tugasan od unimap

Download Tugasan Od Unimap

Post on 18-Jan-2016

248 views

Category:

Documents

11 download

Embed Size (px)

DESCRIPTION

KONGSI

TRANSCRIPT

Latar belakang Organisasi

PAGE

GMGM3043 PENGEMBANGAN ORGANISASI

1.0 Pengenalan Dalam menghadapi era globalisasi di mana hilangnya persempadanan dalam urusan sesebuah organisasi, pengaruh dan suasana persekitaran sudah mula berubah dan daya saing sumber manusia yang merupakan aset penting dalam sesebuah organisasi menjadi semakin sengit. Setiap hari ada sahaja inovasi dan penemuan baru yang dihasilkan di dunia sekeliling yang sudah pasti memberikan kesan dan impak kepada sesebuah organisasi. Sekiranya organisasi tidak merancang program perubahan kepada ahlinya dengan sistematik dan teratur sudah tentunya organisasi tersebut tidak akan dapat mengharungi cabaran dan kesan globalisasi berkenaan dan seterusya membawa kepada kegagalan.

Pengembangan organisasi menurut Beckhard (2001) merupakan satu usaha terancang yang melibatkan diagnosis yang sistematik dalam keseluruhan organisasi bagi meningkatkan kecekapan dan keberkesanan dalam organisasi. Menurut Steve McShane dan Mary Ann (2003), pengembangan organisasi merupakan sistem perancangan yang luas yang melibatkan pengurusan atasan dengan sokongan daripada agen perubahan yang menggunakan pengetahuan sains gelagat untuk meningkatkan kecekapan organisasi.

Dalam meningkatkan keberkesanan dan kecekapan, organisasi perlu melalui beberapa proses-proses intervensi dengan menggunakan pengetahuan sains gelagat (Beckhard, 2001). Pengembangan organisasi merupakan usaha jangka panjang dalam meningkatkan penyelesaian masalah dalam organisasi dan proses pembaharuan melalui usaha sama, budaya dan juga sokongan daripada agen perubahan yang menjadi panduan mengunakan teori dan teknologi gelagat sains yang melibatkan metodologi dalam kajian tindakan. Kajian tindakan merupakan proses pengumpulan data, yang berorientasikan masalah yang memerlukan diagnosis dilakukan untuk melakukan perubahan dan kajian tindakan ini turut memperkenalkan intervensi dalam pengembangan organisasi dan penilaian untuk mengekalkan perubahan yang diinginkan dalam organisasi (McShane. S. & Mary Ann, 2003: 488). 2.0 Latar belakang Universiti Malaysia Perlis (UniMAP)

Universiti Malaysia Perlis (UniMAP) telah ditubuhkan sebagai sebuah Institusi Pengajian Tinggi Awam pada 25 Julai 2001. Penubuhan UniMAP adalah bertujuan untuk melahirkan jurutera berkemahiran tinggi bagi memenuhi dan menyokong Pelan Perindustian Negara dan untuk memberi alternatif bagi pelajar yang cenderung kepada pembelajaran secara praktis memandangkan pendekatannya yang mengintegrasikan gunaan dan kemahiran. Aktiviti dan pembangunan kurikulum, pembangunan fizikal dan pengambilan staf bermula selepas pelantikan Rektor dan Timbalan Rektor pada 16 Februari 2002 yang lalu. Pada 2 Mei 2002, KUKUM mula beroperasi di kampus sementara di Kubang Gajah, Arau, Perlis dan telah menerima pelajar sulung bagi sesi akademik 2002/2003 seramai 116 orang pada 20 Jun 2002. Kampus tetap UniMAP adalah di Pauh seluas 1050 ekar dan di Sungai Chuchuh seluas 300 ekar dan masih di peringkat pembangunan. Buat masa ini, kampus UniMAP adalah merupakan sebuah kampus yang bersifat bertaburan (distributed) di lokasi-lokasi seperti di Kangar, Jejawi, Kubang Gajah, Bintong dan Kuala Perlis. UniMAP terdapat tujuh jabatan utama yang menjalankan tugas dalam memastikan kelancaran pengurusan dan pentadbiran universiti ini. Jabatan-jabatan tersebut ialah Jabatan Pendaftar, Jabatan Bendahari, Jabatan Perpustakaan, Jabatan Hal Ehwal Pelajar, Jabatan Pembangunan dan Pusat Teknologi Maklumat dan Komunikasi. Jabatan Pendaftar adalah bertanggungjawab untuk mengendalikan pentadbiran UniMAP dengan memberi perkhidmatan pentadbiran dan kesetiausahaan supaya aktiviti-aktiviti pengajaran, penyelidikan dan perkhidmatan akademik dapat dijalankan dengan licin dan berkesan. Bagi melaksanakan tanggungjawab ini, Jabatan Pendaftar dibahagikan kepada dua bahagian iaitu Bahagian Sumber Manusia dan Bahagian Pengurusan Akademik.

