protokol mesyuarat
TRANSCRIPT
Mesyuarat adalah perbincanganformal di antara dua pihak ataulebih untuk mencapai objektif
bersama melalui proses komunikasi.Mesyuarat adalah berbeza di antara
satu dengan yang lain mengikutkeahlian, organisasi dan objektif.
MesyuaratMesyuarat adalahadalah perbincanganperbincanganformalformal didi antaraantara duadua pihakpihak atauataulebihlebih untukuntuk mencapaimencapai objektifobjektif
bersamabersama melaluimelalui prosesproses komunikasikomunikasi..MesyuaratMesyuarat adalahadalah berbezaberbeza didi antaraantara
satusatu dengandengan yang lain yang lain mengikutmengikutkeahliankeahlian, , organisasiorganisasi dandan objektifobjektif..
MASALAH BIASA MESYUARAT
MASALAH BIASA MASALAH BIASA MESYUARATMESYUARAT
Mesyuarat jarang diadakan.Minit lewat dihantar.Agenda tidak jelas.Tiada keputusan yang dibuatKurang perancangan
MesyuaratMesyuarat jarangjarang diadakandiadakan..MinitMinit lewatlewat dihantardihantar..Agenda Agenda tidaktidak jelasjelas..TiadaTiada keputusankeputusan yang yang dibuatdibuatKurangKurang perancanganperancangan
Subjek dan tujuan mesyuarat tidakditerangkan dengan jelas.Mesyuarat diadakan pada masa yang tidak sesuai bagi orang yang menghadirimesyuarat.Kemudahan fizikal mesyuarat tidak baik.
Terlalu panas atau sejukterlalu bising
SubjekSubjek dandan tujuantujuan mesyuaratmesyuarat tidaktidakditerangkanditerangkan dengandengan jelasjelas..MesyuaratMesyuarat diadakandiadakan padapada masamasa yang yang tidaktidak sesuaisesuai bagibagi orangorang yang yang menghadirimenghadirimesyuaratmesyuarat..KemudahanKemudahan fizikalfizikal mesyuaratmesyuarat tidaktidak baikbaik..
TerlaluTerlalu panaspanas atauatau sejuksejukterlaluterlalu bisingbising
Tempat mesyuarat terlalu sempitkerusi-kerusi yang tidak selesaterlalu banyak asap
Ahli-ahli mesyuarat tidak dalamkeadaan bersedia dengan idea-idea dan peralatan.Mesyuarat tidak dimulakan padawaktu yang ditetapkan.
TempatTempat mesyuaratmesyuarat terlaluterlalu sempitsempitkerusikerusi--kerusikerusi yang yang tidaktidak selesaselesaterlaluterlalu banyakbanyak asapasap
AhliAhli--ahliahli mesyuaratmesyuarat tidaktidak dalamdalamkeadaankeadaan bersediabersedia dengandengan ideaidea--idea idea dandan peralatanperalatan..MesyuaratMesyuarat tidaktidak dimulakandimulakan padapadawaktuwaktu yang yang ditetapkanditetapkan..
Orang yang sepatutnya hadir tidakhadir; orang yang sepatutnya tidakhadir, hadir.Ahli-ahli mesyuarat dibiarkanberbincang mengenai perkara yang terkeluar daripada tajuk.Pengerusi mesyuarat membawaahli-ahli berbincang mengenai hal-hal yang terkeluar daripada tajuk
OrangOrang yang yang sepatutnyasepatutnya hadirhadir tidaktidakhadirhadir; ; orangorang yang yang sepatutnyasepatutnya tidaktidakhadirhadir, , hadirhadir..AhliAhli--ahliahli mesyuaratmesyuarat dibiarkandibiarkanberbincangberbincang mengenaimengenai perkaraperkara yang yang terkeluarterkeluar daripadadaripada tajuktajuk..PengerusiPengerusi mesyuaratmesyuarat membawamembawaahliahli--ahliahli berbincangberbincang mengenaimengenai halhal--halhal yang yang terkeluarterkeluar daripadadaripada tajuktajuk
Ada ahli yang mengawal mesyuarat.Ahli-ahli mesyuarat bertelagahsesama sendiri atau denganpengerusi tanpa dapat dikawal.Ahli-ahli tidak mengeluarkanperasaan dan pendapat yang sebenar.Gangguan dan perbualan sampingan.
AdaAda ahliahli yang yang mengawalmengawal mesyuaratmesyuarat..AhliAhli--ahliahli mesyuaratmesyuarat bertelagahbertelagahsesamasesama sendirisendiri atauatau dengandenganpengerusipengerusi tanpatanpa dapatdapat dikawaldikawal..AhliAhli--ahliahli tidaktidak mengeluarkanmengeluarkanperasaanperasaan dandan pendapatpendapat yang yang sebenarsebenar..GangguanGangguan dandan perbualanperbualan sampingansampingan..
