sajamoon a/p boon chooi abdul malek bin hassan …

DILULUSKAN OLEH

NAMA

JAWATAN

TARIKH

DISEDIAKAN OLEH

SAJAMOON A/P BOON CHOOI

PEGAWAI PENGURUSAN KUALITI

ABDUL MALEK BIN HASSAN

PENGARAH

03 Ogos 2021 23 September 2021

ii

Profil Sistem Pengurusan Organisasi Pendidikan MS ISO 21001:2018 No. Rujukan: PTSS – PSPOP – 01 Tarikh Kuatkuasa: 24 September 2021 Keluaran: 01 Pindaan: 02

KANDUNGAN

A SENARAI EDARAN 1

B SENARAI PROSEDUR KUALITI DAN ARAHAN KERJA 2

1.0 PENGENALAN

1.1 UMUM 4

1.2 TUJUAN PROFIL SISTEM PENGURUSAN ORGANISASI PENDIDIKAN 4

1.3 PENYEDIAAN, PENGUATKUASAAN DAN PENGEDARAN 4

1.4 PENYELARASAN PINDAAN 5

1.5 BAHAN RUJUKAN BERKAITAN 5

2.0 MAKLUMAT MENGENAI ORGANISASI

2.1 LATAR BELAKANG ORGANISASI 6

2.2 PIAGAM PELANGGAN 6

2.3 AKTIVITI ORGANISASI 7

2.4 VISI 7

2.5 MISI 7

2.6 STRUKTUR ORGANISASI 8

3.0 SKOP PELAKSANAAN, DASAR KUALITI DAN OBJEKTIF KUALITI

3.1 SKOP PELAKSANAAN 9

3.2 PENGECUALIAN SKOP PELAKSANAAN 10

3.3 DASAR KUALITI 11

3.4 OBJEKTIF-OBJEKTIF KUALITI 11

4.0 KONTEKS ORGANISASI

4.1 MEMAHAMI ORGANISASI DAN KONTEKSNYA 12

4.2 MEMAHAMI KEPERLUAN DAN JANGKAAN PIHAK

BERKEPENTINGAN

14

4.3 SKOP SISTEM PENGURUSAN ORGANISASI PENDIDIKAN 15

4.4 SISTEM PENGURUSAN ORGANISASI PENDIDIKAN 15

5.0 KEPIMPINAN

5.1 KEPIMPINAN DAN KOMITMEN

5.1.1 Umum 19

5.1.2 Fokus Kepada Pelajar dan Pihak Berkepentingan 20

5.1.3 Syarat Tambahan untuk Pendidikan Berkeperluan Khas 20

5.2 DASAR SISTEM PENGURUSAN ORGANISASI PENDIDIKAN (SPOP)

5.2.1 Membangunkan Dasar SPOP 21

5.2.2 Mengkomunikasikan Dasar SPOP 22

5.3 PERANAN, TANGGUNGJAWAB DAN BIDANG KUASA ORGANISASI 22

6.0 PERANCANGAN

6.1 TINDAKAN MENYATAKAN RISIKO DAN PELUANG 24

6.2 TERAS STRATEGIK DAN OBJEKTIF STRATEGIK ORGANISASI

PENDIDIKAN SERTA PERANCANGAN PELAKSANAANNYA 25

6.3 PERANCANGAN PERUBAHAN 29

7.0 SOKONGAN

7.1 SUMBER

7.1.1 Umum 30

7.1.2 Modal Insan 30

7.1.3 Prasarana 30

7.1.4 Persekitaran Untuk Operasi Proses Pendidikan 31

7.1.5 Pemantauan Dan Pengukuran Sumber 31

7.1.6 Pengetahuan Organisasi 32

7.2 KOMPETENSI/ KECEKAPAN 32

iii


7.3 KESEDARAN 33

7.4 KOMUNIKASI 34

7.5 MAKLUMAT DIDOKUMENTASIKAN

7.5.1 Umum 34

7.5.2 Mewujudkan Dan Mengemaskini 35

7.5.3 Kawalan Maklumat Yang Didokumenkan 36

8.0 OPERASI

8.1 PERANCANGAN OPERASI DAN KAWALAN 37

8.2 KEPERLUAN PRODUK DAN PERKHIDMATAN BAGI PENDIDIKAN

8.2.1 Menentukan Keperluan Berkaitan Produk Dan Perkhidmatan

Bagi Pendidikan

38

8.2.2 Komunikasi Keperluan Kepada Produk Dan Perkhidmatan Bagi

Pendidikan

38

8.2.3 Perubahan Kepada Keperluan Produk Dan Perkhidmatan Bagi

Pendidikan

39

8.3 REKABENTUK DAN PEMBANGUNAN PRODUK DAN

PERKHIDMATAN BAGI PENDIDIKAN

39

8.4 KAWALAN TERHADAP PROSES, PRODUK DAN PERKHIDMATAN

SEDIAAN LUAR

8.4.1 Umum 39

8.4.2 Jenis Dan Takat Kawalan 40

8.4.3 Maklumat Untuk Penyedia Luar 40

8.5 PENYEDIAAN PENGELUARAN DAN PERKHIDMATAN

8.5.1 Kawalan Penyediaan Pengeluaran Dan Perkhidmatan 41

8.5.2 Pengenalpastian Dan Kebolehkesanan 42

8.5.3 Harta Kepunyaan Pelanggan Atau Penyedia Luar 42

8.5.4 Pemeliharaan 43

8.5.5 Perlindungan Dan Ketelusan Data Pelajar 43

8.5.6 Kawalan Perubahan Terhadap Produk Dan Perkhidmatan

Pendidikan

43

8.6 PELEPASAN PRODUK DAN PERKHIDMATAN PENDIDIKAN 44

8.7 KAWALAN KETAKAKURAN OUTPUT 44

9.0 PENILAIAN PRESTASI

9.1 PEMANTAUAN, PENGUKURAN, ANALISA DAN PENILAIAN

9.1.1 Umum 46

9.1.2 Kepuasan Pelanggan, Pihak Berkepentingan Dan Staf 46

9.1.3 Keperluan Pemantauan Dan Pengukuran Lain 47

9.1.4 Kaedah Pemantauan, Pengukuran, Analisa Dan Penilaian 47

9.1.5 Analisis Dan Penilaian 47

9.2 AUDIT DALAMAN 48

9.3 KAJIAN SEMULA PENGURUSAN

9.3.1 Umum 49

9.3.2 Input Kajian Semula Pengurusan 49

9.3.3 Output Kajian Semula Pengurusan 50

10.0 PENAMBAHBAIKAN

10.1 KETAKAKURAN DAN TINDAKAN PEMBETULAN 51

10.2 PENAMBAHBAIKAN BERTERUSAN 51

10.3 PELUANG KEPADA PENAMBAHBAIKAN 52

1


A. SENARAI EDARAN PROFIL SISTEM PENGURUSAN KUALITI

BIL NO. SALINAN TERKAWAL

PEMEGANG DOKUMEN

1. 01 PENGARAH

2. 02 TIMBALAN PENGARAH AKADEMIK

3. 03 TIMBALAN PENGARAH SOKONGAN AKADEMIK

4. 04 PEGAWAI PENGURUSAN KUALITI

2


B. SENARAI PROSEDUR KUALITI DAN ARAHAN KERJA

Profil dan Prosedur Kerja Sokongan

BIL NOMBOR DOKUMEN TAJUK

1. PTSS – PSPOP – 01 Profil Sistem Pengurusan Organisasi Pendidikan (SPOP)

2. PTSS – PK – PS – 01 Penyediaan Belanjawan Tahunan

3. PTSS – PK – PS – 02 Kawalan Maklumat Didokumentasikan

4. PTSS – PK – PS – 03 Pengurusan Perolehan Bekalan/ Perkhidmatan

5. PTSS – PK – PS – 04 Pengendalian Maklumbalas Pelanggan

6. PTSS – PK – PS – 05 Kawalan Terhadap Ketidakpatuhan Pemberian Perkhidmatan Pendidikan

7. PTSS – PK – PS – 06 Pengendalian Audit Dalaman

8. PTSS – PK – PS – 07 Perancangan dan Pengurusan Latihan Staf

9. PTSS – PK – PS – 08 Pengurusan Risiko dan Peluang

10. PTSS – PK – PS – 09 Pengurusan Penyelenggaraan Infrastruktur dan Peralatan

11. PTSS – PK – PS – 10 Ketakakuran dan Tindakan Pembetulan

12. PTSS – PK – PS – 11 Pengurusan Kamsis

13. PTSS – PK – PS – 12 Pengurusan Penyelenggaraan Perkakasan Komputer dan Sistem Rangkaian

14. PTSS – PK – PS – 13 Pengurusan Pusat Sumber

3


Prosedur Kerja Pemberian Perkhidmatan Pendidikan

BIL NOMBOR DOKUMEN TAJUK

1. PTSS – PK – PPP – 01 Perancangan Aktiviti PPP PTSS

2. PTSS – PK – PPP – 02 Penyediaan Jadual Waktu

3. PTSS – PK – PPP – 03 Pengurusan Pendaftaran Pelajar

4. PTSS – PK – PPP – 04 Pengendalian Program Minggu Haluan Siswa

5. PTSS – PK – PPP – 05 Proses Pengajaran dan Pembelajaran

6. PTSS – PK – PPP – 06 Pendaftaran Kursus

7. PTSS – PK – PPP – 07 Perancangan dan Pelaksanaan Latihan Industri

8. PTSS – PK – PPP – 08 Proses Pengurusan Peperiksaan

9. PTSS – PK – PPP – 09 Khidmat Bimbingan dan Kaunseling

10. PTSS – PK – PPP – 10 Pengurusan Disiplin Pelajar

11. PTSS – PK – PPP – 11 Penilaian Proses Pengajaran dan Pembelajaran (PdP)

4


1.0 PENGENALAN

1.1 UMUM

Profil Sistem Pengurusan Organisasi Pendidikan ISO 21001:2018 ini adalah

dokumen utama dalam pelaksanaan Sistem Pengurusan Organisasi Pendidikan di

Politeknik Tuanku Syed Sirajuddin (PTSS). Profil Sistem Pengurusan Organisasi

Pendidikan ini disediakan untuk memenuhi matlamat dan objektif PTSS sebagai

institusi pendidikan bagi memberi perkhidmatan kepada pelanggan selaras dengan

keperluan Standard ISO 21001:2018. Profil ini mengandungi struktur organisasi,

dasar kualiti, objektif kualiti dan prinsip asas yang memandu pelaksanaan proses

Pemberian Perkhidmatan Pendidikan (PPP) bagi peringkat diploma dan sijil.

Sistem Pengurusan Organisasi Pendidikan Profil ini diperlengkapkan lagi dengan

dokumen-dokumen prosedur kualiti dan arahan kerja serta dokumen-dokumen

sokongan yang berkaitan seperti akta-akta tertentu, pekeliling, garis panduan dan

borang-borang bagi melancarkan pelaksanaan Sistem Pengurusan Organisasi

Pendidikan PTSS.

1.2 TUJUAN PROFIL SISTEM PENGURUSAN ORGANISASI PENDIDIKAN

Profil Sistem Pengurusan Kualiti ini bertujuan untuk:

a) Menerangkan maklumat am mengenai PTSS.

b) Menjelaskan secara ringkas Sistem Pengurusan Organisasi Pendidikan ISO

21001:2018 yang dilaksanakan dalam pengurusan Pemberian Perkhidmatan

Pendidikan.

c) Menggariskan dasar kualiti dan keperluan kualiti bagi setiap aktiviti berkaitan

dengan pengurusan Pemberian Perkhidmatan Pendidikan yang

dilaksanakan dalam memenuhi keperluan Standard ISO 21001:2018.

1.3 PENYEDIAAN, PENGUATKUASAAN DAN PENGEDARAN

Profil Sistem Pengurusan Organisasi Pendidikan ini hanya terpakai dan

berkuatkuasa setelah diluluskan dan ditandatangani oleh Pengarah PTSS. Profil

Sistem Pengurusan Organisasi Pendidikan ini adalah DOKUMEN TERKAWAL

dan semua peraturan dalam pengendalian dokumen adalah tertakluk kepada

peraturan-peraturan yang tertera dalam prosedur kerja Kawalan Dokumen.

Dokumen asal Profil Sistem Pengurusan Organisasi Pendidikan ini adalah seperti

senarai edaran yang disediakan dan dalam kawalan Unit Jaminan Kualiti.

5


1.4 PENYELARASAN PINDAAN

Unit Jaminan Kualiti bertanggungjawab untuk menyelaraskan pindaan ke atas

profil ini seperti mana keperluan Seksyen 7.5.3 Kawalan terhadap maklumat

didokumentasikan. Mana-mana bahagian daripada dokumen ini tidak boleh

dikeluarkan atau dipinda tanpa kebenaran pihak yang menyediakan dokumen ini.

