unimap berkualiti, siswazah terpuji ms iso 9001:2008 satu pengenalan kepada kumpulan inovatif &...

UniMAP BERKUALITI , SISWAZAH TERPUJI

MS

IS

O 9

001:2

008 SATU PENGENALAN KEPADA

KUMPULAN INOVATIF & KREATIF (KIK)

@ INNOVATIF CREATIVE CIRCLE (ICC)

INOVATIF & KREATIF DIDAHULUKAN, PRESTASI DIUTAMAKAN

Budiman Ikhwandee FadzilahPUSPEK

Universiti Malaysia Perlis

Rabu16 Mei 2012


KIK DAN KONSEP PENAMBAHBAIKAN BERTERUSAN (KAIZEN)

• Keupayaan untuk melihat masalah sebagai peluang untuk penambahbaikan.

• Penambahbaikan adalah suatu amalan hidup• Membangun daya kreativiti dan inovatif


DEFINISI KIK

KIK adalah satu kumpulan kecil yang ahlinya terdiridaripada pekerja yang mewakili tempat kerja yang samaatau BERSILANG FUNGSI, berkumpul secara sukarelauntuk mengenal pasti masalah, menganalisa danseterusnya mencetuskan idea idea yang kreatif danberunsur inovasi bagi tujuan penyelesaian kepada

projek.


Inovasi ialah kaedah mencari jalan untuk menghasilkan produk atau perkhidmatan yang lebih baik sama ada melalui pengubahsuaian atau penambahbaikan. Ia adalah hasil cetusan idea-idea yang kreatif dan inovatif dalam mana-mana aspek kerja yang dapat meningkatkan kualiti dan produktiviti organisasi.Idea-idea ini boleh merangkumi apa-apa perubahan dalam bentuk sistem dan prosedur, kaedah dan cara bekerja mahupun pengenalan teknologi.

Contoh Inovasi:♦ Sistem Penempatan Pelajar Praktikum Secara Atas Talian (OPSP) olehUniversiti Utara Malaysia (UUM), iaitu:“Mengembangkan pangkalan data yang berstatus Intra-Net kepada ExtraNetbagi mempercepatkan proses penempatan pelajar secara atas taliandan meminimumkan penggunaan kertas (paperless) yang menjimatkanmasa dan kos”.

Definisi Inovasi


Kreativiti ialah kebolehan atau keupayaan untuk mencipta, mewu jud danmenghasilkan sesuatu yang baru atau dalam bentuk baru melalui kemahiranimaginasi. Ia melibatkan:

♦ Keupayaan berfikir yang dapat melahirkan idea baru yang unik dan menarik♦ Keupayaan berfikir secara kritikal dan membuat penilaian secara analitikal terhadap idea dan seterusnya mengemukakan cadangan penyelesaian♦ Keupayaan berfikir secara praktikal yang dapat menterjemahkan idea dan teori kepada bentuk aplikasi

Contoh Kreativiti:♦ Perkakas untuk Memasang dan Membuka Bunting atau Bendera PadaTiang Lampu dan seumpamanya oleh Majlis Bandaraya Petaling Jaya(MBPJ), iaitu:“Mencipta alat baru bagi memudah dan mempercepatkan prosesmemasang dan membuka bunting atau bendera pada tiang-tiang lamputanpa menggunakan kaedah konvensional seperti tangga atau skylift”.

Definisi Kreativiti


Antara prinsip dan kaedah pelaksanaan KIK ialah:

♦ KIK adalah sepasukan pekerja (4-10 orang) yang mewakili tempat kerja yang sama atau bersilang fungsi♦ KIK bermesyuarat secara tetap untuk menyelesaikan masalah kerja atau membuat penambahbaikan ke atas standard yang sedia ada atau menghasilkan cara kerja atau sistem perkhidmatan yang baru♦ Pasukan ini mengenal pasti, memilih, menganalisa dan seterusnya mencetuskan idea yang kreatif dan inovatif mengenai sesuatu isu atau perkara berkaitan dengan kerja atau organisasi♦ Pasukan ini mengemukakan cadangan-cadangan kepada pihak pengurusan untuk pertimbangan dan keputusan♦ KIK melaksanakan keputusan yang telah dipersetujui♦ KIK membuat pemantauan dan penilaian pelaksanaan projek♦ KIK mengambil tindakan membuat penyeragaman dan meluaskan pelaksanaan projek

