konvensyen icc wilayah pantai timur 26-27 julai 2010

KONVENSYEN ICC WILAYAH PANTAI TIMUR

26-27 JULAI 2010

SELAMAT DATANG KE

PERPUSTAKAAN, UNIVERSITI MALAYSIA PAHANG, LEBUHRAYA TUN RAZAK, 26300 GAMBANG KUANTAN PAHANG

ABSTRAK PROJEK

TAJUK PROJEK: BOOKDROP YANG GAGAL PROSES PEMULANGAN BUKU RINGAN PENJIMATAN KOS: RM25,000.00

Perpustakaan UMP mula menggunakan sistem RFID pada bulan Februari 2009. Pada Jun 2009 sistem bookdrop diperkenalkan untuk pemulangan buku 24 jam. Bookdrop diletakkan di luar perpustakaan dan beroperasi bersama dengan sistem RFID. Setelah diaplikasikan penggunaan bookdrop didapati ia tidak dapat memproses semua jenis buku terutamanya buku ringan. Ini mengakibatkan pengguna didenda akibat kelewatan pemulangan buku di bookdrop.

Permukaan papan gelongsor pada bookdrop yang licin dan kurang sesuai menyebabkan sensor tidak dapat mengesan tag RFID pada buku-buku ringan. Buku-buku ringan melalui papan gelongsor lebih laju berbanding buku-buku berat.

Menggunakan karpet pada permukaan papan gelongsor untuk mengurangkan kelajuan.

LATAR BELAKANG MASALAH

KREATIVITI /INOVASI

2

UNIVERSITI MALAYSIA PAHANG

LOKASI UMPPENGENALAN

3

1999 – Universiti Teknologi Malaysia Kampus Cawangan Pahang (UTM-KCP)2002 – Kolej Universiti Kejuruteraan dan Teknologi Malaysia (KUKTEM)2007 – Universiti Malaysia Pahang (UMP)

SEJARAH

1. Fakulti Kejuruteraan Elektrik & Elektronik2. Fakulti Sistem Komputer & Kejuruteraan Perisian3. Fakulti Kejuruteraan Mekanikal4. Fakulti Kejuruteraan Awam & Sumber Alam5. Fakulti Kejuruteraan Kimia & Sumber Asli6. Fakulti Kejuruteraan Pembuatan & Pengurusan

Teknologi7. Fakulti Sains & Teknologi Industri8. Pusat Pengajian Bhasa Moden & Sains Kemanusiaan9. Pusat Pengurusan Teknologi

Fakulti & Pusat Kecemerlangan

Universiti Malaysia Pahang (UMP) merupakan IPTA ke-16 di Malaysia.Dahulunya dikenali sebagai Kolej Universiti Kejuruteraan & Teknologi Malaysia (KUKTEM)

Misi

• Kami menyediakan pendidikan teknikal bekualiti tinggi melangkaui kehendak pihak berkepentingan dengan menawarkan program akademik yang cemerlang melalui persekitaran kondusif bagi menggalakkan kreativiti dan inovasi

Visi • Menjadi universiti teknikal berteraskan kompetensi bertaraf dunia

LATAR BELAKANG UMPPENGENALAN

34

CANSELOR

LPU SENAT

NAIB CANSELOR

PEJ. NB. CANSELOR-UNIT PERUNDANGAN- UNIT AUDIT DALAM

TNC [A&A]

TNC [P&I]

DEKAN [JHEPA]

PENDAFTAR

BENDAHARI

KETUA PUSTAKAWAN

DEKAN FAKULTI

PENG. PUSAT PERKHIDMATAN

SOKONGANPEJABAT TNC

PPJKA

-PEJABAT TNC -UIC-CENFED-P. PENYELIDIKAN-COE

- JABATAN HEP - PUSAT KOKURIKULUM

- BHG. SUMBER MANUSIA

- PENGURUSAN AKADEMIK

-BHG. KESELAMATAN

JAB. BENDAHARI JAB. PERPUSTAKAAN

- FKKSA - FKPPT- FKASA - FKM- FSKKP - PBMSK-FSTI - PPS

- JPPH - PTMK- PPKPK - PUSAT SUKAN- PEJ. ANTARABANGSA- PIPI-P. KESIHATAN PELAJAR

CARTA ORGANISASI UMP

KAMI DI SINI

PENGENALAN

5

TIMBALAN KETUA PUSTAKAWAN S48

UNIT SIRKULASI

UNIT RUJUKAN

UNIT MULTIMEDIA

UNIT AUTOMASI

TIMBALAN KETUA PUSTAKAWAN S48

BAHAGIANPERKHIDMATAN

MAKLUMAT

BAHAGIANPENGURUSAN

MAKLUMAT

BAHAGIANPENGURUSAN

ILMU

UNIT PEROLEHAN

UNIT PROSESTEKNIK

UNIT BERSIRI &DOKUMEN

UNIT KM PROGRAMS

UNIT KMINFRA / TOOLS

UNIT KOLEKSI KHAS

KETUA PUSTAKAWAN S54SETIAUSAHA

BAHAGIAN PENTADBIRAN

SUMBER MANUSIA

UNIT PENTADBIRAN

UNIT KEWANGAN

PERPUSTAKAAN UMP

PEKAN

CARTA ORGANISASI PERPUSTAKAANPENGENALAN

6

VISI & MISI JABATAN

VISI“Menjadi sebuah perpustakaan

universiti teknikal bertaraf dunia berkonsepkan

pengurusan ilmu”. MISI “Mewujudkan budaya perkongsian ilmu

melalui aplikasi teknologi terkini secara kreatif dan inovatif dalam menyokong program pendidikan, pengajaran dan pembelajaran, penyelidikan dan perundingan ke arah organisasi pembelajaran.”

PENGENALAN

67

Kami bertekad dan beriltizam akan menumpukan seluruh tenaga dan usaha untuk memberikan perkhidmatan yang berkualiti kepada semua pelanggan kami. Kami berikrar akan melaksanakan perkara-perkara seperti berikut :

Menyediakan kemudahan perkhidmatan, koleksi yang terkini, peralatan yang lengkap dan suasana yang kondusif;

Mengamalkan perkhidmatan mesra pelanggan; dan

Mengadakan program pengurusan ilmu dan pendidikan pengguna secara berterusan.

Piagam Pelanggan

DASAR PIAGAM PELANGGANPENGENALAN

8

PROSES PENYUSUNAN BUKU DI RAK

PROSES PEMBELIAN BUKU

OLEH UNIT PEROLEHAN

PROSES KATALOG BUKU UNIT

PENGKATALOGAN

PROSES PEMINJAMAN BUKU

DI KAUNTER

PROSES PEMINJAMAN DI

SELF CHECK KIOSK

PROSES PEMULANGAN DI

KAUNTER @ BOOKDROP

1 2 3

445

MU

LACARTA ALIR KERJA DI

PERPUSTAKAANPENGENALAN

9

Nama kumpulan: eLIBTarikh ditubuhkan : 25 Mei 2009Tarikh pemilihan nama : 3 Julai 2009Jumlah ahli : 6 orangAlamat : Perpustakaan,

Universiti Malaysia Pahang Lebuhraya Tun Razak, 26300 Gambang, Kuantan, Pahang Darul Makmur

Bilangan projek : Satu(1)Penyertaan dalam KIK : Kali pertama (2009)Pencapaian : 1. Johan KIK Peringkat UMP 2009;

2. Persembahan Terbaik (Kategori Teknikal) Konvensyen KIK Peringkat IPTA (18-20 Februari 2010); 3. Anugerah Emas & Anugerah The Most Promising Innovative And Creative Circle, Mini Konvensyen ICC Wilayah Timur 2010

