Perkembangan Staf (1)

PROTOKOL & ETIKET SOSIAL Aplikasi dalam Pengurusan dan Pelaksanaan MajlisREDEEMS Sabtu 13 JUN 2009

Rasional :Pengetahuan dalam bidang Protokol dan Etiket Sosial amat diperlukan kerana kita semua akan terlibat secara langsung dalam aktiviti protokol apabila sesuatu majlis diadakan di Kampung. Kursus ringkas ini diharap akan dapat mambantu kita memainkan peranan masingmasing dalam aktiviti protokol sesuatu majlis nanti.

Objektif : Mendedahkan para peserta kepada pentahuan dan kemahiran asas dalam protokol dan etiket sosial Memahami konsep protokol dan etiket sosial dalam pengurusan dan pelaksanaan sesuatu majlis

Kumpulan Sasaran : JKKK SINGAI

Kandungan Pengertian Protokol & Etiket Sosial Kepentingan PES dalam Pengurusan & Pelaksanaan Majlis Susunan Keutamaan, Anugerah Darjah Kebesaran, Bintang dan Pingat Persekutuan dan Negeri Gelaran Kehormat Dan Panggilan Kehormat Pengibaran dan Pemeragaan Bendera Pengacaraan Majlis & Aturcara Pentadbiran Majlis Susunan Tempat Duduk semasa majlis Menyambut & melayan tetamu Protokol berpakaian Tertib di Meja Makan

1. PENGERTIAN PROTOKOL & ETIKET SOSIALPengertian kini : Protokol merujuk kepada satu set peraturan dan adat yang diterima dan digunapakai dalam amalan majlis peringkat antarabangsa, kebangsaan, negeri atau mana-mana majlis rasmi dan bukan rasmi yang berbentuk formal. Pelaksanaan protokol amat penting untuk mengawal ketertiban, kesopanan, keharmonian dan kehemahan majlis, serta mencerminkan kewibawaan dan keprihatinan pihak penganjur atau pengelola majlis

Etiket Sosial pula ditakrifkan sebagai peraturan danadat berkenaan dengan kesopanan terutamanya dalam pergaulan sosial dalam masyarakat atau majlis tertentu.

Protokol dan Etiket Sosial (PES) adalah berkaitandan seiring dalam pelaksanaan sebarang majlis.

Majlis merupakan sesuatu upacara, perjumpaan,keramaian, perayaan atau perhimpunan yang : ditaja/dianjurkan oleh sesuatu pihak / pelbagai pihak dilaksanakan pd tarikh, masa, tempat yang ditetapkan ada matlamat / tujuan, mengikut agenda / aturcara dihadiri oleh ramai peserta atau jemputan

Kategori MajlisRasmi anjuran & kos ditanggung kerajaan / Tak Rasmi lain-lain penganjur Formal patuh semua peraturan / Tak formal tak perlu patuhi semua 1. Majlis Penuh Istiadat Pemerintah naik tahta, Pertabalan, 3. Majlis Rasmi Tetapi Tidak Formal : Dianjur oleh atau bagi pihak kerajaan, semua kos ditanggung oleh kerajaan, semua terlibat tidak perlu patuhi semua peraturan. Contoh : Sambutan Hari Guru, Majlis Jamuan Tahunan Staf 5.Majlis Tidak Rasmi dan Tidak Formal Dianjur oleh atau bagi pihak swasta / bukan kerajaan, semua kos ditanggung penganjur, semua terlibat tidak perlu patuhi sepenuhnya peraturan. Contoh : Sambutan Hari Keluarga,

2. Majlis Rasmi dan Formal : Dianjur oleh atau bagi pihak kerajaan, semua kos ditanggung oleh kerajaan, semua terlibat perlu patuhi penuh peraturan. Contoh : Kejohanan Olahraga, Majlis Anugerah Pelajar Cemerlang 4. Majlis Tidak Rasmi Tetapi Formal : Dianjur oleh atau bagi pihak swasta / bukan kerajaan, semua kos ditanggung penganjur, semua terlibat patuhi sepenuhnya peraturan. Contoh : AGM PIBG, Pelancaran Kempen Menabung oleh BSN

