PROSEDUR SOKONGAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(S)08

NO. KELUARAN

: 01

PENGAMBILAN KAKITANGAN BARU

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKASURAT

: 1/ 23

PROSEDUR PENGAMBILAN KAKITANGAN BARU

PK.PPAS(S)08

NAMA

T/TANGAN

TARIKH

DISEDIAKAN OLEH

ZAINUDDIN TASIMAN Pegawai Tadbir

01/02/2010

DISEMAK OLEH

SUZLIANA ABD HAMID Wakil Pengurusan

01/02/2010

DILULUSKAN OLEH

MASTURA HJ MUHAMAD Pengarah PPAS

01/02/2010

PROSEDUR SOKONGAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(S)08

NO. KELUARAN

: 01

PENGAMBILAN KAKITANGAN BARU

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKASURAT

: 2/ 23

REKOD PINDAAN

Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen

ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang dinyatakan di

dalamnya.

HALAMAN DIPINDA

Tarikh No. Para Muka Surat Bentuk Pindaan Diluluskan

PROSEDUR SOKONGAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(S)08

NO. KELUARAN

: 01

PENGAMBILAN KAKITANGAN BARU

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKASURAT

: 3/ 23

KANDUNGAN MUKASURAT

1. Objektif

2. Skop

3. Rujukan

4. Definisi

5. Singkatan

6. Tindakan dan Tanggungjawab

7. Carta Aliran Kerja

8. Rekod Kualiti

9. Lampiran

4

4

4

5-6

7

8-15

16-21

22

23

PROSEDUR SOKONGAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(S)08

NO. KELUARAN

: 01

PENGAMBILAN KAKITANGAN BARU

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKASURAT

: 4/ 23

1. OBJEKTIF

Prosedur ini menyediakan garis panduan bagi memastikan pengambilan kakitangan

baru secara tetap, sementara, kontrak dan sambilan, dilaksanakan dengan

berkesan dan mematuhi peraturan-peraturan dan surat-surat pekeliling kerajaan

yang ditetapkan dan diterima pakai oleh PPAS.

2. SKOP

Prosedur ini diguna pakai oleh pengurusan PPAS dalam urusan pengambilan

kakitangan baru di bawah Skim Saraan Malaysia.

3. RUJUKAN

3.1. MK.PPAS.05 Manual Kualiti MS ISO 9001 : 2008

3.1.1 Seksyen 6.2.1 dan 6.2.2.

3.2. Perintah-perintah Am

3.3. Surat-surat pekeliling kerajaan yang berkaitan

3.4. Kumpulan Wang Simpanan Pekerja

3.5. Surat Pekeliling Arahan Jabatan Perkhidmatan Awam

3.6. Minit Mesyuarat Lembaga Pengarah PPAS

3.7 Bil. 4 Tahun 2002- Pekeliling Perkhidmatan Awam

PROSEDUR SOKONGAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(S)08

NO. KELUARAN

: 01

PENGAMBILAN KAKITANGAN BARU

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKASURAT

: 5/ 23

4. DEFINISI

4.1 Pengambilan kakitangan di bawah Skim SSM

Adalah merujuk kepada aktiviti bagi memenuhi kekosongan jawatan tetap di

PPAS berdasarkan keperluan semasa mengikut peruntukan jawatan yang

diluluskan oleh Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA).

4.2 Pengambilan Kakitangan Sementara

Pengambilan kakitangan bagi mengisi jawatan tetap yang kosong.

4.3 Pengambilan Kakitangan Kontrak

Pengambilan kakitangan di dalam bidang tertentu bagi melaksanakan sesuatu

projek semasa yang diperlukan tertakluk kepada kelulusan Mesyuarat

Lembaga Pengarah.

4.4 Pengambilan Kakitangan Sambilan

Pengambilan kakitangan di dalam bidang tertentu bagi melaksanakan sesuatu

projek atau keperluan tambahan kakitangan bagi menampung kekurangan

tenaga kerja.

4.5 Latihan Orientasi

Pengenalan bagi kakitangan mengenai PPAS secara keseluruhannya.

