192959 GMGM 3043 PEMBANGUNAN ORGANISASI

PEMBANGUNAN ORGANISASI (ORGANIZATION DEVELOPMENT) DALAM PEJABAT DAERAH PENDANG

DISEDIAKAN OLEH

MOHD HAFIZUDDIN BIN MOHD YUSOFNO MATRIK 192959

1.0PENGENALAN

Dalam era Negara yang kian maju dan membangun secara matang dalam kontek pembangunan ekonomi, politik dan sosial, fungsi pentadbiran kerajaan di daerah juga telah mengalami perubahan yang dinamik di mana jentera pentadbiran kerajaan di daerah ini harus di tingkatkan kepada usaha-usaha bagi meningkatkan taraf hidup rakyat secara langsung menjamin keamanan, kesejahteraan, keselamatan awam di samping menjadi badan utama kerajaan di peringkat daerah yang ternyata ianya adalah satu pentadbiran yang mewakili kerajaan yang paling dekat dengan masyarakat dalam negera. Pejabat Daerah Pendang memainkan peranan yang sangat penting dalam merealisasikan aspirasi negara menerusi pengurusan pentadbiran secara berkesan terhadap segala dasar, program dan projek di bawah kerajaan Persekutuan dan Kerajaan Negeri Kedah. Jesteru itu, Pembangunan Organisasi (OD) dalam meningkatkan keberkesanan dan keupayaan Pejabat Daerah Pendang memberikan perkhidmatan yang bermutu dilihat perlu untuk meningkatkan prestasi organisasi ini sejajar dengan perkembangan pembangunan dalam Daerah Pendang. Usaha penambahbaikan terhadap imej perkhdmatan awam yang selalu diperspepsikan sebagai lambat, tidak amanah , birokratik dan bersikap kurang mesra harus dilaksanakan (Syamsir & Muhamad Ali Embi, 2009). Tidak terkecuali Program pembanguan Organisasi ini memerlukan kesediaan yang tinggi bagi seluruh warga Pejabat Daerah Pendang untuk melakukan perubahanperubahan yang boleh meningkatkan produktiviti dan keberkesanan di dalam perkhidmatan yang diberikan kepada masyarakat dalam menghadapi cabaran-cabaran yang tersedia.

1.1Kepentingan Pembangunan Organisasi Dalam Pejabat Daerah Pendang

Pejabat Daerah Pendang merupakan Jabatan yang paling utama di peringkat daerah yang yang berfungsi sebagai penyelaras utama aktiviti setiap jabatan kerajaan dibawah pentadbiran daerah, Pegawai Daerah ataupon District Officer merupakan orang paling penting di dalam melaksanakan pembangunan organisasi ini supaya ini dapat membantu organisasi untuk menjadi lebih fleksibel dan efektif. Pejabat Daerah Pendang merupakan agensi yang menyelaras pembangunan di dalam daerah secara dinamik seterusnya bertindak sebagai pengerak, perancang dan pelaksana kemajuan ekonomi dan pembangunan di peringkat daerah. Kepesatan pembangunan kini yang kian rancak melalui proses tranformasi kerajaan dan urbanisasi masyarakat di dalam pelbagai sektor mewujudkan desakan-desakan perubahan yang harus ditangani dengan bijak oleh organisasi bagi meningkatkan pencapaian fungsi dan matlamat pentadbiran ini supaya ianya selari dan sejajar dengan kehendak-kehendak masyarakat dan menjayakan dasar-dasar kerajaan di peringkat negeri dan persekutuan Satihah Jamil (2000). Oleh itu pentingnya pembangunan organisasi ini dilihat di dalam Pejabat Daerah Pendang adalah bagi menjayakan peranannya sebagai organisasi utama di dalam daerah.

Kepentingan Pembangunan Organisasi (OD) bagi Pejabat Daerah Pendang ialah berperanan bagi membantu organisasi ini berubah mengikut kesesuaian persekitarannya melibatkan persekitaran dalaman dan persekitran luaran yang sangat mempengaruhi pencapaian matlamat organisasi dan membantu untuk menilai semula pendekatan yang baru, strategi, proses organisasi. Perkembangan Pejabat Daerah Pendang ini bergantung kepada faktor persekitaran yang sentiasa berubah-rubah dan memberikan pengaruh yang positif dan negerif kepada organisasi. Persekitanan luaran ini terdiri daripada politik, ekonomi, teknologi dan sosial yang mana sesuatu organisasi ini bertindak sebagai suatu sistem yang menerima input dan daripada persekitarannya dan mengeluarkan serta menyebarkan semula outputnya (produk, perkhidmatan atau idea ke persekitaran (Sabrani Ghazali, 2007).

Pembangunan Organisasi (OD) ini diangap penting kepada Pejabat Daerah Pendang kerana ianya membantu kakitangan organisasi supaya sentiasa peka terhadap pencapaian dan matlamat organisasi dan fleksibel untuk berubah di dalam corak berkerja dan perancanga-perancangan yang di lakukan dan nilai-nilai yang diamalkan di dalam organisasi. Secara umumnya Pejabat Daerah Pendang merupakan salah satu daripada 11 Pejabat daerah yang lain. Diperingkat Negeri Kedah jabatan ini kurang menunjukkan prestasi yang cemerlang di dalam laporan pemantauan dan penilaian kerajaan negeri ini. Dalam Penarafan Bintang (Star Rating) perkhidmatan awam yang di bawah Unit Tadbiran Dan Perancangan Pengurusan (MAMPU) kedudukan Pejabat Daerah Pendang lemah dengan cuma mendapat pengiktirafan 2 Bintang menyebabkan ianya dilihat kurang berkesan di dalam melaksanakan fungsi-fungsinya sebagai sebuah jabatan kerajaan yang penting di peringkat daerah. Pembangunan Organisasi (OD) juga harus dilakukan untuk menjadikan Pejabat Daerah Pendang berdaya tahan terhadap perubahan globalisasi yang terhadap negera. Sistem teknologi yang semakin majudan pantas juga membolehkan organisasi ini membangunkan sistem kerja yang lebih efisen di dalam mengubah proses proses kerja. Perpindahan maklumat secara elektronik yang lebih cepat harus dilihat sebagai komponan yang perlu dimanfaatkan oleh organisasi bagi meningkatkan mutu dan kualiti di dalam perkhidmatan organisasi. Dengan Pembangunan Organisasi (OD) yang dilakukan oleh Pejabat Daerah Pendang, ianya merupakan langkah inovasi pentadbiran untuk meyeimbangkan organisasi terhadap globalisasi dan teknologi seterusnya meningkatkan daya saing dan keberkesanan organisasi ini sebagai peneraju jentera kerajaan yang utama di peringkat daerah. Selaras dengan saranan Ahmad Sarji Bin Abdul Hamid (1994) bahawa meningkatkan inovasi perkhidmatan dalam perkhidmatan awam adalah tanggungjawab seluruh agensi perkhidmatan awam .Pembangunan Organisasi (OD) juga penting dilakukan dalam pentadbiran ini bagi meningkatkan pencapaian kakitangan jabatan dengan lebih efektif dengan mengaplikasi kemahiran dan pengetahuan untuk mengekalkan keberkesanan Interpersonal dan membantu perhubungan organisasi di dalam melaksanakan objektif-objektif jabatan secara keseluruhan.

