BY:NOORANOM BT. AKSAN

PPM PRASEKOLAH SK. BENGKONGAN, KOTA MARUDU

TAKLIMAT FAIL MEJA PPM PRASEKOLAH

PENGENALAN

Merupakan satu dokumen rasmi yang perlu ada dalam sesebuah pejabat / jabatan. 

Adalah dokumen rujukan bagi peringkat individu/ jawatan

Mengikut jumlah perjawatan

FAEDAH PENYEDIAAN FAIL MEJA

Merekod prosedur Mewujudkan keseragaman Menentukan peraturan dipatuhi Mengurangkan kesilapan Memendekkan masa latihan Menyenangkan pertukaran kakitangan Menyenangkan kajian/baik pulih sistem Mengurangkan arahan lisan Menjelaskan kuasa dan hubungan kerja

ISI KANDUNGAN FAIL MEJA

1. Objektif Jabatan/Pejabat2. Objektif Bahagian /Unit3. Carta Organisasi Jabatan / Pejabat4. Carta Organisasi Bahagian/Unit5. Senarai Tugas/Kuasa dan Hubungan Pegawai Dengan Pegawai-Pegawai

Lain6. Peraturan-peraturan Pentadbiran7. ProsesKerja8. Carta Aliran Kerja9. Senarai Semak/ Checklist10. Borang Yang Berkaitan Dengan Tugas Pegawai11. Undang-Undang dan Peraturan12. Jawatankuasa Yang Dianggotai13. Norma Kerja14. Format Senarai Tugas Harian

1. OBJEKTIF JABATAN / PEJABAT

Objektif Jabatan selaras dengan penubuhannya Menjelaskan arah tuju sesebuah organisasi / jabatan Memastikan objektif ini tercapai

TUJUAN MENGADAKAN OBJEKTIFMenjadi asas untuk memenuhi keperluan pelanggan Menjadi asas untuk menilai keberkesanan untuk

meningkat prestasi Tuju dan arah pembentukan objektif yang lebih terperinci Menetap keutamaan jangka panjang

2. OBJEKTIF BAHAGIAN/UNIT

Objektif bahagian/ unit adalah pecahan kepada objektif jabatan

3. CARTA ORGANISASI JABATAN/PEJABAT

Menggambarkan struktur yang menunjukkan fungsi, aktiviti dan hierarki jabatan/pejabat

Asas penambahan/pengurangan kakitanganMemberi gambaran mengenai fungsi-fungsi

jabatan/pejabat

Faedah carta organisasi Kepada Kakitangan & Pengurusan

Menjelaskan aktiviti yang dijalankan Menjelaskan rantaian perintah yang dapat

menunjukkan peringkat hierarki Mengenal pasti ketua-ketua yang

bertanggungjawab Merancang untuk mengurang atau

menambah kakitangan Pembesaran fungsi Latihan staf / saluran makluma

4. CARTA ORGANISASI KEDUDUKAN PEGAWAI

Carta organisasi bahagian dimana kedudukan pegawai ditandakan/ dilorekkan.

5. SENARAI TUGAS / FUNGSI JABATAN  DAN PEJABAT

Menjelaskan dengan tepat dan terperinci mengenai tugas, tanggungjawab, kuasa dan hubungan pegawai dengan pegawai lain berkaitan dengan tugasnya.

Tugas Pegawai

AtasanYang Ada

Hubungan

Tugas & Tanggungjaw

ab

Kuasa Yang Diberi

Tugas Pegawai Lain

Yang Ada Hubungan

6. PERATURAN DAN PENTADBIRAN

Tiap-tiap aktiviti/ tugasan harus mempunyai peraturan pentadbiran yang perlu diketahui oleh pegawai

Khusus kepada agensi yang menggubal/ menetapkan peraturan dan biasa berbentuk operasi

7. PROSES KERJA

Rangkaian tindakan yang perlu diambil secara berturutan mengikut peraturan yang ditetapkan bagi melaksanakan SESUATU AKTIVITI.

Boleh gunakan proses kerja bagi aktiviti didalam MPK

CONTOH: PROSES KERJA

Aktiviti 26.1 PENGURUSAN PRASEKOLAH

Subaktiviti 26.1.1 PENDAFTARAN MURID Muka surat ini 1/1

Proses Kerja Pegawai YangMeluluskan / Dirujuk Undang-Undang / Peraturan

1. Menerima senarai nama murid yang berjaya. GB / Guru  

2. Menyemak dan melengkapkan maklumat murid. Guru  

3. Merekod maklumat dalam Buku Rekod Pendaftaran Murid dan Buku Rekod Kedatangan.

Guru  

4. Menyimpan maklumat murid dalam fail. Guru  

5. Menghantar sesalinan ke pejabat. Guru  

8. CARTA ALIRAN KERJA

Penjelasan sama seperti didalam MPK :Gambaran secara grafik/gambarajah keatas

tindakan yang terlibat dalam satu aktiviti/prosedur. Boleh menunjukkan dimana berlaku kelewatan,

bottleneck dan kerja berulang-ulang.Boleh gunakan Carta Aliran bagi aktiviti didalam

MPK.Lorekkan proses–proses yang melibatkan

pegawaiSelaras dengan proses kerja.

