SISTEM PENGURUSAN DAN FAIL PERKHIDMATAN BIMBINGAN DAN KAUNSELINGSISTEM PENGURUSAN DAN FAIL

Sistem pengurusan dan fail perkhidmatan bimbingan dan kaunseling ini terbahagi kepada tiga bahagian penting iaitu :

1. Pengurusan Buku Rekod Perkhidmatan Bimbingan dan Kaunseling2. Pengurusan Perkhidmatan Bimbingan / Kaunseling Individu atau Kelompok3. Pengurusan Fail-fail Perkhidmatan Bimbingan dan Kaunseling

1. Pengurusan Buku Rekod Perkhidmatan Bimbingan dan Kaunseling

Semua Guru Bimbingan / Kaunseling perlu memiliki Buku Rekod Perkhidmatan Bimbingan dan Kaunseling yang tersendiri. Semua aktiviti yang dikendalikan oleh Guru Kaunseling / Guru Bimbingan samada Bimbingan / Kaunseling Individu atau Kelompok hendaklah direkodkan dalam Buku Rekod Perkhidmatan Bimbingan dan Kaunseling dan juga fail-fail khas yang perlu diwujudkan. Begitu juga dengan aktiviti lain seperti menghadiri mesyuarat, membuat tinjauan dan penyelidikan, pengurusan bilik dan fail, memberi ceramah atau taklimat, perbincangan profesional dan sebagainya hendaklah juga direkodkan dalam buku tersebut.

Pengrekodan semua aktiviti tersebut adalah sangat penting kerana ia :

a. Menjadi bahan dokumentasi kerja dan aktiviti yang dilakukan oleh seseorang Guru Bimbingan / Kaunseling. b. Memudahkan kerja-kerja Guru Bimbingan/ Kaunseling untuk merujuk semula semua aktiviti yang telah dilaksanakan terutama bagi Perkhidmatan Sesi Bimbingan / Kaunseling.c. Memudahkan pihak Jemaah Nazir, Kementerian Pelajaran, Jabatan Pelajaran, Pejabat Pelajaran serta pihak pengurusan sekolah menjalankan penyemakan dan penyeliaan terhadap tugas-tugas yang telah dilaksanakan oleh Guru Bimbingan / Kaunseling.d. Memudahkan Guru Bimbingan / Kaunseling yang akan berpindah menyerahkan tugas kepada Guru Bimbingan / Kaunseling yang baru.e. Memudahkan Guru Bimbingan / Kaunseling merumuskan aktiviti yang telah dilaksanakan mengikut mingguan, bulanan dan tahunan.

Dalam Buku Rekod Perkhidmatan Bimbingan dan Kaunseling terdapat beberapa bahagian penting yang perlu diisi lengkapkan oleh seseorang Guru Bimbingan / Kaunseling. Antara bahagian yang penting adalah seperti :-

1. Rancangan Tahunan Aktiviti Bimbingan dan Kaunseling yang berdasarkan kepada penyelidikan dan keperluan sekolah. Rancangan tahunan ini mestilah merangkumi kelapan-lapan bidang yang ada dalam bidang perkhidmatan bimbingan dan kaunseling.2. Jadual Perkhidmatan Bimbingan dan Kaunseling yang perlu diisi dan diatur sendiri Guru Bimbingan / Kaunseling berdasarkan kepada keperluan perkhidmatan di sekolah masing-masing. Jadual ini mestilah merangkumi pengurusan dan pentadbiran, sesi bimbingan / kaunseling individu, sesi bimbingan / kaunseling kelompok, konsultansi, aktiviti kelab / persatuan yang berkaitan.3. Laporan aktiviti harian 4. Analisis Rekod Mingguan Sesi Bimbingan / Kaunseling Individu, Sesi Bimbingan / Kaunseling Kelompok dan program.5. Analisis Rekod Bulanan Sesi Bimbingan / Kaunseling Individu, Sesi Bimbingan / Kaunseling Kelompok dan program.6. Analisis Rekod Tahunan Sesi Bimbingan / Kaunseling Individu, Sesi Bimbingan / Kaunseling Kelompok dan program.7. Anggaran perbelanjaan program-program yang perlu dirancang berdasarkan keperluan dan peruntukan kewangan yang diperolehi dalam tahun semasa.

