kump inovatif dan kreatif
DESCRIPTION
presentation kikTRANSCRIPT
1 PROSES KIK2 PERSEMBAHAN PENGURUSAN3 TEKNIK-TEKNIK PENYELESAIAN MASALAH PENAMBAHBAIKAN
Konsep KIK Menerangkan
bull Definisi Inovasibull Definisi Kreativitibull Prasyarat Kreativitibull Prinsip dan Kaedah KIKbull Perbezaan KIK dengan KMKbull Falsafah KIKbull Objektif KIKbull Faedah kepada Organisasibull Faedah kepada Perkhidmatan Awambull Faedah kepada Staf
Pelaksanaan KIK Menerangkan
bull Strategi Pelaksanaan KIKbull Struktur KIKbull Latihanbull Mesyuarat KIKbull Penghargaan dan Pengiktirafanbull Konvesyen KIKbull Strategi Untuk Mendorong Kreativiti dan Inovasibull Faktor-Faktor Kejayaan KIK
Teknik Penjanaan Idea Kreatif
Ciri-Ciri Berfikir Di Luar Kotak
PENUBUHAN KUMP
PERANCANGAN PROJEK
PEMILIHAN MASALAH
PENJELASAN MASALAH
PENYEDIAAN MATLAMAT
ANALISA MASALAH
CADANGAN PENYELESAIAN
KELULUSAN
PERCUBAAN
MENILAI KEPUTUSAN
KELULUSAN
PERLAKSANAAN PENYERAGAMAN
PENGAWASAN
PROJEK SETERUSNYA
YA
TIDAK
TIDAKYA
NAMA KUMPULAN LOGOMOTTO OBJEKTIF amp CARTAORGANISASI PDCA
CARTA PERBATUAN
BRAINSTORMING UNDIFORCE RANKING ANALISA FAEDAHMATRIX ANALISIS DEFINISI 5W+1H
CARTA ALIRAN
MATLAMAT OBJEKTIFSASARAN TARGET
BRAINSTORMING KERTAS SEMAKISHIKAWA PARETO HUBUNGKAIT
PRO-KONTRA RAJAH POKOKMATRIK DIAGRAM SWOT
KELULUSAN PENGURUSAN
UJICUBA PROJEK
KERTAS SEMAK PARETO PERBANDINGANBENEFIT ANALYSIS FAEDAH KETARA ampTIDAK KETARA
KELULUSAN PERLAKSANAAN
SOP ISO MPK amp FMDOKUMEN SOKONGANARAHAN PENTADBIRAN
JADUAL PENGAWASAN
A L I R A NP R O S E SK I K I C C
Proses KIK
bull Perancanganbull Pelaksanaanbull Penyemakan Penyampaianbull Tindakan
diams PDC (S)A juga dikenali sebagai Plan Do Check (Study) Act
William Edwards Deming was born on 14th October 1900 in Sioux City in the state of Iowa
Fasa 1 Perancangan
Aktiviti 1 Mengenal Pasti Projek
1048766 Cadangan daripada ahli-ahli KIK melalui percambahan fikiran Brainstorming1048766 Cadangan daripada pihak pengurusan1048766 Cadangan atau maklum balas daripada pelanggan1048766 Cadangan daripada Stakeholders1048766 Cadangan daripada pihak lain seperti penemuan
9
Brainstorming
bull Set criteria
bull Donrsquot judge ideas
bull Focus on quantity not quality
bull Use mind mapping
bull Try piggybacking
Aktiviti 2 Pemilihan Projek
bull Hanya satu projek sahaja yang boleh dipilihbull Projek yang dipilih haruslah yang penting dan boleh memberi manfaat kepada organisasi khususnya sistem penyampaian perkhidmatanbull Pemilihan projek boleh dibuat menerusi satu atau lebih kaedah-kaedah seperti berikut1048766 Force Ranking1048766 Analisis MatriksFaedah1048766 Soal Selidik di kalangan pekerja atau pelanggan1048766 Analisis SMART (specific measurable achievable realistic dan time specifik)
diams Penyataan projek mestilah berasaskan kepada kriteria berikut
1048766 Berkaitan dengan prestasi organisasi1048766 Khusus (specific)1048766 Boleh diukur (measurable)1048766 WujudBerlaku1048766 Boleh diselesaikan mengikut kemampuan pasukan dalam tempohyang sesuai
diams Contoh penyataan masalah ialah Kes Kelewatan Pembedahan Tinggidi Hospital X (Rujuk Rajah Sebab Dan Akibat )
diams Contoh berikut tidak boleh dijadikan sebagai penyataan masalahPenggunaan Dewan Bedah Tidak Mempunyai Jadual Yang Sistematik ( punca masalah )
Kes Kelewatan Pembedahan Tinggi
Pernyataan masalah yang betul
Penyediaan Jadual Pelaksanaan Projek
Kumpulan KIK dikehendaki untuk menyediakan satu Jadual PelaksanaanProjek seperti di Jadual 1 yang dikenali sebagai Carta Perbatuan atauCarta Gantt
Langkah-langkah yang terlibat dalam penyediaan Jadual PelaksanaanProjek tersebut ialah
1048766 Mengenal pasti segala aktiviti yang perlu dilaksanakan1048766 Menganggarkan tempoh masa bagi setiap aktiviti iaitu tarikhpermulaan dan penyempurnaan projek1048766 Mengenal pasti peringkat-peringkat penting bagi mencapai matlamataktiviti dengan menentukan tarikh aktiviti itu perlu disemak dandiawasi1048766 Mencatatkan pencapaian sebenar berbanding dengan apa yangdirancang bagi setiap aktiviti
Aktiviti 3 Menganalisis Projek
Setelah projek dipilih ahli-ahli KIK perlu menghuraikan masalah dengan terperinci dengan menggunakan teknik 5W+1H
Proses kerja boleh digambarkan dalam bentuk Carta Aliran Kerja
Seterusnya KIK akan menganalisis sebab-sebab kepada masalah atau faktor-faktor utama kepada projek penambahbaikan
Analisis sebabfaktor boleh dibuat dengan menggunakan teknik atau alat berikut
1048766 Rajah Sebab dan AkibatRajah Tulang IkanRajah Ishikawa untuk mengenal pasti sebab-sebab projek dilaksanakan
NotaTeknik 5W+1Hmerujuk kepadabull What (Apa)bull Who (Siapa)bull When (Bila)bull Where (Di mana)bull Why (Kenapa)bull How (Bagaimana)
1048766 Rajah Hubung Kait Peta Minda Rajah Afiniti dan Rajah Sistematik
1048766 Percambahan Fikiran
diams Pengumpulan Databull Pengumpulan data atau maklumat yang perlu untuk memahami dan mengesahkan masalah atau untuk menghasilkan perkhidmatan yang berkualiti
bull Data boleh dikumpulkan melalui beberapa kaedah seperti 1048766 Soal Selidik1048766 TemudugaTemubualPerbincangan1048766 Pemerhatian1048766 Semakan dan Analisis LaporanRekodDokumen1048766 Pemeriksaan1048766 Lain-lain teknik yang sesuai
bull Data boleh dikumpul menggunakan KertasLembaran Semak(Check Sheet)bull Menjana idea kreatif termasuk melalui percambahan fikiran(brainstorming) dan memindahkan idea kepada realitibull Teknik-teknik berikut boleh digunakan untuk menganalisis data1048766 Analisis Pareto1048766 Rajah Histogram1048766 Rajah Taburan1048766 Carta Kawalan1048766 Carta Turus dan Carta Pai1048766 Lain-lain teknik yang sesuai
Aktiviti 4 Penetapan ObjektifSasaran Projek
bull Setelah projek dianalisis secara terperinci dan disokong dengan data-data KIK perlu menetapkan objektif dan sasaran projekbull KIK perlu membuat justifikasi bagaimana penetapan sasaran yang dibuatbull Di antara asas penetapan sasaran adalah seperti berikut1048766 Prinsip 8020 (Analisis Pareto)1048766 Objektif Organisasi1048766 Piagam Pelanggan1048766 Petunjuk Prestasi Utama (KPI)1048766 Arahan Pihak Pengurusan1048766 Amalan Terbaik (Best Practices)
Aktiviti 5 Cadangan Penyelesaian
bull Proses ini melibatkan ahli-ahli KIK mendapatkan alternatif-alternatif cadangan penyelesaian atau penambahbaikanbull Kekuatan dan kelemahan cadangan perlu dihuraikan satu persatubull Implikasi kewangan seperti pertambahan tenaga kerja ruang pejabat dan lain-lain perlu juga dipertimbangkanbull Ahli-ahli KIK perlu memilih cadangan terbaik yang dilakukan melalui teknik 1048766 Analisis Pro dan Kontra1048766 Analisis SWOT1048766 Analisis Force Field1048766 Analisis Rajah Pokok1048766 Analisis SMART1048766 Analisis Markah Berkriteria1048766 Business Process Reengineering (BPR)1048766 Business Process Improvement (BPI)
Cadangan penyelesaian perlu dirujuk kepada Pihak Pengurusanuntuk mendapatkan kelulusan uji cuba
Nota
Analisa JurangJurang Antara Prestasi Sediada dan Keperluan
JURANG
Fasa 2 Pelaksanaan
Aktiviti 6 Pelaksanaan
bull Proses ini melibatkan ahli-ahli KIK berbincang dengan fasilitator mengenaicara-cara pelaksanaan cadangan penyelesaian yang telah dipersetujuibull Sekiranya perlu uji cuba boleh dijalankan ke atas cadangan yang dipilihProses uji cuba boleh dilaksanakan sehingga hasil yang dikehendaki dicapaibull Pelaksanaan sebenar cadangan perlu dilakukan mengikut perancangankumpulan dengan berpandukan kepada Carta Ganttbull Komitmen ahli kumpulan di dalam melaksanakan tugas masing-masingamat penting dan menjadi faktor kejayaan pelaksanaan projekbull Setiap ahli harus melaporkan status kemajuan mengenai peranan dan tugasyang dilaksanakan dari semasa ke semasa kepada ketua kumpulanbull Ketua kumpulan hendaklah melaporkan perkembangankemajuan pelaksanaan
Fasa 3 Penyemakan
Aktiviti 7 Penilaian
bull Ahli-ahli KIK perlu mengadakan penilaian ke atas pelaksanaan cadangan cadangan penyelesaianbull Penilaian ini akan menentukan sama ada objektifsasaran projek tercapai atau tidakbull Penilaian boleh dijalankan melalui pengumpulan data dan analisis(contohnya seperti Rajah Pareto) dalam tempoh uji cubabull Setelah penilaian dibuat dengan membandingkan Rajah Pareto sebelum projek dengan Rajah Pareto selepas projek ahli-ahli KIK boleh memutuskan sama ada cadangan penyelesaian boleh diterima atau perlu dikaji semula
Aktiviti 8 Pemantauan
bull Kumpulan KIK seterusnya memantau pelaksanaan projek untuk tempoh tertentu bagi mengekalkan pencapaian objektifsasaran projek dengan menggunakan teknik atau alat bersesuaianbull Jika terdapat sebarang jurang perbezaan kumpulan perlu mengambil tindakan pembetulan sebelum tindakan penyeragamanbull Kemukakan laporan kejayaan pelaksanaan projek dan cadangan perluasan penyeragaman pelaksanaanbull Agensi wajar menjalankan kajian impak ke atas projek KIK yang telahdilaksanakan untuk mengetahui faedah yang diperolehi Analisis boleh dibuat daripada segi penjimatan kos masa pembaziran peningkatan produktiviti dan kualiti kepuasan hati pelanggan dan sebagainy
Fasa 4 Tindakan
Aktiviti 9 Penyeragaman
bull Ini adalah merupakan peringkat terakhir dalam Kitaran PDCAbull Sekiranya objektif dan sasaran projek dicapai tindakan penyeragaman boleh dilakukan dengan mengambil langkah -langkah seperti berikut1048766 Menyedia atau mengemaskini Proses Kerja dan Carta Aliran Kerjayang berkaitan1048766 Mengemaskini Manual Prosedur Kerja Fail Meja Standard Operating Procedure dan Dokumen MS ISO1048766 Mengemaskini Piagam Pelanggan dan Petunjuk Prestasi Utama (KPI) yang berkaitanbull Pihak Pengurusan perlu mengambil tindakan penyeragaman secaramenyeluruh ke peringkat daerah negeri dan kebangsaan mengikut kesesuaian
Tindakan penyeragaman perlu mendapat persetujuan PihakPengurusan
Nota
Aktiviti 1 Mengenal Pasti Projek
Aktiviti 2 Pemilihan Projek
Aktiviti 3 Menganalisis Projek
Aktiviti 4 Penetapan ObjektifSasaran Projek
Aktiviti 5 Cadangan Penyelesaian
Aktiviti 6 Pelaksanaan
Aktiviti 7 Penilaian
Aktiviti 8 Pemantauan
Aktiviti 9 Penyeragaman
CONTOH-CONTOH TEKNIK DAN ALAT
KIKPERANCANGAN PROJEK
DAN PEMILIHAN MASALAH
MESYUARATAKTIVITI
KUMPULAN
MESYUARATAKTIVITI
KUMPULAN JUMLAH 28
KEKERAPAN SEMINGGU SEKALIWAKTU KHAMIS 1100-1200 TGHTEMPOH 1 JAMTEMPAT BILIK MESYUARAT LATIHAN KEHADIRAN 90
= 90 PERHATIANTidak Ada Mesyuarat Sekiranya Hari Diisytiharkan Cuti Umum
PETUNJUK1 HADIR PERATUSAN KEHADIRANCS CUTI SAKITCR CUTI REHAT 327 X 100BL BERTUGAS LUAR 364
BIL BIL MESYUARAT AHLI 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28
1 FADZILAH BT PADZIN 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1
2 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1
3
HUZAIRUL HEZRI B SAIDIN
1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 1 BL CR 1
4
ZAHIDAH BT ABDJALIL
1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1
5 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1
6
SALMAH BT SAAD
1 1 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR
7
NOR SILAWATI BT IDRIS
1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 CR 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1 1 1
8
SAMSURI AFFENDEE B MAN
1 1 1 BL 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1
MASRI BT RAMLI
9 9 6 8 8 6 8 7 8 8 6 8 5 7 8 8 7 8 8 6 8 4 7 7
MIMI NOORZAN BT ABD HAMID
JUMLAH 8 6 8 7
Hadir Tidak Hadir
01 MEI- 14 SEP 20041 Rancang Jadual Projek2 Pemilihan Masalah3 Analisis Keadaan Masa4 Penyediaan Maklumat Kini5 Kenalpasti Sebab Akibat6 Analisis Sebab Akibat7 Cadangan Penyelesaian
07 FEB-14 MAC 2005 Kelulusan Pengurusan
2 Pengawasan Penyeragaman3 Pengurusan Dan Penilaian4 Piawaian (SOP)5 Penilaian Kumpulan
21 OKT2004ndash23 FEB 20051 Menilai Keputusan2 Analisis Data3 Mengawasi Keputusan
PENGAGIHAN TUGAS AHLITUGAS YANG DIBERI TANGGUNGJAWA
B
Dengan Mengenalpasti
MasalahSemua Ahli
Memilih Masalah Semua Ahli
Menganalisis Masalah SemuaAhli
Mengumpul Data Semua Ahli
Menganalisis Punca Semua Ahli
Cadangan Penyelesaian
Semua Ahli
Kelulusan ProjekPengarah JK
PEMANDU
Pelaksanaan Plan Tindakan Semua Ahli
Mengawasi Keputusan Semua Ahli
Tindakan Pembetulan Semua Ahli
Mengawasi Pembetulan
Semua Ahli
Penyeragaman Projek Semua Ahli
Pemantauan Projek Semua Ahli
Projek Akan Datang Semua Ahli
Ahli Yang Mengendalikan
Mesyuarat amp Menyediakan Minit
Mesyuarat
Pn Fadzilah Pn Zahidah
07 SEPTndash14 DIS20041 Percubaan2 Pelaksanaan
Cadangan3 Kumpulkan Data Dan
PelaksanaanCadangan
Nama Kumpulan Tajuk
Tempoh
PERANCANGAN SEBENAR
PLAND
ACTION
CHECK
13 Penyeragaman
11 Penilaian Semula
12 Persembahan Pengurusan
9 Penilaian Selepas Cadangan
10 Tindakan Pembetulan
7 Persembahan Pengurusan
8 Melaksanakan Cadangan
5 Analisis Data
6 Merancang Cadangan
3 Mengenalpasti Masalah
4 Mengumpul Data
AKTIVITI
1 Pemilihan Masalah
2 Penerangan Masalah
JAN 05 FEB 05 MAC 05SEP 04 OKT 04 NOV 04 DIS 04MEI 04 JUN 04 JUL 04 OGS 04
12 Masalah Telah Dikenalpasti Penilaian Telah Dibuat Berdasarkan Kriteria Yang Ditetapkan
MASALAH ADAKAH DATA-DATA
DIKUMPULKAN
PENCAPAIAN VISI
ORGANISASI
MASALAH TUGAS HARIAN
PENEMUAN KAJIAN
1 Pinjaman Buku-Buku Di Pusat Sumber Lewat Dikembalikan
Satu Kajian Telah Dibuat
2 Tawaran Kursus Bertindih
Satu Penyelesaian Telah Dilaksanakan
3 Pegawai-pegawai INTURA Kerap Hilang dan Sukar Di Kesan
Masalah Peringkat Awal
4 Pendaftaran Kursus Mengambil Masa Yang Lama
Masalah Ini Sering Menjadi Isu Semasa
5 Waktu Pendaftaran Peserta Kursus di INTURA tidak praktikal
Banyak Aduan Dari Peserta Kursus
6 Edaram Surat-surat di INTURA Mengambil Masa Yang Lama
Kes Ini Agak Serius Dan Berlaku Sepanjang Masa
5 Masalah Telah Dipilih Berdasarkan Kriteria Yang Telah
Ditetapkan
Sambungan
7 Bekalan Peralatan Latihan Tidak Berkualiti
Perbincangan Dengan Pembekal
8 Borang Permohonan Tidak Diisi Dengan Lengkap
Kes Berlaku Tidak Serius
9 Kursus Berjadual Selalu Ditunda
Kes Ini Sering Berlaku Sepanjang Tahun 2002
10Komputer Sering Rosak
Telah Dibincangkan Oleh Unit IT
11Kekerapan Gangguan Elektrik Di Kawasan INTURA
Bukan Bidangkuasa Kumpulan
12Kerja-Kerja Projek Lambat Disiapkan
Kes Sentiasa Berulang
MASALAHADAKAH MASALAH
MENCAPAI OBJEKTIF ORGANISASI
ADAKAH MEMBERI KESAN
KEPADA IMEJ JABATAN
MEMILIH MASALAH MEMASUKI
RANKING TERATAS
1 Waktu Pendaftaran Peserta Kursus di INTURA tidak praktikal High High Ya
2 Edaran Surat-surat di INTURA Mengambil Masa Yang Lama Tidak High Tidak
3 Pegawai-pegawai INTURA Kerap Hilang dan Sukar Di Kesan High High Ya
4 Bekalan Peralatan Latihan Tidak Berkualiti
High High Ya
5 Kekerapan Gangguan Elektrik Di Kawasan INTURA Tidak High Tidak
5 Masalah Telah Dikenalpasti Untuk
Disenaraipendekkan Untuk Dinilai Bagi Kali Ke 2
Untuk Memilih Satu Masalah Kaedah Benefit Analisis
Telah Digunakan
1 Pegawai-pegawai INTURA
Kerap Hilang dan Sukar
Di Kesan
2 Waktu Pendaftaran
Peserta Kursus di INTURA
Tidak Praktikal
3 Bekalan Peralatan
Latihan Tidak Berkualiti
Masalah Telah Dipilih Untuk
Disenarai-pendekkan
Masalah Telah Dipilih Untuk
Disenarai-pendekkan
PENDEKATAN MATRIX
RENDAH = 1 - 2 SEDERHANA = 3 - 4 TINGGI = 5
MASALAH
PENILAIAN DAN ANALISIS
Sepanjang Dua Tahun Yang Lalu Bahagian Latihan INTURA TelahDibekalkan Dengan Folder AlatulisSampul Surat Bateri Kurang Berkualiti Masalah Tidak BegituKetara
Sepanjang 6 Bulan Pertama 2004 Sebanyak 70 Daripada Kes Kehilangan Adalah Memberi Ceramah Di Luar Dan Mengganggu Perjalanan Kursus Di INTURA
3 Waktu pendaftaran peserta kursus di INTURA tidak praktikal
Dalam Analisis Data Yang Telah Dipungut Terdapat 40 Peserta Tidak Hadir Pada Hari Pendaftaran Sehari Sebelum Kursus Bermula Dan Mengakibat Pembaziran Makanan Yang Dianggarkan RM450000 Dalam Enam Bulan Pertama 2004
ZA
HID
AH
NO
R S
ILAW
ATI amp
H
AB
IBA
H
SA
LMA
H amp
SA
MS
UR
I
MIM
I amp
MA
SR
I
JUM
LAH
4 4 3 184 3
4 4 205 4 3
4 4 225 5 4
2 Pegawai-pegawai INTURA Kerap Hilang dan Sukar Di Kesan
1 Bekalan Peralatan Latihan Tidak Berkualiti
HU
ZA
IRU
L
PENETAPAN MATLAMAT OBJEKTIF
TARGET SETTING
TARGET SETTING
Method Fill in the blank
a bc d e
To _______ _______ from
________ to ________ by _______
a Trend ndash Improve reduce increase
b Specific - Specific item that you want to improve
c Data ndash Measurable present level or level before actiond Data ndash Measurable level after action taken
e Time frame ndash when project will be completed
TARGET SETTING
Example
mengurangkan Masa menunggu
110 min 30 min April 2006
Untuk ____________ _____________ dari
________ ke __ _____ pada ______
Specific item to improve
Value of measurement
Unit of measureme
nt
TARGET SETTING
Contoh
mengurangkan Masa menunggu
110 min 30 min April 2006
Untuk ____________ _____________ dari
________ ke ________ pada _______
Target
PERINGKAT ANALISA
MASALAH amp CONTOH FORMAT KERTAS SEMAKAN
SOAL SELIDIK
KES KELEWATAN PEMBEDAHAN TINGGI
PERKARA TEMPOH TUJUAN
PUNCA PALING MUNGKIN M1 M2 M3 M4 M1 M2 M3 M4 JUMLAH
Peserta lambat melaporkan diri
0 19
Peserta pulang selepas mendaftarkan diri
0 0 0 0 0 3
Program tidak berjalan dengan lancar
0 0 0 0 0 0 0 0 0
Anggaran bahan mentah tidak tepat
0 0 0 0 0 0 0 1
Pembaziran makanan 0 0 0 0 0 0 0 0 0
JUMLAH 23
Tarikh Pengumpulan Data Jan-MacTeknik Pengumpulan Data Pemerhatian
1 Adakah anda selesa dengan waktu pendaftaran kursus yang baru
2 Pada pendapat anda adakah anda setuju dengan cara pendaftaran yang lama atau yang baru
1 Kaedah lama sehari sebelum kursus
2 Kaedah baru pada pagi hari pertama kursus
3 Sempatkah anda sampai ke INTURA pada jam 800 pagi
4 Adakah anda perlukan kenderaan INTURA dari Stesyen Bas Sungai Petani ke INTURA pada hari pertama kursus
5 Anda datang ke INTURA dengan
1 Kenderaan Sendiri
2 Kenderaan Jabatan
3 Pengangkutan Awam
6 Komen anda mengenai Prosedur Pendaftaran Barua) __________________________________________________b) __________________________________________________c) __________________________________________________
Sila Tandakan YA TIDAK
100 borang soal selidik telah diedar kepada peserta 2 kursus induksi
81 borang soal selidik dikembalikan
i 92 amat berpuashatiii 5 mengatakan mereka berpuas hatiiii 3 mengatakan mereka tidak berpuas hati
Pada keseluruhan mereka berpuashati
PERINGKAT CADANGAN
PENYELESAIAN
PRO-KONTRA RAJAH POKOKRAJAH JARINGAN AKTIVITI RAJAH PDPC
(Process Decision Planning Chart ) RAJAH PELAN Q
MATRIK DIAGRAM SWOT
SCORE Problem 1 = 0 Problem 2 = 4 Problem 3 = 1 Problem 4 = 2 Problem 5 = 3
SELECTING MAIN PROBLEM THROUGH PAIRED COMPARISON METHOD
Score Example Mrs Noor Azizah
1 1
2 3 4
3
2
4
5
4
1
4
3 3
5
2
1
5
5
2
Problem 1 = Delay in preparing schedule reportsProblem 2 = Difficulties in managing information of CHKLrsquos dev projects Problem 3 = Difficulty in accessing information from sectionsProblem 4 = No special gallery to display development projectsProblem 5 = Failure in monitoring status of development projects
Problem 1 = Delay in preparing schedule reportsProblem 2 = Difficulties in managing information of CHKLrsquos dev projects Problem 3 = Difficulty in accessing information from sectionsProblem 4 = No special gallery to display development projectsProblem 5 = Failure in monitoring status of development projects
CRITERIA OF PAIRED COMPARISON METHOD
1 Comply with client charter
2 Comply with departmentrsquos objectives and functions
3 Critical level of problem
4 Improvement in quality of work
5 Increase productivity
TOTAL OVERALL SCORE OF OPTIMIST MEMBERS THROUGH PAIRED COMPARISON METHOD
Problem 5Total Grouprsquos Options -Problem
1Problem2
Problem 3
Problem 4
1 ~ Ramli2 ~ Khairiah3 ~ Esah 4 ~ Rosnita 5 ~ Noor Azizah 6 ~ Ameer 7 ~ Izat 8 ~ Norlisa9~ Salabiyah
TOTAL
001102302
443444324
010010030
323322122
9 32 520
333232332
243232
Problem 2Problem 2
- Slide 1
- Slide 2
- Slide 3
- Slide 4
- Slide 5
- Slide 6
- Slide 7
- Slide 8
- Brainstorming
- Slide 10
- Slide 11
- Slide 12
- Slide 13
- Slide 14
- Slide 15
- Slide 16
- Slide 17
- Analisa Jurang Jurang Antara Prestasi Sediada dan Keperluan
- Slide 19
- Slide 20
- Slide 21
- Slide 22
- Slide 23
- Slide 24
- Slide 25
- Slide 26
- Slide 27
- Slide 28
- Slide 29
- Slide 30
- Slide 31
- 12 Masalah Telah Dikenalpasti Penilaian Telah Dibuat Berdasa
- Slide 33
- Slide 34
- Slide 35
- Slide 36
- Slide 37
- Slide 38
- Slide 39
- Slide 40
- Slide 41
- Slide 42
- Slide 43
- Slide 44
- Slide 45
- Slide 46
- Slide 47
- Slide 48
- Slide 49
- Slide 50
- Slide 51
- Slide 52
- Slide 53
- Slide 54
- Slide 55
- Slide 56
- Slide 57
-
Konsep KIK Menerangkan
bull Definisi Inovasibull Definisi Kreativitibull Prasyarat Kreativitibull Prinsip dan Kaedah KIKbull Perbezaan KIK dengan KMKbull Falsafah KIKbull Objektif KIKbull Faedah kepada Organisasibull Faedah kepada Perkhidmatan Awambull Faedah kepada Staf
Pelaksanaan KIK Menerangkan
bull Strategi Pelaksanaan KIKbull Struktur KIKbull Latihanbull Mesyuarat KIKbull Penghargaan dan Pengiktirafanbull Konvesyen KIKbull Strategi Untuk Mendorong Kreativiti dan Inovasibull Faktor-Faktor Kejayaan KIK
Teknik Penjanaan Idea Kreatif
Ciri-Ciri Berfikir Di Luar Kotak
PENUBUHAN KUMP
PERANCANGAN PROJEK
PEMILIHAN MASALAH
PENJELASAN MASALAH
PENYEDIAAN MATLAMAT
ANALISA MASALAH
CADANGAN PENYELESAIAN
KELULUSAN
PERCUBAAN
MENILAI KEPUTUSAN
KELULUSAN
PERLAKSANAAN PENYERAGAMAN
PENGAWASAN
PROJEK SETERUSNYA
YA
TIDAK
TIDAKYA
NAMA KUMPULAN LOGOMOTTO OBJEKTIF amp CARTAORGANISASI PDCA
CARTA PERBATUAN
BRAINSTORMING UNDIFORCE RANKING ANALISA FAEDAHMATRIX ANALISIS DEFINISI 5W+1H
CARTA ALIRAN
MATLAMAT OBJEKTIFSASARAN TARGET
BRAINSTORMING KERTAS SEMAKISHIKAWA PARETO HUBUNGKAIT
PRO-KONTRA RAJAH POKOKMATRIK DIAGRAM SWOT
KELULUSAN PENGURUSAN
UJICUBA PROJEK
KERTAS SEMAK PARETO PERBANDINGANBENEFIT ANALYSIS FAEDAH KETARA ampTIDAK KETARA
KELULUSAN PERLAKSANAAN
SOP ISO MPK amp FMDOKUMEN SOKONGANARAHAN PENTADBIRAN
JADUAL PENGAWASAN
A L I R A NP R O S E SK I K I C C
Proses KIK
bull Perancanganbull Pelaksanaanbull Penyemakan Penyampaianbull Tindakan
diams PDC (S)A juga dikenali sebagai Plan Do Check (Study) Act
William Edwards Deming was born on 14th October 1900 in Sioux City in the state of Iowa
Fasa 1 Perancangan
Aktiviti 1 Mengenal Pasti Projek
1048766 Cadangan daripada ahli-ahli KIK melalui percambahan fikiran Brainstorming1048766 Cadangan daripada pihak pengurusan1048766 Cadangan atau maklum balas daripada pelanggan1048766 Cadangan daripada Stakeholders1048766 Cadangan daripada pihak lain seperti penemuan
9
Brainstorming
bull Set criteria
bull Donrsquot judge ideas
bull Focus on quantity not quality
bull Use mind mapping
bull Try piggybacking
Aktiviti 2 Pemilihan Projek
bull Hanya satu projek sahaja yang boleh dipilihbull Projek yang dipilih haruslah yang penting dan boleh memberi manfaat kepada organisasi khususnya sistem penyampaian perkhidmatanbull Pemilihan projek boleh dibuat menerusi satu atau lebih kaedah-kaedah seperti berikut1048766 Force Ranking1048766 Analisis MatriksFaedah1048766 Soal Selidik di kalangan pekerja atau pelanggan1048766 Analisis SMART (specific measurable achievable realistic dan time specifik)
diams Penyataan projek mestilah berasaskan kepada kriteria berikut
1048766 Berkaitan dengan prestasi organisasi1048766 Khusus (specific)1048766 Boleh diukur (measurable)1048766 WujudBerlaku1048766 Boleh diselesaikan mengikut kemampuan pasukan dalam tempohyang sesuai
diams Contoh penyataan masalah ialah Kes Kelewatan Pembedahan Tinggidi Hospital X (Rujuk Rajah Sebab Dan Akibat )
diams Contoh berikut tidak boleh dijadikan sebagai penyataan masalahPenggunaan Dewan Bedah Tidak Mempunyai Jadual Yang Sistematik ( punca masalah )
Kes Kelewatan Pembedahan Tinggi
Pernyataan masalah yang betul
Penyediaan Jadual Pelaksanaan Projek
Kumpulan KIK dikehendaki untuk menyediakan satu Jadual PelaksanaanProjek seperti di Jadual 1 yang dikenali sebagai Carta Perbatuan atauCarta Gantt
Langkah-langkah yang terlibat dalam penyediaan Jadual PelaksanaanProjek tersebut ialah
1048766 Mengenal pasti segala aktiviti yang perlu dilaksanakan1048766 Menganggarkan tempoh masa bagi setiap aktiviti iaitu tarikhpermulaan dan penyempurnaan projek1048766 Mengenal pasti peringkat-peringkat penting bagi mencapai matlamataktiviti dengan menentukan tarikh aktiviti itu perlu disemak dandiawasi1048766 Mencatatkan pencapaian sebenar berbanding dengan apa yangdirancang bagi setiap aktiviti
Aktiviti 3 Menganalisis Projek
Setelah projek dipilih ahli-ahli KIK perlu menghuraikan masalah dengan terperinci dengan menggunakan teknik 5W+1H
Proses kerja boleh digambarkan dalam bentuk Carta Aliran Kerja
Seterusnya KIK akan menganalisis sebab-sebab kepada masalah atau faktor-faktor utama kepada projek penambahbaikan
Analisis sebabfaktor boleh dibuat dengan menggunakan teknik atau alat berikut
1048766 Rajah Sebab dan AkibatRajah Tulang IkanRajah Ishikawa untuk mengenal pasti sebab-sebab projek dilaksanakan
NotaTeknik 5W+1Hmerujuk kepadabull What (Apa)bull Who (Siapa)bull When (Bila)bull Where (Di mana)bull Why (Kenapa)bull How (Bagaimana)
1048766 Rajah Hubung Kait Peta Minda Rajah Afiniti dan Rajah Sistematik
1048766 Percambahan Fikiran
diams Pengumpulan Databull Pengumpulan data atau maklumat yang perlu untuk memahami dan mengesahkan masalah atau untuk menghasilkan perkhidmatan yang berkualiti
bull Data boleh dikumpulkan melalui beberapa kaedah seperti 1048766 Soal Selidik1048766 TemudugaTemubualPerbincangan1048766 Pemerhatian1048766 Semakan dan Analisis LaporanRekodDokumen1048766 Pemeriksaan1048766 Lain-lain teknik yang sesuai
bull Data boleh dikumpul menggunakan KertasLembaran Semak(Check Sheet)bull Menjana idea kreatif termasuk melalui percambahan fikiran(brainstorming) dan memindahkan idea kepada realitibull Teknik-teknik berikut boleh digunakan untuk menganalisis data1048766 Analisis Pareto1048766 Rajah Histogram1048766 Rajah Taburan1048766 Carta Kawalan1048766 Carta Turus dan Carta Pai1048766 Lain-lain teknik yang sesuai
Aktiviti 4 Penetapan ObjektifSasaran Projek
bull Setelah projek dianalisis secara terperinci dan disokong dengan data-data KIK perlu menetapkan objektif dan sasaran projekbull KIK perlu membuat justifikasi bagaimana penetapan sasaran yang dibuatbull Di antara asas penetapan sasaran adalah seperti berikut1048766 Prinsip 8020 (Analisis Pareto)1048766 Objektif Organisasi1048766 Piagam Pelanggan1048766 Petunjuk Prestasi Utama (KPI)1048766 Arahan Pihak Pengurusan1048766 Amalan Terbaik (Best Practices)
Aktiviti 5 Cadangan Penyelesaian
bull Proses ini melibatkan ahli-ahli KIK mendapatkan alternatif-alternatif cadangan penyelesaian atau penambahbaikanbull Kekuatan dan kelemahan cadangan perlu dihuraikan satu persatubull Implikasi kewangan seperti pertambahan tenaga kerja ruang pejabat dan lain-lain perlu juga dipertimbangkanbull Ahli-ahli KIK perlu memilih cadangan terbaik yang dilakukan melalui teknik 1048766 Analisis Pro dan Kontra1048766 Analisis SWOT1048766 Analisis Force Field1048766 Analisis Rajah Pokok1048766 Analisis SMART1048766 Analisis Markah Berkriteria1048766 Business Process Reengineering (BPR)1048766 Business Process Improvement (BPI)
Cadangan penyelesaian perlu dirujuk kepada Pihak Pengurusanuntuk mendapatkan kelulusan uji cuba
Nota
Analisa JurangJurang Antara Prestasi Sediada dan Keperluan
JURANG
Fasa 2 Pelaksanaan
Aktiviti 6 Pelaksanaan
bull Proses ini melibatkan ahli-ahli KIK berbincang dengan fasilitator mengenaicara-cara pelaksanaan cadangan penyelesaian yang telah dipersetujuibull Sekiranya perlu uji cuba boleh dijalankan ke atas cadangan yang dipilihProses uji cuba boleh dilaksanakan sehingga hasil yang dikehendaki dicapaibull Pelaksanaan sebenar cadangan perlu dilakukan mengikut perancangankumpulan dengan berpandukan kepada Carta Ganttbull Komitmen ahli kumpulan di dalam melaksanakan tugas masing-masingamat penting dan menjadi faktor kejayaan pelaksanaan projekbull Setiap ahli harus melaporkan status kemajuan mengenai peranan dan tugasyang dilaksanakan dari semasa ke semasa kepada ketua kumpulanbull Ketua kumpulan hendaklah melaporkan perkembangankemajuan pelaksanaan
Fasa 3 Penyemakan
Aktiviti 7 Penilaian
bull Ahli-ahli KIK perlu mengadakan penilaian ke atas pelaksanaan cadangan cadangan penyelesaianbull Penilaian ini akan menentukan sama ada objektifsasaran projek tercapai atau tidakbull Penilaian boleh dijalankan melalui pengumpulan data dan analisis(contohnya seperti Rajah Pareto) dalam tempoh uji cubabull Setelah penilaian dibuat dengan membandingkan Rajah Pareto sebelum projek dengan Rajah Pareto selepas projek ahli-ahli KIK boleh memutuskan sama ada cadangan penyelesaian boleh diterima atau perlu dikaji semula
Aktiviti 8 Pemantauan
bull Kumpulan KIK seterusnya memantau pelaksanaan projek untuk tempoh tertentu bagi mengekalkan pencapaian objektifsasaran projek dengan menggunakan teknik atau alat bersesuaianbull Jika terdapat sebarang jurang perbezaan kumpulan perlu mengambil tindakan pembetulan sebelum tindakan penyeragamanbull Kemukakan laporan kejayaan pelaksanaan projek dan cadangan perluasan penyeragaman pelaksanaanbull Agensi wajar menjalankan kajian impak ke atas projek KIK yang telahdilaksanakan untuk mengetahui faedah yang diperolehi Analisis boleh dibuat daripada segi penjimatan kos masa pembaziran peningkatan produktiviti dan kualiti kepuasan hati pelanggan dan sebagainy
Fasa 4 Tindakan
Aktiviti 9 Penyeragaman
bull Ini adalah merupakan peringkat terakhir dalam Kitaran PDCAbull Sekiranya objektif dan sasaran projek dicapai tindakan penyeragaman boleh dilakukan dengan mengambil langkah -langkah seperti berikut1048766 Menyedia atau mengemaskini Proses Kerja dan Carta Aliran Kerjayang berkaitan1048766 Mengemaskini Manual Prosedur Kerja Fail Meja Standard Operating Procedure dan Dokumen MS ISO1048766 Mengemaskini Piagam Pelanggan dan Petunjuk Prestasi Utama (KPI) yang berkaitanbull Pihak Pengurusan perlu mengambil tindakan penyeragaman secaramenyeluruh ke peringkat daerah negeri dan kebangsaan mengikut kesesuaian
Tindakan penyeragaman perlu mendapat persetujuan PihakPengurusan
Nota
Aktiviti 1 Mengenal Pasti Projek
Aktiviti 2 Pemilihan Projek
Aktiviti 3 Menganalisis Projek
Aktiviti 4 Penetapan ObjektifSasaran Projek
Aktiviti 5 Cadangan Penyelesaian
Aktiviti 6 Pelaksanaan
Aktiviti 7 Penilaian
Aktiviti 8 Pemantauan
Aktiviti 9 Penyeragaman
CONTOH-CONTOH TEKNIK DAN ALAT
KIKPERANCANGAN PROJEK
DAN PEMILIHAN MASALAH
MESYUARATAKTIVITI
KUMPULAN
MESYUARATAKTIVITI
KUMPULAN JUMLAH 28
KEKERAPAN SEMINGGU SEKALIWAKTU KHAMIS 1100-1200 TGHTEMPOH 1 JAMTEMPAT BILIK MESYUARAT LATIHAN KEHADIRAN 90
= 90 PERHATIANTidak Ada Mesyuarat Sekiranya Hari Diisytiharkan Cuti Umum
PETUNJUK1 HADIR PERATUSAN KEHADIRANCS CUTI SAKITCR CUTI REHAT 327 X 100BL BERTUGAS LUAR 364
BIL BIL MESYUARAT AHLI 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28
1 FADZILAH BT PADZIN 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1
2 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1
3
HUZAIRUL HEZRI B SAIDIN
1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 1 BL CR 1
4
ZAHIDAH BT ABDJALIL
1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1
5 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1
6
SALMAH BT SAAD
1 1 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR
7
NOR SILAWATI BT IDRIS
1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 CR 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1 1 1
8
SAMSURI AFFENDEE B MAN
1 1 1 BL 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1
MASRI BT RAMLI
9 9 6 8 8 6 8 7 8 8 6 8 5 7 8 8 7 8 8 6 8 4 7 7
MIMI NOORZAN BT ABD HAMID
JUMLAH 8 6 8 7
Hadir Tidak Hadir
01 MEI- 14 SEP 20041 Rancang Jadual Projek2 Pemilihan Masalah3 Analisis Keadaan Masa4 Penyediaan Maklumat Kini5 Kenalpasti Sebab Akibat6 Analisis Sebab Akibat7 Cadangan Penyelesaian
07 FEB-14 MAC 2005 Kelulusan Pengurusan
2 Pengawasan Penyeragaman3 Pengurusan Dan Penilaian4 Piawaian (SOP)5 Penilaian Kumpulan
21 OKT2004ndash23 FEB 20051 Menilai Keputusan2 Analisis Data3 Mengawasi Keputusan
PENGAGIHAN TUGAS AHLITUGAS YANG DIBERI TANGGUNGJAWA
B
Dengan Mengenalpasti
MasalahSemua Ahli
Memilih Masalah Semua Ahli
Menganalisis Masalah SemuaAhli
Mengumpul Data Semua Ahli
Menganalisis Punca Semua Ahli
Cadangan Penyelesaian
Semua Ahli
Kelulusan ProjekPengarah JK
PEMANDU
Pelaksanaan Plan Tindakan Semua Ahli
Mengawasi Keputusan Semua Ahli
Tindakan Pembetulan Semua Ahli
Mengawasi Pembetulan
Semua Ahli
Penyeragaman Projek Semua Ahli
Pemantauan Projek Semua Ahli
Projek Akan Datang Semua Ahli
Ahli Yang Mengendalikan
Mesyuarat amp Menyediakan Minit
Mesyuarat
Pn Fadzilah Pn Zahidah
07 SEPTndash14 DIS20041 Percubaan2 Pelaksanaan
Cadangan3 Kumpulkan Data Dan
PelaksanaanCadangan
Nama Kumpulan Tajuk
Tempoh
PERANCANGAN SEBENAR
PLAND
ACTION
CHECK
13 Penyeragaman
11 Penilaian Semula
12 Persembahan Pengurusan
9 Penilaian Selepas Cadangan
10 Tindakan Pembetulan
7 Persembahan Pengurusan
8 Melaksanakan Cadangan
5 Analisis Data
6 Merancang Cadangan
3 Mengenalpasti Masalah
4 Mengumpul Data
AKTIVITI
1 Pemilihan Masalah
2 Penerangan Masalah
JAN 05 FEB 05 MAC 05SEP 04 OKT 04 NOV 04 DIS 04MEI 04 JUN 04 JUL 04 OGS 04
12 Masalah Telah Dikenalpasti Penilaian Telah Dibuat Berdasarkan Kriteria Yang Ditetapkan
MASALAH ADAKAH DATA-DATA
DIKUMPULKAN
PENCAPAIAN VISI
ORGANISASI
MASALAH TUGAS HARIAN
PENEMUAN KAJIAN
1 Pinjaman Buku-Buku Di Pusat Sumber Lewat Dikembalikan
Satu Kajian Telah Dibuat
2 Tawaran Kursus Bertindih
Satu Penyelesaian Telah Dilaksanakan
3 Pegawai-pegawai INTURA Kerap Hilang dan Sukar Di Kesan
Masalah Peringkat Awal
4 Pendaftaran Kursus Mengambil Masa Yang Lama
Masalah Ini Sering Menjadi Isu Semasa
5 Waktu Pendaftaran Peserta Kursus di INTURA tidak praktikal
Banyak Aduan Dari Peserta Kursus
6 Edaram Surat-surat di INTURA Mengambil Masa Yang Lama
Kes Ini Agak Serius Dan Berlaku Sepanjang Masa
5 Masalah Telah Dipilih Berdasarkan Kriteria Yang Telah
Ditetapkan
Sambungan
7 Bekalan Peralatan Latihan Tidak Berkualiti
Perbincangan Dengan Pembekal
8 Borang Permohonan Tidak Diisi Dengan Lengkap
Kes Berlaku Tidak Serius
9 Kursus Berjadual Selalu Ditunda
Kes Ini Sering Berlaku Sepanjang Tahun 2002
10Komputer Sering Rosak
Telah Dibincangkan Oleh Unit IT
11Kekerapan Gangguan Elektrik Di Kawasan INTURA
Bukan Bidangkuasa Kumpulan
12Kerja-Kerja Projek Lambat Disiapkan
Kes Sentiasa Berulang
MASALAHADAKAH MASALAH
MENCAPAI OBJEKTIF ORGANISASI
ADAKAH MEMBERI KESAN
KEPADA IMEJ JABATAN
MEMILIH MASALAH MEMASUKI
RANKING TERATAS
1 Waktu Pendaftaran Peserta Kursus di INTURA tidak praktikal High High Ya
2 Edaran Surat-surat di INTURA Mengambil Masa Yang Lama Tidak High Tidak
3 Pegawai-pegawai INTURA Kerap Hilang dan Sukar Di Kesan High High Ya
4 Bekalan Peralatan Latihan Tidak Berkualiti
High High Ya
5 Kekerapan Gangguan Elektrik Di Kawasan INTURA Tidak High Tidak
5 Masalah Telah Dikenalpasti Untuk
Disenaraipendekkan Untuk Dinilai Bagi Kali Ke 2
Untuk Memilih Satu Masalah Kaedah Benefit Analisis
Telah Digunakan
1 Pegawai-pegawai INTURA
Kerap Hilang dan Sukar
Di Kesan
2 Waktu Pendaftaran
Peserta Kursus di INTURA
Tidak Praktikal
3 Bekalan Peralatan
Latihan Tidak Berkualiti
Masalah Telah Dipilih Untuk
Disenarai-pendekkan
Masalah Telah Dipilih Untuk
Disenarai-pendekkan
PENDEKATAN MATRIX
RENDAH = 1 - 2 SEDERHANA = 3 - 4 TINGGI = 5
MASALAH
PENILAIAN DAN ANALISIS
Sepanjang Dua Tahun Yang Lalu Bahagian Latihan INTURA TelahDibekalkan Dengan Folder AlatulisSampul Surat Bateri Kurang Berkualiti Masalah Tidak BegituKetara
Sepanjang 6 Bulan Pertama 2004 Sebanyak 70 Daripada Kes Kehilangan Adalah Memberi Ceramah Di Luar Dan Mengganggu Perjalanan Kursus Di INTURA
3 Waktu pendaftaran peserta kursus di INTURA tidak praktikal
Dalam Analisis Data Yang Telah Dipungut Terdapat 40 Peserta Tidak Hadir Pada Hari Pendaftaran Sehari Sebelum Kursus Bermula Dan Mengakibat Pembaziran Makanan Yang Dianggarkan RM450000 Dalam Enam Bulan Pertama 2004
ZA
HID
AH
NO
R S
ILAW
ATI amp
H
AB
IBA
H
SA
LMA
H amp
SA
MS
UR
I
MIM
I amp
MA
SR
I
JUM
LAH
4 4 3 184 3
4 4 205 4 3
4 4 225 5 4
2 Pegawai-pegawai INTURA Kerap Hilang dan Sukar Di Kesan
1 Bekalan Peralatan Latihan Tidak Berkualiti
HU
ZA
IRU
L
PENETAPAN MATLAMAT OBJEKTIF
TARGET SETTING
TARGET SETTING
Method Fill in the blank
a bc d e
To _______ _______ from
________ to ________ by _______
a Trend ndash Improve reduce increase
b Specific - Specific item that you want to improve
c Data ndash Measurable present level or level before actiond Data ndash Measurable level after action taken
e Time frame ndash when project will be completed
TARGET SETTING
Example
mengurangkan Masa menunggu
110 min 30 min April 2006
Untuk ____________ _____________ dari
________ ke __ _____ pada ______
Specific item to improve
Value of measurement
Unit of measureme
nt
TARGET SETTING
Contoh
mengurangkan Masa menunggu
110 min 30 min April 2006
Untuk ____________ _____________ dari
________ ke ________ pada _______
Target
PERINGKAT ANALISA
MASALAH amp CONTOH FORMAT KERTAS SEMAKAN
SOAL SELIDIK
KES KELEWATAN PEMBEDAHAN TINGGI
PERKARA TEMPOH TUJUAN
PUNCA PALING MUNGKIN M1 M2 M3 M4 M1 M2 M3 M4 JUMLAH
Peserta lambat melaporkan diri
0 19
Peserta pulang selepas mendaftarkan diri
0 0 0 0 0 3
Program tidak berjalan dengan lancar
0 0 0 0 0 0 0 0 0
Anggaran bahan mentah tidak tepat
0 0 0 0 0 0 0 1
Pembaziran makanan 0 0 0 0 0 0 0 0 0
JUMLAH 23
Tarikh Pengumpulan Data Jan-MacTeknik Pengumpulan Data Pemerhatian
1 Adakah anda selesa dengan waktu pendaftaran kursus yang baru
2 Pada pendapat anda adakah anda setuju dengan cara pendaftaran yang lama atau yang baru
1 Kaedah lama sehari sebelum kursus
2 Kaedah baru pada pagi hari pertama kursus
3 Sempatkah anda sampai ke INTURA pada jam 800 pagi
4 Adakah anda perlukan kenderaan INTURA dari Stesyen Bas Sungai Petani ke INTURA pada hari pertama kursus
5 Anda datang ke INTURA dengan
1 Kenderaan Sendiri
2 Kenderaan Jabatan
3 Pengangkutan Awam
6 Komen anda mengenai Prosedur Pendaftaran Barua) __________________________________________________b) __________________________________________________c) __________________________________________________
Sila Tandakan YA TIDAK
100 borang soal selidik telah diedar kepada peserta 2 kursus induksi
81 borang soal selidik dikembalikan
i 92 amat berpuashatiii 5 mengatakan mereka berpuas hatiiii 3 mengatakan mereka tidak berpuas hati
Pada keseluruhan mereka berpuashati
PERINGKAT CADANGAN
PENYELESAIAN
PRO-KONTRA RAJAH POKOKRAJAH JARINGAN AKTIVITI RAJAH PDPC
(Process Decision Planning Chart ) RAJAH PELAN Q
MATRIK DIAGRAM SWOT
SCORE Problem 1 = 0 Problem 2 = 4 Problem 3 = 1 Problem 4 = 2 Problem 5 = 3
SELECTING MAIN PROBLEM THROUGH PAIRED COMPARISON METHOD
Score Example Mrs Noor Azizah
1 1
2 3 4
3
2
4
5
4
1
4
3 3
5
2
1
5
5
2
Problem 1 = Delay in preparing schedule reportsProblem 2 = Difficulties in managing information of CHKLrsquos dev projects Problem 3 = Difficulty in accessing information from sectionsProblem 4 = No special gallery to display development projectsProblem 5 = Failure in monitoring status of development projects
Problem 1 = Delay in preparing schedule reportsProblem 2 = Difficulties in managing information of CHKLrsquos dev projects Problem 3 = Difficulty in accessing information from sectionsProblem 4 = No special gallery to display development projectsProblem 5 = Failure in monitoring status of development projects
CRITERIA OF PAIRED COMPARISON METHOD
1 Comply with client charter
2 Comply with departmentrsquos objectives and functions
3 Critical level of problem
4 Improvement in quality of work
5 Increase productivity
TOTAL OVERALL SCORE OF OPTIMIST MEMBERS THROUGH PAIRED COMPARISON METHOD
Problem 5Total Grouprsquos Options -Problem
1Problem2
Problem 3
Problem 4
1 ~ Ramli2 ~ Khairiah3 ~ Esah 4 ~ Rosnita 5 ~ Noor Azizah 6 ~ Ameer 7 ~ Izat 8 ~ Norlisa9~ Salabiyah
TOTAL
001102302
443444324
010010030
323322122
9 32 520
333232332
243232
Problem 2Problem 2
- Slide 1
- Slide 2
- Slide 3
- Slide 4
- Slide 5
- Slide 6
- Slide 7
- Slide 8
- Brainstorming
- Slide 10
- Slide 11
- Slide 12
- Slide 13
- Slide 14
- Slide 15
- Slide 16
- Slide 17
- Analisa Jurang Jurang Antara Prestasi Sediada dan Keperluan
- Slide 19
- Slide 20
- Slide 21
- Slide 22
- Slide 23
- Slide 24
- Slide 25
- Slide 26
- Slide 27
- Slide 28
- Slide 29
- Slide 30
- Slide 31
- 12 Masalah Telah Dikenalpasti Penilaian Telah Dibuat Berdasa
- Slide 33
- Slide 34
- Slide 35
- Slide 36
- Slide 37
- Slide 38
- Slide 39
- Slide 40
- Slide 41
- Slide 42
- Slide 43
- Slide 44
- Slide 45
- Slide 46
- Slide 47
- Slide 48
- Slide 49
- Slide 50
- Slide 51
- Slide 52
- Slide 53
- Slide 54
- Slide 55
- Slide 56
- Slide 57
-
Pelaksanaan KIK Menerangkan
bull Strategi Pelaksanaan KIKbull Struktur KIKbull Latihanbull Mesyuarat KIKbull Penghargaan dan Pengiktirafanbull Konvesyen KIKbull Strategi Untuk Mendorong Kreativiti dan Inovasibull Faktor-Faktor Kejayaan KIK
Teknik Penjanaan Idea Kreatif
Ciri-Ciri Berfikir Di Luar Kotak
PENUBUHAN KUMP
PERANCANGAN PROJEK
PEMILIHAN MASALAH
PENJELASAN MASALAH
PENYEDIAAN MATLAMAT
ANALISA MASALAH
CADANGAN PENYELESAIAN
KELULUSAN
PERCUBAAN
MENILAI KEPUTUSAN
KELULUSAN
PERLAKSANAAN PENYERAGAMAN
PENGAWASAN
PROJEK SETERUSNYA
YA
TIDAK
TIDAKYA
NAMA KUMPULAN LOGOMOTTO OBJEKTIF amp CARTAORGANISASI PDCA
CARTA PERBATUAN
BRAINSTORMING UNDIFORCE RANKING ANALISA FAEDAHMATRIX ANALISIS DEFINISI 5W+1H
CARTA ALIRAN
MATLAMAT OBJEKTIFSASARAN TARGET
BRAINSTORMING KERTAS SEMAKISHIKAWA PARETO HUBUNGKAIT
PRO-KONTRA RAJAH POKOKMATRIK DIAGRAM SWOT
KELULUSAN PENGURUSAN
UJICUBA PROJEK
KERTAS SEMAK PARETO PERBANDINGANBENEFIT ANALYSIS FAEDAH KETARA ampTIDAK KETARA
KELULUSAN PERLAKSANAAN
SOP ISO MPK amp FMDOKUMEN SOKONGANARAHAN PENTADBIRAN
JADUAL PENGAWASAN
A L I R A NP R O S E SK I K I C C
Proses KIK
bull Perancanganbull Pelaksanaanbull Penyemakan Penyampaianbull Tindakan
diams PDC (S)A juga dikenali sebagai Plan Do Check (Study) Act
William Edwards Deming was born on 14th October 1900 in Sioux City in the state of Iowa
Fasa 1 Perancangan
Aktiviti 1 Mengenal Pasti Projek
1048766 Cadangan daripada ahli-ahli KIK melalui percambahan fikiran Brainstorming1048766 Cadangan daripada pihak pengurusan1048766 Cadangan atau maklum balas daripada pelanggan1048766 Cadangan daripada Stakeholders1048766 Cadangan daripada pihak lain seperti penemuan
9
Brainstorming
bull Set criteria
bull Donrsquot judge ideas
bull Focus on quantity not quality
bull Use mind mapping
bull Try piggybacking
Aktiviti 2 Pemilihan Projek
bull Hanya satu projek sahaja yang boleh dipilihbull Projek yang dipilih haruslah yang penting dan boleh memberi manfaat kepada organisasi khususnya sistem penyampaian perkhidmatanbull Pemilihan projek boleh dibuat menerusi satu atau lebih kaedah-kaedah seperti berikut1048766 Force Ranking1048766 Analisis MatriksFaedah1048766 Soal Selidik di kalangan pekerja atau pelanggan1048766 Analisis SMART (specific measurable achievable realistic dan time specifik)
diams Penyataan projek mestilah berasaskan kepada kriteria berikut
1048766 Berkaitan dengan prestasi organisasi1048766 Khusus (specific)1048766 Boleh diukur (measurable)1048766 WujudBerlaku1048766 Boleh diselesaikan mengikut kemampuan pasukan dalam tempohyang sesuai
diams Contoh penyataan masalah ialah Kes Kelewatan Pembedahan Tinggidi Hospital X (Rujuk Rajah Sebab Dan Akibat )
diams Contoh berikut tidak boleh dijadikan sebagai penyataan masalahPenggunaan Dewan Bedah Tidak Mempunyai Jadual Yang Sistematik ( punca masalah )
Kes Kelewatan Pembedahan Tinggi
Pernyataan masalah yang betul
Penyediaan Jadual Pelaksanaan Projek
Kumpulan KIK dikehendaki untuk menyediakan satu Jadual PelaksanaanProjek seperti di Jadual 1 yang dikenali sebagai Carta Perbatuan atauCarta Gantt
Langkah-langkah yang terlibat dalam penyediaan Jadual PelaksanaanProjek tersebut ialah
1048766 Mengenal pasti segala aktiviti yang perlu dilaksanakan1048766 Menganggarkan tempoh masa bagi setiap aktiviti iaitu tarikhpermulaan dan penyempurnaan projek1048766 Mengenal pasti peringkat-peringkat penting bagi mencapai matlamataktiviti dengan menentukan tarikh aktiviti itu perlu disemak dandiawasi1048766 Mencatatkan pencapaian sebenar berbanding dengan apa yangdirancang bagi setiap aktiviti
Aktiviti 3 Menganalisis Projek
Setelah projek dipilih ahli-ahli KIK perlu menghuraikan masalah dengan terperinci dengan menggunakan teknik 5W+1H
Proses kerja boleh digambarkan dalam bentuk Carta Aliran Kerja
Seterusnya KIK akan menganalisis sebab-sebab kepada masalah atau faktor-faktor utama kepada projek penambahbaikan
Analisis sebabfaktor boleh dibuat dengan menggunakan teknik atau alat berikut
1048766 Rajah Sebab dan AkibatRajah Tulang IkanRajah Ishikawa untuk mengenal pasti sebab-sebab projek dilaksanakan
NotaTeknik 5W+1Hmerujuk kepadabull What (Apa)bull Who (Siapa)bull When (Bila)bull Where (Di mana)bull Why (Kenapa)bull How (Bagaimana)
1048766 Rajah Hubung Kait Peta Minda Rajah Afiniti dan Rajah Sistematik
1048766 Percambahan Fikiran
diams Pengumpulan Databull Pengumpulan data atau maklumat yang perlu untuk memahami dan mengesahkan masalah atau untuk menghasilkan perkhidmatan yang berkualiti
bull Data boleh dikumpulkan melalui beberapa kaedah seperti 1048766 Soal Selidik1048766 TemudugaTemubualPerbincangan1048766 Pemerhatian1048766 Semakan dan Analisis LaporanRekodDokumen1048766 Pemeriksaan1048766 Lain-lain teknik yang sesuai
bull Data boleh dikumpul menggunakan KertasLembaran Semak(Check Sheet)bull Menjana idea kreatif termasuk melalui percambahan fikiran(brainstorming) dan memindahkan idea kepada realitibull Teknik-teknik berikut boleh digunakan untuk menganalisis data1048766 Analisis Pareto1048766 Rajah Histogram1048766 Rajah Taburan1048766 Carta Kawalan1048766 Carta Turus dan Carta Pai1048766 Lain-lain teknik yang sesuai
Aktiviti 4 Penetapan ObjektifSasaran Projek
bull Setelah projek dianalisis secara terperinci dan disokong dengan data-data KIK perlu menetapkan objektif dan sasaran projekbull KIK perlu membuat justifikasi bagaimana penetapan sasaran yang dibuatbull Di antara asas penetapan sasaran adalah seperti berikut1048766 Prinsip 8020 (Analisis Pareto)1048766 Objektif Organisasi1048766 Piagam Pelanggan1048766 Petunjuk Prestasi Utama (KPI)1048766 Arahan Pihak Pengurusan1048766 Amalan Terbaik (Best Practices)
Aktiviti 5 Cadangan Penyelesaian
bull Proses ini melibatkan ahli-ahli KIK mendapatkan alternatif-alternatif cadangan penyelesaian atau penambahbaikanbull Kekuatan dan kelemahan cadangan perlu dihuraikan satu persatubull Implikasi kewangan seperti pertambahan tenaga kerja ruang pejabat dan lain-lain perlu juga dipertimbangkanbull Ahli-ahli KIK perlu memilih cadangan terbaik yang dilakukan melalui teknik 1048766 Analisis Pro dan Kontra1048766 Analisis SWOT1048766 Analisis Force Field1048766 Analisis Rajah Pokok1048766 Analisis SMART1048766 Analisis Markah Berkriteria1048766 Business Process Reengineering (BPR)1048766 Business Process Improvement (BPI)
Cadangan penyelesaian perlu dirujuk kepada Pihak Pengurusanuntuk mendapatkan kelulusan uji cuba
Nota
Analisa JurangJurang Antara Prestasi Sediada dan Keperluan
JURANG
Fasa 2 Pelaksanaan
Aktiviti 6 Pelaksanaan
bull Proses ini melibatkan ahli-ahli KIK berbincang dengan fasilitator mengenaicara-cara pelaksanaan cadangan penyelesaian yang telah dipersetujuibull Sekiranya perlu uji cuba boleh dijalankan ke atas cadangan yang dipilihProses uji cuba boleh dilaksanakan sehingga hasil yang dikehendaki dicapaibull Pelaksanaan sebenar cadangan perlu dilakukan mengikut perancangankumpulan dengan berpandukan kepada Carta Ganttbull Komitmen ahli kumpulan di dalam melaksanakan tugas masing-masingamat penting dan menjadi faktor kejayaan pelaksanaan projekbull Setiap ahli harus melaporkan status kemajuan mengenai peranan dan tugasyang dilaksanakan dari semasa ke semasa kepada ketua kumpulanbull Ketua kumpulan hendaklah melaporkan perkembangankemajuan pelaksanaan
Fasa 3 Penyemakan
Aktiviti 7 Penilaian
bull Ahli-ahli KIK perlu mengadakan penilaian ke atas pelaksanaan cadangan cadangan penyelesaianbull Penilaian ini akan menentukan sama ada objektifsasaran projek tercapai atau tidakbull Penilaian boleh dijalankan melalui pengumpulan data dan analisis(contohnya seperti Rajah Pareto) dalam tempoh uji cubabull Setelah penilaian dibuat dengan membandingkan Rajah Pareto sebelum projek dengan Rajah Pareto selepas projek ahli-ahli KIK boleh memutuskan sama ada cadangan penyelesaian boleh diterima atau perlu dikaji semula
Aktiviti 8 Pemantauan
bull Kumpulan KIK seterusnya memantau pelaksanaan projek untuk tempoh tertentu bagi mengekalkan pencapaian objektifsasaran projek dengan menggunakan teknik atau alat bersesuaianbull Jika terdapat sebarang jurang perbezaan kumpulan perlu mengambil tindakan pembetulan sebelum tindakan penyeragamanbull Kemukakan laporan kejayaan pelaksanaan projek dan cadangan perluasan penyeragaman pelaksanaanbull Agensi wajar menjalankan kajian impak ke atas projek KIK yang telahdilaksanakan untuk mengetahui faedah yang diperolehi Analisis boleh dibuat daripada segi penjimatan kos masa pembaziran peningkatan produktiviti dan kualiti kepuasan hati pelanggan dan sebagainy
Fasa 4 Tindakan
Aktiviti 9 Penyeragaman
bull Ini adalah merupakan peringkat terakhir dalam Kitaran PDCAbull Sekiranya objektif dan sasaran projek dicapai tindakan penyeragaman boleh dilakukan dengan mengambil langkah -langkah seperti berikut1048766 Menyedia atau mengemaskini Proses Kerja dan Carta Aliran Kerjayang berkaitan1048766 Mengemaskini Manual Prosedur Kerja Fail Meja Standard Operating Procedure dan Dokumen MS ISO1048766 Mengemaskini Piagam Pelanggan dan Petunjuk Prestasi Utama (KPI) yang berkaitanbull Pihak Pengurusan perlu mengambil tindakan penyeragaman secaramenyeluruh ke peringkat daerah negeri dan kebangsaan mengikut kesesuaian
Tindakan penyeragaman perlu mendapat persetujuan PihakPengurusan
Nota
Aktiviti 1 Mengenal Pasti Projek
Aktiviti 2 Pemilihan Projek
Aktiviti 3 Menganalisis Projek
Aktiviti 4 Penetapan ObjektifSasaran Projek
Aktiviti 5 Cadangan Penyelesaian
Aktiviti 6 Pelaksanaan
Aktiviti 7 Penilaian
Aktiviti 8 Pemantauan
Aktiviti 9 Penyeragaman
CONTOH-CONTOH TEKNIK DAN ALAT
KIKPERANCANGAN PROJEK
DAN PEMILIHAN MASALAH
MESYUARATAKTIVITI
KUMPULAN
MESYUARATAKTIVITI
KUMPULAN JUMLAH 28
KEKERAPAN SEMINGGU SEKALIWAKTU KHAMIS 1100-1200 TGHTEMPOH 1 JAMTEMPAT BILIK MESYUARAT LATIHAN KEHADIRAN 90
= 90 PERHATIANTidak Ada Mesyuarat Sekiranya Hari Diisytiharkan Cuti Umum
PETUNJUK1 HADIR PERATUSAN KEHADIRANCS CUTI SAKITCR CUTI REHAT 327 X 100BL BERTUGAS LUAR 364
BIL BIL MESYUARAT AHLI 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28
1 FADZILAH BT PADZIN 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1
2 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1
3
HUZAIRUL HEZRI B SAIDIN
1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 1 BL CR 1
4
ZAHIDAH BT ABDJALIL
1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1
5 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1
6
SALMAH BT SAAD
1 1 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR
7
NOR SILAWATI BT IDRIS
1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 CR 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1 1 1
8
SAMSURI AFFENDEE B MAN
1 1 1 BL 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1
MASRI BT RAMLI
9 9 6 8 8 6 8 7 8 8 6 8 5 7 8 8 7 8 8 6 8 4 7 7
MIMI NOORZAN BT ABD HAMID
JUMLAH 8 6 8 7
Hadir Tidak Hadir
01 MEI- 14 SEP 20041 Rancang Jadual Projek2 Pemilihan Masalah3 Analisis Keadaan Masa4 Penyediaan Maklumat Kini5 Kenalpasti Sebab Akibat6 Analisis Sebab Akibat7 Cadangan Penyelesaian
07 FEB-14 MAC 2005 Kelulusan Pengurusan
2 Pengawasan Penyeragaman3 Pengurusan Dan Penilaian4 Piawaian (SOP)5 Penilaian Kumpulan
21 OKT2004ndash23 FEB 20051 Menilai Keputusan2 Analisis Data3 Mengawasi Keputusan
PENGAGIHAN TUGAS AHLITUGAS YANG DIBERI TANGGUNGJAWA
B
Dengan Mengenalpasti
MasalahSemua Ahli
Memilih Masalah Semua Ahli
Menganalisis Masalah SemuaAhli
Mengumpul Data Semua Ahli
Menganalisis Punca Semua Ahli
Cadangan Penyelesaian
Semua Ahli
Kelulusan ProjekPengarah JK
PEMANDU
Pelaksanaan Plan Tindakan Semua Ahli
Mengawasi Keputusan Semua Ahli
Tindakan Pembetulan Semua Ahli
Mengawasi Pembetulan
Semua Ahli
Penyeragaman Projek Semua Ahli
Pemantauan Projek Semua Ahli
Projek Akan Datang Semua Ahli
Ahli Yang Mengendalikan
Mesyuarat amp Menyediakan Minit
Mesyuarat
Pn Fadzilah Pn Zahidah
07 SEPTndash14 DIS20041 Percubaan2 Pelaksanaan
Cadangan3 Kumpulkan Data Dan
PelaksanaanCadangan
Nama Kumpulan Tajuk
Tempoh
PERANCANGAN SEBENAR
PLAND
ACTION
CHECK
13 Penyeragaman
11 Penilaian Semula
12 Persembahan Pengurusan
9 Penilaian Selepas Cadangan
10 Tindakan Pembetulan
7 Persembahan Pengurusan
8 Melaksanakan Cadangan
5 Analisis Data
6 Merancang Cadangan
3 Mengenalpasti Masalah
4 Mengumpul Data
AKTIVITI
1 Pemilihan Masalah
2 Penerangan Masalah
JAN 05 FEB 05 MAC 05SEP 04 OKT 04 NOV 04 DIS 04MEI 04 JUN 04 JUL 04 OGS 04
12 Masalah Telah Dikenalpasti Penilaian Telah Dibuat Berdasarkan Kriteria Yang Ditetapkan
MASALAH ADAKAH DATA-DATA
DIKUMPULKAN
PENCAPAIAN VISI
ORGANISASI
MASALAH TUGAS HARIAN
PENEMUAN KAJIAN
1 Pinjaman Buku-Buku Di Pusat Sumber Lewat Dikembalikan
Satu Kajian Telah Dibuat
2 Tawaran Kursus Bertindih
Satu Penyelesaian Telah Dilaksanakan
3 Pegawai-pegawai INTURA Kerap Hilang dan Sukar Di Kesan
Masalah Peringkat Awal
4 Pendaftaran Kursus Mengambil Masa Yang Lama
Masalah Ini Sering Menjadi Isu Semasa
5 Waktu Pendaftaran Peserta Kursus di INTURA tidak praktikal
Banyak Aduan Dari Peserta Kursus
6 Edaram Surat-surat di INTURA Mengambil Masa Yang Lama
Kes Ini Agak Serius Dan Berlaku Sepanjang Masa
5 Masalah Telah Dipilih Berdasarkan Kriteria Yang Telah
Ditetapkan
Sambungan
7 Bekalan Peralatan Latihan Tidak Berkualiti
Perbincangan Dengan Pembekal
8 Borang Permohonan Tidak Diisi Dengan Lengkap
Kes Berlaku Tidak Serius
9 Kursus Berjadual Selalu Ditunda
Kes Ini Sering Berlaku Sepanjang Tahun 2002
10Komputer Sering Rosak
Telah Dibincangkan Oleh Unit IT
11Kekerapan Gangguan Elektrik Di Kawasan INTURA
Bukan Bidangkuasa Kumpulan
12Kerja-Kerja Projek Lambat Disiapkan
Kes Sentiasa Berulang
MASALAHADAKAH MASALAH
MENCAPAI OBJEKTIF ORGANISASI
ADAKAH MEMBERI KESAN
KEPADA IMEJ JABATAN
MEMILIH MASALAH MEMASUKI
RANKING TERATAS
1 Waktu Pendaftaran Peserta Kursus di INTURA tidak praktikal High High Ya
2 Edaran Surat-surat di INTURA Mengambil Masa Yang Lama Tidak High Tidak
3 Pegawai-pegawai INTURA Kerap Hilang dan Sukar Di Kesan High High Ya
4 Bekalan Peralatan Latihan Tidak Berkualiti
High High Ya
5 Kekerapan Gangguan Elektrik Di Kawasan INTURA Tidak High Tidak
5 Masalah Telah Dikenalpasti Untuk
Disenaraipendekkan Untuk Dinilai Bagi Kali Ke 2
Untuk Memilih Satu Masalah Kaedah Benefit Analisis
Telah Digunakan
1 Pegawai-pegawai INTURA
Kerap Hilang dan Sukar
Di Kesan
2 Waktu Pendaftaran
Peserta Kursus di INTURA
Tidak Praktikal
3 Bekalan Peralatan
Latihan Tidak Berkualiti
Masalah Telah Dipilih Untuk
Disenarai-pendekkan
Masalah Telah Dipilih Untuk
Disenarai-pendekkan
PENDEKATAN MATRIX
RENDAH = 1 - 2 SEDERHANA = 3 - 4 TINGGI = 5
MASALAH
PENILAIAN DAN ANALISIS
Sepanjang Dua Tahun Yang Lalu Bahagian Latihan INTURA TelahDibekalkan Dengan Folder AlatulisSampul Surat Bateri Kurang Berkualiti Masalah Tidak BegituKetara
Sepanjang 6 Bulan Pertama 2004 Sebanyak 70 Daripada Kes Kehilangan Adalah Memberi Ceramah Di Luar Dan Mengganggu Perjalanan Kursus Di INTURA
3 Waktu pendaftaran peserta kursus di INTURA tidak praktikal
Dalam Analisis Data Yang Telah Dipungut Terdapat 40 Peserta Tidak Hadir Pada Hari Pendaftaran Sehari Sebelum Kursus Bermula Dan Mengakibat Pembaziran Makanan Yang Dianggarkan RM450000 Dalam Enam Bulan Pertama 2004
ZA
HID
AH
NO
R S
ILAW
ATI amp
H
AB
IBA
H
SA
LMA
H amp
SA
MS
UR
I
MIM
I amp
MA
SR
I
JUM
LAH
4 4 3 184 3
4 4 205 4 3
4 4 225 5 4
2 Pegawai-pegawai INTURA Kerap Hilang dan Sukar Di Kesan
1 Bekalan Peralatan Latihan Tidak Berkualiti
HU
ZA
IRU
L
PENETAPAN MATLAMAT OBJEKTIF
TARGET SETTING
TARGET SETTING
Method Fill in the blank
a bc d e
To _______ _______ from
________ to ________ by _______
a Trend ndash Improve reduce increase
b Specific - Specific item that you want to improve
c Data ndash Measurable present level or level before actiond Data ndash Measurable level after action taken
e Time frame ndash when project will be completed
TARGET SETTING
Example
mengurangkan Masa menunggu
110 min 30 min April 2006
Untuk ____________ _____________ dari
________ ke __ _____ pada ______
Specific item to improve
Value of measurement
Unit of measureme
nt
TARGET SETTING
Contoh
mengurangkan Masa menunggu
110 min 30 min April 2006
Untuk ____________ _____________ dari
________ ke ________ pada _______
Target
PERINGKAT ANALISA
MASALAH amp CONTOH FORMAT KERTAS SEMAKAN
SOAL SELIDIK
KES KELEWATAN PEMBEDAHAN TINGGI
PERKARA TEMPOH TUJUAN
PUNCA PALING MUNGKIN M1 M2 M3 M4 M1 M2 M3 M4 JUMLAH
Peserta lambat melaporkan diri
0 19
Peserta pulang selepas mendaftarkan diri
0 0 0 0 0 3
Program tidak berjalan dengan lancar
0 0 0 0 0 0 0 0 0
Anggaran bahan mentah tidak tepat
0 0 0 0 0 0 0 1
Pembaziran makanan 0 0 0 0 0 0 0 0 0
JUMLAH 23
Tarikh Pengumpulan Data Jan-MacTeknik Pengumpulan Data Pemerhatian
1 Adakah anda selesa dengan waktu pendaftaran kursus yang baru
2 Pada pendapat anda adakah anda setuju dengan cara pendaftaran yang lama atau yang baru
1 Kaedah lama sehari sebelum kursus
2 Kaedah baru pada pagi hari pertama kursus
3 Sempatkah anda sampai ke INTURA pada jam 800 pagi
4 Adakah anda perlukan kenderaan INTURA dari Stesyen Bas Sungai Petani ke INTURA pada hari pertama kursus
5 Anda datang ke INTURA dengan
1 Kenderaan Sendiri
2 Kenderaan Jabatan
3 Pengangkutan Awam
6 Komen anda mengenai Prosedur Pendaftaran Barua) __________________________________________________b) __________________________________________________c) __________________________________________________
Sila Tandakan YA TIDAK
100 borang soal selidik telah diedar kepada peserta 2 kursus induksi
81 borang soal selidik dikembalikan
i 92 amat berpuashatiii 5 mengatakan mereka berpuas hatiiii 3 mengatakan mereka tidak berpuas hati
Pada keseluruhan mereka berpuashati
PERINGKAT CADANGAN
PENYELESAIAN
PRO-KONTRA RAJAH POKOKRAJAH JARINGAN AKTIVITI RAJAH PDPC
(Process Decision Planning Chart ) RAJAH PELAN Q
MATRIK DIAGRAM SWOT
SCORE Problem 1 = 0 Problem 2 = 4 Problem 3 = 1 Problem 4 = 2 Problem 5 = 3
SELECTING MAIN PROBLEM THROUGH PAIRED COMPARISON METHOD
Score Example Mrs Noor Azizah
1 1
2 3 4
3
2
4
5
4
1
4
3 3
5
2
1
5
5
2
Problem 1 = Delay in preparing schedule reportsProblem 2 = Difficulties in managing information of CHKLrsquos dev projects Problem 3 = Difficulty in accessing information from sectionsProblem 4 = No special gallery to display development projectsProblem 5 = Failure in monitoring status of development projects
Problem 1 = Delay in preparing schedule reportsProblem 2 = Difficulties in managing information of CHKLrsquos dev projects Problem 3 = Difficulty in accessing information from sectionsProblem 4 = No special gallery to display development projectsProblem 5 = Failure in monitoring status of development projects
CRITERIA OF PAIRED COMPARISON METHOD
1 Comply with client charter
2 Comply with departmentrsquos objectives and functions
3 Critical level of problem
4 Improvement in quality of work
5 Increase productivity
TOTAL OVERALL SCORE OF OPTIMIST MEMBERS THROUGH PAIRED COMPARISON METHOD
Problem 5Total Grouprsquos Options -Problem
1Problem2
Problem 3
Problem 4
1 ~ Ramli2 ~ Khairiah3 ~ Esah 4 ~ Rosnita 5 ~ Noor Azizah 6 ~ Ameer 7 ~ Izat 8 ~ Norlisa9~ Salabiyah
TOTAL
001102302
443444324
010010030
323322122
9 32 520
333232332
243232
Problem 2Problem 2
- Slide 1
- Slide 2
- Slide 3
- Slide 4
- Slide 5
- Slide 6
- Slide 7
- Slide 8
- Brainstorming
- Slide 10
- Slide 11
- Slide 12
- Slide 13
- Slide 14
- Slide 15
- Slide 16
- Slide 17
- Analisa Jurang Jurang Antara Prestasi Sediada dan Keperluan
- Slide 19
- Slide 20
- Slide 21
- Slide 22
- Slide 23
- Slide 24
- Slide 25
- Slide 26
- Slide 27
- Slide 28
- Slide 29
- Slide 30
- Slide 31
- 12 Masalah Telah Dikenalpasti Penilaian Telah Dibuat Berdasa
- Slide 33
- Slide 34
- Slide 35
- Slide 36
- Slide 37
- Slide 38
- Slide 39
- Slide 40
- Slide 41
- Slide 42
- Slide 43
- Slide 44
- Slide 45
- Slide 46
- Slide 47
- Slide 48
- Slide 49
- Slide 50
- Slide 51
- Slide 52
- Slide 53
- Slide 54
- Slide 55
- Slide 56
- Slide 57
-
Teknik Penjanaan Idea Kreatif
Ciri-Ciri Berfikir Di Luar Kotak
PENUBUHAN KUMP
PERANCANGAN PROJEK
PEMILIHAN MASALAH
PENJELASAN MASALAH
PENYEDIAAN MATLAMAT
ANALISA MASALAH
CADANGAN PENYELESAIAN
KELULUSAN
PERCUBAAN
MENILAI KEPUTUSAN
KELULUSAN
PERLAKSANAAN PENYERAGAMAN
PENGAWASAN
PROJEK SETERUSNYA
YA
TIDAK
TIDAKYA
NAMA KUMPULAN LOGOMOTTO OBJEKTIF amp CARTAORGANISASI PDCA
CARTA PERBATUAN
BRAINSTORMING UNDIFORCE RANKING ANALISA FAEDAHMATRIX ANALISIS DEFINISI 5W+1H
CARTA ALIRAN
MATLAMAT OBJEKTIFSASARAN TARGET
BRAINSTORMING KERTAS SEMAKISHIKAWA PARETO HUBUNGKAIT
PRO-KONTRA RAJAH POKOKMATRIK DIAGRAM SWOT
KELULUSAN PENGURUSAN
UJICUBA PROJEK
KERTAS SEMAK PARETO PERBANDINGANBENEFIT ANALYSIS FAEDAH KETARA ampTIDAK KETARA
KELULUSAN PERLAKSANAAN
SOP ISO MPK amp FMDOKUMEN SOKONGANARAHAN PENTADBIRAN
JADUAL PENGAWASAN
A L I R A NP R O S E SK I K I C C
Proses KIK
bull Perancanganbull Pelaksanaanbull Penyemakan Penyampaianbull Tindakan
diams PDC (S)A juga dikenali sebagai Plan Do Check (Study) Act
William Edwards Deming was born on 14th October 1900 in Sioux City in the state of Iowa
Fasa 1 Perancangan
Aktiviti 1 Mengenal Pasti Projek
1048766 Cadangan daripada ahli-ahli KIK melalui percambahan fikiran Brainstorming1048766 Cadangan daripada pihak pengurusan1048766 Cadangan atau maklum balas daripada pelanggan1048766 Cadangan daripada Stakeholders1048766 Cadangan daripada pihak lain seperti penemuan
9
Brainstorming
bull Set criteria
bull Donrsquot judge ideas
bull Focus on quantity not quality
bull Use mind mapping
bull Try piggybacking
Aktiviti 2 Pemilihan Projek
bull Hanya satu projek sahaja yang boleh dipilihbull Projek yang dipilih haruslah yang penting dan boleh memberi manfaat kepada organisasi khususnya sistem penyampaian perkhidmatanbull Pemilihan projek boleh dibuat menerusi satu atau lebih kaedah-kaedah seperti berikut1048766 Force Ranking1048766 Analisis MatriksFaedah1048766 Soal Selidik di kalangan pekerja atau pelanggan1048766 Analisis SMART (specific measurable achievable realistic dan time specifik)
diams Penyataan projek mestilah berasaskan kepada kriteria berikut
1048766 Berkaitan dengan prestasi organisasi1048766 Khusus (specific)1048766 Boleh diukur (measurable)1048766 WujudBerlaku1048766 Boleh diselesaikan mengikut kemampuan pasukan dalam tempohyang sesuai
diams Contoh penyataan masalah ialah Kes Kelewatan Pembedahan Tinggidi Hospital X (Rujuk Rajah Sebab Dan Akibat )
diams Contoh berikut tidak boleh dijadikan sebagai penyataan masalahPenggunaan Dewan Bedah Tidak Mempunyai Jadual Yang Sistematik ( punca masalah )
Kes Kelewatan Pembedahan Tinggi
Pernyataan masalah yang betul
Penyediaan Jadual Pelaksanaan Projek
Kumpulan KIK dikehendaki untuk menyediakan satu Jadual PelaksanaanProjek seperti di Jadual 1 yang dikenali sebagai Carta Perbatuan atauCarta Gantt
Langkah-langkah yang terlibat dalam penyediaan Jadual PelaksanaanProjek tersebut ialah
1048766 Mengenal pasti segala aktiviti yang perlu dilaksanakan1048766 Menganggarkan tempoh masa bagi setiap aktiviti iaitu tarikhpermulaan dan penyempurnaan projek1048766 Mengenal pasti peringkat-peringkat penting bagi mencapai matlamataktiviti dengan menentukan tarikh aktiviti itu perlu disemak dandiawasi1048766 Mencatatkan pencapaian sebenar berbanding dengan apa yangdirancang bagi setiap aktiviti
Aktiviti 3 Menganalisis Projek
Setelah projek dipilih ahli-ahli KIK perlu menghuraikan masalah dengan terperinci dengan menggunakan teknik 5W+1H
Proses kerja boleh digambarkan dalam bentuk Carta Aliran Kerja
Seterusnya KIK akan menganalisis sebab-sebab kepada masalah atau faktor-faktor utama kepada projek penambahbaikan
Analisis sebabfaktor boleh dibuat dengan menggunakan teknik atau alat berikut
1048766 Rajah Sebab dan AkibatRajah Tulang IkanRajah Ishikawa untuk mengenal pasti sebab-sebab projek dilaksanakan
NotaTeknik 5W+1Hmerujuk kepadabull What (Apa)bull Who (Siapa)bull When (Bila)bull Where (Di mana)bull Why (Kenapa)bull How (Bagaimana)
1048766 Rajah Hubung Kait Peta Minda Rajah Afiniti dan Rajah Sistematik
1048766 Percambahan Fikiran
diams Pengumpulan Databull Pengumpulan data atau maklumat yang perlu untuk memahami dan mengesahkan masalah atau untuk menghasilkan perkhidmatan yang berkualiti
bull Data boleh dikumpulkan melalui beberapa kaedah seperti 1048766 Soal Selidik1048766 TemudugaTemubualPerbincangan1048766 Pemerhatian1048766 Semakan dan Analisis LaporanRekodDokumen1048766 Pemeriksaan1048766 Lain-lain teknik yang sesuai
