PROSEDUR

PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)10

NO. KELUARAN

: 01

URUSAN PEMBAYARAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 1/18

PROSEDUR URUSAN PEMBAYARAN

PK.PPAS(P)10

NAMA T/TANGAN TARIKH

DISEDIAKAN OLEH

ROSELIN BT A. RAZAK Akauntan

NURUL HUDA BT ATAN

Pembantu Akauntan

01/06/2017

DISEMAK OLEH NIHAYAH HJ EBNI HAJAR Pengurus Kualiti 01/06/2017

DILULUSKAN OLEH MASTURA HJ MUHAMAD Pengarah PPAS 01/06/2017

PROSEDUR

PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)10

NO. KELUARAN

: 01

URUSAN PEMBAYARAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 2/18

REKOD PINDAAN

Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen

ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang dinyatakan di

dalamnya.

HALAMAN DIPINDA Tarikh No. Para Muka Surat Bentuk Pindaan Diluluskan

PROSEDUR

PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)10

NO. KELUARAN

: 01

URUSAN PEMBAYARAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 3/18

BIL KANDUNGAN MUKA SURAT

1. Objektif 4

2. Skop 4

3. Rujukan 5

4. Isu-isu Risiko 5

5. Definisi 5 – 9

6. Singkatan 10

7. Tindakan dan tanggungjawab 11 – 14

8. Carta Aliran Kerja 15 - 16

9. Rekod Kualiti 17

10. Lampiran 18

PROSEDUR

PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)10

NO. KELUARAN

: 01

URUSAN PEMBAYARAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 4/18

1. OBJEKTIF 1.1 Sebagai garis panduan kepada warga PPAS.

1.2 Memastikan pembayaran dilaksanakan secara sistematik

dan cekap mengikut peraturan yang ditetapkan oleh

Kerajaan dan Pengurusan PPAS.

1.3 Memastikan dokumen tuntutan bayaran akan siap diproses

dalam masa empat belas (14) hari dari tarikh dokumen

lengkap diterima di Unit Kewangan.

2. SKOP 2.1 Prosedur ini digunapakai semasa proses pembayaran bagi

perolehan bekalan/ perkhidmatan/ kerja untuk semua

perpustakaan di Negeri Selangor.

2.2 Proses bayaran hanya boleh dilakukan sekiranya

bajet/peruntukan untuk sesuatu vot itu telah diperuntukan

seperti Emolumen, Perkhidmatan dan Bekalan, Aset,

Pemberian dan Kenaan Tetap dan Lain-lain Perbelanjaan.

2.3 Manual Prosedur ini membantu Unit Kewangan PPAS untuk

memproses bayaran dan pada masa yang sama dapat

memberi perkhidmatan yang terbaik kepada pembekal/

kontraktor/ penyewa mahupun rakyat di Selangor.

PROSEDUR

PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)10

NO. KELUARAN

: 01

URUSAN PEMBAYARAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 5/18

3. RUJUKAN 3.1. MK.PPAS.01 – Manual Kualiti 9001:2015

Seksyen 7.4 – Perolehan

Seksyen 7.5.1 – Kawalan Proses

3.2. Akta Prosedur Kewangan 1957 (Akta 61)

3.3. Arahan Perbendaharaan

3.4. Pekeliling Perbendaharaan Malaysia 1PP (WP10.2)

3.5. Pekeliling dan Surat Pekeliling Perbendaharaan yang

dikeluarkan dari masa ke semasa oleh pihak

Perbendaharaan.

4. ISU-ISU RISIKO 4.1 Peruntukan yang diterima tidak mencukupi.

4.2 Pembekal gagal membekalkan bahan yang dipesan.

4.3 Sistem atas talian tergendala (‘online’).

4.4 Nombor akaun pembekal tidak aktif atau bermasalah.

5. DEFINISI

5.1 Perolehan 5.1.1 Mendapatkan suatu bekalan/ perkhidmatan/ kerja

dengan mengikuti tatacara yang telah ditetapkan oleh

Perbendaharaan atau yang telah diluluskan oleh

Jabatan.