C 2010

BIODATA eLIBPENGENALAN

10

http://www.facebook.com/photo.php?pid=580483&id=1646423223

CARTA ORGANISASI eLIB

FASILITATORDzull Zabarrod Ahmad

AHLINorsaini Abdul Samat

AHLIMuhd. Firdaus b. Jaini AHLI

Shamsor Masra

AHLIAzian Abdul Rahman

SETIAUSAHAMohd. Fauzi Mohamed

KETUA KUMPULANSiti Aishah Ghani

PENGENALAN KUMPULANPENGENALAN

11

Jawatan Unit Tarikh berkhidmat

di UMP

Pencapaian akademik

Kepakaran/Kekuatan

DzullTimb. Ketua Pustakawan (S48)

Pengurusan ilmu

1 April 2004 Sarjana Sains Pengurusan Maklumat

Fasilator KIK Perpustakaan, Cetusan idea

Aishah

Pustakawan Kanan (S44)

Sirkulasi 16 Ogos 2004

Sarjana Sains Perpustakaan & Maklumat

Ketua Kumpulan, Analisis data, Persembahan

Fauzi

Pembantu Perpustakaan (S17)

Pengkatalogan

03 September 2007

STPM S/U, MS Powerpoint, Word

Azian

Timb. Ketua Pustakawan (S48)

Rujukan 2 April 2001 Sarjana Sains Pengurusan Maklumat

Cetusan idea, Analisis Data

Saini


Sirkulasi 11 Julai 2005

SPM MS Powerpoint, Word, Pengumpulan data

Firdaus


Sirkulasi 01 Ogos 2007

SPMV Pengetahuan teknikal, Pengumpulan data

Sham


Sirkulasi 05 September 2007

SPM Pengumpulan maklumat, Persembahan

AHLI KUMPULAN & KRITERIA PEMILIHANPENGENALAN

12

Pemilihan nama eLIB sebagai nama kumpulan secara umumnya memberi gambaran :

Apabila bergabung menunjukkan kumpulan eLIB mendokong perpustakaan ke arah menjadi organisasi yang memberi perkhidmatan yang cekap dan efisyen kepada pelanggan berlandaskan sistem elektronik.

e

LIB

electronic

LIBrary

Putih: Simbol usaha murni dan iltizam kumpulan dalam menyelesaikan masalah

Biru: Kerjasama dan perpaduan ahli eLIB untuk mencapai kejayaan dalam menjayakan inovasi dan usaha bagi menyelesaikan masalah secara paling efisyen

Hijau: Ketenangan suasana di perpustakaan yang merupakan wadah ilmu bagi warga UMP khususnya

e • Excellent

L • Leadership

I • Intelligent

B • Brainstorming

RASIONAL LOGOPENGENALAN

13

1. PENGENALAN TATACARA PENGENDALIAN KUMPULAN

14

Panggilan mesyuarat/perjumpaan dibuat secara atas talian (appointment di

ecommunity UMP)eLIB memohon kebenaran daripada Ketua Jabatan agar perbincangan selama 2 jam setiap hari Jumaat pada waktu pejabat.

LULUS

SURAT KELULUSAN MESYUARAT

Bulan /Nama Mei Jun Jul Ogos Sept Okt Nov Dis Jumlah

Aishah 1 0 2 2 3 4 2 2 16

Fauzi 1 1 2 2 3 3 2 2 16

Azian 1 1 2 2 3 3 2 2 16

Firdaus 1 1 2 2 3 4 2 2 17

Saini 1 1 2 2 3 3 2 2 16

Sham 1 1 2 1 3 4 2 2 16

Jumlah 6 5 12 11 18 21 12 12 97

Jumlah kehadiran penuh : 17 minggu x 6 orang = 102Jumlah kehadiran sebenar : 97

Peratus kehadiran = 97 102

100% = 95.1%

95.1%

4.9%

Hadir Tidak Hadir

JADUAL MESYUARAT & PERJUMPAAN eLIB 2009

TATACARA PENGENDALIAN KUMPULAN

15

Sebarang pemakluman & tindakan segera mesyuarat ditulis di ruang kerja eLIB yang ditempatkan di Unit Sirkulasi.

1. PENGENALAN TATACARA PENGENDALIAN KUMPULAN

16

40%

20%

20%

20%Shif petangBertugas diluar UMPBercuti Bertugas di kampus Pekan

Edaran minit mesyuarat kepada ahli

Sebab Ahli eLIB tidak hadir mesyuarat

Bil. AktivitiAhli Kumpulan

1 Kenalpasti masalah

2 Memilih masalah

3 Kumpul & analisa data

4 Analisa Punca

5 Sasaran/ Matlamat

6 Cadangan Penyelesaian

7 Persembahan penyelesaian

8 Pelaksanaan Cadangan

9 Kumpul Data Pelaksanaan

10 Analisa Data

11 Menilai pencapaian

12 Penyeragaman 13

Analisa faedah

14 Pemantauan

MATRIK AGIHAN TUGAS

PETUNJUK :

= Tidak terlibat secara langsung = Terlibat

TATACARA PENGENDALIAN KUMPULAN

D

P

C

A17

KITARAN PDCA

PLAN

DO

PEMILIHAN MASALAH

CHECK

ACTIONANALISA PUNCA MASALAH

PEMANTAUAN KEPUTUSANPENYERAGAMANANALISA FAEDAH

PELAKSANAAN CADANGAN

DEFINASI MASALAH

CADANGAN PEYELESAIAN

ANALISA DATA PENGAWALAN KEPUTUSAN

PERANCANGAN

DR. EDWARDS DEMING

18

BULAN & MINGGUAKTIVITI JULAI 2009

OGOS 2009

SEPT. 2009

OKT. 2009

NOV2009

DIS2009

1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 5

PLAN

MENGENALPASTI MASALAH

MEMILIH MASALAH & DEFINISI MASALAH

KUMPUL DAN ANALISA DATA AWAL

CADANGAN PENYELESAIAN

DO

KELULUSAN PIHAK PENGURUSAN

PELAKSANAAN CADANGAN

MENGUMPUL DATA PELAKSANAAN

CHECK

ANALISA DATA PELAKSANAAN

PENGAWALAN KEPUTUSAN

ACTION

PERSEMBAHAN KEPADA PENGURUSAN

PEMANTAUAN

PENYERAGAMAN

ANALISA FAEDAH

PELAKSANAANPERANCANGAN

PERANCANGAN

CARTA PERBATUAN PROJEK JULAI-DISEMBER 2009

Kejayaan projek dalam tempoh 3 bulan (Sept-Nov)

19

Bil. MASALAH JUSTIFIKASI PENCADANG

1. Rekod pembayaran buku dalam sistem tidak sekata

- Sistem yang berbeza yang digunakan oleh Perpustakaan (sistem Virtua) dan Bendahari (sistem IMS) menyebabkan pihak perpustakaan tidak dapat melihat status pembayaran invois tersebut secara automatik apabila vendor bertanyakan status pembayaran invois mereka.- Integrasi hanya melibatkan pangkalan data Virtua dan IMS, tetapi tidak melibatkan antaramuka sistem aplikasi.

2.Rekod proses teknik bahan dibuat secara manual. -Rekod ditulis di buku log penggunaan tenaga dan masa.

-Perlu buku log yang banyak-Ruang untuk simpanan buku log

3.Duplikasi pesanan buku di Perolehan -Sistem integrasi VIRTUA yang tidak accurate disamping staf yang

kurang mahir menggunakan sistem baru menyebabkan pesanan buku dilakukan dua kali.