4.6 Penempatan

Tempat bertugas kepada pegawai yang baru dilantik.

PROSEDUR SOKONGAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(S)08

NO. KELUARAN

: 01

PENGAMBILAN KAKITANGAN BARU

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKASURAT

: 6/ 23

4.7 Pengemaskinian Buku Rekod Perkhidmatan Kerajaan

Menyelenggara rekod perkhidmatan seseorang anggota supaya rekod tersebut

teratur dan kemas kini sehingga sehari sebelum anggota bersara.

Penyelenggaraan dan pengemaskinian hendaklah selaras dengan peraturan

dan arahan pentadbiran sedia ada, dengan diberi penumpuan kepada perkara

yang memberi kesan kepada pengiraan faedah persaraan seperti:

i. perubahan gaji;

ii. perubahan imbuhan tetap atau elaun;

iii. perubahan tempoh perkhidmatan;

iv. kenaikan pangkat; dan

v. cuti

1.1 Proses Pencantuman Perkhidmatan Lepas

Pencantuman Perkhidmatan Lepas ialah proses mengagregatkan tempoh

perkhidmatan sekarang dengan tempoh perkhidmatan dahulu di agensi

awam lain bagi membolehkan tempoh perkhidmatan tersebut dimasukira

untuk tujuan pengiraan faedah di bawah undang-undang pencen.

1.2 Proses Pengiraan Gantian Cuti Rehat

Cuti rehat yang dikumpulkan untuk faedah persaraan.

1.3 Proses Pindaan Nama dan Tarikh Lahir

Membuat pindaan ke atas nama mengikut Kad Pengenalan dan Tarikh

Lahir di Buku Rekod Perkhidmatan (Am 274).

PROSEDUR SOKONGAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(S)08

NO. KELUARAN

: 01

PENGAMBILAN KAKITANGAN BARU

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKASURAT

: 7/ 23

5. SINGKATAN

KS - Ketua Seksyen

KB - Ketua Bahagian

PPP - Penolong Pegawai Perpustakaan

PT - Pembantu Tadbir

PSM - Bahagian Pentadbiran dan Sumber Manusia

KEW/ P - Bahagian Kewangan dan Penyelenggaraan

SSM - Skim Saraan Malaysia

JPA - Jabatan Perkhidmatan Awam

BPK - Buku Perkhidmatan Kerajaan Am 274

GCR - Gantian Cuti Rehat

PROSEDUR SOKONGAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(S)08

NO. KELUARAN

: 01

PENGAMBILAN KAKITANGAN BARU

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKASURAT

: 8/ 23

6. TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN T/JAWAB

A. PENGAMBILAN KAKITANGAN DI BAWAH SKIM SSM

1. Terima cadangan untuk pewujudan jawatan baru dari KS dan KB

pada setiap tahun.

2. Semak dan pastikan cara perlantikan.

3. Tentukan implikasi kewangan.

4. Kemukakan permohonan untuk kelulusan Pengarah.

KB PSM

5. Semak permohonan kakitangan baru dari KB PSM dan

bentangkan dalam Mesyuarat Lembaga Pengarah untuk

kelulusan.

6. Maklumkan kepada KB PSM berkenaan keputusan permohonan

Pengarah

PROSEDUR SOKONGAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(S)08

NO. KELUARAN

: 01

PENGAMBILAN KAKITANGAN BARU

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKASURAT

: 9/ 23

TINDAKAN

T/JAWAB

7. Arahkan PPP sediakan iklan mengikut format iklan jawatan

seperti di Lampiran 1

8. Terima dan semak draf iklan untuk kelulusan

KB PSM

9. Siarkan iklan melalui media terpilih serta pamerkan di papan

kenyataan di dalam pejabat dan jabatan kerajaan di persekitaran

PPP/PT

10. Kumpul dan rekodkan permohonan yang diterima di dalam fail

Permohonan Jawatan Baru sehingga tarikh tutup iklan dan

serahkan kepada KS.

PT

11. Senarai pendekkan permohonan mengikut syarat-syarat yang

ditentukan oleh jabatan

12. Serahkan senarai pendek calon kepada Pengarah untuk

kelulusan.

