1. BAHAGIAN SEKOLAH KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA 1 PENGURUSANMAJLIS RASMI & ETIKET PROTOKOLDI SEKOLAH1

2. ISI KANDUNGAN1. Definisi2. Pekeliling Majlis Rasmi3. Perancangan Awal 3.1. Kebenaran 3.2. Surat Jemputan & Surat Penghargaan 3.3. Penyediaan Kertas Cadangan4. Upacara Sambutan 4.1. Sambutan Di Luar Dewan 4.2. Sambutan Di Dalam Dewan 4.3. Pelan Lakar Pentas5. Susunan Keutamaan 5.1. Tempat Duduk Di Atas Pentas 5.2. Tempat Duduk Dalam Majlis Jamuan6. Susunan Bendera Dan Pengibarannya7. Pengacara Majlis8. Kesesuian Pakaian9. Kesimpulan 2 3. 1.DEFINISI MAJLIS RASMISuatumajlis, upacara, keramaian, perjumpaan yang diadakan di sekolah /pejabat dengan diperakukan olehkerajaan, jabatan atau organisasi. Iadijalankan an denganlancar, elok, bersih dan tersusundari segi tugas, susunatur, program, pertuturan, pakaiandan sebagainya.3 4. DEFINISI PROTOKOLBerasal daripada bahasa Yunani yangmenggabungkan dua kata dasar protos yangbermaksud yang pertama dan koll bererti pelekat.Ini bermakna protokol itu pada asalnya membawamakna pelekat yang pertama atau tanda taraf ataustatus.Secara ringkasnya, protokol berkaitan denganperaturandalampenganugerahandarjahkebesaran,susunan keutamaan, panggilanhormat, jemputan, tempat duduk dan sebagainya. 4 5. DEFINISI ETIKETMenurut beberapa pendapat, etiket ialah;a.Peraturan pergaulan / budi bahasab.Hukum-hukum adab tertibc.Ketetapan dalam tingkah laku sosiald.Kesopanan dan bertimbang rasae.Peraturan / cara melakukan sesuatuKesimpulannya, etiket ialah peraturan-peraturanyang berkaitandengan citarasa, kesesuaian,adab tertib, penampilan, kesopanan dansebagainya semasa menghadiri sebarang majlissama ada majlis rasmi atau majlis tidak rasmi.5 6. PENUBUHAN JAWATANKUASA PROTOKOLPERINGKAT SEKOLAHAhli-Ahli Jawatankuasa- Guru Panitia Agama Islam,- Guru Panitia Bahasa Melayu- Guru Panitia Bahasa Inggeris-Penyelaras Badan Beruniform.- Penyelaras Sukan Dan Permainan,- Penyelaras Kelab Dan Permainan.- Juruacara Rasmi Sekolah.- Pengurus Pentas/Guru Kemahiran Hidup 6 7. MAJLIS RASMI DAN FORMALSesuatu majlis yang dikatakan rasmi dan formal apabila dana majlis itu datang dari kerajaan serta protokol diaplikasikansepenuhnya, ada buku program, tatacara berpakaian serta mengikut susunan. Contohnya- Hari Kecemerlangan Sekolah. -Perhimpunan Sekolah. -7 8. MAJLIS TIDAK RASMI DAN FORMALDana Majlis ini bukan datang dari kerajaan tetapi protokol diaplikasikan sepenuhnya.Contohnya:- - Mesyuarat Agung PIBG sekolah. -Majlis Makan Malam Sekolah.8 9. MAJLIS RASMIDAN TIDAK FORMAL Majlis ini dananya datang dari kerajaan tetapi protokol tidak diaplikasikanContohnya - Hari Kantin- Jogathon.9 10. MAJLIS TIDAK RASMI DANTIDAK FORMAL Majlis yang dananya bukan dari kerajaan sertaprotokol tidak diaplikasikan.Contohnya -Jamuan Kelab Guru 10 11. PEKELILING MAJLIS RASMIMajlis-majlis rasmi di sekolah ialahHari Ucapan dan PenyampaianHadiah, Hari Ibubapa, Hari Terbuka,Hari Sukan dan Hari PerasmianSekolah.KEBERANGKATAN DYMM SULTAN / TYTSPI Bil.14/1988 bertarikh 18.7.1988 : Keberangkatan DYMM Sultan / Raja / TYTMenghadiri Majlis Rasmi Sekolah 11 12. 1.MENGUNDANG ORANG KENAMAANSemua sekolah / institusi pelajaran yang inginmengundang Pembesar Negeri atau Orang Kenamaanke upacara pembukaan dan perasmian sekolah sahajadikehendaki terlebih dahulu mendapat kelulusandaripada Kementerian Pelajaran. Undangan untukupacara lain adalah mengikut peraturan yang sedia ada.Undangan kepada Ketua Setiausaha, Ketua PengarahPelajaran Malaysia, Pengarah Bahagian dan pegawaitinggi Kementerian lainnya hendaklah dibuat melaluiPengarah Pelajaran Negeri.SPI Bil.9/1991 bertarikh 12.9.1991Permohonan Mengundang Orang-Orang Kenamaan keUpacara Sekolah / Institusi Pendidikan 12 13. 