SURAT PEKELILING PERBENDAHARAAN BIL. 13 TAHUN 1984 Kepada: Semua Ketua Setiausaha Kementerian, Semua Ketua Jabatan Persekutuan, Semua Yang Berhormat Setiausaha Kerajaan Negeri, Semua Ketua Badan Berkanun. Tuan,

PERATURAN-PERATURAN BAGI MENGELUARKAN SURAT NIAT (LETTER OF INTENT) DAN

SURAT SETUJUTERIMA (LETTER OF ACCEPTANCE) SEBELUM MENANDATANGANI KONTRAK

1. TUJUAN 1.1 Tujuan Surat Pekeliling ini ialah untuk menyeragamkan bentuk Surat Niat (Letter of Intent) dan Surat Setujuterima (Letter of Acceptance) bagi tender-tender yang diadakan oleh Kementerian-kementerian, Jabatan-jabatan dan Badan-badan Berkanun serta peraturan-peraturan dalam mengeluarkan surat-surat tersebut. 2. LATARBELAKANG 2.1 Di masa-masa yang lepas adalah didapati Kementerian, Jabatan-jabatan dan Badan-badan Berkanun telah mengeluarkan Surat Setujuterima yang boleh mengikat tentu yang perlu dirundingkan. Keadaan ini telah menyebabkan Kerajaan berada di peringkat yang lemah di dalam rundingan-rundingan sebelum menandatangi kontrak. Kementerian Kewangan telah mengkaji perkara ini dan untuk menjaga kepentingan Kerajaan, telah memutuskan supaya peraturan-peraturan mengeluarkan Surat Niat dan Surat

Setujuterima seperti yang ditetapkan di dalam Surat Pekeliling Perbendaharaan ini hendaklah diikuti oleh Kementerian-kementerian, Jabatan-jabatan dan Badan Barkanun. 3. DEFINASI SURAT NIAT (LETTER OF INTENT) DAN SURAT SETUJUTERIMA (LETTER OF ACCEPTANCE) 3.1 Surat Niat Surat Niat ialah surat yang dihantar kepada kontraktor dalam mana kandungannya meliputi kenyataan untuk menerima tawaran kontraktor tersebut tertakluk kepada syarat-syarat dan keperluan-keperluan Kerajaan yang dikehendaki dipatuhi oleh kontraktor melalui rundingan-rundingan. Surat Niat ini tidak mengikat Kerajaan kepada satu perjanjian kontrak dan tidak juga memberi sebarang implikasi bahawa sesuatu kontrak telah wujud. 3.2 Surat Setujuterima Surat Setujuterima ialah satu surat yang megesahkan peneriman sesuatu tawaran berasaskan kepada syarat-syarat yang telah ditetapkan di dalam Dokumen Tender, Dokumen Kontrak yang telah dikeluarkan terdahulu, syarat-syarat yang telah dipersetujui di dalam Surat Niat dan apa-apa syarat lain yang telah dipersetujui melalui rundingan-rundingan sebelumnya. Sehubungan dengan ini apa-apa syarat yang telah dipersetujui sebelumnya adalah dinyatakan dengan jelas dan persetujuan-persetujuan tersebut adalah merupakan sebahagian daripada perjanjian kontrak. Surat Setujuterima ialah satu dokumen perundangan yang sah adalah merupakan sebahagian daripada kontrak. 4. PERATURAN-PERATURAN BAGI MENGELUARKAN SURAT NIAT DAN SURAT SETUJUTERIMA 4.1 Kementerian-kementerian, Jabatan-jabatan dan Badan-badan Berkanun adalah dikehendaki mengikuti peraturan-peraturan berikut dalam mengeluarkan Surat Niat dan/atau Surat Setujuterima:- 4.1.1 Surat Niat Jika Kementerian-kementerian, Jabatan-jabatan dan Badan-badan Berkanun bercadang menerima sesuatu tawaran tetapi dengan beberapa syarat yang mesti dipatuhi oleh kontraktor terlebih dahulu, maka Surat Niat hendaklah dikeluarkan. Bagi maksud ini Kamenterian-kementerian, Jabatan-jabatan dan Badan-badan Berkanun hendaklah menggunakan contoh Surat Niat seperti yang dilampirkan di Lampiran `A'. Apa-apa pindaan bolehlah dibuat kepada perenggan 2 contoh Surat Niat di Lampiran `A'jika difikirkan perlu tetapi perkara-perkara lain di dalam contoh Surat Niat ini hendaklah Niat yang dikeluarkan.