2. KEPENTINGAN PES DALAM PENGURUSAN &PELAKSANAAN SESUATU MAJLIS Perancangan rapi dan pelaksanaan lancar Majlis lebih teratur, meriah dan ceria-persembahan Elak kesilapan dan gangguan yang tidak diingini Mencerminkan kewibawaan penganjur / pengelola Para jemputan/peserta rasa dihormati dan dihargai Menjadi contoh teladan yang boleh dihayati

3. SUSUNAN KEUTAMAAN / ANUGERAH DARJAHKEBESARAN, BINTANG DAN PINGAT PERSEKUTUAN DAN NEGERI (A) Susunan Keutamaan : Jujukan kenamaan mengikut darjat atau kekananan yang diluluskan secara rasmi berdasarkan jenis dan gred jawatan, bidang kuasa dan tanggungjawab, pangkat dan anugerah kebesaran yang disandang. (i) Susunan Keutamaan Persekutuan (Penyelaras - JPM) [Rujuk Lampiran A] (ii) Susunan Keutamaan Negeri (Penyelaras SUKN)

(iii) Susunan Keutamaan Bahagian / Daerah (Residen) (iv) Susunan Keutamaan Kementerian Pelajaran / Jabatan Pelajaran Negeri / Pejabat Pelajaran Gabungan / Daerah Kecil / Sekolah (Carta Organisasi)

(Lampiran A) Susunan Keutamaan Persekutuan 1. SPB Yang di-Pertuan Agong Tuanku Mizan Zainal Abidin Raja Permaisuri Agong Tuanku Nur Zahirah 3. Raja-Raja dan Pemangku Raja (ikut tarikh naik tahta) 4. Yang di-Pertua Negeri (Sarawak/Pinang/Sabah/Melaka) 5. Bekas-bekas Raja Permaisuri Agong yg terima saraan Diraja 6. Perdana Menteri 7. Timbalan Perdana 8. Tengku Mahkota / Raja Muda 2.

68. SU-SU Politik 69. Pegawai-Pegawai Gred II dan Pegawai-pegawai Tentera dan Polis yang setaraf dengannya 70. Konsul-Konsul Besar negara yg tiada perwakilan diplomatik

(B) Anugerah Darjah Kebesaran, Bintang dan Pingat Persekutuan dan Negeri (mula 1958) Istiadat Penganugerahan kali pertama pada 31 Ogos 1958. Selepas itu diadakan pada hari ulang tahun Keputeraan Seri Paduka Baginda Yang di-Pertuan Agong. Setiap anugerah ada nama dan singkatan tertentu, menentukan kedudukan seseorang kenamaan dalam Susunan Keutamaan Persekutuan atau Negeri Anugerah tertentu membawa gelaran kehormat tertentu yang perlu ditulis sebelum nama orang kenamaan itu Singkatan nama anugerah perlu ditulis di hujung nama orang kenamaan itu dan ikut susunan kekananan masing-masing Anugerah Persekutuan ada 28 jenis dan dikategorikan kepada 9 kumpulan yg terdiri daripada 4 keluarga* Di Sarawak : 3 anugerah Darjah Utama Yang Amat Mulia Bintang Kenyalang Sarawak : Pehin, Datuk Patinggi dan Datuk Amar 6 anugerah DYAMBKS, 5 anugerah pingat & 1 anugerah sijil

4. Gelaran Dan Panggilan Kehormat(A) Gelaran Kehormat : Nama gelaran untuk orang kenamaan yang telah diberi anugerah tertentu, disebut dan ditulis sebelum nama penuh orang berkenaan. Contoh gelaran kehormat : Tun , Tan Sri , Datuk Seri , Dato , Datuk dsb. Gelaran kehormat dengan nama penuh perlu ditulis Tun Dr. Mahathir bin Mohammad , Tan Sri Abdullah bin Ali , Datuk Peter Nansian Ngusie , dsb. Datuk anugerah persekutuan & negeri yang tiada raja Dato dianugerah oleh negeri yang ada raja