1.2Definasi Pembangunan Organisasi (OD)

Pembangunan Organisasi (OD) membawa maksud iaitu pembangunan perubahan secara bersistem dan terancang dengan mengunakan pendekatan Sains Sosial atau Sains Tingkahlaku seperti pendekatan sosiologi, psikologi, komunikasi dan sebagainya bagi melaksanakan perubahan untuk menambahbaikakan sebuah organisasi secara menyeluruh di peringkat sistem, struktur, strategi, teknologi bagi meningkatkan pencapaian keberkesanan dan matlamat sesebuah organisasi. Menurut Cumming dan Worley (2000) OrganizationDevelopment (OD) ia a system wide application of behavioral science knowledge to the planned development and reinforcement of organization strategies, structure and processes for improving organizations effectiveness. Manakala Porras dan Robertson (1992) menyatakan Organization development is a set of behavioral science based theories, values, strategies and techniques aimed planned change of organization work, setting for purpose of enhancing individual development and improving organization performance through the alteration or organizational members on the job behavior. Menurut Beckhard pula (1969) ialah Organization development is an effort (1) Planned (2) Organization wide and (3) managed from top to (4) increase organization effectiveness and health though (5) planned interventions in organization using behavioral science knowledge.

2.0PENDEKATAN MODEL UMUM PERUBAHAN DIGUNAKAN DI DALAM PEMBANGUNAN ORGANISASI PEJABAT DAERAH PENDANG

Beberapa pendekatan ataupun teori-teori yang menyentuh kepada proses perubahan terancangan di dalam pembangunan Organisasi (OD) boleh digunakan bagi melakukan satu perubahan yang lebih sistematik dan dan baik untuk diaplikasikan di dalam Pembangunan Organisasi yang di jalankan di Organisasi. Teori-teori merupakan asas kepada Pembangunan Organisasi (OD) yang dilakukan merupakan kunci kepada kejayaan pembaharuan yang dicadangkan. Ianya merupakan landasan pemikiran dan penelitian yang telah dikaji oleh beberapa pemikir perubahan di dalam Pembanguan Organisasi (OD). Beberapa Teori-Teori yang diperkenalkan oleh ahli sains tingkahlaku, ahli pengurusan dan perunding pengurusan di dalam melihat sebuah masyarakat berorganisasi ini Model Perubahan Lewin, Model Kajian bertindak dan Model Umum perubahan.

Gambarajah Model Umum Perubahan

Diantara pendekatan yang terbaik yang dilaksanakan di dalam Pembagunan Organisasi Pejabat Daerah Pendang ialah Model Umum Perubahan. Ianya telah diperkenalkan oleh Cuming dn Worley yang mana pendekatan ini turut menjadi asas kepada kebanyakan Ahli pembangunan Organisasi (OD) yang telah dilakukan sebelum ini di dalam bidang pengurusan. Model ini membangunkan empat asas aktiviti yang perlu dijalankan oleh pengamal Pembagunan Organisasi dan kakitangan di dalam melaksanakan perubahan di dalam sesebuah organisasi. Aktiviti ini merujuk kepada seperti berikut :

i. Pengenalan Dan Membentuk Kontrak ii. Diagnosisiii. Perancangan Dan Pelaksanaan (Intervensi) iv. Menilai Dan Menginstitusi Perubahan

3.0PENGENALAN DAN MEMBENTUK KONTRAK

Langkah permulaan di dalam Pembangunan Organisasi (OD) di dalam pentadbiran ini ialah Pengenalan Dan Membentuk Kontrak. Dalam melihat Pejabat Daerah Pendang sebagai subjek Pembangunan Organisasi (OD) ini, Pegawai Daerah sebagai Ketua Jabatan boleh memaklumkan melalui Mesyuarat Pengurususan Jabatan akan hasrat melihat perubahan secara menyeluruh ini dilakukan di dalan organisasi ini bagi meningkatkan pencapaian matlamat dan keupayaaan organisasi untuk terus bersaing selari dengan perkembangan semasa bagi meningkatkan sistem penyampaian dasar-dasar kerajan di peringkat daerah. Satu Jawatankuasa ditubuhkan bagi melihat pembangunan Organisasi (OD) secara menyeluruh di Pejabat Daerah Pendang. Jawatankuasa ini mempunyai keahlian daripada kakitangan atau boleh berkerjasama Unit Pembangunan Organisasi di peringkat negeri dan akan melaksanakan kerja-kerja Pembangununan Organisasi (OD) di setiap peringkat organisasi dan akan melihat kesemua kreteria-kreteria bagi membuat satu perubahan di dalam sistem,proses dan budaya organisasi bagi menjayakan program ini.

Jawatankuasa Pembangunan Organisasi ini akan melihat setiap isu-isu di dalam organisasi sama ada melibatkan isu dalaman dan luaran yang menyebabkan kemerosotan prestasi organisasi. Masalah yang timbul akan diperincinkan bagi melihat jalan penyelesaian terbaik dapat dilaksanakan. Jawatankuasa ini juga akan mengenalpasti siapakan pelangan-pelangan sebenar didalam organisasi. Secara umumnya pelanggan ialah mereka yang secara langsung menerima akibat daripada sesuatu masalah yang berlaku di dalam organisasi, jesteru itu Pembangunan Organisasi (OD) dapat memperbaiki proses penyelesaiaan masalah dalam organisasi Jawatankuasa ini akan memberi perhatian terhadap tiga perkara secara menyeluruh iaitu meklibatkan Harapan Organisasi, Masa dan sumber yang diperlukan Asas kerjasama di dalam organisasi untuk berubah bagi meningkatkan pencapaian dan prestasi jabatan kepada masyarakat dan kepada pentadbiran perkhidmatan awam di peringkat negeri dan negara. 4.0PERINGKAT DIAGNOSIS DALAM PEJABAT DAERAH PENDANG

Sebelum sesuatu usaha perubahan dilakukan, satu kajian terhadap organisasi bagi memahami keadaan sebenar yang dihadapi. Pada peringkat ini diagnosis di dijalankan sebagi langkah penilaian untuk memahai keadaan sesebuah organisasi. Ianya merupakan langkah yang penting bagi menjayakan usaha Pembangunan Organisasi (OD) yang dilakukan. Siri pemerhatian saintifik akan dijalankan dengan melihat kaedah-kaedah tertentu untuk melihat setiap aspek-aspek yang timbul di setiap peringkat bagi menialai keadaan semasa sebelum langkah langkah perubahan hendak dilaksanakan.

4.1Definasi Diagnosis

Diagnosis adalah merupakan usaha-usaha untuk mengenalpasti masalah di dalam sesebuah organisasi. Ianya juga dikenali sebagai proses penilaian di dalam oerganisasi. Ianya merupakan proses untuk mengesan apakah masalah yang terlibat dan penyebab kepada kurang upayanya organisasi untuk melaksanakan sistem penyampaiaannya kepda pelangan-pelangannya. Hasil serta keputusan diagnosis ini akan menentukan langkah-langkah perubahan yang akan dilaksanakan untuk membaiki serta meningkatkan prestasi organisasi. Cumming dan Worley (1997) menjelaskan diagnosis sebagai satu proses untuk memahami bagaimana sesebuah organisasi itu berfungsi serta mendapatkan maklumat-maklumat yang diperlukan untuk merekabentuk sarta merancang sesuatu perubahan . Rothwell, Suvilian dan Mclean (1995) mentakrif penilaiaan atau assessment sebagi pengumpulan dan penilaian maklumat untuk mengenalpasti kekuatan kekuatan serta kelemahan kelemahan yang terdapat dalam sebuah organisasi.

