prosedur anggaran belanjawan pk.ppas(p)08p)08_anggaran... · 28.terima kelulusan peruntukan...

17
PROSEDUR PENGURUSAN NO. RUJUKAN : PK.PPAS(P)08 NO. KELUARAN : 01 ANGGARAN BELANJAWAN NO. PINDAAN : 00 TARIKH KUATKUASA : 01/06/2017 MUKA SURAT : 1/17 PROSEDUR ANGGARAN BELANJAWAN PK.PPAS(P)08 NAMA T/TANGAN TARIKH DISEDIAKAN OLEH ROSELIN A. RAZAK Akauntan 01/06/2017 DISEMAK OLEH NIHAYAH HJ EBNI HAJAR Pengurus Kualiti 01/06/2017 DILULUSKAN OLEH MASTURA HJ MUHAMAD Pengarah PPAS 01/06/2017

Upload: lamkhanh

Post on 09-Mar-2019

229 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

Page 1: PROSEDUR ANGGARAN BELANJAWAN PK.PPAS(P)08P)08_Anggaran... · 28.Terima kelulusan Peruntukan Mengurus Persekutuan. Pengarah 29.Sediakan pengagihan peruntukan berdasarkan arahan PNM

PROSEDUR

PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)08

NO. KELUARAN

: 01

ANGGARAN BELANJAWAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 1/17

PROSEDUR ANGGARAN BELANJAWAN

PK.PPAS(P)08

NAMA

T/TANGAN

TARIKH

DISEDIAKAN OLEH

ROSELIN A. RAZAK Akauntan

01/06/2017

DISEMAK OLEH

NIHAYAH HJ EBNI HAJAR

Pengurus Kualiti

01/06/2017

DILULUSKAN OLEH

MASTURA HJ MUHAMAD

Pengarah PPAS

01/06/2017

Page 2: PROSEDUR ANGGARAN BELANJAWAN PK.PPAS(P)08P)08_Anggaran... · 28.Terima kelulusan Peruntukan Mengurus Persekutuan. Pengarah 29.Sediakan pengagihan peruntukan berdasarkan arahan PNM

PROSEDUR

PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)08

NO. KELUARAN

: 01

ANGGARAN BELANJAWAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 2/17

REKOD PINDAAN Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen

ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang dinyatakan di

dalamnya.

HALAMAN DIPINDA Tarikh No. Para Muka Surat Bentuk Pindaan Diluluskan

Page 3: PROSEDUR ANGGARAN BELANJAWAN PK.PPAS(P)08P)08_Anggaran... · 28.Terima kelulusan Peruntukan Mengurus Persekutuan. Pengarah 29.Sediakan pengagihan peruntukan berdasarkan arahan PNM

PROSEDUR

PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)08

NO. KELUARAN

: 01

ANGGARAN BELANJAWAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 3/17

KANDUNGAN MUKASURAT

1. Objektif

2. Skop

3. Rujukan

4. Definisi

5. Singkatan

6. Tindakan dan Tanggungjawab

7. Carta Aliran Kerja

8. Rekod Kualiti

9. Lampiran

4

4

4

5 – 6

7

8 – 12

13-15

16

17

Page 4: PROSEDUR ANGGARAN BELANJAWAN PK.PPAS(P)08P)08_Anggaran... · 28.Terima kelulusan Peruntukan Mengurus Persekutuan. Pengarah 29.Sediakan pengagihan peruntukan berdasarkan arahan PNM

PROSEDUR

PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)08

NO. KELUARAN

: 01

ANGGARAN BELANJAWAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 4/17

1. OBJEKTIF Prosedur ini menyediakan garis panduan bagi mempastikan

penyediaan Anggaran Belanjawan Pengurusan Dwi Tahunan PPAS

dilaksanakan dengan teratur, cekap dan berkesan selaras dengan

dasar dan peraturan Perbendaharaan Negeri Selangor.