Ahli-ahli dipersendakan atauditertawakan oleh pengerusi atauahli-ahli.Ahli-ahli tidak jelas atau kelirumengenai isu-isu atau maklumatyang dibincangkan ataudipersembahkan.Peralatan alat pandang dengar
ditertawakanditertawakan oleholeh pengerusipengerusi atauatauahliahli--ahliahli..AhliAhli--ahliahli tidaktidak jelasjelas atauatau kelirukelirumengenaimengenai isuisu--isuisu atauatau maklumatmaklumatyang yang dibincangkandibincangkan atauataudipersembahkandipersembahkan..PeralatanPeralatan alatalat pandangpandang dengardengartidak boleh digunakan.
AhliAhli--ahliahli dipersendakandipersendakan atauatau
tidaktidak bolehboleh digunakandigunakan..
Ahli-ahli tidak dapat melihat, membaca, mendengar ataumemahami alat pandang dengar.Mesyuarat mengambil masa yang lebih daripada panjang daripadajangka waktu yang telah dirancang.Pengerusi /wakil tidak mempunyaikuasa membuat keputusan.
AhliAhli--ahliahli tidaktidak dapatdapat melihatmelihat, , membacamembaca, , mendengarmendengar atauataumemahamimemahami alatalat pandangpandang dengardengar..MesyuaratMesyuarat mengambilmengambil masamasa yang yang lebihlebih daripadadaripada panjangpanjang daripadadaripadajangkajangka waktuwaktu yang yang telahtelah dirancangdirancang..PengerusiPengerusi //wakilwakil tidaktidak mempunyaimempunyaikuasakuasa membuatmembuat keputusankeputusan..
ASAS-ASAS PENGURUSAN MESYUARAT YANG BERKUALITI
ASASASAS--ASAS PENGURUSAN MESYUARAT YANG ASAS PENGURUSAN MESYUARAT YANG BERKUALITIBERKUALITI
OBJEKTIFOBJEKTIFOBJEKTIF
PERWAKILANPERWAKILANPERWAKILAN
ORGANISASIORGANISASIORGANISASI
KEPIMPINANKEPIMPINANKEPIMPINAN
MAKLUMATMAKLUMATMAKLUMAT
TEMPATMESYUARAT
TEMPATTEMPATMESYUARATMESYUARAT
WAKTUMESYUARAT
WAKTUWAKTUMESYUARATMESYUARAT
ASAS-ASAS PENGURUSAN MESYUARAT YANG BERKUALITI
ASASASAS--ASAS PENGURUSAN MESYUARAT YANG ASAS PENGURUSAN MESYUARAT YANG BERKUALITIBERKUALITI
Mempunyai agenda dan objektifyang jelas.Bermula dan berakhir mengikutketepatan masa.Kemudahan fizikal yang sesuai danselesa.Notis panggilan mesyuarat yang mencukupi.
MempunyaiMempunyai agenda agenda dandan objektifobjektifyang yang jelasjelas..BermulaBermula dandan berakhirberakhir mengikutmengikutketepatanketepatan masamasa..KemudahanKemudahan fizikalfizikal yang yang sesuaisesuai dandanselesaselesa..NotisNotis panggilanpanggilan mesyuaratmesyuarat yang yang mencukupimencukupi..
Ahli-ahli yang hadir mempunyaikepakaran.Perbincangan diadakan secarapositif.Peranan Pengerusi yang berkesan.Peranan Setiausaha yang berkesan.Minit mesyuarat yang direkodkandengan tepat.
kepakarankepakaran..PerbincanganPerbincangan diadakandiadakan secarasecarapositifpositif..PerananPeranan PengerusiPengerusi yang yang berkesanberkesan..PerananPeranan SetiausahaSetiausaha yang yang berkesanberkesan..MinitMinit mesyuaratmesyuarat yang yang direkodkandirekodkandengandengan tepattepat..Tindakan susulan yang berkesan.
AhliAhli--ahliahli yang yang hadirhadir mempunyaimempunyai
TindakanTindakan susulansusulan yang yang berkesanberkesan. .
PERANAN DAN TUGAS PENGERUSI (PERANCANGAN)
PERANAN DAN TUGAS PERANAN DAN TUGAS PENGERUSI PENGERUSI (PERANCANGAN)(PERANCANGAN)
Mengapakah mesyuarat perludiadakan?Apakah isu/masalah yang hendakdibincangkan?
Hadkan bilangan isu/masalah.Tentukan keutamaan isu/masalah
Apakah objektif mesyuarat?Apakah keputusan yang hendakdicapai?
MengapakahMengapakah mesyuaratmesyuarat perluperludiadakandiadakan??ApakahApakah isu/masalahisu/masalah yang yang hendakhendakdibincangkandibincangkan??
HadkanHadkan bilanganbilangan isu/masalahisu/masalah..TentukanTentukan keutamaankeutamaan isu/masalahisu/masalah
ApakahApakah objektifobjektif mesyuaratmesyuarat??ApakahApakah keputusankeputusan yang yang hendakhendakdicapaidicapai? ?
Bila dan di mana mesyuarat hendakdiadakan ?Siapakah yang perlu hadir ?Bagamanakah mesyuarat hendakdikendalikan ?Dimanakah mesyuarat hendakdiadakan?Bagaimana keputusan mesyuarathendak dibuat?
