MEMBUAT KEPUTUSAN

Institut Aminuddin Baki

Kementerian Pelajaran Malaysia

Genting Highlands

Kandungan

• Konsep Membuat Keputusan

• Model-Model Dalam Membuat Keputusan

• Gaya Membuat Keputusan

• Kaedah/Teknik Untuk Membuat Keputusan

• Proses Membuat Keputusan

satu proses membuat pilihan antara beberapa alternatif

Fred Luthawa, 1997

Konsep Membuat Keputusan

• Aktiviti pemilihan dari pelbagai alternatif dan merupakan nadi dalam perancangan - Koontz & Dannel (1978)

• Tindakan yang diambil secara sedar dari pelbagai alternatif dengan tujuan mencapai hasil yang diharapkan - Massie (1987)

• Mengenal pasti masalah dan peluang serta mencari penyelesaian terhadapnya - Aizzat Mohd. et.al. (2010)

Situasi Membuat Keputusan • Tiga situasi membuat keputusan • Situasi mudah • Situasi sederhana • Situasi rumit

• Contoh situasi mudah

– Nak pakai baju apa hari ini? – Nak telefon ibubapa hari ini?

Situasi Membuat Keputusan… • Contoh situasi sederhana

– Pilih bekerja atau sambung belajar

• Contoh situasi rumit – Nak bina kampus cawangan? – Nak melabur di Afrika Selatan?

• Senaraikan contoh-contoh anda sendiri bagi setiap satu situasi di atas.

Model Membuat Keputusan

1. Model Klasikal Adalah berpandukan andaian ekonomi yang mana pengurus dijangka membuat keputusan secara waras dan paling ekonomik demi kepentingan organisasi. Model ini juga dikenali sebagai Pendekatan Normatif yang mana ia menerangkan langkah-langkah yang patut diambil oleh seseorang pengurus untuk membuat keputusan. Model ini merupakan satu model ideal yang membantu pengurus membuat keputusan secara rasional.

Andaian-andaian mengenai model ini ialah:

i. Pembuat keputusan membuat keputusan untuk mencapai objektif yang ditetapkan. Masalah dibentuk dan dikenalpasti dengan tetap.

ii. Pembuat keputusan cuba untuk mendapat kepastian dan mengumpulkan maklumat lengkap. Semua alternatif dan keputusan mengenai mereka boleh dikira.

iii. Kriteria untuk menimbangkan alternatif diketahui. Pengurus akan memilih alternatif yang paling menguntungkan organisasi

2. Model Pentadbiran

Merupakan satu model yang menerangkan bagaimana seseorang pengurus membuat keputusan dalam situasi yang tidak berprogram, tidak pasti dan ragu-ragu. Mengikut model ini, kita boleh membuat andaian:

i. Objektif keputusan selalunya tidak jelas dan kurang mendapat persetujuan pengurus. Pengurus kadangkala tidak tahu tentang masalah dan peluang yang ada dalam organisasinya.

ii. Proses yang rasional tidak selalu digunakan dan apabila digunakan, selalunya melihat masalah tersebut secara kasar dan tidak menelitinya secara mendalam. Pengurus membuat keputusan terkecil yang mengurangkan masalah ke tahap yang boleh diterima. Pengurus membuat keputusan tidak berprogram secara rawak.

iii. Kebolehan pengurus terbatas untuk mencari penyelesaian disebabkan kekangan manusia, maklumat dan sumber. Perkara ini dikenali sebagai kerasionalan terbatas.

iv. Pengurus lebih cenderung kepada mencari alternatif hingga mencapai keputusan yang memuaskan, bukannya yang optimum.

v. Model Pentadbiran merupakan pendekatan deskriptif yang menerangkan bagaimana sebenarnya pengurus membuat keputusan.

vi. Satu aspek model ini adalah membuat keputusan secara intuisi yang mana keputusan dibuat berdasarkan pengalaman/kefahamanan tentang sesuatu situasi tanpa perlu berfikir panjang. Intuisi boleh menolong pengurus membuat keputusan mengenai perkara yang tidak pasti dan penuh keraguan yang mana pembuatan keputusan secara rasional tidak dapat diterima.