bull Data boleh dikumpul menggunakan KertasLembaran Semak(Check Sheet)bull Menjana idea kreatif termasuk melalui percambahan fikiran(brainstorming) dan memindahkan idea kepada realitibull Teknik-teknik berikut boleh digunakan untuk menganalisis data1048766 Analisis Pareto1048766 Rajah Histogram1048766 Rajah Taburan1048766 Carta Kawalan1048766 Carta Turus dan Carta Pai1048766 Lain-lain teknik yang sesuai
Aktiviti 4 Penetapan ObjektifSasaran Projek
bull Setelah projek dianalisis secara terperinci dan disokong dengan data-data KIK perlu menetapkan objektif dan sasaran projekbull KIK perlu membuat justifikasi bagaimana penetapan sasaran yang dibuatbull Di antara asas penetapan sasaran adalah seperti berikut1048766 Prinsip 8020 (Analisis Pareto)1048766 Objektif Organisasi1048766 Piagam Pelanggan1048766 Petunjuk Prestasi Utama (KPI)1048766 Arahan Pihak Pengurusan1048766 Amalan Terbaik (Best Practices)
Aktiviti 5 Cadangan Penyelesaian
bull Proses ini melibatkan ahli-ahli KIK mendapatkan alternatif-alternatif cadangan penyelesaian atau penambahbaikanbull Kekuatan dan kelemahan cadangan perlu dihuraikan satu persatubull Implikasi kewangan seperti pertambahan tenaga kerja ruang pejabat dan lain-lain perlu juga dipertimbangkanbull Ahli-ahli KIK perlu memilih cadangan terbaik yang dilakukan melalui teknik 1048766 Analisis Pro dan Kontra1048766 Analisis SWOT1048766 Analisis Force Field1048766 Analisis Rajah Pokok1048766 Analisis SMART1048766 Analisis Markah Berkriteria1048766 Business Process Reengineering (BPR)1048766 Business Process Improvement (BPI)
Cadangan penyelesaian perlu dirujuk kepada Pihak Pengurusanuntuk mendapatkan kelulusan uji cuba
Nota
Analisa JurangJurang Antara Prestasi Sediada dan Keperluan
JURANG
Fasa 2 Pelaksanaan
Aktiviti 6 Pelaksanaan
bull Proses ini melibatkan ahli-ahli KIK berbincang dengan fasilitator mengenaicara-cara pelaksanaan cadangan penyelesaian yang telah dipersetujuibull Sekiranya perlu uji cuba boleh dijalankan ke atas cadangan yang dipilihProses uji cuba boleh dilaksanakan sehingga hasil yang dikehendaki dicapaibull Pelaksanaan sebenar cadangan perlu dilakukan mengikut perancangankumpulan dengan berpandukan kepada Carta Ganttbull Komitmen ahli kumpulan di dalam melaksanakan tugas masing-masingamat penting dan menjadi faktor kejayaan pelaksanaan projekbull Setiap ahli harus melaporkan status kemajuan mengenai peranan dan tugasyang dilaksanakan dari semasa ke semasa kepada ketua kumpulanbull Ketua kumpulan hendaklah melaporkan perkembangankemajuan pelaksanaan
Fasa 3 Penyemakan
Aktiviti 7 Penilaian
bull Ahli-ahli KIK perlu mengadakan penilaian ke atas pelaksanaan cadangan cadangan penyelesaianbull Penilaian ini akan menentukan sama ada objektifsasaran projek tercapai atau tidakbull Penilaian boleh dijalankan melalui pengumpulan data dan analisis(contohnya seperti Rajah Pareto) dalam tempoh uji cubabull Setelah penilaian dibuat dengan membandingkan Rajah Pareto sebelum projek dengan Rajah Pareto selepas projek ahli-ahli KIK boleh memutuskan sama ada cadangan penyelesaian boleh diterima atau perlu dikaji semula
Aktiviti 8 Pemantauan
bull Kumpulan KIK seterusnya memantau pelaksanaan projek untuk tempoh tertentu bagi mengekalkan pencapaian objektifsasaran projek dengan menggunakan teknik atau alat bersesuaianbull Jika terdapat sebarang jurang perbezaan kumpulan perlu mengambil tindakan pembetulan sebelum tindakan penyeragamanbull Kemukakan laporan kejayaan pelaksanaan projek dan cadangan perluasan penyeragaman pelaksanaanbull Agensi wajar menjalankan kajian impak ke atas projek KIK yang telahdilaksanakan untuk mengetahui faedah yang diperolehi Analisis boleh dibuat daripada segi penjimatan kos masa pembaziran peningkatan produktiviti dan kualiti kepuasan hati pelanggan dan sebagainy
Fasa 4 Tindakan
Aktiviti 9 Penyeragaman
bull Ini adalah merupakan peringkat terakhir dalam Kitaran PDCAbull Sekiranya objektif dan sasaran projek dicapai tindakan penyeragaman boleh dilakukan dengan mengambil langkah -langkah seperti berikut1048766 Menyedia atau mengemaskini Proses Kerja dan Carta Aliran Kerjayang berkaitan1048766 Mengemaskini Manual Prosedur Kerja Fail Meja Standard Operating Procedure dan Dokumen MS ISO1048766 Mengemaskini Piagam Pelanggan dan Petunjuk Prestasi Utama (KPI) yang berkaitanbull Pihak Pengurusan perlu mengambil tindakan penyeragaman secaramenyeluruh ke peringkat daerah negeri dan kebangsaan mengikut kesesuaian
Tindakan penyeragaman perlu mendapat persetujuan PihakPengurusan
Nota
Aktiviti 1 Mengenal Pasti Projek
Aktiviti 2 Pemilihan Projek
Aktiviti 3 Menganalisis Projek
Aktiviti 4 Penetapan ObjektifSasaran Projek
Aktiviti 5 Cadangan Penyelesaian
Aktiviti 6 Pelaksanaan
Aktiviti 7 Penilaian
Aktiviti 8 Pemantauan
Aktiviti 9 Penyeragaman
CONTOH-CONTOH TEKNIK DAN ALAT
KIKPERANCANGAN PROJEK
DAN PEMILIHAN MASALAH
MESYUARATAKTIVITI
KUMPULAN
MESYUARATAKTIVITI
KUMPULAN JUMLAH 28
KEKERAPAN SEMINGGU SEKALIWAKTU KHAMIS 1100-1200 TGHTEMPOH 1 JAMTEMPAT BILIK MESYUARAT LATIHAN KEHADIRAN 90
= 90 PERHATIANTidak Ada Mesyuarat Sekiranya Hari Diisytiharkan Cuti Umum
PETUNJUK1 HADIR PERATUSAN KEHADIRANCS CUTI SAKITCR CUTI REHAT 327 X 100BL BERTUGAS LUAR 364
BIL BIL MESYUARAT AHLI 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28
1 FADZILAH BT PADZIN 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1
2 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1
3
HUZAIRUL HEZRI B SAIDIN
1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 1 BL CR 1
4
ZAHIDAH BT ABDJALIL
1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1
5 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1
6
SALMAH BT SAAD
1 1 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR
7
NOR SILAWATI BT IDRIS
1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 CR 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1 1 1
8
SAMSURI AFFENDEE B MAN
1 1 1 BL 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1
MASRI BT RAMLI
9 9 6 8 8 6 8 7 8 8 6 8 5 7 8 8 7 8 8 6 8 4 7 7
MIMI NOORZAN BT ABD HAMID
JUMLAH 8 6 8 7
Hadir Tidak Hadir
01 MEI- 14 SEP 20041 Rancang Jadual Projek2 Pemilihan Masalah3 Analisis Keadaan Masa4 Penyediaan Maklumat Kini5 Kenalpasti Sebab Akibat6 Analisis Sebab Akibat7 Cadangan Penyelesaian
07 FEB-14 MAC 2005 Kelulusan Pengurusan
2 Pengawasan Penyeragaman3 Pengurusan Dan Penilaian4 Piawaian (SOP)5 Penilaian Kumpulan
21 OKT2004ndash23 FEB 20051 Menilai Keputusan2 Analisis Data3 Mengawasi Keputusan
PENGAGIHAN TUGAS AHLITUGAS YANG DIBERI TANGGUNGJAWA
B
Dengan Mengenalpasti
MasalahSemua Ahli
Memilih Masalah Semua Ahli
Menganalisis Masalah SemuaAhli
Mengumpul Data Semua Ahli
Menganalisis Punca Semua Ahli
Cadangan Penyelesaian
Semua Ahli
Kelulusan ProjekPengarah JK
PEMANDU
Pelaksanaan Plan Tindakan Semua Ahli
Mengawasi Keputusan Semua Ahli
Tindakan Pembetulan Semua Ahli
Mengawasi Pembetulan
Semua Ahli
Penyeragaman Projek Semua Ahli
Pemantauan Projek Semua Ahli
Projek Akan Datang Semua Ahli
Ahli Yang Mengendalikan
Mesyuarat amp Menyediakan Minit
Mesyuarat
Pn Fadzilah Pn Zahidah
07 SEPTndash14 DIS20041 Percubaan2 Pelaksanaan
Cadangan3 Kumpulkan Data Dan
PelaksanaanCadangan
Nama Kumpulan Tajuk
Tempoh
PERANCANGAN SEBENAR
PLAND
ACTION
CHECK
13 Penyeragaman
11 Penilaian Semula
12 Persembahan Pengurusan
9 Penilaian Selepas Cadangan
10 Tindakan Pembetulan
7 Persembahan Pengurusan
8 Melaksanakan Cadangan
5 Analisis Data
6 Merancang Cadangan
3 Mengenalpasti Masalah
4 Mengumpul Data
AKTIVITI
1 Pemilihan Masalah
2 Penerangan Masalah
JAN 05 FEB 05 MAC 05SEP 04 OKT 04 NOV 04 DIS 04MEI 04 JUN 04 JUL 04 OGS 04
12 Masalah Telah Dikenalpasti Penilaian Telah Dibuat Berdasarkan Kriteria Yang Ditetapkan
MASALAH ADAKAH DATA-DATA
DIKUMPULKAN
PENCAPAIAN VISI
ORGANISASI
MASALAH TUGAS HARIAN
PENEMUAN KAJIAN
1 Pinjaman Buku-Buku Di Pusat Sumber Lewat Dikembalikan
Satu Kajian Telah Dibuat
2 Tawaran Kursus Bertindih
Satu Penyelesaian Telah Dilaksanakan
3 Pegawai-pegawai INTURA Kerap Hilang dan Sukar Di Kesan
Masalah Peringkat Awal
4 Pendaftaran Kursus Mengambil Masa Yang Lama
Masalah Ini Sering Menjadi Isu Semasa
5 Waktu Pendaftaran Peserta Kursus di INTURA tidak praktikal
Banyak Aduan Dari Peserta Kursus
6 Edaram Surat-surat di INTURA Mengambil Masa Yang Lama
Kes Ini Agak Serius Dan Berlaku Sepanjang Masa
5 Masalah Telah Dipilih Berdasarkan Kriteria Yang Telah
Ditetapkan
Sambungan
7 Bekalan Peralatan Latihan Tidak Berkualiti
Perbincangan Dengan Pembekal
8 Borang Permohonan Tidak Diisi Dengan Lengkap
Kes Berlaku Tidak Serius
9 Kursus Berjadual Selalu Ditunda
Kes Ini Sering Berlaku Sepanjang Tahun 2002
10Komputer Sering Rosak
Telah Dibincangkan Oleh Unit IT
11Kekerapan Gangguan Elektrik Di Kawasan INTURA
Bukan Bidangkuasa Kumpulan
12Kerja-Kerja Projek Lambat Disiapkan
Kes Sentiasa Berulang
MASALAHADAKAH MASALAH
MENCAPAI OBJEKTIF ORGANISASI
ADAKAH MEMBERI KESAN
KEPADA IMEJ JABATAN
MEMILIH MASALAH MEMASUKI
RANKING TERATAS
1 Waktu Pendaftaran Peserta Kursus di INTURA tidak praktikal High High Ya
2 Edaran Surat-surat di INTURA Mengambil Masa Yang Lama Tidak High Tidak
3 Pegawai-pegawai INTURA Kerap Hilang dan Sukar Di Kesan High High Ya
4 Bekalan Peralatan Latihan Tidak Berkualiti
High High Ya
5 Kekerapan Gangguan Elektrik Di Kawasan INTURA Tidak High Tidak
5 Masalah Telah Dikenalpasti Untuk
Disenaraipendekkan Untuk Dinilai Bagi Kali Ke 2
Untuk Memilih Satu Masalah Kaedah Benefit Analisis
Telah Digunakan
1 Pegawai-pegawai INTURA
Kerap Hilang dan Sukar
Di Kesan
2 Waktu Pendaftaran
Peserta Kursus di INTURA
Tidak Praktikal
3 Bekalan Peralatan
Latihan Tidak Berkualiti
Masalah Telah Dipilih Untuk
Disenarai-pendekkan
Masalah Telah Dipilih Untuk
Disenarai-pendekkan
PENDEKATAN MATRIX
RENDAH = 1 - 2 SEDERHANA = 3 - 4 TINGGI = 5
MASALAH
PENILAIAN DAN ANALISIS
Sepanjang Dua Tahun Yang Lalu Bahagian Latihan INTURA TelahDibekalkan Dengan Folder AlatulisSampul Surat Bateri Kurang Berkualiti Masalah Tidak BegituKetara
Sepanjang 6 Bulan Pertama 2004 Sebanyak 70 Daripada Kes Kehilangan Adalah Memberi Ceramah Di Luar Dan Mengganggu Perjalanan Kursus Di INTURA
3 Waktu pendaftaran peserta kursus di INTURA tidak praktikal
Dalam Analisis Data Yang Telah Dipungut Terdapat 40 Peserta Tidak Hadir Pada Hari Pendaftaran Sehari Sebelum Kursus Bermula Dan Mengakibat Pembaziran Makanan Yang Dianggarkan RM450000 Dalam Enam Bulan Pertama 2004
ZA
HID
AH
NO
R S
ILAW
ATI amp
H
AB
IBA
H
SA
LMA
H amp
SA
MS
UR
I
MIM
I amp
MA
SR
I
JUM
LAH
4 4 3 184 3
4 4 205 4 3
4 4 225 5 4
2 Pegawai-pegawai INTURA Kerap Hilang dan Sukar Di Kesan
1 Bekalan Peralatan Latihan Tidak Berkualiti
HU
ZA
IRU
L
PENETAPAN MATLAMAT OBJEKTIF
TARGET SETTING
TARGET SETTING
Method Fill in the blank
a bc d e
To _______ _______ from
________ to ________ by _______
a Trend ndash Improve reduce increase
b Specific - Specific item that you want to improve
c Data ndash Measurable present level or level before actiond Data ndash Measurable level after action taken
e Time frame ndash when project will be completed
TARGET SETTING
Example
mengurangkan Masa menunggu
110 min 30 min April 2006
Untuk ____________ _____________ dari
________ ke __ _____ pada ______
Specific item to improve
Value of measurement
Unit of measureme
nt
TARGET SETTING
Contoh
mengurangkan Masa menunggu
110 min 30 min April 2006
Untuk ____________ _____________ dari
________ ke ________ pada _______
Target
PERINGKAT ANALISA
MASALAH amp CONTOH FORMAT KERTAS SEMAKAN
SOAL SELIDIK
KES KELEWATAN PEMBEDAHAN TINGGI
PERKARA TEMPOH TUJUAN
PUNCA PALING MUNGKIN M1 M2 M3 M4 M1 M2 M3 M4 JUMLAH
Peserta lambat melaporkan diri
0 19
Peserta pulang selepas mendaftarkan diri
0 0 0 0 0 3
Program tidak berjalan dengan lancar
0 0 0 0 0 0 0 0 0
Anggaran bahan mentah tidak tepat
0 0 0 0 0 0 0 1
Pembaziran makanan 0 0 0 0 0 0 0 0 0
JUMLAH 23
Tarikh Pengumpulan Data Jan-MacTeknik Pengumpulan Data Pemerhatian
1 Adakah anda selesa dengan waktu pendaftaran kursus yang baru
2 Pada pendapat anda adakah anda setuju dengan cara pendaftaran yang lama atau yang baru
1 Kaedah lama sehari sebelum kursus
2 Kaedah baru pada pagi hari pertama kursus
3 Sempatkah anda sampai ke INTURA pada jam 800 pagi
4 Adakah anda perlukan kenderaan INTURA dari Stesyen Bas Sungai Petani ke INTURA pada hari pertama kursus
5 Anda datang ke INTURA dengan
1 Kenderaan Sendiri
2 Kenderaan Jabatan
3 Pengangkutan Awam
6 Komen anda mengenai Prosedur Pendaftaran Barua) __________________________________________________b) __________________________________________________c) __________________________________________________
Sila Tandakan YA TIDAK
100 borang soal selidik telah diedar kepada peserta 2 kursus induksi
81 borang soal selidik dikembalikan
i 92 amat berpuashatiii 5 mengatakan mereka berpuas hatiiii 3 mengatakan mereka tidak berpuas hati
Pada keseluruhan mereka berpuashati
PERINGKAT CADANGAN
PENYELESAIAN
PRO-KONTRA RAJAH POKOKRAJAH JARINGAN AKTIVITI RAJAH PDPC
(Process Decision Planning Chart ) RAJAH PELAN Q
MATRIK DIAGRAM SWOT
SCORE Problem 1 = 0 Problem 2 = 4 Problem 3 = 1 Problem 4 = 2 Problem 5 = 3
SELECTING MAIN PROBLEM THROUGH PAIRED COMPARISON METHOD
Score Example Mrs Noor Azizah
1 1
2 3 4
3
2
4
5
4
1
4
3 3
5
2
1
5
5
2
Problem 1 = Delay in preparing schedule reportsProblem 2 = Difficulties in managing information of CHKLrsquos dev projects Problem 3 = Difficulty in accessing information from sectionsProblem 4 = No special gallery to display development projectsProblem 5 = Failure in monitoring status of development projects
Problem 1 = Delay in preparing schedule reportsProblem 2 = Difficulties in managing information of CHKLrsquos dev projects Problem 3 = Difficulty in accessing information from sectionsProblem 4 = No special gallery to display development projectsProblem 5 = Failure in monitoring status of development projects
CRITERIA OF PAIRED COMPARISON METHOD
1 Comply with client charter
2 Comply with departmentrsquos objectives and functions
3 Critical level of problem
4 Improvement in quality of work
5 Increase productivity
TOTAL OVERALL SCORE OF OPTIMIST MEMBERS THROUGH PAIRED COMPARISON METHOD
Problem 5Total Grouprsquos Options -Problem
1Problem2
Problem 3
Problem 4
1 ~ Ramli2 ~ Khairiah3 ~ Esah 4 ~ Rosnita 5 ~ Noor Azizah 6 ~ Ameer 7 ~ Izat 8 ~ Norlisa9~ Salabiyah
TOTAL
001102302
443444324
010010030
323322122
9 32 520
333232332
243232
Problem 2Problem 2
- Slide 1
- Slide 2
- Slide 3
- Slide 4
- Slide 5
- Slide 6
- Slide 7
- Slide 8
- Brainstorming
- Slide 10
- Slide 11
- Slide 12
- Slide 13
- Slide 14
- Slide 15
- Slide 16
- Slide 17
- Analisa Jurang Jurang Antara Prestasi Sediada dan Keperluan
- Slide 19
- Slide 20
- Slide 21
- Slide 22
- Slide 23
- Slide 24
- Slide 25
- Slide 26
- Slide 27
- Slide 28
- Slide 29
- Slide 30
- Slide 31
- 12 Masalah Telah Dikenalpasti Penilaian Telah Dibuat Berdasa
- Slide 33
- Slide 34
- Slide 35
- Slide 36
- Slide 37
- Slide 38
- Slide 39
- Slide 40
- Slide 41
- Slide 42
- Slide 43
- Slide 44
- Slide 45
- Slide 46
- Slide 47
- Slide 48
- Slide 49
- Slide 50
- Slide 51
- Slide 52
- Slide 53
- Slide 54
- Slide 55
- Slide 56
- Slide 57
-
PENUBUHAN KUMP
PERANCANGAN PROJEK
PEMILIHAN MASALAH
PENJELASAN MASALAH
PENYEDIAAN MATLAMAT
ANALISA MASALAH
CADANGAN PENYELESAIAN
KELULUSAN
PERCUBAAN
MENILAI KEPUTUSAN
KELULUSAN
PERLAKSANAAN PENYERAGAMAN
PENGAWASAN
PROJEK SETERUSNYA
YA
TIDAK
TIDAKYA
NAMA KUMPULAN LOGOMOTTO OBJEKTIF amp CARTAORGANISASI PDCA
CARTA PERBATUAN
BRAINSTORMING UNDIFORCE RANKING ANALISA FAEDAHMATRIX ANALISIS DEFINISI 5W+1H
CARTA ALIRAN
MATLAMAT OBJEKTIFSASARAN TARGET
BRAINSTORMING KERTAS SEMAKISHIKAWA PARETO HUBUNGKAIT
PRO-KONTRA RAJAH POKOKMATRIK DIAGRAM SWOT
KELULUSAN PENGURUSAN
UJICUBA PROJEK
KERTAS SEMAK PARETO PERBANDINGANBENEFIT ANALYSIS FAEDAH KETARA ampTIDAK KETARA
KELULUSAN PERLAKSANAAN
SOP ISO MPK amp FMDOKUMEN SOKONGANARAHAN PENTADBIRAN
JADUAL PENGAWASAN
A L I R A NP R O S E SK I K I C C
Proses KIK
bull Perancanganbull Pelaksanaanbull Penyemakan Penyampaianbull Tindakan
diams PDC (S)A juga dikenali sebagai Plan Do Check (Study) Act
William Edwards Deming was born on 14th October 1900 in Sioux City in the state of Iowa
Fasa 1 Perancangan
Aktiviti 1 Mengenal Pasti Projek
1048766 Cadangan daripada ahli-ahli KIK melalui percambahan fikiran Brainstorming1048766 Cadangan daripada pihak pengurusan1048766 Cadangan atau maklum balas daripada pelanggan1048766 Cadangan daripada Stakeholders1048766 Cadangan daripada pihak lain seperti penemuan
9
Brainstorming
bull Set criteria
bull Donrsquot judge ideas
bull Focus on quantity not quality
bull Use mind mapping
bull Try piggybacking
Aktiviti 2 Pemilihan Projek
bull Hanya satu projek sahaja yang boleh dipilihbull Projek yang dipilih haruslah yang penting dan boleh memberi manfaat kepada organisasi khususnya sistem penyampaian perkhidmatanbull Pemilihan projek boleh dibuat menerusi satu atau lebih kaedah-kaedah seperti berikut1048766 Force Ranking1048766 Analisis MatriksFaedah1048766 Soal Selidik di kalangan pekerja atau pelanggan1048766 Analisis SMART (specific measurable achievable realistic dan time specifik)
diams Penyataan projek mestilah berasaskan kepada kriteria berikut
1048766 Berkaitan dengan prestasi organisasi1048766 Khusus (specific)1048766 Boleh diukur (measurable)1048766 WujudBerlaku1048766 Boleh diselesaikan mengikut kemampuan pasukan dalam tempohyang sesuai
diams Contoh penyataan masalah ialah Kes Kelewatan Pembedahan Tinggidi Hospital X (Rujuk Rajah Sebab Dan Akibat )
diams Contoh berikut tidak boleh dijadikan sebagai penyataan masalahPenggunaan Dewan Bedah Tidak Mempunyai Jadual Yang Sistematik ( punca masalah )
Kes Kelewatan Pembedahan Tinggi
Pernyataan masalah yang betul
Penyediaan Jadual Pelaksanaan Projek
Kumpulan KIK dikehendaki untuk menyediakan satu Jadual PelaksanaanProjek seperti di Jadual 1 yang dikenali sebagai Carta Perbatuan atauCarta Gantt
Langkah-langkah yang terlibat dalam penyediaan Jadual PelaksanaanProjek tersebut ialah
1048766 Mengenal pasti segala aktiviti yang perlu dilaksanakan1048766 Menganggarkan tempoh masa bagi setiap aktiviti iaitu tarikhpermulaan dan penyempurnaan projek1048766 Mengenal pasti peringkat-peringkat penting bagi mencapai matlamataktiviti dengan menentukan tarikh aktiviti itu perlu disemak dandiawasi1048766 Mencatatkan pencapaian sebenar berbanding dengan apa yangdirancang bagi setiap aktiviti
Aktiviti 3 Menganalisis Projek
Setelah projek dipilih ahli-ahli KIK perlu menghuraikan masalah dengan terperinci dengan menggunakan teknik 5W+1H
Proses kerja boleh digambarkan dalam bentuk Carta Aliran Kerja
Seterusnya KIK akan menganalisis sebab-sebab kepada masalah atau faktor-faktor utama kepada projek penambahbaikan
Analisis sebabfaktor boleh dibuat dengan menggunakan teknik atau alat berikut
1048766 Rajah Sebab dan AkibatRajah Tulang IkanRajah Ishikawa untuk mengenal pasti sebab-sebab projek dilaksanakan
NotaTeknik 5W+1Hmerujuk kepadabull What (Apa)bull Who (Siapa)bull When (Bila)bull Where (Di mana)bull Why (Kenapa)bull How (Bagaimana)
1048766 Rajah Hubung Kait Peta Minda Rajah Afiniti dan Rajah Sistematik
1048766 Percambahan Fikiran
diams Pengumpulan Databull Pengumpulan data atau maklumat yang perlu untuk memahami dan mengesahkan masalah atau untuk menghasilkan perkhidmatan yang berkualiti
bull Data boleh dikumpulkan melalui beberapa kaedah seperti 1048766 Soal Selidik1048766 TemudugaTemubualPerbincangan1048766 Pemerhatian1048766 Semakan dan Analisis LaporanRekodDokumen1048766 Pemeriksaan1048766 Lain-lain teknik yang sesuai
bull Data boleh dikumpul menggunakan KertasLembaran Semak(Check Sheet)bull Menjana idea kreatif termasuk melalui percambahan fikiran(brainstorming) dan memindahkan idea kepada realitibull Teknik-teknik berikut boleh digunakan untuk menganalisis data1048766 Analisis Pareto1048766 Rajah Histogram1048766 Rajah Taburan1048766 Carta Kawalan1048766 Carta Turus dan Carta Pai1048766 Lain-lain teknik yang sesuai
Aktiviti 4 Penetapan ObjektifSasaran Projek
bull Setelah projek dianalisis secara terperinci dan disokong dengan data-data KIK perlu menetapkan objektif dan sasaran projekbull KIK perlu membuat justifikasi bagaimana penetapan sasaran yang dibuatbull Di antara asas penetapan sasaran adalah seperti berikut1048766 Prinsip 8020 (Analisis Pareto)1048766 Objektif Organisasi1048766 Piagam Pelanggan1048766 Petunjuk Prestasi Utama (KPI)1048766 Arahan Pihak Pengurusan1048766 Amalan Terbaik (Best Practices)
Aktiviti 5 Cadangan Penyelesaian
bull Proses ini melibatkan ahli-ahli KIK mendapatkan alternatif-alternatif cadangan penyelesaian atau penambahbaikanbull Kekuatan dan kelemahan cadangan perlu dihuraikan satu persatubull Implikasi kewangan seperti pertambahan tenaga kerja ruang pejabat dan lain-lain perlu juga dipertimbangkanbull Ahli-ahli KIK perlu memilih cadangan terbaik yang dilakukan melalui teknik 1048766 Analisis Pro dan Kontra1048766 Analisis SWOT1048766 Analisis Force Field1048766 Analisis Rajah Pokok1048766 Analisis SMART1048766 Analisis Markah Berkriteria1048766 Business Process Reengineering (BPR)1048766 Business Process Improvement (BPI)
Cadangan penyelesaian perlu dirujuk kepada Pihak Pengurusanuntuk mendapatkan kelulusan uji cuba
Nota
Analisa JurangJurang Antara Prestasi Sediada dan Keperluan
JURANG
Fasa 2 Pelaksanaan
Aktiviti 6 Pelaksanaan
bull Proses ini melibatkan ahli-ahli KIK berbincang dengan fasilitator mengenaicara-cara pelaksanaan cadangan penyelesaian yang telah dipersetujuibull Sekiranya perlu uji cuba boleh dijalankan ke atas cadangan yang dipilihProses uji cuba boleh dilaksanakan sehingga hasil yang dikehendaki dicapaibull Pelaksanaan sebenar cadangan perlu dilakukan mengikut perancangankumpulan dengan berpandukan kepada Carta Ganttbull Komitmen ahli kumpulan di dalam melaksanakan tugas masing-masingamat penting dan menjadi faktor kejayaan pelaksanaan projekbull Setiap ahli harus melaporkan status kemajuan mengenai peranan dan tugasyang dilaksanakan dari semasa ke semasa kepada ketua kumpulanbull Ketua kumpulan hendaklah melaporkan perkembangankemajuan pelaksanaan
Fasa 3 Penyemakan
Aktiviti 7 Penilaian
bull Ahli-ahli KIK perlu mengadakan penilaian ke atas pelaksanaan cadangan cadangan penyelesaianbull Penilaian ini akan menentukan sama ada objektifsasaran projek tercapai atau tidakbull Penilaian boleh dijalankan melalui pengumpulan data dan analisis(contohnya seperti Rajah Pareto) dalam tempoh uji cubabull Setelah penilaian dibuat dengan membandingkan Rajah Pareto sebelum projek dengan Rajah Pareto selepas projek ahli-ahli KIK boleh memutuskan sama ada cadangan penyelesaian boleh diterima atau perlu dikaji semula
Aktiviti 8 Pemantauan
bull Kumpulan KIK seterusnya memantau pelaksanaan projek untuk tempoh tertentu bagi mengekalkan pencapaian objektifsasaran projek dengan menggunakan teknik atau alat bersesuaianbull Jika terdapat sebarang jurang perbezaan kumpulan perlu mengambil tindakan pembetulan sebelum tindakan penyeragamanbull Kemukakan laporan kejayaan pelaksanaan projek dan cadangan perluasan penyeragaman pelaksanaanbull Agensi wajar menjalankan kajian impak ke atas projek KIK yang telahdilaksanakan untuk mengetahui faedah yang diperolehi Analisis boleh dibuat daripada segi penjimatan kos masa pembaziran peningkatan produktiviti dan kualiti kepuasan hati pelanggan dan sebagainy
Fasa 4 Tindakan
Aktiviti 9 Penyeragaman
bull Ini adalah merupakan peringkat terakhir dalam Kitaran PDCAbull Sekiranya objektif dan sasaran projek dicapai tindakan penyeragaman boleh dilakukan dengan mengambil langkah -langkah seperti berikut1048766 Menyedia atau mengemaskini Proses Kerja dan Carta Aliran Kerjayang berkaitan1048766 Mengemaskini Manual Prosedur Kerja Fail Meja Standard Operating Procedure dan Dokumen MS ISO1048766 Mengemaskini Piagam Pelanggan dan Petunjuk Prestasi Utama (KPI) yang berkaitanbull Pihak Pengurusan perlu mengambil tindakan penyeragaman secaramenyeluruh ke peringkat daerah negeri dan kebangsaan mengikut kesesuaian
Tindakan penyeragaman perlu mendapat persetujuan PihakPengurusan
Nota
Aktiviti 1 Mengenal Pasti Projek
Aktiviti 2 Pemilihan Projek
Aktiviti 3 Menganalisis Projek
Aktiviti 4 Penetapan ObjektifSasaran Projek
Aktiviti 5 Cadangan Penyelesaian
Aktiviti 6 Pelaksanaan
Aktiviti 7 Penilaian
Aktiviti 8 Pemantauan
Aktiviti 9 Penyeragaman
CONTOH-CONTOH TEKNIK DAN ALAT
KIKPERANCANGAN PROJEK
DAN PEMILIHAN MASALAH
MESYUARATAKTIVITI
KUMPULAN
MESYUARATAKTIVITI
KUMPULAN JUMLAH 28
KEKERAPAN SEMINGGU SEKALIWAKTU KHAMIS 1100-1200 TGHTEMPOH 1 JAMTEMPAT BILIK MESYUARAT LATIHAN KEHADIRAN 90
= 90 PERHATIANTidak Ada Mesyuarat Sekiranya Hari Diisytiharkan Cuti Umum
PETUNJUK1 HADIR PERATUSAN KEHADIRANCS CUTI SAKITCR CUTI REHAT 327 X 100BL BERTUGAS LUAR 364
BIL BIL MESYUARAT AHLI 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28
1 FADZILAH BT PADZIN 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1
2 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1
3
HUZAIRUL HEZRI B SAIDIN
1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 1 BL CR 1
4
ZAHIDAH BT ABDJALIL
1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1
5 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1
6
SALMAH BT SAAD
1 1 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR
7
NOR SILAWATI BT IDRIS
1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 CR 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1 1 1
8
SAMSURI AFFENDEE B MAN
1 1 1 BL 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1
MASRI BT RAMLI
9 9 6 8 8 6 8 7 8 8 6 8 5 7 8 8 7 8 8 6 8 4 7 7
MIMI NOORZAN BT ABD HAMID
JUMLAH 8 6 8 7
Hadir Tidak Hadir
01 MEI- 14 SEP 20041 Rancang Jadual Projek2 Pemilihan Masalah3 Analisis Keadaan Masa4 Penyediaan Maklumat Kini5 Kenalpasti Sebab Akibat6 Analisis Sebab Akibat7 Cadangan Penyelesaian
07 FEB-14 MAC 2005 Kelulusan Pengurusan
2 Pengawasan Penyeragaman3 Pengurusan Dan Penilaian4 Piawaian (SOP)5 Penilaian Kumpulan
21 OKT2004ndash23 FEB 20051 Menilai Keputusan2 Analisis Data3 Mengawasi Keputusan
PENGAGIHAN TUGAS AHLITUGAS YANG DIBERI TANGGUNGJAWA
B
Dengan Mengenalpasti
MasalahSemua Ahli
Memilih Masalah Semua Ahli
Menganalisis Masalah SemuaAhli
Mengumpul Data Semua Ahli
Menganalisis Punca Semua Ahli
Cadangan Penyelesaian
Semua Ahli
Kelulusan ProjekPengarah JK
PEMANDU
Pelaksanaan Plan Tindakan Semua Ahli
Mengawasi Keputusan Semua Ahli
Tindakan Pembetulan Semua Ahli
Mengawasi Pembetulan
Semua Ahli
Penyeragaman Projek Semua Ahli
Pemantauan Projek Semua Ahli
Projek Akan Datang Semua Ahli
Ahli Yang Mengendalikan
Mesyuarat amp Menyediakan Minit
Mesyuarat
Pn Fadzilah Pn Zahidah
07 SEPTndash14 DIS20041 Percubaan2 Pelaksanaan
Cadangan3 Kumpulkan Data Dan
PelaksanaanCadangan
Nama Kumpulan Tajuk
Tempoh
PERANCANGAN SEBENAR
PLAND
ACTION
CHECK
13 Penyeragaman
11 Penilaian Semula
12 Persembahan Pengurusan
9 Penilaian Selepas Cadangan
10 Tindakan Pembetulan
7 Persembahan Pengurusan
8 Melaksanakan Cadangan
5 Analisis Data
6 Merancang Cadangan
3 Mengenalpasti Masalah
4 Mengumpul Data
AKTIVITI
1 Pemilihan Masalah
2 Penerangan Masalah
JAN 05 FEB 05 MAC 05SEP 04 OKT 04 NOV 04 DIS 04MEI 04 JUN 04 JUL 04 OGS 04
12 Masalah Telah Dikenalpasti Penilaian Telah Dibuat Berdasarkan Kriteria Yang Ditetapkan
MASALAH ADAKAH DATA-DATA
DIKUMPULKAN
PENCAPAIAN VISI
ORGANISASI
MASALAH TUGAS HARIAN
PENEMUAN KAJIAN
1 Pinjaman Buku-Buku Di Pusat Sumber Lewat Dikembalikan
Satu Kajian Telah Dibuat
2 Tawaran Kursus Bertindih
Satu Penyelesaian Telah Dilaksanakan
3 Pegawai-pegawai INTURA Kerap Hilang dan Sukar Di Kesan
Masalah Peringkat Awal
4 Pendaftaran Kursus Mengambil Masa Yang Lama
Masalah Ini Sering Menjadi Isu Semasa
5 Waktu Pendaftaran Peserta Kursus di INTURA tidak praktikal
Banyak Aduan Dari Peserta Kursus
6 Edaram Surat-surat di INTURA Mengambil Masa Yang Lama
Kes Ini Agak Serius Dan Berlaku Sepanjang Masa
5 Masalah Telah Dipilih Berdasarkan Kriteria Yang Telah
Ditetapkan
Sambungan
7 Bekalan Peralatan Latihan Tidak Berkualiti
Perbincangan Dengan Pembekal
8 Borang Permohonan Tidak Diisi Dengan Lengkap
Kes Berlaku Tidak Serius
9 Kursus Berjadual Selalu Ditunda
Kes Ini Sering Berlaku Sepanjang Tahun 2002
10Komputer Sering Rosak
Telah Dibincangkan Oleh Unit IT
11Kekerapan Gangguan Elektrik Di Kawasan INTURA
Bukan Bidangkuasa Kumpulan
12Kerja-Kerja Projek Lambat Disiapkan
Kes Sentiasa Berulang
MASALAHADAKAH MASALAH
MENCAPAI OBJEKTIF ORGANISASI
ADAKAH MEMBERI KESAN
KEPADA IMEJ JABATAN
MEMILIH MASALAH MEMASUKI
RANKING TERATAS
1 Waktu Pendaftaran Peserta Kursus di INTURA tidak praktikal High High Ya
2 Edaran Surat-surat di INTURA Mengambil Masa Yang Lama Tidak High Tidak
3 Pegawai-pegawai INTURA Kerap Hilang dan Sukar Di Kesan High High Ya
4 Bekalan Peralatan Latihan Tidak Berkualiti
High High Ya
5 Kekerapan Gangguan Elektrik Di Kawasan INTURA Tidak High Tidak
5 Masalah Telah Dikenalpasti Untuk
Disenaraipendekkan Untuk Dinilai Bagi Kali Ke 2
Untuk Memilih Satu Masalah Kaedah Benefit Analisis
Telah Digunakan
1 Pegawai-pegawai INTURA
Kerap Hilang dan Sukar
Di Kesan
2 Waktu Pendaftaran
Peserta Kursus di INTURA
Tidak Praktikal
3 Bekalan Peralatan
Latihan Tidak Berkualiti
Masalah Telah Dipilih Untuk
Disenarai-pendekkan
Masalah Telah Dipilih Untuk
Disenarai-pendekkan
PENDEKATAN MATRIX
RENDAH = 1 - 2 SEDERHANA = 3 - 4 TINGGI = 5
MASALAH
PENILAIAN DAN ANALISIS
Sepanjang Dua Tahun Yang Lalu Bahagian Latihan INTURA TelahDibekalkan Dengan Folder AlatulisSampul Surat Bateri Kurang Berkualiti Masalah Tidak BegituKetara
Sepanjang 6 Bulan Pertama 2004 Sebanyak 70 Daripada Kes Kehilangan Adalah Memberi Ceramah Di Luar Dan Mengganggu Perjalanan Kursus Di INTURA
3 Waktu pendaftaran peserta kursus di INTURA tidak praktikal
Dalam Analisis Data Yang Telah Dipungut Terdapat 40 Peserta Tidak Hadir Pada Hari Pendaftaran Sehari Sebelum Kursus Bermula Dan Mengakibat Pembaziran Makanan Yang Dianggarkan RM450000 Dalam Enam Bulan Pertama 2004
ZA
HID
AH
NO
R S
ILAW
ATI amp
H
AB
IBA
H
SA
LMA
H amp
SA
MS
UR
I
MIM
I amp
MA
SR
I
JUM
LAH
4 4 3 184 3
4 4 205 4 3
4 4 225 5 4
2 Pegawai-pegawai INTURA Kerap Hilang dan Sukar Di Kesan
1 Bekalan Peralatan Latihan Tidak Berkualiti
HU
ZA
IRU
L
PENETAPAN MATLAMAT OBJEKTIF
TARGET SETTING
TARGET SETTING
Method Fill in the blank
a bc d e
To _______ _______ from
________ to ________ by _______
a Trend ndash Improve reduce increase
b Specific - Specific item that you want to improve
c Data ndash Measurable present level or level before actiond Data ndash Measurable level after action taken
e Time frame ndash when project will be completed
TARGET SETTING
Example
mengurangkan Masa menunggu
110 min 30 min April 2006
Untuk ____________ _____________ dari
________ ke __ _____ pada ______
Specific item to improve
Value of measurement
Unit of measureme
nt
TARGET SETTING
Contoh
mengurangkan Masa menunggu
110 min 30 min April 2006
Untuk ____________ _____________ dari
________ ke ________ pada _______
Target
PERINGKAT ANALISA
MASALAH amp CONTOH FORMAT KERTAS SEMAKAN
SOAL SELIDIK
KES KELEWATAN PEMBEDAHAN TINGGI
PERKARA TEMPOH TUJUAN
PUNCA PALING MUNGKIN M1 M2 M3 M4 M1 M2 M3 M4 JUMLAH
Peserta lambat melaporkan diri
0 19
Peserta pulang selepas mendaftarkan diri
0 0 0 0 0 3
Program tidak berjalan dengan lancar
0 0 0 0 0 0 0 0 0
Anggaran bahan mentah tidak tepat
0 0 0 0 0 0 0 1
Pembaziran makanan 0 0 0 0 0 0 0 0 0
JUMLAH 23
Tarikh Pengumpulan Data Jan-MacTeknik Pengumpulan Data Pemerhatian
1 Adakah anda selesa dengan waktu pendaftaran kursus yang baru
2 Pada pendapat anda adakah anda setuju dengan cara pendaftaran yang lama atau yang baru
1 Kaedah lama sehari sebelum kursus
2 Kaedah baru pada pagi hari pertama kursus
3 Sempatkah anda sampai ke INTURA pada jam 800 pagi
4 Adakah anda perlukan kenderaan INTURA dari Stesyen Bas Sungai Petani ke INTURA pada hari pertama kursus
5 Anda datang ke INTURA dengan
1 Kenderaan Sendiri
2 Kenderaan Jabatan
3 Pengangkutan Awam
6 Komen anda mengenai Prosedur Pendaftaran Barua) __________________________________________________b) __________________________________________________c) __________________________________________________
Sila Tandakan YA TIDAK
100 borang soal selidik telah diedar kepada peserta 2 kursus induksi
81 borang soal selidik dikembalikan
i 92 amat berpuashatiii 5 mengatakan mereka berpuas hatiiii 3 mengatakan mereka tidak berpuas hati
Pada keseluruhan mereka berpuashati
PERINGKAT CADANGAN
PENYELESAIAN
PRO-KONTRA RAJAH POKOKRAJAH JARINGAN AKTIVITI RAJAH PDPC
(Process Decision Planning Chart ) RAJAH PELAN Q
MATRIK DIAGRAM SWOT
SCORE Problem 1 = 0 Problem 2 = 4 Problem 3 = 1 Problem 4 = 2 Problem 5 = 3
SELECTING MAIN PROBLEM THROUGH PAIRED COMPARISON METHOD
Score Example Mrs Noor Azizah
1 1
2 3 4
3
2
4
5
4
1
4
3 3
5
2
1
5
5
2
Problem 1 = Delay in preparing schedule reportsProblem 2 = Difficulties in managing information of CHKLrsquos dev projects Problem 3 = Difficulty in accessing information from sectionsProblem 4 = No special gallery to display development projectsProblem 5 = Failure in monitoring status of development projects
Problem 1 = Delay in preparing schedule reportsProblem 2 = Difficulties in managing information of CHKLrsquos dev projects Problem 3 = Difficulty in accessing information from sectionsProblem 4 = No special gallery to display development projectsProblem 5 = Failure in monitoring status of development projects
CRITERIA OF PAIRED COMPARISON METHOD
1 Comply with client charter
2 Comply with departmentrsquos objectives and functions
3 Critical level of problem
4 Improvement in quality of work
5 Increase productivity
TOTAL OVERALL SCORE OF OPTIMIST MEMBERS THROUGH PAIRED COMPARISON METHOD
Problem 5Total Grouprsquos Options -Problem
1Problem2
Problem 3
Problem 4
1 ~ Ramli2 ~ Khairiah3 ~ Esah 4 ~ Rosnita 5 ~ Noor Azizah 6 ~ Ameer 7 ~ Izat 8 ~ Norlisa9~ Salabiyah
TOTAL
001102302
443444324
010010030
323322122
9 32 520
333232332
243232
Problem 2Problem 2
- Slide 1
- Slide 2
- Slide 3
- Slide 4
- Slide 5
- Slide 6
- Slide 7
- Slide 8
- Brainstorming
- Slide 10
- Slide 11
- Slide 12
- Slide 13
- Slide 14
- Slide 15
- Slide 16
- Slide 17
- Analisa Jurang Jurang Antara Prestasi Sediada dan Keperluan
- Slide 19
- Slide 20
- Slide 21
- Slide 22
- Slide 23
- Slide 24
- Slide 25
- Slide 26
- Slide 27
- Slide 28
- Slide 29
- Slide 30
- Slide 31
- 12 Masalah Telah Dikenalpasti Penilaian Telah Dibuat Berdasa
- Slide 33
- Slide 34
- Slide 35
- Slide 36
- Slide 37
- Slide 38
- Slide 39
- Slide 40
- Slide 41
- Slide 42
- Slide 43
- Slide 44
- Slide 45
- Slide 46
- Slide 47
- Slide 48
- Slide 49
- Slide 50
- Slide 51
- Slide 52
- Slide 53
- Slide 54
- Slide 55
- Slide 56
- Slide 57
-
Proses KIK
bull Perancanganbull Pelaksanaanbull Penyemakan Penyampaianbull Tindakan
diams PDC (S)A juga dikenali sebagai Plan Do Check (Study) Act
William Edwards Deming was born on 14th October 1900 in Sioux City in the state of Iowa
Fasa 1 Perancangan
Aktiviti 1 Mengenal Pasti Projek
1048766 Cadangan daripada ahli-ahli KIK melalui percambahan fikiran Brainstorming1048766 Cadangan daripada pihak pengurusan1048766 Cadangan atau maklum balas daripada pelanggan1048766 Cadangan daripada Stakeholders1048766 Cadangan daripada pihak lain seperti penemuan
9
Brainstorming
bull Set criteria
bull Donrsquot judge ideas
bull Focus on quantity not quality
bull Use mind mapping
bull Try piggybacking
Aktiviti 2 Pemilihan Projek
bull Hanya satu projek sahaja yang boleh dipilihbull Projek yang dipilih haruslah yang penting dan boleh memberi manfaat kepada organisasi khususnya sistem penyampaian perkhidmatanbull Pemilihan projek boleh dibuat menerusi satu atau lebih kaedah-kaedah seperti berikut1048766 Force Ranking1048766 Analisis MatriksFaedah1048766 Soal Selidik di kalangan pekerja atau pelanggan1048766 Analisis SMART (specific measurable achievable realistic dan time specifik)
diams Penyataan projek mestilah berasaskan kepada kriteria berikut
1048766 Berkaitan dengan prestasi organisasi1048766 Khusus (specific)1048766 Boleh diukur (measurable)1048766 WujudBerlaku1048766 Boleh diselesaikan mengikut kemampuan pasukan dalam tempohyang sesuai
diams Contoh penyataan masalah ialah Kes Kelewatan Pembedahan Tinggidi Hospital X (Rujuk Rajah Sebab Dan Akibat )
diams Contoh berikut tidak boleh dijadikan sebagai penyataan masalahPenggunaan Dewan Bedah Tidak Mempunyai Jadual Yang Sistematik ( punca masalah )
Kes Kelewatan Pembedahan Tinggi
Pernyataan masalah yang betul
Penyediaan Jadual Pelaksanaan Projek
Kumpulan KIK dikehendaki untuk menyediakan satu Jadual PelaksanaanProjek seperti di Jadual 1 yang dikenali sebagai Carta Perbatuan atauCarta Gantt
Langkah-langkah yang terlibat dalam penyediaan Jadual PelaksanaanProjek tersebut ialah
1048766 Mengenal pasti segala aktiviti yang perlu dilaksanakan1048766 Menganggarkan tempoh masa bagi setiap aktiviti iaitu tarikhpermulaan dan penyempurnaan projek1048766 Mengenal pasti peringkat-peringkat penting bagi mencapai matlamataktiviti dengan menentukan tarikh aktiviti itu perlu disemak dandiawasi1048766 Mencatatkan pencapaian sebenar berbanding dengan apa yangdirancang bagi setiap aktiviti
Aktiviti 3 Menganalisis Projek
Setelah projek dipilih ahli-ahli KIK perlu menghuraikan masalah dengan terperinci dengan menggunakan teknik 5W+1H
Proses kerja boleh digambarkan dalam bentuk Carta Aliran Kerja
Seterusnya KIK akan menganalisis sebab-sebab kepada masalah atau faktor-faktor utama kepada projek penambahbaikan
Analisis sebabfaktor boleh dibuat dengan menggunakan teknik atau alat berikut
1048766 Rajah Sebab dan AkibatRajah Tulang IkanRajah Ishikawa untuk mengenal pasti sebab-sebab projek dilaksanakan
NotaTeknik 5W+1Hmerujuk kepadabull What (Apa)bull Who (Siapa)bull When (Bila)bull Where (Di mana)bull Why (Kenapa)bull How (Bagaimana)
1048766 Rajah Hubung Kait Peta Minda Rajah Afiniti dan Rajah Sistematik
1048766 Percambahan Fikiran
diams Pengumpulan Databull Pengumpulan data atau maklumat yang perlu untuk memahami dan mengesahkan masalah atau untuk menghasilkan perkhidmatan yang berkualiti
bull Data boleh dikumpulkan melalui beberapa kaedah seperti 1048766 Soal Selidik1048766 TemudugaTemubualPerbincangan1048766 Pemerhatian1048766 Semakan dan Analisis LaporanRekodDokumen1048766 Pemeriksaan1048766 Lain-lain teknik yang sesuai
bull Data boleh dikumpul menggunakan KertasLembaran Semak(Check Sheet)bull Menjana idea kreatif termasuk melalui percambahan fikiran(brainstorming) dan memindahkan idea kepada realitibull Teknik-teknik berikut boleh digunakan untuk menganalisis data1048766 Analisis Pareto1048766 Rajah Histogram1048766 Rajah Taburan1048766 Carta Kawalan1048766 Carta Turus dan Carta Pai1048766 Lain-lain teknik yang sesuai
Aktiviti 4 Penetapan ObjektifSasaran Projek
bull Setelah projek dianalisis secara terperinci dan disokong dengan data-data KIK perlu menetapkan objektif dan sasaran projekbull KIK perlu membuat justifikasi bagaimana penetapan sasaran yang dibuatbull Di antara asas penetapan sasaran adalah seperti berikut1048766 Prinsip 8020 (Analisis Pareto)1048766 Objektif Organisasi1048766 Piagam Pelanggan1048766 Petunjuk Prestasi Utama (KPI)1048766 Arahan Pihak Pengurusan1048766 Amalan Terbaik (Best Practices)
Aktiviti 5 Cadangan Penyelesaian
bull Proses ini melibatkan ahli-ahli KIK mendapatkan alternatif-alternatif cadangan penyelesaian atau penambahbaikanbull Kekuatan dan kelemahan cadangan perlu dihuraikan satu persatubull Implikasi kewangan seperti pertambahan tenaga kerja ruang pejabat dan lain-lain perlu juga dipertimbangkanbull Ahli-ahli KIK perlu memilih cadangan terbaik yang dilakukan melalui teknik 1048766 Analisis Pro dan Kontra1048766 Analisis SWOT1048766 Analisis Force Field1048766 Analisis Rajah Pokok1048766 Analisis SMART1048766 Analisis Markah Berkriteria1048766 Business Process Reengineering (BPR)1048766 Business Process Improvement (BPI)
Cadangan penyelesaian perlu dirujuk kepada Pihak Pengurusanuntuk mendapatkan kelulusan uji cuba
Nota
Analisa JurangJurang Antara Prestasi Sediada dan Keperluan
JURANG
Fasa 2 Pelaksanaan
Aktiviti 6 Pelaksanaan
bull Proses ini melibatkan ahli-ahli KIK berbincang dengan fasilitator mengenaicara-cara pelaksanaan cadangan penyelesaian yang telah dipersetujuibull Sekiranya perlu uji cuba boleh dijalankan ke atas cadangan yang dipilihProses uji cuba boleh dilaksanakan sehingga hasil yang dikehendaki dicapaibull Pelaksanaan sebenar cadangan perlu dilakukan mengikut perancangankumpulan dengan berpandukan kepada Carta Ganttbull Komitmen ahli kumpulan di dalam melaksanakan tugas masing-masingamat penting dan menjadi faktor kejayaan pelaksanaan projekbull Setiap ahli harus melaporkan status kemajuan mengenai peranan dan tugasyang dilaksanakan dari semasa ke semasa kepada ketua kumpulanbull Ketua kumpulan hendaklah melaporkan perkembangankemajuan pelaksanaan
Fasa 3 Penyemakan
Aktiviti 7 Penilaian
bull Ahli-ahli KIK perlu mengadakan penilaian ke atas pelaksanaan cadangan cadangan penyelesaianbull Penilaian ini akan menentukan sama ada objektifsasaran projek tercapai atau tidakbull Penilaian boleh dijalankan melalui pengumpulan data dan analisis(contohnya seperti Rajah Pareto) dalam tempoh uji cubabull Setelah penilaian dibuat dengan membandingkan Rajah Pareto sebelum projek dengan Rajah Pareto selepas projek ahli-ahli KIK boleh memutuskan sama ada cadangan penyelesaian boleh diterima atau perlu dikaji semula
Aktiviti 8 Pemantauan
bull Kumpulan KIK seterusnya memantau pelaksanaan projek untuk tempoh tertentu bagi mengekalkan pencapaian objektifsasaran projek dengan menggunakan teknik atau alat bersesuaianbull Jika terdapat sebarang jurang perbezaan kumpulan perlu mengambil tindakan pembetulan sebelum tindakan penyeragamanbull Kemukakan laporan kejayaan pelaksanaan projek dan cadangan perluasan penyeragaman pelaksanaanbull Agensi wajar menjalankan kajian impak ke atas projek KIK yang telahdilaksanakan untuk mengetahui faedah yang diperolehi Analisis boleh dibuat daripada segi penjimatan kos masa pembaziran peningkatan produktiviti dan kualiti kepuasan hati pelanggan dan sebagainy
Fasa 4 Tindakan
Aktiviti 9 Penyeragaman
bull Ini adalah merupakan peringkat terakhir dalam Kitaran PDCAbull Sekiranya objektif dan sasaran projek dicapai tindakan penyeragaman boleh dilakukan dengan mengambil langkah -langkah seperti berikut1048766 Menyedia atau mengemaskini Proses Kerja dan Carta Aliran Kerjayang berkaitan1048766 Mengemaskini Manual Prosedur Kerja Fail Meja Standard Operating Procedure dan Dokumen MS ISO1048766 Mengemaskini Piagam Pelanggan dan Petunjuk Prestasi Utama (KPI) yang berkaitanbull Pihak Pengurusan perlu mengambil tindakan penyeragaman secaramenyeluruh ke peringkat daerah negeri dan kebangsaan mengikut kesesuaian
Tindakan penyeragaman perlu mendapat persetujuan PihakPengurusan
Nota
Aktiviti 1 Mengenal Pasti Projek
Aktiviti 2 Pemilihan Projek
Aktiviti 3 Menganalisis Projek
Aktiviti 4 Penetapan ObjektifSasaran Projek
Aktiviti 5 Cadangan Penyelesaian
Aktiviti 6 Pelaksanaan
Aktiviti 7 Penilaian
Aktiviti 8 Pemantauan
Aktiviti 9 Penyeragaman
CONTOH-CONTOH TEKNIK DAN ALAT
KIKPERANCANGAN PROJEK
DAN PEMILIHAN MASALAH
MESYUARATAKTIVITI
KUMPULAN
MESYUARATAKTIVITI
KUMPULAN JUMLAH 28
KEKERAPAN SEMINGGU SEKALIWAKTU KHAMIS 1100-1200 TGHTEMPOH 1 JAMTEMPAT BILIK MESYUARAT LATIHAN KEHADIRAN 90
= 90 PERHATIANTidak Ada Mesyuarat Sekiranya Hari Diisytiharkan Cuti Umum
PETUNJUK1 HADIR PERATUSAN KEHADIRANCS CUTI SAKITCR CUTI REHAT 327 X 100BL BERTUGAS LUAR 364
BIL BIL MESYUARAT AHLI 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28
1 FADZILAH BT PADZIN 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1
2 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1
3
HUZAIRUL HEZRI B SAIDIN
1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 1 BL CR 1
4
ZAHIDAH BT ABDJALIL
1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1
5 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1
6
SALMAH BT SAAD
1 1 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR
7
NOR SILAWATI BT IDRIS
1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 CR 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1 1 1
8
SAMSURI AFFENDEE B MAN
1 1 1 BL 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1
MASRI BT RAMLI
9 9 6 8 8 6 8 7 8 8 6 8 5 7 8 8 7 8 8 6 8 4 7 7
MIMI NOORZAN BT ABD HAMID
JUMLAH 8 6 8 7
Hadir Tidak Hadir
01 MEI- 14 SEP 20041 Rancang Jadual Projek2 Pemilihan Masalah3 Analisis Keadaan Masa4 Penyediaan Maklumat Kini5 Kenalpasti Sebab Akibat6 Analisis Sebab Akibat7 Cadangan Penyelesaian
07 FEB-14 MAC 2005 Kelulusan Pengurusan
2 Pengawasan Penyeragaman3 Pengurusan Dan Penilaian4 Piawaian (SOP)5 Penilaian Kumpulan
21 OKT2004ndash23 FEB 20051 Menilai Keputusan2 Analisis Data3 Mengawasi Keputusan
PENGAGIHAN TUGAS AHLITUGAS YANG DIBERI TANGGUNGJAWA
B
Dengan Mengenalpasti
MasalahSemua Ahli
Memilih Masalah Semua Ahli
Menganalisis Masalah SemuaAhli
Mengumpul Data Semua Ahli
Menganalisis Punca Semua Ahli
Cadangan Penyelesaian
Semua Ahli
Kelulusan ProjekPengarah JK
PEMANDU
Pelaksanaan Plan Tindakan Semua Ahli
Mengawasi Keputusan Semua Ahli
Tindakan Pembetulan Semua Ahli
Mengawasi Pembetulan
Semua Ahli
Penyeragaman Projek Semua Ahli
Pemantauan Projek Semua Ahli
Projek Akan Datang Semua Ahli
Ahli Yang Mengendalikan
Mesyuarat amp Menyediakan Minit
Mesyuarat
Pn Fadzilah Pn Zahidah
07 SEPTndash14 DIS20041 Percubaan2 Pelaksanaan
Cadangan3 Kumpulkan Data Dan
PelaksanaanCadangan
Nama Kumpulan Tajuk
Tempoh
PERANCANGAN SEBENAR
PLAND
ACTION
CHECK
13 Penyeragaman
11 Penilaian Semula
12 Persembahan Pengurusan
9 Penilaian Selepas Cadangan
10 Tindakan Pembetulan
7 Persembahan Pengurusan
8 Melaksanakan Cadangan
5 Analisis Data
6 Merancang Cadangan
3 Mengenalpasti Masalah
4 Mengumpul Data
AKTIVITI
1 Pemilihan Masalah
2 Penerangan Masalah
JAN 05 FEB 05 MAC 05SEP 04 OKT 04 NOV 04 DIS 04MEI 04 JUN 04 JUL 04 OGS 04
12 Masalah Telah Dikenalpasti Penilaian Telah Dibuat Berdasarkan Kriteria Yang Ditetapkan
MASALAH ADAKAH DATA-DATA
DIKUMPULKAN
PENCAPAIAN VISI
ORGANISASI
MASALAH TUGAS HARIAN
PENEMUAN KAJIAN
1 Pinjaman Buku-Buku Di Pusat Sumber Lewat Dikembalikan
Satu Kajian Telah Dibuat
2 Tawaran Kursus Bertindih
Satu Penyelesaian Telah Dilaksanakan
3 Pegawai-pegawai INTURA Kerap Hilang dan Sukar Di Kesan
Masalah Peringkat Awal
4 Pendaftaran Kursus Mengambil Masa Yang Lama
Masalah Ini Sering Menjadi Isu Semasa
5 Waktu Pendaftaran Peserta Kursus di INTURA tidak praktikal
Banyak Aduan Dari Peserta Kursus
6 Edaram Surat-surat di INTURA Mengambil Masa Yang Lama
Kes Ini Agak Serius Dan Berlaku Sepanjang Masa
5 Masalah Telah Dipilih Berdasarkan Kriteria Yang Telah
Ditetapkan
Sambungan
7 Bekalan Peralatan Latihan Tidak Berkualiti
Perbincangan Dengan Pembekal
8 Borang Permohonan Tidak Diisi Dengan Lengkap
Kes Berlaku Tidak Serius
9 Kursus Berjadual Selalu Ditunda
Kes Ini Sering Berlaku Sepanjang Tahun 2002
10Komputer Sering Rosak
Telah Dibincangkan Oleh Unit IT
11Kekerapan Gangguan Elektrik Di Kawasan INTURA
Bukan Bidangkuasa Kumpulan
12Kerja-Kerja Projek Lambat Disiapkan
Kes Sentiasa Berulang
MASALAHADAKAH MASALAH
MENCAPAI OBJEKTIF ORGANISASI
ADAKAH MEMBERI KESAN
KEPADA IMEJ JABATAN
MEMILIH MASALAH MEMASUKI
RANKING TERATAS
1 Waktu Pendaftaran Peserta Kursus di INTURA tidak praktikal High High Ya
2 Edaran Surat-surat di INTURA Mengambil Masa Yang Lama Tidak High Tidak
3 Pegawai-pegawai INTURA Kerap Hilang dan Sukar Di Kesan High High Ya
4 Bekalan Peralatan Latihan Tidak Berkualiti
High High Ya
5 Kekerapan Gangguan Elektrik Di Kawasan INTURA Tidak High Tidak
5 Masalah Telah Dikenalpasti Untuk
Disenaraipendekkan Untuk Dinilai Bagi Kali Ke 2
Untuk Memilih Satu Masalah Kaedah Benefit Analisis
Telah Digunakan
1 Pegawai-pegawai INTURA
Kerap Hilang dan Sukar
Di Kesan
2 Waktu Pendaftaran
Peserta Kursus di INTURA
Tidak Praktikal
3 Bekalan Peralatan
Latihan Tidak Berkualiti
Masalah Telah Dipilih Untuk
Disenarai-pendekkan
Masalah Telah Dipilih Untuk
Disenarai-pendekkan
PENDEKATAN MATRIX
RENDAH = 1 - 2 SEDERHANA = 3 - 4 TINGGI = 5
MASALAH
PENILAIAN DAN ANALISIS
Sepanjang Dua Tahun Yang Lalu Bahagian Latihan INTURA TelahDibekalkan Dengan Folder AlatulisSampul Surat Bateri Kurang Berkualiti Masalah Tidak BegituKetara
Sepanjang 6 Bulan Pertama 2004 Sebanyak 70 Daripada Kes Kehilangan Adalah Memberi Ceramah Di Luar Dan Mengganggu Perjalanan Kursus Di INTURA
3 Waktu pendaftaran peserta kursus di INTURA tidak praktikal
Dalam Analisis Data Yang Telah Dipungut Terdapat 40 Peserta Tidak Hadir Pada Hari Pendaftaran Sehari Sebelum Kursus Bermula Dan Mengakibat Pembaziran Makanan Yang Dianggarkan RM450000 Dalam Enam Bulan Pertama 2004
ZA
HID
AH
NO
R S
ILAW
ATI amp
H
AB
IBA
H
SA
LMA
H amp
SA
MS
UR
I
MIM
I amp
MA
SR
I
JUM
LAH
4 4 3 184 3
4 4 205 4 3
4 4 225 5 4
2 Pegawai-pegawai INTURA Kerap Hilang dan Sukar Di Kesan
1 Bekalan Peralatan Latihan Tidak Berkualiti
HU
ZA
IRU
L
PENETAPAN MATLAMAT OBJEKTIF
TARGET SETTING
TARGET SETTING
Method Fill in the blank
a bc d e
To _______ _______ from
________ to ________ by _______
a Trend ndash Improve reduce increase
b Specific - Specific item that you want to improve
c Data ndash Measurable present level or level before actiond Data ndash Measurable level after action taken
e Time frame ndash when project will be completed
TARGET SETTING
Example
mengurangkan Masa menunggu
110 min 30 min April 2006
Untuk ____________ _____________ dari
________ ke __ _____ pada ______
Specific item to improve
Value of measurement
Unit of measureme
nt
TARGET SETTING
Contoh
mengurangkan Masa menunggu
110 min 30 min April 2006
Untuk ____________ _____________ dari
________ ke ________ pada _______
Target
PERINGKAT ANALISA
MASALAH amp CONTOH FORMAT KERTAS SEMAKAN
SOAL SELIDIK
KES KELEWATAN PEMBEDAHAN TINGGI
PERKARA TEMPOH TUJUAN
PUNCA PALING MUNGKIN M1 M2 M3 M4 M1 M2 M3 M4 JUMLAH
Peserta lambat melaporkan diri
0 19
Peserta pulang selepas mendaftarkan diri
0 0 0 0 0 3
Program tidak berjalan dengan lancar
0 0 0 0 0 0 0 0 0
Anggaran bahan mentah tidak tepat
0 0 0 0 0 0 0 1
Pembaziran makanan 0 0 0 0 0 0 0 0 0
JUMLAH 23
Tarikh Pengumpulan Data Jan-MacTeknik Pengumpulan Data Pemerhatian
1 Adakah anda selesa dengan waktu pendaftaran kursus yang baru
2 Pada pendapat anda adakah anda setuju dengan cara pendaftaran yang lama atau yang baru
1 Kaedah lama sehari sebelum kursus
2 Kaedah baru pada pagi hari pertama kursus
3 Sempatkah anda sampai ke INTURA pada jam 800 pagi
4 Adakah anda perlukan kenderaan INTURA dari Stesyen Bas Sungai Petani ke INTURA pada hari pertama kursus
5 Anda datang ke INTURA dengan
1 Kenderaan Sendiri
2 Kenderaan Jabatan
3 Pengangkutan Awam
6 Komen anda mengenai Prosedur Pendaftaran Barua) __________________________________________________b) __________________________________________________c) __________________________________________________
Sila Tandakan YA TIDAK
100 borang soal selidik telah diedar kepada peserta 2 kursus induksi
81 borang soal selidik dikembalikan
i 92 amat berpuashatiii 5 mengatakan mereka berpuas hatiiii 3 mengatakan mereka tidak berpuas hati
Pada keseluruhan mereka berpuashati
PERINGKAT CADANGAN
PENYELESAIAN
PRO-KONTRA RAJAH POKOKRAJAH JARINGAN AKTIVITI RAJAH PDPC
(Process Decision Planning Chart ) RAJAH PELAN Q
MATRIK DIAGRAM SWOT
SCORE Problem 1 = 0 Problem 2 = 4 Problem 3 = 1 Problem 4 = 2 Problem 5 = 3
SELECTING MAIN PROBLEM THROUGH PAIRED COMPARISON METHOD
Score Example Mrs Noor Azizah
1 1
2 3 4
3
2
4
5
4
1
4
3 3
5
2
1
5
5
2
Problem 1 = Delay in preparing schedule reportsProblem 2 = Difficulties in managing information of CHKLrsquos dev projects Problem 3 = Difficulty in accessing information from sectionsProblem 4 = No special gallery to display development projectsProblem 5 = Failure in monitoring status of development projects
Problem 1 = Delay in preparing schedule reportsProblem 2 = Difficulties in managing information of CHKLrsquos dev projects Problem 3 = Difficulty in accessing information from sectionsProblem 4 = No special gallery to display development projectsProblem 5 = Failure in monitoring status of development projects
CRITERIA OF PAIRED COMPARISON METHOD
1 Comply with client charter
2 Comply with departmentrsquos objectives and functions
3 Critical level of problem
4 Improvement in quality of work
5 Increase productivity
TOTAL OVERALL SCORE OF OPTIMIST MEMBERS THROUGH PAIRED COMPARISON METHOD
Problem 5Total Grouprsquos Options -Problem
1Problem2
Problem 3
Problem 4
1 ~ Ramli2 ~ Khairiah3 ~ Esah 4 ~ Rosnita 5 ~ Noor Azizah 6 ~ Ameer 7 ~ Izat 8 ~ Norlisa9~ Salabiyah
TOTAL
001102302
443444324
010010030
323322122
9 32 520
333232332
243232
Problem 2Problem 2
- Slide 1
- Slide 2
- Slide 3
- Slide 4
- Slide 5
- Slide 6
- Slide 7
- Slide 8
- Brainstorming
- Slide 10
- Slide 11
- Slide 12
- Slide 13
- Slide 14
- Slide 15
- Slide 16
- Slide 17
- Analisa Jurang Jurang Antara Prestasi Sediada dan Keperluan
- Slide 19
- Slide 20
- Slide 21
- Slide 22
- Slide 23
- Slide 24
- Slide 25
- Slide 26
- Slide 27
- Slide 28
- Slide 29
- Slide 30
- Slide 31
- 12 Masalah Telah Dikenalpasti Penilaian Telah Dibuat Berdasa
- Slide 33
- Slide 34
- Slide 35
- Slide 36
- Slide 37
- Slide 38
- Slide 39
- Slide 40
- Slide 41
- Slide 42
- Slide 43
- Slide 44
- Slide 45
- Slide 46
- Slide 47
- Slide 48
- Slide 49
- Slide 50
- Slide 51
- Slide 52
- Slide 53
- Slide 54
- Slide 55
- Slide 56
- Slide 57
-
Fasa 1 Perancangan
Aktiviti 1 Mengenal Pasti Projek
1048766 Cadangan daripada ahli-ahli KIK melalui percambahan fikiran Brainstorming1048766 Cadangan daripada pihak pengurusan1048766 Cadangan atau maklum balas daripada pelanggan1048766 Cadangan daripada Stakeholders1048766 Cadangan daripada pihak lain seperti penemuan
9
Brainstorming
bull Set criteria
bull Donrsquot judge ideas
bull Focus on quantity not quality
bull Use mind mapping
bull Try piggybacking
Aktiviti 2 Pemilihan Projek
bull Hanya satu projek sahaja yang boleh dipilihbull Projek yang dipilih haruslah yang penting dan boleh memberi manfaat kepada organisasi khususnya sistem penyampaian perkhidmatanbull Pemilihan projek boleh dibuat menerusi satu atau lebih kaedah-kaedah seperti berikut1048766 Force Ranking1048766 Analisis MatriksFaedah1048766 Soal Selidik di kalangan pekerja atau pelanggan1048766 Analisis SMART (specific measurable achievable realistic dan time specifik)
diams Penyataan projek mestilah berasaskan kepada kriteria berikut
1048766 Berkaitan dengan prestasi organisasi1048766 Khusus (specific)1048766 Boleh diukur (measurable)1048766 WujudBerlaku1048766 Boleh diselesaikan mengikut kemampuan pasukan dalam tempohyang sesuai
diams Contoh penyataan masalah ialah Kes Kelewatan Pembedahan Tinggidi Hospital X (Rujuk Rajah Sebab Dan Akibat )
diams Contoh berikut tidak boleh dijadikan sebagai penyataan masalahPenggunaan Dewan Bedah Tidak Mempunyai Jadual Yang Sistematik ( punca masalah )
Kes Kelewatan Pembedahan Tinggi
Pernyataan masalah yang betul
Penyediaan Jadual Pelaksanaan Projek
Kumpulan KIK dikehendaki untuk menyediakan satu Jadual PelaksanaanProjek seperti di Jadual 1 yang dikenali sebagai Carta Perbatuan atauCarta Gantt
Langkah-langkah yang terlibat dalam penyediaan Jadual PelaksanaanProjek tersebut ialah
1048766 Mengenal pasti segala aktiviti yang perlu dilaksanakan1048766 Menganggarkan tempoh masa bagi setiap aktiviti iaitu tarikhpermulaan dan penyempurnaan projek1048766 Mengenal pasti peringkat-peringkat penting bagi mencapai matlamataktiviti dengan menentukan tarikh aktiviti itu perlu disemak dandiawasi1048766 Mencatatkan pencapaian sebenar berbanding dengan apa yangdirancang bagi setiap aktiviti
Aktiviti 3 Menganalisis Projek
Setelah projek dipilih ahli-ahli KIK perlu menghuraikan masalah dengan terperinci dengan menggunakan teknik 5W+1H
Proses kerja boleh digambarkan dalam bentuk Carta Aliran Kerja
Seterusnya KIK akan menganalisis sebab-sebab kepada masalah atau faktor-faktor utama kepada projek penambahbaikan
Analisis sebabfaktor boleh dibuat dengan menggunakan teknik atau alat berikut
1048766 Rajah Sebab dan AkibatRajah Tulang IkanRajah Ishikawa untuk mengenal pasti sebab-sebab projek dilaksanakan
NotaTeknik 5W+1Hmerujuk kepadabull What (Apa)bull Who (Siapa)bull When (Bila)bull Where (Di mana)bull Why (Kenapa)bull How (Bagaimana)
1048766 Rajah Hubung Kait Peta Minda Rajah Afiniti dan Rajah Sistematik
1048766 Percambahan Fikiran
diams Pengumpulan Databull Pengumpulan data atau maklumat yang perlu untuk memahami dan mengesahkan masalah atau untuk menghasilkan perkhidmatan yang berkualiti
bull Data boleh dikumpulkan melalui beberapa kaedah seperti 1048766 Soal Selidik1048766 TemudugaTemubualPerbincangan1048766 Pemerhatian1048766 Semakan dan Analisis LaporanRekodDokumen1048766 Pemeriksaan1048766 Lain-lain teknik yang sesuai
bull Data boleh dikumpul menggunakan KertasLembaran Semak(Check Sheet)bull Menjana idea kreatif termasuk melalui percambahan fikiran(brainstorming) dan memindahkan idea kepada realitibull Teknik-teknik berikut boleh digunakan untuk menganalisis data1048766 Analisis Pareto1048766 Rajah Histogram1048766 Rajah Taburan1048766 Carta Kawalan1048766 Carta Turus dan Carta Pai1048766 Lain-lain teknik yang sesuai
Aktiviti 4 Penetapan ObjektifSasaran Projek
bull Setelah projek dianalisis secara terperinci dan disokong dengan data-data KIK perlu menetapkan objektif dan sasaran projekbull KIK perlu membuat justifikasi bagaimana penetapan sasaran yang dibuatbull Di antara asas penetapan sasaran adalah seperti berikut1048766 Prinsip 8020 (Analisis Pareto)1048766 Objektif Organisasi1048766 Piagam Pelanggan1048766 Petunjuk Prestasi Utama (KPI)1048766 Arahan Pihak Pengurusan1048766 Amalan Terbaik (Best Practices)
Aktiviti 5 Cadangan Penyelesaian
bull Proses ini melibatkan ahli-ahli KIK mendapatkan alternatif-alternatif cadangan penyelesaian atau penambahbaikanbull Kekuatan dan kelemahan cadangan perlu dihuraikan satu persatubull Implikasi kewangan seperti pertambahan tenaga kerja ruang pejabat dan lain-lain perlu juga dipertimbangkanbull Ahli-ahli KIK perlu memilih cadangan terbaik yang dilakukan melalui teknik 1048766 Analisis Pro dan Kontra1048766 Analisis SWOT1048766 Analisis Force Field1048766 Analisis Rajah Pokok1048766 Analisis SMART1048766 Analisis Markah Berkriteria1048766 Business Process Reengineering (BPR)1048766 Business Process Improvement (BPI)
Cadangan penyelesaian perlu dirujuk kepada Pihak Pengurusanuntuk mendapatkan kelulusan uji cuba
Nota
Analisa JurangJurang Antara Prestasi Sediada dan Keperluan
JURANG
Fasa 2 Pelaksanaan
Aktiviti 6 Pelaksanaan
bull Proses ini melibatkan ahli-ahli KIK berbincang dengan fasilitator mengenaicara-cara pelaksanaan cadangan penyelesaian yang telah dipersetujuibull Sekiranya perlu uji cuba boleh dijalankan ke atas cadangan yang dipilihProses uji cuba boleh dilaksanakan sehingga hasil yang dikehendaki dicapaibull Pelaksanaan sebenar cadangan perlu dilakukan mengikut perancangankumpulan dengan berpandukan kepada Carta Ganttbull Komitmen ahli kumpulan di dalam melaksanakan tugas masing-masingamat penting dan menjadi faktor kejayaan pelaksanaan projekbull Setiap ahli harus melaporkan status kemajuan mengenai peranan dan tugasyang dilaksanakan dari semasa ke semasa kepada ketua kumpulanbull Ketua kumpulan hendaklah melaporkan perkembangankemajuan pelaksanaan
Fasa 3 Penyemakan
Aktiviti 7 Penilaian
bull Ahli-ahli KIK perlu mengadakan penilaian ke atas pelaksanaan cadangan cadangan penyelesaianbull Penilaian ini akan menentukan sama ada objektifsasaran projek tercapai atau tidakbull Penilaian boleh dijalankan melalui pengumpulan data dan analisis(contohnya seperti Rajah Pareto) dalam tempoh uji cubabull Setelah penilaian dibuat dengan membandingkan Rajah Pareto sebelum projek dengan Rajah Pareto selepas projek ahli-ahli KIK boleh memutuskan sama ada cadangan penyelesaian boleh diterima atau perlu dikaji semula
Aktiviti 8 Pemantauan
bull Kumpulan KIK seterusnya memantau pelaksanaan projek untuk tempoh tertentu bagi mengekalkan pencapaian objektifsasaran projek dengan menggunakan teknik atau alat bersesuaianbull Jika terdapat sebarang jurang perbezaan kumpulan perlu mengambil tindakan pembetulan sebelum tindakan penyeragamanbull Kemukakan laporan kejayaan pelaksanaan projek dan cadangan perluasan penyeragaman pelaksanaanbull Agensi wajar menjalankan kajian impak ke atas projek KIK yang telahdilaksanakan untuk mengetahui faedah yang diperolehi Analisis boleh dibuat daripada segi penjimatan kos masa pembaziran peningkatan produktiviti dan kualiti kepuasan hati pelanggan dan sebagainy
Fasa 4 Tindakan
Aktiviti 9 Penyeragaman
bull Ini adalah merupakan peringkat terakhir dalam Kitaran PDCAbull Sekiranya objektif dan sasaran projek dicapai tindakan penyeragaman boleh dilakukan dengan mengambil langkah -langkah seperti berikut1048766 Menyedia atau mengemaskini Proses Kerja dan Carta Aliran Kerjayang berkaitan1048766 Mengemaskini Manual Prosedur Kerja Fail Meja Standard Operating Procedure dan Dokumen MS ISO1048766 Mengemaskini Piagam Pelanggan dan Petunjuk Prestasi Utama (KPI) yang berkaitanbull Pihak Pengurusan perlu mengambil tindakan penyeragaman secaramenyeluruh ke peringkat daerah negeri dan kebangsaan mengikut kesesuaian
Tindakan penyeragaman perlu mendapat persetujuan PihakPengurusan
Nota
Aktiviti 1 Mengenal Pasti Projek
Aktiviti 2 Pemilihan Projek
Aktiviti 3 Menganalisis Projek
Aktiviti 4 Penetapan ObjektifSasaran Projek
Aktiviti 5 Cadangan Penyelesaian
Aktiviti 6 Pelaksanaan
Aktiviti 7 Penilaian
Aktiviti 8 Pemantauan
Aktiviti 9 Penyeragaman
CONTOH-CONTOH TEKNIK DAN ALAT
KIKPERANCANGAN PROJEK
DAN PEMILIHAN MASALAH
MESYUARATAKTIVITI
KUMPULAN
MESYUARATAKTIVITI
KUMPULAN JUMLAH 28
KEKERAPAN SEMINGGU SEKALIWAKTU KHAMIS 1100-1200 TGHTEMPOH 1 JAMTEMPAT BILIK MESYUARAT LATIHAN KEHADIRAN 90
= 90 PERHATIANTidak Ada Mesyuarat Sekiranya Hari Diisytiharkan Cuti Umum
PETUNJUK1 HADIR PERATUSAN KEHADIRANCS CUTI SAKITCR CUTI REHAT 327 X 100BL BERTUGAS LUAR 364
BIL BIL MESYUARAT AHLI 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28
1 FADZILAH BT PADZIN 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1
2 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1
3
HUZAIRUL HEZRI B SAIDIN
1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 1 BL CR 1
4
ZAHIDAH BT ABDJALIL
1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1
5 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1
6
SALMAH BT SAAD
1 1 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR
7
NOR SILAWATI BT IDRIS
1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 CR 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1 1 1
8
SAMSURI AFFENDEE B MAN
1 1 1 BL 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1
MASRI BT RAMLI
9 9 6 8 8 6 8 7 8 8 6 8 5 7 8 8 7 8 8 6 8 4 7 7
MIMI NOORZAN BT ABD HAMID
JUMLAH 8 6 8 7
Hadir Tidak Hadir
01 MEI- 14 SEP 20041 Rancang Jadual Projek2 Pemilihan Masalah3 Analisis Keadaan Masa4 Penyediaan Maklumat Kini5 Kenalpasti Sebab Akibat6 Analisis Sebab Akibat7 Cadangan Penyelesaian
07 FEB-14 MAC 2005 Kelulusan Pengurusan
2 Pengawasan Penyeragaman3 Pengurusan Dan Penilaian4 Piawaian (SOP)5 Penilaian Kumpulan
21 OKT2004ndash23 FEB 20051 Menilai Keputusan2 Analisis Data3 Mengawasi Keputusan
PENGAGIHAN TUGAS AHLITUGAS YANG DIBERI TANGGUNGJAWA
B
Dengan Mengenalpasti
MasalahSemua Ahli
Memilih Masalah Semua Ahli
Menganalisis Masalah SemuaAhli
Mengumpul Data Semua Ahli
Menganalisis Punca Semua Ahli
Cadangan Penyelesaian
Semua Ahli
Kelulusan ProjekPengarah JK
PEMANDU
Pelaksanaan Plan Tindakan Semua Ahli
Mengawasi Keputusan Semua Ahli
Tindakan Pembetulan Semua Ahli
Mengawasi Pembetulan
Semua Ahli
Penyeragaman Projek Semua Ahli
Pemantauan Projek Semua Ahli
Projek Akan Datang Semua Ahli
Ahli Yang Mengendalikan
Mesyuarat amp Menyediakan Minit
Mesyuarat
Pn Fadzilah Pn Zahidah
07 SEPTndash14 DIS20041 Percubaan2 Pelaksanaan
Cadangan3 Kumpulkan Data Dan
PelaksanaanCadangan
Nama Kumpulan Tajuk
Tempoh
PERANCANGAN SEBENAR
PLAND
ACTION
CHECK
13 Penyeragaman
11 Penilaian Semula
12 Persembahan Pengurusan
9 Penilaian Selepas Cadangan
10 Tindakan Pembetulan
7 Persembahan Pengurusan
8 Melaksanakan Cadangan
5 Analisis Data
6 Merancang Cadangan
3 Mengenalpasti Masalah
4 Mengumpul Data
AKTIVITI
1 Pemilihan Masalah
2 Penerangan Masalah
JAN 05 FEB 05 MAC 05SEP 04 OKT 04 NOV 04 DIS 04MEI 04 JUN 04 JUL 04 OGS 04
12 Masalah Telah Dikenalpasti Penilaian Telah Dibuat Berdasarkan Kriteria Yang Ditetapkan
MASALAH ADAKAH DATA-DATA
DIKUMPULKAN
PENCAPAIAN VISI
ORGANISASI
MASALAH TUGAS HARIAN
PENEMUAN KAJIAN
1 Pinjaman Buku-Buku Di Pusat Sumber Lewat Dikembalikan
Satu Kajian Telah Dibuat
2 Tawaran Kursus Bertindih
Satu Penyelesaian Telah Dilaksanakan
3 Pegawai-pegawai INTURA Kerap Hilang dan Sukar Di Kesan
Masalah Peringkat Awal
4 Pendaftaran Kursus Mengambil Masa Yang Lama
Masalah Ini Sering Menjadi Isu Semasa
5 Waktu Pendaftaran Peserta Kursus di INTURA tidak praktikal
Banyak Aduan Dari Peserta Kursus
6 Edaram Surat-surat di INTURA Mengambil Masa Yang Lama
