3.2. spip: pembinaan sumber daya manusia

8/10/2019 3.2. SPIP: Pembinaan Sumber Daya Manusia

1/35


2/35

BADAN PENGAWASAN KEUANGAN DAN PEMBANGUNAN

PEDOMAN TEKNIS

PENYELENGGARAAN SPIP

SUB UNSUR

PEMBINAAN SUMBER DAYA MANUSIA

(3.2)

`

NOMOR : PER-1326/K/LB/2009

TANGGAL : 7 DESEMBER 2009


3/35


4/35

3.2 Pembinaan Sumber Daya Manusia i

KATA PENGANTAR

Pembinaan penyelenggaraan Sistem Pengendalian InternPemerintah (SPIP) merupakan tanggung jawab Badan

Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (BPKP), sesuai dengan

pasal 59 Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 tentang

Sistem Pengendalian Intern Pemerintah. Pembinaan ini merupakan

salah satu cara untuk memperkuat dan menunjang efektivitas

sistem pengendalian intern, yang menjadi tanggung jawabmenteri/pimpinan lembaga, gubernur, dan bupati/walikota, sebagai

penyelenggara sistem pengendalian intern di lingkungan masing-

masing.

Pembinaan penyelenggaraan SPIP yang menjadi tugas dan

tanggung jawab BPKP tersebut meliputi:

1. penyusunan pedoman teknis penyelenggaraan SPIP;2. sosialisasi SPIP;

3. pendidikan dan pelatihan SPIP;

4. pembimbingan dan konsultasi SPIP; dan

5. peningkatan kompetensi auditor aparat pengawasan intern

pemerintah.

Kelima kegiatan dimaksud diarahkan dalam rangka

penerapan unsur-unsur SPIP, yaitu:

1. lingkungan pengendalian;

2. penilaian risiko;

3. kegiatan pengendalian;

4. informasi dan komunikasi; dan

5. pemantauan pengendalian intern.


5/35

3.2 Pembinaan Sumber Daya Manusia ii

Untuk memenuhi kebutuhan pedoman penyelenggaraan

SPIP, BPKP telah menyusun Pedoman Teknis Umum

Penyelenggaraan SPIP. Pedoman tersebut merupakan pedomantentang hal-hal apa saja yang perlu dibangun dan dilaksanakan

dalam rangka penyelenggaraan SPIP. Selanjutnya, pedoman

tersebut dijabarkan ke dalam pedoman teknis penyelenggaraan

masing-masing sub unsur pengendalian. Pedoman teknis sub unsur

ini merupakan acuan langkah-langkah yang perlu dilaksanakan

dalam penyelenggaraan sub unsur SPIP.

Pedoman Teknis Penyelenggaraan SPIP Sub Unsur

Pembinaan Sumber Daya Manusia pada unsur Kegiatan

Pengendalian merupakan acuan yang memberikan arah bagi

instansi pemerintah pusat dan daerah dalam menyelenggarakan

sub unsur tersebut, dan dapat disesuaikan dengan karakteristik

masing-masing instansi, yang meliputi fungsi, sifat, tujuan, dan

kompleksitas instansi tersebut.

Pedoman ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu,

masukan dan saran perbaikan dari pengguna pedoman ini, sangat

diharapkan sebagai bahan penyempurnaan.

Jakarta, Desember 2009

Plt. Kepala,

Kuswono Soeseno

NIP 19500910 197511 1 001


6/35

3.2 Pembinaan Sumber Daya Manusia iii

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ................................................................. i

DAFTAR ISI ............................................................................... iii

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang .......................................................... 1

B. Sistematika Pedoman ............................................... 2

BAB II GAMBARAN UMUM

A. Pengertian ................................................................. 6

B. Tujuan dan Manfaat .................................................. 9

C. Peraturan Perundang-undangan Terkait .................. 10

D. Parameter Penerapan .............................................. 12

BAB III LANGKAH-LANGKAH PENYELENGGARAAN

A. Tahap Persiapan ....................................................... 15

B. Tahap Pelaksanaan .................................................. 18

C. Tahap Pelaporan ...................................................... 23

BAB IV PENUTUP


7/35

3.2 Pembinaan Sumber Daya Manusia iv


8/35

3.2 Pembinaan Sumber Daya Manusia 1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Dengan diundangkannya Peraturan Pemerintah Nomor 60

Tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah,

maka para menteri/pimpinan lembaga, gubernur, bupati/walikota

diwajibkan melaksanakan pengendalian atas penyelenggaraan

kegiatan pemerintahan. Tujuan penyelenggaraan Sistem

Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP) adalah memberikan

keyakinan yang memadai (reasonable assurance) bagi

tercapainya efektivitas dan efisiensi pencapaian tujuan

penyelenggaraan pemerintahan, keandalan pelaporan

keuangan, pengamanan aset negara, dan ketaatan terhadap

peraturan perundang-undangan yang berlaku. Sesuai dengan

Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008, untuk

memperkuat dan menunjang efektivitas sistem pengendalian

intern dilakukan pembinaan penyelenggaraan SPIP oleh BPKP.