1.5 BAHAN RUJUKAN BERKAITAN

Bahan rujukan berkaitan yang digunakan dalam penyediaan Profil Sistem

Pengurusan Organisasi Pendidikan ini adalah:

International Standard ISO 21001:2018, Educational organizations –

Management systems for educational organizations – Requirements with

guidance for use.

Code of Practice for Programme Accreditation (COPPA) 2 Edition

Perintah Am Kerajaan

Arahan Perbendaharaan

Pekeliling-pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam

Akta-akta yang berkenaan

Garis panduan/ buku panduan daripada Kementerian Pengajian Tinggi dan

Jabatan Pengajian Politeknik dan Kolej Komuniti

6


2.0 MAKLUMAT MENGENAI ORGANISASI

2.1 LATAR BELAKANG ORGANISASI

Politeknik Tuanku Syed Sirajuddin, Perlis (PTSS) telah beroperasi di kampus

sementaranya di Kolej Komuniti Darulaman pada 16 Mei 2003. PTSS berpindah ke

kampus tetapnya pada 16 Jun 2004 dan pengambilan pelajar yang pertama

bermula pada sesi Julai 2004.

Kampus tetap PTSS terletak di KM 25 Lebuhraya Changlun-Kuala Perlis. PTSS

merupakan politeknik yang ke 18 di bawah Kementerian Pengajian Tinggi.

Di antara jabatan yang diwujudkan di PTSS ialah Jabatan Rekabentuk &

Komunikasi Visual, Jabatan Kejuruteraan Mekanikal, Jabatan Kejuruteraan

Elektrik, Jabatan Perdagangan, Jabatan Teknologi Maklumat & Komunikasi dan

Jabatan Pelancongan & Hospitaliti. Empat jabatan sokongan telah ditubuhkan iaitu

Jabatan Pengajian Am, Jabatan Matematik, Sains & Komputer, Jabatan Hal Ehwal

Pelajar dan Jabatan Sukan, Kokurikulum dan Kebudayaan Warisan.

Selain dari jabatan akademik PTSS turut di sokong dan dilengkapi dengan

Bahagian Komunikasi dan Hubungan Korporat, Bahagian Governan dan

Kecemerlangan, Bahagian Khidmat Pengurusan, Unit Pentadbiran, Unit

Kewangan, Unit Peperiksaan, Unit Latihan & Pendidikan Lanjutan, Unit

Pembangunan & Penyelenggaraan, Unit Jaminan Kualiti, Unit Center of

Technology (COT), Unit Perancangan Strategik, Unit Pengurusan Psikologi, Unit

Perhubungan & Latihan Industri, Unit Pusat Sumber, Unit Pembangunan

Instruksional & Multimedia, Unit Pusat Data dan Teknologi Maklumat, Unit

Penyelidikan dan Inovasi dan Pengkormesialan, Unit CISEC, Unit Keselamatan

dan Keceriaan dan Unit Keusahawanan.

PTSS menawarkan program di peringkat Diploma dan Sijil Kemahiran Khas.

Tawarannya terbuka kepada semua warganegara Malaysia dengan permohonan

melalui Jabatan Pendidikan Politeknik dan Kolej Komuniti, Kementerian Pengajian

Tinggi.

2.2 PIAGAM PELANGGAN

1. Mencapai piagam pelanggan yang ditetapkan iaitu:

a) Proses pendaftaran pelajar diselesaikan pada hari yang sama pelajar

sampai untuk mendaftar (1 hari).

b) Penyediaan kad pelajar disiapkan selewat-lewatnya 2 minggu selepas

proses pendaftaran.

c) Proses PPP dilaksanakan secara sistematik, terancang dan berkesan

seperti yang dijadualkan.

d) Status tindakan terhadap aduan pelanggan berkaitan kualiti perkhidmatan

dimaklumkan kepada pengadu dalam masa 2 minggu selepas aduan

diterima.

7


e) Keputusan peperiksaan akhir setiap program siap diproses dalam masa 2

minggu selepas semester pengajian berakhir.

2. Tahap kepuasan pelanggan terhadap pemberian perkhidmatan pendidikan

dalam perkara a,b,c,d, dan e adalah lebih atau sama 80%.

3. Memastikan pembekalan memenuhi kehendak proses pemberian

perkhidmatan pendidikan dengan prestasi pembekal melebihi 75%.

4. Memastikan 90% infrastruktur dan peralatan di PTSS yang perlu

penyelenggaraan berkala diselenggara mengikut jadual.

2.3 AKTIVITI ORGANISASI

Program / aktiviti utama Pemberian Perkhidmatan Pendidikan PTSS menyokong

dasar dan inisiatif Kementerian Pengajian Tinggi dalam memperkasakan Latihan

Teknikal dan Pendidikan Vokasional (TVET) bagi usaha melahirkan graduan

berkemahiran dan berkualiti. Program / aktiviti utama yang dimaksudkan adalah

seperti yang terkandung dalam Sasaran Kerja Tahunan dan Pelan Strategik PTSS.

2.4 VISI

2.5 MISI

MENJADI INSTITUSI

TVET YANG UNGGUL

VISI

MISI

• MENYEDIAKAN AKSES YANG MELUAS KEPADAPROGRAM TVET BERKUALITI DAN DIIKTIRAF

• MEMPERKASA KOMUNITI MELALUIPEMBELAJARAN SEPANJANG HAYAT

• MELAHIRKAN GRADUAN HOLISTIK, BERCIRIKEUSAHAWANAN DAN SEIMBANG

• MEMANFAATKAN SEPENUHNYA PERKONGSIANPINTAR DENGAN PIHAK BERKEPENTINGAN

8


2.6 STRUKTUR ORGANISASI

2.6.1 PTSS diketuai oleh Pengarah Politeknik Tuanku Syed Sirajuddin yang

bertanggungjawab ke atas:

i. Penentuan objektif, hala tuju dan pelan tindakan PTSS.

ii. Segala pengurusan PTSS yang meliputi bahagian pentadbiran,

pengurusan kewangan dan pembangunan politeknik.

iii. Merancang dan memastikan perlaksanaan arahan-arahan kerja

daripada Jabatan Pengajian Politeknik dan Kolej Komuniti (JPPKK).

2.6.2 Timbalan Pengarah (Akademik) PTSS adalah pegawai yang membantu

Pengarah PTSS dalam urusan pentadbiran dan pengurusan akademik dan

melaksanakan segala tugas yang diarahkan oleh Pengarah PTSS.

2.6.3 Timbalan Pengarah (Sokongan Akademik) PTSS adalah pegawai yang

membantu dalam urusan pengurusan dan pentadbiran sokongan akademik

seperti dasar-dasar pentadbiran dan pengurusan kewangan, sumber

manusia, pembangunan dan penyelenggaraan, hal ehwal pelajar dan

latihan staf.

2.6.4 Ketua-ketua Jabatan/ Unit adalah mereka yang mengetuai jabatan

akademik atau sokongan akademik serta unit masing-masing.

2.6.5 Sila rujuk carta organisasi PTSS (Lampiran 1)

9


3.0 SKOP PELAKSANAAN, DASAR KUALITI DAN OBJEKTIF KUALITI

3.1 SKOP PELAKSANAAN

Skop perlaksanaan dan pensijilan Sistem Pengurusan Organisasi Pendidikan ISO

21001:2018 di Politeknik Tuanku Syed Sirajuddin adalah seperti berikut:

Melaksanakan SPOP bagi proses Pemberian Perkhidmatan Pendidikan (PPP)

di peringkat Diploma dalam bidang kejuteraan, perdagangan, hospitaliti,

rekabentuk & komunikasi visual dan teknologi maklumat beserta Sijil

Kemahiran Khas bagi bidang hospitaliti kepada lulusan SPM dan setaraf

dengannya.

Pemberian Perkhidmatan Pendidikan di PTSS melibatkan aktiviti dan proses-

proses berikut:

Pengambilan pelajar

Pendaftaran pelajar

Perancangan pengajaran & pembelajaran

Pelaksanaan pengajaran & pembelajaran

Penilaian dan peperiksaan

Pensijilan

Kebolehpasaran pelajar

Sistem Pengurusan Organisasi Pendidikan ISO 21001:2018 dilaksanakan di

jabatan dan unit berikut:

Jabatan Kejuruteraan Mekanikal

Jabatan Kejuruteraan Elektrik

Jabatan Teknologi Maklumat dan Komunikasi

Jabatan Rekabentuk dan Komunikasi Visual

Jabatan Pelancongan dan Hospitaliti

Jabatan Perdangangan

Jabatan Pengajian Am

Jabatan Matematik, Sains dan Komputer

Jabatan Sukan, Kekurikulum, Kebudayaan dan Warisan

Unit Perhubungan dan Latihan Industri

Unit Peperiksaan

Unit Penyelidikan, Inovasi dan Pengkomersialan

Unit CISEC

Jabatan Hal Ehwal Pelajar

Unit Pengurusan Psikologi

Unit Pusat Data dan Teknologi Maklumat

Unit Pembangunan dan Penyelenggaraan

Unit Pusat Sumber

Unit Latihan dan Pendidikan Lanjutan

Unit Pembangunan Instruksional dan Multimedia

Unit Keusahawanan

10


Unit Komunikasi Korporat

Unit Jaminan Kualiti

Unit Centre of Technology

Unit Penilaian Prestasi

Unit Perancangan Strategik

Unit Pentadbiran

Unit Kewangan

Unit Keselamatan dan Keceriaan

3.2 PENGECUALIAN SKOP PELAKSANAAN

Skop perlaksanaan SPOP ISO 21001:2018 tidak termasuk klausa seperti berikut:

Klausa 7.1.5 Pemantauan dan Pengukuran Sumber

PTSS tidak menggunapakai sebarang peralatan pengukuran yang mampu

memberi kesan kepada output perkhidmatan yang diberikan kepada pelanggan.

Justifikasi:

Klausa ini tidak berkaitan dalam skop PPP PTSS kerana peralatan pengukuran dan

pemantauan yang digunakan adalah bertujuan untuk proses pengajaran dan tidak

memerlukan ketepatan data-data yang boleh digunakan oleh sebagai rujukan dan

penyelidikan oleh pihak-pihak yang berkenaan serta tidak melibatkan kepada

penghasilan pengkomersilan produk. Walaubagaimanapun peralatan pengukuran

dan pemantauan masih dikawal dan diselenggara bagi memastikan

kebolehfungsian.

Klausa 8.3 Reka Bentuk dan Pembangunan Produk dan Perkhidmatan.

PTSS tidak menggunapakai klausa ini kerana politeknik hanya menggunakan

rekabentuk kurikulum yang telah disediakan oleh Bahagian Kurikulum, Jabatan

Pengajian Politeknik dan Kolej Komuniti (JPPKK).

Justifikasi

Ketiadaan keperluan rekabentuk pembangunan tidak menjejaskan keupayaan

PTSS dalam memenuhi keperluan pelanggan dan undang-undang atau peraturan

yang dirujuk.

11


3.3 DASAR KUALITI

Dasar Kualiti PTSS adalah seperti berikut:

3.4 OBJEKTIF-OBJEKTIF KUALITI

• Memastikan kadar kelulusan bagi setiap program tidakkurang daripada 95% bagi setiap semester.

• Berusaha memastikan sekurang-kurangnya 28%daripada pelajar yang lulus mencapai PNM 3.00 ataulebih untuk setiap program bagi setiap semester.

• Berusaha memastikan sekurang-kurangnya 90%kebolehpasaran pelajar tercapai.

Kecemerlangan Akademik

• Memastikan setiap staf menghadiri program-programpeningkatan kompetensi.

• Memastikan Jadual Perancangan Latihan Stafdilaksanakan sekurang-kurangnya 85% dalam tempohsetahun.

Kecemerlangan Staf

• Memastikan semua proses dilaksanakan denganberkesan dan mencapai piagam pelanggan yangditetapkan.

• Kepuasan pelanggan terhadap pemberianperkhidmatan pendidikan adalah sama atau lebih 80%.

• Memastikan pembekalan memenuhi kehendak prosesPPP dengan prestasi pembekal melebihi 75%.

• Memastikan 90% infrastruktur dan peralatan di PTSSdisenggara mengikut jadual.

Kecemerlangan Proses

Politeknik Tuanku Syed Sirajuddin komited dalam membangunkan potensi

pelajar ke arah kecemerlangan di dalam program yang ditawarkan melalui

penambahbaikan berterusan dan pelaksanaan Sistem Pengurusan Organisasi

Pendidikan yang berkesan dalam Pemberian Perkhidmatan Pendidikan.

Politeknik Tuanku Syed Sirajuddin akan memastikan kehendak pelanggan

dipenuhi melalui pencapaian objektif-objektif kualiti dalam memastikan

keberkesanan sistem serta berusaha melaksanakan tanggungjawab sosial

korporat.