Dari definasi tersebut kita dapat melihat tujuan dilakukan diagnosis ini adalah untuk menilai keadaan semasa yang yang mempengaruhi organisasi didalam menjalankan fungsi-fungsinya. Diagnosis ini juga juga bertujuan mendapatkan maklumbalas di setiap peringkat di dalam organisasi bagi meningkatkan kepercayaan andaian-andaian yang dibuat dan menganalisis dengan berkesan hasil dapatan diagnosis yang dijalankan. Tujuan seterusnya ialah keberkesanan proses perancangan perubahan yang dibuah adalah hasil daipada maklumat yang tepat dan boleh dipercayai. Data serta fakta yang telah dikumpulkan ini akan membantu di dalm Pembanguanan Organisasi (OD) yang dijalankan dan disesuaikan dengan keperluan dan keadaan semasa Pejabat Daerah Pendang. Tujuan terakhir ialah diagnosis ini dilakukan dari masa ke semasa bagi meningkatkan usaha pemantauan ke atas Organisasi bagi meningkatkan kejayaan perubahan yang dilakukan. Peringkat peringkat diagnosis yang dijalakan di pejabat daerah melibatakan Peringkat Organisasi, Peringkat Kumpulan dan Peringkat Individu.

4.2Diangnosis Peringkat Organisasi

Diagnosis peringkat organisasi ini bertujuan untuk melihat hasil keluaran ataupun output iaitu keberkesanan serta kecekapan Pejabat Daerah Pendang di dalam mencapai matlamatnya. Pencapaian matlamat ini dapat diukur melalui produktiviti organisasi di dalam menyampai dasar-dasar awam kepada masyarakat, meningkatkan ekonomi, sosial dan memuaskan hati pelanggan yang berurusan di pentadbiran ini dan kepuasan warga kerja di dalam menjalankan tangungjawabnya kepada organisasi.

Semasa membuat diagnosis peringkat organisasi, persekitaran di mana Pejabat Daerah Pendang ini beroperasi perlu dikaji dan diteliti. Terdapat dua persekitaran yang perlu dilihat iaitu persekitran umum dan persekitran kerja. Persekitaran umum merujuk kepada politik, ekonomi , teknologi dan sosial. Persekitaran kerja pula merujuk kepada persekitaran yang memberi kesan kepada organisasi iaitu pelanggan yang terdiri daripada masyarakat, badan perniagaan dan agensi kerajaan.

Komponen reka bentuk yang didiagnosis terdiri daipada strategi, teknologi, struktur, sistem sumber manusia dan budaya di dalam organisasi. Keberkesanan dan kecekapan organisasi bergantung kepda perubahan yang disesuaikan dengan persekitaran umum dan persekitaran kerja.

BilKomponen Diagnosis

1.StrategiMelihat bagaimana Pejabat Daerah Pendang mengunakan sumber yang ada untuk melaksanakan fungsi dan matlamat sebagai pentadbiran utama di peringkat daerah. Apakah strategi bagi meningkatkan kebersihan, keindahan dan kemajuan melalui keberkesanan perancangan, peyelarasan di peringkat daerah dan penguatkuasaan undang-undangdan pembangunan ekonomi, sosiol dan politik demi kesejahteraan rakyat

2TeknologiMelihat semula apakah bentuk dan kaedah yang sesuai mengurangkan birokrasi di peringkat pentadbiran bagi menghasilkan satu sistem aliran kerja yang mudah dan cekap serta berkesan di dalam menyampaikan perkhidmatan.

3.StrukturPejabat Daerah Pendang perlu melihat semula pembahagian sumber di dalam struktur organisasinya seperti pekerja, peralatan, perbelanjaan kewangan di dalam setiap struktur atau unit di dalam organisasi. Penilaian akan dibuat kepada setiap unit yang terlibat untuk mengenalpasti peranan dan koordinasi diantara satu sama lain.

4Sistem Sumber ManusiaMembuat penilaian terhadap sistem pengambilan pekerja, latihan yang didedahkan dan pembangunan kerjaya di laksanakan kepada warga organisasi. Penilaian juga terhadap program kebajikan, ganjaran dan penilaiaan prestasi yang baik.

5.Budaya Budaya ini merujuk kepda norma, nilai dan kepercayaan di dalam organisasi. Siri diagnosis ini juga membuat penilaian terhdap budaya organisasi yang wujud di Pejabat Daerah Pendang yang mempengaruhi tingkahlaku pekerja dan organisasi ini.

4.3Diangnosis Peringkat Kumpulan

Diagnosis Peringkat Kumpulan di dilakukan keatas jabatan dan unit-unit yang ada di dalam Pejabat Daerah Pendang. Penilaian ini bertujuan untuk melihat perkembangan jabatan ataupun unit ini berkerjasama dalam mencapai kesepakatan di dalam melakasanakan fungsi organisasi. Kecekapan dan proses pembuatan keputusan dalam menyelesaiakan masalah organisasi yang timbul bersama-sama sehingga menghasilkan pencapaian prestasi yang cemerlang.

Di dalam Diagnosis Peringkat Kumpulan ini penilaian dibuat bersandarkan kepada rekabentuk organisasi yang menjadi faktor penentu terhadap pencapaian jabatan/ unit-unit di dalam Pejabat Daerah Pendang. Keberkesanan Diagnosis Peringkat Kumpulan bergantung kepda kesesuaian dangan aspek-aspek yang dilihat dalam Diagnosis Peringkat Organisasi. Komponen yang di diagnosis di ini terdiri kejelasan matlamat, struktur tugasan, komposisi kumpulan, fungsi kumpulan dan norma kumpulan.

BilKomponen Diagnosis

1.Kejelasan MatlamatPenilaian dilakukan kepda warga kakitangan Pejabat Daerah Pendang terhadap matlamat organisasi, matlamat Jabatan/unit.

2.Struktur tugasanPenilaian terhadap tugas-tugas yang dilaksanakan tersebut dikoordinasi dengan aktiviti jabatan dan unit. Kajian terhadap kebertangunjawapan pekerja terhadap matlamat jabatan/unit masing-masing

3.Komposisi Kumpulan Kajian terhadap kepelbagaian di dalam jabatan/ unit merangkumi latarbelakang pekerja di dalam pendidikan, usia, ras, bangsa dan sebagainya

4.Fungsi KumpulanKeberkesanan jabatan/unit didalam mencapai matlamat organisasi. Penilaian dilakukan terhadap kerjasama dan peranan dan juga konflik juga persaingan di dalam Jabatan/unit.

5.Norma KumpulanDiagnosis terhadap kepercayaan pekerja terhdap jabatan/unit dan sejauhmana ketaatan dan kesedian pekerja untuk bersama sama di dalam kumpulan dalam melaksanakan tugasan yang diberikan.

4.4Diangnosis Peringkat Individu

Diagnosis Peringkat Individu ini dilakukan terhadap kakitangan di setiap jabatan/unit di dalam organisasi. Diagnosis Peringkat Individu adalah bertujuan untuk melihat prestasi kerja, kepuaasan kerja serta pembangunan kerjaya. Hasil diagnosis yang dilakukan terhadap pekerja organisasi ini akan membolehkan perubahan-perubahan di lakukan di peringkat organisasi dan jabatan terutamanya dalam Pembangunan Sumber Manusia.

Di dalam Diagnosis Peringkat Individu ini ditentukan oleh keberkesanan komponen rekabentuk organisasi dan rekebentuk kumpulan menjadi element penentu kepada kejayaan diagnosis yang dilakukan. Ianya juga disokong dengan pengukuran maklumbalas prestasi kerja dan kuasa serta autonomi yang dimiliki oleh perkerja di dalam organisasi. Komponen rekabentuk individu yang diagnosis ini terdiri daripada kemahiran, identiti pekerja, signifikasi kerja, maklumbalas terhadap pencapaian dan autonomi.

BilKomponen Diagnosis

1.KemahiranPenilaian dilakukan terhadap kemahiran yang dimiliki oleh seorang pekerja di dalam melaksanakan tugas-tugas di dalam organisasi.