4.Pengguna tidak dapat membuat peminjaman di “Self check kiosk’

-Smart card pengguna tidak diaktifkan- Pengguna tidak tahu cara yang betul menggunakan kios peminjaman buku

PEMILIHAN MASALAH SENARAI MASALAH

20

Bil. MASALAH JUSTIFIKASI PENCADANG

5.Book drop yang gagal proses pemulangan

buku ringan

- Terdapat buku yang gagal proses pemulangan di bookdrop.- Kegagalan proses pemulangan akan meningkat apabila network yang perlahan pada masa-masa tertentu.- Pengguna terpaksa merujuk kepada kaunter apabila buku gagal diproses & ini menyebabkan lebih banyak masa dihabiskan oleh staf untuk menyemak serta memberi penerangan kepada pengguna.

6.Duplikasi rekod pada

tag RFID Satu tag terdapat dua rekod bahan menyebabkan kegagalan membuat peminjaman oleh pengguna & staf di Unit Katalog perlu rewrite.- Pembaziran masa

7.Kurangnya bilangan

pengguna ke perpustakaan

- Lokasi perpustakaan yang jauh dari kediaman pelajar serta kurangnya fasiliti sokongan seperti kantin selepas waktu pejabat.-Kurang penyampaian maklumat kepada pengguna

8. Kesukaran menyemak bahan e-book

Sudah ada penyelesaian tetapi akan menyebabkan proses kerja staf bertambah iaitu dengan mewujudkan bib rekod.

PEMILIHAN MASALAH SENARAI MASALAH

21

NO SENARAI MASALAHTAHAP

KRITIKAL

TAHAP KEUPAYAA

NJUMLA

H

1. Rekod pembayaran buku dalam sistem tidak sekata

9 4 13

2. Rekod proses teknik bahan dibuat secara manual.

8 3 11

3. Duplikasi pesanan buku di Perolehan

4 2 6


8 8 16

5. Book drop yang gagal proses pemulangan buku ringan

9 10 19

6. Duplikasi rekod pada tag RFID 8 9 17

7. Kurangnya bilangan pengguna ke perpustakaan

4 6 10

8.Kesukaran menyemak bahan e-book 7 2 9 2 -

KU

RA

NG

K

RIT

IKA

L

SA

NG

AT

KR

ITIK

AL

KEUPAYAAN TINGGI

KEUPAYAAN RENDAH

|0

|1

|2

|3

|4

|5

|6

|7

|8

|9

|10

4 -

3 -

1 -

0 -

10-

9-

8 -

6 -

5

6

4

32

1

1-3KURANG

PENTING

4-6PENTI

NG

7-10SANGAT

PENTING

SENARAI PENDEK KAEDAH UNDIAN

7

8

7 -

PEMILIHAN MASALAH

22

SKALA MARKAH

Berdasarkan PLOT GRAF, 3 senarai pendek seperti di bawah:

NO. MASALAH PENCADANG


5.Book drop yang gagal proses

pemulangan buku ringan

6.Duplikasi rekod pada tag RFID

PEMILIHAN MASALAH

23

0%

5%

10%

15%

20%

25%

30%

Tidak tahu (tiada manual penggunaan)

Smar Card' tidak berfungsi

Masalah dengan status peminjaman

Tidak tahu kewujudan Self Check Kiosk

Faktor penggunatidak menggunakan Self Check Kiosk

7 %

17 %

27 %

10 %

Survey ke atas penggunaan Self Check Kiosk mengikut kategori

Staf

Pelajar

43 %57 %

Masalah 4 Pengguna tidak dapat membuat peminjaman buku di “Self check kiosk’

Definisi Masalah Kios peminjaman buku diwujudkan agar mengurangkan pengguna beratur di kaunter. Disebabkan beberapa faktor seperti masalah rekod pengguna, smart card pengguna tidak diaktifkan dan pengguna tidak tahu cara yang betul menggunakan kios peminjaman buku menyebabkan mereka gagal membuat peminjaman.

Kekerapan Purata 10 sehari

Sumber Data Pemerhatian dan survey

Implikasi Masalah Berlarutan

-Keyakinan pengguna akan menurun terhadap sistem yang baru digunakan.-Aduan daripada pengguna.-Petugas kaunter tidak dapat memfokuskan kepada tugasan mereka apabila banyak aduan.

SENARAI PENDEK & PENERANGAN MASALAH

N=30

N=30

PEMILIHAN MASALAH

24

Masalah 5 Bookdrop yang gagal proses pemulangan buku ringan

Definisi Masalah -Buku-buku ringan yang dipulangkan di Bookdrop gagal dikesan oleh sistem check-in.-Akibatnya, buku tersebut masih berstatus sedang dipinjam dan denda dikenakan sekiranya tempoh peminjamannya telah berlalu.

Kekerapan 116 buah buku seminggu

Sumber Data Rekod pemulangan bahan di Bookdrop (sistem RFID)


Keyakinan pengguna terhadap sistem RFID akan menurun, sekaligus menggagalkan budaya pemulangan buku melalui Bookdrop yang cuba diterapkan oleh perpustakaan. Peminjam pula tidak dapat memulangkan buku 24 jam sehari tanpa menggunakan Bookdrop.

Minggu 1 (8-14 Jun)

Minggu 2 (15-21 Jun)

Minggu 3 (22-28 Jun)

020406080

100120140 131 122

97

Jumlah Buku Gagal Check in di Bookdrop

PEMILIHAN MASALAH


Sumber: Unit Sirkulasi

25

Masalah 6 Duplikasi rekod pada tag RFID

Definisi Masalah

Terdapat 2 rekod bahan pada satu tag menyebabkan:-Kegagalan peminjaman bahan apabila di kaunter-Jika peminjaman pada ‘shelf check kiosk’ berjaya tetapi security gate akan berbunyi kerana transaksi untuk 1 rekod sahaja.-Pengguna terpaksa menunggu staf di Unit Katalog ‘rewrite’ bahan untuk peminjaman.

Kekerapan Purata - 42 tag seminggu

Sumber Data Statistik RFID Maintenance di Unit Katalog


-Pembaziran staf kerana seorang staf dikhususkan untuk ‘rewrite’ tag yang bermasalah.-Aduan pengguna akan meningkat.

Minggu 1 (11-15 Mei)



0

10

20

30

40

50

6050

43

32

Jumlah Duplikasi Rekod Pada Tag RFID

PEMILIHAN MASALAH


26

Masalah Berkaitan dengan Pengguna

PeningkatanKos

Imej Jabatan

Matlamat kumpulan

Jumlah Ranking

Pengguna tidak dapat membuat peminjaman buku di Self Check Kiosk

22 2

Bookdrop yang gagal proses pemulangan buku ringan

36

Duplikasi rekod pada tag RFID 8 3

Medium=3

Weak=1

Strong = 9

4

5

6

PEMILIHAN MASALAH

1

MATRIK DIAGRAM

27

Tema ProjekKe arah meningkatkan kepuasan pelanggan

Tema projek berkait rapat dengan

piagam pelanggan iaitu:

Menyediakan kemudahan

perkhidmatan, koleksi yang terkini,

peralatan yang lengkap dan

suasana yang kondusif;

PEMILIHAN MASALAH

‘Bookdrop’ yang gagal proses pemulangan buku

ringan

TAJUK MASALAH YANG DIPILIH

28

1. Aduan daripada pengguna mereka telah memulangkan buku di Bookdrop tetapi status di iportal masih dalam peminjaman.

PEMILIHAN MASALAH RASIONAL PEMILIHAN PROJEK

Iportal: sistem yang

mengandungi rekod

pengguna

http://iportal/ump.edu.my

Borang aduan yang diserahkan di kaunter Sirkulasi

29

http://iportal/ump.edu.my

2. Pengguna tidak boleh renew (memperbaharui) bahan dan tidak boleh request bahan lain jika ada overdue


Proses renew online

Sebab-sebab pengguna tidak boleh renew atau

melanjutkan tempoh peminjaman.

