perkhidmatan utama halaman: 1/16 siswazah no....

16
PERKHIDMATAN UTAMA SISWAZAH PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/S/P001 Halaman: 1/16 No. Semakan: 05 No. Isu: 02 PROSEDUR PEMBENTUKAN PROGRAM BAHARU PENGAJIAN SISWAZAH Tarikh: 18/08/2016 Dokumen yang dicetak adalah ‘DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’ 1.0 TUJUAN Prosedur ini menerangkan tatacara pembentukan program baharu pengajian siswazah. 2.0 SKOP Prosedur ini meliputi aktiviti mengenal pasti keperluan pembentukan program baharu pengajian siswazah, penyediaan kertas konsep dan kertas cadangan, kelulusan di peringkat fakulti, universiti dan KPM serta penawaran, akreditasi dan pendaftaran program. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen Tajuk Dokumen Minit Senat Ke-529.02 “Laporan Ketetapan Kementerian Pengajian Tinggi Mengenai Keperluan untuk Pengecualian Hasil Pembelajaran bagi Program Pasca Siswazah Terutama bagi Program Dengan Tesis” (Tajuk Minit) Terkini Panduan Penyediaan Program Baharu dan Penstrukturan Semula/Semakan Semula Kurikulum. JPT(A)1000/013/ 013/07 (45) 6 Oktober 2009 Surat Pengarah Jabatan Pendidikan Tinggi kepada semua Timbalan Naib Canselor/Timbalan Rektor (Akademik dan Antarabangsa) Institusi Pengajian Tinggi Awam mengenai “Makluman berkenaan Pemakaian Kerangka Kelayakan Malaysia untuk semua Tahap Program Pengajian di Institusi Pengajian Tinggi” - Code of Practice for Programme Accreditation, penerbitan oleh Agensi Kelayakan Malaysia - Pekeliling MQA Bil. 1/2015 – Pemakaian Standard Program Terkini Pelan Strategik Universiti Putra Malaysia

Upload: others

Post on 14-Feb-2020

9 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

Page 1: PERKHIDMATAN UTAMA Halaman: 1/16 SISWAZAH No. …reg.upm.edu.my/eISO/docs/20160817124848UPM-PU-S-P001... · 2016-08-17 · 6.1 Mula Ketua PTJ 6.2 Kenal Pasti Keperluan 6.2.1 Kenalpasti

PERKHIDMATAN UTAMA SISWAZAH

PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/S/P001

Halaman: 1/16

No. Semakan: 05

No. Isu: 02

PROSEDUR PEMBENTUKAN PROGRAM BAHARU PENGAJIAN SISWAZAH

Tarikh: 18/08/2016

Dokumen yang dicetak adalah ‘DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’

1.0 TUJUAN

Prosedur ini menerangkan tatacara pembentukan program baharu pengajian siswazah.

2.0 SKOP

Prosedur ini meliputi aktiviti mengenal pasti keperluan pembentukan program baharu pengajian siswazah, penyediaan kertas konsep dan kertas cadangan, kelulusan di peringkat fakulti, universiti dan KPM serta penawaran, akreditasi dan pendaftaran program.

3.0 DOKUMEN RUJUKAN

Kod Dokumen Tajuk Dokumen

Minit Senat Ke-529.02

“Laporan Ketetapan Kementerian Pengajian Tinggi Mengenai Keperluan untuk Pengecualian Hasil Pembelajaran bagi Program Pasca Siswazah Terutama bagi Program Dengan Tesis” (Tajuk Minit)

Terkini Panduan Penyediaan Program Baharu dan Penstrukturan Semula/Semakan Semula Kurikulum.

JPT(A)1000/013/ 013/07 (45)

6 Oktober 2009

Surat Pengarah Jabatan Pendidikan Tinggi kepada semua Timbalan Naib Canselor/Timbalan Rektor (Akademik dan Antarabangsa) Institusi Pengajian Tinggi Awam mengenai “Makluman berkenaan Pemakaian Kerangka Kelayakan Malaysia untuk semua Tahap Program Pengajian di Institusi Pengajian Tinggi”

- Code of Practice for Programme Accreditation, penerbitan oleh Agensi Kelayakan Malaysia

- Pekeliling MQA Bil. 1/2015 – Pemakaian Standard Program

Terkini Pelan Strategik Universiti Putra Malaysia

Page 2: PERKHIDMATAN UTAMA Halaman: 1/16 SISWAZAH No. …reg.upm.edu.my/eISO/docs/20160817124848UPM-PU-S-P001... · 2016-08-17 · 6.1 Mula Ketua PTJ 6.2 Kenal Pasti Keperluan 6.2.1 Kenalpasti

PERKHIDMATAN UTAMA SISWAZAH

PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/S/P001

Halaman: 2/16

No. Semakan: 05

No. Isu: 02

PROSEDUR PEMBENTUKAN PROGRAM BAHARU PENGAJIAN SISWAZAH

Tarikh: 18/08/2016

Dokumen yang dicetak adalah ‘DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’

