prosedur perolehan pk.ppas(p)09p)09 - perolehan.pdf · carta aliran kerja 16 - 22 9 ... manual...

24
PROSEDUR PENGURUSAN NO. RUJUKAN : PK.PPAS(P)09 NO. KELUARAN : 01 PEROLEHAN NO. PINDAAN : 00 TARIKH KUATKUASA : 01/06/2017 MUKA SURAT : 1/24 PROSEDUR PEROLEHAN PK.PPAS(P)09 NAMA T/TANGAN TARIKH DISEDIAKAN OLEH NOR FATIHAH BT SEMAN Penolong Akauntan AZLAN B. AMRON Penolong Akauntan 01/06/2017 DISEMAK OLEH NIHAYAH HJ EBNI HAJAR Pengurus Kualiti 01/06/2017 DILULUSKAN OLEH MASTURA HJ MUHAMAD Pengarah PPAS 01/06/2017

Upload: votram

Post on 28-May-2019

235 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

Page 1: PROSEDUR PEROLEHAN PK.PPAS(P)09P)09 - Perolehan.pdf · Carta Aliran Kerja 16 - 22 9 ... Manual Kualiti MS ISO 9001 : 2015 Seksyen 6.2.1 ... Kemaskini rekod buku vot - Isi Borang Permohonan

PROSEDUR

PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)09

NO. KELUARAN

: 01

PEROLEHAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 1/24

PROSEDUR PEROLEHAN PK.PPAS(P)09

NAMA

T/TANGAN

TARIKH

DISEDIAKAN OLEH

NOR FATIHAH BT SEMAN Penolong Akauntan

AZLAN B. AMRON Penolong Akauntan

01/06/2017

DISEMAK OLEH NIHAYAH HJ EBNI HAJAR Pengurus Kualiti 01/06/2017

DILULUSKAN OLEH MASTURA HJ MUHAMAD Pengarah PPAS 01/06/2017

Page 2: PROSEDUR PEROLEHAN PK.PPAS(P)09P)09 - Perolehan.pdf · Carta Aliran Kerja 16 - 22 9 ... Manual Kualiti MS ISO 9001 : 2015 Seksyen 6.2.1 ... Kemaskini rekod buku vot - Isi Borang Permohonan

PROSEDUR

PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)09

NO. KELUARAN

: 01

PEROLEHAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 2/24

REKOD PINDAAN Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen

ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang dinyatakan di

dalamnya

HALAMAN DIPINDA Tarikh No. Para Muka Surat Bentuk Pindaan Diluluskan

Page 3: PROSEDUR PEROLEHAN PK.PPAS(P)09P)09 - Perolehan.pdf · Carta Aliran Kerja 16 - 22 9 ... Manual Kualiti MS ISO 9001 : 2015 Seksyen 6.2.1 ... Kemaskini rekod buku vot - Isi Borang Permohonan

PROSEDUR

PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)09

NO. KELUARAN

: 01

PEROLEHAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 3/24

BIL KANDUNGAN MUKA SURAT 1. Objektif 4

2. Skop 4

3. Rujukan 4 – 5

4. Isu-isu Risiko 5

5. Definisi 5 – 9

6. Singkatan 10

7. Tindakan dan tanggungjawab 11 – 15

8. Carta Aliran Kerja 16 - 22

9. Rekod Kualiti 23

10. Lampiran 24

Page 4: PROSEDUR PEROLEHAN PK.PPAS(P)09P)09 - Perolehan.pdf · Carta Aliran Kerja 16 - 22 9 ... Manual Kualiti MS ISO 9001 : 2015 Seksyen 6.2.1 ... Kemaskini rekod buku vot - Isi Borang Permohonan

PROSEDUR

PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)09

NO. KELUARAN

: 01

PEROLEHAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 4/24

1. OBJEKTIF Prosedur ini menyediakan garis panduan bagi perolehan bekalan

dan perkhidmatan secara terus dan sebutharga bagi mempastikan

bekalan dan perkhidmatan yang diperolehi memenuhi kehendak

peraturan perolehan yang telah ditetapkan.

2. SKOP Prosedur perolehan ini digunapakai oleh PPAS semasa perolehan

bekalan dan perkhidmatan bagi menyampaikan perkhidmatan

kepada pelanggan kecuali perolehan bahan-bahan perpustakaan.