2. PENYAMPAIAN UCAPANPenyampaian Ucapan Oleh 3 Pihak Sahaja i. Pengetua / Guru Besar ii. Pengerusi PIBG / Lembaga Pengurus Sekolah iii. Tetamu KehormatJika Majlis Dihadiri Oleh DYMM / TYT [Sempena HariKeputeraan Sahaja], penyampaian Ucapan Seperti berikut; i. Pengetua / Guru Besar ii. Wakil Kementerian Pendidikan iii. Titah Ucapan Oleh DYMM / TYTPekeliling Iktisas Bil.10/1989 bertarikh 5.10.1989 Tajuk : Atur Cara Majlis Rasmi Sekolah 13 14. KESESUAIAN PAKAIAN MENGHADIRI MAJLIS Pakaian bagi sesuatu majlis adalah tertaklukkepada tahap atau taraf majlis tersebut. Tahapatau kategori majlis adalah seperti berikut: Majlis penuh istiadat Majlis formal Majlis separa formal Majlis tidak formal 14 15. Kesesuaian pakaian bagi pelbagai majlis adalah seperti berikut:MAJLISPEREMPUANLELAKI (a) Jamuan Makan MalamBaju Kurung Baju Kebangsaan FormalBaju Kebaya Labuh Lounge Suit (b) Jamuan Makan MalamBaju Melayu Moden Baju Batik Lengan Panjang Tidak Formal (c) Jamuan MakanBaju Kebaya Baju Batik Lengan Panjang Tengahari Rasmi Baju Kurung Lounge Suit Pakaian Kerja (d) Jamuan MakanBaju Melayu Moden Baju Batik Lengan Panjang Tengahari Tidak Rasmi 15 16. PENYEDIAAN SENARAI JEMPUTANBagi setiap majlis, hendaklah disediakan dalam lima bentuk, iaitu: Ringkasan senarai,Senarai nama, Senarai mengikut keutamaan, Senarai jawapan kehadiran,Senarai hadir.16 17. Senarai kedua ialah Senarai Nama yang akan menyenaraikan namatetamu mengikut kategori. Jika dalam kategori tetamu kehormat, adaempat orang, maka nama keempat-empat orang tamu kehormat tersebuthendaklah dicatatkan dalam senarai beserta butir-butir lain yang lengkap,seperti:(a) Nama penuh dengan gelaran dan Darjah Kebesaran yang disandang(jika ada),(b) Nama isteri,(c) Jawatan atau pangkat,Alamat pejabat lengkap,Nombor telefon pejabat,Alamat rumah lengkap,Nombor telefon rumah,Nama Setiausaha Sulit dan nombor telefon.Senarai ketiga ialah Senarai Mengikut Susunan Keutamaan, iaitusenarai tetamu dari Senarai Nama disusun mengikut susunan keutamaan.Senarai ini hendaklah mengikut panduan Susunan KeutamaanPersekutuan atau Negeri, atau mana-mana agensi yang berkenaan.Semasa menyediakan senarai ini, memadai namanya sahaja sertaringkasan jawatan ditulis, misalnya:Dato Ali bin Mohamad (Ketua Pengarah),Datuk Mohd Nor bin Hasyim (Pengarah Pelajaran Negeri),17Encik Mohd Alias bin Harun (Pegawai Pelajaran Daerah). 18. 1 234 75 618 19. PENULISAN DAN PENGEDARAN KAD JEMPUTAN Kad Jemputan hendaklah mengandungi butir seperti yang berikut:6.6.1 Nama majlis,6.6.2 Pihak penganjur,6.6.3 Logo agensi,6.6.4 Tempat majlis,6.6.5 Ruang nama jemputan,6.6.6 Tarikh majlis diadakan,6.6.7 Masa majlis bermula dan masa majlis berakhir,6.6.8 Masa ketibaan tetamu,6.6.9 Panduan pakaian,6.6.10Nama dan nombor telefon rujukan,6.6.11Atur cara majlis,6.6.12Pelan ke tempat majlis,6.6.13Kad jawapan (mengikut keperluan),6.6.14Pelekat kereta (jika perlu)19 20. 20 21. 21 22. iii. SENARAI JAWATANKUASA PENGELOLAPENASIHAT : (Ikut Kesesuaian Tetamu Kehormat)PENGERUSI : Pengetua / Guru Besar Sekolah BerkenaanTIM.PENGERUSI : Penolong KananNAIB PENGERUSI : Pengerusi LPS / YDP PIBGSETIAUSAHA :Guru yang dilantik dalam mesyuaratBENDAHARI : Orang yang sama dalam JK Induk AHLI JAWATANKUASA AJK Jemputan * AJK Keceriaan & Kebersihan AJK Disiplin * AJK Seranta AJK Peralatan* AJK Santapan / Jamuan AJK Pameran* AJK Persiapan Pentas AJK Persembahan* AJK Persiapan Dewan AJK Buku Atur Cara * AJK Persiapan Tempat Jamuan AJK Keselamatan & Lalulintas * AJK Persiapan Bilik Rehat AJK Persiapan Khemah * AJK Kecemasan AJK Hadiah & Cenderamata * AJK Siaraya AJK Majlis Perasmian * AJK Sambutan AJK Protokol * AJK Plaque Perasmian AJK Fotografi & Rakaman* AJK Laluan DiRaja / MB / Menteri AJK Penyediaan Teks Ucapan,* Pengacara Majlis Teks Doa & Teks Pengacara Majlis * Pembaca Doa 22 23. vii. SENARAI KEPERLUAN PERALATAN / PERKHIDMATANBil JabatanBahan / PeralatanCatatan1.JKR Permaidani, Kerusi DiRaja, Khemah, Pentas, AirCooler, Air Pancut, Kipas.2.Bomba Pancutan air untuk membersihkan kawasan3.TNB Menyediakan generator / keselamatan letrik4.Polis Kawalan trafik / keselamatan / lalulintas5.Majlis Daerah Bunga perhiasan, Air Pancut, Kerusi VVIP / VIP, Kipas6.Pejabat DYMMKundang, Juru Payung, Payung DiRaja, PeralatanJamuan7.Bahagian Majlis SUK Bendera DiRaja, Pelekat Kerusi, Khidmat Protokol8.PeneranganAlat Siaraya, Hebahan Radio, Sidang Media,Pengacara9.Tentera Latihan Perbarisan10. Pejabat Kesihatan Pegawai Perubatan, Kereta Ambulans11. Pejabat Agama Pembaca Doa, Teks Doa12. JPN / PPD Penyelenggaraan, Khidmat Bantu23 24. xi.PELAN LAKAR PERJALANAN MAJLIS P.JagaP1 P8 KANTINP3 P2 P4 P8TAPAK PERASMIANBILIK DARJAHBILIK DARJAH P5P6MAKMAL PADANGMAKMAL SAINS P7KOMPUTER PERMAINANBILIK DARJAH24 25. 