protokol mesyuarat

55

Upload: dier-man

Post on 14-Jun-2015

582 views

Category:

Education


2 download

TRANSCRIPT

Page 1: Protokol mesyuarat
Page 2: Protokol mesyuarat
Page 3: Protokol mesyuarat

Mesyuarat adalah perbincanganformal di antara dua pihak ataulebih untuk mencapai objektif

bersama melalui proses komunikasi.Mesyuarat adalah berbeza di antara

satu dengan yang lain mengikutkeahlian, organisasi dan objektif.

MesyuaratMesyuarat adalahadalah perbincanganperbincanganformalformal didi antaraantara duadua pihakpihak atauataulebihlebih untukuntuk mencapaimencapai objektifobjektif

bersamabersama melaluimelalui prosesproses komunikasikomunikasi..MesyuaratMesyuarat adalahadalah berbezaberbeza didi antaraantara

satusatu dengandengan yang lain yang lain mengikutmengikutkeahliankeahlian, , organisasiorganisasi dandan objektifobjektif..

Page 4: Protokol mesyuarat

MASALAH BIASA MESYUARAT

MASALAH BIASA MASALAH BIASA MESYUARATMESYUARAT

Mesyuarat jarang diadakan.Minit lewat dihantar.Agenda tidak jelas.Tiada keputusan yang dibuatKurang perancangan

MesyuaratMesyuarat jarangjarang diadakandiadakan..MinitMinit lewatlewat dihantardihantar..Agenda Agenda tidaktidak jelasjelas..TiadaTiada keputusankeputusan yang yang dibuatdibuatKurangKurang perancanganperancangan

Page 5: Protokol mesyuarat

Subjek dan tujuan mesyuarat tidakditerangkan dengan jelas.Mesyuarat diadakan pada masa yang tidak sesuai bagi orang yang menghadirimesyuarat.Kemudahan fizikal mesyuarat tidak baik.

Terlalu panas atau sejukterlalu bising

SubjekSubjek dandan tujuantujuan mesyuaratmesyuarat tidaktidakditerangkanditerangkan dengandengan jelasjelas..MesyuaratMesyuarat diadakandiadakan padapada masamasa yang yang tidaktidak sesuaisesuai bagibagi orangorang yang yang menghadirimenghadirimesyuaratmesyuarat..KemudahanKemudahan fizikalfizikal mesyuaratmesyuarat tidaktidak baikbaik..

TerlaluTerlalu panaspanas atauatau sejuksejukterlaluterlalu bisingbising

Page 6: Protokol mesyuarat

Tempat mesyuarat terlalu sempitkerusi-kerusi yang tidak selesaterlalu banyak asap

Ahli-ahli mesyuarat tidak dalamkeadaan bersedia dengan idea-idea dan peralatan.Mesyuarat tidak dimulakan padawaktu yang ditetapkan.

TempatTempat mesyuaratmesyuarat terlaluterlalu sempitsempitkerusikerusi--kerusikerusi yang yang tidaktidak selesaselesaterlaluterlalu banyakbanyak asapasap

AhliAhli--ahliahli mesyuaratmesyuarat tidaktidak dalamdalamkeadaankeadaan bersediabersedia dengandengan ideaidea--idea idea dandan peralatanperalatan..MesyuaratMesyuarat tidaktidak dimulakandimulakan padapadawaktuwaktu yang yang ditetapkanditetapkan..

Page 7: Protokol mesyuarat

Orang yang sepatutnya hadir tidakhadir; orang yang sepatutnya tidakhadir, hadir.Ahli-ahli mesyuarat dibiarkanberbincang mengenai perkara yang terkeluar daripada tajuk.Pengerusi mesyuarat membawaahli-ahli berbincang mengenai hal-hal yang terkeluar daripada tajuk

OrangOrang yang yang sepatutnyasepatutnya hadirhadir tidaktidakhadirhadir; ; orangorang yang yang sepatutnyasepatutnya tidaktidakhadirhadir, , hadirhadir..AhliAhli--ahliahli mesyuaratmesyuarat dibiarkandibiarkanberbincangberbincang mengenaimengenai perkaraperkara yang yang terkeluarterkeluar daripadadaripada tajuktajuk..PengerusiPengerusi mesyuaratmesyuarat membawamembawaahliahli--ahliahli berbincangberbincang mengenaimengenai halhal--halhal yang yang terkeluarterkeluar daripadadaripada tajuktajuk

Page 8: Protokol mesyuarat

Ada ahli yang mengawal mesyuarat.Ahli-ahli mesyuarat bertelagahsesama sendiri atau denganpengerusi tanpa dapat dikawal.Ahli-ahli tidak mengeluarkanperasaan dan pendapat yang sebenar.Gangguan dan perbualan sampingan.

AdaAda ahliahli yang yang mengawalmengawal mesyuaratmesyuarat..AhliAhli--ahliahli mesyuaratmesyuarat bertelagahbertelagahsesamasesama sendirisendiri atauatau dengandenganpengerusipengerusi tanpatanpa dapatdapat dikawaldikawal..AhliAhli--ahliahli tidaktidak mengeluarkanmengeluarkanperasaanperasaan dandan pendapatpendapat yang yang sebenarsebenar..GangguanGangguan dandan perbualanperbualan sampingansampingan..