Sebelum Surat Niat dikeluarkan, Kementerian-kementerian, Jabatan-jabatan dan Badan-badan Berkanun tidaklah boleh membuat apa-apa perhubungan dengan penender yang boleh menjejaskan hasil penilaian ke atas sesuatu tawaran yang diterima. 4.1.2 Surat Setujuterima Setelah semua rundingan-rundingan selesai dan persetujuan-persetujuan dicapai, satu surat hendaklah dihantar kepada kontraktor meminta pengesahanan secara bertulis terhadap hasil persetujuan-persetujuan yang telah dicapai itu. Setelah menerima tersebut daripada kontraktor dan apabila didapati tidak ada lagi perkara-perkara yang perlu dirundingkan Surat Setujuterima hendaklah dikeluarkan. Bagi maksud ini Kementerian-kementerian, Jabatan-jabatan dan Badan-badan Berkanun hendaklah menggunakan Surat Setujuterima seperti contoh di Lampiran `B'. 5. RUJUKAN KEPADA KEMENTERIAN KEWANGAN 5.1 Bagi tender-tender yang bernilai $15 juta keatas, deraf Surat Niat (Letter of Intent) hendaklah dikemukakan kepada Kementerian ini untuk dipertimbangkan bersama-sama dengan perakuan Kementerian/Jabatan/Badan-badan Berkanun bagi sesuatu tender itu. Ini adalah perlu bagi mengelak daripada apa-apa kelewatan di dalam urusan tender. 5.2 Seterusnya sebelum Surat Setujuterima (Letter of Acceptance dikeluarkan kepada penender yang berjaya, deraf Surat tersebut hendaklah juga dikemukakan kepada Kementerian ini bagi persetujuan terlebih dahulu. 6. Untuk menentukan yang kontrak-kontrak dapat diadakan dengan ketepatan masa, Kementerian-kementerian/Jabatan dan Badan Badan-badan Berkanun perlulah merancang sesuatu tender itu dengan baik dengan mengambil perhatian masa tambahan yang terlibat di bawah peraturan ini. 7. Surat Pekeliling ini adalah berkuatkuasa dengan serta merta. "BERKHIDMAT UNTUK NEGARA" Saya yang menurut perintah, (HELMI BIN MOHD. NOOR) Bahagian Pengurusan Kontrak dan Bekalan, b.p. Ketua Setiausaha, Kementerian Kewangan Malaysia.

Lampiran `A' SURAT NIAT .................... .................... .................... Tuan, Per: ............................................ ............................................ Merujuk tender tuan untuk *Kerja-kerja/Pembekalan yang tersebut di atas, Kerajaan Makysia ingin memberitahu tuan bahawa pada amnya terma-terma tender tuan khususnya butiran yang berikut bolehlah diterima oleh Kerajaan. Butiran-butiran itu adalah seperti berikut: ..................................... ..................................... ..................................... ..................................... 2. Namun demikian Kerajaan tidak dapat menerima tender tuan tanpa perbincangan/rundingan yang lanjut dengan tuan berhubung dengan terma-terma lain yang tertentu Kontrak yang dicadangkan itu, terutama sekali terma-terma berhubung dengan perkara-perkara yang berikut: *2.1 Kehendak-kehendak dagangan-balas; *2.2 Pembiayaan Kontrak yang dicadangkan; *2.3 Penyertaan orang-orang tempatan/Bumiputera; *2.4 Pemindahan teknologi kepada/latihan orang tempatan; *2.5 Terma-terma pembayaran; *2.6 Kandungan tempatan - berhubung dengan misalnya bahan-bahan, pengembaraan, pengangkutan, insurans dan lain-lain; *2.7 ...................................................... 3. Bagi tujuan perbincangan/rundingan, Kerajaan mencadangkan mengatur suatu siri mesyuarat di antara wakil-wakil Kerajaan dengan pihak tuan. Jika tuan bersetuju membincang/merunding dengan Kerajaan persetujuan tuan adalah bahawa terma-terma yang disebut dalam perenggan 1 di atas tetap tidak akan diubahkan, kecuali jika kedua-dua pihak bersetuju dengan pertukaran terma-terma itu semasa rundingan.