Jabatan Bendahari ialah merupakan satu jabatan pentadbiran yang terpenting di UniMAP. Tugas utama Jabatan Bendahari ialah untuk mentadbir, mengurus dan mengawal kewangan UniMAP tertakluk kepada peraturan- peraturan yang telah ditetapkan. Di dalam mentadbir dan menguruskan kewangan UniMAP, Jabatan ini akan mewujudkan satu sistem kewangan berinteraksi kepada sistem kewangan. Di samping itu, ciri-ciri ketulusan dan akauntabiliti harus wujud di dalam pentadbiran Jabatan Bendahari. Perpustakaan UniMAP telah ditubuhkan pada tahun 2002 untuk menyediakan kemudahan dan perkhidmatan yang berkualiti bagi menyokong rancangan pengajaran dan pembelajaran, penyelidikan di Universiti ini. Sebagai sebuah perpustakaan akademik dalam bidang kejuruteraan, perpustakaan berazam manjadi pusat sumber ilmu yang bergerak maju selaras dengan perkembangan IT pada masa ini. Jabatan Hal Ehwal Pelajar (HEP) diketuai oleh seorang Pemangku Dekan. Jabatan ini adalah salah satu jabatan yang penting dalam pentadbiran di kolej universiti ini dan ia beroperasi di kampus yang terletak di Taman JKKK, Kubang Gajah, Arau Perlis. Jabatan ini menguruskan mengenai hal-hal yang berkaitan dengan biasiswa atau pinjaman, persatuan pelajar, tatatertib pelajar, kewangan, sukan dan rekreasi, kebudayaan, penempatan pelajar dan latihan serta pembangunan pelajar kolej universiti. Jabatan Pembangunan menyediakan infrastruktur dan kemudahan awam khususnya jalan, bekalan air, penyelenggaraan bangunan dan kemudahan asas ringan. Secara umumnya, Pusat Teknologi Maklumat dan Komunikasi adalah jabatan yang merancang serta melaksanakan program-program teknologi maklumat universiti. Pusat Teknologi Maklumat dan Komunikasi telah diwujudkan untuk menyokong penggunaan ICT dalam menjalankan fungsi akademik dan pentadbiran universiti. Skop penulisan kajian adalah lebih menumpukan kepada kajian masalah dan isu-isu semasa yang dihadapi oleh UniMAP dan mencadangkan intervensi-intervensi yang bersesuaian bagi membantu organisasi tersebut melakukan penambahbaikan terhadap organisasi untuk meningkatkan kecekapan dan mendorong organisasi mencapai matlamatnya melalui cadangan-cadangan intervensi bagi setiap masalah yang dihadapi. 3.0Metodologi

Metadologi yang digunakan dalam menghasilkan penulisan ini adalah melalui:i. Temubual

Membuat sesi temubual bersama Encik Muhamad Azan Jaafar, Pegawai Tadbir, Jabatan Pendaftar, UniMAP pada 16 Mei 2011. ii. Data organisasi Mendapatkan maklumat kajian daripada Laporan Tahunan UniMAP pada tahun 2010. iii. Laman web www.unimap.edu.my dan melalui kaedah pemerhatian (observation)4.0 Tahap pertama: Diagnosis