Page 9: Protokol mesyuarat

Ahli-ahli dipersendakan atauditertawakan oleh pengerusi atauahli-ahli.Ahli-ahli tidak jelas atau kelirumengenai isu-isu atau maklumatyang dibincangkan ataudipersembahkan.Peralatan alat pandang dengar

ditertawakanditertawakan oleholeh pengerusipengerusi atauatauahliahli--ahliahli..AhliAhli--ahliahli tidaktidak jelasjelas atauatau kelirukelirumengenaimengenai isuisu--isuisu atauatau maklumatmaklumatyang yang dibincangkandibincangkan atauataudipersembahkandipersembahkan..PeralatanPeralatan alatalat pandangpandang dengardengartidak boleh digunakan.

AhliAhli--ahliahli dipersendakandipersendakan atauatau

tidaktidak bolehboleh digunakandigunakan..

Page 10: Protokol mesyuarat

Ahli-ahli tidak dapat melihat, membaca, mendengar ataumemahami alat pandang dengar.Mesyuarat mengambil masa yang lebih daripada panjang daripadajangka waktu yang telah dirancang.Pengerusi /wakil tidak mempunyaikuasa membuat keputusan.

AhliAhli--ahliahli tidaktidak dapatdapat melihatmelihat, , membacamembaca, , mendengarmendengar atauataumemahamimemahami alatalat pandangpandang dengardengar..MesyuaratMesyuarat mengambilmengambil masamasa yang yang lebihlebih daripadadaripada panjangpanjang daripadadaripadajangkajangka waktuwaktu yang yang telahtelah dirancangdirancang..PengerusiPengerusi //wakilwakil tidaktidak mempunyaimempunyaikuasakuasa membuatmembuat keputusankeputusan..

Page 11: Protokol mesyuarat

ASAS-ASAS PENGURUSAN MESYUARAT YANG BERKUALITI

ASASASAS--ASAS PENGURUSAN MESYUARAT YANG ASAS PENGURUSAN MESYUARAT YANG BERKUALITIBERKUALITI

OBJEKTIFOBJEKTIFOBJEKTIF

PERWAKILANPERWAKILANPERWAKILAN

ORGANISASIORGANISASIORGANISASI

KEPIMPINANKEPIMPINANKEPIMPINAN

MAKLUMATMAKLUMATMAKLUMAT

TEMPATMESYUARAT

TEMPATTEMPATMESYUARATMESYUARAT

WAKTUMESYUARAT

WAKTUWAKTUMESYUARATMESYUARAT

Page 12: Protokol mesyuarat

ASAS-ASAS PENGURUSAN MESYUARAT YANG BERKUALITI

ASASASAS--ASAS PENGURUSAN MESYUARAT YANG ASAS PENGURUSAN MESYUARAT YANG BERKUALITIBERKUALITI

Mempunyai agenda dan objektifyang jelas.Bermula dan berakhir mengikutketepatan masa.Kemudahan fizikal yang sesuai danselesa.Notis panggilan mesyuarat yang mencukupi.

MempunyaiMempunyai agenda agenda dandan objektifobjektifyang yang jelasjelas..BermulaBermula dandan berakhirberakhir mengikutmengikutketepatanketepatan masamasa..KemudahanKemudahan fizikalfizikal yang yang sesuaisesuai dandanselesaselesa..NotisNotis panggilanpanggilan mesyuaratmesyuarat yang yang mencukupimencukupi..

Page 13: Protokol mesyuarat

Ahli-ahli yang hadir mempunyaikepakaran.Perbincangan diadakan secarapositif.Peranan Pengerusi yang berkesan.Peranan Setiausaha yang berkesan.Minit mesyuarat yang direkodkandengan tepat.

kepakarankepakaran..PerbincanganPerbincangan diadakandiadakan secarasecarapositifpositif..PerananPeranan PengerusiPengerusi yang yang berkesanberkesan..PerananPeranan SetiausahaSetiausaha yang yang berkesanberkesan..MinitMinit mesyuaratmesyuarat yang yang direkodkandirekodkandengandengan tepattepat..Tindakan susulan yang berkesan.

AhliAhli--ahliahli yang yang hadirhadir mempunyaimempunyai

TindakanTindakan susulansusulan yang yang berkesanberkesan. .

Page 14: Protokol mesyuarat
Page 15: Protokol mesyuarat

PERANAN DAN TUGAS PENGERUSI (PERANCANGAN)

PERANAN DAN TUGAS PERANAN DAN TUGAS PENGERUSI PENGERUSI (PERANCANGAN)(PERANCANGAN)

Mengapakah mesyuarat perludiadakan?Apakah isu/masalah yang hendakdibincangkan?

Hadkan bilangan isu/masalah.Tentukan keutamaan isu/masalah

Apakah objektif mesyuarat?Apakah keputusan yang hendakdicapai?

MengapakahMengapakah mesyuaratmesyuarat perluperludiadakandiadakan??ApakahApakah isu/masalahisu/masalah yang yang hendakhendakdibincangkandibincangkan??

HadkanHadkan bilanganbilangan isu/masalahisu/masalah..TentukanTentukan keutamaankeutamaan isu/masalahisu/masalah

ApakahApakah objektifobjektif mesyuaratmesyuarat??ApakahApakah keputusankeputusan yang yang hendakhendakdicapaidicapai? ?

Page 16: Protokol mesyuarat

Bila dan di mana mesyuarat hendakdiadakan ?Siapakah yang perlu hadir ?Bagamanakah mesyuarat hendakdikendalikan ?Dimanakah mesyuarat hendakdiadakan?Bagaimana keputusan mesyuarathendak dibuat?