KB PSM

PROSEDUR SOKONGAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(S)08

NO. KELUARAN

: 01

PENGAMBILAN KAKITANGAN BARU

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKASURAT

: 10/ 23

TINDAKAN

T/JAWAB

13. Terima dan pertimbangkan senarai pendek calon yang layak

ditemuduga.

Pengarah

14. Teruskan persediaan untuk panggilan temuduga sekiranya

dipersetujui. Jika tidak, buat semula senarai pendek calon.

15. Tetapkan tarikh dan masa temuduga serta tentukan panel

penemuduga dengan Pengarah

16. Arahkan PPP/PT keluarkan surat panggilan temuduga kepada

calon - calon yang terpilih sahaja

KB PSM

17. Hubungi calon – calon melalui surat atau panggilan telefon untuk

mengesahkan kehadiran pada hari temuduga yang telah

ditetapkan.

PPP/PT

PROSEDUR SOKONGAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(S)08

NO. KELUARAN

: 01

PENGAMBILAN KAKITANGAN BARU

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKASURAT

: 11/ 23

TINDAKAN

T/JAWAB

18. Keluarkan surat pemberitahuan kepada panel penemuduga

KB PSM

19. Sediakan borang temuduga dan salinan maklumat calon untuk

diserahkan kepada Pengerusi dan panel penemuduga pada hari

temuduga

PT

20. Pastikan urusan temuduga berjalan lancar.

21. Arahkan PPP untuk menyediakan

a. Laporan temuduga berdasarkan keputusan laporan

pengerusi panel penemuduga

b. Surat tawaran jawatan kepada calon yang berjaya

yang ditandatangani oleh Pengarah

KB PSM

PROSEDUR SOKONGAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(S)08

NO. KELUARAN

: 01

PENGAMBILAN KAKITANGAN BARU

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKASURAT

: 12/ 23

TINDAKAN T/JAWAB

B. PENGENDALIAN LAPOR DIRI, ORIENTASI DAN PENEMPATAN

22. Sahkan kehadiran kakitangan yang melapor diri dan beri taklimat

23. Perkenalkan kakitangan baru kepada Pengarah dan semua

kakitangan disetiap bahagian

24. Pastikan kakitangan baru melengkapkan dan menyerahkan perkara berikut :-

(a) Surat Setuju Terima Pelantikan;

(b) Surat Akuan Sumpah;

(c) Borang Pemeriksaan / Pengesahan Kesihatan

(d) Salinan Buku Bank; (Maybank, CIMB, Public Bank dan BSN);

(e) Salinan Penyata KWSP;(jika pernah bekerja sebelum lantikan)

(f) Salinan Kad Pengenalan; dan

(g) 2 keping gambar berukuran pasport

(h) Pengisytiharan Harta

(i) Borang Biodata

KB PSM

25. Sediakan Jadual Orientasi Kakitangan Baru (Rujuk Lampiran 2)

26. Serahkan kepada KB PSM untuk dapatkan kelulusan

PPP/PT

PROSEDUR SOKONGAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(S)08

NO. KELUARAN

: 01

PENGAMBILAN KAKITANGAN BARU

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKASURAT

: 13/ 23

TINDAKAN T/JAWAB

27. Edar Jadual Orientasi kepada semua KS dan KB

PT

28. Pastikan semua kakitangan baru menjalani sesi orientasi seperti

yang dijadualkan.

29. Sediakan dan semak Borang Penilaian Latihan Orientasi

(Lampiran 3) yang dihadiri oleh kakitangan

KB PSM

30. Arahkan KB PSM mengendalikan penempatan kakitangan

berdasarkan keputusan di dalam Mesyuarat Pengurusan PPAS.

Pengarah

31. Sediakan surat penempatan untuk ditandatangani oleh Pengarah

dan edarkan surat penempatan kepada kakitangan baru

PPP/PT

32. Wujudkan fail peribadi kakitangan dan sediakan buku rekod

perkhidmatan bagi kakitangan tetap.