12


4.0 KONTEKS ORGANISASI

4.1 MEMAHAMI ORGANISASI DAN KONTEKSNYA

PTSS merupakan politeknik yang ke-18 di bawah Kementerian Pengajian Tinggi

yang berfungsi sebagai pusat pemberian pendidikan dan latihan separa

professional kepada lulusan SPM dan setaraf denganya dalam bidang

kejuruteraan, perdagangan, hospitaliti, rekabentuk dan komunikasi visual,

teknologi maklumat dan bidang-bidang yang lain bagi memenuhi tenaga kerja

terlatih negara.

Merancang dan menyelaras hal-hal berkaitan dengan pengurusan sumber

manusia di PTSS.

Merancang dan menyelaras hal-hal berkaitan dengan perkhidmatan serta

latihan dan kerjaya.

Merancang, melaksana dan mengawal selia proses kemasukan dan hal

ehwal pelajar.

Merancang, menyelia dan melaksanakan Anggaran Belanja Mengurus.

Menyelaras dan memantau pelaksanaan program akademik agar selari

dengan kehendak JPPKK KPT dan bersesuaian dengan keperluan

pemodenan industri dan negara.

Fungsi Pengurusan Politeknik Tuanku Syed

Sirajuddin

Dokumen berkaitan:

a) Buku Perancangan Strategik PTSS

b) Code of Practice for Programme Accreditation (COPPA) 2 Edition

c) Dasar, Pekeliling dan garis panduan yang berkuatkuasa (Contoh: Dasar-

dasar Kerajaan, Pekeliling Pentadbiran, Arahan Perkhidmatan, Arahan

Perbendaharaan, Pekeliling Perkhidmatan dan lain-lain.

13


PTSS menentukan isu luaran dan dalaman yang relevan dengan tujuan dan halatuju pelan

strategik, serta pelan tindakan yang memberi kesan kepada prestasi PTSS untuk mencapai

keputusan yang dikehendaki oleh SPOP PTSS. Isu luaran dan dalaman yang dikenalpasti adalah

seperti berikut:

Persekitaran yang strategik (UA,

IPTA)

Niche Area (Pengajian Video daan

Filem)

Hubungan baik dengan Kerajaan

Negeri dan agensi setempat

Kebolehpasaran pelajar tinggi

Jaringan kolaborasi industri yang luas.

Mendapat pengiktirafan Sijil ISO

21001:2018

Kepelbagaian program yang ditawarkan

Bersempadan dengan Thailand dan

berpeluang menjalinkan kolaborasi

dengan institusi Thailand

Kepakaran memberi kursus kepada

orang luar

Menjalinkan kerjasama erat dengan

perusahaan IKS tempatan sebagai

pembekal kepada aktiviti keusahawanan

pelajar

Persaingan dengan institusi TVET

yang lain

Kurang industri yang bersesuaian

berdekatan institusi

Perubahan kepada Dasar dan

Polisi Kerajaan memberi kesan

kepada pengendalian operasi

Perubahan yang cepat dalam

teknologi maklumat

Berlaku keadaan luar jangkaan

institusi

Kekurangan sumber peruntukan

kewangan belanja mengurus (OS

tertentu)

Kekurangan staf yang memiliki

Sijil Profesional

Kurang sumber bagi bahan

rujukan penyelidikan (pangkalan

data)

Kekurangan liputan capaian

internet wireless di dalam kampus

Catatan: Pemantauan terhadap isu dalaman dan luaran akan disemak dari semasa ke semasa

dan pelaporan akan dibentangkan di dalam Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan.

14


4.2 MEMAHAMI KEPERLUAN DAN JANGKAAN PIHAK BERKEPENTINGAN

BIL PIHAK BERKEPENTINGAN KEPERLUAN DAN JANGKAAN

1. Kementerian Pengajian Tinggi (KPT)

Pematuhan kepada dasar, polisi, undang-undang, peraturan, dan prosedur kerajaan yang berkaitan.

2. Jabatan Pengajian Politeknik dan Kolej Komuniti (JPPKK)

Menguruskan operasi dan perkhidmatan politeknik seperti mana yang telah diarahkan/termaktub di dalam keperluan pengajian.

Memenuhi norma ambilan.

3. Suruhanjaya Perkhidmatan Pendidikan

Mengurus perjawatan bagi Pegawai Pendidikan Pengajian Tinggi (PPPT).

4. Kementerian Kesihatan Malaysia Pematuhan terhadap arahan-arahan dan SOP yang dikeluarkan oleh KKM daripada semasa ke semasa.

5. Malaysian Qualifications Agency (MQA)

Pematuhan kepada keperluan standard dan syarat bagi pensijilan dan akreditasi.

6. The Engineering Technology Accreditation Council (ETAC)

7. Malaysia Board Of Technologists (MBOT)

8. SIRIM QAS International

9. Kemeterian Kewangan Jabatan Akauntan Negara Jabatan Audit Negara

Pematuhan undang-undang, arahan, peraturan dan prosedur kerajaan berkaitan kewangan, akaun dan aset.

10. Jabatan Perkhidmatan Awam Pematuhan undang-undang, arahan, peraturan dan prosedur kerajaan berkaitan pengurusan dan pentadbiran perkhidmatan awam.

11. Pejabat Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan

Pematuhan undang-undang, arahan, peraturan dan prosedur kerajaan berkaitan keselamatan perlindungan.

12. Jabatan Keselamatan Pekerjaan dan Kesihatan

Pematuhan undang-undang, arahan, peraturan dan prosedur kerajaan berkaitan keselamatan pekerjaan dan kesihatan.

13. Jabatan Bomba dan Penyelamat Pematuhan undang-undang, arahan, peraturan dan prosedur kerajaan berkaitan.

14. Kementerian Kesihatan Jabatan Kesihatan Negeri Perlis

Pematuhan undang-undang, arahan, peraturan dan prosedur kerajaan berkaitan.

15. Pihak Berkuasa Tempatan Pematuhan undang-undang, arahan, peraturan dan prosedur kerajaan berkaitan.

16. Kerajaan Negeri Perlis Pelaksanaan dan penyertaan kepada aktiviti yang dianjurkan.

17. Perbadanan Tabung Pendidikan Tinggi Nasional (PTPTN)

Menyediakan dan mengurus pinjaman pendidikan pelajar.

18. Baitulmal/ Zakat Menyediakan bantuan pendidikan pelajar asnaf.

19. Industri Menyediakan pelajar/graduan yang memenuhi keperluan industri.

20.

Pelajar Kemudahan dan fasiliti yang kondusif.

Menerima kualiti pendidikan yang terbaik. Persediaan untuk mendapat pekerjaan.

21. Ibubapa dan Waris Menghasilkan pelajar yang cemerlang akademik, sahsiah dan mendapat pekerjaan yang setara.

22. Pembekal dan Kontraktor Mendapat peluang yang adil dan telus di dalam memberikan perkhidmatan dan pembekalan.

23. Agensi Kerajaan Membantu menyalurkan pengetahuan kepada institusi yang dapat merealisasikan matlamat negara.

15


4.3 SKOP SISTEM PENGURUSAN ORGANISASI PENDIDIKAN

Skop bagi Sistem Pengurusan Organisasi Pendidikan MS ISO 21001:2018 adalah

seperti yang dinyatakan dalam Klausa 3.1.

Semua keperluan standard ISO diguna pakai di dalam SPOP (kecuali klausa 7.1.5

dan klausa 8.3) dan melibatkan semua jabatan dan unit di PTSS. Skop ini telah

mengambil kira perkara berikut:

a) Isu luaran dan dalaman yang dirujuk di dalam klausa 4.1

b) Keperluan pihak berkepentingan yang dirujuk di dalam klausa 4.2 dan

c) Perkhidmatan yang disediakan yang dirujuk di dalam klausa 3.1

4.4 SISTEM PENGURUSAN ORGANISASI PENDIDIKAN

SPOP PTSS menggunakan kitaran PDCA seperti berikut:

Perkongsian maklumat bagi memastikan institusi tidak melakukan kesilapan dalam menjalankan sesuatu aktiviti.

Organisasi dan

Konteksnya

(4)

Keperluan

Pelanggan

Keperluan dan

jangkaan pihak

berkepentingan

yang relevan (4)

Kepuasan

Pelanggan

Hasil Sistem

Pengurusan

Organisasi

Pendidikan

Produk dan

Perkhidmatan

Skop

Operasi (8)

Perancangan

(6)

Penilaian

Prestasi (9)

Penambahbaikan

(10)

Kepimpinan

(5)

Rancang

Lakukan

Semak

Bertindak

Sistem Pengurusan Organisasi Pendidikan (4)

Sokongan (7)

16


Turutan dan hubungkait di antara proses-proses dalam SPOP PTSS adalah

seperti berikut:

Struktur Dokumentasi SPOP adalah berasaskan kepada rajah-rajah di bawah:

Sumber

Manusia

Kewangan

Peraturan/

Akta/ Pekeliling/

Tatacara

Keperluan

Pihak

Berkepentingan

Keperluan

Pelanggan

KPI tercapai

Kepuasan

Pelanggan

Penyediaan

Perancangan

Kelulusan

Mesyuarat/

Makluman

Pelaksanaan

Program/

Aktiviti

Pemantauan/

Pengukuran

Laporan

Pemantauan

Tindakan

Susulan dan

Penambaikan

Dokumentasi

Semua

Tindakan Yang

Diambil

INPUT

PROSES

OUTPUT

Peringkat

Perancangan

Strategik

Peringkat

Perancangan

Operasi

Dasar

Pelan Strategik

Arahan dan Pekeliling

Profil SPOP

Prosedur SPOP

Maklumat Berdokumen

Borang Arahan Kerja

17


Aktiviti Teras Penyediaan Perkhidmatan Pendidikan

i. Pengambilan Pelajar

Proses pengambilan pelajar bagi mengikuti pengajian di PTSS ditentukan oleh

Bahagian Pengambilan Pelajar JPPKK. PTSS akan menerima senarai pelajar

yang layak mengikuti pengajian peringkat sijil dan diploma di PTSS

berdasarkan program yang telah ditawarkan. Pelajar akan menerima surat

tawaran program pengajian dan tarikh pendaftaran.

ii. Pendaftaran Pelajar

Pelajar yang menerima surat tawaran akan mendaftar pengajian mengikut

tarikh pendaftaran yang telah ditetapkan oleh PTSS. Selepas pendaftaran,

pelajar akan mengikuti Program Minggu Haluan Siswa. Dalam program

tersebut pelajar diberi pendedahan berkaitan peraturan akademik, pelan

pengajian dan perkara-perkara lain yang berkenaan.

iii. Pengendalian Pengajaran dan Pembelajaran

Proses Pengajaran dan Pembelajaran bermula dengan para pensyarah

membuat perancangan pengajaran dan pembelajaran dan memastikan

infrastruktur dalam keadaan tersedia untuk digunapakai. Sebelum memulakan

proses pengajian pelajar akan mendaftar kursus yang telah ditetapkan dalam

struktur program. Setiap pelajar dikehendaki mengambil jam kredit yang telah

ditetapkan mengikut program pengajian yang diambil. Setiap topik dalam

sesuatu kursus hendaklah disampaikan mengikut pelan pengajian akademik/

kursus.

iv. Pengendalian Peperiksaan

Semua pelajar yang layak mengikuti Arahan-arahan Peperiksaan dan Kaedah

Penilaian, diwajibkan menduduki peperiksaan akhir. Peperiksaan akhir dinilai

mengikut program yang diikuti oleh pelajar. Proses pemarkahan, pengumpulan

dan hebahan markah kepada pelajar serta rayuan meneruskan pengajian akan

diuruskan oleh Unit Peperiksaan PTSS.

v. Penilai Perkhidmatan

Penilaian terhadap Pemberian Perkhidmatan Pendidikan melalui maklum

balas pelanggan. Bagi proses Pengajaran dan Pembelajaran analisa adalah

melalui Sistem Pengurusan Maklumat Politeknik (SPMP).

vi. Penganugerahan Sijil Diploma

Semua pelajar yang telah memenuhi syarat dan disahkan oleh Mesyuarat

Lembaga akan dianugerahkan Diploma/ Sijil di Majlis Konvokesyen PTSS.

vii. Kebolehpasaran

Kebolehpasaran merupakan salah satu objektif kualiti bagi menentukan mutu

perkhidmatan yang disediakan. Analisa kebolehpasaran dibuat bagi pelajar

yang telah tamat pengajian di PTSS oleh Unit CISEC.

18


Interaksi proses Pemberian Perkhidmatan Pendidikan diringkaskan dalam bentuk

peta hubungkait proses Pengajaran dan Pembejaran (PdP). Ia memberi gambaran

mengenai turutan dan hubungkait antara proses utama dan sokongan dalam SPOP

PTSS. Carta aliran proses PPP adalah seperti Lampiran 1 (BUSINESS PROCESS

MAPPING UNTUK PROSES PENGAJARAN DAN PEMBELAJARAN).