Sekiranya pengguna mempunyai overdue bahan atau denda check

box tidak akan terpapar untuk renew

Contoh

30

3. Memastikan kepuasan pengguna dan staf meningkat ke atas fasiliti serta sistem RFID yang baru sahaja digunakan.


Selari dengan Pekeliling Perkhidmatan Bil 5 Tahun 2007 agar memastikan jaminan kualiti perkhidmatan atau produk yang

dijanjikan dipatuhi setiap masa.

31

4. Membudayakan penggunaan Bookdrop di kalangan pengguna


Bookdrop digunakan pada Jun 2009. Jumlah pemulangan di Bookdrop hanya

25.3% dari jumlah pemulangan 2030 naskhah .

Sekiranya jumlah pemulangan meningkat di bookdrop, petugas di kaunter dapat memberi tumpuan pada perkhidmatan

lain.

Perkhidmatan di kaunter:i.Peminjaman & pemulangan

ii. Tempahan makmal komputeriii. Prabayar mesin mencetak dan

fotokopi.iv.Tempahan bilik diskusi

v.Urusan dendavi.Aduan penggunavii. Loker berkunci 32

Menyediakan kemudahanperkhidmatan

, koleksi yang terkini, peralatan yang lengkap dan suasana kondusif;

Mengamalkan perkhidmatan mesra

pelanggan

PIAGAM PELANGGAN

Mempertingkatkan mutu kemudahan yang

sedia ada untuk keperluan dan

kepuasan

BIDANG TUGAS UNIT SIRKULASI

Mewujudkan budaya perkongsian ilmu melalui aplikasi teknologi terkini

secara kreatif dan inovatif dalam menyokong

program pendidikan, pengajaran dan pembelajaran,

penyelidikan dan perundingan ke arah

organisasi pembelajaran

MISI JABATAN

Kegagalan buku check in menggunakan

Bookdrop

PERMASALAHAN

Pengubahsuaian ke atas Bookdrop bagi mengurangkan

kegagalan buku check in….

PENAMBAHBAIKAN

PROJEK KAMI

33


5. Hubungkait Masalah dengan Misi Jabatan

Memastikan Bookdrop dapat

berfungsi dengan baik bagi menjadikan

perkhidmatan perpustakaan lebih canggih dan efisyen,

setanding perpustakaan universiti lain

Membudayakan pemulangan buku

melalui bookdrop di perpustakaan UMP

Meningkatkan imej jabatan

PERANCANGA

NOBJEKTIF PROJEK

34

SURAT PERMOHONAN

PERANCANGA

NSURAT KELULUSAN TAJUK PROJEK

35

eLIB memohon surat kepada Ketua Pustakawan untuk kelulusan

ISTILAH DIGUNAKAN

• Check out = Peminjaman buku• Check in = Pemulangan buku• Renew = Pembaharuan pinjaman• Overdue = Buku yang melebihi tempoh peminjaman • Request = Tempahan bahan melalui iportal

bagi bahan yang dalam peminjaman

pengguna lain • iportal = Sistem pencarian serta rekod pengguna atas talian • RFID = Radio Frequency Identification

PERANCANGA

N

PAPARAN UTAMA IPORTAL UNTUK PENGGUNA

MENYEMAK REKOD MEREKA

http://iportal.ump.edu.my

Istilah-istilah di atas digunakan untuk projek ini dan juga digunakan dalam

perkhidmatan kepada pengguna perpustakaan UMP

36

BOOK DROPKiosk pemulangan buku yang komponennya

terdiri dari ruang memasukkan buku, papan gelongsor, sensor RFID di hujung sebelah bawah papan gelongsor, bin atau bekas buku yang mempunyai spring di tengah dan berbentuk segi empat tepat.

Pandangan hadapan Book Drop

Papan gelongsor

Bin atau bekas buku

Sensor di bahagian bawah papan

gelongsor

WHAT ?

PERANCANGA

NDEFINISI 5W 1H

37

WHAT ?

Sensor pada Bookdrop tidak dapat mengesan data pada buku ringan yang beratnya kurang atau sama dengan 236.87gm

Contoh buku ringan

KEGAGALAN MEMPROSES BUKU RINGAN

PERANCANGA

NDEFINISI 5W 1H

Sensor pada papan gelongsor

38

RFID TAG Tag yang diletakkan pada setiap buku

yang mengandungi data buku dan ia akan dikesan oleh sensor RFID apabila proses pemulangan.

Sensor di bawah papan gelongsor untuk mengesan RFID tag pada buku-buku yang dipulangkan melalui bookdrop.

SENSOR

WHERE ? BOOKDROP Kiosk pemulangan buku di luar

bangunan perpustakaan

DEFINISI 5W 1H PERANCANGA

N

39

WHEN ? Semasa berlaku

proses pemulangan buku di Bookdrop oleh pengguna perpustakaan

Pengguna perpustakaan(pelajar, pensyarah, staf pentadbiran)

PERANCANGA

NDEFINISI 5W 1H

WHO ?

40

WHY ? Pergerakan buku

ringan terlalu laju sehingga sensor tidak dapat mengesan data pada RFID Tag.

HOW ?

Berat serta saiz buku berbeza

Kadar kelajuan buku ketika melalui papan gelongsor lebih laju bagi buku ringan dan tidak dapat dikesan oleh sensor RFID

DEFINISI 5W 1H PERANCANGA

N

Buku ketika menuruni papan gelongsor

41

Pinjam di kaunter/self check kiosk

Status peminjaman oleh pengguna

Pemulangan di Bookdrop

Rekod pengguna di iportal (status

peminjaman).

Rekod pengguna di iportal (tiada peminjaman).

LATAR BELAKANG PROJEK PERANCANGA

NPerpustakaan UMP mula menggunakan sistem RFID pada bulan Februari 2009

Pada Jun 2009 sistem Bookdrop diperkenalkan untuk pemulangan buku 24 jam.

• Buku –buku diambil oleh staf Unit Sirkulasi setiap pagi, petang dan sebelum perpustakaan ditutup untuk disusun di rak.

• Bookdrop di perpustakaan UMP berfungsi bersama sistem RFID. Dimana buku yang dipulangkan akan terus dikemaskini rekod pengguna di dalam sisteM VIRTUA. Pengguna boleh menyemak rekod peminjaman/status dalam iportal.

