2 selamat datang ke - extr.mdkl.gov.myextr.mdkl.gov.my/laman_kik/file/repository/kik_2012_1.pdf ·...

65
1

Upload: tranlien

Post on 05-Mar-2018

236 views

Category:

Documents


3 download

TRANSCRIPT

Page 1: 2 SELAMAT DATANG KE - extr.mdkl.gov.myextr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2012_1.pdf · Penyimpanan Borang Jawatan Kosong Yang Tidak Sistematik 7. ... PENGURANGAN PENGGUNAAN

1

Page 2: 2 SELAMAT DATANG KE - extr.mdkl.gov.myextr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2012_1.pdf · Penyimpanan Borang Jawatan Kosong Yang Tidak Sistematik 7. ... PENGURANGAN PENGGUNAAN

2

SELAMAT DATANG KE

MINI KONVENSYEN MDKL

TAHUN 2012

TARIKH : 27 DISEMBER 2012

TEMPAT : DEWAN SRI JUGRA, BANTING

Page 3: 2 SELAMAT DATANG KE - extr.mdkl.gov.myextr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2012_1.pdf · Penyimpanan Borang Jawatan Kosong Yang Tidak Sistematik 7. ... PENGURANGAN PENGGUNAAN

BEST WAY TO WORK KUMPULAN JKP 3

3

Page 4: 2 SELAMAT DATANG KE - extr.mdkl.gov.myextr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2012_1.pdf · Penyimpanan Borang Jawatan Kosong Yang Tidak Sistematik 7. ... PENGURANGAN PENGGUNAAN

4 CARTA ORGANISASI MDKL BEST WAY TO WORK 4

Page 5: 2 SELAMAT DATANG KE - extr.mdkl.gov.myextr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2012_1.pdf · Penyimpanan Borang Jawatan Kosong Yang Tidak Sistematik 7. ... PENGURANGAN PENGGUNAAN

PELAN LOKASI BEST WAY TO WORK

5

PETUNJUK

KEDUDUKAN

JABATAN JKP

Page 6: 2 SELAMAT DATANG KE - extr.mdkl.gov.myextr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2012_1.pdf · Penyimpanan Borang Jawatan Kosong Yang Tidak Sistematik 7. ... PENGURANGAN PENGGUNAAN

OBJEKTIF MDKL BEST WAY TO WORK

MERUMUS , MERANCANG DAN MELAKSANAKAN DASAR-DASAR PEMBANGUNAN, PENGURUSAN,

PENTADBIRAN DAN PERKHIDMATAN SELARAS DENGAN DASAR PEMBANGUNAN NEGARA (DPN)

6

6

Page 7: 2 SELAMAT DATANG KE - extr.mdkl.gov.myextr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2012_1.pdf · Penyimpanan Borang Jawatan Kosong Yang Tidak Sistematik 7. ... PENGURANGAN PENGGUNAAN

PROFIL KUMPULAN

NAMA KUMPULAN JKP

Tarikh Ditubuhkan 1 Julai 2010

Jabatan Jab. Khidmat Pengurusan

Bilangan Ahli 10 Orang

Projek Kumpulan Projek Ketiga

BEST WAY TO WORK

7

7

Page 8: 2 SELAMAT DATANG KE - extr.mdkl.gov.myextr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2012_1.pdf · Penyimpanan Borang Jawatan Kosong Yang Tidak Sistematik 7. ... PENGURANGAN PENGGUNAAN

CARTA ORGANISASI KUMPULAN JKP BEST WAY TO WORK

KETUA PROJEK

ENCIK MOHD KHAIRUDDIN B.

SOBERON

AHLI - AHLI

8

8

Page 9: 2 SELAMAT DATANG KE - extr.mdkl.gov.myextr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2012_1.pdf · Penyimpanan Borang Jawatan Kosong Yang Tidak Sistematik 7. ... PENGURANGAN PENGGUNAAN

SURAT PELANTIKAN AHLI KIK 9

9

Page 10: 2 SELAMAT DATANG KE - extr.mdkl.gov.myextr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2012_1.pdf · Penyimpanan Borang Jawatan Kosong Yang Tidak Sistematik 7. ... PENGURANGAN PENGGUNAAN

PENCAPAIAN KUMPULAN JKP

TELAH MENDUDUKI TEMPAT KE-4 BAGI 2 TAHUN

BERTURUT-TURUT (2010 – 2011)

TAJUK KIK 2010 – PENGURUSAN

PENGHANTARAN DOKUMEN YANG TIDAK CEKAP

TAJUK KIK 2011 – KAKITANGAN LEWAT

MENERIMA MAKLUMAN LATIHAN YANG DIHADIRI

10

Page 11: 2 SELAMAT DATANG KE - extr.mdkl.gov.myextr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2012_1.pdf · Penyimpanan Borang Jawatan Kosong Yang Tidak Sistematik 7. ... PENGURANGAN PENGGUNAAN

LOGO KUMPULAN JKP BEST WAY TO WORK

11

11

Page 12: 2 SELAMAT DATANG KE - extr.mdkl.gov.myextr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2012_1.pdf · Penyimpanan Borang Jawatan Kosong Yang Tidak Sistematik 7. ... PENGURANGAN PENGGUNAAN

PENERANGAN LOGO KUMPULAN

Kenal Pasti Masalah Besar

Kenal Pasti Masalah Kecil

Peka Kepada Masalah Yang Berlaku

Jalan Terbaik, Mudah dan Sempurna

Jalan Kepada Penyelesaian

12

12

Page 13: 2 SELAMAT DATANG KE - extr.mdkl.gov.myextr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2012_1.pdf · Penyimpanan Borang Jawatan Kosong Yang Tidak Sistematik 7. ... PENGURANGAN PENGGUNAAN

VISI & MISI KUMPULAN JKP 3

VISI

MDKL KE ARAH MUTU PENYAMPAIAN

PERKHIDMATAN YANG CEMERLANG DAN TERBILANG.