BilaBila dandan didi manamana mesyuaratmesyuarat hendakhendakdiadakandiadakan ??SiapakahSiapakah yang yang perluperlu hadirhadir ??BagamanakahBagamanakah mesyuaratmesyuarat hendakhendakdikendalikandikendalikan ??DimanakahDimanakah mesyuaratmesyuarat hendakhendakdiadakandiadakan??BagaimanaBagaimana keputusankeputusan mesyuaratmesyuarathendakhendak dibuatdibuat??

Page 17: Protokol mesyuarat

SEMASA MESYUARATSEMASA MESYUARATSEMASA MESYUARAT(a) Di awal Mesyuarat:

Datang awal sebelum waktumesyuarat.Mulakan mesyuarat tepat padawaktunya.Wujudkan suasana yang sesuai danbaik.Maklumkan tujuan/agenda yang hendak dicapai.

(a)(a) DiDi awalawal MesyuaratMesyuarat::DatangDatang awalawal sebelumsebelum waktuwaktumesyuaratmesyuarat..MulakanMulakan mesyuaratmesyuarat tepattepat padapadawaktunyawaktunya..WujudkanWujudkan suasanasuasana yang yang sesuaisesuai dandanbaikbaik..MaklumkanMaklumkan tujuantujuan/agenda yang /agenda yang hendakhendak dicapaidicapai..

Page 18: Protokol mesyuarat

(b) Semasa Perbincangan:Beri peluang sama rata kepada ahli-ahli.Galakkan penyertaan.Kawal perbincangan.Kawal perjalanan masa.Kekalkan suasana harmonis.Beri kesimpulan dari semasa kesemasa

(b)(b) SemasaSemasa PerbincanganPerbincangan::BeriBeri peluangpeluang sama rata sama rata kepadakepada ahliahli--ahliahli..GalakkanGalakkan penyertaanpenyertaan..KawalKawal perbincanganperbincangan..KawalKawal perjalananperjalanan masamasa..KekalkanKekalkan suasanasuasana harmonisharmonis..BeriBeri kesimpulankesimpulan daridari semasasemasa kekesemasasemasa

Page 19: Protokol mesyuarat

(c) Di Akhir MesyuaratRumuskan perkara-perkara utamayang telah diputuskan.Maklumkan keputusan yang telahdiambil.Tetapkan tarikh, masa dan tempatmesyuarat akan datang.Tamatkan mesyuarat.

(c) (c) DiDi AkhirAkhir MesyuaratMesyuaratRumuskanRumuskan perkaraperkara--perkaraperkara utamautamayang yang telahtelah diputuskandiputuskan..MaklumkanMaklumkan keputusankeputusan yang yang telahtelahdiambildiambil..TetapkanTetapkan tarikhtarikh, , masamasa dandan tempattempatmesyuaratmesyuarat akanakan datangdatang..TamatkanTamatkan mesyuaratmesyuarat..

Page 20: Protokol mesyuarat

PERANAN DAN TUGAS PENGERUSI

PERANAN DAN TUGAS PERANAN DAN TUGAS PENGERUSIPENGERUSI

Sebagai pengacara, penggerak, pemandu dan pengadil mesyuarat. Komited untuk:

Merancang dan mempengerusikanmesyuarat.Menentukan cara bagaimana, bilawaktu bermula dan mengakhirimesyuarat.

SebagaiSebagai pengacarapengacara, , penggerakpenggerak, , pemandupemandu dandan pengadilpengadil mesyuaratmesyuarat. . KomitedKomited untukuntuk::

MerancangMerancang dandan mempengerusikanmempengerusikanmesyuaratmesyuarat..MenentukanMenentukan caracara bagaimanabagaimana, , bilabilawaktuwaktu bermulabermula dandan mengakhirimengakhirimesyuaratmesyuarat..

Page 21: Protokol mesyuarat

PERANAN DAN TUGAS PENGERUSI

PERANAN DAN TUGAS PERANAN DAN TUGAS PENGERUSIPENGERUSI

Menggalakan perbincangan danpenyertaan.Menghormati pendapat danpandangan ahli-ahli.Menentukan susunan agenda dipatuhi.Menjaga displin mesyuarat.Mengawal perjalanan masa.

MenggalakanMenggalakan perbincanganperbincangan dandanpenyertaanpenyertaan..MenghormatiMenghormati pendapatpendapat dandanpandanganpandangan ahliahli--ahliahli..MenentukanMenentukan susunansusunan agenda agenda dipatuhidipatuhi..MenjagaMenjaga displindisplin mesyuaratmesyuarat..MengawalMengawal perjalananperjalanan masamasa..

Page 22: Protokol mesyuarat

PENGENDALIAN MESYUARAT YANG BERKESAN

PENGENDALIAN MESYUARAT PENGENDALIAN MESYUARAT YANG BERKESANYANG BERKESAN

Wujudkan suasana yang bolehmerangsang perbincangan.Ahli-ahli diberi peluang sama rata untuk perbincangan.Agenda dibincangkan satu persatu.Had waktu perbincangan bagisetiap isu/masalah ditentukanmengikut keutamaan.Setiap pandangan dan keputusandirumuskan dari masa ke semasa.