4.3. PELAN LAKAR PENTASSusunan utama atas pentas;LATAR BELAKANG BARISAN BENDERAPENTASBARISAN BENDERA MEJA HADIAH 4 2 13 5MEJA 2 1 RUANG BERI HADIAH LALUAN PENERIMA HADIAH 25 26. PERSIAPAN DEWAN6.19.1Penatar layar hendaklah mengandungi perkara-perkara yang perlu sahaja, iaitu logo, nama majlis, tarikh, tempat dan perasmi.Tempat duduk tetamuDi atas pentas (kerusi tetamu, meja kopi, air mineral dan gelas, jambangan bunga,meja hadiah / sijil, rostrum, troli, permaidani, penatar layar, kipas angin, lampu dansiar raya);Di bawah pentas (kerusi tetamu, pentas nasyid, koir, pentas kumpulan muzik,tempat pemberita, kipas angin, lampu, permaidani (jika perlu), rostrum juruacara,pembaca doa, pendeklamasi puisi, kain hiasan pentas, hiasan bunga atau pokokhidup).Rostrum dan mikrofon untuk juruacara, pengerusi pelaksana dan perasmiyang berucap.Kedudukan tetamu khasKedudukan juruacaraDulang, troli hadiah dan alasRuang persembahan (multimedia, koir / nasyid / sajak / gamelan ). 26 27. 5. SUSUNAN KEUTAMAANTAKRIF SUSUNAN KEUTAMAANSusunan keutamaan ialah satu senarai yang disusun mengikutkedudukan kekananan di antara pelbagai golongan masyarakattermasuk ketua negara, pemimpin, pegawai kerajaan, bukankerajaan dan orang awam.BENTUK SUSUNAN KEUTAMAANa. Susunan tempat dudukb. Susunan atur carac. Susunan benderad. Tertib ketibaan dan kepulangane. Penyampaian ucapan 27 28. SUSUNAN TEMPAT DUDUK ATAS PENTAS a. Susunan Bagi Dua Tempat Duduk12b. Susunan Bagi Empat Tempat Duduk3 124 28 29. c. Susunan Bagi Tiga Tempat Duduk2 1 3d. Susunan Bagi Lima Tempat Duduk 42 1 3 529 30. f. Susunan Tempat Duduk Melibatkan TetamuKehormat Bersama Isteri5312 46 (S) (S) (S)(I) (I) (I)30 31. g. Contoh Kedudukan Tetamu Utama Bersama Isteri ( Bilangan 8/6 orang / Meja Panjang Sebaris ) i.7 53 12 46 8(S) (S) (S)(S) (I) (I) (I)(I)MEJA MAKAN UTAMA21 3 ii. SI SIS IMEJA MAKAN UTAMA31 32. a. Contoh Kedudukan Tetamu 8 Orang (Meja Bulat / Tetamu Utama Datang Seorang)123 45 678PENTAS UTAMA32 33. a. Contoh Kedudukan Tetamu 9 Orang (Meja Bulat / Tetamu Utama Datang Seorang) 1 23 45 67 89 PENTAS UTAMA33 34. e. Contoh Kedudukan Tetamu Utama Bersama Isteri (Bilangan 8 orang / Meja Bulat) Gambaran11243 ISTERI SUAMI 5 67 834 35. f.Kedudukan Tetamu Utama Bersama Isteri (Bilangan 8 orang / Meja Bulat) Gambaran 21 23654 8735 36. c. Contoh Kedudukan Tetamu 8 Orang (Meja Panjang / Tetamu Utama Datang Seorang) 7 5 3 1 2 4 6 8d. Contoh Kedudukan Tetamu 9 Orang (Meja Panjang / Tetamu Utama Datang Seorang 8 6 4 2 1 3 5 7 9 36 37. SUSUNAN BENDERAPengibaran bagi semua bendera negeri adalah mengikut keutamaannegeri-negeri. Susunan keutamaan negeri pula mengikut susunankeutamaan Duli Yang Maha Mulia Raja-Raja dan Tuan Yang TerutamaYang Di Pertuan Negeri. Pada masa ini, susunan keutamaan bendera-bendera adalah seperti berikut; 1. Malaysia 10. Perlis 2. Kedah11. Melaka 3. Negeri Sembilan12. Sabah 4. Pahang 13. Sarawak 5. Kelantan 14. Pulau Pinang 6. Johor15. W/P Kuala Lumpur 7. Perak16. W/P Labuan 8. Terengganu 17. W/P Putrajaya 9. Selangor 18. Sekolah /Agensi37 38. PENGIBARAN BENDERA SEBARIS ( PROGRAM PERINGKAT KEBANGSAAN)1 234 5 6 7 8 910111213 14151. Malaysia 6. Johor11.Melaka2. Kedah7. Perak12.Sabah3. N/Sembilan 8. Terengganu 13.Sarawak4. Pahang 9. Selangor 14.Pulau Pinang5. Kelantan 10 Perlis 15.Wilayah Persekutuan(KL / Labuan / Putrajaya) 38 39. PENGIBARAN BENDERA SEBARIS ( PROGRAM DI ADAKAN DI NEGERI PERAK)1 234 5 67 8 910 11 12 13 14151. Malaysia 6. Kelantan 11. Melaka2. PERAK7. Johor12. Sabah3. Kedah8. Terengganu 13. Sarawak4. N / Sembilan 9. Selangor 14. P. Pinang5. Pahang 10 Perlis 15. W / Persekutuan 39 40. 6. PENGIBARAN BENDERAPENGIBARAN DUA BENDERABendera Malaysia hendaklah dikibarkan di sebelah kanan dan diikuti bendera negeri sebelah kiri bendera MalaysiaBendera BenderaMalaysiaNegeri 40 41. PENGIBARAN TIGA BENDERAPengibaran bendera Malaysia hendaklah dipasang di tengah-tengah antara bendera negeri dan agensi.Bendera negeri berada di sebelah kanan bendera Malaysia dan bendera agensi di sebelah kiri bendera Malaysia. Bendera NegeriBendera Bendera Agensi/Sekolah Malaysia41 42. PENGIBARAN BENDERA SEBARIS DI BAHAGI DUA ( PROGRAM DIADAKAN DI NEGERI PERAK)1513 11 9 75 312 4 6 810 1214 1.Malaysia6. Kelantan 11. Melaka 2.PERAK 7. Johor12. Sabah 3.Kedah 8. Terengganu 13. Sarawak 4.Negeri Sembilan 9. Selangor 14. P. Pinang 5.Pahang10 Perlis 15. Wilayah Persekutuan42 43. PENGIBARAN BENDERA SEBARIS BERPUSAT DI TENGAH (PROGRAM DI NEGERI PERAK)14 12 108 6 4 21 35 7 9 11 13 151. Malaysia 6. Kelantan 11. Melaka2. PERAK7. Johor12. Sabah3. Kedah8. Terengganu 13. Sarawak4. Negeri Sembilan9. Selangor 14. Pulau Pinang5. Pahang 10. Perlis15. W/Persekutuan43 44. 