CONTOH: CARTA ALIRAN (Pendaftaran Murid)

9. SENARAI SEMAK /CHECKLIST

Satu alat perancangan dan kawalan kerja yang ringkas dan tepat untuk diambil bagi mengendali sesuatu aktiviti

Berbentuk rangkaikata, soalan atau peringatan

CONTOH: SENARAI SEMAK

Pendaftaran MuridBil Aktiviti Tindakan Catatan 1

 Menerima senarai nama murid

 

 2

 Menyemak maklumat murid  

 3

 Dapatkan maklumat lengkap  

 4

 merekod dalam buku rekod pendaftaran murid dan buku rekod kedatangan  

 5

 Menyimpan rekod  

6

 Menghantar sesalinan ke pejabat  

10. BORANG YANG BERKAITAN

Senarai borang adalah bertujuan membantu pegawai berkenaan mengetahui borang-borang yang berkaitan dengan tugasnya

Contoh:Borang Tuntutan PerjalananBorang Cuti Rehat KhasBorang Kebenaran Rawatan HospitalBorang tidak hadir bertugas/lewat/lambat hadir bertugasBorang Laporan Penilaian Prestasi Tahunan

11. SENARAI UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN

Tujuannya untuk rujukan asas yang membolehkan sesuatu aktiviti dilakukan dengan sah dan betul juga menjimatkan masa mengesan arahan bila diperlukan

Petikan kecil arahan-arahan rasmi yang perlu dirujuk

CONTOH:• Akta Pendidikan 1996 (akta 550)• Perintah-perintah AM• Arahan-arahan Perbendaharaan• Arahan-arahan perkhidmatan• Pekeliling-pekeliling kewangan• Pekeliling-pekeliling Perkhidmatan• Pekeliling-pekeliling Ikthisas:

12. SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI

Yang perlu ada dalam FM adalah semua jawatankuasa yang dianggotai oleh kakitangan berkenaan. Sekurang-kurangnya wujud untuk tempoh 6 bulan

Tujuan: Kakitangan mengenai jawatankuasa yang dianggotai Membolehkannya membuat persediaan dan

perancangan awal sebelum hadir ke mesyuarat Membolehkan kakitangan baru mengambilalih tugas

Kandungan: Nama kakitangan Kekerapan mesyuarat ( kali ke …….. ) Jenis keanggotaan ( pengerusi, setiusaha dll. )

Contoh: Jawatankuasa Minggu PSS

13. NORMA KERJA Ialah jangka masa atau lain-lain pengukuran prestasi yang telah

ditetapkan bagi menyiapkan sesuatu kerja. Boleh jadi panduan dan asas ukuran pencapaian produktiviti

sesuatu kerja. Membantu memperbaiki kaedah bekerja bagi tujuan mengurang

pembaziran dan kesilapan.

Langkah-langkah mewujudkan norma kerja: Dapatkan norma kerja bagi jawatan yang berkenaan atau yang

bersamaan dari sumber-sumber yang boleh digunakan, sekiranya ada, dan sesuaikan dengan kebolehan / keupayaan penyandang jawatan tersebut, peralatan dan mesin-mesin di pejabat

Jika belum ada norma kerja itu, jalankan kajian pengukuran kerja bagi mewujudkan norma kerja yang diperlukan Contoh: Jumlah bilangan buku / bukan buku yang boleh diproses teknik dalam masa seminggu

14. SENARAI TUGAS HARIAN

Ialah format bagi mengingati dan merancang aktiviti-aktiviti utama yang perlu dilaksanakan pada hari berkenaan.

Senarai ini sebak-baiknya diletakkan di atas meja supaya mudah dirujuk malah memudahkan kakitangan merancang kerja atau mengambil tindakan penting lebih awal bagi menggalakkan amalan pengurusan masa yang cekap dan berkesan.      Contoh: Senarai tugas PPM mengikut hari / tarikh

CONTOH FORMAT SENARAI TUGAS HARIAN

BIL TUGAS SAYA HARI INI CATATAN 

                             

NAMA :…………………………………………………………………………JAWATAN:……………………………………………………………………..TARIKH :……………………………………………………………………….

LANGKAH MENYEDIAKAN FAIL MEJA

Sediakan objektif j abatan / pejabat yang telah disediakan bagi Manual Prosedur Kerja (MPK).

Sediakan objektif bahagian / unit Tandakan kedudukan bahagian / unit di dalam carta organisasi jabatan /

pejabat  yang disediakan oleh MPK. Sediakan carta organisasi bahagian / unit dan tandakan kedudukan kakitangan

di dalam bagahian / unit. Senaraikan tugas, tanggungjawab dan hubungan kerja kakitangan berkesan Senaraikan semua peraturan-peraturan pentadbiran bagi aktiviti-aktiviti 

utama. Senaraikan semua proses kerja yang perlu di bawah setiap tugas dan

tanggungjawab. Senaraikan semua kakitangan berkenaan yang memberikan kelulusan . Senaraikan undang-undang dan peraturan yang berkenaan. Sediakan carta aliran kerja bagi setiap tugas. Sediakan senarai semak bagi setiap tugas. Rekodkan norma kerja yang ada. Senaraikan jawatankuasa  yang dianggotai oleh  kakitangan. Sediakan format senarai tugas harian. Gunakan norma-norma kerja yang ada bagi jadual norma kerja.

PENUTUP

FM perlu dikemaskini apabila berlaku perubahan dalam jabatan / pejabat. Peraturan, prosedur  kerja dan borang-borang yang tidak digunakan lagi akibat perubahan yang berlaku hendaklah dikeluarkan dari manual ini dan diganti dengan yang baru. Ini akan menjamin manual ini sentiasa kemaskini dan digunakan oleh setiap kakitangan di jabatan / pejabat masing-masing.

Tindakan untuk menyediakan FM ini melibatkan semua kakitangan dan staf sesebuah jabatan / pejabat demi  keberkesanan bidang pengurusan sesebuah jabatan / pejabat. Tegasnya FM merupakan dokumen mikro untuk individu dalam organisasi dan menjadi alat pengurusan penting yang dapat menyumbang kepada peningkatan produktiviti dan kualiti hasil kerja sesebuah jabatan / pejabat.