MISI

UNTUK MENJADIKAN PERKHIDMATAN MDKL LEBIH

BERKUALITI DAN CEKAP.

13

Page 14: 2 SELAMAT DATANG KE - extr.mdkl.gov.myextr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2012_1.pdf · Penyimpanan Borang Jawatan Kosong Yang Tidak Sistematik 7. ... PENGURANGAN PENGGUNAAN

MOTTO KUMPULAN BEST WAY TO WORK

BEST WAY TO WORK

14

14

Page 15: 2 SELAMAT DATANG KE - extr.mdkl.gov.myextr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2012_1.pdf · Penyimpanan Borang Jawatan Kosong Yang Tidak Sistematik 7. ... PENGURANGAN PENGGUNAAN

OBJEKTIF KUMPULAN JKP

1. MEMASTIKAN AHLI KUMPULAN MENGELUARKAN IDEA YANG BERNAS.

2. MENGENALPASTI DAN MENYELESAIKAN MASALAH

YANG DI HADAPI BERKAITAN DENGAN PEMBAZIRAN DALAM PENYEDIAAN DOKUMEN MESYUARAT

3. MEMASTIKAN SEMUA AHLI KUMPULAN HADIR SETIAP

PERJUMPAAN YANG DIBUAT

BEST WAY TO WORK

15

15

Page 16: 2 SELAMAT DATANG KE - extr.mdkl.gov.myextr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2012_1.pdf · Penyimpanan Borang Jawatan Kosong Yang Tidak Sistematik 7. ... PENGURANGAN PENGGUNAAN

POLISI KUMPULAN JKP BEST WAY TO WORK

16

MEMASTIKAN PEMBAZIRAN

DAPAT DI KURANGKAN DALAM

PENYEDIAAN DOKUMEN

MESYUARAT

16

Page 17: 2 SELAMAT DATANG KE - extr.mdkl.gov.myextr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2012_1.pdf · Penyimpanan Borang Jawatan Kosong Yang Tidak Sistematik 7. ... PENGURANGAN PENGGUNAAN

KITARAN PDCA

A

C P

D

17

NOVEMBER-DISEMBER 2012

OGOS - OKTOBER 2012

FEBRUARI – JUN 2012

JULAI - SEPTEMBER 2012

17

Page 18: 2 SELAMAT DATANG KE - extr.mdkl.gov.myextr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2012_1.pdf · Penyimpanan Borang Jawatan Kosong Yang Tidak Sistematik 7. ... PENGURANGAN PENGGUNAAN

CARTA PERBATUAN

18

Page 19: 2 SELAMAT DATANG KE - extr.mdkl.gov.myextr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2012_1.pdf · Penyimpanan Borang Jawatan Kosong Yang Tidak Sistematik 7. ... PENGURANGAN PENGGUNAAN

BULAN/

TAHUN

FEB.

2012

MAC 2012 APR-12 MEI 2012 JUN-12 JULAI 2012 OGOS 2012 SEP-12 OKTOBER 2012 NOV-12 DISEMBER 2012

TINDAKAN MINGGU 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

P

Penubuhan

Kumpulan

Pemilihan

Masalah/Projek

Pejelasan

Masalah

Analisa Punca

Masalah

Kumpul Data

Sebelum

Analisa Data

D Pelaksanaan

Cadangan

C

Kumpul Data

Selepas

Ubahsuai & Baik

Pulih

Pencapaian Hasil

Projek

A

Tindakan

Penyeragaman/

Tindakan Susulan

Penilaian

Kumpulan

PETUNJUK

PERANCANGAN

PELAKSANAAN

19

Page 20: 2 SELAMAT DATANG KE - extr.mdkl.gov.myextr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2012_1.pdf · Penyimpanan Borang Jawatan Kosong Yang Tidak Sistematik 7. ... PENGURANGAN PENGGUNAAN

REKOD KEHADIRAN

JUMLAH MESYUARAT KESELURUHAN = 11 KALI

BILANGAN KETIDAKHADIRAN = 3 KALI X 9 AHLI

= 27 KALI

PERATUS KEHADIRAN = 27 – 3/27 X100

= 88.88%

PERATUS KETIDAKHADIRAN = 11.11%

SEBAB KETIDAK HADIRAN : 1) FAKTOR KESIHATAN (CUTI BERSALIN)

BIL MESYUARAT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

NAMA/TARIKH 13/2 6/3 16/4 21/5 20/6 16/7 27/8 19/9 23/10 19/11 14/12

Mohd Khairuddin B. Soberon

Tg. Ainaa Asyikin Bt. Tg. Zainuddin

Mohammad Kamal B. Mohd Ramlan

Nor Zilawati Bt. Sulaiman

Siti Nellisa Bt. Ramli

Khairunnisa Bt. Mohd Mahpot

Rosmawati Bt. Othman

Muhamad Hairi B. Suboh

Noor Ilyanna bt. Aziz

11%

89%

20

20

Page 21: 2 SELAMAT DATANG KE - extr.mdkl.gov.myextr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2012_1.pdf · Penyimpanan Borang Jawatan Kosong Yang Tidak Sistematik 7. ... PENGURANGAN PENGGUNAAN

7 SENARAI MASALAH (BRAINSTORMING)

.