6.10 SUSUNAN GAMBAR RASMI Pihak sekolah hendaklah memahami protokol menggantung gambar pemerintah dan pemimpin di premis sekolah, seperti di dalam dewan, di bilik mesyuarat dan ditempat-tempat lain. 6.10.1 Gambar DYMM Seri Paduka Baginda Yang Di-Pertuan Agong dan DYMMRaja Permaisuri AgongDYMM Yang Di-Pertuan AgongDYMM Raja Permaisuri AgongGambar DYMM dan pemerintah negeriDYMM YangDYMM RajaSultan NegeriSultanah NegeriDi-Pertuan Agong Permaisuri AgongPerdanaDYMM Yang DYMM Raja Sultan Sultanah MenteriMenteriDi-Pertuan Permaisuri Negeri Negeri Besar AgongAgong 44 45. RUJUKAN KEHORMATPanggilan hormat yang sesuai hendaklah digunakan terhadap tetamukehormat. Panggilan ini hendaklah diamalkan oleh pengacara majlis.Panggilan hormat yang menjadi amalan sekarang ini ialah;Bil. Jawatan Panggilan hormat Panggilan hormat untuk penyandang untuk pasangan1. YDP Agong Seri Paduka Baginda -2. Permaisuri Agong Seri Paduka Baginda-3. Perdana Menteri Yang Amat BerhormatYang Amat Berbahagia4. TPM Yang Amat BerhormatYang Amat Berbahagia5. Menteri /TM Yang Berhormat Yang Berbahagia S/U Parlimen6. Yang Di PertuaYang Berhormat Yang Berbahagia D.Negara / D.Rakyat 45 46. 7.Timbalan YDPYang Berhormat Yang BerbahagiaD.Negara / D.Rakyat8.Ahli Parlimen Yang Berhormat Yang Berbahagia9.Tun & Toh PuanYang Amat Berbahagia Yang Amat Berbahagia10. Tan Sri & Puan SriYang BerbahagiaYang Berbahagia11. Datuk/Dato/Datin Yang BerbahagiaYang Berbahagia12. Ketua Hakim NegaraYang Amat Arif Yang Amat Berbahagia13. Hakim Besar Yang ArifYang BerbahagiaMalaya / Borneo14. Hakim MahkamahYang ArifYang BerbahagiaAgong/Tinggi15. Ketua SetiausahaYang BerbahagiaYang BerbahagiaNegara16. Panglima Angkatan Yang Amat SetiaYang Amat BerbahagiaTentera46 47. 17. Ketua Polis Negara Yang Amat Setia Yang Amat BerbahagiaKetua Turus Tentera18. Pegawai Polis / Tentera Yang Setia Yang Berbahagia19. KSUYang Berbahagia Yang Berbahagia20. Speaker DewanYang BerhormatYang Amat BerbahagiaUndangan Negeri21. Menteri Besar/ Yang Amat Berhormat Yang Amat BerbahagiaKetua Menteri22. Ahli Dewan Yang BerhormatYang BerbahagiaUndangan Negeri23. SUK /PU/PKNYang BerhormatYang Berbahagia24. Ketua JabatanYang Berusaha Yang Berbahagia25. Raja / TengkuYang MuliaYang Mulia26. Profesor / DoktorYang Berbahagia Yang Berbahagia27. MuftiSahibus Samahah Yang Berbahagia28. Kadi / Ulama Sahibul FadhilahYang Berbahagia47 48. PENGACARA MAJLIS YANG BAIKa. Mempunyai suara yang baik dan lunak didengarb. Fasih dalam penyebutan bahasa serta terang dan jelas sebutannya / tidak pelat. Kelajuan penyebutannya sederhanad. Cergas dan cepat dalam pergerakannyae. Tidak gugup / gagap dalam percakapannyaf. Tidak mempunyai darah gemuruhg. Tidak panik jika berhadapan dengan pelbagai situasih. Tahu menggunakan budibicarai. Sentiasa bersifat sabarj. Tidak mempunyai perawakan yang serious / sombongh. Mempunyai pengetahuan asas mengenai adat istiadat dan protokol dalam majlis-majlis rasmi48 49. CONTOH TEKS JURUACARA Nama Majlis : Majlis Anugerah Khidmat Cemerlang Tempat: Dewan Hamzah,Klang Tarikh: 29hb. Ogos, 2006Hari : SabtuCue (0830)Semua hadirin mengambil tempat.Pengumuman (ANN).Para hadirin dipersilakan mengambil tempat. Majlis akan bermula sebentar lagi.Cue (0835)Menerima isyarat apabila tamu kehormat tiba. Semua hadirin berdiri.Pengumuman (ANN).Mengumumkan ketibaan Yang Berhormat Menteri Pelajaran Malaysia, diiringi oleh PengarahPelajaran Selangor dan Timbalan Pengarah Pelajaran Selangor.Cue (0840)Setelah tamu kehormat duduk, semua hadirin duduk.Pengumumam (ANN).Yang Berhormat Menteri Pelajaran Malaysia, Dato Seri Hishamuddin bin Tun Hussein , YangBerusaha Pengarah Pelajaran Selangor, Yang Berusaha Timbalan Pengarah