Diagnosis atau pernilaian merupakan usaha-usaha untuk mengenalpasti masalah yang wujud dalam sesebuah organisasi. Tujuan-tujuan diagnosis dilakukan dalam organisasi ini adalah untuk menilai keadaan semasa iaitu dengan mengenalpasti masalah dan isu bagi meningkatkan keberkesanan organisasi. Kedua adalah untuk memberi dan mendapatkan maklumat daripada pelanggan, analisis dan maklum balas daripada pelanggan. Ketiga adalah untuk merancang perubahan untuk melakukan intervensi dari maklumat yang diperolehi. Diagnosis di UniMAP dilakukan melalui tiga peringkat bagi mengenalpasti masalah dan isu-isu semasa yang wujud dalam organisasi tersebut. Peringkat-peringkat tersebut melibatkan:

4.1 Diagnosis peringkat organisasi4.1.1 Inputs Inputs peringkat organisasi di UniMAP melibatkan persekitaran umum dan elemen-elemen luar yang memberi kesan terhadap pencapaian matlamat organisasi. Ianya melibatkan keadaan yang tidak dapat dijangkakan oleh organisasi. Persekitaran umum melibatkan: a)Politik Dalam organisasi badan berkanun seperti UniMAP sudah semestinya organisasi perlu mengikut keadaan politik yang bergantung kepada penetapan dasar-dasar yang telah ditetapkan oleh kerajaan. Sebagai contoh, penubuhan UniMAP adalah bertujuan untuk melahirkan jurutera yang sebagai pemangkin pembangunan negara ini selaras dengan pelaksanaan Pelan Perindustrian Negara.b)Teknologi UniMAP telah mewujudkan Pusat Teknologi Maklumat dan Komunikasi pada tahun 2005 bagi memenuhi keperluan universiti semasa pelaksanaan projek strategik dan juga perubahan dari segi pentadbiran pengurusan. Dalam pentadbiran UniMAP, tidak wujud sebarang masalah dalam teknologi dari segi sistem pentadbiran seperti Sistem Kedatangan ini kerana pihak organisasi sentiasa menjalankan kajian dan pembangunan teknologi yang terkini seiring dengan persekitaran semasa. UniMAP telah banyak memenagi anugerah dalam bidang teknologi seperti di MAMPU. c)Ekonomi Faktor ekonomi juga merupakan faktor penting dalam penambahbaikan di UniMAP. UniMAP sebagai sebuah IPTA yang masih lagi muda dan belum stabil secara sepenuhnya sama ada dari aspek prestasi, kewangan, operasi dan sebagainya berbanding dengan IPTA-IPTA lain yang telah lama beroperasi dan kukuh. Keadaan ini diburukkan lagi kerana UniMAP bukan sahaja terpaksa membangunkan organisasi yang masih muda, tetapi juga terpaksa bersaing dengan pesaing-pesaingnya yang lain iaitu universiti-universiti tempatan yang lain.

Dunia persaingan menuntut pelaburan yang tinggi dari UniMAP sama ada dari aspek kewangan, pengetahuan, sumber-sumber strategik dan sebagainya. Kesannya, proses perkembangan UniMAP dan proses kerja di dalam organisasi tersebut menjadi lembab dan terganggu kerana tidak mempunyai sumber yang mencukupi untuk pembangunan organisasi.d) SosialDalam hal ini, terdapat beberapa elemen atau faktor sosial yang mempengaruhi bentuk dan perjalanan proses organisasi. Antara elemen-elemen tersebut adalah seperti perubahan terhadap gaya hidup masyarakat, faktor sikap masyarakat terhadap kerja dan pekerjaan, dan faktor kemahiran yang dimiliki oleh seseorang. Perubahan gaya hidup (life style change) berpotensi membentuk satu identiti baru dan berbeza-beza terhadap seseorang. Perubahan gaya hidup ini dapat dilihat dari segi corak komunikasi, sikap terhadap sesuatu perkar