Salah satu bentuk pembinaan tersebut adalah penyusunan

Pedoman Teknis Penyelenggaraan Sistem Pengendalian

Instansi Pemerintah.Buku ini merupakan Pedoman Teknis Penyelenggaraan

Sistem Pengendalian Intern Pemerintah subunsur Pembinaan

Sumber Daya Manusia pada unsur Kegiatan Pengendalian,

sebagai penjabaran dari Pedoman Teknis Penyelenggaraan

SPIP. Tujuan penulisan pedoman ini adalah untuk memberikan

acuan teknis dan menguraikan tentang hal-hal yang

harus dikembangkan dan dilaksanakan dalam rangka


9/35


penyelenggaraan SPIP unsur Kegiatan Pengendalian subunsur

Pembinaan SDM dengan memerhatikan hasil penilaian risiko.

Sub unsur Pembinaan SDM merupakan subunsur kedua darisebelas subunsur pada unsur Kegiatan Pengendalian. Sebelas

subunsur tersebut terdiri atas:

1. reviu atas kinerja Instansi pemerintah yang bersangkutan;

2. pembinaan sumber daya manusia;

3. pengendalian atas pengelolaan sistem informasi;

4. pengendalian fisik atas aset;

5. penetapan dan reviu atas indikator dan ukuran kinerja;

6. pemisahan fungsi;

7. otorisasi atas transaksi dan kejadian yang penting;

8. pencatatan yang akurat dan tepat waktu atas transaksi dan

kejadian;

9. pembatasan akses atas sumber daya dan pencatatannya;

10. akuntabilitas terhadap sumber daya dan pencatatannya, dan

11. dokumentasi yang baik atas Sistem Pengendalian Intern

serta transaksi dan kejadian penting.

Penerapan pedoman ini hendaknya disesuaikan dengan

karakteristik masing-masing instansi, baik pemerintah pusat

maupun pemerintah provinsi/kabupaten/kota, sesuai dengan

fungsi, sifat, tujuan dan kompleksitasnya.

B. Sistematika Pedoman

Sistematika penyajian Pedoman Teknis Penyelenggaraan

SPIP unsur Kegiatan Pengendalian subunsur Pembinaan SDM

sebagai berikut:


10/35


Bab I Pendahuluan

Bab ini menguraikan latar belakang perlunya

pedoman ini dan sistematika pedoman.Bab II Gambaran Umum

Bab ini menguraikan pengertian, maksud, tujuan,

parameter penerapan, serta peraturan terkait.

Bab III Langkah-Langkah Penyelenggaraan

Bab ini menguraikan tahapan penyelenggaraan SPIP

mulai dari persiapan, pelaksanaan, pengembangan

berkelanjutan, dan pelaporan.

Bab IV Penutup

Bab ini merupakan penutup yang berisi hal-hal penting

yang perlu diperhatikan kembali dan penjelasan atas

penggunaan pedoman ini.


11/35



12/35


BAB II

GAMBARAN UMUM

Undang-undang di bidang keuangan negara

mengamanatkan tersedianya sistem pengelolaan keuangan

negara yang akuntabel dan transparan. Untuk itu, dibutuhkan

suatu sistem yang dapat memberi keyakinan memadai bahwa

penyelenggaraan kegiatan pada suatu instansi pemerintah dapat

mencapai tujuannya secara efektif dan efisien, melaporkan

pengelolaan keuangan secara andal, mengamankan aset, dan

mendorong ketaatan terhadap peraturan perundang-undangan.

Sistem ini dikenal sebagai sistem pengendalian intern. Sistem

pengendalian intern adalah proses yang integral pada tindakan

dan kegiatan yang dilakukan secara terus menerus oleh

pimpinan dan seluruh pegawai untuk memberikan keyakinan

memadai atas tercapainya tujuan organisasi melalui kegiatan

yang efektif dan efisien, keandalan pelaporan keuangan,

pengamanan aset negara, dan ketaatan terhadap peraturan

perundang-undangan.

Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 tentang

Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP) menetapkan

bahwa SPIP terdiri dari lima unsur. Unsur ketiga dari lima unsur

tersebut adalah unsur Kegiatan Pengendalian. Kegiatan

Pengendalian adalah tindakan yang diperlukan untuk mengatasi

risiko, serta penetapan dan pelaksanaan kebijakan dan prosedur

untuk memastikan bahwa tindakan mengatasi risiko telah

dilaksanakan secara efektif. Kegiatan pengendalian membantu

memastikan bahwa arahan pimpinan instansi pemerintah

dilaksanakan.


13/35


Sub unsur Pembinaan Sumber Daya Manusia (SDM)

merupakan subunsur kedua pada unsur Kegiatan Pengendalian.

Sesuai dengan Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008,pimpinan instansi pemerintah dalam melakukan pembinaan

sumber daya manusia harus sekurang-kurangnya:

a. mengomunikasikan visi, misi, tujuan, nilai, dan strategi instansi

kepada pegawai;

b. membuat strategi perencanaan dan pembinaan sumber daya

manusia yang mendukung pencapaian visi dan misi; dan

c. membuat uraian jabatan, prosedur rekrutmen, program

pendidikan dan pelatihan pegawai, sistem kompensasi,

program kesejahteraan dan fasilitas pegawai, ketentuan

disiplin pegawai, sistem penilaian kinerja, serta rencana

pengembangan karir.