Kes Ini Agak Serius Dan Berlaku Sepanjang Masa
5 Masalah Telah Dipilih Berdasarkan Kriteria Yang Telah
Ditetapkan
Sambungan
7 Bekalan Peralatan Latihan Tidak Berkualiti
Perbincangan Dengan Pembekal
8 Borang Permohonan Tidak Diisi Dengan Lengkap
Kes Berlaku Tidak Serius
9 Kursus Berjadual Selalu Ditunda
Kes Ini Sering Berlaku Sepanjang Tahun 2002
10Komputer Sering Rosak
Telah Dibincangkan Oleh Unit IT
11Kekerapan Gangguan Elektrik Di Kawasan INTURA
Bukan Bidangkuasa Kumpulan
12Kerja-Kerja Projek Lambat Disiapkan
Kes Sentiasa Berulang
MASALAHADAKAH MASALAH
MENCAPAI OBJEKTIF ORGANISASI
ADAKAH MEMBERI KESAN
KEPADA IMEJ JABATAN
MEMILIH MASALAH MEMASUKI
RANKING TERATAS
1 Waktu Pendaftaran Peserta Kursus di INTURA tidak praktikal High High Ya
2 Edaran Surat-surat di INTURA Mengambil Masa Yang Lama Tidak High Tidak
3 Pegawai-pegawai INTURA Kerap Hilang dan Sukar Di Kesan High High Ya
4 Bekalan Peralatan Latihan Tidak Berkualiti
High High Ya
5 Kekerapan Gangguan Elektrik Di Kawasan INTURA Tidak High Tidak
5 Masalah Telah Dikenalpasti Untuk
Disenaraipendekkan Untuk Dinilai Bagi Kali Ke 2
Untuk Memilih Satu Masalah Kaedah Benefit Analisis
Telah Digunakan
1 Pegawai-pegawai INTURA
Kerap Hilang dan Sukar
Di Kesan
2 Waktu Pendaftaran
Peserta Kursus di INTURA
Tidak Praktikal
3 Bekalan Peralatan
Latihan Tidak Berkualiti
Masalah Telah Dipilih Untuk
Disenarai-pendekkan
Masalah Telah Dipilih Untuk
Disenarai-pendekkan
PENDEKATAN MATRIX
RENDAH = 1 - 2 SEDERHANA = 3 - 4 TINGGI = 5
MASALAH
PENILAIAN DAN ANALISIS
Sepanjang Dua Tahun Yang Lalu Bahagian Latihan INTURA TelahDibekalkan Dengan Folder AlatulisSampul Surat Bateri Kurang Berkualiti Masalah Tidak BegituKetara
Sepanjang 6 Bulan Pertama 2004 Sebanyak 70 Daripada Kes Kehilangan Adalah Memberi Ceramah Di Luar Dan Mengganggu Perjalanan Kursus Di INTURA
3 Waktu pendaftaran peserta kursus di INTURA tidak praktikal
Dalam Analisis Data Yang Telah Dipungut Terdapat 40 Peserta Tidak Hadir Pada Hari Pendaftaran Sehari Sebelum Kursus Bermula Dan Mengakibat Pembaziran Makanan Yang Dianggarkan RM450000 Dalam Enam Bulan Pertama 2004
ZA
HID
AH
NO
R S
ILAW
ATI amp
H
AB
IBA
H
SA
LMA
H amp
SA
MS
UR
I
MIM
I amp
MA
SR
I
JUM
LAH
4 4 3 184 3
4 4 205 4 3
4 4 225 5 4
2 Pegawai-pegawai INTURA Kerap Hilang dan Sukar Di Kesan
1 Bekalan Peralatan Latihan Tidak Berkualiti
HU
ZA
IRU
L
PENETAPAN MATLAMAT OBJEKTIF
TARGET SETTING
TARGET SETTING
Method Fill in the blank
a bc d e
To _______ _______ from
________ to ________ by _______
a Trend ndash Improve reduce increase
b Specific - Specific item that you want to improve
c Data ndash Measurable present level or level before actiond Data ndash Measurable level after action taken
e Time frame ndash when project will be completed
TARGET SETTING
Example
mengurangkan Masa menunggu
110 min 30 min April 2006
Untuk ____________ _____________ dari
________ ke __ _____ pada ______
Specific item to improve
Value of measurement
Unit of measureme
nt
TARGET SETTING
Contoh
mengurangkan Masa menunggu
110 min 30 min April 2006
Untuk ____________ _____________ dari
________ ke ________ pada _______
Target
PERINGKAT ANALISA
MASALAH amp CONTOH FORMAT KERTAS SEMAKAN
SOAL SELIDIK
KES KELEWATAN PEMBEDAHAN TINGGI
PERKARA TEMPOH TUJUAN
PUNCA PALING MUNGKIN M1 M2 M3 M4 M1 M2 M3 M4 JUMLAH
Peserta lambat melaporkan diri
0 19
Peserta pulang selepas mendaftarkan diri
0 0 0 0 0 3
Program tidak berjalan dengan lancar
0 0 0 0 0 0 0 0 0
Anggaran bahan mentah tidak tepat
0 0 0 0 0 0 0 1
Pembaziran makanan 0 0 0 0 0 0 0 0 0
JUMLAH 23
Tarikh Pengumpulan Data Jan-MacTeknik Pengumpulan Data Pemerhatian
1 Adakah anda selesa dengan waktu pendaftaran kursus yang baru
2 Pada pendapat anda adakah anda setuju dengan cara pendaftaran yang lama atau yang baru
1 Kaedah lama sehari sebelum kursus
2 Kaedah baru pada pagi hari pertama kursus
3 Sempatkah anda sampai ke INTURA pada jam 800 pagi
4 Adakah anda perlukan kenderaan INTURA dari Stesyen Bas Sungai Petani ke INTURA pada hari pertama kursus
5 Anda datang ke INTURA dengan
1 Kenderaan Sendiri
2 Kenderaan Jabatan
3 Pengangkutan Awam
6 Komen anda mengenai Prosedur Pendaftaran Barua) __________________________________________________b) __________________________________________________c) __________________________________________________
Sila Tandakan YA TIDAK
100 borang soal selidik telah diedar kepada peserta 2 kursus induksi
81 borang soal selidik dikembalikan
i 92 amat berpuashatiii 5 mengatakan mereka berpuas hatiiii 3 mengatakan mereka tidak berpuas hati
Pada keseluruhan mereka berpuashati
PERINGKAT CADANGAN
PENYELESAIAN
PRO-KONTRA RAJAH POKOKRAJAH JARINGAN AKTIVITI RAJAH PDPC
(Process Decision Planning Chart ) RAJAH PELAN Q
MATRIK DIAGRAM SWOT
SCORE Problem 1 = 0 Problem 2 = 4 Problem 3 = 1 Problem 4 = 2 Problem 5 = 3
SELECTING MAIN PROBLEM THROUGH PAIRED COMPARISON METHOD
Score Example Mrs Noor Azizah
1 1
2 3 4
3
2
4
5
4
1
4
3 3
5
2
1
5
5
2
Problem 1 = Delay in preparing schedule reportsProblem 2 = Difficulties in managing information of CHKLrsquos dev projects Problem 3 = Difficulty in accessing information from sectionsProblem 4 = No special gallery to display development projectsProblem 5 = Failure in monitoring status of development projects
Problem 1 = Delay in preparing schedule reportsProblem 2 = Difficulties in managing information of CHKLrsquos dev projects Problem 3 = Difficulty in accessing information from sectionsProblem 4 = No special gallery to display development projectsProblem 5 = Failure in monitoring status of development projects
CRITERIA OF PAIRED COMPARISON METHOD
1 Comply with client charter
2 Comply with departmentrsquos objectives and functions
3 Critical level of problem
4 Improvement in quality of work
5 Increase productivity
TOTAL OVERALL SCORE OF OPTIMIST MEMBERS THROUGH PAIRED COMPARISON METHOD
Problem 5Total Grouprsquos Options -Problem
1Problem2
Problem 3
Problem 4
1 ~ Ramli2 ~ Khairiah3 ~ Esah 4 ~ Rosnita 5 ~ Noor Azizah 6 ~ Ameer 7 ~ Izat 8 ~ Norlisa9~ Salabiyah
TOTAL
001102302
443444324
010010030
323322122
9 32 520
333232332
243232
Problem 2Problem 2
- Slide 1
- Slide 2
- Slide 3
- Slide 4
- Slide 5
- Slide 6
- Slide 7
- Slide 8
- Brainstorming
- Slide 10
- Slide 11
- Slide 12
- Slide 13
- Slide 14
- Slide 15
- Slide 16
- Slide 17
- Analisa Jurang Jurang Antara Prestasi Sediada dan Keperluan
- Slide 19
- Slide 20
- Slide 21
- Slide 22
- Slide 23
- Slide 24
- Slide 25
- Slide 26
- Slide 27
- Slide 28
- Slide 29
- Slide 30
- Slide 31
- 12 Masalah Telah Dikenalpasti Penilaian Telah Dibuat Berdasa
- Slide 33
- Slide 34
- Slide 35
- Slide 36
- Slide 37
- Slide 38
- Slide 39
- Slide 40
- Slide 41
- Slide 42
- Slide 43
- Slide 44
- Slide 45
- Slide 46
- Slide 47
- Slide 48
- Slide 49
- Slide 50
- Slide 51
- Slide 52
- Slide 53
- Slide 54
- Slide 55
- Slide 56
- Slide 57
-
Aktiviti 1 Mengenal Pasti Projek
1048766 Cadangan daripada ahli-ahli KIK melalui percambahan fikiran Brainstorming1048766 Cadangan daripada pihak pengurusan1048766 Cadangan atau maklum balas daripada pelanggan1048766 Cadangan daripada Stakeholders1048766 Cadangan daripada pihak lain seperti penemuan
9
Brainstorming
bull Set criteria
bull Donrsquot judge ideas
bull Focus on quantity not quality
bull Use mind mapping
bull Try piggybacking
Aktiviti 2 Pemilihan Projek
bull Hanya satu projek sahaja yang boleh dipilihbull Projek yang dipilih haruslah yang penting dan boleh memberi manfaat kepada organisasi khususnya sistem penyampaian perkhidmatanbull Pemilihan projek boleh dibuat menerusi satu atau lebih kaedah-kaedah seperti berikut1048766 Force Ranking1048766 Analisis MatriksFaedah1048766 Soal Selidik di kalangan pekerja atau pelanggan1048766 Analisis SMART (specific measurable achievable realistic dan time specifik)
diams Penyataan projek mestilah berasaskan kepada kriteria berikut
1048766 Berkaitan dengan prestasi organisasi1048766 Khusus (specific)1048766 Boleh diukur (measurable)1048766 WujudBerlaku1048766 Boleh diselesaikan mengikut kemampuan pasukan dalam tempohyang sesuai
diams Contoh penyataan masalah ialah Kes Kelewatan Pembedahan Tinggidi Hospital X (Rujuk Rajah Sebab Dan Akibat )
diams Contoh berikut tidak boleh dijadikan sebagai penyataan masalahPenggunaan Dewan Bedah Tidak Mempunyai Jadual Yang Sistematik ( punca masalah )
Kes Kelewatan Pembedahan Tinggi
Pernyataan masalah yang betul
Penyediaan Jadual Pelaksanaan Projek
Kumpulan KIK dikehendaki untuk menyediakan satu Jadual PelaksanaanProjek seperti di Jadual 1 yang dikenali sebagai Carta Perbatuan atauCarta Gantt
Langkah-langkah yang terlibat dalam penyediaan Jadual PelaksanaanProjek tersebut ialah
1048766 Mengenal pasti segala aktiviti yang perlu dilaksanakan1048766 Menganggarkan tempoh masa bagi setiap aktiviti iaitu tarikhpermulaan dan penyempurnaan projek1048766 Mengenal pasti peringkat-peringkat penting bagi mencapai matlamataktiviti dengan menentukan tarikh aktiviti itu perlu disemak dandiawasi1048766 Mencatatkan pencapaian sebenar berbanding dengan apa yangdirancang bagi setiap aktiviti
Aktiviti 3 Menganalisis Projek
Setelah projek dipilih ahli-ahli KIK perlu menghuraikan masalah dengan terperinci dengan menggunakan teknik 5W+1H
Proses kerja boleh digambarkan dalam bentuk Carta Aliran Kerja
Seterusnya KIK akan menganalisis sebab-sebab kepada masalah atau faktor-faktor utama kepada projek penambahbaikan
Analisis sebabfaktor boleh dibuat dengan menggunakan teknik atau alat berikut
1048766 Rajah Sebab dan AkibatRajah Tulang IkanRajah Ishikawa untuk mengenal pasti sebab-sebab projek dilaksanakan
NotaTeknik 5W+1Hmerujuk kepadabull What (Apa)bull Who (Siapa)bull When (Bila)bull Where (Di mana)bull Why (Kenapa)bull How (Bagaimana)
1048766 Rajah Hubung Kait Peta Minda Rajah Afiniti dan Rajah Sistematik
1048766 Percambahan Fikiran
diams Pengumpulan Databull Pengumpulan data atau maklumat yang perlu untuk memahami dan mengesahkan masalah atau untuk menghasilkan perkhidmatan yang berkualiti
bull Data boleh dikumpulkan melalui beberapa kaedah seperti 1048766 Soal Selidik1048766 TemudugaTemubualPerbincangan1048766 Pemerhatian1048766 Semakan dan Analisis LaporanRekodDokumen1048766 Pemeriksaan1048766 Lain-lain teknik yang sesuai
bull Data boleh dikumpul menggunakan KertasLembaran Semak(Check Sheet)bull Menjana idea kreatif termasuk melalui percambahan fikiran(brainstorming) dan memindahkan idea kepada realitibull Teknik-teknik berikut boleh digunakan untuk menganalisis data1048766 Analisis Pareto1048766 Rajah Histogram1048766 Rajah Taburan1048766 Carta Kawalan1048766 Carta Turus dan Carta Pai1048766 Lain-lain teknik yang sesuai
Aktiviti 4 Penetapan ObjektifSasaran Projek
bull Setelah projek dianalisis secara terperinci dan disokong dengan data-data KIK perlu menetapkan objektif dan sasaran projekbull KIK perlu membuat justifikasi bagaimana penetapan sasaran yang dibuatbull Di antara asas penetapan sasaran adalah seperti berikut1048766 Prinsip 8020 (Analisis Pareto)1048766 Objektif Organisasi1048766 Piagam Pelanggan1048766 Petunjuk Prestasi Utama (KPI)1048766 Arahan Pihak Pengurusan1048766 Amalan Terbaik (Best Practices)
Aktiviti 5 Cadangan Penyelesaian
bull Proses ini melibatkan ahli-ahli KIK mendapatkan alternatif-alternatif cadangan penyelesaian atau penambahbaikanbull Kekuatan dan kelemahan cadangan perlu dihuraikan satu persatubull Implikasi kewangan seperti pertambahan tenaga kerja ruang pejabat dan lain-lain perlu juga dipertimbangkanbull Ahli-ahli KIK perlu memilih cadangan terbaik yang dilakukan melalui teknik 1048766 Analisis Pro dan Kontra1048766 Analisis SWOT1048766 Analisis Force Field1048766 Analisis Rajah Pokok1048766 Analisis SMART1048766 Analisis Markah Berkriteria1048766 Business Process Reengineering (BPR)1048766 Business Process Improvement (BPI)
Cadangan penyelesaian perlu dirujuk kepada Pihak Pengurusanuntuk mendapatkan kelulusan uji cuba
Nota
Analisa JurangJurang Antara Prestasi Sediada dan Keperluan
JURANG
Fasa 2 Pelaksanaan
Aktiviti 6 Pelaksanaan
bull Proses ini melibatkan ahli-ahli KIK berbincang dengan fasilitator mengenaicara-cara pelaksanaan cadangan penyelesaian yang telah dipersetujuibull Sekiranya perlu uji cuba boleh dijalankan ke atas cadangan yang dipilihProses uji cuba boleh dilaksanakan sehingga hasil yang dikehendaki dicapaibull Pelaksanaan sebenar cadangan perlu dilakukan mengikut perancangankumpulan dengan berpandukan kepada Carta Ganttbull Komitmen ahli kumpulan di dalam melaksanakan tugas masing-masingamat penting dan menjadi faktor kejayaan pelaksanaan projekbull Setiap ahli harus melaporkan status kemajuan mengenai peranan dan tugasyang dilaksanakan dari semasa ke semasa kepada ketua kumpulanbull Ketua kumpulan hendaklah melaporkan perkembangankemajuan pelaksanaan
Fasa 3 Penyemakan
Aktiviti 7 Penilaian
bull Ahli-ahli KIK perlu mengadakan penilaian ke atas pelaksanaan cadangan cadangan penyelesaianbull Penilaian ini akan menentukan sama ada objektifsasaran projek tercapai atau tidakbull Penilaian boleh dijalankan melalui pengumpulan data dan analisis(contohnya seperti Rajah Pareto) dalam tempoh uji cubabull Setelah penilaian dibuat dengan membandingkan Rajah Pareto sebelum projek dengan Rajah Pareto selepas projek ahli-ahli KIK boleh memutuskan sama ada cadangan penyelesaian boleh diterima atau perlu dikaji semula
Aktiviti 8 Pemantauan
bull Kumpulan KIK seterusnya memantau pelaksanaan projek untuk tempoh tertentu bagi mengekalkan pencapaian objektifsasaran projek dengan menggunakan teknik atau alat bersesuaianbull Jika terdapat sebarang jurang perbezaan kumpulan perlu mengambil tindakan pembetulan sebelum tindakan penyeragamanbull Kemukakan laporan kejayaan pelaksanaan projek dan cadangan perluasan penyeragaman pelaksanaanbull Agensi wajar menjalankan kajian impak ke atas projek KIK yang telahdilaksanakan untuk mengetahui faedah yang diperolehi Analisis boleh dibuat daripada segi penjimatan kos masa pembaziran peningkatan produktiviti dan kualiti kepuasan hati pelanggan dan sebagainy
Fasa 4 Tindakan
Aktiviti 9 Penyeragaman
bull Ini adalah merupakan peringkat terakhir dalam Kitaran PDCAbull Sekiranya objektif dan sasaran projek dicapai tindakan penyeragaman boleh dilakukan dengan mengambil langkah -langkah seperti berikut1048766 Menyedia atau mengemaskini Proses Kerja dan Carta Aliran Kerjayang berkaitan1048766 Mengemaskini Manual Prosedur Kerja Fail Meja Standard Operating Procedure dan Dokumen MS ISO1048766 Mengemaskini Piagam Pelanggan dan Petunjuk Prestasi Utama (KPI) yang berkaitanbull Pihak Pengurusan perlu mengambil tindakan penyeragaman secaramenyeluruh ke peringkat daerah negeri dan kebangsaan mengikut kesesuaian
Tindakan penyeragaman perlu mendapat persetujuan PihakPengurusan
Nota
Aktiviti 1 Mengenal Pasti Projek
Aktiviti 2 Pemilihan Projek
Aktiviti 3 Menganalisis Projek
Aktiviti 4 Penetapan ObjektifSasaran Projek
Aktiviti 5 Cadangan Penyelesaian
Aktiviti 6 Pelaksanaan
Aktiviti 7 Penilaian
Aktiviti 8 Pemantauan
Aktiviti 9 Penyeragaman
CONTOH-CONTOH TEKNIK DAN ALAT
KIKPERANCANGAN PROJEK
DAN PEMILIHAN MASALAH
MESYUARATAKTIVITI
KUMPULAN
MESYUARATAKTIVITI
KUMPULAN JUMLAH 28
KEKERAPAN SEMINGGU SEKALIWAKTU KHAMIS 1100-1200 TGHTEMPOH 1 JAMTEMPAT BILIK MESYUARAT LATIHAN KEHADIRAN 90
= 90 PERHATIANTidak Ada Mesyuarat Sekiranya Hari Diisytiharkan Cuti Umum
PETUNJUK1 HADIR PERATUSAN KEHADIRANCS CUTI SAKITCR CUTI REHAT 327 X 100BL BERTUGAS LUAR 364
BIL BIL MESYUARAT AHLI 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28
1 FADZILAH BT PADZIN 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1
2 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1
3
HUZAIRUL HEZRI B SAIDIN
1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 1 BL CR 1
4
ZAHIDAH BT ABDJALIL
1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1
5 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1
6
SALMAH BT SAAD
1 1 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR
7
NOR SILAWATI BT IDRIS
1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 CR 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1 1 1
8
SAMSURI AFFENDEE B MAN
1 1 1 BL 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1
MASRI BT RAMLI
9 9 6 8 8 6 8 7 8 8 6 8 5 7 8 8 7 8 8 6 8 4 7 7
MIMI NOORZAN BT ABD HAMID
JUMLAH 8 6 8 7
Hadir Tidak Hadir
01 MEI- 14 SEP 20041 Rancang Jadual Projek2 Pemilihan Masalah3 Analisis Keadaan Masa4 Penyediaan Maklumat Kini5 Kenalpasti Sebab Akibat6 Analisis Sebab Akibat7 Cadangan Penyelesaian
07 FEB-14 MAC 2005 Kelulusan Pengurusan
2 Pengawasan Penyeragaman3 Pengurusan Dan Penilaian4 Piawaian (SOP)5 Penilaian Kumpulan
21 OKT2004ndash23 FEB 20051 Menilai Keputusan2 Analisis Data3 Mengawasi Keputusan
PENGAGIHAN TUGAS AHLITUGAS YANG DIBERI TANGGUNGJAWA
B
Dengan Mengenalpasti
MasalahSemua Ahli
Memilih Masalah Semua Ahli
Menganalisis Masalah SemuaAhli
Mengumpul Data Semua Ahli
Menganalisis Punca Semua Ahli
Cadangan Penyelesaian
Semua Ahli
Kelulusan ProjekPengarah JK
PEMANDU
Pelaksanaan Plan Tindakan Semua Ahli
Mengawasi Keputusan Semua Ahli
Tindakan Pembetulan Semua Ahli
Mengawasi Pembetulan
Semua Ahli
Penyeragaman Projek Semua Ahli
Pemantauan Projek Semua Ahli
Projek Akan Datang Semua Ahli
Ahli Yang Mengendalikan
Mesyuarat amp Menyediakan Minit
Mesyuarat
Pn Fadzilah Pn Zahidah
07 SEPTndash14 DIS20041 Percubaan2 Pelaksanaan
Cadangan3 Kumpulkan Data Dan
PelaksanaanCadangan
Nama Kumpulan Tajuk
Tempoh
PERANCANGAN SEBENAR
PLAND
ACTION
CHECK
13 Penyeragaman
11 Penilaian Semula
12 Persembahan Pengurusan
9 Penilaian Selepas Cadangan
10 Tindakan Pembetulan
7 Persembahan Pengurusan
8 Melaksanakan Cadangan
5 Analisis Data
6 Merancang Cadangan
3 Mengenalpasti Masalah
4 Mengumpul Data
AKTIVITI
1 Pemilihan Masalah
2 Penerangan Masalah
JAN 05 FEB 05 MAC 05SEP 04 OKT 04 NOV 04 DIS 04MEI 04 JUN 04 JUL 04 OGS 04
12 Masalah Telah Dikenalpasti Penilaian Telah Dibuat Berdasarkan Kriteria Yang Ditetapkan
MASALAH ADAKAH DATA-DATA
DIKUMPULKAN
PENCAPAIAN VISI
ORGANISASI
MASALAH TUGAS HARIAN
PENEMUAN KAJIAN
1 Pinjaman Buku-Buku Di Pusat Sumber Lewat Dikembalikan
Satu Kajian Telah Dibuat
2 Tawaran Kursus Bertindih
Satu Penyelesaian Telah Dilaksanakan
3 Pegawai-pegawai INTURA Kerap Hilang dan Sukar Di Kesan
Masalah Peringkat Awal
4 Pendaftaran Kursus Mengambil Masa Yang Lama
Masalah Ini Sering Menjadi Isu Semasa
5 Waktu Pendaftaran Peserta Kursus di INTURA tidak praktikal
Banyak Aduan Dari Peserta Kursus
6 Edaram Surat-surat di INTURA Mengambil Masa Yang Lama
Kes Ini Agak Serius Dan Berlaku Sepanjang Masa
5 Masalah Telah Dipilih Berdasarkan Kriteria Yang Telah
Ditetapkan
Sambungan
7 Bekalan Peralatan Latihan Tidak Berkualiti
Perbincangan Dengan Pembekal
8 Borang Permohonan Tidak Diisi Dengan Lengkap
Kes Berlaku Tidak Serius
9 Kursus Berjadual Selalu Ditunda
Kes Ini Sering Berlaku Sepanjang Tahun 2002
10Komputer Sering Rosak
Telah Dibincangkan Oleh Unit IT
11Kekerapan Gangguan Elektrik Di Kawasan INTURA
Bukan Bidangkuasa Kumpulan
12Kerja-Kerja Projek Lambat Disiapkan
Kes Sentiasa Berulang
MASALAHADAKAH MASALAH
MENCAPAI OBJEKTIF ORGANISASI
ADAKAH MEMBERI KESAN
KEPADA IMEJ JABATAN
MEMILIH MASALAH MEMASUKI
RANKING TERATAS
1 Waktu Pendaftaran Peserta Kursus di INTURA tidak praktikal High High Ya
2 Edaran Surat-surat di INTURA Mengambil Masa Yang Lama Tidak High Tidak
3 Pegawai-pegawai INTURA Kerap Hilang dan Sukar Di Kesan High High Ya
4 Bekalan Peralatan Latihan Tidak Berkualiti
High High Ya
5 Kekerapan Gangguan Elektrik Di Kawasan INTURA Tidak High Tidak
5 Masalah Telah Dikenalpasti Untuk
Disenaraipendekkan Untuk Dinilai Bagi Kali Ke 2
Untuk Memilih Satu Masalah Kaedah Benefit Analisis
Telah Digunakan
1 Pegawai-pegawai INTURA
Kerap Hilang dan Sukar
Di Kesan
2 Waktu Pendaftaran
Peserta Kursus di INTURA
Tidak Praktikal
3 Bekalan Peralatan
Latihan Tidak Berkualiti
Masalah Telah Dipilih Untuk
Disenarai-pendekkan
Masalah Telah Dipilih Untuk
Disenarai-pendekkan
PENDEKATAN MATRIX
RENDAH = 1 - 2 SEDERHANA = 3 - 4 TINGGI = 5
MASALAH
PENILAIAN DAN ANALISIS
Sepanjang Dua Tahun Yang Lalu Bahagian Latihan INTURA TelahDibekalkan Dengan Folder AlatulisSampul Surat Bateri Kurang Berkualiti Masalah Tidak BegituKetara
Sepanjang 6 Bulan Pertama 2004 Sebanyak 70 Daripada Kes Kehilangan Adalah Memberi Ceramah Di Luar Dan Mengganggu Perjalanan Kursus Di INTURA
3 Waktu pendaftaran peserta kursus di INTURA tidak praktikal
Dalam Analisis Data Yang Telah Dipungut Terdapat 40 Peserta Tidak Hadir Pada Hari Pendaftaran Sehari Sebelum Kursus Bermula Dan Mengakibat Pembaziran Makanan Yang Dianggarkan RM450000 Dalam Enam Bulan Pertama 2004
ZA
HID
AH
NO
R S
ILAW
ATI amp
H
AB
IBA
H
SA
LMA
H amp
SA
MS
UR
I
MIM
I amp
MA
SR
I
JUM
LAH
4 4 3 184 3
4 4 205 4 3
4 4 225 5 4
2 Pegawai-pegawai INTURA Kerap Hilang dan Sukar Di Kesan
1 Bekalan Peralatan Latihan Tidak Berkualiti
HU
ZA
IRU
L
PENETAPAN MATLAMAT OBJEKTIF
TARGET SETTING
TARGET SETTING
Method Fill in the blank
a bc d e
To _______ _______ from
________ to ________ by _______
a Trend ndash Improve reduce increase
b Specific - Specific item that you want to improve
c Data ndash Measurable present level or level before actiond Data ndash Measurable level after action taken
e Time frame ndash when project will be completed
TARGET SETTING
Example
mengurangkan Masa menunggu
110 min 30 min April 2006
Untuk ____________ _____________ dari
________ ke __ _____ pada ______
Specific item to improve
Value of measurement
Unit of measureme
nt
TARGET SETTING
Contoh
mengurangkan Masa menunggu
110 min 30 min April 2006
Untuk ____________ _____________ dari
________ ke ________ pada _______
Target
PERINGKAT ANALISA
MASALAH amp CONTOH FORMAT KERTAS SEMAKAN
SOAL SELIDIK
KES KELEWATAN PEMBEDAHAN TINGGI
PERKARA TEMPOH TUJUAN
PUNCA PALING MUNGKIN M1 M2 M3 M4 M1 M2 M3 M4 JUMLAH
Peserta lambat melaporkan diri
0 19
Peserta pulang selepas mendaftarkan diri
0 0 0 0 0 3
Program tidak berjalan dengan lancar
0 0 0 0 0 0 0 0 0
Anggaran bahan mentah tidak tepat
0 0 0 0 0 0 0 1
Pembaziran makanan 0 0 0 0 0 0 0 0 0
JUMLAH 23
Tarikh Pengumpulan Data Jan-MacTeknik Pengumpulan Data Pemerhatian
1 Adakah anda selesa dengan waktu pendaftaran kursus yang baru
2 Pada pendapat anda adakah anda setuju dengan cara pendaftaran yang lama atau yang baru
1 Kaedah lama sehari sebelum kursus
2 Kaedah baru pada pagi hari pertama kursus
3 Sempatkah anda sampai ke INTURA pada jam 800 pagi
4 Adakah anda perlukan kenderaan INTURA dari Stesyen Bas Sungai Petani ke INTURA pada hari pertama kursus
5 Anda datang ke INTURA dengan
1 Kenderaan Sendiri
2 Kenderaan Jabatan
3 Pengangkutan Awam
6 Komen anda mengenai Prosedur Pendaftaran Barua) __________________________________________________b) __________________________________________________c) __________________________________________________
Sila Tandakan YA TIDAK
100 borang soal selidik telah diedar kepada peserta 2 kursus induksi
81 borang soal selidik dikembalikan
i 92 amat berpuashatiii 5 mengatakan mereka berpuas hatiiii 3 mengatakan mereka tidak berpuas hati
Pada keseluruhan mereka berpuashati
PERINGKAT CADANGAN
PENYELESAIAN
PRO-KONTRA RAJAH POKOKRAJAH JARINGAN AKTIVITI RAJAH PDPC
(Process Decision Planning Chart ) RAJAH PELAN Q
MATRIK DIAGRAM SWOT
SCORE Problem 1 = 0 Problem 2 = 4 Problem 3 = 1 Problem 4 = 2 Problem 5 = 3
SELECTING MAIN PROBLEM THROUGH PAIRED COMPARISON METHOD
Score Example Mrs Noor Azizah
1 1
2 3 4
3
2
4
5
4
1
4
3 3
5
2
1
5
5
2
Problem 1 = Delay in preparing schedule reportsProblem 2 = Difficulties in managing information of CHKLrsquos dev projects Problem 3 = Difficulty in accessing information from sectionsProblem 4 = No special gallery to display development projectsProblem 5 = Failure in monitoring status of development projects
Problem 1 = Delay in preparing schedule reportsProblem 2 = Difficulties in managing information of CHKLrsquos dev projects Problem 3 = Difficulty in accessing information from sectionsProblem 4 = No special gallery to display development projectsProblem 5 = Failure in monitoring status of development projects
CRITERIA OF PAIRED COMPARISON METHOD
1 Comply with client charter
2 Comply with departmentrsquos objectives and functions
3 Critical level of problem
4 Improvement in quality of work
5 Increase productivity
TOTAL OVERALL SCORE OF OPTIMIST MEMBERS THROUGH PAIRED COMPARISON METHOD
Problem 5Total Grouprsquos Options -Problem
1Problem2
Problem 3
Problem 4
1 ~ Ramli2 ~ Khairiah3 ~ Esah 4 ~ Rosnita 5 ~ Noor Azizah 6 ~ Ameer 7 ~ Izat 8 ~ Norlisa9~ Salabiyah
TOTAL
001102302
443444324
010010030
323322122
9 32 520
333232332
243232
Problem 2Problem 2
- Slide 1
- Slide 2
- Slide 3
- Slide 4
- Slide 5
- Slide 6
- Slide 7
- Slide 8
- Brainstorming
- Slide 10
- Slide 11
- Slide 12
- Slide 13
- Slide 14
- Slide 15
- Slide 16
- Slide 17
- Analisa Jurang Jurang Antara Prestasi Sediada dan Keperluan
- Slide 19
- Slide 20
- Slide 21
- Slide 22
- Slide 23
- Slide 24
- Slide 25
- Slide 26
- Slide 27
- Slide 28
- Slide 29
- Slide 30
- Slide 31
- 12 Masalah Telah Dikenalpasti Penilaian Telah Dibuat Berdasa
- Slide 33
- Slide 34
- Slide 35
- Slide 36
- Slide 37
- Slide 38
- Slide 39
- Slide 40
- Slide 41
- Slide 42
- Slide 43
- Slide 44
- Slide 45
- Slide 46
- Slide 47
- Slide 48
- Slide 49
- Slide 50
- Slide 51
- Slide 52
- Slide 53
- Slide 54
- Slide 55
- Slide 56
- Slide 57
-
9
Brainstorming
bull Set criteria
bull Donrsquot judge ideas
bull Focus on quantity not quality
bull Use mind mapping
bull Try piggybacking
Aktiviti 2 Pemilihan Projek
bull Hanya satu projek sahaja yang boleh dipilihbull Projek yang dipilih haruslah yang penting dan boleh memberi manfaat kepada organisasi khususnya sistem penyampaian perkhidmatanbull Pemilihan projek boleh dibuat menerusi satu atau lebih kaedah-kaedah seperti berikut1048766 Force Ranking1048766 Analisis MatriksFaedah1048766 Soal Selidik di kalangan pekerja atau pelanggan1048766 Analisis SMART (specific measurable achievable realistic dan time specifik)
diams Penyataan projek mestilah berasaskan kepada kriteria berikut
1048766 Berkaitan dengan prestasi organisasi1048766 Khusus (specific)1048766 Boleh diukur (measurable)1048766 WujudBerlaku1048766 Boleh diselesaikan mengikut kemampuan pasukan dalam tempohyang sesuai
diams Contoh penyataan masalah ialah Kes Kelewatan Pembedahan Tinggidi Hospital X (Rujuk Rajah Sebab Dan Akibat )
diams Contoh berikut tidak boleh dijadikan sebagai penyataan masalahPenggunaan Dewan Bedah Tidak Mempunyai Jadual Yang Sistematik ( punca masalah )
Kes Kelewatan Pembedahan Tinggi
Pernyataan masalah yang betul
Penyediaan Jadual Pelaksanaan Projek
Kumpulan KIK dikehendaki untuk menyediakan satu Jadual PelaksanaanProjek seperti di Jadual 1 yang dikenali sebagai Carta Perbatuan atauCarta Gantt
Langkah-langkah yang terlibat dalam penyediaan Jadual PelaksanaanProjek tersebut ialah
1048766 Mengenal pasti segala aktiviti yang perlu dilaksanakan1048766 Menganggarkan tempoh masa bagi setiap aktiviti iaitu tarikhpermulaan dan penyempurnaan projek1048766 Mengenal pasti peringkat-peringkat penting bagi mencapai matlamataktiviti dengan menentukan tarikh aktiviti itu perlu disemak dandiawasi1048766 Mencatatkan pencapaian sebenar berbanding dengan apa yangdirancang bagi setiap aktiviti
Aktiviti 3 Menganalisis Projek
Setelah projek dipilih ahli-ahli KIK perlu menghuraikan masalah dengan terperinci dengan menggunakan teknik 5W+1H
Proses kerja boleh digambarkan dalam bentuk Carta Aliran Kerja
Seterusnya KIK akan menganalisis sebab-sebab kepada masalah atau faktor-faktor utama kepada projek penambahbaikan
Analisis sebabfaktor boleh dibuat dengan menggunakan teknik atau alat berikut
1048766 Rajah Sebab dan AkibatRajah Tulang IkanRajah Ishikawa untuk mengenal pasti sebab-sebab projek dilaksanakan
NotaTeknik 5W+1Hmerujuk kepadabull What (Apa)bull Who (Siapa)bull When (Bila)bull Where (Di mana)bull Why (Kenapa)bull How (Bagaimana)
1048766 Rajah Hubung Kait Peta Minda Rajah Afiniti dan Rajah Sistematik
1048766 Percambahan Fikiran
diams Pengumpulan Databull Pengumpulan data atau maklumat yang perlu untuk memahami dan mengesahkan masalah atau untuk menghasilkan perkhidmatan yang berkualiti
bull Data boleh dikumpulkan melalui beberapa kaedah seperti 1048766 Soal Selidik1048766 TemudugaTemubualPerbincangan1048766 Pemerhatian1048766 Semakan dan Analisis LaporanRekodDokumen1048766 Pemeriksaan1048766 Lain-lain teknik yang sesuai
bull Data boleh dikumpul menggunakan KertasLembaran Semak(Check Sheet)bull Menjana idea kreatif termasuk melalui percambahan fikiran(brainstorming) dan memindahkan idea kepada realitibull Teknik-teknik berikut boleh digunakan untuk menganalisis data1048766 Analisis Pareto1048766 Rajah Histogram1048766 Rajah Taburan1048766 Carta Kawalan1048766 Carta Turus dan Carta Pai1048766 Lain-lain teknik yang sesuai
Aktiviti 4 Penetapan ObjektifSasaran Projek
bull Setelah projek dianalisis secara terperinci dan disokong dengan data-data KIK perlu menetapkan objektif dan sasaran projekbull KIK perlu membuat justifikasi bagaimana penetapan sasaran yang dibuatbull Di antara asas penetapan sasaran adalah seperti berikut1048766 Prinsip 8020 (Analisis Pareto)1048766 Objektif Organisasi1048766 Piagam Pelanggan1048766 Petunjuk Prestasi Utama (KPI)1048766 Arahan Pihak Pengurusan1048766 Amalan Terbaik (Best Practices)
Aktiviti 5 Cadangan Penyelesaian
bull Proses ini melibatkan ahli-ahli KIK mendapatkan alternatif-alternatif cadangan penyelesaian atau penambahbaikanbull Kekuatan dan kelemahan cadangan perlu dihuraikan satu persatubull Implikasi kewangan seperti pertambahan tenaga kerja ruang pejabat dan lain-lain perlu juga dipertimbangkanbull Ahli-ahli KIK perlu memilih cadangan terbaik yang dilakukan melalui teknik 1048766 Analisis Pro dan Kontra1048766 Analisis SWOT1048766 Analisis Force Field1048766 Analisis Rajah Pokok1048766 Analisis SMART1048766 Analisis Markah Berkriteria1048766 Business Process Reengineering (BPR)1048766 Business Process Improvement (BPI)
Cadangan penyelesaian perlu dirujuk kepada Pihak Pengurusanuntuk mendapatkan kelulusan uji cuba
Nota
Analisa JurangJurang Antara Prestasi Sediada dan Keperluan
JURANG
Fasa 2 Pelaksanaan
Aktiviti 6 Pelaksanaan
bull Proses ini melibatkan ahli-ahli KIK berbincang dengan fasilitator mengenaicara-cara pelaksanaan cadangan penyelesaian yang telah dipersetujuibull Sekiranya perlu uji cuba boleh dijalankan ke atas cadangan yang dipilihProses uji cuba boleh dilaksanakan sehingga hasil yang dikehendaki dicapaibull Pelaksanaan sebenar cadangan perlu dilakukan mengikut perancangankumpulan dengan berpandukan kepada Carta Ganttbull Komitmen ahli kumpulan di dalam melaksanakan tugas masing-masingamat penting dan menjadi faktor kejayaan pelaksanaan projekbull Setiap ahli harus melaporkan status kemajuan mengenai peranan dan tugasyang dilaksanakan dari semasa ke semasa kepada ketua kumpulanbull Ketua kumpulan hendaklah melaporkan perkembangankemajuan pelaksanaan
Fasa 3 Penyemakan
Aktiviti 7 Penilaian
bull Ahli-ahli KIK perlu mengadakan penilaian ke atas pelaksanaan cadangan cadangan penyelesaianbull Penilaian ini akan menentukan sama ada objektifsasaran projek tercapai atau tidakbull Penilaian boleh dijalankan melalui pengumpulan data dan analisis(contohnya seperti Rajah Pareto) dalam tempoh uji cubabull Setelah penilaian dibuat dengan membandingkan Rajah Pareto sebelum projek dengan Rajah Pareto selepas projek ahli-ahli KIK boleh memutuskan sama ada cadangan penyelesaian boleh diterima atau perlu dikaji semula
Aktiviti 8 Pemantauan
bull Kumpulan KIK seterusnya memantau pelaksanaan projek untuk tempoh tertentu bagi mengekalkan pencapaian objektifsasaran projek dengan menggunakan teknik atau alat bersesuaianbull Jika terdapat sebarang jurang perbezaan kumpulan perlu mengambil tindakan pembetulan sebelum tindakan penyeragamanbull Kemukakan laporan kejayaan pelaksanaan projek dan cadangan perluasan penyeragaman pelaksanaanbull Agensi wajar menjalankan kajian impak ke atas projek KIK yang telahdilaksanakan untuk mengetahui faedah yang diperolehi Analisis boleh dibuat daripada segi penjimatan kos masa pembaziran peningkatan produktiviti dan kualiti kepuasan hati pelanggan dan sebagainy
Fasa 4 Tindakan
Aktiviti 9 Penyeragaman
bull Ini adalah merupakan peringkat terakhir dalam Kitaran PDCAbull Sekiranya objektif dan sasaran projek dicapai tindakan penyeragaman boleh dilakukan dengan mengambil langkah -langkah seperti berikut1048766 Menyedia atau mengemaskini Proses Kerja dan Carta Aliran Kerjayang berkaitan1048766 Mengemaskini Manual Prosedur Kerja Fail Meja Standard Operating Procedure dan Dokumen MS ISO1048766 Mengemaskini Piagam Pelanggan dan Petunjuk Prestasi Utama (KPI) yang berkaitanbull Pihak Pengurusan perlu mengambil tindakan penyeragaman secaramenyeluruh ke peringkat daerah negeri dan kebangsaan mengikut kesesuaian
Tindakan penyeragaman perlu mendapat persetujuan PihakPengurusan
Nota
Aktiviti 1 Mengenal Pasti Projek
Aktiviti 2 Pemilihan Projek
Aktiviti 3 Menganalisis Projek
Aktiviti 4 Penetapan ObjektifSasaran Projek
Aktiviti 5 Cadangan Penyelesaian
Aktiviti 6 Pelaksanaan
Aktiviti 7 Penilaian
Aktiviti 8 Pemantauan
Aktiviti 9 Penyeragaman
CONTOH-CONTOH TEKNIK DAN ALAT
KIKPERANCANGAN PROJEK
DAN PEMILIHAN MASALAH
MESYUARATAKTIVITI
KUMPULAN
MESYUARATAKTIVITI
KUMPULAN JUMLAH 28
KEKERAPAN SEMINGGU SEKALIWAKTU KHAMIS 1100-1200 TGHTEMPOH 1 JAMTEMPAT BILIK MESYUARAT LATIHAN KEHADIRAN 90
= 90 PERHATIANTidak Ada Mesyuarat Sekiranya Hari Diisytiharkan Cuti Umum
PETUNJUK1 HADIR PERATUSAN KEHADIRANCS CUTI SAKITCR CUTI REHAT 327 X 100BL BERTUGAS LUAR 364
BIL BIL MESYUARAT AHLI 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28
1 FADZILAH BT PADZIN 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1
2 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1
3
HUZAIRUL HEZRI B SAIDIN
1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 1 BL CR 1
4
ZAHIDAH BT ABDJALIL
1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1
5 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1
6
SALMAH BT SAAD
1 1 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR
7
NOR SILAWATI BT IDRIS
1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 CR 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1 1 1
8
SAMSURI AFFENDEE B MAN
1 1 1 BL 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1
MASRI BT RAMLI
9 9 6 8 8 6 8 7 8 8 6 8 5 7 8 8 7 8 8 6 8 4 7 7
MIMI NOORZAN BT ABD HAMID
JUMLAH 8 6 8 7
Hadir Tidak Hadir
01 MEI- 14 SEP 20041 Rancang Jadual Projek2 Pemilihan Masalah3 Analisis Keadaan Masa4 Penyediaan Maklumat Kini5 Kenalpasti Sebab Akibat6 Analisis Sebab Akibat7 Cadangan Penyelesaian
07 FEB-14 MAC 2005 Kelulusan Pengurusan
2 Pengawasan Penyeragaman3 Pengurusan Dan Penilaian4 Piawaian (SOP)5 Penilaian Kumpulan
21 OKT2004ndash23 FEB 20051 Menilai Keputusan2 Analisis Data3 Mengawasi Keputusan
PENGAGIHAN TUGAS AHLITUGAS YANG DIBERI TANGGUNGJAWA
B
Dengan Mengenalpasti
MasalahSemua Ahli
Memilih Masalah Semua Ahli
Menganalisis Masalah SemuaAhli
Mengumpul Data Semua Ahli
Menganalisis Punca Semua Ahli
Cadangan Penyelesaian
Semua Ahli
Kelulusan ProjekPengarah JK
PEMANDU
Pelaksanaan Plan Tindakan Semua Ahli
Mengawasi Keputusan Semua Ahli
Tindakan Pembetulan Semua Ahli
Mengawasi Pembetulan
Semua Ahli
Penyeragaman Projek Semua Ahli
Pemantauan Projek Semua Ahli
Projek Akan Datang Semua Ahli
Ahli Yang Mengendalikan
Mesyuarat amp Menyediakan Minit
Mesyuarat
Pn Fadzilah Pn Zahidah
07 SEPTndash14 DIS20041 Percubaan2 Pelaksanaan
Cadangan3 Kumpulkan Data Dan
PelaksanaanCadangan
Nama Kumpulan Tajuk
Tempoh
PERANCANGAN SEBENAR
PLAND
ACTION
CHECK
13 Penyeragaman
11 Penilaian Semula
12 Persembahan Pengurusan
9 Penilaian Selepas Cadangan
10 Tindakan Pembetulan
7 Persembahan Pengurusan
8 Melaksanakan Cadangan
5 Analisis Data
6 Merancang Cadangan
3 Mengenalpasti Masalah
4 Mengumpul Data
AKTIVITI
1 Pemilihan Masalah
2 Penerangan Masalah
JAN 05 FEB 05 MAC 05SEP 04 OKT 04 NOV 04 DIS 04MEI 04 JUN 04 JUL 04 OGS 04
12 Masalah Telah Dikenalpasti Penilaian Telah Dibuat Berdasarkan Kriteria Yang Ditetapkan
MASALAH ADAKAH DATA-DATA
DIKUMPULKAN
PENCAPAIAN VISI
ORGANISASI
MASALAH TUGAS HARIAN
PENEMUAN KAJIAN
1 Pinjaman Buku-Buku Di Pusat Sumber Lewat Dikembalikan
Satu Kajian Telah Dibuat
2 Tawaran Kursus Bertindih
Satu Penyelesaian Telah Dilaksanakan
3 Pegawai-pegawai INTURA Kerap Hilang dan Sukar Di Kesan
Masalah Peringkat Awal
4 Pendaftaran Kursus Mengambil Masa Yang Lama
Masalah Ini Sering Menjadi Isu Semasa
5 Waktu Pendaftaran Peserta Kursus di INTURA tidak praktikal
Banyak Aduan Dari Peserta Kursus
6 Edaram Surat-surat di INTURA Mengambil Masa Yang Lama
Kes Ini Agak Serius Dan Berlaku Sepanjang Masa
5 Masalah Telah Dipilih Berdasarkan Kriteria Yang Telah
Ditetapkan
Sambungan
7 Bekalan Peralatan Latihan Tidak Berkualiti
Perbincangan Dengan Pembekal
8 Borang Permohonan Tidak Diisi Dengan Lengkap
Kes Berlaku Tidak Serius
9 Kursus Berjadual Selalu Ditunda
Kes Ini Sering Berlaku Sepanjang Tahun 2002
10Komputer Sering Rosak
Telah Dibincangkan Oleh Unit IT
11Kekerapan Gangguan Elektrik Di Kawasan INTURA
Bukan Bidangkuasa Kumpulan
12Kerja-Kerja Projek Lambat Disiapkan
Kes Sentiasa Berulang
MASALAHADAKAH MASALAH
MENCAPAI OBJEKTIF ORGANISASI
ADAKAH MEMBERI KESAN
KEPADA IMEJ JABATAN
MEMILIH MASALAH MEMASUKI
RANKING TERATAS
1 Waktu Pendaftaran Peserta Kursus di INTURA tidak praktikal High High Ya
2 Edaran Surat-surat di INTURA Mengambil Masa Yang Lama Tidak High Tidak
3 Pegawai-pegawai INTURA Kerap Hilang dan Sukar Di Kesan High High Ya
4 Bekalan Peralatan Latihan Tidak Berkualiti
High High Ya
5 Kekerapan Gangguan Elektrik Di Kawasan INTURA Tidak High Tidak
5 Masalah Telah Dikenalpasti Untuk
Disenaraipendekkan Untuk Dinilai Bagi Kali Ke 2
Untuk Memilih Satu Masalah Kaedah Benefit Analisis
Telah Digunakan
1 Pegawai-pegawai INTURA
Kerap Hilang dan Sukar
Di Kesan
2 Waktu Pendaftaran
Peserta Kursus di INTURA
Tidak Praktikal
3 Bekalan Peralatan
Latihan Tidak Berkualiti
Masalah Telah Dipilih Untuk
Disenarai-pendekkan
Masalah Telah Dipilih Untuk
Disenarai-pendekkan
PENDEKATAN MATRIX
RENDAH = 1 - 2 SEDERHANA = 3 - 4 TINGGI = 5
MASALAH
PENILAIAN DAN ANALISIS
Sepanjang Dua Tahun Yang Lalu Bahagian Latihan INTURA TelahDibekalkan Dengan Folder AlatulisSampul Surat Bateri Kurang Berkualiti Masalah Tidak BegituKetara
Sepanjang 6 Bulan Pertama 2004 Sebanyak 70 Daripada Kes Kehilangan Adalah Memberi Ceramah Di Luar Dan Mengganggu Perjalanan Kursus Di INTURA
3 Waktu pendaftaran peserta kursus di INTURA tidak praktikal
Dalam Analisis Data Yang Telah Dipungut Terdapat 40 Peserta Tidak Hadir Pada Hari Pendaftaran Sehari Sebelum Kursus Bermula Dan Mengakibat Pembaziran Makanan Yang Dianggarkan RM450000 Dalam Enam Bulan Pertama 2004
ZA
HID
AH
NO
R S
ILAW
ATI amp
H
AB
IBA
H
SA
LMA
H amp
SA
MS
UR
I
MIM
I amp
MA
SR
I
JUM
LAH
4 4 3 184 3
4 4 205 4 3
4 4 225 5 4
2 Pegawai-pegawai INTURA Kerap Hilang dan Sukar Di Kesan
1 Bekalan Peralatan Latihan Tidak Berkualiti
HU
ZA
IRU
L
PENETAPAN MATLAMAT OBJEKTIF
TARGET SETTING
TARGET SETTING
Method Fill in the blank
a bc d e
To _______ _______ from
________ to ________ by _______
a Trend ndash Improve reduce increase
b Specific - Specific item that you want to improve
c Data ndash Measurable present level or level before actiond Data ndash Measurable level after action taken
e Time frame ndash when project will be completed
TARGET SETTING
Example
mengurangkan Masa menunggu
110 min 30 min April 2006
Untuk ____________ _____________ dari
________ ke __ _____ pada ______
Specific item to improve
Value of measurement
Unit of measureme
nt
TARGET SETTING
Contoh
mengurangkan Masa menunggu
110 min 30 min April 2006
Untuk ____________ _____________ dari
________ ke ________ pada _______
Target
PERINGKAT ANALISA
MASALAH amp CONTOH FORMAT KERTAS SEMAKAN
SOAL SELIDIK
KES KELEWATAN PEMBEDAHAN TINGGI
PERKARA TEMPOH TUJUAN
PUNCA PALING MUNGKIN M1 M2 M3 M4 M1 M2 M3 M4 JUMLAH
Peserta lambat melaporkan diri
0 19
Peserta pulang selepas mendaftarkan diri
0 0 0 0 0 3
Program tidak berjalan dengan lancar
0 0 0 0 0 0 0 0 0
Anggaran bahan mentah tidak tepat
0 0 0 0 0 0 0 1
Pembaziran makanan 0 0 0 0 0 0 0 0 0
JUMLAH 23
Tarikh Pengumpulan Data Jan-MacTeknik Pengumpulan Data Pemerhatian
1 Adakah anda selesa dengan waktu pendaftaran kursus yang baru
2 Pada pendapat anda adakah anda setuju dengan cara pendaftaran yang lama atau yang baru
1 Kaedah lama sehari sebelum kursus
2 Kaedah baru pada pagi hari pertama kursus
3 Sempatkah anda sampai ke INTURA pada jam 800 pagi
4 Adakah anda perlukan kenderaan INTURA dari Stesyen Bas Sungai Petani ke INTURA pada hari pertama kursus
5 Anda datang ke INTURA dengan
1 Kenderaan Sendiri
2 Kenderaan Jabatan
3 Pengangkutan Awam
6 Komen anda mengenai Prosedur Pendaftaran Barua) __________________________________________________b) __________________________________________________c) __________________________________________________
Sila Tandakan YA TIDAK
100 borang soal selidik telah diedar kepada peserta 2 kursus induksi
81 borang soal selidik dikembalikan
i 92 amat berpuashatiii 5 mengatakan mereka berpuas hatiiii 3 mengatakan mereka tidak berpuas hati
Pada keseluruhan mereka berpuashati
PERINGKAT CADANGAN
PENYELESAIAN
PRO-KONTRA RAJAH POKOKRAJAH JARINGAN AKTIVITI RAJAH PDPC
(Process Decision Planning Chart ) RAJAH PELAN Q
MATRIK DIAGRAM SWOT
SCORE Problem 1 = 0 Problem 2 = 4 Problem 3 = 1 Problem 4 = 2 Problem 5 = 3
SELECTING MAIN PROBLEM THROUGH PAIRED COMPARISON METHOD
Score Example Mrs Noor Azizah
1 1
2 3 4
3
2
4
5
4
1
4
3 3
5
2
1
5
5
2
Problem 1 = Delay in preparing schedule reportsProblem 2 = Difficulties in managing information of CHKLrsquos dev projects Problem 3 = Difficulty in accessing information from sectionsProblem 4 = No special gallery to display development projectsProblem 5 = Failure in monitoring status of development projects
Problem 1 = Delay in preparing schedule reportsProblem 2 = Difficulties in managing information of CHKLrsquos dev projects Problem 3 = Difficulty in accessing information from sectionsProblem 4 = No special gallery to display development projectsProblem 5 = Failure in monitoring status of development projects
CRITERIA OF PAIRED COMPARISON METHOD
1 Comply with client charter
2 Comply with departmentrsquos objectives and functions
3 Critical level of problem
4 Improvement in quality of work
5 Increase productivity
TOTAL OVERALL SCORE OF OPTIMIST MEMBERS THROUGH PAIRED COMPARISON METHOD
Problem 5Total Grouprsquos Options -Problem
1Problem2
Problem 3
Problem 4
1 ~ Ramli2 ~ Khairiah3 ~ Esah 4 ~ Rosnita 5 ~ Noor Azizah 6 ~ Ameer 7 ~ Izat 8 ~ Norlisa9~ Salabiyah
TOTAL
001102302
443444324
010010030
323322122
9 32 520
333232332
243232
Problem 2Problem 2
- Slide 1
- Slide 2
- Slide 3
- Slide 4
- Slide 5
- Slide 6
- Slide 7
- Slide 8
- Brainstorming
- Slide 10
- Slide 11
- Slide 12
- Slide 13
- Slide 14
- Slide 15
- Slide 16
- Slide 17
- Analisa Jurang Jurang Antara Prestasi Sediada dan Keperluan
- Slide 19
- Slide 20
- Slide 21
- Slide 22
- Slide 23
- Slide 24
- Slide 25
- Slide 26
- Slide 27
- Slide 28
- Slide 29
- Slide 30
- Slide 31
- 12 Masalah Telah Dikenalpasti Penilaian Telah Dibuat Berdasa
- Slide 33
- Slide 34
- Slide 35
- Slide 36
- Slide 37
- Slide 38
- Slide 39
- Slide 40
- Slide 41
- Slide 42
- Slide 43
- Slide 44
- Slide 45
- Slide 46
- Slide 47
- Slide 48
- Slide 49
- Slide 50
- Slide 51
- Slide 52
- Slide 53
- Slide 54
- Slide 55
- Slide 56
- Slide 57
-
Aktiviti 2 Pemilihan Projek
bull Hanya satu projek sahaja yang boleh dipilihbull Projek yang dipilih haruslah yang penting dan boleh memberi manfaat kepada organisasi khususnya sistem penyampaian perkhidmatanbull Pemilihan projek boleh dibuat menerusi satu atau lebih kaedah-kaedah seperti berikut1048766 Force Ranking1048766 Analisis MatriksFaedah1048766 Soal Selidik di kalangan pekerja atau pelanggan1048766 Analisis SMART (specific measurable achievable realistic dan time specifik)
diams Penyataan projek mestilah berasaskan kepada kriteria berikut
1048766 Berkaitan dengan prestasi organisasi1048766 Khusus (specific)1048766 Boleh diukur (measurable)1048766 WujudBerlaku1048766 Boleh diselesaikan mengikut kemampuan pasukan dalam tempohyang sesuai
diams Contoh penyataan masalah ialah Kes Kelewatan Pembedahan Tinggidi Hospital X (Rujuk Rajah Sebab Dan Akibat )
diams Contoh berikut tidak boleh dijadikan sebagai penyataan masalahPenggunaan Dewan Bedah Tidak Mempunyai Jadual Yang Sistematik ( punca masalah )
Kes Kelewatan Pembedahan Tinggi
Pernyataan masalah yang betul
Penyediaan Jadual Pelaksanaan Projek
Kumpulan KIK dikehendaki untuk menyediakan satu Jadual PelaksanaanProjek seperti di Jadual 1 yang dikenali sebagai Carta Perbatuan atauCarta Gantt
Langkah-langkah yang terlibat dalam penyediaan Jadual PelaksanaanProjek tersebut ialah
1048766 Mengenal pasti segala aktiviti yang perlu dilaksanakan1048766 Menganggarkan tempoh masa bagi setiap aktiviti iaitu tarikhpermulaan dan penyempurnaan projek1048766 Mengenal pasti peringkat-peringkat penting bagi mencapai matlamataktiviti dengan menentukan tarikh aktiviti itu perlu disemak dandiawasi1048766 Mencatatkan pencapaian sebenar berbanding dengan apa yangdirancang bagi setiap aktiviti
Aktiviti 3 Menganalisis Projek
Setelah projek dipilih ahli-ahli KIK perlu menghuraikan masalah dengan terperinci dengan menggunakan teknik 5W+1H
Proses kerja boleh digambarkan dalam bentuk Carta Aliran Kerja
Seterusnya KIK akan menganalisis sebab-sebab kepada masalah atau faktor-faktor utama kepada projek penambahbaikan
Analisis sebabfaktor boleh dibuat dengan menggunakan teknik atau alat berikut
1048766 Rajah Sebab dan AkibatRajah Tulang IkanRajah Ishikawa untuk mengenal pasti sebab-sebab projek dilaksanakan
NotaTeknik 5W+1Hmerujuk kepadabull What (Apa)bull Who (Siapa)bull When (Bila)bull Where (Di mana)bull Why (Kenapa)bull How (Bagaimana)
1048766 Rajah Hubung Kait Peta Minda Rajah Afiniti dan Rajah Sistematik
1048766 Percambahan Fikiran
diams Pengumpulan Databull Pengumpulan data atau maklumat yang perlu untuk memahami dan mengesahkan masalah atau untuk menghasilkan perkhidmatan yang berkualiti
bull Data boleh dikumpulkan melalui beberapa kaedah seperti 1048766 Soal Selidik1048766 TemudugaTemubualPerbincangan1048766 Pemerhatian1048766 Semakan dan Analisis LaporanRekodDokumen1048766 Pemeriksaan1048766 Lain-lain teknik yang sesuai
bull Data boleh dikumpul menggunakan KertasLembaran Semak(Check Sheet)bull Menjana idea kreatif termasuk melalui percambahan fikiran(brainstorming) dan memindahkan idea kepada realitibull Teknik-teknik berikut boleh digunakan untuk menganalisis data1048766 Analisis Pareto1048766 Rajah Histogram1048766 Rajah Taburan1048766 Carta Kawalan1048766 Carta Turus dan Carta Pai1048766 Lain-lain teknik yang sesuai
Aktiviti 4 Penetapan ObjektifSasaran Projek
bull Setelah projek dianalisis secara terperinci dan disokong dengan data-data KIK perlu menetapkan objektif dan sasaran projekbull KIK perlu membuat justifikasi bagaimana penetapan sasaran yang dibuatbull Di antara asas penetapan sasaran adalah seperti berikut1048766 Prinsip 8020 (Analisis Pareto)1048766 Objektif Organisasi1048766 Piagam Pelanggan1048766 Petunjuk Prestasi Utama (KPI)1048766 Arahan Pihak Pengurusan1048766 Amalan Terbaik (Best Practices)
Aktiviti 5 Cadangan Penyelesaian
bull Proses ini melibatkan ahli-ahli KIK mendapatkan alternatif-alternatif cadangan penyelesaian atau penambahbaikanbull Kekuatan dan kelemahan cadangan perlu dihuraikan satu persatubull Implikasi kewangan seperti pertambahan tenaga kerja ruang pejabat dan lain-lain perlu juga dipertimbangkanbull Ahli-ahli KIK perlu memilih cadangan terbaik yang dilakukan melalui teknik 1048766 Analisis Pro dan Kontra1048766 Analisis SWOT1048766 Analisis Force Field1048766 Analisis Rajah Pokok1048766 Analisis SMART1048766 Analisis Markah Berkriteria1048766 Business Process Reengineering (BPR)1048766 Business Process Improvement (BPI)
Cadangan penyelesaian perlu dirujuk kepada Pihak Pengurusanuntuk mendapatkan kelulusan uji cuba
Nota
Analisa JurangJurang Antara Prestasi Sediada dan Keperluan
JURANG
Fasa 2 Pelaksanaan
Aktiviti 6 Pelaksanaan
bull Proses ini melibatkan ahli-ahli KIK berbincang dengan fasilitator mengenaicara-cara pelaksanaan cadangan penyelesaian yang telah dipersetujuibull Sekiranya perlu uji cuba boleh dijalankan ke atas cadangan yang dipilihProses uji cuba boleh dilaksanakan sehingga hasil yang dikehendaki dicapaibull Pelaksanaan sebenar cadangan perlu dilakukan mengikut perancangankumpulan dengan berpandukan kepada Carta Ganttbull Komitmen ahli kumpulan di dalam melaksanakan tugas masing-masingamat penting dan menjadi faktor kejayaan pelaksanaan projekbull Setiap ahli harus melaporkan status kemajuan mengenai peranan dan tugasyang dilaksanakan dari semasa ke semasa kepada ketua kumpulanbull Ketua kumpulan hendaklah melaporkan perkembangankemajuan pelaksanaan
Fasa 3 Penyemakan
Aktiviti 7 Penilaian
bull Ahli-ahli KIK perlu mengadakan penilaian ke atas pelaksanaan cadangan cadangan penyelesaianbull Penilaian ini akan menentukan sama ada objektifsasaran projek tercapai atau tidakbull Penilaian boleh dijalankan melalui pengumpulan data dan analisis(contohnya seperti Rajah Pareto) dalam tempoh uji cubabull Setelah penilaian dibuat dengan membandingkan Rajah Pareto sebelum projek dengan Rajah Pareto selepas projek ahli-ahli KIK boleh memutuskan sama ada cadangan penyelesaian boleh diterima atau perlu dikaji semula
Aktiviti 8 Pemantauan
bull Kumpulan KIK seterusnya memantau pelaksanaan projek untuk tempoh tertentu bagi mengekalkan pencapaian objektifsasaran projek dengan menggunakan teknik atau alat bersesuaianbull Jika terdapat sebarang jurang perbezaan kumpulan perlu mengambil tindakan pembetulan sebelum tindakan penyeragamanbull Kemukakan laporan kejayaan pelaksanaan projek dan cadangan perluasan penyeragaman pelaksanaanbull Agensi wajar menjalankan kajian impak ke atas projek KIK yang telahdilaksanakan untuk mengetahui faedah yang diperolehi Analisis boleh dibuat daripada segi penjimatan kos masa pembaziran peningkatan produktiviti dan kualiti kepuasan hati pelanggan dan sebagainy
Fasa 4 Tindakan
Aktiviti 9 Penyeragaman
bull Ini adalah merupakan peringkat terakhir dalam Kitaran PDCAbull Sekiranya objektif dan sasaran projek dicapai tindakan penyeragaman boleh dilakukan dengan mengambil langkah -langkah seperti berikut1048766 Menyedia atau mengemaskini Proses Kerja dan Carta Aliran Kerjayang berkaitan1048766 Mengemaskini Manual Prosedur Kerja Fail Meja Standard Operating Procedure dan Dokumen MS ISO1048766 Mengemaskini Piagam Pelanggan dan Petunjuk Prestasi Utama (KPI) yang berkaitanbull Pihak Pengurusan perlu mengambil tindakan penyeragaman secaramenyeluruh ke peringkat daerah negeri dan kebangsaan mengikut kesesuaian
Tindakan penyeragaman perlu mendapat persetujuan PihakPengurusan
Nota
Aktiviti 1 Mengenal Pasti Projek
Aktiviti 2 Pemilihan Projek
Aktiviti 3 Menganalisis Projek
Aktiviti 4 Penetapan ObjektifSasaran Projek
Aktiviti 5 Cadangan Penyelesaian
Aktiviti 6 Pelaksanaan
Aktiviti 7 Penilaian
Aktiviti 8 Pemantauan
Aktiviti 9 Penyeragaman
CONTOH-CONTOH TEKNIK DAN ALAT
KIKPERANCANGAN PROJEK
DAN PEMILIHAN MASALAH
MESYUARATAKTIVITI
KUMPULAN
MESYUARATAKTIVITI
KUMPULAN JUMLAH 28
KEKERAPAN SEMINGGU SEKALIWAKTU KHAMIS 1100-1200 TGHTEMPOH 1 JAMTEMPAT BILIK MESYUARAT LATIHAN KEHADIRAN 90
= 90 PERHATIANTidak Ada Mesyuarat Sekiranya Hari Diisytiharkan Cuti Umum
PETUNJUK1 HADIR PERATUSAN KEHADIRANCS CUTI SAKITCR CUTI REHAT 327 X 100BL BERTUGAS LUAR 364
BIL BIL MESYUARAT AHLI 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28
1 FADZILAH BT PADZIN 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1
2 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1
3
HUZAIRUL HEZRI B SAIDIN
1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 1 BL CR 1
4
ZAHIDAH BT ABDJALIL
1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1
5 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1
6
SALMAH BT SAAD
1 1 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR
7
NOR SILAWATI BT IDRIS
1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 CR 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1 1 1
8
SAMSURI AFFENDEE B MAN
1 1 1 BL 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1
MASRI BT RAMLI
9 9 6 8 8 6 8 7 8 8 6 8 5 7 8 8 7 8 8 6 8 4 7 7
MIMI NOORZAN BT ABD HAMID
JUMLAH 8 6 8 7
Hadir Tidak Hadir
01 MEI- 14 SEP 20041 Rancang Jadual Projek2 Pemilihan Masalah3 Analisis Keadaan Masa4 Penyediaan Maklumat Kini5 Kenalpasti Sebab Akibat6 Analisis Sebab Akibat7 Cadangan Penyelesaian
07 FEB-14 MAC 2005 Kelulusan Pengurusan
2 Pengawasan Penyeragaman3 Pengurusan Dan Penilaian4 Piawaian (SOP)5 Penilaian Kumpulan
21 OKT2004ndash23 FEB 20051 Menilai Keputusan2 Analisis Data3 Mengawasi Keputusan
PENGAGIHAN TUGAS AHLITUGAS YANG DIBERI TANGGUNGJAWA
B
Dengan Mengenalpasti
MasalahSemua Ahli
Memilih Masalah Semua Ahli
Menganalisis Masalah SemuaAhli
Mengumpul Data Semua Ahli
Menganalisis Punca Semua Ahli
Cadangan Penyelesaian
Semua Ahli
Kelulusan ProjekPengarah JK
PEMANDU
Pelaksanaan Plan Tindakan Semua Ahli
Mengawasi Keputusan Semua Ahli
Tindakan Pembetulan Semua Ahli
Mengawasi Pembetulan
Semua Ahli
Penyeragaman Projek Semua Ahli
Pemantauan Projek Semua Ahli
Projek Akan Datang Semua Ahli
Ahli Yang Mengendalikan
Mesyuarat amp Menyediakan Minit
Mesyuarat
Pn Fadzilah Pn Zahidah
07 SEPTndash14 DIS20041 Percubaan2 Pelaksanaan
Cadangan3 Kumpulkan Data Dan
PelaksanaanCadangan
Nama Kumpulan Tajuk
Tempoh
PERANCANGAN SEBENAR
PLAND
ACTION
CHECK
13 Penyeragaman
11 Penilaian Semula
12 Persembahan Pengurusan
9 Penilaian Selepas Cadangan
10 Tindakan Pembetulan
7 Persembahan Pengurusan
8 Melaksanakan Cadangan
5 Analisis Data
6 Merancang Cadangan
3 Mengenalpasti Masalah
4 Mengumpul Data
AKTIVITI
1 Pemilihan Masalah
2 Penerangan Masalah
JAN 05 FEB 05 MAC 05SEP 04 OKT 04 NOV 04 DIS 04MEI 04 JUN 04 JUL 04 OGS 04
12 Masalah Telah Dikenalpasti Penilaian Telah Dibuat Berdasarkan Kriteria Yang Ditetapkan
MASALAH ADAKAH DATA-DATA
DIKUMPULKAN
PENCAPAIAN VISI
ORGANISASI
MASALAH TUGAS HARIAN
PENEMUAN KAJIAN
1 Pinjaman Buku-Buku Di Pusat Sumber Lewat Dikembalikan
Satu Kajian Telah Dibuat
2 Tawaran Kursus Bertindih
Satu Penyelesaian Telah Dilaksanakan
3 Pegawai-pegawai INTURA Kerap Hilang dan Sukar Di Kesan
Masalah Peringkat Awal
4 Pendaftaran Kursus Mengambil Masa Yang Lama
Masalah Ini Sering Menjadi Isu Semasa
5 Waktu Pendaftaran Peserta Kursus di INTURA tidak praktikal
Banyak Aduan Dari Peserta Kursus
6 Edaram Surat-surat di INTURA Mengambil Masa Yang Lama
Kes Ini Agak Serius Dan Berlaku Sepanjang Masa
5 Masalah Telah Dipilih Berdasarkan Kriteria Yang Telah
Ditetapkan
Sambungan
7 Bekalan Peralatan Latihan Tidak Berkualiti
Perbincangan Dengan Pembekal
8 Borang Permohonan Tidak Diisi Dengan Lengkap
Kes Berlaku Tidak Serius
9 Kursus Berjadual Selalu Ditunda
Kes Ini Sering Berlaku Sepanjang Tahun 2002
10Komputer Sering Rosak
Telah Dibincangkan Oleh Unit IT
11Kekerapan Gangguan Elektrik Di Kawasan INTURA
Bukan Bidangkuasa Kumpulan
12Kerja-Kerja Projek Lambat Disiapkan
Kes Sentiasa Berulang
MASALAHADAKAH MASALAH
MENCAPAI OBJEKTIF ORGANISASI
ADAKAH MEMBERI KESAN
KEPADA IMEJ JABATAN
MEMILIH MASALAH MEMASUKI
RANKING TERATAS
1 Waktu Pendaftaran Peserta Kursus di INTURA tidak praktikal High High Ya
2 Edaran Surat-surat di INTURA Mengambil Masa Yang Lama Tidak High Tidak
3 Pegawai-pegawai INTURA Kerap Hilang dan Sukar Di Kesan High High Ya
4 Bekalan Peralatan Latihan Tidak Berkualiti
High High Ya
5 Kekerapan Gangguan Elektrik Di Kawasan INTURA Tidak High Tidak
5 Masalah Telah Dikenalpasti Untuk
Disenaraipendekkan Untuk Dinilai Bagi Kali Ke 2
Untuk Memilih Satu Masalah Kaedah Benefit Analisis
Telah Digunakan
1 Pegawai-pegawai INTURA
Kerap Hilang dan Sukar
Di Kesan
2 Waktu Pendaftaran
Peserta Kursus di INTURA
Tidak Praktikal
3 Bekalan Peralatan
Latihan Tidak Berkualiti
Masalah Telah Dipilih Untuk
Disenarai-pendekkan
Masalah Telah Dipilih Untuk
Disenarai-pendekkan
PENDEKATAN MATRIX
RENDAH = 1 - 2 SEDERHANA = 3 - 4 TINGGI = 5
MASALAH
PENILAIAN DAN ANALISIS
Sepanjang Dua Tahun Yang Lalu Bahagian Latihan INTURA TelahDibekalkan Dengan Folder AlatulisSampul Surat Bateri Kurang Berkualiti Masalah Tidak BegituKetara
Sepanjang 6 Bulan Pertama 2004 Sebanyak 70 Daripada Kes Kehilangan Adalah Memberi Ceramah Di Luar Dan Mengganggu Perjalanan Kursus Di INTURA
3 Waktu pendaftaran peserta kursus di INTURA tidak praktikal
Dalam Analisis Data Yang Telah Dipungut Terdapat 40 Peserta Tidak Hadir Pada Hari Pendaftaran Sehari Sebelum Kursus Bermula Dan Mengakibat Pembaziran Makanan Yang Dianggarkan RM450000 Dalam Enam Bulan Pertama 2004
ZA
HID
AH
NO
R S
ILAW
ATI amp
H
AB
IBA
H
SA
LMA
H amp
SA
MS
UR
I
MIM
I amp
MA
SR
I
JUM
LAH
4 4 3 184 3
4 4 205 4 3
4 4 225 5 4
2 Pegawai-pegawai INTURA Kerap Hilang dan Sukar Di Kesan
1 Bekalan Peralatan Latihan Tidak Berkualiti
HU
ZA
IRU
L
PENETAPAN MATLAMAT OBJEKTIF
TARGET SETTING
TARGET SETTING
Method Fill in the blank
a bc d e
To _______ _______ from
________ to ________ by _______
a Trend ndash Improve reduce increase
b Specific - Specific item that you want to improve
c Data ndash Measurable present level or level before actiond Data ndash Measurable level after action taken
e Time frame ndash when project will be completed
TARGET SETTING
Example
mengurangkan Masa menunggu
110 min 30 min April 2006
Untuk ____________ _____________ dari
________ ke __ _____ pada ______
Specific item to improve
Value of measurement
Unit of measureme
nt
TARGET SETTING
Contoh
mengurangkan Masa menunggu
110 min 30 min April 2006
Untuk ____________ _____________ dari
________ ke ________ pada _______
Target
PERINGKAT ANALISA
MASALAH amp CONTOH FORMAT KERTAS SEMAKAN
SOAL SELIDIK
KES KELEWATAN PEMBEDAHAN TINGGI
PERKARA TEMPOH TUJUAN
PUNCA PALING MUNGKIN M1 M2 M3 M4 M1 M2 M3 M4 JUMLAH
Peserta lambat melaporkan diri
0 19
Peserta pulang selepas mendaftarkan diri
0 0 0 0 0 3
Program tidak berjalan dengan lancar
0 0 0 0 0 0 0 0 0
Anggaran bahan mentah tidak tepat
0 0 0 0 0 0 0 1
Pembaziran makanan 0 0 0 0 0 0 0 0 0
JUMLAH 23
Tarikh Pengumpulan Data Jan-MacTeknik Pengumpulan Data Pemerhatian
1 Adakah anda selesa dengan waktu pendaftaran kursus yang baru
2 Pada pendapat anda adakah anda setuju dengan cara pendaftaran yang lama atau yang baru
1 Kaedah lama sehari sebelum kursus
2 Kaedah baru pada pagi hari pertama kursus
3 Sempatkah anda sampai ke INTURA pada jam 800 pagi
4 Adakah anda perlukan kenderaan INTURA dari Stesyen Bas Sungai Petani ke INTURA pada hari pertama kursus
5 Anda datang ke INTURA dengan
1 Kenderaan Sendiri
2 Kenderaan Jabatan
3 Pengangkutan Awam
6 Komen anda mengenai Prosedur Pendaftaran Barua) __________________________________________________b) __________________________________________________c) __________________________________________________
Sila Tandakan YA TIDAK
100 borang soal selidik telah diedar kepada peserta 2 kursus induksi
81 borang soal selidik dikembalikan
i 92 amat berpuashatiii 5 mengatakan mereka berpuas hatiiii 3 mengatakan mereka tidak berpuas hati
Pada keseluruhan mereka berpuashati
PERINGKAT CADANGAN
PENYELESAIAN
PRO-KONTRA RAJAH POKOKRAJAH JARINGAN AKTIVITI RAJAH PDPC
(Process Decision Planning Chart ) RAJAH PELAN Q
MATRIK DIAGRAM SWOT
SCORE Problem 1 = 0 Problem 2 = 4 Problem 3 = 1 Problem 4 = 2 Problem 5 = 3
SELECTING MAIN PROBLEM THROUGH PAIRED COMPARISON METHOD
Score Example Mrs Noor Azizah
1 1
2 3 4
3
2
4
5
4
1
4
3 3
5
2
1
5
5
2
Problem 1 = Delay in preparing schedule reportsProblem 2 = Difficulties in managing information of CHKLrsquos dev projects Problem 3 = Difficulty in accessing information from sectionsProblem 4 = No special gallery to display development projectsProblem 5 = Failure in monitoring status of development projects
Problem 1 = Delay in preparing schedule reportsProblem 2 = Difficulties in managing information of CHKLrsquos dev projects Problem 3 = Difficulty in accessing information from sectionsProblem 4 = No special gallery to display development projectsProblem 5 = Failure in monitoring status of development projects
CRITERIA OF PAIRED COMPARISON METHOD
1 Comply with client charter
2 Comply with departmentrsquos objectives and functions
3 Critical level of problem
4 Improvement in quality of work
5 Increase productivity
TOTAL OVERALL SCORE OF OPTIMIST MEMBERS THROUGH PAIRED COMPARISON METHOD
Problem 5Total Grouprsquos Options -Problem
1Problem2
Problem 3
Problem 4
1 ~ Ramli2 ~ Khairiah3 ~ Esah 4 ~ Rosnita 5 ~ Noor Azizah 6 ~ Ameer 7 ~ Izat 8 ~ Norlisa9~ Salabiyah
TOTAL
001102302
443444324
010010030
323322122
9 32 520
333232332
243232
Problem 2Problem 2
- Slide 1
- Slide 2
- Slide 3
- Slide 4
- Slide 5
- Slide 6
- Slide 7
- Slide 8
- Brainstorming
- Slide 10
- Slide 11
- Slide 12
- Slide 13
- Slide 14
- Slide 15
- Slide 16
- Slide 17
- Analisa Jurang Jurang Antara Prestasi Sediada dan Keperluan
- Slide 19
- Slide 20
- Slide 21
- Slide 22
- Slide 23
- Slide 24
- Slide 25
- Slide 26
- Slide 27
- Slide 28
- Slide 29
- Slide 30
- Slide 31
- 12 Masalah Telah Dikenalpasti Penilaian Telah Dibuat Berdasa
- Slide 33
- Slide 34
- Slide 35
- Slide 36
- Slide 37
- Slide 38
- Slide 39
- Slide 40
- Slide 41
- Slide 42
- Slide 43
- Slide 44
- Slide 45
- Slide 46
- Slide 47
- Slide 48
- Slide 49
- Slide 50
- Slide 51
- Slide 52
- Slide 53
- Slide 54
- Slide 55
- Slide 56
- Slide 57
-
diams Penyataan projek mestilah berasaskan kepada kriteria berikut
1048766 Berkaitan dengan prestasi organisasi1048766 Khusus (specific)1048766 Boleh diukur (measurable)1048766 WujudBerlaku1048766 Boleh diselesaikan mengikut kemampuan pasukan dalam tempohyang sesuai
diams Contoh penyataan masalah ialah Kes Kelewatan Pembedahan Tinggidi Hospital X (Rujuk Rajah Sebab Dan Akibat )
diams Contoh berikut tidak boleh dijadikan sebagai penyataan masalahPenggunaan Dewan Bedah Tidak Mempunyai Jadual Yang Sistematik ( punca masalah )
Kes Kelewatan Pembedahan Tinggi
Pernyataan masalah yang betul
Penyediaan Jadual Pelaksanaan Projek
Kumpulan KIK dikehendaki untuk menyediakan satu Jadual PelaksanaanProjek seperti di Jadual 1 yang dikenali sebagai Carta Perbatuan atauCarta Gantt
Langkah-langkah yang terlibat dalam penyediaan Jadual PelaksanaanProjek tersebut ialah
1048766 Mengenal pasti segala aktiviti yang perlu dilaksanakan1048766 Menganggarkan tempoh masa bagi setiap aktiviti iaitu tarikhpermulaan dan penyempurnaan projek1048766 Mengenal pasti peringkat-peringkat penting bagi mencapai matlamataktiviti dengan menentukan tarikh aktiviti itu perlu disemak dandiawasi1048766 Mencatatkan pencapaian sebenar berbanding dengan apa yangdirancang bagi setiap aktiviti
Aktiviti 3 Menganalisis Projek
Setelah projek dipilih ahli-ahli KIK perlu menghuraikan masalah dengan terperinci dengan menggunakan teknik 5W+1H
Proses kerja boleh digambarkan dalam bentuk Carta Aliran Kerja
Seterusnya KIK akan menganalisis sebab-sebab kepada masalah atau faktor-faktor utama kepada projek penambahbaikan
Analisis sebabfaktor boleh dibuat dengan menggunakan teknik atau alat berikut
1048766 Rajah Sebab dan AkibatRajah Tulang IkanRajah Ishikawa untuk mengenal pasti sebab-sebab projek dilaksanakan
NotaTeknik 5W+1Hmerujuk kepadabull What (Apa)bull Who (Siapa)bull When (Bila)bull Where (Di mana)bull Why (Kenapa)bull How (Bagaimana)
1048766 Rajah Hubung Kait Peta Minda Rajah Afiniti dan Rajah Sistematik
1048766 Percambahan Fikiran
diams Pengumpulan Databull Pengumpulan data atau maklumat yang perlu untuk memahami dan mengesahkan masalah atau untuk menghasilkan perkhidmatan yang berkualiti
bull Data boleh dikumpulkan melalui beberapa kaedah seperti 1048766 Soal Selidik1048766 TemudugaTemubualPerbincangan1048766 Pemerhatian1048766 Semakan dan Analisis LaporanRekodDokumen1048766 Pemeriksaan1048766 Lain-lain teknik yang sesuai
bull Data boleh dikumpul menggunakan KertasLembaran Semak(Check Sheet)bull Menjana idea kreatif termasuk melalui percambahan fikiran(brainstorming) dan memindahkan idea kepada realitibull Teknik-teknik berikut boleh digunakan untuk menganalisis data1048766 Analisis Pareto1048766 Rajah Histogram1048766 Rajah Taburan1048766 Carta Kawalan1048766 Carta Turus dan Carta Pai1048766 Lain-lain teknik yang sesuai
Aktiviti 4 Penetapan ObjektifSasaran Projek
bull Setelah projek dianalisis secara terperinci dan disokong dengan data-data KIK perlu menetapkan objektif dan sasaran projekbull KIK perlu membuat justifikasi bagaimana penetapan sasaran yang dibuatbull Di antara asas penetapan sasaran adalah seperti berikut1048766 Prinsip 8020 (Analisis Pareto)1048766 Objektif Organisasi1048766 Piagam Pelanggan1048766 Petunjuk Prestasi Utama (KPI)1048766 Arahan Pihak Pengurusan1048766 Amalan Terbaik (Best Practices)