2.Identiti kerjaPenilaian di terhadap kepuasan tanggungjawab pekerja terhadap tugasnya di dalam organisasi.

3.Signifikasi KerjaTugasan yang menyumbang kepada pekerja lain dalam organisasi.

4Maklumbalas terhdap pencapaianPenilaian Prestasi yang dilakukan oleh organisasi terhadap pekerja dinilai.

5.AutonomiKebebasan dan bidang kuasa tugas tanpa banyak kawalan daripada pihak atasan.

Diagnosis setiap peringkat dijalankan di Pejabat Daerah Pendang ini membolehkan pengumpulan maklumat bagi membangunkan intervensi-intervensi yang bertujuan untuk menyelesaikan masalah yang timbul di peringkat organisasi, kumpulan dan individu. Pengumpulan maklumat ini juga sebagai kayu pengukur kepada andaian andaian kukuh terhadap keadaan semasa serta dapat memberikan maklumbalas serta merencana perubahan dan pemantauan terhadap usaha perubahan yang dilakukan nanti.

5.0KAEDAH-KAEDAH KUTIPAN DATA

Di dalam melakukan diagnosis di dalam Pejabat Daerah Pendang di sebagai usaha mengenal pasti masalah dan membuat penilaian terhadap pembangunan Organisasi yang dijalankan perkara penting yang ditekankan di dalam aktiviti diagnosis ini ialah sumber maklumat yang dikumpulkan. Dalam mandapatkan maklumat yang telah diterangkan sebelum ini bagi Pembangunan Organisasi (OD) ianya mengunakan beberapa kaedah-kaedah iaitu :I. Rekod OrganisasiII. Temuduga IndividuIII. PemerhatianIV. Soal Selidik V. Perbincangan Kumpulan Sasaran

Kaedah pengumpulan maklumat ini bersandarkan kepada apakah maklumat yang diperlukan dan tujuan pengumpulan maklumat ini dilakukan. Kaedah Rekod Organisasi ialah laporan-laporan yang telah dihasilkan oleh setiap Jabatan/Unit, Fail-fail simpanan rekod peribadi, aduan atau sebarang dokumentasi yang di buat di dalam Pejabat Daerah Pendang. Semakan terhadap dokumen ini secara langsung dapat memberikan jawapan di dalam diagnosis yang dijalanjakan. Temudugan Individu yang yang telah dijalankan juga merupakan satu kaedah mendapatkan maklumat di dalam kajian-kajian yang dilakukan. Temuduga ini telah dijalankan di setiap peringkat iaitu termasuk pihak pengurusan sehingga semua kakitangan di dalam Pejebat Daerah Pendang.

Pemerhatian juga dijalankan dari maa ke semasa untuk memahami fungsi dan permasalahan yang berlaku di dalam jabatan/unit. Pemerhatian dilakukan dengan dua cara iaitu Pemerhatian Turut Serta dan Pemerhatian Luaran seperti memerhati tingkahlaku kakitangan di dalam Pejabat Daerah pendang. Pemerhatian Turut Serta ialah dengan bersama-sama melakukan aktiviti dan tugasan kerja bagi mendapatkan jawapan kepada kajian yang dilakukan.Perbincangan turut juga dilakukan diantara kumpulan sasaran iaitu subjek dirasakan perlu difahami bagi mencari jalan penyelesaian yang timbul. Sebagi contoh satu pertemuan diatur dengan Kumpulan Sokongan II bagi mendapatkan maklumat-maklumat berkenaan organisasi, unit dan tugasan yang dikendalikan daripada kumpulan ini. terakhirnya ialah Soal Selidik juga telah diberikan dari semasa ke semasa di dalam aktiviti-aktivi jabatan misalnya semasa ceramah, latihan dan mesyuarat dijalankan di dalam organisasi. Soal selidik ini akan diisi oleh kakitangan di setiap peringkat dan diserahkan kepada Jawatankuasa Pembangunan Organisasi untuk dianalisi bagi mengambarkan perspepsi kakitangan dalam beberapa bidang tugas.

6.0ANALISIS DATA

Analisis data dilaksanakan setelah diagnosis dijalankan dan semua maklumat dikumpulkan. Ianyan di teliti dan diaganalisis dengan mengunakan kaedah yang sistematik dan saintifik bagi mendapatkan hasil yang baik daripada diagnosis yang telah dilakukan di setiap peringkat dalam organisasi. Analisis terhadap maklumat yang dikumpulkan mengunakan kaedah Analisis Kandungan dan Analisis kuasa Lapangan. Analisis lapangan dijalankan dengan mengunakan maklumat yang diperolehi daripada laporan, temuduga dan perbincangan dengan mereka yang terkibat serta boleh dirumuskan pada kategori-kategori yang tertentu dan Analisis lapangan yang telah dijalankan adalah berasaskan model perubahan yang telah diperkenalkan oleh Kurt Lewin iaitu di dalam sesebuh organisasi ini terdapat dua desakan ataupun tolakan yang mempengaruhi proses perubahan yang dijalankan (Sabarani Ghazali, 2007). Desakan pertama ini mahukan perubahan dan desakan kedua menghalang kepada perubahan.

Di dalam Pejabat Daerah Pendang terdapat dua desakan ini yang mana desakan menyokong kepada peningkatan prestasi, persaingan, teknologi manakala desakan menghalang. Ianya merupakan kerisauan kakitangan terhadap status qua serta perasaan tidak ingin turut serta bersama organisasi. Hasil daripda analisis ini di dapati desakan meningkatkan mutu pencapaian sangat tinggi mendorong bagi desakan untuk perubahan. Manakala prestasi kumpulan merupakan darjah paling tinggi bagi desak pengekalan status qua.Dalam Analisis yang dilakukan selepas diagnosisi ini juga pendekatan kaedah kuantitafif juga diaplikasikan di dalam melihat corak maklumat yang diperolehi. Data-data tersebut dikembangkan mengunakan teknik-teknik statistik melalui aplikasi SPSS dan SAS. Data-data tersebut akan mengambarkan makna-makna yang diperolehi terhadap analisis yang dilakukan. Purata kebolehan, jurang emosi, kemahiran, dan berbagai lagi aspek yang dianalisis melalui kaedah ini akan tetapi kemahian yang tinggi diperlukan untuk mentafsir makna di dalam data-data tersebut.

7.0ISU DAN MASALAH DALAM PEJABAT DAERAH PENDANG

Melalui diagnosisi dan analisis data yang dilakukan ini talah memberikan jawapan kepada isu serta masalah yang sebenarnya berlaku. Melalui pendekatan model umum perubahan secara ini isu-isu dan masalah ini dibahagikan kepda empat komponen iaitu:I. Isu Proses ManusiaII. Isu teknostrukturalIII. Isu sumber manusiaIV. Isu Strategik 7.1Isu Proses Manusia

Berdasarkan diagnosis dan analisis data yang telah diperolehi di dalam Pejabat Daerah Pendang, Isu yang dilihat ialah pihak pengurusan mengamalkan gaya kepimpinan bersifat autokratik di mana ianya memberi kesan kepada penyertaan kakitangan di dalam memberikan kerjasama di dalam setiap keputusan organisasi yang dibuat. Halatuju organisasi menjadi kabur dan sukar difahami oleh pekerja dalam organisasi kerana serta komunikasi yang gagal dan hanya sehala tidak memberikan ruangan kepada kakitangan untuk menyampaikan pendapat (Wan Azmi Ramli,1984). Ini menyebabkan pengelakan tangunjawab berlaku di dalam organisasi ini. kakitangan tidak merasa dihargai dan perasaan kekitaan yang longgar dikenalpasti di dalam organisasi ini.