BilaBila dandan didi manamana mesyuaratmesyuarat hendakhendakdiadakandiadakan ??SiapakahSiapakah yang yang perluperlu hadirhadir ??BagamanakahBagamanakah mesyuaratmesyuarat hendakhendakdikendalikandikendalikan ??DimanakahDimanakah mesyuaratmesyuarat hendakhendakdiadakandiadakan??BagaimanaBagaimana keputusankeputusan mesyuaratmesyuarathendakhendak dibuatdibuat??
SEMASA MESYUARATSEMASA MESYUARATSEMASA MESYUARAT(a) Di awal Mesyuarat:
Datang awal sebelum waktumesyuarat.Mulakan mesyuarat tepat padawaktunya.Wujudkan suasana yang sesuai danbaik.Maklumkan tujuan/agenda yang hendak dicapai.
(a)(a) DiDi awalawal MesyuaratMesyuarat::DatangDatang awalawal sebelumsebelum waktuwaktumesyuaratmesyuarat..MulakanMulakan mesyuaratmesyuarat tepattepat padapadawaktunyawaktunya..WujudkanWujudkan suasanasuasana yang yang sesuaisesuai dandanbaikbaik..MaklumkanMaklumkan tujuantujuan/agenda yang /agenda yang hendakhendak dicapaidicapai..
(b) Semasa Perbincangan:Beri peluang sama rata kepada ahli-ahli.Galakkan penyertaan.Kawal perbincangan.Kawal perjalanan masa.Kekalkan suasana harmonis.Beri kesimpulan dari semasa kesemasa
(b)(b) SemasaSemasa PerbincanganPerbincangan::BeriBeri peluangpeluang sama rata sama rata kepadakepada ahliahli--ahliahli..GalakkanGalakkan penyertaanpenyertaan..KawalKawal perbincanganperbincangan..KawalKawal perjalananperjalanan masamasa..KekalkanKekalkan suasanasuasana harmonisharmonis..BeriBeri kesimpulankesimpulan daridari semasasemasa kekesemasasemasa
(c) Di Akhir MesyuaratRumuskan perkara-perkara utamayang telah diputuskan.Maklumkan keputusan yang telahdiambil.Tetapkan tarikh, masa dan tempatmesyuarat akan datang.Tamatkan mesyuarat.
(c) (c) DiDi AkhirAkhir MesyuaratMesyuaratRumuskanRumuskan perkaraperkara--perkaraperkara utamautamayang yang telahtelah diputuskandiputuskan..MaklumkanMaklumkan keputusankeputusan yang yang telahtelahdiambildiambil..TetapkanTetapkan tarikhtarikh, , masamasa dandan tempattempatmesyuaratmesyuarat akanakan datangdatang..TamatkanTamatkan mesyuaratmesyuarat..
PERANAN DAN TUGAS PENGERUSI
PERANAN DAN TUGAS PERANAN DAN TUGAS PENGERUSIPENGERUSI
Sebagai pengacara, penggerak, pemandu dan pengadil mesyuarat. Komited untuk:
Merancang dan mempengerusikanmesyuarat.Menentukan cara bagaimana, bilawaktu bermula dan mengakhirimesyuarat.
SebagaiSebagai pengacarapengacara, , penggerakpenggerak, , pemandupemandu dandan pengadilpengadil mesyuaratmesyuarat. . KomitedKomited untukuntuk::
MerancangMerancang dandan mempengerusikanmempengerusikanmesyuaratmesyuarat..MenentukanMenentukan caracara bagaimanabagaimana, , bilabilawaktuwaktu bermulabermula dandan mengakhirimengakhirimesyuaratmesyuarat..
PERANAN DAN TUGAS PENGERUSI
PERANAN DAN TUGAS PERANAN DAN TUGAS PENGERUSIPENGERUSI
Menggalakan perbincangan danpenyertaan.Menghormati pendapat danpandangan ahli-ahli.Menentukan susunan agenda dipatuhi.Menjaga displin mesyuarat.Mengawal perjalanan masa.
MenggalakanMenggalakan perbincanganperbincangan dandanpenyertaanpenyertaan..MenghormatiMenghormati pendapatpendapat dandanpandanganpandangan ahliahli--ahliahli..MenentukanMenentukan susunansusunan agenda agenda dipatuhidipatuhi..MenjagaMenjaga displindisplin mesyuaratmesyuarat..MengawalMengawal perjalananperjalanan masamasa..
PENGENDALIAN MESYUARAT YANG BERKESAN
PENGENDALIAN MESYUARAT PENGENDALIAN MESYUARAT YANG BERKESANYANG BERKESAN
Wujudkan suasana yang bolehmerangsang perbincangan.Ahli-ahli diberi peluang sama rata untuk perbincangan.Agenda dibincangkan satu persatu.Had waktu perbincangan bagisetiap isu/masalah ditentukanmengikut keutamaan.Setiap pandangan dan keputusandirumuskan dari masa ke semasa.
WujudkanWujudkan suasanasuasana yang yang bolehbolehmerangsangmerangsang perbincanganperbincangan..AhliAhli--ahliahli diberidiberi peluangpeluang sama rata sama rata untukuntuk perbincanganperbincangan..Agenda Agenda dibincangkandibincangkan satusatu persatupersatu..Had Had waktuwaktu perbincanganperbincangan bagibagisetiapsetiap isu/masalahisu/masalah ditentukanditentukanmengikutmengikut keutamaankeutamaan..SetiapSetiap pandanganpandangan dandan keputusankeputusandirumuskandirumuskan daridari masamasa keke semasasemasa..
