user manual mobile application sistem informasi perjalanan … · kata pengantar dalam rangka...

0

User Manual Mobile Application Sistem Informasi Perjalanan Dinas Luar Negeri

(SIMPEL Mobile)

1

KATA PENGANTAR

Dalam rangka peningkatan kualitas layanan perizinan Perjalanan Dinas Luar Negeri (PDLN),

Kementerian Sekretariat Negara telah melaksanakan soft launching pelayanan izin PDLN

secara online pada tanggal 3 Januari 2017 melalui pengembangan Sistem Informasi Perjalan

Dinas Luar Negeri (SIMPEL). Selanjutnya pada tanggal 24 April 2018, Menteri Sekretaris

Negara meluncurkan secara resmi aplikasi SIMPEL dengan dihadiri Menteri Pendayagunaan

Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi, di Gedung Krida Bhakti Kementerian Sekretariat

Negara. Pada kesempatan tersebut Kementerian Sekretariat Negara juga memperkenalkan

upgrade aplikasi SIMPEL V.2 dan aplikasi SIMPEL Mobile.

Aplikasi SIMPEL Mobile dibangun guna memberikan akses lebih luas kepada stakeholder

terhadap layanan izin PDLN, sehingga pemohon PDLN dapat memonitor dan mengunduh

secara mandiri Surat Persetujuan PDLN yang diterbitkan oleh Kementerian Sekretariat

Negara tanpa bantuan petugas operator SIMPEL di masing-masing Kementerian/Lembaga.

Untuk memudahkan pengguna dalam memanfaatkan aplikasi SIMPEL Mobile maka

disusunlah User Manual Mobile Application Sistem Informasi Perjalanan Dinas Luar Negeri

(SIMPEL Mobile).

Pada kesempatan ini, izinkan kami mengucapkan terima kasih kepada para segenap pihak

yang terlibat dalam pengembangan aplikasi SIMPEL. Semoga melalui penerapan aplikasi

SIMPEL ini dapat meningkatkan kualitas layanan perizinan PDLN dalam rangka peningkatan

pelayanan prima dan akuntabilitas publik.

Jakarta, April 2018

Biro Kerja Sama Teknik Luar Negeri Kementerian Sekretariat Negara

USER MANUAL | SISTEM INFORMASI PERJALANAN DINAS LUAR NEGERI (SIMPEL) MOBILE

2

DAFTAR ISI

1

DAFTAR ISI ................................................................................................................................... 2

1. PENDAHULUAN.................................................................................................................... 4

1.1 SASARAN PENGGUNA .................................................................................................. 4

1.2 GAMBARAN UMUM SISTEM ........................................................................................ 4

2. INSTRUKSI PENDAFTARAN AKUN BAGI PENGGUNA .......................................................... 5

2.1 TAMPILAN AWAL APLIKASI .......................................................................................... 5

2.2 FITUR PENCARIAN TANPA LOGIN ................................................................................ 6

2.3 FITUR DAFTARKAN EMAIL ........................................................................................... 7

3. INSTRUKSI PENGGUNAAN BAGI PENGGUNA EKSTERNAL ............................................... 10

3.1 PENGGUNAAN BAGI PESERTA PERJALANAN DINAS ................................................. 10

3.1.1 MODUL LOGIN (MASUK) ........................................................................................ 10

3.1.2 PERMOHONAN DALAM PROSES ............................................................................ 13

3.1.3 PERMOHONAN DISETUJUI ..................................................................................... 13

3.1.4 PERMOHONAN DIKEMBALIKAN ............................................................................ 15

3.1.5 ARSIP PERMOHONAN ............................................................................................. 15

3.1.6 LAPORAN HASIL PENUGASAN ................................................................................ 16

3.1.7 HELPDESK ................................................................................................................ 19

3.2 PENGGUNAAN BAGI FOCALPOINT ............................................................................ 19

3.2.1 MODUL LOGIN (MASUK) ........................................................................................ 19

3.2.2 PERMOHONAN DALAM PROSES .............................................................................. 22

3.2.3 PERMOHONAN DISETUJUI ....................................................................................... 22

3.2.4 PERMOHONAN DIKEMBALIKAN .............................................................................. 24

3.2.5 ARSIP PERMOHONAN .............................................................................................. 24

3.2.6 LAPORAN HASIL PENUGASAN .................................................................................. 25

3.2.7 HELPDESK .................................................................................................................. 28