Gaya Membuat Keputusan Faktor membuat keputusan mempengaruhi gaya membuat keputusan iaitu sama ada secara bebas, konsultatif atau pun konsensus. Ketiga-tiga gaya boleh diamalkan tertakluk kepada situasi dan kecenderungannya.

i. Bebas

• Membuat keputusan yang mana masalah atau objektif tidak dikongsi oleh pengurus atau ketua dengan kakitangan atau kumpulannya.

• Pengurus mempunyai maklumat atau kemahiran untuk membuat keputusan berbanding kakitangan atau ahli kumpulan dan menjadi tanggungjawab pengurus untuk membuat keputusan tersebut.

• Keadaan ini mirip kepada pembuatan keputusan secara individu.

ii. Konsultatif • Pengurus merujuk dan berkongsi masalah atau objektif

dengan kakitangan/kumpulan dan hanya meminta maklumat atau idea daripada mereka. Walau bagaimana pun tanggungjawab atau hak membuat keputusan terletak pada pengurus.

iii. Konsensus • Masalah atau objektif dikongsi antara pengurus dengan

kakitangan. • Bezanya pengurus bukan sahaja meminta pandangan atau

maklumat, malahan akan berbincang dengan kakitangan mengenai penyelesaian masalah berkenaan.

• Kumpulan kakitangan akan cuba mencapai konsesus dan keputusan adalah tanggungjawab kumpulan untuk membuatnya.

Membuat Keputusan Berkumpulan

• Merupakan satu cara membuat keputusan yang melibatkan individu atau kumpulan lain yang mungkin berkepentingan dalam isu atau masalah yang hendak diputuskan.

• Selalunya melibatkan pekerja dalam organisasi berkaitan

• Merupakan satu strategi yang boleh meningkatkan prestasi dan kualiti hidup di tempat kerja/persatuan penduduk dan sebagainya

• Komunikasi yang baik amat diperlukan bagi menjamin keputusan yang efektif

Kekurangan Keputusan Berkumpulan

i. Mengambil masa yang lama.

ii. Keputusan kompromi kadangkala menyebabkan tidak puas hati.

iii. Groupthink – kelompok yang erat selalunya mencari persetujuan tanpa memikirkan situasi sebenar.

iv. Pembuatan keputusan berprogram akan membawa kepada pembaziran pengetahuan dan sumber.

v. Tiada fokus tentang siapa yang bertanggung jawab

Teknik/Kaedah Untuk Membuat Keputusan

• Kumpulan Nominal

• Delphi

• Stepladder

• Six Thinking Hats

• Kontroversi Konstruktif

• Analisis SWOT

• Diamond Nine

Teknik Membuat Keputusan Berkumpulan

1. Teknik Kumpulan Nominal • Satu proses pembuatan keputusan berstruktur

dalam bentuk perbincangan kumpulan secara bersemuka. Proses ini menghalang seseorang individu daripada mendominasi perbincangan, menggalakkan penglibatan ramai pihak dan menghasilkan satu set cadangan atau penyelesaian berprioriti.

• Langkah-langkah menggunakan Teknik Kumpulan Nominal:

i. Pecahkan individu yang hadir kepada kumpulan kecil

ii. Kenalpasti satu masalah untuk mereka selesaikan

iii. Galakkan setiap ahli menjana idea secara individu tentang penyelesaian masalah berkenaan dan catatkan idea tersebut

iv. Setiap ahli akan menilai kembali idea yang diberi

v. Pilih idea yang paling relevan/sesuai/ popular

ii. Teknik Kumpulan Delphi Teknik ini menggunakan pendapat pakar yang dirujuk untuk menambah baik keputusan kumpulan. Ia dilakukan dengan mengenalpasti masalah yang ingin diselesaikan. Setelah dikenalpasti, langkah seterusnya adalah: i. Dapatkan kerjasama daripada pakar ii. Rujuk masalah kepada pakar (sama ada melalui

surat, soal selidik melalui pos dan sebagainya) iii. Pakar mencatatkan keputusan atau cadangan,

kemudian menghantarnya kembali iv. Kemudian idea semuak pakar disenaraikan dan

dibuat salinan v. Salinan semua keputusan idea dihantar kembali

kepada semua pakar

vi. Pakar memberikan komen terhadap idea pakar lain dan mencadangkan keputusan

vii. Keputusan dikumpulkamn semula. Jika konsensus tidak dicapai, proses diulangi daripada (v)

viii. Jika konsensus dicapai, keputusan diterima

Pakar-pakar tidak perlu bersemuka dalam menjana idea atau cadangan penyelesaian. Kadangkala teknik ini melibatkan kos yang tinggi (bayaran pos) dan masa yang panjang terutamanya apabila konsensus tidak dapat dicapai dan proses terpaksa diulang beberpa kali.