19


5.0 KEPIMPINAN

5.1 KEPIMPINAN DAN KOMITMEN

5.1.1 Umum

Pengurusan Atasan PTSS sentiasa komited kepada pembangunan dan

pelaksanaan SPOP ISO 21001:2018 serta sentiasa berusaha secara

berterusan untuk menambahbaik sistem bagi menjamin keberkesanannya

dengan:

a) Mengambil kebertanggungjawaban terhadap keberkesanan SPOP

PTSS.

b) Memastikan bahawa dasar kualiti dan objektif kualiti dibangunkan

bagi Sistem Pengurusan Kualiti dan sesuai dengan konteks dan hala

tuju strategik PTSS.

c) Memastikan integrasi keperluan SPOP ke dalam proses pengurusan

PTSS.

d) Menggalakkan penggunaan pendekatan proses dan pemikiran

berasaskan risiko.

e) Memastikan sumber-sumber sentiasa tersedia apabila diperlukan

dalam SPOP.

f) Menyampaikan kepentingan SPOP yang berkesan dan pematuhan

kepada keperluan terhadap SPOP PTSS.

g) Memastikan SPOP mencapai keputusan yang dikehendaki.

h) Melibatkan diri secara menyeluruh dan memberi sokongan kepada

setiap individu yang menyumbang kepada keberkesanan SPOP

PTSS.

i) Menggalakkan usaha dan aktiviti penambahbaikan.

j) Menyokong peranan-peranan Pengurusan yang relevan untuk

menunjukkan kepemimpinan yang berkaitan dengan bidang yang

dipertanggungjawabkan kepada mereka.

k) Menyokong pelaksanaan visi politeknik dan konsep berkaitan

pendidikan.

l) Mewujud, membangun dan mengekalkan Pelan Strategik PTSS.

m) Memastikan syarat-syarat kemasukan termasuk syarat-syarat khas

mengikut ketetapan JPPKK.

n) Mementingkan prinsip tanggungjawab sosial dengan komuniti

setempat dan antarabangsa.

20


5.1.2 Fokus Kepada Pelajar Dan Pihak Berkepentingan

Pengurusan Atasan PTSS sentiasa prihatin terhadap keperluan pelajar dan

pihak berkepentingan dengan memastikan semua maklum balas diambil

kira untuk penambahbaikan perkhidmatan.

Proses pengendalian maklum balas pelanggan adalah melalui:

a) Kajian Selidik Kemudahan dan Perkhidmatan PTSS

b) Piagam pelanggan

c) Sistem Aduan Awam Pelanggan PTSS

d) Prosedur Proses Pengendalian Maklumbalas Pelanggan (PTSS-

PK-PS-04)

Selain itu, pihak Pengurusan Atasan juga memastikan risiko dan peluang

yang memberi kesan kepada perkhidmatan dan kepuasan pelanggan

ditentukan dan ditangani dengan efektif melalui:

a) Prosedur Pengurusan Risiko dan Peningkatan (PTSS-PK-PS-08)

b) Pelan Pengurusan Risiko PTSS

5.1.3 Syarat Tambahan untuk Pendidikan Berkeperluan Khas

PTSS menawarkan Sijil Kemahiran Hotel dan Katering bagi lepasan

Sekolah Pendidikan Khas atau Program Pencantuman Pendidikan Khas

(ketidakupayaan pendengaran). Oleh itu, Pengurusan Atasan PTSS

mementingkan kebajikan bagi kemasukan pelajar-pelajar berkeperluan

khas ke program di PTSS. Proses pengendalian Pendidikan Berkeperluan

Khas adalah melalui:

a) Penyediaan tenaga pengajar khas (jurubahasa isyarat) bagi bidang

pengajian tersebut.

b) Pengambilan pelajar-pelajar khas mengikut buku Garis Panduan

Pengambilan Pelajar Politeknik.

Pihak Pengurusan Atasan sentiasa menyokong dan memberi komitmen

terhadap keperluan-keperluan bagi pendidikan berkeperluan khas.

Dokumen lain yang berkaitan:






21


5.2 DASAR SISTEM PENGURUSAN ORGANISASI PENDIDIKAN (SPOP)

5.2.1 Membangunkan Dasar SPOP

Pengurusan PTSS telah mewujudkan Dasar SPOP untuk memimpin dan

memandu PTSS ke arah peningkatan secara berterusan. Sehubungan

dengan itu, pengurusan PTSS akan memastikan segala perancangan dan

tindakan yang dilaksanakan mengambilkira perkara-perkara berikut:

a) Menyokong misi dan visi.

b) Sesuai dengan tujuan, konteks dan objektif.

c) Menyediakan hala tuju dalam penetapan objektif organisasi

pendidikan.

d) Memenuhi keperluan-keperluan yang dikenalpasti.

e) Berteraskan penambahbaikan berterusan.

f) Seiring dengan pembangunan dan perkembangan pendidikan,

saintifik dan teknikal.

g) Memenuhi tanggungjawab sosial.

h) Mematuhi prinsip pengurusan harta intelek.

i) Mengambilkira keperluan dan hasrat pihak berkepentingan.

Dokumen berkaitan:






Dokumen berkaitan:






22


5.2.2 Mengkomunikasikan Dasar SPOP

Kaedah penyampaian Dasar SPOP telah diamalkan di PTSS.

5.3 PERANAN, TANGGUNGJAWAB DAN BIDANG KUASA ORGANISASI

Tanggungjawab dan kuasa untuk semua anggota dijelaskan dalam Carta

Organisasi, surat perlantikan, surat kuasa, senarai tugas dan prosedur-prosedur

pengurusan organisasi yang telah didokumenkan.

Pengurusan Atasan memastikan bahawa setiap anggota mengetahui

tanggungjawab dan kuasa yang diberikan melalui mesyuarat, latihan dan taklimat

untuk memastikan SPOP dilaksanakan dan dikekalkan dengan cekap dan

berkesan.

Pengurusan Atasan akan menetapkan tanggungjawab dan kuasa untuk:

a) Memastikan SPOP menepati keperluan Standard ISO 21001:2018.

b) Memastikan dasar organisasi pendidikan difahami dan dilaksanakan.

c) Memastikan proses-proses di dalam SPOP menghasilkan output-ouput yang

dikehendaki.

DISEDIAKAN, DIDOKUMENTASIKAN

& DISELENGGARAKAN

DISAMPAIKAN, DIKONGSIKAN,

DIFAHAMI & DIAMALKAN DI PTSS

DIPAPARKAN KEPADA PIHAK YANG

BERKEPENTINGAN MENGIKUT

KESESUAIAN

Dokumen berkaitan:






23


d) Prestasi SPOP dan peluang penambahbaikan dilaporkan kepada pengurusan

atasan.

e) Memastikan konsep “memfokuskan pelajar dan penerima manafaat”

dipromosikan di dalam organisasi.

f) Memastikan integrasi SPOP dipelihara apabila perubahan pada SPOP

dirancang dan dilaksana.

g) Mengurus komunikasi organisasi.

h) Memastikan semua proses pembelajaran diintegrasi tanpa mengira kaedah

penyampaian.

i) Mengawal maklumat yang didokumentasikan.

j) Mengurus keperluan bagi pelajar pendidikan khas.

Tanggungjawab dan bidang kuasa boleh dirujuk dalam Struktur Organisasi PTSS

Lampiran 2 (CARTA ORGANISASI PENGURUSAN POLITEKNIK TUANKU

SYED SIRAJUDDIN) dan my portfolio setiap kakitangan.







24


6.0 PERANCANGAN

6.1 TINDAKAN MENYATAKAN RISIKO DAN PELUANG

6.1.1 Dalam usaha untuk mencapai penambahbaikan, risiko dan peluang dalam

Sistem Pengurusan Organisasi Pendidikan PTSS telah dikenalpasti dan

ditentukan dalam Pelan Pengurusan Risiko PTSS.

Pelan Pengurusan Risiko PTSS diwujudkan dengan mengambil kira:

a) Isu-isu luaran dan dalaman

b) Keperluan-keperluan pihak berkepentingan

c) Proses-proses di dalam SPOP dan kesan proses-proses tersebut

terhadap perkhidmatan.

Selain itu, proses pengurusan risiko juga telah digariskan di dalam prosedur

sokongan iaitu Pengurusan Risiko dan Peningkatan (PTSS – PK – PS –

08).

6.1.2 Pelaksanaan tindakan-tindakan yang telah dinyatakan dalam pelan

pengurusan risiko dan prosedur pengurusan risiko sentiasa dipantau dan

dikaji semula keberkesanannya, terutama semasa audit dalaman dan

Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan.


a) Ketakaukuran dan Tindakan Pembetulan (PTSS – PK – PS – 10)

b) Buku Perancangan Strategik PTSS

c) Code of Practice for Programme Accreditation (COPPA) 2 Edition

d) Dasar, Pekeliling dan garis panduan yang berkuatkuasa (Contoh: Dasar-



25


6.2 TERAS STRATEGIK DAN OBJEKTIF STRATEGIK ORGANISASI PENDIDIKAN

SERTA PERANCANGAN PELAKSANAANNYA

Pelan Strategik PTSS menggambarkan intipati pelan secara menyeluruh untuk

mendorong penghayatan setiap warga dan seterusnya diterjemahkan kepada

pelan tindakan yang berkesan. Setiap Teras Strategik mempunyai beberapa

Objektif Strategik yang perlu dilaksanakan bagi menentukan pencapaian setiap

KPI.

Pelaksanaan Pelan Strategik PTSS ini juga akan disokong dengan pemantauan

berterusan agar warga sentiasa peka kepada komitmen pencapaian prestasi

PTSS. Mekanisma pemantauan dipermudahkan melalui proses pengauditan dan

pengesahan. Penambahbaikan berterusan dilaksanakan dalam usaha

penyelesaian masalah bagi mengatasi isu yang dihadapi dari semasa ke semasa.

TERAS STRATEGIK

PTSS

TS1:

MENGHASILKAN

GRADUAN TVET

BERKUALITI

TS2:

MEMANTAPKAN

GOVERNAN YANG

RESPONSIF DAN

MAMPAN

TS3:

MEMPERKAYA

BAKAT

TS4: MENERAJUI

SISTEM

PENDIDIKAN

MELALUI TVET

TS5:

MEMPERKUKUHK

AN KOLABORASI

INDUSTRI DAN

KOMUNITI

TS6:

MEMBUDAYAKAN

PENYELIDIKAN

GUNAAN DAN

INOVASI

26


TERAS OBJEKTIF STRATEGIK KPI

MATLAMAT TERAS STRATEGIK 1: MENGHASILKAN GRADUAN TVET BERKUALITI

OS1.1: Menghasilkan graduan yang mempunyai kebolehpasaran tinggi

Peratus kebolehpasaran graduan politeknik pada tahun konvokesyen.

OS1.2: Menambahbaik ekosistem keusahawanan

Peratus graduan menceburi bidang keusahawanan selepas menamatkan pengajian dalam tempoh 12 bulan.

OS1.3: Membangunkan graduan TVET berciri warga global

Bilangan program berkonsep coaching and mentoring bagi laluan kerjaya pelajar dalam setahun.

Bilangan program hal ehwal pelajar luar kampus yang dilaksanakan setahun.

Bilangan fungsi tambahan bagi kad matriks pelajar.

Bilangan program Cashless Society yang dilaksanakan setahun.

Bilangan pelajar yang menyertai International Student Exchange Programme (ISEP) di peringkat antarabangsa dalam tahun semasa.

Bilangan program peningkatan kualiti diri pelajar.

Peratus kes disiplin pelajar setahun

Bilangan program POLYCCVOICE yang dilaksanakan setahun.

Bilangan aktiviti kokurikulum yang menyumbang kepada kebolehpasaran pelajar dalam tempoh setahun.

Bilangan program penganjuran Jabatan Sukan, Kokurikulum & Kebudayaan Warisan yang menyumbang kepada kebolehpasaran pelajar dalam tempoh setahun.

MATLAMAT TERAS STRATEGIK 2: MEMANTAPKAN GOVERNAN YANG RESPONSIF & MAMPAN

OS2.1: Memperkasa institusi Bilangan Centre Of Technology (COT) Politeknik diiktiraf - Multimedia Creative

Purata skor yang dicapai hasil daripada Pemantauan Kesepunyaan dan Keserakanan (PK&K) di institusi pada tahun semasa.

Bilangan pengiktirafan daripada badan/agensi di peringkat kebangsaan atau antarabangsa.(kecuali akreditasi wajib

Peratus aduan kerosakan penyelenggaraan pendawaian kabel mendapat maklumbalas dan diambil tindakan.

Peratus aduan kerosakan penyelenggaraan Infrastruktur Dan Peralatan mendapat maklumbalas dan diambil tindakan

Peratus aduan pelanggan yang mendapat maklumbalas dan diambil tindakan

Peratus skor terhadap kemudahan dan perkhidmatan hasil kajiselidik yang dilaksanakan

Peratus Skor Audit EKSA yang dilaksanakan

Peratus skor pemantauan OSHA yang dilaksanakan

27



MATLAMAT TERAS STRATEGIK 2: MEMANTAPKAN GOVERNAN YANG RESPONSIF & MAMPAN

OS2.1: Memperkasa institusi Bilangan senarai aset alih yang memerlukan penyelenggaraan berkala/berjadual di setiap Jabatan.