PROSEDUR

PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)10

NO. KELUARAN

: 01

URUSAN PEMBAYARAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 6/18

5.1.2 Terbahagi kepada tiga (3) jenis:

i) Perolehan Bekalan

ii) Perolehan Perkhidmatan

iii) Perolehan Kerja

5.2 Bekalan 5.2.1 Barangan yang dibekalkan bagi menjalankan sesuatu

projek/ aktiviti/ program PPAS yang mana merupakan

input kepada sesuatu proses kerja atau perkhidmatan.

5.2.2 Bekalan yang dimaksudkan adalah seperti barangan

stor, minyak, kelengkapan pejabat dan lain-lain.

5.3 Perkhidmatan 5.3.1 Perkhidmatan ditafsirkan sebagai khidmat tenaga

manusia atau kepakaran/kemahiran yang diperolehi

untuk melaksanakan dan menyiapkan sesuatu kerja

tertentu.

5.3.2 Terbahagi kepada dua (2) bidang:

i) Perkhidmatan Perunding

ii) Perkhidmatan Bukan Perunding

PROSEDUR

PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)10

NO. KELUARAN

: 01

URUSAN PEMBAYARAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 7/18

5.4 Kerja Perolehan kerja melibatkan kerja-kerja pembinaan sivil

seperti bangunan, lapangan terbang, pelabuhan, jalan raya,

tapak kawasan dan empangan air serta kerja perparitan. Ia

juga merangkumi kerja-kerja mekanikal dan elektrikal.

5.5 Sebutharga Penyata pembayaran atau dokumen untuk kerja-kerja

kontrak yang mempunyai perjanjian yang mempunyai amaun

melebihi RM 20,000.00 sehingga RM 50,000.00. Pemilihan

kontraktor dibuat melalui Mesyuarat Jawatankuasa

Sebutharga PPAS.

5.6 Lantikan Terus

Kaedah lantikan terus hanya ditetapkan bagi perolehan

kerja. Kerja-kerja yang bernilai tidak melebihi RM 20,000.00

boleh dibuat secara lantikan terus di kalangan kontraktor

gred G1 yang berdaftar dengan CIBD dan mempunyai Sijil

Perolehan Kerja Kerajaan (SPKK) dan Sijil Taraf Bumiputera

(STB).

PROSEDUR

PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)10

NO. KELUARAN

: 01

URUSAN PEMBAYARAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 8/18

5.7 Pembelian Terus Perolehan bekalan/perkhidmatan yang melibatkan jumlah

perbelanjaan tahunan sehingga RM 20,000.00 atau sesuatu

kontrak.

5.8 Pesanan Tempatan Dokumen pesanan untuk Perolehan Bekalan/ Perkhidmatan/

Kerja.

5.9 Cagaran

Sejumlah wang jaminan dalam bentuk Bon yang dipegang

oleh PPAS dan akan dikembalikan apabila tujuan cagaran

tersebut dipenuhi.

5.10 Utiliti Pembayaran bagi bil-bil elektrik, air, telefon/ internet dan

lain-lain.

5.11 Bayaran Am

Pembayaran bagi perbelanjaan runcit dan selain dari

perbelanjaan yang menggunakanPesanan Tempatan.

PROSEDUR

PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)10

NO. KELUARAN

: 01

URUSAN PEMBAYARAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 9/18

5.12 Sistem Dynamic GP Sistem perakaunan yang digunakan bagi proses

pembayaran seterusnya memudahkan penyediaan penyata

kewangan tahunan.

5.13 EFT (Electric Fund Transfer)

Kaedah Pembayaran yang digunakan secara atas talian

(online) melalui Bank pembayaran yang dipilih mewakili oleh

PPAS (Affin Bank Berhad- Affin Bank Online Financial

Service). Digunapakai bagi penerima yang menggunakan

Akaun Tetap (Current Account).

5.14 Pembayaran Cek Kaedah Pembayaran menggunakan cek hanya digunapakai

untuk pembayaran utiliti, potongan gaji dan penerima yang

menggunakan akaun simpanan (Saving Account) selain

Malayan Banking Berhad.

