11

22

TANGGUNG JAWAB DAN TUGAS PROTOKOL

33

TANGGUNGJAWAB DAN TUGAS TANGGUNGJAWAB DAN TUGAS PEGAWAI PROTOKOLPEGAWAI PROTOKOL

- Melaksanakan urusan Protokol Majlis (Protokol Umum/ Menyeluruh)

- Melaksanakan urusan sebagai Pegawai Protokol (Protokol Khusus)

44

TANGGUNG JAWAB DAN TANGGUNG JAWAB DAN TUGASTUGAS PROTOKOL UMUM/ PROTOKOL UMUM/ MENYELURUHMENYELURUH

• Sebagai ‘co-organizer’ majlis

• ‘Supervising’ dan ‘coordinator’ majlis

• Memastikan pelaksanaan dan kelancaran perjalanan majlis

55

• Berupaya bertindak dengan pantas, cekap dan berkesan menangani sebarang masalah di dalam majlis

• Bertanggungjawab terhadap kejayaan dan kelemahan/ kegagalan majlis

66

TANGGUNGJAWAB DAN TANGGUNGJAWAB DAN TUGAS TUGAS PROTOKOL KHUSUSPROTOKOL KHUSUS

• Sebagai Pegawai Protokol/ pengiring/ ‘liaison officer’ kepada tetamu

• Bertanggungjawab terhadap kehadiran, logistik kebajikan dan pergerakan tetamu

77

• Bertanggungjawab ke atas segala ‘peranan’ tetamu yang menghadiri sesuatu majlis/ ‘informer’

• Bertanggungjawab terhadap kejayaan dan kelemahan/ kegagalan tetamu di dalam sesuatu majlis

88

SIFAT-SIFAT DAN CIRI-CIRI PEGAWAI SIFAT-SIFAT DAN CIRI-CIRI PEGAWAI PROTOKOL PROTOKOL CEMERLANG, GEMILANG DAN CEMERLANG, GEMILANG DAN TERBILANGTERBILANG

• Memiliki dan menguasai ilmu pengetahuan berkaitan protokol

• Memiliki peribadi dan perawakan yang baik dan menarik

99

• Memiliki keterampilan yang baik – kemas, bersih dan rapi

• Berbudi bahasa, sopan-santun, tertib dan berhemah tinggi

1010

• Memiliki kecekapan, ketangkasan dan ‘intelligent’ di dalam mengendalikan majlis

• Berkeupayaan meramal dan menganalisis situasi dan pro-aktif

1111

PANDUAN PEGAWAI PROTOKOL/PEMBANTU

MAJLIS• Ketahui keraian majlis yang

sedang diadakan dan tujuan.

• Ketahui atur cara majlis.

• Pakai pakaian yang telah ditetapkan/sopan.

1212

• Dapatkan senarai VVIP/VIP dan dif-dif jemputan yang akan hadir.

• Ketahui susunan tempat duduk VVIP/VIP

• Kenal pasti tempat duduk dan bandingkan dengan senarai VVIP/VIP yang dikhaskan untuknya.

1313

• Datang 1 jam lebih awal sebelum majlis dimulakan dan laporkan diri kepada Pegawai Bertugas.

• Pastikan tempat/ kawasan untuk menyambut.

1414

• Sambut dengan salam/selamat pagi, tunjukkan/ pandu ke tempat duduknya.

Kenal pasti VVIP/VIP, jika tidak kenal tanya dengan hormat:

(Selamat Pagi Tuan…….. Boleh saya tolong / Maafkan saya, boleh saya tanya nama Tuan atau dsb.)

1515

• Ketahui tempat-tempat penting seperti tandas, pintu utama, tempat pasukan perubatan, tempat jamuan dsb.

• Jika anda ditanya, jawab dengan sopan. Jika ada teguran kurang senang, bersabar dan ambil ingatan. Jangan bertengkar atau memberi maklumat yang anda sendiri tidak pasti.

1616

• Jika menghadapi masalah, segera berhubung dengan Pegawai Bertugas.

• Sentiasa tenang dan senyum.

1717