4. Sila nyatakan secara rasmi persetujuan tuan untuk berbincang *dalam tempoh .................... hari daripada tarikh surat ini/tidak lewat daripada ....................Jika tuan bersetuju, tarikh-tarikh mesyuarat akan dipastikan dengan kita saling bersetuju. 5 . Surat ini hanyalah suatu surat niat dan hendaklah tidak ditafsirkan dalam apa-apa cara jua sebagai mengikat Kerajaan. Yang benar, ................... *Potong jika tidak berkenaan. LAMPIRAN `A' LETTER OF INTENT ............................ ............................ ............................ Dear Sir, Re:.................................... .................................... With reference to your tender for the above mentioned *Works/Supply the Government of Malaysia wishes to indicate to you that generally the terms of your tender especially the following items are acceptable to the Government. The items are as follows:- .............................................. .............................................. .............................................. .............................................. 2. The Government however is unable to accept your tender without further discussion/negotiation with you in relation to other specific terms of the proposed Contract, in particular the terms relating to the following matters:- 2.1 Countertrade requirements; 2.2 Financing of the proposed Contract; 2.3 Local/Bumiputera participation; 2.4 Transfer of technology to/training of locals; 2.5 Terms of payment; 2.6 Local content - in respect of eg. materials, travel, transportation, insurance etc.;

2.7 .................................................... 3. For the purpose of discussion/negotiation, the Government propose to arrange a series of meetings between the Government's representatives and yourselves. If you agree to discuss/negotiate with the Government your agreement shall be on the basis that the terms referred to in paragraph 1 above shall remain unchanged, unless both parties agree to the changes in the terms during negotiation. 4. Please indicate officially your agreement to discuss/negotiate *within ..................days from the date of this letter not later than ................... If you do agree, the dates of the meeting will be determined upon mutual agreement. 5 . This is a mere letter of intent and shall not be construed to bind the Government in any manner whatsoever. Yours truly, .................... *Delete if not applicable. LAMPIRAN `B' SURAT SETUJUTERIMA ................................ ................................. ........................ ......................... ......................... ......................... Tuan, Per :.......................... .......................... * 1. (A) Merujuk kepada tender tuan untuk *Kerja-kerja/Pembekalan yang tersebut di atas, Kerajaan Malaysia dengan ini memberitahu tuan dengan sukacitanya bahawa Kerajaan telah besetuju menerima tender tuan. * (B) Merujuk kepada tender tuan untuk

*Kerja-kerja/Pembekalan yang tersebut diatas dan rundingan yang telah di adakan antara wakil-wakil Kerajaan dengan pihak tuan pada........ di.................... dimana telahpun dipersetujui oleh kedua-dua pihak bahawa terma-terma sebagaimana yang terkandung dalam Lampiran bersama-sama ini dianggap sebagai menjadi sebahagian terma-terma tender dan yang terma-terma tendernya hendaklah, setakat memasukkan terma-terma yang terkandung dalam Lampiran itu, diubahsuaikan, Kerajaan Malaysia dengan ini memberitahu tuan dengan sukacitanya bahawa Kerajaan Malaysia bersetuju menerima tender tuan sebagaimana yang diubahsuaikan. 2. Dengan penerimaan tender tuan oleh Kerajaan tuan adalah dinasihatkan bahawa suatu ikatan Kontrak terujud di antara Kerajaan dengan tuan. Suatu Kontrak rasmi akan disempurnakan kemudiannya dengan memasukkan semua terma-terma tender sebagaimana yang diubahsuaikan. Tuan akan diberitahu kelak oleh Kerajaan apabila Dokumen-dokumen Kontrak adalah siap sedia untuk ditandatangani oleh tuan. 3. Tuan adalah diingatkan bahawa mengikut *Syarat-syarat Tender tuan adalah dikehendaki membuat yang berikut: *3.1 Mendepositkan suatu Bon Prestasi dalam bentuk gerenti bank yang tak boleh batal dari sebuah bank yang ditubuhkan di Malaysia dengan amaun sebanyak sebanyak............... yang merupakan lima (5) peratus Jumlah Wang Tender dalam tempoh .......................................; *3.2 Mendepositkan dengan Kerajaan, Pampasan Pekerja-pekerja dan Polisi-polisi insurans dalam tempoh..................dan mengemukakan bagi tujuan pemeriksaan resit-resit bagi premium-premium yang telah dibayar; *3.3 ........................................................ Apa-apa kegagalan mematuhi kehendak-kehandak perenggan 3 ini dalam tempoh masa yang dinyatakan, kecuali jika diabaikan dengan nyata oleh Kerajaan, akan menyebabkan penerimaan ini terbatal dan selepas itu Kerajaan tidaklah dengan apa-apa cara juga bertanggungjawab kepada tuan. *4. Tarikh pemilikan tapak, sebagaimana yang disebut dalam Syarat-syarat Kontrak adalah pada......................... tetapi tiada apa-apa kerja di bawah Kontrak ini boleh dimulakan kecuali dan sehingga tuan telah mematuhi peruntukan perenggan 3 di atas. 5. Surat ini dihantar kepada tuan dalam *dua/tiga salinan. Sila pulangkan *surat asal/dan salinan kedua setelah ditandatangani dan disaksikan dengan sempurnanya di tempat yang sesuai kepada pejabat ini dan satu salinan untuk simpanan tuan. Yang benar, .....................