42

SPB SERVER

SECURITY PANEL

RFID SYSTEM WORK FLOW

BOOK DROP(Proses Pemulangan) SELFCHECK

(Proses Peminjaman)

STAFF STATION 1( Kaunter Perkhidmatan)

STAFF STATION 1 UNIT @

CATALOGGING

INVENTORY WANDCONNECTED VIA BLUETOOTH

(Pengurusan Rak)

LEGENDSENDING DATARECEIVING DATA

SPB : Sistem Perpustakaan Bersepadu

STAFF STATION 2( Kaunter Perkhidmatan)

1.Pilih bahasa pada skrin. Arahan untuk sentuhkan smart card pada reader terpapar

2. Masukkan buku satu persatu

3. Pemulangan buku pada papan gelongsor di sebelah dalam

4. Buku yang berjaya akan terpapar pada skrin.Tekan butang setelah selesai. Resit pemulangan senarai bahan yang berjaya sahaja

5. Staf Unit Sirkulasi akan mengambil buku di book drop untuk semakan.

6. Buku disusun di rak

PERANCANGA

NPROSES PEMULANGAN BUKU

MU

LATA

MAT

43

PERANCANGA

NKATEGORI BUKU DAN KELAYAKAN PEMINJAMAN

KATEGORIAHLI

JUMLAH PINJAMAN BAHAN

(NASKHAH)

TEMPOH MASA PINJAMAN

(HARI)

Staf Akademik 15 naskhah 30 hariStaf Bukan Akademik 10 naskhah 14 hariPelajar Ijazah Sarjana 15 naskhah 30 hariPelajar Sarjana Muda & Diploma

10 naskhah 14 hari

Ahli Publik (Peminjaman)

3 naskhah 21 hari

Pengguna boleh memperbaharui pinjaman (renew) jika:i. Tiada dendaii. Buku tidak overdue (melebihi tempoh

pemulangan)

Renew boleh dilakukan oleh pengguna melalui iportal (atas talian) iaitu http://iportal.ump.edu.my

Denda bagi lewat pemulangan adalah RM0.20 sehari bagi setiap naskhah. Pengguna boleh menyemak denda melalui iportal.

44

Kategori Bil. Status

Open shelf 27,968 Boleh dipinjam

Red Spot 163 Pinjaman 2jam

Fiksyen 315 Boleh dipinjam

Green Spot 239 Boleh dipinjam

Reference 3010 Tidak boleh dipinjam

Bil. Buku Mengikut Kategori Hingga Jun 2009

Contoh paparan rekod pengguna untuk menyemak denda dan juga bahan overdue

http://iportal.ump.edu.my/

Tempat Pemulangan

Bil. Buku

Gagal Denda

Kaunter 1517 - RM211.20

Bookdrop 513 220 (43%)

RM312.20

KUTIPAN DENDA BERDASARKAN AKIBAT KEGAGALAN PEMULANGAN DI

BOOKDROP

PERANCANGAN

Sumber: Unit Sirkulasi

5 NASKHAH 10 NASKHAH

2 HARI 0.20 X 2 HARI X 5 =RM2.00

0.20 X 2 HARI X 10 =RM4.00

3 HARI 0.20 X 3 HARI X 5 =RM3.00

0.20 X 2 HARI X 10 =RM6.00

DENDA LEWAT PULANG BUKU ADALAH RM0.20 sehari Contoh: Pengguna memulangkan bahan pada Jumaat jam 9:00 malam, Bookdrop gagal memproses & petugas Unit Sirkulasi akan semak pada hari Isnin. Denda yang dikenakan pada setiap bahan adalah RM0.40. Jika 5 naskhah bahan pengguna akan dikenakan denda sebanyak RM2.00. 45

Jumlah Kutipan Denda Bulan Jun 2009

Kaunter Bookdrop0

200

400

600

800

1000

1200

1400

16001517

513

211.20312.20

Pemulangan BukuDenda (RM)

PERANCANGAN

346

UJIAN MENDAPATKAN DATA AWAL

Bagi mendapatkan data peratus kegagalan, ujian dijalankan pada 4 Ogos 2009.

Kaedah Bil Sampel Tanggungjawab

Sampel Rawak 150 (48% dari jumlah buku ringan iaitu 315)

Jenis Buku Berjaya Gagal Jumlah

Buku Berat 130(87%)

20(13%)

150

Ringan 105(70%)

45(30%)

150

Ujian mendapati 30% buku ringan gagal proses pemulangan

buku berat buku ringan 0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

87%

70%

13%

30%

berjayagagal

Geraf keputusan ujian ke atas buku berat dan buku ringan

Kenapa 5%?

PERANCANGAN PENETAPAN SASARAN

3

Universiti Maklumat Staf dihubungi

Tarikh

USIM

•Bookdrop jemana TAGXIS •Peratus gagal kurang dari 1% sebulan.

Mohd Salbihan b. Salman06-7986246

15/7/2009

UMT

•Bookdrop jenama 3M•16% gagal sebulan

Fatimah Salim09-6684416

15/7/2009

Mesyuarat Staf Perpustakaan Bil 5/2009 pada 21/7/2009.Edaran minit dalam bentuk

elektronik

Benchmarking tidak dapat dilakukan kerana jenama bookdrop berbeza.Tambahan pula

kedua-dua menggunakan conveyor di Bookdrop mereka.

5%-10% kegagalan sehari merujuk kepada Mesyuarat Perpustakaan. Namun ahli eLIB

menetapkan untuk mencapai 5%.

47

Sebelum Selepas0%

5%

10%

15%

20%

25%

30%30%

5%

Gagal Proses Pemulangan

48

PERANCANGAN PENETAPAN SASARAN

1. WHAT Buku ringan gagal proses pemulangan

2. HOW MUCH Gagal 5% sahaja dari 30%

3. WHEN TO ACHIEVE November 2009

Mengurangkan peratus buku ringan yang gagal proses pemulangan melalui Book Drop daripada 30% kepada 5% dalam tempoh 3 bulan.

MANUSIA

BAHAN

Sensor gagal mengesan buku

Permukaan papan gelongsor yang licin.

Akibat

Bookdrop yang gagal proses pemulangan buku ringan

Pengguna kurang prihatin Baru

didedahkan

Bahan/material kayu yang kurang sesuai

Pergerakan terlalu laju

Buku ringan

Tiada manual disediakan

MESIN/ALAT

Jenis kertas tidak dinyatakan semasa pemesanan

Kertas kurang berkualiti

Papan gelongsor cerun

Mencampak buku Masukkan dua buku serentak

Kurang pengetahuan

PERSEKITARAN

Kedudukan Bookdrop tidak sesuai

Menghadap matahari

Bookdrop panas

PERANCANGA

NRAJAH SEBAB DAN AKIBAT

49

Punca Sumber Penemuan Siapa Keputusan

Pengguna baru didedahkan

•Papan pemakluman di eCOMMUNITY •Papan notis perpustakaan

-Tiada sebarang pemakluman di ecommunity*Tiada sebarang manual atau pemakluman di papan notis perpustakaan bersebelahan berdekatan Bookdrop.

PERANCANGA

NVERIFIKASI DAN VALIDASI PUNCA MASALAH

Papan notisPaparan pemakluman di

eCOMMUNITY

FAKTOR MANUSIA

TIADATIADA

Tiada sebarang pemakluman di pemakluman atas talian di

ecommunity.

Tiada sebarang pemakluman di papan notis perpustakaan di Bilik 24 Jam (bersebelahan

Bookdrop)

YA

50


Tiada manual disediakan

-Bookdrop

-PPKPK (prosedur ISO UMP)

-Tiada cara-cara menggunakan Bookdrop dipaparkan.

-Perpustakaan tidak tersenarai untuk Pensijilan ISO. UMP hanya mensijilkan MS ISO 9001:2008 untuk Pengajaran & Pembelajaran serta Skop Perkhidmatan Latihan Luaran.

VERIFIKASI DAN VALIDASI PUNCA MASALAH

PERANCANGANFAKTOR

MANUSIA

YA

51

PERPUSTAKAAN TIDAK TERLIBAT DENGAN PROSEDUR ISO

Disebabkan tiada prosedur ISO

menyebabkan proses kerja yang berkaitan

dengan Bookdrop tidak dinyatakan

dengan jelas dan tiada manual disediakan.