Semua aktiviti harian yang telah dilaksanakan oleh seseorang Guru Bimbingan / Kaunseling hendaklah direkodkan dalam ruangan catatan Rekod Harian Perkhidmatan Bimbingan dan Kaunseling dalam Buku Rekod Perkhidmatan Bimbingan dan Kaunseling. Dalam ruangan Rekod Harian, ia terbahagi kepada dua bahagian utama iaitu :

1. Rekod Sesi Bimbingan / Kaunseling2. Rekod Program

Bahagian Rekod Bimbingan / Kaunseling ia mengandungi perkara-perkara masa perkhidmatan, nombor rujukan klien, jantina dan bangsa klien serta jenis kes bimbingan / kaunseling. Bahagian nombor rujukan klien hendaklah sama dengan nombor rujukan klien dalam sistem fail kaunseling individu / kelompok klien. Manakala bahagian jantina dan bangsa klien hendaklah ditulis bilangan klien yang menghadiri sesi bimbingan atau kaunseling berkenaan.

Manakala bahagian Rekod Program ia mengandungi masa aktiviti, bidang aktiviti tersebut, objektif aktiviti tersebut, jenis aktiviti yang dilaksanakan dan kumpulan sasaran yang terlibat dalam aktiviti tersebut. Semua aktiviti pengurusan profesional yang terlibat dalam Perkhidmatan Bimbingan dan Kaunseling hendaklah direkodkan dalam ruangan ini.

Contoh merekod aktiviti harian seseorang Guru Bimbingan / Kaunseling adalah seperti di bawah :-

CONTOH REKOD HARIANPERKHIDMATAN BIMBINGAN DAN KAUNSELING

Tarikh : 5 Januari , 2007Hari : Selasa

SESI BIMBINGAN / KAUNSELING

MasaNo.RujukanLelakiPerempuanKes Bimbingan / Kaunseling

MCILLMCILLAKPSKGPKDDHIV

10.30- 11.10 pgKK / M / 001431_/

2.00 2.40 ptgKI / A / 0021_/

PROGRAM

MasaBidangObjektifProgram / AktivitiSasaran

8.00- 10.00PengurusanPenggunaan Buku Buku Rekod Perkhidmatan BKMesyuarat di Pejabat Pelajaran DaerahGBKSM Daerah

11.30- 12.20 tghAkademikMeningkatkan kemahiran mengingat Bengkel Kemahiran MengingatTing. 2M(Kelas Ganti)

3.00 -3.30 ptgPengurusanMendapatkan pandangan berkaitan tingkhlaku muridPerbincangan Profesional dengan PK HEMPK HEM

3.30 -4.00 ptg

KerjayaMelengkapkan maklumat kerjaya bidang teknikalMelayari InternetPelajar

Petunjuk : KI Kaunseling Individu KK Kaunseling Kelompok BI Bimbingan Individu BK Bimbingan Kelompok Kes Bimbingan / : A Akademik K Kerjaya PS Psikososial KG Keluarga Kaunseling P Peribadi KD Disiplin D Dadah /Rokok HIV Hiv dan Aids

Mengikut contoh laporan aktiviti harian yang dilaksanakan oleh seseorang Guru Bimbingan / Kaunseling di atas beliau telah :-

1. Menghadiri satu mesyuarat di Pejabat pelajaran Daerah berkaitan dengan Penggunaan Buku Rekod Perkhidmatan Bimbingan dan Kaunseling pada jam 8.00 hingga 10.00 pagi.

2. Menjalankan satu sesi kaunseling kelompok seramai 8 orang yang terdiri 4 orang murid Melayu, 3 orang murid Cina dan 1 orang murid India pada jam 10.30 -11.10 pagi. Sesi kaunseling ini berkaitan dengan kes akademik dan diketuai oleh murid yang bernama Mohd Farid b. Mohd Kamal.

3. Menjadi Guru Ganti kepada kelas Tingkatan 3M pada jam 11.30 12.20 tgh dan telah melaksanakan bengkel kemahiran mengingat. Sebaik-baiknya Guru Bimbingan / Kaunseling berkenaan mesti mempunyai satu senarai semak kelas ganti pada sesuatu tahun berkenaan untuk memastikan berlaku kesinambungan kemahiran yang telah diterapkan dalam sesuatu kelas.

4. Menjalankan satu sesi kaunseling individu kepada Ahmad bin Ali berkaitan dengan kes disiplin pada jam 2.00 2.40 petang.