WujudkanWujudkan suasanasuasana yang yang bolehbolehmerangsangmerangsang perbincanganperbincangan..AhliAhli--ahliahli diberidiberi peluangpeluang sama rata sama rata untukuntuk perbincanganperbincangan..Agenda Agenda dibincangkandibincangkan satusatu persatupersatu..Had Had waktuwaktu perbincanganperbincangan bagibagisetiapsetiap isu/masalahisu/masalah ditentukanditentukanmengikutmengikut keutamaankeutamaan..SetiapSetiap pandanganpandangan dandan keputusankeputusandirumuskandirumuskan daridari masamasa keke semasasemasa..

Page 23: Protokol mesyuarat

KUASA DAN KELAYAKAN PENGERUSI

KUASA DAN KELAYAKAN KUASA DAN KELAYAKAN PENGERUSIPENGERUSI

Menjaga tatacara mesyuarat.Memutuskan ‘ points of order ‘Menggunakan undi-putus.Mengarahkan pengunduran individuyang tidak mematuhi peraturanatau yang mengganggu.Menamatkan mesyuarat.

MenjagaMenjaga tatacaratatacara mesyuaratmesyuarat..MemutuskanMemutuskan ‘ points of order ‘‘ points of order ‘MenggunakanMenggunakan undiundi--putusputus..MengarahkanMengarahkan pengunduranpengunduran individuindividuyang yang tidaktidak mematuhimematuhi peraturanperaturanatauatau yang yang mengganggumengganggu..MenamatkanMenamatkan mesyuaratmesyuarat..

Page 24: Protokol mesyuarat

KUALITI SEORANG PENGERUSIKUALITI SEORANG PENGERUSIKUALITI SEORANG PENGERUSI

Personaliti.Keadilan.

Tegas bila perlu.Penuh semangat dan bertenaga.

Kebolehan menjaga displin.Kejelasan ucapan.

PersonalitiPersonaliti..KeadilanKeadilan..

TegasTegas bilabila perluperlu..PenuhPenuh semangatsemangat dandan bertenagabertenaga..

KebolehanKebolehan menjagamenjaga displindisplin..KejelasanKejelasan ucapanucapan..

Page 25: Protokol mesyuarat

TANGGUNGJAWAB DAN TUGAS SETIAUSAHA

TANGGUNGJAWAB DAN TUGAS TANGGUNGJAWAB DAN TUGAS SETIAUSAHASETIAUSAHA

Mempastikan pengelolaan danpentadbiran yang cekap bagimesyuarat.Menolong pengerusi dalamperancangan dan penyediaan.Maklumkan Pengerusi.Seringkali hadir tepat pada waktu.

MempastikanMempastikan pengelolaanpengelolaan dandanpentadbiranpentadbiran yang yang cekapcekap bagibagimesyuaratmesyuarat..MenolongMenolong pengerusipengerusi dalamdalamperancanganperancangan dandan penyediaanpenyediaan..MaklumkanMaklumkan PengerusiPengerusi..SeringkaliSeringkali hadirhadir tepattepat padapada waktuwaktu..

Page 26: Protokol mesyuarat

TANGGUNGJAWAB DAN TUGAS SETIAUSAHA

TANGGUNGJAWAB DAN TUGAS TANGGUNGJAWAB DAN TUGAS SETIAUSAHASETIAUSAHA

Bertindak sebagai ‘tangan kanan’ Pengerusi.Mengambil tindakan susulan.Mengetahui ahli-ahli.

BertindakBertindak sebagaisebagai ‘‘tangantangan kanankanan’ ’ PengerusiPengerusi..MengambilMengambil tindakantindakan susulansusulan..MengetahuiMengetahui ahliahli--ahliahli..

Page 27: Protokol mesyuarat

SEBELUM MESYUARATSEBELUM MESYUARATSEBELUM MESYUARAT

Menghantar notis mesyuarat sertasemua dokumen yang berkenaandalam jangkamasa yang mencukupi.Pastikan agenda mesyuarat/perkarayang akan dibincangkan sertadokumen-dokumen untuk edaransemasa mesyuarat.

MenghantarMenghantar notisnotis mesyuaratmesyuarat sertasertasemuasemua dokumendokumen yang yang berkenaanberkenaandalamdalam jangkamasajangkamasa yang yang mencukupimencukupi..PastikanPastikan agenda agenda mesyuarat/perkaramesyuarat/perkarayang yang akanakan dibincangkandibincangkan sertasertadokumendokumen--dokumendokumen untukuntuk edaranedaransemasasemasa mesyuaratmesyuarat..

Page 28: Protokol mesyuarat

Menentukan persiapan bilik danalat-alat mesyuarat.Jelaskan agenda, isu, kertaskerjauntuk perbincangan pada pengerusisebelum mesyuarat.Siapkan ‘checklist’ isu-isu pentingmesyuarat untuk panduanpengerusi.Datang awal untuk pastikan semuapersiapan mesyuarat adalahteratur.

MenentukanMenentukan persiapanpersiapan bilikbilik dandanalatalat--alatalat mesyuaratmesyuarat..JelaskanJelaskan agenda, agenda, isuisu, , kertaskerjakertaskerjauntukuntuk perbincanganperbincangan padapada pengerusipengerusisebelumsebelum mesyuaratmesyuarat..SiapkanSiapkan ‘checklist’ ‘checklist’ isuisu--isuisu pentingpentingmesyuaratmesyuarat untukuntuk panduanpanduanpengerusipengerusi..DatangDatang awalawal untukuntuk pastikanpastikan semuasemuapersiapanpersiapan mesyuaratmesyuarat adalahadalahteraturteratur..