BEST WAY TO WORK

BIL TAJUK PENCADANG JABATAN

1. Pengedaran Fail Tidak Di Rekod Menyebabkan Fail Tidak Dapat Di Kesan

Dengan Cepat

AINAA JKP

2. Pembaziran Dalam Penyediaan Dokumen Mesyuarat NOR ZILAWATI JKP

3. Pelaksanaan Permohonan Alat Tulis Secara ‘Online’ Melalui Sistem ‘My

Store’ Tidak Dipraktikkan

KHAIRUDDIN JKP

4. Ruang Terhad Untuk Penyimpanan Aset dan Inventori Yang Hendak Di

Lupuskan

NELLISA JKP

5. Ruang Penyimpanan Minit Mesyuarat Yang Terhad ROSMAWATI JKP

6. Penyimpanan Borang Jawatan Kosong Yang Tidak Sistematik KHAIRUNNISA JKP

7. Penggunaan Mesin Fotostat Yang Tidak Terkawal HAIRI JKP

21

21

Page 22: 2 SELAMAT DATANG KE - extr.mdkl.gov.myextr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2012_1.pdf · Penyimpanan Borang Jawatan Kosong Yang Tidak Sistematik 7. ... PENGURANGAN PENGGUNAAN

7 SENARAI MASALAH (FORCE RANKING)

.

BEST WAY TO WORK

BIL

SENARAI MASALAH /PROJEK BERPOTENSI

PENTING

SANGAT PENTING

1. Pengedaran Fail Tidak Di Rekod Menyebabkan Fail Tidak Dapat Di Kesan

Dengan Cepat

2. Pembaziran Dalam Penyediaan Dokumen Mesyuarat

3. Pelaksanaan Permohonan Alat Tulis Secara ‘Online’ Melalui Sistem ‘My

Store’ Tidak Dipraktikkan

4. Ruang Terhad Untuk Penyimpanan Aset dan Inventori Yang Hendak Di

Lupuskan

5. Ruang Penyimpanan Minit Mesyuarat Yang Terhad

6. Penyimpanan Borang Jawatan Kosong Yang Tidak Sistematik

7. Penggunaan Mesin Fotostat Yang Tidak Terkawal

22

22

Page 23: 2 SELAMAT DATANG KE - extr.mdkl.gov.myextr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2012_1.pdf · Penyimpanan Borang Jawatan Kosong Yang Tidak Sistematik 7. ... PENGURANGAN PENGGUNAAN

KAEDAH SISTEM MATRIK BEST WAY TO WORK

KEBERATAN (X5) (X4) (X3) (X2) (X1)

BIL SENARAI PENDEK MASALAH BERKAITAN

DENGAN

MATLAMAT

MAJIKAN

BERKAITAN

DENGAN KERJA

DALAM KEUPAYAAN

KUMPULAN

MUDAH

MENGUMPULKAN

DATA

KOS DAPAT

DINILAI/

DIUKUR

JUMLAH

MARKAH

1 Pengedaran Fail Tidak Di

Rekod Menyebabkan Fail

Tidak Dapat Di Kesan Dengan

Cepat

3 X 5

= 15

9 X 4

= 36

1 X 3

= 3

9 X 2

= 18

1 X 1

=1

73

2 Pembaziran Dalam

Penyediaan Dokumen

Mesyuarat

9 X 5

= 45

9 X 4

= 36

3 x 3

= 9

9 X 2

= 18

9 X 1

= 9

120

3 Pelaksanaan Permohonan

Alat Tulis Secara ‘Online’

Melalui Sistem ‘My Store’

Tidak Dipraktikkan

3 X 5

= 15

9 X 4

= 36

1 X 3

= 3

9 X 2

= 18

9 X 1

= 9

81

4 Ruang Penyimpanan Minit

Mesyuarat Yang Terhad

3 X 5

= 15

9 X 4

= 36

3 X 3

= 9

9 X 2

= 18

9 X 1

= 9

87

PROJEK JKP 23

23

Page 24: 2 SELAMAT DATANG KE - extr.mdkl.gov.myextr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2012_1.pdf · Penyimpanan Borang Jawatan Kosong Yang Tidak Sistematik 7. ... PENGURANGAN PENGGUNAAN

PEMBAZIRAN DALAM PENYEDIAAN

DOKUMEN MESYUARAT

TAJU

K P

RO

JEK

24

Page 25: 2 SELAMAT DATANG KE - extr.mdkl.gov.myextr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2012_1.pdf · Penyimpanan Borang Jawatan Kosong Yang Tidak Sistematik 7. ... PENGURANGAN PENGGUNAAN

SURAT KEBENARAN MELAKSANAKAN

PROJEK

25

Page 26: 2 SELAMAT DATANG KE - extr.mdkl.gov.myextr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2012_1.pdf · Penyimpanan Borang Jawatan Kosong Yang Tidak Sistematik 7. ... PENGURANGAN PENGGUNAAN

OBJEKTIF PROJEK BEST WAY TO WORK

26

1) MENJIMATKAN MASA DALAM PROSES MENYEDIAKAN

DOKUMEN MESYUARAT

2) PENGURANGAN PENGGUNAAN KERTAS DAN PERALATAN

PENYEDIAAN DOKUMEN.