33. Daftarkan nama kakitangan ke dalam fail senarai kakitangan dan

sediakan kad perakam waktu

PT

34. Wujudkan rekod peribadi dan rekod perkhidmatan di dalam

HRMIS.

KB PSM/ PT

PROSEDUR SOKONGAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(S)08

NO. KELUARAN

: 01

PENGAMBILAN KAKITANGAN BARU

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKASURAT

: 14/ 23

TINDAKAN T/JAWAB

35. Sediakan senarai tugas kakitangan baru.

KB Berkenaan

36. Hantar maklumat lengkap kakitangan baru ke KEW/P bagi tujuan

pembayaran gaji

KB PSM

C. Pengesahan Jawatan

37. Sediakan kertas cadangan pengesahan jawatan untuk kelulusan

Lembaga Pengarah PPAS

38. Kemuka perakuan pengesahan jawatan untuk ditandatangani oleh

Pengarah setelah diluluskan oleh Mesyuarat Lembaga Pengarah

39. Keluarkan surat pengesahan jawatan, perakuan pengesahan

dalam jabatan, kenyataan perkhidmatan yang diwajibkan

(Perintah Am Bab A 36 (ii)) dan perakuan pemberian taraf

berpencen selaras dengan Seksyen 6 Akta Pencen Pihak-pihak

Berkuasa Berkanun dan Tempatan kepada kakitangan yang

terlibat.

KB PSM

PROSEDUR SOKONGAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(S)08

NO. KELUARAN

: 01

PENGAMBILAN KAKITANGAN BARU

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKASURAT

: 15/ 23

TINDAKAN T/JAWAB

40. Failkan satu (1) salinan kesemua perkara dalam para 36 ke dalam

fail peribadi kakitangan

41. Pastikan fail peribadi kakitangan dan Buku Perkhidmatan

Kerajaan AM 274 kakitangan dikemaskini dari semasa ke semasa

PPP/PT

PROSEDUR SOKONGAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(S)08

NO. KELUARAN

: 01

PENGAMBILAN KAKITANGAN BARU

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKASURAT

: 16/ 23

7. CARTA ALIRAN KERJA

A. PENGAMBILAN KAKITANGAN BARU

TINDAKAN T/ JAWAB

KB PSM - Terima cadangan jawatan baru dari KS/KB

- Semak cara perlantikan dan tentukan implikasi kewangan

- Kemukakanpermohonan untuk kelulusan Pengarah

Pengarah - Terima dan semak permohonan untuk kelulusan

Pengarah - Maklumkan kepada KB PSM berkenaan keputusan permohonan

- Diluluskan?

KB PSM - Arahkan PPP sediakan format iklan dan semak draf

Tidak

Ya

MULA

A

PROSEDUR SOKONGAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(S)08

NO. KELUARAN

: 01

PENGAMBILAN KAKITANGAN BARU

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKASURAT

: 17/ 23

A. PENGAMBILAN KAKITANGAN BARU (Sambungan)

TINDAKAN T/ JAWAB

PPP/ PT - Keluarkan iklan di media tertentu

PT - Rekodkan permohonan jawatan dalam fail permohonan jawatan baru

KB PSM - Senarai pendekkan permohonan mengikut syarat yang ditetapkan

- Serahkan senarai pendek calon kepada Pengarah untuk kelulusan

`

Pengarah - Terima dan pertimbangkan senarai pendek calon yang layak

- Setuju?

PT - Teruskan persediaan temuduga. Tetapkan tarikh, masa dan tempat

Ya

B

A

PROSEDUR SOKONGAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(S)08

NO. KELUARAN

: 01

PENGAMBILAN KAKITANGAN BARU

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKASURAT

: 18/ 23

A. PENGAMBILAN KAKITANGAN BARU (Sambungan)

TINDAKAN T/ JAWAB

KB PSM - Keluarkan surat panggilan temuduga kepada calon

PPP/PT - Hubungi calon bagi tujuan pengesahan kehadiran

KB PSM - Keluarkan surat pemberitahuan kepada panel temuduga

PT - Sediakan borang temuduga dan salinan maklumat calon untuk rujukan panel temuduga