TIADA MANUAL


Pergera-kan terlalu laju

-Ujian ke atas Book-drop

-Ujian dilakukan dengan mencatatkan masa. Hasilnya berat buku kurang dari 236.87gm akan melalui papan gelongsor pada kadar kurang dari 1.0 saat.

100 150 200 250 300 350 400 450 500 5500.00

0.20

0.40

0.60

0.80

1.00

1.20

1.40

1.60

1.80

0.920.98

0.9

1.030.990.980.970000000000001

1.12999999999998

1.3

1.2

1.4

1.63

1.5

1.231.17

1.071.071.1

1.231.17

1.67

1.3

Purata Laju Berdasarkan Berat Buku Sebelum Inovasi

Purata Laju

PERANCANGA


Berat (gm)

Masa (saat)

FAKTOR MESIN/ALAT

YA

52

Purata laju diperolehi dengan ujian sebanyak 3 kali bagi senaskhah buku.

Dari data tersebut didapati buku ringan akan melalui papan gelongsor lebih laju berbanding buku berat. Namun, tiada hubungan secara langsung antara

berat buku dan juga kelajuan.

Punca Sumber Penemuan Siapa KeputusanKedudukan papan gelongsor cerun

-pemerhatian dan ukuran sudut yang dilakukan oleh staf

-Didapati kecerunan papan gelongsor adalah 60 darjah .-Kecerunan menyebabkan pergerakan lebih laju bagi buku ringan

PERANCANGA


FAKTOR MESIN/ALAT

Lukisan kecerunan papan gelongsor pada pandangan sisi

Kecerunan papan gelongsor 60 ̊

YA

53


Jenis kertas tidak dinyatakan semasa pemesanan

Katalog Penerbit di Unit Perolehan

Dalam katalog penerbit tidak dinyatakan jenis bahan atau jenis kertas pada buku

CINTA SI KUCING PARSIPenulis: Marwilis Haji YusofHalaman: 512 Harga: RM19.90ISBN: 978-983-124-501-9

CINTA SI KUCING PARSIPenulis: Marwilis Haji YusofHalaman: 512 Harga: RM19.90ISBN: 978-983-124-501-9

PERANCANGA


Tiada sebarang penyataan tentang kualiti atau jenis kertas

CONTOH KATALOG

FAKTOR BAHAN

CONTOH KATALOG

YA

54


Bahan/material yang kurang sesuai

Pemerhatian ahli

-Permukaan papan gelongsor diperbuat dari maica.-Material yang digunakan untuk papan gelongsor terlalu licin.

VERIFIKASI DAN VALIDASI PUNCA MASALAH

PERANCANGAN

Permukaan papan gelongsor yang diperbuat daripada maica

FAKTOR BAHAN

YA

55


Kedudukan Bookdrop mengadap matahari (panas)

Manual /dokumen dari vendor

Tiada kaitan sensor (reader) Bookdrop dengan perubahan cuaca. Spesifikasi tender dari pembekal

PERANCANGA


TIDAK

FAKTOR PERSEKITARAN

Spesifikasi tender dari pembekal

56

PUNCA MASALAH

CADANGANPENYELESAIAN KEBAIKAN KEBURUKAN PENCADANGKEPUTUSAN

PENGGUNABARU

DIDEDAHKAN

MENGADAKAN DEMO PENGGUNAANBOOKDROP

1.MENINGKATKAN TAHAP PENGETAHUAN PENGGUNA

1.BEBAN KERJA BERTAMBAH

PERANCANGA

NCADANGAN PENYELESAIAN

TIADA MANUAL

DISEDIAKAN

MENCETAK DAN MENGEDARKAN MANUAL

MENYEDIAKAN MANUAL PENGGUNAANBOOKDROP

1.MEMUDAHKAN PENGGUNA UNTUK MERUJUK

1.TIDAK SEMUA PENGGUNA MEMBACA MANUAL

MEMBERI PANDUAN TERPERINCI KEPADA PENGGUNA

MELIBATKAN KOS YANG BANYAK (6000 PENGGUNA)

57

PUNCA MASALAH


PERGERAKAN TERLALU

LAJU

MEMASANG ROLLER PADA PAPANGELONGSOR

PERGERAKAN BUKU TERKAWAL

ROLLER DIPERBUATDARI BESI AKIBATKANGANGGUAN PADA SENSOR

PERANCANGA


MEMASANG CONVEYOR

PERGERAKAN BUKU TERKAWAL TANPA

BERGANTUNG PADA BERAT ATAU

MATERIAL BUKU.

KOS TINGGI RM25,000.

Contoh conveyor

Sumber: http://www.hytrol.com/brandinfo/hcctraining/abc.html

Lakaran roller oleh Shamsor 58

PUNCA MASALAH


JENIS KERTAS TIDAK

DINYATAKAN SEMASA

PEMESANAN

RUJUK LAMAN WEB PENERBIT

RUJUK KATALOG PENERBIT

MUDAH DIDAPATIDARI PENERBIT/PEMBEKAL

TIDAK SEMUA KATALOG MENYATAKAN JENIS BAHAN/KERTAS

MUDAH DAN CEPAT UNTUK DIAKSES

KESUKARAN BILA RANGKAIANTIDAK BERFUNGSI(NETWORK DOWN)

HUBUNGI SYARIKATPENERBIT

DAPAT MAKLUMATLEBIH JELAS

1.KOS TINGGI UNTUK BIL TELEFON2.MELAMBATKAN PROSES PEMESANAN

PERANCANGA


59

PUNCA MASALAH

CADANGANPENYELESAIAN KEBAIKAN KEBURUKANPENCADANGKEPUTUSAN

BAHAN/MATERIAL

YANGKURANG

SESUAI

MENGGUNAKANKARPET

1.MENGURANGKAN KELAJUAN PERGERAKAN BUKU2.DALAM KEPAKARAN AHLI3.KOS SEDIKIT

BELUM TERBUKTI

PERANCANGA

N CADANGAN PENYELESAIAN

MENAMPAL STATIC MAT PADA PAPAN GELONGSOR

1.MUDAH DIPEROLEHI, MURAH.2. SESUAI UNTUK BUKU RINGAN DAN KULIT BUKU YANG LICIN.

1.TIDAK SESUAI PADA KULIT BUKU KESAT.

2. TIDAK TAHAN LAMA.

60Contoh static mat di pasaran

MENYEDIAKAN MANUAL PENGGUNAAN BOOKDROP

Menyediakan manual ringkas untuk rujukan pengguna

Ahli Kumpulan eLIB

Pada 03 September 2009

Di Bookdrop perpustakaan

Sebagai rujukan kepada pengguna

Menampal pada Bookdrop perpustakaan

WHAT

WHO

WHEN

WHERE

WHY

HOW

PELAKSANAA

NPLAN BERTINDAK CADANGAN PENYELESAIAN

61

PELAKSANAA

NPLAN BERTINDAK CADANGAN PENYELESAIAN MENAMPAL MANUAL

SEBELUM

SELEPAS 62

MEMASANG KARPET PADA PAPAN GELONGSOR

Memasang karpet pada permukaan papan gelongsor

Ahli Kumpulan eLIB

Bermula 08 HINGGA 11 September 2009

Pada papan gelongsor Bookdrop

Mengurangkan kelajuan buku ringan

Berdasarkan jadual perancangan eLIB

WHAT

WHO

WHEN

WHERE

WHY

HOW

PELAKSANAA

NPLAN BERTINDAK CADANGAN PENYELESAIAN

63

Rekabentuk permukaan papan untuk pemasangan karpet

(4-6 Sept.)