3. RUJUKAN 3.1. MK.PPAS.01 – Manual Kualiti MS ISO 9001 : 2015

Seksyen 6.2.1 - Proses Perolehan.

Seksyen 7.1.1 - Maklumat Perolehan.

Seksyen 7.1.5 - Verifikasi Ke Atas Perolehan.

3.2. Seksyen Perbendaharaan yang berkaitan yang dikeluarkan

dari masa ke semasa oleh pihak Perbendaharaan dan

diterima pakai oleh PPAS.

3.3. Arahan Perbendaharaan

3.4. Laporan Produk (Bekalan dan Perkhidmatan) yang tidak

mematuhi spesifikasi.

3.5. Akta Prosedur Kewangan 1957

Page 5: PROSEDUR PEROLEHAN PK.PPAS(P)09P)09 - Perolehan.pdf · Carta Aliran Kerja 16 - 22 9 ... Manual Kualiti MS ISO 9001 : 2015 Seksyen 6.2.1 ... Kemaskini rekod buku vot - Isi Borang Permohonan

PROSEDUR

PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)09

NO. KELUARAN

: 01

PEROLEHAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 5/24

3.6. Senarai pembekal berdaftar dengan PPAS

3.7. Pekeliling Perbendaharaan 1PP (PK 2.1)

4. ISU-ISU RISIKO 4.1 Dokumen tidak lengkap seperti Profil Syarikat, Penyata Bank

terkini.

4.2 Tidak memenuhi syarat lima (5) pembekal/kontraktor bagi

membuka sebut harga.

5. DEFINISI 5.1 Jawatankuasa Pembuka Sebutharga Jawatankuasa yang membuka tawaran sebutharga dan ahli-

ahlinya dilantik oleh Pengarah PPAS.

5.2 Jawatankuasa Penilaian

Pelantikan Jawatankuasa Penilaian dan ahli-ahlinya

hendaklah dibuat secara bertulis oleh Pengarah PPAS.

5.3 Jawatankuasa Sebutharga Jawatankuasa yang memilih dan memutuskan tawaran

sebutharga dan ahli-ahlinya dilantik oleh Lembaga Pengarah

PPAS.

Page 6: PROSEDUR PEROLEHAN PK.PPAS(P)09P)09 - Perolehan.pdf · Carta Aliran Kerja 16 - 22 9 ... Manual Kualiti MS ISO 9001 : 2015 Seksyen 6.2.1 ... Kemaskini rekod buku vot - Isi Borang Permohonan

PROSEDUR

PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)09

NO. KELUARAN

: 01

PEROLEHAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 6/24

5.4 Perolehan Terus

Perolehan sesuatu bekalan/ perkhidmatan yang berjumlah

setiap pesanan sehingga RM50,000.00.

5.4.1 Bekalan/ Perkhidmatan i. Nilai perolehan sehingga RM20,000 setahun bagi

setiap jenis item boleh dipelawa daripada mana-

mana pembekal/ syarikat.

ii Nilai perolehan melebihi RM20,000 hingga

RM50,000 setahun bagi setiap jenis item boleh

dipelawa dikalangan tiga (3) pembekal tempatan

yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan

Malaysia.

5.4.2 Kerja (Tidak Melibatkan Struktur Asal Bangunan) Kaedah lantikan terus hanya ditetapkan bagi perolehan

kerja. Kerja – kerja yang bernilai tidak melebihi

RM20,000 boleh dibuat secara lantikan terus di

kalangan kontraktor Gred G1 yang berdaftar dengan

CIDB dan mempunyai Sijil Perolehan Kerja Kerajaan

(SPKK) dan Sijil Taraf Bumiputera (STB)

Page 7: PROSEDUR PEROLEHAN PK.PPAS(P)09P)09 - Perolehan.pdf · Carta Aliran Kerja 16 - 22 9 ... Manual Kualiti MS ISO 9001 : 2015 Seksyen 6.2.1 ... Kemaskini rekod buku vot - Isi Borang Permohonan

PROSEDUR

PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)09

NO. KELUARAN

: 01

PEROLEHAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 7/24

5.5 Sebutharga Perolehan sesuatu bekalan/ perkhidmatan yang bernilai

melebihi RM50,000 hingga RM500,000.