4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN BP : Badan Profesional BPK : Bahagian Perancang Korporat Dekan : Dekan Fakulti/Sekolah Pengajian Siswazah i-GIMS : Internet Graduate Information Management System JKKKPSU : Jawatankuasa Kecil Kurikulum Pengajian Siswazah

Univesiti JKPP : Jawatankuasa Pengajian Program JKPPB : Jawatankuasa Pembentukan Program Baharu JKPSF : Jawatankuasa Pengajian Siswazah Fakulti JKPSU : Jawatankuasa Pengajian Siswazah Universiti JPT : Jawatankuasa Pendidikan Tinggi Jawatankuasa Bersama (Conjoint Commitee)

: Jawatankuasa Bersama dianggotai oleh pakar dari Kementerian Kesihatan Malaysia dan Institusi Pengajian Tinggi Awam

KBAKD : Ketua Bahagian Urus Tadbir Akademik KJ : Ketua Jabatan KPSPS : Ketua Pentadbiran Sekolah Pengajian Siswazah KPAA : Ketua Pentadbiran Akademik dan Antarabangsa KPM : Kementerian Pendidikan Malaysia LPU : Lembaga Pengarah Universiti MQR : Malaysian Qualification Registry Pengiktirafan : Program yang mendapat pengiktirafan dari MQR Program : Merangkumi program baharu peringkat siswazah PS : Pengajian Siswazah PT PPT

: Pegawai Tadbir Penolong Pegawai Tadbir

PTJ : Pusat Tanggungjawab PT(PO) : Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi) SPS : Sekolah Pengajian Siswazah TD : Timbalan Dekan TNC (A&A) : Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa) TPKD PP : Timbalan Pegawai Kawalan Dokumen Peneraju Proses TWP PP : Timbalan Wakil Pengurusan Peneraju Proses WP : Wakil Pengurusan UPM : Universiti Putra Malaysia

Page 3: PERKHIDMATAN UTAMA Halaman: 1/16 SISWAZAH No. …reg.upm.edu.my/eISO/docs/20160817124848UPM-PU-S-P001... · 2016-08-17 · 6.1 Mula Ketua PTJ 6.2 Kenal Pasti Keperluan 6.2.1 Kenalpasti

PERKHIDMATAN UTAMA SISWAZAH

PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/S/P001

Halaman: 3/16

No. Semakan: 05

No. Isu: 02

PROSEDUR PEMBENTUKAN PROGRAM BAHARU PENGAJIAN SISWAZAH

Tarikh: 18/08/2016

Dokumen yang dicetak adalah ‘DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’

5.0 TANGGUNGJAWAB

5.1 TNC (A&A), Ketua PTJ, dan KPSPS bertanggungjawab memastikan prosedur pembentukan program baharu pengajian siswazah ini dilaksanakan.

5.2 Sesiapa yang terlibat mesti mematuhi prosedur ini.

Page 4: PERKHIDMATAN UTAMA Halaman: 1/16 SISWAZAH No. …reg.upm.edu.my/eISO/docs/20160817124848UPM-PU-S-P001... · 2016-08-17 · 6.1 Mula Ketua PTJ 6.2 Kenal Pasti Keperluan 6.2.1 Kenalpasti

PERKHIDMATAN UTAMA SISWAZAH

PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/S/P001

Halaman: 4/16

No. Semakan: 05

No. Isu: 02

PROSEDUR PEMBENTUKAN PROGRAM BAHARU PENGAJIAN SISWAZAH

Tarikh: 18/08/2016

Dokumen yang dicetak adalah ‘DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’

6.0 PROSES TERPERINCI

Tanggungjawab

Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen

Rujukan

6.1 Mula

Ketua PTJ

6.2 Kenal Pasti Keperluan 6.2.1 Kenalpasti keperluan pembentukan

program baharu berdasarkan kepada:

6.2.1.1 Perubahan dalam dasar pendidikan KPM

6.2.1.2 Pelan Strategik UPM 6.2.1.3 Keperluan Tenaga Kerja 6.2.1.4 Keperluan semakan

kurikulum/program (Rujuk Minit Senat 492)

6.2.1.5 Kajian Pasaran (Alumni Survey, Employer Survey dan dokumen sokongan lain)

6.2.1.6 Laporan Penilai/Pemeriksa Luar

Minit Senat 492

KJ

6.3 Sediakan Kertas Konsep 6.3.1 Sediakan kertas konsep bagi program

pengajian baharu.

[Kertas konsep dikecualikan untuk Program profesional, misalnya program perubatan dari Fakulti Perubatan dan Sains Kesihatan dan program Kedoktoran Profesional]

KJ

6.4 Lulus Mesyuarat Jabatan? 6.4.1 Bentang kertas konsep program

pengajian baharu untuk kelulusan Mesyuarat Jabatan.