Aktiviti 5 Cadangan Penyelesaian
bull Proses ini melibatkan ahli-ahli KIK mendapatkan alternatif-alternatif cadangan penyelesaian atau penambahbaikanbull Kekuatan dan kelemahan cadangan perlu dihuraikan satu persatubull Implikasi kewangan seperti pertambahan tenaga kerja ruang pejabat dan lain-lain perlu juga dipertimbangkanbull Ahli-ahli KIK perlu memilih cadangan terbaik yang dilakukan melalui teknik 1048766 Analisis Pro dan Kontra1048766 Analisis SWOT1048766 Analisis Force Field1048766 Analisis Rajah Pokok1048766 Analisis SMART1048766 Analisis Markah Berkriteria1048766 Business Process Reengineering (BPR)1048766 Business Process Improvement (BPI)
Cadangan penyelesaian perlu dirujuk kepada Pihak Pengurusanuntuk mendapatkan kelulusan uji cuba
Nota
Analisa JurangJurang Antara Prestasi Sediada dan Keperluan
JURANG
Fasa 2 Pelaksanaan
Aktiviti 6 Pelaksanaan
bull Proses ini melibatkan ahli-ahli KIK berbincang dengan fasilitator mengenaicara-cara pelaksanaan cadangan penyelesaian yang telah dipersetujuibull Sekiranya perlu uji cuba boleh dijalankan ke atas cadangan yang dipilihProses uji cuba boleh dilaksanakan sehingga hasil yang dikehendaki dicapaibull Pelaksanaan sebenar cadangan perlu dilakukan mengikut perancangankumpulan dengan berpandukan kepada Carta Ganttbull Komitmen ahli kumpulan di dalam melaksanakan tugas masing-masingamat penting dan menjadi faktor kejayaan pelaksanaan projekbull Setiap ahli harus melaporkan status kemajuan mengenai peranan dan tugasyang dilaksanakan dari semasa ke semasa kepada ketua kumpulanbull Ketua kumpulan hendaklah melaporkan perkembangankemajuan pelaksanaan
Fasa 3 Penyemakan
Aktiviti 7 Penilaian
bull Ahli-ahli KIK perlu mengadakan penilaian ke atas pelaksanaan cadangan cadangan penyelesaianbull Penilaian ini akan menentukan sama ada objektifsasaran projek tercapai atau tidakbull Penilaian boleh dijalankan melalui pengumpulan data dan analisis(contohnya seperti Rajah Pareto) dalam tempoh uji cubabull Setelah penilaian dibuat dengan membandingkan Rajah Pareto sebelum projek dengan Rajah Pareto selepas projek ahli-ahli KIK boleh memutuskan sama ada cadangan penyelesaian boleh diterima atau perlu dikaji semula
Aktiviti 8 Pemantauan
bull Kumpulan KIK seterusnya memantau pelaksanaan projek untuk tempoh tertentu bagi mengekalkan pencapaian objektifsasaran projek dengan menggunakan teknik atau alat bersesuaianbull Jika terdapat sebarang jurang perbezaan kumpulan perlu mengambil tindakan pembetulan sebelum tindakan penyeragamanbull Kemukakan laporan kejayaan pelaksanaan projek dan cadangan perluasan penyeragaman pelaksanaanbull Agensi wajar menjalankan kajian impak ke atas projek KIK yang telahdilaksanakan untuk mengetahui faedah yang diperolehi Analisis boleh dibuat daripada segi penjimatan kos masa pembaziran peningkatan produktiviti dan kualiti kepuasan hati pelanggan dan sebagainy
Fasa 4 Tindakan
Aktiviti 9 Penyeragaman
bull Ini adalah merupakan peringkat terakhir dalam Kitaran PDCAbull Sekiranya objektif dan sasaran projek dicapai tindakan penyeragaman boleh dilakukan dengan mengambil langkah -langkah seperti berikut1048766 Menyedia atau mengemaskini Proses Kerja dan Carta Aliran Kerjayang berkaitan1048766 Mengemaskini Manual Prosedur Kerja Fail Meja Standard Operating Procedure dan Dokumen MS ISO1048766 Mengemaskini Piagam Pelanggan dan Petunjuk Prestasi Utama (KPI) yang berkaitanbull Pihak Pengurusan perlu mengambil tindakan penyeragaman secaramenyeluruh ke peringkat daerah negeri dan kebangsaan mengikut kesesuaian
Tindakan penyeragaman perlu mendapat persetujuan PihakPengurusan
Nota
Aktiviti 1 Mengenal Pasti Projek
Aktiviti 2 Pemilihan Projek
Aktiviti 3 Menganalisis Projek
Aktiviti 4 Penetapan ObjektifSasaran Projek
Aktiviti 5 Cadangan Penyelesaian
Aktiviti 6 Pelaksanaan
Aktiviti 7 Penilaian
Aktiviti 8 Pemantauan
Aktiviti 9 Penyeragaman
CONTOH-CONTOH TEKNIK DAN ALAT
KIKPERANCANGAN PROJEK
DAN PEMILIHAN MASALAH
MESYUARATAKTIVITI
KUMPULAN
MESYUARATAKTIVITI
KUMPULAN JUMLAH 28
KEKERAPAN SEMINGGU SEKALIWAKTU KHAMIS 1100-1200 TGHTEMPOH 1 JAMTEMPAT BILIK MESYUARAT LATIHAN KEHADIRAN 90
= 90 PERHATIANTidak Ada Mesyuarat Sekiranya Hari Diisytiharkan Cuti Umum
PETUNJUK1 HADIR PERATUSAN KEHADIRANCS CUTI SAKITCR CUTI REHAT 327 X 100BL BERTUGAS LUAR 364
BIL BIL MESYUARAT AHLI 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28
1 FADZILAH BT PADZIN 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1
2 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1
3
HUZAIRUL HEZRI B SAIDIN
1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 1 BL CR 1
4
ZAHIDAH BT ABDJALIL
1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1
5 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1
6
SALMAH BT SAAD
1 1 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR
7
NOR SILAWATI BT IDRIS
1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 CR 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1 1 1
8
SAMSURI AFFENDEE B MAN
1 1 1 BL 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1
MASRI BT RAMLI
9 9 6 8 8 6 8 7 8 8 6 8 5 7 8 8 7 8 8 6 8 4 7 7
MIMI NOORZAN BT ABD HAMID
JUMLAH 8 6 8 7
Hadir Tidak Hadir
01 MEI- 14 SEP 20041 Rancang Jadual Projek2 Pemilihan Masalah3 Analisis Keadaan Masa4 Penyediaan Maklumat Kini5 Kenalpasti Sebab Akibat6 Analisis Sebab Akibat7 Cadangan Penyelesaian
07 FEB-14 MAC 2005 Kelulusan Pengurusan
2 Pengawasan Penyeragaman3 Pengurusan Dan Penilaian4 Piawaian (SOP)5 Penilaian Kumpulan
21 OKT2004ndash23 FEB 20051 Menilai Keputusan2 Analisis Data3 Mengawasi Keputusan
PENGAGIHAN TUGAS AHLITUGAS YANG DIBERI TANGGUNGJAWA
B
Dengan Mengenalpasti
MasalahSemua Ahli
Memilih Masalah Semua Ahli
Menganalisis Masalah SemuaAhli
Mengumpul Data Semua Ahli
Menganalisis Punca Semua Ahli
Cadangan Penyelesaian
Semua Ahli
Kelulusan ProjekPengarah JK
PEMANDU
Pelaksanaan Plan Tindakan Semua Ahli
Mengawasi Keputusan Semua Ahli
Tindakan Pembetulan Semua Ahli
Mengawasi Pembetulan
Semua Ahli
Penyeragaman Projek Semua Ahli
Pemantauan Projek Semua Ahli
Projek Akan Datang Semua Ahli
Ahli Yang Mengendalikan
Mesyuarat amp Menyediakan Minit
Mesyuarat
Pn Fadzilah Pn Zahidah
07 SEPTndash14 DIS20041 Percubaan2 Pelaksanaan
Cadangan3 Kumpulkan Data Dan
PelaksanaanCadangan
Nama Kumpulan Tajuk
Tempoh
PERANCANGAN SEBENAR
PLAND
ACTION
CHECK
13 Penyeragaman
11 Penilaian Semula
12 Persembahan Pengurusan
9 Penilaian Selepas Cadangan
10 Tindakan Pembetulan
7 Persembahan Pengurusan
8 Melaksanakan Cadangan
5 Analisis Data
6 Merancang Cadangan
3 Mengenalpasti Masalah
4 Mengumpul Data
AKTIVITI
1 Pemilihan Masalah
2 Penerangan Masalah
JAN 05 FEB 05 MAC 05SEP 04 OKT 04 NOV 04 DIS 04MEI 04 JUN 04 JUL 04 OGS 04
12 Masalah Telah Dikenalpasti Penilaian Telah Dibuat Berdasarkan Kriteria Yang Ditetapkan
MASALAH ADAKAH DATA-DATA
DIKUMPULKAN
PENCAPAIAN VISI
ORGANISASI
MASALAH TUGAS HARIAN
PENEMUAN KAJIAN
1 Pinjaman Buku-Buku Di Pusat Sumber Lewat Dikembalikan
Satu Kajian Telah Dibuat
2 Tawaran Kursus Bertindih
Satu Penyelesaian Telah Dilaksanakan
3 Pegawai-pegawai INTURA Kerap Hilang dan Sukar Di Kesan
Masalah Peringkat Awal
4 Pendaftaran Kursus Mengambil Masa Yang Lama
Masalah Ini Sering Menjadi Isu Semasa
5 Waktu Pendaftaran Peserta Kursus di INTURA tidak praktikal
Banyak Aduan Dari Peserta Kursus
6 Edaram Surat-surat di INTURA Mengambil Masa Yang Lama
Kes Ini Agak Serius Dan Berlaku Sepanjang Masa
5 Masalah Telah Dipilih Berdasarkan Kriteria Yang Telah
Ditetapkan
Sambungan
7 Bekalan Peralatan Latihan Tidak Berkualiti
Perbincangan Dengan Pembekal
8 Borang Permohonan Tidak Diisi Dengan Lengkap
Kes Berlaku Tidak Serius
9 Kursus Berjadual Selalu Ditunda
Kes Ini Sering Berlaku Sepanjang Tahun 2002
10Komputer Sering Rosak
Telah Dibincangkan Oleh Unit IT
11Kekerapan Gangguan Elektrik Di Kawasan INTURA
Bukan Bidangkuasa Kumpulan
12Kerja-Kerja Projek Lambat Disiapkan
Kes Sentiasa Berulang
MASALAHADAKAH MASALAH
MENCAPAI OBJEKTIF ORGANISASI
ADAKAH MEMBERI KESAN
KEPADA IMEJ JABATAN
MEMILIH MASALAH MEMASUKI
RANKING TERATAS
1 Waktu Pendaftaran Peserta Kursus di INTURA tidak praktikal High High Ya
2 Edaran Surat-surat di INTURA Mengambil Masa Yang Lama Tidak High Tidak
3 Pegawai-pegawai INTURA Kerap Hilang dan Sukar Di Kesan High High Ya
4 Bekalan Peralatan Latihan Tidak Berkualiti
High High Ya
5 Kekerapan Gangguan Elektrik Di Kawasan INTURA Tidak High Tidak
5 Masalah Telah Dikenalpasti Untuk
Disenaraipendekkan Untuk Dinilai Bagi Kali Ke 2
Untuk Memilih Satu Masalah Kaedah Benefit Analisis
Telah Digunakan
1 Pegawai-pegawai INTURA
Kerap Hilang dan Sukar
Di Kesan
2 Waktu Pendaftaran
Peserta Kursus di INTURA
Tidak Praktikal
3 Bekalan Peralatan
Latihan Tidak Berkualiti
Masalah Telah Dipilih Untuk
Disenarai-pendekkan
Masalah Telah Dipilih Untuk
Disenarai-pendekkan
PENDEKATAN MATRIX
RENDAH = 1 - 2 SEDERHANA = 3 - 4 TINGGI = 5
MASALAH
PENILAIAN DAN ANALISIS
Sepanjang Dua Tahun Yang Lalu Bahagian Latihan INTURA TelahDibekalkan Dengan Folder AlatulisSampul Surat Bateri Kurang Berkualiti Masalah Tidak BegituKetara
Sepanjang 6 Bulan Pertama 2004 Sebanyak 70 Daripada Kes Kehilangan Adalah Memberi Ceramah Di Luar Dan Mengganggu Perjalanan Kursus Di INTURA
3 Waktu pendaftaran peserta kursus di INTURA tidak praktikal
Dalam Analisis Data Yang Telah Dipungut Terdapat 40 Peserta Tidak Hadir Pada Hari Pendaftaran Sehari Sebelum Kursus Bermula Dan Mengakibat Pembaziran Makanan Yang Dianggarkan RM450000 Dalam Enam Bulan Pertama 2004
ZA
HID
AH
NO
R S
ILAW
ATI amp
H
AB
IBA
H
SA
LMA
H amp
SA
MS
UR
I
MIM
I amp
MA
SR
I
JUM
LAH
4 4 3 184 3
4 4 205 4 3
4 4 225 5 4
2 Pegawai-pegawai INTURA Kerap Hilang dan Sukar Di Kesan
1 Bekalan Peralatan Latihan Tidak Berkualiti
HU
ZA
IRU
L
PENETAPAN MATLAMAT OBJEKTIF
TARGET SETTING
TARGET SETTING
Method Fill in the blank
a bc d e
To _______ _______ from
________ to ________ by _______
a Trend ndash Improve reduce increase
b Specific - Specific item that you want to improve
c Data ndash Measurable present level or level before actiond Data ndash Measurable level after action taken
e Time frame ndash when project will be completed
TARGET SETTING
Example
mengurangkan Masa menunggu
110 min 30 min April 2006
Untuk ____________ _____________ dari
________ ke __ _____ pada ______
Specific item to improve
Value of measurement
Unit of measureme
nt
TARGET SETTING
Contoh
mengurangkan Masa menunggu
110 min 30 min April 2006
Untuk ____________ _____________ dari
________ ke ________ pada _______
Target
PERINGKAT ANALISA
MASALAH amp CONTOH FORMAT KERTAS SEMAKAN
SOAL SELIDIK
KES KELEWATAN PEMBEDAHAN TINGGI
PERKARA TEMPOH TUJUAN
PUNCA PALING MUNGKIN M1 M2 M3 M4 M1 M2 M3 M4 JUMLAH
Peserta lambat melaporkan diri
0 19
Peserta pulang selepas mendaftarkan diri
0 0 0 0 0 3
Program tidak berjalan dengan lancar
0 0 0 0 0 0 0 0 0
Anggaran bahan mentah tidak tepat
0 0 0 0 0 0 0 1
Pembaziran makanan 0 0 0 0 0 0 0 0 0
JUMLAH 23
Tarikh Pengumpulan Data Jan-MacTeknik Pengumpulan Data Pemerhatian
1 Adakah anda selesa dengan waktu pendaftaran kursus yang baru
2 Pada pendapat anda adakah anda setuju dengan cara pendaftaran yang lama atau yang baru
1 Kaedah lama sehari sebelum kursus
2 Kaedah baru pada pagi hari pertama kursus
3 Sempatkah anda sampai ke INTURA pada jam 800 pagi
4 Adakah anda perlukan kenderaan INTURA dari Stesyen Bas Sungai Petani ke INTURA pada hari pertama kursus
5 Anda datang ke INTURA dengan
1 Kenderaan Sendiri
2 Kenderaan Jabatan
3 Pengangkutan Awam
6 Komen anda mengenai Prosedur Pendaftaran Barua) __________________________________________________b) __________________________________________________c) __________________________________________________
Sila Tandakan YA TIDAK
100 borang soal selidik telah diedar kepada peserta 2 kursus induksi
81 borang soal selidik dikembalikan
i 92 amat berpuashatiii 5 mengatakan mereka berpuas hatiiii 3 mengatakan mereka tidak berpuas hati
Pada keseluruhan mereka berpuashati
PERINGKAT CADANGAN
PENYELESAIAN
PRO-KONTRA RAJAH POKOKRAJAH JARINGAN AKTIVITI RAJAH PDPC
(Process Decision Planning Chart ) RAJAH PELAN Q
MATRIK DIAGRAM SWOT
SCORE Problem 1 = 0 Problem 2 = 4 Problem 3 = 1 Problem 4 = 2 Problem 5 = 3
SELECTING MAIN PROBLEM THROUGH PAIRED COMPARISON METHOD
Score Example Mrs Noor Azizah
1 1
2 3 4
3
2
4
5
4
1
4
3 3
5
2
1
5
5
2
Problem 1 = Delay in preparing schedule reportsProblem 2 = Difficulties in managing information of CHKLrsquos dev projects Problem 3 = Difficulty in accessing information from sectionsProblem 4 = No special gallery to display development projectsProblem 5 = Failure in monitoring status of development projects
Problem 1 = Delay in preparing schedule reportsProblem 2 = Difficulties in managing information of CHKLrsquos dev projects Problem 3 = Difficulty in accessing information from sectionsProblem 4 = No special gallery to display development projectsProblem 5 = Failure in monitoring status of development projects
CRITERIA OF PAIRED COMPARISON METHOD
1 Comply with client charter
2 Comply with departmentrsquos objectives and functions
3 Critical level of problem
4 Improvement in quality of work
5 Increase productivity
TOTAL OVERALL SCORE OF OPTIMIST MEMBERS THROUGH PAIRED COMPARISON METHOD
Problem 5Total Grouprsquos Options -Problem
1Problem2
Problem 3
Problem 4
1 ~ Ramli2 ~ Khairiah3 ~ Esah 4 ~ Rosnita 5 ~ Noor Azizah 6 ~ Ameer 7 ~ Izat 8 ~ Norlisa9~ Salabiyah
TOTAL
001102302
443444324
010010030
323322122
9 32 520
333232332
243232
Problem 2Problem 2
- Slide 1
- Slide 2
- Slide 3
- Slide 4
- Slide 5
- Slide 6
- Slide 7
- Slide 8
- Brainstorming
- Slide 10
- Slide 11
- Slide 12
- Slide 13
- Slide 14
- Slide 15
- Slide 16
- Slide 17
- Analisa Jurang Jurang Antara Prestasi Sediada dan Keperluan
- Slide 19
- Slide 20
- Slide 21
- Slide 22
- Slide 23
- Slide 24
- Slide 25
- Slide 26
- Slide 27
- Slide 28
- Slide 29
- Slide 30
- Slide 31
- 12 Masalah Telah Dikenalpasti Penilaian Telah Dibuat Berdasa
- Slide 33
- Slide 34
- Slide 35
- Slide 36
- Slide 37
- Slide 38
- Slide 39
- Slide 40
- Slide 41
- Slide 42
- Slide 43
- Slide 44
- Slide 45
- Slide 46
- Slide 47
- Slide 48
- Slide 49
- Slide 50
- Slide 51
- Slide 52
- Slide 53
- Slide 54
- Slide 55
- Slide 56
- Slide 57
-
Penyediaan Jadual Pelaksanaan Projek
Kumpulan KIK dikehendaki untuk menyediakan satu Jadual PelaksanaanProjek seperti di Jadual 1 yang dikenali sebagai Carta Perbatuan atauCarta Gantt
Langkah-langkah yang terlibat dalam penyediaan Jadual PelaksanaanProjek tersebut ialah
1048766 Mengenal pasti segala aktiviti yang perlu dilaksanakan1048766 Menganggarkan tempoh masa bagi setiap aktiviti iaitu tarikhpermulaan dan penyempurnaan projek1048766 Mengenal pasti peringkat-peringkat penting bagi mencapai matlamataktiviti dengan menentukan tarikh aktiviti itu perlu disemak dandiawasi1048766 Mencatatkan pencapaian sebenar berbanding dengan apa yangdirancang bagi setiap aktiviti
Aktiviti 3 Menganalisis Projek
Setelah projek dipilih ahli-ahli KIK perlu menghuraikan masalah dengan terperinci dengan menggunakan teknik 5W+1H
Proses kerja boleh digambarkan dalam bentuk Carta Aliran Kerja
Seterusnya KIK akan menganalisis sebab-sebab kepada masalah atau faktor-faktor utama kepada projek penambahbaikan
Analisis sebabfaktor boleh dibuat dengan menggunakan teknik atau alat berikut
1048766 Rajah Sebab dan AkibatRajah Tulang IkanRajah Ishikawa untuk mengenal pasti sebab-sebab projek dilaksanakan
NotaTeknik 5W+1Hmerujuk kepadabull What (Apa)bull Who (Siapa)bull When (Bila)bull Where (Di mana)bull Why (Kenapa)bull How (Bagaimana)
1048766 Rajah Hubung Kait Peta Minda Rajah Afiniti dan Rajah Sistematik
1048766 Percambahan Fikiran
diams Pengumpulan Databull Pengumpulan data atau maklumat yang perlu untuk memahami dan mengesahkan masalah atau untuk menghasilkan perkhidmatan yang berkualiti
bull Data boleh dikumpulkan melalui beberapa kaedah seperti 1048766 Soal Selidik1048766 TemudugaTemubualPerbincangan1048766 Pemerhatian1048766 Semakan dan Analisis LaporanRekodDokumen1048766 Pemeriksaan1048766 Lain-lain teknik yang sesuai
bull Data boleh dikumpul menggunakan KertasLembaran Semak(Check Sheet)bull Menjana idea kreatif termasuk melalui percambahan fikiran(brainstorming) dan memindahkan idea kepada realitibull Teknik-teknik berikut boleh digunakan untuk menganalisis data1048766 Analisis Pareto1048766 Rajah Histogram1048766 Rajah Taburan1048766 Carta Kawalan1048766 Carta Turus dan Carta Pai1048766 Lain-lain teknik yang sesuai
Aktiviti 4 Penetapan ObjektifSasaran Projek
bull Setelah projek dianalisis secara terperinci dan disokong dengan data-data KIK perlu menetapkan objektif dan sasaran projekbull KIK perlu membuat justifikasi bagaimana penetapan sasaran yang dibuatbull Di antara asas penetapan sasaran adalah seperti berikut1048766 Prinsip 8020 (Analisis Pareto)1048766 Objektif Organisasi1048766 Piagam Pelanggan1048766 Petunjuk Prestasi Utama (KPI)1048766 Arahan Pihak Pengurusan1048766 Amalan Terbaik (Best Practices)
Aktiviti 5 Cadangan Penyelesaian
bull Proses ini melibatkan ahli-ahli KIK mendapatkan alternatif-alternatif cadangan penyelesaian atau penambahbaikanbull Kekuatan dan kelemahan cadangan perlu dihuraikan satu persatubull Implikasi kewangan seperti pertambahan tenaga kerja ruang pejabat dan lain-lain perlu juga dipertimbangkanbull Ahli-ahli KIK perlu memilih cadangan terbaik yang dilakukan melalui teknik 1048766 Analisis Pro dan Kontra1048766 Analisis SWOT1048766 Analisis Force Field1048766 Analisis Rajah Pokok1048766 Analisis SMART1048766 Analisis Markah Berkriteria1048766 Business Process Reengineering (BPR)1048766 Business Process Improvement (BPI)
Cadangan penyelesaian perlu dirujuk kepada Pihak Pengurusanuntuk mendapatkan kelulusan uji cuba
Nota
Analisa JurangJurang Antara Prestasi Sediada dan Keperluan
JURANG
Fasa 2 Pelaksanaan
Aktiviti 6 Pelaksanaan
bull Proses ini melibatkan ahli-ahli KIK berbincang dengan fasilitator mengenaicara-cara pelaksanaan cadangan penyelesaian yang telah dipersetujuibull Sekiranya perlu uji cuba boleh dijalankan ke atas cadangan yang dipilihProses uji cuba boleh dilaksanakan sehingga hasil yang dikehendaki dicapaibull Pelaksanaan sebenar cadangan perlu dilakukan mengikut perancangankumpulan dengan berpandukan kepada Carta Ganttbull Komitmen ahli kumpulan di dalam melaksanakan tugas masing-masingamat penting dan menjadi faktor kejayaan pelaksanaan projekbull Setiap ahli harus melaporkan status kemajuan mengenai peranan dan tugasyang dilaksanakan dari semasa ke semasa kepada ketua kumpulanbull Ketua kumpulan hendaklah melaporkan perkembangankemajuan pelaksanaan
Fasa 3 Penyemakan
Aktiviti 7 Penilaian
bull Ahli-ahli KIK perlu mengadakan penilaian ke atas pelaksanaan cadangan cadangan penyelesaianbull Penilaian ini akan menentukan sama ada objektifsasaran projek tercapai atau tidakbull Penilaian boleh dijalankan melalui pengumpulan data dan analisis(contohnya seperti Rajah Pareto) dalam tempoh uji cubabull Setelah penilaian dibuat dengan membandingkan Rajah Pareto sebelum projek dengan Rajah Pareto selepas projek ahli-ahli KIK boleh memutuskan sama ada cadangan penyelesaian boleh diterima atau perlu dikaji semula
Aktiviti 8 Pemantauan
bull Kumpulan KIK seterusnya memantau pelaksanaan projek untuk tempoh tertentu bagi mengekalkan pencapaian objektifsasaran projek dengan menggunakan teknik atau alat bersesuaianbull Jika terdapat sebarang jurang perbezaan kumpulan perlu mengambil tindakan pembetulan sebelum tindakan penyeragamanbull Kemukakan laporan kejayaan pelaksanaan projek dan cadangan perluasan penyeragaman pelaksanaanbull Agensi wajar menjalankan kajian impak ke atas projek KIK yang telahdilaksanakan untuk mengetahui faedah yang diperolehi Analisis boleh dibuat daripada segi penjimatan kos masa pembaziran peningkatan produktiviti dan kualiti kepuasan hati pelanggan dan sebagainy
Fasa 4 Tindakan
Aktiviti 9 Penyeragaman
bull Ini adalah merupakan peringkat terakhir dalam Kitaran PDCAbull Sekiranya objektif dan sasaran projek dicapai tindakan penyeragaman boleh dilakukan dengan mengambil langkah -langkah seperti berikut1048766 Menyedia atau mengemaskini Proses Kerja dan Carta Aliran Kerjayang berkaitan1048766 Mengemaskini Manual Prosedur Kerja Fail Meja Standard Operating Procedure dan Dokumen MS ISO1048766 Mengemaskini Piagam Pelanggan dan Petunjuk Prestasi Utama (KPI) yang berkaitanbull Pihak Pengurusan perlu mengambil tindakan penyeragaman secaramenyeluruh ke peringkat daerah negeri dan kebangsaan mengikut kesesuaian
Tindakan penyeragaman perlu mendapat persetujuan PihakPengurusan
Nota
Aktiviti 1 Mengenal Pasti Projek
Aktiviti 2 Pemilihan Projek
Aktiviti 3 Menganalisis Projek
Aktiviti 4 Penetapan ObjektifSasaran Projek
Aktiviti 5 Cadangan Penyelesaian
Aktiviti 6 Pelaksanaan
Aktiviti 7 Penilaian
Aktiviti 8 Pemantauan
Aktiviti 9 Penyeragaman
CONTOH-CONTOH TEKNIK DAN ALAT
KIKPERANCANGAN PROJEK
DAN PEMILIHAN MASALAH
MESYUARATAKTIVITI
KUMPULAN
MESYUARATAKTIVITI
KUMPULAN JUMLAH 28
KEKERAPAN SEMINGGU SEKALIWAKTU KHAMIS 1100-1200 TGHTEMPOH 1 JAMTEMPAT BILIK MESYUARAT LATIHAN KEHADIRAN 90
= 90 PERHATIANTidak Ada Mesyuarat Sekiranya Hari Diisytiharkan Cuti Umum
PETUNJUK1 HADIR PERATUSAN KEHADIRANCS CUTI SAKITCR CUTI REHAT 327 X 100BL BERTUGAS LUAR 364
BIL BIL MESYUARAT AHLI 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28
1 FADZILAH BT PADZIN 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1
2 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1
3
HUZAIRUL HEZRI B SAIDIN
1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 1 BL CR 1
4
ZAHIDAH BT ABDJALIL
1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1
5 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1
6
SALMAH BT SAAD
1 1 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR
7
NOR SILAWATI BT IDRIS
1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 CR 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1 1 1
8
SAMSURI AFFENDEE B MAN
1 1 1 BL 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1
MASRI BT RAMLI
9 9 6 8 8 6 8 7 8 8 6 8 5 7 8 8 7 8 8 6 8 4 7 7
MIMI NOORZAN BT ABD HAMID
JUMLAH 8 6 8 7
Hadir Tidak Hadir
01 MEI- 14 SEP 20041 Rancang Jadual Projek2 Pemilihan Masalah3 Analisis Keadaan Masa4 Penyediaan Maklumat Kini5 Kenalpasti Sebab Akibat6 Analisis Sebab Akibat7 Cadangan Penyelesaian
07 FEB-14 MAC 2005 Kelulusan Pengurusan
2 Pengawasan Penyeragaman3 Pengurusan Dan Penilaian4 Piawaian (SOP)5 Penilaian Kumpulan
21 OKT2004ndash23 FEB 20051 Menilai Keputusan2 Analisis Data3 Mengawasi Keputusan
PENGAGIHAN TUGAS AHLITUGAS YANG DIBERI TANGGUNGJAWA
B
Dengan Mengenalpasti
MasalahSemua Ahli
Memilih Masalah Semua Ahli
Menganalisis Masalah SemuaAhli
Mengumpul Data Semua Ahli
Menganalisis Punca Semua Ahli
Cadangan Penyelesaian
Semua Ahli
Kelulusan ProjekPengarah JK
PEMANDU
Pelaksanaan Plan Tindakan Semua Ahli
Mengawasi Keputusan Semua Ahli
Tindakan Pembetulan Semua Ahli
Mengawasi Pembetulan
Semua Ahli
Penyeragaman Projek Semua Ahli
Pemantauan Projek Semua Ahli
Projek Akan Datang Semua Ahli
Ahli Yang Mengendalikan
Mesyuarat amp Menyediakan Minit
Mesyuarat
Pn Fadzilah Pn Zahidah
07 SEPTndash14 DIS20041 Percubaan2 Pelaksanaan
Cadangan3 Kumpulkan Data Dan
PelaksanaanCadangan
Nama Kumpulan Tajuk
Tempoh
PERANCANGAN SEBENAR
PLAND
ACTION
CHECK
13 Penyeragaman
11 Penilaian Semula
12 Persembahan Pengurusan
9 Penilaian Selepas Cadangan
10 Tindakan Pembetulan
7 Persembahan Pengurusan
8 Melaksanakan Cadangan
5 Analisis Data
6 Merancang Cadangan
3 Mengenalpasti Masalah
4 Mengumpul Data
AKTIVITI
1 Pemilihan Masalah
2 Penerangan Masalah
JAN 05 FEB 05 MAC 05SEP 04 OKT 04 NOV 04 DIS 04MEI 04 JUN 04 JUL 04 OGS 04
12 Masalah Telah Dikenalpasti Penilaian Telah Dibuat Berdasarkan Kriteria Yang Ditetapkan
MASALAH ADAKAH DATA-DATA
DIKUMPULKAN
PENCAPAIAN VISI
ORGANISASI
MASALAH TUGAS HARIAN
PENEMUAN KAJIAN
1 Pinjaman Buku-Buku Di Pusat Sumber Lewat Dikembalikan
Satu Kajian Telah Dibuat
2 Tawaran Kursus Bertindih
Satu Penyelesaian Telah Dilaksanakan
3 Pegawai-pegawai INTURA Kerap Hilang dan Sukar Di Kesan
Masalah Peringkat Awal
4 Pendaftaran Kursus Mengambil Masa Yang Lama
Masalah Ini Sering Menjadi Isu Semasa
5 Waktu Pendaftaran Peserta Kursus di INTURA tidak praktikal
Banyak Aduan Dari Peserta Kursus
6 Edaram Surat-surat di INTURA Mengambil Masa Yang Lama
Kes Ini Agak Serius Dan Berlaku Sepanjang Masa
5 Masalah Telah Dipilih Berdasarkan Kriteria Yang Telah
Ditetapkan
Sambungan
7 Bekalan Peralatan Latihan Tidak Berkualiti
Perbincangan Dengan Pembekal
8 Borang Permohonan Tidak Diisi Dengan Lengkap
Kes Berlaku Tidak Serius
9 Kursus Berjadual Selalu Ditunda
Kes Ini Sering Berlaku Sepanjang Tahun 2002
10Komputer Sering Rosak
Telah Dibincangkan Oleh Unit IT
11Kekerapan Gangguan Elektrik Di Kawasan INTURA
Bukan Bidangkuasa Kumpulan
12Kerja-Kerja Projek Lambat Disiapkan
Kes Sentiasa Berulang
MASALAHADAKAH MASALAH
MENCAPAI OBJEKTIF ORGANISASI
ADAKAH MEMBERI KESAN
KEPADA IMEJ JABATAN
MEMILIH MASALAH MEMASUKI
RANKING TERATAS
1 Waktu Pendaftaran Peserta Kursus di INTURA tidak praktikal High High Ya
2 Edaran Surat-surat di INTURA Mengambil Masa Yang Lama Tidak High Tidak
3 Pegawai-pegawai INTURA Kerap Hilang dan Sukar Di Kesan High High Ya
4 Bekalan Peralatan Latihan Tidak Berkualiti
High High Ya
5 Kekerapan Gangguan Elektrik Di Kawasan INTURA Tidak High Tidak
5 Masalah Telah Dikenalpasti Untuk
Disenaraipendekkan Untuk Dinilai Bagi Kali Ke 2
Untuk Memilih Satu Masalah Kaedah Benefit Analisis
Telah Digunakan
1 Pegawai-pegawai INTURA
Kerap Hilang dan Sukar
Di Kesan
2 Waktu Pendaftaran
Peserta Kursus di INTURA
Tidak Praktikal
3 Bekalan Peralatan
Latihan Tidak Berkualiti
Masalah Telah Dipilih Untuk
Disenarai-pendekkan
Masalah Telah Dipilih Untuk
Disenarai-pendekkan
PENDEKATAN MATRIX
RENDAH = 1 - 2 SEDERHANA = 3 - 4 TINGGI = 5
MASALAH
PENILAIAN DAN ANALISIS
Sepanjang Dua Tahun Yang Lalu Bahagian Latihan INTURA TelahDibekalkan Dengan Folder AlatulisSampul Surat Bateri Kurang Berkualiti Masalah Tidak BegituKetara
Sepanjang 6 Bulan Pertama 2004 Sebanyak 70 Daripada Kes Kehilangan Adalah Memberi Ceramah Di Luar Dan Mengganggu Perjalanan Kursus Di INTURA
3 Waktu pendaftaran peserta kursus di INTURA tidak praktikal
Dalam Analisis Data Yang Telah Dipungut Terdapat 40 Peserta Tidak Hadir Pada Hari Pendaftaran Sehari Sebelum Kursus Bermula Dan Mengakibat Pembaziran Makanan Yang Dianggarkan RM450000 Dalam Enam Bulan Pertama 2004
ZA
HID
AH
NO
R S
ILAW
ATI amp
H
AB
IBA
H
SA
LMA
H amp
SA
MS
UR
I
MIM
I amp
MA
SR
I
JUM
LAH
4 4 3 184 3
4 4 205 4 3
4 4 225 5 4
2 Pegawai-pegawai INTURA Kerap Hilang dan Sukar Di Kesan
1 Bekalan Peralatan Latihan Tidak Berkualiti
HU
ZA
IRU
L
PENETAPAN MATLAMAT OBJEKTIF
TARGET SETTING
TARGET SETTING
Method Fill in the blank
a bc d e
To _______ _______ from
________ to ________ by _______
a Trend ndash Improve reduce increase
b Specific - Specific item that you want to improve
c Data ndash Measurable present level or level before actiond Data ndash Measurable level after action taken
e Time frame ndash when project will be completed
TARGET SETTING
Example
mengurangkan Masa menunggu
110 min 30 min April 2006
Untuk ____________ _____________ dari
________ ke __ _____ pada ______
Specific item to improve
Value of measurement
Unit of measureme
nt
TARGET SETTING
Contoh
mengurangkan Masa menunggu
110 min 30 min April 2006
Untuk ____________ _____________ dari
________ ke ________ pada _______
Target
PERINGKAT ANALISA
MASALAH amp CONTOH FORMAT KERTAS SEMAKAN
SOAL SELIDIK
KES KELEWATAN PEMBEDAHAN TINGGI
PERKARA TEMPOH TUJUAN
PUNCA PALING MUNGKIN M1 M2 M3 M4 M1 M2 M3 M4 JUMLAH
Peserta lambat melaporkan diri
0 19
Peserta pulang selepas mendaftarkan diri
0 0 0 0 0 3
Program tidak berjalan dengan lancar
0 0 0 0 0 0 0 0 0
Anggaran bahan mentah tidak tepat
0 0 0 0 0 0 0 1
Pembaziran makanan 0 0 0 0 0 0 0 0 0
JUMLAH 23
Tarikh Pengumpulan Data Jan-MacTeknik Pengumpulan Data Pemerhatian
1 Adakah anda selesa dengan waktu pendaftaran kursus yang baru
2 Pada pendapat anda adakah anda setuju dengan cara pendaftaran yang lama atau yang baru
1 Kaedah lama sehari sebelum kursus
2 Kaedah baru pada pagi hari pertama kursus
3 Sempatkah anda sampai ke INTURA pada jam 800 pagi
4 Adakah anda perlukan kenderaan INTURA dari Stesyen Bas Sungai Petani ke INTURA pada hari pertama kursus
5 Anda datang ke INTURA dengan
1 Kenderaan Sendiri
2 Kenderaan Jabatan
3 Pengangkutan Awam
6 Komen anda mengenai Prosedur Pendaftaran Barua) __________________________________________________b) __________________________________________________c) __________________________________________________
Sila Tandakan YA TIDAK
100 borang soal selidik telah diedar kepada peserta 2 kursus induksi
81 borang soal selidik dikembalikan
i 92 amat berpuashatiii 5 mengatakan mereka berpuas hatiiii 3 mengatakan mereka tidak berpuas hati
Pada keseluruhan mereka berpuashati
PERINGKAT CADANGAN
PENYELESAIAN
PRO-KONTRA RAJAH POKOKRAJAH JARINGAN AKTIVITI RAJAH PDPC
(Process Decision Planning Chart ) RAJAH PELAN Q
MATRIK DIAGRAM SWOT
SCORE Problem 1 = 0 Problem 2 = 4 Problem 3 = 1 Problem 4 = 2 Problem 5 = 3
SELECTING MAIN PROBLEM THROUGH PAIRED COMPARISON METHOD
Score Example Mrs Noor Azizah
1 1
2 3 4
3
2
4
5
4
1
4
3 3
5
2
1
5
5
2
Problem 1 = Delay in preparing schedule reportsProblem 2 = Difficulties in managing information of CHKLrsquos dev projects Problem 3 = Difficulty in accessing information from sectionsProblem 4 = No special gallery to display development projectsProblem 5 = Failure in monitoring status of development projects
Problem 1 = Delay in preparing schedule reportsProblem 2 = Difficulties in managing information of CHKLrsquos dev projects Problem 3 = Difficulty in accessing information from sectionsProblem 4 = No special gallery to display development projectsProblem 5 = Failure in monitoring status of development projects
CRITERIA OF PAIRED COMPARISON METHOD
1 Comply with client charter
2 Comply with departmentrsquos objectives and functions
3 Critical level of problem
4 Improvement in quality of work
5 Increase productivity
TOTAL OVERALL SCORE OF OPTIMIST MEMBERS THROUGH PAIRED COMPARISON METHOD
Problem 5Total Grouprsquos Options -Problem
1Problem2
Problem 3
Problem 4
1 ~ Ramli2 ~ Khairiah3 ~ Esah 4 ~ Rosnita 5 ~ Noor Azizah 6 ~ Ameer 7 ~ Izat 8 ~ Norlisa9~ Salabiyah
TOTAL
001102302
443444324
010010030
323322122
9 32 520
333232332
243232
Problem 2Problem 2
- Slide 1
- Slide 2
- Slide 3
- Slide 4
- Slide 5
- Slide 6
- Slide 7
- Slide 8
- Brainstorming
- Slide 10
- Slide 11
- Slide 12
- Slide 13
- Slide 14
- Slide 15
- Slide 16
- Slide 17
- Analisa Jurang Jurang Antara Prestasi Sediada dan Keperluan
- Slide 19
- Slide 20
- Slide 21
- Slide 22
- Slide 23
- Slide 24
- Slide 25
- Slide 26
- Slide 27
- Slide 28
- Slide 29
- Slide 30
- Slide 31
- 12 Masalah Telah Dikenalpasti Penilaian Telah Dibuat Berdasa
- Slide 33
- Slide 34
- Slide 35
- Slide 36
- Slide 37
- Slide 38
- Slide 39
- Slide 40
- Slide 41
- Slide 42
- Slide 43
- Slide 44
- Slide 45
- Slide 46
- Slide 47
- Slide 48
- Slide 49
- Slide 50
- Slide 51
- Slide 52
- Slide 53
- Slide 54
- Slide 55
- Slide 56
- Slide 57
-
Aktiviti 3 Menganalisis Projek
Setelah projek dipilih ahli-ahli KIK perlu menghuraikan masalah dengan terperinci dengan menggunakan teknik 5W+1H
Proses kerja boleh digambarkan dalam bentuk Carta Aliran Kerja
Seterusnya KIK akan menganalisis sebab-sebab kepada masalah atau faktor-faktor utama kepada projek penambahbaikan
Analisis sebabfaktor boleh dibuat dengan menggunakan teknik atau alat berikut
1048766 Rajah Sebab dan AkibatRajah Tulang IkanRajah Ishikawa untuk mengenal pasti sebab-sebab projek dilaksanakan
NotaTeknik 5W+1Hmerujuk kepadabull What (Apa)bull Who (Siapa)bull When (Bila)bull Where (Di mana)bull Why (Kenapa)bull How (Bagaimana)
1048766 Rajah Hubung Kait Peta Minda Rajah Afiniti dan Rajah Sistematik
1048766 Percambahan Fikiran
diams Pengumpulan Databull Pengumpulan data atau maklumat yang perlu untuk memahami dan mengesahkan masalah atau untuk menghasilkan perkhidmatan yang berkualiti
bull Data boleh dikumpulkan melalui beberapa kaedah seperti 1048766 Soal Selidik1048766 TemudugaTemubualPerbincangan1048766 Pemerhatian1048766 Semakan dan Analisis LaporanRekodDokumen1048766 Pemeriksaan1048766 Lain-lain teknik yang sesuai
bull Data boleh dikumpul menggunakan KertasLembaran Semak(Check Sheet)bull Menjana idea kreatif termasuk melalui percambahan fikiran(brainstorming) dan memindahkan idea kepada realitibull Teknik-teknik berikut boleh digunakan untuk menganalisis data1048766 Analisis Pareto1048766 Rajah Histogram1048766 Rajah Taburan1048766 Carta Kawalan1048766 Carta Turus dan Carta Pai1048766 Lain-lain teknik yang sesuai
Aktiviti 4 Penetapan ObjektifSasaran Projek
bull Setelah projek dianalisis secara terperinci dan disokong dengan data-data KIK perlu menetapkan objektif dan sasaran projekbull KIK perlu membuat justifikasi bagaimana penetapan sasaran yang dibuatbull Di antara asas penetapan sasaran adalah seperti berikut1048766 Prinsip 8020 (Analisis Pareto)1048766 Objektif Organisasi1048766 Piagam Pelanggan1048766 Petunjuk Prestasi Utama (KPI)1048766 Arahan Pihak Pengurusan1048766 Amalan Terbaik (Best Practices)
Aktiviti 5 Cadangan Penyelesaian
bull Proses ini melibatkan ahli-ahli KIK mendapatkan alternatif-alternatif cadangan penyelesaian atau penambahbaikanbull Kekuatan dan kelemahan cadangan perlu dihuraikan satu persatubull Implikasi kewangan seperti pertambahan tenaga kerja ruang pejabat dan lain-lain perlu juga dipertimbangkanbull Ahli-ahli KIK perlu memilih cadangan terbaik yang dilakukan melalui teknik 1048766 Analisis Pro dan Kontra1048766 Analisis SWOT1048766 Analisis Force Field1048766 Analisis Rajah Pokok1048766 Analisis SMART1048766 Analisis Markah Berkriteria1048766 Business Process Reengineering (BPR)1048766 Business Process Improvement (BPI)
Cadangan penyelesaian perlu dirujuk kepada Pihak Pengurusanuntuk mendapatkan kelulusan uji cuba
Nota
Analisa JurangJurang Antara Prestasi Sediada dan Keperluan
JURANG
Fasa 2 Pelaksanaan
Aktiviti 6 Pelaksanaan
bull Proses ini melibatkan ahli-ahli KIK berbincang dengan fasilitator mengenaicara-cara pelaksanaan cadangan penyelesaian yang telah dipersetujuibull Sekiranya perlu uji cuba boleh dijalankan ke atas cadangan yang dipilihProses uji cuba boleh dilaksanakan sehingga hasil yang dikehendaki dicapaibull Pelaksanaan sebenar cadangan perlu dilakukan mengikut perancangankumpulan dengan berpandukan kepada Carta Ganttbull Komitmen ahli kumpulan di dalam melaksanakan tugas masing-masingamat penting dan menjadi faktor kejayaan pelaksanaan projekbull Setiap ahli harus melaporkan status kemajuan mengenai peranan dan tugasyang dilaksanakan dari semasa ke semasa kepada ketua kumpulanbull Ketua kumpulan hendaklah melaporkan perkembangankemajuan pelaksanaan
Fasa 3 Penyemakan
Aktiviti 7 Penilaian
bull Ahli-ahli KIK perlu mengadakan penilaian ke atas pelaksanaan cadangan cadangan penyelesaianbull Penilaian ini akan menentukan sama ada objektifsasaran projek tercapai atau tidakbull Penilaian boleh dijalankan melalui pengumpulan data dan analisis(contohnya seperti Rajah Pareto) dalam tempoh uji cubabull Setelah penilaian dibuat dengan membandingkan Rajah Pareto sebelum projek dengan Rajah Pareto selepas projek ahli-ahli KIK boleh memutuskan sama ada cadangan penyelesaian boleh diterima atau perlu dikaji semula
Aktiviti 8 Pemantauan
bull Kumpulan KIK seterusnya memantau pelaksanaan projek untuk tempoh tertentu bagi mengekalkan pencapaian objektifsasaran projek dengan menggunakan teknik atau alat bersesuaianbull Jika terdapat sebarang jurang perbezaan kumpulan perlu mengambil tindakan pembetulan sebelum tindakan penyeragamanbull Kemukakan laporan kejayaan pelaksanaan projek dan cadangan perluasan penyeragaman pelaksanaanbull Agensi wajar menjalankan kajian impak ke atas projek KIK yang telahdilaksanakan untuk mengetahui faedah yang diperolehi Analisis boleh dibuat daripada segi penjimatan kos masa pembaziran peningkatan produktiviti dan kualiti kepuasan hati pelanggan dan sebagainy
Fasa 4 Tindakan
Aktiviti 9 Penyeragaman
bull Ini adalah merupakan peringkat terakhir dalam Kitaran PDCAbull Sekiranya objektif dan sasaran projek dicapai tindakan penyeragaman boleh dilakukan dengan mengambil langkah -langkah seperti berikut1048766 Menyedia atau mengemaskini Proses Kerja dan Carta Aliran Kerjayang berkaitan1048766 Mengemaskini Manual Prosedur Kerja Fail Meja Standard Operating Procedure dan Dokumen MS ISO1048766 Mengemaskini Piagam Pelanggan dan Petunjuk Prestasi Utama (KPI) yang berkaitanbull Pihak Pengurusan perlu mengambil tindakan penyeragaman secaramenyeluruh ke peringkat daerah negeri dan kebangsaan mengikut kesesuaian
Tindakan penyeragaman perlu mendapat persetujuan PihakPengurusan
Nota
Aktiviti 1 Mengenal Pasti Projek
Aktiviti 2 Pemilihan Projek
Aktiviti 3 Menganalisis Projek
Aktiviti 4 Penetapan ObjektifSasaran Projek
Aktiviti 5 Cadangan Penyelesaian
Aktiviti 6 Pelaksanaan
Aktiviti 7 Penilaian
Aktiviti 8 Pemantauan
Aktiviti 9 Penyeragaman
CONTOH-CONTOH TEKNIK DAN ALAT
KIKPERANCANGAN PROJEK
DAN PEMILIHAN MASALAH
MESYUARATAKTIVITI
KUMPULAN
MESYUARATAKTIVITI
KUMPULAN JUMLAH 28
KEKERAPAN SEMINGGU SEKALIWAKTU KHAMIS 1100-1200 TGHTEMPOH 1 JAMTEMPAT BILIK MESYUARAT LATIHAN KEHADIRAN 90
= 90 PERHATIANTidak Ada Mesyuarat Sekiranya Hari Diisytiharkan Cuti Umum
PETUNJUK1 HADIR PERATUSAN KEHADIRANCS CUTI SAKITCR CUTI REHAT 327 X 100BL BERTUGAS LUAR 364
BIL BIL MESYUARAT AHLI 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28
1 FADZILAH BT PADZIN 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1
2 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1
3
HUZAIRUL HEZRI B SAIDIN
1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 1 BL CR 1
4
ZAHIDAH BT ABDJALIL
1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1
5 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1
6
SALMAH BT SAAD
1 1 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR
7
NOR SILAWATI BT IDRIS
1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 CR 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1 1 1
8
SAMSURI AFFENDEE B MAN
1 1 1 BL 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1
MASRI BT RAMLI
9 9 6 8 8 6 8 7 8 8 6 8 5 7 8 8 7 8 8 6 8 4 7 7
MIMI NOORZAN BT ABD HAMID
JUMLAH 8 6 8 7
Hadir Tidak Hadir
01 MEI- 14 SEP 20041 Rancang Jadual Projek2 Pemilihan Masalah3 Analisis Keadaan Masa4 Penyediaan Maklumat Kini5 Kenalpasti Sebab Akibat6 Analisis Sebab Akibat7 Cadangan Penyelesaian
07 FEB-14 MAC 2005 Kelulusan Pengurusan
2 Pengawasan Penyeragaman3 Pengurusan Dan Penilaian4 Piawaian (SOP)5 Penilaian Kumpulan
21 OKT2004ndash23 FEB 20051 Menilai Keputusan2 Analisis Data3 Mengawasi Keputusan
PENGAGIHAN TUGAS AHLITUGAS YANG DIBERI TANGGUNGJAWA
B
Dengan Mengenalpasti
MasalahSemua Ahli
Memilih Masalah Semua Ahli
Menganalisis Masalah SemuaAhli
Mengumpul Data Semua Ahli
Menganalisis Punca Semua Ahli
Cadangan Penyelesaian
Semua Ahli
Kelulusan ProjekPengarah JK
PEMANDU
Pelaksanaan Plan Tindakan Semua Ahli
Mengawasi Keputusan Semua Ahli
Tindakan Pembetulan Semua Ahli
Mengawasi Pembetulan
Semua Ahli
Penyeragaman Projek Semua Ahli
Pemantauan Projek Semua Ahli
Projek Akan Datang Semua Ahli
Ahli Yang Mengendalikan
Mesyuarat amp Menyediakan Minit
Mesyuarat
Pn Fadzilah Pn Zahidah
07 SEPTndash14 DIS20041 Percubaan2 Pelaksanaan
Cadangan3 Kumpulkan Data Dan
PelaksanaanCadangan
Nama Kumpulan Tajuk
Tempoh
PERANCANGAN SEBENAR
PLAND
ACTION
CHECK
13 Penyeragaman
11 Penilaian Semula
12 Persembahan Pengurusan
9 Penilaian Selepas Cadangan
10 Tindakan Pembetulan
7 Persembahan Pengurusan
8 Melaksanakan Cadangan
5 Analisis Data
6 Merancang Cadangan
3 Mengenalpasti Masalah
4 Mengumpul Data
AKTIVITI
1 Pemilihan Masalah
2 Penerangan Masalah
JAN 05 FEB 05 MAC 05SEP 04 OKT 04 NOV 04 DIS 04MEI 04 JUN 04 JUL 04 OGS 04
12 Masalah Telah Dikenalpasti Penilaian Telah Dibuat Berdasarkan Kriteria Yang Ditetapkan
MASALAH ADAKAH DATA-DATA
DIKUMPULKAN
PENCAPAIAN VISI
ORGANISASI
MASALAH TUGAS HARIAN
PENEMUAN KAJIAN
1 Pinjaman Buku-Buku Di Pusat Sumber Lewat Dikembalikan
Satu Kajian Telah Dibuat
2 Tawaran Kursus Bertindih
Satu Penyelesaian Telah Dilaksanakan
3 Pegawai-pegawai INTURA Kerap Hilang dan Sukar Di Kesan
Masalah Peringkat Awal
4 Pendaftaran Kursus Mengambil Masa Yang Lama
Masalah Ini Sering Menjadi Isu Semasa
5 Waktu Pendaftaran Peserta Kursus di INTURA tidak praktikal
Banyak Aduan Dari Peserta Kursus
6 Edaram Surat-surat di INTURA Mengambil Masa Yang Lama
Kes Ini Agak Serius Dan Berlaku Sepanjang Masa
5 Masalah Telah Dipilih Berdasarkan Kriteria Yang Telah
Ditetapkan
Sambungan
7 Bekalan Peralatan Latihan Tidak Berkualiti
Perbincangan Dengan Pembekal
8 Borang Permohonan Tidak Diisi Dengan Lengkap
Kes Berlaku Tidak Serius
9 Kursus Berjadual Selalu Ditunda
Kes Ini Sering Berlaku Sepanjang Tahun 2002
10Komputer Sering Rosak
Telah Dibincangkan Oleh Unit IT
11Kekerapan Gangguan Elektrik Di Kawasan INTURA
Bukan Bidangkuasa Kumpulan
12Kerja-Kerja Projek Lambat Disiapkan
Kes Sentiasa Berulang
MASALAHADAKAH MASALAH
MENCAPAI OBJEKTIF ORGANISASI
ADAKAH MEMBERI KESAN
KEPADA IMEJ JABATAN
MEMILIH MASALAH MEMASUKI
RANKING TERATAS
1 Waktu Pendaftaran Peserta Kursus di INTURA tidak praktikal High High Ya
2 Edaran Surat-surat di INTURA Mengambil Masa Yang Lama Tidak High Tidak
3 Pegawai-pegawai INTURA Kerap Hilang dan Sukar Di Kesan High High Ya
4 Bekalan Peralatan Latihan Tidak Berkualiti
High High Ya
5 Kekerapan Gangguan Elektrik Di Kawasan INTURA Tidak High Tidak
5 Masalah Telah Dikenalpasti Untuk
Disenaraipendekkan Untuk Dinilai Bagi Kali Ke 2
Untuk Memilih Satu Masalah Kaedah Benefit Analisis
Telah Digunakan
1 Pegawai-pegawai INTURA
Kerap Hilang dan Sukar
Di Kesan
2 Waktu Pendaftaran
Peserta Kursus di INTURA
Tidak Praktikal
3 Bekalan Peralatan
Latihan Tidak Berkualiti
Masalah Telah Dipilih Untuk
Disenarai-pendekkan
Masalah Telah Dipilih Untuk
Disenarai-pendekkan
PENDEKATAN MATRIX
RENDAH = 1 - 2 SEDERHANA = 3 - 4 TINGGI = 5
MASALAH
PENILAIAN DAN ANALISIS
Sepanjang Dua Tahun Yang Lalu Bahagian Latihan INTURA TelahDibekalkan Dengan Folder AlatulisSampul Surat Bateri Kurang Berkualiti Masalah Tidak BegituKetara
Sepanjang 6 Bulan Pertama 2004 Sebanyak 70 Daripada Kes Kehilangan Adalah Memberi Ceramah Di Luar Dan Mengganggu Perjalanan Kursus Di INTURA
3 Waktu pendaftaran peserta kursus di INTURA tidak praktikal
Dalam Analisis Data Yang Telah Dipungut Terdapat 40 Peserta Tidak Hadir Pada Hari Pendaftaran Sehari Sebelum Kursus Bermula Dan Mengakibat Pembaziran Makanan Yang Dianggarkan RM450000 Dalam Enam Bulan Pertama 2004
ZA
HID
AH
NO
R S
ILAW
ATI amp
H
AB
IBA
H
SA
LMA
H amp
SA
MS
UR
I
MIM
I amp
MA
SR
I
JUM
LAH
4 4 3 184 3
4 4 205 4 3
4 4 225 5 4
2 Pegawai-pegawai INTURA Kerap Hilang dan Sukar Di Kesan
1 Bekalan Peralatan Latihan Tidak Berkualiti
HU
ZA
IRU
L
PENETAPAN MATLAMAT OBJEKTIF
TARGET SETTING
TARGET SETTING
Method Fill in the blank
a bc d e
To _______ _______ from
________ to ________ by _______
a Trend ndash Improve reduce increase
b Specific - Specific item that you want to improve
c Data ndash Measurable present level or level before actiond Data ndash Measurable level after action taken
e Time frame ndash when project will be completed
TARGET SETTING
Example
mengurangkan Masa menunggu
110 min 30 min April 2006
Untuk ____________ _____________ dari
________ ke __ _____ pada ______
Specific item to improve
Value of measurement
Unit of measureme
nt
TARGET SETTING
Contoh
mengurangkan Masa menunggu
110 min 30 min April 2006
Untuk ____________ _____________ dari
________ ke ________ pada _______
Target
PERINGKAT ANALISA
MASALAH amp CONTOH FORMAT KERTAS SEMAKAN
SOAL SELIDIK
KES KELEWATAN PEMBEDAHAN TINGGI
PERKARA TEMPOH TUJUAN
PUNCA PALING MUNGKIN M1 M2 M3 M4 M1 M2 M3 M4 JUMLAH
Peserta lambat melaporkan diri
0 19
Peserta pulang selepas mendaftarkan diri
0 0 0 0 0 3
Program tidak berjalan dengan lancar
0 0 0 0 0 0 0 0 0
Anggaran bahan mentah tidak tepat
0 0 0 0 0 0 0 1
Pembaziran makanan 0 0 0 0 0 0 0 0 0
JUMLAH 23
Tarikh Pengumpulan Data Jan-MacTeknik Pengumpulan Data Pemerhatian
1 Adakah anda selesa dengan waktu pendaftaran kursus yang baru
2 Pada pendapat anda adakah anda setuju dengan cara pendaftaran yang lama atau yang baru
1 Kaedah lama sehari sebelum kursus
2 Kaedah baru pada pagi hari pertama kursus
3 Sempatkah anda sampai ke INTURA pada jam 800 pagi
4 Adakah anda perlukan kenderaan INTURA dari Stesyen Bas Sungai Petani ke INTURA pada hari pertama kursus
5 Anda datang ke INTURA dengan
1 Kenderaan Sendiri
2 Kenderaan Jabatan
3 Pengangkutan Awam
6 Komen anda mengenai Prosedur Pendaftaran Barua) __________________________________________________b) __________________________________________________c) __________________________________________________
Sila Tandakan YA TIDAK
100 borang soal selidik telah diedar kepada peserta 2 kursus induksi
81 borang soal selidik dikembalikan
i 92 amat berpuashatiii 5 mengatakan mereka berpuas hatiiii 3 mengatakan mereka tidak berpuas hati
Pada keseluruhan mereka berpuashati
PERINGKAT CADANGAN
PENYELESAIAN
PRO-KONTRA RAJAH POKOKRAJAH JARINGAN AKTIVITI RAJAH PDPC
(Process Decision Planning Chart ) RAJAH PELAN Q
MATRIK DIAGRAM SWOT
SCORE Problem 1 = 0 Problem 2 = 4 Problem 3 = 1 Problem 4 = 2 Problem 5 = 3
SELECTING MAIN PROBLEM THROUGH PAIRED COMPARISON METHOD
Score Example Mrs Noor Azizah
1 1
2 3 4
3
2
4
5
4
1
4
3 3
5
2
1
5
5
2
Problem 1 = Delay in preparing schedule reportsProblem 2 = Difficulties in managing information of CHKLrsquos dev projects Problem 3 = Difficulty in accessing information from sectionsProblem 4 = No special gallery to display development projectsProblem 5 = Failure in monitoring status of development projects
Problem 1 = Delay in preparing schedule reportsProblem 2 = Difficulties in managing information of CHKLrsquos dev projects Problem 3 = Difficulty in accessing information from sectionsProblem 4 = No special gallery to display development projectsProblem 5 = Failure in monitoring status of development projects
CRITERIA OF PAIRED COMPARISON METHOD
1 Comply with client charter
2 Comply with departmentrsquos objectives and functions
3 Critical level of problem
4 Improvement in quality of work
5 Increase productivity
TOTAL OVERALL SCORE OF OPTIMIST MEMBERS THROUGH PAIRED COMPARISON METHOD
Problem 5Total Grouprsquos Options -Problem
1Problem2
Problem 3
Problem 4
1 ~ Ramli2 ~ Khairiah3 ~ Esah 4 ~ Rosnita 5 ~ Noor Azizah 6 ~ Ameer 7 ~ Izat 8 ~ Norlisa9~ Salabiyah
TOTAL
001102302
443444324
010010030
323322122
9 32 520
333232332
243232
Problem 2Problem 2
- Slide 1
- Slide 2
- Slide 3
- Slide 4
- Slide 5
- Slide 6
- Slide 7
- Slide 8
- Brainstorming
- Slide 10
- Slide 11
- Slide 12
- Slide 13
- Slide 14
- Slide 15
- Slide 16
- Slide 17
- Analisa Jurang Jurang Antara Prestasi Sediada dan Keperluan
- Slide 19
- Slide 20
- Slide 21
- Slide 22
- Slide 23
- Slide 24
- Slide 25
- Slide 26
- Slide 27
- Slide 28
- Slide 29
- Slide 30
- Slide 31
- 12 Masalah Telah Dikenalpasti Penilaian Telah Dibuat Berdasa
- Slide 33
- Slide 34
- Slide 35
- Slide 36
- Slide 37
- Slide 38
- Slide 39
- Slide 40
- Slide 41
- Slide 42
- Slide 43
- Slide 44
- Slide 45
- Slide 46
- Slide 47
- Slide 48
- Slide 49
- Slide 50
- Slide 51
- Slide 52
- Slide 53
- Slide 54
- Slide 55
- Slide 56
- Slide 57
-
diams Pengumpulan Databull Pengumpulan data atau maklumat yang perlu untuk memahami dan mengesahkan masalah atau untuk menghasilkan perkhidmatan yang berkualiti
bull Data boleh dikumpulkan melalui beberapa kaedah seperti 1048766 Soal Selidik1048766 TemudugaTemubualPerbincangan1048766 Pemerhatian1048766 Semakan dan Analisis LaporanRekodDokumen1048766 Pemeriksaan1048766 Lain-lain teknik yang sesuai
bull Data boleh dikumpul menggunakan KertasLembaran Semak(Check Sheet)bull Menjana idea kreatif termasuk melalui percambahan fikiran(brainstorming) dan memindahkan idea kepada realitibull Teknik-teknik berikut boleh digunakan untuk menganalisis data1048766 Analisis Pareto1048766 Rajah Histogram1048766 Rajah Taburan1048766 Carta Kawalan1048766 Carta Turus dan Carta Pai1048766 Lain-lain teknik yang sesuai
Aktiviti 4 Penetapan ObjektifSasaran Projek
bull Setelah projek dianalisis secara terperinci dan disokong dengan data-data KIK perlu menetapkan objektif dan sasaran projekbull KIK perlu membuat justifikasi bagaimana penetapan sasaran yang dibuatbull Di antara asas penetapan sasaran adalah seperti berikut1048766 Prinsip 8020 (Analisis Pareto)1048766 Objektif Organisasi1048766 Piagam Pelanggan1048766 Petunjuk Prestasi Utama (KPI)1048766 Arahan Pihak Pengurusan1048766 Amalan Terbaik (Best Practices)
Aktiviti 5 Cadangan Penyelesaian
bull Proses ini melibatkan ahli-ahli KIK mendapatkan alternatif-alternatif cadangan penyelesaian atau penambahbaikanbull Kekuatan dan kelemahan cadangan perlu dihuraikan satu persatubull Implikasi kewangan seperti pertambahan tenaga kerja ruang pejabat dan lain-lain perlu juga dipertimbangkanbull Ahli-ahli KIK perlu memilih cadangan terbaik yang dilakukan melalui teknik 1048766 Analisis Pro dan Kontra1048766 Analisis SWOT1048766 Analisis Force Field1048766 Analisis Rajah Pokok1048766 Analisis SMART1048766 Analisis Markah Berkriteria1048766 Business Process Reengineering (BPR)1048766 Business Process Improvement (BPI)
Cadangan penyelesaian perlu dirujuk kepada Pihak Pengurusanuntuk mendapatkan kelulusan uji cuba
Nota
Analisa JurangJurang Antara Prestasi Sediada dan Keperluan
JURANG
Fasa 2 Pelaksanaan
Aktiviti 6 Pelaksanaan
bull Proses ini melibatkan ahli-ahli KIK berbincang dengan fasilitator mengenaicara-cara pelaksanaan cadangan penyelesaian yang telah dipersetujuibull Sekiranya perlu uji cuba boleh dijalankan ke atas cadangan yang dipilihProses uji cuba boleh dilaksanakan sehingga hasil yang dikehendaki dicapaibull Pelaksanaan sebenar cadangan perlu dilakukan mengikut perancangankumpulan dengan berpandukan kepada Carta Ganttbull Komitmen ahli kumpulan di dalam melaksanakan tugas masing-masingamat penting dan menjadi faktor kejayaan pelaksanaan projekbull Setiap ahli harus melaporkan status kemajuan mengenai peranan dan tugasyang dilaksanakan dari semasa ke semasa kepada ketua kumpulanbull Ketua kumpulan hendaklah melaporkan perkembangankemajuan pelaksanaan
Fasa 3 Penyemakan
Aktiviti 7 Penilaian
bull Ahli-ahli KIK perlu mengadakan penilaian ke atas pelaksanaan cadangan cadangan penyelesaianbull Penilaian ini akan menentukan sama ada objektifsasaran projek tercapai atau tidakbull Penilaian boleh dijalankan melalui pengumpulan data dan analisis(contohnya seperti Rajah Pareto) dalam tempoh uji cubabull Setelah penilaian dibuat dengan membandingkan Rajah Pareto sebelum projek dengan Rajah Pareto selepas projek ahli-ahli KIK boleh memutuskan sama ada cadangan penyelesaian boleh diterima atau perlu dikaji semula
Aktiviti 8 Pemantauan
bull Kumpulan KIK seterusnya memantau pelaksanaan projek untuk tempoh tertentu bagi mengekalkan pencapaian objektifsasaran projek dengan menggunakan teknik atau alat bersesuaianbull Jika terdapat sebarang jurang perbezaan kumpulan perlu mengambil tindakan pembetulan sebelum tindakan penyeragamanbull Kemukakan laporan kejayaan pelaksanaan projek dan cadangan perluasan penyeragaman pelaksanaanbull Agensi wajar menjalankan kajian impak ke atas projek KIK yang telahdilaksanakan untuk mengetahui faedah yang diperolehi Analisis boleh dibuat daripada segi penjimatan kos masa pembaziran peningkatan produktiviti dan kualiti kepuasan hati pelanggan dan sebagainy
Fasa 4 Tindakan
Aktiviti 9 Penyeragaman
bull Ini adalah merupakan peringkat terakhir dalam Kitaran PDCAbull Sekiranya objektif dan sasaran projek dicapai tindakan penyeragaman boleh dilakukan dengan mengambil langkah -langkah seperti berikut1048766 Menyedia atau mengemaskini Proses Kerja dan Carta Aliran Kerjayang berkaitan1048766 Mengemaskini Manual Prosedur Kerja Fail Meja Standard Operating Procedure dan Dokumen MS ISO1048766 Mengemaskini Piagam Pelanggan dan Petunjuk Prestasi Utama (KPI) yang berkaitanbull Pihak Pengurusan perlu mengambil tindakan penyeragaman secaramenyeluruh ke peringkat daerah negeri dan kebangsaan mengikut kesesuaian
Tindakan penyeragaman perlu mendapat persetujuan PihakPengurusan
Nota
Aktiviti 1 Mengenal Pasti Projek
Aktiviti 2 Pemilihan Projek
Aktiviti 3 Menganalisis Projek
Aktiviti 4 Penetapan ObjektifSasaran Projek
Aktiviti 5 Cadangan Penyelesaian
Aktiviti 6 Pelaksanaan
Aktiviti 7 Penilaian
Aktiviti 8 Pemantauan
Aktiviti 9 Penyeragaman
CONTOH-CONTOH TEKNIK DAN ALAT
KIKPERANCANGAN PROJEK
DAN PEMILIHAN MASALAH
MESYUARATAKTIVITI
KUMPULAN
MESYUARATAKTIVITI
KUMPULAN JUMLAH 28
KEKERAPAN SEMINGGU SEKALIWAKTU KHAMIS 1100-1200 TGHTEMPOH 1 JAMTEMPAT BILIK MESYUARAT LATIHAN KEHADIRAN 90
= 90 PERHATIANTidak Ada Mesyuarat Sekiranya Hari Diisytiharkan Cuti Umum
PETUNJUK1 HADIR PERATUSAN KEHADIRANCS CUTI SAKITCR CUTI REHAT 327 X 100BL BERTUGAS LUAR 364
BIL BIL MESYUARAT AHLI 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28
1 FADZILAH BT PADZIN 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1
2 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1
3
HUZAIRUL HEZRI B SAIDIN
1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 1 BL CR 1
4
ZAHIDAH BT ABDJALIL
1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1
5 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1
6
SALMAH BT SAAD
1 1 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR
7
NOR SILAWATI BT IDRIS
1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 CR 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1 1 1
8
SAMSURI AFFENDEE B MAN
1 1 1 BL 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1
MASRI BT RAMLI
9 9 6 8 8 6 8 7 8 8 6 8 5 7 8 8 7 8 8 6 8 4 7 7
MIMI NOORZAN BT ABD HAMID
JUMLAH 8 6 8 7
Hadir Tidak Hadir
01 MEI- 14 SEP 20041 Rancang Jadual Projek2 Pemilihan Masalah3 Analisis Keadaan Masa4 Penyediaan Maklumat Kini5 Kenalpasti Sebab Akibat6 Analisis Sebab Akibat7 Cadangan Penyelesaian
07 FEB-14 MAC 2005 Kelulusan Pengurusan
2 Pengawasan Penyeragaman3 Pengurusan Dan Penilaian4 Piawaian (SOP)5 Penilaian Kumpulan
21 OKT2004ndash23 FEB 20051 Menilai Keputusan2 Analisis Data3 Mengawasi Keputusan
PENGAGIHAN TUGAS AHLITUGAS YANG DIBERI TANGGUNGJAWA
B
Dengan Mengenalpasti
MasalahSemua Ahli
Memilih Masalah Semua Ahli
Menganalisis Masalah SemuaAhli
Mengumpul Data Semua Ahli
Menganalisis Punca Semua Ahli
Cadangan Penyelesaian
Semua Ahli
Kelulusan ProjekPengarah JK
PEMANDU
Pelaksanaan Plan Tindakan Semua Ahli
Mengawasi Keputusan Semua Ahli
Tindakan Pembetulan Semua Ahli
Mengawasi Pembetulan
Semua Ahli
Penyeragaman Projek Semua Ahli
Pemantauan Projek Semua Ahli
Projek Akan Datang Semua Ahli
Ahli Yang Mengendalikan
Mesyuarat amp Menyediakan Minit
Mesyuarat
Pn Fadzilah Pn Zahidah
07 SEPTndash14 DIS20041 Percubaan2 Pelaksanaan
Cadangan3 Kumpulkan Data Dan
PelaksanaanCadangan
Nama Kumpulan Tajuk
Tempoh
PERANCANGAN SEBENAR
PLAND
ACTION
CHECK
13 Penyeragaman
11 Penilaian Semula
12 Persembahan Pengurusan
9 Penilaian Selepas Cadangan
10 Tindakan Pembetulan
7 Persembahan Pengurusan
8 Melaksanakan Cadangan
5 Analisis Data
6 Merancang Cadangan
3 Mengenalpasti Masalah
4 Mengumpul Data
AKTIVITI
1 Pemilihan Masalah
2 Penerangan Masalah
JAN 05 FEB 05 MAC 05SEP 04 OKT 04 NOV 04 DIS 04MEI 04 JUN 04 JUL 04 OGS 04
12 Masalah Telah Dikenalpasti Penilaian Telah Dibuat Berdasarkan Kriteria Yang Ditetapkan
MASALAH ADAKAH DATA-DATA
DIKUMPULKAN
PENCAPAIAN VISI
ORGANISASI
MASALAH TUGAS HARIAN
PENEMUAN KAJIAN
1 Pinjaman Buku-Buku Di Pusat Sumber Lewat Dikembalikan
Satu Kajian Telah Dibuat
2 Tawaran Kursus Bertindih
Satu Penyelesaian Telah Dilaksanakan
3 Pegawai-pegawai INTURA Kerap Hilang dan Sukar Di Kesan
Masalah Peringkat Awal
4 Pendaftaran Kursus Mengambil Masa Yang Lama
Masalah Ini Sering Menjadi Isu Semasa
5 Waktu Pendaftaran Peserta Kursus di INTURA tidak praktikal
Banyak Aduan Dari Peserta Kursus
6 Edaram Surat-surat di INTURA Mengambil Masa Yang Lama
Kes Ini Agak Serius Dan Berlaku Sepanjang Masa
5 Masalah Telah Dipilih Berdasarkan Kriteria Yang Telah
Ditetapkan
Sambungan
7 Bekalan Peralatan Latihan Tidak Berkualiti
Perbincangan Dengan Pembekal
8 Borang Permohonan Tidak Diisi Dengan Lengkap
Kes Berlaku Tidak Serius
9 Kursus Berjadual Selalu Ditunda
Kes Ini Sering Berlaku Sepanjang Tahun 2002
10Komputer Sering Rosak
Telah Dibincangkan Oleh Unit IT
11Kekerapan Gangguan Elektrik Di Kawasan INTURA
Bukan Bidangkuasa Kumpulan
12Kerja-Kerja Projek Lambat Disiapkan
Kes Sentiasa Berulang
MASALAHADAKAH MASALAH
MENCAPAI OBJEKTIF ORGANISASI
ADAKAH MEMBERI KESAN
KEPADA IMEJ JABATAN
MEMILIH MASALAH MEMASUKI
RANKING TERATAS
1 Waktu Pendaftaran Peserta Kursus di INTURA tidak praktikal High High Ya
2 Edaran Surat-surat di INTURA Mengambil Masa Yang Lama Tidak High Tidak
3 Pegawai-pegawai INTURA Kerap Hilang dan Sukar Di Kesan High High Ya
4 Bekalan Peralatan Latihan Tidak Berkualiti
High High Ya
5 Kekerapan Gangguan Elektrik Di Kawasan INTURA Tidak High Tidak
5 Masalah Telah Dikenalpasti Untuk
Disenaraipendekkan Untuk Dinilai Bagi Kali Ke 2
Untuk Memilih Satu Masalah Kaedah Benefit Analisis
Telah Digunakan
1 Pegawai-pegawai INTURA
Kerap Hilang dan Sukar
Di Kesan
2 Waktu Pendaftaran
Peserta Kursus di INTURA
Tidak Praktikal
3 Bekalan Peralatan
Latihan Tidak Berkualiti
Masalah Telah Dipilih Untuk
Disenarai-pendekkan
Masalah Telah Dipilih Untuk
Disenarai-pendekkan
PENDEKATAN MATRIX
RENDAH = 1 - 2 SEDERHANA = 3 - 4 TINGGI = 5
MASALAH
PENILAIAN DAN ANALISIS
Sepanjang Dua Tahun Yang Lalu Bahagian Latihan INTURA TelahDibekalkan Dengan Folder AlatulisSampul Surat Bateri Kurang Berkualiti Masalah Tidak BegituKetara
Sepanjang 6 Bulan Pertama 2004 Sebanyak 70 Daripada Kes Kehilangan Adalah Memberi Ceramah Di Luar Dan Mengganggu Perjalanan Kursus Di INTURA
3 Waktu pendaftaran peserta kursus di INTURA tidak praktikal
Dalam Analisis Data Yang Telah Dipungut Terdapat 40 Peserta Tidak Hadir Pada Hari Pendaftaran Sehari Sebelum Kursus Bermula Dan Mengakibat Pembaziran Makanan Yang Dianggarkan RM450000 Dalam Enam Bulan Pertama 2004
ZA
HID
AH
NO
R S
ILAW
ATI amp
H
AB
IBA
H
SA
LMA
H amp
SA
MS
UR
I
MIM
I amp
MA
SR
I
JUM
LAH
4 4 3 184 3
4 4 205 4 3
4 4 225 5 4
2 Pegawai-pegawai INTURA Kerap Hilang dan Sukar Di Kesan
1 Bekalan Peralatan Latihan Tidak Berkualiti
HU
ZA
IRU
L
PENETAPAN MATLAMAT OBJEKTIF
TARGET SETTING
TARGET SETTING
Method Fill in the blank
a bc d e
To _______ _______ from
________ to ________ by _______
a Trend ndash Improve reduce increase
b Specific - Specific item that you want to improve
c Data ndash Measurable present level or level before actiond Data ndash Measurable level after action taken
e Time frame ndash when project will be completed
TARGET SETTING
Example
mengurangkan Masa menunggu
110 min 30 min April 2006
Untuk ____________ _____________ dari
________ ke __ _____ pada ______
Specific item to improve
Value of measurement
Unit of measureme
nt
TARGET SETTING
Contoh
mengurangkan Masa menunggu
110 min 30 min April 2006
Untuk ____________ _____________ dari
________ ke ________ pada _______
Target
PERINGKAT ANALISA
MASALAH amp CONTOH FORMAT KERTAS SEMAKAN
SOAL SELIDIK
KES KELEWATAN PEMBEDAHAN TINGGI
PERKARA TEMPOH TUJUAN
PUNCA PALING MUNGKIN M1 M2 M3 M4 M1 M2 M3 M4 JUMLAH
Peserta lambat melaporkan diri
0 19
Peserta pulang selepas mendaftarkan diri
0 0 0 0 0 3
Program tidak berjalan dengan lancar
0 0 0 0 0 0 0 0 0
Anggaran bahan mentah tidak tepat
0 0 0 0 0 0 0 1
Pembaziran makanan 0 0 0 0 0 0 0 0 0
JUMLAH 23
Tarikh Pengumpulan Data Jan-MacTeknik Pengumpulan Data Pemerhatian
1 Adakah anda selesa dengan waktu pendaftaran kursus yang baru
2 Pada pendapat anda adakah anda setuju dengan cara pendaftaran yang lama atau yang baru
1 Kaedah lama sehari sebelum kursus
2 Kaedah baru pada pagi hari pertama kursus
3 Sempatkah anda sampai ke INTURA pada jam 800 pagi
4 Adakah anda perlukan kenderaan INTURA dari Stesyen Bas Sungai Petani ke INTURA pada hari pertama kursus
5 Anda datang ke INTURA dengan
1 Kenderaan Sendiri
2 Kenderaan Jabatan
3 Pengangkutan Awam
6 Komen anda mengenai Prosedur Pendaftaran Barua) __________________________________________________b) __________________________________________________c) __________________________________________________
Sila Tandakan YA TIDAK
100 borang soal selidik telah diedar kepada peserta 2 kursus induksi
81 borang soal selidik dikembalikan
i 92 amat berpuashatiii 5 mengatakan mereka berpuas hatiiii 3 mengatakan mereka tidak berpuas hati
Pada keseluruhan mereka berpuashati
PERINGKAT CADANGAN
PENYELESAIAN
PRO-KONTRA RAJAH POKOKRAJAH JARINGAN AKTIVITI RAJAH PDPC
(Process Decision Planning Chart ) RAJAH PELAN Q
MATRIK DIAGRAM SWOT
SCORE Problem 1 = 0 Problem 2 = 4 Problem 3 = 1 Problem 4 = 2 Problem 5 = 3
SELECTING MAIN PROBLEM THROUGH PAIRED COMPARISON METHOD
Score Example Mrs Noor Azizah
1 1
2 3 4
3
2
4
5
4
1
4
3 3
5
2
1
5
5
2
Problem 1 = Delay in preparing schedule reportsProblem 2 = Difficulties in managing information of CHKLrsquos dev projects Problem 3 = Difficulty in accessing information from sectionsProblem 4 = No special gallery to display development projectsProblem 5 = Failure in monitoring status of development projects
Problem 1 = Delay in preparing schedule reportsProblem 2 = Difficulties in managing information of CHKLrsquos dev projects Problem 3 = Difficulty in accessing information from sectionsProblem 4 = No special gallery to display development projectsProblem 5 = Failure in monitoring status of development projects
CRITERIA OF PAIRED COMPARISON METHOD
1 Comply with client charter
2 Comply with departmentrsquos objectives and functions
3 Critical level of problem
4 Improvement in quality of work
5 Increase productivity
TOTAL OVERALL SCORE OF OPTIMIST MEMBERS THROUGH PAIRED COMPARISON METHOD
Problem 5Total Grouprsquos Options -Problem
1Problem2
Problem 3
Problem 4
1 ~ Ramli2 ~ Khairiah3 ~ Esah 4 ~ Rosnita 5 ~ Noor Azizah 6 ~ Ameer 7 ~ Izat 8 ~ Norlisa9~ Salabiyah
TOTAL
001102302
443444324
010010030
323322122
9 32 520
333232332
243232
Problem 2Problem 2
- Slide 1
- Slide 2
- Slide 3
- Slide 4
- Slide 5
- Slide 6
- Slide 7
- Slide 8
- Brainstorming
- Slide 10
- Slide 11
- Slide 12
- Slide 13
- Slide 14
- Slide 15
- Slide 16
- Slide 17
- Analisa Jurang Jurang Antara Prestasi Sediada dan Keperluan
- Slide 19
- Slide 20
- Slide 21
- Slide 22
- Slide 23
- Slide 24
- Slide 25
- Slide 26
- Slide 27
- Slide 28
- Slide 29
- Slide 30
- Slide 31
- 12 Masalah Telah Dikenalpasti Penilaian Telah Dibuat Berdasa
- Slide 33
- Slide 34
- Slide 35
- Slide 36
- Slide 37
- Slide 38
- Slide 39
- Slide 40
- Slide 41
- Slide 42
- Slide 43
- Slide 44
- Slide 45
- Slide 46
- Slide 47
- Slide 48
- Slide 49
- Slide 50
- Slide 51
- Slide 52
- Slide 53
- Slide 54
- Slide 55
- Slide 56
- Slide 57
-
Aktiviti 4 Penetapan ObjektifSasaran Projek
bull Setelah projek dianalisis secara terperinci dan disokong dengan data-data KIK perlu menetapkan objektif dan sasaran projekbull KIK perlu membuat justifikasi bagaimana penetapan sasaran yang dibuatbull Di antara asas penetapan sasaran adalah seperti berikut1048766 Prinsip 8020 (Analisis Pareto)1048766 Objektif Organisasi1048766 Piagam Pelanggan1048766 Petunjuk Prestasi Utama (KPI)1048766 Arahan Pihak Pengurusan1048766 Amalan Terbaik (Best Practices)
Aktiviti 5 Cadangan Penyelesaian
bull Proses ini melibatkan ahli-ahli KIK mendapatkan alternatif-alternatif cadangan penyelesaian atau penambahbaikanbull Kekuatan dan kelemahan cadangan perlu dihuraikan satu persatubull Implikasi kewangan seperti pertambahan tenaga kerja ruang pejabat dan lain-lain perlu juga dipertimbangkanbull Ahli-ahli KIK perlu memilih cadangan terbaik yang dilakukan melalui teknik 1048766 Analisis Pro dan Kontra1048766 Analisis SWOT1048766 Analisis Force Field1048766 Analisis Rajah Pokok1048766 Analisis SMART1048766 Analisis Markah Berkriteria1048766 Business Process Reengineering (BPR)1048766 Business Process Improvement (BPI)
Cadangan penyelesaian perlu dirujuk kepada Pihak Pengurusanuntuk mendapatkan kelulusan uji cuba
Nota
Analisa JurangJurang Antara Prestasi Sediada dan Keperluan
JURANG
Fasa 2 Pelaksanaan
Aktiviti 6 Pelaksanaan
bull Proses ini melibatkan ahli-ahli KIK berbincang dengan fasilitator mengenaicara-cara pelaksanaan cadangan penyelesaian yang telah dipersetujuibull Sekiranya perlu uji cuba boleh dijalankan ke atas cadangan yang dipilihProses uji cuba boleh dilaksanakan sehingga hasil yang dikehendaki dicapaibull Pelaksanaan sebenar cadangan perlu dilakukan mengikut perancangankumpulan dengan berpandukan kepada Carta Ganttbull Komitmen ahli kumpulan di dalam melaksanakan tugas masing-masingamat penting dan menjadi faktor kejayaan pelaksanaan projekbull Setiap ahli harus melaporkan status kemajuan mengenai peranan dan tugasyang dilaksanakan dari semasa ke semasa kepada ketua kumpulanbull Ketua kumpulan hendaklah melaporkan perkembangankemajuan pelaksanaan