KB PSM - Keluarkan surat pemberitahuan kepada panel temuduga

- Arahkan PP untuk menydiakan laporan temuduga dan surat tawaran kepada calon yang berjaya

B

TAMAT

PROSEDUR SOKONGAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(S)08

NO. KELUARAN

: 01

PENGAMBILAN KAKITANGAN BARU

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKASURAT

: 19/ 23

B. PENGENDALIAN LAPOR DIRI, ORIENTASI DAN PENEMPATAN

TINDAKAN T/ JAWAB

KB PSM - Sahkan kehadiran calon yang melapor diri

- Perkenalkan kakitangan baru kepada Pengarah dan kakitangan lain

- Pastikan kakitangan baru membawa semua perkara yang telah ditetapkan

PPP/PT - Sediakan jadual orientasi dan serahkan kepada KB PSM untuk tandatangan

PT - Edar jadual kepada semua KS/KB

KB PSM - Pastikan kakitangan mengikuti jadual orientasi

MULA

A

PROSEDUR SOKONGAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(S)08

NO. KELUARAN

: 01

PENGAMBILAN KAKITANGAN BARU

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKASURAT

: 20/ 23

B. PENGENDALIAN LAPOR DIRI, ORIENTASI DAN PENEMPATAN (Sambungan)

TINDAKAN T/ JAWAB

KB PSM - Sedia dan semak Borang Penilaian Latihan yang diisi oleh calon

Pengarah - Arahkan KB PSM untuk tentukan penempatan berdasarkan keputusan Mesyuarat Pengurusan PPAS

- Sediakan surat penempatan dan dapatkan tandatangan Pengarah

- Edarkan kepada kakitangan baru

PP/PT - Wujudkan Fail Peribadi, BKP dan RPI

- Daftarkan nama dalam fail senarai kakitangan dan sediakan kad perakam waktu

KB Berkenaan - Sediakan senarai tugas kakitangan

- Berikan satu salinan maklumat kakitangan ke KEW/P bagi tujuan pembayaran gaji

TAMAT

A

PROSEDUR SOKONGAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(S)08

NO. KELUARAN

: 01

PENGAMBILAN KAKITANGAN BARU

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKASURAT

: 21/ 23

C. PENGESAHAN JAWATAN

TINDAKAN T/ JAWAB

KB PSM - Sediakan kertas cadangan pengesahan jawatan untuk kelulusan Lembaga Pengarah PPAS

- Lulus?

- Kemuka perakuan pengesahan jawatan kepada Pengarah untuk ditandatangani

- Keluarkan surat pengesahan jawatan perakuan pengesahan dalam jabatan, kelayakan perkhidmatan yang diwajibkan dan perakuan pemberian taraf berpencen kepada kakitangan yang terlibat

PPP/PT - Failkan 1 salinan perkara di atas ke dalam fail peribadi kakitangan

- Kemaskini fail peribadi dan BPK

kakitangan dari semasa ke semasa

MULA

Tidak

Ya

TAMAT

PROSEDUR SOKONGAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(S)08

NO. KELUARAN

: 01

PENGAMBILAN KAKITANGAN BARU

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKASURAT

: 22/ 23

8. REKOD KUALITI

Bil Jenis Rekod Lokasi Tempoh

Penyimpanan

8.1

8.2

8.3

Fail Pengambilan Kakitangan (No. Fail PA 2/8) Fail Peribadi Kakitangan (No. Fail PA 2.2) Fail Iklan (No. Fail PA 3/1)

PSM

PSM

PSM

5 – 7 tahun

5 – 7 tahun

5 – 7 tahun

PROSEDUR SOKONGAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(S)08

NO. KELUARAN

: 01

PENGAMBILAN KAKITANGAN BARU

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKASURAT

: 23/ 23

9. LAMPIRAN

Bil. Jenis Lampiran Lampiran

9.1

Contoh Format Iklan Jawatan

Lampiran 1

9.2

9.3

Contoh Jadual Orientasi Kakitangan Baru Contoh Borang Penilaian Latihan

Lampiran 2

Lampiran 3