A. Pengertian

Pembinaan SDM adalah pembinaan terhadap semua

orang yang tergabung dalam suatu organisasi, baik pimpinan,

staf, atasan, bawahan, pegawai tetap, pegawai tidak tetap, dan

seterusnya, yang dengan peran dan sumbangannya masing-

masing memengaruhi tercapainya tujuan organisasi. Perlu

digarisbawahi, istilah SDM digunakan di sini sebab makna SDM

secara substansial lebih luas dari pada kata pegawai, staf, atau

personel.

Untuk memperoleh kualitas SDM sesuai dengan

kebutuhan instansi, maka perlu disusun suatu desain

pengelolaan SDM, mulai dari menetapkan visi dan misi yang

akan dicapai dalam kurun waktu tertentu. Visi dan misi tersebut

dijabarkan ke dalam kegiatan yang dilaksanakan oleh SDM


14/35


dengan kualifikasi tertentu. Proses ini dimulai dari tahap

penerimaan pegawai sesuai dengan kebutuhan. Pegawai yang

baru direkrut diberi orientasi kerja agar memahami bidangpekerjaannya. Pendidikan pelatihan diberikan secara berkala

untuk meningkatkan kemampuan kerja. Evaluasi dan konseling

pegawai dilakukan untuk memastikan setiap pegawai berada

pada kemampuan optimal. Tindakan disiplin dikenakan kepada

pegawai yang melakukan pelanggaran terhadap aturan yang

berlaku dan promosi/kompensasi diberikan kepada pegawai

yang taat aturan dan berkinerja baik. Pengabdian pegawai

berakhir pada saat diberhentikan, baik karena sudah memenuhi

usia purnabakti, diberhentikan dengan hormat, maupun

diberhentikan tidak dengan hormat. Siklus ini dirancang sesuai

dengan konsep pengendalian internal instansi pemerintah dan

jika dilaksanakan dengan baik akan mengurangi risiko kegagalan

sampai pada tingkat minimal.

Siklus tersebut dapat dilihat pada gambar berikut:

Gambar 1

Penerimaan

Penempatan

Orientasi

Pelatihan dan

Pendidikan

Evaluasi dan

Konseling

Promosi dan

Kompensasi Tindakan Disiplin

Pemberhentian


15/35


Dalam upaya meningkatkan kinerja organisasi/instansi

dan kompetensi Pegawai Negeri Sipil (PNS) dalam

melaksanakan tugasnya, pembinaan PNS merupakan kegiatanpenting, yang dimulai sejak saat diterima menjadi PNS sampai

dengan pemberhentian atau pensiun. Pembinaan dilaksanakan

berdasarkan perpaduan antara sistem prestasi kerja dan sistem

karir yang dititikberatkan pada sistem prestasi kerja. Kebijakan

pembinaan PNS berada di tangan Presiden dan dilaksanakan

secara menyeluruh, sedangkan dalam pelaksanaanya

dilimpahkan pada menteri/ketua LPNK/sekretaris provinsi/

kabupaten/kota.

Saat ini, para pejabat dan instansi yang secara

fungsional mempunyai kewenangan dan hubungan fungsional

dalam pembinaan PNS, adalah:

1. Presiden Republik Indonesia, memegang kebijakan

pembinaan PNS secara menyeluruh.

2. Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara (Menneg

PAN), bertanggung jawab dalam meningkatkan

pendayagunaan PNS.

3. Badan Kepegawaian Negara (BKN), bertanggung jawab

dalam penyelenggaraan kebijakan manajemen PNS.

4. Lembaga Adiministrasi Negara (LAN), bertanggung jawab

dalam pembinaan dan penyelenggaraan Diklat Jabatan PNS.

5. Badan Pertimbangan Kepegawaian, bertugas:

a. Memeriksa dan mengambil keputusan mengenai

keberatan yang diajukan oleh PNS Golongan ruang IV/a

ke bawah yang dijatuhi hukuman disiplin pemberhentian

dengan hormat tidak atas permintaan sendiri sebagai PNS

dan pemberhentian tidak dengan hormat sebagai PNS.


16/35


b. Memberikan pertimbangan kepada Presiden mengenai

usul penjatuhan hukuman disiplin pemberhentian dengan

hormat tidak atas permintaan sendiri sebagai PNS dan

pemberhentian tidak dengan hormat sebagai PNS untuk

Golongan ruang IV/b ke atas, serta pembebasan dari

Jabatan Struktural Eselon I.