Peratus asertalih yang diperiksa

Peratus KEW PA 7 di setiap lokasi yang telah dikemaskini.

Peratus institusi yang mencapai Overall Equipment Eciency (OEE) berdasarkan skor melebihi 85% pada tahun semasa.

Bilangan aktiviti yang dilaksanakan oleh Pusat Sumber

OS 2.2: Memperkukuh Pengurusan Kewangan Yang Cekap, Berhemat Dan Mampan.

Bilangan pemeriksaan pematuhan prosedur kewangan dalam tahun semasa.

Peratus prestasi perbelanjaan bagi waran Peruntukan Pembangunan (P64) yang dicapai oleh jabatan pada tahun semasa.

Peratus prestasi perbelanjaan mengurus 99% bagi tahun semasa.

Peratus prestasi pengurusan pembayaran bil dan tuntutan dalam tempoh tujuh (7) hari selepas dokumen lengkap diterima.

MATLAMAT TERAS STRATEGIK 3: MEMPERKAYA BAKAT

OS3.1: Melahirkan tenaga pengajar yang efektif melalui pembangunan bakat yang komprehensif

Peratus pensyarah bagi kursus teras bidang di institusi yang memiliki kemahiran industri pada tahun semasa.

Bilangan program di bawah Pelan penggantian setahun.

Peratus perlaksanaan program dan aktiviti Pembangunan Profesionalisme Berterusan PPB.

KPI-3.1.4 - Bilangan progam ekosistem TVET.

KPI-3.1.5 - Bilangan program Kriteria Kecemerlangan bagi Kenaikan Pangkat .

MATLAMAT TERAS STRATEGIK 4: MENERAJUI SISTEM PENDIDIKAN MELALUI TVET 4.0

OS4.1: Mentransformasi program pengajian menepati permintaan industri

Peratus program yang melaksanakan aktiviti Pensyarah Pelawat Industri (PPI)

Bilangan program bersama Panel Penasihat Program bagi setiap program pengajian.

Peratus kurikulum program pengajian yangdibangunkan/ disemak semula berdasarkan perancangan tahunan.

Bilangan Penilaian Kendiri (Naziran Akademik) oleh Pasukan Audit PeNA

Bilangan program / aktiviti yang berlandaskan 4IR bagi setiap jabatan akademik

Bilangan inovasi pelajar yang berlandaskan IR 4.0 bagi setiap jabatan akademik.

Bilangan program pengajian yang diintegrasikan mengikut model intra-programme, inter-programme atau inter-instituition

28



MATLAMAT TERAS STRATEGIK 4: MENERAJUI SISTEM PENDIDIKAN MELALUI TVET 4.0

OS 4.2 Meningkatkan Keberkesanan Mekanisme Penyampaian

Bilangan medium / kaedah penyampaian kurikulum dalam mewujudkan persekitaran pembelajaran yang kreatif dan inovatif melalui teknologi digital.

Bilangan video PdP yang dihasilkan bagi setiap Program Pengajian

Bilangan 2 eBook yang dihasilkan bagi setiap Program Pengajian.

Bilangan Penganjuran Webinar/Kursus/Bengkel bagi setiap Jabatan

Bilangan poster sebagai bahan aktiviti sebar luas penggunaan Video PdP dan eBook

Peratus pensyarah yang dipantau menggunakan kaedah pdp secara atas talian bagi setiap Jabatan.

Bilangan kursus OBE kepada pensyarah.

Peratus pencapaian CLO bagi kursus yang diajar oleh pensyarah

Bilangan kursus IR 4.0 bagi setiap Jabatan

Peratus penyediaan dan penyelenggaraan kelengkapan teknologi

Peratus kecakupan area

Bilangan pensyarah yang dilantik sebagai Pensyarah Rujukan Pembinaan Item Penilaian (PRiP) di PTSS pada tahun semasa.

Bilangan kursus pembinaan item penilaian berkualiti.

OS 4.3 Memperluasa Akses Bilangan program/aktiviti yang dihebahkan melalui media sosial jabatan/institusi pada tahun semasa

OS 4.4 Mendapatkan Pengiktirafan Dan Akreditasi

Bilangan program yang mendapat pengiktirafan akreditasi daripada badan/agensi akreditasi daripada badan/agensi

MATLAMAT TERAS STRATEGIK 5: MEMPERKUKUH KOLABORASI INDUSTRI, KOMUNITI DAN ALUMNI

OS 5.1 Memperkukuh Jaringan Industri-institusi TVET

Bilangan industri yang bekerjasama dengan institusi bagi menghasilkan kolaborasi

berimpak tinggi

Bilangan program yang menepati keperluan industry dilaksanakan

Bilangan pogram pemantapan jaringan kolaborasi strategik yang dilaksanakan.

OS 5.2 Memastikan Sumbangan Signifikan Kepada Negara Dan Masyarakat

Bilangan penyertaan program PSH di institusi pada tahun semasa

OS 5.3 Memastikan Sumbangan Signifikan Kepada Negara Dan Masyarakat

Bilangan aktiviti alumni pada tahun semasa

29



MATLAMAT TERAS STRATEGIK 6: MEMPERKASA PENYELIDIKAN DAN INOVASI

OS 6.1 Melestari Ekosistem Penyelidikan Dan Inovasi

Bilangan kertas penyelidikan yang diterbitkan oleh warga PTSS pada tahun semasa

Bilangan kertas penyelidikan yang dihasilkan oleh setiap pensyarah kategori 1 pada tahun semasa.

Bilangan kertas penyelidikan yang dibentangkan oleh pensyarah kategori 1 pada tahun semasa.

Bilangan aktiviti mudahcara skop penyelidikan dan penerbitan bagi pegawai kategori 2&3 yang

dilaksanakan pada tahun semasa

Bilangan produk inovasi pdp/pengurusan yang dibangunkan oleh setiap pensyarah kategori 1 pada

tahun

Bilangan produk inovasi yang diaplikasikan (solution provider) pada tahun semasa

Bilangan program Undergraduate Student

6.3 PERANCANGAN PERUBAHAN

PTSS melakukan perubahan terhadap perancangan dengan kaedah yang

sistematik, menilai potensi dan kesan perubahan serta mengambil tindakan yang

bersesuaian agar integriti SPOP dipelihara. Dalam melaksanakan perubahan,

perkara yang dipertimbangkan adalah:

a) Tujuan perubahan dan kesannya

b) Integriti Sistem Pengurusan Organisasi Pendidikan

c) Kecukupan sumber

d) Tanggungjawab dan bidang kuasa

e) Kecukupan bekalan/ sumber pembekal luar

Syor atau cadangan perubahan akan dibentangkan dalam Mesyuarat Pengurusan dan Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan (MKSP) untuk mendapatkan persetujuan dan kelulusan bagi setiap perancangan perubahan.







30


7.0 SOKONGAN

7.1 SUMBER

7.1.1 Umum

PTSS amat komited dalam menentukan dan menyediakan sumber yang

diperlukan dalam SPOP. Sumber-sumber ini diperlukan bagi mewujudkan,

melaksanakan, menyelenggarakan dan menambahbaik secara berterusan

SPOP. Dengan sumber-sumber ini, PTSS akan dapat meningkatkan:

a) Penglibatan dan kepuasan pelajar melalui aktiviti yang meningkatkan

pembelajaran dan hasil pembelajaran.

b) Penglibatan dan kepuasan staf melalui latihan kompetensi dalam

bidang.

c) Kepuasan pihak berkepentingan melalui aktiviti yang menyumbang

kepada khidmat sosial.

Pengenalpastian dan perancangan penyediaan sumber-sumber yang

diperlukan seperti sumber manusia, peralatan, mesin dan sebagainya

dilakukan semasa Mesyuarat Pengurusan PTSS. Untuk itu, PTSS perlu

mengambil kira:

i. Keupayaan dan kekangan sumber-sumber dalaman sedia ada.

ii. Keperluan yang perlu diperolehi daripada pembekal luar.

iii. Keupayaan sumber kewangan

7.1.2 Modal Insan

Modal insan yang dimaksudkan merangkumi staf PTSS, sukarelawan dan

pelajar praktikal serta staf pembekal luar. PTSS menentukan dan

menyediakan modal insan yang diperlukan untuk melaksanakan SPOP

yang berkesan serta untuk operasi dan kawalan prosesnya. Keperluan

modal insan sentiasa dikaji semula mengikut laporan reten perjawatan

setiap bulan.

7.1.3 Prasarana

PTSS sangat komited dalam menentukan, menyediakan dan

menyelenggarakan prasarana diperlukan bagi operasi proses-prosesnya

untuk mencapai pematuhan terhadap perkhidmatan. Prasarana yang

dimaksudkan merangkumi:

a) Bangunan dan ruang pejabat staf.

b) Utiliti

c) Peralatan dan perkakasan yang digunapakai untuk pelaksanaan

proses PPP termasuk komputer dan lain-lain alat pandang-dengar

serta perisian yang bersesuaian.

31


d) Kemudahan sokongan yang diperlukan seperti pengangkutan, tempat

rekreasi, komunikasi dan teknologi maklumat.

Prosedur bagi menyokong proses ini adalah:

i. Pengurusan Penyelenggaraan Infrastruktur dan Peralatan (PTSS

– PK – PS – 09)

ii. Pengurusan Penyelenggaraan Peralatan Komputer dan Sistem

Rangkaian (PTSS – PK – PS – 12).

7.1.4 Persekitaran Untuk Operasi Proses Pendidikan

Persekitaran kerja di PTSS ditentukan dan diuruskan dengan sewajarnya

untuk memenuhi permintaan perkhidmatan. Ia merangkumi persekitaran

kerja yang menggabungkan faktor-faktor seperti:

a) Faktor Psikososial

b) Faktor Fizikal

Pihak PTSS menitikberatkan aspek kesihatan mental, keselamatan dan

kesihatan tempat kerja melalui penyediaan kemudahan pencegahan

kebakaran, pelan kecemasan dan aspek keselamatan di tempat kerja.

Selain itu aspek kebersihan dan keceriaan juga dilaksanakan melalui

amalan EKSA. Kemudahan persekitaran kerja termasuk:

i. Sokongan kaunseling

ii. Program kebajikan staf

iii. Program ceramah dan motivasi

iv. Majlis apresiasi staf

v. Sistem pencahayaan.

vi. Sistem pengudaraan dan penghawa dingin.

vii. Tempat kerja yang ergonomik.

viii. Kelas untuk proses pengajaran dan pembelajaran yang kondusif.

ix. Sistem keselamatan dan pencegahan kebakaran.

x. Kebersihan ruang.

xi. Kemudahan, interaksi dan bersosial staf dan pelajar.

7.1.5 Pemantauan Dan Pengukuran Sumber

7.1.5.1 dan 7.1.5.2

Keperluan ini tidak digunapakai oleh PTSS kerana semua peralatan

pengukuran yang digunapakai di PTSS adalah bertujuan untuk

memberikan kefahaman dan pendedahan terhadap aplikasi

penggunaannya sahaja yang tidak menjejaskan keputusan pengukuran

serta tidak melibatkan kepada penghasilan pengkomersilan produk. (Rujuk

seksyen 3.2)

32


7.1.6 Pengetahuan Organisasi

PTSS memastikan hanya kakitangan yang berkelayakan dari segi

akedemik, latihan, kemahiran dan pengalaman untuk melaksanakan

tugasan yang memberi kesan kepada kualiti perkhidmatan pendidikan.

Pengetahuan dan maklumat diperolehi daripada sumber-sumber berikut:

a) Sumber dalaman seperti perkongsian ilmu telah dilaksanakan melalui

program PSH dan beberapa program lain menerusi Unit Latihan dan

Pendidikan Lanjutan beserta hasil penyelidikan dan inovasi dan harta

intelek.

b) PTSS telah menggalakkan pertukaran pengetahuan di antara semua

pengajar dan staf, terutamanya dalam kalangan rakan sejawat.

c) Sumber luaran yang dijadikan sebagai standard seperti sumbangan

akademik, persidangan atau latihan yang diperolehi daripada

pelanggan ataupun pembekal.

Semua pengetahuan ini perlu dikemaskini, dikekalkan dan sentiasa tersedia

apabila diperlukan. Apabila berlaku sebarang keperluan yang berkaitan,

PTSS perlu mempertimbangkan pengetahuan semasa dan mampu

menentukan keperluan dan capaian pengetahuan tambahan tersebut.

7.2 KOMPETENSI/ KECEKAPAN

PTSS sentiasa memastikan semua warga yang ditugaskan mempunyai kelayakan

akademik, kompetensi, latihan dan pengalaman serta keperluan atau kepakaran

bagi pendidikan khas yang diperlukan. Keperluan latihan akan dikenalpasti apabila

terdapat perubahan di dalam tugasan anggota, peralatan dan teknologi.