3) MEMPERCEPATKAN PROSES PENGHANTARAN DOKUMEN

MESYUARAT

4) MENGURANGKAN KOS UTILITI

26

Page 27: 2 SELAMAT DATANG KE - extr.mdkl.gov.myextr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2012_1.pdf · Penyimpanan Borang Jawatan Kosong Yang Tidak Sistematik 7. ... PENGURANGAN PENGGUNAAN

27

27

Page 28: 2 SELAMAT DATANG KE - extr.mdkl.gov.myextr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2012_1.pdf · Penyimpanan Borang Jawatan Kosong Yang Tidak Sistematik 7. ... PENGURANGAN PENGGUNAAN

C

AR

TA

AL

IRA

N

SE

BE

LU

M

P

EL

AK

SA

NA

AN

28

28

HARI / JAM

Page 29: 2 SELAMAT DATANG KE - extr.mdkl.gov.myextr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2012_1.pdf · Penyimpanan Borang Jawatan Kosong Yang Tidak Sistematik 7. ... PENGURANGAN PENGGUNAAN

RAJAH ISHIKAWA 1

AN

ALI

SA

PU

NC

A

MA

SA

LAH

29

29

PEMBAZIRAN DALAM

PENYEDIAAN DOKUMEN

MESYUARAT

Page 30: 2 SELAMAT DATANG KE - extr.mdkl.gov.myextr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2012_1.pdf · Penyimpanan Borang Jawatan Kosong Yang Tidak Sistematik 7. ... PENGURANGAN PENGGUNAAN

Penggunaan

barangan stor yang

banyak

Kehabisan toner

mesin fotostat

Penghantaran dokumen

secara konvensional Pengambilan alat

tulis di stor adalah

berjadual

Tidak

bertanggungjawab

Mesin fotostat/mesin

binding sering rosak

Kos penggunaan

kenderaan

Cuai

PEMBAZIRAN

DALAM

PENYEDIAAN

DOKUMEN

MESYUARAT

Kurang

pemantauan

30

Ruang penyimpanan bagi

penyediaan dokumen yang

terhad

30

Page 31: 2 SELAMAT DATANG KE - extr.mdkl.gov.myextr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2012_1.pdf · Penyimpanan Borang Jawatan Kosong Yang Tidak Sistematik 7. ... PENGURANGAN PENGGUNAAN

FAKTOR/SEBAB PUNCA MASALAH/

PENYEBAB

HURAIAN MASALAH KEPUTUSAN

DITERIMA DITOLAK

MANUSIA

Tidak bertanggungjawab Tidak amanah dalam tugas yang diberi

/

Cuai Pekerja cuai dalam percetakan dokumen

/

Kurang pemantauan Ketua jabatan/penyelia kurang

memantau pengedaran dokumen

mesyuarat kepada Ahli Mesyuarat

/

HURAIAN ANALISA PUNCA MASALAH BEST WAY TO WORK

31

31

Page 32: 2 SELAMAT DATANG KE - extr.mdkl.gov.myextr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2012_1.pdf · Penyimpanan Borang Jawatan Kosong Yang Tidak Sistematik 7. ... PENGURANGAN PENGGUNAAN

FAKTOR/SEBAB PUNCA MASALAH/

PENYEBAB

HURAIAN MASALAH KEPUTUSAN

DITERIMA DITOLAK

BAHAN

Toner mesin fotostat habis

Kos toner yang tinggi

/

Penggunaan barangan

stor yang banyak

Stok bagi barangan stor adalah terhad

/

KAEDAH

Penghantaran dokumen

secara konvensional

Dokumen diserahkan secara serahan

tangan

/

HURAIAN ANALISA PUNCA MASALAH BEST WAY TO WORK

32

32

Page 33: 2 SELAMAT DATANG KE - extr.mdkl.gov.myextr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2012_1.pdf · Penyimpanan Borang Jawatan Kosong Yang Tidak Sistematik 7. ... PENGURANGAN PENGGUNAAN

FAKTOR/SEBAB PUNCA MASALAH/

PENYEBAB

HURAIAN MASALAH KEPUTUSAN

DITERIMA DITOLAK

MESIN

Mesin fotostat/mesin

binding sering rosak

Kerosakan mesin fotostat yang kerap

menyukarkan membuat dokumen

mesyuarat

/

Kos penggunaan kenderaan Penghantaran dokumen mesyuarat

memerlukan kos penggunaan

kenderaan

/

PERSEKITARAN

Ruang penyimpanan bagi

peralatan penyediaan

dokumen yang terhad

Ruang pejabat yang sempit

/

Pengambilan alat tulis di

stor adalah berjadual

Keperluan penyediaan dokumen tidak

dapat dibekalkan

/

HURAIAN ANALISA PUNCA MASALAH BEST WAY TO WORK

33

33

Page 34: 2 SELAMAT DATANG KE - extr.mdkl.gov.myextr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2012_1.pdf · Penyimpanan Borang Jawatan Kosong Yang Tidak Sistematik 7. ... PENGURANGAN PENGGUNAAN