6. Komisi Kepegawaian Negara, yang dibentuk berdasarkan PP

Nomor 100 Tahun 2000 tentang Pengangkatan Pegawai

Negeri Sipil dalam jabatan Struktural, sebagaimana telah

diubah dengan PP Nomor 13 Tahun 2002, berkewajiban untuk

memberikan pertimbangan tertulis kepada Presiden dalam

hal pengangkatan, pemindahan, dan pemberhentian dalam

dan dari Jabatan Struktural Eselon I pada Instansi pemerintah

Pusat. Sebelum Komisi Kepegawaian Negara terbentuk,

pelaksanaan kewajibannya dilakukan oleh Badan

Pertimbangan Jabatan Tingkat Nasional yang dibentukberdasarkan Keppres Nomor 47 Tahun 1994.

B. Tujuan dan Manfaat

Tujuan dari penyelenggaraan SPIP unsur Kegiatan

Pengendalian subunsur Pembinaan SDM adalah:

1. Terkomunikasikannya visi, misi, tujuan, nilai, dan strategi

instansi kepada pegawai.

2. Tersusunnya strategi perencanaan dan pembinaan sumber

daya manusia yang mendukung pencapaian visi dan misi.

3. Tersusunnya uraian jabatan, prosedur rekrutmen, program

pendidikan dan pelatihan pegawai, sistem kompensasi,

program kesejahteraan dan fasilitas pegawai, ketentuan

disiplin pegawai, sistem penilaian kinerja, serta rencanapengembangan karir.


17/35


Manfaat dari penyelenggaraan SPIP subunsur

Pembinaan SDM pada unsur Kegiatan Pengendalian adalah

agar dapat memberikan keyakinan kepada manajemen bahwa

pegawai yang ada telah dikelola dan dimanfaatkan dengan baik

sehingga dapat memberikan kontribusi yang nyata dalam

mencapai tujuan organisasi secara efektif, efisien, dan sesuai

dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

C. Peraturan Perundang-undangan Terkait

Penetapan kebijakan dan prosedur yang dimulai dari

tahapan penetapan formasi, rekrutmen, sampai dengan

pemberhentian pegawai, sebagaimana diuraikan di atas harus

mengacu dan tidak boleh bertentangan dengan peraturan

perundang-undangan yang berlaku sebagai berikut:

1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang Perubahan

atas Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian;

2. Peraturan Pemerintah Nomor 32 Tahun 1979 tentang

Pemberhentian Pegawai Negeri Sipil;


Peraturan Disiplin Pegawai Negeri Sipil;


Perubahan atas Peraturan Pemerintah Nomor 32 Tahun

1979 tentang Pemberhentian Pegawai Negeri Sipil;


Jabatan Fungsional Pegawai Negeri Sipil;


Wewenang Pengangkatan, Pemindahan, dan Pemberhentian

Pegawai Negeri Sipil;


18/35




2000 tentang Formasi Pegawai Negeri Sipil;8. Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 2002 tentang


2000 tentang Pengadaan Pegawai Negeri Sipil;



2000 tentang Kenaikan Pangkat Pegawai Negeri Sipil;


Pendidikan dan Pelatihan Jabatan Pegawai Negeri Sipil;



2000 tentang Pengangkatan Pegawai Negeri Sipil dalam

Jabatan Struktural;

12.Peraturan Pemerintah Nomor 9 Tahun 2003 tentang

Wewenang Pengangkatan, Pemindahan, dan Pemberhentian

Pegawai Negeri Sipil;


Pembinaan Jiwa Korps dan Kode Etik Pegawai Negeri Sipil;


Pengangkatan Tenaga Honorer Menjadi Calon Pegawai

Negeri Sipil;


Tunjangan Jabatan Struktural;


Tunjangan Umum bagi Pegawai Negeri Sipil;


19/35



perubahan kesebelas atas Peraturan Pemerintah Nomor 7

tahun 1977 tentang Peraturan Gaji Pegawai Negeri Sipil;

18. Keputusan Presiden Nomor 71 Tahun 1998 tentang

Perubahan atas Keputusan Presiden No.67 Tahun 1980

tentang Badan Pertimbangan Kepegawaian;

19. Keputusan Menteri PAN Nomor Kep/61/M.PAN/6/2004

tentang Pedoman Pelaksanaan Analisis Jabatan;

20.Keputusan Kepala BKN Nomor 43/KEP/2001 tentang

Standar Kompetensi Jabatan Struktural;

21.Keputusan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 26

Tahun 2004 tanggal 6 Mei 2004 tentang Ketentuan

Pelaksanaan Peraturan Pemerintah Nomor 97 Tahun 2000

tentang Formasi Pegawai Negeri Sipil sebagaimana telah

diubah dengan Peraturan Pemerintah Nomor 54 Tahun 2003;

22.Keputusan Presiden Nomor 87 Tahun 1999 tentang Rumpun

Jabatan Fungsional.

D. Parameter Penerapan

Parameter penerapan sub unsur pembinaan sumber daya

manusia adalah sebagai berikut:

1. Pemahaman bersama atas visi, misi, tujuan, nilai, dan

strategi instansi pemerintah telah tercermin dalam rencana

strategis, rencana kerja tahunan, dan pedoman panduan

kerja lainnya, serta telah dikomunikasikan secara jelas dan

konsisten kepada seluruh pegawai.