6.4.2 Jika Ya, ikut Langkah 6.5. 6.4.3 Jika Tidak, buat pindaan terhadap

kertas konsep.

6.1 Mula

6.2 Kenal Pasti Keperluan

6.3 Sediakan Kertas Konsep

6.4 Lulus Mesyuarat Jabatan?

A

Tidak

Ya

Page 5: PERKHIDMATAN UTAMA Halaman: 1/16 SISWAZAH No. …reg.upm.edu.my/eISO/docs/20160817124848UPM-PU-S-P001... · 2016-08-17 · 6.1 Mula Ketua PTJ 6.2 Kenal Pasti Keperluan 6.2.1 Kenalpasti

PERKHIDMATAN UTAMA SISWAZAH

PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/S/P001

Halaman: 5/16

No. Semakan: 05

No. Isu: 02

PROSEDUR PEMBENTUKAN PROGRAM BAHARU PENGAJIAN SISWAZAH

Tarikh: 18/08/2016

Dokumen yang dicetak adalah ‘DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’

KJ

KJ

6.5 Lulus JKPSF? 6.5.1 Bentang kertas konsep program

pengajian baharu untuk kelulusan JKPSF.

6.5.2 Jika Ya, ikut Langkah 6.6. 6.5.3 Jika Tidak, buat pindaan terhadap

kertas konsep.

KJ

KJ

6.6 Lulus Mesyuarat Fakulti? 6.6.1 Bentang kertas konsep program

pengajian baharu untuk kelulusan Mesyuarat Fakulti.

6.6.2 Jika Ya, ikut Langkah 6.7. 6.6.3 Jika Tidak, buat pindaan terhadap

kertas konsep.

Ketua PTJ

Ketua PTJ

6.7 Lulus JKPSU? 6.7.1 Bentang kertas konsep program

pengajian baharu untuk kelulusan Mesyuarat JKPSU.

6.7.2 Jika Ya, ikut Langkah 6.8. 6.7.3 Jika Tidak, buat pindaan terhadap

kertas konsep.

Ketua PTJ

Ketua PTJ

6.8 Lulus Senat? 6.8.1 Bentang kertas konsep program

pengajian baharu untuk kelulusan Mesyuarat Senat.

6.8.2 Jika Ya, ikut Langkah 6.9. 6.8.3 Jika Tidak, buat pindaan terhadap

kertas konsep atau proses tamat sebagaimana cadangan mesyuarat Senat.

KPAA/KBAKD 6.9 Saringan Awal di KPM

6.9.1 Jika Ya, ikut langkah 6.10.

6.9.2 Jika Tidak, buat pindaan terhadap

kertas saringan awal dan kemukakan semula kepada KPM atau proses tamat sekiranya program tidak diluluskan untuk ditawarkan.

Tidak

Ya

6.5 Lulus JKPSF?

A

6.6 Lulus Mesyuarat

Fakulti?

6.7 Lulus JKPSU?

6.8 Lulus Senat?

Ya

Tidak

Tidak

Tidak

Ya

Ya

Ya

Ya

Tidak

B

6.9 Saringan Awal di KPM?

C D

Page 6: PERKHIDMATAN UTAMA Halaman: 1/16 SISWAZAH No. …reg.upm.edu.my/eISO/docs/20160817124848UPM-PU-S-P001... · 2016-08-17 · 6.1 Mula Ketua PTJ 6.2 Kenal Pasti Keperluan 6.2.1 Kenalpasti

PERKHIDMATAN UTAMA SISWAZAH

PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/S/P001

Halaman: 6/16

No. Semakan: 05

No. Isu: 02

PROSEDUR PEMBENTUKAN PROGRAM BAHARU PENGAJIAN SISWAZAH

Tarikh: 18/08/2016

Dokumen yang dicetak adalah ‘DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’

Ketua PTJ

JKPPB

6.10 Sediakan Kertas Cadangan 6.10.1 Lantik ahli JKPPB. 6.10.2 Sediakan kertas cadangan program

pengajian baharu selewat-lewatnya satu sesi lebih awal daripada tarikh cadangan penawaran program.

Panduan Penyediaan Program Baharu dan Penstrukturan Semula/Semakan Semula Kurikulum, Edisi 2014

JKPPB

JKPPB

6.11 Lulus Mesyuarat Jabatan? 6.11.1 Bentangkan kertas cadangan

program pengajian baharu untuk kelulusan Mesyuarat Jabatan.

6.11.2 Jika Ya, ikut Langkah 6.12. 6.11.3 Jika Tidak, buat pindaan terhadap

kertas cadangan program pengajian baharu.

Ketua PTJ

Ketua PTJ

Ketua PTJ

KJ /JKPPB

6.12 Dapatkan Maklum Balas JKPP 6.12.1 Buat penamaan ahli JKPP untuk

menilai kertas cadangan program pengajian baharu.

6.12.2 Dapatkan kelulusan Senat bagi

pelantikan keahlian JKPP dan hantar surat pelantikan.