RAJAH ISHIKAWA 2

AN

ALI

SA

PU

NC

A

MA

SA

LAH

PEMBAZIRAN DALAM

PENYEDIAAN

DOKUMEN

MESYUARAT

34

34

Page 35: 2 SELAMAT DATANG KE - extr.mdkl.gov.myextr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2012_1.pdf · Penyimpanan Borang Jawatan Kosong Yang Tidak Sistematik 7. ... PENGURANGAN PENGGUNAAN

Kurang

pemantauan Mesin fotostat/mesin

binding sering rosak

Ruang penyimpanan

bagi penyediaan

dokumen yang terhad

PEMBAZIRAN

DALAM

PENYEDIAAN

DOKUMEN

MESYUARAT

35

Penggunaan

barangan stor

yang banyak

35

Page 36: 2 SELAMAT DATANG KE - extr.mdkl.gov.myextr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2012_1.pdf · Penyimpanan Borang Jawatan Kosong Yang Tidak Sistematik 7. ... PENGURANGAN PENGGUNAAN

CA

DA

NG

AN

P

EN

YE

LE

SA

IAN

NO. PUNCA

MASALAH

PENYELESAIAN

KEBAIKAN KEBURUKAN PENCADANG

1. KURANG

PEMANTAUAN

1. Menugaskan penyelia

bagi pemantauan

pengedaran

dokumen.

Kerja yang dipantau

akan lebih teratur

Penggunaan

tenaga kerja

yang terhad

Khairunnisa

2. MESIN

FOTOSTAT/

MESIN BINDING

SERING ROSAK

1. Menyediakan mesin

fotostat/mesin

binding yang baru

Memudahkan kerja. Melibatkan kos

yang tinggi.

Mohd

Khairuddin

3. PENGGUNAAN

BARANGAN

STOR YANG

BANYAK

1. Menyekat

pengambilan barangan

stor.

Dapat mengawal

pembaziran

penggunaan

barangan stor

Tidak efisyen

Muhamad

Hairi

4. RUANG

PENYIMPANAN

BAGI

PENYEDIAAN

DOKUMEN

YANG TERHAD

1. Menyediakan kabinet

bagi penyimpanan

penyediaan dokumen

Kerja lebih teratur Memerlukan

ruang yang

besar

Tg. Ainaa

Asyikin

36

36

Page 37: 2 SELAMAT DATANG KE - extr.mdkl.gov.myextr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2012_1.pdf · Penyimpanan Borang Jawatan Kosong Yang Tidak Sistematik 7. ... PENGURANGAN PENGGUNAAN

IMPLEMENTASI / PENYELESAIAN INOVATIF & KREATIF TINDAKAN PEMBETULAN

BIL

MASALAH PELAKSANAAN

CADANGAN PENYELESAIAN

PRO

KONTRA

KEPUTUSAN

1. KURANG

PEMANTAUAN

1.1 Menugaskan penyelia bagi

pemantauan pengedaran

dokumen.

Kerja yang dipantau akan

lebih teratur

Penggunaan tenaga

kerja yang terhad

TERIMA

2. MESIN FOTOSTAT/

MESIN BINDING SERING

ROSAK

2.1 Menyediakan mesin

fotostat/mesin binding yang

baru

Memudahkan kerja. Melibatkan kos yang

tinggi.

TERIMA

3. PENGGUNAAN BARANGAN

STOR YANG BANYAK

3.1 Menyekat pengambilan

barangan stor.

Dapat mengawal

pembaziran penggunaan

barangan stor

Tidak efisyen TERIMA

4. RUANG PENYIMPANAN

BAGI PENYEDIAAN

DOKUMEN YANG TERHAD

4.1 Menyediakan kabinet bagi

penyimpanan penyediaan

dokumen

Peralatan lebih teratur

lebih teratur

Memerlukan ruang

yang besar

TERIMA

BEST WAY TO WORK

37

37

Page 38: 2 SELAMAT DATANG KE - extr.mdkl.gov.myextr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2012_1.pdf · Penyimpanan Borang Jawatan Kosong Yang Tidak Sistematik 7. ... PENGURANGAN PENGGUNAAN

38

38

Page 39: 2 SELAMAT DATANG KE - extr.mdkl.gov.myextr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2012_1.pdf · Penyimpanan Borang Jawatan Kosong Yang Tidak Sistematik 7. ... PENGURANGAN PENGGUNAAN

SU

RA

T K

EB

EN

AR

AN

D

AR

I JA

BA

TA

N

39

39

Page 40: 2 SELAMAT DATANG KE - extr.mdkl.gov.myextr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2012_1.pdf · Penyimpanan Borang Jawatan Kosong Yang Tidak Sistematik 7. ... PENGURANGAN PENGGUNAAN

KERTAS SEMAK PUNCA MASALAH

(SEBELUM PELAKSANAAN)

MASALAH KEKERAPAN JUMLAH

KURANG PEMANTAUAN

//// //// //// //// //// ////

//// ////

40

RUANG PENYIMPANAN BAGI PENYEDIAAN

DOKUMEN YANG TERHAD

//// //// //// //// 20

MESIN FOTOSTAT/

MESIN BINDING SERING ROSAK //// 4

PENGGUNAAN BARANGAN STOR YANG BANYAK

// 2

40

40

Page 41: 2 SELAMAT DATANG KE - extr.mdkl.gov.myextr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2012_1.pdf · Penyimpanan Borang Jawatan Kosong Yang Tidak Sistematik 7. ... PENGURANGAN PENGGUNAAN