PelajaranSelangor, Ketua-Ketua Sektor, Pegawai Pelajaran Daerah, Pengetua, Guru Besar, guru-gurudan tetamu yang dihormati sekalian.Bersyukur kita ke hadrat Ilahi dengan limpah rahmat dan hidayah-Nya, kita dapat hadir dalammajlis yang mulia ini.Majlis akan dimulakan dengan bacaan doa. Majlis mempersilakan Ustaz (Awang Salleh) untukmemimpin bacaan doa. Dipersilakan.49 50. BUKU ATUR CARABuku atur cara ialah sebuah buku maklumat yang amat penting bagi majlisrasmi. Penerbitan buku ini perlu diuruskan dengan baik dan sempurna. Segala butiran yang akan dimuatkan di dalam buku ini perlu dirancang oleh satu jawatankuasa, disemak dan diluluskan oleh pengerusi pengelola.Peranan buku atur cara sangat penting dalam majlis rasmi, seperti majlis konvokesyen, majlis graduasi, pertandingan kemahiran kokurikulum, perasmian sekolah, perkhemahan dan seminar yang dirasmikan oleh orang kenamaan. Buku atur cara juga digunakan semasa majlis peringkat dalaman yangdirasmikan oleh orang kenamaan tempatan. Kandungan Buku Atur Cara;Kata alu-aluan (Perasmi, Pengerusi Pengelola, Pengerusi Pelaksana);Senarai jawatankuasa (Pengelola, Pelaksana dan Ahli JawatankuasaKecil); Senarai peserta;Atur cara majlis pembukaan dan penutupan;Penghargaan; Iklan (jika ada).50 51. AHLI JAWATANKUASA INDUK- AHLI JAWATANKUASA PENGELOLA- AHLI JAWATANKUASA PERLAKSANA- AHLI JAWATANKUASA KECIL 51 52. SUSUNAN TEMPAT DUDUK ATAS PENTASMenggambarkan taraf, susunan keutamaan, kekananan sertapentingnya seseorang itu dalam majlis yang berkenaan.PRINSIP-PRINSIP PENYUSUNAN TEMPAT DUDUK DIATAS PENTASTetamu yang paling hampir sekali dengan tetamu kehormatadalah tetamu yang terkanan sekali. Kekananan bermula darisebelah kanan tetamu kehormat. 52 53. Viii. MASALAH YANG DIHADAPIBil.JenisMasalahCadang Penyelesaian Tindakan1. Ruang Perasmian/Ruang Sempit dan Air Diluaskan serta diturapJKR / JPN Tapak Perhimpunan Bertakungsemula2. Laluan Masuk Ke Keadaan Becak danDiturap semula JKR / JPN Sekolah berlopak3. Kawasan PerparitanSemak dan tersumbatDibersihkanMajlis Daerah Hadapan Sekolah4. Pagar Sekolah Tapak Pagar Jerlus dan Digantikan dengan yang JPN / PPD tiada berpagar baru5. Penutup LongkangPecah dan Membahayakan Digantikan dengan yang JPN / PPDbaru6. Bilik Rehat DiRajaTiadaPengubahsuaian bilik JKR / JPNdarjah yang ada7. Pondok Pengawal Sudah Daif Dibaiki dan dicat semula JPN / PPD8. Tekanan Air Sangat Rendah Kerana Gantian paip baruJPN / JBA Paip yang ada sudah uzur9. TandasRosak dan TersumbatDibaikiJPN / PPD 53 54. ix.JADUAL KERJATARIKH PERKARATINDAKAN31.1.2005 Sekolah dimaklumkan tentang pemilihan perasmian olehPejabat SUK / JPNDYMM Sultan Perak2.2.2005Memaklumkan kepada Pejabat Pelajaran Daerah Pengetua10.2.2005 Mesyuarat JK Pengelola & PIBG 1 Lantik JawatankuasPengetua17.2.2005 Mesyuarat JK Kecil dan menyediakan Kertas CadanganPengetua29.2.2005 Mesyuarat JK Induk 1JPN / PPDMinggu 1 Mac 2005 Menyediakan draf Kata-kata aluan, dapatkan gambar, t.tangan Pengetuabagi MB, Menteri, Pengarah, PPD, Pegawai Daerah, PIBG dll30.2.2005 Menghantar surat jemputan kepada DYMM, DYTM, DYAM, MB,JPN / PPDMenteri, KPPM, Pengarah,Pegawai Daerah, OBJ, PPD dll8.3.2005Mesyuarat JK Pengelola 2Pengetua18.4.2005 Mesyuarat JK Induk 2JPN / PPD23 & 25 .4. 2005RaptaiJPN / PPD29.4.2005 Majlis sebenar berjalan Semua Yang Terlibat3.5.2005Menghantar Surat PenghargaanPengetua10.5.2005 Mesyuarat Penutup JPN / PPD / Pengetua54 55. x. ATURAN PENTADBIRANPergerakan/Masa AcaraTatacaraP1Keberangkatan tiba DYMMSemua jemputan telah berada di tempat(10,00 pg ) di pintu hadapan sekolah masing-masing.P2DYMM Sultan dan Permaisuri Disambut oleh dif-dif kehormat(10.02 pg)turun dari kenderaan di Raja (Pengetua, MB, Menteri, Pengarah. DO, OBJ)P3Rombongan DYMM berduaDiiringi oleh pancaragam sekolah..,(10.05 pg)di arak ke pentas di RajaBunga Manggar, Sirih Junjung & Bunga Pahardan mengambil tempat di atas * Nyanyian Lagu Negeri Perakpentas di Raja * Persembahan murid * Ucapan Aluan Pengetua * Ucapan Menteri Pendidikan * Titah Ucapan PerasmianP4(11.15 pg)Upacara Perasmian* Rombongan DYMM ke tempat Plaque * DYMM membuka tirai plaque * Bacaan DoaP5 ( 11.30pg) Lawatan ke Makmal Komputer * Rombongan DYMM & Tetamu JemputanP6 (12.00tgh) Lawatan ke Makmal Sains* Rombongan DYMM & Tetamu JemputanP7 (12.30tgh) Jamuan Tengahari * Rombongan DYMM & Tetamu JemputanP8 (1.15tgh)Bergambar & Bersurai * Rombongan DYMM & Warga Sekolah 55 56. 