7.2 Isu Teknostruktural

Bagi isu Teknosruktural ini ianya bukan bermaksud implikasi teknologi canggih tetapi dalam konteks ini ianya lebih menjurus kearah sistem kerja ataupun aliran kerja yang terlibat. Ianya bermaksud bagaiman sesuatu tugasan itu dilaksanakan dan bagaimana struktur kerja yang terlibat dan siapakan yang bertangungjawab di dalam melakukan setiap tugasan tersebut. Masalah yang terdapat dalam Pejabat Daerah Pendang ini apabila kebanyakan struktur dan aliran kerja tidak pernah dipermudahkan dan diselaraskan dengan baik menyebabkan terlalu banyak tindakan yang berulang-ulang (redundant proses) terlibat. Ini menyebabkan seseorang pekerja tersebut terbeban dengan struktur kerja yang terlampau banyak. Sesetengah aliran kerja menjadi amalan turun termurun menyebabkan tiada sumber kuasa yang dirujuk. Terdapat kelewatan di beberapa jabatan/unit terutama apabila sesuatu proses melibatkan kuanter pelangan dan proses membuat keputusan sebagai contoh Unit Kewangan dan pembayaran projek selalu mengalami kelewatan untuk membuat pembayaran ke atas projek-projek yang dilakukan.

7.3Isu Sumber Manusia

. Wawasan pembangunan negera member penekanan kepada sumber manusia bagi melahirkan tenaga kerja berpendidikan yang pengetahuan , produktif, inovatif, berdaya maju dan berperanan sebagai pengerak kepada kemajuan negara (Abd Rahim & Abd Jalil, 2006). Kenyataan ini mengambarkan betapa pentingnya Pengurusan sumber manusia. Jika Pengurusan Sumber Manusia yang lemah ianya akan menyebabkan sesebuah organisasi mengalami kerugian dan seterusnya tidak diapt membantu negara mencapai wawasan pembangunan. Jika dilihat di sini, Isu-isu yang timbul di dalam organisasi ini ialah lebih kepada kelesuan pekerja di dalam menjalankan tugas. Tiada suntikan motivasi yang baik di berikan oleh pihak pengurusan bagi mendorang pekerja untuk lebih aktif dan bersemangat didalam menjalankan tugas dan tangunjawab yang diberikan. Pelan Latihan Operasi (POL) yang gagal dan juga pemantauan pihak pengurusan di lihat kurang diberikan perhatian di dalam komponen ini, oleh itu pekerja dilihat gagal dibangunkan dengan berkesan dan seimbang dengan matlamat yang harus dicapai oleh organisasi ini. Pemberian ganjaran dan prestasi cemerlang disandarkan kepada kekananan jawatan tersebut menyebabkan pekerjapekerja kurang bersaing secara sihat di dalam meningkatkan prestasi kerja.

7.4Isu Strategik

Walaupun terdapat misi dan visi organisasi akan tetapi Pejabat Daerah Pendang masih tidak mempunyai perancangan masa hadapan yang jelas tentang peranan dan fungsi-fungsi secara baik. Sehingga kini masih tiada Pelan Strategik Organisasi yang dibuat dan dinyatakan secara jelas di pentadbiran ini berkenaan objektif jangka pendek dan panjang. Sasaran yang kurang jelas bagi organisasi ini menyebabkan organisasi ini hanya menjalankan fungsi-fungsi di dalam pentadbrian daerah secara tidak konsisten dan efisen. Garis panduan organisasi tidak diselaraskan dengan perubahan-perubahan semasa menyebabkan organisasi ini dilihat kurang berdaya saing dan menyerlah di peringkat lebih tinggi.

8.0MEREKABENTUK INTERVENSI

Umumnya intervensi merujuk kepda satu set tindakan-tindakan atau acara-acara yang dirancang secara berurutan untuk membantu organisasi meningkatkan keberkesananya (Cumming & Worley, 2001). Intervensi ini merupakan set perancangan dan tindakan pelaksanaan yang dilihat daripda siri diagnosis dan analisis maklumat yang lengkap secara saintifik dan sistematik yang telah dibuat sebelum ini Intervensi dirancang serta dilaksanakan untuk mencabar status qua sesebuah organisasimemecah kebuntuan yang selam ini menghalang sesebuah organisasi menjadi lebih berkesan (Sabarani Ghazali, 2007). Intervensi ini merupakan langkah yang drastik untuk mengubah status qua yang menghalang perkembangan dan kemajuan sesebuah organisasi. Intervensi perlu berasaskan sebab dan alasan yang kukuh bagi menjayakan tindakan yang di dambil didalam sesebuah organisasi. Intervensi yang berkesan berupaya merubah keadaan sesebuah organisasi menjadi sebuah organisasi yang berjaya, cekap dan efektif. Menurut Sabarani Ghazali (2007) sesuatu intervensi akan berjaya dalam organisasi sekiranya terdapat syarat-syarat berikut seperti kesepaduaan warga organisasi untuk berubah, kemampuan organisasi dan kakitangan menghadapi perubahan, budaya persekitaran yang membantu, kemampuaan agen perubahan dan jenis isu yang terdapat di dalam sesebuah organisasi.

Di dalam aktiviti intervensi yang di jalankan di dalam organisasi ini ianya dipecahakan kepada jenis isu yang dikenalpasti sebelum ini melalui diagnosis yang dijalankan seperti berikut:I. Intervensi strategikII. Intervensi TeknostukturalIII. Intervensi proses manusiaIV. Intervensi sumber manusia

8.1Intervensi Strategik.

Bersandarkan isu dan masalah yang yang dikenalpasti intervensi yang dicadangkan kepada organisasi ini ialah melaksanakan satu Bengkel Pelan Perancangan Strategik untuk melihat kembali apakah rasional perancangan organisasi untuk terus bergerak maju dan berjaya dari segi peneraju sebagai badan perkhidmatan awam yang utama di peringkat daerah. Bengkel Perancangan Strategik ini adalah gabungan diantara intervensi persidangan dan intervensi perancangan strategik.

8.1.1Intervensi Persidangan.

Intervensi persidangan merupakan intervensi yang sesuai untuk dilaksanakan bagi menyelesaiakan isu dan masalah yang di hadapai oleh organisasi ini. Intervensi ini merupadakan rancangan dan pelaksanaan bagi melihat organisasi dengan persekitaran langkah tindakan yang harus dilakukan bagi melakuakan persidangan ini seperti berikut.

a) Membentuk Jawatankuasa PelaksanaanPegawai Daerah sebagi Ketua Jabatan memberi arahan penubuhan Jawatankuasa Pelaksana dangan ahlinya terdiri daripada semua Pegawai dan Ketua-Ketua Jabatan/Unit. Jawatankuasa ini berfungsi untuk menyediakan tema persidangan, merangka perancangan awal persidangan, mengenalpasti tempat persidang dan serta tugas-tugas yang berkaitan.

b) Melaksanakan PersidanganPersidangan ini seharusnya dilakukan di suatu tempat yang jauh dari persekitaran kerja untuk mengelak sebarang gangguan kerja harian mereka. Semua kakitangan jabatan dilibatkan didalam persidangan ini bagi mendapatkan pandangan dan gambaran yang tepat dan menyeluruh. Persidangan yang dilaksanakan ini boleh berlangsung selama tiga hari dengan tentatif perancangan program yang telah diaturkan oleh jawatankuasa pelaksana. Kakitangan organisai akan diterangkan tentang tujuan persidangan iaitu dan matlamat organisasi ialah bagi meningkatkan pencapaian dan keberkesanan pelaksanaan fungsi-fungsi sturktur jabatan/unit serta organisasi.