4. INSTRUKSI PENGGUNAAN BAGI PENGGUNA INTERNAL.................................................. 28

4.1 PENGGUNAAN BAGI PESERTA PERJALANAN DINAS ................................................. 28

4.2 MODUL MENU ................................................................................................................. 29

4.2.1 KOTAK MASUK .......................................................................................................... 31

4.2.2 PERMOHONAN DALAM PROSES .............................................................................. 32


3

4.2.3 PERMOHONAN DISETUJUI ................................................................................ 32

4.2.4 PERMOHONAN DIKEMBALIKAN ........................................................................ 34

4.2.5 ARSIP PERMOHONAN ....................................................................................... 34

4.2.6 LAPORAN HASIL PENUGASAN ........................................................................... 35

4.2.7 HELPDESK ......................................................................................................... 38


4

1. PENDAHULUAN

1.1 SASARAN PENGGUNA

Penerima manfaat dari keluaran kegiatan pembuatan aplikasi mobile adalah pihak internal

dan eksternal Kementerian Sekretariat Negara, meliputi seluruh Kementerian/Lembaga

Pemerintah RI, termasuk Pemerintah Daerah dan Lembaga Pendidikan. Dalam dokumen user

manual ini, akan diuraikan cara penggunaan aplikasi mobile bagi peserta perjalanan dinas

luar negeri, instansi yang mengajukan permohonan perjalanan dinas luar negeri dan

Kementerian Sekretariat Negara Republik Indonesia.

1.2 GAMBARAN UMUM SISTEM

Aplikasi mobile Sistem Informasi Perjalanan Dinas Luar Negeri Kementerian Sekretariat

Negara Republik Indonesia (SIMPEL) adalah aplikasi yang dapat digunakan oleh :

1. Pengguna eksternal merupakan pengguna diluar manajemen proses Sistem Informasi

Perjalanan Dinas Luar Negeri Kementerian Sekretariat Negara Republik Indonesia

(SIMPEL) meliputi peserta perjalanan dinas luar negeri, Unit Focal Point, serta unit

pemohon. Pengguna eksternal ini dapat memantau status pengajuan perjalanan

dinas LN miliknya yang sedang diajukan, sudah disetujui atau dikembalikan. Selain itu,

melalui aplikasi ini, peserta perjalanan dinas LN dapat melakukan pelaporan hasil

perjalanan dinas, baik laporan substansi maupun laporan keuangan.

2. Pengguna internal merupakan pengguna yang terlibat langsung pada manajemen proses

Sistem Informasi Perjalanan Dinas Luar Negeri Kementerian Sekretariat Negara Republik

Indonesia (SIMPEL) meliputi Analis PDLN, Kepala Sub Bagian PDLN, Kepala Bagian PDLN,

serta Kepala Biro KTLN. Pengguna internal dapat memantau status pengajuan perjalanan

dinas luar negeri milik seluruh peserta di unitnya yang sedang diajukan, sudah disetujui

atau dikembalikan. Selain itu, melalui aplikasi ini, dapat

memantau pelaporan hasil perjalanan dinas, baik laporan substansi maupun laporan

keuangan.

Yang membedakan antara keduanya adalah akses data terkait pada Sistem Informasi

Perjalanan Dinas Luar Negeri Kementerian Sekretariat Negara Republik Indonesia (SIMPEL)

tersebut.


5

2. INSTRUKSI PENDAFTARAN AKUN BAGI PENGGUNA

2.1 TAMPILAN AWAL APLIKASI

Berikut ini merupakan tampilan awal aplikasi Sistem Informasi Perjalanan Dinas Luar Negeri

Kementerian Sekretariat Negara Republik Indonesia (SIMPEL) yang dapat diunduh di Google

Play Store dan Apple Store.