PROSEDUR

PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)10

NO. KELUARAN

: 01

URUSAN PEMBAYARAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 10/18

6. SINGKATAN

PPAS - Perbadanan Perpustakaan Awam Selangor

KEW - Unit Kewangan

KB - Ketua Bahagian

KUKew - Ketua Unit Kewangan

PTKew(K) - Pembantu Tadbir Kewangan Kanan

PemP - Pembantu Pustakawan PKA - Penolong Akauntan

PA - Pembantu Akauntan

PROSEDUR

PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)10

NO. KELUARAN

: 01

URUSAN PEMBAYARAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 11/18

7. TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB TINDAKAN T/JAWAB

Penerimaan Tuntutan Bayaran 1. Terima surat/ borang permohonan, nota hantaran, invois

dan Pesanan Kerajaan daripada pembekal.

2. Semak butir-butir di dalam dokumen berikut untuk

memastikan ianya lengkap dan disahkan oleh pegawai

yang diberi kuasa.

3. Jika dokumen didapati tidak lengkap atau tidak

memenuhi syarat, PemP/ PA hendaklah mengembalikan

dokumen tersebut kepada pembekal/ pegawai yang

memohon tuntutan bayaran.

4. Rekod butiran invois ke dalam Buku Daftar Bil dengan

menyatakan nombor daftar bil serta tarikh sebagai bukti

penerimaan dan seterusnya rekod di dalam Sistem

Dynamic GP mengikut Pecahan Kepala yang betul.

KB/ KUKew/ PemP/ PA KUKew/

PemP/ PA

PemP/ PA

PROSEDUR

PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)10

NO. KELUARAN

: 01

URUSAN PEMBAYARAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 12/18

TINDAKAN T/JAWAB Penyediaan Baucer Bayaran 5. Apabila semua dokumen telah lengkap, PemP/ PA

(Penyedia Baucer) hendaklah menyediakan baucer

bayaran dan cek melalui Sistem Dynamic GP bagi

pembayaran yang menggunakan kaedah bayaran cek.

6. Bagi pembayaran yang menggunakan kaedah bayaran

EFT (Electric Fund Transfer) buat pembayaran melalui

Affin Bank Online Financial Service untuk mendapatkan

nombor transaksi. Cetak dan kepilkan bersama.

7. Setelah mendapat nombor transaksi pembayaran,

sediakan baucer melalui Sistem Dynamic GP.

8. Serahkan kepada PKA/ KUKew untuk tujuan semakan.

PemP/ PA

PKA/ KUKew

PemP/ PA

Kelulusan Pembayaran 9. Apabila menerima baucer bayaran, PKA/ KUKew

hendaklah membuat semakan berkaitan nombor dan

butiran transaksi EFT, nama penerima, butiran bayaran,

jumlah pembayaran di atas Baucer Bayaran, tandatangan

pemohon dan kelulusan di atas Borang Permohonan

Pembelian/ Tuntutan dan Butiran di atas Cek dan

Pecahan Kepala yang betul.

PKA/ KUKew

PROSEDUR

PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)10

NO. KELUARAN

: 01

URUSAN PEMBAYARAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 13/18

TINDAKAN T/JAWAB

10. Sekiranya semua butiran didapati lengkap dan betul,

PKA/ KUKew hendaklah menandatangani Baucer

Bayaran tersebut.

11. Serahkan Baucer Bayaran tersebut bagi kelulusan

pembayaran.

12. Dapatkan tandatangan pegawai yang diberi kuasa

(Pengarah, Pengerusi atau Timbalan Pengerusi).

PKA/ KUKew

PKA

Pembayaran 13. Apabila mendapat kelulusan pembayaran cek yang telah

siap ditandatangani, PemP/ PA hendaklah penyerahkan

cek kepada penerima yang menuntut.

14. PemP/ PA hendaklah memastikan cek dituntut dalam

tempoh 14 hari.

15. Sekiranya cek tidak dituntut dalam tempoh 14 hari,

PemP/ PA hendaklah menghantar cek tersebut secara

pos ke alamat penerima.

16. Apabila cek telah diserahkan kepada penerima, PemP/

PA hendaklah menyimpan baucer pembayaran di dalam

fail mengikut turutan.