6.12.3 Bentangkan kertas cadangan

program pengajian baharu di Mesyuarat JKPP untuk mendapat maklum balas.

6.12.4 Buat penambahbaikan ke atas kertas

cadangan program pengajian baharu (jika perlu).

KJ

KJ/JKPPB

6.13 Lulus JKPSF? 6.13.1 Bentangkan kertas cadangan program

pengajian baharu untuk kelulusan Mesyuarat JKPSF.

6.13.2 Jika Ya, ikut Langkah 6.14. 6.13.3 Jika Tidak, buat pindaan terhadap

kertas cadangan program pengajian baharu.

6.10 Sediakan Kertas Cadangan

6.11 Lulus Mesyuarat Jabatan?

6.12 Dapatkan Maklum Balas JKPP

6.13 Lulus JKPSF?

Ya

Tidak

Tidak

Ya

E

C

Page 7: PERKHIDMATAN UTAMA Halaman: 1/16 SISWAZAH No. …reg.upm.edu.my/eISO/docs/20160817124848UPM-PU-S-P001... · 2016-08-17 · 6.1 Mula Ketua PTJ 6.2 Kenal Pasti Keperluan 6.2.1 Kenalpasti

PERKHIDMATAN UTAMA SISWAZAH

PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/S/P001

Halaman: 7/16

No. Semakan: 05

No. Isu: 02

PROSEDUR PEMBENTUKAN PROGRAM BAHARU PENGAJIAN SISWAZAH

Tarikh: 18/08/2016

Dokumen yang dicetak adalah ‘DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’

KJ

KJ/JKPPB

6.14 Lulus Mesyuarat Fakulti? 6.14.1 Bentangkan kertas cadangan

program pengajian baharu untuk kelulusan Mesyuarat Fakulti.

6.14.2 Jika Ya, ikut Langkah 6.15. 6.14.3 Jika Tidak, buat pindaan terhadap

kertas cadangan program pengajian baharu.

Ketua PTJ

KPSPS/PPT

KPSPS

Ketua PTJ

6.15 Semak Format Kertas Cadangan 6.15.1 Kemukakan satu salinan kertas

cadangan program pengajian baharu kepada Urus setia Sekolah Pengajian Siswazah.

6.15.2 Semak format kertas cadangan

program pengajian baharu.

6.15.3 Beri maklumbalas penambahbaikan

format kertas cadangan program pengajian baharu (jika perlu). (Lengkapkan Senarai Semak PU/S/SS-03)

6.15.4 Buat penambahbaikan format kertas

cadangan program pengajian baharu (jika perlu).

Panduan Penyediaan Program Baharu dan Penstrukturan Semula/Semakan Semula Kurikulum. (Edisi 2014)

Senarai Semak SPS Berkaitan Format Kertas Cadangan Pembentukan Program Baharu/Semakan Semula (PU/S/SS-03)

KJ

KJ

6.16 Semakan JKKKPSU 6.16.1 Bentangkan kertas cadangan

program pengajian baharu untuk semakan JKKKPSU.

6.16.2 Buat pindaan terhadap kertas

cadangan program pengajian baharu (jika perlu).

Panduan Penyediaan Program Baharu dan Penstrukturan Semula/Semakan Semula Kurikulum. (Edisi 2014)

Tidak

6.14 Lulus Mesyuarat

Fakulti?

6.15 Semak Format Kertas Cadangan

6.16 Semakan JKKKPSU

E

Ya

Ya

F

Page 8: PERKHIDMATAN UTAMA Halaman: 1/16 SISWAZAH No. …reg.upm.edu.my/eISO/docs/20160817124848UPM-PU-S-P001... · 2016-08-17 · 6.1 Mula Ketua PTJ 6.2 Kenal Pasti Keperluan 6.2.1 Kenalpasti

PERKHIDMATAN UTAMA SISWAZAH

PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/S/P001

Halaman: 8/16

No. Semakan: 05

No. Isu: 02

PROSEDUR PEMBENTUKAN PROGRAM BAHARU PENGAJIAN SISWAZAH

Tarikh: 18/08/2016

Dokumen yang dicetak adalah ‘DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’

Ketua PTJ

Ketua PTJ

6.17 Lulus JKPSU? 6.17.1 Bentangkan kertas cadangan

program pengajian baharu untuk kelulusan JKPSU.

6.17.2 Jika Ya, ikut Langkah 6.18. 6.17.3 Jika Tidak, buat pindaan terhadap

kertas cadangan program pengajian baharu [lengkapkan borang (PU/S/BR08/GS-KUR01)].