Page 29: Protokol mesyuarat

SEMASA MESYUARATSEMASA MESYUARATSEMASA MESYUARAT

Mencatatkan kehadiran ahli-ahli.Membuat catitan untuk penyediaanmesyuarat.Bantu Pengerusi semasa mesyuarat.Memberi penjelasan yang diperlukan kepada mesyuarat.Lain-lain tugas pentadbiran dan‘house-keeping’

MencatatkanMencatatkan kehadirankehadiran ahliahli--ahliahli..MembuatMembuat catitancatitan untukuntuk penyediaanpenyediaanmesyuaratmesyuarat..Bantu Bantu PengerusiPengerusi semasasemasa mesyuaratmesyuarat..MemberiMemberi penjelasanpenjelasan yang yang diperlukandiperlukan kepadakepada mesyuaratmesyuarat..LainLain--lain lain tugastugas pentadbiranpentadbiran dandan‘house‘house--keeping’keeping’

Page 30: Protokol mesyuarat

SELEPAS MESYUARATSELEPAS MESYUARATSELEPAS MESYUARATSediakan draf minit mesyuaratuntuk kelulusan PengerusiMesyuarat.Mengedarkan minit mesyuaratkepada ahli-ahli mesyuarat secepatmungkin.Mengambil tindakan susulanmengenai perkara yang dikehendaki. Menyimpan dokumen dan rekodmesyuarat.

SediakanSediakan drafdraf minitminit mesyuaratmesyuaratuntukuntuk kelulusankelulusan PengerusiPengerusiMesyuaratMesyuarat..MengedarkanMengedarkan minitminit mesyuaratmesyuaratkepadakepada ahliahli--ahliahli mesyuaratmesyuarat secepatsecepatmungkinmungkin..MengambilMengambil tindakantindakan susulansusulanmengenaimengenai perkaraperkara yang yang dikehendakidikehendaki. . MenyimpanMenyimpan dokumendokumen dandan rekodrekodmesyuaratmesyuarat..

Page 31: Protokol mesyuarat

PERANAN DAN TUGAS AHLI-AHLI MESYUARAT

PERANAN DAN TUGAS AHLIPERANAN DAN TUGAS AHLI--AHLI MESYUARATAHLI MESYUARAT

I. Tindakan Sebelum Mesyuarat.Membuat Persiapan.Tiba lebih awal.

II. Tindakan Semasa Mesyuarat.Memberi sumbangan yang berkesan.Mematuhi peraturan dan tatacaramesyuarat.

I.I. TindakanTindakan SebelumSebelum MesyuaratMesyuarat..MembuatMembuat PersiapanPersiapan..TibaTiba lebihlebih awalawal..

II. II. TindakanTindakan SemasaSemasa MesyuaratMesyuarat..MemberiMemberi sumbangansumbangan yang yang berkesanberkesan..MematuhiMematuhi peraturanperaturan dandan tatacaratatacaramesyuaratmesyuarat..

Page 32: Protokol mesyuarat

PERANAN DAN TUGAS AHLI MESYUARAT

PERANAN DAN TUGAS AHLI PERANAN DAN TUGAS AHLI MESYUARATMESYUARAT

III. Tindakan Selepas MesyuaratMemaklumkan kepadapengurusan/pihak berkenaanmengenai keputusan mesyuarat.Mengambil tindakan di ataskeputusan yang dicapai.Memberi laporan maklumbalaskepada URUSETIA.

III. III. TindakanTindakan SelepasSelepas MesyuaratMesyuaratMemaklumkanMemaklumkan kepadakepadapengurusan/pihakpengurusan/pihak berkenaanberkenaanmengenaimengenai keputusankeputusan mesyuaratmesyuarat..MengambilMengambil tindakantindakan didi atasataskeputusankeputusan yang yang dicapaidicapai..MemberiMemberi laporanlaporan maklumbalasmaklumbalaskepadakepada URUSETIA.URUSETIA.

Page 33: Protokol mesyuarat

TANGGUNGJAWAB AHLI MESYUARAT

TANGGUNGJAWAB AHLI TANGGUNGJAWAB AHLI MESYUARATMESYUARAT

Mematuhi segala aturan dalammesyuarat.Memberitahu ahli jawatankuasalebih awal daripada tarikhmesyuarat sekiranya tidak dapathadir.Menghadiri semua mesyuarat tepatpada waktunya.

MematuhiMematuhi segalasegala aturanaturan dalamdalammesyuaratmesyuarat..MemberitahuMemberitahu ahliahli jawatankuasajawatankuasalebihlebih awalawal daripadadaripada tarikhtarikhmesyuaratmesyuarat sekiranyasekiranya tidaktidak dapatdapathadirhadir..MenghadiriMenghadiri semuasemua mesyuaratmesyuarat tepattepatpadapada waktunyawaktunya..