Tampal karpet pada papan. Siapkan rekabentuk

(10-11 Sept.)

Mendapatkan karpet dari pembekal mengikut saiz papan gelongsor

(30”x12”). (8-10 Sept.)

Ujian ke atas inovasi papan gelongsor Book Drop bagi mengenal pasti material karpet

paling sesuai(13 Sept-17 Okt.)

PROSES

1

2

3

4

PELAKSANAAN PEMASANGAN KARPET

Uji sahaja. Analisa data dilakukan oleh

1

Lakaran rekabentuk permukaan dari papan sebelum ditampal karpet.

64

Menelefon pembekal untuk dapatkan pelbagai jenis karpet. Pembekal memberi percuma 3

jenis karpet kerana saiz diperlukan amat kecil.

Model: Dorga Ciri-ciri:• Lebih halus ,

nipis • Jalur melintang

Karpet yang siap ditampal pada papan sebelum dipasang di

Bookdrop

Model: Cut Pile Ciri-ciri• Lebih kasar & tebal

Model: Needle Punch Ciri-ciri• Lebih halus & nipis

3

PERLAKSANAAN PEMASANGAN KARPET

65

PELAKSANAAN UJIAN KE ATAS MODEL DORGA

Proses pemasangan

31 2SelepasSebelum

Buku Berat Buku Ringan0%

20%

40%

60%

80%

100%

86% 82%

14% 18%

GagalBerjaya

KEPUTUSAN KE ATAS UJIAN 50 NASKHAH BUKU BERAT & 50

NASKHAH BUKU RINGAN

66

4

PELAKSANAAN UJIAN KE ATAS MODEL CUT PILE

Proses pemasangan

31 2

SelepasSebelum


NASKHAH BUKU RINGAN

Buku Berat Buku Ringan0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

74%92%

26%8%

GagalBerjaya

67

4

Eh, mudahnya nak pasang

PELAKSANAAN UJIAN KE ATAS NEEDLE PUNCH

Proses pemasangan

31 2

SelepasSebelum


NASKHAH BUKU RINGAN

Buku Berat Buku Ringan84%86%88%90%92%94%96%98%

100%

90%

96%

10%

4%

GagalBerjaya

68

4

Graf peratus kegagalan buku berat dan buku ringan

PELAKSANAAN UJI SEMULA

3

Peringkat 2: Bandingkan peratus kegagalan sebelum dan selepas (model dipilih adalah Needle Punch)

Sebelum inovasi Selepas inovasi0%

5%

10%

15%

20%

25%

30%

13%10%

30%

4%

Buku Berat

Buku Ringan

1 Bandingkan peratus kegagalan mengikut model

Keputusan:Ahli eLIB memilih Needle Punch

kerana hasil yang terbaik.

Ahli bersetuju memilih model Needle Punch kerana kadar kejayaan bagi buku ringan mengalami penurunan.Selain itu kegagalan bagi buku berat juga mengalami penurunan.

Dorga Cut Pile Needle Punch

0%

5%

10%

15%

20%

25%

30%

14%

26%

10%

18%

8%

4%

Buku BeratBuku Ringan

2

69

4

PEMERIKSAAN PERBANDINGAN

Ujian (selepas pemasangan karpet)

Berjaya Gagal0

20406080

100120

105

45(70%) (30%)

Berjaya Gagal0

20406080

100120140160 143

7(5%)

(95%)

Ujian (sebelum pemasangan karpet)

N=150 N=150

Peratus kegagalan pemulangan di bookdrop menurun sebanyak 25% iaitu dari 30% ke 5% bagi buku ringan.

Contoh resit pemulangan

buku berjaya (14/10/2009)

70

0%

5%

10%

15%

20%

25%

30%

35%30%

5%

Graf Peratus Gagal Check in Sebelum dan Selepas Menggunakan Needle Punch

Buku Ringan

25%

Jenis Sebelum inovasi

(%gagal)

Selepas inovasi

(% gagal)

Kadar penurunan

Buku Ringan

30% 5% 25%

Selepas ujikaji perbandingan: Ahli eLIB telah memilih untuk menggunakan Needle Punch bagi menyelesaikan “Bookdrop

yang gagal proses pemulangan buku ringan”

PEMERIKSAAN

371

PERBANDINGAN SEBELUM & SELEPAS TARGET SETTING

MENCAPAI

SASARAN!!!

Sebelum Selepas0%

5%

10%

15%

20%

25%

30%30%

5%Gagal Proses Pemu-langan

Selepas Inovasi

Target Setting

Pemerhatian: Kelajuan buku bukan sahaja

bergantung pada berat buku tetapi

dipengaruhi oleh permukaan kulit buku.

MENCAPAI

SASARAN!!!

100 150 200 250 300 3500.00

0.20

0.40

0.60

0.80

1.00

1.20

1.40

1.60

1.80

Purata Laju (sebelum)

PEMERIKSAAN PERBANDINGAN PURATA MASA

SEBELUM DAN SELEPAS

Berat buku (gram)

Masa (saat)

Garis gagal

Berjaya mengurangkan kadar kelajuan buku pada bookdrop!!!

72

Apabila buku ringan melalui sensor pada

kadar kelajuan melebihi 1 saat, sensor

dapat mengesan tag dan proses

pemulangan berjaya.

Purata laju dikira dengan 3 kali proses

pemulangan bagi setiap buku.

PEMANTAUAN & PENYERAGAMAN

CADANGAN JADUAL PEMANTAUAN

Bil. Perkara Kekerapan Tindakan

Minggu1 Minggu2 Minggu3

1. Memantau keadaan karpet agar keadaan baik

1x seminggu (Isnin)

2. Mengambil data buku ringan yang gagal proses pemulangan

Setiap hari (9:00am)

3. Pastikan sensor berfungsi (server tidak down)


4. Pastikan skrin Bookdrop berfungsi (tidak padam atau disconnect dengan sistem)


Pemantauan pada November 2009, daripada cadangan pemantauan plot geraf peratus kegagalan Bookdrop memproses

pemulangan buku ringan seperti slide berikutnya. 73

Tarikh

PEMANTAUAN & PENYERAGAMAN

PERATUS KEGAGALAN BOOKDROP MEMPROSES PEMULANGAN BUKU RINGAN

3

0

2

4

6

8

10

12

14

16

18

20

4.7

2 2.1

4.8

1.92 2.33.8

4.74.53.95

4.34.7

17.3

0 0

4.5

2.92.5

Server down menyebabkan kadar

kegagalan meningkat

Peratus (%)

Minggu 1 Minggu 2 Minggu 3

Geraf keputusan pemantauan bagi melihat

prestasi karpet pada papan gelongsor

74

Tarikh

PENYERAGAMAN PERMOHONAN AGAR DIWUJUDKAN PROSES KERJA DALAM FAIL MEJA PEMBANTU UNIT SIRKULASI

75

Ketua eLIB merangkap Ketua Unit Sirkulasi memohon agar diwujudkan proses kerja berkaitan Bookdrop.

SURAT PERMOHONAN

PERMOHONAN DILULUSKAN

FAEDAH HASIL PROJEK ANALISA FAEDAH

SURAT PENGHARGAAN DARIPADA KETUA PUSTAKAWAN

1. MENGURANGKAN KEGAGALAN PEMULANGAN BUKU RINGAN KEPADA 5%.

76

0%

5%

10%

15%

20%

25%

30%

35%30%

5%

Graf Peratus Gagal Check in Sebelum dan Se-lepas Menggunakan Needle Punch

Buku Ringan

SURAT YANG DIHANTAR KEPADA KETUA PUSTAKAWAN

FAEDAH HASIL PROJEK ANALISA FAEDAH 2. MENGURANGKAN KADAR KELAJUAN BUKU RINGAN MELALUI PAPAN GELONGSOR DI BOOKDROP.