(B)Panggilan Kehormat : rujuk kpd kata panggilan untuk orang kenamaan dengan penuh hormat sebelum menyebut Gelaran Kehormat, nama penuh dan jawatan orang berkenaan. Contoh Panggilan Kehormat : Yang Amat Berbahagia , Yang Berbahagia , Yang Berhormat , Yang Mulia , dsb. Keturunan Raja, panggilan kehormat tetap Yang Mulia , PM, TPM, MB, KM : Yang Amat Berhormat Menteri & Wakil rakyat, panggilan kehormat tetap Yang Berhormat Pengarah peringkat persekutuan Yang Berbahagia Perlu tulis dalam surat / kad jemputan

Contoh Padanan Panggilan & Gelaran Kehormat Panggilan Kehormat Gelaran Kehormat Seri Paduka Baginda Seri Paduka Baginda Tuan Yang Terutama Yang Amat Berhormat Yang Berhormat Yang Berbahagia Yang Berusaha Yang di-Pertuan Agong Raya Permaisuri Agong Status/Jawatan Raja yang memerintah Malaysia Permaisuri kepada raja

Yang di-Pertua Negeri Yang di-Pertua Sarawak Negeri Sarawak Perdana Menteri /TPM Pengurus Eksekutif MB / KM Kerajaan Malaysia Menteri / Timbalan M / Negeri AParlimen/ ADUN KSU / SUK Pengurusan Ketua-Ketua Jabatan Pentadbiran / PA

Panggilan Kehormat untuk Tetamu Kehormat & Tetamu Khas yang dijemput ke majlis di sekolah :Tetamu Kehormat MP / ADUN KPPM Pengarah Palajaran PPG PPD / DO / Pengetua YDP PIBG Tetamu Khas (yg duduk di barisan VIP) Semua (ikut kekananan bila susun tempat duduk) Tetamu berjawatan yang duduk di barisan depan tetamu jemputan lain Panggilan Kehormat Yang Berusaha Gelaran Kehormat (jika ada) Ikut anugerah tertinggi yang diterima Yang Berbahagia Ikut anugerah tertinggi yang diterima Panggilan Kehormat Yang Berhormat (tetap) Gelaran Kehormat (jika ada)

Yang Dihormati

5. Pengibaran dan Pemeragaan Bendera(A) Susunan Keutamaan Bendera : 1. Bendera Malaysia 2. Bendera Negeri-Negeri 3. Bendera Wilayah Persekutuan 4. Bendera Kementerian 5. Bendera Jabatan 6. Bendera Agensi Kerajaan / Badan Berkanun (Agensi / Lembaga) 7. Bendera Pertubuhan / Persatuan 8. Bendera Syarikat

Susunan Bendera Peringkat Persekutuan terkiniBil. Bendera 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 TERENGGANU Susunan bendera negeri yang ada raja ikut tarikh raja naik tahta, yang memangku (bila rajanya jadi Agong) di tangga terendah Susunan bendera negeri yang ada TYT ikut tarikh dilantik Susunan WP ikut tarikh ia ditubuh MALAYSIA KEDAH Bil. 11 12 13 14 15 16 17 SARAWAK PINANG SABAH MELAKA WP KL WP LABUAN WP PUTRAJAYA

(B) Saiz Bendera dan Tiang Bendera : Jenis Bendera Bendera Biasa Bendera Rumah Bendera Sedang Bendera Besar Bendera Meja Bendera Kereta Saiz (Kaki @ inci ) 3 x6 2 x4 4 x8 6 x 12 6 x 12 Ukuran Tiang 20 (3 ) 20 / 10 (3 ) 30 (3 ) 40 (6 ) 40 cm (1cm)

> Lain-lain saiz dan bentuk sepanduk atau banner > Tiang bendera boleh didirikan secara tunggal, sepasang, bertiga atau satu barisan / lengkung panjang.