5.5.1 Bekalan/ Perkhidmatan i. Lebih RM50,000 hingga RM100,000 sebutharga di

kalangan sekurang-kurangnya lima (5) pembekal/

syarikat bertaraf Bumiputera yang berdaftar dengan

Kementerian Kewangan Malaysia.

ii. Lebih RM100,000 hingga RM500,000 sebutharga

dikalangan sekurang-kurangnya lima (5) pembekal/

syarikat yang berdaftar dengan Kementerian

Kewangan Malaysia (terbuka kepada bumiputra/

bukan bumiputra). Syarikat pembuat/ pembekal

bertaraf Bumiputera hendaklah diberi keutamaan.

5.5.2 Kerja (Tidak Melibatkan Struktur Asal Bangunan) i. Lebih RM20,000 hingga RM200,000 sebutharga di

kalangan sekurang-kurangnya lima (5) kontraktor

tempatan/daerah Gred G1 yang berdaftar dengan

Lembaga Pembangunan Industri pembinaan

Malaysia (CIDB) dan mempunyai Sijil Perolehan

Page 8: PROSEDUR PEROLEHAN PK.PPAS(P)09P)09 - Perolehan.pdf · Carta Aliran Kerja 16 - 22 9 ... Manual Kualiti MS ISO 9001 : 2015 Seksyen 6.2.1 ... Kemaskini rekod buku vot - Isi Borang Permohonan

PROSEDUR

PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)09

NO. KELUARAN

: 01

PEROLEHAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 8/24

Kerja Kerajaan (SPKK) mengikut kategori dan

pengkhususan yang berkenaan.

ii. Lebih RM200,000 hingga RM500,000 sebutharga di

kalangan sekurang-kurangnya lima (5) kontraktor

tempatan Gred G2 yang berdaftar dengan Sijil

Perolehan Kerja Kerajaan (SPKK) dan Lembaga

Pembangunan Industri Pembinaan Malaysia (CIDB).

iii. Semua Perolehan kerja elektrik yang bernilai

melebihi RM50,000 hingga RM500,000 hendaklah

dipelawa di kalangan sekurang-kurangnya lima (5)

kontraktor elektrik tempatan yang berdaftar dengan

CIDB dan mempunyai Sijil Perolehan Kerja kerajaan

(SPKK) mengikut Gred, Kategori dan

Pengkhususan yang berkenaan.

iv. Maksud kontraktor tempatan G1 adalah kontraktor

yang berdaftar dengan CIDB di daerah berkenaan.

Sekiranya bilangan kontraktor di daerah berkenaan

tidak mencukupi, kontraktor di daerah

berhampiran/sempadan boleh dipelawa.

Page 9: PROSEDUR PEROLEHAN PK.PPAS(P)09P)09 - Perolehan.pdf · Carta Aliran Kerja 16 - 22 9 ... Manual Kualiti MS ISO 9001 : 2015 Seksyen 6.2.1 ... Kemaskini rekod buku vot - Isi Borang Permohonan

PROSEDUR

PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)09

NO. KELUARAN

: 01

PEROLEHAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 9/24

v. Maksud kontraktor tempatan G1 adalah kontraktor

yang berdaftar dengan CIDB di negeri berkenaan.

Sekiranya bilangan kontraktor di daerah berkenaan

tidak mencukupi, kontraktor di negeri berhampiran/

sempadan boleh dipelawa.

5.6 Tender Perolehan sesuatu bekalan/ perkhidmatan /kerja yang

melibatkan perbelanjaan tahunan atau sesuatu kontrak

bernilai melebihi dari RM500,000.

5.7 Senarai Pembekal Senarai semua pembekal yang telah berdaftar dengan

PPAS.