2. SKOP Prosedur ini digunapakai oleh semua Pengurusan Atasan, Ketua

Seksyen dan Ketua Bahagian di PPAS bagi mengenalpasti dan

merancang keperluan sumber melalui penyediaan Anggaran

Belanjawan Mengurus Dwi Tahunan.

3. RUJUKAN

3.1 MK.PPAS.05 – Manual Kualiti MS ISO 9001 : 2008

Seksyen 6 – Pengurusan sumber

3.2 Arahan Perbendaharaan

3.3 Surat Pekeliling Perbendaharaan yang terkini

3.4 Laporan Belanjawan Tahunan

Page 5: PROSEDUR ANGGARAN BELANJAWAN PK.PPAS(P)08P)08_Anggaran... · 28.Terima kelulusan Peruntukan Mengurus Persekutuan. Pengarah 29.Sediakan pengagihan peruntukan berdasarkan arahan PNM

PROSEDUR

PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)08

NO. KELUARAN

: 01

ANGGARAN BELANJAWAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 5/17

4. DEFINISI

4.1 Anggaran Belanjawan Anggaran Belanjawan Mengurus Dwi Tahunan adalah

merupakan cadangan belanjawan yang mengandungi maklumat-

maklumat berhubung dengan anggaran perbelanjaan mengurus

yang dikemukakan untuk kelulusan Bahagian Kewangan,

Setiausaha Kerajaan Negeri Selangor.

4.2 Objek Pengurusan ‘Objek pengurusan’ adalah peringkat di dalam struktur hirarki

carta akaun perbelanjaan dan hasil. Objek terdiri daripada kod-

kod yang mengandungi 5 digit dan terbahagi kepada 4 peringkat

sebagaimana berikut :

a. Objek Am ‘Objek Am’ adalah peringkat tertinggi di dalam hirarki kod

perbelanjaan dan hasil. Digit pertama di dalam Objek Am

terdiri daripada angka 1 hingga 9 sementara digit-digit yang

lain adalah sifar. Contoh Objek Am adalah 10000.

Page 6: PROSEDUR ANGGARAN BELANJAWAN PK.PPAS(P)08P)08_Anggaran... · 28.Terima kelulusan Peruntukan Mengurus Persekutuan. Pengarah 29.Sediakan pengagihan peruntukan berdasarkan arahan PNM

PROSEDUR

PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)08

NO. KELUARAN

: 01

ANGGARAN BELANJAWAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 6/17

b. Objek Sebagai ‘Objek Sebagai’ pula adalah peringkat kedua di dalam struktur

hirarki ini, yang mana dua digit pertama terdiri daripada angka

1 hingga 9, manakala 3 digit terakhir adalah sifar. Contoh

Objek Sebagai adalah 11000.

c. Kumpulan Objek Lanjut ‘Kumpulan Objek Lanjut’ adalah merupakan peringkat objek

yang lebih lengkap. Ia ditunjukkan oleh tiga digit pertama

terdiri daripada 1 hingga 9 masing-masing, manakala dua digit

terakhirnya adalah sifar. Contoh Kumpulan Objek Lanjut

adalah 11100.

4.3 Mesyuarat Anggaran Belanjawan

Mesyuarat yang dipengerusikan oleh Pengarah PPAS dan

dianggotai semua Ketua Seksyen dan Ketua Bahagian.

4.4 Mesyuarat Pemeriksaan Anggaran Belanjawan Mesyuarat dipengerusikan oleh Pegawai Kewangan Negeri dan

dihadiri oleh pihak PPAS dan Perbendaharaan.