Borang Penambahbaikan Kertas Cadangan Pembentukan Program Baharu/Semakan Program Sedia Ada (Hasil Maklum Balas Mesyuarat JKKKPSU/JKPSU/ SENAT/ LPU) (PU/S/BR08/GS-KUR01)

Ketua PTJ

6.18 Laksana Akreditasi Sementara 6.18.1 Sediakan dokumen berikut:-

Bahagian A: Maklumat Am Fakulti Bahagian B: Cadangan program baharu Bahagian C: Standard program (maklumat penilaian dan standard dalam 9 bidang)

6.18.2 Laksana Akreditasi sementara untuk program pengajian baharu kecuali program profesional.

Prosedur SWA Akreditasi Sementara Program Pengajian (UPM/OPR/PNC-BPK/ P003)

Ketua PTJ

Ketua PTJ

6.19 Lulus Akreditasi Sementara? 6.19.1 Terima keputusan akreditasi

sementara dari BPK. 6.19.2 Jika Ya, ikut Langkah 6.20. 6.19.3 Jika Tidak, buat pindaan terhadap

kertas cadangan program pengajian baharu.

6.17 Lulus JKPSU?

6.18 Laksana Akreditasi Sementara

6.19 Lulus Akreditasi

Sementara?

Tidak

Tidak

Ya

Ya

F

G

Page 9: PERKHIDMATAN UTAMA Halaman: 1/16 SISWAZAH No. …reg.upm.edu.my/eISO/docs/20160817124848UPM-PU-S-P001... · 2016-08-17 · 6.1 Mula Ketua PTJ 6.2 Kenal Pasti Keperluan 6.2.1 Kenalpasti

PERKHIDMATAN UTAMA SISWAZAH

PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/S/P001

Halaman: 9/16

No. Semakan: 05

No. Isu: 02

PROSEDUR PEMBENTUKAN PROGRAM BAHARU PENGAJIAN SISWAZAH

Tarikh: 18/08/2016

Dokumen yang dicetak adalah ‘DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’

Ketua PTJ

Ketua PTJ

6.20

Lulus Senat? 6.20.1 Bentangkan kertas cadangan

program pengajian baharu untuk kelulusan mesyuarat Senat selewat-lewatnya satu (1) bulan dari tarikh terima surat kelulusan Akreditasi Sementara atau pada Senat yang akan datang.

6.20.2 Jika Ya, ikut Langkah 6.21.

6.20.3 Jika Tidak, buat pindaan terhadap kertas cadangan program pengajian baharu [lengkapkan borang PU/S/BR08/GS-KUR01)].

Borang Penambahbaikan Kertas Cadangan Pembentukan Program Baharu/Semakan Program Sedia Ada (Hasil Maklum Balas Mesyuarat JKKKPSU/JKPSU/SENAT/ LPU) (PU/S/BR08/GS-KUR01)

Ketua PTJ dan Dekan SPS

Ketua PTJ

6.21 Lulus LPU? 6.21.1 Kemukakan kertas cadangan program

pengajian baharu untuk kelulusan LPU melalui SPS.

6.21.2 Jika Ya, ikut Langkah 6.22.

6.21.3 Jika Tidak, buat pindaan terhadap

kertas cadangan program pengajian baharu dan dapatkan kelulusan Senat [lengkapkan borang (PU/S/BR08/GS-KUR01)].

Borang Penambahbaikan Kertas Cadangan Pembentukan Program Baharu/Semakan Program Sedia Ada (Hasil Maklum Balas Mesyuarat JKKKPSU/JKPSU/SENAT/ LPU) (PU/S/BR08/GS-KUR01)

Ketua PTJ dan Dekan SPS

TNC (A&A)/Ketua

PTJ

6.22 Lulus JPT? 6.22.1 Kemukakan kertas cadangan program

pengajian baharu untuk kelulusan JPT melalui SPS.

6.22.2 Bentang kertas cadangan program

pengajian baharu untuk kelulusan JPT.

6.22.3 Jika Ya, ikut Langkah 6.23.

Ya

6.20 Lulus Senat?

Tidak

Ya

6.21 Lulus LPU?

Tidak

Ya

6.22 Lulus JPT?

Ya Tidak

G

H I

Page 10: PERKHIDMATAN UTAMA Halaman: 1/16 SISWAZAH No. …reg.upm.edu.my/eISO/docs/20160817124848UPM-PU-S-P001... · 2016-08-17 · 6.1 Mula Ketua PTJ 6.2 Kenal Pasti Keperluan 6.2.1 Kenalpasti

PERKHIDMATAN UTAMA SISWAZAH

PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/S/P001

Halaman: 10/16

No. Semakan: 05

No. Isu: 02

PROSEDUR PEMBENTUKAN PROGRAM BAHARU PENGAJIAN SISWAZAH

Tarikh: 18/08/2016

Dokumen yang dicetak adalah ‘DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’

Ketua PTJ 6.22.4 Jika Tidak, buat pindaan [lengkapkan borang (PU/S/BR08/GS-KUR02)] atau proses tamat.