Prinsip dan Kaedah KIK


STRUKTUR ICC

JAWATANKUASA PEMANDU

FASILITATOR FASILITATOR

KETUA KETUA KETUA KETUA

AHLI AHLI AHLI AHLI AHLI AHLI


JAWATANKUASA PEMANDU

Badan Tertinggi di Peringkat Organisasi

Dipengerusikan oleh Ketua Eksekutif Organisasi, manakala ahli-ahlinya terdiri dari Ketua Jabatan, Wakil Pekerja dan Fasilitator

FUNGSI : Bertanggungjawab terhadap penubuhan dan kemajuan ICC Peringkat organisasi dengan:

a. Mendapatkan sokongan

b. Peruntukan kewangan

c. Menentukan objektif bagi KIK


FASILITATOR / PEMUDAHCARA

FasilitatorFasilitator adalah terdiri daripada pegawai kanan atau anggota yang dipiliholeh Jawatankuasa Pemandu KIK

• Peranan Fasilitator:1 Berhubung dengan semua peringkat pengurusan serta mendapat sokongan dan bantuan mereka2 Memberi latihan kepada ketua-ketua kumpulan dan membantu melatih ahli-ahli kumpulan apabila diperlukan3 Mengekalkan suasana yang terbuka dan menyokong4 Memastikan kumpulan menumpukan aktiviti-aktiviti mereka terhadap projek yang berkaitan dengan kerja mereka5 Sebagai perantara dalam mengekalkan keharmonian kumpulan6 Sebagai pakar rujuk kepada kumpulan7 Mengesan dan memastikan kemajuan kumpulan


KETUA KUMPULAN

Ketua kumpulan adalah terdiri daripada anggota yang dipilih oleh ahli-ahliKIK

• Peranan Ketua Kumpulan:1 Melatih ahli-ahli mengenai teknik penyelesaian masalah/ penambahbaikan/penciptaan baru dengan bantuan fasilitator di mana perlu2 Bertanggungjawab terhadap kelancaran aktiviti -aktiviti kumpulan dan memupuk semangat kerjasama dan harmoni3 Membantu kumpulan menyimpan rekod dan membuat persediaan bagi persembahan pengurusan4 Mengelola dan mempengerusi mesyuarat dengan teratur dan berkesan5 Menunjukkan minat dan sokongan kepada kumpulan6 Menggalakkan pekerja-pekerja lain menjadi ahli7 Membantu menyelesaikan masalah-masalah ahli8 Menguatkuasakan disiplin bekerja secara berkumpulan


• Peranan Ahli-Ahli KIK:1.Menghadiri mesyuarat secara tetap dan tepat pada waktunya2. Menumpukan usaha menyempurnakan projek kumpulan3. Mengenal pasti projek, menyumbangkan idea, menjalankan kajian, melaksanakan cadangan-cadangan penyelesaian dan penambahbaikan serta memantau keberkesanan pelaksanaan projek4. Mengambil bahagian semasa persembahan pengurusan berdasarkan pembahagian tugas yang telah ditetapkan

Ahli Kumpulan


Kaedah Perlaksanaan Aktiviti KIK

Nama Projek : Penubuhan KIK

Jangkamasa : 8 - 9 bulan

Fasa Aktiviti Jangkamasa

1

Plan

Penubuhan Jawatankuasa Pemandu KIK Perlantikan Pemudahcara KIK Bengkel KIK Untuk Pengurusan Latihan KIK untuk pemudahcara Pembentukan Kumpulan KIK

1 bulan

2

Do

Perlaksanaan Projek KIK secara “company – wide “ 6 bulan

3

Check

Menilai projek IKIK dari aspek cadangan dan impak projek kepada syarikat menerusi persembahan KIKdi peringkat Pengurusan

1 bulan

4

Action

Penganjuran Konvensyen IKIK Dalaman Menyertai Konvensyen KIK samada peringkat Mini,

Wilayah dan Kebangsaan anjuran MPC & IPTA

1 bulan


KITARAN PDCA - PENDEKATAN 4 FASA

RANCANG

LAKSANAMEMERIKSA

BERTINDAK

PLAN

DOCHECK

ACTION


- Pembahagian tugas- Mengenal pasti masalah- Pemilihan tema- Definasi masalah- Penetapan target- Mencari sebab & punca masalah- Mengumpul data