2. Instansi pemerintah memiliki strategi pembinaan sumber

daya manusia dalam bentuk rencana kerja tahunan dan

dokumen perencanaan sumber daya manusia lainnya, yang

meliputi kebijakan, program, dan praktik pengelolaan

pegawai yang akan menjadi panduan bagi instansipemerintah tersebut.


20/35


3. Instansi pemerintah memiliki strategi perencanaan sumber

daya manusia yang spesifik dan eksplisit, yang dikaitkan

dengan keseluruhan rencana strategis, dan yang

memungkinkan dilakukannya identifikasi kebutuhan pegawai

baik pada saat ini maupun di masa mendatang.

4. Instansi pemerintah telah memiliki persyaratan jabatan dan

menetapkan kinerja yang diharapkan untuk setiap posisi

pimpinan.

5. Pimpinan instansi pemerintah membangun kerja sama tim,

mendorong penerapan visi instansi pemerintah, dan

mendorong adanya umpan balik dari pegawai.

6. Sistem manajemen kinerja instansi pemerintah mendapat

prioritas tertinggi dari pimpinan instansi pemerintah yang

dirancang sebagai panduan bagi pegawai dalam mencapai

visi dan misi yang telah ditetapkan.

7. Instansi pemerintah telah memiliki prosedur untukmemastikan bahwa pegawai dengan kompetensi yang tepat

yang direkrut dan dipertahankan.

8. Pegawai telah diberikan orientasi, pelatihan, dan

kelengkapan kerja untuk melaksanakan tugas dan tanggung

jawab, meningkatkan kinerja, meningkatkan kemampuan,

serta memenuhi tuntutan kebutuhan organisasi yang

berubah-ubah.

9. Sistem kompensasi cukup memadai untuk mendapatkan,

memotivasi, dan mempertahankan pegawai serta insentif dan

penghargaan disediakan untuk mendorong pegawai

melakukan tugas dengan kemampuan maksimal.


21/35


10. Instansi pemerintah memiliki program kesejahteraan dan

fasilitas untuk meningkatkan kepuasan dan komitmen

pegawai.11. Pengawasan atasan dilakukan secara berkesinambungan

untuk memastikan bahwa tujuan pengendalian intern dapat

dicapai.

12. Pegawai diberikan evaluasi kinerja dan umpan balik yang

bermakna, jujur, dan konstruktif untuk membantu pegawai

memahami hubungan antara kinerjanya dan pencapaian

tujuan instansi pemerintah.

13. Pimpinan instansi pemerintah melakukan kaderisasi untuk

memastikan tersedianya pegawai dengan kompetensi yang

diperlukan.


22/35


BAB III

LANGKAH-LANGKAH PENYELENGGARAAN

Penyelenggaraan SPIP pada suatu instansi pemerintah

ditempuh melalui tahapan sebagai berikut:

1. Tahap Persiapan, merupakan tahap awal implementasi, yang

ditujukan untuk memberikan pemahaman atau kesadaran yang

lebih baik, serta pemetaan kebutuhan penerapan.

2. Tahap Pelaksanaan, merupakan langkah tindak lanjut atas hasilpemetaan, yang meliputi pembangunan infrastruktur dan

internalisasi, serta upaya pengembangan berkelanjutan

3. Tahap Pelaporan, merupakan tahap pelaporan kegiatan.

Dalam pelaksanaannya, tahapan berikut langkah-langkahnya

dapat dilakukan secara bersamaan dengan pelaksanaan

penyelenggaraan unsur/sub unsur lainnya.Berikut ini merupakan langkah-langkah nyata yang diperlukan

pada setiap tahapan dalam rangka penyelenggaraan SPIP unsur

Kegiatan Pengendalian subunsur Pembinaan SDM.

A. Tahap Persiapan

1. Penyiapan Peraturan, Sumber Daya Manusia, dan

Rencana PenyelenggaraanTahap ini dimaksudkan untuk menyiapkan peraturan

pelaksanaan penyelenggaraan SPIP di setiap kementerian,

lembaga, dan pemerintah daerah. Berdasarkan peraturan

penyelenggaraan SPIP, selanjutnya instansi pemerintah

membuat rencana penyelenggaraan yang antara lain memuat

jadwal pelaksanaan kegiatan, waktu yang dibutuhkan, dana

yang dibutuhkan, dan pihak-pihak yang terlibat.


23/35


Berdasarkan peraturan tersebut, Satuan Tugas

(Satgas) Penyelenggaraan SPIP yang diberi tugas mengawal

pelaksanaan penyelenggaraan SPIP, termasuk penerapankebijakan dan praktik pembinaan sumber daya manusia.

Satgas tersebut terlebih dahulu diberi pelatihan tentang

SPIP.

2. Pemahaman (Knowing )

Pemberian pemahaman bertujuan untuk membangun

kesamaan persepsi, kesadaran, dan keyakinan mengenai artipenting unsur Kegiatan Pengendalian subunsur Pembinaan

SDM dalam pencapaian tujuan organisasi dan peningkatan

kesejahteraan pegawai. Adanya kesamaan persepsi antara

pimpinan dan pegawai instansi yang bersangkutan,

kesadaran, dan keyakinan mengenai arti penting unsur

Kegiatan Pengendalian subunsur Pembinaan SDM akan

meningkatkan partisipasi pegawai dan mengurangi resistensi

sehingga penyelenggaraan SPIP akan menjadi lebih efektif.