KUASA DAN KELAYAKAN PENGERUSI
KUASA DAN KELAYAKAN KUASA DAN KELAYAKAN PENGERUSIPENGERUSI
Menjaga tatacara mesyuarat.Memutuskan ‘ points of order ‘Menggunakan undi-putus.Mengarahkan pengunduran individuyang tidak mematuhi peraturanatau yang mengganggu.Menamatkan mesyuarat.
MenjagaMenjaga tatacaratatacara mesyuaratmesyuarat..MemutuskanMemutuskan ‘ points of order ‘‘ points of order ‘MenggunakanMenggunakan undiundi--putusputus..MengarahkanMengarahkan pengunduranpengunduran individuindividuyang yang tidaktidak mematuhimematuhi peraturanperaturanatauatau yang yang mengganggumengganggu..MenamatkanMenamatkan mesyuaratmesyuarat..
KUALITI SEORANG PENGERUSIKUALITI SEORANG PENGERUSIKUALITI SEORANG PENGERUSI
Personaliti.Keadilan.
Tegas bila perlu.Penuh semangat dan bertenaga.
Kebolehan menjaga displin.Kejelasan ucapan.
PersonalitiPersonaliti..KeadilanKeadilan..
TegasTegas bilabila perluperlu..PenuhPenuh semangatsemangat dandan bertenagabertenaga..
KebolehanKebolehan menjagamenjaga displindisplin..KejelasanKejelasan ucapanucapan..
TANGGUNGJAWAB DAN TUGAS SETIAUSAHA
TANGGUNGJAWAB DAN TUGAS TANGGUNGJAWAB DAN TUGAS SETIAUSAHASETIAUSAHA
Mempastikan pengelolaan danpentadbiran yang cekap bagimesyuarat.Menolong pengerusi dalamperancangan dan penyediaan.Maklumkan Pengerusi.Seringkali hadir tepat pada waktu.
MempastikanMempastikan pengelolaanpengelolaan dandanpentadbiranpentadbiran yang yang cekapcekap bagibagimesyuaratmesyuarat..MenolongMenolong pengerusipengerusi dalamdalamperancanganperancangan dandan penyediaanpenyediaan..MaklumkanMaklumkan PengerusiPengerusi..SeringkaliSeringkali hadirhadir tepattepat padapada waktuwaktu..
TANGGUNGJAWAB DAN TUGAS SETIAUSAHA
TANGGUNGJAWAB DAN TUGAS TANGGUNGJAWAB DAN TUGAS SETIAUSAHASETIAUSAHA
Bertindak sebagai ‘tangan kanan’ Pengerusi.Mengambil tindakan susulan.Mengetahui ahli-ahli.
BertindakBertindak sebagaisebagai ‘‘tangantangan kanankanan’ ’ PengerusiPengerusi..MengambilMengambil tindakantindakan susulansusulan..MengetahuiMengetahui ahliahli--ahliahli..
SEBELUM MESYUARATSEBELUM MESYUARATSEBELUM MESYUARAT
Menghantar notis mesyuarat sertasemua dokumen yang berkenaandalam jangkamasa yang mencukupi.Pastikan agenda mesyuarat/perkarayang akan dibincangkan sertadokumen-dokumen untuk edaransemasa mesyuarat.
MenghantarMenghantar notisnotis mesyuaratmesyuarat sertasertasemuasemua dokumendokumen yang yang berkenaanberkenaandalamdalam jangkamasajangkamasa yang yang mencukupimencukupi..PastikanPastikan agenda agenda mesyuarat/perkaramesyuarat/perkarayang yang akanakan dibincangkandibincangkan sertasertadokumendokumen--dokumendokumen untukuntuk edaranedaransemasasemasa mesyuaratmesyuarat..
Menentukan persiapan bilik danalat-alat mesyuarat.Jelaskan agenda, isu, kertaskerjauntuk perbincangan pada pengerusisebelum mesyuarat.Siapkan ‘checklist’ isu-isu pentingmesyuarat untuk panduanpengerusi.Datang awal untuk pastikan semuapersiapan mesyuarat adalahteratur.
MenentukanMenentukan persiapanpersiapan bilikbilik dandanalatalat--alatalat mesyuaratmesyuarat..JelaskanJelaskan agenda, agenda, isuisu, , kertaskerjakertaskerjauntukuntuk perbincanganperbincangan padapada pengerusipengerusisebelumsebelum mesyuaratmesyuarat..SiapkanSiapkan ‘checklist’ ‘checklist’ isuisu--isuisu pentingpentingmesyuaratmesyuarat untukuntuk panduanpanduanpengerusipengerusi..DatangDatang awalawal untukuntuk pastikanpastikan semuasemuapersiapanpersiapan mesyuaratmesyuarat adalahadalahteraturteratur..