Fasa 3 Penyemakan
Aktiviti 7 Penilaian
bull Ahli-ahli KIK perlu mengadakan penilaian ke atas pelaksanaan cadangan cadangan penyelesaianbull Penilaian ini akan menentukan sama ada objektifsasaran projek tercapai atau tidakbull Penilaian boleh dijalankan melalui pengumpulan data dan analisis(contohnya seperti Rajah Pareto) dalam tempoh uji cubabull Setelah penilaian dibuat dengan membandingkan Rajah Pareto sebelum projek dengan Rajah Pareto selepas projek ahli-ahli KIK boleh memutuskan sama ada cadangan penyelesaian boleh diterima atau perlu dikaji semula
Aktiviti 8 Pemantauan
bull Kumpulan KIK seterusnya memantau pelaksanaan projek untuk tempoh tertentu bagi mengekalkan pencapaian objektifsasaran projek dengan menggunakan teknik atau alat bersesuaianbull Jika terdapat sebarang jurang perbezaan kumpulan perlu mengambil tindakan pembetulan sebelum tindakan penyeragamanbull Kemukakan laporan kejayaan pelaksanaan projek dan cadangan perluasan penyeragaman pelaksanaanbull Agensi wajar menjalankan kajian impak ke atas projek KIK yang telahdilaksanakan untuk mengetahui faedah yang diperolehi Analisis boleh dibuat daripada segi penjimatan kos masa pembaziran peningkatan produktiviti dan kualiti kepuasan hati pelanggan dan sebagainy
Fasa 4 Tindakan
Aktiviti 9 Penyeragaman
bull Ini adalah merupakan peringkat terakhir dalam Kitaran PDCAbull Sekiranya objektif dan sasaran projek dicapai tindakan penyeragaman boleh dilakukan dengan mengambil langkah -langkah seperti berikut1048766 Menyedia atau mengemaskini Proses Kerja dan Carta Aliran Kerjayang berkaitan1048766 Mengemaskini Manual Prosedur Kerja Fail Meja Standard Operating Procedure dan Dokumen MS ISO1048766 Mengemaskini Piagam Pelanggan dan Petunjuk Prestasi Utama (KPI) yang berkaitanbull Pihak Pengurusan perlu mengambil tindakan penyeragaman secaramenyeluruh ke peringkat daerah negeri dan kebangsaan mengikut kesesuaian
Tindakan penyeragaman perlu mendapat persetujuan PihakPengurusan
Nota
Aktiviti 1 Mengenal Pasti Projek
Aktiviti 2 Pemilihan Projek
Aktiviti 3 Menganalisis Projek
Aktiviti 4 Penetapan ObjektifSasaran Projek
Aktiviti 5 Cadangan Penyelesaian
Aktiviti 6 Pelaksanaan
Aktiviti 7 Penilaian
Aktiviti 8 Pemantauan
Aktiviti 9 Penyeragaman
CONTOH-CONTOH TEKNIK DAN ALAT
KIKPERANCANGAN PROJEK
DAN PEMILIHAN MASALAH
MESYUARATAKTIVITI
KUMPULAN
MESYUARATAKTIVITI
KUMPULAN JUMLAH 28
KEKERAPAN SEMINGGU SEKALIWAKTU KHAMIS 1100-1200 TGHTEMPOH 1 JAMTEMPAT BILIK MESYUARAT LATIHAN KEHADIRAN 90
= 90 PERHATIANTidak Ada Mesyuarat Sekiranya Hari Diisytiharkan Cuti Umum
PETUNJUK1 HADIR PERATUSAN KEHADIRANCS CUTI SAKITCR CUTI REHAT 327 X 100BL BERTUGAS LUAR 364
BIL BIL MESYUARAT AHLI 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28
1 FADZILAH BT PADZIN 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1
2 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1
3
HUZAIRUL HEZRI B SAIDIN
1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 1 BL CR 1
4
ZAHIDAH BT ABDJALIL
1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1
5 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1
6
SALMAH BT SAAD
1 1 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR
7
NOR SILAWATI BT IDRIS
1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 CR 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1 1 1
8
SAMSURI AFFENDEE B MAN
1 1 1 BL 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1
MASRI BT RAMLI
9 9 6 8 8 6 8 7 8 8 6 8 5 7 8 8 7 8 8 6 8 4 7 7
MIMI NOORZAN BT ABD HAMID
JUMLAH 8 6 8 7
Hadir Tidak Hadir
01 MEI- 14 SEP 20041 Rancang Jadual Projek2 Pemilihan Masalah3 Analisis Keadaan Masa4 Penyediaan Maklumat Kini5 Kenalpasti Sebab Akibat6 Analisis Sebab Akibat7 Cadangan Penyelesaian
07 FEB-14 MAC 2005 Kelulusan Pengurusan
2 Pengawasan Penyeragaman3 Pengurusan Dan Penilaian4 Piawaian (SOP)5 Penilaian Kumpulan
21 OKT2004ndash23 FEB 20051 Menilai Keputusan2 Analisis Data3 Mengawasi Keputusan
PENGAGIHAN TUGAS AHLITUGAS YANG DIBERI TANGGUNGJAWA
B
Dengan Mengenalpasti
MasalahSemua Ahli
Memilih Masalah Semua Ahli
Menganalisis Masalah SemuaAhli
Mengumpul Data Semua Ahli
Menganalisis Punca Semua Ahli
Cadangan Penyelesaian
Semua Ahli
Kelulusan ProjekPengarah JK
PEMANDU
Pelaksanaan Plan Tindakan Semua Ahli
Mengawasi Keputusan Semua Ahli
Tindakan Pembetulan Semua Ahli
Mengawasi Pembetulan
Semua Ahli
Penyeragaman Projek Semua Ahli
Pemantauan Projek Semua Ahli
Projek Akan Datang Semua Ahli
Ahli Yang Mengendalikan
Mesyuarat amp Menyediakan Minit
Mesyuarat
Pn Fadzilah Pn Zahidah
07 SEPTndash14 DIS20041 Percubaan2 Pelaksanaan
Cadangan3 Kumpulkan Data Dan
PelaksanaanCadangan
Nama Kumpulan Tajuk
Tempoh
PERANCANGAN SEBENAR
PLAND
ACTION
CHECK
13 Penyeragaman
11 Penilaian Semula
12 Persembahan Pengurusan
9 Penilaian Selepas Cadangan
10 Tindakan Pembetulan
7 Persembahan Pengurusan
8 Melaksanakan Cadangan
5 Analisis Data
6 Merancang Cadangan
3 Mengenalpasti Masalah
4 Mengumpul Data
AKTIVITI
1 Pemilihan Masalah
2 Penerangan Masalah
JAN 05 FEB 05 MAC 05SEP 04 OKT 04 NOV 04 DIS 04MEI 04 JUN 04 JUL 04 OGS 04
12 Masalah Telah Dikenalpasti Penilaian Telah Dibuat Berdasarkan Kriteria Yang Ditetapkan
MASALAH ADAKAH DATA-DATA
DIKUMPULKAN
PENCAPAIAN VISI
ORGANISASI
MASALAH TUGAS HARIAN
PENEMUAN KAJIAN
1 Pinjaman Buku-Buku Di Pusat Sumber Lewat Dikembalikan
Satu Kajian Telah Dibuat
2 Tawaran Kursus Bertindih
Satu Penyelesaian Telah Dilaksanakan
3 Pegawai-pegawai INTURA Kerap Hilang dan Sukar Di Kesan
Masalah Peringkat Awal
4 Pendaftaran Kursus Mengambil Masa Yang Lama
Masalah Ini Sering Menjadi Isu Semasa
5 Waktu Pendaftaran Peserta Kursus di INTURA tidak praktikal
Banyak Aduan Dari Peserta Kursus
6 Edaram Surat-surat di INTURA Mengambil Masa Yang Lama
Kes Ini Agak Serius Dan Berlaku Sepanjang Masa
5 Masalah Telah Dipilih Berdasarkan Kriteria Yang Telah
Ditetapkan
Sambungan
7 Bekalan Peralatan Latihan Tidak Berkualiti
Perbincangan Dengan Pembekal
8 Borang Permohonan Tidak Diisi Dengan Lengkap
Kes Berlaku Tidak Serius
9 Kursus Berjadual Selalu Ditunda
Kes Ini Sering Berlaku Sepanjang Tahun 2002
10Komputer Sering Rosak
Telah Dibincangkan Oleh Unit IT
11Kekerapan Gangguan Elektrik Di Kawasan INTURA
Bukan Bidangkuasa Kumpulan
12Kerja-Kerja Projek Lambat Disiapkan
Kes Sentiasa Berulang
MASALAHADAKAH MASALAH
MENCAPAI OBJEKTIF ORGANISASI
ADAKAH MEMBERI KESAN
KEPADA IMEJ JABATAN
MEMILIH MASALAH MEMASUKI
RANKING TERATAS
1 Waktu Pendaftaran Peserta Kursus di INTURA tidak praktikal High High Ya
2 Edaran Surat-surat di INTURA Mengambil Masa Yang Lama Tidak High Tidak
3 Pegawai-pegawai INTURA Kerap Hilang dan Sukar Di Kesan High High Ya
4 Bekalan Peralatan Latihan Tidak Berkualiti
High High Ya
5 Kekerapan Gangguan Elektrik Di Kawasan INTURA Tidak High Tidak
5 Masalah Telah Dikenalpasti Untuk
Disenaraipendekkan Untuk Dinilai Bagi Kali Ke 2
Untuk Memilih Satu Masalah Kaedah Benefit Analisis
Telah Digunakan
1 Pegawai-pegawai INTURA
Kerap Hilang dan Sukar
Di Kesan
2 Waktu Pendaftaran
Peserta Kursus di INTURA
Tidak Praktikal
3 Bekalan Peralatan
Latihan Tidak Berkualiti
Masalah Telah Dipilih Untuk
Disenarai-pendekkan
Masalah Telah Dipilih Untuk
Disenarai-pendekkan
PENDEKATAN MATRIX
RENDAH = 1 - 2 SEDERHANA = 3 - 4 TINGGI = 5
MASALAH
PENILAIAN DAN ANALISIS
Sepanjang Dua Tahun Yang Lalu Bahagian Latihan INTURA TelahDibekalkan Dengan Folder AlatulisSampul Surat Bateri Kurang Berkualiti Masalah Tidak BegituKetara
Sepanjang 6 Bulan Pertama 2004 Sebanyak 70 Daripada Kes Kehilangan Adalah Memberi Ceramah Di Luar Dan Mengganggu Perjalanan Kursus Di INTURA
3 Waktu pendaftaran peserta kursus di INTURA tidak praktikal
Dalam Analisis Data Yang Telah Dipungut Terdapat 40 Peserta Tidak Hadir Pada Hari Pendaftaran Sehari Sebelum Kursus Bermula Dan Mengakibat Pembaziran Makanan Yang Dianggarkan RM450000 Dalam Enam Bulan Pertama 2004
ZA
HID
AH
NO
R S
ILAW
ATI amp
H
AB
IBA
H
SA
LMA
H amp
SA
MS
UR
I
MIM
I amp
MA
SR
I
JUM
LAH
4 4 3 184 3
4 4 205 4 3
4 4 225 5 4
2 Pegawai-pegawai INTURA Kerap Hilang dan Sukar Di Kesan
1 Bekalan Peralatan Latihan Tidak Berkualiti
HU
ZA
IRU
L
PENETAPAN MATLAMAT OBJEKTIF
TARGET SETTING
TARGET SETTING
Method Fill in the blank
a bc d e
To _______ _______ from
________ to ________ by _______
a Trend ndash Improve reduce increase
b Specific - Specific item that you want to improve
c Data ndash Measurable present level or level before actiond Data ndash Measurable level after action taken
e Time frame ndash when project will be completed
TARGET SETTING
Example
mengurangkan Masa menunggu
110 min 30 min April 2006
Untuk ____________ _____________ dari
________ ke __ _____ pada ______
Specific item to improve
Value of measurement
Unit of measureme
nt
TARGET SETTING
Contoh
mengurangkan Masa menunggu
110 min 30 min April 2006
Untuk ____________ _____________ dari
________ ke ________ pada _______
Target
PERINGKAT ANALISA
MASALAH amp CONTOH FORMAT KERTAS SEMAKAN
SOAL SELIDIK
KES KELEWATAN PEMBEDAHAN TINGGI
PERKARA TEMPOH TUJUAN
PUNCA PALING MUNGKIN M1 M2 M3 M4 M1 M2 M3 M4 JUMLAH
Peserta lambat melaporkan diri
0 19
Peserta pulang selepas mendaftarkan diri
0 0 0 0 0 3
Program tidak berjalan dengan lancar
0 0 0 0 0 0 0 0 0
Anggaran bahan mentah tidak tepat
0 0 0 0 0 0 0 1
Pembaziran makanan 0 0 0 0 0 0 0 0 0
JUMLAH 23
Tarikh Pengumpulan Data Jan-MacTeknik Pengumpulan Data Pemerhatian
1 Adakah anda selesa dengan waktu pendaftaran kursus yang baru
2 Pada pendapat anda adakah anda setuju dengan cara pendaftaran yang lama atau yang baru
1 Kaedah lama sehari sebelum kursus
2 Kaedah baru pada pagi hari pertama kursus
3 Sempatkah anda sampai ke INTURA pada jam 800 pagi
4 Adakah anda perlukan kenderaan INTURA dari Stesyen Bas Sungai Petani ke INTURA pada hari pertama kursus
5 Anda datang ke INTURA dengan
1 Kenderaan Sendiri
2 Kenderaan Jabatan
3 Pengangkutan Awam
6 Komen anda mengenai Prosedur Pendaftaran Barua) __________________________________________________b) __________________________________________________c) __________________________________________________
Sila Tandakan YA TIDAK
100 borang soal selidik telah diedar kepada peserta 2 kursus induksi
81 borang soal selidik dikembalikan
i 92 amat berpuashatiii 5 mengatakan mereka berpuas hatiiii 3 mengatakan mereka tidak berpuas hati
Pada keseluruhan mereka berpuashati
PERINGKAT CADANGAN
PENYELESAIAN
PRO-KONTRA RAJAH POKOKRAJAH JARINGAN AKTIVITI RAJAH PDPC
(Process Decision Planning Chart ) RAJAH PELAN Q
MATRIK DIAGRAM SWOT
SCORE Problem 1 = 0 Problem 2 = 4 Problem 3 = 1 Problem 4 = 2 Problem 5 = 3
SELECTING MAIN PROBLEM THROUGH PAIRED COMPARISON METHOD
Score Example Mrs Noor Azizah
1 1
2 3 4
3
2
4
5
4
1
4
3 3
5
2
1
5
5
2
Problem 1 = Delay in preparing schedule reportsProblem 2 = Difficulties in managing information of CHKLrsquos dev projects Problem 3 = Difficulty in accessing information from sectionsProblem 4 = No special gallery to display development projectsProblem 5 = Failure in monitoring status of development projects
Problem 1 = Delay in preparing schedule reportsProblem 2 = Difficulties in managing information of CHKLrsquos dev projects Problem 3 = Difficulty in accessing information from sectionsProblem 4 = No special gallery to display development projectsProblem 5 = Failure in monitoring status of development projects
CRITERIA OF PAIRED COMPARISON METHOD
1 Comply with client charter
2 Comply with departmentrsquos objectives and functions
3 Critical level of problem
4 Improvement in quality of work
5 Increase productivity
TOTAL OVERALL SCORE OF OPTIMIST MEMBERS THROUGH PAIRED COMPARISON METHOD
Problem 5Total Grouprsquos Options -Problem
1Problem2
Problem 3
Problem 4
1 ~ Ramli2 ~ Khairiah3 ~ Esah 4 ~ Rosnita 5 ~ Noor Azizah 6 ~ Ameer 7 ~ Izat 8 ~ Norlisa9~ Salabiyah
TOTAL
001102302
443444324
010010030
323322122
9 32 520
333232332
243232
Problem 2Problem 2
- Slide 1
- Slide 2
- Slide 3
- Slide 4
- Slide 5
- Slide 6
- Slide 7
- Slide 8
- Brainstorming
- Slide 10
- Slide 11
- Slide 12
- Slide 13
- Slide 14
- Slide 15
- Slide 16
- Slide 17
- Analisa Jurang Jurang Antara Prestasi Sediada dan Keperluan
- Slide 19
- Slide 20
- Slide 21
- Slide 22
- Slide 23
- Slide 24
- Slide 25
- Slide 26
- Slide 27
- Slide 28
- Slide 29
- Slide 30
- Slide 31
- 12 Masalah Telah Dikenalpasti Penilaian Telah Dibuat Berdasa
- Slide 33
- Slide 34
- Slide 35
- Slide 36
- Slide 37
- Slide 38
- Slide 39
- Slide 40
- Slide 41
- Slide 42
- Slide 43
- Slide 44
- Slide 45
- Slide 46
- Slide 47
- Slide 48
- Slide 49
- Slide 50
- Slide 51
- Slide 52
- Slide 53
- Slide 54
- Slide 55
- Slide 56
- Slide 57
-
Aktiviti 5 Cadangan Penyelesaian
bull Proses ini melibatkan ahli-ahli KIK mendapatkan alternatif-alternatif cadangan penyelesaian atau penambahbaikanbull Kekuatan dan kelemahan cadangan perlu dihuraikan satu persatubull Implikasi kewangan seperti pertambahan tenaga kerja ruang pejabat dan lain-lain perlu juga dipertimbangkanbull Ahli-ahli KIK perlu memilih cadangan terbaik yang dilakukan melalui teknik 1048766 Analisis Pro dan Kontra1048766 Analisis SWOT1048766 Analisis Force Field1048766 Analisis Rajah Pokok1048766 Analisis SMART1048766 Analisis Markah Berkriteria1048766 Business Process Reengineering (BPR)1048766 Business Process Improvement (BPI)
Cadangan penyelesaian perlu dirujuk kepada Pihak Pengurusanuntuk mendapatkan kelulusan uji cuba
Nota
Analisa JurangJurang Antara Prestasi Sediada dan Keperluan
JURANG
Fasa 2 Pelaksanaan
Aktiviti 6 Pelaksanaan
bull Proses ini melibatkan ahli-ahli KIK berbincang dengan fasilitator mengenaicara-cara pelaksanaan cadangan penyelesaian yang telah dipersetujuibull Sekiranya perlu uji cuba boleh dijalankan ke atas cadangan yang dipilihProses uji cuba boleh dilaksanakan sehingga hasil yang dikehendaki dicapaibull Pelaksanaan sebenar cadangan perlu dilakukan mengikut perancangankumpulan dengan berpandukan kepada Carta Ganttbull Komitmen ahli kumpulan di dalam melaksanakan tugas masing-masingamat penting dan menjadi faktor kejayaan pelaksanaan projekbull Setiap ahli harus melaporkan status kemajuan mengenai peranan dan tugasyang dilaksanakan dari semasa ke semasa kepada ketua kumpulanbull Ketua kumpulan hendaklah melaporkan perkembangankemajuan pelaksanaan
Fasa 3 Penyemakan
Aktiviti 7 Penilaian
bull Ahli-ahli KIK perlu mengadakan penilaian ke atas pelaksanaan cadangan cadangan penyelesaianbull Penilaian ini akan menentukan sama ada objektifsasaran projek tercapai atau tidakbull Penilaian boleh dijalankan melalui pengumpulan data dan analisis(contohnya seperti Rajah Pareto) dalam tempoh uji cubabull Setelah penilaian dibuat dengan membandingkan Rajah Pareto sebelum projek dengan Rajah Pareto selepas projek ahli-ahli KIK boleh memutuskan sama ada cadangan penyelesaian boleh diterima atau perlu dikaji semula
Aktiviti 8 Pemantauan
bull Kumpulan KIK seterusnya memantau pelaksanaan projek untuk tempoh tertentu bagi mengekalkan pencapaian objektifsasaran projek dengan menggunakan teknik atau alat bersesuaianbull Jika terdapat sebarang jurang perbezaan kumpulan perlu mengambil tindakan pembetulan sebelum tindakan penyeragamanbull Kemukakan laporan kejayaan pelaksanaan projek dan cadangan perluasan penyeragaman pelaksanaanbull Agensi wajar menjalankan kajian impak ke atas projek KIK yang telahdilaksanakan untuk mengetahui faedah yang diperolehi Analisis boleh dibuat daripada segi penjimatan kos masa pembaziran peningkatan produktiviti dan kualiti kepuasan hati pelanggan dan sebagainy
Fasa 4 Tindakan
Aktiviti 9 Penyeragaman
bull Ini adalah merupakan peringkat terakhir dalam Kitaran PDCAbull Sekiranya objektif dan sasaran projek dicapai tindakan penyeragaman boleh dilakukan dengan mengambil langkah -langkah seperti berikut1048766 Menyedia atau mengemaskini Proses Kerja dan Carta Aliran Kerjayang berkaitan1048766 Mengemaskini Manual Prosedur Kerja Fail Meja Standard Operating Procedure dan Dokumen MS ISO1048766 Mengemaskini Piagam Pelanggan dan Petunjuk Prestasi Utama (KPI) yang berkaitanbull Pihak Pengurusan perlu mengambil tindakan penyeragaman secaramenyeluruh ke peringkat daerah negeri dan kebangsaan mengikut kesesuaian
Tindakan penyeragaman perlu mendapat persetujuan PihakPengurusan
Nota
Aktiviti 1 Mengenal Pasti Projek
Aktiviti 2 Pemilihan Projek
Aktiviti 3 Menganalisis Projek
Aktiviti 4 Penetapan ObjektifSasaran Projek
Aktiviti 5 Cadangan Penyelesaian
Aktiviti 6 Pelaksanaan
Aktiviti 7 Penilaian
Aktiviti 8 Pemantauan
Aktiviti 9 Penyeragaman
CONTOH-CONTOH TEKNIK DAN ALAT
KIKPERANCANGAN PROJEK
DAN PEMILIHAN MASALAH
MESYUARATAKTIVITI
KUMPULAN
MESYUARATAKTIVITI
KUMPULAN JUMLAH 28
KEKERAPAN SEMINGGU SEKALIWAKTU KHAMIS 1100-1200 TGHTEMPOH 1 JAMTEMPAT BILIK MESYUARAT LATIHAN KEHADIRAN 90
= 90 PERHATIANTidak Ada Mesyuarat Sekiranya Hari Diisytiharkan Cuti Umum
PETUNJUK1 HADIR PERATUSAN KEHADIRANCS CUTI SAKITCR CUTI REHAT 327 X 100BL BERTUGAS LUAR 364
BIL BIL MESYUARAT AHLI 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28
1 FADZILAH BT PADZIN 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1
2 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1
3
HUZAIRUL HEZRI B SAIDIN
1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 1 BL CR 1
4
ZAHIDAH BT ABDJALIL
1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1
5 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1
6
SALMAH BT SAAD
1 1 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR
7
NOR SILAWATI BT IDRIS
1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 CR 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1 1 1
8
SAMSURI AFFENDEE B MAN
1 1 1 BL 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1
MASRI BT RAMLI
9 9 6 8 8 6 8 7 8 8 6 8 5 7 8 8 7 8 8 6 8 4 7 7
MIMI NOORZAN BT ABD HAMID
JUMLAH 8 6 8 7
Hadir Tidak Hadir
01 MEI- 14 SEP 20041 Rancang Jadual Projek2 Pemilihan Masalah3 Analisis Keadaan Masa4 Penyediaan Maklumat Kini5 Kenalpasti Sebab Akibat6 Analisis Sebab Akibat7 Cadangan Penyelesaian
07 FEB-14 MAC 2005 Kelulusan Pengurusan
2 Pengawasan Penyeragaman3 Pengurusan Dan Penilaian4 Piawaian (SOP)5 Penilaian Kumpulan
21 OKT2004ndash23 FEB 20051 Menilai Keputusan2 Analisis Data3 Mengawasi Keputusan
PENGAGIHAN TUGAS AHLITUGAS YANG DIBERI TANGGUNGJAWA
B
Dengan Mengenalpasti
MasalahSemua Ahli
Memilih Masalah Semua Ahli
Menganalisis Masalah SemuaAhli
Mengumpul Data Semua Ahli
Menganalisis Punca Semua Ahli
Cadangan Penyelesaian
Semua Ahli
Kelulusan ProjekPengarah JK
PEMANDU
Pelaksanaan Plan Tindakan Semua Ahli
Mengawasi Keputusan Semua Ahli
Tindakan Pembetulan Semua Ahli
Mengawasi Pembetulan
Semua Ahli
Penyeragaman Projek Semua Ahli
Pemantauan Projek Semua Ahli
Projek Akan Datang Semua Ahli
Ahli Yang Mengendalikan
Mesyuarat amp Menyediakan Minit
Mesyuarat
Pn Fadzilah Pn Zahidah
07 SEPTndash14 DIS20041 Percubaan2 Pelaksanaan
Cadangan3 Kumpulkan Data Dan
PelaksanaanCadangan
Nama Kumpulan Tajuk
Tempoh
PERANCANGAN SEBENAR
PLAND
ACTION
CHECK
13 Penyeragaman
11 Penilaian Semula
12 Persembahan Pengurusan
9 Penilaian Selepas Cadangan
10 Tindakan Pembetulan
7 Persembahan Pengurusan
8 Melaksanakan Cadangan
5 Analisis Data
6 Merancang Cadangan
3 Mengenalpasti Masalah
4 Mengumpul Data
AKTIVITI
1 Pemilihan Masalah
2 Penerangan Masalah
JAN 05 FEB 05 MAC 05SEP 04 OKT 04 NOV 04 DIS 04MEI 04 JUN 04 JUL 04 OGS 04
12 Masalah Telah Dikenalpasti Penilaian Telah Dibuat Berdasarkan Kriteria Yang Ditetapkan
MASALAH ADAKAH DATA-DATA
DIKUMPULKAN
PENCAPAIAN VISI
ORGANISASI
MASALAH TUGAS HARIAN
PENEMUAN KAJIAN
1 Pinjaman Buku-Buku Di Pusat Sumber Lewat Dikembalikan
Satu Kajian Telah Dibuat
2 Tawaran Kursus Bertindih
Satu Penyelesaian Telah Dilaksanakan
3 Pegawai-pegawai INTURA Kerap Hilang dan Sukar Di Kesan
Masalah Peringkat Awal
4 Pendaftaran Kursus Mengambil Masa Yang Lama
Masalah Ini Sering Menjadi Isu Semasa
5 Waktu Pendaftaran Peserta Kursus di INTURA tidak praktikal
Banyak Aduan Dari Peserta Kursus
6 Edaram Surat-surat di INTURA Mengambil Masa Yang Lama
Kes Ini Agak Serius Dan Berlaku Sepanjang Masa
5 Masalah Telah Dipilih Berdasarkan Kriteria Yang Telah
Ditetapkan
Sambungan
7 Bekalan Peralatan Latihan Tidak Berkualiti
Perbincangan Dengan Pembekal
8 Borang Permohonan Tidak Diisi Dengan Lengkap
Kes Berlaku Tidak Serius
9 Kursus Berjadual Selalu Ditunda
Kes Ini Sering Berlaku Sepanjang Tahun 2002
10Komputer Sering Rosak
Telah Dibincangkan Oleh Unit IT
11Kekerapan Gangguan Elektrik Di Kawasan INTURA
Bukan Bidangkuasa Kumpulan
12Kerja-Kerja Projek Lambat Disiapkan
Kes Sentiasa Berulang
MASALAHADAKAH MASALAH
MENCAPAI OBJEKTIF ORGANISASI
ADAKAH MEMBERI KESAN
KEPADA IMEJ JABATAN
MEMILIH MASALAH MEMASUKI
RANKING TERATAS
1 Waktu Pendaftaran Peserta Kursus di INTURA tidak praktikal High High Ya
2 Edaran Surat-surat di INTURA Mengambil Masa Yang Lama Tidak High Tidak
3 Pegawai-pegawai INTURA Kerap Hilang dan Sukar Di Kesan High High Ya
4 Bekalan Peralatan Latihan Tidak Berkualiti
High High Ya
5 Kekerapan Gangguan Elektrik Di Kawasan INTURA Tidak High Tidak
5 Masalah Telah Dikenalpasti Untuk
Disenaraipendekkan Untuk Dinilai Bagi Kali Ke 2
Untuk Memilih Satu Masalah Kaedah Benefit Analisis
Telah Digunakan
1 Pegawai-pegawai INTURA
Kerap Hilang dan Sukar
Di Kesan
2 Waktu Pendaftaran
Peserta Kursus di INTURA
Tidak Praktikal
3 Bekalan Peralatan
Latihan Tidak Berkualiti
Masalah Telah Dipilih Untuk
Disenarai-pendekkan
Masalah Telah Dipilih Untuk
Disenarai-pendekkan
PENDEKATAN MATRIX
RENDAH = 1 - 2 SEDERHANA = 3 - 4 TINGGI = 5
MASALAH
PENILAIAN DAN ANALISIS
Sepanjang Dua Tahun Yang Lalu Bahagian Latihan INTURA TelahDibekalkan Dengan Folder AlatulisSampul Surat Bateri Kurang Berkualiti Masalah Tidak BegituKetara
Sepanjang 6 Bulan Pertama 2004 Sebanyak 70 Daripada Kes Kehilangan Adalah Memberi Ceramah Di Luar Dan Mengganggu Perjalanan Kursus Di INTURA
3 Waktu pendaftaran peserta kursus di INTURA tidak praktikal
Dalam Analisis Data Yang Telah Dipungut Terdapat 40 Peserta Tidak Hadir Pada Hari Pendaftaran Sehari Sebelum Kursus Bermula Dan Mengakibat Pembaziran Makanan Yang Dianggarkan RM450000 Dalam Enam Bulan Pertama 2004
ZA
HID
AH
NO
R S
ILAW
ATI amp
H
AB
IBA
H
SA
LMA
H amp
SA
MS
UR
I
MIM
I amp
MA
SR
I
JUM
LAH
4 4 3 184 3
4 4 205 4 3
4 4 225 5 4
2 Pegawai-pegawai INTURA Kerap Hilang dan Sukar Di Kesan
1 Bekalan Peralatan Latihan Tidak Berkualiti
HU
ZA
IRU
L
PENETAPAN MATLAMAT OBJEKTIF
TARGET SETTING
TARGET SETTING
Method Fill in the blank
a bc d e
To _______ _______ from
________ to ________ by _______
a Trend ndash Improve reduce increase
b Specific - Specific item that you want to improve
c Data ndash Measurable present level or level before actiond Data ndash Measurable level after action taken
e Time frame ndash when project will be completed
TARGET SETTING
Example
mengurangkan Masa menunggu
110 min 30 min April 2006
Untuk ____________ _____________ dari
________ ke __ _____ pada ______
Specific item to improve
Value of measurement
Unit of measureme
nt
TARGET SETTING
Contoh
mengurangkan Masa menunggu
110 min 30 min April 2006
Untuk ____________ _____________ dari
________ ke ________ pada _______
Target
PERINGKAT ANALISA
MASALAH amp CONTOH FORMAT KERTAS SEMAKAN
SOAL SELIDIK
KES KELEWATAN PEMBEDAHAN TINGGI
PERKARA TEMPOH TUJUAN
PUNCA PALING MUNGKIN M1 M2 M3 M4 M1 M2 M3 M4 JUMLAH
Peserta lambat melaporkan diri
0 19
Peserta pulang selepas mendaftarkan diri
0 0 0 0 0 3
Program tidak berjalan dengan lancar
0 0 0 0 0 0 0 0 0
Anggaran bahan mentah tidak tepat
0 0 0 0 0 0 0 1
Pembaziran makanan 0 0 0 0 0 0 0 0 0
JUMLAH 23
Tarikh Pengumpulan Data Jan-MacTeknik Pengumpulan Data Pemerhatian
1 Adakah anda selesa dengan waktu pendaftaran kursus yang baru
2 Pada pendapat anda adakah anda setuju dengan cara pendaftaran yang lama atau yang baru
1 Kaedah lama sehari sebelum kursus
2 Kaedah baru pada pagi hari pertama kursus
3 Sempatkah anda sampai ke INTURA pada jam 800 pagi
4 Adakah anda perlukan kenderaan INTURA dari Stesyen Bas Sungai Petani ke INTURA pada hari pertama kursus
5 Anda datang ke INTURA dengan
1 Kenderaan Sendiri
2 Kenderaan Jabatan
3 Pengangkutan Awam
6 Komen anda mengenai Prosedur Pendaftaran Barua) __________________________________________________b) __________________________________________________c) __________________________________________________
Sila Tandakan YA TIDAK
100 borang soal selidik telah diedar kepada peserta 2 kursus induksi
81 borang soal selidik dikembalikan
i 92 amat berpuashatiii 5 mengatakan mereka berpuas hatiiii 3 mengatakan mereka tidak berpuas hati
Pada keseluruhan mereka berpuashati
PERINGKAT CADANGAN
PENYELESAIAN
PRO-KONTRA RAJAH POKOKRAJAH JARINGAN AKTIVITI RAJAH PDPC
(Process Decision Planning Chart ) RAJAH PELAN Q
MATRIK DIAGRAM SWOT
SCORE Problem 1 = 0 Problem 2 = 4 Problem 3 = 1 Problem 4 = 2 Problem 5 = 3
SELECTING MAIN PROBLEM THROUGH PAIRED COMPARISON METHOD
Score Example Mrs Noor Azizah
1 1
2 3 4
3
2
4
5
4
1
4
3 3
5
2
1
5
5
2
Problem 1 = Delay in preparing schedule reportsProblem 2 = Difficulties in managing information of CHKLrsquos dev projects Problem 3 = Difficulty in accessing information from sectionsProblem 4 = No special gallery to display development projectsProblem 5 = Failure in monitoring status of development projects
Problem 1 = Delay in preparing schedule reportsProblem 2 = Difficulties in managing information of CHKLrsquos dev projects Problem 3 = Difficulty in accessing information from sectionsProblem 4 = No special gallery to display development projectsProblem 5 = Failure in monitoring status of development projects
CRITERIA OF PAIRED COMPARISON METHOD
1 Comply with client charter
2 Comply with departmentrsquos objectives and functions
3 Critical level of problem
4 Improvement in quality of work
5 Increase productivity
TOTAL OVERALL SCORE OF OPTIMIST MEMBERS THROUGH PAIRED COMPARISON METHOD
Problem 5Total Grouprsquos Options -Problem
1Problem2
Problem 3
Problem 4
1 ~ Ramli2 ~ Khairiah3 ~ Esah 4 ~ Rosnita 5 ~ Noor Azizah 6 ~ Ameer 7 ~ Izat 8 ~ Norlisa9~ Salabiyah
TOTAL
001102302
443444324
010010030
323322122
9 32 520
333232332
243232
Problem 2Problem 2
- Slide 1
- Slide 2
- Slide 3
- Slide 4
- Slide 5
- Slide 6
- Slide 7
- Slide 8
- Brainstorming
- Slide 10
- Slide 11
- Slide 12
- Slide 13
- Slide 14
- Slide 15
- Slide 16
- Slide 17
- Analisa Jurang Jurang Antara Prestasi Sediada dan Keperluan
- Slide 19
- Slide 20
- Slide 21
- Slide 22
- Slide 23
- Slide 24
- Slide 25
- Slide 26
- Slide 27
- Slide 28
- Slide 29
- Slide 30
- Slide 31
- 12 Masalah Telah Dikenalpasti Penilaian Telah Dibuat Berdasa
- Slide 33
- Slide 34
- Slide 35
- Slide 36
- Slide 37
- Slide 38
- Slide 39
- Slide 40
- Slide 41
- Slide 42
- Slide 43
- Slide 44
- Slide 45
- Slide 46
- Slide 47
- Slide 48
- Slide 49
- Slide 50
- Slide 51
- Slide 52
- Slide 53
- Slide 54
- Slide 55
- Slide 56
- Slide 57
-
Analisa JurangJurang Antara Prestasi Sediada dan Keperluan
JURANG
Fasa 2 Pelaksanaan
Aktiviti 6 Pelaksanaan
bull Proses ini melibatkan ahli-ahli KIK berbincang dengan fasilitator mengenaicara-cara pelaksanaan cadangan penyelesaian yang telah dipersetujuibull Sekiranya perlu uji cuba boleh dijalankan ke atas cadangan yang dipilihProses uji cuba boleh dilaksanakan sehingga hasil yang dikehendaki dicapaibull Pelaksanaan sebenar cadangan perlu dilakukan mengikut perancangankumpulan dengan berpandukan kepada Carta Ganttbull Komitmen ahli kumpulan di dalam melaksanakan tugas masing-masingamat penting dan menjadi faktor kejayaan pelaksanaan projekbull Setiap ahli harus melaporkan status kemajuan mengenai peranan dan tugasyang dilaksanakan dari semasa ke semasa kepada ketua kumpulanbull Ketua kumpulan hendaklah melaporkan perkembangankemajuan pelaksanaan
Fasa 3 Penyemakan
Aktiviti 7 Penilaian
bull Ahli-ahli KIK perlu mengadakan penilaian ke atas pelaksanaan cadangan cadangan penyelesaianbull Penilaian ini akan menentukan sama ada objektifsasaran projek tercapai atau tidakbull Penilaian boleh dijalankan melalui pengumpulan data dan analisis(contohnya seperti Rajah Pareto) dalam tempoh uji cubabull Setelah penilaian dibuat dengan membandingkan Rajah Pareto sebelum projek dengan Rajah Pareto selepas projek ahli-ahli KIK boleh memutuskan sama ada cadangan penyelesaian boleh diterima atau perlu dikaji semula
Aktiviti 8 Pemantauan
bull Kumpulan KIK seterusnya memantau pelaksanaan projek untuk tempoh tertentu bagi mengekalkan pencapaian objektifsasaran projek dengan menggunakan teknik atau alat bersesuaianbull Jika terdapat sebarang jurang perbezaan kumpulan perlu mengambil tindakan pembetulan sebelum tindakan penyeragamanbull Kemukakan laporan kejayaan pelaksanaan projek dan cadangan perluasan penyeragaman pelaksanaanbull Agensi wajar menjalankan kajian impak ke atas projek KIK yang telahdilaksanakan untuk mengetahui faedah yang diperolehi Analisis boleh dibuat daripada segi penjimatan kos masa pembaziran peningkatan produktiviti dan kualiti kepuasan hati pelanggan dan sebagainy
Fasa 4 Tindakan
Aktiviti 9 Penyeragaman
bull Ini adalah merupakan peringkat terakhir dalam Kitaran PDCAbull Sekiranya objektif dan sasaran projek dicapai tindakan penyeragaman boleh dilakukan dengan mengambil langkah -langkah seperti berikut1048766 Menyedia atau mengemaskini Proses Kerja dan Carta Aliran Kerjayang berkaitan1048766 Mengemaskini Manual Prosedur Kerja Fail Meja Standard Operating Procedure dan Dokumen MS ISO1048766 Mengemaskini Piagam Pelanggan dan Petunjuk Prestasi Utama (KPI) yang berkaitanbull Pihak Pengurusan perlu mengambil tindakan penyeragaman secaramenyeluruh ke peringkat daerah negeri dan kebangsaan mengikut kesesuaian
Tindakan penyeragaman perlu mendapat persetujuan PihakPengurusan
Nota
Aktiviti 1 Mengenal Pasti Projek
Aktiviti 2 Pemilihan Projek
Aktiviti 3 Menganalisis Projek
Aktiviti 4 Penetapan ObjektifSasaran Projek
Aktiviti 5 Cadangan Penyelesaian
Aktiviti 6 Pelaksanaan
Aktiviti 7 Penilaian
Aktiviti 8 Pemantauan
Aktiviti 9 Penyeragaman
CONTOH-CONTOH TEKNIK DAN ALAT
KIKPERANCANGAN PROJEK
DAN PEMILIHAN MASALAH
MESYUARATAKTIVITI
KUMPULAN
MESYUARATAKTIVITI
KUMPULAN JUMLAH 28
KEKERAPAN SEMINGGU SEKALIWAKTU KHAMIS 1100-1200 TGHTEMPOH 1 JAMTEMPAT BILIK MESYUARAT LATIHAN KEHADIRAN 90
= 90 PERHATIANTidak Ada Mesyuarat Sekiranya Hari Diisytiharkan Cuti Umum
PETUNJUK1 HADIR PERATUSAN KEHADIRANCS CUTI SAKITCR CUTI REHAT 327 X 100BL BERTUGAS LUAR 364
BIL BIL MESYUARAT AHLI 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28
1 FADZILAH BT PADZIN 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1
2 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1
3
HUZAIRUL HEZRI B SAIDIN
1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 1 BL CR 1
4
ZAHIDAH BT ABDJALIL
1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1
5 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1
6
SALMAH BT SAAD
1 1 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR
7
NOR SILAWATI BT IDRIS
1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 CR 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1 1 1
8
SAMSURI AFFENDEE B MAN
1 1 1 BL 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1
MASRI BT RAMLI
9 9 6 8 8 6 8 7 8 8 6 8 5 7 8 8 7 8 8 6 8 4 7 7
MIMI NOORZAN BT ABD HAMID
JUMLAH 8 6 8 7
Hadir Tidak Hadir
01 MEI- 14 SEP 20041 Rancang Jadual Projek2 Pemilihan Masalah3 Analisis Keadaan Masa4 Penyediaan Maklumat Kini5 Kenalpasti Sebab Akibat6 Analisis Sebab Akibat7 Cadangan Penyelesaian
07 FEB-14 MAC 2005 Kelulusan Pengurusan
2 Pengawasan Penyeragaman3 Pengurusan Dan Penilaian4 Piawaian (SOP)5 Penilaian Kumpulan
21 OKT2004ndash23 FEB 20051 Menilai Keputusan2 Analisis Data3 Mengawasi Keputusan
PENGAGIHAN TUGAS AHLITUGAS YANG DIBERI TANGGUNGJAWA
B
Dengan Mengenalpasti
MasalahSemua Ahli
Memilih Masalah Semua Ahli
Menganalisis Masalah SemuaAhli
Mengumpul Data Semua Ahli
Menganalisis Punca Semua Ahli
Cadangan Penyelesaian
Semua Ahli
Kelulusan ProjekPengarah JK
PEMANDU
Pelaksanaan Plan Tindakan Semua Ahli
Mengawasi Keputusan Semua Ahli
Tindakan Pembetulan Semua Ahli
Mengawasi Pembetulan
Semua Ahli
Penyeragaman Projek Semua Ahli
Pemantauan Projek Semua Ahli
Projek Akan Datang Semua Ahli
Ahli Yang Mengendalikan
Mesyuarat amp Menyediakan Minit
Mesyuarat
Pn Fadzilah Pn Zahidah
07 SEPTndash14 DIS20041 Percubaan2 Pelaksanaan
Cadangan3 Kumpulkan Data Dan
PelaksanaanCadangan
Nama Kumpulan Tajuk
Tempoh
PERANCANGAN SEBENAR
PLAND
ACTION
CHECK
13 Penyeragaman
11 Penilaian Semula
12 Persembahan Pengurusan
9 Penilaian Selepas Cadangan
10 Tindakan Pembetulan
7 Persembahan Pengurusan
8 Melaksanakan Cadangan
5 Analisis Data
6 Merancang Cadangan
3 Mengenalpasti Masalah
4 Mengumpul Data
AKTIVITI
1 Pemilihan Masalah
2 Penerangan Masalah
JAN 05 FEB 05 MAC 05SEP 04 OKT 04 NOV 04 DIS 04MEI 04 JUN 04 JUL 04 OGS 04
12 Masalah Telah Dikenalpasti Penilaian Telah Dibuat Berdasarkan Kriteria Yang Ditetapkan
MASALAH ADAKAH DATA-DATA
DIKUMPULKAN
PENCAPAIAN VISI
ORGANISASI
MASALAH TUGAS HARIAN
PENEMUAN KAJIAN
1 Pinjaman Buku-Buku Di Pusat Sumber Lewat Dikembalikan
Satu Kajian Telah Dibuat
2 Tawaran Kursus Bertindih
Satu Penyelesaian Telah Dilaksanakan
3 Pegawai-pegawai INTURA Kerap Hilang dan Sukar Di Kesan
Masalah Peringkat Awal
4 Pendaftaran Kursus Mengambil Masa Yang Lama
Masalah Ini Sering Menjadi Isu Semasa
5 Waktu Pendaftaran Peserta Kursus di INTURA tidak praktikal
Banyak Aduan Dari Peserta Kursus
6 Edaram Surat-surat di INTURA Mengambil Masa Yang Lama
Kes Ini Agak Serius Dan Berlaku Sepanjang Masa
5 Masalah Telah Dipilih Berdasarkan Kriteria Yang Telah
Ditetapkan
Sambungan
7 Bekalan Peralatan Latihan Tidak Berkualiti
Perbincangan Dengan Pembekal
8 Borang Permohonan Tidak Diisi Dengan Lengkap
Kes Berlaku Tidak Serius
9 Kursus Berjadual Selalu Ditunda
Kes Ini Sering Berlaku Sepanjang Tahun 2002
10Komputer Sering Rosak
Telah Dibincangkan Oleh Unit IT
11Kekerapan Gangguan Elektrik Di Kawasan INTURA
Bukan Bidangkuasa Kumpulan
12Kerja-Kerja Projek Lambat Disiapkan
Kes Sentiasa Berulang
MASALAHADAKAH MASALAH
MENCAPAI OBJEKTIF ORGANISASI
ADAKAH MEMBERI KESAN
KEPADA IMEJ JABATAN
MEMILIH MASALAH MEMASUKI
RANKING TERATAS
1 Waktu Pendaftaran Peserta Kursus di INTURA tidak praktikal High High Ya
2 Edaran Surat-surat di INTURA Mengambil Masa Yang Lama Tidak High Tidak
3 Pegawai-pegawai INTURA Kerap Hilang dan Sukar Di Kesan High High Ya
4 Bekalan Peralatan Latihan Tidak Berkualiti
High High Ya
5 Kekerapan Gangguan Elektrik Di Kawasan INTURA Tidak High Tidak
5 Masalah Telah Dikenalpasti Untuk
Disenaraipendekkan Untuk Dinilai Bagi Kali Ke 2
Untuk Memilih Satu Masalah Kaedah Benefit Analisis
Telah Digunakan
1 Pegawai-pegawai INTURA
Kerap Hilang dan Sukar
Di Kesan
2 Waktu Pendaftaran
Peserta Kursus di INTURA
Tidak Praktikal
3 Bekalan Peralatan
Latihan Tidak Berkualiti
Masalah Telah Dipilih Untuk
Disenarai-pendekkan
Masalah Telah Dipilih Untuk
Disenarai-pendekkan
PENDEKATAN MATRIX
RENDAH = 1 - 2 SEDERHANA = 3 - 4 TINGGI = 5
MASALAH
PENILAIAN DAN ANALISIS
Sepanjang Dua Tahun Yang Lalu Bahagian Latihan INTURA TelahDibekalkan Dengan Folder AlatulisSampul Surat Bateri Kurang Berkualiti Masalah Tidak BegituKetara
Sepanjang 6 Bulan Pertama 2004 Sebanyak 70 Daripada Kes Kehilangan Adalah Memberi Ceramah Di Luar Dan Mengganggu Perjalanan Kursus Di INTURA
3 Waktu pendaftaran peserta kursus di INTURA tidak praktikal
Dalam Analisis Data Yang Telah Dipungut Terdapat 40 Peserta Tidak Hadir Pada Hari Pendaftaran Sehari Sebelum Kursus Bermula Dan Mengakibat Pembaziran Makanan Yang Dianggarkan RM450000 Dalam Enam Bulan Pertama 2004
ZA
HID
AH
NO
R S
ILAW
ATI amp
H
AB
IBA
H
SA
LMA
H amp
SA
MS
UR
I
MIM
I amp
MA
SR
I
JUM
LAH
4 4 3 184 3
4 4 205 4 3
4 4 225 5 4
2 Pegawai-pegawai INTURA Kerap Hilang dan Sukar Di Kesan
1 Bekalan Peralatan Latihan Tidak Berkualiti
HU
ZA
IRU
L
PENETAPAN MATLAMAT OBJEKTIF
TARGET SETTING
TARGET SETTING
Method Fill in the blank
a bc d e
To _______ _______ from
________ to ________ by _______
a Trend ndash Improve reduce increase
b Specific - Specific item that you want to improve
c Data ndash Measurable present level or level before actiond Data ndash Measurable level after action taken
e Time frame ndash when project will be completed
TARGET SETTING
Example
mengurangkan Masa menunggu
110 min 30 min April 2006
Untuk ____________ _____________ dari
________ ke __ _____ pada ______
Specific item to improve
Value of measurement
Unit of measureme
nt
TARGET SETTING
Contoh
mengurangkan Masa menunggu
110 min 30 min April 2006
Untuk ____________ _____________ dari
________ ke ________ pada _______
Target
PERINGKAT ANALISA
MASALAH amp CONTOH FORMAT KERTAS SEMAKAN
SOAL SELIDIK
KES KELEWATAN PEMBEDAHAN TINGGI
PERKARA TEMPOH TUJUAN
PUNCA PALING MUNGKIN M1 M2 M3 M4 M1 M2 M3 M4 JUMLAH
Peserta lambat melaporkan diri
0 19
Peserta pulang selepas mendaftarkan diri
0 0 0 0 0 3
Program tidak berjalan dengan lancar
0 0 0 0 0 0 0 0 0
Anggaran bahan mentah tidak tepat
0 0 0 0 0 0 0 1
Pembaziran makanan 0 0 0 0 0 0 0 0 0
JUMLAH 23
Tarikh Pengumpulan Data Jan-MacTeknik Pengumpulan Data Pemerhatian
1 Adakah anda selesa dengan waktu pendaftaran kursus yang baru
2 Pada pendapat anda adakah anda setuju dengan cara pendaftaran yang lama atau yang baru
1 Kaedah lama sehari sebelum kursus
2 Kaedah baru pada pagi hari pertama kursus
3 Sempatkah anda sampai ke INTURA pada jam 800 pagi
4 Adakah anda perlukan kenderaan INTURA dari Stesyen Bas Sungai Petani ke INTURA pada hari pertama kursus
5 Anda datang ke INTURA dengan
1 Kenderaan Sendiri
2 Kenderaan Jabatan
3 Pengangkutan Awam
6 Komen anda mengenai Prosedur Pendaftaran Barua) __________________________________________________b) __________________________________________________c) __________________________________________________
Sila Tandakan YA TIDAK
100 borang soal selidik telah diedar kepada peserta 2 kursus induksi
81 borang soal selidik dikembalikan
i 92 amat berpuashatiii 5 mengatakan mereka berpuas hatiiii 3 mengatakan mereka tidak berpuas hati
Pada keseluruhan mereka berpuashati
PERINGKAT CADANGAN
PENYELESAIAN
PRO-KONTRA RAJAH POKOKRAJAH JARINGAN AKTIVITI RAJAH PDPC
(Process Decision Planning Chart ) RAJAH PELAN Q
MATRIK DIAGRAM SWOT
SCORE Problem 1 = 0 Problem 2 = 4 Problem 3 = 1 Problem 4 = 2 Problem 5 = 3
SELECTING MAIN PROBLEM THROUGH PAIRED COMPARISON METHOD
Score Example Mrs Noor Azizah
1 1
2 3 4
3
2
4
5
4
1
4
3 3
5
2
1
5
5
2
Problem 1 = Delay in preparing schedule reportsProblem 2 = Difficulties in managing information of CHKLrsquos dev projects Problem 3 = Difficulty in accessing information from sectionsProblem 4 = No special gallery to display development projectsProblem 5 = Failure in monitoring status of development projects
Problem 1 = Delay in preparing schedule reportsProblem 2 = Difficulties in managing information of CHKLrsquos dev projects Problem 3 = Difficulty in accessing information from sectionsProblem 4 = No special gallery to display development projectsProblem 5 = Failure in monitoring status of development projects
CRITERIA OF PAIRED COMPARISON METHOD
1 Comply with client charter
2 Comply with departmentrsquos objectives and functions
3 Critical level of problem
4 Improvement in quality of work
5 Increase productivity
TOTAL OVERALL SCORE OF OPTIMIST MEMBERS THROUGH PAIRED COMPARISON METHOD
Problem 5Total Grouprsquos Options -Problem
1Problem2
Problem 3
Problem 4
1 ~ Ramli2 ~ Khairiah3 ~ Esah 4 ~ Rosnita 5 ~ Noor Azizah 6 ~ Ameer 7 ~ Izat 8 ~ Norlisa9~ Salabiyah
TOTAL
001102302
443444324
010010030
323322122
9 32 520
333232332
243232
Problem 2Problem 2
- Slide 1
- Slide 2
- Slide 3
- Slide 4
- Slide 5
- Slide 6
- Slide 7
- Slide 8
- Brainstorming
- Slide 10
- Slide 11
- Slide 12
- Slide 13
- Slide 14
- Slide 15
- Slide 16
- Slide 17
- Analisa Jurang Jurang Antara Prestasi Sediada dan Keperluan
- Slide 19
- Slide 20
- Slide 21
- Slide 22
- Slide 23
- Slide 24
- Slide 25
- Slide 26
- Slide 27
- Slide 28
- Slide 29
- Slide 30
- Slide 31
- 12 Masalah Telah Dikenalpasti Penilaian Telah Dibuat Berdasa
- Slide 33
- Slide 34
- Slide 35
- Slide 36
- Slide 37
- Slide 38
- Slide 39
- Slide 40
- Slide 41
- Slide 42
- Slide 43
- Slide 44
- Slide 45
- Slide 46
- Slide 47
- Slide 48
- Slide 49
- Slide 50
- Slide 51
- Slide 52
- Slide 53
- Slide 54
- Slide 55
- Slide 56
- Slide 57
-
Fasa 2 Pelaksanaan
Aktiviti 6 Pelaksanaan
bull Proses ini melibatkan ahli-ahli KIK berbincang dengan fasilitator mengenaicara-cara pelaksanaan cadangan penyelesaian yang telah dipersetujuibull Sekiranya perlu uji cuba boleh dijalankan ke atas cadangan yang dipilihProses uji cuba boleh dilaksanakan sehingga hasil yang dikehendaki dicapaibull Pelaksanaan sebenar cadangan perlu dilakukan mengikut perancangankumpulan dengan berpandukan kepada Carta Ganttbull Komitmen ahli kumpulan di dalam melaksanakan tugas masing-masingamat penting dan menjadi faktor kejayaan pelaksanaan projekbull Setiap ahli harus melaporkan status kemajuan mengenai peranan dan tugasyang dilaksanakan dari semasa ke semasa kepada ketua kumpulanbull Ketua kumpulan hendaklah melaporkan perkembangankemajuan pelaksanaan
Fasa 3 Penyemakan
Aktiviti 7 Penilaian
bull Ahli-ahli KIK perlu mengadakan penilaian ke atas pelaksanaan cadangan cadangan penyelesaianbull Penilaian ini akan menentukan sama ada objektifsasaran projek tercapai atau tidakbull Penilaian boleh dijalankan melalui pengumpulan data dan analisis(contohnya seperti Rajah Pareto) dalam tempoh uji cubabull Setelah penilaian dibuat dengan membandingkan Rajah Pareto sebelum projek dengan Rajah Pareto selepas projek ahli-ahli KIK boleh memutuskan sama ada cadangan penyelesaian boleh diterima atau perlu dikaji semula
Aktiviti 8 Pemantauan
bull Kumpulan KIK seterusnya memantau pelaksanaan projek untuk tempoh tertentu bagi mengekalkan pencapaian objektifsasaran projek dengan menggunakan teknik atau alat bersesuaianbull Jika terdapat sebarang jurang perbezaan kumpulan perlu mengambil tindakan pembetulan sebelum tindakan penyeragamanbull Kemukakan laporan kejayaan pelaksanaan projek dan cadangan perluasan penyeragaman pelaksanaanbull Agensi wajar menjalankan kajian impak ke atas projek KIK yang telahdilaksanakan untuk mengetahui faedah yang diperolehi Analisis boleh dibuat daripada segi penjimatan kos masa pembaziran peningkatan produktiviti dan kualiti kepuasan hati pelanggan dan sebagainy
Fasa 4 Tindakan
Aktiviti 9 Penyeragaman
bull Ini adalah merupakan peringkat terakhir dalam Kitaran PDCAbull Sekiranya objektif dan sasaran projek dicapai tindakan penyeragaman boleh dilakukan dengan mengambil langkah -langkah seperti berikut1048766 Menyedia atau mengemaskini Proses Kerja dan Carta Aliran Kerjayang berkaitan1048766 Mengemaskini Manual Prosedur Kerja Fail Meja Standard Operating Procedure dan Dokumen MS ISO1048766 Mengemaskini Piagam Pelanggan dan Petunjuk Prestasi Utama (KPI) yang berkaitanbull Pihak Pengurusan perlu mengambil tindakan penyeragaman secaramenyeluruh ke peringkat daerah negeri dan kebangsaan mengikut kesesuaian
Tindakan penyeragaman perlu mendapat persetujuan PihakPengurusan
Nota
Aktiviti 1 Mengenal Pasti Projek
Aktiviti 2 Pemilihan Projek
Aktiviti 3 Menganalisis Projek
Aktiviti 4 Penetapan ObjektifSasaran Projek
Aktiviti 5 Cadangan Penyelesaian
Aktiviti 6 Pelaksanaan
Aktiviti 7 Penilaian
Aktiviti 8 Pemantauan
Aktiviti 9 Penyeragaman
CONTOH-CONTOH TEKNIK DAN ALAT
KIKPERANCANGAN PROJEK
DAN PEMILIHAN MASALAH
MESYUARATAKTIVITI
KUMPULAN
MESYUARATAKTIVITI
KUMPULAN JUMLAH 28
KEKERAPAN SEMINGGU SEKALIWAKTU KHAMIS 1100-1200 TGHTEMPOH 1 JAMTEMPAT BILIK MESYUARAT LATIHAN KEHADIRAN 90
= 90 PERHATIANTidak Ada Mesyuarat Sekiranya Hari Diisytiharkan Cuti Umum
PETUNJUK1 HADIR PERATUSAN KEHADIRANCS CUTI SAKITCR CUTI REHAT 327 X 100BL BERTUGAS LUAR 364
BIL BIL MESYUARAT AHLI 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28
1 FADZILAH BT PADZIN 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1
2 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1
3
HUZAIRUL HEZRI B SAIDIN
1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 1 BL CR 1
4
ZAHIDAH BT ABDJALIL
1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1
5 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1
6
SALMAH BT SAAD
1 1 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR
7
NOR SILAWATI BT IDRIS
1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 CR 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1 1 1
8
SAMSURI AFFENDEE B MAN
1 1 1 BL 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1
MASRI BT RAMLI
9 9 6 8 8 6 8 7 8 8 6 8 5 7 8 8 7 8 8 6 8 4 7 7
MIMI NOORZAN BT ABD HAMID
JUMLAH 8 6 8 7
Hadir Tidak Hadir
01 MEI- 14 SEP 20041 Rancang Jadual Projek2 Pemilihan Masalah3 Analisis Keadaan Masa4 Penyediaan Maklumat Kini5 Kenalpasti Sebab Akibat6 Analisis Sebab Akibat7 Cadangan Penyelesaian
07 FEB-14 MAC 2005 Kelulusan Pengurusan
2 Pengawasan Penyeragaman3 Pengurusan Dan Penilaian4 Piawaian (SOP)5 Penilaian Kumpulan
21 OKT2004ndash23 FEB 20051 Menilai Keputusan2 Analisis Data3 Mengawasi Keputusan
PENGAGIHAN TUGAS AHLITUGAS YANG DIBERI TANGGUNGJAWA
B
Dengan Mengenalpasti
MasalahSemua Ahli
Memilih Masalah Semua Ahli
Menganalisis Masalah SemuaAhli
Mengumpul Data Semua Ahli
Menganalisis Punca Semua Ahli
Cadangan Penyelesaian
Semua Ahli
Kelulusan ProjekPengarah JK
PEMANDU
Pelaksanaan Plan Tindakan Semua Ahli
Mengawasi Keputusan Semua Ahli
Tindakan Pembetulan Semua Ahli
Mengawasi Pembetulan
Semua Ahli
Penyeragaman Projek Semua Ahli
Pemantauan Projek Semua Ahli
Projek Akan Datang Semua Ahli
Ahli Yang Mengendalikan
Mesyuarat amp Menyediakan Minit
Mesyuarat
Pn Fadzilah Pn Zahidah
07 SEPTndash14 DIS20041 Percubaan2 Pelaksanaan
Cadangan3 Kumpulkan Data Dan
PelaksanaanCadangan
Nama Kumpulan Tajuk
Tempoh
PERANCANGAN SEBENAR
PLAND
ACTION
CHECK
13 Penyeragaman
11 Penilaian Semula
12 Persembahan Pengurusan
9 Penilaian Selepas Cadangan
10 Tindakan Pembetulan
7 Persembahan Pengurusan
8 Melaksanakan Cadangan
5 Analisis Data
6 Merancang Cadangan
3 Mengenalpasti Masalah
4 Mengumpul Data
AKTIVITI
1 Pemilihan Masalah
2 Penerangan Masalah
JAN 05 FEB 05 MAC 05SEP 04 OKT 04 NOV 04 DIS 04MEI 04 JUN 04 JUL 04 OGS 04
12 Masalah Telah Dikenalpasti Penilaian Telah Dibuat Berdasarkan Kriteria Yang Ditetapkan
MASALAH ADAKAH DATA-DATA
DIKUMPULKAN
PENCAPAIAN VISI
ORGANISASI
MASALAH TUGAS HARIAN
PENEMUAN KAJIAN
1 Pinjaman Buku-Buku Di Pusat Sumber Lewat Dikembalikan
Satu Kajian Telah Dibuat
2 Tawaran Kursus Bertindih
Satu Penyelesaian Telah Dilaksanakan
3 Pegawai-pegawai INTURA Kerap Hilang dan Sukar Di Kesan
Masalah Peringkat Awal
4 Pendaftaran Kursus Mengambil Masa Yang Lama
Masalah Ini Sering Menjadi Isu Semasa
5 Waktu Pendaftaran Peserta Kursus di INTURA tidak praktikal
Banyak Aduan Dari Peserta Kursus
6 Edaram Surat-surat di INTURA Mengambil Masa Yang Lama
Kes Ini Agak Serius Dan Berlaku Sepanjang Masa
5 Masalah Telah Dipilih Berdasarkan Kriteria Yang Telah
Ditetapkan
Sambungan
7 Bekalan Peralatan Latihan Tidak Berkualiti
Perbincangan Dengan Pembekal
8 Borang Permohonan Tidak Diisi Dengan Lengkap
Kes Berlaku Tidak Serius
9 Kursus Berjadual Selalu Ditunda
Kes Ini Sering Berlaku Sepanjang Tahun 2002
10Komputer Sering Rosak
Telah Dibincangkan Oleh Unit IT
11Kekerapan Gangguan Elektrik Di Kawasan INTURA
Bukan Bidangkuasa Kumpulan
12Kerja-Kerja Projek Lambat Disiapkan
Kes Sentiasa Berulang
MASALAHADAKAH MASALAH
MENCAPAI OBJEKTIF ORGANISASI
ADAKAH MEMBERI KESAN
KEPADA IMEJ JABATAN
MEMILIH MASALAH MEMASUKI
RANKING TERATAS
1 Waktu Pendaftaran Peserta Kursus di INTURA tidak praktikal High High Ya
2 Edaran Surat-surat di INTURA Mengambil Masa Yang Lama Tidak High Tidak
3 Pegawai-pegawai INTURA Kerap Hilang dan Sukar Di Kesan High High Ya
4 Bekalan Peralatan Latihan Tidak Berkualiti
High High Ya
5 Kekerapan Gangguan Elektrik Di Kawasan INTURA Tidak High Tidak
5 Masalah Telah Dikenalpasti Untuk
Disenaraipendekkan Untuk Dinilai Bagi Kali Ke 2
Untuk Memilih Satu Masalah Kaedah Benefit Analisis
Telah Digunakan
1 Pegawai-pegawai INTURA
Kerap Hilang dan Sukar
Di Kesan
2 Waktu Pendaftaran
Peserta Kursus di INTURA
Tidak Praktikal
3 Bekalan Peralatan
Latihan Tidak Berkualiti
Masalah Telah Dipilih Untuk
Disenarai-pendekkan
Masalah Telah Dipilih Untuk
Disenarai-pendekkan
PENDEKATAN MATRIX
RENDAH = 1 - 2 SEDERHANA = 3 - 4 TINGGI = 5
MASALAH
PENILAIAN DAN ANALISIS
Sepanjang Dua Tahun Yang Lalu Bahagian Latihan INTURA TelahDibekalkan Dengan Folder AlatulisSampul Surat Bateri Kurang Berkualiti Masalah Tidak BegituKetara
Sepanjang 6 Bulan Pertama 2004 Sebanyak 70 Daripada Kes Kehilangan Adalah Memberi Ceramah Di Luar Dan Mengganggu Perjalanan Kursus Di INTURA
3 Waktu pendaftaran peserta kursus di INTURA tidak praktikal
Dalam Analisis Data Yang Telah Dipungut Terdapat 40 Peserta Tidak Hadir Pada Hari Pendaftaran Sehari Sebelum Kursus Bermula Dan Mengakibat Pembaziran Makanan Yang Dianggarkan RM450000 Dalam Enam Bulan Pertama 2004
ZA
HID
AH
NO
R S
ILAW
ATI amp
H
AB
IBA
H
SA
LMA
H amp
SA
MS
UR
I
MIM
I amp
MA
SR
I
JUM
LAH
4 4 3 184 3
4 4 205 4 3
4 4 225 5 4
2 Pegawai-pegawai INTURA Kerap Hilang dan Sukar Di Kesan
1 Bekalan Peralatan Latihan Tidak Berkualiti
HU
ZA
IRU
L
PENETAPAN MATLAMAT OBJEKTIF
TARGET SETTING
TARGET SETTING
Method Fill in the blank
a bc d e
To _______ _______ from
________ to ________ by _______
a Trend ndash Improve reduce increase
b Specific - Specific item that you want to improve
c Data ndash Measurable present level or level before actiond Data ndash Measurable level after action taken
e Time frame ndash when project will be completed
TARGET SETTING
Example
mengurangkan Masa menunggu
110 min 30 min April 2006
Untuk ____________ _____________ dari
________ ke __ _____ pada ______
Specific item to improve
Value of measurement
Unit of measureme
nt
TARGET SETTING
Contoh
mengurangkan Masa menunggu
110 min 30 min April 2006
Untuk ____________ _____________ dari
________ ke ________ pada _______
Target
PERINGKAT ANALISA
MASALAH amp CONTOH FORMAT KERTAS SEMAKAN
SOAL SELIDIK
KES KELEWATAN PEMBEDAHAN TINGGI
PERKARA TEMPOH TUJUAN
PUNCA PALING MUNGKIN M1 M2 M3 M4 M1 M2 M3 M4 JUMLAH
Peserta lambat melaporkan diri
0 19
Peserta pulang selepas mendaftarkan diri
0 0 0 0 0 3
Program tidak berjalan dengan lancar
0 0 0 0 0 0 0 0 0
Anggaran bahan mentah tidak tepat
0 0 0 0 0 0 0 1
Pembaziran makanan 0 0 0 0 0 0 0 0 0
JUMLAH 23
Tarikh Pengumpulan Data Jan-MacTeknik Pengumpulan Data Pemerhatian
1 Adakah anda selesa dengan waktu pendaftaran kursus yang baru
2 Pada pendapat anda adakah anda setuju dengan cara pendaftaran yang lama atau yang baru
1 Kaedah lama sehari sebelum kursus
2 Kaedah baru pada pagi hari pertama kursus
3 Sempatkah anda sampai ke INTURA pada jam 800 pagi
4 Adakah anda perlukan kenderaan INTURA dari Stesyen Bas Sungai Petani ke INTURA pada hari pertama kursus
5 Anda datang ke INTURA dengan
1 Kenderaan Sendiri
2 Kenderaan Jabatan
3 Pengangkutan Awam
6 Komen anda mengenai Prosedur Pendaftaran Barua) __________________________________________________b) __________________________________________________c) __________________________________________________
Sila Tandakan YA TIDAK
100 borang soal selidik telah diedar kepada peserta 2 kursus induksi
81 borang soal selidik dikembalikan
i 92 amat berpuashatiii 5 mengatakan mereka berpuas hatiiii 3 mengatakan mereka tidak berpuas hati
Pada keseluruhan mereka berpuashati
PERINGKAT CADANGAN
PENYELESAIAN
PRO-KONTRA RAJAH POKOKRAJAH JARINGAN AKTIVITI RAJAH PDPC
(Process Decision Planning Chart ) RAJAH PELAN Q
MATRIK DIAGRAM SWOT
SCORE Problem 1 = 0 Problem 2 = 4 Problem 3 = 1 Problem 4 = 2 Problem 5 = 3
SELECTING MAIN PROBLEM THROUGH PAIRED COMPARISON METHOD
Score Example Mrs Noor Azizah
1 1
2 3 4
3
2
4
5
4
1
4
3 3
5
2
1
5
5
2
Problem 1 = Delay in preparing schedule reportsProblem 2 = Difficulties in managing information of CHKLrsquos dev projects Problem 3 = Difficulty in accessing information from sectionsProblem 4 = No special gallery to display development projectsProblem 5 = Failure in monitoring status of development projects
Problem 1 = Delay in preparing schedule reportsProblem 2 = Difficulties in managing information of CHKLrsquos dev projects Problem 3 = Difficulty in accessing information from sectionsProblem 4 = No special gallery to display development projectsProblem 5 = Failure in monitoring status of development projects
CRITERIA OF PAIRED COMPARISON METHOD
1 Comply with client charter
2 Comply with departmentrsquos objectives and functions
3 Critical level of problem
4 Improvement in quality of work
5 Increase productivity
TOTAL OVERALL SCORE OF OPTIMIST MEMBERS THROUGH PAIRED COMPARISON METHOD
Problem 5Total Grouprsquos Options -Problem
1Problem2
Problem 3
Problem 4
1 ~ Ramli2 ~ Khairiah3 ~ Esah 4 ~ Rosnita 5 ~ Noor Azizah 6 ~ Ameer 7 ~ Izat 8 ~ Norlisa9~ Salabiyah
TOTAL
001102302
443444324
010010030
323322122
9 32 520
333232332
243232
Problem 2Problem 2
- Slide 1
- Slide 2
- Slide 3
- Slide 4
- Slide 5
- Slide 6
- Slide 7
- Slide 8
- Brainstorming
- Slide 10
- Slide 11
- Slide 12
- Slide 13
- Slide 14
- Slide 15
- Slide 16
- Slide 17
- Analisa Jurang Jurang Antara Prestasi Sediada dan Keperluan
- Slide 19
- Slide 20
- Slide 21
- Slide 22
- Slide 23
- Slide 24
- Slide 25
- Slide 26
- Slide 27
- Slide 28
- Slide 29
- Slide 30
- Slide 31
- 12 Masalah Telah Dikenalpasti Penilaian Telah Dibuat Berdasa
- Slide 33
- Slide 34
- Slide 35
- Slide 36
- Slide 37
- Slide 38
- Slide 39
- Slide 40
- Slide 41
- Slide 42
- Slide 43
- Slide 44
- Slide 45
- Slide 46
- Slide 47
- Slide 48
- Slide 49
- Slide 50
- Slide 51
- Slide 52
- Slide 53
- Slide 54
- Slide 55
- Slide 56
- Slide 57
-
Aktiviti 6 Pelaksanaan
bull Proses ini melibatkan ahli-ahli KIK berbincang dengan fasilitator mengenaicara-cara pelaksanaan cadangan penyelesaian yang telah dipersetujuibull Sekiranya perlu uji cuba boleh dijalankan ke atas cadangan yang dipilihProses uji cuba boleh dilaksanakan sehingga hasil yang dikehendaki dicapaibull Pelaksanaan sebenar cadangan perlu dilakukan mengikut perancangankumpulan dengan berpandukan kepada Carta Ganttbull Komitmen ahli kumpulan di dalam melaksanakan tugas masing-masingamat penting dan menjadi faktor kejayaan pelaksanaan projekbull Setiap ahli harus melaporkan status kemajuan mengenai peranan dan tugasyang dilaksanakan dari semasa ke semasa kepada ketua kumpulanbull Ketua kumpulan hendaklah melaporkan perkembangankemajuan pelaksanaan
Fasa 3 Penyemakan
Aktiviti 7 Penilaian
bull Ahli-ahli KIK perlu mengadakan penilaian ke atas pelaksanaan cadangan cadangan penyelesaianbull Penilaian ini akan menentukan sama ada objektifsasaran projek tercapai atau tidakbull Penilaian boleh dijalankan melalui pengumpulan data dan analisis(contohnya seperti Rajah Pareto) dalam tempoh uji cubabull Setelah penilaian dibuat dengan membandingkan Rajah Pareto sebelum projek dengan Rajah Pareto selepas projek ahli-ahli KIK boleh memutuskan sama ada cadangan penyelesaian boleh diterima atau perlu dikaji semula
Aktiviti 8 Pemantauan
bull Kumpulan KIK seterusnya memantau pelaksanaan projek untuk tempoh tertentu bagi mengekalkan pencapaian objektifsasaran projek dengan menggunakan teknik atau alat bersesuaianbull Jika terdapat sebarang jurang perbezaan kumpulan perlu mengambil tindakan pembetulan sebelum tindakan penyeragamanbull Kemukakan laporan kejayaan pelaksanaan projek dan cadangan perluasan penyeragaman pelaksanaanbull Agensi wajar menjalankan kajian impak ke atas projek KIK yang telahdilaksanakan untuk mengetahui faedah yang diperolehi Analisis boleh dibuat daripada segi penjimatan kos masa pembaziran peningkatan produktiviti dan kualiti kepuasan hati pelanggan dan sebagainy
Fasa 4 Tindakan
Aktiviti 9 Penyeragaman
bull Ini adalah merupakan peringkat terakhir dalam Kitaran PDCAbull Sekiranya objektif dan sasaran projek dicapai tindakan penyeragaman boleh dilakukan dengan mengambil langkah -langkah seperti berikut1048766 Menyedia atau mengemaskini Proses Kerja dan Carta Aliran Kerjayang berkaitan1048766 Mengemaskini Manual Prosedur Kerja Fail Meja Standard Operating Procedure dan Dokumen MS ISO1048766 Mengemaskini Piagam Pelanggan dan Petunjuk Prestasi Utama (KPI) yang berkaitanbull Pihak Pengurusan perlu mengambil tindakan penyeragaman secaramenyeluruh ke peringkat daerah negeri dan kebangsaan mengikut kesesuaian
Tindakan penyeragaman perlu mendapat persetujuan PihakPengurusan
Nota
Aktiviti 1 Mengenal Pasti Projek
Aktiviti 2 Pemilihan Projek
Aktiviti 3 Menganalisis Projek
Aktiviti 4 Penetapan ObjektifSasaran Projek
Aktiviti 5 Cadangan Penyelesaian
Aktiviti 6 Pelaksanaan
Aktiviti 7 Penilaian
Aktiviti 8 Pemantauan
Aktiviti 9 Penyeragaman
CONTOH-CONTOH TEKNIK DAN ALAT
KIKPERANCANGAN PROJEK
DAN PEMILIHAN MASALAH
MESYUARATAKTIVITI
KUMPULAN
MESYUARATAKTIVITI
KUMPULAN JUMLAH 28
KEKERAPAN SEMINGGU SEKALIWAKTU KHAMIS 1100-1200 TGHTEMPOH 1 JAMTEMPAT BILIK MESYUARAT LATIHAN KEHADIRAN 90
= 90 PERHATIANTidak Ada Mesyuarat Sekiranya Hari Diisytiharkan Cuti Umum
PETUNJUK1 HADIR PERATUSAN KEHADIRANCS CUTI SAKITCR CUTI REHAT 327 X 100BL BERTUGAS LUAR 364
BIL BIL MESYUARAT AHLI 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28
1 FADZILAH BT PADZIN 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1
2 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1
3
HUZAIRUL HEZRI B SAIDIN
1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 1 BL CR 1
4
ZAHIDAH BT ABDJALIL
1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1
5 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1
6
SALMAH BT SAAD
1 1 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR
7
NOR SILAWATI BT IDRIS
1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 CR 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1 1 1
8
SAMSURI AFFENDEE B MAN
1 1 1 BL 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1
MASRI BT RAMLI
9 9 6 8 8 6 8 7 8 8 6 8 5 7 8 8 7 8 8 6 8 4 7 7
MIMI NOORZAN BT ABD HAMID
JUMLAH 8 6 8 7
Hadir Tidak Hadir
01 MEI- 14 SEP 20041 Rancang Jadual Projek2 Pemilihan Masalah3 Analisis Keadaan Masa4 Penyediaan Maklumat Kini5 Kenalpasti Sebab Akibat6 Analisis Sebab Akibat7 Cadangan Penyelesaian
07 FEB-14 MAC 2005 Kelulusan Pengurusan
2 Pengawasan Penyeragaman3 Pengurusan Dan Penilaian4 Piawaian (SOP)5 Penilaian Kumpulan
21 OKT2004ndash23 FEB 20051 Menilai Keputusan2 Analisis Data3 Mengawasi Keputusan
PENGAGIHAN TUGAS AHLITUGAS YANG DIBERI TANGGUNGJAWA
B
Dengan Mengenalpasti
MasalahSemua Ahli
Memilih Masalah Semua Ahli
Menganalisis Masalah SemuaAhli
Mengumpul Data Semua Ahli
Menganalisis Punca Semua Ahli
Cadangan Penyelesaian
Semua Ahli
Kelulusan ProjekPengarah JK
PEMANDU
Pelaksanaan Plan Tindakan Semua Ahli
Mengawasi Keputusan Semua Ahli
Tindakan Pembetulan Semua Ahli
Mengawasi Pembetulan
Semua Ahli
Penyeragaman Projek Semua Ahli
Pemantauan Projek Semua Ahli
Projek Akan Datang Semua Ahli
Ahli Yang Mengendalikan
Mesyuarat amp Menyediakan Minit
Mesyuarat
Pn Fadzilah Pn Zahidah
07 SEPTndash14 DIS20041 Percubaan2 Pelaksanaan
Cadangan3 Kumpulkan Data Dan
PelaksanaanCadangan
Nama Kumpulan Tajuk
Tempoh
PERANCANGAN SEBENAR
PLAND
ACTION
CHECK
13 Penyeragaman
11 Penilaian Semula
12 Persembahan Pengurusan
9 Penilaian Selepas Cadangan
10 Tindakan Pembetulan
7 Persembahan Pengurusan
8 Melaksanakan Cadangan
5 Analisis Data
6 Merancang Cadangan
3 Mengenalpasti Masalah
4 Mengumpul Data
AKTIVITI
1 Pemilihan Masalah
2 Penerangan Masalah
JAN 05 FEB 05 MAC 05SEP 04 OKT 04 NOV 04 DIS 04MEI 04 JUN 04 JUL 04 OGS 04
12 Masalah Telah Dikenalpasti Penilaian Telah Dibuat Berdasarkan Kriteria Yang Ditetapkan
MASALAH ADAKAH DATA-DATA
DIKUMPULKAN
PENCAPAIAN VISI
ORGANISASI
MASALAH TUGAS HARIAN
PENEMUAN KAJIAN
1 Pinjaman Buku-Buku Di Pusat Sumber Lewat Dikembalikan
Satu Kajian Telah Dibuat
2 Tawaran Kursus Bertindih
Satu Penyelesaian Telah Dilaksanakan
3 Pegawai-pegawai INTURA Kerap Hilang dan Sukar Di Kesan
Masalah Peringkat Awal
4 Pendaftaran Kursus Mengambil Masa Yang Lama
Masalah Ini Sering Menjadi Isu Semasa
5 Waktu Pendaftaran Peserta Kursus di INTURA tidak praktikal
Banyak Aduan Dari Peserta Kursus
6 Edaram Surat-surat di INTURA Mengambil Masa Yang Lama
Kes Ini Agak Serius Dan Berlaku Sepanjang Masa
5 Masalah Telah Dipilih Berdasarkan Kriteria Yang Telah
Ditetapkan
Sambungan
7 Bekalan Peralatan Latihan Tidak Berkualiti
Perbincangan Dengan Pembekal
8 Borang Permohonan Tidak Diisi Dengan Lengkap
Kes Berlaku Tidak Serius
9 Kursus Berjadual Selalu Ditunda
Kes Ini Sering Berlaku Sepanjang Tahun 2002
10Komputer Sering Rosak
Telah Dibincangkan Oleh Unit IT
11Kekerapan Gangguan Elektrik Di Kawasan INTURA
Bukan Bidangkuasa Kumpulan
12Kerja-Kerja Projek Lambat Disiapkan
Kes Sentiasa Berulang
MASALAHADAKAH MASALAH
MENCAPAI OBJEKTIF ORGANISASI
ADAKAH MEMBERI KESAN
KEPADA IMEJ JABATAN
MEMILIH MASALAH MEMASUKI
RANKING TERATAS
1 Waktu Pendaftaran Peserta Kursus di INTURA tidak praktikal High High Ya
2 Edaran Surat-surat di INTURA Mengambil Masa Yang Lama Tidak High Tidak
3 Pegawai-pegawai INTURA Kerap Hilang dan Sukar Di Kesan High High Ya
4 Bekalan Peralatan Latihan Tidak Berkualiti
High High Ya
5 Kekerapan Gangguan Elektrik Di Kawasan INTURA Tidak High Tidak
5 Masalah Telah Dikenalpasti Untuk
Disenaraipendekkan Untuk Dinilai Bagi Kali Ke 2
Untuk Memilih Satu Masalah Kaedah Benefit Analisis
Telah Digunakan
1 Pegawai-pegawai INTURA
Kerap Hilang dan Sukar
Di Kesan
2 Waktu Pendaftaran
Peserta Kursus di INTURA
Tidak Praktikal
3 Bekalan Peralatan
Latihan Tidak Berkualiti
Masalah Telah Dipilih Untuk
Disenarai-pendekkan
Masalah Telah Dipilih Untuk
Disenarai-pendekkan
PENDEKATAN MATRIX
RENDAH = 1 - 2 SEDERHANA = 3 - 4 TINGGI = 5
MASALAH
PENILAIAN DAN ANALISIS
Sepanjang Dua Tahun Yang Lalu Bahagian Latihan INTURA TelahDibekalkan Dengan Folder AlatulisSampul Surat Bateri Kurang Berkualiti Masalah Tidak BegituKetara
Sepanjang 6 Bulan Pertama 2004 Sebanyak 70 Daripada Kes Kehilangan Adalah Memberi Ceramah Di Luar Dan Mengganggu Perjalanan Kursus Di INTURA
3 Waktu pendaftaran peserta kursus di INTURA tidak praktikal
Dalam Analisis Data Yang Telah Dipungut Terdapat 40 Peserta Tidak Hadir Pada Hari Pendaftaran Sehari Sebelum Kursus Bermula Dan Mengakibat Pembaziran Makanan Yang Dianggarkan RM450000 Dalam Enam Bulan Pertama 2004
ZA
HID
AH
NO
R S
ILAW
ATI amp
H
AB
IBA
H
SA
LMA
H amp
SA
MS
UR
I
MIM
I amp
MA
SR
I
JUM
LAH
4 4 3 184 3
4 4 205 4 3
4 4 225 5 4
2 Pegawai-pegawai INTURA Kerap Hilang dan Sukar Di Kesan
1 Bekalan Peralatan Latihan Tidak Berkualiti
HU
ZA
IRU
L
PENETAPAN MATLAMAT OBJEKTIF
TARGET SETTING
TARGET SETTING
Method Fill in the blank
a bc d e
To _______ _______ from
________ to ________ by _______
a Trend ndash Improve reduce increase
b Specific - Specific item that you want to improve
c Data ndash Measurable present level or level before actiond Data ndash Measurable level after action taken
e Time frame ndash when project will be completed
TARGET SETTING
Example
mengurangkan Masa menunggu
110 min 30 min April 2006
Untuk ____________ _____________ dari
________ ke __ _____ pada ______
Specific item to improve
Value of measurement
Unit of measureme
nt
TARGET SETTING
Contoh
mengurangkan Masa menunggu
110 min 30 min April 2006
Untuk ____________ _____________ dari
________ ke ________ pada _______
Target
PERINGKAT ANALISA
MASALAH amp CONTOH FORMAT KERTAS SEMAKAN
SOAL SELIDIK
KES KELEWATAN PEMBEDAHAN TINGGI
PERKARA TEMPOH TUJUAN
PUNCA PALING MUNGKIN M1 M2 M3 M4 M1 M2 M3 M4 JUMLAH
Peserta lambat melaporkan diri
0 19
Peserta pulang selepas mendaftarkan diri
0 0 0 0 0 3
Program tidak berjalan dengan lancar
0 0 0 0 0 0 0 0 0
Anggaran bahan mentah tidak tepat
0 0 0 0 0 0 0 1
Pembaziran makanan 0 0 0 0 0 0 0 0 0
JUMLAH 23
Tarikh Pengumpulan Data Jan-MacTeknik Pengumpulan Data Pemerhatian
1 Adakah anda selesa dengan waktu pendaftaran kursus yang baru
2 Pada pendapat anda adakah anda setuju dengan cara pendaftaran yang lama atau yang baru
1 Kaedah lama sehari sebelum kursus
2 Kaedah baru pada pagi hari pertama kursus
3 Sempatkah anda sampai ke INTURA pada jam 800 pagi
4 Adakah anda perlukan kenderaan INTURA dari Stesyen Bas Sungai Petani ke INTURA pada hari pertama kursus
5 Anda datang ke INTURA dengan
1 Kenderaan Sendiri
2 Kenderaan Jabatan
3 Pengangkutan Awam
6 Komen anda mengenai Prosedur Pendaftaran Barua) __________________________________________________b) __________________________________________________c) __________________________________________________
Sila Tandakan YA TIDAK
100 borang soal selidik telah diedar kepada peserta 2 kursus induksi
81 borang soal selidik dikembalikan
i 92 amat berpuashatiii 5 mengatakan mereka berpuas hatiiii 3 mengatakan mereka tidak berpuas hati
Pada keseluruhan mereka berpuashati
PERINGKAT CADANGAN
PENYELESAIAN
