak berkualiti tersebut.

5. MENILAI ALTERNATIF

Pengurus akan menilai setiap alternatif yang dijana dengan membandingkan alternatif tersebut dari segi kekuatan dan kelemahannya.

Tindakan ini bertujuan mengasingkan alternatif yang berkesan dan kurang berkesan.

Perbandingan alternatif akan dibuat berdasarkan kecukupan, kesauran dan realistik.

Dalam pemilihan sesuatu alternatif, kita perlu pertimbangkan kriteria berikut:

1. Kawalan: Adakah pelaksanaan alternatif ini dalam kawalan anda/kita?

2. Kesesuaian: Adakah alternatif ini menyelesaikan masalah tersebut?

3. Keperluan Sumber: Mampukah kita melaksanakannya (manusia, wang, peralatan, dsb)?

4. Faedah: Adakah ia berfaedah?

5. Masa: Berapa lama sebelum kita dapat lihat hasilnya?

6. Kebolehterimaan: Adakah ahli dalam organisasi akan menerimanya?

Contohnya, dalam menyelesaikan masalah kualiti barangan yang tidak baik disebabkan oleh kualiti bahan mentah yang tidak berkualiti, pengurus perlu membuat penilaian kebaikan dan keburukan terhadap semua alternatif yang telah dijana untuk atasi maslaah tersebut, iaitu :1. Jika syarikat membeli bahan mentah yang lebih berkualiti pada kos yang lebih tinggi.

Kebaikan:

i. Barangan yang akan dihasilkan akan lebih berkualitiii. Boleh meningkatkan semula volum jualan barangan tersebut

iii. Akan meningkatkan semula imej syarikat.

Keburukan:

i. Kos pengeluaran akan meningkat.

ii. Keuntungan akan diperoleh dalam jangka masa panjang.

2. Menukar pembekal bahan mentah yang membekalkan bahan mentah yang tidak berkualiti tersebut dengan pembekal bahan mentah yang lebih berkualiti.Kebaikan:

i. Barangan yang akan dihasilkan lebih berkualiti.

ii. Boleh meningkatkan semula volum jualan barangan

iii. Meningkatkan keuntungan jangka pendek syarikat.

iv. Meningkatkan semula imej syarikat.

Keburukan:

i. Perlu perubahan pada isi kandungan

6. MEMILIH ALTERNATIF

Pengurus akan memilih alternatif yang terbaik dan melaksanakan alternatif tersebut bagi penyelesaian masalah.

Alternatif yang terpilih mesti berdasarkan keupayaan organisasi dan persekitaran organisasi.

Pengurus perlu membuat pertimbangan secara terperinci tentang kelebihan dan kelemahan setiap alternatif.

Pengalaman pembuat keputusan dan penyelidikan dapat membantu memilih alternatif yang tepat dan berkesan

Alternatif terbaik dipilih di mana ianya akan mendatangkan kebaikan dan keuntungan sama ada jangka masa pendek dan panjang.

Ianya perlu dilaksanakan segera bagi mengatasi masalah yang dihadapi. Pelaksanaan alternatif yang terpilih memerlukan perancangan yang terperinci. Ini boleh dilakukan dengan memikirkan strategi pelaksanaan. Soalan-soalan berikut boleh digunakan untuk membentuk strategi pelaksanaan:

1. Kebolehterimaan: Bagaimanakah kita boleh mendapatkan penerimaan dari orang lain? Apakah faedah yang boleh kita tonjolkan dari alternatif ini? Bagaimana boleh kita tunjukkan faedah tersebut?

2. Jangkaan: Apakah tentangan yang boleh kita jangka kepada alternatif ini? Bagaimanakah patut kita mengatasinya?

3. Bantuan: Bagaimanakah kita boleh mendapat bantuan dari orang atau kumpulan lain?

4. Lokasi: Di manakah patut kita laksanakan alternatif ini?

5. Masa: Bagaimanakah boleh kita mengambil kesempatan hari, masa dan tarikh tertentu untuk melaksanakan alternatif ini?

6. Berhati-hati: Bagaimanakah boleh kita uji keberkesanan alternatif ini? Semasa pelaksanaan, kita patut memastikan bahawa alternatif yang dipilih itu merupakan alternatif yang paling berkesan. Untuk mengukur keberkesanan alternatif tersebut, kita haruslah fikirkan:

1. Ukuran: Maklumat apakah yang perlu dikumpulkan? Awasi?

2. Alat Analisis: Alat apakah yang akan digunakan untuk menganalisis dan mempamerkan maklumat?

3. Ujian: Apakah ujian atau trial run yang akan kita awasi untuk melihat keberkesanan alternatif itu? Bagaimanakah akan kita menilai keputusannya?

4. Keputusan: Apakah kriteria yang akan kita gunakan? Bilakah kita menjalankan penilaian terakhir? Apakah bukti alternatif kita berkesan? Contohnya, berdasarkan penilaian yang telah dibuat semasa proses penilaian alternatif-alternatif yang telah dijana, pengurus akan membuat keputusan untuk memilih untuk menukar pembekal bahan mentah yang tidak berkualiti dengan pembekal baharu yang membekalkan bahan mentah yang lebih berkualiti pada harga yang sama. Ini disebabkan kebaikan yang dikesan apabila memilih alternatif ini ada lebih banyak berbanding pilihan yang lain.KUNCI PP PENGGAL 2 Cg aZLy