Gambar 1 Tampilan Awal Aplikasi

Pada tampilan awal ini, user dapat melakukan Fitur Pencarian tanpa login dengan

memasukan kata kunci kategori yang dipilih, Daftarkan Email dan Masuk seperti gambar di

bawah ini.


6

Gambar 2 Tampilan Awal Aplikasi Lanjutan

2.2 FITUR PENCARIAN TANPA LOGIN

Pencarian tanpa login ini dilakukan dengan memasukan kata kunci dari kategori yang dipilih

diantaranya Nomor Registrasi, Nomor Surat Focal Point, Nomor Surat Unit Pemohon, Nama

Peserta, Nama Kegiatan, Tanggal Pengajuan ataupun Negara/Kota Tujuan. Isian kategori ini

didapatkan sebelumnya dari unit pemohon maupun unit focal point. Langkah yang

dilakukan oleh user, diantaranya :

1. Pilih kategori

2. Masukan kata kunci

3. Pilih Cek Permohonan


7

Gambar 3 Pencarian Tanpa Login

Jika kata kunci yang dimasukkan ada dalam sistem maka akan menampilkan status

permohonannya.

Gambar 4 Pencarian – Status Permohonan

2.3 FITUR DAFTARKAN EMAIL

Menu daftarkan email ini dilakukan dengan mendaftarkan email user seperti capture screen

berikut ini. Setelah itu pilih daftar.


8

Gambar 5 Daftarkan Email

Catatan: untuk memanfaatkan fitur monitoring dan download Surat Persetujuan PDLN secara mandiri, maka email yang didaftarkan melalui aplikasi SIMPEL Mobile harus sesuai

dengan data alamat email yang diinput oleh Operator K/L pada saat mengajuan permohonan izin PDLN

Setelah itu, user akan mendapat Kode OTP via email yang sudah didaftarkan

sebelumnya untuk aktivasi akun.

Gambar 6 Daftarkan Email – Kode OTP

Setelah mendapatkan Kode OTP yang dikirim via email, user bisa memasukan Kode OTP

tersebut pada form aktivasi akun dan pilih verifikasi seperti pada gambar dibawah ini.

Adapun jika user merasa belum mendapatkan Kode OTP maka user bisa memilih Kirim Ulang

Kode OTP.


9

Gambar 7 Daftarkan Email – Masukan Kode OTP

Setelah memverifikasi Kode OTP dengan tepat maka user akan diminta untuk mengatur

password akun. Password ini harus terdiri dari minimal 8 karakter alfanumerik yang terdiri

dari minimal 1 angka dan 1 huruf besar (huruf kapital). User diminta mengulang password

untuk verifikasi setelah itu pilih Simpan.


10

Gambar 8 Daftarkan Email – Atur Password

3. INSTRUKSI PENGGUNAAN BAGI PENGGUNA EKSTERNAL

3.1 PENGGUNAAN BAGI PESERTA PERJALANAN DINAS

3.1.1 MODUL LOGIN (MASUK)

User bisa masuk dengan username berupa email yang sudah didaftarkan dan password

yang sudah diatur juga sebelumnnya sesuai keinginan user. Jika pengguna salah

memasukkan password sebanyak tiga kali berturut-turut, maka pengguna dapat login

melalui perangkat mobile yang lain atau menunggu selama 24 jam untuk dapat login

melalui perangkat mobile yang sama.


11

Gambar 9 Masuk

Berikut ini merupakan modul menu SIMPEL pada peserta perjalanan dinas, di dalamnya

terdapat dashboard yang terdiri dari fitur Draft, Dalam Proses, Dikembalikan, Disetujui dan

Arsip.

Gambar 10 Dashboard Gambar 11 Modul Pemberitahuan


12

Gambar 12 Pencarian Gambar 13 Helpdesk

Modul pemberitahuan pada Gambar 11 di atas memuat daftar notifikasi permohonan PDLN

yang telah disampaikan, data akan diperbaharui secara real time sesuai posisi/status

penanganan. Terdapat penanda berupa perubahan warna notifikasi sesuai kelompok

pengguna, warna pembeda khusus untuk level Menteri serta posisi antrian permohonan.