Proses Membuat Keputusan

Proses membuat keputusan melibatkan 6 langkah:

i. Kenal pasti keperluan membuat keputusan

ii. Diagnosis dan analisis sebab

iii. Pembentukan alternatif

iv. Pemilihan alternatif

v. Pelaksanaan alternatif yang telah dipilih

vi. Penilaian dan maklum balas

i. Kenal Pasti Keperluan Membuat Keputusan

Keperluan ini selalunya dalam bentuk masalah atau peluang. Dalam memilih sesuatu masalah atau peluang, kriteria berikut boleh digunakan:

a. Kawalan – sejauhmana masalah dan penyelesaiannya boleh diawal

b. Kepentingan – darjah kepentingan masalah tersbt

c. Kerumitan – bagaimanakah rumitnya untuk mencari penyelesaian?

d. Masa – jangka masa yang akan diambil unuk menyelesaikan masalah

e. Faedah – jangkaan faedah yang akan didapati daripada penyelesaian masalah tersebut

f. Sumber – sumber-sumber yang diperlukan (manusia, masa, wang, peralatan dsb)

ii. Diagnosis dan Analisis Sebab

Sesuatu masalah boleh dianalisis dengan menggunakan beberapa alat bagi mengumpul dan mempamerkan maklumat. Ia termasuklah menggunakan Rajah Ishikawa, Rajah Aliran, Histogram, Carta Pie dan sebagainya.

iii. Pembentukan Alternatif

• Terdapat beberapa cara untuk membentuk alternatif seperti percambahan fikiran, membuat rujukan kepustakaan dan membuat meta analisis

• Kita juga boleh mengembangkan, menyatukan atau mencipta alternatif baru

• Dalam membincangkan setiap alternatif, pertimbangan tentang pelbagai perkara perlu dibuat terutama yang menyentuh peluang, keupayaan dan batasan

iv. Pemilihan Alternatif

Alternatif yang dipilih sewajarnya adalah alternatif yang paling berkesan. Pertimbangan untuk membuat alternatif:

a. Kawalan – adakah pelaksanaan alternatif dalam kawalan?

b. Kesesuaian – adakah alternatif dapat menyelesaikan masalah?

c. Keperluan sumber – mampukah melaksankan alternaif yang dipilih?

d. Faedah – adakah alternatif mendatangkan faedah?

e. Masa - berapa lamakah dapat lihat hasil?

f. Kebolehterimaan – adakah ahli organisasi menerima alternatif ?

v. Pelaksanaan Alternatif Yang Dipilih

Pelaksanaan alternatif memerlukan perancangan yang rapi dan terperinci. Perkara-perkara berikut dapat membantu:

a. Kebolehterimaan – bagaimanakah mendapatkan penerimaan dpd pihak yang berkaitan?, apakah faedah yang boleh ditonjolkan dpd alternatif yang diambil?

b. Jangkaan – apakah tentangan yang mungkin timbul, bagaimanakah tentangan boleh diatasi?

c. Bantuan – apakah bantuan yang boleh diperoleh dan bagaimana memperolehnya?

d. Lokasi – di manakah alternatif wajar dilaksanakan

e. Masa – bilakah masa paling sesuai untuk melaksanakan alternatif

f. Keberkesanan alternatif – bagaimanakah keberkesanan alternatif boleh diuji

vi. Penilaian dan Maklum Balas

Perkara yang perlu diambil kira:

a. Ukuran – maklumat apakah yang perlu dikumpulkan?

b. Alat analisis – apakah alat untuk membuat analisis?

c. Masa – bilakah penilaian wajar dijalankan?

d. Keputusan – apakah yang akan dibuat dengan keputusan?

KESIMPULAN

1. Membuat sesuatu keputusan adalah sangat mencabar

2. Ahli kumpulan perlu berfungsi menyumbang idea supaya keputusan yang dibuat dapat memuaskan hati semua pihak

3. Pemimpin perlu bergerak keluar dari gaya kebiasaan berfikir supaya mendapat pandangan yang menyeluruh untuk membuat keputusan