5. Berjumpa dengan PK HEM berbincang secara profesional berkaitan dengan tingkahlaku murid di sekolah pada jam 3.00 3.30 petang.

6. Melayari internet untuk mendapatkan maklumat berkaitan kerjaya dalam bidang teknikal bagi melengkapkan lagi maklumat kerjaya dalam bilik kaunseling pada jam 3.30 4.00 petang.

2.1 Rekod Daftar Bimbingan / Kaunseling KelompokLampiran 2

REKOD DAFTAR BIMBINGAN / KAUNSELING KELOMPOK

BilNama KetuaNo Kad PengenalanNo.Rujukan KelompokTarikh DaftarTingkatanGuru Bim,bingan / Kaunseling

Rekod Daftar Kaunseling Individu

Lampiran 1REKOD DAFTAR BIMBINGAN / KAUNSELING INDIVIDU

BilNama KlienNo. Kad PengenalanNo. RujukanTarikh daftarTingkatanGuru Bimbingan / Kaunseling

Fail Pengurusan terbahagi kepada 5 jenis iaitu :-

1. Pengurusan AmSemua surat-surat rasmi yang diberikan kepada Unit Bimbingan dan Kaunseling yang bukan berkaitan dengan Perkhidmatan Bimbingan dan Kaunseling hendaklah disimpan dalam fail ini. Misalnya, a. Aktiviti Khidmat Masyarakat bersama YBb. Pertandingan Melukis Poster Anjuran Rukun Tetanggac. Sebutharga penginapan dan makan di Kem Wajatid. Laman Web untuk pelajar, dan sebagainya2. Pekeliling

Semua surat pekeliling atau surat siaran yang berkaitan dengan Perkhidmatan Bimbingan dan Kaunseling samada yang dikeluarkan oleh Kementerian Pelajaran, Jabatan Pelajaran Negeri dan Pejabat Pelajaran Daerah.

3. Pendidikan, Kerjaya dan Latihan

Semua surat yang berkaitan dengan pendidikan, pendidikan lanjutan, permohonan borang, peluang latihan dan kerjaya. Surat yang berkaitan dengan tawaran biasiswa juga boleh dimasukkan dalam fail ini. Surat-surat berkaitan mungkin dikeluarkan oleh pihak-pihak seperti berikut :-

a. Bahagian Permohonan Kemasukan Pelajar (BPKP)b. Bahagian Matrikulasic. Politeknikd. PTPTNe. IPTA/ IPTSf. Kolej-kolej swastag. Petronash. Telekom

4. Program Pembangunan Murid

Semua surat rasmi yang berkaitan program pembangunan murid yang dikeluarkan oleh Kementerian Pelajaran, Jabatan Pelajaran Negeri dan Pejabat Pelajaran Negeri. Ini termasuk juga semua surat surat rasmi panggilan mesyuarat berkaitan dengan program pembangunan murid. Misalnya surat-surat program rasmi yang berkaitan seperti :-

a. Kepimpinan Pengawasb. Perhimpunan Pembimbing Rakan Sebayac. Anugerah Kecemerlangan Muridd. Eksplorasi Kecemerlangan Anak Pedalamane. Elit Pra Uf. Jejak Kegemilangang. Eksplorasi Kerjayah. Motivasi Kecemerlangani. Kaunseling Kerjayaj. Jati Dirik. Seminar Pembelajaran, dan sebagainya

5. Program Pembangunan Staf dan Mesyuarat

Surat-surat rasmi yang berkaitan program pembangunan staf kepada Guru Bimbingan dan Kaunseling seperti :-

a. Kursus Peningkatan Profesionalisme Guru Bimbingan dan kaunselingb. Seminar Pemantapan Perkhidmatan Bimbingan dan Kaunselingc. Taklimat Penggunaan Buku Rekod Perkhidmatan Bimbingan dan Kaunselingd. Persidangan Majlis Guru Kaunseling Kebangsaane. Mesyuarat Pembangunan Intelektual Guru Bimbingan dan Kaunseling

B. Fail Bidang

Setiap fail bidang digunakan untuk menyimpan segala maklumat yang berkaitan dengan bidang berkenaan, misalnya :-

1. Kertas kerja programPakej-pakej pembelajaran2. Bahan-bahan atau maklumat berkaitan3. senarai jawatankuasa 10. Data-data4. Modul latihan5. Laporan Program6. Penilaian Program7. Penyelidikan8. Minit mesyuarat