Page 7: PROSEDUR ANGGARAN BELANJAWAN PK.PPAS(P)08P)08_Anggaran... · 28.Terima kelulusan Peruntukan Mengurus Persekutuan. Pengarah 29.Sediakan pengagihan peruntukan berdasarkan arahan PNM

PROSEDUR

PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)08

NO. KELUARAN

: 01

ANGGARAN BELANJAWAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 7/17

5. SINGKATAN PPAS - Perbadanan Perpustakaan Awam Selangor

PNM - Perpustakaan Negara Malaysia

ABM - Anggaran Belanjawan Mengurus

KEW/ P - Bahagian Kewangan dan Penyelenggaraan

KS - Ketua Seksyen

KB - Ketua Bahagian

KSKP - Ketua Seksyen Khidmat Pengurusan

PT (K) - Pembantu Tadbir Kanan

PA - Penolong Akauntan

PT - Pembantu Tadbir

PNM - Perpustakaan Negara Malaysia

Page 8: PROSEDUR ANGGARAN BELANJAWAN PK.PPAS(P)08P)08_Anggaran... · 28.Terima kelulusan Peruntukan Mengurus Persekutuan. Pengarah 29.Sediakan pengagihan peruntukan berdasarkan arahan PNM

PROSEDUR

PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)08

NO. KELUARAN

: 01

ANGGARAN BELANJAWAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 8/17

6. TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB TINDAKAN T/JAWAB

1. Arahkan KB KEW/P untuk mendapatkan cadangan ABM

Dwi tahunan pada bulan November tahun berkenaan.

Pengarah

2. Keluarkan memo kepada semua KS dan KB bagi

penyediaan Cadangan ABM Dwi tahunan mengikut format

seperti di Lampiran 1 sebelum akhir bulan Disember.

KB KEW/P

3. Sediakan Cadangan ABM Dwi tahunan.

4. Kemukakan Cadangan ABM kepada KEW/P.

Semua KS

dan KB

5. Pastikan Cadangan ABM daripada semua KS dan KB

diterima dalam tempoh yang ditetapkan.

6. Failkan ke dalam Fail Cadangan ABM Dwi Tahunan.

KB KEW/P

/ PA

Page 9: PROSEDUR ANGGARAN BELANJAWAN PK.PPAS(P)08P)08_Anggaran... · 28.Terima kelulusan Peruntukan Mengurus Persekutuan. Pengarah 29.Sediakan pengagihan peruntukan berdasarkan arahan PNM

PROSEDUR

PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)08

NO. KELUARAN

: 01

ANGGARAN BELANJAWAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 9/17

TINDAKAN T/JAWAB

7. Serahkan Fail Cadangan ABM Dwi Tahunan kepada KSKP.

KB KEW/P

8. Terima Cadangan ABM Dwi Tahunan dari KB KEW/P.

KSKP

9. Semak dan bincang Cadangan ABM Dwi Tahunan yang

berkaitan

10. Tetapkan tarikh mesyuarat bagi membincangkan Cadangan

ABM Dwi Tahunan dengan KS dan KB.

11. Keluarkan surat panggilan Mesyuarat ABM Dwi Tahunan

kepada semua KS dan KB.

KSKP/

KB KEW/P

12. Bincang dengan KB untuk meneliti Cadangan ABM Dwi

Tahunan dan sediakan draf cadangan akhir.

13. Tetapkan tarikh perbincangan draf ABM Dwi Tahunan

dengan Pengarah.

KB KEW/P

/ KB

Page 10: PROSEDUR ANGGARAN BELANJAWAN PK.PPAS(P)08P)08_Anggaran... · 28.Terima kelulusan Peruntukan Mengurus Persekutuan. Pengarah 29.Sediakan pengagihan peruntukan berdasarkan arahan PNM

PROSEDUR

PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)08

NO. KELUARAN

: 01

ANGGARAN BELANJAWAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 10/17

TINDAKAN T/JAWAB

14. Bentangkan draf ABM Dwi Tahunan di dalam Mesyuarat

Lembaga Pengarah.

15. Bincang dengan Bahagian KEW/P draf akhir yang

dipersetujui hasil daripada Mesyuarat ABM Dwi Tahunan.

Pengarah

16. Membuat pindaan pada draf ABM Dwi Tahunan sekiranya

perlu.