Sedangkan pada Menu pencarian ini sama prosesnya seperti Fitur pencarian tanpa login,

hanya yang membedakan ini dilakukan saat user sudah melakukan login.

Selain itu ada juga Menubar pada sisi sebelah kiri.

Gambar 14 Menubar


13

3.1.2 PERMOHONAN DALAM PROSES

Berisi permohonan dengan status dalam proses setneg disertai detail permohonannya. User

bisa mengklik permohonan jika ingin melihat detailnya.

Gambar 15 Permohonan dalam Proses Gambar 16 Permohonan dalam Proses -

Detail

3.1.3 PERMOHONAN DISETUJUI

Berisi permohonan dengan status disetujui disertai detail permohonannya. User bisa mengklik

permohonan jika ingin melihat detailnya.


14

Gambar 18 Permohonan Disetujui – Gambar 17 Permohonan Disetujui

Detail

Gambar 19 Permohonan Disetujui - Detail Lanjutan

Pada permohonan disetujui ini juga terdapat fitur Unduh Surat Persetujuan dan Laporan

Hasil Penugasan


15

Jika pengguna memilih unduh surat persetujuan, maka secara otomatis file surat persetujuan

dalam format PDF akan diunduh ke dalam perangkat pengguna.

Saat perjalanan dinas LN telah dilaksanakan, maka pengguna dapat melaporkan hasil

perjalanan dinasnya, melalui fitur Laporan Hasil Penugasan (Subbab 2.5.5).

3.1.4 PERMOHONAN DIKEMBALIKAN

Fitur ini berisi permohonan yang dikembalikan seperti pada capture screen dibawah ini.

Gambar 20 Permohonan Dikembalikan Gambar 21 Permohonan Dikembalikan –

Detail

3.1.5 ARSIP PERMOHONAN

Modul ini digunakan untuk melihat detail permohonan PDLN yang sudah diarsipkan.


Gambar 22 Arsip Permohonan

16

Gambar 23 Arsip Permohonan - Detail

3.1.6 LAPORAN HASIL PENUGASAN

Fitur ini digunakan untuk menyampaikan laporan hasil Penugasan, berupa laporan substansi,

laporan realisasi keuangan, dan unggah dokumen. Sebuah perjalanan dinas LN dapat

dilakukan oleh beberapa peserta yang tergabung dalam satu kelompok. Laporan Hasil

Penugasan dapat diisi oleh salah satu peserta dalam kelompok tersebut.

Pada Gambar 24 terdapat contoh pengisian Laporan substansi yang terdiri dari Materi

Kegiatan, Tindak Lanjut, Dampak atau rekomendasi, dan laporan biaya total. Pada Gambar

26, terdapat contoh pengisian laporan realisasi biaya detail per peserta yang terdiri dari

Estimasi biaya peserta dan Realisasi Biaya APBN/D (Gambar 26). Pada Gambar 27, terdapat

contoh Upload Dokumen Laporan dengan format PDF.


17

Gambar 25 Laporan Hasil Penugasan Gambar 24 Laporan Hasil Penugasan

Lanjutan

Gambar 26 Laporan Hasil Penugasan - Gambar 27 Laporan Hasil Penugasan -

Realisasi Biaya Upload File Pdf


18

Gambar 28 Laporan Hasil Penugasan - Gambar 29 Laporan Hasil Penugasan –

Upload File pdf Lanjutan View Realisasi Biaya

Gambar 30 Laporan Hasil Penugasan – Gambar 31 Laporan Hasil Penugasan –

View Upload File Preview File Pdf


19

3.1.7 HELPDESK

Menu Helpdesk ini terhubung ke link Web Sekretariat Negara.

Gambar 32 Menu Helpdesk

3.2 PENGGUNAAN BAGI FOCALPOINT

3.2.1 MODUL LOGIN (MASUK)


yang sudah diatur juga sebelumnnya sesuai keinginan user. Jika pengguna salah

memasukkan password sebanyak tiga kali berturut-turut, maka pengguna dapat login




20

Gambar 33 Masuk

Berikut ini merupakan modul menu SIMPEL pada peserta perjalanan dinas, di dalamnya

terdapat dashboard yang terdiri dari fitur Draft, Surat Masuk, Dalam Proses, Dikembalikan,

Disetujui dan Arsip.