Borang Penambahbaikan Kertas Cadangan Pembentukan Program Baharu/Semakan Program Sedia Ada (Hasil Maklum Balas Mesyuarat JPT) (PU/S/BR08/GS-KUR02)

TNC (A&A)

PPT SPS

PT Fakulti

PT SPS

6.23 Tawar Program 6.23.1 Maklumkan kepada fakulti untuk

melaksanakan program pengajian baharu mengikut sesi pengajian yang diluluskan.

6.23.2 Kemaskini Log Kelulusan Kurikulum

dan Akreditasi Program (PU/S/LG01/GS-KUR).

6.23.3 Lengkapkan Borang Pendaftaran

Baharu/ Perubahan Maklumat Program/Bidang Pengajian Siswazah Dalam i-GIMS (PU/S/BR08/GS-KUR03) serta Borang Permohonan Pendaftaran / Perubahan Maklumat Kursus Dalam i-GIMS (PU/S/BR08/GS-KUR04) dan majukan ke SPS.

6.23.4 Kemaskini program dan kursus yang telah diluluskan dalam bank kursus i-GIMS, laman sesawang dan brosur.

6.23.5 Tawar program.

Log Kelulusan Kurikulum dan Akreditasi Program (PU/S/LG01/GS-KUR)

Borang Pendaftaran Baharu/ Perubahan Maklumat Program/Bidang Pengajian Siswazah Dalam i-GIMS (PU/S/BR08/GS-KUR03)

Borang Permohonan Pendaftaran / Perubahan Maklumat Kursus Dalam i-GIMS (PU/S/BR08/GS-KUR04)

Ketua PTJ

Ketua PTJ

6.24 Laksana Akreditasi/Akreditasi BP 6.24.1 Laksana Akreditasi Penuh untuk

program pengajian baharu. [Rujuk: Prosedur SWA Akreditasi Penuh Program Pengajian (UPM/OPR/PNC-BPK/P004) serta lengkapkan Log Kelulusan Kurikulum dan Akreditasi Program (PU/S/LG01/KUR) ].

Atau

6.24.2 Laksana permohonan Akreditasi BP

untuk program profesional baharu.

Prosedur SWA Akreditasi Penuh Program Pengajian (UPM/OPR/PNC-BPK/P004)

Log Kelulusan Kurikulum dan Akreditasi Program (PU/S/LG01/KUR) ]

Arahan Kerja Permohonan Akreditasi dan Akreditasi Semula BP (UPM/PU/PS/AK034)].

6.23 Tawar Program

6.24 Laksana Akreditasi/Akreditasi BP

H

J

Page 11: PERKHIDMATAN UTAMA Halaman: 1/16 SISWAZAH No. …reg.upm.edu.my/eISO/docs/20160817124848UPM-PU-S-P001... · 2016-08-17 · 6.1 Mula Ketua PTJ 6.2 Kenal Pasti Keperluan 6.2.1 Kenalpasti

PERKHIDMATAN UTAMA SISWAZAH

PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/S/P001

Halaman: 11/16

No. Semakan: 05

No. Isu: 02

PROSEDUR PEMBENTUKAN PROGRAM BAHARU PENGAJIAN SISWAZAH

Tarikh: 18/08/2016

Dokumen yang dicetak adalah ‘DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’

Ketua PTJ

Setiausaha Senat

PPT/PTPO SPS

6.25 Mohon Perakuan Senat 6.25.1 Mohon perakuan

akreditasi/akreditasi BP program daripada Senat.

6.25.2 Maklumkan keputusan perakuan

akreditasi/ akreditasi BP program kepada PTJ melalui minit Senat.

6.25.3 Kemaskini rekod perakuan

akreditasi/akreditasi BP program daripada Senat.

Log Kelulusan Kurikulum dan Akreditasi Program (PU/S/LG01/KUR)]

Ketua PTJ dan Dekan SPS

Dekan SPS

KPSPS/PPT SPS

6.26 Daftar MQR 6.26.1 Sediakan dan kemukakan dokumen

permohonan daftar MQR program pengajian baharu selepas mendapat akreditasi/akreditasi BP program pengajian melalui SPS. [Rujuk: Arahan Kerja (UPM/PU/PS/AK033)]

6.26.2 Maklumkan keputusan daftar MQR kepada fakulti.

6.26.3 Kemaskini rekod pendaftaran MQR.

[Rujuk: Log (PU/S/LG02/GS-KUR) dan (Log PU/S/LG01/KUR)]

Arahan Kerja Pendaftaran MQR (UPM/PU/PS/AK033)]

Log Pendaftaran MQR Program Pengajian Siswazah (PU/S/LG02/GS-KUR)

Log Kelulusan Kurikulum dan Akreditasi Program (PU/S/LG01/KUR)

6.27 Tamat

6.25 Mohon Perakuan Senat

6.26 Daftar MQR

6.27 Tamat

B, D & I

Tidak

JKK

Page 12: PERKHIDMATAN UTAMA Halaman: 1/16 SISWAZAH No. …reg.upm.edu.my/eISO/docs/20160817124848UPM-PU-S-P001... · 2016-08-17 · 6.1 Mula Ketua PTJ 6.2 Kenal Pasti Keperluan 6.2.1 Kenalpasti