4. CONTOH UPACARA SAMBUTAN4.1. SAMBUTAN DI LUAR DEWANa.Penyambut Tetamu Utama b. Sambutan*Pembuka pintu kereta*Penyemat rozet*Jambangan bunga (tetamu bawa isteri)*Penyampai bunga ( -sda- )*Bunga manggar,bunga pahar, sireh junjung, kompang, silat dll*Perbarisan jika ada*Pentas menerima tabik hormat*Barisan guru, kakitangan dan PIBG*Tiang Bendera dan Bendera Di Raja (jika DYMM)*Pancaragam (ikut keperluan)*Koir*Menandatangani buku pelawat ( tempat / peralatan / buku pelawat )56 57. PENYEDIAAN ATUR CARA PENTADBIRANAtur cara pentadbiran ialah atur cara majlis yang ditulis secara terperinci dengantujuan:Sebagai panduan untuk pegawai yang mengendalikan majlis tersebut;Sebagai panduan kepada semua pegawai dan petugas yang terlibatdalam majlis tersebut;Untuk menentukan majlis berjalan dengan lancar dan mengikut lunas-lunas protokol yang diterima;Untuk mengawal masa;Untuk menjadi panduan masa akan datang;Sebagai rekod.Atur cara pentadbiran yang baik mengandungi butir-butir berikut:Masa;Keterangan yang merupakan urutan acara secara terperinci;Pegawai yang bertanggungjawab.Atur cara pentadbiran ialah dokumen yang sangat penting sebagai garis panduanterperinci terhadap semua tindakan yang perlu dilakukan oleh seseorang yangterlibat bagi sesuatu acara. Selain atur cara pentadbiran, senarai semak hendaklahjuga disediakan untuk membantu juruacara mengendalikan majlis dengan lancar. 57 58. 6.15PERANAN PENYAMBUT TETAMUYang berikut ialah panduan bagi penyambut tetamu dalam majlis:6.15.1 MaklumatPenyambut tetamu hendaklah mengetahui maklumat keraian yang sedang diadakan sekurang-kurangnyatujuan keraian tersebut diadakan.Atur Cara Keraian yang BerkenaanPenyambut tetamu mestilah mengetahui atur cara keraian yang berkenaan terutamanya waktu yangditetapkan bagi tetamu sampai dan balik. Susunan Tempat Duduk Penyambut tetamu hendaklah tahu susunan tempat duduk keseluruhannya supaya senang untuk memandu atau menunjukkan tempat duduk tetamu yang berkenaan. Kawasan yang Diperuntukkan Penyambut tetamu hendaklah mahir dengan tempat dan kawasan yang diperuntukkan baginya.Tempat-tempat Penting Penyambut tetamu hendaklah mengetahui tempat-tempat yang penting, seperti bilik menunggu, pintu masuk, pintu keluar, tempat jamuan dan tandas.Senarai Tetamu yang Dijemput Penyambut tetamu mestilah mempunyai ringkasan keseluruhan senarai tetamu yang akan hadir dan sebaik-baiknya mengenali tetamu tersebut.Senarai Tamu Khas Selain senarai kesemua tamu yang dijemput, senarai tamu khas yang akan disambut hendaklah juga diketahui dengan terperinci.Pakaian Penyambut Tetamu Penyambut tetamu hendaklah memakai pakaian yang sesuai dan lengkap mengikut keraian yang sedang dijalankan. Pakaian mencolok mata bagi perempuan adalah tidak sesuai.Cara Menyambut Tetamu Tetamu hendaklah disambut dengan hormat, diberikan buku atur cara serta ditunjukkan tempat duduk secara hormat. Mengenali Tetamu Seboleh-bolehnya penyambut tetamu hendaklah mengenali tetamu yang disambut. Jika tetamu tidak dikenali, penyambut tetamu hendaklah bertanya dengan cara hormat.58 59. Ketibaan Penyambut TetamuPenyambut tetamu hendaklah tiba satu jam lebih awal daripada masa tetamu dijangka tiba.Penyambut tetamu hendaklah melaporkan diri kepada pegawai bertugas dan mengambilsenarai tetamu. Beliau hendaklah mengenal pasti tempat duduk tetamu kehormat yang dibawah kawalannya.Pertanyaan dan TeguranJika ada apa-apa pertanyaan, perlu dijawab dengan sopan. Sebarang teguran daripadatetamu, hendaklah diterima secara terbuka dan diambil ingatan. Jangan sekali-kalibertengkar dengan tetamu atau memberi maklumat yang penyambut tetamu sendiri kurangpasti.KesulitanSebarang kesulitan atau masalah hendaklah segera dirujuk kepada pegawai bertugas. 6.15.14 Mudah SenyumPenyambut tetamu hendaklah kaya dengan senyuman.59 60. 