PRO-KONTRA RAJAH POKOKRAJAH JARINGAN AKTIVITI RAJAH PDPC
(Process Decision Planning Chart ) RAJAH PELAN Q
MATRIK DIAGRAM SWOT
SCORE Problem 1 = 0 Problem 2 = 4 Problem 3 = 1 Problem 4 = 2 Problem 5 = 3
SELECTING MAIN PROBLEM THROUGH PAIRED COMPARISON METHOD
Score Example Mrs Noor Azizah
1 1
2 3 4
3
2
4
5
4
1
4
3 3
5
2
1
5
5
2
Problem 1 = Delay in preparing schedule reportsProblem 2 = Difficulties in managing information of CHKLrsquos dev projects Problem 3 = Difficulty in accessing information from sectionsProblem 4 = No special gallery to display development projectsProblem 5 = Failure in monitoring status of development projects
Problem 1 = Delay in preparing schedule reportsProblem 2 = Difficulties in managing information of CHKLrsquos dev projects Problem 3 = Difficulty in accessing information from sectionsProblem 4 = No special gallery to display development projectsProblem 5 = Failure in monitoring status of development projects
CRITERIA OF PAIRED COMPARISON METHOD
1 Comply with client charter
2 Comply with departmentrsquos objectives and functions
3 Critical level of problem
4 Improvement in quality of work
5 Increase productivity
TOTAL OVERALL SCORE OF OPTIMIST MEMBERS THROUGH PAIRED COMPARISON METHOD
Problem 5Total Grouprsquos Options -Problem
1Problem2
Problem 3
Problem 4
1 ~ Ramli2 ~ Khairiah3 ~ Esah 4 ~ Rosnita 5 ~ Noor Azizah 6 ~ Ameer 7 ~ Izat 8 ~ Norlisa9~ Salabiyah
TOTAL
001102302
443444324
010010030
323322122
9 32 520
333232332
243232
Problem 2Problem 2
- Slide 1
- Slide 2
- Slide 3
- Slide 4
- Slide 5
- Slide 6
- Slide 7
- Slide 8
- Brainstorming
- Slide 10
- Slide 11
- Slide 12
- Slide 13
- Slide 14
- Slide 15
- Slide 16
- Slide 17
- Analisa Jurang Jurang Antara Prestasi Sediada dan Keperluan
- Slide 19
- Slide 20
- Slide 21
- Slide 22
- Slide 23
- Slide 24
- Slide 25
- Slide 26
- Slide 27
- Slide 28
- Slide 29
- Slide 30
- Slide 31
- 12 Masalah Telah Dikenalpasti Penilaian Telah Dibuat Berdasa
- Slide 33
- Slide 34
- Slide 35
- Slide 36
- Slide 37
- Slide 38
- Slide 39
- Slide 40
- Slide 41
- Slide 42
- Slide 43
- Slide 44
- Slide 45
- Slide 46
- Slide 47
- Slide 48
- Slide 49
- Slide 50
- Slide 51
- Slide 52
- Slide 53
- Slide 54
- Slide 55
- Slide 56
- Slide 57
-
Fasa 3 Penyemakan
Aktiviti 7 Penilaian
bull Ahli-ahli KIK perlu mengadakan penilaian ke atas pelaksanaan cadangan cadangan penyelesaianbull Penilaian ini akan menentukan sama ada objektifsasaran projek tercapai atau tidakbull Penilaian boleh dijalankan melalui pengumpulan data dan analisis(contohnya seperti Rajah Pareto) dalam tempoh uji cubabull Setelah penilaian dibuat dengan membandingkan Rajah Pareto sebelum projek dengan Rajah Pareto selepas projek ahli-ahli KIK boleh memutuskan sama ada cadangan penyelesaian boleh diterima atau perlu dikaji semula
Aktiviti 8 Pemantauan
bull Kumpulan KIK seterusnya memantau pelaksanaan projek untuk tempoh tertentu bagi mengekalkan pencapaian objektifsasaran projek dengan menggunakan teknik atau alat bersesuaianbull Jika terdapat sebarang jurang perbezaan kumpulan perlu mengambil tindakan pembetulan sebelum tindakan penyeragamanbull Kemukakan laporan kejayaan pelaksanaan projek dan cadangan perluasan penyeragaman pelaksanaanbull Agensi wajar menjalankan kajian impak ke atas projek KIK yang telahdilaksanakan untuk mengetahui faedah yang diperolehi Analisis boleh dibuat daripada segi penjimatan kos masa pembaziran peningkatan produktiviti dan kualiti kepuasan hati pelanggan dan sebagainy
Fasa 4 Tindakan
Aktiviti 9 Penyeragaman
bull Ini adalah merupakan peringkat terakhir dalam Kitaran PDCAbull Sekiranya objektif dan sasaran projek dicapai tindakan penyeragaman boleh dilakukan dengan mengambil langkah -langkah seperti berikut1048766 Menyedia atau mengemaskini Proses Kerja dan Carta Aliran Kerjayang berkaitan1048766 Mengemaskini Manual Prosedur Kerja Fail Meja Standard Operating Procedure dan Dokumen MS ISO1048766 Mengemaskini Piagam Pelanggan dan Petunjuk Prestasi Utama (KPI) yang berkaitanbull Pihak Pengurusan perlu mengambil tindakan penyeragaman secaramenyeluruh ke peringkat daerah negeri dan kebangsaan mengikut kesesuaian
Tindakan penyeragaman perlu mendapat persetujuan PihakPengurusan
Nota
Aktiviti 1 Mengenal Pasti Projek
Aktiviti 2 Pemilihan Projek
Aktiviti 3 Menganalisis Projek
Aktiviti 4 Penetapan ObjektifSasaran Projek
Aktiviti 5 Cadangan Penyelesaian
Aktiviti 6 Pelaksanaan
Aktiviti 7 Penilaian
Aktiviti 8 Pemantauan
Aktiviti 9 Penyeragaman
CONTOH-CONTOH TEKNIK DAN ALAT
KIKPERANCANGAN PROJEK
DAN PEMILIHAN MASALAH
MESYUARATAKTIVITI
KUMPULAN
MESYUARATAKTIVITI
KUMPULAN JUMLAH 28
KEKERAPAN SEMINGGU SEKALIWAKTU KHAMIS 1100-1200 TGHTEMPOH 1 JAMTEMPAT BILIK MESYUARAT LATIHAN KEHADIRAN 90
= 90 PERHATIANTidak Ada Mesyuarat Sekiranya Hari Diisytiharkan Cuti Umum
PETUNJUK1 HADIR PERATUSAN KEHADIRANCS CUTI SAKITCR CUTI REHAT 327 X 100BL BERTUGAS LUAR 364
BIL BIL MESYUARAT AHLI 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28
1 FADZILAH BT PADZIN 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1
2 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1
3
HUZAIRUL HEZRI B SAIDIN
1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 1 BL CR 1
4
ZAHIDAH BT ABDJALIL
1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1
5 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1
6
SALMAH BT SAAD
1 1 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR
7
NOR SILAWATI BT IDRIS
1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 CR 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1 1 1
8
SAMSURI AFFENDEE B MAN
1 1 1 BL 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1
MASRI BT RAMLI
9 9 6 8 8 6 8 7 8 8 6 8 5 7 8 8 7 8 8 6 8 4 7 7
MIMI NOORZAN BT ABD HAMID
JUMLAH 8 6 8 7
Hadir Tidak Hadir
01 MEI- 14 SEP 20041 Rancang Jadual Projek2 Pemilihan Masalah3 Analisis Keadaan Masa4 Penyediaan Maklumat Kini5 Kenalpasti Sebab Akibat6 Analisis Sebab Akibat7 Cadangan Penyelesaian
07 FEB-14 MAC 2005 Kelulusan Pengurusan
2 Pengawasan Penyeragaman3 Pengurusan Dan Penilaian4 Piawaian (SOP)5 Penilaian Kumpulan
21 OKT2004ndash23 FEB 20051 Menilai Keputusan2 Analisis Data3 Mengawasi Keputusan
PENGAGIHAN TUGAS AHLITUGAS YANG DIBERI TANGGUNGJAWA
B
Dengan Mengenalpasti
MasalahSemua Ahli
Memilih Masalah Semua Ahli
Menganalisis Masalah SemuaAhli
Mengumpul Data Semua Ahli
Menganalisis Punca Semua Ahli
Cadangan Penyelesaian
Semua Ahli
Kelulusan ProjekPengarah JK
PEMANDU
Pelaksanaan Plan Tindakan Semua Ahli
Mengawasi Keputusan Semua Ahli
Tindakan Pembetulan Semua Ahli
Mengawasi Pembetulan
Semua Ahli
Penyeragaman Projek Semua Ahli
Pemantauan Projek Semua Ahli
Projek Akan Datang Semua Ahli
Ahli Yang Mengendalikan
Mesyuarat amp Menyediakan Minit
Mesyuarat
Pn Fadzilah Pn Zahidah
07 SEPTndash14 DIS20041 Percubaan2 Pelaksanaan
Cadangan3 Kumpulkan Data Dan
PelaksanaanCadangan
Nama Kumpulan Tajuk
Tempoh
PERANCANGAN SEBENAR
PLAND
ACTION
CHECK
13 Penyeragaman
11 Penilaian Semula
12 Persembahan Pengurusan
9 Penilaian Selepas Cadangan
10 Tindakan Pembetulan
7 Persembahan Pengurusan
8 Melaksanakan Cadangan
5 Analisis Data
6 Merancang Cadangan
3 Mengenalpasti Masalah
4 Mengumpul Data
AKTIVITI
1 Pemilihan Masalah
2 Penerangan Masalah
JAN 05 FEB 05 MAC 05SEP 04 OKT 04 NOV 04 DIS 04MEI 04 JUN 04 JUL 04 OGS 04
12 Masalah Telah Dikenalpasti Penilaian Telah Dibuat Berdasarkan Kriteria Yang Ditetapkan
MASALAH ADAKAH DATA-DATA
DIKUMPULKAN
PENCAPAIAN VISI
ORGANISASI
MASALAH TUGAS HARIAN
PENEMUAN KAJIAN
1 Pinjaman Buku-Buku Di Pusat Sumber Lewat Dikembalikan
Satu Kajian Telah Dibuat
2 Tawaran Kursus Bertindih
Satu Penyelesaian Telah Dilaksanakan
3 Pegawai-pegawai INTURA Kerap Hilang dan Sukar Di Kesan
Masalah Peringkat Awal
4 Pendaftaran Kursus Mengambil Masa Yang Lama
Masalah Ini Sering Menjadi Isu Semasa
5 Waktu Pendaftaran Peserta Kursus di INTURA tidak praktikal
Banyak Aduan Dari Peserta Kursus
6 Edaram Surat-surat di INTURA Mengambil Masa Yang Lama
Kes Ini Agak Serius Dan Berlaku Sepanjang Masa
5 Masalah Telah Dipilih Berdasarkan Kriteria Yang Telah
Ditetapkan
Sambungan
7 Bekalan Peralatan Latihan Tidak Berkualiti
Perbincangan Dengan Pembekal
8 Borang Permohonan Tidak Diisi Dengan Lengkap
Kes Berlaku Tidak Serius
9 Kursus Berjadual Selalu Ditunda
Kes Ini Sering Berlaku Sepanjang Tahun 2002
10Komputer Sering Rosak
Telah Dibincangkan Oleh Unit IT
11Kekerapan Gangguan Elektrik Di Kawasan INTURA
Bukan Bidangkuasa Kumpulan
12Kerja-Kerja Projek Lambat Disiapkan
Kes Sentiasa Berulang
MASALAHADAKAH MASALAH
MENCAPAI OBJEKTIF ORGANISASI
ADAKAH MEMBERI KESAN
KEPADA IMEJ JABATAN
MEMILIH MASALAH MEMASUKI
RANKING TERATAS
1 Waktu Pendaftaran Peserta Kursus di INTURA tidak praktikal High High Ya
2 Edaran Surat-surat di INTURA Mengambil Masa Yang Lama Tidak High Tidak
3 Pegawai-pegawai INTURA Kerap Hilang dan Sukar Di Kesan High High Ya
4 Bekalan Peralatan Latihan Tidak Berkualiti
High High Ya
5 Kekerapan Gangguan Elektrik Di Kawasan INTURA Tidak High Tidak
5 Masalah Telah Dikenalpasti Untuk
Disenaraipendekkan Untuk Dinilai Bagi Kali Ke 2
Untuk Memilih Satu Masalah Kaedah Benefit Analisis
Telah Digunakan
1 Pegawai-pegawai INTURA
Kerap Hilang dan Sukar
Di Kesan
2 Waktu Pendaftaran
Peserta Kursus di INTURA
Tidak Praktikal
3 Bekalan Peralatan
Latihan Tidak Berkualiti
Masalah Telah Dipilih Untuk
Disenarai-pendekkan
Masalah Telah Dipilih Untuk
Disenarai-pendekkan
PENDEKATAN MATRIX
RENDAH = 1 - 2 SEDERHANA = 3 - 4 TINGGI = 5
MASALAH
PENILAIAN DAN ANALISIS
Sepanjang Dua Tahun Yang Lalu Bahagian Latihan INTURA TelahDibekalkan Dengan Folder AlatulisSampul Surat Bateri Kurang Berkualiti Masalah Tidak BegituKetara
Sepanjang 6 Bulan Pertama 2004 Sebanyak 70 Daripada Kes Kehilangan Adalah Memberi Ceramah Di Luar Dan Mengganggu Perjalanan Kursus Di INTURA
3 Waktu pendaftaran peserta kursus di INTURA tidak praktikal
Dalam Analisis Data Yang Telah Dipungut Terdapat 40 Peserta Tidak Hadir Pada Hari Pendaftaran Sehari Sebelum Kursus Bermula Dan Mengakibat Pembaziran Makanan Yang Dianggarkan RM450000 Dalam Enam Bulan Pertama 2004
ZA
HID
AH
NO
R S
ILAW
ATI amp
H
AB
IBA
H
SA
LMA
H amp
SA
MS
UR
I
MIM
I amp
MA
SR
I
JUM
LAH
4 4 3 184 3
4 4 205 4 3
4 4 225 5 4
2 Pegawai-pegawai INTURA Kerap Hilang dan Sukar Di Kesan
1 Bekalan Peralatan Latihan Tidak Berkualiti
HU
ZA
IRU
L
PENETAPAN MATLAMAT OBJEKTIF
TARGET SETTING
TARGET SETTING
Method Fill in the blank
a bc d e
To _______ _______ from
________ to ________ by _______
a Trend ndash Improve reduce increase
b Specific - Specific item that you want to improve
c Data ndash Measurable present level or level before actiond Data ndash Measurable level after action taken
e Time frame ndash when project will be completed
TARGET SETTING
Example
mengurangkan Masa menunggu
110 min 30 min April 2006
Untuk ____________ _____________ dari
________ ke __ _____ pada ______
Specific item to improve
Value of measurement
Unit of measureme
nt
TARGET SETTING
Contoh
mengurangkan Masa menunggu
110 min 30 min April 2006
Untuk ____________ _____________ dari
________ ke ________ pada _______
Target
PERINGKAT ANALISA
MASALAH amp CONTOH FORMAT KERTAS SEMAKAN
SOAL SELIDIK
KES KELEWATAN PEMBEDAHAN TINGGI
PERKARA TEMPOH TUJUAN
PUNCA PALING MUNGKIN M1 M2 M3 M4 M1 M2 M3 M4 JUMLAH
Peserta lambat melaporkan diri
0 19
Peserta pulang selepas mendaftarkan diri
0 0 0 0 0 3
Program tidak berjalan dengan lancar
0 0 0 0 0 0 0 0 0
Anggaran bahan mentah tidak tepat
0 0 0 0 0 0 0 1
Pembaziran makanan 0 0 0 0 0 0 0 0 0
JUMLAH 23
Tarikh Pengumpulan Data Jan-MacTeknik Pengumpulan Data Pemerhatian
1 Adakah anda selesa dengan waktu pendaftaran kursus yang baru
2 Pada pendapat anda adakah anda setuju dengan cara pendaftaran yang lama atau yang baru
1 Kaedah lama sehari sebelum kursus
2 Kaedah baru pada pagi hari pertama kursus
3 Sempatkah anda sampai ke INTURA pada jam 800 pagi
4 Adakah anda perlukan kenderaan INTURA dari Stesyen Bas Sungai Petani ke INTURA pada hari pertama kursus
5 Anda datang ke INTURA dengan
1 Kenderaan Sendiri
2 Kenderaan Jabatan
3 Pengangkutan Awam
6 Komen anda mengenai Prosedur Pendaftaran Barua) __________________________________________________b) __________________________________________________c) __________________________________________________
Sila Tandakan YA TIDAK
100 borang soal selidik telah diedar kepada peserta 2 kursus induksi
81 borang soal selidik dikembalikan
i 92 amat berpuashatiii 5 mengatakan mereka berpuas hatiiii 3 mengatakan mereka tidak berpuas hati
Pada keseluruhan mereka berpuashati
PERINGKAT CADANGAN
PENYELESAIAN
PRO-KONTRA RAJAH POKOKRAJAH JARINGAN AKTIVITI RAJAH PDPC
(Process Decision Planning Chart ) RAJAH PELAN Q
MATRIK DIAGRAM SWOT
SCORE Problem 1 = 0 Problem 2 = 4 Problem 3 = 1 Problem 4 = 2 Problem 5 = 3
SELECTING MAIN PROBLEM THROUGH PAIRED COMPARISON METHOD
Score Example Mrs Noor Azizah
1 1
2 3 4
3
2
4
5
4
1
4
3 3
5
2
1
5
5
2
Problem 1 = Delay in preparing schedule reportsProblem 2 = Difficulties in managing information of CHKLrsquos dev projects Problem 3 = Difficulty in accessing information from sectionsProblem 4 = No special gallery to display development projectsProblem 5 = Failure in monitoring status of development projects
Problem 1 = Delay in preparing schedule reportsProblem 2 = Difficulties in managing information of CHKLrsquos dev projects Problem 3 = Difficulty in accessing information from sectionsProblem 4 = No special gallery to display development projectsProblem 5 = Failure in monitoring status of development projects
CRITERIA OF PAIRED COMPARISON METHOD
1 Comply with client charter
2 Comply with departmentrsquos objectives and functions
3 Critical level of problem
4 Improvement in quality of work
5 Increase productivity
TOTAL OVERALL SCORE OF OPTIMIST MEMBERS THROUGH PAIRED COMPARISON METHOD
Problem 5Total Grouprsquos Options -Problem
1Problem2
Problem 3
Problem 4
1 ~ Ramli2 ~ Khairiah3 ~ Esah 4 ~ Rosnita 5 ~ Noor Azizah 6 ~ Ameer 7 ~ Izat 8 ~ Norlisa9~ Salabiyah
TOTAL
001102302
443444324
010010030
323322122
9 32 520
333232332
243232
Problem 2Problem 2
- Slide 1
- Slide 2
- Slide 3
- Slide 4
- Slide 5
- Slide 6
- Slide 7
- Slide 8
- Brainstorming
- Slide 10
- Slide 11
- Slide 12
- Slide 13
- Slide 14
- Slide 15
- Slide 16
- Slide 17
- Analisa Jurang Jurang Antara Prestasi Sediada dan Keperluan
- Slide 19
- Slide 20
- Slide 21
- Slide 22
- Slide 23
- Slide 24
- Slide 25
- Slide 26
- Slide 27
- Slide 28
- Slide 29
- Slide 30
- Slide 31
- 12 Masalah Telah Dikenalpasti Penilaian Telah Dibuat Berdasa
- Slide 33
- Slide 34
- Slide 35
- Slide 36
- Slide 37
- Slide 38
- Slide 39
- Slide 40
- Slide 41
- Slide 42
- Slide 43
- Slide 44
- Slide 45
- Slide 46
- Slide 47
- Slide 48
- Slide 49
- Slide 50
- Slide 51
- Slide 52
- Slide 53
- Slide 54
- Slide 55
- Slide 56
- Slide 57
-
Aktiviti 7 Penilaian
bull Ahli-ahli KIK perlu mengadakan penilaian ke atas pelaksanaan cadangan cadangan penyelesaianbull Penilaian ini akan menentukan sama ada objektifsasaran projek tercapai atau tidakbull Penilaian boleh dijalankan melalui pengumpulan data dan analisis(contohnya seperti Rajah Pareto) dalam tempoh uji cubabull Setelah penilaian dibuat dengan membandingkan Rajah Pareto sebelum projek dengan Rajah Pareto selepas projek ahli-ahli KIK boleh memutuskan sama ada cadangan penyelesaian boleh diterima atau perlu dikaji semula
Aktiviti 8 Pemantauan
bull Kumpulan KIK seterusnya memantau pelaksanaan projek untuk tempoh tertentu bagi mengekalkan pencapaian objektifsasaran projek dengan menggunakan teknik atau alat bersesuaianbull Jika terdapat sebarang jurang perbezaan kumpulan perlu mengambil tindakan pembetulan sebelum tindakan penyeragamanbull Kemukakan laporan kejayaan pelaksanaan projek dan cadangan perluasan penyeragaman pelaksanaanbull Agensi wajar menjalankan kajian impak ke atas projek KIK yang telahdilaksanakan untuk mengetahui faedah yang diperolehi Analisis boleh dibuat daripada segi penjimatan kos masa pembaziran peningkatan produktiviti dan kualiti kepuasan hati pelanggan dan sebagainy
Fasa 4 Tindakan
Aktiviti 9 Penyeragaman
bull Ini adalah merupakan peringkat terakhir dalam Kitaran PDCAbull Sekiranya objektif dan sasaran projek dicapai tindakan penyeragaman boleh dilakukan dengan mengambil langkah -langkah seperti berikut1048766 Menyedia atau mengemaskini Proses Kerja dan Carta Aliran Kerjayang berkaitan1048766 Mengemaskini Manual Prosedur Kerja Fail Meja Standard Operating Procedure dan Dokumen MS ISO1048766 Mengemaskini Piagam Pelanggan dan Petunjuk Prestasi Utama (KPI) yang berkaitanbull Pihak Pengurusan perlu mengambil tindakan penyeragaman secaramenyeluruh ke peringkat daerah negeri dan kebangsaan mengikut kesesuaian
Tindakan penyeragaman perlu mendapat persetujuan PihakPengurusan
Nota
Aktiviti 1 Mengenal Pasti Projek
Aktiviti 2 Pemilihan Projek
Aktiviti 3 Menganalisis Projek
Aktiviti 4 Penetapan ObjektifSasaran Projek
Aktiviti 5 Cadangan Penyelesaian
Aktiviti 6 Pelaksanaan
Aktiviti 7 Penilaian
Aktiviti 8 Pemantauan
Aktiviti 9 Penyeragaman
CONTOH-CONTOH TEKNIK DAN ALAT
KIKPERANCANGAN PROJEK
DAN PEMILIHAN MASALAH
MESYUARATAKTIVITI
KUMPULAN
MESYUARATAKTIVITI
KUMPULAN JUMLAH 28
KEKERAPAN SEMINGGU SEKALIWAKTU KHAMIS 1100-1200 TGHTEMPOH 1 JAMTEMPAT BILIK MESYUARAT LATIHAN KEHADIRAN 90
= 90 PERHATIANTidak Ada Mesyuarat Sekiranya Hari Diisytiharkan Cuti Umum
PETUNJUK1 HADIR PERATUSAN KEHADIRANCS CUTI SAKITCR CUTI REHAT 327 X 100BL BERTUGAS LUAR 364
BIL BIL MESYUARAT AHLI 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28
1 FADZILAH BT PADZIN 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1
2 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1
3
HUZAIRUL HEZRI B SAIDIN
1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 1 BL CR 1
4
ZAHIDAH BT ABDJALIL
1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1
5 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1
6
SALMAH BT SAAD
1 1 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR
7
NOR SILAWATI BT IDRIS
1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 CR 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1 1 1
8
SAMSURI AFFENDEE B MAN
1 1 1 BL 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1
MASRI BT RAMLI
9 9 6 8 8 6 8 7 8 8 6 8 5 7 8 8 7 8 8 6 8 4 7 7
MIMI NOORZAN BT ABD HAMID
JUMLAH 8 6 8 7
Hadir Tidak Hadir
01 MEI- 14 SEP 20041 Rancang Jadual Projek2 Pemilihan Masalah3 Analisis Keadaan Masa4 Penyediaan Maklumat Kini5 Kenalpasti Sebab Akibat6 Analisis Sebab Akibat7 Cadangan Penyelesaian
07 FEB-14 MAC 2005 Kelulusan Pengurusan
2 Pengawasan Penyeragaman3 Pengurusan Dan Penilaian4 Piawaian (SOP)5 Penilaian Kumpulan
21 OKT2004ndash23 FEB 20051 Menilai Keputusan2 Analisis Data3 Mengawasi Keputusan
PENGAGIHAN TUGAS AHLITUGAS YANG DIBERI TANGGUNGJAWA
B
Dengan Mengenalpasti
MasalahSemua Ahli
Memilih Masalah Semua Ahli
Menganalisis Masalah SemuaAhli
Mengumpul Data Semua Ahli
Menganalisis Punca Semua Ahli
Cadangan Penyelesaian
Semua Ahli
Kelulusan ProjekPengarah JK
PEMANDU
Pelaksanaan Plan Tindakan Semua Ahli
Mengawasi Keputusan Semua Ahli
Tindakan Pembetulan Semua Ahli
Mengawasi Pembetulan
Semua Ahli
Penyeragaman Projek Semua Ahli
Pemantauan Projek Semua Ahli
Projek Akan Datang Semua Ahli
Ahli Yang Mengendalikan
Mesyuarat amp Menyediakan Minit
Mesyuarat
Pn Fadzilah Pn Zahidah
07 SEPTndash14 DIS20041 Percubaan2 Pelaksanaan
Cadangan3 Kumpulkan Data Dan
PelaksanaanCadangan
Nama Kumpulan Tajuk
Tempoh
PERANCANGAN SEBENAR
PLAND
ACTION
CHECK
13 Penyeragaman
11 Penilaian Semula
12 Persembahan Pengurusan
9 Penilaian Selepas Cadangan
10 Tindakan Pembetulan
7 Persembahan Pengurusan
8 Melaksanakan Cadangan
5 Analisis Data
6 Merancang Cadangan
3 Mengenalpasti Masalah
4 Mengumpul Data
AKTIVITI
1 Pemilihan Masalah
2 Penerangan Masalah
JAN 05 FEB 05 MAC 05SEP 04 OKT 04 NOV 04 DIS 04MEI 04 JUN 04 JUL 04 OGS 04
12 Masalah Telah Dikenalpasti Penilaian Telah Dibuat Berdasarkan Kriteria Yang Ditetapkan
MASALAH ADAKAH DATA-DATA
DIKUMPULKAN
PENCAPAIAN VISI
ORGANISASI
MASALAH TUGAS HARIAN
PENEMUAN KAJIAN
1 Pinjaman Buku-Buku Di Pusat Sumber Lewat Dikembalikan
Satu Kajian Telah Dibuat
2 Tawaran Kursus Bertindih
Satu Penyelesaian Telah Dilaksanakan
3 Pegawai-pegawai INTURA Kerap Hilang dan Sukar Di Kesan
Masalah Peringkat Awal
4 Pendaftaran Kursus Mengambil Masa Yang Lama
Masalah Ini Sering Menjadi Isu Semasa
5 Waktu Pendaftaran Peserta Kursus di INTURA tidak praktikal
Banyak Aduan Dari Peserta Kursus
6 Edaram Surat-surat di INTURA Mengambil Masa Yang Lama
Kes Ini Agak Serius Dan Berlaku Sepanjang Masa
5 Masalah Telah Dipilih Berdasarkan Kriteria Yang Telah
Ditetapkan
Sambungan
7 Bekalan Peralatan Latihan Tidak Berkualiti
Perbincangan Dengan Pembekal
8 Borang Permohonan Tidak Diisi Dengan Lengkap
Kes Berlaku Tidak Serius
9 Kursus Berjadual Selalu Ditunda
Kes Ini Sering Berlaku Sepanjang Tahun 2002
10Komputer Sering Rosak
Telah Dibincangkan Oleh Unit IT
11Kekerapan Gangguan Elektrik Di Kawasan INTURA
Bukan Bidangkuasa Kumpulan
12Kerja-Kerja Projek Lambat Disiapkan
Kes Sentiasa Berulang
MASALAHADAKAH MASALAH
MENCAPAI OBJEKTIF ORGANISASI
ADAKAH MEMBERI KESAN
KEPADA IMEJ JABATAN
MEMILIH MASALAH MEMASUKI
RANKING TERATAS
1 Waktu Pendaftaran Peserta Kursus di INTURA tidak praktikal High High Ya
2 Edaran Surat-surat di INTURA Mengambil Masa Yang Lama Tidak High Tidak
3 Pegawai-pegawai INTURA Kerap Hilang dan Sukar Di Kesan High High Ya
4 Bekalan Peralatan Latihan Tidak Berkualiti
High High Ya
5 Kekerapan Gangguan Elektrik Di Kawasan INTURA Tidak High Tidak
5 Masalah Telah Dikenalpasti Untuk
Disenaraipendekkan Untuk Dinilai Bagi Kali Ke 2
Untuk Memilih Satu Masalah Kaedah Benefit Analisis
Telah Digunakan
1 Pegawai-pegawai INTURA
Kerap Hilang dan Sukar
Di Kesan
2 Waktu Pendaftaran
Peserta Kursus di INTURA
Tidak Praktikal
3 Bekalan Peralatan
Latihan Tidak Berkualiti
Masalah Telah Dipilih Untuk
Disenarai-pendekkan
Masalah Telah Dipilih Untuk
Disenarai-pendekkan
PENDEKATAN MATRIX
RENDAH = 1 - 2 SEDERHANA = 3 - 4 TINGGI = 5
MASALAH
PENILAIAN DAN ANALISIS
Sepanjang Dua Tahun Yang Lalu Bahagian Latihan INTURA TelahDibekalkan Dengan Folder AlatulisSampul Surat Bateri Kurang Berkualiti Masalah Tidak BegituKetara
Sepanjang 6 Bulan Pertama 2004 Sebanyak 70 Daripada Kes Kehilangan Adalah Memberi Ceramah Di Luar Dan Mengganggu Perjalanan Kursus Di INTURA
3 Waktu pendaftaran peserta kursus di INTURA tidak praktikal
Dalam Analisis Data Yang Telah Dipungut Terdapat 40 Peserta Tidak Hadir Pada Hari Pendaftaran Sehari Sebelum Kursus Bermula Dan Mengakibat Pembaziran Makanan Yang Dianggarkan RM450000 Dalam Enam Bulan Pertama 2004
ZA
HID
AH
NO
R S
ILAW
ATI amp
H
AB
IBA
H
SA
LMA
H amp
SA
MS
UR
I
MIM
I amp
MA
SR
I
JUM
LAH
4 4 3 184 3
4 4 205 4 3
4 4 225 5 4
2 Pegawai-pegawai INTURA Kerap Hilang dan Sukar Di Kesan
1 Bekalan Peralatan Latihan Tidak Berkualiti
HU
ZA
IRU
L
PENETAPAN MATLAMAT OBJEKTIF
TARGET SETTING
TARGET SETTING
Method Fill in the blank
a bc d e
To _______ _______ from
________ to ________ by _______
a Trend ndash Improve reduce increase
b Specific - Specific item that you want to improve
c Data ndash Measurable present level or level before actiond Data ndash Measurable level after action taken
e Time frame ndash when project will be completed
TARGET SETTING
Example
mengurangkan Masa menunggu
110 min 30 min April 2006
Untuk ____________ _____________ dari
________ ke __ _____ pada ______
Specific item to improve
Value of measurement
Unit of measureme
nt
TARGET SETTING
Contoh
mengurangkan Masa menunggu
110 min 30 min April 2006
Untuk ____________ _____________ dari
________ ke ________ pada _______
Target
PERINGKAT ANALISA
MASALAH amp CONTOH FORMAT KERTAS SEMAKAN
SOAL SELIDIK
KES KELEWATAN PEMBEDAHAN TINGGI
PERKARA TEMPOH TUJUAN
PUNCA PALING MUNGKIN M1 M2 M3 M4 M1 M2 M3 M4 JUMLAH
Peserta lambat melaporkan diri
0 19
Peserta pulang selepas mendaftarkan diri
0 0 0 0 0 3
Program tidak berjalan dengan lancar
0 0 0 0 0 0 0 0 0
Anggaran bahan mentah tidak tepat
0 0 0 0 0 0 0 1
Pembaziran makanan 0 0 0 0 0 0 0 0 0
JUMLAH 23
Tarikh Pengumpulan Data Jan-MacTeknik Pengumpulan Data Pemerhatian
1 Adakah anda selesa dengan waktu pendaftaran kursus yang baru
2 Pada pendapat anda adakah anda setuju dengan cara pendaftaran yang lama atau yang baru
1 Kaedah lama sehari sebelum kursus
2 Kaedah baru pada pagi hari pertama kursus
3 Sempatkah anda sampai ke INTURA pada jam 800 pagi
4 Adakah anda perlukan kenderaan INTURA dari Stesyen Bas Sungai Petani ke INTURA pada hari pertama kursus
5 Anda datang ke INTURA dengan
1 Kenderaan Sendiri
2 Kenderaan Jabatan
3 Pengangkutan Awam
6 Komen anda mengenai Prosedur Pendaftaran Barua) __________________________________________________b) __________________________________________________c) __________________________________________________
Sila Tandakan YA TIDAK
100 borang soal selidik telah diedar kepada peserta 2 kursus induksi
81 borang soal selidik dikembalikan
i 92 amat berpuashatiii 5 mengatakan mereka berpuas hatiiii 3 mengatakan mereka tidak berpuas hati
Pada keseluruhan mereka berpuashati
PERINGKAT CADANGAN
PENYELESAIAN
PRO-KONTRA RAJAH POKOKRAJAH JARINGAN AKTIVITI RAJAH PDPC
(Process Decision Planning Chart ) RAJAH PELAN Q
MATRIK DIAGRAM SWOT
SCORE Problem 1 = 0 Problem 2 = 4 Problem 3 = 1 Problem 4 = 2 Problem 5 = 3
SELECTING MAIN PROBLEM THROUGH PAIRED COMPARISON METHOD
Score Example Mrs Noor Azizah
1 1
2 3 4
3
2
4
5
4
1
4
3 3
5
2
1
5
5
2
Problem 1 = Delay in preparing schedule reportsProblem 2 = Difficulties in managing information of CHKLrsquos dev projects Problem 3 = Difficulty in accessing information from sectionsProblem 4 = No special gallery to display development projectsProblem 5 = Failure in monitoring status of development projects
Problem 1 = Delay in preparing schedule reportsProblem 2 = Difficulties in managing information of CHKLrsquos dev projects Problem 3 = Difficulty in accessing information from sectionsProblem 4 = No special gallery to display development projectsProblem 5 = Failure in monitoring status of development projects
CRITERIA OF PAIRED COMPARISON METHOD
1 Comply with client charter
2 Comply with departmentrsquos objectives and functions
3 Critical level of problem
4 Improvement in quality of work
5 Increase productivity
TOTAL OVERALL SCORE OF OPTIMIST MEMBERS THROUGH PAIRED COMPARISON METHOD
Problem 5Total Grouprsquos Options -Problem
1Problem2
Problem 3
Problem 4
1 ~ Ramli2 ~ Khairiah3 ~ Esah 4 ~ Rosnita 5 ~ Noor Azizah 6 ~ Ameer 7 ~ Izat 8 ~ Norlisa9~ Salabiyah
TOTAL
001102302
443444324
010010030
323322122
9 32 520
333232332
243232
Problem 2Problem 2
- Slide 1
- Slide 2
- Slide 3
- Slide 4
- Slide 5
- Slide 6
- Slide 7
- Slide 8
- Brainstorming
- Slide 10
- Slide 11
- Slide 12
- Slide 13
- Slide 14
- Slide 15
- Slide 16
- Slide 17
- Analisa Jurang Jurang Antara Prestasi Sediada dan Keperluan
- Slide 19
- Slide 20
- Slide 21
- Slide 22
- Slide 23
- Slide 24
- Slide 25
- Slide 26
- Slide 27
- Slide 28
- Slide 29
- Slide 30
- Slide 31
- 12 Masalah Telah Dikenalpasti Penilaian Telah Dibuat Berdasa
- Slide 33
- Slide 34
- Slide 35
- Slide 36
- Slide 37
- Slide 38
- Slide 39
- Slide 40
- Slide 41
- Slide 42
- Slide 43
- Slide 44
- Slide 45
- Slide 46
- Slide 47
- Slide 48
- Slide 49
- Slide 50
- Slide 51
- Slide 52
- Slide 53
- Slide 54
- Slide 55
- Slide 56
- Slide 57
-
Aktiviti 8 Pemantauan
bull Kumpulan KIK seterusnya memantau pelaksanaan projek untuk tempoh tertentu bagi mengekalkan pencapaian objektifsasaran projek dengan menggunakan teknik atau alat bersesuaianbull Jika terdapat sebarang jurang perbezaan kumpulan perlu mengambil tindakan pembetulan sebelum tindakan penyeragamanbull Kemukakan laporan kejayaan pelaksanaan projek dan cadangan perluasan penyeragaman pelaksanaanbull Agensi wajar menjalankan kajian impak ke atas projek KIK yang telahdilaksanakan untuk mengetahui faedah yang diperolehi Analisis boleh dibuat daripada segi penjimatan kos masa pembaziran peningkatan produktiviti dan kualiti kepuasan hati pelanggan dan sebagainy
Fasa 4 Tindakan
Aktiviti 9 Penyeragaman
bull Ini adalah merupakan peringkat terakhir dalam Kitaran PDCAbull Sekiranya objektif dan sasaran projek dicapai tindakan penyeragaman boleh dilakukan dengan mengambil langkah -langkah seperti berikut1048766 Menyedia atau mengemaskini Proses Kerja dan Carta Aliran Kerjayang berkaitan1048766 Mengemaskini Manual Prosedur Kerja Fail Meja Standard Operating Procedure dan Dokumen MS ISO1048766 Mengemaskini Piagam Pelanggan dan Petunjuk Prestasi Utama (KPI) yang berkaitanbull Pihak Pengurusan perlu mengambil tindakan penyeragaman secaramenyeluruh ke peringkat daerah negeri dan kebangsaan mengikut kesesuaian
Tindakan penyeragaman perlu mendapat persetujuan PihakPengurusan
Nota
Aktiviti 1 Mengenal Pasti Projek
Aktiviti 2 Pemilihan Projek
Aktiviti 3 Menganalisis Projek
Aktiviti 4 Penetapan ObjektifSasaran Projek
Aktiviti 5 Cadangan Penyelesaian
Aktiviti 6 Pelaksanaan
Aktiviti 7 Penilaian
Aktiviti 8 Pemantauan
Aktiviti 9 Penyeragaman
CONTOH-CONTOH TEKNIK DAN ALAT
KIKPERANCANGAN PROJEK
DAN PEMILIHAN MASALAH
MESYUARATAKTIVITI
KUMPULAN
MESYUARATAKTIVITI
KUMPULAN JUMLAH 28
KEKERAPAN SEMINGGU SEKALIWAKTU KHAMIS 1100-1200 TGHTEMPOH 1 JAMTEMPAT BILIK MESYUARAT LATIHAN KEHADIRAN 90
= 90 PERHATIANTidak Ada Mesyuarat Sekiranya Hari Diisytiharkan Cuti Umum
PETUNJUK1 HADIR PERATUSAN KEHADIRANCS CUTI SAKITCR CUTI REHAT 327 X 100BL BERTUGAS LUAR 364
BIL BIL MESYUARAT AHLI 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28
1 FADZILAH BT PADZIN 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1
2 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1
3
HUZAIRUL HEZRI B SAIDIN
1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 1 BL CR 1
4
ZAHIDAH BT ABDJALIL
1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1
5 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1
6
SALMAH BT SAAD
1 1 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR
7
NOR SILAWATI BT IDRIS
1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 CR 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1 1 1
8
SAMSURI AFFENDEE B MAN
1 1 1 BL 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1
MASRI BT RAMLI
9 9 6 8 8 6 8 7 8 8 6 8 5 7 8 8 7 8 8 6 8 4 7 7
MIMI NOORZAN BT ABD HAMID
JUMLAH 8 6 8 7
Hadir Tidak Hadir
01 MEI- 14 SEP 20041 Rancang Jadual Projek2 Pemilihan Masalah3 Analisis Keadaan Masa4 Penyediaan Maklumat Kini5 Kenalpasti Sebab Akibat6 Analisis Sebab Akibat7 Cadangan Penyelesaian
07 FEB-14 MAC 2005 Kelulusan Pengurusan
2 Pengawasan Penyeragaman3 Pengurusan Dan Penilaian4 Piawaian (SOP)5 Penilaian Kumpulan
21 OKT2004ndash23 FEB 20051 Menilai Keputusan2 Analisis Data3 Mengawasi Keputusan
PENGAGIHAN TUGAS AHLITUGAS YANG DIBERI TANGGUNGJAWA
B
Dengan Mengenalpasti
MasalahSemua Ahli
Memilih Masalah Semua Ahli
Menganalisis Masalah SemuaAhli
Mengumpul Data Semua Ahli
Menganalisis Punca Semua Ahli
Cadangan Penyelesaian
Semua Ahli
Kelulusan ProjekPengarah JK
PEMANDU
Pelaksanaan Plan Tindakan Semua Ahli
Mengawasi Keputusan Semua Ahli
Tindakan Pembetulan Semua Ahli
Mengawasi Pembetulan
Semua Ahli
Penyeragaman Projek Semua Ahli
Pemantauan Projek Semua Ahli
Projek Akan Datang Semua Ahli
Ahli Yang Mengendalikan
Mesyuarat amp Menyediakan Minit
Mesyuarat
Pn Fadzilah Pn Zahidah
07 SEPTndash14 DIS20041 Percubaan2 Pelaksanaan
Cadangan3 Kumpulkan Data Dan
PelaksanaanCadangan
Nama Kumpulan Tajuk
Tempoh
PERANCANGAN SEBENAR
PLAND
ACTION
CHECK
13 Penyeragaman
11 Penilaian Semula
12 Persembahan Pengurusan
9 Penilaian Selepas Cadangan
10 Tindakan Pembetulan
7 Persembahan Pengurusan
8 Melaksanakan Cadangan
5 Analisis Data
6 Merancang Cadangan
3 Mengenalpasti Masalah
4 Mengumpul Data
AKTIVITI
1 Pemilihan Masalah
2 Penerangan Masalah
JAN 05 FEB 05 MAC 05SEP 04 OKT 04 NOV 04 DIS 04MEI 04 JUN 04 JUL 04 OGS 04
12 Masalah Telah Dikenalpasti Penilaian Telah Dibuat Berdasarkan Kriteria Yang Ditetapkan
MASALAH ADAKAH DATA-DATA
DIKUMPULKAN
PENCAPAIAN VISI
ORGANISASI
MASALAH TUGAS HARIAN
PENEMUAN KAJIAN
1 Pinjaman Buku-Buku Di Pusat Sumber Lewat Dikembalikan
Satu Kajian Telah Dibuat
2 Tawaran Kursus Bertindih
Satu Penyelesaian Telah Dilaksanakan
3 Pegawai-pegawai INTURA Kerap Hilang dan Sukar Di Kesan
Masalah Peringkat Awal
4 Pendaftaran Kursus Mengambil Masa Yang Lama
Masalah Ini Sering Menjadi Isu Semasa
5 Waktu Pendaftaran Peserta Kursus di INTURA tidak praktikal
Banyak Aduan Dari Peserta Kursus
6 Edaram Surat-surat di INTURA Mengambil Masa Yang Lama
Kes Ini Agak Serius Dan Berlaku Sepanjang Masa
5 Masalah Telah Dipilih Berdasarkan Kriteria Yang Telah
Ditetapkan
Sambungan
7 Bekalan Peralatan Latihan Tidak Berkualiti
Perbincangan Dengan Pembekal
8 Borang Permohonan Tidak Diisi Dengan Lengkap
Kes Berlaku Tidak Serius
9 Kursus Berjadual Selalu Ditunda
Kes Ini Sering Berlaku Sepanjang Tahun 2002
10Komputer Sering Rosak
Telah Dibincangkan Oleh Unit IT
11Kekerapan Gangguan Elektrik Di Kawasan INTURA
Bukan Bidangkuasa Kumpulan
12Kerja-Kerja Projek Lambat Disiapkan
Kes Sentiasa Berulang
MASALAHADAKAH MASALAH
MENCAPAI OBJEKTIF ORGANISASI
ADAKAH MEMBERI KESAN
KEPADA IMEJ JABATAN
MEMILIH MASALAH MEMASUKI
RANKING TERATAS
1 Waktu Pendaftaran Peserta Kursus di INTURA tidak praktikal High High Ya
2 Edaran Surat-surat di INTURA Mengambil Masa Yang Lama Tidak High Tidak
3 Pegawai-pegawai INTURA Kerap Hilang dan Sukar Di Kesan High High Ya
4 Bekalan Peralatan Latihan Tidak Berkualiti
High High Ya
5 Kekerapan Gangguan Elektrik Di Kawasan INTURA Tidak High Tidak
5 Masalah Telah Dikenalpasti Untuk
Disenaraipendekkan Untuk Dinilai Bagi Kali Ke 2
Untuk Memilih Satu Masalah Kaedah Benefit Analisis
Telah Digunakan
1 Pegawai-pegawai INTURA
Kerap Hilang dan Sukar
Di Kesan
2 Waktu Pendaftaran
Peserta Kursus di INTURA
Tidak Praktikal
3 Bekalan Peralatan
Latihan Tidak Berkualiti
Masalah Telah Dipilih Untuk
Disenarai-pendekkan
Masalah Telah Dipilih Untuk
Disenarai-pendekkan
PENDEKATAN MATRIX
RENDAH = 1 - 2 SEDERHANA = 3 - 4 TINGGI = 5
MASALAH
PENILAIAN DAN ANALISIS
Sepanjang Dua Tahun Yang Lalu Bahagian Latihan INTURA TelahDibekalkan Dengan Folder AlatulisSampul Surat Bateri Kurang Berkualiti Masalah Tidak BegituKetara
Sepanjang 6 Bulan Pertama 2004 Sebanyak 70 Daripada Kes Kehilangan Adalah Memberi Ceramah Di Luar Dan Mengganggu Perjalanan Kursus Di INTURA
3 Waktu pendaftaran peserta kursus di INTURA tidak praktikal
Dalam Analisis Data Yang Telah Dipungut Terdapat 40 Peserta Tidak Hadir Pada Hari Pendaftaran Sehari Sebelum Kursus Bermula Dan Mengakibat Pembaziran Makanan Yang Dianggarkan RM450000 Dalam Enam Bulan Pertama 2004
ZA
HID
AH
NO
R S
ILAW
ATI amp
H
AB
IBA
H
SA
LMA
H amp
SA
MS
UR
I
MIM
I amp
MA
SR
I
JUM
LAH
4 4 3 184 3
4 4 205 4 3
4 4 225 5 4
2 Pegawai-pegawai INTURA Kerap Hilang dan Sukar Di Kesan
1 Bekalan Peralatan Latihan Tidak Berkualiti
HU
ZA
IRU
L
PENETAPAN MATLAMAT OBJEKTIF
TARGET SETTING
TARGET SETTING
Method Fill in the blank
a bc d e
To _______ _______ from
________ to ________ by _______
a Trend ndash Improve reduce increase
b Specific - Specific item that you want to improve
c Data ndash Measurable present level or level before actiond Data ndash Measurable level after action taken
e Time frame ndash when project will be completed
TARGET SETTING
Example
mengurangkan Masa menunggu
110 min 30 min April 2006
Untuk ____________ _____________ dari
________ ke __ _____ pada ______
Specific item to improve
Value of measurement
Unit of measureme
nt
TARGET SETTING
Contoh
mengurangkan Masa menunggu
110 min 30 min April 2006
Untuk ____________ _____________ dari
________ ke ________ pada _______
Target
PERINGKAT ANALISA
MASALAH amp CONTOH FORMAT KERTAS SEMAKAN
SOAL SELIDIK
KES KELEWATAN PEMBEDAHAN TINGGI
PERKARA TEMPOH TUJUAN
PUNCA PALING MUNGKIN M1 M2 M3 M4 M1 M2 M3 M4 JUMLAH
Peserta lambat melaporkan diri
0 19
Peserta pulang selepas mendaftarkan diri
0 0 0 0 0 3
Program tidak berjalan dengan lancar
0 0 0 0 0 0 0 0 0
Anggaran bahan mentah tidak tepat
0 0 0 0 0 0 0 1
Pembaziran makanan 0 0 0 0 0 0 0 0 0
JUMLAH 23
Tarikh Pengumpulan Data Jan-MacTeknik Pengumpulan Data Pemerhatian
1 Adakah anda selesa dengan waktu pendaftaran kursus yang baru
2 Pada pendapat anda adakah anda setuju dengan cara pendaftaran yang lama atau yang baru
1 Kaedah lama sehari sebelum kursus
2 Kaedah baru pada pagi hari pertama kursus
3 Sempatkah anda sampai ke INTURA pada jam 800 pagi
4 Adakah anda perlukan kenderaan INTURA dari Stesyen Bas Sungai Petani ke INTURA pada hari pertama kursus
5 Anda datang ke INTURA dengan
1 Kenderaan Sendiri
2 Kenderaan Jabatan
3 Pengangkutan Awam
6 Komen anda mengenai Prosedur Pendaftaran Barua) __________________________________________________b) __________________________________________________c) __________________________________________________
Sila Tandakan YA TIDAK
100 borang soal selidik telah diedar kepada peserta 2 kursus induksi
81 borang soal selidik dikembalikan
i 92 amat berpuashatiii 5 mengatakan mereka berpuas hatiiii 3 mengatakan mereka tidak berpuas hati
Pada keseluruhan mereka berpuashati
PERINGKAT CADANGAN
PENYELESAIAN
PRO-KONTRA RAJAH POKOKRAJAH JARINGAN AKTIVITI RAJAH PDPC
(Process Decision Planning Chart ) RAJAH PELAN Q
MATRIK DIAGRAM SWOT
SCORE Problem 1 = 0 Problem 2 = 4 Problem 3 = 1 Problem 4 = 2 Problem 5 = 3
SELECTING MAIN PROBLEM THROUGH PAIRED COMPARISON METHOD
Score Example Mrs Noor Azizah
1 1
2 3 4
3
2
4
5
4
1
4
3 3
5
2
1
5
5
2
Problem 1 = Delay in preparing schedule reportsProblem 2 = Difficulties in managing information of CHKLrsquos dev projects Problem 3 = Difficulty in accessing information from sectionsProblem 4 = No special gallery to display development projectsProblem 5 = Failure in monitoring status of development projects
Problem 1 = Delay in preparing schedule reportsProblem 2 = Difficulties in managing information of CHKLrsquos dev projects Problem 3 = Difficulty in accessing information from sectionsProblem 4 = No special gallery to display development projectsProblem 5 = Failure in monitoring status of development projects
CRITERIA OF PAIRED COMPARISON METHOD
1 Comply with client charter
2 Comply with departmentrsquos objectives and functions
3 Critical level of problem
4 Improvement in quality of work
5 Increase productivity
TOTAL OVERALL SCORE OF OPTIMIST MEMBERS THROUGH PAIRED COMPARISON METHOD
Problem 5Total Grouprsquos Options -Problem
1Problem2
Problem 3
Problem 4
1 ~ Ramli2 ~ Khairiah3 ~ Esah 4 ~ Rosnita 5 ~ Noor Azizah 6 ~ Ameer 7 ~ Izat 8 ~ Norlisa9~ Salabiyah
TOTAL
001102302
443444324
010010030
323322122
9 32 520
333232332
243232
Problem 2Problem 2
- Slide 1
- Slide 2
- Slide 3
- Slide 4
- Slide 5
- Slide 6
- Slide 7
- Slide 8
- Brainstorming
- Slide 10
- Slide 11
- Slide 12
- Slide 13
- Slide 14
- Slide 15
- Slide 16
- Slide 17
- Analisa Jurang Jurang Antara Prestasi Sediada dan Keperluan
- Slide 19
- Slide 20
- Slide 21
- Slide 22
- Slide 23
- Slide 24
- Slide 25
- Slide 26
- Slide 27
- Slide 28
- Slide 29
- Slide 30
- Slide 31
- 12 Masalah Telah Dikenalpasti Penilaian Telah Dibuat Berdasa
- Slide 33
- Slide 34
- Slide 35
- Slide 36
- Slide 37
- Slide 38
- Slide 39
- Slide 40
- Slide 41
- Slide 42
- Slide 43
- Slide 44
- Slide 45
- Slide 46
- Slide 47
- Slide 48
- Slide 49
- Slide 50
- Slide 51
- Slide 52
- Slide 53
- Slide 54
- Slide 55
- Slide 56
- Slide 57
-
Fasa 4 Tindakan
Aktiviti 9 Penyeragaman
bull Ini adalah merupakan peringkat terakhir dalam Kitaran PDCAbull Sekiranya objektif dan sasaran projek dicapai tindakan penyeragaman boleh dilakukan dengan mengambil langkah -langkah seperti berikut1048766 Menyedia atau mengemaskini Proses Kerja dan Carta Aliran Kerjayang berkaitan1048766 Mengemaskini Manual Prosedur Kerja Fail Meja Standard Operating Procedure dan Dokumen MS ISO1048766 Mengemaskini Piagam Pelanggan dan Petunjuk Prestasi Utama (KPI) yang berkaitanbull Pihak Pengurusan perlu mengambil tindakan penyeragaman secaramenyeluruh ke peringkat daerah negeri dan kebangsaan mengikut kesesuaian
Tindakan penyeragaman perlu mendapat persetujuan PihakPengurusan
Nota
Aktiviti 1 Mengenal Pasti Projek
Aktiviti 2 Pemilihan Projek
Aktiviti 3 Menganalisis Projek
Aktiviti 4 Penetapan ObjektifSasaran Projek
Aktiviti 5 Cadangan Penyelesaian
Aktiviti 6 Pelaksanaan
Aktiviti 7 Penilaian
Aktiviti 8 Pemantauan
Aktiviti 9 Penyeragaman
CONTOH-CONTOH TEKNIK DAN ALAT
KIKPERANCANGAN PROJEK
DAN PEMILIHAN MASALAH
MESYUARATAKTIVITI
KUMPULAN
MESYUARATAKTIVITI
KUMPULAN JUMLAH 28
KEKERAPAN SEMINGGU SEKALIWAKTU KHAMIS 1100-1200 TGHTEMPOH 1 JAMTEMPAT BILIK MESYUARAT LATIHAN KEHADIRAN 90
= 90 PERHATIANTidak Ada Mesyuarat Sekiranya Hari Diisytiharkan Cuti Umum
PETUNJUK1 HADIR PERATUSAN KEHADIRANCS CUTI SAKITCR CUTI REHAT 327 X 100BL BERTUGAS LUAR 364
BIL BIL MESYUARAT AHLI 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28
1 FADZILAH BT PADZIN 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1
2 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1
3
HUZAIRUL HEZRI B SAIDIN
1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 1 BL CR 1
4
ZAHIDAH BT ABDJALIL
1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1
5 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1
6
SALMAH BT SAAD
1 1 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR
7
NOR SILAWATI BT IDRIS
1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 CR 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1 1 1
8
SAMSURI AFFENDEE B MAN
1 1 1 BL 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1
MASRI BT RAMLI
9 9 6 8 8 6 8 7 8 8 6 8 5 7 8 8 7 8 8 6 8 4 7 7
MIMI NOORZAN BT ABD HAMID
JUMLAH 8 6 8 7
Hadir Tidak Hadir
01 MEI- 14 SEP 20041 Rancang Jadual Projek2 Pemilihan Masalah3 Analisis Keadaan Masa4 Penyediaan Maklumat Kini5 Kenalpasti Sebab Akibat6 Analisis Sebab Akibat7 Cadangan Penyelesaian
07 FEB-14 MAC 2005 Kelulusan Pengurusan
2 Pengawasan Penyeragaman3 Pengurusan Dan Penilaian4 Piawaian (SOP)5 Penilaian Kumpulan
21 OKT2004ndash23 FEB 20051 Menilai Keputusan2 Analisis Data3 Mengawasi Keputusan
PENGAGIHAN TUGAS AHLITUGAS YANG DIBERI TANGGUNGJAWA
B
Dengan Mengenalpasti
MasalahSemua Ahli
Memilih Masalah Semua Ahli
Menganalisis Masalah SemuaAhli
Mengumpul Data Semua Ahli
Menganalisis Punca Semua Ahli
Cadangan Penyelesaian
Semua Ahli
Kelulusan ProjekPengarah JK
PEMANDU
Pelaksanaan Plan Tindakan Semua Ahli
Mengawasi Keputusan Semua Ahli
Tindakan Pembetulan Semua Ahli
Mengawasi Pembetulan
Semua Ahli
Penyeragaman Projek Semua Ahli
Pemantauan Projek Semua Ahli
Projek Akan Datang Semua Ahli
Ahli Yang Mengendalikan
Mesyuarat amp Menyediakan Minit
Mesyuarat
Pn Fadzilah Pn Zahidah
07 SEPTndash14 DIS20041 Percubaan2 Pelaksanaan
Cadangan3 Kumpulkan Data Dan
PelaksanaanCadangan
Nama Kumpulan Tajuk
Tempoh
PERANCANGAN SEBENAR
PLAND
ACTION
CHECK
13 Penyeragaman
11 Penilaian Semula
12 Persembahan Pengurusan
9 Penilaian Selepas Cadangan
10 Tindakan Pembetulan
7 Persembahan Pengurusan
8 Melaksanakan Cadangan
5 Analisis Data
6 Merancang Cadangan
3 Mengenalpasti Masalah
4 Mengumpul Data
AKTIVITI
1 Pemilihan Masalah
2 Penerangan Masalah
JAN 05 FEB 05 MAC 05SEP 04 OKT 04 NOV 04 DIS 04MEI 04 JUN 04 JUL 04 OGS 04
12 Masalah Telah Dikenalpasti Penilaian Telah Dibuat Berdasarkan Kriteria Yang Ditetapkan
MASALAH ADAKAH DATA-DATA
DIKUMPULKAN
PENCAPAIAN VISI
ORGANISASI
MASALAH TUGAS HARIAN
PENEMUAN KAJIAN
1 Pinjaman Buku-Buku Di Pusat Sumber Lewat Dikembalikan
Satu Kajian Telah Dibuat
2 Tawaran Kursus Bertindih
Satu Penyelesaian Telah Dilaksanakan
3 Pegawai-pegawai INTURA Kerap Hilang dan Sukar Di Kesan
Masalah Peringkat Awal
4 Pendaftaran Kursus Mengambil Masa Yang Lama
Masalah Ini Sering Menjadi Isu Semasa
5 Waktu Pendaftaran Peserta Kursus di INTURA tidak praktikal
Banyak Aduan Dari Peserta Kursus
6 Edaram Surat-surat di INTURA Mengambil Masa Yang Lama
Kes Ini Agak Serius Dan Berlaku Sepanjang Masa
5 Masalah Telah Dipilih Berdasarkan Kriteria Yang Telah
Ditetapkan
Sambungan
7 Bekalan Peralatan Latihan Tidak Berkualiti
Perbincangan Dengan Pembekal
8 Borang Permohonan Tidak Diisi Dengan Lengkap
Kes Berlaku Tidak Serius
9 Kursus Berjadual Selalu Ditunda
Kes Ini Sering Berlaku Sepanjang Tahun 2002
10Komputer Sering Rosak
Telah Dibincangkan Oleh Unit IT
11Kekerapan Gangguan Elektrik Di Kawasan INTURA
Bukan Bidangkuasa Kumpulan
12Kerja-Kerja Projek Lambat Disiapkan
Kes Sentiasa Berulang
MASALAHADAKAH MASALAH
MENCAPAI OBJEKTIF ORGANISASI
ADAKAH MEMBERI KESAN
KEPADA IMEJ JABATAN
MEMILIH MASALAH MEMASUKI
RANKING TERATAS
1 Waktu Pendaftaran Peserta Kursus di INTURA tidak praktikal High High Ya
2 Edaran Surat-surat di INTURA Mengambil Masa Yang Lama Tidak High Tidak
3 Pegawai-pegawai INTURA Kerap Hilang dan Sukar Di Kesan High High Ya
4 Bekalan Peralatan Latihan Tidak Berkualiti
High High Ya
5 Kekerapan Gangguan Elektrik Di Kawasan INTURA Tidak High Tidak
5 Masalah Telah Dikenalpasti Untuk
Disenaraipendekkan Untuk Dinilai Bagi Kali Ke 2
Untuk Memilih Satu Masalah Kaedah Benefit Analisis
Telah Digunakan
1 Pegawai-pegawai INTURA
Kerap Hilang dan Sukar
Di Kesan
2 Waktu Pendaftaran
Peserta Kursus di INTURA
Tidak Praktikal
3 Bekalan Peralatan
Latihan Tidak Berkualiti
Masalah Telah Dipilih Untuk
Disenarai-pendekkan
Masalah Telah Dipilih Untuk
Disenarai-pendekkan
PENDEKATAN MATRIX
RENDAH = 1 - 2 SEDERHANA = 3 - 4 TINGGI = 5
MASALAH
PENILAIAN DAN ANALISIS
Sepanjang Dua Tahun Yang Lalu Bahagian Latihan INTURA TelahDibekalkan Dengan Folder AlatulisSampul Surat Bateri Kurang Berkualiti Masalah Tidak BegituKetara
Sepanjang 6 Bulan Pertama 2004 Sebanyak 70 Daripada Kes Kehilangan Adalah Memberi Ceramah Di Luar Dan Mengganggu Perjalanan Kursus Di INTURA
3 Waktu pendaftaran peserta kursus di INTURA tidak praktikal
Dalam Analisis Data Yang Telah Dipungut Terdapat 40 Peserta Tidak Hadir Pada Hari Pendaftaran Sehari Sebelum Kursus Bermula Dan Mengakibat Pembaziran Makanan Yang Dianggarkan RM450000 Dalam Enam Bulan Pertama 2004
ZA
HID
AH
NO
R S
ILAW
ATI amp
H
AB
IBA
H
SA
LMA
H amp
SA
MS
UR
I
MIM
I amp
MA
SR
I
JUM
LAH
4 4 3 184 3
4 4 205 4 3
4 4 225 5 4
2 Pegawai-pegawai INTURA Kerap Hilang dan Sukar Di Kesan
1 Bekalan Peralatan Latihan Tidak Berkualiti
HU
ZA
IRU
L
PENETAPAN MATLAMAT OBJEKTIF
TARGET SETTING
TARGET SETTING
Method Fill in the blank
a bc d e
To _______ _______ from
________ to ________ by _______
a Trend ndash Improve reduce increase
b Specific - Specific item that you want to improve
c Data ndash Measurable present level or level before actiond Data ndash Measurable level after action taken
e Time frame ndash when project will be completed
TARGET SETTING
Example
mengurangkan Masa menunggu
110 min 30 min April 2006
Untuk ____________ _____________ dari
________ ke __ _____ pada ______
Specific item to improve
Value of measurement
Unit of measureme
nt
TARGET SETTING
Contoh
mengurangkan Masa menunggu
110 min 30 min April 2006
Untuk ____________ _____________ dari
________ ke ________ pada _______
Target
PERINGKAT ANALISA
MASALAH amp CONTOH FORMAT KERTAS SEMAKAN
SOAL SELIDIK
KES KELEWATAN PEMBEDAHAN TINGGI
PERKARA TEMPOH TUJUAN
PUNCA PALING MUNGKIN M1 M2 M3 M4 M1 M2 M3 M4 JUMLAH
Peserta lambat melaporkan diri
0 19
Peserta pulang selepas mendaftarkan diri
0 0 0 0 0 3
Program tidak berjalan dengan lancar
0 0 0 0 0 0 0 0 0
Anggaran bahan mentah tidak tepat
0 0 0 0 0 0 0 1
Pembaziran makanan 0 0 0 0 0 0 0 0 0
JUMLAH 23
Tarikh Pengumpulan Data Jan-MacTeknik Pengumpulan Data Pemerhatian
1 Adakah anda selesa dengan waktu pendaftaran kursus yang baru
2 Pada pendapat anda adakah anda setuju dengan cara pendaftaran yang lama atau yang baru
1 Kaedah lama sehari sebelum kursus
2 Kaedah baru pada pagi hari pertama kursus
3 Sempatkah anda sampai ke INTURA pada jam 800 pagi
4 Adakah anda perlukan kenderaan INTURA dari Stesyen Bas Sungai Petani ke INTURA pada hari pertama kursus
5 Anda datang ke INTURA dengan
1 Kenderaan Sendiri
2 Kenderaan Jabatan
3 Pengangkutan Awam
6 Komen anda mengenai Prosedur Pendaftaran Barua) __________________________________________________b) __________________________________________________c) __________________________________________________
Sila Tandakan YA TIDAK
100 borang soal selidik telah diedar kepada peserta 2 kursus induksi
81 borang soal selidik dikembalikan
i 92 amat berpuashatiii 5 mengatakan mereka berpuas hatiiii 3 mengatakan mereka tidak berpuas hati
Pada keseluruhan mereka berpuashati
PERINGKAT CADANGAN
PENYELESAIAN
PRO-KONTRA RAJAH POKOKRAJAH JARINGAN AKTIVITI RAJAH PDPC
(Process Decision Planning Chart ) RAJAH PELAN Q
MATRIK DIAGRAM SWOT
SCORE Problem 1 = 0 Problem 2 = 4 Problem 3 = 1 Problem 4 = 2 Problem 5 = 3
SELECTING MAIN PROBLEM THROUGH PAIRED COMPARISON METHOD
Score Example Mrs Noor Azizah
1 1
2 3 4
3
2
4
5
4
1
4
3 3
5
2
1
5
5
2
Problem 1 = Delay in preparing schedule reportsProblem 2 = Difficulties in managing information of CHKLrsquos dev projects Problem 3 = Difficulty in accessing information from sectionsProblem 4 = No special gallery to display development projectsProblem 5 = Failure in monitoring status of development projects
Problem 1 = Delay in preparing schedule reportsProblem 2 = Difficulties in managing information of CHKLrsquos dev projects Problem 3 = Difficulty in accessing information from sectionsProblem 4 = No special gallery to display development projectsProblem 5 = Failure in monitoring status of development projects
CRITERIA OF PAIRED COMPARISON METHOD
1 Comply with client charter
2 Comply with departmentrsquos objectives and functions
3 Critical level of problem
4 Improvement in quality of work
5 Increase productivity
TOTAL OVERALL SCORE OF OPTIMIST MEMBERS THROUGH PAIRED COMPARISON METHOD
Problem 5Total Grouprsquos Options -Problem
1Problem2
Problem 3
Problem 4
1 ~ Ramli2 ~ Khairiah3 ~ Esah 4 ~ Rosnita 5 ~ Noor Azizah 6 ~ Ameer 7 ~ Izat 8 ~ Norlisa9~ Salabiyah
TOTAL
001102302
443444324
010010030
323322122
9 32 520
333232332
243232
Problem 2Problem 2
- Slide 1
- Slide 2
- Slide 3
- Slide 4
- Slide 5
- Slide 6
- Slide 7
- Slide 8
- Brainstorming
- Slide 10
- Slide 11
- Slide 12
- Slide 13
- Slide 14
- Slide 15
- Slide 16
- Slide 17
- Analisa Jurang Jurang Antara Prestasi Sediada dan Keperluan
- Slide 19
- Slide 20
- Slide 21
- Slide 22
- Slide 23
- Slide 24
- Slide 25
- Slide 26
- Slide 27
- Slide 28
- Slide 29
- Slide 30
- Slide 31
- 12 Masalah Telah Dikenalpasti Penilaian Telah Dibuat Berdasa
- Slide 33
- Slide 34
- Slide 35
- Slide 36
- Slide 37
- Slide 38
- Slide 39
- Slide 40
- Slide 41
- Slide 42
- Slide 43
- Slide 44
- Slide 45
- Slide 46
- Slide 47
- Slide 48
- Slide 49
- Slide 50
- Slide 51
- Slide 52
- Slide 53
- Slide 54
- Slide 55
- Slide 56
- Slide 57
-
Aktiviti 9 Penyeragaman
bull Ini adalah merupakan peringkat terakhir dalam Kitaran PDCAbull Sekiranya objektif dan sasaran projek dicapai tindakan penyeragaman boleh dilakukan dengan mengambil langkah -langkah seperti berikut1048766 Menyedia atau mengemaskini Proses Kerja dan Carta Aliran Kerjayang berkaitan1048766 Mengemaskini Manual Prosedur Kerja Fail Meja Standard Operating Procedure dan Dokumen MS ISO1048766 Mengemaskini Piagam Pelanggan dan Petunjuk Prestasi Utama (KPI) yang berkaitanbull Pihak Pengurusan perlu mengambil tindakan penyeragaman secaramenyeluruh ke peringkat daerah negeri dan kebangsaan mengikut kesesuaian
Tindakan penyeragaman perlu mendapat persetujuan PihakPengurusan
Nota
Aktiviti 1 Mengenal Pasti Projek
Aktiviti 2 Pemilihan Projek
Aktiviti 3 Menganalisis Projek
Aktiviti 4 Penetapan ObjektifSasaran Projek
Aktiviti 5 Cadangan Penyelesaian
Aktiviti 6 Pelaksanaan
Aktiviti 7 Penilaian
Aktiviti 8 Pemantauan
Aktiviti 9 Penyeragaman
CONTOH-CONTOH TEKNIK DAN ALAT
KIKPERANCANGAN PROJEK
DAN PEMILIHAN MASALAH
MESYUARATAKTIVITI
KUMPULAN
MESYUARATAKTIVITI
KUMPULAN JUMLAH 28
KEKERAPAN SEMINGGU SEKALIWAKTU KHAMIS 1100-1200 TGHTEMPOH 1 JAMTEMPAT BILIK MESYUARAT LATIHAN KEHADIRAN 90
= 90 PERHATIANTidak Ada Mesyuarat Sekiranya Hari Diisytiharkan Cuti Umum
PETUNJUK1 HADIR PERATUSAN KEHADIRANCS CUTI SAKITCR CUTI REHAT 327 X 100BL BERTUGAS LUAR 364
BIL BIL MESYUARAT AHLI 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28
1 FADZILAH BT PADZIN 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1
2 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1
3
HUZAIRUL HEZRI B SAIDIN
1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 1 BL CR 1
4
ZAHIDAH BT ABDJALIL
1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1
5 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1
6
SALMAH BT SAAD
1 1 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR
7
NOR SILAWATI BT IDRIS
1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 CR 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1 1 1
8
SAMSURI AFFENDEE B MAN
1 1 1 BL 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1
MASRI BT RAMLI
9 9 6 8 8 6 8 7 8 8 6 8 5 7 8 8 7 8 8 6 8 4 7 7
MIMI NOORZAN BT ABD HAMID
JUMLAH 8 6 8 7
Hadir Tidak Hadir
01 MEI- 14 SEP 20041 Rancang Jadual Projek2 Pemilihan Masalah3 Analisis Keadaan Masa4 Penyediaan Maklumat Kini5 Kenalpasti Sebab Akibat6 Analisis Sebab Akibat7 Cadangan Penyelesaian
07 FEB-14 MAC 2005 Kelulusan Pengurusan
2 Pengawasan Penyeragaman3 Pengurusan Dan Penilaian4 Piawaian (SOP)5 Penilaian Kumpulan
21 OKT2004ndash23 FEB 20051 Menilai Keputusan2 Analisis Data3 Mengawasi Keputusan
PENGAGIHAN TUGAS AHLITUGAS YANG DIBERI TANGGUNGJAWA
B
Dengan Mengenalpasti
MasalahSemua Ahli
Memilih Masalah Semua Ahli
Menganalisis Masalah SemuaAhli
Mengumpul Data Semua Ahli
Menganalisis Punca Semua Ahli
Cadangan Penyelesaian
Semua Ahli
Kelulusan ProjekPengarah JK
PEMANDU
Pelaksanaan Plan Tindakan Semua Ahli
Mengawasi Keputusan Semua Ahli
Tindakan Pembetulan Semua Ahli
Mengawasi Pembetulan
Semua Ahli
Penyeragaman Projek Semua Ahli
Pemantauan Projek Semua Ahli
Projek Akan Datang Semua Ahli
Ahli Yang Mengendalikan
Mesyuarat amp Menyediakan Minit
Mesyuarat
Pn Fadzilah Pn Zahidah
07 SEPTndash14 DIS20041 Percubaan2 Pelaksanaan
Cadangan3 Kumpulkan Data Dan
PelaksanaanCadangan
Nama Kumpulan Tajuk
Tempoh
PERANCANGAN SEBENAR
PLAND
ACTION
CHECK
13 Penyeragaman
11 Penilaian Semula
12 Persembahan Pengurusan
9 Penilaian Selepas Cadangan
10 Tindakan Pembetulan
7 Persembahan Pengurusan
8 Melaksanakan Cadangan
5 Analisis Data
6 Merancang Cadangan
3 Mengenalpasti Masalah
4 Mengumpul Data
AKTIVITI
1 Pemilihan Masalah
2 Penerangan Masalah
JAN 05 FEB 05 MAC 05SEP 04 OKT 04 NOV 04 DIS 04MEI 04 JUN 04 JUL 04 OGS 04
12 Masalah Telah Dikenalpasti Penilaian Telah Dibuat Berdasarkan Kriteria Yang Ditetapkan
MASALAH ADAKAH DATA-DATA
DIKUMPULKAN
PENCAPAIAN VISI
ORGANISASI
MASALAH TUGAS HARIAN
PENEMUAN KAJIAN
1 Pinjaman Buku-Buku Di Pusat Sumber Lewat Dikembalikan
Satu Kajian Telah Dibuat
2 Tawaran Kursus Bertindih
Satu Penyelesaian Telah Dilaksanakan
3 Pegawai-pegawai INTURA Kerap Hilang dan Sukar Di Kesan
Masalah Peringkat Awal
4 Pendaftaran Kursus Mengambil Masa Yang Lama
Masalah Ini Sering Menjadi Isu Semasa
5 Waktu Pendaftaran Peserta Kursus di INTURA tidak praktikal
Banyak Aduan Dari Peserta Kursus
6 Edaram Surat-surat di INTURA Mengambil Masa Yang Lama
Kes Ini Agak Serius Dan Berlaku Sepanjang Masa
5 Masalah Telah Dipilih Berdasarkan Kriteria Yang Telah
Ditetapkan
Sambungan
7 Bekalan Peralatan Latihan Tidak Berkualiti
Perbincangan Dengan Pembekal
8 Borang Permohonan Tidak Diisi Dengan Lengkap
Kes Berlaku Tidak Serius
9 Kursus Berjadual Selalu Ditunda
Kes Ini Sering Berlaku Sepanjang Tahun 2002
10Komputer Sering Rosak
Telah Dibincangkan Oleh Unit IT
11Kekerapan Gangguan Elektrik Di Kawasan INTURA
Bukan Bidangkuasa Kumpulan
12Kerja-Kerja Projek Lambat Disiapkan
Kes Sentiasa Berulang
MASALAHADAKAH MASALAH
MENCAPAI OBJEKTIF ORGANISASI
ADAKAH MEMBERI KESAN
KEPADA IMEJ JABATAN
MEMILIH MASALAH MEMASUKI
RANKING TERATAS
1 Waktu Pendaftaran Peserta Kursus di INTURA tidak praktikal High High Ya
2 Edaran Surat-surat di INTURA Mengambil Masa Yang Lama Tidak High Tidak
3 Pegawai-pegawai INTURA Kerap Hilang dan Sukar Di Kesan High High Ya
4 Bekalan Peralatan Latihan Tidak Berkualiti
High High Ya
5 Kekerapan Gangguan Elektrik Di Kawasan INTURA Tidak High Tidak
5 Masalah Telah Dikenalpasti Untuk
Disenaraipendekkan Untuk Dinilai Bagi Kali Ke 2
Untuk Memilih Satu Masalah Kaedah Benefit Analisis
Telah Digunakan
1 Pegawai-pegawai INTURA
Kerap Hilang dan Sukar
Di Kesan
2 Waktu Pendaftaran
Peserta Kursus di INTURA
Tidak Praktikal
3 Bekalan Peralatan
Latihan Tidak Berkualiti
Masalah Telah Dipilih Untuk
Disenarai-pendekkan
Masalah Telah Dipilih Untuk
Disenarai-pendekkan
PENDEKATAN MATRIX
RENDAH = 1 - 2 SEDERHANA = 3 - 4 TINGGI = 5
MASALAH
PENILAIAN DAN ANALISIS
Sepanjang Dua Tahun Yang Lalu Bahagian Latihan INTURA TelahDibekalkan Dengan Folder AlatulisSampul Surat Bateri Kurang Berkualiti Masalah Tidak BegituKetara
Sepanjang 6 Bulan Pertama 2004 Sebanyak 70 Daripada Kes Kehilangan Adalah Memberi Ceramah Di Luar Dan Mengganggu Perjalanan Kursus Di INTURA
3 Waktu pendaftaran peserta kursus di INTURA tidak praktikal
Dalam Analisis Data Yang Telah Dipungut Terdapat 40 Peserta Tidak Hadir Pada Hari Pendaftaran Sehari Sebelum Kursus Bermula Dan Mengakibat Pembaziran Makanan Yang Dianggarkan RM450000 Dalam Enam Bulan Pertama 2004
ZA
HID
AH
NO
R S
ILAW
ATI amp
H
AB
IBA
H
SA
LMA
H amp
SA
MS
UR
I
MIM
I amp
MA
SR
I
JUM
LAH
4 4 3 184 3
4 4 205 4 3
4 4 225 5 4
2 Pegawai-pegawai INTURA Kerap Hilang dan Sukar Di Kesan
1 Bekalan Peralatan Latihan Tidak Berkualiti
HU
ZA
IRU
L
PENETAPAN MATLAMAT OBJEKTIF
TARGET SETTING
TARGET SETTING
Method Fill in the blank
a bc d e
To _______ _______ from
________ to ________ by _______
a Trend ndash Improve reduce increase
b Specific - Specific item that you want to improve
c Data ndash Measurable present level or level before actiond Data ndash Measurable level after action taken
e Time frame ndash when project will be completed
TARGET SETTING
Example
mengurangkan Masa menunggu
110 min 30 min April 2006
Untuk ____________ _____________ dari
________ ke __ _____ pada ______
Specific item to improve
Value of measurement
Unit of measureme
nt
TARGET SETTING
Contoh
mengurangkan Masa menunggu
110 min 30 min April 2006
Untuk ____________ _____________ dari
________ ke ________ pada _______
Target
PERINGKAT ANALISA
MASALAH amp CONTOH FORMAT KERTAS SEMAKAN
SOAL SELIDIK
KES KELEWATAN PEMBEDAHAN TINGGI
PERKARA TEMPOH TUJUAN
PUNCA PALING MUNGKIN M1 M2 M3 M4 M1 M2 M3 M4 JUMLAH
Peserta lambat melaporkan diri
0 19
Peserta pulang selepas mendaftarkan diri
0 0 0 0 0 3
Program tidak berjalan dengan lancar
0 0 0 0 0 0 0 0 0
Anggaran bahan mentah tidak tepat
0 0 0 0 0 0 0 1
Pembaziran makanan 0 0 0 0 0 0 0 0 0
JUMLAH 23
Tarikh Pengumpulan Data Jan-MacTeknik Pengumpulan Data Pemerhatian
1 Adakah anda selesa dengan waktu pendaftaran kursus yang baru
2 Pada pendapat anda adakah anda setuju dengan cara pendaftaran yang lama atau yang baru
1 Kaedah lama sehari sebelum kursus
2 Kaedah baru pada pagi hari pertama kursus
3 Sempatkah anda sampai ke INTURA pada jam 800 pagi
4 Adakah anda perlukan kenderaan INTURA dari Stesyen Bas Sungai Petani ke INTURA pada hari pertama kursus
5 Anda datang ke INTURA dengan
1 Kenderaan Sendiri
2 Kenderaan Jabatan
3 Pengangkutan Awam
6 Komen anda mengenai Prosedur Pendaftaran Barua) __________________________________________________b) __________________________________________________c) __________________________________________________
Sila Tandakan YA TIDAK
100 borang soal selidik telah diedar kepada peserta 2 kursus induksi
81 borang soal selidik dikembalikan
i 92 amat berpuashatiii 5 mengatakan mereka berpuas hatiiii 3 mengatakan mereka tidak berpuas hati
Pada keseluruhan mereka berpuashati
PERINGKAT CADANGAN
PENYELESAIAN
PRO-KONTRA RAJAH POKOKRAJAH JARINGAN AKTIVITI RAJAH PDPC
(Process Decision Planning Chart ) RAJAH PELAN Q
MATRIK DIAGRAM SWOT
SCORE Problem 1 = 0 Problem 2 = 4 Problem 3 = 1 Problem 4 = 2 Problem 5 = 3
SELECTING MAIN PROBLEM THROUGH PAIRED COMPARISON METHOD
Score Example Mrs Noor Azizah
1 1
2 3 4
3
2
4
5
4
1
4
3 3
5
2
1
5
5
2
Problem 1 = Delay in preparing schedule reportsProblem 2 = Difficulties in managing information of CHKLrsquos dev projects Problem 3 = Difficulty in accessing information from sectionsProblem 4 = No special gallery to display development projectsProblem 5 = Failure in monitoring status of development projects
Problem 1 = Delay in preparing schedule reportsProblem 2 = Difficulties in managing information of CHKLrsquos dev projects Problem 3 = Difficulty in accessing information from sectionsProblem 4 = No special gallery to display development projectsProblem 5 = Failure in monitoring status of development projects
CRITERIA OF PAIRED COMPARISON METHOD
1 Comply with client charter
2 Comply with departmentrsquos objectives and functions
3 Critical level of problem
4 Improvement in quality of work
5 Increase productivity
TOTAL OVERALL SCORE OF OPTIMIST MEMBERS THROUGH PAIRED COMPARISON METHOD
Problem 5Total Grouprsquos Options -Problem
1Problem2
Problem 3
Problem 4
1 ~ Ramli2 ~ Khairiah3 ~ Esah 4 ~ Rosnita 5 ~ Noor Azizah 6 ~ Ameer 7 ~ Izat 8 ~ Norlisa9~ Salabiyah
TOTAL
001102302
443444324
010010030
323322122
9 32 520
333232332
243232
Problem 2Problem 2
- Slide 1
- Slide 2
- Slide 3
- Slide 4
- Slide 5
- Slide 6
- Slide 7
- Slide 8
- Brainstorming
- Slide 10
- Slide 11
- Slide 12
- Slide 13
- Slide 14
- Slide 15
- Slide 16
- Slide 17
- Analisa Jurang Jurang Antara Prestasi Sediada dan Keperluan
- Slide 19
- Slide 20
- Slide 21
- Slide 22
- Slide 23
- Slide 24
- Slide 25
- Slide 26
- Slide 27
- Slide 28
- Slide 29
- Slide 30
- Slide 31
- 12 Masalah Telah Dikenalpasti Penilaian Telah Dibuat Berdasa
- Slide 33
- Slide 34
- Slide 35
- Slide 36
- Slide 37
- Slide 38
- Slide 39
- Slide 40
- Slide 41
- Slide 42
- Slide 43
- Slide 44
- Slide 45
- Slide 46
- Slide 47
- Slide 48
- Slide 49
- Slide 50
- Slide 51
- Slide 52
- Slide 53
- Slide 54
- Slide 55
- Slide 56
- Slide 57
-
Aktiviti 1 Mengenal Pasti Projek
Aktiviti 2 Pemilihan Projek
Aktiviti 3 Menganalisis Projek
Aktiviti 4 Penetapan ObjektifSasaran Projek
Aktiviti 5 Cadangan Penyelesaian
Aktiviti 6 Pelaksanaan
Aktiviti 7 Penilaian
Aktiviti 8 Pemantauan
Aktiviti 9 Penyeragaman
CONTOH-CONTOH TEKNIK DAN ALAT
KIKPERANCANGAN PROJEK
DAN PEMILIHAN MASALAH
MESYUARATAKTIVITI
KUMPULAN
MESYUARATAKTIVITI
KUMPULAN JUMLAH 28
KEKERAPAN SEMINGGU SEKALIWAKTU KHAMIS 1100-1200 TGHTEMPOH 1 JAMTEMPAT BILIK MESYUARAT LATIHAN KEHADIRAN 90
= 90 PERHATIANTidak Ada Mesyuarat Sekiranya Hari Diisytiharkan Cuti Umum
PETUNJUK1 HADIR PERATUSAN KEHADIRANCS CUTI SAKITCR CUTI REHAT 327 X 100BL BERTUGAS LUAR 364
BIL BIL MESYUARAT AHLI 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28
1 FADZILAH BT PADZIN 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1
2 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1
3
HUZAIRUL HEZRI B SAIDIN
1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 1 BL CR 1
4
ZAHIDAH BT ABDJALIL
1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1
5 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1
6
SALMAH BT SAAD
1 1 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR
7
NOR SILAWATI BT IDRIS
1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 CR 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1 1 1
8
SAMSURI AFFENDEE B MAN
1 1 1 BL 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1
MASRI BT RAMLI
9 9 6 8 8 6 8 7 8 8 6 8 5 7 8 8 7 8 8 6 8 4 7 7
MIMI NOORZAN BT ABD HAMID
JUMLAH 8 6 8 7
Hadir Tidak Hadir
01 MEI- 14 SEP 20041 Rancang Jadual Projek2 Pemilihan Masalah3 Analisis Keadaan Masa4 Penyediaan Maklumat Kini5 Kenalpasti Sebab Akibat6 Analisis Sebab Akibat7 Cadangan Penyelesaian
07 FEB-14 MAC 2005 Kelulusan Pengurusan
2 Pengawasan Penyeragaman3 Pengurusan Dan Penilaian4 Piawaian (SOP)5 Penilaian Kumpulan
21 OKT2004ndash23 FEB 20051 Menilai Keputusan2 Analisis Data3 Mengawasi Keputusan
PENGAGIHAN TUGAS AHLITUGAS YANG DIBERI TANGGUNGJAWA
B
Dengan Mengenalpasti
MasalahSemua Ahli
Memilih Masalah Semua Ahli
Menganalisis Masalah SemuaAhli
Mengumpul Data Semua Ahli
Menganalisis Punca Semua Ahli
Cadangan Penyelesaian
Semua Ahli
Kelulusan ProjekPengarah JK
PEMANDU
Pelaksanaan Plan Tindakan Semua Ahli
Mengawasi Keputusan Semua Ahli
Tindakan Pembetulan Semua Ahli
Mengawasi Pembetulan
Semua Ahli
Penyeragaman Projek Semua Ahli
Pemantauan Projek Semua Ahli
Projek Akan Datang Semua Ahli
Ahli Yang Mengendalikan
Mesyuarat amp Menyediakan Minit
Mesyuarat
Pn Fadzilah Pn Zahidah
07 SEPTndash14 DIS20041 Percubaan2 Pelaksanaan
Cadangan3 Kumpulkan Data Dan
PelaksanaanCadangan
Nama Kumpulan Tajuk
Tempoh
PERANCANGAN SEBENAR
PLAND
ACTION
CHECK
13 Penyeragaman
11 Penilaian Semula
12 Persembahan Pengurusan
9 Penilaian Selepas Cadangan
10 Tindakan Pembetulan
7 Persembahan Pengurusan
8 Melaksanakan Cadangan
5 Analisis Data
6 Merancang Cadangan
3 Mengenalpasti Masalah
4 Mengumpul Data
AKTIVITI
1 Pemilihan Masalah