c) Perbincangan BerkumpulanPada peringkat ini kakitangan orgasisasi ini akan dibahagikan kepada beberapa kumpulan. Keahlian akan terdiri daipada wakil perbagai jabatan/unit. Perbincangan akan merujuk kepada tiga perkara asas iaitu dana hasil perbincangan akan direkodkan :1. Kejayaan-kejayaan yang telah dihadapi lima tahun kebelakangan2. Kegagalan kegaaglan yang dihadapi lima tahun kebelakangan3. Harapan dan impian di masa hadapan

d) Perbincangan Kumpulan BesarPerbentangan akan diadakan dimana setiap kumpulan akan membentangkan hasil perbincangan kepada semua kakitangan organisasi ini. Kakitangan organisasi ini dibenarakan membantah dan mempertikaikan perkara-peraka yang dibentangkan. Hasil perbentangan ini akan direkodkan.

e) Perbincangan Kedua Kumpulan KecilSetiap kumpulan kecil yang telah ditubuhkan akan kembali berbincang dengan bersandarkan hasil perbentangan kumpulan besar yang telah direkodkan dan memilih lima senarai perkara yang dirasakan utama dan wajar diberi perhatian oleh organisasi.

f) Mengenalpasti KeutamaanKumpulan kumpulan kecil akan bergabung membentuk kumpulan besar dan membincangakan 5 perkara setiap satu menjadi keutamaan kumpulan kepada kumpulan besar ini. Sewaktu perbentangan kakitangan dapat memberikan pertanyaan serta berbincang. Ini pentaing untuk menentukan lima perka asas yang paling menjadi keutamaan organisasi bagi memperbaiki keadaan organisasi ini di masa hadapan serta tindakan-tindakan penyelesaian untuk menjayakan perancangan yang dibuat.

Kejayaan intervensi strategik ini adalahah bergantung kepada perancangan Pejabat Daerah Pendang untuk di dalam Bengkel Persidangan Pelan Strategik untuk sentiasa peka terhadap persekitaran yang dinamik yang membawa kesan secara langsung kepada proses penyampaian dasar-dasar di peringkat persekutuan, negeri dan daerah. Bagi melaksanakan intervensi ini maklumat yang cukup dan tepat di dalam diagnosis akan meningkatkan darjah kejayaan didalam intervensi strtegik.

8.2Intervensi Teknostruktural

Di dalam melaksanakan intervensi teknostruktural ini dimaksudkan program-program perubahan berkaitan aliran kerja (work flow) dan juga struktur organisasi dimana organisasi mengagihkan sumber manusia, modal dan teknikal di dalam jabatan/unit. Bagaimana kordinasi antara jabatan/unit diselaraskan dengan sempurna untuk menghasilkan satu perkhidmatan yang efisen. Semasa diagnosis dijalankan, beberapa kelemahan telah dikenalpasti di dalam Pejabat Daeah Pendang berkaitan dengan struktur organisasi dan aliran kerja yang membawa kepada kelemahan organisasi ini dan aduan pelanggan berkaitan perkhidmatanya. Ini menimbulkan kelewatan kepada proses sesuatu jabatan/unit akibat berlaku pengagihan sumber organisasi yang tidak seimbang sehingga menimbulkan konflik di dalam organisasi ini. kurang komunikasi diantara jabatan/unit akibat struktur dan aliran kerja (work flow) yang tidak berkesan.

8.2.1Rekabentuk Struktur

Antara kelemahan yang telah dikenal pasti sebelum ini berpunca daripada struktur organisasi yang kurang jelas dan kabur yang mengakibatkan banyak masalah yang timbul di dalam organisasi ini diantaranya kelewatan membuat keputusan pertindihan fungsi, pembaziran sumber, birokrasi dan sebagainya. Oleh itu Intervensi Teknotruktural ini mencadangkan pembaharuan di lakukan kepada struktur dan aliran kerja(work flow) di lakukan. Beberapa perkara telah diteliti termasuk jumlah kakitangan, matlamat, teknologi yang diperlukan, persekitaran, dan ruang kerja.

8.2.2Pendekatan Struktur Fungsional Yang Lengkap Dan Jelas

Struktur fungsional merupakan struktur yang standard digunakan. Ianya mengambarkan dengan jelas struktur kuasa dan tangungjawab bagi pekerja yang terlibat. Pekerja tahu siapa yang perlu diarah dan memberi arahan akan meyebabkan maklumat kerja dapat disampaikan dengan jelas dan berkesan. Dengan ini pekerja menyampaikan maklumbalas dengan lebih berkesan kepada pihak pengurusan. Dengan ini ianya meningkatkan penghususas terhadap sesuatu tugasan yang diberikan dan kurang kos lepas terhadap tugas atau arahan yang diberikan akibat tiada pertindihan kuasa berlaku dalam organisasi. Walaubagaimana pun pihak atas perlu bijak merancang pembangunan kerjaya kakitangan untuk mengelak kelesuan akibat tugas yang rutin dan seragam melalui struktur fungsional. Sebagai contohnya Unit Kewangan yang terlibat secara langsung dengan pelangan dan memerlukan keputusan yang cepat berkaitan dengan sesuatu permohonan. Unit ini perlu direka bentuk supaya ianya selari dengan bermula Kerani Kuanter menerima dan menyemak permohonan. Setelah itu ia akan meghantar permohanan kepada Kerani Prosesan yang berada dibelakangnya dan dokumen tersebut dan dihantar kepada Pegawai yang meluluskan permohonan tersebut. Aliran kerja yang lebih mudah ini akan mempercepatkan proses kerja di Unit kewangan di dalam melaksanakan perkhidmatan nya kepada masyarakat dan organisasi.

.Gambarajah Struktur Aliran kerja Unit Kewangan

8.2.3Penglibatan Pekerja Dan Kerja Berpasukan

Intervensi seterusnya yang perlu diberikan bagi meningkatkan pencapaian dan mutu perkhidmatan di dalam Pejabat Daerah Pendang ini ialah meningkatkan peryertaan dan penglibatan serta kerja berpasukan di dalam organisasi. Menurut Samir & Winny (2009) menyatakan penglibatan pekerja dalam pasukan kerja memberikan sokongan dan menawarkan pelbagai alternatif supaya ahli mencapai keselesaan dalam menyelesaikan maslaah yang di hadapi berasaskan tindakan serta pembelajaran yang diperolehi bersama. Kejelasan maklumat serta pengetahuan di kalangan pekerja merupakan perkara yang penting untuk dicapai didalam intervensi ini. didalam organisiasi ini pihak pengurusan mungkin boleh menerima maklumat dengan cepat berbanding pekerja bawahan di dalam jabatan/unit ini. perlu pendekatan yang mudah berkenaan struktur kerja, kebaikan dilaksanakan sesuatu perubahan dan kerjasama di dalam melaksanakan sesuatu yang menjadi fungsi dan matlamat organisasi. Individu dalam kumpulan berasa bebas untuk mengambil berat antar satu sama lain disebabkan perapatan dan kepercayaan dibina di dalam kumpulan (Samir & Winny ,2009)

Bagi meningkatkan kefahaman dan pengetahuan di dalam organisasi terhadap aliran kerja dan bidang kuasa di dalam organisasi ini, Pejabat Daerah Pendang harus mempunyai Fail Meja (FM) dan Manual Prosedur Kerja (MPK) yang lengkap. Kedua dokumen ini penting untuk menunjukkan kejelasan dan struktur kuasa serta kerja-kerja yang terlibat. Kakitangan akan lebih tersusun di dalam melaksanakan sesuatu tugas dan akan ada juga pegawai yang memantau pergerakan kerja yang dilakukan. Pembahagian kuasa yang jelas ini bukan sahaja meringankan tugas pekerja tetapi meningkatkan darjah kepuasan di dalam melaksanakan sesuatu tugas.