PA/ PT

17. Semak semula draf ABM Dwi Tahunan yang telah

dikemaskini.

18. Sediakan naskhah ABM Dwi Tahunan yang secukupnya

dan hantar kepada Setiausaha Kerajaan Negeri Selangor

sebelum tarikh yang ditetapkan.

KSKP/

KB KEW/P

19. Bentangkan ABM Dwi Tahunan di dalam Mesyuarat

Pemeriksaan ABM Dwi Tahunan untuk kelulusan.

Pengarah

Page 11: PROSEDUR ANGGARAN BELANJAWAN PK.PPAS(P)08P)08_Anggaran... · 28.Terima kelulusan Peruntukan Mengurus Persekutuan. Pengarah 29.Sediakan pengagihan peruntukan berdasarkan arahan PNM

PROSEDUR

PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)08

NO. KELUARAN

: 01

ANGGARAN BELANJAWAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 11/17

TINDAKAN T/JAWAB

20. Kenalpasti pindaan jika ada.

21. Kemaskini ABM Dwi Tahunan berdasarkan keputusan

Mesyuarat Pemeriksaan Anggaran Belanjawan

KSKP /

KB KEW/P

22. Terima maklumbalas/ surat kelulusan peruntukan mengurus

daripada Kerajaan Negeri Selangor.

23. Arahkan KB KEW/P mengagihkan peruntukan berdasarkan

belanjawan.

Pengarah

24. Sediakan pengagihan peruntukan untuk kelulusan Pengarah

KB KEW/P

/PA 25. Bentangkan Belanjawan Tahunan dalam Mesyuarat

Jawatankuasa Pengurusan dan Akaun PPAS untuk

makluman dan tindakan semua KS dan KB.

26. Hantar Laporan Belanjawan bulanan kepada pihak Kerajaan

Negeri Selangor

KB KEW/P

Page 12: PROSEDUR ANGGARAN BELANJAWAN PK.PPAS(P)08P)08_Anggaran... · 28.Terima kelulusan Peruntukan Mengurus Persekutuan. Pengarah 29.Sediakan pengagihan peruntukan berdasarkan arahan PNM

PROSEDUR

PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)08

NO. KELUARAN

: 01

ANGGARAN BELANJAWAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 12/17

TINDAKAN T/JAWAB

Peruntukan Persekutuan 27. Hantar Laporan Kelulusan bajet kepada pihak PNM

KB KEW/P

28. Terima kelulusan Peruntukan Mengurus Persekutuan.

Pengarah

29. Sediakan pengagihan peruntukan berdasarkan arahan PNM

yang diterima.

KB KEW/P

/PA

30. Ambil tindakan seperti di bilangan 28.

KB KEW/P

31. Hantar Laporan Belanjawan suku tahunan kepada pihak

PNM.

PA

Page 13: PROSEDUR ANGGARAN BELANJAWAN PK.PPAS(P)08P)08_Anggaran... · 28.Terima kelulusan Peruntukan Mengurus Persekutuan. Pengarah 29.Sediakan pengagihan peruntukan berdasarkan arahan PNM

PROSEDUR

PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)08

NO. KELUARAN

: 01

ANGGARAN BELANJAWAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 13/17

7. CARTA ALIRAN KERJA A. ANGGARAN BELANJAWAN TINDAKAN T/ JAWAB

Pengarah - Arahkan KB KEW/P sediakan cadangan ABM Dwi Tahunan

KB KEW/P /PA

- Keluarkan memo kepada semua KS & KB bagi penyediaan Cadangan Anggaran Mengurus Dwi Tahunan

- Terima cadangan ABM Dwi Tahunan

- Failkan cadangan ke dalam Fail Cadangan ABM Dwi Tahunan

KB KEW/P - Serahkan fail kepada KSKP

KSKP - Terima dan semak Cadangan ABM dari semua KB

- Tetapkan tarikh mesyuarat

MULA

A

Page 14: PROSEDUR ANGGARAN BELANJAWAN PK.PPAS(P)08P)08_Anggaran... · 28.Terima kelulusan Peruntukan Mengurus Persekutuan. Pengarah 29.Sediakan pengagihan peruntukan berdasarkan arahan PNM