DATA KEKERAPAN PUNCA MASALAH

(SEBELUM PELAKSANAAN) MASALAH JUMLAH KEKERAPAN KEKERAPAN TERKUMPUL % KEKERAPAN % TERKUMPUL

KURANG PEMANTAUAN 40 40 61 61

RUANG PENYIMPANAN BAGI

PENYEDIAAN DOKUMEN YANG

TERHAD

20 60 30 91

MESIN FOTOSTAT/

MESIN BINDING SERING ROSAK 4 64 6 97

PENGGUNAAN BARANGAN

STOR YANG BANYAK 2 66 3 100

JUMLAH 66 100

41

Cara Pengiraan

Bilangan Kekerapan

Peratus Kekerapan = _____________________ x 100

Jumlah Kekerapan 41

Page 42: 2 SELAMAT DATANG KE - extr.mdkl.gov.myextr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2012_1.pdf · Penyimpanan Borang Jawatan Kosong Yang Tidak Sistematik 7. ... PENGURANGAN PENGGUNAAN

CARTA BAR

(SEBELUM PELAKSANAAN) 42

42

KEKERAPAN

Page 43: 2 SELAMAT DATANG KE - extr.mdkl.gov.myextr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2012_1.pdf · Penyimpanan Borang Jawatan Kosong Yang Tidak Sistematik 7. ... PENGURANGAN PENGGUNAAN

PE

LA

KS

AN

AA

N

CA

DA

NG

AN

43

43

Perkhidmatan Email MDKL digunakan bagi mempercepatkan penghantaran makluman dan dokumen mesyuarat.

Page 44: 2 SELAMAT DATANG KE - extr.mdkl.gov.myextr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2012_1.pdf · Penyimpanan Borang Jawatan Kosong Yang Tidak Sistematik 7. ... PENGURANGAN PENGGUNAAN

PE

LA

KS

AN

AA

N

CA

DA

NG

AN

44

44

Makluman mesyuarat dan dokumen mesyuarat dihantar kepada Ahli Mesyuarat dengan menggunakan format PDF

Page 45: 2 SELAMAT DATANG KE - extr.mdkl.gov.myextr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2012_1.pdf · Penyimpanan Borang Jawatan Kosong Yang Tidak Sistematik 7. ... PENGURANGAN PENGGUNAAN

PE

LA

KS

AN

AA

N

CA

DA

NG

AN

45

45

Ruangan ini diisi dengan email Ahli Mesyuarat dan email ini akan di hantar dengan serta merta.

Page 46: 2 SELAMAT DATANG KE - extr.mdkl.gov.myextr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2012_1.pdf · Penyimpanan Borang Jawatan Kosong Yang Tidak Sistematik 7. ... PENGURANGAN PENGGUNAAN

SASARAN PROJEK 46

MEMASTIKAN PEMBAZIRAN DALAM PENYEDIAAN DOKUMEN MESYUARAT

DAPAT DIKURANGKAN

46

Page 47: 2 SELAMAT DATANG KE - extr.mdkl.gov.myextr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2012_1.pdf · Penyimpanan Borang Jawatan Kosong Yang Tidak Sistematik 7. ... PENGURANGAN PENGGUNAAN

KERTAS SEMAK PUNCA MASALAH

(SELEPAS PELAKSANAAN)

MASALAH KEKERAPAN JUMLAH

KURANG PEMANTAUAN // 2

MESIN FOTOSTAT/

MESIN BINDING SERING ROSAK // 2

PENGGUNAAN BARANGAN STOR YANG

BANYAK 0

RUANG PENYIMPANAN BAGI PENYEDIAAN

DOKUMEN YANG TERHAD 0

47

Page 48: 2 SELAMAT DATANG KE - extr.mdkl.gov.myextr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2012_1.pdf · Penyimpanan Borang Jawatan Kosong Yang Tidak Sistematik 7. ... PENGURANGAN PENGGUNAAN

C

AR

TA

AL

IRA

N

SE

LE

PA

S

P

EL

AK

SA

NA

AN

48

48

HARI / JAM

Page 49: 2 SELAMAT DATANG KE - extr.mdkl.gov.myextr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2012_1.pdf · Penyimpanan Borang Jawatan Kosong Yang Tidak Sistematik 7. ... PENGURANGAN PENGGUNAAN

DATA KEKERAPAN PUNCA MASALAH

(SELEPAS PELAKSANAAN)

MASALAH JUMLAH KEKERAPAN

KEKERAPAN TERKUMPUL % KEKERAPAN % TERKUMPUL

KURANG PEMANTAUAN 2 2 50 50

RUANG PENYIMPANAN BAGI

PENYEDIAAN DOKUMEN YANG

TERHAD

2 4 50 100

MESIN FOTOSTAT/

MESIN BINDING SERING ROSAK 0 4 0 100

PENGGUNAAN BARANGAN STOR

YANG BANYAK 0 4 0 100

JUMLAH 4 100

Cara Pengiraan

Bilangan Kekerapan

Peratus Kekerapan = _____________________ x 100

Jumlah Kekerapan

49

Page 50: 2 SELAMAT DATANG KE - extr.mdkl.gov.myextr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2012_1.pdf · Penyimpanan Borang Jawatan Kosong Yang Tidak Sistematik 7. ... PENGURANGAN PENGGUNAAN