SEMASA MESYUARATSEMASA MESYUARATSEMASA MESYUARAT
Mencatatkan kehadiran ahli-ahli.Membuat catitan untuk penyediaanmesyuarat.Bantu Pengerusi semasa mesyuarat.Memberi penjelasan yang diperlukan kepada mesyuarat.Lain-lain tugas pentadbiran dan‘house-keeping’
MencatatkanMencatatkan kehadirankehadiran ahliahli--ahliahli..MembuatMembuat catitancatitan untukuntuk penyediaanpenyediaanmesyuaratmesyuarat..Bantu Bantu PengerusiPengerusi semasasemasa mesyuaratmesyuarat..MemberiMemberi penjelasanpenjelasan yang yang diperlukandiperlukan kepadakepada mesyuaratmesyuarat..LainLain--lain lain tugastugas pentadbiranpentadbiran dandan‘house‘house--keeping’keeping’
SELEPAS MESYUARATSELEPAS MESYUARATSELEPAS MESYUARATSediakan draf minit mesyuaratuntuk kelulusan PengerusiMesyuarat.Mengedarkan minit mesyuaratkepada ahli-ahli mesyuarat secepatmungkin.Mengambil tindakan susulanmengenai perkara yang dikehendaki. Menyimpan dokumen dan rekodmesyuarat.
SediakanSediakan drafdraf minitminit mesyuaratmesyuaratuntukuntuk kelulusankelulusan PengerusiPengerusiMesyuaratMesyuarat..MengedarkanMengedarkan minitminit mesyuaratmesyuaratkepadakepada ahliahli--ahliahli mesyuaratmesyuarat secepatsecepatmungkinmungkin..MengambilMengambil tindakantindakan susulansusulanmengenaimengenai perkaraperkara yang yang dikehendakidikehendaki. . MenyimpanMenyimpan dokumendokumen dandan rekodrekodmesyuaratmesyuarat..
PERANAN DAN TUGAS AHLI-AHLI MESYUARAT
PERANAN DAN TUGAS AHLIPERANAN DAN TUGAS AHLI--AHLI MESYUARATAHLI MESYUARAT
I. Tindakan Sebelum Mesyuarat.Membuat Persiapan.Tiba lebih awal.
II. Tindakan Semasa Mesyuarat.Memberi sumbangan yang berkesan.Mematuhi peraturan dan tatacaramesyuarat.
I.I. TindakanTindakan SebelumSebelum MesyuaratMesyuarat..MembuatMembuat PersiapanPersiapan..TibaTiba lebihlebih awalawal..
II. II. TindakanTindakan SemasaSemasa MesyuaratMesyuarat..MemberiMemberi sumbangansumbangan yang yang berkesanberkesan..MematuhiMematuhi peraturanperaturan dandan tatacaratatacaramesyuaratmesyuarat..
PERANAN DAN TUGAS AHLI MESYUARAT
PERANAN DAN TUGAS AHLI PERANAN DAN TUGAS AHLI MESYUARATMESYUARAT
III. Tindakan Selepas MesyuaratMemaklumkan kepadapengurusan/pihak berkenaanmengenai keputusan mesyuarat.Mengambil tindakan di ataskeputusan yang dicapai.Memberi laporan maklumbalaskepada URUSETIA.
III. III. TindakanTindakan SelepasSelepas MesyuaratMesyuaratMemaklumkanMemaklumkan kepadakepadapengurusan/pihakpengurusan/pihak berkenaanberkenaanmengenaimengenai keputusankeputusan mesyuaratmesyuarat..MengambilMengambil tindakantindakan didi atasataskeputusankeputusan yang yang dicapaidicapai..MemberiMemberi laporanlaporan maklumbalasmaklumbalaskepadakepada URUSETIA.URUSETIA.
TANGGUNGJAWAB AHLI MESYUARAT
TANGGUNGJAWAB AHLI TANGGUNGJAWAB AHLI MESYUARATMESYUARAT
Mematuhi segala aturan dalammesyuarat.Memberitahu ahli jawatankuasalebih awal daripada tarikhmesyuarat sekiranya tidak dapathadir.Menghadiri semua mesyuarat tepatpada waktunya.
MematuhiMematuhi segalasegala aturanaturan dalamdalammesyuaratmesyuarat..MemberitahuMemberitahu ahliahli jawatankuasajawatankuasalebihlebih awalawal daripadadaripada tarikhtarikhmesyuaratmesyuarat sekiranyasekiranya tidaktidak dapatdapathadirhadir..MenghadiriMenghadiri semuasemua mesyuaratmesyuarat tepattepatpadapada waktunyawaktunya..
MENEMPATKAN AHLIMENEMPATKAN AHLI--AHLI AHLI MESYUARAT MENGIKUT MESYUARAT MENGIKUT
KEUTAMAAN, KEKANANAN, KEUTAMAAN, KEKANANAN, FUNGSI AHLI DAN FUNGSI AHLI DAN
MENENTUKAN LOKASI MENENTUKAN LOKASI PERALATAN SERTA PERALATAN SERTA KELENGKAPAN BILIK KELENGKAPAN BILIK
MESYUARATMESYUARAT
PROTOKOL SUSUNATURPROTOKOL SUSUNATURPROTOKOL SUSUNATUR
PERATURAN DAN PROTOKOL MESYUARAT
PERATURAN DAN PROTOKOL PERATURAN DAN PROTOKOL MESYUARATMESYUARAT
Watak-watak atau pelaku-pelakudalam mesyuarat.Komponen mesyuarat:
NotisAgendaMinit
KemudahanPeralatan
WatakWatak--watakwatak atauatau pelakupelaku--pelakupelakudalamdalam mesyuaratmesyuarat..KomponenKomponen mesyuaratmesyuarat::
NotisNotisAgendaAgendaMinitMinit
KemudahanKemudahanPeralatanPeralatan
SYARAT-SYARAT AMSYARATSYARAT--SYARAT AMSYARAT AM
Mesti ada Pengerusi
Mesti ada Setiausaha.