PemP/ PA

PROSEDUR

PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)10

NO. KELUARAN

: 01

URUSAN PEMBAYARAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 14/18

TINDAKAN T/JAWAB 17. Setiap bayaran yang dilakukan perlu direkodkan di dalam

Butiran Bayaran dan perlu dicetak kemudiannya

diserahkan kepada KUKew untuk disahkan pada setiap

bulan dan kemudiannya difailkan.

PemP/ PA

Pemantauan Pembayaran 18. Bagi semua pembayaran yang telah dijelaskan, PemP/

PA hendaklah mengemaskini status bayaran untuk bulan

semasa di dalam Daftar Bil (di ruangan pembayaran).

19. Daftar Bil yang telah siap diisi perlu dicetak dan

diserahkan kepada KUKew untuk disahkan pada setiap

bulan dan kemudiannya difailkan.

20. Pada awal bulan, PemP/ PA hendaklah menyediakan

Statistik Bayaran Bil bagi menilai sama ada bayaran

dapat dibuat dalam tempoh yang ditetapkan.

PemP/ PA

KUKew

PROSEDUR

PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)10

NO. KELUARAN

: 01

URUSAN PEMBAYARAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 15/18

8. CARTA ALIRAN KERJA 8.1 URUSAN PEMBAYARAN

TINDAKAN T/JAWAB

KB/ KUKew/ PemP/ PA

- Terima surat/ borang permohonan, nota hantaran, invois dan Pesanan Kerajaan daripada pembekal.

KUKew/ PKA/ PemP/ PA

- Pastikan butiran adalah lengkap dan disahkan

- Lengkap?

PemP/ PA

- Rekod butiran invois ke dalam Buku Daftar Bil/Sistem Dynamic GP

PemP/PA

- Cop dan catat nombor Daftar Bil diterima

KUKew/ PKA - Pastikan pembayaran dibuat mengikut pecahan kepala

PemP/ PA - Sediakan baucer dan Cek

MULA

Ya

Pulangkan kepada pembekal

Tidak

A

PROSEDUR

PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)10

NO. KELUARAN

: 01

URUSAN PEMBAYARAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 16/18

PemP/PA

- Hantar/ pos kepada pembekal

- Failkan dan kemaskini rekod

8.1 URUSAN PEMBAYARAN (Sambungan) TINDAKAN T/JAWAB

PemP/ PA

- Buat bayaran EFT, cetak dan kepilkan bersama dokumen

- Rekod nombor transaksi EFT dan nombor cek di dalam Sistem Dynamic GP

- Cetak Baucer dan Cek

KUKew/ PKA - Semak butir-butir bayaran

- Lengkap?

- Tandatangan pengesahan

PKA - Serahkan untuk kelulusan bayaran

- Dapatkan tandatangan Pengarah dan Pengerusi/ Timbalan Pengerusi

A

Ya

Tidak

TAMAT

PROSEDUR

PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)10

NO. KELUARAN

: 01

URUSAN PEMBAYARAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 17/18

9. REKOD KUALITI

Bil Jenis Rekod Lokasi Tempoh Penyimpanan

9.1

9.2

9.3

9.4

9.5

Buku Daftar Bil

Buku Pesanan Kerajaan

Cek

Fail baucer bayaran

Fail Pengurusan Risiko

KEW/P

KEW/P

KEW/P

KEW/P

KEW/P

5 – 7 tahun

5 – 7 tahun

5 – 7 tahun

5 – 7 tahun

5 – 7 tahun

PROSEDUR

PENGURUSAN

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(P)10

NO. KELUARAN

: 01

URUSAN PEMBAYARAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT

: 18/18

10. LAMPIRAN Bil. Jenis Lampiran Lampiran

10.1 Contoh Borang Permohonan Pembelian/ Tuntutan

PPAS (Kew) 201

PK.PPAS(P)10(L1)

10.2

10.3

Contoh Baucer Bayaran PPAS (Kew) 214

Contoh Pesanan Kerajaan

PK.PPAS(P)10(L2)

PK.PPAS(P)10(L3)