6. SINGKATAN

PPAS - Perbadanan Perpustakaan Awam Selangor

J/KS - Jawatankuasa Sebutharga

J/KK - Jawatankuasa Kewangan

J/KPS - Jawatankuasa Pembuka Sebutharga

J/KP - Jawatankuasa Penilaian

KUKew - Ketua Unit Kewangan

KB - Ketua Bahagian

Page 10: PROSEDUR PEROLEHAN PK.PPAS(P)09P)09 - Perolehan.pdf · Carta Aliran Kerja 16 - 22 9 ... Manual Kualiti MS ISO 9001 : 2015 Seksyen 6.2.1 ... Kemaskini rekod buku vot - Isi Borang Permohonan

PROSEDUR

PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)09

NO. KELUARAN

: 01

PEROLEHAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 10/24

PPT - Penolong Pegawai Tadbir

PTK - Pembantu Tadbir Kanan

PemP - Pembantu Pustakawan

KMM - Kementerian Kewangan Malaysia

PKA - Penolong Akauntan

PA - Pembantu Akauntan

Page 11: PROSEDUR PEROLEHAN PK.PPAS(P)09P)09 - Perolehan.pdf · Carta Aliran Kerja 16 - 22 9 ... Manual Kualiti MS ISO 9001 : 2015 Seksyen 6.2.1 ... Kemaskini rekod buku vot - Isi Borang Permohonan

PROSEDUR

PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)09

NO. KELUARAN

: 01

PEROLEHAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 11/24

7. TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN T/JAWAB

1. Kemukakan permohonan perolehan kepada Pengarah

PPAS untuk kelulusan

Semua KS, KB & KU

2. Bincang dengan Pengarah untuk pembelian. KUKew

3. Semak permohonan dan tentukan cara perolehan.

4. Semak kos perolehan;

a. Jika kos melebihi RM50,000 setiap pesanan, uruskan

Perolehan Secara Sebutharga seperti di langkah 9 –

27.

b. Jika kos tidak melebihi RM50,000 setiap pesanan,

uruskan Perolehan Secara Terus.

KUKew

PEROLEHAN SECARA TERUS 5. Pilih pembekal secara terus berdasarkan kos perolehan;

a. Jika kos tidak melebihi RM20,000 setahun bagi

setiap jenis item, pilih pembekal sama ada berdaftar

atau tidak dengan PPAS daripada senarai pembekal

diluluskan (pastikan tidak melebihi RM50,000/

setahun).

b. Jika kos melebihi RM20,000 setahun bagi setiap

jenis item, pilih pembekal yang berdaftar dengan

KKM daripada senarai pembekal diluluskan (pastikan

tidak melebihi RM50,000/ setahun).

Page 12: PROSEDUR PEROLEHAN PK.PPAS(P)09P)09 - Perolehan.pdf · Carta Aliran Kerja 16 - 22 9 ... Manual Kualiti MS ISO 9001 : 2015 Seksyen 6.2.1 ... Kemaskini rekod buku vot - Isi Borang Permohonan

PROSEDUR

PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)09

NO. KELUARAN

: 01

PEROLEHAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 12/24

TINDAKAN T/JAWAB 6. Semak kedudukan kewangan dan peruntukan yang

ada.

7. Menguruskan permohonan yang diluluskan untuk

Pembelian Terus .

KUKew

8. Rekod dalam Sistem Dynamic GP.

9. Isi Borang Permohonan Pembelian/ Tuntutan PPAS

(Kew) 201 (Lampiran PK.PPAS(P)09(L1)) dan Pesanan

Kerajaan serta dapatkan tandatangan Pengarah PPAS.

PA

PEROLEHAN SECARA SEBUTHARGA 10. Terima permohonan untuk pembelian daripada KS & KB

yang berkenaan.

KUKew

11. Semak butir-butir pembelian :

a. Kuantiti yang diperlukan

b. Spesifikasi bekalan/ perkhidmatan

12. Ambil tindakan seperti bil. 6

PA

13. Sediakan senarai nama-nama pembekal yang

dicadangkan untuk dipanggil sebutharga dan

kemukakan kepada Pengarah PPAS untuk kelulusan.

14. Sediakan Borang Sebutharga PPAS (Kew) 215

(Lampiran PK.PPAS(P)09(L3)).

PPT

Page 13: PROSEDUR PEROLEHAN PK.PPAS(P)09P)09 - Perolehan.pdf · Carta Aliran Kerja 16 - 22 9 ... Manual Kualiti MS ISO 9001 : 2015 Seksyen 6.2.1 ... Kemaskini rekod buku vot - Isi Borang Permohonan

PROSEDUR

PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)09

NO. KELUARAN

: 01

PEROLEHAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 13/24

TINDAKAN T/JAWAB 15. Daftarkan sebutharga seperti berikut ;

a. Nombor sebutharga

b. Tajuk sebutharga

c. Tarikh hantar

d. Tarikh tutup dan masa tutup.