Page 34: Protokol mesyuarat
Page 35: Protokol mesyuarat

MENEMPATKAN AHLIMENEMPATKAN AHLI--AHLI AHLI MESYUARAT MENGIKUT MESYUARAT MENGIKUT

KEUTAMAAN, KEKANANAN, KEUTAMAAN, KEKANANAN, FUNGSI AHLI DAN FUNGSI AHLI DAN

MENENTUKAN LOKASI MENENTUKAN LOKASI PERALATAN SERTA PERALATAN SERTA KELENGKAPAN BILIK KELENGKAPAN BILIK

MESYUARATMESYUARAT

PROTOKOL SUSUNATURPROTOKOL SUSUNATURPROTOKOL SUSUNATUR

Page 36: Protokol mesyuarat

PERATURAN DAN PROTOKOL MESYUARAT

PERATURAN DAN PROTOKOL PERATURAN DAN PROTOKOL MESYUARATMESYUARAT

Watak-watak atau pelaku-pelakudalam mesyuarat.Komponen mesyuarat:

NotisAgendaMinit

KemudahanPeralatan

WatakWatak--watakwatak atauatau pelakupelaku--pelakupelakudalamdalam mesyuaratmesyuarat..KomponenKomponen mesyuaratmesyuarat::

NotisNotisAgendaAgendaMinitMinit

KemudahanKemudahanPeralatanPeralatan

Page 37: Protokol mesyuarat

SYARAT-SYARAT AMSYARATSYARAT--SYARAT AMSYARAT AM

Mesti ada Pengerusi

Mesti ada Setiausaha.

Mempunyai Agenda.

Mesti cukup ‘Korum’.

MestiMesti adaada PengerusiPengerusi

MestiMesti adaada SetiausahaSetiausaha..

MempunyaiMempunyai Agenda.Agenda.

MestiMesti cukupcukup ‘‘KorumKorum’.’.

Page 38: Protokol mesyuarat

NOTISNOTISNOTIS

Apa-apa bentuk dan cara untukmemanggil orang-orangberkenaan untuk

bermesyuarat sebagaimanayang dikehendaki olehperaturan-peraturanmesyuarat berkenaan.

ApaApa--apaapa bentukbentuk dandan caracara untukuntukmemanggilmemanggil orangorang--orangorangberkenaanberkenaan untukuntuk

bermesyuaratbermesyuarat sebagaimanasebagaimanayang yang dikehendakidikehendaki oleholehperaturanperaturan--peraturanperaturanmesyuaratmesyuarat berkenaanberkenaan..

Page 39: Protokol mesyuarat

JENIS NOTISJENIS NOTISJENIS NOTIS

VERBALSURAT

TV/RADIOAKHBARTALIPON

VERBALVERBALSURATSURAT

TV/RADIOTV/RADIOAKHBARAKHBARTALIPONTALIPON

Page 40: Protokol mesyuarat

KANDUNGAN NOTISKANDUNGAN NOTISKANDUNGAN NOTIS

Tempat mesyuaratTarikh, hari dan masa mesyuarat.Perkara yang hendak diuruskan.Maklumat-maklumat perkara khususyang hendak diuruskan.Jenis mesyuaratTarikh notisTandantangan orang yang memanggil mesyuarat .

TempatTempat mesyuaratmesyuaratTarikhTarikh, , harihari dandan masamasa mesyuaratmesyuarat..PerkaraPerkara yang yang hendakhendak diuruskandiuruskan..MaklumatMaklumat--maklumatmaklumat perkaraperkara khususkhususyang yang hendakhendak diuruskandiuruskan..JenisJenis mesyuaratmesyuaratTarikhTarikh notisnotisTandantanganTandantangan orangorang yang yang memanggilmemanggil mesyuaratmesyuarat ..

Page 41: Protokol mesyuarat

TEMPOH MENGEDARKAN NOTISTEMPOH MENGEDARKAN NOTISTEMPOH MENGEDARKAN NOTIS

Ikut peraturan/munasabah.

Tempoh yang panjang untukperkara-perkara khusus.

Jika ‘urgent’ tempoh yang lebihpendek tidak dapat dielakkan.

IkutIkut peraturan/munasabahperaturan/munasabah..

TempohTempoh yang yang panjangpanjang untukuntukperkaraperkara--perkaraperkara khususkhusus..

JikaJika ‘urgent’ ‘urgent’ tempohtempoh yang yang lebihlebihpendekpendek tidaktidak dapatdapat dielakkandielakkan..

Page 42: Protokol mesyuarat

SEBAB-SEBAB KEGAGALAN MESYUARAT

SEBABSEBAB--SEBAB KEGAGALAN SEBAB KEGAGALAN MESYUARATMESYUARAT

Gagal menghantar notis dalam masayang cukup.Tidak lengkap.Tidak jelas.Perkara-perkara pentingtertinggal.Notis tidak sampai.Tidak dapat kebenaran.

GagalGagal menghantarmenghantar notisnotis dalamdalam masamasayang yang cukupcukup..TidakTidak lengkaplengkap..TidakTidak jelasjelas..PerkaraPerkara--perkaraperkara pentingpentingtertinggaltertinggal..NotisNotis tidaktidak sampaisampai..TidakTidak dapatdapat kebenarankebenaran..

Page 43: Protokol mesyuarat

AGENDAAGENDAAGENDA

Perkara yang hendak dibincangkandalam mesyuarat.Untuk menentukan tiada perkara-perkara mustahak yang tertinggal.Untuk menentukan perbincangandijalankan dengan teratur.Untuk memberitahu ahli-ahlimesyuarat perkara-perkara yang hendak dibincangkan.

PerkaraPerkara yang yang hendakhendak dibincangkandibincangkandalamdalam mesyuaratmesyuarat..UntukUntuk menentukanmenentukan tiadatiada perkaraperkara--perkaraperkara mustahakmustahak yang yang tertinggaltertinggal..UntukUntuk menentukanmenentukan perbincanganperbincangandijalankandijalankan dengandengan teraturteratur..UntukUntuk memberitahumemberitahu ahliahli--ahliahlimesyuaratmesyuarat perkaraperkara--perkaraperkara yang yang hendakhendak dibincangkandibincangkan..

