Oleh :

TPPI(K) MOHD RAMLAN BIN CHE HASSANKetua Unit latihan dan Ketua Pusat Pengajian

Pembangunan Organisasi AIMM

PROTOKOL TATACARAPERHUBUNGAN DI JABATAN

IMIGRESEN MALAYSIA

Syarat-syarat yang perlu dipatuhi yang telah ditetapkan oleh sesebuah organisasi, negeri, negara atau sesebuah kerajaan

Peraturan-peraturan rasmi dalam adat istiadat rasmi, syarat-syarat yang perlu dipatuhi dalam majlis-majlis rasmi seperti contoh ;

Penyambutan tetamu negara Majlis makan malam Dll

Definisi Protokol

1. Panggilan-panggilan semasa di AIMM

(a) Peserta Kursus Induksi KP17 dipanggil dengan panggilan “kadet “

(b) Peserta Kursus Induksi KP27 dipanggil dengan gelaran “ Kadet Pegawai “ atau gantinama “ tuan “ atau “puan “

(c) Pegawai Imigresen Tinggi KP22 & KP26 dipanggil dengan panggilan “Encik”

(d) Pegawai Imigresen KP17 atau setaraf atau lebih bawah dipanggil dengan panggilan “Encik”

(d) Mentor dan jurulatih dipanggil dengan panggilan “Cik gu”

1. PEGAWAI-PEGAWAI KANAN KEATAS (KP27 KE ATAS)- Dipanggil dengan panggilan “Tuan” atau “Puan”

2. PEGAWAI-PEGAWAI IMIGRESEN TINGGI (KP22 DAN KP 26)- Dipanggil dengan panggilan “Encik”

3. PANGGILAN BAGI PEGAWAAI TERTINGGI JABATAN iaitu ;- i) KETUA PENGARAH IMIGRESEN KPI dipanggil dengan panggilan “Yang Berusaha

Tuan” bagi yang tidak memiliki gelaran berdasarkan pingat

seperti Dato’ dan bagi yang memiliki gelaran dipanggil dengan “Yang Berbahagia Dato”, dan bergantung kepada gelaran pingat;

2. PANGGILAN SEMASA DI PEJABAT

ii) Timbalan Ketua Pengarah Imigresen- Dipanggil sama dengan panggilan KPI diatas.

iii) Pengarah-pengarah Imigresen Negeri/Bahagian- Dipanggil sama dengan panggilan di atas.

iv) Tetamu-tetamu Kerhormat- Dipanggil dengan panggilan “Tuan / Puan”- bagi yang ada gelaran , panggilan mengikut gelaran

v) Bagi lain-lain pegawai yang setaraf pangkat/gred - Hendaklah dipanggil dengan panggilan nama seseorang dengan panggilan yang tidak mengaibkan atau menyakiti

vi) Mana-mana pegawai yang lebih junior / lebih rendah pangkatnya.- Dilarang memanggil dengan panggilan yang lebih tinggi dari pangkatnya.

4) Semasa sedang berjalan apabila bertemu dengan pegawai yang lebih tinggi kanan pangkatnya ( mengikut hiraki Jabatan) atau tetamu, pegawai yang lebih rendah pangkatnya hendaklah berhenti dan mengucapkan “ Assalamualaikum “ (beragama Islam) atau “ Selamat Pagi/Petang/Malam (bukan beragama Islam) diikuti dengan kesuaian gantinama mengikut pangkat masing-masing DAN memberi laluan kepada pegawai tersebut.

5) Sewaktu memasuki bilik atau ruang pejabat yang didudukinya oleh pegawai yang lebih kanan mengikut pangkatnya, ketuk pintu bilik, masuk hendaklah berdiri dalam keadaan sedia dan memberi ucapan salam dan sebagainya diikuti dengan kesesuaian gantinama mengikut gelaran masing-masing DAN memasuki bilik/kawasan tersebut setelah dibenarkan.

6) Sewaktu melalui kawasan laluan yang sempit hendaklah mengutamakan pegawai-pegawai yang lebih terkanan pangkatnya atau lebih senior jika sama pangkat.

7) Sewaktu makan atau minum keutamaan hendaklah diberi kepada pegawai-pegawai yang lebih terkanan pangkatnya atau lebih senior jika sama

pangkat.

8) Sewaktu berjalan bersama-sama, hendaklah mengutamakan pegawai yang lebih terkanan pangkatnya berjalan di hadapan dan tidak sesekali berjalan beriringan,

9) Pada setiap masa, hendaklah menghormati pegawai yang lebih terkanan pangkatnya dan lebih senior jika sama pangkat dalam semua dan apa jua urusan.

10) Pada setiap masa, pegawai yang lebih rendah pangkatnya tidak dibenarkan untuk berkelakuan yang boleh dianggap tidak sopan dengan memanggil nama pegawai yang lebih senior atau pegawai yang lebih terkanan pangkatnya, atau menepuk atau memegang bahu pegawai tersebut.

11) Pada setiap masa, pegawai yang lebih rendah pangkatnya tidak dibenarkan untuk berkelakuan yang boleh dianggap sebagai tidak sopan dengan memanggil nama-nama gelaran kepada pegawai yang lebih senior atau pegawai yang lebih terkanan pangkatnya atau kepada mana-mana juga pegawai lain.

12) Pada setiap masa, pegawai yang lebih rendah pangkatnya tidak dibenarkan untuk mempersoalkan apa-apa jua arahan dan tindakan pegawai-pegawai kanan atau yang lebih terkanan pangkatnya.

13) Pada setiap masa, pegawai dengan pegawai kanan atasan, atau yang sama pangkat atau yang lebih rendah darinya tidak dibenarkan sama sekali memulakan apa-apa jua perbuatan atau perkataan yang boleh menyebabkan pertengkaran atau perbuatan.

SEKIAN TERIMA KASIHDAN

SALAM KASIH SAYANG