(C) Pemeragaan Bendera : Semua tiang bendera harus mengibar bendera Pemeragaan bendera bergantung kepada bilangan tiang bendera, lokasi dan majlis tertentu Di sekolah, bendera dikibar sepanjang hari persekolahan / pejabat am dibukaM sia Negeri Negeri M sia REDEE MS

kiri

kanan

kiri

tengah

kanan

Pandangan dari LUAR bangunan ke ARAH bangunan / Atas pentas pandangan orang ramai

Bendera Malaysia diberi keutamaan pada hari-hari biasa dan hari Kebesaran Persekutuan atau manamana majlis rasmi anjuran Persekutuan Bendera Negeri diberi keutamaan pada hari-hari Kebesaran Negeri atau majlis rasmi anjuran negeri Pengibaran bendera setengah / separuh tiang tanda berkabung kemangkatan raja / sultan , pembesar negara / negarawan, peristiwa lain yang diarahkan oleh kerajaan Persekutuan atau negeri

6. Pengacaraan Majlis & Aturcara Pentadbiran MajlisPengacaraan Majlis :Pengendalian persembahan acara-acara dalam sesuatu majlis oleh seorang pengacara Antara peranan yang amat penting dalam sesuatu majlis dan pengacara perlu mahir menyediakan dan menyampaikan skrip masa, cue, teks Pengacara perlu petah, cekap, budi bahasa, ceria, suara lantang, sabar, cepat bertindak dalam situasi yang tertentu

Contoh Teks Pengacaraan Majlis : Majlis Anugerah Penyampaian Cemerlang SMK Lake 2007Masa 9.00 () Cue @ Syarat Sebaik shj Tetamu Kehormat sampai ke pintu masuk di hujung dewan Teks @ skrip Mengumumkan ketibaan Yang Berhormat Datuk Dr. Tiki anak Lafe, Timbalan Menteri Kemajuan Luar Bandar dan Wilayah Malaysia, diiringi oleh Encik Wahab Bin Haji Bujang, Pengetua SMK Lake. Para hadirin dijemput berdiri untuk menyambut ketibaan Yang Berhormat Datuk . Sebagai tanda hormat & taat kepada negara kita Malaysia, YB Datuk serta para hadirin, dengan hormatnya dijemput berdiri untuk nyanyian lagu kebangsaan kita Negaraku , .. majlis dipersilakan Yang Berhormat Datuk Dr. Tiki anak Lafe, Timbalan Menteri Kemajuan Luar Bandar dan Wilayah Malaysia, .. Yang Berusaha, Encik Wahab bin Hj Bujang, Pengetua SMK Lake, Yang Berusaha, Encik Tom Hem, Pegawai Daerah Bau, .. Yang Berusaha, Encik Bihud Apok, Pegawai Pelajaran Daerah Kecil Bau, . Yang Berusaha, Encik Biden Mesui, Yang di-Pertua PIBG SMK Lake, .. Yang Dihormati, Ketua2 Jabatan, Guru Besar-Guru Besar, Ketua2 Masyarakat, Ketua2 Kaum, para guru, ibu bapa, pelajar dan hadirin yang dihormati sekalian . Salam sejahtera dan selamat datang ke Majlis Anugerah Pencapaian Cemerlang SMK Lake 2007 ..

9.05 ()

Tetamu Kehormat dan VIP lain sudah duduk, diberi buku program, & selesa duduk seketika.. Semua sudah duduk

9.15

Aturcara Pentadbiran :Merupakan Pelan Tindakan bagi sesuatu majlis, dari awal hingga majlis bersurai, dan menyatakan setiap butir atau perkara untuk tindakan pegawai / petugas / AJK Disediakan oleh SU JK Induk @ Penyelaras, dan membantu dalam penyediaan teks pengacaraan majlis Atucara Pentadbiran Tindakan Masa / Pergerakan @ Aktiviti /

Contoh Aturcara PentadbiranMasa 7.30 7.45 8.00 Perkara / Aktiviti / Pergerakan Para petugas (Staf, Pengawas) bersedia ke tempat bertugas para penerima ambil tempat duduk Tindakan Semua Ketua JKK dan ahli2 AJK Penyelia Penerima (Ketua : En. Sirim)