PERKHIDMATAN UTAMA SISWAZAH

PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/S/P001

Halaman: 12/16

No. Semakan: 05

No. Isu: 02

PROSEDUR PEMBENTUKAN PROGRAM BAHARU PENGAJIAN SISWAZAH

Tarikh: 18/08/2016

Dokumen yang dicetak adalah ‘DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’

7.0 REKOD

Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod

Tanggungjawab Mengumpul dan

Memfail

Tanggungjawab Menyelenggara

Tempat dan Tempoh

Simpanan

Kuasa Melupus

1. UPM/600-1/2/1/(NAMA PROGRAM)

PT(O) SPS/ PPT SPS/

PPT SPS Bilik Fail Kurikulum

Ketua PTJ

PEMBENTUKAN PROGRAM BAHARU PENGAJIAN SISWAZAH (NAMA PROGRAM)

Kekal

Kertas Konsep

Kertas Konsep program baharu

Minit kelulusan Mesyuarat JKPSU mengenai kertas konsep.

Minit kelulusan Mesyuarat Senat mengenai kertas konsep.

Surat kelulusan KPM.

Kertas Cadangan

Kertas cadangan program baharu.

Petikan Minit Mesyuarat JKKKPSU.

Petikan Minit Mesyuarat JKPSU.

Petikan Minit Mesyuarat Senat.

Petikan Minit Mesyuarat LPU.

Surat Kelulusan JPT.

Surat akuan akreditasi sementara.

Surat Pendaftaran dan Kelulusan MQR serta dokumen berkaitan.

Senarai Semak SPS Berkaitan Format Kertas Cadangan

Pembentukan Program Baharu/Semakan Semula (PU/S/SS-03). Minit Senat mengenai pengesahan akreditasi/ akreditasi BP program.

Page 13: PERKHIDMATAN UTAMA Halaman: 1/16 SISWAZAH No. …reg.upm.edu.my/eISO/docs/20160817124848UPM-PU-S-P001... · 2016-08-17 · 6.1 Mula Ketua PTJ 6.2 Kenal Pasti Keperluan 6.2.1 Kenalpasti

PERKHIDMATAN UTAMA SISWAZAH

PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/S/P001

Halaman: 13/16

No. Semakan: 05

No. Isu: 02

PROSEDUR PEMBENTUKAN PROGRAM BAHARU PENGAJIAN SISWAZAH

Tarikh: 18/08/2016

Dokumen yang dicetak adalah ‘DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’

Borang Penambahbaikan Kertas Cadangan Permbentukan Program Baharu/Semakan Program Sedia Ada (Hasil Maklum Balas Mesyuarat JKKKPSU/JKPSU/SENAT/ LPU) (PU/S/BR08/GS-KUR01).

Borang Penambahbaikan Kertas Cadangan Permbentukan Program Baharu/Semakan Program Sedia Ada (Hasil Maklum Balas Mesyuarat JPT) (PU/S/BR08/GS-KUR02).

Borang Pendaftaran Baharu/ Perubahan Maklumat Program/Bidang Pengajian Siswazah Dalam i-GIMS (PU/S/BR08/GS-KUR03).

Borang Permohonan Pendaftaran / Perubahan Maklumat Kursus Dalam i-GIMS (PU/S/BR08/GS-KUR04)]

Laporan akreditasi sementara.

Minit Senat Perakuan Akreditasi Sementara

Laporan Akreditasi Penuh

Minit Senat Perakuan Akreditasi Penuh

2. UPM/(Kod PTJ)/600-1/2/1/(NAMA PROGRAM)

PT Fakulti PT Fakulti Pejabat Timbalan

Dekan Fakulti

Ketua PTJ

PEMBENTUKAN PROGRAM BAHARU PENGAJIAN SISWAZAH (NAMA PROGRAM) Kertas Konsep

Kekal

Minit kelulusan Mesyuarat. Jabatan mengenai kertas konsep

Minit kelulusan Mesyuarat JKPSF mengenai kertas konsep.

Minit kelulusan Mesyuarat JKPSU mengenai kertas konsep.

Minit kelulusan Mesyuarat Senat mengenai kertas konsep.

Surat kelulusan KPM.

Page 14: PERKHIDMATAN UTAMA Halaman: 1/16 SISWAZAH No. …reg.upm.edu.my/eISO/docs/20160817124848UPM-PU-S-P001... · 2016-08-17 · 6.1 Mula Ketua PTJ 6.2 Kenal Pasti Keperluan 6.2.1 Kenalpasti

PERKHIDMATAN UTAMA SISWAZAH

PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/S/P001

Halaman: 14/16

No. Semakan: 05

No. Isu: 02

PROSEDUR PEMBENTUKAN PROGRAM BAHARU PENGAJIAN SISWAZAH

Tarikh: 18/08/2016

Dokumen yang dicetak adalah ‘DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’

Kertas Cadangan

Petikan Minit Mesyuarat Jabatan.