Pemberian pemahaman dapat dilakukan melalui

komunikasi verbal dan nonverbal. Langkah-langkah

pemberian pemahaman minimal sebagai berikut:

a. SosialisasiSosialisasi dapat dilakukan melalui ceramah, diskusi,

seminar dan grup diskusi, papan pengumuman resmi,

majalah dinding, situs (website) instansi, leaflet, booklet,

saluran informasi instansi (radio, pengeras suara gedung),

dan media informasi lainnya. Materi sosialisasi meliputi:


24/35


1) Arti penting Kegiatan Pengendalian subunsur

Pembinaan SDM terhadap pencapaian tujuan organisasi

dan peningkatan kesejahteraan pegawai.2) Proses pengelolaan SDM.

3) Gambaran risiko yang dapat menghambat pencapaian

tujuan organisasi terkait dengan pengelolaan SDM,

sehingga diperlukan Kegiatan Pengendalian subunsur

Pembinaan SDM.

b. Tanya jawabKegiatan tanya jawab dilakukan melalui tatap muka, situs

website,dan lain-lain.

c. Pemberian keteladan dan komitmen pimpinan

Pemberian pemahaman selain disampaikan secara verbal

juga perlu disampaikan secara nonverbal. Komunikasi

nonverbal tersebut berupa pemberian keteladanan dan

komitmen pimpinan dalam melaksanakan unsur Kegiatan

Pengendalian subunsur Pembinaan SDM.

3. Pemetaan (Mapping)

Kegiatan pemetaan bertujuan untuk mengetahui

infrastruktur yang perlu dibangun (area of improvement).

Pemetaan dilaksanakan melalui metode kuesioner, interviu,dan diskusi kelompok terfokus (Focus Group Discussion).

Informasi yang diperoleh dari hasil pemetaan

penyelenggaraan SPIP subunsur Pembinan SDM pada unsur

Kegiatan Pengendalian sebagai berikut:

a. kondisi infrastruktur Kegiatan Pengendalian subunsur

Pembinaan SDM:


25/35


1) peraturan/kebijakan yang melandasi dilaksanakannya

Kegiatan Pengendalian subunsur Pembinaan SDM;

2) kesesuaian antara peraturan kebijakan tersebut

dengan ketentuan di atasnya;

3) SOP atau pedoman untuk menyelenggarakan

peraturan/kebijakan tersebut;

4) kesesuaian antara SOP atau pedoman dimaksud

dengan peraturan yang berlaku dan atau yang akan

dibangun,

b. pendokumentasian penyelenggaraan Kegiatan

Pengendalian sub unsur Pembinaan SDM.

c. pemantauan dan evaluasi atas penyelenggaraan


B. Tahap Pelaksanaan

Langkah-langkah penerapan pada tahap pelaksanaan

terdiri dari pembangunan infrastruktur dan internalisasi, serta

pengembangan berkelanjutan.

1. Pembangunan Infrastruktur (Norming)

Berdasarkan hasil pemetaan diketahui infrastruktur

yang perlu dibangun (area of improvement). Pembangunan

infrastruktur dilaksanakan melalui penyusunan kebijakan dan

prosedur. Kebijakan dan prosedur diperlukan agar dapat

memastikan efektivitas tindakan mengatasi risiko terkait


Langkah untuk menyusun kebijakan dan prosedur

adalah sebagai berikut:

a. Dapatkan hasil pemetaan infrastruktur yang perlu

dibangun atau dikembangkan terkait dengan pengelolaan

pegawai.


26/35


b. Identifikasi visi, misi, tujuan, nilai, dan strategi instansi

pemerintah, yang tercermin dalam dokumen rencana

strategis, rencana kerja tahunan, dan pedoman panduankerja lainnya.

c. Pahami dan identifikasi proses bisnis pengelolaan SDM.

Proses bisnis pengelolaan SDM dalam instansi

pemerintah meliputi perencanaan, penempatan, orientasi,

pendidikan dan pelatihan, evaluasi, konseling, promosi,

kompensasi, tindakan disiplin, dan pemberhentian.

d. Identifikasi dan analisis risiko yang dihadapi dalam usaha

mencapai tujuan organisasi yang terkait dengan proses

bisnis pengelolaan SDM.

e. Identifikasi tindakan yang diperlukan untuk mengatasi risiko

f. Susun rencana tindak untuk membangun/merevisi kebijakan

dan prosedur untuk memastikan bahwa tindakan mengatasi

risiko dapat dilaksanakan secara efektif.

2. Internalisasi (Forming)

Internalisasi adalah suatu proses untuk mewujudkan

infrastruktur menjadi bagian dari kegiatan operasional sehari-

hari. Keberhasilan internalisasi tercermin dalam konteks

seberapa jauh proses internalisasi memengaruhi pimpinan

Instansi pemerintah dalam pengambilan keputusan, dan

memengaruhi perilaku para pegawai dalam pelaksanaan

kegiatan.