21









Gambar 38 Menubar


22





Detail


Berisi permohonan dengan status disetujui disertai detail permohonannya. User bisa mengklik

permohonan jika ingin melihat detailnya.


23

Gambar 41 Permohonan Disetujui Gambar 42 Permohonan Disetujui –

Detail



Hasil Penugasan


24



Saat perjalanan dinas LN telah dilaksanakan, maka pengguna dapat melaporkan hasil

perjalanan dinasnya, melalui fitur Laporan Hasil Penugasan (Subbab 2.5.5).




Detail




25

Gambar 46 Arsip Permohonan Gambar 47 Arsip Permohonan - Detail


Fitur ini digunakan untuk menyampaikan laporan hasil Penugasan, berupa laporan substansi,

laporan realisasi keuangan, dan unggah dokumen. Sebuah perjalanan dinas LN dapat

dilakukan oleh beberapa peserta yang tergabung dalam satu kelompok. Laporan Hasil








26


Lanjutan

Gambar 50 Laporan Hasil Penugasan - Gambar 51 Laporan Hasil Penugasan -

Realisasi Biaya Upload File Pdf


27






28

3.2.7 HELPDESK


Gambar 56 Menu Helpdesk

4. INSTRUKSI PENGGUNAAN BAGI PENGGUNA INTERNAL

4.1 PENGGUNAAN BAGI PESERTA PERJALANAN DINAS


yang sudah diatur sebelumnnya di Website SIMPEL sesuai keinginan user. Jika pengguna

salah memasukkan password sebanyak tiga kali berturut-turut, maka pengguna dapat login




29

Gambar 57 Masuk

4.2 MODUL MENU

Berikut ini merupakan modul menu SIMPEL bagi pengguna internal, di dalamnya terdapat

dashboard yang terdiri dari fitur Draft, Surat Masuk, Dalam Proses, Dikembalikan, Disetujui

dan Arsip.



30










31

Gambar 62 Menubar

4.2.1 KOTAK MASUK

Kotak masuk ini berisi kotak masuk yang dikirimkan kepada user.

Gambar 63 Kotak Masuk


32




Perbedaan warna pada background dibawah menunjukan level klaster pada pejabat

(Menteri), warna merah untuk pejabat klaster 1-2, warna biru untuk pejabat klaster 3-4 dan

untuk pejabat klaster 5 menggunakan warna default.


Detail


Berisi permohonan dengan status disetujui disertai detail permohonannya. User bisa

mengklik permohonan jika ingin melihat detailnya.





33

Gambar 66 Permohonan Disetujui Gambar 67 Permohonan Disetujui –

Detail



Hasil Penugasan


34



Saat perjalanan dinas LN telah dilaksanakan, maka pengguna dapat melihat pelaporan hasil

perjalanan dinas dari peserta melalui fitur Laporan Hasil Penugasan (Subbab 3.2.6).







Detail



Perbedaan warna pada background dibawah menunjukan level klaster pada pejabat (Menteri),


35

warna merah untuk pejabat klaster 1-2, warna biru untuk pejabat klaster 3-4 dan untuk

pejabat klaster 5 menggunakan warna default.

Gambar 71 Arsip Permohonan Gambar 72 Arsip Permohonan - Detail


Bagi pengguna internal, fitur ini digunakan untuk melihat laporan hasil Penugasan, berupa

laporan substansi, laporan realisasi keuangan, dan dokumen. Sebuah perjalanan dinas LN

dapat dilakukan oleh beberapa peserta yang tergabung dalam satu kelompok. Laporan Hasil








36


Lanjutan

Gambar 75 Realisasi Biaya Gambar 76 Upload Laporan PDF


37






38

4.2.7 HELPDESK


Gambar 81 Helpdeksk


user manual mobile application sistem informasi perjalanan … · kata pengantar dalam rangka...

Documents