PTSS mengambil strategi seperti berikut:

a) Memastikan semua warga diberi latihan dalam bidang pengkhususan dan

bidang pendidikan khas yang diperlukan yang memberi kesan kepada kualiti

perkhidmatan.

b) Warga yang terlibat dalam pengkhususan yang ditetapkan perlu diberi latihan

dan pendedahan dengan menghadiri latihan-latihan yang ditetapkan.

c) Menilai keberkesanan latihan dan pendedahan untuk memenuhi kompetensi

yang diperlukan.







33


d) Memastikan warga mempunyai kesedaran yang tinggi dan memberi

keutamaan dalam pencapaian Objektif Kualiti PTSS.

e) Mengemaskini dan menyimpan rekod latihan, kompetensi dan pengalaman

warga yang terlibat.

Kompetensi/ Kecekapan dibawah seliaan Unit Latihan dan Pendidikan Lanjutan

(ULPL) dan prosedur yang berkaitan adalah:

i. Perancangan dan Pengurusan Latihan Staf (PTSS – PK – PS – 07)

7.3 KESEDARAN

PTSS memastikan warga yang melaksanakan kerja di bawah pengawasan mereka

mengetahui perkara berikut:

a) Dasar Kualiti

b) Objektif kualiti yang berkaitan.

c) Sumbangan mereka terhadap keberkesanan SPOP, termasuk juga faedah-

faedah yang diperolehi daripada peningkatan prestasi.

d) Implikasi apabila tidak mematuhi keperluan SPOP.

Semua maklumat berkaitan dasar dan objektif boleh dicapai melalui laman

sesawang politeknik.


d) Buku Perancangan Strategik PTSS

e) Code of Practice for Programme Accreditation (COPPA) 2 Edition

f) Dasar, Pekeliling dan garis panduan yang berkuatkuasa (Contoh: Dasar-









34


7.4 KOMUNIKASI

Pihak Pengurusan PTSS melaksanakan komunikasi luaran dan dalaman melalui

komunikasi dua hala bersama kakitangan dan pihak berkepentingan bagi tujuan

perkongsian maklumat, penyampaian maklumat dan kolaborasi serta pelaksanaan

aktiviti. Antara perkara yang dibincangkan adalah seperti berikut:

a) Polisi dan pelan strategik

b) Struktur dan kandungan kurikulum

c) Data prestasi pelajar

d) Maklum balas pihak berkepentingan

Antara kaedah komunikasi yang terdapat di PTSS adalah seperti berikut:

i. E-mel warga ii. Surat / Memo iii. Perhimpunan Bulanan iv. Sistem Maklumat v. Papan Kenyataan vi. Telekomunikasi vii. Hari Bertemu Pelanggan viii. Pekeliling Dalaman ix. Laman Sesawang Rasmi x. Whatapps xi. Facebook, dan sebagainya

Pengurusan PTSS akan memantau dan sentiasa meningkatkan keberkesanan

komunikasi dari semasa ke semasa berdasarkan hasil maklum balas daripada

semua pihak.

7.5 MAKLUMAT DIDOKUMENTASIKAN

7.5.1 Umum

Dokumentasi SPOP di PTSS termasuk yang berikut:

a) Maklumat yang didokumentasikan bagi memenuhi keperluan ISO

21001:2018.

b) Dokumen termasuk prosedur dan rekod untuk memastikan

perancangan, operasi dan kawalan proses yang berkesan.







35


c) Dokumen yang diperolehi daripada pihak luar seperti Kementerian

Pengajian Tinggi, JPPKK, Jabatan Perkhidmatan Awam dan pembekal.

SPOP ini dinyatakan dalam 4 peringkat dokumentasi iaitu:

a) Profil SPOP

b) Prosedur Kerja

c) Arahan Kerja

d) Dokumen sokongan/ Rujukan/ Rekod Kualiti

Hierarki Dokumentasi SPOP ISO 21001:2018 PTSS dan tanggungjawab

anggota bagi menyediakan kesemua tahap dokumen adalah seperti berikut:

7.5.2 Mewujudkan Dan Mengemaskini

Dalam mewujudkan dan mengemaskini dokumen, PTSS perlu

mengenalpasti kesesuaian.

a) Pengenalan dan penerangan dokumen.

b) Format dan media (elektronik)

c) Semakan semula dan kelulusan untuk kesesuaian dan pematuhan

dokumen.

Profil

SPOP

Prosedur Kualiti

Arahan Kerja

Borang/ Rekod

Tanggungjawab

AJK SPOP ISO 21001:2018 Menerangkan dasar-dasar sistem

SPOP

Pegawai yang dipertanggungjawabkan

Pegawai yang dipertanggungjawabkan

Semua pegawai berkenaan

Menggariskan siapa, bila, kenapa,

bagaimana risiko kerja dan peluang

yang berpotensi dalam proses kerja

dijalankan

Menerangkan bagaimana suatu

tugas dijalankan

Rujukan dan bukti

pelaksanaan

Penerangan

36


7.5.3 Kawalan Maklumat Yang Didokumenkan

PTSS membangunkan, mengemaskini dan menyelenggara dokumen dan

rekod kualiti sebagai bukti pematuhan kepada kehendak dan keberkesanan

SPOP. Dokumen dan rekod dikendali dengan baik supaya dapat dibaca,

dikenal pasti, mudah dikesan. Dokumen Profil SPOP dan prosedur ini boleh

diakses melalui laman sesawang PTSS (http://www.ptss.edu.my).

Prosedur kawalan dokumen dan kawalan rekod disediakan bagi tujuan:

a) Pengawalan

b) Pengenalpastian penyimpanan

c) Mudah dikesan tempoh penyimpanan

d) Pelupusan rekod

Dokumen yang didokumentasikan adalah dibawah prosedur berikut:

i. Kawalan Dokumen (PTSS – PK – PS – 02)







37


8.0 OPERASI

8.1 PERANCANGAN OPERASI DAN KAWALAN

Pemberian perkhidmatan PTSS adalah bermula daripada pengenalpastian

keperluan, sumber yang sedia ada dan proses yang terlibat sehingga tercapai

sasaran yang dtetapkan.

a) Polisi dan Dasar Kementerian Pengajian Tinggi

b) Kuasa yang dipertanggungjawabkan

c) Objektif Kualiti Jabatan

d) Sasaran Kerja Tahunan

e) Pelan Tindakan

f) Laporan Tahunan

g) Key Performance Indicator (KPI)

h) Pelan Pengurusan Risiko

i) Keperluan pelanggan

Pelan tindakan bagi aktiviti-aktiviti utama PTSS disediakan dan diselaraskan

mengikut keperluan yang telah dinyatakan di atas.

Proses bagi menghasilkan perkhidmatan didokumenkan dalam Prosedur Kerja

serta Arahan Kerja yang berkaitan (jika perlu).

Jadual perlaksanaan aktiviti disediakan dan dilaksanakan berdasarkan sumber

yang tersedia iaitu peruntukan kewangan, tenaga manusia, kemudahan peralatan

dan garis panduan yang telah ditetapkan.

Warga PTSS diberikan latihan berterusan bagi meningkatkan pengetahuan dan

kemahiran.

Pengambilan pelajar daripada institusi lain diambil bagi meneruskan pengajian di

peringkat diploma di PTSS mengikut Garis Panduan Pengambilan Pelajar yang

disediakan oleh pihak JPPKK.

PTSS juga menerima pelajar berkeperluan khas berdasarkan Garis Panduan

Pengambilan Pelajar yang disediakan oleh pihak JPPKK dan pihak Pengurusan

Atasan PTSS sentiasa komited dalam menyediakan perkhidmatan bagi pelajar

berkeperluan khas.

Perbelanjaan bagi melaksanakan aktiviti menggunakan peruntukan yang diterima

dan permohonan tambahan akan dibuat apabila perlu.

Pelaksanaan aktiviti PTSS juga perlu mengikut Arahan Perbendaharaan,

Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam, Prosedur Kerja, Arahan Kerja dan lain-

lain garis panduan yang telah ditetapkan.

38


Dokumen-dokumen sokongan yang diperlukan (misalnya borang, senarai semak,

laporan) untuk merekod, membukti, mengesahkan proses penghasilan

perkhidmatan serta perkhidmatan yang disampaikan dikenalpasti dalam prosedur

yang berkaitan. Ini adalah untuk memastikan objektif yang ditetapkan dipenuhi.

Penilaian pencapaian aktiviti PTSS dilakukan secara berterusan. Kelemahan-

kelemahan atau punca masalah akan dikenalpasti dan penyiasatan dijalankan

sekiranya tidak mencapai sasaran. Tindakan penambahbaikan dilaksanakan dan

keberkesanannya dinilai.

8.2 KEPERLUAN PRODUK DAN PERKHIDMATAN BAGI PENDIDIKAN

8.2.1 Menentukan Keperluan Berkaitan Produk Dan Perkhidmatan Bagi

Pendidikan

Dalam menentukan keperluan berkaitan produk dan perkhidmatan yang

ditawarkan kepada pelanggan, keperluan tersebut mestilah jelas, cukup

dan betul:

a) Keperluan organisasi berdasarkan Polisi dan Pelan Strategik PTSS.

b) Keperluan pelanggan dan pihak berkepentingan (dicatatkan dalam

borang, kad, buku arahan dan lain-lain dokumen yang berkaitan).

c) Keperluan hasil daripada permintaan antarabangsa, pasaran kerja, dan

penyelidikan.

Keperluan-keperluan ini mestilah boleh dipenuhi untuk produk dan

perkhidmatan yang diberikan. PTSS memenuhi keperluan terhadap produk

dan perkhidmatan pendidikan agar selari dengan keperluan permintaan

badan akreditasi iaitu ETAC, MBOT dan MQA.

8.2.2 Komunikasi Keperluan Kepada Produk Dan Perkhidmatan Bagi

Pendidikan

PTSS telah menyediakan perantara bagi kemudahan komunikasi yang

terancang dan berkesan dengan pelanggan melalui:

a) Penyampaian maklumat yang berkaitan dengan produk dan

perkhidmatan menerusi laman web rasmi PTSS, buku panduan,

pamplet, brosur dan poster dan media elektronik.







39


b) Pertanyaan berkaitan program oleh pelajar dirujuk kepada Jabatan Hal

Ehwal Pelajar atau Jabatan Akademik berkenaan.

c) Maklumbalas dan aduan pelanggan, kakitangan dan pihak

berkepentingan melalui kajian kepuasan pelanggan dan sistem aduan.

d) Kewujudan keperluan tertentu untuk tindakan luar jangka apabila perlu.

8.2.3 Perubahan Kepada Keperluan Produk Dan Perkhidmatan Bagi

Pendidikan

PTSS sentiasa memastikan maklumat yang didokumenkan berkaitan

pindaan, dan individu yang berkaitan akan dimaklumkan tentang keperluan

yang berubah, apabila keperluan untuk produk dan perkhidmatan bertukar

melalui Mesyuarat Pengurusan PTSS, memo jabatan dan media elektronik.

8.3 REKABENTUK DAN PEMBANGUNAN PRODUK DAN PERKHIDMATAN BAGI

PENDIDIKAN

PTSS tidak menggunapakai klausa ini kerana politeknik tidak terlibat dalam proses

pembangunan kurikulum dan hanya menggunakan rekabentuk kurikulum yang

telah disediakan oleh Bahagian Kurikulum, Jabatan Pengajian Politeknik dan Kolej

Komuniti (JPPKK). Struktur program yang ditawarkan adalah berdasarkan kepada

garis panduan COPPA/ COPIA dan keperluan badan akreditasi. (Rujuk 8.5)

8.4 KAWALAN TERHADAP PROSES, PRODUK DAN PERKHIDMATAN SEDIAAN

LUAR

8.4.1 Umum

Kawalan telah dilaksanakan untuk memastikan proses, produk dan

perkhidmatan yang diterima memenuhi keperluan yang ditetapkan. Ia

termasuk proses, produk dan perkhidmatan yang diperolehi secara

perolehan, outsource dan daripada agensi kerajaan yang berkaitan.

PTSS mengenalpasti jabatan atau pembekal luar yang terlibat bagi proses

yang berkaitan dengan sumber dan perkhidmatan luar. Prosedur bagi

kawalan penyediaan perkhidmatan luar adalah Pengurusan Perolehan

Bekalan/ Perkhidmatan (PTSS – PK – PS – 03) serta perlu mengikut

arahan perbendaharaan yang terkini.







40


PTSS menentukan dan menggunakan kriteria untuk penilaian, pemilihan,

pemantauan prestasi, dan penilaian semula pembekal luar berdasarkan

kepada keupayaan mereka untuk menyediakan proses atau produk dan

perkhidmatan mengikut keperluan.