Kegiatan internalisasi dalam sub unsur ini bertujuan

membangun kesadaran:

a. Pentingnya kontribusi/partisipasi pegawai dalam

mencapai visi dan misi;


27/35


b. Pimpinan instansi pemerintah melaksanakan kegiatan

pengendalian pembinaan sumber daya manusia sesuai

dengan tujuan pembinaan SDM; dan

c. Para pegawai mematuhi tata kerja dalam pelaksanaan

kegiatan sehari-hari.

Langkah-langkah internalisasi sebagai berikut:

a. Mendorong jajaran pimpinan untuk menyadari tugas dan

tanggung jawab dalam rangka pembinaan SDM

Setiap level pimpinan instansi memahami secara jelas danmenyadari tugas dan tanggung jawab dalam rangka

pembinaan SDM. Tugas dan tanggung jawab ini juga harus

dikomunikasikan ke seluruh lapisan pegawai di instansi

yang bersangkutan. Upaya untuk mendorong kesadaran

tugas dan tanggung tersebut berupa pengaturan

mekanisme pemberian umpan balik kepada pimpinan.

b. Mendorong jajaran pimpinan dan pegawai untuk

memahami hubungan kerja dalam instansi terkait

pembinaan SDM

Hubungan kerja antarbagian/komponen berikut

pelaporannya, merupakan salah satu kunci penting

terhadap sukses organisasi. Oleh karena itu, setiap

jajaran pimpinan dan pegawai perlu didorong untuk

mengetahui secara jelas hubungan kerja di antara

mereka. Media yang dapat digunakan untuk mendorong

pemahaman antara lain adalah: SOP (standard operating

procedure) yang jelas. SOP pembinaan SDM harus dapat

diakses oleh seluruh jajaran pimpinan dan pegawai,

antara lain dengan memanfaatkan teknologi informasi(misal: intranet) di unit organisasi tersebut.


28/35


c. Mendorong jajaran pimpinan agar bertindak sebagai

panutan

Pimpinan sebagai tone at the top (panutan) memilikikewajiban untuk mendorong dirinya sendiri agar pimpinan

dapat bertindak sebagai panutan dalam menerapkan

pengendalian intern. Dengan menjadi panutan, pimpinan

akan dapat lebih berhasil mengupayakan penerapan

pengendalian intern yang menjadi tanggung jawab

seluruh pegawai instansi pemerintah yang bersangkutan.

Upaya untuk mendorong jajaran pimpinan agar bertindak

sebagai panutan adalah melalui pengaturan mekanisme

pemberian umpan balik kepada pimpinan.

d. Mengomunikasikan kegiatan pengendalian pembinaan

SDM kepada seluruh karyawan secara berkelanjutan

Kegiatan pengendalian pembinaan SDM harus diketahui

dan dapat dipahami oleh seluruh pegawai instansi. Setiap

ada perubahan kebijakan harus dikomunikasikan kepada

seluruh pegawai. Upaya untuk mengomunikasikan

kegiatan pengendalian adalah melalui pengumuman SOP

pembinaan SDM, yang melekat didalamnya kegiatan

pengendalian, serta leaflet, booklet, situs internet, dan

intranet.

e. Mendorong jajaran pimpinan untuk saling berkomunikasi

Komunikasi yang efektif merupakan kunci penting dalam

menunjang kesuksesan pencapaian tujuan organisasi

melalui pembinaan SDM. Tujuan komunikasi antara

jajaran pimpinan adalah untuk memastikan bahwa semua

informasi penting terkait pembinaan SDM pada unit

organisasi telah diketahui oleh jajaran pimpinan. Media


29/35


komunikasi yang dapat digunakan adalah rapat

pertemuan, surat menyurat, telepon, mobilephone, Fax,

PABX, e-Mail, Forum/millist, Video Conference, dansebagainya. Komunikasi di antara jajaran pimpinan harus

didukung dengan data kepegawaian yang valid. Pada

beberapa instansi pemerintah yang telah memiliki jaringan

IT, data kepegawaian tersebut tersedia melalui database

Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG).

f. Membuka saluran komunikasi untuk menjaring kondisi

aktual dan umpan balik

Komunikasi efektif merupakan kunci keberhasilan

organisasi. Oleh karena itu, pimpinan organisasi

diharapkan pula untuk membuka dan memberikan sarana

pendukung bagi terciptanya komunikasi di antara para

staf/karyawannya. Media komunikasi tersebut diharapkan

pula dapat memberikan masukan (maupun kritik

membangun) bagi pimpinan maupun bagi sesama staf /

karyawan, termasuk masukan yang terkait dengan

efektivitas kegiatan pengendalian pembinaan SDM.

3. Pengembangan berkelanjutan (Performing)

Penerapan sistem pengendalian intern pemerintah

dipantau secara periodik untuk mengetahui apakah sudah

efektif diterapkan sesuai dengan tujuan yang diharapkan.