4.2. SAMBUTAN DI DALAM DEWAN a.Penyambut tetamu di dewan b.Pengiring ke pentas utama c.Pengiring ke tempat duduk bawah pentas d.Penyampai buku atur cara untuk Tetamu Kehormat e.Penyampai buku atur cara untuk jemputan khas f.Persiapan di atas pentas; ` Back Drop (nyatakan majlis, nama perasmi, tarikh, masa dan tempat diadakan) ` Kerusi Tetamu Kehormat dan meja` Alas kerusi dan meja ` Gelas, air mineral dan penutup gelas ` Taging kerusi utama ` 2 buah rostrum yang beralas, bunga, air & gelas ` Susunan bendera negeri (jika ada) ` Meja hadiah, hadiah, tray dan alas ` Hiasan pentas (bunga, lampu dll) ` Karpet 60 61. SUSUNAN TEMPAT DUDUK DALAM MAJLIS JAMUANPENDAHULUANSusunan tempat duduk bagi majlis jamuan makan berbeza sedikitsusunan tempat duduk bagi majlis lain. Bilangan tetamu di meja utamabiasanya lebih daripada bilangan di tempat duduk dalam majlistersebutPRINSIP-PRINSIP PENYUSUNANBagi menentukan kedudukan tetamu utama di meja panjang atau mejabulat, perkara berikut perlu diberi perhatian antaranya kehadirantetamu tersebut datang seorang / bersama isteri / bilangan genap /ganjil. 61 62. TINGKAH LAKU DALAM MAJLIS JAMUANa. Majlis jamuan yang diadakan bertujuan untuk menggembirakan tetamu.b. Peraturan-peraturan yang perlu diketahui; ~ tatatertib pergaulan ~ cara duduk dan berdiri ~ bersopan santun dan berbudi bahasa ~ saat ketibaan ~ tertib di meja makan ~ tertib semasa makan ~ tertib semasa meninggalkan majlis 62 63. CARA MAKANCARA MAKAN BERDIRIa. Dilarang mengisi pinggan terlalu penuh.b. Memegang pinggan dengan tangan kiri dan sudu di tangan kanan.c. Elakkan mengangkat pinggan terlalu tinggi semasa menyuap makanan.d. Kain lapik (napkin) ada di bawah pinggan.e. Kurangkan pergerakan semasa makan.f. Dilarang meninggalkan majlis sebelum tetamu kehormat berangkat pulang.g. Ucapan terima kasih kepada penganjur atau tuan rumah.63 64. CARA MAKAN DUDUKa. Tiba di tempat jamuan lebih awal 5 15 minit sebelum majlis bermula.b. Duduk dengan selesa dan rapatkan kaki.c. Elakkan daripada meletakkan kedua-dua belah siku di atas meja.d. Gunakan tangan kiri untuk menyenduk nasi dan lauk sekiranya makan dengan tangan.e. Pastikan gelas minuman berada di sebelah kiri anda.f. Anda perlu berhenti makan apabila semua tetamu yang seemeja anda sudah berhenti makan.g. Anda dilarang meninggalkan majlis sebelum tetamu kehormat berangkat pulang.h. Ucapan terima kasih kepada penganjur atau tuan rumah sebelum pulang.64 65. LARANGAN DI TEMPAT MAKANa. Bercakap-cakap semasa makan.b. Menyuap makanan terlalu banyak dalam satu suapan.C. Memilih-milih makanand. Menumpahkan makanane. Melaga-lagakan suduf. Menerpa ke makanan yang baru dihidangg. Menolak terus makanan yang dihidangkanh. Menghisap rokoki. Meluahkan makanan dari dalam mulutj. Meninggalkan banyak baki makanan di dalam pinggank. Menggigit kuku, mengorek telinga atau mencungkil gigi.65 66. PERATURAN MAKAN SECARA BUFFETa. Berbarislah mengikut giliran dan jangan memotong barisan.b. Jangan datang secara menyonsang arus.C. Ambil hanya satu bahagian sahaja dalam setiap hidangan.d. Jangan ambil terlalu banyak hidangan dalam satu pinggan.e. Biar ambil beberapa kali dari mengambil banyak hingga tak habis.f. Makanlah dengan tertib di tempat duduk yang telah ditetapkan. 66 67. 7. PENGACARAAN MAJLIS RASMIPENDAHULUANa. Berperanan penting dalam sesuatu majlis rasmi.b. Dikenali sebagai juruacara atau master of ceremonies (MC)PERANAN PENGACARA MAJLISa. Mengawal Majlisb. Membuat Pengumumanc. Memberi Panduan 67 68. 8. PAKAIAN 8.1. PENDAHULUAN Pakaian adalah perhiasan diri dan merupakan cermin hati yang dapat memperlihatkan personaliti dan penampilan imej keperibadian seseorang. Pakaian seseorang dapat mencerminkan; a. Kedudukan Ekonomi b. Tahap pelajaran c. Tahap kedudukan sosial d. Kerjaya e. Moral / tahap boleh dipercayai f.Imej diri g. Kehebatan dan kecemerlangan masa hadapan Perkara yang perlu diberi perhatian kepada pakaian ialah dari segi; fesyen, warna, jenis kain dan jenis pakaian, umur dan bentuk badan. 68 69. 8.2. KESESUAIAN PAKAIANBAGI KAUM LELAKIBajuBaju kemeja yang dicadanghkan ialah hendaklah berwarna putih / cerah,berlengan panjang dan berkolar. Baju hendaklah dimasukkan ke dalam dantangan baju tidak dilipat.SeluarSeluar yang dicadangkan ialah ialah seluar panjang slack, berwarna hitam ataugelap. Pemilihan warna ini perlu untuk disesuaikan dengan warna baju dan talileher.Tali LeherBagi menggambarkan keperibadian profesional tali leher yang dipakai mestilahjenis tali leher yang diikat secara manual. Ikatan tali leher jenis simpul segi tigadan hujungnya mencecah kepada tali pinggang. 