Yang bertandatangan di bawah ini dengan mengakui peneriman surat tersebut di atas, salinan yang mana telahpun disimpan dan mengesahkan bahawa *tiada apa-apa terma, syarat atau stipulasi tambahan kepada yang terkandung dalam Jadual Dokumen-dokumen Tender telah dikenakan dengan keluaran surat tersebut/kandungan perenggan 1(B) di atas adalah merupakan keseluruhan tender yang bertandatangan di bawah ini. ..................... ...................... (Kontraktor) (Saksi) Alamat: ................. Alamat: .................. ................. .................. ................. .................. Tarikh ................. Tarikh: ................... *Potong/ubahsuai/tambah di mana perlu. LAMPIRAN `B' LETTER OF ACCEPTANCE .......................... .......................... ........................ ........................ ........................ ........................ Dear Sir, Re: .................................... ..................................... *1. (A) With reference to your tender for the above mentioned *Works/Supply, the Government of Malaysia hereby is pleased to inform you that the Government has agreed to accept your tender, 1. (B) With reference to your tender for the above mentioned *Works/Supply and negotiations held between the Government's representatives and yourselves on the..................... at......................... whereby it was agreed by both that the terms as contained in the Annexure hereto be deemed to be part of the terms of tender and which terms of tender shall, to the extent of incorporating the terms as contained in the Annexure, be modified, the Government of Malaysia hereby, is pleased to inform you that the Government has agreed to accept your tender as modified. 2. With the Government's acceptance of your tender you are advised that there is now a binding Contract between the Goverment and yourselves. A formal Contract will

subsequently be executed incorporating all the terms of tender as modified. You will be notified by the Government when the Contract Documents are ready for your signature. 3. Please be reminded that in accordance with the *Conditions of Tendering you are required to do the following:- *3.1 To deposit a Performance Bond in the form of an irrevocable bank guarantee from a bank established in Malaysia in the amount of ...................being five (5) per cent of the Tender Sum within ........................... *3.2 To deposit with the Government, the Workmen's Compensation and Insurance Policies within................ and to produce for inspection to receipts for the premiums paid; *3.3 ........................................................... Any failure to comply with the requirements of this paragraph 3 within the stipulated time, unless expressly waived by the Government, will render this acceptance revoked and thenceforth the Government shall not be liable to you in any way whatsoever. *4. The date for possession of site, as referred to in the Conditions of Contract shall be.......................... but no work under this Contract shall commence unless and until you have complied with the provisions of paragraph 3 above. 5. This letter is sent to you in *duplicate/triplicate. Please return *original/and second copies duly signed and witnessed where indicated to this office and retain the copy. Yours truly, ......................... The undersigned hereby acknowledges receipt of the above letter, copy of which has been retained and confirms that *no terms, conditions or stipulations additional to those contained in the Tender Table Documents have been imposed by the issue of the said letter/the contents of paragraph 1(B) above constitutes the totality of the undersigned's tender. ........................... ........................... (Contractor) (Witness) Address: ......................... Address: .................... ......................... .................... ......................... .................... Date : ......................... Date : .................... *Delete/modify/add wherever necessary.