8.15

Para ibu bapa (kepada penerima) tiba, diberi buku program bila masuk dewan, AJK Penyambut & Pengiring Tetamu dan diiring ke tempat duduk biasa (En. Misoi) Para tetamu jemputan tiba, diberi buku AJK Buku Program (Cik Ginjos) program bila masuk dewan, dan diiring ke tempat duduk Tetamu-tetamu khas tiba, dan dijemput untuk menyambut Tetamu Kehormat di Pengetua, DO, PPDK, YDP PIBG, PK1, hadapan Blok B PK HEM, YB Datuk dijangka tiba, disambut oleh AJK Penyambut & Pengiring VIP Pengetua & VIP lain (En. Paul) Roset disemat pada YB Datuk Pengawas dgn roset YB diringi ke dewan Rombongan sampai ke pintu masuk dewan, MC buat pengumuman.. Mengumumkan ketibaan . YB Datuk dijemput tandatangan Buku Rasmi Pelawat selepas sahaja masuk

8.30

8.45

9.00

AJK Penyambut (Buku

7. Susunan Tempat Duduk semasa majlisPrinsip Protokol yang perlu dipatuhi : Bilangan kerusi di pentas hendaklah ganjil supaya kerusi Tetamu Kehormat berada di tengah sekali Tuan Rumah di sebelah kanan Tetamu Kehormat, kecuali jika ketua kepada tuan rumah turut dijemput

5 VIP

4

2 2

1 1Pentas

3 3

5Rostrum

3 VIP

Para Hadirin

Contoh : YB MP / ADUN selaku Tetamu Kehormat Temenggong selaku Tetamu Khas 1 Pemanca selaku Tetamu Khas 2 YDP PIBG selaku Tetamu Khas 3 Ketua Kaum selaku Tuan Rumah

4 2 Pemanc Temeng a gong

1 TK

3 Ketua Kaum

5 YDP

Para Hadirin

8. Menyambut & Melayan Tetamu Semua tetamu hendaklah disambut dengan penuh kehormatan dan dilayan dengan penuh mesra supaya mereka rasa dihormai dan dihargai VVIP Tetamu Kehormat Tetamu Khas menemani VVIP Tetamu Kenamaan ketua jabatan, pengetua Tetamu jemputan ibu bapa, guru, murid Pelbagai menyambut ketibaan VVIP red carpet / bunga manggar / kompang / tabik hormat & memeriksa barisan kehormat / seni warisan / mengibar bendera kecil Iringi dan bawa ke tempat duduk Sedia bantu tetamu

9. Protokol Berpakaian amat perlu tahu supaya tidak berlakunya over- or under-dressed bagi sesuatu majlis. Biar sederhana dan bersesuaian dengan jenis dan status majlis lihat jenis pakaian yang disarankan dalam kad / surat jemputan ada 13 jenis pakaian dengan komponen pakaian masing-masing biasa dipakai : pakaian kebangsaan, pakaian kerja, pakaian batik, dsb Warna, corak, fesyen & gabungan komponen pakaian haruslah serasi dan tidak nampak janggal beri perhatian kepada tali leher / aksesori

10. Tertib di Meja Makan Cara ambil tempat duduk jika tidak ditetapkan tempat duduk, sentuh kerusi dulu menjamu selera dan penggunaan peralatan tahu peralatan yang digunakan untuk hidangan tertentu. Sudu & garpu rapat atas pinggan maksud sudah habis makan. Edar/pusing makanan ke kiri beg tangan bagi wanita / alatan lain letak di bawah kerusi atau di lantai sebelah kanan kerusi penggunaan napkin letak atas paha, JANGAN gantung di dada ! Guna untuk simpan tulang, lap mulut, bersin, dsb. Jika letak atas meja, maksud sudah habis makan. sentiasa bersikap kesederhanaan berbual dlm nada yg sesuai ambil makanan,

Bersurai hanya selepas Tetamu Kehormat berangkat