PTSS menyimpan maklumat yang didokumenkan bagi aktiviti-aktiviti ini dan

apa-apa tindakan yang timbul daripada penilaian.

8.4.2 Jenis Dan Takat Kawalan

Kawalan yang dilaksanakan bersesuaian dengan tahap atau impak proses,

produk dan perkhidmatan yang dibekalkan kepada produk dan

perkhidmatan di PTSS. Kawalan ini juga telah dinyatakan dalam pekeliling,

arahan, kontrak dan lain-lain dokumen yang berkaitan.

Verifikasi dan pemeriksaan turut dilaksanakan untuk memastikan proses,

produk dan perkhidmatan tersebut telah memenuhi keperluan. Ia

dilaksanakan semasa penerimaan produk dan perkhidmatan dan juga

selepas produk dan perkhidmatan digunakan. Pemantauan juga

dilaksanakan ke atas keberkesanan kawalan yang dilakukan oleh pembekal

luaran itu sendiri (jika perlu). Penggantian, pemulangan, penyediaan

semula proses, produk dan perkhidmatan perlu dilakukan oleh pembekal

luaran jika tidak memenuhi keperluan yang ditetapkan.

Semua dasar perolehan adalah mengikut Arahan Perbendaharaan dan

Pekeliling-pekeliling serta sura-surat Pekeliling Perbendaharaan yang

terkini. Bagi PTSS semua urusan pembelian dan pembayaran dikendalikan

melalui sistem 1GFMAS dan e-Perolehan baharu.

Rekod-rekod akan disimpan. Pembekal yang dipilih berdasarkan kepada

senarai pembekal yang diwujudkan di jabatan. Penialaian prestasi

pembekal akan dibincangkan di dalam Mesyuarat Kajian Semula

Pengurusan berdasarkan Penilaian Prestasi Pembekal.

Sekiranya terdapat perkhidmatan yang diluar kemampuan organisasi untuk

melaksanakannya, perkhidmatan tersebut akan diperolehi daripada punca

luar. Perkhidmatan ini akan dipantau dengan rapi supaya ia memenuhi

kehendak organisasi.

8.4.3 Maklumat Untuk Penyedia Luar

Maklumat mengenai perolehan menjelaskan bahan yang hendak diperolehi

meliputi:

a) Kelulusan pembelian dan spesifikasi produk/ bekalan atau

perkhidmatan yang diperlukan berdasarkan anggaran keperluan

jabatan/ unit.

41


b) Diuruskan oleh anggota yang berkelayakan dan dilantik.

c) Dikendalikan melalui sistem 1GFMAS dan e-Perolehan.

d) Penilaian prestasi penyedia luar seperti Rating System (secara atas

talian.

e) Melakukan verifikasi dan validasi terhadap penyedia luar.

f) Spesifikasi bekalan dan perkhidmatan yang dikehendaki dijelaskan

dalam dokumen berikut:

i. Pesanan tempatan/ inden kerja

ii. Spesifikasi

iii. Dokumen sebutharga

iv. Dokumen tender

v. Letter of indent

PTSS memastikan dokumen tender sebutharga yang lengkap disediakan

sebelum tawaran dipanggil.

8.5 PENYEDIAAN PENGELUARAN DAN PERKHIDMATAN

8.5.1 Kawalan Penyediaan Pengeluaran Dan Perkhidmatan

Memastikan semua aktiviti di bawah proses utama dijalankan di dalam

keadaan yang terkawal untuk menjamin kualiti perkhidmatan. Kriteria yang

ditetapkan sebagai terkawal adalah seperti yang berikut:

a) Menyediakan maklumat mengenai perkhidmatan melalui dokumen-

dokumen yang menjelaskan bagaimana perkhidmatan diberikan dan

aktiviti dilaksanakan dan bagaimana hasil hendaak dicapai (contoh:

Prosedur Kerja, Profil SPOP, Garis Panduan, SOP, Pekeliling, Arahan,

Akta dan Undang-undang).

b) Pelaksanaan aktiviti-aktiviti pemantauan dan pengukuran serta

penggunaaan peralatan yang bersesuaian.

c) Penggunaan infrastruktur dan persekitaran yang bersesuaian.

d) Dilaksanakan oleh anggota yang kompeten.

e) Melaksanakan validasi sekiranya hasil tidak boleh disahkan melalui

pemantauan dan pengukuran.

f) Melaksanakan tindakan untuk mencegah kesilapan manusia

g) Melaksanakan aktiviti pelepasan, penyampaian dan selepas

penyampaian perkhidmatan.

h) Bagi proses pra kemasukkan, pihak institusi telah melaksanakan

menyalurkan maklumat yang mencukupi berkaitan kemasukkan ke







42


PTSS menerusi program-program promosi yang dijalankan oleh

Jabatan Hal Ehwal Pelajar dengan kerjasama Jabatan Akademik

PTSS.

i) Kemasukkan pelajar ke PTSS adalah di bawah seliaan pihak JPPKK.

j) Pentaksiran sumatif bagi PTSS dibawah pelaksanaan dan kawalan

Jabatan Akademik dan Unit Peperiksaan.

k) Pengiktirafan terhadap pembelajaran yang telah ditafsirkan telah dibuat

berdasarkan kawalan Jabatan Akademik dan Unit Peperiksaan.

l) Keperluan tambahan terhadap pendidikan berkeperluan khas

dilaksanakan di PTSS mengikut keadaan semasa dan arahan semasa

serta garis panduan yang telah dikeluarkan oleh JPPKK dan Kerajaan

Malaysia.

Catatan: Merujuk kepada semua prosedur di bawah Pemberian

Perkhidamatan Pendidikan (PPP)

8.5.2 Pengenalpastian Dan Kebolehkesanan

PTSS mewujudkan kaedah pengenalpastian dan kebolehkesanan produk

pelanggan, fail dan rekod bagi mengesan operasi dan proses perkhidmatan

dengan berkesan.

PTSS memastikan pematuhan terhadap proses dan perkhidmatan dengan

menggunakan kaedah yang sesuai untuk mengenalpasti, mengawal dan

menyimpan maklumat yang didokumenkan.

Pelajar-pelajar yang mendaftar di PTSS diberi nombor pendaftaran.

Nombor pendaftaran pelajar direkod dan digunapakai sepanjang proses

pengurusan dan pelaksanaan PPP di PTSS.

Bagi urusan yang melibatkan pelanggan/ individu, identifikasi dan

kemudahkesanan dibuat menggunakan nombor MyKad/ nombor fail/ nama

pelanggan dan alamat bersesuaian.

Semua data pelanggan yang diperolehi tidak dikeluarkan kepada pihak

ketiga bagi menjamin kerahsiaan data pelanggan.

Semua kakitangan PTSS diwajibkan menandatangani aku janji kerahsiaan

sebelum berkhidmat di PTSS.

Begitu juga dengan aset yang mana semua aset yang ada di PTSS

direkodkan dalam Sistem Pemantauan Pengurusan Aset (SPPA) dan diberi

nombor pendaftaran bagi setiap aset.

43


8.5.3 Harta Kepunyaan Pelanggan Atau Penyedia Luar

PTSS sentiasa memelihara dan menyelenggara dengan sempurna harta

pelanggan semasa harta itu di bawah kawalan atau kegunaan organisasi.

PTSS perlu mengenalpasti, menentusahkan, menjaga serta melindungi

harta pelanggan yang disediakan untuk kegunaan atau dimasukkan ke

dalam produk.

Jika harta hakmilik pelanggan atau pembekal luar hilang, rosak atau

didapati tidak sesuai untuk digunakan, PTSS akan melaporkan perkara

tersebut kepada pelanggan atau pembekal luar. Rekod-rekod diselenggara

dan disimpan.

8.5.4 Pemeliharaan

PTSS memastikan pengendalian, penyimpanan, pemeliharaan dan

penghantaran dilaksanakan mengikut langkah-langkah yang betul untuk

mengekalkan pematuhan kepada keperluan.

8.5.5 Perlindungan Dan Ketelusan Data Pelajar

Data pelajar dan fail peribadi pelajar PTSS adalah dibawah perlindungan

dan seliaan Jabatan Hal Ehwal Pelajar. Data peperiksaan adalah dibawah

kawalan Unit Peperiksaan PTSS.

Prosedur bagi mengendalikan proses ini adalah:

i. Pengurusan Pendaftaran Pelajar (PTSS – PK – PPP – 03)

ii. Proses Pengurusan Peperiksaan (PTSS – PK – PPP – 08)

8.5.6 Kawalan Perubahan Terhadap Produk Dan Perkhidmatan Pendidikan

PTSS akan menyemak semula dan mengawal perubahan terhadap

pengeluaran atau penyediaan perkhidmatan, setakat yang perlu bagi

memastikan keakuran berterusan terhadap keperluan. PTSS juga akan

mengekalkan maklumat didokumentasikan yang memerihalkan hasil kajian

semula perubahan, orang yang membenarkan perubahan, dan apa-apa

tindakan yang perlu hasil daripada kajian semula itu.







44


8.6 PELEPASAN PRODUK DAN PERKHIDMATAN PENDIDIKAN

Produk dan perkhidmatan pendidikan perlu disemak, disahkan atau diluluskan

untuk memastikan produk dan perkhidmatan tersebut telah memenuhi keperluan-

keperluan yang ditetapkan dalam SPOP. Ia tidak boleh diberikan atau disampaikan

kepada pelanggan jika belum disahkan atau diluluskan oleh anggota atau pegawai

yang bertanggungjawab.

PTSS telah menyatakan keperluan ini di dalam dokumen-dokumen yang berkaitan.

Dokumen yang berkaitan adalah Prosedur Proses Pengajaran dan

Pembelajaran (PTSS – PK – PPP – 05) dan Prosedur Proses Pengurusan

Peperiksaan (PTSS – PK – PPP – 08). Bukti semakan, pengesahan atau

kelulusan serta anggota atau pegawai yang bertanggungjawab turut

didokumenkan dalam rekod-rekod yang berkaitan.

8.7 KAWALAN KETAKAKURAN OUTPUT

8.7.1 PTSS mengambil tindakan yang sesuai berdasarkan keadaan ketakakuran

dan kesannya terhadap keakuran produk dan perkhidmatan. Antara cara-

cara untuk menguruskan output tak akur adalah seperti dibawah:

a) Membuat pembetulan

b) Membuat pengasingan, pembendungan, pemulangan atau

penggantungan penyediaan produk dan perkhidmatan

c) Memaklumkan pelanggan

d) Mendapatkan kebenaran untuk penerimaan di bawah konsesi

8.7.2 PTSS mengekalkan maklumat didokementasikan yang:

a) Memerihalkan ketakakuran

b) Memerihalkan tindakan yang diambil

c) Memerihalkan apa-apa konsesi yang diperoleh

d) Mengenal pasti kuasa yang memutuskan tindakan berkenaan dengan

ketakakuran

e) Membuat pengasingan, pembendungan, pemulangan atau

penggantungan penyediaan produk dan perkhidmatan

f) Memaklumkan pelanggan







45


Prosedur bagi mengendali proses ini adalah:

a) Proses Pengajaran dan Pembelajaran (PTSS – PK – PPP – 05)

b) Proses Pengurusan Peperiksaan (PTSS – PK – PPP – 08)

c) Pengurusan Disiplin Pelajar (PTSS – PK – PPP – 10)

d) Penilaian Proses Pengajaran dan Pembelajaran (PTSS – PK – PPP – 11)







46


9.0 PENILAIAN PRESTASI

9.1 PEMANTAUAN, PENGUKURAN, ANALISA DAN PENILAIAN

9.1.1 Umum

PTSS merancang dan melaksanakan proses pemantauan, pengukuran,

analisis serta penambahbaikan yang diperlukan bagi:

a) Membuktikan pelaksanaan PPP menepati keperluan perkhidmatan

yang ditetapkan

b) Memastikan kepatuhan kepada SPOP

c) Memastikan tindakan penambahbaikan yang menyeluruh secara

berterusan dan berkesan ke atas SPOP

Kaedah-kaedah bersesuaian ditentukan bagi menilai prestasi dan

keberkesanan berdasarkan keperluan yang telah dikenalpasti dan

mengekalkan maklumat dokumen yang bersesuaian sebagai bukti

keputusan.

9.1.2 Kepuasan Pelanggan, Pihak Berkepentingan Dan Staf

PTSS memantau maklumat berhubung dengan persepsi pelanggan

terhadap organisasi samada telah memenuhi keperluan dan jangkaan

pelanggan dalam pelaksanaan PPP melalui:

a) Kajian Selidik Kemudahan dan Perkhidmatan PTSS

b) Kajian Kepuasan Staf

c) Penilaian Proses Pengajaran

d) Sistem Aduan PTSS

e) Peti cadangan

f) Kajian Kepuasan Majikan Terhadap Pelajar LI

g) Mana-mana sumber bertulis/lisan

Maklumat yang diperolehi hasil daripada kaedah-kaedah yang digunakan,

PTSS akan membuat analisa menggunakan kaedah-kaedah statistik yang

tertentu. Keputusan analisa akan dibentangkan kepada pihak pengurusan

PTSS. Sebarang kelemahan yang dikenalpasti akan dimaklumkan kepada

pihak tertentu untuk diambil tindakan pembetulan, pencegahan dan

penambahbaikan.