100 150 200 250 300 3500.00

0.20

0.40

0.60

0.80

1.00

1.20

1.40

1.60

1.80

Purata Laju (sebelum)Purata Laju (se-lepas)

Berat buku (gram)

Masa (saat)

77

Purata kelajuan buku berdasarkan berat buku

Selepas pemasangan karpet

pada permukaan papan gelongsor,

kadar kelajuan buku dapat dikurangkan. Masa yang dapat dikurangkan tiada ukuran standard kerana kelajuan

buku bukan bergantung kepada berat sahaja tetapi

jenis kulit buku yang licin atau kesat mempengaruhi kelajuan buku.


3. MENINGKATKAN KEYAKINAN PENGGUNA KEPADA SISTEM YANG DIGUNAKAN TERUTAMANYA BOOK DROP

Apabila Bookdrop dapat proses pemulangan buku dengan lebih efisien dan pengguna tidak dikenakan denda

akibat kegagalan Bookdrop.

Jun(se

belum)

Novem

ber (s

elepas

)0

100020003000

1517 1356513

3224

Pemulangan KaunterPemulangan Bookdrop

050

100150200250300350

211.2262.3

312.2

32.4Denda Kaunter (RM)Denda Bookdrop (RM)

Berdasarkan rekod pemulangan dan denda di Unit Sirkulasi melalui sistem

virtua.

RM

Bil.Buku

BULAN JUM.PEMULANGAN BUKU JUM.DENDA(RM)

Kaunter Bookdrop Kaunter Bookdrop

Jumlah Gagal

JUN 1517 513 220 (42.9%)

211.20 312.20

NOVEMBER 1356 3224 143(4.43%)

262.30 32.40

78


4. MENJIMATKAN KOS RM25,000.00 UNTUK MENUKAR PAPAN GELONGSOR KEPADA CONVEYOR.

79

Sebutharga yang diberikan oleh Syarikat yang membekalkan Bookdrop di UMP.

Perkara Tanggungjawab Pegawai dihubungi

Mendapatkan anggaran kos bagi memasang book conveyor dari bookdrop sedia ada

En. Azhar Mustafa(03-77810782)


5. PENYEDIAAN MANUAL MEMBANTU MENINGKATKAN KEYAKINAN PENGGUNA UNTUK MEMULANGKAN BUKU DI BOOKDROP.

82%

10%8%

Sangat Membantu Membantu Kurang Membantu

Adakah manual membantu keyakinan pengguna untuk menggunakan Bookdrop

N=50

Survey yang dilakukan pada 28 September (3 minggu selepas menampal

manual di Bookdrop)Jun November

0.00%

20.00%

40.00%

60.00%

80.00%

100.00%

120.00%

74.7%

29.7%

25.3%

70.3%

BookdropKaunter

Perbandingan jumlah pemulangan buku di Bookdrop

Jumlah pemulanganJun=2030November= 4580

80

Sumber: Sistem Virtua, Unit Sirkulasi

ANALISA FAEDAH

ANALISA KOS FAEDAH

Bahan dibekalkan

secara percuma oleh pembekal

}

NISBAH KOS FAEDAHJumlah perbelanjaan projek :Jumlah penjimatan kos Jabatan bagi

menukar kepada conveyor RM396.00 :RM25,000.00 1 : 63

PENJIMATAN KOS SEBENAR

SEBANYAKRM24,604.00

PERATUS PENJIMATAN KOS

SEBENAR SEBANYAK98.4%

Kos PentadbiranMesyuarat (makan/minum) RM2.50 x 6 x 16 RM240.00Dokumen (kertas A4 120gsm RM9.60 x 5 rim (Kertas A4 70gsm RM8.50 x 3 rimPeralatan alat tulisLain-lainJUMLAH

Kos CiptaanGam kayu RM10.00 x 1 RM10.00Papan lapis RM 0Karpet 3 jenis RM 0Skru RM 2.50 x 3 set RM 7.50Upah RM 0JUMLAH RM17.50

JUMLAH KESELURUHAN RM396.00

6

81

RM48.00RM25.50RM50.00RM15.00

RM378.50

DISAHKAN OLEH UNIT KEWANGANDipasang oleh ahli sendiri

7. FAEDAH KEPADA PERSEKITARAN


1. Kitar semula karpet terbuang. Papan gelongsor inovasi ahli eLIB

menggunakan karpet lebihan yang akan

dibuang oleh pembekal. Saiznya

yang kecil 30inci x12 inci sahaja.

2. Kitar semula. Papan plywood yang

digunakan untuk menampal karpet

adalah barangan kitar semula kerana ahli eLIB

(Shamsor) menggunakan papan

dan plywood yang tidak lagi digunakan

Dengan kitar semula barangan yang tidak

digunakan akan memberi impak

kepada persekitaran serta mengurangkan lambakan sampah di tempat pembuangan

sampah.82


8. KERJASAMA DENGAN STAF PERPUSTAKAAN YANG LAIN .

Memberi bantuan statistik dan rekod berkaitan.

Membantu mengambil gambar untuk digunakan sepanjang

projek

83

Sebagai kumpulan KIK yang perpustakaan yang pertama, ini

memberi semangat dan dorongan kepada staf lain untuk

turut memberi kerjasama dan sokongan moral dalam

menjayakan projek.

ANALISA FAEDAH

FAEDAH KEPADA AHLI eLIB

Ahli Keyakinan KefahamanKIK

Kreatif Kemahiran Komputer

Kerjasama

SBLM SLPS SBLM SLPS SBLM SLPS SBLM SLPS SBLM SLPS

Aishah 4 7 4 10 4 7 6 9 4 9

Fauzi 3 6 2 9 3 6 4 8 4 9

Azian 4 7 2 9 2 5 3 8 4 9

Firdaus 4 6 1 9 3 5 3 7 4 9

Saini 5 8 2 9 4 7 4 9 4 9

Shamsor 4 8 1 8 2 6 4 7 4 9

Jumlah 24 42 12 54 18 36 24 48 24 54

1-3LEMAH

4-6

SEDERHANA

7-10

BAIK

SKOR

84

9

Untuk mendapatkan skor, borang penilaian diberikan kepada semua ahli

selepas selesai projek KIK.

KEYAKINAN

KEFAHAMAN KIK

KREATIFKEMAHIRAN KOMPUTER

KERJASAMA

0

5

10

4

2

34

4

7

9

68

9

SebelumSelepas• Cekap

menggunakan Excel & Powerpoint.

• Faham konsep dan tools

• Faham tentang pelaksanaan projek

• Kreatif mencari penyelesaian

• Kreatif dalam tugasan

• Yakin pada diri• Yakin pada idea

• Tolong menolong bagi pelaksanaan projek

ANALISA FAEDAH

FAEDAH KEPADA AHLI eLIB

85

Bil. Perkara Ahli Terlibat

1. Menghadiri kursus/kelas kemahiran Microsoft Excell, Microsoft Powerpoint

2. Menghadiri kursus kemahiran pembentang projek /kemahiran komunikasi

3. Bengkel/Kursus KIK bagi meningkatkan lagi pemahaman KIK.

4. Memulakan projek baru pada Oktober 2010

86

PERANCANGAN eLIB PADA MASA DEPAN

SEKIAN, TERIMA KASIH

PENGHARGAAN

87

konvensyen icc wilayah pantai timur 26-27 julai 2010

Documents