Mempunyai Agenda.
Mesti cukup ‘Korum’.
MestiMesti adaada PengerusiPengerusi
MestiMesti adaada SetiausahaSetiausaha..
MempunyaiMempunyai Agenda.Agenda.
MestiMesti cukupcukup ‘‘KorumKorum’.’.
NOTISNOTISNOTIS
Apa-apa bentuk dan cara untukmemanggil orang-orangberkenaan untuk
bermesyuarat sebagaimanayang dikehendaki olehperaturan-peraturanmesyuarat berkenaan.
ApaApa--apaapa bentukbentuk dandan caracara untukuntukmemanggilmemanggil orangorang--orangorangberkenaanberkenaan untukuntuk
bermesyuaratbermesyuarat sebagaimanasebagaimanayang yang dikehendakidikehendaki oleholehperaturanperaturan--peraturanperaturanmesyuaratmesyuarat berkenaanberkenaan..
JENIS NOTISJENIS NOTISJENIS NOTIS
VERBALSURAT
TV/RADIOAKHBARTALIPON
VERBALVERBALSURATSURAT
TV/RADIOTV/RADIOAKHBARAKHBARTALIPONTALIPON
KANDUNGAN NOTISKANDUNGAN NOTISKANDUNGAN NOTIS
Tempat mesyuaratTarikh, hari dan masa mesyuarat.Perkara yang hendak diuruskan.Maklumat-maklumat perkara khususyang hendak diuruskan.Jenis mesyuaratTarikh notisTandantangan orang yang memanggil mesyuarat .
TempatTempat mesyuaratmesyuaratTarikhTarikh, , harihari dandan masamasa mesyuaratmesyuarat..PerkaraPerkara yang yang hendakhendak diuruskandiuruskan..MaklumatMaklumat--maklumatmaklumat perkaraperkara khususkhususyang yang hendakhendak diuruskandiuruskan..JenisJenis mesyuaratmesyuaratTarikhTarikh notisnotisTandantanganTandantangan orangorang yang yang memanggilmemanggil mesyuaratmesyuarat ..
TEMPOH MENGEDARKAN NOTISTEMPOH MENGEDARKAN NOTISTEMPOH MENGEDARKAN NOTIS
Ikut peraturan/munasabah.
Tempoh yang panjang untukperkara-perkara khusus.
Jika ‘urgent’ tempoh yang lebihpendek tidak dapat dielakkan.
IkutIkut peraturan/munasabahperaturan/munasabah..
TempohTempoh yang yang panjangpanjang untukuntukperkaraperkara--perkaraperkara khususkhusus..
JikaJika ‘urgent’ ‘urgent’ tempohtempoh yang yang lebihlebihpendekpendek tidaktidak dapatdapat dielakkandielakkan..
SEBAB-SEBAB KEGAGALAN MESYUARAT
SEBABSEBAB--SEBAB KEGAGALAN SEBAB KEGAGALAN MESYUARATMESYUARAT
Gagal menghantar notis dalam masayang cukup.Tidak lengkap.Tidak jelas.Perkara-perkara pentingtertinggal.Notis tidak sampai.Tidak dapat kebenaran.
GagalGagal menghantarmenghantar notisnotis dalamdalam masamasayang yang cukupcukup..TidakTidak lengkaplengkap..TidakTidak jelasjelas..PerkaraPerkara--perkaraperkara pentingpentingtertinggaltertinggal..NotisNotis tidaktidak sampaisampai..TidakTidak dapatdapat kebenarankebenaran..
AGENDAAGENDAAGENDA
Perkara yang hendak dibincangkandalam mesyuarat.Untuk menentukan tiada perkara-perkara mustahak yang tertinggal.Untuk menentukan perbincangandijalankan dengan teratur.Untuk memberitahu ahli-ahlimesyuarat perkara-perkara yang hendak dibincangkan.
PerkaraPerkara yang yang hendakhendak dibincangkandibincangkandalamdalam mesyuaratmesyuarat..UntukUntuk menentukanmenentukan tiadatiada perkaraperkara--perkaraperkara mustahakmustahak yang yang tertinggaltertinggal..UntukUntuk menentukanmenentukan perbincanganperbincangandijalankandijalankan dengandengan teraturteratur..UntukUntuk memberitahumemberitahu ahliahli--ahliahlimesyuaratmesyuarat perkaraperkara--perkaraperkara yang yang hendakhendak dibincangkandibincangkan..
MENYEDIAKAN AGENDAMENYEDIAKAN AGENDAMENYEDIAKAN AGENDA
Tentukan perkara yang pentingtidak tertinggal.