16. Dapatkan tandatangan KUKew di surat panggilan

sebutharga kepada pembekal.

PPT

17. Buka peti sebutharga pada tarikh dan masa yang telah

ditetapkan.

18. Kodkan dengan nombor bersiri semua borang

sebutharga yang diterima.

19. Tandatangan ringkas pada mukasurat pertama setiap

Borang Sebutharga.

20. Sediakan Jadual Pembuka Sebutharga (Lampiran

PK.PPAS(P)09(L4)) dengan senaraikan setiap

sebutharga yang diterima.

J/KPS

21. Tetapkan tarikh Mesyuarat Jawatankuasa Sebutharga/

Kewangan.

Pengarah

22. Buat penilaian dengan memilih tawaran yang terbaik

dan berpatutan, berdasarkan kos perolehan dan

keuntungan kepada kerajaan dan sediakan syor

pembekal yang dipilih.

J/KS

Page 14: PROSEDUR PEROLEHAN PK.PPAS(P)09P)09 - Perolehan.pdf · Carta Aliran Kerja 16 - 22 9 ... Manual Kualiti MS ISO 9001 : 2015 Seksyen 6.2.1 ... Kemaskini rekod buku vot - Isi Borang Permohonan

PROSEDUR

PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)09

NO. KELUARAN

: 01

PEROLEHAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 14/24

TINDAKAN T/JAWAB 23. Sediakan Minit Mesyuarat dan keputusan Mesyuarat

J/KS/ J/KK.

KUKew

24. Sediakan surat tawaran kepada pembekal yang berjaya

dan surat makluman kepada pembekal-pembekal yang

tidak berjaya.

PPT

25. Tandatangan surat tawaran dan surat makluman

kepada pembekal.

Pengarah

26. Catatkan syarikat yang berjaya dan jumlah tawaran

dalam Buku Daftar Sebutharga.

PPT

27. Semak kod perbelanjaan dan baki peruntukan sediada

dengan mengisi Borang Permohonan Pembelian/

Tuntutan PPAS (Kew) 201 (Lampiran

PK.PPAS(P)09(L1)), tentukan baki peruntukan baru dan

dapatkan pengesahan KUKew dan Pengarah PPAS.

28. Sediakan Borang Pesanan Kerajaan untuk tandatangan

Pengarah dan edarkan kepada pembekal.

PA

29. Uruskan penerimaan barang mengikut PK.PPAS(P)11

Prosedur Pengurusan Aset.

PPT

Page 15: PROSEDUR PEROLEHAN PK.PPAS(P)09P)09 - Perolehan.pdf · Carta Aliran Kerja 16 - 22 9 ... Manual Kualiti MS ISO 9001 : 2015 Seksyen 6.2.1 ... Kemaskini rekod buku vot - Isi Borang Permohonan

PROSEDUR

PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)09

NO. KELUARAN

: 01

PEROLEHAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 15/24

TINDAKAN T/JAWAB PENILAIAN PRESTASI PEMBEKAL 30. Semak dan nilai prestasi pembekal.

31. Kenalpasti pembekal yang tidak berwibawa.

KUKew

32. Gugurkan pendaftaran pembekal. KUKew

33. Kemaskini Senarai Pembekal PPAS setahun sekali. PA

Page 16: PROSEDUR PEROLEHAN PK.PPAS(P)09P)09 - Perolehan.pdf · Carta Aliran Kerja 16 - 22 9 ... Manual Kualiti MS ISO 9001 : 2015 Seksyen 6.2.1 ... Kemaskini rekod buku vot - Isi Borang Permohonan

PROSEDUR

PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)09

NO. KELUARAN

: 01

PEROLEHAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 16/24

8. CARTA ALIRAN KERJA A. PEROLEHAN SECARA TERUS

TINDAKAN T/ JAWAB

Semua KB - Kemukakan permohonan pembelian kepada Pengarah PPAS

KUKew - Bincang dengan Pengarah untuk pembelian

PA/ PT - Semak permohonan dan buat pembelian

- Perlu?

- Semak kos permohonan perolehan

- Lebih RM 50,000?