47


9.1.3 Keperluan Pemantauan Dan Pengukuran Lain

PTSS memantau dan mengukur maklumbalas berhubung produk dan

perkhidmatan yang ditawarkan samaada telah memenuhi keperluan dan

jangkaan pihak berkepentingan melalui:

a) Laporan Tahunan PTSS

b) Laporan Jaringan Kolaborasi Bersama Industri dan Komuniti

c) Laporan Pencapaian KPI

d) Laporan Audit SIRIM dan Akreditasi (MQA, ETAC, MBOT)

Maklumat-maklumat ini akan membantu hubungan dan jaringan antara

PTSS dan pihak berkepentingan akan kukuh dan penambahbaikan

berterusan akan dapat dilaksanakan bagi mempertingkatkan perkhidmatan.

9.1.4 Kaedah Pemantauan, Pengukuran, Analisa Dan Penilaian

PTSS telah menentukan kaedah pemantauan, pengukuran, analisis serta

penambahbaikan yang diperlukan melalui:

a) Soal Selidik Kemudahan dan Perkhidmatan PTSS

b) Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan

c) Soal Selidik Penilaian Proses Pengajaran

d) Pemantauan dan Penilaian Pensyarah

e) Audit Dalaman dan Luaran

f) Penilaian Akreditasi

g) Prestasi Pencapaian KPI

h) Penilaian Prestasi Pembekal

i) Sistem Aduan Awam Pelanggan PTSS

Kaedah-kaedah yang digunakan ini dapat membantu PTSS membuat

analisa terhadap produk dan perkhidmatan yang ditawarkan agar dapat

memenuhi keperluan pelanggan. Proses penambahbaikan secara

berterusan dapat dilaksanakan dengan berpandukan hasil analisa yang

diperolehi bagi mempertingkatkan kualiti perkhidmatan.

9.1.5 Analisis Dan Penilaian

PTSS menjalankan analisis dan penilaian ke atas data dan maklumat yang

penting daripada aktiviti pemantauan dan pengukuran. Teknik statistik

digunakan mengikut kesesuaian. Keputusan analisis digunakan untuk

menilai:

a) Keakuran produk dan perkhidmatan

b) Tahap kepuasan pelanggan, staf dan pihak berkepentingan

c) Prestasi dan keberkesanan EOMS

d) Perancangan telah dilaksanakan dengan berkesan

e) Kebekesanan tindakan untuk menangani risiko dan peluang

48


f) Prestasi penyedia luar (pembekal dan konsesi)

g) Keperluan untuk penambahbaikan SPOP

Hasil analisa akan dibentangkan di dalam Mesyuarat Kajian Semula

Pengurusan.

9.2 AUDIT DALAMAN

PTSS mempunyai prosedur bagi melaksanakan audit dalaman. Audit dalaman

dilaksanakan untuk mengesahkan samada SPOP mematuhi peraturan yang

ditetapkan serta mengenalpasti keberkesanan SPOP.

Audit dalaman dijalankan oleh juruaudit-juruaudit terlatih. Proses pengauditan

dilakukan sekurang-kurangnya sekali dalam tempoh 12 bulan dengan meliputi

semua prosedur kualiti dan lokasi serta mengambil kira kepentingan proses terlibat

dan penemuan audit-audit yang lepas. Prosedur bagi pengurusan audit dalaman

adalah Pengendalian Audit Dalaman (PTSS – PK – PS – 07).

Pihak Pengurusan Atasan dan Ketua Juruaudit Dalaman berserta juruaudit-

juruaudit yang dilantik bertanggungjawab untuk merancang dan menjadualkan

proses pengauditan seperti yang dinyatakan di dalam Prosedur Audit Dalaman.

Laporan keputusan audit dan rekod berkaitan dipelihara.

Laporan Audit Dalaman direkodkan dan dimaklumkan kepada personel/ unit yang

bertanggungjawab secara langsung ke atas aktiviti yang diaudit untuk tindakan

segera dan pembetulan serta penambahbaikan untuk menghapuskan

ketidakakuran dan punca-puncanya.

Audit susulan dijalankan untuk mengesahkan pelaksanaan dan keberkesanan

tindakan pembetulan yang dibuat. Hasil Audit Dalaman dan Analisis Audit

dibentangkan dalam Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan.













49


9.3 KAJIAN SEMULA PENGURUSAN

9.3.1 Umum

Pihak Pengurusan Atasan PTSS bertanggungjawab mengadakan Kajian

Semula Pengurusan (KSP) sekurang-kurangnya sekali setahun bagi

menjamin kesesuaian, kecukupan dan keberkesanan sistem SPOP serta

sejajar dengan hala tuju strategik PTSS. Sekiranya KSP dibuat melalui

mesyuarat, mesyuarat ini hendaklah dipengerusikan oleh Pengarah PTSS.

Mesyuarat boleh dilaksanakan sekiranya Pengarah PTSS tidak dapat

mempengerusikannya dengan syarat diwakilkan. Semakan ini merangkumi

penilaian peluang-peluang bagi peningkatan serta keperluan kepada

perubahan terhadap SPOP, termasuk mengkaji semula dasar dan objektif

kualiti.

Keanggotaan KSP PTSS adalah seperti berikut:

Pengerusi : Pengarah

Timbalan Pengerusi : Timbalan-timbalan Pengarah

Setiausaha : Pegawai Pengurusan Kualiti

Ahli-Ahli : Ketua Jabatan/ Ketua Unit/ Pemilik

Prosedur

Pengurusan Tertinggi, Ketua Jabatan/ Ketua Unit dan Pemilik Prosedur

bertanggungjawab mengambil tindakan terhadap tindakan susulan

mesyuarat. Rekod bagi KSP akan disimpan dan disenggara.

9.3.2 Input Kajian Semula Pengurusan

Agenda yang dibincangkan dan dikaji semula semasa KSP adalah seperti

berikut:

a) Status tindakan daripada kajian pengurusan yang lepas

b) Perubahan dalam isu-isu luaran dan dalaman yang berkaitan dengan

SPOP

c) Maklumat berkaitan prestasi dan keberkesanan SPOP, termasuk trend

dalam:

i. Kepuasan dan maklum balas daripada pelanggan dan pihak

berkepentingan

ii. Pencapaian objektif kualiti

iii. Prestasi proses dan kepatuhan produk dan perkhidmatan

iv. Status ketidakpatuhan dan tindakan pembetulan

v. Status pemantauan dan pengukuran

vi. Keputusan audit

vii. Prestasi penyedia luar (pembekal dan konsesi)

viii. Hasil penilaian formatif dan sumatif

50


d) Kecukupan sumber

e) Keberkesanan tindakan dalam menangani risiko dan peluang

f) Peluang untuk penambahbaikan

g) Maklum balas staf berkaitan dengan aktiviti untuk peningkatan

kompetensi.

9.3.3 Output Kajian Semula Pengurusan

Hasil daripada KSP mestilah meliputi keputusan-keputusan dan tindakan-

tindakan yang berkaitan dengan:

a) Peluang penambahbaikan

b) Keperluan untuk perubahan kepada SPOP

c) Keperluan sumber

Rekod KSP disimpan dan didokumenkan sebagai bukti keputusan semakan

pengurusan. Keputusan KSP hendaklah disampai dan dimaklumkan

kepada anggota organisasi.







51


10.0 PENAMBAHBAIKAN

10.1 KETAKAKURAN DAN TINDAKAN PEMBETULAN

10.1.1 PTSS telah mewujudkan Prosedur Ketakakuran dan Tindakan

Pembetulan (PTSS-PK-PS-11) bagi mengurus ketakakuran dan tindakan

pembetulan. PTSS juga mengambil langkah-langkah berikut dalam

menangani sebarang ketakakuran seperti berikut:

a) Bertindak balas terhadap ketakakuran itu dan, jika berkenaan:

i. Mengambil tindakan untuk mengawal dan membetulkannya

ii. Menguruskan akibatnya

b) Menilai keperluan untuk mengambil tindakan dan menghapuskan

penyebab ketakakuran, supaya tidak berulang atau berlaku di tempat

lain dengan cara:

i. Menyemak semula dan menganalisis ketakakuran

ii. Menentukan penyebab ketakakuran

iii. Menentukan jika ketakakuran serupa wujud, atau mungkin boleh

berlaku

c) Melaksanakan apa-apa tindakan yang diperlukan

d) Menyemak semula keberkesanan apa-apa tindakan pembetulan yang

diambil

e) Membuat perubahan dalam SPOP jika perlu

Tindakan pembetulan hendaklah bersesuaian dengan kesan ketakuran

yang dihadapi.

10.1.2 PTSS akan mengekalkan maklumat didokumentasikan sebagai bukti:

a) Keadaan ketakakuran dan apa-apa tindakan susulan yang diambil

b) Hasil apa-apa tindakan pembetulan

10.2 PENAMBAHBAIKAN BERTERUSAN

PTSS akan membuat penambahbaikan berterusan ke atas SPOP melalui

penganalisaan data dan membuat perbandingan antara pencapaian sebenar

dengan Dasar Kualiti dan Objektif Kualiti serta Piagam Pelanggan. PTSS

mengumpul data melalui KSP, cadangan daripada pelanggan, laporan

ketakakuran dan tindakan pembetulan serta penilaian semula proses.

Penambahbaikan terhadap proses memerlukan perancangan dan aplikasi yang

mengambil masa yang panjang. Penambahbaikan ini boleh memberi impak yang

positif ke atas SPOP.

52


10.3 PELUANG KEPADA PENAMBAHBAIKAN

PTSS akan menentukan peluang bagi penambahbaikan dan melaksanakan segala

tindakan yang diperlukan bagi memenuhi keperluan pelajar dan pihak

berkepentingan di samping meningkatkan kepuasan pelajar, pihak berkepentingan,

staf dan penyedia luar terhadap perkhidmatan di PTSS. Bagi memenuhi peluang

kepada penambahbaikan PTSS perlu:

a) Meningkatkan produk dan perkhidmatan bagi memenuhi keperluan semasa

dan keperluan dan jangkaan masa depan

b) Membetul, mencegah dan mengurangkan kesan yang tidak diingini

c) Meningkatkan prestasi dan keberkesanan SPOP







53

LAMPIRAN 1

BUSINESS PROCESS MAPPING UNTUK PROSES PENGAJARAN DAN PEMBELAJARAN

KEPERLUAN

PELANGGAN, PIHAK

BERKEPENTINGAN &

KONTEKS

ORGANISASI

Terima Senarai

Keperluan Perancangan

P&P dan

Penyediaan

Infrastruktur

Penyediaan

Jadual Penilaian

Maklumbalas

Pelanggan

Penerimaan

Bayaran

K

E

P

U

A

S

A

N

P

E

L

A

N

G

G

A

N

P&P

PERSIJILAN PENILAIAN PROSES P & P PENDAFTARAN PEPERIKSAAN PENGAMBILAN

Pemilihan &

Penyediaan Soalan Penilaian

Pensyarah Pendaftaran

Kursus

Pengesahan

Rekod Maklumat

Pelajar

Minggu

Suaikenal

Penyediaan Sijil

Penyerahan sijil

Proses Pengujian

NO

YES Keputusan

Peperiksaan

Pelaksanaan

P&P

YES

PROSES UTAMA

Mesyuarat

Lembaga

NO

Menepati

Keperluan

Pengesahan

Pengesahan

PIHAK BERKEPEN TINGAN

KEBOLEHPASARAN

PENGURUSAN

1. Pengurusan Risiko dan Penambahbaikan 4. Audit Dalaman 7. Kajian Semula Pengurusan 10. Identifikasi & Kemudahkesanan 2. Kawalan Maklumat Berdokumen 5. Ketakakuran Dan Tindakan Pembetulan 8. Pengurusan Perubahan 11. Penambahbaikan Berterusan 3. Kawalan Ketakakuran 6. Analisa Data 9. Harta Milik Pelanggan

ADUAN PELANGGAN

KEPIMPINAN 1. Tanggungjawab Pengurusan Atasan 2. Fokus kepada Pelanggan 3. Polisi Kualiti 4. Objektif 5. Tanggungjawab dan Bidang Kuasa Warga Kerja

SOKONGAN 1. Perolehan & Aset 3. Penyelenggaraan & Pembangunan 5. Teknologi Maklumat dan Komunikasi 7. Psikologi 9. Keselamatan & keceriaan 2. Kompetensi Kakitangan 4. Kewangan 6. Pusat Sumber 8. Keusahawanan 10. Instruksional & Multimedia

LAMPIRAN 2

54

sajamoon a/p boon chooi abdul malek bin hassan …

Documents