Bincang dengan Pengerusi/KetuaJabatan.Rujuk kepada minit mesyuarat yang lepas.Sediakan fail/folder khas untukmendapatkan kertas-kertas dokumendalam mesyuarat.
TentukanTentukan perkaraperkara yang yang pentingpentingtidaktidak tertinggaltertinggal..
BincangBincang dengandengan Pengerusi/KetuaPengerusi/KetuaJabatanJabatan..RujukRujuk kepadakepada minitminit mesyuaratmesyuarat yang yang lepaslepas..SediakanSediakan fail/folder fail/folder khaskhas untukuntukmendapatkanmendapatkan kertaskertas--kertaskertas dokumendokumendalamdalam mesyuaratmesyuarat..
KEMUDAHANKEMUDAHANKEMUDAHAN
KERUSI DAN MEJASusunan (ikut bil. Ahli & bentukmesyuarat)Tempat duduk:
Susun ikutkekananan.Letak tandanama(jika perlu)Kedudukan ahliyang sukabertelagah
KERUSI DAN MEJAKERUSI DAN MEJASusunanSusunan ((ikutikut bilbil. . AhliAhli & & bentukbentukmesyuaratmesyuarat))TempatTempat dudukduduk::
Susun ikutkekananan.Letak tandanama(jika perlu)Kedudukan ahliyang sukabertelagah
ALAT-ALAT PANDANG DENGARALATALAT--ALAT PANDANG DENGARALAT PANDANG DENGAR
KERTAS MAHJUNGPAPAN PUTIH
OVERHEAD PROJECTORSLIDE PROJECTOR
ALAT PERAKAM VIDEO DAN TVTAYANGAN FILEM/VIDEO
MODEL ATAU CONTOH PROJEK.
KERTAS MAHJUNGKERTAS MAHJUNGPAPAN PUTIHPAPAN PUTIH
OVERHEAD PROJECTOROVERHEAD PROJECTORSLIDE PROJECTORSLIDE PROJECTOR
ALAT PERAKAM VIDEO DAN TVALAT PERAKAM VIDEO DAN TVTAYANGAN FILEM/VIDEOTAYANGAN FILEM/VIDEO
MODEL ATAU CONTOH PROJEK.MODEL ATAU CONTOH PROJEK.
PRINSIP SUSUNATURPRINSIP SUSUNATURPRINSIP SUSUNATUR
SUSUNATUR KEUTAMAAN AHLIPengerusi merupakan orang yang terutama memimpin mesyuarat.Ahli yang ‘bergelar’ mendahuluimereka yang ‘tidak bergelar’.Penjawat awam mendahului swasta.Mereka yang berpangkat lebih kananmendahului mereka yang rendahpangkatnya.
SUSUNATUR KEUTAMAAN AHLISUSUNATUR KEUTAMAAN AHLIPengerusiPengerusi merupakanmerupakan orangorang yang yang terutamaterutama memimpinmemimpin mesyuaratmesyuarat..AhliAhli yang ‘yang ‘bergelarbergelar’ ’ mendahuluimendahuluimerekamereka yang ‘yang ‘tidaktidak bergelarbergelar’.’.PenjawatPenjawat awamawam mendahuluimendahului swastaswasta..MerekaMereka yang yang berpangkatberpangkat lebihlebih kanankananmendahuluimendahului merekamereka yang yang rendahrendahpangkatnyapangkatnya..
SUSUNAN TEMPAT DUDUKAhli-ahli yang tinggi statusnya dudukpaling hampir di sebelah kananpengerusi.Kedudukan ahli-ahli lain diselangselikan berasaskan keutamaan dankekananan.Ahli berfungsi (yang membuatpersembahan) duduk di kerusi terakhirbersetentangan dengan pengerusi disebelah kiri.Setiausaha duduk di meja khas di sebelahkiri pengerusi.
SUSUNAN TEMPAT DUDUKSUSUNAN TEMPAT DUDUKAhliAhli--ahliahli yang yang tinggitinggi statusnyastatusnya dudukdudukpaling paling hampirhampir didi sebelahsebelah kanankananpengerusipengerusi..KedudukanKedudukan ahliahli--ahliahli lain lain diselangdiselangselikanselikan berasaskanberasaskan keutamaankeutamaan dandankekananankekananan..AhliAhli berfungsiberfungsi (yang (yang membuatmembuatpersembahanpersembahan) ) dudukduduk didi kerusikerusi terakhirterakhirbersetentanganbersetentangan dengandengan pengerusipengerusi didisebelahsebelah kirikiri..SetiausahaSetiausaha dudukduduk didi mejameja khaskhas didi sebelahsebelahkirikiri pengerusipengerusi..
TATASUSILA BERMESYUARATTATASUSILA BERMESYUARATTATASUSILA BERMESYUARAT
SATU PROSES UNTUK MENINGKATKAN TAHAP
KEBERKESANAN MESYUARAT, MENGGALAKKAN AHLI-AHLI
MEMBERI SUMBANGAN SECARA BERKESAN, MENJIMATKAN
MASA DAN TENAGA.