MULA

Tidak

Ya

A

Ya

Tidak

Proses Perolehan Secara Sebutharga

Page 17: PROSEDUR PEROLEHAN PK.PPAS(P)09P)09 - Perolehan.pdf · Carta Aliran Kerja 16 - 22 9 ... Manual Kualiti MS ISO 9001 : 2015 Seksyen 6.2.1 ... Kemaskini rekod buku vot - Isi Borang Permohonan

PROSEDUR

PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)09

NO. KELUARAN

: 01

PEROLEHAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 17/24

A. PEROLEHAN SECARA TERUS (Sambungan) TINDAKAN T/ JAWAB

KUKew - Pilih pembekal secara terus

PA - Pastikan kos perbelanjaan dan peruntukan cukup

PT - Kemaskini rekod buku vot

- Isi Borang Permohonan Pembelian/ Tuntutan PPAS (Kew) 201 & Pesanan Kerajaan

- Dapatkan tandatangan Pengarah PPAS

A

TAMAT

Page 18: PROSEDUR PEROLEHAN PK.PPAS(P)09P)09 - Perolehan.pdf · Carta Aliran Kerja 16 - 22 9 ... Manual Kualiti MS ISO 9001 : 2015 Seksyen 6.2.1 ... Kemaskini rekod buku vot - Isi Borang Permohonan

PROSEDUR

PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)09

NO. KELUARAN

: 01

PEROLEHAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 18/24

B. PEROLEHAN SECARA SEBUTHARGA TINDAKAN T/ JAWAB

KUKew - Terima permohonan untuk pembelian daripada KB Berkenaan.

PA/ PT - Semak butir pembelian:

i. Kuantiti yang diperlukan ii. Spesifikasi perolehan/

perkhidmatan

- Pastikan kedudukan kewangan &

peruntukan yang ada mencukupi

- Cukup?

PA

- Sediakan senarai nama pembekal

yang dicadangkan.

- Sediakan borang sebutharga PPAS

(Kew) 215 dan dapatkan sebutharga.

- Dapatkan tandatangan KUKew di

surat panggilan sebutharga kepada pembekal.

MULA

Tidak

Ya

Hubungi semula KB Berkenaan

A

Page 19: PROSEDUR PEROLEHAN PK.PPAS(P)09P)09 - Perolehan.pdf · Carta Aliran Kerja 16 - 22 9 ... Manual Kualiti MS ISO 9001 : 2015 Seksyen 6.2.1 ... Kemaskini rekod buku vot - Isi Borang Permohonan

PROSEDUR

PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)09

NO. KELUARAN

: 01

PEROLEHAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 19/24

B. PEMBELIAN SECARA SEBUTHARGA (Sambungan) TINDAKAN T/ JAWAB

J/KPS - Buka peti sebutharga pada tarikh & masa yang ditetapkan.

- Kodkan dengan no. bersiri semua borang sebutharga yang diterima.

- Tandatangan ringkas pada mukasurat pertama setiap borang Sebutharga.

- Sediakan Jadual Pembuka Sebutharga dan senaraikan setiap sebutharga yang diterima.

Pengarah - Tetapkan tarikh Mesyuarat J/KS / J/KK

J/KS - Nilai dan pilih tawaran berdasarkan kos perolehan yang berpatutan & menguntungkan

- Sediakan syor pembekal yang dipilih.

A

B

Page 20: PROSEDUR PEROLEHAN PK.PPAS(P)09P)09 - Perolehan.pdf · Carta Aliran Kerja 16 - 22 9 ... Manual Kualiti MS ISO 9001 : 2015 Seksyen 6.2.1 ... Kemaskini rekod buku vot - Isi Borang Permohonan

PROSEDUR

PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)09

NO. KELUARAN

: 01

PEROLEHAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 20/24

C. PEMBELIAN SECARA SEBUTHARGA (Sambungan) TINDAKAN T/ JAWAB

KUKew - Sediakan Minit Mesyuarat dan keputusan Mesyuarat J/Kuasa Sebutharga.

PA - Sediakan surat kepada pembekal.

Pengarah - Tandatangan surat tawaran dan surat makluman kepada pembekal.

PA - Catatkan syarikat yang berjaya dan jumlah tawaran dalam Buku Daftar Sebutharga.