- Tindakan

- Tindakan penyeragaman- Pengenalan arahan kerja- Tindakan pengawalan- Rancangan masa depan

- Pengumpulan data- Tindakan pembetulan- Penilaian tindakan

Tatacara Pengendalian KumpulanTatacara Pengendalian KumpulanTatacara Pengendalian KumpulanTatacara Pengendalian Kumpulan


PERBANDINGANKEPUTUSAN

77

MEMANTAUKEPUTUSAN

88

PENYERAGAMAN 99

MODEL PROSES MENYELESAIKAN MASALAH

KENALPASTI MASALAH

11

PEMILIHAN22

ANALISA PUNCA

DEFINASI MASALAH33

MENGANALISA MASALAH

44

KEMUKA CADANGAN PENYELESAIAN

55 LAKSANA CADANGAN PENYELESAIAN

66


KEGUNAAN 7 ALAT QCKEGUNAAN 7 ALAT QC

ALAT KEGUNAAN

1.KERTAS SEMAK MEMUDAHKAN PENGUMPULAN DATA & LEBIH SITEMATIK

2.GAMBARAJAH SEBAB MENERANGKAN SEBAB-SEBAB BERLAKUNYA & AKIBAT MASALAH

3.G.RAJAH PARETO MENGKELASKAN MASALAH KUALITI MENGIKUT KEPENTINGANNYA

4. GRAF DAN CARTA MEMBERI GAMBARAN YANG JELAS DAN MUDAH DIFAHAMI KEPADA DATA YANG DIKAJI

5. HISTOGRAM MENUNJUKKAN TABURAN BAGI SESUATU DATA

6.CARTA KAWALAN MENILAI DAN MENGEKALKAN KESTABILAN SESUATU PROSES

7.G.RAJAH SEBARAN UNTUK MENDAPATKAN GAMBARAN PERHUBUNGANANTARA SEBAB DAN AKIBAT SESUATU MASALAH


PRINSIP ASAS KIK

• Memajukan pekerja• KIK bebas disertai• Pekerja saling tolong-menolong• Projek usahasama• Latihan disediakan• Dayacipta digalakkan• Projek ada kaitan dengan bidang kerja sendiri• Sokongan pengurusan• Kesedaran mengenai kualiti & penambahbaikan berterusan•Plan strategi universiti


FAEDAH KIK - PENJIMATAN KOS TERKUMPUL 2004-2007)

TAHUNTAHUN BIL. ICC BIL. ICC MENYERTAI *MENYERTAI *

(KUMPULAN)(KUMPULAN)

PENJIMATAN PENJIMATAN KOS (RM)KOS (RM)

KUMULATIF KUMULATIF PENJIMATAN PENJIMATAN

KOS (RM)KOS (RM)

20042004 110110 55 JUTA55 JUTA 55 JUTA55 JUTA




* Konvensyen ICC peringkat kebangsaan anjuran NPC


Contoh Penjimatan : Projek Penambahbaikan

Tajuk Projek Pencapaian

Mengurangkan Bilangan Tindakan Aduan Awam Melebihi 14 Hari

Mengurangkan aduan dari 6917 kepada 1626 dalam

tempoh 14 hari

Mengurangkan Tempoh Bayaran Kepada Kontraktor dan Pembekal

kepada 14 hari

Mengurangkan tempoh bayaran dari 21 hari kepada

7 hariMengurangkan prosedur dari

10 kepada 8 langkah

Menyelesaikan Aduan Kutipan Sampah & Kerja-Kerja Pembersihan di Wilayah

Persekutuan Kuala Lumpur

Meningkatkan 50% Notice to Correct (NTC) dalam masa

24 jam

Mengatasi masalah kerosakan jalan akibat lubanggali yang tidak

dibaikpulih dengan sempurna oleh syarikat utiliti

Penjimatan kos sebanyak RM375,000.00

Penjimatan masa sebanyak 4 hari

Mempertingkatkan Sistem Aduan Penyelenggaraan di Jabatan

Pengurusan Perumahan

82 % peningkatan dalam penyelesaian aduan

ORGANISASI : DBKL


AgensiAgensi SebelumSebelum SelepasSelepas

PTD Kuala TrengganuPTD Kuala Trengganu - Proses Pembayaran Baucer- Proses Pembayaran Baucer- Proses Pencarian Maklumat Proses Pencarian Maklumat PelangganPelanggan- Kelulusan Permohonan Tanah Kelulusan Permohonan Tanah (Individu)(Individu)- Pengurusan Program Bantuan Pengurusan Program Bantuan RumahRumah- Kelulusan Permohonan Kelulusan Permohonan Perintah Perintah Pindah MilikPindah Milik