Kerja Secara Berpasukan merupakan satu intervensi yang dapat menigkatkan penglibatan kerja di dalam organisasi ini. ianya buka sahaja menigkatkan prestasi ianya akan mewujudkan semangat kekitaan sasame pekerja dan perihatan terhadap tugasan yang dikongsi bersama (Sabarani Ghazali, 2007). Langkah meningkatkan penglibatan pekerja adalah seperti berikut :1. Mewujudkan kesediaan Organisasi kearah kerja berpasukan2. Menyediakan struktur pasukan3. Memberikan latihan kepda ahli passukan supaya mampu berkerja secara berpasukan dengan berkesan4. Memantau perjalanan pasukan.

8.3Intervensi Pengurusan Sumber Manusia

Di dalam mana-mana organisasi, pekerja merupaka aset yang paling berharga. Begitu juga dengan Pejabat Daerah Pendang ini mempunyai 43 kakitangan yang terdiri daripada pelbagai bidang jawatan iatu sektor operasi, teknikal, teknologi dan sebaginya. Di dalam diagnosis yang dijalankan sebelum ini. Program Sumber Manusia ialah perancangan berkaitan dengan pembangunan manusia di dalam sesebuah organisasi merangkumi aktiviti pengambilan pekerja, latihan , pembangunan pekerja dan kepuasan serta kebajikan (Sabrani Ghazali ,2007). Abd Rahim & Abd Jalil (2006) menyatakan Pengurusan Sumber Manuasia jika ianya tidak diuruskan dengan baik ianya akan menjadikan sesebuah organisasi kurang berdaya saing dan gagal di dalam melaksanakan fungsi serta matlamat yang ditetapkan sekaligus merupakan satu kerugian bagi organisasi tersebut. Di dalam diangnosis yang telah dilakukan di Pejabat Daerah Pendang ini beberapa masalah telah dikenalpasti dan beberapa intervensi patut dilakukan bagi meningkatkan mutu pembangunan sumber manusia di dalam organisasi ini. Masalah tersebut akan membawa kesan kepada perstasi kerja yang merosot dan kepuasan kerja yang rendah di kalangan kakitangan organisasi ini. Kadar ponteng yang tinggi berlaku juga aldah disebabkan pembangunan kerjaya yang gagal di dalam organisasi menyebabkan kakitangan organisasi ini kurang bermotivasi.

8.3.1Intervensi Prestasi

Bagi mewujudkan pekerja-pekerja yang lebih cekap, bermotivasi tinggi, dan mempunyai semagat yang tinggi untuk melaksanakan tugasan organisasi intervensi ini boleh dilaksanakan di dalam organisasi ini. Pengurusan prestasi yang bersepadu di dalam menentukan ,menilai serta meningkatkan tingkah laku sert hasil kerja (Mohrman, Woley, 1990). Terdapat beberapa langkah yang harus dilakukan oleh Pejabat Daerah Pendang ini iaitu Menetapkan Matlamat, Menilai Prestasi, Memberi Ganjaran seperti disebut oleh Sabarani Ghazali (2007) dam Modul Pembangunan Organisasi .

a) Menetapkan MatlamatBagi meningkat pembangunan sumber manusia di Pejabat Daerah Pendang langkah pertama ialah menetapkan matlamat : Matlamat mestilah mencabar Matlamat hendaklah jelas dan boleh diukur Matlamat perlu selaras dengan strategi organisasi Pendekatan Latihan yang komprehenif selaras matlamat yang telah ditetapkan Matlamat yang fleksible tetapi konkrit

b) Menilai PrestasiPenilaian prestasi ini adalah bertujuan memberikan kenaikan pagkat, perancangan pembangunan kakitangan di dalam organisasi dan tindakan penguatkuasaan (Sabrani Ghazali,2007). Penilaian prestasi ini haruslah dilaksanakan dengan sepenuhnya berdasarkan garis panduan yang telah ditetapkan di dalam perkhidmatan awam. Prosedur yang betul dan pemantauan yang berterusan di dalam penilaian prestasi ini akan meningkat mutu pembangunan sumber manusia di dalam Pejabat Daerah Pendang.

c) Memberi GanjaranGanjaran merupakan inisiatif atau penghargaan yang diberikan oleh organisasi ini terhadap pekerja-pekerjanya baik secara individu ataupon secara berkumpulan. Ianya diberikan kepada mereka yang mempamirkan kesungguhan dan prestasi yang cemerlang. Ganjaran ini boleh bersifat kewangan dan bukan kewangan. Sebagai contoh bonus, pengkat, penhargaan dan sebagainya. Jenis-jenis ganjran yang boleh dipertimbangkan seperti gaji dan upah, kenaikan pangkat dan insentif-insentif. Sebagai contoh organisai boleh mengadakan majlis penganugerahan pencapaian pekerja dengan memberikan hadiah-hadiah yang menarik. Contoh anugerah reka selain anugerah yang telah ditetapkan di dalam perkhidmatan awam ialah pekerja contoh, pekerja paling tinggi kehadiran ke pejabat, pekerja paling kemas dan sebagainya diantaran yang telah diberikan oleh organisasi ini akan meningkatkan motivasi dan memberikan keseronokan kepada pekerja untuk terus berkhidmat dangan baik didalam organisasi.

8.4Intervensi Proses Manusia

Setelah diagnosis dilakukan dan dikenalpasti permasalahan yang wujud di dalam organisasi ini makla intervensi-intervensi perlu dilakukan bagi membawa perubahan-perubahan terhdap proses manusia bagi memastikan organisasi ini sentiasa bersedia terhdap persekitaran dan dasar-dasar awam yang penting untuk disampaikan. Oleh yang demikian intervensi yang harus dilakukan ini akan menekankan aspek kepimpinan, komunikasi, penyelesaian masalah dan pembuatan keputusan.

8.4.1Intervensi Pembinaan Pasukan

Sabarani Ghazali (2007) dalam modul Pembangunan Organisasi menyatakan dalam melaksanakan perubahan kepada gaya kepimpinan dan penyertaan kakitangan di dalam setiap keputusan organisasi intervensi pembinaan pasukan dapat meningkatkan darjah kerjasama diantara kakitangan organisasi dan berkongsi kemahiran diantara satu sama lain. Pembinaan pasukan dapat membantu kakitangan jabatan/unit menigkatkan persefahaman dintara pengurusan dengan kakitangan, meningkatkan proses penyelesaian masalah, produktiviti organisasi dan kualaiti hidup berkerja (QWL). Enam langkah pembinaan pasukan seperti berikut :

a) Persepsi Terhadap Masalah

Mewujudkan keinginan semangat berpasukan di dalam organisasi. Ini akan menyebabkan kakitangan merasa mereka menghadapi masalah dalam kerjasama dan prestasi.

b) Mengumpul Data Mengenalpasti masalah-masalah yang wujud dalam organisasi

c) Perkongsian DataHasil masalah di maklumkan kepda semua kakitangan untuk memberikan gambaran yang sebenar kepada semua kakitangan.

d) Diagnosis Dan Pelan TindakanDiagnosis dilakukan untuk mencari jawapan yang sebenar terhadap masalah yang dihadapi dan keperluan berubah di dalam aspek kepimpinan, kurang persefahaman, rendah semagat berpasukan dan sebagainya. Hasilnya membolehkan satu pelan tindakan diambil sebagai tindakan lanjut untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi

e) Melaksanakan TindakanTindakan yang diambil menerusi pelan Tindakan yang telah dibuat untuk menyelesaikan masalah. Tindakan tersebut harus dilaksanakan dengan baik, teratur dan sederhana supaya ianya membawa kejayaan.

f) Menilai Hasil Menilai keberkesanan dan hasil yang diperolehi di dalam organisasi samaada ianya berjaya untuk melaksanakan perubahan di dalam proses manusia di dalam organisasi.