CARTA BAR

(SELEPAS PELAKSANAAN) 50

50

KEKERAPAN

Page 51: 2 SELAMAT DATANG KE - extr.mdkl.gov.myextr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2012_1.pdf · Penyimpanan Borang Jawatan Kosong Yang Tidak Sistematik 7. ... PENGURANGAN PENGGUNAAN

GRAF PERBANDINGAN KEKERAPAN

51

Page 52: 2 SELAMAT DATANG KE - extr.mdkl.gov.myextr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2012_1.pdf · Penyimpanan Borang Jawatan Kosong Yang Tidak Sistematik 7. ... PENGURANGAN PENGGUNAAN

GAMBAR PERBANDINGAN

SEBELUM SELEPAS

52

Page 53: 2 SELAMAT DATANG KE - extr.mdkl.gov.myextr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2012_1.pdf · Penyimpanan Borang Jawatan Kosong Yang Tidak Sistematik 7. ... PENGURANGAN PENGGUNAAN

GAMBAR PERBANDINGAN

SEBELUM SELEPAS

53

Page 54: 2 SELAMAT DATANG KE - extr.mdkl.gov.myextr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2012_1.pdf · Penyimpanan Borang Jawatan Kosong Yang Tidak Sistematik 7. ... PENGURANGAN PENGGUNAAN

GAMBAR PERBANDINGAN

SEBELUM SELEPAS

54

Page 55: 2 SELAMAT DATANG KE - extr.mdkl.gov.myextr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2012_1.pdf · Penyimpanan Borang Jawatan Kosong Yang Tidak Sistematik 7. ... PENGURANGAN PENGGUNAAN

KOS PENGHASILAN

DOKUMEN

SET MESYUARAT

55

Page 56: 2 SELAMAT DATANG KE - extr.mdkl.gov.myextr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2012_1.pdf · Penyimpanan Borang Jawatan Kosong Yang Tidak Sistematik 7. ... PENGURANGAN PENGGUNAAN

56

BORANG KAJI SELIDIK ( PEMBANTU TADBIR STOR ALAT TULIS )

BIL ITEM UNIT PENGUKURAN JAN - JUN RM RM JUL - DIS RM

(SEBELUM) SEUNIT KESELURUHAN ( SELEPAS ) KESELURUHAN

1 A4 - PUTIH RIM 200 10.00 2,000.00 20 200.00

2 A4 - BIRU RIM 18 14.70 264.60 1 14.70

3 A4 - HIJAU RIM 4 14.70 58.80 1 14.70

4 A4 - KUNING RIM 4 14.70 58.80 1 14.70

5 A4 - MERAH JAMBU RIM 6 14.70 88.20 1 14.70

6 A4 - OREN RIM 1 18.50 18.50 0 0.00

7 A4 - UNGU RIM 3 14.70 44.10 1 14.70

8 A4 - PEACH RIM 8 14.70 117.60 2 29.40

9 KULIT MESYUARAT - HIJAU SET 200 1.50 300.00 20 30.00

10 KULIT MESYUARAT - KUNING SET 40 1.50 60.00 0 0.00

11 KULIT MESYUARAT - MERAH JAMBU SET 20 1.50 30.00 1 1.50

12 KULIT MESYUARAT - MERAH SET 30 1.50 45.00 0 0.00

13 KULIT MESYUARAT - UNGU SET 188 1.50 282.00 10 15.00

14 KULIT MESYUARAT - PENUH SET 266 1.50 399.00 20 30.00

15 PLASTIK KERAS A4 KEPING 155 0.35 54.25 0 0.00

16 SAMPUL SURAT 10 X 15 KOTAK 6 100.00 600.00 0 0.00

17 INDEX - 5 PAKET 24 6.70 160.80 0 0.00

18 INDEX - 10 PAKET 2 6.90 13.80 0 0.00

19 INDEX - ABC PAKET 246 6.90 1,697.40 20 138.00

20 BINDING COMB - 16MM KOTAK 4 40.00 160.00 0 0.00

21 BINDING COMB - 8MM KOTAK 5 25.00 125.00 0 0.00

22 BINDING COMB - 10MM KOTAK 10 25.00 250.00 0 0.00

23 BINDING COMB - 12MM KOTAK 5 30.00 150.00 0 0.00

24 BINDING COMB - 14MM KOTAK 1 35.00 35.00 0 0.00

25 BINDING COMB - 16MM KOTAK 3 40.00 120.00 0 0.00

26 BINDING COMB - 28MM KOTAK 11 40.00 440.00 0 0.00

1,460 7,572.85 98 517.40

JUMLAH KESELURUHAN

Page 57: 2 SELAMAT DATANG KE - extr.mdkl.gov.myextr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2012_1.pdf · Penyimpanan Borang Jawatan Kosong Yang Tidak Sistematik 7. ... PENGURANGAN PENGGUNAAN

PENCAPAIAN PROJEK

KAMI TELAH MENCAPAI OBJEKTIF IAITU

MEMASTIKAN PEMBAZIRAN DALAM PENYEDIAAN

DOKUMEN DAPAT DI KURANGKAN

KAMI JUGA DAPAT MEMPERCEPATKAN PROSES

PENGHANTARAN DOKUMEN MESYUARAT

75 % MAKLUMBALAS KAJI SELIDIK BERJAYA

DISELESAIKAN

57

57

Page 58: 2 SELAMAT DATANG KE - extr.mdkl.gov.myextr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2012_1.pdf · Penyimpanan Borang Jawatan Kosong Yang Tidak Sistematik 7. ... PENGURANGAN PENGGUNAAN

BO

RA

NG

KA

JI S

ELI

DIK

58

BORANG KAJI SELIDIK

(AHLI JAWATANKUASA MESYUARAT)

1. Berapakah tempoh tuan/puan menerima dokumen mesyuarat sebelum

tarikh mesyuarat.