Page 44: Protokol mesyuarat

MENYEDIAKAN AGENDAMENYEDIAKAN AGENDAMENYEDIAKAN AGENDA

Tentukan perkara yang pentingtidak tertinggal.

Bincang dengan Pengerusi/KetuaJabatan.Rujuk kepada minit mesyuarat yang lepas.Sediakan fail/folder khas untukmendapatkan kertas-kertas dokumendalam mesyuarat.

TentukanTentukan perkaraperkara yang yang pentingpentingtidaktidak tertinggaltertinggal..

BincangBincang dengandengan Pengerusi/KetuaPengerusi/KetuaJabatanJabatan..RujukRujuk kepadakepada minitminit mesyuaratmesyuarat yang yang lepaslepas..SediakanSediakan fail/folder fail/folder khaskhas untukuntukmendapatkanmendapatkan kertaskertas--kertaskertas dokumendokumendalamdalam mesyuaratmesyuarat..

Page 45: Protokol mesyuarat

KEMUDAHANKEMUDAHANKEMUDAHAN

KERUSI DAN MEJASusunan (ikut bil. Ahli & bentukmesyuarat)Tempat duduk:

Susun ikutkekananan.Letak tandanama(jika perlu)Kedudukan ahliyang sukabertelagah

KERUSI DAN MEJAKERUSI DAN MEJASusunanSusunan ((ikutikut bilbil. . AhliAhli & & bentukbentukmesyuaratmesyuarat))TempatTempat dudukduduk::

Susun ikutkekananan.Letak tandanama(jika perlu)Kedudukan ahliyang sukabertelagah

Page 46: Protokol mesyuarat

ALAT-ALAT PANDANG DENGARALATALAT--ALAT PANDANG DENGARALAT PANDANG DENGAR

KERTAS MAHJUNGPAPAN PUTIH

OVERHEAD PROJECTORSLIDE PROJECTOR

ALAT PERAKAM VIDEO DAN TVTAYANGAN FILEM/VIDEO

MODEL ATAU CONTOH PROJEK.

KERTAS MAHJUNGKERTAS MAHJUNGPAPAN PUTIHPAPAN PUTIH

OVERHEAD PROJECTOROVERHEAD PROJECTORSLIDE PROJECTORSLIDE PROJECTOR

ALAT PERAKAM VIDEO DAN TVALAT PERAKAM VIDEO DAN TVTAYANGAN FILEM/VIDEOTAYANGAN FILEM/VIDEO

MODEL ATAU CONTOH PROJEK.MODEL ATAU CONTOH PROJEK.

Page 47: Protokol mesyuarat

PRINSIP SUSUNATURPRINSIP SUSUNATURPRINSIP SUSUNATUR

SUSUNATUR KEUTAMAAN AHLIPengerusi merupakan orang yang terutama memimpin mesyuarat.Ahli yang ‘bergelar’ mendahuluimereka yang ‘tidak bergelar’.Penjawat awam mendahului swasta.Mereka yang berpangkat lebih kananmendahului mereka yang rendahpangkatnya.

SUSUNATUR KEUTAMAAN AHLISUSUNATUR KEUTAMAAN AHLIPengerusiPengerusi merupakanmerupakan orangorang yang yang terutamaterutama memimpinmemimpin mesyuaratmesyuarat..AhliAhli yang ‘yang ‘bergelarbergelar’ ’ mendahuluimendahuluimerekamereka yang ‘yang ‘tidaktidak bergelarbergelar’.’.PenjawatPenjawat awamawam mendahuluimendahului swastaswasta..MerekaMereka yang yang berpangkatberpangkat lebihlebih kanankananmendahuluimendahului merekamereka yang yang rendahrendahpangkatnyapangkatnya..

Page 48: Protokol mesyuarat

SUSUNAN TEMPAT DUDUKAhli-ahli yang tinggi statusnya dudukpaling hampir di sebelah kananpengerusi.Kedudukan ahli-ahli lain diselangselikan berasaskan keutamaan dankekananan.Ahli berfungsi (yang membuatpersembahan) duduk di kerusi terakhirbersetentangan dengan pengerusi disebelah kiri.Setiausaha duduk di meja khas di sebelahkiri pengerusi.

SUSUNAN TEMPAT DUDUKSUSUNAN TEMPAT DUDUKAhliAhli--ahliahli yang yang tinggitinggi statusnyastatusnya dudukdudukpaling paling hampirhampir didi sebelahsebelah kanankananpengerusipengerusi..KedudukanKedudukan ahliahli--ahliahli lain lain diselangdiselangselikanselikan berasaskanberasaskan keutamaankeutamaan dandankekananankekananan..AhliAhli berfungsiberfungsi (yang (yang membuatmembuatpersembahanpersembahan) ) dudukduduk didi kerusikerusi terakhirterakhirbersetentanganbersetentangan dengandengan pengerusipengerusi didisebelahsebelah kirikiri..SetiausahaSetiausaha dudukduduk didi mejameja khaskhas didi sebelahsebelahkirikiri pengerusipengerusi..

Page 49: Protokol mesyuarat

TATASUSILA BERMESYUARATTATASUSILA BERMESYUARATTATASUSILA BERMESYUARAT

SATU PROSES UNTUK MENINGKATKAN TAHAP

KEBERKESANAN MESYUARAT, MENGGALAKKAN AHLI-AHLI

MEMBERI SUMBANGAN SECARA BERKESAN, MENJIMATKAN

MASA DAN TENAGA.