2 Penerangan Masalah
JAN 05 FEB 05 MAC 05SEP 04 OKT 04 NOV 04 DIS 04MEI 04 JUN 04 JUL 04 OGS 04
12 Masalah Telah Dikenalpasti Penilaian Telah Dibuat Berdasarkan Kriteria Yang Ditetapkan
MASALAH ADAKAH DATA-DATA
DIKUMPULKAN
PENCAPAIAN VISI
ORGANISASI
MASALAH TUGAS HARIAN
PENEMUAN KAJIAN
1 Pinjaman Buku-Buku Di Pusat Sumber Lewat Dikembalikan
Satu Kajian Telah Dibuat
2 Tawaran Kursus Bertindih
Satu Penyelesaian Telah Dilaksanakan
3 Pegawai-pegawai INTURA Kerap Hilang dan Sukar Di Kesan
Masalah Peringkat Awal
4 Pendaftaran Kursus Mengambil Masa Yang Lama
Masalah Ini Sering Menjadi Isu Semasa
5 Waktu Pendaftaran Peserta Kursus di INTURA tidak praktikal
Banyak Aduan Dari Peserta Kursus
6 Edaram Surat-surat di INTURA Mengambil Masa Yang Lama
Kes Ini Agak Serius Dan Berlaku Sepanjang Masa
5 Masalah Telah Dipilih Berdasarkan Kriteria Yang Telah
Ditetapkan
Sambungan
7 Bekalan Peralatan Latihan Tidak Berkualiti
Perbincangan Dengan Pembekal
8 Borang Permohonan Tidak Diisi Dengan Lengkap
Kes Berlaku Tidak Serius
9 Kursus Berjadual Selalu Ditunda
Kes Ini Sering Berlaku Sepanjang Tahun 2002
10Komputer Sering Rosak
Telah Dibincangkan Oleh Unit IT
11Kekerapan Gangguan Elektrik Di Kawasan INTURA
Bukan Bidangkuasa Kumpulan
12Kerja-Kerja Projek Lambat Disiapkan
Kes Sentiasa Berulang
MASALAHADAKAH MASALAH
MENCAPAI OBJEKTIF ORGANISASI
ADAKAH MEMBERI KESAN
KEPADA IMEJ JABATAN
MEMILIH MASALAH MEMASUKI
RANKING TERATAS
1 Waktu Pendaftaran Peserta Kursus di INTURA tidak praktikal High High Ya
2 Edaran Surat-surat di INTURA Mengambil Masa Yang Lama Tidak High Tidak
3 Pegawai-pegawai INTURA Kerap Hilang dan Sukar Di Kesan High High Ya
4 Bekalan Peralatan Latihan Tidak Berkualiti
High High Ya
5 Kekerapan Gangguan Elektrik Di Kawasan INTURA Tidak High Tidak
5 Masalah Telah Dikenalpasti Untuk
Disenaraipendekkan Untuk Dinilai Bagi Kali Ke 2
Untuk Memilih Satu Masalah Kaedah Benefit Analisis
Telah Digunakan
1 Pegawai-pegawai INTURA
Kerap Hilang dan Sukar
Di Kesan
2 Waktu Pendaftaran
Peserta Kursus di INTURA
Tidak Praktikal
3 Bekalan Peralatan
Latihan Tidak Berkualiti
Masalah Telah Dipilih Untuk
Disenarai-pendekkan
Masalah Telah Dipilih Untuk
Disenarai-pendekkan
PENDEKATAN MATRIX
RENDAH = 1 - 2 SEDERHANA = 3 - 4 TINGGI = 5
MASALAH
PENILAIAN DAN ANALISIS
Sepanjang Dua Tahun Yang Lalu Bahagian Latihan INTURA TelahDibekalkan Dengan Folder AlatulisSampul Surat Bateri Kurang Berkualiti Masalah Tidak BegituKetara
Sepanjang 6 Bulan Pertama 2004 Sebanyak 70 Daripada Kes Kehilangan Adalah Memberi Ceramah Di Luar Dan Mengganggu Perjalanan Kursus Di INTURA
3 Waktu pendaftaran peserta kursus di INTURA tidak praktikal
Dalam Analisis Data Yang Telah Dipungut Terdapat 40 Peserta Tidak Hadir Pada Hari Pendaftaran Sehari Sebelum Kursus Bermula Dan Mengakibat Pembaziran Makanan Yang Dianggarkan RM450000 Dalam Enam Bulan Pertama 2004
ZA
HID
AH
NO
R S
ILAW
ATI amp
H
AB
IBA
H
SA
LMA
H amp
SA
MS
UR
I
MIM
I amp
MA
SR
I
JUM
LAH
4 4 3 184 3
4 4 205 4 3
4 4 225 5 4
2 Pegawai-pegawai INTURA Kerap Hilang dan Sukar Di Kesan
1 Bekalan Peralatan Latihan Tidak Berkualiti
HU
ZA
IRU
L
PENETAPAN MATLAMAT OBJEKTIF
TARGET SETTING
TARGET SETTING
Method Fill in the blank
a bc d e
To _______ _______ from
________ to ________ by _______
a Trend ndash Improve reduce increase
b Specific - Specific item that you want to improve
c Data ndash Measurable present level or level before actiond Data ndash Measurable level after action taken
e Time frame ndash when project will be completed
TARGET SETTING
Example
mengurangkan Masa menunggu
110 min 30 min April 2006
Untuk ____________ _____________ dari
________ ke __ _____ pada ______
Specific item to improve
Value of measurement
Unit of measureme
nt
TARGET SETTING
Contoh
mengurangkan Masa menunggu
110 min 30 min April 2006
Untuk ____________ _____________ dari
________ ke ________ pada _______
Target
PERINGKAT ANALISA
MASALAH amp CONTOH FORMAT KERTAS SEMAKAN
SOAL SELIDIK
KES KELEWATAN PEMBEDAHAN TINGGI
PERKARA TEMPOH TUJUAN
PUNCA PALING MUNGKIN M1 M2 M3 M4 M1 M2 M3 M4 JUMLAH
Peserta lambat melaporkan diri
0 19
Peserta pulang selepas mendaftarkan diri
0 0 0 0 0 3
Program tidak berjalan dengan lancar
0 0 0 0 0 0 0 0 0
Anggaran bahan mentah tidak tepat
0 0 0 0 0 0 0 1
Pembaziran makanan 0 0 0 0 0 0 0 0 0
JUMLAH 23
Tarikh Pengumpulan Data Jan-MacTeknik Pengumpulan Data Pemerhatian
1 Adakah anda selesa dengan waktu pendaftaran kursus yang baru
2 Pada pendapat anda adakah anda setuju dengan cara pendaftaran yang lama atau yang baru
1 Kaedah lama sehari sebelum kursus
2 Kaedah baru pada pagi hari pertama kursus
3 Sempatkah anda sampai ke INTURA pada jam 800 pagi
4 Adakah anda perlukan kenderaan INTURA dari Stesyen Bas Sungai Petani ke INTURA pada hari pertama kursus
5 Anda datang ke INTURA dengan
1 Kenderaan Sendiri
2 Kenderaan Jabatan
3 Pengangkutan Awam
6 Komen anda mengenai Prosedur Pendaftaran Barua) __________________________________________________b) __________________________________________________c) __________________________________________________
Sila Tandakan YA TIDAK
100 borang soal selidik telah diedar kepada peserta 2 kursus induksi
81 borang soal selidik dikembalikan
i 92 amat berpuashatiii 5 mengatakan mereka berpuas hatiiii 3 mengatakan mereka tidak berpuas hati
Pada keseluruhan mereka berpuashati
PERINGKAT CADANGAN
PENYELESAIAN
PRO-KONTRA RAJAH POKOKRAJAH JARINGAN AKTIVITI RAJAH PDPC
(Process Decision Planning Chart ) RAJAH PELAN Q
MATRIK DIAGRAM SWOT
SCORE Problem 1 = 0 Problem 2 = 4 Problem 3 = 1 Problem 4 = 2 Problem 5 = 3
SELECTING MAIN PROBLEM THROUGH PAIRED COMPARISON METHOD
Score Example Mrs Noor Azizah
1 1
2 3 4
3
2
4
5
4
1
4
3 3
5
2
1
5
5
2
Problem 1 = Delay in preparing schedule reportsProblem 2 = Difficulties in managing information of CHKLrsquos dev projects Problem 3 = Difficulty in accessing information from sectionsProblem 4 = No special gallery to display development projectsProblem 5 = Failure in monitoring status of development projects
Problem 1 = Delay in preparing schedule reportsProblem 2 = Difficulties in managing information of CHKLrsquos dev projects Problem 3 = Difficulty in accessing information from sectionsProblem 4 = No special gallery to display development projectsProblem 5 = Failure in monitoring status of development projects
CRITERIA OF PAIRED COMPARISON METHOD
1 Comply with client charter
2 Comply with departmentrsquos objectives and functions
3 Critical level of problem
4 Improvement in quality of work
5 Increase productivity
TOTAL OVERALL SCORE OF OPTIMIST MEMBERS THROUGH PAIRED COMPARISON METHOD
Problem 5Total Grouprsquos Options -Problem
1Problem2
Problem 3
Problem 4
1 ~ Ramli2 ~ Khairiah3 ~ Esah 4 ~ Rosnita 5 ~ Noor Azizah 6 ~ Ameer 7 ~ Izat 8 ~ Norlisa9~ Salabiyah
TOTAL
001102302
443444324
010010030
323322122
9 32 520
333232332
243232
Problem 2Problem 2
- Slide 1
- Slide 2
- Slide 3
- Slide 4
- Slide 5
- Slide 6
- Slide 7
- Slide 8
- Brainstorming
- Slide 10
- Slide 11
- Slide 12
- Slide 13
- Slide 14
- Slide 15
- Slide 16
- Slide 17
- Analisa Jurang Jurang Antara Prestasi Sediada dan Keperluan
- Slide 19
- Slide 20
- Slide 21
- Slide 22
- Slide 23
- Slide 24
- Slide 25
- Slide 26
- Slide 27
- Slide 28
- Slide 29
- Slide 30
- Slide 31
- 12 Masalah Telah Dikenalpasti Penilaian Telah Dibuat Berdasa
- Slide 33
- Slide 34
- Slide 35
- Slide 36
- Slide 37
- Slide 38
- Slide 39
- Slide 40
- Slide 41
- Slide 42
- Slide 43
- Slide 44
- Slide 45
- Slide 46
- Slide 47
- Slide 48
- Slide 49
- Slide 50
- Slide 51
- Slide 52
- Slide 53
- Slide 54
- Slide 55
- Slide 56
- Slide 57
-
CONTOH-CONTOH TEKNIK DAN ALAT
KIKPERANCANGAN PROJEK
DAN PEMILIHAN MASALAH
MESYUARATAKTIVITI
KUMPULAN
MESYUARATAKTIVITI
KUMPULAN JUMLAH 28
KEKERAPAN SEMINGGU SEKALIWAKTU KHAMIS 1100-1200 TGHTEMPOH 1 JAMTEMPAT BILIK MESYUARAT LATIHAN KEHADIRAN 90
= 90 PERHATIANTidak Ada Mesyuarat Sekiranya Hari Diisytiharkan Cuti Umum
PETUNJUK1 HADIR PERATUSAN KEHADIRANCS CUTI SAKITCR CUTI REHAT 327 X 100BL BERTUGAS LUAR 364
BIL BIL MESYUARAT AHLI 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28
1 FADZILAH BT PADZIN 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1
2 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1
3
HUZAIRUL HEZRI B SAIDIN
1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 1 BL CR 1
4
ZAHIDAH BT ABDJALIL
1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1
5 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1
6
SALMAH BT SAAD
1 1 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR
7
NOR SILAWATI BT IDRIS
1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 CR 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1 1 1
8
SAMSURI AFFENDEE B MAN
1 1 1 BL 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1
MASRI BT RAMLI
9 9 6 8 8 6 8 7 8 8 6 8 5 7 8 8 7 8 8 6 8 4 7 7
MIMI NOORZAN BT ABD HAMID
JUMLAH 8 6 8 7
Hadir Tidak Hadir
01 MEI- 14 SEP 20041 Rancang Jadual Projek2 Pemilihan Masalah3 Analisis Keadaan Masa4 Penyediaan Maklumat Kini5 Kenalpasti Sebab Akibat6 Analisis Sebab Akibat7 Cadangan Penyelesaian
07 FEB-14 MAC 2005 Kelulusan Pengurusan
2 Pengawasan Penyeragaman3 Pengurusan Dan Penilaian4 Piawaian (SOP)5 Penilaian Kumpulan
21 OKT2004ndash23 FEB 20051 Menilai Keputusan2 Analisis Data3 Mengawasi Keputusan
PENGAGIHAN TUGAS AHLITUGAS YANG DIBERI TANGGUNGJAWA
B
Dengan Mengenalpasti
MasalahSemua Ahli
Memilih Masalah Semua Ahli
Menganalisis Masalah SemuaAhli
Mengumpul Data Semua Ahli
Menganalisis Punca Semua Ahli
Cadangan Penyelesaian
Semua Ahli
Kelulusan ProjekPengarah JK
PEMANDU
Pelaksanaan Plan Tindakan Semua Ahli
Mengawasi Keputusan Semua Ahli
Tindakan Pembetulan Semua Ahli
Mengawasi Pembetulan
Semua Ahli
Penyeragaman Projek Semua Ahli
Pemantauan Projek Semua Ahli
Projek Akan Datang Semua Ahli
Ahli Yang Mengendalikan
Mesyuarat amp Menyediakan Minit
Mesyuarat
Pn Fadzilah Pn Zahidah
07 SEPTndash14 DIS20041 Percubaan2 Pelaksanaan
Cadangan3 Kumpulkan Data Dan
PelaksanaanCadangan
Nama Kumpulan Tajuk
Tempoh
PERANCANGAN SEBENAR
PLAND
ACTION
CHECK
13 Penyeragaman
11 Penilaian Semula
12 Persembahan Pengurusan
9 Penilaian Selepas Cadangan
10 Tindakan Pembetulan
7 Persembahan Pengurusan
8 Melaksanakan Cadangan
5 Analisis Data
6 Merancang Cadangan
3 Mengenalpasti Masalah
4 Mengumpul Data
AKTIVITI
1 Pemilihan Masalah
2 Penerangan Masalah
JAN 05 FEB 05 MAC 05SEP 04 OKT 04 NOV 04 DIS 04MEI 04 JUN 04 JUL 04 OGS 04
12 Masalah Telah Dikenalpasti Penilaian Telah Dibuat Berdasarkan Kriteria Yang Ditetapkan
MASALAH ADAKAH DATA-DATA
DIKUMPULKAN
PENCAPAIAN VISI
ORGANISASI
MASALAH TUGAS HARIAN
PENEMUAN KAJIAN
1 Pinjaman Buku-Buku Di Pusat Sumber Lewat Dikembalikan
Satu Kajian Telah Dibuat
2 Tawaran Kursus Bertindih
Satu Penyelesaian Telah Dilaksanakan
3 Pegawai-pegawai INTURA Kerap Hilang dan Sukar Di Kesan
Masalah Peringkat Awal
4 Pendaftaran Kursus Mengambil Masa Yang Lama
Masalah Ini Sering Menjadi Isu Semasa
5 Waktu Pendaftaran Peserta Kursus di INTURA tidak praktikal
Banyak Aduan Dari Peserta Kursus
6 Edaram Surat-surat di INTURA Mengambil Masa Yang Lama
Kes Ini Agak Serius Dan Berlaku Sepanjang Masa
5 Masalah Telah Dipilih Berdasarkan Kriteria Yang Telah
Ditetapkan
Sambungan
7 Bekalan Peralatan Latihan Tidak Berkualiti
Perbincangan Dengan Pembekal
8 Borang Permohonan Tidak Diisi Dengan Lengkap
Kes Berlaku Tidak Serius
9 Kursus Berjadual Selalu Ditunda
Kes Ini Sering Berlaku Sepanjang Tahun 2002
10Komputer Sering Rosak
Telah Dibincangkan Oleh Unit IT
11Kekerapan Gangguan Elektrik Di Kawasan INTURA
Bukan Bidangkuasa Kumpulan
12Kerja-Kerja Projek Lambat Disiapkan
Kes Sentiasa Berulang
MASALAHADAKAH MASALAH
MENCAPAI OBJEKTIF ORGANISASI
ADAKAH MEMBERI KESAN
KEPADA IMEJ JABATAN
MEMILIH MASALAH MEMASUKI
RANKING TERATAS
1 Waktu Pendaftaran Peserta Kursus di INTURA tidak praktikal High High Ya
2 Edaran Surat-surat di INTURA Mengambil Masa Yang Lama Tidak High Tidak
3 Pegawai-pegawai INTURA Kerap Hilang dan Sukar Di Kesan High High Ya
4 Bekalan Peralatan Latihan Tidak Berkualiti
High High Ya
5 Kekerapan Gangguan Elektrik Di Kawasan INTURA Tidak High Tidak
5 Masalah Telah Dikenalpasti Untuk
Disenaraipendekkan Untuk Dinilai Bagi Kali Ke 2
Untuk Memilih Satu Masalah Kaedah Benefit Analisis
Telah Digunakan
1 Pegawai-pegawai INTURA
Kerap Hilang dan Sukar
Di Kesan
2 Waktu Pendaftaran
Peserta Kursus di INTURA
Tidak Praktikal
3 Bekalan Peralatan
Latihan Tidak Berkualiti
Masalah Telah Dipilih Untuk
Disenarai-pendekkan
Masalah Telah Dipilih Untuk
Disenarai-pendekkan
PENDEKATAN MATRIX
RENDAH = 1 - 2 SEDERHANA = 3 - 4 TINGGI = 5
MASALAH
PENILAIAN DAN ANALISIS
Sepanjang Dua Tahun Yang Lalu Bahagian Latihan INTURA TelahDibekalkan Dengan Folder AlatulisSampul Surat Bateri Kurang Berkualiti Masalah Tidak BegituKetara
Sepanjang 6 Bulan Pertama 2004 Sebanyak 70 Daripada Kes Kehilangan Adalah Memberi Ceramah Di Luar Dan Mengganggu Perjalanan Kursus Di INTURA
3 Waktu pendaftaran peserta kursus di INTURA tidak praktikal
Dalam Analisis Data Yang Telah Dipungut Terdapat 40 Peserta Tidak Hadir Pada Hari Pendaftaran Sehari Sebelum Kursus Bermula Dan Mengakibat Pembaziran Makanan Yang Dianggarkan RM450000 Dalam Enam Bulan Pertama 2004
ZA
HID
AH
NO
R S
ILAW
ATI amp
H
AB
IBA
H
SA
LMA
H amp
SA
MS
UR
I
MIM
I amp
MA
SR
I
JUM
LAH
4 4 3 184 3
4 4 205 4 3
4 4 225 5 4
2 Pegawai-pegawai INTURA Kerap Hilang dan Sukar Di Kesan
1 Bekalan Peralatan Latihan Tidak Berkualiti
HU
ZA
IRU
L
PENETAPAN MATLAMAT OBJEKTIF
TARGET SETTING
TARGET SETTING
Method Fill in the blank
a bc d e
To _______ _______ from
________ to ________ by _______
a Trend ndash Improve reduce increase
b Specific - Specific item that you want to improve
c Data ndash Measurable present level or level before actiond Data ndash Measurable level after action taken
e Time frame ndash when project will be completed
TARGET SETTING
Example
mengurangkan Masa menunggu
110 min 30 min April 2006
Untuk ____________ _____________ dari
________ ke __ _____ pada ______
Specific item to improve
Value of measurement
Unit of measureme
nt
TARGET SETTING
Contoh
mengurangkan Masa menunggu
110 min 30 min April 2006
Untuk ____________ _____________ dari
________ ke ________ pada _______
Target
PERINGKAT ANALISA
MASALAH amp CONTOH FORMAT KERTAS SEMAKAN
SOAL SELIDIK
KES KELEWATAN PEMBEDAHAN TINGGI
PERKARA TEMPOH TUJUAN
PUNCA PALING MUNGKIN M1 M2 M3 M4 M1 M2 M3 M4 JUMLAH
Peserta lambat melaporkan diri
0 19
Peserta pulang selepas mendaftarkan diri
0 0 0 0 0 3
Program tidak berjalan dengan lancar
0 0 0 0 0 0 0 0 0
Anggaran bahan mentah tidak tepat
0 0 0 0 0 0 0 1
Pembaziran makanan 0 0 0 0 0 0 0 0 0
JUMLAH 23
Tarikh Pengumpulan Data Jan-MacTeknik Pengumpulan Data Pemerhatian
1 Adakah anda selesa dengan waktu pendaftaran kursus yang baru
2 Pada pendapat anda adakah anda setuju dengan cara pendaftaran yang lama atau yang baru
1 Kaedah lama sehari sebelum kursus
2 Kaedah baru pada pagi hari pertama kursus
3 Sempatkah anda sampai ke INTURA pada jam 800 pagi
4 Adakah anda perlukan kenderaan INTURA dari Stesyen Bas Sungai Petani ke INTURA pada hari pertama kursus
5 Anda datang ke INTURA dengan
1 Kenderaan Sendiri
2 Kenderaan Jabatan
3 Pengangkutan Awam
6 Komen anda mengenai Prosedur Pendaftaran Barua) __________________________________________________b) __________________________________________________c) __________________________________________________
Sila Tandakan YA TIDAK
100 borang soal selidik telah diedar kepada peserta 2 kursus induksi
81 borang soal selidik dikembalikan
i 92 amat berpuashatiii 5 mengatakan mereka berpuas hatiiii 3 mengatakan mereka tidak berpuas hati
Pada keseluruhan mereka berpuashati
PERINGKAT CADANGAN
PENYELESAIAN
PRO-KONTRA RAJAH POKOKRAJAH JARINGAN AKTIVITI RAJAH PDPC
(Process Decision Planning Chart ) RAJAH PELAN Q
MATRIK DIAGRAM SWOT
SCORE Problem 1 = 0 Problem 2 = 4 Problem 3 = 1 Problem 4 = 2 Problem 5 = 3
SELECTING MAIN PROBLEM THROUGH PAIRED COMPARISON METHOD
Score Example Mrs Noor Azizah
1 1
2 3 4
3
2
4
5
4
1
4
3 3
5
2
1
5
5
2
Problem 1 = Delay in preparing schedule reportsProblem 2 = Difficulties in managing information of CHKLrsquos dev projects Problem 3 = Difficulty in accessing information from sectionsProblem 4 = No special gallery to display development projectsProblem 5 = Failure in monitoring status of development projects
Problem 1 = Delay in preparing schedule reportsProblem 2 = Difficulties in managing information of CHKLrsquos dev projects Problem 3 = Difficulty in accessing information from sectionsProblem 4 = No special gallery to display development projectsProblem 5 = Failure in monitoring status of development projects
CRITERIA OF PAIRED COMPARISON METHOD
1 Comply with client charter
2 Comply with departmentrsquos objectives and functions
3 Critical level of problem
4 Improvement in quality of work
5 Increase productivity
TOTAL OVERALL SCORE OF OPTIMIST MEMBERS THROUGH PAIRED COMPARISON METHOD
Problem 5Total Grouprsquos Options -Problem
1Problem2
Problem 3
Problem 4
1 ~ Ramli2 ~ Khairiah3 ~ Esah 4 ~ Rosnita 5 ~ Noor Azizah 6 ~ Ameer 7 ~ Izat 8 ~ Norlisa9~ Salabiyah
TOTAL
001102302
443444324
010010030
323322122
9 32 520
333232332
243232
Problem 2Problem 2
- Slide 1
- Slide 2
- Slide 3
- Slide 4
- Slide 5
- Slide 6
- Slide 7
- Slide 8
- Brainstorming
- Slide 10
- Slide 11
- Slide 12
- Slide 13
- Slide 14
- Slide 15
- Slide 16
- Slide 17
- Analisa Jurang Jurang Antara Prestasi Sediada dan Keperluan
- Slide 19
- Slide 20
- Slide 21
- Slide 22
- Slide 23
- Slide 24
- Slide 25
- Slide 26
- Slide 27
- Slide 28
- Slide 29
- Slide 30
- Slide 31
- 12 Masalah Telah Dikenalpasti Penilaian Telah Dibuat Berdasa
- Slide 33
- Slide 34
- Slide 35
- Slide 36
- Slide 37
- Slide 38
- Slide 39
- Slide 40
- Slide 41
- Slide 42
- Slide 43
- Slide 44
- Slide 45
- Slide 46
- Slide 47
- Slide 48
- Slide 49
- Slide 50
- Slide 51
- Slide 52
- Slide 53
- Slide 54
- Slide 55
- Slide 56
- Slide 57
-
MESYUARATAKTIVITI
KUMPULAN
MESYUARATAKTIVITI
KUMPULAN JUMLAH 28
KEKERAPAN SEMINGGU SEKALIWAKTU KHAMIS 1100-1200 TGHTEMPOH 1 JAMTEMPAT BILIK MESYUARAT LATIHAN KEHADIRAN 90
= 90 PERHATIANTidak Ada Mesyuarat Sekiranya Hari Diisytiharkan Cuti Umum
PETUNJUK1 HADIR PERATUSAN KEHADIRANCS CUTI SAKITCR CUTI REHAT 327 X 100BL BERTUGAS LUAR 364
BIL BIL MESYUARAT AHLI 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28
1 FADZILAH BT PADZIN 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1
2 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1
3
HUZAIRUL HEZRI B SAIDIN
1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 1 BL CR 1
4
ZAHIDAH BT ABDJALIL
1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1
5 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1
6
SALMAH BT SAAD
1 1 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 CR
7
NOR SILAWATI BT IDRIS
1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 CR 1 BL 1 1 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1 1 1
8
SAMSURI AFFENDEE B MAN
1 1 1 BL 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 CR 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 BL 1 1
MASRI BT RAMLI
9 9 6 8 8 6 8 7 8 8 6 8 5 7 8 8 7 8 8 6 8 4 7 7
MIMI NOORZAN BT ABD HAMID
JUMLAH 8 6 8 7
Hadir Tidak Hadir
01 MEI- 14 SEP 20041 Rancang Jadual Projek2 Pemilihan Masalah3 Analisis Keadaan Masa4 Penyediaan Maklumat Kini5 Kenalpasti Sebab Akibat6 Analisis Sebab Akibat7 Cadangan Penyelesaian
07 FEB-14 MAC 2005 Kelulusan Pengurusan
2 Pengawasan Penyeragaman3 Pengurusan Dan Penilaian4 Piawaian (SOP)5 Penilaian Kumpulan
21 OKT2004ndash23 FEB 20051 Menilai Keputusan2 Analisis Data3 Mengawasi Keputusan
PENGAGIHAN TUGAS AHLITUGAS YANG DIBERI TANGGUNGJAWA
B
Dengan Mengenalpasti
MasalahSemua Ahli
Memilih Masalah Semua Ahli
Menganalisis Masalah SemuaAhli
Mengumpul Data Semua Ahli
Menganalisis Punca Semua Ahli
Cadangan Penyelesaian
Semua Ahli
Kelulusan ProjekPengarah JK
PEMANDU
Pelaksanaan Plan Tindakan Semua Ahli
Mengawasi Keputusan Semua Ahli
Tindakan Pembetulan Semua Ahli
Mengawasi Pembetulan
Semua Ahli
Penyeragaman Projek Semua Ahli
Pemantauan Projek Semua Ahli
Projek Akan Datang Semua Ahli
Ahli Yang Mengendalikan
Mesyuarat amp Menyediakan Minit
Mesyuarat
Pn Fadzilah Pn Zahidah
07 SEPTndash14 DIS20041 Percubaan2 Pelaksanaan
Cadangan3 Kumpulkan Data Dan
PelaksanaanCadangan
Nama Kumpulan Tajuk
Tempoh
PERANCANGAN SEBENAR
PLAND
ACTION
CHECK
13 Penyeragaman
11 Penilaian Semula
12 Persembahan Pengurusan
9 Penilaian Selepas Cadangan
10 Tindakan Pembetulan
7 Persembahan Pengurusan
8 Melaksanakan Cadangan
5 Analisis Data
6 Merancang Cadangan
3 Mengenalpasti Masalah
4 Mengumpul Data
AKTIVITI
1 Pemilihan Masalah
2 Penerangan Masalah
JAN 05 FEB 05 MAC 05SEP 04 OKT 04 NOV 04 DIS 04MEI 04 JUN 04 JUL 04 OGS 04
12 Masalah Telah Dikenalpasti Penilaian Telah Dibuat Berdasarkan Kriteria Yang Ditetapkan
MASALAH ADAKAH DATA-DATA
DIKUMPULKAN
PENCAPAIAN VISI
ORGANISASI
MASALAH TUGAS HARIAN
PENEMUAN KAJIAN
1 Pinjaman Buku-Buku Di Pusat Sumber Lewat Dikembalikan
Satu Kajian Telah Dibuat
2 Tawaran Kursus Bertindih
Satu Penyelesaian Telah Dilaksanakan
3 Pegawai-pegawai INTURA Kerap Hilang dan Sukar Di Kesan
Masalah Peringkat Awal
4 Pendaftaran Kursus Mengambil Masa Yang Lama
Masalah Ini Sering Menjadi Isu Semasa
5 Waktu Pendaftaran Peserta Kursus di INTURA tidak praktikal
Banyak Aduan Dari Peserta Kursus
6 Edaram Surat-surat di INTURA Mengambil Masa Yang Lama
Kes Ini Agak Serius Dan Berlaku Sepanjang Masa
5 Masalah Telah Dipilih Berdasarkan Kriteria Yang Telah
Ditetapkan
Sambungan
7 Bekalan Peralatan Latihan Tidak Berkualiti
Perbincangan Dengan Pembekal
8 Borang Permohonan Tidak Diisi Dengan Lengkap
Kes Berlaku Tidak Serius
9 Kursus Berjadual Selalu Ditunda
Kes Ini Sering Berlaku Sepanjang Tahun 2002
10Komputer Sering Rosak
Telah Dibincangkan Oleh Unit IT
11Kekerapan Gangguan Elektrik Di Kawasan INTURA
Bukan Bidangkuasa Kumpulan
12Kerja-Kerja Projek Lambat Disiapkan
Kes Sentiasa Berulang
MASALAHADAKAH MASALAH
MENCAPAI OBJEKTIF ORGANISASI
ADAKAH MEMBERI KESAN
KEPADA IMEJ JABATAN
MEMILIH MASALAH MEMASUKI
RANKING TERATAS
1 Waktu Pendaftaran Peserta Kursus di INTURA tidak praktikal High High Ya
2 Edaran Surat-surat di INTURA Mengambil Masa Yang Lama Tidak High Tidak
3 Pegawai-pegawai INTURA Kerap Hilang dan Sukar Di Kesan High High Ya
4 Bekalan Peralatan Latihan Tidak Berkualiti
High High Ya
5 Kekerapan Gangguan Elektrik Di Kawasan INTURA Tidak High Tidak
5 Masalah Telah Dikenalpasti Untuk
Disenaraipendekkan Untuk Dinilai Bagi Kali Ke 2
Untuk Memilih Satu Masalah Kaedah Benefit Analisis
Telah Digunakan
1 Pegawai-pegawai INTURA
Kerap Hilang dan Sukar
Di Kesan
2 Waktu Pendaftaran
Peserta Kursus di INTURA
Tidak Praktikal
3 Bekalan Peralatan
Latihan Tidak Berkualiti
Masalah Telah Dipilih Untuk
Disenarai-pendekkan
Masalah Telah Dipilih Untuk
Disenarai-pendekkan
PENDEKATAN MATRIX
RENDAH = 1 - 2 SEDERHANA = 3 - 4 TINGGI = 5
MASALAH
PENILAIAN DAN ANALISIS
Sepanjang Dua Tahun Yang Lalu Bahagian Latihan INTURA TelahDibekalkan Dengan Folder AlatulisSampul Surat Bateri Kurang Berkualiti Masalah Tidak BegituKetara
Sepanjang 6 Bulan Pertama 2004 Sebanyak 70 Daripada Kes Kehilangan Adalah Memberi Ceramah Di Luar Dan Mengganggu Perjalanan Kursus Di INTURA
3 Waktu pendaftaran peserta kursus di INTURA tidak praktikal
Dalam Analisis Data Yang Telah Dipungut Terdapat 40 Peserta Tidak Hadir Pada Hari Pendaftaran Sehari Sebelum Kursus Bermula Dan Mengakibat Pembaziran Makanan Yang Dianggarkan RM450000 Dalam Enam Bulan Pertama 2004
ZA
HID
AH
NO
R S
ILAW
ATI amp
H
AB
IBA
H
SA
LMA
H amp
SA
MS
UR
I
MIM
I amp
MA
SR
I
JUM
LAH
4 4 3 184 3
4 4 205 4 3
4 4 225 5 4
2 Pegawai-pegawai INTURA Kerap Hilang dan Sukar Di Kesan
1 Bekalan Peralatan Latihan Tidak Berkualiti
HU
ZA
IRU
L
PENETAPAN MATLAMAT OBJEKTIF
TARGET SETTING
TARGET SETTING
Method Fill in the blank
a bc d e
To _______ _______ from
________ to ________ by _______
a Trend ndash Improve reduce increase
b Specific - Specific item that you want to improve
c Data ndash Measurable present level or level before actiond Data ndash Measurable level after action taken
e Time frame ndash when project will be completed
TARGET SETTING
Example
mengurangkan Masa menunggu
110 min 30 min April 2006
Untuk ____________ _____________ dari
________ ke __ _____ pada ______
Specific item to improve
Value of measurement
Unit of measureme
nt
TARGET SETTING
Contoh
mengurangkan Masa menunggu
110 min 30 min April 2006
Untuk ____________ _____________ dari
________ ke ________ pada _______
Target
PERINGKAT ANALISA
MASALAH amp CONTOH FORMAT KERTAS SEMAKAN
SOAL SELIDIK
KES KELEWATAN PEMBEDAHAN TINGGI
PERKARA TEMPOH TUJUAN
PUNCA PALING MUNGKIN M1 M2 M3 M4 M1 M2 M3 M4 JUMLAH
Peserta lambat melaporkan diri
0 19
Peserta pulang selepas mendaftarkan diri
0 0 0 0 0 3
Program tidak berjalan dengan lancar
0 0 0 0 0 0 0 0 0
Anggaran bahan mentah tidak tepat
0 0 0 0 0 0 0 1
Pembaziran makanan 0 0 0 0 0 0 0 0 0
JUMLAH 23
Tarikh Pengumpulan Data Jan-MacTeknik Pengumpulan Data Pemerhatian
1 Adakah anda selesa dengan waktu pendaftaran kursus yang baru
2 Pada pendapat anda adakah anda setuju dengan cara pendaftaran yang lama atau yang baru
1 Kaedah lama sehari sebelum kursus
2 Kaedah baru pada pagi hari pertama kursus
3 Sempatkah anda sampai ke INTURA pada jam 800 pagi
4 Adakah anda perlukan kenderaan INTURA dari Stesyen Bas Sungai Petani ke INTURA pada hari pertama kursus
5 Anda datang ke INTURA dengan
1 Kenderaan Sendiri
2 Kenderaan Jabatan
3 Pengangkutan Awam
6 Komen anda mengenai Prosedur Pendaftaran Barua) __________________________________________________b) __________________________________________________c) __________________________________________________
Sila Tandakan YA TIDAK
100 borang soal selidik telah diedar kepada peserta 2 kursus induksi
81 borang soal selidik dikembalikan
i 92 amat berpuashatiii 5 mengatakan mereka berpuas hatiiii 3 mengatakan mereka tidak berpuas hati
Pada keseluruhan mereka berpuashati
PERINGKAT CADANGAN
PENYELESAIAN
PRO-KONTRA RAJAH POKOKRAJAH JARINGAN AKTIVITI RAJAH PDPC
(Process Decision Planning Chart ) RAJAH PELAN Q
MATRIK DIAGRAM SWOT
SCORE Problem 1 = 0 Problem 2 = 4 Problem 3 = 1 Problem 4 = 2 Problem 5 = 3
SELECTING MAIN PROBLEM THROUGH PAIRED COMPARISON METHOD
Score Example Mrs Noor Azizah
1 1
2 3 4
3
2
4
5
4
1
4
3 3
5
2
1
5
5
2
Problem 1 = Delay in preparing schedule reportsProblem 2 = Difficulties in managing information of CHKLrsquos dev projects Problem 3 = Difficulty in accessing information from sectionsProblem 4 = No special gallery to display development projectsProblem 5 = Failure in monitoring status of development projects
Problem 1 = Delay in preparing schedule reportsProblem 2 = Difficulties in managing information of CHKLrsquos dev projects Problem 3 = Difficulty in accessing information from sectionsProblem 4 = No special gallery to display development projectsProblem 5 = Failure in monitoring status of development projects
CRITERIA OF PAIRED COMPARISON METHOD
1 Comply with client charter
2 Comply with departmentrsquos objectives and functions
3 Critical level of problem
4 Improvement in quality of work
5 Increase productivity
TOTAL OVERALL SCORE OF OPTIMIST MEMBERS THROUGH PAIRED COMPARISON METHOD
Problem 5Total Grouprsquos Options -Problem
1Problem2
Problem 3
Problem 4
1 ~ Ramli2 ~ Khairiah3 ~ Esah 4 ~ Rosnita 5 ~ Noor Azizah 6 ~ Ameer 7 ~ Izat 8 ~ Norlisa9~ Salabiyah
TOTAL
001102302
443444324
010010030
323322122
9 32 520
333232332
243232
Problem 2Problem 2
- Slide 1
- Slide 2
- Slide 3
- Slide 4
- Slide 5
- Slide 6
- Slide 7
- Slide 8
- Brainstorming
- Slide 10
- Slide 11
- Slide 12
- Slide 13
- Slide 14
- Slide 15
- Slide 16
- Slide 17
- Analisa Jurang Jurang Antara Prestasi Sediada dan Keperluan
- Slide 19
- Slide 20
- Slide 21
- Slide 22
- Slide 23
- Slide 24
- Slide 25
- Slide 26
- Slide 27
- Slide 28
- Slide 29
- Slide 30
- Slide 31
- 12 Masalah Telah Dikenalpasti Penilaian Telah Dibuat Berdasa
- Slide 33
- Slide 34
- Slide 35
- Slide 36
- Slide 37
- Slide 38
- Slide 39
- Slide 40
- Slide 41
- Slide 42
- Slide 43
- Slide 44
- Slide 45
- Slide 46
- Slide 47
- Slide 48
- Slide 49
- Slide 50
- Slide 51
- Slide 52
- Slide 53
- Slide 54
- Slide 55
- Slide 56
- Slide 57
-
Hadir Tidak Hadir
01 MEI- 14 SEP 20041 Rancang Jadual Projek2 Pemilihan Masalah3 Analisis Keadaan Masa4 Penyediaan Maklumat Kini5 Kenalpasti Sebab Akibat6 Analisis Sebab Akibat7 Cadangan Penyelesaian
07 FEB-14 MAC 2005 Kelulusan Pengurusan
2 Pengawasan Penyeragaman3 Pengurusan Dan Penilaian4 Piawaian (SOP)5 Penilaian Kumpulan
21 OKT2004ndash23 FEB 20051 Menilai Keputusan2 Analisis Data3 Mengawasi Keputusan
PENGAGIHAN TUGAS AHLITUGAS YANG DIBERI TANGGUNGJAWA
B
Dengan Mengenalpasti
MasalahSemua Ahli
Memilih Masalah Semua Ahli
Menganalisis Masalah SemuaAhli
Mengumpul Data Semua Ahli
Menganalisis Punca Semua Ahli
Cadangan Penyelesaian
Semua Ahli
Kelulusan ProjekPengarah JK
PEMANDU
Pelaksanaan Plan Tindakan Semua Ahli
Mengawasi Keputusan Semua Ahli
Tindakan Pembetulan Semua Ahli
Mengawasi Pembetulan
Semua Ahli
Penyeragaman Projek Semua Ahli
Pemantauan Projek Semua Ahli
Projek Akan Datang Semua Ahli
Ahli Yang Mengendalikan
Mesyuarat amp Menyediakan Minit
Mesyuarat
Pn Fadzilah Pn Zahidah
07 SEPTndash14 DIS20041 Percubaan2 Pelaksanaan
Cadangan3 Kumpulkan Data Dan
PelaksanaanCadangan
Nama Kumpulan Tajuk
Tempoh
PERANCANGAN SEBENAR
PLAND
ACTION
CHECK
13 Penyeragaman
11 Penilaian Semula
12 Persembahan Pengurusan
9 Penilaian Selepas Cadangan
10 Tindakan Pembetulan
7 Persembahan Pengurusan
8 Melaksanakan Cadangan
5 Analisis Data
6 Merancang Cadangan
3 Mengenalpasti Masalah
4 Mengumpul Data
AKTIVITI
1 Pemilihan Masalah
2 Penerangan Masalah
JAN 05 FEB 05 MAC 05SEP 04 OKT 04 NOV 04 DIS 04MEI 04 JUN 04 JUL 04 OGS 04
12 Masalah Telah Dikenalpasti Penilaian Telah Dibuat Berdasarkan Kriteria Yang Ditetapkan
MASALAH ADAKAH DATA-DATA
DIKUMPULKAN
PENCAPAIAN VISI
ORGANISASI
MASALAH TUGAS HARIAN
PENEMUAN KAJIAN
1 Pinjaman Buku-Buku Di Pusat Sumber Lewat Dikembalikan
Satu Kajian Telah Dibuat
2 Tawaran Kursus Bertindih
Satu Penyelesaian Telah Dilaksanakan
3 Pegawai-pegawai INTURA Kerap Hilang dan Sukar Di Kesan
Masalah Peringkat Awal
4 Pendaftaran Kursus Mengambil Masa Yang Lama
Masalah Ini Sering Menjadi Isu Semasa
5 Waktu Pendaftaran Peserta Kursus di INTURA tidak praktikal
Banyak Aduan Dari Peserta Kursus
6 Edaram Surat-surat di INTURA Mengambil Masa Yang Lama
Kes Ini Agak Serius Dan Berlaku Sepanjang Masa
5 Masalah Telah Dipilih Berdasarkan Kriteria Yang Telah
Ditetapkan
Sambungan
7 Bekalan Peralatan Latihan Tidak Berkualiti
Perbincangan Dengan Pembekal
8 Borang Permohonan Tidak Diisi Dengan Lengkap
Kes Berlaku Tidak Serius
9 Kursus Berjadual Selalu Ditunda
Kes Ini Sering Berlaku Sepanjang Tahun 2002
10Komputer Sering Rosak
Telah Dibincangkan Oleh Unit IT
11Kekerapan Gangguan Elektrik Di Kawasan INTURA
Bukan Bidangkuasa Kumpulan
12Kerja-Kerja Projek Lambat Disiapkan
Kes Sentiasa Berulang
MASALAHADAKAH MASALAH
MENCAPAI OBJEKTIF ORGANISASI
ADAKAH MEMBERI KESAN
KEPADA IMEJ JABATAN
MEMILIH MASALAH MEMASUKI
RANKING TERATAS
1 Waktu Pendaftaran Peserta Kursus di INTURA tidak praktikal High High Ya
2 Edaran Surat-surat di INTURA Mengambil Masa Yang Lama Tidak High Tidak
3 Pegawai-pegawai INTURA Kerap Hilang dan Sukar Di Kesan High High Ya
4 Bekalan Peralatan Latihan Tidak Berkualiti
High High Ya
5 Kekerapan Gangguan Elektrik Di Kawasan INTURA Tidak High Tidak
5 Masalah Telah Dikenalpasti Untuk
Disenaraipendekkan Untuk Dinilai Bagi Kali Ke 2
Untuk Memilih Satu Masalah Kaedah Benefit Analisis
Telah Digunakan
1 Pegawai-pegawai INTURA
Kerap Hilang dan Sukar
Di Kesan
2 Waktu Pendaftaran
Peserta Kursus di INTURA
Tidak Praktikal
3 Bekalan Peralatan
Latihan Tidak Berkualiti
Masalah Telah Dipilih Untuk
Disenarai-pendekkan
Masalah Telah Dipilih Untuk
Disenarai-pendekkan
PENDEKATAN MATRIX
RENDAH = 1 - 2 SEDERHANA = 3 - 4 TINGGI = 5
MASALAH
PENILAIAN DAN ANALISIS
Sepanjang Dua Tahun Yang Lalu Bahagian Latihan INTURA TelahDibekalkan Dengan Folder AlatulisSampul Surat Bateri Kurang Berkualiti Masalah Tidak BegituKetara
Sepanjang 6 Bulan Pertama 2004 Sebanyak 70 Daripada Kes Kehilangan Adalah Memberi Ceramah Di Luar Dan Mengganggu Perjalanan Kursus Di INTURA
3 Waktu pendaftaran peserta kursus di INTURA tidak praktikal
Dalam Analisis Data Yang Telah Dipungut Terdapat 40 Peserta Tidak Hadir Pada Hari Pendaftaran Sehari Sebelum Kursus Bermula Dan Mengakibat Pembaziran Makanan Yang Dianggarkan RM450000 Dalam Enam Bulan Pertama 2004
ZA
HID
AH
NO
R S
ILAW
ATI amp
H
AB
IBA
H
SA
LMA
H amp
SA
MS
UR
I
MIM
I amp
MA
SR
I
JUM
LAH
4 4 3 184 3
4 4 205 4 3
4 4 225 5 4
2 Pegawai-pegawai INTURA Kerap Hilang dan Sukar Di Kesan
1 Bekalan Peralatan Latihan Tidak Berkualiti
HU
ZA
IRU
L
PENETAPAN MATLAMAT OBJEKTIF
TARGET SETTING
TARGET SETTING
Method Fill in the blank
a bc d e
To _______ _______ from
________ to ________ by _______
a Trend ndash Improve reduce increase
b Specific - Specific item that you want to improve
c Data ndash Measurable present level or level before actiond Data ndash Measurable level after action taken
e Time frame ndash when project will be completed
TARGET SETTING
Example
mengurangkan Masa menunggu
110 min 30 min April 2006
Untuk ____________ _____________ dari
________ ke __ _____ pada ______
Specific item to improve
Value of measurement
Unit of measureme
nt
TARGET SETTING
Contoh
mengurangkan Masa menunggu
110 min 30 min April 2006
Untuk ____________ _____________ dari
________ ke ________ pada _______
Target
PERINGKAT ANALISA
MASALAH amp CONTOH FORMAT KERTAS SEMAKAN
SOAL SELIDIK
KES KELEWATAN PEMBEDAHAN TINGGI
PERKARA TEMPOH TUJUAN
PUNCA PALING MUNGKIN M1 M2 M3 M4 M1 M2 M3 M4 JUMLAH
Peserta lambat melaporkan diri
0 19
Peserta pulang selepas mendaftarkan diri
0 0 0 0 0 3
Program tidak berjalan dengan lancar
0 0 0 0 0 0 0 0 0
Anggaran bahan mentah tidak tepat
0 0 0 0 0 0 0 1
Pembaziran makanan 0 0 0 0 0 0 0 0 0
JUMLAH 23
Tarikh Pengumpulan Data Jan-MacTeknik Pengumpulan Data Pemerhatian
1 Adakah anda selesa dengan waktu pendaftaran kursus yang baru
2 Pada pendapat anda adakah anda setuju dengan cara pendaftaran yang lama atau yang baru
1 Kaedah lama sehari sebelum kursus
2 Kaedah baru pada pagi hari pertama kursus
3 Sempatkah anda sampai ke INTURA pada jam 800 pagi
4 Adakah anda perlukan kenderaan INTURA dari Stesyen Bas Sungai Petani ke INTURA pada hari pertama kursus
5 Anda datang ke INTURA dengan
1 Kenderaan Sendiri
2 Kenderaan Jabatan
3 Pengangkutan Awam
6 Komen anda mengenai Prosedur Pendaftaran Barua) __________________________________________________b) __________________________________________________c) __________________________________________________
Sila Tandakan YA TIDAK
100 borang soal selidik telah diedar kepada peserta 2 kursus induksi
81 borang soal selidik dikembalikan
i 92 amat berpuashatiii 5 mengatakan mereka berpuas hatiiii 3 mengatakan mereka tidak berpuas hati
Pada keseluruhan mereka berpuashati
PERINGKAT CADANGAN
PENYELESAIAN
PRO-KONTRA RAJAH POKOKRAJAH JARINGAN AKTIVITI RAJAH PDPC
(Process Decision Planning Chart ) RAJAH PELAN Q
MATRIK DIAGRAM SWOT
SCORE Problem 1 = 0 Problem 2 = 4 Problem 3 = 1 Problem 4 = 2 Problem 5 = 3
SELECTING MAIN PROBLEM THROUGH PAIRED COMPARISON METHOD
Score Example Mrs Noor Azizah
1 1
2 3 4
3
2
4
5
4
1
4
3 3
5
2
1
5
5
2
Problem 1 = Delay in preparing schedule reportsProblem 2 = Difficulties in managing information of CHKLrsquos dev projects Problem 3 = Difficulty in accessing information from sectionsProblem 4 = No special gallery to display development projectsProblem 5 = Failure in monitoring status of development projects
Problem 1 = Delay in preparing schedule reportsProblem 2 = Difficulties in managing information of CHKLrsquos dev projects Problem 3 = Difficulty in accessing information from sectionsProblem 4 = No special gallery to display development projectsProblem 5 = Failure in monitoring status of development projects
CRITERIA OF PAIRED COMPARISON METHOD
1 Comply with client charter
2 Comply with departmentrsquos objectives and functions
3 Critical level of problem
4 Improvement in quality of work
5 Increase productivity
TOTAL OVERALL SCORE OF OPTIMIST MEMBERS THROUGH PAIRED COMPARISON METHOD
Problem 5Total Grouprsquos Options -Problem
1Problem2
Problem 3
Problem 4
1 ~ Ramli2 ~ Khairiah3 ~ Esah 4 ~ Rosnita 5 ~ Noor Azizah 6 ~ Ameer 7 ~ Izat 8 ~ Norlisa9~ Salabiyah
TOTAL
001102302
443444324
010010030
323322122
9 32 520
333232332
243232
Problem 2Problem 2
- Slide 1
- Slide 2
- Slide 3
- Slide 4
- Slide 5
- Slide 6
- Slide 7
- Slide 8
- Brainstorming
- Slide 10
- Slide 11
- Slide 12
- Slide 13
- Slide 14
- Slide 15
- Slide 16
- Slide 17
- Analisa Jurang Jurang Antara Prestasi Sediada dan Keperluan
- Slide 19
- Slide 20
- Slide 21
- Slide 22
- Slide 23
- Slide 24
- Slide 25
- Slide 26
- Slide 27
- Slide 28
- Slide 29
- Slide 30
- Slide 31
- 12 Masalah Telah Dikenalpasti Penilaian Telah Dibuat Berdasa
- Slide 33
- Slide 34
- Slide 35
- Slide 36
- Slide 37
- Slide 38
- Slide 39
- Slide 40
- Slide 41
- Slide 42
- Slide 43
- Slide 44
- Slide 45
- Slide 46
- Slide 47
- Slide 48
- Slide 49
- Slide 50
- Slide 51
- Slide 52
- Slide 53
- Slide 54
- Slide 55
- Slide 56
- Slide 57
-
01 MEI- 14 SEP 20041 Rancang Jadual Projek2 Pemilihan Masalah3 Analisis Keadaan Masa4 Penyediaan Maklumat Kini5 Kenalpasti Sebab Akibat6 Analisis Sebab Akibat7 Cadangan Penyelesaian
07 FEB-14 MAC 2005 Kelulusan Pengurusan
2 Pengawasan Penyeragaman3 Pengurusan Dan Penilaian4 Piawaian (SOP)5 Penilaian Kumpulan
21 OKT2004ndash23 FEB 20051 Menilai Keputusan2 Analisis Data3 Mengawasi Keputusan
PENGAGIHAN TUGAS AHLITUGAS YANG DIBERI TANGGUNGJAWA
B
Dengan Mengenalpasti
MasalahSemua Ahli
Memilih Masalah Semua Ahli
Menganalisis Masalah SemuaAhli
Mengumpul Data Semua Ahli
Menganalisis Punca Semua Ahli
Cadangan Penyelesaian
Semua Ahli
Kelulusan ProjekPengarah JK
PEMANDU
Pelaksanaan Plan Tindakan Semua Ahli
Mengawasi Keputusan Semua Ahli
Tindakan Pembetulan Semua Ahli
Mengawasi Pembetulan
Semua Ahli
Penyeragaman Projek Semua Ahli
Pemantauan Projek Semua Ahli
Projek Akan Datang Semua Ahli
Ahli Yang Mengendalikan
Mesyuarat amp Menyediakan Minit
Mesyuarat
Pn Fadzilah Pn Zahidah
07 SEPTndash14 DIS20041 Percubaan2 Pelaksanaan
Cadangan3 Kumpulkan Data Dan
PelaksanaanCadangan
Nama Kumpulan Tajuk
Tempoh
PERANCANGAN SEBENAR
PLAND
ACTION
CHECK
13 Penyeragaman
11 Penilaian Semula
12 Persembahan Pengurusan
9 Penilaian Selepas Cadangan
10 Tindakan Pembetulan
7 Persembahan Pengurusan
8 Melaksanakan Cadangan
5 Analisis Data
6 Merancang Cadangan
3 Mengenalpasti Masalah
4 Mengumpul Data
AKTIVITI
1 Pemilihan Masalah
2 Penerangan Masalah
JAN 05 FEB 05 MAC 05SEP 04 OKT 04 NOV 04 DIS 04MEI 04 JUN 04 JUL 04 OGS 04
12 Masalah Telah Dikenalpasti Penilaian Telah Dibuat Berdasarkan Kriteria Yang Ditetapkan
MASALAH ADAKAH DATA-DATA
DIKUMPULKAN
PENCAPAIAN VISI
ORGANISASI
MASALAH TUGAS HARIAN
PENEMUAN KAJIAN
1 Pinjaman Buku-Buku Di Pusat Sumber Lewat Dikembalikan
Satu Kajian Telah Dibuat
2 Tawaran Kursus Bertindih
Satu Penyelesaian Telah Dilaksanakan
3 Pegawai-pegawai INTURA Kerap Hilang dan Sukar Di Kesan
Masalah Peringkat Awal
4 Pendaftaran Kursus Mengambil Masa Yang Lama
Masalah Ini Sering Menjadi Isu Semasa
5 Waktu Pendaftaran Peserta Kursus di INTURA tidak praktikal
Banyak Aduan Dari Peserta Kursus
6 Edaram Surat-surat di INTURA Mengambil Masa Yang Lama
Kes Ini Agak Serius Dan Berlaku Sepanjang Masa
5 Masalah Telah Dipilih Berdasarkan Kriteria Yang Telah
Ditetapkan
Sambungan
7 Bekalan Peralatan Latihan Tidak Berkualiti
Perbincangan Dengan Pembekal
8 Borang Permohonan Tidak Diisi Dengan Lengkap
Kes Berlaku Tidak Serius
9 Kursus Berjadual Selalu Ditunda
Kes Ini Sering Berlaku Sepanjang Tahun 2002
10Komputer Sering Rosak
Telah Dibincangkan Oleh Unit IT
11Kekerapan Gangguan Elektrik Di Kawasan INTURA
Bukan Bidangkuasa Kumpulan
12Kerja-Kerja Projek Lambat Disiapkan
Kes Sentiasa Berulang
MASALAHADAKAH MASALAH
MENCAPAI OBJEKTIF ORGANISASI
ADAKAH MEMBERI KESAN
KEPADA IMEJ JABATAN
MEMILIH MASALAH MEMASUKI
RANKING TERATAS
1 Waktu Pendaftaran Peserta Kursus di INTURA tidak praktikal High High Ya
2 Edaran Surat-surat di INTURA Mengambil Masa Yang Lama Tidak High Tidak
3 Pegawai-pegawai INTURA Kerap Hilang dan Sukar Di Kesan High High Ya
4 Bekalan Peralatan Latihan Tidak Berkualiti
High High Ya
5 Kekerapan Gangguan Elektrik Di Kawasan INTURA Tidak High Tidak
5 Masalah Telah Dikenalpasti Untuk
Disenaraipendekkan Untuk Dinilai Bagi Kali Ke 2
Untuk Memilih Satu Masalah Kaedah Benefit Analisis
Telah Digunakan
1 Pegawai-pegawai INTURA
Kerap Hilang dan Sukar
Di Kesan
2 Waktu Pendaftaran
Peserta Kursus di INTURA
Tidak Praktikal
3 Bekalan Peralatan
Latihan Tidak Berkualiti
Masalah Telah Dipilih Untuk
Disenarai-pendekkan
Masalah Telah Dipilih Untuk
Disenarai-pendekkan
PENDEKATAN MATRIX
RENDAH = 1 - 2 SEDERHANA = 3 - 4 TINGGI = 5
MASALAH
PENILAIAN DAN ANALISIS
Sepanjang Dua Tahun Yang Lalu Bahagian Latihan INTURA TelahDibekalkan Dengan Folder AlatulisSampul Surat Bateri Kurang Berkualiti Masalah Tidak BegituKetara
Sepanjang 6 Bulan Pertama 2004 Sebanyak 70 Daripada Kes Kehilangan Adalah Memberi Ceramah Di Luar Dan Mengganggu Perjalanan Kursus Di INTURA
3 Waktu pendaftaran peserta kursus di INTURA tidak praktikal
Dalam Analisis Data Yang Telah Dipungut Terdapat 40 Peserta Tidak Hadir Pada Hari Pendaftaran Sehari Sebelum Kursus Bermula Dan Mengakibat Pembaziran Makanan Yang Dianggarkan RM450000 Dalam Enam Bulan Pertama 2004
ZA
HID
AH
NO
R S
ILAW
ATI amp
H
AB
IBA
H
SA
LMA
H amp
SA
MS
UR
I
MIM
I amp
MA
SR
I
JUM
LAH
4 4 3 184 3
4 4 205 4 3
4 4 225 5 4
2 Pegawai-pegawai INTURA Kerap Hilang dan Sukar Di Kesan
1 Bekalan Peralatan Latihan Tidak Berkualiti
HU
ZA
IRU
L
PENETAPAN MATLAMAT OBJEKTIF
TARGET SETTING
TARGET SETTING
Method Fill in the blank
a bc d e
To _______ _______ from
________ to ________ by _______
a Trend ndash Improve reduce increase
b Specific - Specific item that you want to improve
c Data ndash Measurable present level or level before actiond Data ndash Measurable level after action taken
e Time frame ndash when project will be completed
TARGET SETTING
Example
mengurangkan Masa menunggu
110 min 30 min April 2006
Untuk ____________ _____________ dari
________ ke __ _____ pada ______
Specific item to improve
Value of measurement
Unit of measureme
nt
TARGET SETTING
Contoh
mengurangkan Masa menunggu
110 min 30 min April 2006
Untuk ____________ _____________ dari
________ ke ________ pada _______
Target
PERINGKAT ANALISA
MASALAH amp CONTOH FORMAT KERTAS SEMAKAN
SOAL SELIDIK
KES KELEWATAN PEMBEDAHAN TINGGI
PERKARA TEMPOH TUJUAN
PUNCA PALING MUNGKIN M1 M2 M3 M4 M1 M2 M3 M4 JUMLAH
Peserta lambat melaporkan diri
0 19
Peserta pulang selepas mendaftarkan diri
0 0 0 0 0 3
Program tidak berjalan dengan lancar
0 0 0 0 0 0 0 0 0
Anggaran bahan mentah tidak tepat
0 0 0 0 0 0 0 1
Pembaziran makanan 0 0 0 0 0 0 0 0 0
JUMLAH 23
Tarikh Pengumpulan Data Jan-MacTeknik Pengumpulan Data Pemerhatian
1 Adakah anda selesa dengan waktu pendaftaran kursus yang baru
2 Pada pendapat anda adakah anda setuju dengan cara pendaftaran yang lama atau yang baru
1 Kaedah lama sehari sebelum kursus
2 Kaedah baru pada pagi hari pertama kursus
3 Sempatkah anda sampai ke INTURA pada jam 800 pagi
4 Adakah anda perlukan kenderaan INTURA dari Stesyen Bas Sungai Petani ke INTURA pada hari pertama kursus
5 Anda datang ke INTURA dengan
1 Kenderaan Sendiri
2 Kenderaan Jabatan
3 Pengangkutan Awam
6 Komen anda mengenai Prosedur Pendaftaran Barua) __________________________________________________b) __________________________________________________c) __________________________________________________
Sila Tandakan YA TIDAK
100 borang soal selidik telah diedar kepada peserta 2 kursus induksi
81 borang soal selidik dikembalikan
i 92 amat berpuashatiii 5 mengatakan mereka berpuas hatiiii 3 mengatakan mereka tidak berpuas hati
Pada keseluruhan mereka berpuashati
PERINGKAT CADANGAN
PENYELESAIAN
PRO-KONTRA RAJAH POKOKRAJAH JARINGAN AKTIVITI RAJAH PDPC
(Process Decision Planning Chart ) RAJAH PELAN Q
MATRIK DIAGRAM SWOT
SCORE Problem 1 = 0 Problem 2 = 4 Problem 3 = 1 Problem 4 = 2 Problem 5 = 3
SELECTING MAIN PROBLEM THROUGH PAIRED COMPARISON METHOD
Score Example Mrs Noor Azizah
1 1
2 3 4
3
2
4
5
4
1
4
3 3
5
2
1
5
5
2
Problem 1 = Delay in preparing schedule reportsProblem 2 = Difficulties in managing information of CHKLrsquos dev projects Problem 3 = Difficulty in accessing information from sectionsProblem 4 = No special gallery to display development projectsProblem 5 = Failure in monitoring status of development projects
Problem 1 = Delay in preparing schedule reportsProblem 2 = Difficulties in managing information of CHKLrsquos dev projects Problem 3 = Difficulty in accessing information from sectionsProblem 4 = No special gallery to display development projectsProblem 5 = Failure in monitoring status of development projects
CRITERIA OF PAIRED COMPARISON METHOD
1 Comply with client charter
2 Comply with departmentrsquos objectives and functions
3 Critical level of problem
4 Improvement in quality of work
5 Increase productivity
TOTAL OVERALL SCORE OF OPTIMIST MEMBERS THROUGH PAIRED COMPARISON METHOD
Problem 5Total Grouprsquos Options -Problem
1Problem2
Problem 3
Problem 4
1 ~ Ramli2 ~ Khairiah3 ~ Esah 4 ~ Rosnita 5 ~ Noor Azizah 6 ~ Ameer 7 ~ Izat 8 ~ Norlisa9~ Salabiyah
TOTAL
001102302
443444324
010010030
323322122
9 32 520
333232332
243232
Problem 2Problem 2
- Slide 1
- Slide 2
- Slide 3
- Slide 4
- Slide 5
- Slide 6
- Slide 7
- Slide 8
- Brainstorming
- Slide 10
- Slide 11
- Slide 12
- Slide 13
- Slide 14
- Slide 15
- Slide 16
- Slide 17
- Analisa Jurang Jurang Antara Prestasi Sediada dan Keperluan
- Slide 19
- Slide 20
- Slide 21
- Slide 22
- Slide 23
- Slide 24
- Slide 25
- Slide 26
- Slide 27
- Slide 28
- Slide 29
- Slide 30
- Slide 31
- 12 Masalah Telah Dikenalpasti Penilaian Telah Dibuat Berdasa
- Slide 33
- Slide 34
- Slide 35
- Slide 36
- Slide 37
- Slide 38
- Slide 39
- Slide 40
- Slide 41
- Slide 42
- Slide 43
- Slide 44
- Slide 45
- Slide 46
- Slide 47
- Slide 48
- Slide 49
- Slide 50
- Slide 51
- Slide 52
- Slide 53
- Slide 54
- Slide 55
- Slide 56
- Slide 57
-
Nama Kumpulan Tajuk
Tempoh
PERANCANGAN SEBENAR
PLAND
ACTION
CHECK
13 Penyeragaman
11 Penilaian Semula
12 Persembahan Pengurusan
9 Penilaian Selepas Cadangan
10 Tindakan Pembetulan
7 Persembahan Pengurusan
8 Melaksanakan Cadangan
5 Analisis Data
6 Merancang Cadangan
3 Mengenalpasti Masalah
4 Mengumpul Data
AKTIVITI
1 Pemilihan Masalah
2 Penerangan Masalah
JAN 05 FEB 05 MAC 05SEP 04 OKT 04 NOV 04 DIS 04MEI 04 JUN 04 JUL 04 OGS 04
12 Masalah Telah Dikenalpasti Penilaian Telah Dibuat Berdasarkan Kriteria Yang Ditetapkan
MASALAH ADAKAH DATA-DATA
DIKUMPULKAN
PENCAPAIAN VISI
ORGANISASI
MASALAH TUGAS HARIAN
PENEMUAN KAJIAN
1 Pinjaman Buku-Buku Di Pusat Sumber Lewat Dikembalikan
Satu Kajian Telah Dibuat
2 Tawaran Kursus Bertindih
Satu Penyelesaian Telah Dilaksanakan
3 Pegawai-pegawai INTURA Kerap Hilang dan Sukar Di Kesan
Masalah Peringkat Awal
4 Pendaftaran Kursus Mengambil Masa Yang Lama
Masalah Ini Sering Menjadi Isu Semasa
5 Waktu Pendaftaran Peserta Kursus di INTURA tidak praktikal
Banyak Aduan Dari Peserta Kursus
6 Edaram Surat-surat di INTURA Mengambil Masa Yang Lama
Kes Ini Agak Serius Dan Berlaku Sepanjang Masa
5 Masalah Telah Dipilih Berdasarkan Kriteria Yang Telah
Ditetapkan
Sambungan
7 Bekalan Peralatan Latihan Tidak Berkualiti
Perbincangan Dengan Pembekal
8 Borang Permohonan Tidak Diisi Dengan Lengkap
Kes Berlaku Tidak Serius
9 Kursus Berjadual Selalu Ditunda
Kes Ini Sering Berlaku Sepanjang Tahun 2002
10Komputer Sering Rosak
Telah Dibincangkan Oleh Unit IT
11Kekerapan Gangguan Elektrik Di Kawasan INTURA
Bukan Bidangkuasa Kumpulan
12Kerja-Kerja Projek Lambat Disiapkan
Kes Sentiasa Berulang
MASALAHADAKAH MASALAH
MENCAPAI OBJEKTIF ORGANISASI
ADAKAH MEMBERI KESAN
KEPADA IMEJ JABATAN
MEMILIH MASALAH MEMASUKI
RANKING TERATAS
1 Waktu Pendaftaran Peserta Kursus di INTURA tidak praktikal High High Ya
2 Edaran Surat-surat di INTURA Mengambil Masa Yang Lama Tidak High Tidak
3 Pegawai-pegawai INTURA Kerap Hilang dan Sukar Di Kesan High High Ya
4 Bekalan Peralatan Latihan Tidak Berkualiti
High High Ya
5 Kekerapan Gangguan Elektrik Di Kawasan INTURA Tidak High Tidak
5 Masalah Telah Dikenalpasti Untuk
Disenaraipendekkan Untuk Dinilai Bagi Kali Ke 2
Untuk Memilih Satu Masalah Kaedah Benefit Analisis
Telah Digunakan
1 Pegawai-pegawai INTURA
Kerap Hilang dan Sukar
Di Kesan
2 Waktu Pendaftaran
Peserta Kursus di INTURA
Tidak Praktikal
3 Bekalan Peralatan
Latihan Tidak Berkualiti
Masalah Telah Dipilih Untuk
Disenarai-pendekkan
Masalah Telah Dipilih Untuk
Disenarai-pendekkan
PENDEKATAN MATRIX
RENDAH = 1 - 2 SEDERHANA = 3 - 4 TINGGI = 5
MASALAH
PENILAIAN DAN ANALISIS
Sepanjang Dua Tahun Yang Lalu Bahagian Latihan INTURA TelahDibekalkan Dengan Folder AlatulisSampul Surat Bateri Kurang Berkualiti Masalah Tidak BegituKetara
Sepanjang 6 Bulan Pertama 2004 Sebanyak 70 Daripada Kes Kehilangan Adalah Memberi Ceramah Di Luar Dan Mengganggu Perjalanan Kursus Di INTURA
3 Waktu pendaftaran peserta kursus di INTURA tidak praktikal
Dalam Analisis Data Yang Telah Dipungut Terdapat 40 Peserta Tidak Hadir Pada Hari Pendaftaran Sehari Sebelum Kursus Bermula Dan Mengakibat Pembaziran Makanan Yang Dianggarkan RM450000 Dalam Enam Bulan Pertama 2004
ZA
HID
AH
NO
R S
ILAW
ATI amp
H
AB
IBA
H
SA
LMA
H amp
SA
MS
UR
I
MIM
I amp
MA
SR
I
JUM
LAH
4 4 3 184 3
4 4 205 4 3
4 4 225 5 4
2 Pegawai-pegawai INTURA Kerap Hilang dan Sukar Di Kesan
1 Bekalan Peralatan Latihan Tidak Berkualiti
HU
ZA
IRU
L
PENETAPAN MATLAMAT OBJEKTIF
TARGET SETTING
TARGET SETTING
Method Fill in the blank
a bc d e
To _______ _______ from
________ to ________ by _______
a Trend ndash Improve reduce increase
b Specific - Specific item that you want to improve
c Data ndash Measurable present level or level before actiond Data ndash Measurable level after action taken
e Time frame ndash when project will be completed
TARGET SETTING
Example
mengurangkan Masa menunggu
110 min 30 min April 2006
Untuk ____________ _____________ dari
________ ke __ _____ pada ______
Specific item to improve
Value of measurement
Unit of measureme
nt
TARGET SETTING
Contoh
mengurangkan Masa menunggu
110 min 30 min April 2006
Untuk ____________ _____________ dari
________ ke ________ pada _______
Target
PERINGKAT ANALISA
MASALAH amp CONTOH FORMAT KERTAS SEMAKAN
SOAL SELIDIK
KES KELEWATAN PEMBEDAHAN TINGGI
PERKARA TEMPOH TUJUAN
PUNCA PALING MUNGKIN M1 M2 M3 M4 M1 M2 M3 M4 JUMLAH
Peserta lambat melaporkan diri
0 19
Peserta pulang selepas mendaftarkan diri
0 0 0 0 0 3
Program tidak berjalan dengan lancar
0 0 0 0 0 0 0 0 0
Anggaran bahan mentah tidak tepat
0 0 0 0 0 0 0 1
Pembaziran makanan 0 0 0 0 0 0 0 0 0
JUMLAH 23
Tarikh Pengumpulan Data Jan-MacTeknik Pengumpulan Data Pemerhatian
1 Adakah anda selesa dengan waktu pendaftaran kursus yang baru
2 Pada pendapat anda adakah anda setuju dengan cara pendaftaran yang lama atau yang baru
1 Kaedah lama sehari sebelum kursus
2 Kaedah baru pada pagi hari pertama kursus
3 Sempatkah anda sampai ke INTURA pada jam 800 pagi
4 Adakah anda perlukan kenderaan INTURA dari Stesyen Bas Sungai Petani ke INTURA pada hari pertama kursus
5 Anda datang ke INTURA dengan
1 Kenderaan Sendiri
2 Kenderaan Jabatan
3 Pengangkutan Awam
6 Komen anda mengenai Prosedur Pendaftaran Barua) __________________________________________________b) __________________________________________________c) __________________________________________________
Sila Tandakan YA TIDAK
100 borang soal selidik telah diedar kepada peserta 2 kursus induksi
81 borang soal selidik dikembalikan
i 92 amat berpuashatiii 5 mengatakan mereka berpuas hatiiii 3 mengatakan mereka tidak berpuas hati
Pada keseluruhan mereka berpuashati
PERINGKAT CADANGAN
PENYELESAIAN
PRO-KONTRA RAJAH POKOKRAJAH JARINGAN AKTIVITI RAJAH PDPC
(Process Decision Planning Chart ) RAJAH PELAN Q
MATRIK DIAGRAM SWOT
SCORE Problem 1 = 0 Problem 2 = 4 Problem 3 = 1 Problem 4 = 2 Problem 5 = 3
SELECTING MAIN PROBLEM THROUGH PAIRED COMPARISON METHOD
Score Example Mrs Noor Azizah
1 1
2 3 4
3
2
4
5
4
1
4
3 3
5
2
1
5
5
2
Problem 1 = Delay in preparing schedule reportsProblem 2 = Difficulties in managing information of CHKLrsquos dev projects Problem 3 = Difficulty in accessing information from sectionsProblem 4 = No special gallery to display development projectsProblem 5 = Failure in monitoring status of development projects
Problem 1 = Delay in preparing schedule reportsProblem 2 = Difficulties in managing information of CHKLrsquos dev projects Problem 3 = Difficulty in accessing information from sectionsProblem 4 = No special gallery to display development projectsProblem 5 = Failure in monitoring status of development projects
CRITERIA OF PAIRED COMPARISON METHOD
1 Comply with client charter
2 Comply with departmentrsquos objectives and functions
3 Critical level of problem
4 Improvement in quality of work
5 Increase productivity
TOTAL OVERALL SCORE OF OPTIMIST MEMBERS THROUGH PAIRED COMPARISON METHOD
Problem 5Total Grouprsquos Options -Problem
1Problem2
Problem 3
Problem 4
1 ~ Ramli2 ~ Khairiah3 ~ Esah 4 ~ Rosnita 5 ~ Noor Azizah 6 ~ Ameer 7 ~ Izat 8 ~ Norlisa9~ Salabiyah
TOTAL
001102302
443444324
010010030
323322122
9 32 520
333232332
243232
Problem 2Problem 2
- Slide 1
- Slide 2
- Slide 3
- Slide 4
- Slide 5
- Slide 6
- Slide 7
- Slide 8
- Brainstorming
- Slide 10
- Slide 11
- Slide 12
- Slide 13
- Slide 14
- Slide 15
- Slide 16
- Slide 17
- Analisa Jurang Jurang Antara Prestasi Sediada dan Keperluan
- Slide 19
- Slide 20
- Slide 21
- Slide 22
- Slide 23
- Slide 24
- Slide 25
- Slide 26
- Slide 27
- Slide 28
- Slide 29
- Slide 30
- Slide 31
- 12 Masalah Telah Dikenalpasti Penilaian Telah Dibuat Berdasa
- Slide 33
- Slide 34
- Slide 35
- Slide 36
- Slide 37
- Slide 38
- Slide 39
- Slide 40
- Slide 41
- Slide 42
- Slide 43
- Slide 44
- Slide 45
- Slide 46
- Slide 47
- Slide 48
- Slide 49
- Slide 50
- Slide 51
- Slide 52
- Slide 53
- Slide 54
- Slide 55
- Slide 56
- Slide 57
-
12 Masalah Telah Dikenalpasti Penilaian Telah Dibuat Berdasarkan Kriteria Yang Ditetapkan
MASALAH ADAKAH DATA-DATA
DIKUMPULKAN
PENCAPAIAN VISI
ORGANISASI
MASALAH TUGAS HARIAN
PENEMUAN KAJIAN
1 Pinjaman Buku-Buku Di Pusat Sumber Lewat Dikembalikan
Satu Kajian Telah Dibuat
2 Tawaran Kursus Bertindih
Satu Penyelesaian Telah Dilaksanakan
3 Pegawai-pegawai INTURA Kerap Hilang dan Sukar Di Kesan
Masalah Peringkat Awal
4 Pendaftaran Kursus Mengambil Masa Yang Lama
Masalah Ini Sering Menjadi Isu Semasa
5 Waktu Pendaftaran Peserta Kursus di INTURA tidak praktikal
Banyak Aduan Dari Peserta Kursus
6 Edaram Surat-surat di INTURA Mengambil Masa Yang Lama
Kes Ini Agak Serius Dan Berlaku Sepanjang Masa
5 Masalah Telah Dipilih Berdasarkan Kriteria Yang Telah
Ditetapkan
Sambungan
7 Bekalan Peralatan Latihan Tidak Berkualiti
Perbincangan Dengan Pembekal
8 Borang Permohonan Tidak Diisi Dengan Lengkap
Kes Berlaku Tidak Serius
9 Kursus Berjadual Selalu Ditunda
Kes Ini Sering Berlaku Sepanjang Tahun 2002
10Komputer Sering Rosak
Telah Dibincangkan Oleh Unit IT
11Kekerapan Gangguan Elektrik Di Kawasan INTURA
Bukan Bidangkuasa Kumpulan
12Kerja-Kerja Projek Lambat Disiapkan
Kes Sentiasa Berulang
MASALAHADAKAH MASALAH
MENCAPAI OBJEKTIF ORGANISASI
ADAKAH MEMBERI KESAN
KEPADA IMEJ JABATAN
MEMILIH MASALAH MEMASUKI
RANKING TERATAS
1 Waktu Pendaftaran Peserta Kursus di INTURA tidak praktikal High High Ya
2 Edaran Surat-surat di INTURA Mengambil Masa Yang Lama Tidak High Tidak
3 Pegawai-pegawai INTURA Kerap Hilang dan Sukar Di Kesan High High Ya
4 Bekalan Peralatan Latihan Tidak Berkualiti
High High Ya
5 Kekerapan Gangguan Elektrik Di Kawasan INTURA Tidak High Tidak
5 Masalah Telah Dikenalpasti Untuk
Disenaraipendekkan Untuk Dinilai Bagi Kali Ke 2
Untuk Memilih Satu Masalah Kaedah Benefit Analisis
Telah Digunakan
1 Pegawai-pegawai INTURA
Kerap Hilang dan Sukar
Di Kesan
2 Waktu Pendaftaran
Peserta Kursus di INTURA
Tidak Praktikal
3 Bekalan Peralatan
Latihan Tidak Berkualiti
Masalah Telah Dipilih Untuk
Disenarai-pendekkan
Masalah Telah Dipilih Untuk
Disenarai-pendekkan
PENDEKATAN MATRIX
RENDAH = 1 - 2 SEDERHANA = 3 - 4 TINGGI = 5
MASALAH
PENILAIAN DAN ANALISIS
Sepanjang Dua Tahun Yang Lalu Bahagian Latihan INTURA TelahDibekalkan Dengan Folder AlatulisSampul Surat Bateri Kurang Berkualiti Masalah Tidak BegituKetara
Sepanjang 6 Bulan Pertama 2004 Sebanyak 70 Daripada Kes Kehilangan Adalah Memberi Ceramah Di Luar Dan Mengganggu Perjalanan Kursus Di INTURA
3 Waktu pendaftaran peserta kursus di INTURA tidak praktikal
Dalam Analisis Data Yang Telah Dipungut Terdapat 40 Peserta Tidak Hadir Pada Hari Pendaftaran Sehari Sebelum Kursus Bermula Dan Mengakibat Pembaziran Makanan Yang Dianggarkan RM450000 Dalam Enam Bulan Pertama 2004
ZA
HID
AH
NO
R S
ILAW
ATI amp
H
AB
IBA
H
SA
LMA
H amp
SA
MS
UR
I
MIM
I amp
MA
SR
I
JUM
LAH
4 4 3 184 3
4 4 205 4 3
4 4 225 5 4
2 Pegawai-pegawai INTURA Kerap Hilang dan Sukar Di Kesan
1 Bekalan Peralatan Latihan Tidak Berkualiti
HU
ZA
IRU
L
PENETAPAN MATLAMAT OBJEKTIF
TARGET SETTING
TARGET SETTING
Method Fill in the blank
a bc d e
To _______ _______ from
________ to ________ by _______
a Trend ndash Improve reduce increase
b Specific - Specific item that you want to improve
c Data ndash Measurable present level or level before actiond Data ndash Measurable level after action taken
e Time frame ndash when project will be completed
TARGET SETTING
Example
mengurangkan Masa menunggu
110 min 30 min April 2006
Untuk ____________ _____________ dari
________ ke __ _____ pada ______
Specific item to improve
Value of measurement
Unit of measureme
nt
TARGET SETTING
Contoh
mengurangkan Masa menunggu
110 min 30 min April 2006
Untuk ____________ _____________ dari
________ ke ________ pada _______
Target
PERINGKAT ANALISA
MASALAH amp CONTOH FORMAT KERTAS SEMAKAN
SOAL SELIDIK
KES KELEWATAN PEMBEDAHAN TINGGI
PERKARA TEMPOH TUJUAN
PUNCA PALING MUNGKIN M1 M2 M3 M4 M1 M2 M3 M4 JUMLAH
Peserta lambat melaporkan diri
0 19
Peserta pulang selepas mendaftarkan diri
0 0 0 0 0 3
Program tidak berjalan dengan lancar
0 0 0 0 0 0 0 0 0
Anggaran bahan mentah tidak tepat
0 0 0 0 0 0 0 1
Pembaziran makanan 0 0 0 0 0 0 0 0 0
JUMLAH 23
Tarikh Pengumpulan Data Jan-MacTeknik Pengumpulan Data Pemerhatian
1 Adakah anda selesa dengan waktu pendaftaran kursus yang baru
2 Pada pendapat anda adakah anda setuju dengan cara pendaftaran yang lama atau yang baru
1 Kaedah lama sehari sebelum kursus
2 Kaedah baru pada pagi hari pertama kursus
3 Sempatkah anda sampai ke INTURA pada jam 800 pagi
4 Adakah anda perlukan kenderaan INTURA dari Stesyen Bas Sungai Petani ke INTURA pada hari pertama kursus
5 Anda datang ke INTURA dengan
1 Kenderaan Sendiri
2 Kenderaan Jabatan
3 Pengangkutan Awam
6 Komen anda mengenai Prosedur Pendaftaran Barua) __________________________________________________b) __________________________________________________c) __________________________________________________
Sila Tandakan YA TIDAK
100 borang soal selidik telah diedar kepada peserta 2 kursus induksi
81 borang soal selidik dikembalikan
i 92 amat berpuashatiii 5 mengatakan mereka berpuas hatiiii 3 mengatakan mereka tidak berpuas hati
Pada keseluruhan mereka berpuashati
PERINGKAT CADANGAN
PENYELESAIAN
PRO-KONTRA RAJAH POKOKRAJAH JARINGAN AKTIVITI RAJAH PDPC
(Process Decision Planning Chart ) RAJAH PELAN Q
MATRIK DIAGRAM SWOT
SCORE Problem 1 = 0 Problem 2 = 4 Problem 3 = 1 Problem 4 = 2 Problem 5 = 3
SELECTING MAIN PROBLEM THROUGH PAIRED COMPARISON METHOD
Score Example Mrs Noor Azizah
1 1
2 3 4
3
2
4
5
4
1
4
3 3
5
2
1
5
5
2
Problem 1 = Delay in preparing schedule reportsProblem 2 = Difficulties in managing information of CHKLrsquos dev projects Problem 3 = Difficulty in accessing information from sectionsProblem 4 = No special gallery to display development projectsProblem 5 = Failure in monitoring status of development projects
Problem 1 = Delay in preparing schedule reportsProblem 2 = Difficulties in managing information of CHKLrsquos dev projects Problem 3 = Difficulty in accessing information from sectionsProblem 4 = No special gallery to display development projectsProblem 5 = Failure in monitoring status of development projects
CRITERIA OF PAIRED COMPARISON METHOD
1 Comply with client charter
2 Comply with departmentrsquos objectives and functions
3 Critical level of problem
4 Improvement in quality of work
5 Increase productivity
TOTAL OVERALL SCORE OF OPTIMIST MEMBERS THROUGH PAIRED COMPARISON METHOD
Problem 5Total Grouprsquos Options -Problem
1Problem2
Problem 3
Problem 4
1 ~ Ramli2 ~ Khairiah3 ~ Esah 4 ~ Rosnita 5 ~ Noor Azizah 6 ~ Ameer 7 ~ Izat 8 ~ Norlisa9~ Salabiyah
TOTAL
001102302
443444324
010010030
323322122
9 32 520
333232332
243232
Problem 2Problem 2
- Slide 1
- Slide 2
- Slide 3
- Slide 4
- Slide 5
- Slide 6
- Slide 7
- Slide 8
- Brainstorming
- Slide 10
- Slide 11
- Slide 12
- Slide 13
- Slide 14
- Slide 15
- Slide 16
- Slide 17
- Analisa Jurang Jurang Antara Prestasi Sediada dan Keperluan
- Slide 19
- Slide 20
- Slide 21
- Slide 22
- Slide 23
- Slide 24
- Slide 25
- Slide 26
- Slide 27
- Slide 28
- Slide 29
- Slide 30
- Slide 31
- 12 Masalah Telah Dikenalpasti Penilaian Telah Dibuat Berdasa
- Slide 33
- Slide 34
- Slide 35
- Slide 36
- Slide 37
- Slide 38
- Slide 39
- Slide 40
- Slide 41
- Slide 42
- Slide 43
- Slide 44
- Slide 45
- Slide 46
- Slide 47
- Slide 48
- Slide 49
- Slide 50
- Slide 51
- Slide 52
- Slide 53
- Slide 54
- Slide 55
- Slide 56
- Slide 57
-
5 Masalah Telah Dipilih Berdasarkan Kriteria Yang Telah
Ditetapkan
Sambungan
7 Bekalan Peralatan Latihan Tidak Berkualiti
Perbincangan Dengan Pembekal
8 Borang Permohonan Tidak Diisi Dengan Lengkap
Kes Berlaku Tidak Serius
9 Kursus Berjadual Selalu Ditunda
Kes Ini Sering Berlaku Sepanjang Tahun 2002
10Komputer Sering Rosak
Telah Dibincangkan Oleh Unit IT
11Kekerapan Gangguan Elektrik Di Kawasan INTURA
Bukan Bidangkuasa Kumpulan
12Kerja-Kerja Projek Lambat Disiapkan
Kes Sentiasa Berulang
MASALAHADAKAH MASALAH
MENCAPAI OBJEKTIF ORGANISASI
ADAKAH MEMBERI KESAN
KEPADA IMEJ JABATAN
MEMILIH MASALAH MEMASUKI
RANKING TERATAS
1 Waktu Pendaftaran Peserta Kursus di INTURA tidak praktikal High High Ya
2 Edaran Surat-surat di INTURA Mengambil Masa Yang Lama Tidak High Tidak
3 Pegawai-pegawai INTURA Kerap Hilang dan Sukar Di Kesan High High Ya
4 Bekalan Peralatan Latihan Tidak Berkualiti
High High Ya
5 Kekerapan Gangguan Elektrik Di Kawasan INTURA Tidak High Tidak
5 Masalah Telah Dikenalpasti Untuk
Disenaraipendekkan Untuk Dinilai Bagi Kali Ke 2
Untuk Memilih Satu Masalah Kaedah Benefit Analisis
Telah Digunakan
1 Pegawai-pegawai INTURA
Kerap Hilang dan Sukar
Di Kesan
2 Waktu Pendaftaran
Peserta Kursus di INTURA
Tidak Praktikal
3 Bekalan Peralatan
Latihan Tidak Berkualiti
Masalah Telah Dipilih Untuk
Disenarai-pendekkan
Masalah Telah Dipilih Untuk
Disenarai-pendekkan
PENDEKATAN MATRIX
RENDAH = 1 - 2 SEDERHANA = 3 - 4 TINGGI = 5
MASALAH
PENILAIAN DAN ANALISIS
Sepanjang Dua Tahun Yang Lalu Bahagian Latihan INTURA TelahDibekalkan Dengan Folder AlatulisSampul Surat Bateri Kurang Berkualiti Masalah Tidak BegituKetara
Sepanjang 6 Bulan Pertama 2004 Sebanyak 70 Daripada Kes Kehilangan Adalah Memberi Ceramah Di Luar Dan Mengganggu Perjalanan Kursus Di INTURA
3 Waktu pendaftaran peserta kursus di INTURA tidak praktikal
Dalam Analisis Data Yang Telah Dipungut Terdapat 40 Peserta Tidak Hadir Pada Hari Pendaftaran Sehari Sebelum Kursus Bermula Dan Mengakibat Pembaziran Makanan Yang Dianggarkan RM450000 Dalam Enam Bulan Pertama 2004
ZA
HID
AH
NO
R S
ILAW
ATI amp
H
AB
IBA
H
SA
LMA
H amp
SA
MS
UR
I
MIM
I amp
MA
SR
I
JUM
LAH
4 4 3 184 3
4 4 205 4 3
4 4 225 5 4
2 Pegawai-pegawai INTURA Kerap Hilang dan Sukar Di Kesan
1 Bekalan Peralatan Latihan Tidak Berkualiti
HU
ZA
IRU
L
PENETAPAN MATLAMAT OBJEKTIF
TARGET SETTING
TARGET SETTING
Method Fill in the blank
a bc d e
To _______ _______ from
________ to ________ by _______
a Trend ndash Improve reduce increase
b Specific - Specific item that you want to improve
c Data ndash Measurable present level or level before actiond Data ndash Measurable level after action taken
e Time frame ndash when project will be completed
TARGET SETTING
Example
mengurangkan Masa menunggu
110 min 30 min April 2006
Untuk ____________ _____________ dari
________ ke __ _____ pada ______
Specific item to improve
Value of measurement
Unit of measureme
nt
TARGET SETTING
Contoh
mengurangkan Masa menunggu
110 min 30 min April 2006
Untuk ____________ _____________ dari
________ ke ________ pada _______
Target
PERINGKAT ANALISA