PemP - Isi borang Permohonan Pembelian/ Tuntutan.

- Dapatkan tandatangan KUKew & Pengarah PPAS.

- Sedia borang Pesanan Kerajaan untuk tandatangan Pengarah PPAS.

B

C

Page 21: PROSEDUR PEROLEHAN PK.PPAS(P)09P)09 - Perolehan.pdf · Carta Aliran Kerja 16 - 22 9 ... Manual Kualiti MS ISO 9001 : 2015 Seksyen 6.2.1 ... Kemaskini rekod buku vot - Isi Borang Permohonan

PROSEDUR

PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)09

NO. KELUARAN

: 01

PEROLEHAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 21/24

C. PEMBELIAN SECARA SEBUTHARGA (Sambungan) TINDAKAN T/ JAWAB

PemP - Keluarkan Pesanan Kerajaan kepada pembekal.

PPT - Terima barang mengikut PK.PPAS(P)11 – Prosedur Pengurusan Aset

C

TAMAT

Page 22: PROSEDUR PEROLEHAN PK.PPAS(P)09P)09 - Perolehan.pdf · Carta Aliran Kerja 16 - 22 9 ... Manual Kualiti MS ISO 9001 : 2015 Seksyen 6.2.1 ... Kemaskini rekod buku vot - Isi Borang Permohonan

PROSEDUR

PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)09

NO. KELUARAN

: 01

PEROLEHAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 22/24

D. PENILAIAN PRESTASI PEMBEKAL TINDAKAN T/ JAWAB

PPT - Semak dan nilai prestasi pembekal

- Kenalpasti pembekal bermasalah

- Berwibawa?

KUKew - Gugurkan

PPT - Kemaskini Senarai Pembekal

MULA

Ya Kekalkan

Tidak

TAMAT

Page 23: PROSEDUR PEROLEHAN PK.PPAS(P)09P)09 - Perolehan.pdf · Carta Aliran Kerja 16 - 22 9 ... Manual Kualiti MS ISO 9001 : 2015 Seksyen 6.2.1 ... Kemaskini rekod buku vot - Isi Borang Permohonan

PROSEDUR

PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)09

NO. KELUARAN

: 01

PEROLEHAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 23/24

9. REKOD KUALITI Bil Jenis Rekod Lokasi Tempoh

Penyimpanan

9.1

9.2

9.3

9.4

9.5

9.6

9.7

9.8

Fail Mesyuarat Jawatankuasa

Sebutharga

(No. Fail: PA 5/23)

Fail Mesyuarat Jawatankuasa Kewangan

(No. Fail: PA 4/14)

Fail Pembekal Berdaftar

(No. Fail: PA 6/15)

Fail Pembelian

(No. Fail: PA 6/27)

Buku Daftar Bil-Bil

Buku Pesanan Kerajaan

Buku Tunai

Fail Pengurusan Risiko

KEW/P

KEW/P

KEW/P

KEW/P

KEW/P

KEW/P

KEW/P

KEW/P

5-7 tahun

5-7 tahun

5-7 tahun

5-7 tahun

5-7 tahun

5-7 tahun

5-7 tahun

5-7 tahun

Page 24: PROSEDUR PEROLEHAN PK.PPAS(P)09P)09 - Perolehan.pdf · Carta Aliran Kerja 16 - 22 9 ... Manual Kualiti MS ISO 9001 : 2015 Seksyen 6.2.1 ... Kemaskini rekod buku vot - Isi Borang Permohonan

PROSEDUR

PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)09

NO. KELUARAN

: 01

PEROLEHAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 24/24

10. LAMPIRAN Bil. Jenis Lampiran Lampiran

10.1 Contoh Borang Permohonan Pembelian/ Tuntutan

PPAS (Kew) 201

PK.PPAS(P)09(L1)

10.2

Contoh Borang Pesanan Kerajaan

PK.PPAS(P)09(L2)

10.3

Contoh Borang Sebutharga PPAS (Kew) 215

PK.PPAS(P)09(L3)

10.4

Contoh Borang Jadual Buka Sebutharga PPAS

(Kew)216

PK.PPAS(P)09(L4)

10.5

Contoh Borang Keputusan Sebutharga

PPAS(Kew)217

PK.PPAS(P)09(L5)