SATU PROSES UNTUK SATU PROSES UNTUK MENINGKATKAN TAHAP MENINGKATKAN TAHAP

KEBERKESANAN MESYUARAT, KEBERKESANAN MESYUARAT, MENGGALAKKAN AHLIMENGGALAKKAN AHLI--AHLI AHLI

MEMBERI SUMBANGAN SECARA MEMBERI SUMBANGAN SECARA BERKESAN, MENJIMATKAN BERKESAN, MENJIMATKAN

MASA DAN TENAGA.MASA DAN TENAGA.

Page 50: Protokol mesyuarat

LANGKAH-LANGKAH TATASUSILA BERMESYUARAT

LANGKAHLANGKAH--LANGKAH LANGKAH TATASUSILA BERMESYUARATTATASUSILA BERMESYUARAT

Jangan tiba lewat.Elakkan gangguan telefon kecualiperkara terpenting.Tidak meninggalkan bilik mesyuarattanpa kebenaran.Elakkan cara duduk yang tidaksopan dan menunjukkan kurangminat.

JanganJangan tibatiba lewatlewat..ElakkanElakkan gangguangangguan telefontelefon kecualikecualiperkaraperkara terpentingterpenting..TidakTidak meninggalkanmeninggalkan bilikbilik mesyuaratmesyuarattanpatanpa kebenarankebenaran..ElakkanElakkan caracara dudukduduk yang yang tidaktidaksopansopan dandan menunjukkanmenunjukkan kurangkurangminatminat..

Page 51: Protokol mesyuarat

Mendengar dengan aktif danmemberi perhatian.Memberi sumbangan.Memberi tumpuan supaya objektifmesyuarat tercapai.Mencari perkara-perkara yang positif.Mencuba menjadi ahli mesyuaratyang aktif.

MendengarMendengar dengandengan aktifaktif dandanmemberimemberi perhatianperhatian..MemberiMemberi sumbangansumbangan..MemberiMemberi tumpuantumpuan supayasupaya objektifobjektifmesyuaratmesyuarat tercapaitercapai..MencariMencari perkaraperkara--perkaraperkara yang yang positifpositif..MencubaMencuba menjadimenjadi ahliahli mesyuaratmesyuaratyang yang aktifaktif..

Page 52: Protokol mesyuarat

MEMBENTUK DAN MENYUSUN AGENDA

MEMBENTUK DAN MENYUSUN MEMBENTUK DAN MENYUSUN AGENDAAGENDA

Perutusan Pengerusi.Pengesahan minit mesyuarat yang lalu.Perkara-perkara berbangkit.Senarai perkara-perkara baru yang hendak dibincangkan.Pembentangan kertas-kertas kerja.Hal-hal lain.Penutup.

PerutusanPerutusan PengerusiPengerusi..PengesahanPengesahan minitminit mesyuaratmesyuarat yang yang lalulalu..PerkaraPerkara--perkaraperkara berbangkitberbangkit..SenaraiSenarai perkaraperkara--perkaraperkara barubaru yang yang hendakhendak dibincangkandibincangkan..PembentanganPembentangan kertaskertas--kertaskertas kerjakerja..HalHal--halhal lain.lain.PenutupPenutup..

Page 53: Protokol mesyuarat

CHECKLIST TUGAS MENYEDIAKAN BILIK MESYUARAT

CHECKLIST TUGAS MENYEDIAKAN CHECKLIST TUGAS MENYEDIAKAN BILIK MESYUARATBILIK MESYUARAT

TENTUKAN:Bilik mesyuaratKerusi dan meja mencukupiLampu-lampu boleh digunakanKipas dan alat hawa dingin berjalanbaikPapan putih, pen dan pemadamAlat projektorAlat pembesar suara

TENTUKAN:TENTUKAN:BilikBilik mesyuaratmesyuaratKerusiKerusi dandan mejameja mencukupimencukupiLampuLampu--lampulampu bolehboleh digunakandigunakanKipasKipas dandan alatalat hawahawa dingindingin berjalanberjalanbaikbaikPapanPapan putihputih, pen , pen dandan pemadampemadamAlatAlat projektorprojektorAlatAlat pembesarpembesar suarasuara

Page 54: Protokol mesyuarat

SEDIAKAN:Gelas minuman dan air dalam jug.Pensel, pen dan kertas tulis.

BAWA:Minit mesyuarat yang lalu.Peraturan-peraturan mesyuarat.Dokumen-dokumen yang diperlukan.

SEDIAKAN:SEDIAKAN:GelasGelas minumanminuman dandan air air dalamdalam jug.jug.PenselPensel, pen , pen dandan kertaskertas tulistulis..

BAWA:BAWA:MinitMinit mesyuaratmesyuarat yang yang lalulalu..PeraturanPeraturan--peraturanperaturan mesyuaratmesyuarat..DokumenDokumen--dokumendokumen yang yang diperlukandiperlukan..

Page 55: Protokol mesyuarat

SEKIANSEKIANSEKIAN

TERIMA KASIH DI ATAS KESUDIAN TUAN/PUAN

MENDENGAR CERAMAH SAYA PADA HARI INI.

JUMPA LAGI...

TERIMA KASIH DI ATAS TERIMA KASIH DI ATAS KESUDIAN TUAN/PUAN KESUDIAN TUAN/PUAN

MENDENGAR CERAMAH SAYA MENDENGAR CERAMAH SAYA PADA HARI INI.PADA HARI INI.

JUMPA LAGI...JUMPA LAGI...