PROSEDUR

PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)08

NO. KELUARAN

: 01

ANGGARAN BELANJAWAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 14/17

A. ANGGARAN BELANJAWAN (Sambungan) TINDAKAN T/ JAWAB

KB KEW/P - Bincang dan teliti dengan semua KB

- Sediakan draf akhir dan tetapkan tarikh perbincangan dengan Pengarah

Pengarah - Bentangkan draf dalam mesyuarat Lembaga Pengarah

PA/ PT - Buat pindaan sekiranya perlu

KSKP /

KB KEW/P

- Semak draf yang telah dikemaskini

Pengarah

- Bentangkan di dalam Mesyuarat Lembaga Pengarah

- Bentangkan di dalam Mesyuarat Pemeriksaan Anggaran Belanjawan untuk kelulusan Setiausaha Kerajaan Negeri Selangor

B

A

Page 15: PROSEDUR ANGGARAN BELANJAWAN PK.PPAS(P)08P)08_Anggaran... · 28.Terima kelulusan Peruntukan Mengurus Persekutuan. Pengarah 29.Sediakan pengagihan peruntukan berdasarkan arahan PNM

PROSEDUR

PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)08

NO. KELUARAN

: 01

ANGGARAN BELANJAWAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 15/17

A. ANGGARAN BELANJAWAN (Sambungan) TINDAKAN T/ JAWAB

KS / KB KEW/P - Kemaskini ABM mengikut kelulusan

- Keluarkan surat agihan kelulusan ABM kepada semua KB

- Failkan semua rekod

B

TAMAT

Page 16: PROSEDUR ANGGARAN BELANJAWAN PK.PPAS(P)08P)08_Anggaran... · 28.Terima kelulusan Peruntukan Mengurus Persekutuan. Pengarah 29.Sediakan pengagihan peruntukan berdasarkan arahan PNM

PROSEDUR

PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)08

NO. KELUARAN

: 01

ANGGARAN BELANJAWAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 16/17

8. REKOD KUALITI

Bil Jenis Rekod Lokasi Tempoh Penyimpanan

8.1

Fail Anggaran Belanjawan

Mengurus Dwi Tahunan

(No. Fail PA 5/1)

KEW/P

5 – 7 tahun

8.2

Fail Draf Anggaran

Belanjawan

(No. Fail PA 5/1(D)

KEW/P

5 tahun

8.3

Fail Caruman Kerajaan Negeri

Selangor

(No. Fail PA 5/6)

KEW/P

5 tahun

8.4

Fail Caruman Kerajaan

Persekutuan

(No. Fail PA 5/7)

KEW/P

5 tahun

Page 17: PROSEDUR ANGGARAN BELANJAWAN PK.PPAS(P)08P)08_Anggaran... · 28.Terima kelulusan Peruntukan Mengurus Persekutuan. Pengarah 29.Sediakan pengagihan peruntukan berdasarkan arahan PNM

PROSEDUR

PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)08

NO. KELUARAN

: 01

ANGGARAN BELANJAWAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 17/17

9. LAMPIRAN Bil. Jenis Lampiran Lampiran

9.1

Contoh Format Anggaran Belanjawan Mengurus

Dwi Tahunan

PK.PPAS(P)08(L1)

9.2 Contoh Pekeliling Perbendaharaan

PK.PPAS(P)08(L2)

9.3 Contoh Borang Laporan Belanjawan Bulanan

Kerajaan Negeri Selangor

PK.PPAS(P)08(L3)

9.4 Contoh Borang Laporan Belanjawan Suku

Tahunan Kerajaan Persekutuan

PK.PPAS(P)08(L4)