7 hari7 hari

60 hari60 hari

7 bulan7 bulan

30 hari30 hari

12 bulan12 bulan

3 hari3 hari

14 hari14 hari

2 bulan2 bulan

14 hari14 hari

6 bulan6 bulan

Contoh Pencapaian Program Kecemerlangan Organisasi


•BERKOMUNIKASI

•BERBAHASA (LISAN & BERTULIS)

•MENYELESAIKAN MASALAH

• BERFIKIR

•MENGGUNA ALAT QC

•BERCAKAP

•MEMIMPIN

•IT

•INTERPERSONAL

•INTRAPERSONAL

•KENDIRI (KONSEP DIRI)

•BERKOMUNIKASI

•BERBAHASA (LISAN & BERTULIS)

•MENYELESAIKAN MASALAH

• BERFIKIR

•MENGGUNA ALAT QC

•BERCAKAP

•MEMIMPIN

•IT

•INTERPERSONAL

•INTRAPERSONAL

•KENDIRI (KONSEP DIRI)

Self: -analysis, understanding, -awareness, -knowledge, motivation, -encouragement, -starting, -studying, -training, -advising, -asking, -checking, -exercising, -answering, -esteem -convincing, -respect, -control, -improvement, -reward, -satisfaction, -recognition, -believe, -confidence, etc.

Analitikal, Kritikal, Teknikal, Projektif, Kreatif, Konstruktif, Sistematik, Positif, Negatif, Intuitif, Emotif, Objektif, Logikal, Lateral, dll.

FAEDAH –FAEDAH LAIN : FAEDAH –FAEDAH LAIN :

UniMAP BERKUALITI , SISWAZAH TERPUJI22

CONTOH PROJEK PENAMBAHBAIKAN :

Mempertingkatkan Sistem Aduan Penyenggaraan

Di Jabatan Pengurusan PerumahanDBKL


CARTA PERBATUANKONVENSYEN KUMPULAN INOVATIF & KREATIF PERINGKAT UniMAP

BIL AKTIVITI TARIKH 2012

MEI JUN JULAI

Mesyuarat

1Mesyuarat Ketua KIK UniMAP 16/05/2012





*Waktu mesyuarat pada jam 10.00 pagi.

Aktiviti

1

Penyerahan ringkasan laporan projek & slaid power point 02/07/2012

2

Proses undian giliran persembahan di MPC 05/07/2012

3

Majlis Konvensyen ICC/MPC Peringkat Utara 18/07/2012


#1: PEMBANGUNAN

DIRI

#3: AKTIVITI BERKUMPULAN

#2: PENYERTAAN SEMUA ORANG

#4: BERSIFAT SUKARELA (“ “ & “ “)

8 PERKARA PENTING/ASAS YANG PERLU DIFAHAMI TENTANG AKTIVITI ICC


#6: MENGGUNAKAN TEKNIK QC

8 PERKARA PENTING/ASAS YANG PERLU DIFAHAMI TENTANG AKTIVITI QCC

#5:


#7: PEMBANGUNAN BERSAMA

#8: KESEDARAN Q, KESEDARAN MASALAH & KESEDARAN PENAMBAHBAIKAN

PEKERJAMAJIKAN

8 PERKARA PENTING/ASAS YANG PERLU DIFAHAMI TENTANG AKTIVITI QCC


UALITI adalah teras penghidupan setiap Muslim sejati, sesuai dengan Hadis Rasulullah S.A.W yang bermaksud; “muslim sejati diibarat seekor lebah. Apabila makan,hanya makan sesuatu yang baik (makanan berkualiti) dan apabila lebah mengeluarkan sesuatu, yang dikeluarkannya itu juga baik (berkualiti) , yakni madu yang manis dan segar , malah menjadi ubat kepada manusia …”

K


TAMAT

MS

IS

O 9

001:2

008

unimap berkualiti, siswazah terpuji ms iso 9001:2008 satu pengenalan kepada kumpulan inovatif &...

Documents