Maklum Balas JKPP.

Petikan Minit Mesyuarat JKPSF.

Petikan Minit Mesyuarat Fakulti.

Petikan Minit Mesyuarat JKKKPSU.

Petikan Minit Mesyuarat JKPSU.

Petikan Minit Mesyuarat Senat.

Petikan Minit Mesyuarat LPU.

Surat Kelulusan JPT.

Surat akuan akreditasi sementara.

Surat Pendaftaran dan Kelulusan MQR serta dokumen berkaitan.

Senarai Semak SPS Berkaitan Format Kertas Cadangan Pembentukan Program Baharu/Semakan Semula (PU/S/SS-03).

Borang Penambahbaikan Kertas Cadangan Permbentukan Program Baharu/Semakan Program Sedia Ada (Hasil Maklum Balas Mesyuarat JKKKPSU/JKPSU/SENAT/ LPU) (PU/S/BR08/GS-KUR01).

Borang Penambahbaikan Kertas Cadangan Permbentukan Program Baharu/Semakan Program Sedia Ada (Hasil Maklum Balas Mesyuarat JPT) (PU/S/BR08/GS-KUR02).

Borang Pendaftaran Baharu/ Perubahan Maklumat Program/Bidang Pengajian Siswazah Dalam i-GIMS (PU/S/BR08/GS-KUR03)

Borang Permohonan Pendaftaran / Perubahan Maklumat Kursus Dalam i-GIMS (PU/S/BR08/GS-KUR04)] Laporan akreditasi sementara.

Page 15: PERKHIDMATAN UTAMA Halaman: 1/16 SISWAZAH No. …reg.upm.edu.my/eISO/docs/20160817124848UPM-PU-S-P001... · 2016-08-17 · 6.1 Mula Ketua PTJ 6.2 Kenal Pasti Keperluan 6.2.1 Kenalpasti

PERKHIDMATAN UTAMA SISWAZAH

PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/S/P001

Halaman: 15/16

No. Semakan: 05

No. Isu: 02

PROSEDUR PEMBENTUKAN PROGRAM BAHARU PENGAJIAN SISWAZAH

Tarikh: 18/08/2016

Dokumen yang dicetak adalah ‘DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’

Minit Senat Perakuan Akreditasi Sementara

Laporan Akreditasi Penuh.

Minit Senat Perakuan Akreditasi Penuh.

3. UPM/600-1/2/6 LOG PEMBENTUKAN PROGRAM BAHARU/SEMAKAN KURIKULUM PENGAJIAN SISWAZAH

Kelulusan Kurikulum Dan Akreditasi Program (PU/S/LG01/KUR).

Log Pendaftaran MQR Program Pengajian Siswazah (PU/S/LG02/GS-KUR). [rujuk di dalam SPS Network Attached Storage]

PT(O) SPS/ PPT SPS/

PPT SPS Bilik Fail Kurikulum

Kekal

Ketua PTJ

Page 16: PERKHIDMATAN UTAMA Halaman: 1/16 SISWAZAH No. …reg.upm.edu.my/eISO/docs/20160817124848UPM-PU-S-P001... · 2016-08-17 · 6.1 Mula Ketua PTJ 6.2 Kenal Pasti Keperluan 6.2.1 Kenalpasti

PERKHIDMATAN UTAMA SISWAZAH

PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/S/P001

Halaman: 16/16

No. Semakan: 05

No. Isu: 02

PROSEDUR PEMBENTUKAN PROGRAM BAHARU PENGAJIAN SISWAZAH

Tarikh: 18/08/2016

Dokumen yang dicetak adalah ‘DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’

8.0 SEJARAH SEMAKAN

No. Isu No.

Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat

Disedia dan

Disemak

Dilulus/ Diluluskan

Semula

Tarikh Kuatkuasa

02 00 - Keluaran Pertama untuk

satu persijilan TNC (A&A) WP 03/01/2011

02 01 11/2011

Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Sekolah

Pengajian Siswazah (JKPSPS) kali ke-173

TNC (A&A) WP 06/05/2011

02 02 PU:S-

33/2011

Mesyuarat Khas Jawatankuasa Pengurusan

Sekolah Pengajian Siswazah (JKPSPS) kali ke-179

TNC (A&A) WP 22/08/2011

02 03 PU:S-

01/2013

Mesyuarat Khas Jawatankuasa Pengurusan

Sekolah Pengajian Siswazah (JKPSPS) kali ke-198

TNC (A&A) WP 30/04/2013

02 04 PU:S-

01/2015

Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Sekolah

Pengajian Siswazah (JKPSPS) kali ke-228

TNC (A&A) WP 14/07/2015

02 05 PU:S-

04/2016

Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Sekolah

Pengajian Siswazah (JKPSPS) kali ke-241

TPKD PP TWP PP 18/08/2016