Pemantauan ini dilakukan dengan pemantauan secara

periodik untuk dilakukan perbaikan dan pemanfaatan umpan

balik dari hasil pemantauan yang dilakukan.


30/35


C. Tahap Pelaporan

Setelah tahap pelaksanaan selesai, seluruh kegiatan

penyelenggaraan subunsur perlu didokumentasikan.

Pendokumentasian ini merupakan satu kesatuan (bagian yang

tidak terpisahkan) dari kegiatan pelaporan berkala dan tahunan

penyelenggaraan SPIP. Dokumentasi ini merupakan bahan

dukungan bagi penyusunan laporan berkala dan tahunan

(penjelasan penyusunan laporan dapat dilihat pada Pedoman

Teknis Umum Penyelenggaraan SPIP). Kegiatanpendokumentasian menjadi tanggung jawab pelaksana kegiatan

yang hasilnya disampaikan kepada pimpinan instansi pemerintah

sebagai bentuk akuntabilitas, melalui Satuan Tugas

Penyelenggaraan SPIP di instansi pemerintah terkait.

Pendokumentasian dimaksud meliputi:

1. Pelaksanaan kegiatan yang terdiri dari:

a. Kegiatan pemahaman, antara lain seperti kegiatan

sosialisasi (ceramah, diskusi, seminar, rapat kerja, dan

fokus grup) mengenai pengendalian sistem informasi.

b. Kegiatan pemetaan keberadaan dan penerapan

infrastruktur, yang antara lain berisi:

1) pemetaan penerapan pengendalian atas pengelolaan

sistem informasi, serta

2) masukan atas rencana tindak yang tepat untuk

menyempurnakan kebijakan dan prosedur

pengendalian yang sudah ada, baik pengendalian

umum maupun pengendalian aplikasi.


31/35


c. Kegiatan pembangunan infrastruktur, yang antara lain

berisi:

1) kebijakan dan prosedur pengelolaan sistem informasi;

serta

2) penyusunan kebijakan dan prosedur pengendalian

umum dan pengendalian aplikasi.

d. Kegiatan internalisasi, yang antara lain berisi:

1) kegiatan sosialisasi kebijakan dan prosedur

pengelolaan sistem informasi; serta

2) kegiatan yang memastikan seluruh pegawai telah

menerima informasi dan memahami kebijakan dan

prosedur pengelolaan sistem informasi.

e. Kegiatan pengembangan berkelanjutan, yang antara lain

berisi:

1) kegiatan pemantauan penerapan kebijakan dan

prosedur pengelolaan sistem informasi; serta2) masukan bagi pimpinan instansi pemerintah untuk

menyatakan asersi di Teknologi Informasi (TI) bahwa

TI telah dikelola dengan baik.

2. Hambatan kegiatan

Apabila ditemukan hambatan-hambatan dalam

pelaksanaan kegiatan yang menyebabkan tidak tercapainya

target/tujuan kegiatan tersebut, agar penyebabnya dijelaskan.

3. Saran

Saran diberikan berkaitan dengan adanya hambatan

pelaksanaan kegiatan dan dicarikan saran pemecahan

masalah untuk tidak berulangnya kejadian serupa dan guna

peningkatan pencapaian tujuan. Saran yang diberikan agar

yang realistis dan benar-benar dapat dilaksanakan.


32/35


4. Tindak lanjut atas saran periode sebelumnya

Bagian ini mengungkapkan tindak lanjut yang telah

dilakukan atas saran yang telah diberikan pada kegiatanperiode sebelumnya.


33/35



34/35


BAB IV

PENUTUP

Salah satu unsur pengendalian dalam SPIP adalah kegiatan

pengendalian, yaitu berupa kebijakan dan prosedur yang dapat

membantu memastikan dilaksanakannya arahan pimpinan instansi

pemerintah untuk mengurangi risiko yang diidentifikasi dalam proses

penilaian risiko.

Salah satu sub unsur dalam kegiatan pengendalian tersebutadalah pembinaan sumber daya manusia, yaitu pembinaan

terhadap semua pegawai instansi pemerintah, baik pimpinan, staf,

pegawai tetap dan tidak tetap, dan seterusnya, sesuai dengan peran

masing-masing yang memengaruhi tujuan organisasi.

Hal-hal yang dicakup dalam pedoman teknis ini adalah acuan

mendasar yang berlaku secara umum bagi seluruh instansipemerintah, yang minimal harus dipenuhi dalam menerapkan

pembinaan sumber daya manusia, serta tidak mengatur secara

spesifik bagi instansi tertentu. Instansi pemerintah hendaknya dapat

mengembangkan lebih jauh langkah-langkah yang perlu diambil

sesuai dengan kebutuhan organisasi, dengan tetap mengacu dan

tidak bertentangan dengan peraturan perundang-undangan yang

berlaku.

Sesuai dengan perkembangan teori dan praktik sistem

pengendalian intern, pedoman ini dapat disesuaikan dikemudian

hari.


35/35

3.2. spip: pembinaan sumber daya manusia

Documents