9.0RAMALAN HALANGAN PERUBAHAN DAN TINDAKAN TINDAKAN MENGATASINYA

Didalam melaksana intervensi-intervensi yang telah dirangkakan di dalam pembangunan Organisasi (OD) di Pejabat Daerah Pendang ini mungkin akan menimbulkan halangan halangan. Halangan-Halang ini ialah proses penolakan daripada mereka yan tidak inginkan perubahan, status qua dan takut untuk berubah. Diantara halangan-halangan yang mungkin ialah perubahan yang dicadangkan ini mungkin tidak difahami oleh setiap kakitangan dan menyebabkan kakitangan tidak berminat untuk berubah seterusnya ianya akan mengagalkan program pembangunan Orgranisasi yang telah dirangka.

Beban Kerja yang terlalu banyak di dalam melaksanakan pembangunan organisasi ini juga akan menjadi halangan kepda kejayaan Pembangunan Organisasi (OD )yang dilakukan. Pekerja merasa tertekan dengan struktur baru yang sukar dan kurang berkesan serta meletihkan. Banyak kerja-kerja penyelidikan yang rumit dan sukar serta kajian yang meletihkan akan meyebabkan pekerja yang terlibat di dalam Pembangunan Organisasi (OD) ini merasa tertekan dan kurang bermotivasi. Ianya juga menganggu kakitangan untuk melaksanakan tugas-tugasnya.

Peruntukan kewangan yang tidak mencukupi juga akan menyebabkan aplikasi Pembangunan Organisasi (OD) yang dilakukan akan terjejas dan mengagalkan perubahan yang ingin dilakukan. Kekangan kewangan di dalam melaksanakan pembangunan organisasi ini akan menyebabkan proses ini tidak dapat dilakukan dengan sebaik mungkin. Ini mungkin akan menyebabkan segala in kajian-kajian dilaku di dalam diagnosis tidak mengunakan teknik yang sistematik dan saintifik. Ini mungkin maklumat yang tidak betul tidak dapat diperolehi untuk melakukan intervensi.

Pihak pengurusan yang tidak menyokong juga akan menyebabkan kegagalan di dalam pembangunan organisasi ini. terlalu banyak prosedur dan proses yang menekan akan menyekat kakitangan organisasi untuk berubah dan mengaplikasi intervensi-intervensi yang telah dibangunkan di dalam organisasi. Kakitangan juga tidak diberikan autoriti di dalam melaksanakan sesuatu perubahan menyebabkan kegagalan di dalam program ini.

Masalah kekurangan kakitangan juga meyebabkan berlaku halang di dalam pembangunan organisasi yang dilakukan. Prosedur yang baik tetapi tidak di sokong dengan jumlah kakitangan yang mengcukupi akan menyebabkan bebanan kerja bertambah dan struktur baru. Ini akan membantutkan usaha dan kakitngan merasa tidak jelas dengan perubahan yang dijalankan.

Bagi mengatasi halangan ini tidakan-tindakan berikut boleh diambil :

a) Pihak organisasi perlu membantu kakitangan dalam Pembangunan Organisasi (OD) yang dilakukan ini dengan memberi segala kemudahan yang perlu di dalam program ini.b) Menyediakan intensif yang wajar kepada kakitangan Pejabat Daerah Pendang. Usaha ini adalah bagi membolehkan kakitangan merasa bersemangat untuk melaksanakan Pembangunan Organisasi (OD).c) Mewujudkan budaya yang mengalakan pembelajaran terhadap Pembangunan Organisasi (OD). Budaya ini akan dapat menghasilkan suasana positif dimana kakitangan akan sentiasa menambah pengetahuan. ini akhirnya akan dapat meningkatkan prestasi dan kemahiran kakitangan. Budaya ini perlu diterapkan dengan secara tersusun dan sistematik.d) Mendapatkan pandangan setiap kakitangan di dalam Pejabat Daerah Pendang sewaktu proses Pembangunan Organisasi (OD) ini dijalankan. Pendangan kakitangan amat penting bagi menjayakan sesuatu rancangan perubahan yang dijalankan. Ianya perlu diteliti supaya maklumat-maklumat yang betul dapat disampaikan.e) Mewujudkan komunikasi yang baik diantara semua peringkat kakitangan di dalam Pejabat Daerah Pendang. Ianya akan memberikan kesan positif kepada pembentukan kerja berpasukan. Ianya juga memastikan setiap idea daripada kakitangan dapat dipertimbangkan.f) Mewujudkan kesedaran dan motivasi kakitangan untuk berubah dan melaksanakan perubahan. Ianya akan menyebabkan kakitangan lebih optimis dan bersungguh-sungguh dalam melaksanakan perubahan.

10.0KESIMPULAN

Pembangunan organisasi (OD) yang dilakukan akan merupakan satu inisiatif perubahan terhadap organisasi bagi meningkatkan prestasi dan matlamatnya. Tidak terkecuali Pejabat Daerah Pendang sebagai pusat pentadbiran tertinggi di dalam Pentadbiran Daerah. Oleh itu ianya harus menjadi sebuah organisasi yang berupaya menyelaras dasar-dasr dengan baik di peringkat daerah dan menjadi pemain utama kepada jabata-jabatan kerajaan lain untuk terus meningkatkan prestasi dan pembangunan organisasi supaya ianya selari dengan perubahan semasa dan persekitaran. Pembangunan Organisasi (OD) ini juga membantu organisasi untuk bersaing dengan jentera kerajaan yang lain di dalam meyampaikan perkhidmatan kepada masyarakat dan negara. Ini akan mewujudkan suasana yang baik bagi mencapai wawasan negera yang telah di rancang di peringkat negara dan membantu negara mencapai negara maju. Jesteru itu pembangunan organisasi ini akan membantu Pejabat Daerah Pendang menyusun organisasi dengan lebih baik dan kakitangan jabatan ini akan sentiada besemangat menerajui pentadbiran daerah demi kesejahteraan masyarakat dan negara.

Rujukan

Sabrani Ghazali (2007) Pengembangan organisasi. Sintok : Universiti Utara Malaysia

Samir & Winny (2009) Pengantar pengurusan, Kuala Lumpur : Utusan Publication & aaaaaaDistributors Sdn Bhd.

Satihah Jamil (2000) Pembangunan dalam pengurusan .Bangi: Universiti Kebangsaan aaaaaaMalaysia

Syamsir & Muhamad Ali Embi (2009) Public service motivation teori dan prektek, Padang : aaaaaaPenerbitan Sukabina Press

Abd Rahim & Abd Jalil (2006) Hala tuju pengurusan. Sumber Manusia Dan kerjaya. Kuala aaaaaaLumpur Utusan Publication & Distributors Sdn Bhd.

Ahmad Sarji Bin Abdul Hamid (1995) Perkhidmatan awam Malaysia kearah sssssskecekapan dan keberkesanan. Kuala Lumpur: Percetakan Nasional sssssssMalaysia Bhd.

Ahmad Sarji Bin Abdul Hamid (1994) Perkhidmatan awam Malaysia satu peralihan ssssssparadikma. Kuala Lumpur: Percetakan Nasional Malaysia Bhd.

Wan Azmi Ramli (1984) Latihan : satu halacara professional. Petaling Jaya: Fajar aaaaaaBakti Sdn. Bhd.

6