1 Hari 4 Hari 2 Hari 5 Hari

3 Hari 6 Hari

58

Page 59: 2 SELAMAT DATANG KE - extr.mdkl.gov.myextr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2012_1.pdf · Penyimpanan Borang Jawatan Kosong Yang Tidak Sistematik 7. ... PENGURANGAN PENGGUNAAN

BO

RA

NG

KA

JI S

ELI

DIK

BORANG KAJI SELIDIK (KAKITANGAN JKP)

1. Adakah ruang penyimpanan peralatan dokumen mesyuarat

menyebabkan ruang pejabat sempit.

Ya Tidak

59

Page 60: 2 SELAMAT DATANG KE - extr.mdkl.gov.myextr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2012_1.pdf · Penyimpanan Borang Jawatan Kosong Yang Tidak Sistematik 7. ... PENGURANGAN PENGGUNAAN

BO

RA

NG

KA

JI S

ELID

IK

BORANG KAJI SELIDIK (PEMBANTU TADBIR)

1. Berapa kali mesin fotostat rosak semasa membuat salinan dokumen

mesyuarat.

1-2 Kali 5-6 Kali

3-4 Kali Tiada

2. Berapa kali mesin binding rosak semasa membuat salinan dokumen

mesyuarat.

1-2 Kali 5-6 Kali

3-4 Kali Tiada

60

Page 61: 2 SELAMAT DATANG KE - extr.mdkl.gov.myextr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2012_1.pdf · Penyimpanan Borang Jawatan Kosong Yang Tidak Sistematik 7. ... PENGURANGAN PENGGUNAAN

BO

RA

NG

KA

JI S

ELID

IK

BORANG KAJI SELIDIK (PEMBANTU TADBIR STOR)

1. Adakah pengeluaran set peralatan dokumen mesyuarat berlaku setiap kali

penyediaan mesyuarat.

Ya Tidak

61

Page 62: 2 SELAMAT DATANG KE - extr.mdkl.gov.myextr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2012_1.pdf · Penyimpanan Borang Jawatan Kosong Yang Tidak Sistematik 7. ... PENGURANGAN PENGGUNAAN

PEN

ILA

IAN

KU

MPU

LAN

Pengetahuan KIK Minat Berkerjasama Keyakinan Inisiatif

Sebelum Selepas Sebelum Selepas Sebelum Selepas Sebelum Selepas Sebelum Selepas

Din 4 5 4 5 4 5 4 5 4 5

Ainaa 4 5 4 5 4 5 4 5 4 5

Nelli 4 5 4 5 4 5 4 5 4 5

Nisa 4 5 4 5 4 5 4 5 4 5

Zila 4 5 4 5 4 5 4 5 4 5

Kamal 4 5 4 5 4 5 4 5 4 5

Rosma 4 5 4 5 4 5 4 5 4 5

Yana 4 5 4 5 4 5 4 5 4 5

Hairi 4 5 4 5 4 5 4 5 4 5

JUMLAH 36 45 36 45 36 45 36 45 36 45

PURATA 4 5 4 5 4 5 4 5 4 5 62

Page 63: 2 SELAMAT DATANG KE - extr.mdkl.gov.myextr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2012_1.pdf · Penyimpanan Borang Jawatan Kosong Yang Tidak Sistematik 7. ... PENGURANGAN PENGGUNAAN

CA

RTA

RA

DA

R

63

63

0

1

2

3

4

5PK

M

BKK

I

SEBELUM

SELEPAS

PETUNJUK:

PK : PENGETAHUAN KIK

M : MINATBK : BEKERJASAMA

K : KEYAKINANI : INISIATIF

1 - Sangat Lemah

2 - Lemah3 - Sederhana

4 - Baik5 - Sangat baik

Page 64: 2 SELAMAT DATANG KE - extr.mdkl.gov.myextr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2012_1.pdf · Penyimpanan Borang Jawatan Kosong Yang Tidak Sistematik 7. ... PENGURANGAN PENGGUNAAN

BORANG PENILAIAN AHLI

64

BORANG PENILAIAN AHLI

NAMA AHLI:

KRITERIA

PENILAIAN

PENGETAHUAN KIK

MINAT

BEKERJASAMA

KEYAKINAN

INISIATIF

TAHAP PENILAIAN

1 SANGAT LEMAH

2 LEMAH

3 SEDERHANA

4 BAIK

5 SANGAT BAIK

Page 65: 2 SELAMAT DATANG KE - extr.mdkl.gov.myextr.mdkl.gov.my/Laman_KIK/file/repository/KIK_2012_1.pdf · Penyimpanan Borang Jawatan Kosong Yang Tidak Sistematik 7. ... PENGURANGAN PENGGUNAAN

MADAH DI UNGKAP SANTUN BICARA PANTUN DI LANTUN MENGUSIK HATI SALAH DAN SILAP TUTUR BICARA POHON DI AMPUN SEIKHLAS HATI BERJUMPA LAGI DI MINI KONVENSYEN AKAN DATANG.

Sekian Terima kasih

65