MASALAH amp CONTOH FORMAT KERTAS SEMAKAN
SOAL SELIDIK
KES KELEWATAN PEMBEDAHAN TINGGI
PERKARA TEMPOH TUJUAN
PUNCA PALING MUNGKIN M1 M2 M3 M4 M1 M2 M3 M4 JUMLAH
Peserta lambat melaporkan diri
0 19
Peserta pulang selepas mendaftarkan diri
0 0 0 0 0 3
Program tidak berjalan dengan lancar
0 0 0 0 0 0 0 0 0
Anggaran bahan mentah tidak tepat
0 0 0 0 0 0 0 1
Pembaziran makanan 0 0 0 0 0 0 0 0 0
JUMLAH 23
Tarikh Pengumpulan Data Jan-MacTeknik Pengumpulan Data Pemerhatian
1 Adakah anda selesa dengan waktu pendaftaran kursus yang baru
2 Pada pendapat anda adakah anda setuju dengan cara pendaftaran yang lama atau yang baru
1 Kaedah lama sehari sebelum kursus
2 Kaedah baru pada pagi hari pertama kursus
3 Sempatkah anda sampai ke INTURA pada jam 800 pagi
4 Adakah anda perlukan kenderaan INTURA dari Stesyen Bas Sungai Petani ke INTURA pada hari pertama kursus
5 Anda datang ke INTURA dengan
1 Kenderaan Sendiri
2 Kenderaan Jabatan
3 Pengangkutan Awam
6 Komen anda mengenai Prosedur Pendaftaran Barua) __________________________________________________b) __________________________________________________c) __________________________________________________
Sila Tandakan YA TIDAK
100 borang soal selidik telah diedar kepada peserta 2 kursus induksi
81 borang soal selidik dikembalikan
i 92 amat berpuashatiii 5 mengatakan mereka berpuas hatiiii 3 mengatakan mereka tidak berpuas hati
Pada keseluruhan mereka berpuashati
PERINGKAT CADANGAN
PENYELESAIAN
PRO-KONTRA RAJAH POKOKRAJAH JARINGAN AKTIVITI RAJAH PDPC
(Process Decision Planning Chart ) RAJAH PELAN Q
MATRIK DIAGRAM SWOT
SCORE Problem 1 = 0 Problem 2 = 4 Problem 3 = 1 Problem 4 = 2 Problem 5 = 3
SELECTING MAIN PROBLEM THROUGH PAIRED COMPARISON METHOD
Score Example Mrs Noor Azizah
1 1
2 3 4
3
2
4
5
4
1
4
3 3
5
2
1
5
5
2
Problem 1 = Delay in preparing schedule reportsProblem 2 = Difficulties in managing information of CHKLrsquos dev projects Problem 3 = Difficulty in accessing information from sectionsProblem 4 = No special gallery to display development projectsProblem 5 = Failure in monitoring status of development projects
Problem 1 = Delay in preparing schedule reportsProblem 2 = Difficulties in managing information of CHKLrsquos dev projects Problem 3 = Difficulty in accessing information from sectionsProblem 4 = No special gallery to display development projectsProblem 5 = Failure in monitoring status of development projects
CRITERIA OF PAIRED COMPARISON METHOD
1 Comply with client charter
2 Comply with departmentrsquos objectives and functions
3 Critical level of problem
4 Improvement in quality of work
5 Increase productivity
TOTAL OVERALL SCORE OF OPTIMIST MEMBERS THROUGH PAIRED COMPARISON METHOD
Problem 5Total Grouprsquos Options -Problem
1Problem2
Problem 3
Problem 4
1 ~ Ramli2 ~ Khairiah3 ~ Esah 4 ~ Rosnita 5 ~ Noor Azizah 6 ~ Ameer 7 ~ Izat 8 ~ Norlisa9~ Salabiyah
TOTAL
001102302
443444324
010010030
323322122
9 32 520
333232332
243232
Problem 2Problem 2
- Slide 1
- Slide 2
- Slide 3
- Slide 4
- Slide 5
- Slide 6
- Slide 7
- Slide 8
- Brainstorming
- Slide 10
- Slide 11
- Slide 12
- Slide 13
- Slide 14
- Slide 15
- Slide 16
- Slide 17
- Analisa Jurang Jurang Antara Prestasi Sediada dan Keperluan
- Slide 19
- Slide 20
- Slide 21
- Slide 22
- Slide 23
- Slide 24
- Slide 25
- Slide 26
- Slide 27
- Slide 28
- Slide 29
- Slide 30
- Slide 31
- 12 Masalah Telah Dikenalpasti Penilaian Telah Dibuat Berdasa
- Slide 33
- Slide 34
- Slide 35
- Slide 36
- Slide 37
- Slide 38
- Slide 39
- Slide 40
- Slide 41
- Slide 42
- Slide 43
- Slide 44
- Slide 45
- Slide 46
- Slide 47
- Slide 48
- Slide 49
- Slide 50
- Slide 51
- Slide 52
- Slide 53
- Slide 54
- Slide 55
- Slide 56
- Slide 57
-
MASALAHADAKAH MASALAH
MENCAPAI OBJEKTIF ORGANISASI
ADAKAH MEMBERI KESAN
KEPADA IMEJ JABATAN
MEMILIH MASALAH MEMASUKI
RANKING TERATAS
1 Waktu Pendaftaran Peserta Kursus di INTURA tidak praktikal High High Ya
2 Edaran Surat-surat di INTURA Mengambil Masa Yang Lama Tidak High Tidak
3 Pegawai-pegawai INTURA Kerap Hilang dan Sukar Di Kesan High High Ya
4 Bekalan Peralatan Latihan Tidak Berkualiti
High High Ya
5 Kekerapan Gangguan Elektrik Di Kawasan INTURA Tidak High Tidak
5 Masalah Telah Dikenalpasti Untuk
Disenaraipendekkan Untuk Dinilai Bagi Kali Ke 2
Untuk Memilih Satu Masalah Kaedah Benefit Analisis
Telah Digunakan
1 Pegawai-pegawai INTURA
Kerap Hilang dan Sukar
Di Kesan
2 Waktu Pendaftaran
Peserta Kursus di INTURA
Tidak Praktikal
3 Bekalan Peralatan
Latihan Tidak Berkualiti
Masalah Telah Dipilih Untuk
Disenarai-pendekkan
Masalah Telah Dipilih Untuk
Disenarai-pendekkan
PENDEKATAN MATRIX
RENDAH = 1 - 2 SEDERHANA = 3 - 4 TINGGI = 5
MASALAH
PENILAIAN DAN ANALISIS
Sepanjang Dua Tahun Yang Lalu Bahagian Latihan INTURA TelahDibekalkan Dengan Folder AlatulisSampul Surat Bateri Kurang Berkualiti Masalah Tidak BegituKetara
Sepanjang 6 Bulan Pertama 2004 Sebanyak 70 Daripada Kes Kehilangan Adalah Memberi Ceramah Di Luar Dan Mengganggu Perjalanan Kursus Di INTURA
3 Waktu pendaftaran peserta kursus di INTURA tidak praktikal
Dalam Analisis Data Yang Telah Dipungut Terdapat 40 Peserta Tidak Hadir Pada Hari Pendaftaran Sehari Sebelum Kursus Bermula Dan Mengakibat Pembaziran Makanan Yang Dianggarkan RM450000 Dalam Enam Bulan Pertama 2004
ZA
HID
AH
NO
R S
ILAW
ATI amp
H
AB
IBA
H
SA
LMA
H amp
SA
MS
UR
I
MIM
I amp
MA
SR
I
JUM
LAH
4 4 3 184 3
4 4 205 4 3
4 4 225 5 4
2 Pegawai-pegawai INTURA Kerap Hilang dan Sukar Di Kesan
1 Bekalan Peralatan Latihan Tidak Berkualiti
HU
ZA
IRU
L
PENETAPAN MATLAMAT OBJEKTIF
TARGET SETTING
TARGET SETTING
Method Fill in the blank
a bc d e
To _______ _______ from
________ to ________ by _______
a Trend ndash Improve reduce increase
b Specific - Specific item that you want to improve
c Data ndash Measurable present level or level before actiond Data ndash Measurable level after action taken
e Time frame ndash when project will be completed
TARGET SETTING
Example
mengurangkan Masa menunggu
110 min 30 min April 2006
Untuk ____________ _____________ dari
________ ke __ _____ pada ______
Specific item to improve
Value of measurement
Unit of measureme
nt
TARGET SETTING
Contoh
mengurangkan Masa menunggu
110 min 30 min April 2006
Untuk ____________ _____________ dari
________ ke ________ pada _______
Target
PERINGKAT ANALISA
MASALAH amp CONTOH FORMAT KERTAS SEMAKAN
SOAL SELIDIK
KES KELEWATAN PEMBEDAHAN TINGGI
PERKARA TEMPOH TUJUAN
PUNCA PALING MUNGKIN M1 M2 M3 M4 M1 M2 M3 M4 JUMLAH
Peserta lambat melaporkan diri
0 19
Peserta pulang selepas mendaftarkan diri
0 0 0 0 0 3
Program tidak berjalan dengan lancar
0 0 0 0 0 0 0 0 0
Anggaran bahan mentah tidak tepat
0 0 0 0 0 0 0 1
Pembaziran makanan 0 0 0 0 0 0 0 0 0
JUMLAH 23
Tarikh Pengumpulan Data Jan-MacTeknik Pengumpulan Data Pemerhatian
1 Adakah anda selesa dengan waktu pendaftaran kursus yang baru
2 Pada pendapat anda adakah anda setuju dengan cara pendaftaran yang lama atau yang baru
1 Kaedah lama sehari sebelum kursus
2 Kaedah baru pada pagi hari pertama kursus
3 Sempatkah anda sampai ke INTURA pada jam 800 pagi
4 Adakah anda perlukan kenderaan INTURA dari Stesyen Bas Sungai Petani ke INTURA pada hari pertama kursus
5 Anda datang ke INTURA dengan
1 Kenderaan Sendiri
2 Kenderaan Jabatan
3 Pengangkutan Awam
6 Komen anda mengenai Prosedur Pendaftaran Barua) __________________________________________________b) __________________________________________________c) __________________________________________________
Sila Tandakan YA TIDAK
100 borang soal selidik telah diedar kepada peserta 2 kursus induksi
81 borang soal selidik dikembalikan
i 92 amat berpuashatiii 5 mengatakan mereka berpuas hatiiii 3 mengatakan mereka tidak berpuas hati
Pada keseluruhan mereka berpuashati
PERINGKAT CADANGAN
PENYELESAIAN
PRO-KONTRA RAJAH POKOKRAJAH JARINGAN AKTIVITI RAJAH PDPC
(Process Decision Planning Chart ) RAJAH PELAN Q
MATRIK DIAGRAM SWOT
SCORE Problem 1 = 0 Problem 2 = 4 Problem 3 = 1 Problem 4 = 2 Problem 5 = 3
SELECTING MAIN PROBLEM THROUGH PAIRED COMPARISON METHOD
Score Example Mrs Noor Azizah
1 1
2 3 4
3
2
4
5
4
1
4
3 3
5
2
1
5
5
2
Problem 1 = Delay in preparing schedule reportsProblem 2 = Difficulties in managing information of CHKLrsquos dev projects Problem 3 = Difficulty in accessing information from sectionsProblem 4 = No special gallery to display development projectsProblem 5 = Failure in monitoring status of development projects
Problem 1 = Delay in preparing schedule reportsProblem 2 = Difficulties in managing information of CHKLrsquos dev projects Problem 3 = Difficulty in accessing information from sectionsProblem 4 = No special gallery to display development projectsProblem 5 = Failure in monitoring status of development projects
CRITERIA OF PAIRED COMPARISON METHOD
1 Comply with client charter
2 Comply with departmentrsquos objectives and functions
3 Critical level of problem
4 Improvement in quality of work
5 Increase productivity
TOTAL OVERALL SCORE OF OPTIMIST MEMBERS THROUGH PAIRED COMPARISON METHOD
Problem 5Total Grouprsquos Options -Problem
1Problem2
Problem 3
Problem 4
1 ~ Ramli2 ~ Khairiah3 ~ Esah 4 ~ Rosnita 5 ~ Noor Azizah 6 ~ Ameer 7 ~ Izat 8 ~ Norlisa9~ Salabiyah
TOTAL
001102302
443444324
010010030
323322122
9 32 520
333232332
243232
Problem 2Problem 2
- Slide 1
- Slide 2
- Slide 3
- Slide 4
- Slide 5
- Slide 6
- Slide 7
- Slide 8
- Brainstorming
- Slide 10
- Slide 11
- Slide 12
- Slide 13
- Slide 14
- Slide 15
- Slide 16
- Slide 17
- Analisa Jurang Jurang Antara Prestasi Sediada dan Keperluan
- Slide 19
- Slide 20
- Slide 21
- Slide 22
- Slide 23
- Slide 24
- Slide 25
- Slide 26
- Slide 27
- Slide 28
- Slide 29
- Slide 30
- Slide 31
- 12 Masalah Telah Dikenalpasti Penilaian Telah Dibuat Berdasa
- Slide 33
- Slide 34
- Slide 35
- Slide 36
- Slide 37
- Slide 38
- Slide 39
- Slide 40
- Slide 41
- Slide 42
- Slide 43
- Slide 44
- Slide 45
- Slide 46
- Slide 47
- Slide 48
- Slide 49
- Slide 50
- Slide 51
- Slide 52
- Slide 53
- Slide 54
- Slide 55
- Slide 56
- Slide 57
-
1 Pegawai-pegawai INTURA
Kerap Hilang dan Sukar
Di Kesan
2 Waktu Pendaftaran
Peserta Kursus di INTURA
Tidak Praktikal
3 Bekalan Peralatan
Latihan Tidak Berkualiti
Masalah Telah Dipilih Untuk
Disenarai-pendekkan
Masalah Telah Dipilih Untuk
Disenarai-pendekkan
PENDEKATAN MATRIX
RENDAH = 1 - 2 SEDERHANA = 3 - 4 TINGGI = 5
MASALAH
PENILAIAN DAN ANALISIS
Sepanjang Dua Tahun Yang Lalu Bahagian Latihan INTURA TelahDibekalkan Dengan Folder AlatulisSampul Surat Bateri Kurang Berkualiti Masalah Tidak BegituKetara
Sepanjang 6 Bulan Pertama 2004 Sebanyak 70 Daripada Kes Kehilangan Adalah Memberi Ceramah Di Luar Dan Mengganggu Perjalanan Kursus Di INTURA
3 Waktu pendaftaran peserta kursus di INTURA tidak praktikal
Dalam Analisis Data Yang Telah Dipungut Terdapat 40 Peserta Tidak Hadir Pada Hari Pendaftaran Sehari Sebelum Kursus Bermula Dan Mengakibat Pembaziran Makanan Yang Dianggarkan RM450000 Dalam Enam Bulan Pertama 2004
ZA
HID
AH
NO
R S
ILAW
ATI amp
H
AB
IBA
H
SA
LMA
H amp
SA
MS
UR
I
MIM
I amp
MA
SR
I
JUM
LAH
4 4 3 184 3
4 4 205 4 3
4 4 225 5 4
2 Pegawai-pegawai INTURA Kerap Hilang dan Sukar Di Kesan
1 Bekalan Peralatan Latihan Tidak Berkualiti
HU
ZA
IRU
L
PENETAPAN MATLAMAT OBJEKTIF
TARGET SETTING
TARGET SETTING
Method Fill in the blank
a bc d e
To _______ _______ from
________ to ________ by _______
a Trend ndash Improve reduce increase
b Specific - Specific item that you want to improve
c Data ndash Measurable present level or level before actiond Data ndash Measurable level after action taken
e Time frame ndash when project will be completed
TARGET SETTING
Example
mengurangkan Masa menunggu
110 min 30 min April 2006
Untuk ____________ _____________ dari
________ ke __ _____ pada ______
Specific item to improve
Value of measurement
Unit of measureme
nt
TARGET SETTING
Contoh
mengurangkan Masa menunggu
110 min 30 min April 2006
Untuk ____________ _____________ dari
________ ke ________ pada _______
Target
PERINGKAT ANALISA
MASALAH amp CONTOH FORMAT KERTAS SEMAKAN
SOAL SELIDIK
KES KELEWATAN PEMBEDAHAN TINGGI
PERKARA TEMPOH TUJUAN
PUNCA PALING MUNGKIN M1 M2 M3 M4 M1 M2 M3 M4 JUMLAH
Peserta lambat melaporkan diri
0 19
Peserta pulang selepas mendaftarkan diri
0 0 0 0 0 3
Program tidak berjalan dengan lancar
0 0 0 0 0 0 0 0 0
Anggaran bahan mentah tidak tepat
0 0 0 0 0 0 0 1
Pembaziran makanan 0 0 0 0 0 0 0 0 0
JUMLAH 23
Tarikh Pengumpulan Data Jan-MacTeknik Pengumpulan Data Pemerhatian
1 Adakah anda selesa dengan waktu pendaftaran kursus yang baru
2 Pada pendapat anda adakah anda setuju dengan cara pendaftaran yang lama atau yang baru
1 Kaedah lama sehari sebelum kursus
2 Kaedah baru pada pagi hari pertama kursus
3 Sempatkah anda sampai ke INTURA pada jam 800 pagi
4 Adakah anda perlukan kenderaan INTURA dari Stesyen Bas Sungai Petani ke INTURA pada hari pertama kursus
5 Anda datang ke INTURA dengan
1 Kenderaan Sendiri
2 Kenderaan Jabatan
3 Pengangkutan Awam
6 Komen anda mengenai Prosedur Pendaftaran Barua) __________________________________________________b) __________________________________________________c) __________________________________________________
Sila Tandakan YA TIDAK
100 borang soal selidik telah diedar kepada peserta 2 kursus induksi
81 borang soal selidik dikembalikan
i 92 amat berpuashatiii 5 mengatakan mereka berpuas hatiiii 3 mengatakan mereka tidak berpuas hati
Pada keseluruhan mereka berpuashati
PERINGKAT CADANGAN
PENYELESAIAN
PRO-KONTRA RAJAH POKOKRAJAH JARINGAN AKTIVITI RAJAH PDPC
(Process Decision Planning Chart ) RAJAH PELAN Q
MATRIK DIAGRAM SWOT
SCORE Problem 1 = 0 Problem 2 = 4 Problem 3 = 1 Problem 4 = 2 Problem 5 = 3
SELECTING MAIN PROBLEM THROUGH PAIRED COMPARISON METHOD
Score Example Mrs Noor Azizah
1 1
2 3 4
3
2
4
5
4
1
4
3 3
5
2
1
5
5
2
Problem 1 = Delay in preparing schedule reportsProblem 2 = Difficulties in managing information of CHKLrsquos dev projects Problem 3 = Difficulty in accessing information from sectionsProblem 4 = No special gallery to display development projectsProblem 5 = Failure in monitoring status of development projects
Problem 1 = Delay in preparing schedule reportsProblem 2 = Difficulties in managing information of CHKLrsquos dev projects Problem 3 = Difficulty in accessing information from sectionsProblem 4 = No special gallery to display development projectsProblem 5 = Failure in monitoring status of development projects
CRITERIA OF PAIRED COMPARISON METHOD
1 Comply with client charter
2 Comply with departmentrsquos objectives and functions
3 Critical level of problem
4 Improvement in quality of work
5 Increase productivity
TOTAL OVERALL SCORE OF OPTIMIST MEMBERS THROUGH PAIRED COMPARISON METHOD
Problem 5Total Grouprsquos Options -Problem
1Problem2
Problem 3
Problem 4
1 ~ Ramli2 ~ Khairiah3 ~ Esah 4 ~ Rosnita 5 ~ Noor Azizah 6 ~ Ameer 7 ~ Izat 8 ~ Norlisa9~ Salabiyah
TOTAL
001102302
443444324
010010030
323322122
9 32 520
333232332
243232
Problem 2Problem 2
- Slide 1
- Slide 2
- Slide 3
- Slide 4
- Slide 5
- Slide 6
- Slide 7
- Slide 8
- Brainstorming
- Slide 10
- Slide 11
- Slide 12
- Slide 13
- Slide 14
- Slide 15
- Slide 16
- Slide 17
- Analisa Jurang Jurang Antara Prestasi Sediada dan Keperluan
- Slide 19
- Slide 20
- Slide 21
- Slide 22
- Slide 23
- Slide 24
- Slide 25
- Slide 26
- Slide 27
- Slide 28
- Slide 29
- Slide 30
- Slide 31
- 12 Masalah Telah Dikenalpasti Penilaian Telah Dibuat Berdasa
- Slide 33
- Slide 34
- Slide 35
- Slide 36
- Slide 37
- Slide 38
- Slide 39
- Slide 40
- Slide 41
- Slide 42
- Slide 43
- Slide 44
- Slide 45
- Slide 46
- Slide 47
- Slide 48
- Slide 49
- Slide 50
- Slide 51
- Slide 52
- Slide 53
- Slide 54
- Slide 55
- Slide 56
- Slide 57
-
PENDEKATAN MATRIX
RENDAH = 1 - 2 SEDERHANA = 3 - 4 TINGGI = 5
MASALAH
PENILAIAN DAN ANALISIS
Sepanjang Dua Tahun Yang Lalu Bahagian Latihan INTURA TelahDibekalkan Dengan Folder AlatulisSampul Surat Bateri Kurang Berkualiti Masalah Tidak BegituKetara
Sepanjang 6 Bulan Pertama 2004 Sebanyak 70 Daripada Kes Kehilangan Adalah Memberi Ceramah Di Luar Dan Mengganggu Perjalanan Kursus Di INTURA
3 Waktu pendaftaran peserta kursus di INTURA tidak praktikal
Dalam Analisis Data Yang Telah Dipungut Terdapat 40 Peserta Tidak Hadir Pada Hari Pendaftaran Sehari Sebelum Kursus Bermula Dan Mengakibat Pembaziran Makanan Yang Dianggarkan RM450000 Dalam Enam Bulan Pertama 2004
ZA
HID
AH
NO
R S
ILAW
ATI amp
H
AB
IBA
H
SA
LMA
H amp
SA
MS
UR
I
MIM
I amp
MA
SR
I
JUM
LAH
4 4 3 184 3
4 4 205 4 3
4 4 225 5 4
2 Pegawai-pegawai INTURA Kerap Hilang dan Sukar Di Kesan
1 Bekalan Peralatan Latihan Tidak Berkualiti
HU
ZA
IRU
L
PENETAPAN MATLAMAT OBJEKTIF
TARGET SETTING
TARGET SETTING
Method Fill in the blank
a bc d e
To _______ _______ from
________ to ________ by _______
a Trend ndash Improve reduce increase
b Specific - Specific item that you want to improve
c Data ndash Measurable present level or level before actiond Data ndash Measurable level after action taken
e Time frame ndash when project will be completed
TARGET SETTING
Example
mengurangkan Masa menunggu
110 min 30 min April 2006
Untuk ____________ _____________ dari
________ ke __ _____ pada ______
Specific item to improve
Value of measurement
Unit of measureme
nt
TARGET SETTING
Contoh
mengurangkan Masa menunggu
110 min 30 min April 2006
Untuk ____________ _____________ dari
________ ke ________ pada _______
Target
PERINGKAT ANALISA
MASALAH amp CONTOH FORMAT KERTAS SEMAKAN
SOAL SELIDIK
KES KELEWATAN PEMBEDAHAN TINGGI
PERKARA TEMPOH TUJUAN
PUNCA PALING MUNGKIN M1 M2 M3 M4 M1 M2 M3 M4 JUMLAH
Peserta lambat melaporkan diri
0 19
Peserta pulang selepas mendaftarkan diri
0 0 0 0 0 3
Program tidak berjalan dengan lancar
0 0 0 0 0 0 0 0 0
Anggaran bahan mentah tidak tepat
0 0 0 0 0 0 0 1
Pembaziran makanan 0 0 0 0 0 0 0 0 0
JUMLAH 23
Tarikh Pengumpulan Data Jan-MacTeknik Pengumpulan Data Pemerhatian
1 Adakah anda selesa dengan waktu pendaftaran kursus yang baru
2 Pada pendapat anda adakah anda setuju dengan cara pendaftaran yang lama atau yang baru
1 Kaedah lama sehari sebelum kursus
2 Kaedah baru pada pagi hari pertama kursus
3 Sempatkah anda sampai ke INTURA pada jam 800 pagi
4 Adakah anda perlukan kenderaan INTURA dari Stesyen Bas Sungai Petani ke INTURA pada hari pertama kursus
5 Anda datang ke INTURA dengan
1 Kenderaan Sendiri
2 Kenderaan Jabatan
3 Pengangkutan Awam
6 Komen anda mengenai Prosedur Pendaftaran Barua) __________________________________________________b) __________________________________________________c) __________________________________________________
Sila Tandakan YA TIDAK
100 borang soal selidik telah diedar kepada peserta 2 kursus induksi
81 borang soal selidik dikembalikan
i 92 amat berpuashatiii 5 mengatakan mereka berpuas hatiiii 3 mengatakan mereka tidak berpuas hati
Pada keseluruhan mereka berpuashati
PERINGKAT CADANGAN
PENYELESAIAN
PRO-KONTRA RAJAH POKOKRAJAH JARINGAN AKTIVITI RAJAH PDPC
(Process Decision Planning Chart ) RAJAH PELAN Q
MATRIK DIAGRAM SWOT
SCORE Problem 1 = 0 Problem 2 = 4 Problem 3 = 1 Problem 4 = 2 Problem 5 = 3
SELECTING MAIN PROBLEM THROUGH PAIRED COMPARISON METHOD
Score Example Mrs Noor Azizah
1 1
2 3 4
3
2
4
5
4
1
4
3 3
5
2
1
5
5
2
Problem 1 = Delay in preparing schedule reportsProblem 2 = Difficulties in managing information of CHKLrsquos dev projects Problem 3 = Difficulty in accessing information from sectionsProblem 4 = No special gallery to display development projectsProblem 5 = Failure in monitoring status of development projects
Problem 1 = Delay in preparing schedule reportsProblem 2 = Difficulties in managing information of CHKLrsquos dev projects Problem 3 = Difficulty in accessing information from sectionsProblem 4 = No special gallery to display development projectsProblem 5 = Failure in monitoring status of development projects
CRITERIA OF PAIRED COMPARISON METHOD
1 Comply with client charter
2 Comply with departmentrsquos objectives and functions
3 Critical level of problem
4 Improvement in quality of work
5 Increase productivity
TOTAL OVERALL SCORE OF OPTIMIST MEMBERS THROUGH PAIRED COMPARISON METHOD
Problem 5Total Grouprsquos Options -Problem
1Problem2
Problem 3
Problem 4
1 ~ Ramli2 ~ Khairiah3 ~ Esah 4 ~ Rosnita 5 ~ Noor Azizah 6 ~ Ameer 7 ~ Izat 8 ~ Norlisa9~ Salabiyah
TOTAL
001102302
443444324
010010030
323322122
9 32 520
333232332
243232
Problem 2Problem 2
- Slide 1
- Slide 2
- Slide 3
- Slide 4
- Slide 5
- Slide 6
- Slide 7
- Slide 8
- Brainstorming
- Slide 10
- Slide 11
- Slide 12
- Slide 13
- Slide 14
- Slide 15
- Slide 16
- Slide 17
- Analisa Jurang Jurang Antara Prestasi Sediada dan Keperluan
- Slide 19
- Slide 20
- Slide 21
- Slide 22
- Slide 23
- Slide 24
- Slide 25
- Slide 26
- Slide 27
- Slide 28
- Slide 29
- Slide 30
- Slide 31
- 12 Masalah Telah Dikenalpasti Penilaian Telah Dibuat Berdasa
- Slide 33
- Slide 34
- Slide 35
- Slide 36
- Slide 37
- Slide 38
- Slide 39
- Slide 40
- Slide 41
- Slide 42
- Slide 43
- Slide 44
- Slide 45
- Slide 46
- Slide 47
- Slide 48
- Slide 49
- Slide 50
- Slide 51
- Slide 52
- Slide 53
- Slide 54
- Slide 55
- Slide 56
- Slide 57
-
PENETAPAN MATLAMAT OBJEKTIF
TARGET SETTING
TARGET SETTING
Method Fill in the blank
a bc d e
To _______ _______ from
________ to ________ by _______
a Trend ndash Improve reduce increase
b Specific - Specific item that you want to improve
c Data ndash Measurable present level or level before actiond Data ndash Measurable level after action taken
e Time frame ndash when project will be completed
TARGET SETTING
Example
mengurangkan Masa menunggu
110 min 30 min April 2006
Untuk ____________ _____________ dari
________ ke __ _____ pada ______
Specific item to improve
Value of measurement
Unit of measureme
nt
TARGET SETTING
Contoh
mengurangkan Masa menunggu
110 min 30 min April 2006
Untuk ____________ _____________ dari
________ ke ________ pada _______
Target
PERINGKAT ANALISA
MASALAH amp CONTOH FORMAT KERTAS SEMAKAN
SOAL SELIDIK
KES KELEWATAN PEMBEDAHAN TINGGI
PERKARA TEMPOH TUJUAN
PUNCA PALING MUNGKIN M1 M2 M3 M4 M1 M2 M3 M4 JUMLAH
Peserta lambat melaporkan diri
0 19
Peserta pulang selepas mendaftarkan diri
0 0 0 0 0 3
Program tidak berjalan dengan lancar
0 0 0 0 0 0 0 0 0
Anggaran bahan mentah tidak tepat
0 0 0 0 0 0 0 1
Pembaziran makanan 0 0 0 0 0 0 0 0 0
JUMLAH 23
Tarikh Pengumpulan Data Jan-MacTeknik Pengumpulan Data Pemerhatian
1 Adakah anda selesa dengan waktu pendaftaran kursus yang baru
2 Pada pendapat anda adakah anda setuju dengan cara pendaftaran yang lama atau yang baru
1 Kaedah lama sehari sebelum kursus
2 Kaedah baru pada pagi hari pertama kursus
3 Sempatkah anda sampai ke INTURA pada jam 800 pagi
4 Adakah anda perlukan kenderaan INTURA dari Stesyen Bas Sungai Petani ke INTURA pada hari pertama kursus
5 Anda datang ke INTURA dengan
1 Kenderaan Sendiri
2 Kenderaan Jabatan
3 Pengangkutan Awam
6 Komen anda mengenai Prosedur Pendaftaran Barua) __________________________________________________b) __________________________________________________c) __________________________________________________
Sila Tandakan YA TIDAK
100 borang soal selidik telah diedar kepada peserta 2 kursus induksi
81 borang soal selidik dikembalikan
i 92 amat berpuashatiii 5 mengatakan mereka berpuas hatiiii 3 mengatakan mereka tidak berpuas hati
Pada keseluruhan mereka berpuashati
PERINGKAT CADANGAN
PENYELESAIAN
PRO-KONTRA RAJAH POKOKRAJAH JARINGAN AKTIVITI RAJAH PDPC
(Process Decision Planning Chart ) RAJAH PELAN Q
MATRIK DIAGRAM SWOT
SCORE Problem 1 = 0 Problem 2 = 4 Problem 3 = 1 Problem 4 = 2 Problem 5 = 3
SELECTING MAIN PROBLEM THROUGH PAIRED COMPARISON METHOD
Score Example Mrs Noor Azizah
1 1
2 3 4
3
2
4
5
4
1
4
3 3
5
2
1
5
5
2
Problem 1 = Delay in preparing schedule reportsProblem 2 = Difficulties in managing information of CHKLrsquos dev projects Problem 3 = Difficulty in accessing information from sectionsProblem 4 = No special gallery to display development projectsProblem 5 = Failure in monitoring status of development projects
Problem 1 = Delay in preparing schedule reportsProblem 2 = Difficulties in managing information of CHKLrsquos dev projects Problem 3 = Difficulty in accessing information from sectionsProblem 4 = No special gallery to display development projectsProblem 5 = Failure in monitoring status of development projects
CRITERIA OF PAIRED COMPARISON METHOD
1 Comply with client charter
2 Comply with departmentrsquos objectives and functions
3 Critical level of problem
4 Improvement in quality of work
5 Increase productivity
TOTAL OVERALL SCORE OF OPTIMIST MEMBERS THROUGH PAIRED COMPARISON METHOD
Problem 5Total Grouprsquos Options -Problem
1Problem2
Problem 3
Problem 4
1 ~ Ramli2 ~ Khairiah3 ~ Esah 4 ~ Rosnita 5 ~ Noor Azizah 6 ~ Ameer 7 ~ Izat 8 ~ Norlisa9~ Salabiyah
TOTAL
001102302
443444324
010010030
323322122
9 32 520
333232332
243232
Problem 2Problem 2
- Slide 1
- Slide 2
- Slide 3
- Slide 4
- Slide 5
- Slide 6
- Slide 7
- Slide 8
- Brainstorming
- Slide 10
- Slide 11
- Slide 12
- Slide 13
- Slide 14
- Slide 15
- Slide 16
- Slide 17
- Analisa Jurang Jurang Antara Prestasi Sediada dan Keperluan
- Slide 19
- Slide 20
- Slide 21
- Slide 22
- Slide 23
- Slide 24
- Slide 25
- Slide 26
- Slide 27
- Slide 28
- Slide 29
- Slide 30
- Slide 31
- 12 Masalah Telah Dikenalpasti Penilaian Telah Dibuat Berdasa
- Slide 33
- Slide 34
- Slide 35
- Slide 36
- Slide 37
- Slide 38
- Slide 39
- Slide 40
- Slide 41
- Slide 42
- Slide 43
- Slide 44
- Slide 45
- Slide 46
- Slide 47
- Slide 48
- Slide 49
- Slide 50
- Slide 51
- Slide 52
- Slide 53
- Slide 54
- Slide 55
- Slide 56
- Slide 57
-
TARGET SETTING
Method Fill in the blank
a bc d e
To _______ _______ from
________ to ________ by _______
a Trend ndash Improve reduce increase
b Specific - Specific item that you want to improve
c Data ndash Measurable present level or level before actiond Data ndash Measurable level after action taken
e Time frame ndash when project will be completed
TARGET SETTING
Example
mengurangkan Masa menunggu
110 min 30 min April 2006
Untuk ____________ _____________ dari
________ ke __ _____ pada ______
Specific item to improve
Value of measurement
Unit of measureme
nt
TARGET SETTING
Contoh
mengurangkan Masa menunggu
110 min 30 min April 2006
Untuk ____________ _____________ dari
________ ke ________ pada _______
Target
PERINGKAT ANALISA
MASALAH amp CONTOH FORMAT KERTAS SEMAKAN
SOAL SELIDIK
KES KELEWATAN PEMBEDAHAN TINGGI
PERKARA TEMPOH TUJUAN
PUNCA PALING MUNGKIN M1 M2 M3 M4 M1 M2 M3 M4 JUMLAH
Peserta lambat melaporkan diri
0 19
Peserta pulang selepas mendaftarkan diri
0 0 0 0 0 3
Program tidak berjalan dengan lancar
0 0 0 0 0 0 0 0 0
Anggaran bahan mentah tidak tepat
0 0 0 0 0 0 0 1
Pembaziran makanan 0 0 0 0 0 0 0 0 0
JUMLAH 23
Tarikh Pengumpulan Data Jan-MacTeknik Pengumpulan Data Pemerhatian
1 Adakah anda selesa dengan waktu pendaftaran kursus yang baru
2 Pada pendapat anda adakah anda setuju dengan cara pendaftaran yang lama atau yang baru
1 Kaedah lama sehari sebelum kursus
2 Kaedah baru pada pagi hari pertama kursus
3 Sempatkah anda sampai ke INTURA pada jam 800 pagi
4 Adakah anda perlukan kenderaan INTURA dari Stesyen Bas Sungai Petani ke INTURA pada hari pertama kursus
5 Anda datang ke INTURA dengan
1 Kenderaan Sendiri
2 Kenderaan Jabatan
3 Pengangkutan Awam
6 Komen anda mengenai Prosedur Pendaftaran Barua) __________________________________________________b) __________________________________________________c) __________________________________________________
Sila Tandakan YA TIDAK
100 borang soal selidik telah diedar kepada peserta 2 kursus induksi
81 borang soal selidik dikembalikan
i 92 amat berpuashatiii 5 mengatakan mereka berpuas hatiiii 3 mengatakan mereka tidak berpuas hati
Pada keseluruhan mereka berpuashati
PERINGKAT CADANGAN
PENYELESAIAN
PRO-KONTRA RAJAH POKOKRAJAH JARINGAN AKTIVITI RAJAH PDPC
(Process Decision Planning Chart ) RAJAH PELAN Q
MATRIK DIAGRAM SWOT
SCORE Problem 1 = 0 Problem 2 = 4 Problem 3 = 1 Problem 4 = 2 Problem 5 = 3
SELECTING MAIN PROBLEM THROUGH PAIRED COMPARISON METHOD
Score Example Mrs Noor Azizah
1 1
2 3 4
3
2
4
5
4
1
4
3 3
5
2
1
5
5
2
Problem 1 = Delay in preparing schedule reportsProblem 2 = Difficulties in managing information of CHKLrsquos dev projects Problem 3 = Difficulty in accessing information from sectionsProblem 4 = No special gallery to display development projectsProblem 5 = Failure in monitoring status of development projects
Problem 1 = Delay in preparing schedule reportsProblem 2 = Difficulties in managing information of CHKLrsquos dev projects Problem 3 = Difficulty in accessing information from sectionsProblem 4 = No special gallery to display development projectsProblem 5 = Failure in monitoring status of development projects
CRITERIA OF PAIRED COMPARISON METHOD
1 Comply with client charter
2 Comply with departmentrsquos objectives and functions
3 Critical level of problem
4 Improvement in quality of work
5 Increase productivity
TOTAL OVERALL SCORE OF OPTIMIST MEMBERS THROUGH PAIRED COMPARISON METHOD
Problem 5Total Grouprsquos Options -Problem
1Problem2
Problem 3
Problem 4
1 ~ Ramli2 ~ Khairiah3 ~ Esah 4 ~ Rosnita 5 ~ Noor Azizah 6 ~ Ameer 7 ~ Izat 8 ~ Norlisa9~ Salabiyah
TOTAL
001102302
443444324
010010030
323322122
9 32 520
333232332
243232
Problem 2Problem 2
- Slide 1
- Slide 2
- Slide 3
- Slide 4
- Slide 5
- Slide 6
- Slide 7
- Slide 8
- Brainstorming
- Slide 10
- Slide 11
- Slide 12
- Slide 13
- Slide 14
- Slide 15
- Slide 16
- Slide 17
- Analisa Jurang Jurang Antara Prestasi Sediada dan Keperluan
- Slide 19
- Slide 20
- Slide 21
- Slide 22
- Slide 23
- Slide 24
- Slide 25
- Slide 26
- Slide 27
- Slide 28
- Slide 29
- Slide 30
- Slide 31
- 12 Masalah Telah Dikenalpasti Penilaian Telah Dibuat Berdasa
- Slide 33
- Slide 34
- Slide 35
- Slide 36
- Slide 37
- Slide 38
- Slide 39
- Slide 40
- Slide 41
- Slide 42
- Slide 43
- Slide 44
- Slide 45
- Slide 46
- Slide 47
- Slide 48
- Slide 49
- Slide 50
- Slide 51
- Slide 52
- Slide 53
- Slide 54
- Slide 55
- Slide 56
- Slide 57
-
TARGET SETTING
Example
mengurangkan Masa menunggu
110 min 30 min April 2006
Untuk ____________ _____________ dari
________ ke __ _____ pada ______
Specific item to improve
Value of measurement
Unit of measureme
nt
TARGET SETTING
Contoh
mengurangkan Masa menunggu
110 min 30 min April 2006
Untuk ____________ _____________ dari
________ ke ________ pada _______
Target
PERINGKAT ANALISA
MASALAH amp CONTOH FORMAT KERTAS SEMAKAN
SOAL SELIDIK
KES KELEWATAN PEMBEDAHAN TINGGI
PERKARA TEMPOH TUJUAN
PUNCA PALING MUNGKIN M1 M2 M3 M4 M1 M2 M3 M4 JUMLAH
Peserta lambat melaporkan diri
0 19
Peserta pulang selepas mendaftarkan diri
0 0 0 0 0 3
Program tidak berjalan dengan lancar
0 0 0 0 0 0 0 0 0
Anggaran bahan mentah tidak tepat
0 0 0 0 0 0 0 1
Pembaziran makanan 0 0 0 0 0 0 0 0 0
JUMLAH 23
Tarikh Pengumpulan Data Jan-MacTeknik Pengumpulan Data Pemerhatian
1 Adakah anda selesa dengan waktu pendaftaran kursus yang baru
2 Pada pendapat anda adakah anda setuju dengan cara pendaftaran yang lama atau yang baru
1 Kaedah lama sehari sebelum kursus
2 Kaedah baru pada pagi hari pertama kursus
3 Sempatkah anda sampai ke INTURA pada jam 800 pagi
4 Adakah anda perlukan kenderaan INTURA dari Stesyen Bas Sungai Petani ke INTURA pada hari pertama kursus
5 Anda datang ke INTURA dengan
1 Kenderaan Sendiri
2 Kenderaan Jabatan
3 Pengangkutan Awam
6 Komen anda mengenai Prosedur Pendaftaran Barua) __________________________________________________b) __________________________________________________c) __________________________________________________
Sila Tandakan YA TIDAK
100 borang soal selidik telah diedar kepada peserta 2 kursus induksi
81 borang soal selidik dikembalikan
i 92 amat berpuashatiii 5 mengatakan mereka berpuas hatiiii 3 mengatakan mereka tidak berpuas hati
Pada keseluruhan mereka berpuashati
PERINGKAT CADANGAN
PENYELESAIAN
PRO-KONTRA RAJAH POKOKRAJAH JARINGAN AKTIVITI RAJAH PDPC
(Process Decision Planning Chart ) RAJAH PELAN Q
MATRIK DIAGRAM SWOT
SCORE Problem 1 = 0 Problem 2 = 4 Problem 3 = 1 Problem 4 = 2 Problem 5 = 3
SELECTING MAIN PROBLEM THROUGH PAIRED COMPARISON METHOD
Score Example Mrs Noor Azizah
1 1
2 3 4
3
2
4
5
4
1
4
3 3
5
2
1
5
5
2
Problem 1 = Delay in preparing schedule reportsProblem 2 = Difficulties in managing information of CHKLrsquos dev projects Problem 3 = Difficulty in accessing information from sectionsProblem 4 = No special gallery to display development projectsProblem 5 = Failure in monitoring status of development projects
Problem 1 = Delay in preparing schedule reportsProblem 2 = Difficulties in managing information of CHKLrsquos dev projects Problem 3 = Difficulty in accessing information from sectionsProblem 4 = No special gallery to display development projectsProblem 5 = Failure in monitoring status of development projects
CRITERIA OF PAIRED COMPARISON METHOD
1 Comply with client charter
2 Comply with departmentrsquos objectives and functions
3 Critical level of problem
4 Improvement in quality of work
5 Increase productivity
TOTAL OVERALL SCORE OF OPTIMIST MEMBERS THROUGH PAIRED COMPARISON METHOD
Problem 5Total Grouprsquos Options -Problem
1Problem2
Problem 3
Problem 4
1 ~ Ramli2 ~ Khairiah3 ~ Esah 4 ~ Rosnita 5 ~ Noor Azizah 6 ~ Ameer 7 ~ Izat 8 ~ Norlisa9~ Salabiyah
TOTAL
001102302
443444324
010010030
323322122
9 32 520
333232332
243232
Problem 2Problem 2
- Slide 1
- Slide 2
- Slide 3
- Slide 4
- Slide 5
- Slide 6
- Slide 7
- Slide 8
- Brainstorming
- Slide 10
- Slide 11
- Slide 12
- Slide 13
- Slide 14
- Slide 15
- Slide 16
- Slide 17
- Analisa Jurang Jurang Antara Prestasi Sediada dan Keperluan
- Slide 19
- Slide 20
- Slide 21
- Slide 22
- Slide 23
- Slide 24
- Slide 25
- Slide 26
- Slide 27
- Slide 28
- Slide 29
- Slide 30
- Slide 31
- 12 Masalah Telah Dikenalpasti Penilaian Telah Dibuat Berdasa
- Slide 33
- Slide 34
- Slide 35
- Slide 36
- Slide 37
- Slide 38
- Slide 39
- Slide 40
- Slide 41
- Slide 42
- Slide 43
- Slide 44
- Slide 45
- Slide 46
- Slide 47
- Slide 48
- Slide 49
- Slide 50
- Slide 51
- Slide 52
- Slide 53
- Slide 54
- Slide 55
- Slide 56
- Slide 57
-
TARGET SETTING
Contoh
mengurangkan Masa menunggu
110 min 30 min April 2006
Untuk ____________ _____________ dari
________ ke ________ pada _______
Target
PERINGKAT ANALISA
MASALAH amp CONTOH FORMAT KERTAS SEMAKAN
SOAL SELIDIK
KES KELEWATAN PEMBEDAHAN TINGGI
PERKARA TEMPOH TUJUAN
PUNCA PALING MUNGKIN M1 M2 M3 M4 M1 M2 M3 M4 JUMLAH
Peserta lambat melaporkan diri
0 19
Peserta pulang selepas mendaftarkan diri
0 0 0 0 0 3
Program tidak berjalan dengan lancar
0 0 0 0 0 0 0 0 0
Anggaran bahan mentah tidak tepat
0 0 0 0 0 0 0 1
Pembaziran makanan 0 0 0 0 0 0 0 0 0
JUMLAH 23
Tarikh Pengumpulan Data Jan-MacTeknik Pengumpulan Data Pemerhatian
1 Adakah anda selesa dengan waktu pendaftaran kursus yang baru
2 Pada pendapat anda adakah anda setuju dengan cara pendaftaran yang lama atau yang baru
1 Kaedah lama sehari sebelum kursus
2 Kaedah baru pada pagi hari pertama kursus
3 Sempatkah anda sampai ke INTURA pada jam 800 pagi
4 Adakah anda perlukan kenderaan INTURA dari Stesyen Bas Sungai Petani ke INTURA pada hari pertama kursus
5 Anda datang ke INTURA dengan
1 Kenderaan Sendiri
2 Kenderaan Jabatan
3 Pengangkutan Awam
6 Komen anda mengenai Prosedur Pendaftaran Barua) __________________________________________________b) __________________________________________________c) __________________________________________________
Sila Tandakan YA TIDAK
100 borang soal selidik telah diedar kepada peserta 2 kursus induksi
81 borang soal selidik dikembalikan
i 92 amat berpuashatiii 5 mengatakan mereka berpuas hatiiii 3 mengatakan mereka tidak berpuas hati
Pada keseluruhan mereka berpuashati
PERINGKAT CADANGAN
PENYELESAIAN
PRO-KONTRA RAJAH POKOKRAJAH JARINGAN AKTIVITI RAJAH PDPC
(Process Decision Planning Chart ) RAJAH PELAN Q
MATRIK DIAGRAM SWOT
SCORE Problem 1 = 0 Problem 2 = 4 Problem 3 = 1 Problem 4 = 2 Problem 5 = 3
SELECTING MAIN PROBLEM THROUGH PAIRED COMPARISON METHOD
Score Example Mrs Noor Azizah
1 1
2 3 4
3
2
4
5
4
1
4
3 3
5
2
1
5
5
2
Problem 1 = Delay in preparing schedule reportsProblem 2 = Difficulties in managing information of CHKLrsquos dev projects Problem 3 = Difficulty in accessing information from sectionsProblem 4 = No special gallery to display development projectsProblem 5 = Failure in monitoring status of development projects
Problem 1 = Delay in preparing schedule reportsProblem 2 = Difficulties in managing information of CHKLrsquos dev projects Problem 3 = Difficulty in accessing information from sectionsProblem 4 = No special gallery to display development projectsProblem 5 = Failure in monitoring status of development projects
CRITERIA OF PAIRED COMPARISON METHOD
1 Comply with client charter
2 Comply with departmentrsquos objectives and functions
3 Critical level of problem
4 Improvement in quality of work
5 Increase productivity
TOTAL OVERALL SCORE OF OPTIMIST MEMBERS THROUGH PAIRED COMPARISON METHOD
Problem 5Total Grouprsquos Options -Problem
1Problem2
Problem 3
Problem 4
1 ~ Ramli2 ~ Khairiah3 ~ Esah 4 ~ Rosnita 5 ~ Noor Azizah 6 ~ Ameer 7 ~ Izat 8 ~ Norlisa9~ Salabiyah
TOTAL
001102302
443444324
010010030
323322122
9 32 520
333232332
243232
Problem 2Problem 2
- Slide 1
- Slide 2
- Slide 3
- Slide 4
- Slide 5
- Slide 6
- Slide 7
- Slide 8
- Brainstorming
- Slide 10
- Slide 11
- Slide 12
- Slide 13
- Slide 14
- Slide 15
- Slide 16
- Slide 17
- Analisa Jurang Jurang Antara Prestasi Sediada dan Keperluan
- Slide 19
- Slide 20
- Slide 21
- Slide 22
- Slide 23
- Slide 24
- Slide 25
- Slide 26
- Slide 27
- Slide 28
- Slide 29
- Slide 30
- Slide 31
- 12 Masalah Telah Dikenalpasti Penilaian Telah Dibuat Berdasa
- Slide 33
- Slide 34
- Slide 35
- Slide 36
- Slide 37
- Slide 38
- Slide 39
- Slide 40
- Slide 41
- Slide 42
- Slide 43
- Slide 44
- Slide 45
- Slide 46
- Slide 47
- Slide 48
- Slide 49
- Slide 50
- Slide 51
- Slide 52
- Slide 53
- Slide 54
- Slide 55
- Slide 56
- Slide 57
-
PERINGKAT ANALISA
MASALAH amp CONTOH FORMAT KERTAS SEMAKAN
SOAL SELIDIK
KES KELEWATAN PEMBEDAHAN TINGGI
PERKARA TEMPOH TUJUAN
PUNCA PALING MUNGKIN M1 M2 M3 M4 M1 M2 M3 M4 JUMLAH
Peserta lambat melaporkan diri
0 19
Peserta pulang selepas mendaftarkan diri
0 0 0 0 0 3
Program tidak berjalan dengan lancar
0 0 0 0 0 0 0 0 0
Anggaran bahan mentah tidak tepat
0 0 0 0 0 0 0 1
Pembaziran makanan 0 0 0 0 0 0 0 0 0
JUMLAH 23
Tarikh Pengumpulan Data Jan-MacTeknik Pengumpulan Data Pemerhatian
1 Adakah anda selesa dengan waktu pendaftaran kursus yang baru
2 Pada pendapat anda adakah anda setuju dengan cara pendaftaran yang lama atau yang baru
1 Kaedah lama sehari sebelum kursus
2 Kaedah baru pada pagi hari pertama kursus
3 Sempatkah anda sampai ke INTURA pada jam 800 pagi
4 Adakah anda perlukan kenderaan INTURA dari Stesyen Bas Sungai Petani ke INTURA pada hari pertama kursus
5 Anda datang ke INTURA dengan
1 Kenderaan Sendiri
2 Kenderaan Jabatan
3 Pengangkutan Awam
6 Komen anda mengenai Prosedur Pendaftaran Barua) __________________________________________________b) __________________________________________________c) __________________________________________________
Sila Tandakan YA TIDAK
100 borang soal selidik telah diedar kepada peserta 2 kursus induksi
81 borang soal selidik dikembalikan
i 92 amat berpuashatiii 5 mengatakan mereka berpuas hatiiii 3 mengatakan mereka tidak berpuas hati
Pada keseluruhan mereka berpuashati
PERINGKAT CADANGAN
PENYELESAIAN
PRO-KONTRA RAJAH POKOKRAJAH JARINGAN AKTIVITI RAJAH PDPC
(Process Decision Planning Chart ) RAJAH PELAN Q
MATRIK DIAGRAM SWOT
SCORE Problem 1 = 0 Problem 2 = 4 Problem 3 = 1 Problem 4 = 2 Problem 5 = 3
SELECTING MAIN PROBLEM THROUGH PAIRED COMPARISON METHOD
Score Example Mrs Noor Azizah
1 1
2 3 4
3
2
4
5
4
1
4
3 3
5
2
1
5
5
2
Problem 1 = Delay in preparing schedule reportsProblem 2 = Difficulties in managing information of CHKLrsquos dev projects Problem 3 = Difficulty in accessing information from sectionsProblem 4 = No special gallery to display development projectsProblem 5 = Failure in monitoring status of development projects
Problem 1 = Delay in preparing schedule reportsProblem 2 = Difficulties in managing information of CHKLrsquos dev projects Problem 3 = Difficulty in accessing information from sectionsProblem 4 = No special gallery to display development projectsProblem 5 = Failure in monitoring status of development projects
CRITERIA OF PAIRED COMPARISON METHOD
1 Comply with client charter
2 Comply with departmentrsquos objectives and functions
3 Critical level of problem
4 Improvement in quality of work
5 Increase productivity
TOTAL OVERALL SCORE OF OPTIMIST MEMBERS THROUGH PAIRED COMPARISON METHOD
Problem 5Total Grouprsquos Options -Problem
1Problem2
Problem 3
Problem 4
1 ~ Ramli2 ~ Khairiah3 ~ Esah 4 ~ Rosnita 5 ~ Noor Azizah 6 ~ Ameer 7 ~ Izat 8 ~ Norlisa9~ Salabiyah
TOTAL
001102302
443444324
010010030
323322122
9 32 520
333232332
243232
Problem 2Problem 2
- Slide 1
- Slide 2
- Slide 3
- Slide 4
- Slide 5
- Slide 6
- Slide 7
- Slide 8
- Brainstorming
- Slide 10
- Slide 11
- Slide 12
- Slide 13
- Slide 14
- Slide 15
- Slide 16
- Slide 17
- Analisa Jurang Jurang Antara Prestasi Sediada dan Keperluan
- Slide 19
- Slide 20
- Slide 21
- Slide 22
- Slide 23
- Slide 24
- Slide 25
- Slide 26
- Slide 27
- Slide 28
- Slide 29
- Slide 30
- Slide 31
- 12 Masalah Telah Dikenalpasti Penilaian Telah Dibuat Berdasa
- Slide 33
- Slide 34
- Slide 35
- Slide 36
- Slide 37
- Slide 38
- Slide 39
- Slide 40
- Slide 41
- Slide 42
- Slide 43
- Slide 44
- Slide 45
- Slide 46
- Slide 47
- Slide 48
- Slide 49
- Slide 50
- Slide 51
- Slide 52
- Slide 53
- Slide 54
- Slide 55
- Slide 56
- Slide 57
-
KES KELEWATAN PEMBEDAHAN TINGGI
PERKARA TEMPOH TUJUAN
PUNCA PALING MUNGKIN M1 M2 M3 M4 M1 M2 M3 M4 JUMLAH
Peserta lambat melaporkan diri
0 19
Peserta pulang selepas mendaftarkan diri
0 0 0 0 0 3
Program tidak berjalan dengan lancar
0 0 0 0 0 0 0 0 0
Anggaran bahan mentah tidak tepat
0 0 0 0 0 0 0 1
Pembaziran makanan 0 0 0 0 0 0 0 0 0
JUMLAH 23
Tarikh Pengumpulan Data Jan-MacTeknik Pengumpulan Data Pemerhatian
1 Adakah anda selesa dengan waktu pendaftaran kursus yang baru
2 Pada pendapat anda adakah anda setuju dengan cara pendaftaran yang lama atau yang baru
1 Kaedah lama sehari sebelum kursus
2 Kaedah baru pada pagi hari pertama kursus
3 Sempatkah anda sampai ke INTURA pada jam 800 pagi
4 Adakah anda perlukan kenderaan INTURA dari Stesyen Bas Sungai Petani ke INTURA pada hari pertama kursus
5 Anda datang ke INTURA dengan
1 Kenderaan Sendiri
2 Kenderaan Jabatan
3 Pengangkutan Awam
6 Komen anda mengenai Prosedur Pendaftaran Barua) __________________________________________________b) __________________________________________________c) __________________________________________________
Sila Tandakan YA TIDAK
100 borang soal selidik telah diedar kepada peserta 2 kursus induksi
81 borang soal selidik dikembalikan
i 92 amat berpuashatiii 5 mengatakan mereka berpuas hatiiii 3 mengatakan mereka tidak berpuas hati
Pada keseluruhan mereka berpuashati
PERINGKAT CADANGAN
PENYELESAIAN
PRO-KONTRA RAJAH POKOKRAJAH JARINGAN AKTIVITI RAJAH PDPC
(Process Decision Planning Chart ) RAJAH PELAN Q
MATRIK DIAGRAM SWOT
SCORE Problem 1 = 0 Problem 2 = 4 Problem 3 = 1 Problem 4 = 2 Problem 5 = 3
SELECTING MAIN PROBLEM THROUGH PAIRED COMPARISON METHOD
Score Example Mrs Noor Azizah
1 1
2 3 4
3
2
4
5
4
1
4
3 3
5
2
1
5
5
2
Problem 1 = Delay in preparing schedule reportsProblem 2 = Difficulties in managing information of CHKLrsquos dev projects Problem 3 = Difficulty in accessing information from sectionsProblem 4 = No special gallery to display development projectsProblem 5 = Failure in monitoring status of development projects
Problem 1 = Delay in preparing schedule reportsProblem 2 = Difficulties in managing information of CHKLrsquos dev projects Problem 3 = Difficulty in accessing information from sectionsProblem 4 = No special gallery to display development projectsProblem 5 = Failure in monitoring status of development projects
CRITERIA OF PAIRED COMPARISON METHOD
1 Comply with client charter
2 Comply with departmentrsquos objectives and functions
3 Critical level of problem
4 Improvement in quality of work
5 Increase productivity
TOTAL OVERALL SCORE OF OPTIMIST MEMBERS THROUGH PAIRED COMPARISON METHOD
Problem 5Total Grouprsquos Options -Problem
1Problem2
Problem 3
Problem 4
1 ~ Ramli2 ~ Khairiah3 ~ Esah 4 ~ Rosnita 5 ~ Noor Azizah 6 ~ Ameer 7 ~ Izat 8 ~ Norlisa9~ Salabiyah
TOTAL
001102302
443444324
010010030
323322122
9 32 520
333232332
243232
Problem 2Problem 2
- Slide 1
- Slide 2
- Slide 3
- Slide 4
- Slide 5
- Slide 6
- Slide 7
- Slide 8
- Brainstorming
- Slide 10
- Slide 11
- Slide 12
- Slide 13
- Slide 14
- Slide 15
- Slide 16
- Slide 17
- Analisa Jurang Jurang Antara Prestasi Sediada dan Keperluan
- Slide 19
- Slide 20
- Slide 21
- Slide 22
- Slide 23
- Slide 24
- Slide 25
- Slide 26
- Slide 27
- Slide 28
- Slide 29
- Slide 30
- Slide 31
- 12 Masalah Telah Dikenalpasti Penilaian Telah Dibuat Berdasa
- Slide 33
- Slide 34
- Slide 35
- Slide 36
- Slide 37
- Slide 38
- Slide 39
- Slide 40
- Slide 41
- Slide 42
- Slide 43
- Slide 44
- Slide 45
- Slide 46
- Slide 47
- Slide 48
- Slide 49
- Slide 50
- Slide 51
- Slide 52
- Slide 53
- Slide 54
- Slide 55
- Slide 56
- Slide 57
-
PERKARA TEMPOH TUJUAN
PUNCA PALING MUNGKIN M1 M2 M3 M4 M1 M2 M3 M4 JUMLAH
Peserta lambat melaporkan diri
0 19
Peserta pulang selepas mendaftarkan diri
0 0 0 0 0 3
Program tidak berjalan dengan lancar
0 0 0 0 0 0 0 0 0
Anggaran bahan mentah tidak tepat
0 0 0 0 0 0 0 1
Pembaziran makanan 0 0 0 0 0 0 0 0 0
JUMLAH 23
Tarikh Pengumpulan Data Jan-MacTeknik Pengumpulan Data Pemerhatian
1 Adakah anda selesa dengan waktu pendaftaran kursus yang baru
2 Pada pendapat anda adakah anda setuju dengan cara pendaftaran yang lama atau yang baru
1 Kaedah lama sehari sebelum kursus
2 Kaedah baru pada pagi hari pertama kursus
3 Sempatkah anda sampai ke INTURA pada jam 800 pagi
4 Adakah anda perlukan kenderaan INTURA dari Stesyen Bas Sungai Petani ke INTURA pada hari pertama kursus
5 Anda datang ke INTURA dengan
1 Kenderaan Sendiri
2 Kenderaan Jabatan
3 Pengangkutan Awam
6 Komen anda mengenai Prosedur Pendaftaran Barua) __________________________________________________b) __________________________________________________c) __________________________________________________
Sila Tandakan YA TIDAK
100 borang soal selidik telah diedar kepada peserta 2 kursus induksi
81 borang soal selidik dikembalikan
i 92 amat berpuashatiii 5 mengatakan mereka berpuas hatiiii 3 mengatakan mereka tidak berpuas hati
Pada keseluruhan mereka berpuashati
PERINGKAT CADANGAN
PENYELESAIAN
PRO-KONTRA RAJAH POKOKRAJAH JARINGAN AKTIVITI RAJAH PDPC
(Process Decision Planning Chart ) RAJAH PELAN Q
MATRIK DIAGRAM SWOT
SCORE Problem 1 = 0 Problem 2 = 4 Problem 3 = 1 Problem 4 = 2 Problem 5 = 3
SELECTING MAIN PROBLEM THROUGH PAIRED COMPARISON METHOD
Score Example Mrs Noor Azizah
1 1
2 3 4
3
2
4
5
4
1
4
3 3
5
2
1
5
5
2
Problem 1 = Delay in preparing schedule reportsProblem 2 = Difficulties in managing information of CHKLrsquos dev projects Problem 3 = Difficulty in accessing information from sectionsProblem 4 = No special gallery to display development projectsProblem 5 = Failure in monitoring status of development projects
Problem 1 = Delay in preparing schedule reportsProblem 2 = Difficulties in managing information of CHKLrsquos dev projects Problem 3 = Difficulty in accessing information from sectionsProblem 4 = No special gallery to display development projectsProblem 5 = Failure in monitoring status of development projects
CRITERIA OF PAIRED COMPARISON METHOD
1 Comply with client charter
2 Comply with departmentrsquos objectives and functions
3 Critical level of problem
4 Improvement in quality of work
5 Increase productivity
TOTAL OVERALL SCORE OF OPTIMIST MEMBERS THROUGH PAIRED COMPARISON METHOD
Problem 5Total Grouprsquos Options -Problem
1Problem2
Problem 3
Problem 4
1 ~ Ramli2 ~ Khairiah3 ~ Esah 4 ~ Rosnita 5 ~ Noor Azizah 6 ~ Ameer 7 ~ Izat 8 ~ Norlisa9~ Salabiyah
TOTAL
001102302
443444324
010010030
323322122
9 32 520
333232332
243232
Problem 2Problem 2
- Slide 1
- Slide 2
- Slide 3
- Slide 4
- Slide 5
- Slide 6
- Slide 7
- Slide 8
- Brainstorming
- Slide 10
- Slide 11
- Slide 12
- Slide 13
- Slide 14
- Slide 15
- Slide 16
- Slide 17
- Analisa Jurang Jurang Antara Prestasi Sediada dan Keperluan
- Slide 19
- Slide 20
- Slide 21
- Slide 22
- Slide 23
- Slide 24
- Slide 25
- Slide 26
- Slide 27
- Slide 28
- Slide 29
- Slide 30
- Slide 31
- 12 Masalah Telah Dikenalpasti Penilaian Telah Dibuat Berdasa
- Slide 33
- Slide 34
- Slide 35
- Slide 36
- Slide 37
- Slide 38
- Slide 39
- Slide 40
- Slide 41
- Slide 42
- Slide 43
- Slide 44
- Slide 45
- Slide 46
- Slide 47
- Slide 48
- Slide 49
- Slide 50
- Slide 51
- Slide 52
- Slide 53
- Slide 54
- Slide 55
- Slide 56
- Slide 57
-
Tarikh Pengumpulan Data Jan-MacTeknik Pengumpulan Data Pemerhatian
1 Adakah anda selesa dengan waktu pendaftaran kursus yang baru
2 Pada pendapat anda adakah anda setuju dengan cara pendaftaran yang lama atau yang baru
1 Kaedah lama sehari sebelum kursus
2 Kaedah baru pada pagi hari pertama kursus
3 Sempatkah anda sampai ke INTURA pada jam 800 pagi
4 Adakah anda perlukan kenderaan INTURA dari Stesyen Bas Sungai Petani ke INTURA pada hari pertama kursus
5 Anda datang ke INTURA dengan
1 Kenderaan Sendiri
2 Kenderaan Jabatan
3 Pengangkutan Awam
6 Komen anda mengenai Prosedur Pendaftaran Barua) __________________________________________________b) __________________________________________________c) __________________________________________________
Sila Tandakan YA TIDAK
100 borang soal selidik telah diedar kepada peserta 2 kursus induksi
81 borang soal selidik dikembalikan
i 92 amat berpuashatiii 5 mengatakan mereka berpuas hatiiii 3 mengatakan mereka tidak berpuas hati
Pada keseluruhan mereka berpuashati
PERINGKAT CADANGAN
PENYELESAIAN
PRO-KONTRA RAJAH POKOKRAJAH JARINGAN AKTIVITI RAJAH PDPC
(Process Decision Planning Chart ) RAJAH PELAN Q
MATRIK DIAGRAM SWOT
SCORE Problem 1 = 0 Problem 2 = 4 Problem 3 = 1 Problem 4 = 2 Problem 5 = 3
SELECTING MAIN PROBLEM THROUGH PAIRED COMPARISON METHOD
Score Example Mrs Noor Azizah
1 1
2 3 4
3
2
4
5
4
1
4
3 3
5
2
1
5
5
2
Problem 1 = Delay in preparing schedule reportsProblem 2 = Difficulties in managing information of CHKLrsquos dev projects Problem 3 = Difficulty in accessing information from sectionsProblem 4 = No special gallery to display development projectsProblem 5 = Failure in monitoring status of development projects
Problem 1 = Delay in preparing schedule reportsProblem 2 = Difficulties in managing information of CHKLrsquos dev projects Problem 3 = Difficulty in accessing information from sectionsProblem 4 = No special gallery to display development projectsProblem 5 = Failure in monitoring status of development projects
CRITERIA OF PAIRED COMPARISON METHOD
1 Comply with client charter
2 Comply with departmentrsquos objectives and functions
3 Critical level of problem
4 Improvement in quality of work
5 Increase productivity
TOTAL OVERALL SCORE OF OPTIMIST MEMBERS THROUGH PAIRED COMPARISON METHOD
Problem 5Total Grouprsquos Options -Problem
1Problem2
Problem 3
Problem 4
1 ~ Ramli2 ~ Khairiah3 ~ Esah 4 ~ Rosnita 5 ~ Noor Azizah 6 ~ Ameer 7 ~ Izat 8 ~ Norlisa9~ Salabiyah
TOTAL
001102302
443444324
010010030
323322122
9 32 520
333232332
243232
Problem 2Problem 2
- Slide 1
- Slide 2
- Slide 3
- Slide 4
- Slide 5
- Slide 6
- Slide 7
- Slide 8
- Brainstorming
- Slide 10
- Slide 11
- Slide 12
- Slide 13
- Slide 14
- Slide 15
- Slide 16
- Slide 17
- Analisa Jurang Jurang Antara Prestasi Sediada dan Keperluan
- Slide 19
- Slide 20
- Slide 21
- Slide 22
- Slide 23
- Slide 24
- Slide 25
- Slide 26
- Slide 27
- Slide 28
- Slide 29
- Slide 30
- Slide 31
- 12 Masalah Telah Dikenalpasti Penilaian Telah Dibuat Berdasa
- Slide 33
- Slide 34
- Slide 35
- Slide 36
- Slide 37
- Slide 38
- Slide 39
- Slide 40
- Slide 41
- Slide 42
- Slide 43
- Slide 44
- Slide 45
- Slide 46
- Slide 47
- Slide 48
- Slide 49
- Slide 50
- Slide 51
- Slide 52
- Slide 53
- Slide 54
- Slide 55
- Slide 56
- Slide 57
-
1 Adakah anda selesa dengan waktu pendaftaran kursus yang baru
2 Pada pendapat anda adakah anda setuju dengan cara pendaftaran yang lama atau yang baru
1 Kaedah lama sehari sebelum kursus
2 Kaedah baru pada pagi hari pertama kursus
3 Sempatkah anda sampai ke INTURA pada jam 800 pagi
4 Adakah anda perlukan kenderaan INTURA dari Stesyen Bas Sungai Petani ke INTURA pada hari pertama kursus
5 Anda datang ke INTURA dengan
1 Kenderaan Sendiri
2 Kenderaan Jabatan
3 Pengangkutan Awam
6 Komen anda mengenai Prosedur Pendaftaran Barua) __________________________________________________b) __________________________________________________c) __________________________________________________
Sila Tandakan YA TIDAK
100 borang soal selidik telah diedar kepada peserta 2 kursus induksi
81 borang soal selidik dikembalikan
i 92 amat berpuashatiii 5 mengatakan mereka berpuas hatiiii 3 mengatakan mereka tidak berpuas hati
Pada keseluruhan mereka berpuashati
PERINGKAT CADANGAN
PENYELESAIAN
PRO-KONTRA RAJAH POKOKRAJAH JARINGAN AKTIVITI RAJAH PDPC
(Process Decision Planning Chart ) RAJAH PELAN Q
MATRIK DIAGRAM SWOT
SCORE Problem 1 = 0 Problem 2 = 4 Problem 3 = 1 Problem 4 = 2 Problem 5 = 3
SELECTING MAIN PROBLEM THROUGH PAIRED COMPARISON METHOD
Score Example Mrs Noor Azizah
1 1
2 3 4
3
2
4
5
4
1
4
3 3
5
2
1
5
5
2
Problem 1 = Delay in preparing schedule reportsProblem 2 = Difficulties in managing information of CHKLrsquos dev projects Problem 3 = Difficulty in accessing information from sectionsProblem 4 = No special gallery to display development projectsProblem 5 = Failure in monitoring status of development projects
Problem 1 = Delay in preparing schedule reportsProblem 2 = Difficulties in managing information of CHKLrsquos dev projects Problem 3 = Difficulty in accessing information from sectionsProblem 4 = No special gallery to display development projectsProblem 5 = Failure in monitoring status of development projects
CRITERIA OF PAIRED COMPARISON METHOD
1 Comply with client charter
2 Comply with departmentrsquos objectives and functions
3 Critical level of problem
4 Improvement in quality of work
5 Increase productivity
TOTAL OVERALL SCORE OF OPTIMIST MEMBERS THROUGH PAIRED COMPARISON METHOD
Problem 5Total Grouprsquos Options -Problem
1Problem2
Problem 3
Problem 4
1 ~ Ramli2 ~ Khairiah3 ~ Esah 4 ~ Rosnita 5 ~ Noor Azizah 6 ~ Ameer 7 ~ Izat 8 ~ Norlisa9~ Salabiyah
TOTAL
001102302
443444324
010010030
323322122
9 32 520
333232332
243232
Problem 2Problem 2
- Slide 1
- Slide 2
- Slide 3
- Slide 4
- Slide 5
- Slide 6
- Slide 7
- Slide 8
- Brainstorming
- Slide 10
- Slide 11
- Slide 12
- Slide 13
- Slide 14
- Slide 15
- Slide 16
- Slide 17
- Analisa Jurang Jurang Antara Prestasi Sediada dan Keperluan
- Slide 19
- Slide 20
- Slide 21
- Slide 22
- Slide 23
- Slide 24
- Slide 25
- Slide 26
- Slide 27
- Slide 28
- Slide 29
- Slide 30
- Slide 31
- 12 Masalah Telah Dikenalpasti Penilaian Telah Dibuat Berdasa
- Slide 33
- Slide 34
- Slide 35
- Slide 36
- Slide 37
- Slide 38
- Slide 39
- Slide 40
- Slide 41
- Slide 42
- Slide 43
- Slide 44
- Slide 45
- Slide 46
- Slide 47
- Slide 48
- Slide 49
- Slide 50
- Slide 51
- Slide 52
- Slide 53
- Slide 54
- Slide 55
- Slide 56
- Slide 57
-
100 borang soal selidik telah diedar kepada peserta 2 kursus induksi
81 borang soal selidik dikembalikan
i 92 amat berpuashatiii 5 mengatakan mereka berpuas hatiiii 3 mengatakan mereka tidak berpuas hati
Pada keseluruhan mereka berpuashati
PERINGKAT CADANGAN
PENYELESAIAN
PRO-KONTRA RAJAH POKOKRAJAH JARINGAN AKTIVITI RAJAH PDPC
(Process Decision Planning Chart ) RAJAH PELAN Q
MATRIK DIAGRAM SWOT
SCORE Problem 1 = 0 Problem 2 = 4 Problem 3 = 1 Problem 4 = 2 Problem 5 = 3
SELECTING MAIN PROBLEM THROUGH PAIRED COMPARISON METHOD
Score Example Mrs Noor Azizah
1 1
2 3 4
3
2
4
5
4
1
4
3 3
5
2
1
5
5
2
Problem 1 = Delay in preparing schedule reportsProblem 2 = Difficulties in managing information of CHKLrsquos dev projects Problem 3 = Difficulty in accessing information from sectionsProblem 4 = No special gallery to display development projectsProblem 5 = Failure in monitoring status of development projects
Problem 1 = Delay in preparing schedule reportsProblem 2 = Difficulties in managing information of CHKLrsquos dev projects Problem 3 = Difficulty in accessing information from sectionsProblem 4 = No special gallery to display development projectsProblem 5 = Failure in monitoring status of development projects
CRITERIA OF PAIRED COMPARISON METHOD
1 Comply with client charter
2 Comply with departmentrsquos objectives and functions
3 Critical level of problem
4 Improvement in quality of work
5 Increase productivity
TOTAL OVERALL SCORE OF OPTIMIST MEMBERS THROUGH PAIRED COMPARISON METHOD
Problem 5Total Grouprsquos Options -Problem
1Problem2
Problem 3
Problem 4
1 ~ Ramli2 ~ Khairiah3 ~ Esah 4 ~ Rosnita 5 ~ Noor Azizah 6 ~ Ameer 7 ~ Izat 8 ~ Norlisa9~ Salabiyah
TOTAL
001102302
443444324
010010030
323322122
9 32 520
333232332
243232
Problem 2Problem 2
- Slide 1
- Slide 2
- Slide 3
- Slide 4
- Slide 5
- Slide 6
- Slide 7
- Slide 8
- Brainstorming
- Slide 10
- Slide 11
- Slide 12
- Slide 13
- Slide 14
- Slide 15
- Slide 16
- Slide 17
- Analisa Jurang Jurang Antara Prestasi Sediada dan Keperluan
- Slide 19
- Slide 20
- Slide 21
- Slide 22
- Slide 23
- Slide 24
- Slide 25
- Slide 26
- Slide 27
- Slide 28
- Slide 29
- Slide 30
- Slide 31
- 12 Masalah Telah Dikenalpasti Penilaian Telah Dibuat Berdasa
- Slide 33
- Slide 34
- Slide 35
- Slide 36
- Slide 37
- Slide 38
- Slide 39
- Slide 40
- Slide 41
- Slide 42
- Slide 43
- Slide 44
- Slide 45
- Slide 46
- Slide 47
- Slide 48
- Slide 49
- Slide 50
- Slide 51
- Slide 52
- Slide 53
- Slide 54
- Slide 55
- Slide 56
- Slide 57
-
PERINGKAT CADANGAN
PENYELESAIAN
PRO-KONTRA RAJAH POKOKRAJAH JARINGAN AKTIVITI RAJAH PDPC
(Process Decision Planning Chart ) RAJAH PELAN Q
MATRIK DIAGRAM SWOT
SCORE Problem 1 = 0 Problem 2 = 4 Problem 3 = 1 Problem 4 = 2 Problem 5 = 3
SELECTING MAIN PROBLEM THROUGH PAIRED COMPARISON METHOD
Score Example Mrs Noor Azizah
1 1
2 3 4
3
2
4
5
4
1
4
3 3
5
2
1
5
5
2
Problem 1 = Delay in preparing schedule reportsProblem 2 = Difficulties in managing information of CHKLrsquos dev projects Problem 3 = Difficulty in accessing information from sectionsProblem 4 = No special gallery to display development projectsProblem 5 = Failure in monitoring status of development projects
Problem 1 = Delay in preparing schedule reportsProblem 2 = Difficulties in managing information of CHKLrsquos dev projects Problem 3 = Difficulty in accessing information from sectionsProblem 4 = No special gallery to display development projectsProblem 5 = Failure in monitoring status of development projects
CRITERIA OF PAIRED COMPARISON METHOD
1 Comply with client charter
2 Comply with departmentrsquos objectives and functions
3 Critical level of problem
4 Improvement in quality of work
5 Increase productivity
TOTAL OVERALL SCORE OF OPTIMIST MEMBERS THROUGH PAIRED COMPARISON METHOD
Problem 5Total Grouprsquos Options -Problem
1Problem2
Problem 3
Problem 4
1 ~ Ramli2 ~ Khairiah3 ~ Esah 4 ~ Rosnita 5 ~ Noor Azizah 6 ~ Ameer 7 ~ Izat 8 ~ Norlisa9~ Salabiyah
TOTAL
001102302
443444324
010010030
323322122
9 32 520
333232332
243232
Problem 2Problem 2
- Slide 1
- Slide 2
- Slide 3
- Slide 4
- Slide 5
- Slide 6
- Slide 7
- Slide 8
- Brainstorming
- Slide 10
- Slide 11
- Slide 12
- Slide 13
- Slide 14
- Slide 15
- Slide 16
- Slide 17
- Analisa Jurang Jurang Antara Prestasi Sediada dan Keperluan
- Slide 19
- Slide 20
- Slide 21
- Slide 22
- Slide 23
- Slide 24
- Slide 25
- Slide 26
- Slide 27
- Slide 28
- Slide 29
- Slide 30
- Slide 31
- 12 Masalah Telah Dikenalpasti Penilaian Telah Dibuat Berdasa
- Slide 33
- Slide 34
- Slide 35
- Slide 36
- Slide 37
- Slide 38
- Slide 39
- Slide 40
- Slide 41
- Slide 42
- Slide 43
- Slide 44
- Slide 45
- Slide 46
- Slide 47
- Slide 48
- Slide 49
- Slide 50
- Slide 51
- Slide 52
- Slide 53
- Slide 54
- Slide 55
- Slide 56
- Slide 57
-
SCORE Problem 1 = 0 Problem 2 = 4 Problem 3 = 1 Problem 4 = 2 Problem 5 = 3
SELECTING MAIN PROBLEM THROUGH PAIRED COMPARISON METHOD
Score Example Mrs Noor Azizah
1 1
2 3 4
3
2
4
5
4
1
4
3 3
5
2
1
5
5
2
Problem 1 = Delay in preparing schedule reportsProblem 2 = Difficulties in managing information of CHKLrsquos dev projects Problem 3 = Difficulty in accessing information from sectionsProblem 4 = No special gallery to display development projectsProblem 5 = Failure in monitoring status of development projects
Problem 1 = Delay in preparing schedule reportsProblem 2 = Difficulties in managing information of CHKLrsquos dev projects Problem 3 = Difficulty in accessing information from sectionsProblem 4 = No special gallery to display development projectsProblem 5 = Failure in monitoring status of development projects
CRITERIA OF PAIRED COMPARISON METHOD
1 Comply with client charter
2 Comply with departmentrsquos objectives and functions
3 Critical level of problem
4 Improvement in quality of work
5 Increase productivity
TOTAL OVERALL SCORE OF OPTIMIST MEMBERS THROUGH PAIRED COMPARISON METHOD
Problem 5Total Grouprsquos Options -Problem
1Problem2
Problem 3
Problem 4
1 ~ Ramli2 ~ Khairiah3 ~ Esah 4 ~ Rosnita 5 ~ Noor Azizah 6 ~ Ameer 7 ~ Izat 8 ~ Norlisa9~ Salabiyah
TOTAL
001102302
443444324
010010030
323322122
9 32 520
333232332
243232
Problem 2Problem 2
- Slide 1
- Slide 2
- Slide 3
- Slide 4
- Slide 5
- Slide 6
- Slide 7
- Slide 8
- Brainstorming
- Slide 10
- Slide 11
- Slide 12
- Slide 13
- Slide 14
- Slide 15
- Slide 16
- Slide 17
- Analisa Jurang Jurang Antara Prestasi Sediada dan Keperluan
- Slide 19
- Slide 20
- Slide 21
- Slide 22
- Slide 23
- Slide 24
- Slide 25
- Slide 26
- Slide 27
- Slide 28
- Slide 29
- Slide 30
- Slide 31
- 12 Masalah Telah Dikenalpasti Penilaian Telah Dibuat Berdasa
- Slide 33
- Slide 34
- Slide 35
- Slide 36
- Slide 37
- Slide 38
- Slide 39
- Slide 40
- Slide 41
- Slide 42
- Slide 43
- Slide 44
- Slide 45
- Slide 46
- Slide 47
- Slide 48
- Slide 49
- Slide 50
- Slide 51
- Slide 52
- Slide 53
- Slide 54
- Slide 55
- Slide 56
- Slide 57
-
CRITERIA OF PAIRED COMPARISON METHOD
1 Comply with client charter
2 Comply with departmentrsquos objectives and functions
3 Critical level of problem
4 Improvement in quality of work
5 Increase productivity
TOTAL OVERALL SCORE OF OPTIMIST MEMBERS THROUGH PAIRED COMPARISON METHOD
Problem 5Total Grouprsquos Options -Problem
1Problem2
Problem 3
Problem 4
1 ~ Ramli2 ~ Khairiah3 ~ Esah 4 ~ Rosnita 5 ~ Noor Azizah 6 ~ Ameer 7 ~ Izat 8 ~ Norlisa9~ Salabiyah
TOTAL
001102302
443444324
010010030
323322122
9 32 520
333232332
243232
Problem 2Problem 2
- Slide 1
- Slide 2
- Slide 3
- Slide 4
- Slide 5
- Slide 6
- Slide 7
- Slide 8
- Brainstorming
- Slide 10
- Slide 11
- Slide 12
- Slide 13
- Slide 14
- Slide 15
- Slide 16
- Slide 17
- Analisa Jurang Jurang Antara Prestasi Sediada dan Keperluan
- Slide 19
- Slide 20
- Slide 21
- Slide 22
- Slide 23
- Slide 24
- Slide 25
- Slide 26
- Slide 27
- Slide 28
- Slide 29
- Slide 30
- Slide 31
- 12 Masalah Telah Dikenalpasti Penilaian Telah Dibuat Berdasa
- Slide 33
- Slide 34
- Slide 35
- Slide 36
- Slide 37
- Slide 38
- Slide 39
- Slide 40
- Slide 41
- Slide 42
- Slide 43
- Slide 44
- Slide 45
- Slide 46
- Slide 47
- Slide 48
- Slide 49
- Slide 50
- Slide 51
- Slide 52
- Slide 53
- Slide 54
- Slide 55
- Slide 56
- Slide 57
-
TOTAL OVERALL SCORE OF OPTIMIST MEMBERS THROUGH PAIRED COMPARISON METHOD
Problem 5Total Grouprsquos Options -Problem
1Problem2
Problem 3
Problem 4
1 ~ Ramli2 ~ Khairiah3 ~ Esah 4 ~ Rosnita 5 ~ Noor Azizah 6 ~ Ameer 7 ~ Izat 8 ~ Norlisa9~ Salabiyah
TOTAL
001102302
443444324
010010030
323322122
9 32 520
333232332
243232
Problem 2Problem 2
- Slide 1
- Slide 2
- Slide 3
- Slide 4
- Slide 5
- Slide 6
- Slide 7
- Slide 8
- Brainstorming
- Slide 10
- Slide 11
- Slide 12
- Slide 13
- Slide 14
- Slide 15
- Slide 16
- Slide 17
- Analisa Jurang Jurang Antara Prestasi Sediada dan Keperluan
- Slide 19
- Slide 20
- Slide 21
- Slide 22
- Slide 23
- Slide 24
- Slide 25
- Slide 26
- Slide 27
- Slide 28
- Slide 29
- Slide 30
- Slide 31
- 12 Masalah Telah Dikenalpasti Penilaian Telah Dibuat Berdasa
- Slide 33
- Slide 34
- Slide 35
- Slide 36
- Slide 37
- Slide 38
- Slide 39
- Slide 40
- Slide 41
- Slide 42
- Slide 43
- Slide 44
- Slide 45
- Slide 46
- Slide 47
- Slide 48
- Slide 49
- Slide 50
- Slide 51
- Slide 52
- Slide 53
- Slide 54
- Slide 55
- Slide 56
- Slide 57
-