69 70. BAGI KAUM WANITAPerkara pokok pemilihan pakaian ialah keselesaan kepadapemakainya. Sebagai seorang muslim pakaian yang dipakaihendaklah tidak menjolok mata serta menutup auratPakaian yang dicadanghkan ialah Pakaian kebangsaan ataupakaian kaum masing-masing dan lain-lain pakaian yangsesuai.Kasut sukan, jeans, slack, seluar pendek dan apa-apapakaian yang menutup muka atau yang menjolok mata, tidakboleh dipakai. 70 71. KESESUAIAN PAKAIAN WANITAa. Elakkan pakaian berkilat / berkilau pada waktu siang.b. Elakkan memakai pakaian satu warna sahaja (sepasang)c. Elakkan memakai pakaian berwarna warni melebihi empat warnad. Menggunakan alat-alat hiasan tambahan yang bersesuaian dan tidak keterlaluan.e. Penggunaan pewangi yang berbau lembut di siang hari dan pewangi yang kuat baunya di sebelah malam. Elakkan penggunaan lebih daripada satu pewangi pada satu masa.f. Pemilihan warna / saiz beg tangan dan warna / bentuk kasut hendaklah disesuaikan dengan fesyen dan warna pakaian serta majlis yang dihadiri.71 72. 8.3.PAKAIAN KE PEJABAT / SEKOLAHa. Petikan Pekeliling Iktisas Bil. 6/1985 ( Peraturan Pakaian Guru Di Sekolah/ Pegawai dan Kakitangan Perkhidmatan Pendidikan )Sebagai golongan pendidik, guru-guru, pensyarah dan lain-lain pegawaiperkhidmatan pelajaran adalah sentiasa menjadi tumpuan pemerhatianpelajar-pelajar dan masyarakat, baik di dalam atau di luar sekolah /maktab / pejabat serta mempunyai pengaruh ke atas pendidikan pelajar-pelajar, termasuk menyemai akhlak dan nilai hidup yang baik. Untukmencapai matlamat ini, guru-guru dan lain-lain pegawai pelajaransewajarnyalah menunjukkan pakaian yang sesuai apabila bertugas didalam atau di luar sekolah / maktab / pejabat. Oleh yang demikian, disamping pakaian yang kemas dan bersih, pakaian yang berpatutan danbersesuaian bagi guru-guru / pensyarah serta pegawai-pegawai dankakitangan perkhidmatan pelajaran adalah penting. Pakaian seumpamaini adalah melambangkan disiplin dan imej profesion perguruan.72 73. 8.12. JENIS-JENIS PAKAIAN RASMIa.Pakaian kebangsaan rasmi (bertanjak & keris)b.Pakaian kebangsaan hitam (serba hitam)c.Pakaian kebangsaan (warna bebas)d. Lounge Suite.Pakaian Istiadat (khusus kepada penyandang) f. Pakaian kerja (bertugas) g. Batik lengan panjang 73 74. 8. KESIMPULANPengurusan Majlis Rasmi merupakan suatu pengurusan yang berkait rapatdengan peraturan-peraturan yang berkaitan dengan persiapan dan persediaanawal, keperluan-keperluan yang berkaitan dan juga cara pengendalian sesuatumajlis itu. Kejayaan dari segi persiapan, perancangan dan pengelolaan akanmenjadikan majlis berkenaan berjalan lancar dan teratur.Manakala Protokol pula merupakan tatasusila dan tatacara bagi sesuatu MajlisRasmi itu dapat dijalankan dengan lebih kemas mengikuti segalaperaturan, susunan, adab tertib, kesesuaian dan dijalankan dengan penuhkesopanan.Sebagai pemimpin di sekolah atau organisasi maka pengetahuan kepadaPengurusan Majlis Rasmi dan Protokol ini amat perlu kerana ia dapatmembantu dalam menentukan kelancaran perjalanan majlis itu. Diharapkandengan maklumat yang serba ringkas ini dapat dijadikan panduan kepada pihakpengurusan sekolah atau organisasi dalam merancang dan seterusnyamengendalikan majlis rasmi di sekolah. Sekian. Terima kasih 74 75. Tatacara Berjabat Tangan1.Lelaki dengan lelaki.2.Perempuan dengan perempuan.75 76. Tatacara Duduk Dalam Majlis Resmi.i.Lelaki.ii. Perempuan. 76 77. Tatacara Pemberian Hadiah DalamSesuatu Majlis Resmi. 41 23Meja Hadiah1. VVIP/VIP(Penyampai Hadiah)2. Pengiring VVIP/VIP3. Pembawa Hadiah4. Penerima Hadiah.5. Pergerakan Penerima/Pembawa Hadiah77 78. Tatacara Pemberian Hadiah DalamSesuatu Majlis Resmi. 4 21 3 Meja Hadiah1. VVIP/VIP(Penyampai Hadiah)2. Pengiring VVIP/VIP3. Pembawa Hadiah4. Penerima Hadiah.5. Pergerakan Penerima/ pembawa Hadiah 78 79. Tatacara Pemberian Cenderamata Kepada VVIP/VIP Majlis Resmi. 1 24 3 1. Penerima Cenderamata 2. Penyampai Cenderamata. 3. Pembawa Cenderamata 4. Penyambut Cenderamata dari VVIP/VIP. 79 80. SekianTerima Kasih 80