SATU PROSES UNTUK SATU PROSES UNTUK MENINGKATKAN TAHAP MENINGKATKAN TAHAP
KEBERKESANAN MESYUARAT, KEBERKESANAN MESYUARAT, MENGGALAKKAN AHLIMENGGALAKKAN AHLI--AHLI AHLI
MEMBERI SUMBANGAN SECARA MEMBERI SUMBANGAN SECARA BERKESAN, MENJIMATKAN BERKESAN, MENJIMATKAN
MASA DAN TENAGA.MASA DAN TENAGA.
LANGKAH-LANGKAH TATASUSILA BERMESYUARAT
LANGKAHLANGKAH--LANGKAH LANGKAH TATASUSILA BERMESYUARATTATASUSILA BERMESYUARAT
Jangan tiba lewat.Elakkan gangguan telefon kecualiperkara terpenting.Tidak meninggalkan bilik mesyuarattanpa kebenaran.Elakkan cara duduk yang tidaksopan dan menunjukkan kurangminat.
JanganJangan tibatiba lewatlewat..ElakkanElakkan gangguangangguan telefontelefon kecualikecualiperkaraperkara terpentingterpenting..TidakTidak meninggalkanmeninggalkan bilikbilik mesyuaratmesyuarattanpatanpa kebenarankebenaran..ElakkanElakkan caracara dudukduduk yang yang tidaktidaksopansopan dandan menunjukkanmenunjukkan kurangkurangminatminat..
Mendengar dengan aktif danmemberi perhatian.Memberi sumbangan.Memberi tumpuan supaya objektifmesyuarat tercapai.Mencari perkara-perkara yang positif.Mencuba menjadi ahli mesyuaratyang aktif.
MendengarMendengar dengandengan aktifaktif dandanmemberimemberi perhatianperhatian..MemberiMemberi sumbangansumbangan..MemberiMemberi tumpuantumpuan supayasupaya objektifobjektifmesyuaratmesyuarat tercapaitercapai..MencariMencari perkaraperkara--perkaraperkara yang yang positifpositif..MencubaMencuba menjadimenjadi ahliahli mesyuaratmesyuaratyang yang aktifaktif..
MEMBENTUK DAN MENYUSUN AGENDA
MEMBENTUK DAN MENYUSUN MEMBENTUK DAN MENYUSUN AGENDAAGENDA
Perutusan Pengerusi.Pengesahan minit mesyuarat yang lalu.Perkara-perkara berbangkit.Senarai perkara-perkara baru yang hendak dibincangkan.Pembentangan kertas-kertas kerja.Hal-hal lain.Penutup.
PerutusanPerutusan PengerusiPengerusi..PengesahanPengesahan minitminit mesyuaratmesyuarat yang yang lalulalu..PerkaraPerkara--perkaraperkara berbangkitberbangkit..SenaraiSenarai perkaraperkara--perkaraperkara barubaru yang yang hendakhendak dibincangkandibincangkan..PembentanganPembentangan kertaskertas--kertaskertas kerjakerja..HalHal--halhal lain.lain.PenutupPenutup..
CHECKLIST TUGAS MENYEDIAKAN BILIK MESYUARAT
CHECKLIST TUGAS MENYEDIAKAN CHECKLIST TUGAS MENYEDIAKAN BILIK MESYUARATBILIK MESYUARAT
TENTUKAN:Bilik mesyuaratKerusi dan meja mencukupiLampu-lampu boleh digunakanKipas dan alat hawa dingin berjalanbaikPapan putih, pen dan pemadamAlat projektorAlat pembesar suara
TENTUKAN:TENTUKAN:BilikBilik mesyuaratmesyuaratKerusiKerusi dandan mejameja mencukupimencukupiLampuLampu--lampulampu bolehboleh digunakandigunakanKipasKipas dandan alatalat hawahawa dingindingin berjalanberjalanbaikbaikPapanPapan putihputih, pen , pen dandan pemadampemadamAlatAlat projektorprojektorAlatAlat pembesarpembesar suarasuara
SEDIAKAN:Gelas minuman dan air dalam jug.Pensel, pen dan kertas tulis.
BAWA:Minit mesyuarat yang lalu.Peraturan-peraturan mesyuarat.Dokumen-dokumen yang diperlukan.
SEDIAKAN:SEDIAKAN:GelasGelas minumanminuman dandan air air dalamdalam jug.jug.PenselPensel, pen , pen dandan kertaskertas tulistulis..
BAWA:BAWA:MinitMinit mesyuaratmesyuarat yang yang lalulalu..PeraturanPeraturan--peraturanperaturan mesyuaratmesyuarat..DokumenDokumen--dokumendokumen yang yang diperlukandiperlukan..
SEKIANSEKIANSEKIAN
TERIMA KASIH DI ATAS KESUDIAN TUAN/PUAN
MENDENGAR CERAMAH SAYA PADA HARI INI.
JUMPA LAGI...
TERIMA KASIH DI ATAS TERIMA KASIH DI ATAS KESUDIAN TUAN/PUAN KESUDIAN TUAN/PUAN
MENDENGAR CERAMAH SAYA MENDENGAR CERAMAH SAYA PADA HARI INI.PADA HARI INI.
JUMPA LAGI...JUMPA LAGI...